Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
CONTENIDOS
7.- Evaluacin.
3 Fase Organizacin. 2
4 Fase Orden. 2
5 Fase Limpieza. 2
8 Evaluacin. 2
14
PRESENTACIN DE LA METODOLOGA 5S
Definicin
5S son las iniciales de cinco palabras japonesas que se corresponden con las cinco
fases de las que consta un mtodo para lograr calidad en el lugar de trabajo:
SEIRI = ORGANIZACIN
SEITON = ORDEN
SEISO = LIMPIEZA
SEIKETSU = CONTROL VISUAL
SHITSUKE = DISCIPLINA Y HABITO
Mejorar la seguridad.
Ayudar a reducir el desperdicio.
Incrementar nuestra eficiencia.
Mejorar nuestra imagen.
Contribuir a desarrollar buenos hbitos.
Desarrollar el Auto-Control.
Mejorar nuestra disposicin ante el trabajo.
Cuantitativamente:
Objetivo de la metodologa 5S
SHITSUKE
MANTENER
=
DISCIPLINA Y Y
HABITO
MEJORAR
SHEIKETSU
=
CONTROL ESTANDARIZAR
VISUAL
ETAPAS OPERATIVAS
Fases operativas
Organizacin: Identificar, clasificar, separar y eliminar del puesto de trabajo todos los
materiales innecesarios, conservando nicamente todos los materiales necesarios
que se utilizan.
Objetivo.- Que cada cosa est en su sitio y haya un solo sitio para cada cosa.
Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio.
Limpieza: Identificar y eliminar las fuentes de suciedad, asegurndose de que todo
se encuentra en perfecto estado de uso.
Consiste en eliminar todas las fuentes de suciedad y reparar los desperfectos. Es decir
eliminar aquello que provoca suciedad y arreglar los apaos.
Fase de estandarizar
Es decir, distinguir, con un golpe de vista, que las cosas estn organizadas, ordenadas
y limpias; porque, aunque las cosas estn ordenadas, hay que verlas para
controlarlas.
Fundamento de la metodologa
Se trata de una herramienta para la calidad, como son el SGC, EFQM, ISO, PDCA
(Planificar, Hacer, Chequear y Ajustar). Estn fundamentadas en herramientas de
calidad como son:
- Liderazgo de las personas.
- Poltica de calidad: estrategias y procesos.
- Resultados.
Ideas de inters
Kiyoshi Suzaki
Profesor Y. Tsuda
o Aunque con esta metodologa se consigue una clara mejora en los resultados
productivos y en la disminucin de gastos por materiales, lo ms importante es
que las personas estn ms a gusto en su puesto de trabajo y se incrementa
el reconocimiento de su dignidad.
o Fueron los japoneses quienes vivieron las primeras experiencias (Toyota). Lo
que consiguieron fue vender ms coches, porque los trabajadores estaban ms
a gusto en su trabajo y los coches se hacan mejor y salan ms baratos.
SEIRI = ORGANIZACIN
1 SEITON = ORDEN
2
SHITSUKE = 5
DISCIPLINA 3 SEISO = LIMPIEZA
Y HABITO
4
SEIKETSU = CONTROL VISUAL
Pasos en cada fase
1. Planificar la fase
- Establecer el calendario
- Preparar la reunin
2. Reunin de criterios
- Marcar las pautas para ejecutar la fase
- Elaborar las plantillas.
3. Ejecutar las acciones
- Completar las listas
- Actuar
4. Plan de Mejora
- Fijar
Para cada fase se prevn cuatro los criterios
pasos que no se futuros
pueden saltar. Del mismo modo que
se no puede pasar a la fase
- Rellenar las fichas delacontrol
siguiente sin resolver anterior.
o Trabajo en equipo.
o Reuniones eficaces.
o Elaborar plantillas.
o Completar listados.
o Ejecutar lo acordado.
o Fijar criterios.
Se trata de un trabajo en equipo teniendo en cuenta que aunque todos vivimos bajo
el mismo cielo, no todos tenemos los mismos horizontes. Por eso se precisa:
Aunque hay que tener presentes bastantes cuestiones y tener diseados (al menos
en borrador) muchas plantillas, criterios, etc., normalmente se trata de hacer dos
cosas:
En este paso el trabajo del facilitador es fundamental, pero no conviene olvidar que el
resto de miembros del equipo deben traer ideas y haber reflexionado sobre cmo
hacer las cosas, para ganar en eficacia.
Todos deben tener muy presente en la cabeza cmo est el rea objeto de la
aplicacin de la metodologa. Por ello, aunque ms adelante se sacarn fotografas,
no estara de ms dar un paseo previo por el rea todos los miembros del equipo y
sacar numerosas fotografas para el recuerdo, a la vez que se va grabando en la
memoria cmo estn las cosas y fluyen ideas sobre cmo podran mejorarse.
Muchas de las decisiones a tomar, pueden estar ya discutidas por el equipo y muchas
de las plantillas a elaborar requieren de un diseo previo del facilitador o de algn
miembro del equipo al que se le d bien este tipo de tareas.
Prioritariamente se trata de realizar dos acciones:
En este paso se trata de poner en marcha las acciones acordadas, tales como: sacar
fotografas del antes, rellenar listados, separar materiales, colocar los utensilios, poner
pegatinas, sacar fotos del despus, etc.
Recibir la
formacin inicial
Confeccionar el
Mejora Panel de las 5S
continua Implantar las
Otras
cinco fases
reas
DIRECCIN.- Promotor del proyecto que debe jugar un papel activo en la aplicacin
de la metodologa. Sus principales funciones son:
El rea experimental debe ser seleccionada por la direccin, porque es quien tiene
todos los datos que se necesitan conjugar. En este sentido, hay que describir:
Estabilidad del rea.- rea que perdura en el tiempo, no tanto en su espacio fsico
como en su formar parte de la estructura.
Visibilidad del rea.- Que sea visible a toda persona que atraviesa los
alrededores del rea y a cualquiera que tenga una mnima familiaridad con ella.
Es conveniente que el promotor del equipo sea quien decida los componentes del
mismo, en aras a mantener el liderazgo del proyecto en la organizacin.
Otra persona clave es el facilitador del equipo, que es la persona que asume el
liderazgo del proyecto en ese equipo, convoca las reuniones, las lidera y se ocupa de
que el equipo realice su trabajo.
El facilitador es el alma del proyecto, tiene que tener una intensa dedicacin al mismo,
en gran medida el xito del proyecto depende de l.
FUNCIONES:
Ayudar a la direccin a planificar el proceso, seleccionar el rea, elegir al equipo.
Formar a los miembros del equipo en la metodologa.
Asegurar que estn disponibles los medios materiales para ejecutar las acciones
del equipo.
Coordinar las tareas del equipo y revisar su cumplimiento.
Orientar y guiar al equipo, actuando como un consultor.
Motivar y apoyara los miembros.
Aportar los documentos y la informacin necesaria.
Velar por el seguimiento del proyecto y de que las cosas se hacen segn la
metodologa
Informar a la direccin de la evolucin del proyecto.
Asegurarse de la actualizacin del panel.
Transferir su experiencia a otras reas donde se vaya a aplicar posteriormente.
PERFIL:
Conocedor de las 5S.
Sistemtico y disciplinado.
Espritu crtico y creativo.
Dedicacin, ilusin y constancia.
Dinamizador del equipo.
Capacidad de liderazgo.
Autoridad para tomar decisiones.
Facilidad de reuniones con los dems.
Capacidad de comunicacin oral y escrita.
PAPEL:
Convocar reuniones, liderarlas y supervisar el equipo de trabajo.
Planificar las tareas.
Preparar los materiales.
Mantener la motivacin y el compromiso.
Existe mtodo, ahora hace falta voluntad para llevarlo a cabo. En primer lugar de la
direccin, despus del facilitador, tambin del equipo que llevar a cabo el proyecto y
por ltimo de las dems personas que trabajen en el rea o, por extensin, en toda la
empresa.
El trabajo en equipo precisa de una mnima infraestructura material: una sala donde
poder celebrar sus reuniones y materiales varios: cmara de fotos, planos, carpeta,
rotuladores, etc. Todo ello perfectamente listado y proporcionado por el facilitador, de
modo que nada pueda interrumpir las actuaciones comenzadas por falta de material.
El equipo tienen la total necesidad de que se le haga caso en las resoluciones que
exigen pequeos desembolsos econmicos, como: pintar, sealizaciones, adquirir
tiles de limpieza, vehculo de desescombro, etiquetas, etc.
La direccin, adems de facilitar los medios materiales para llevarlo a cabo, debe
facilitar horas de trabajo, eso supone que debe tener cierta flexibilidad a la hora de
exigirles actuaciones concretas propias de su desempeo laboral, as como facilitar
su participacin en reuniones sin estar exigiendo su presencia en otro lugar en ese
momento.
El trabajo en equipo no es fcil, porque todos vivimos bajo el mismo cielo, pero no
todos tenemos los mismos horizontes, es decir que cada uno somos como somos y
no resulta fcil la convivencia y la conjuncin de intereses. Por ello debemos hacer un
esfuerzo e intentar tener en ese proyecto:
Valores comunes: actitud positiva, compromiso con el grupo.
Orientacin de nuestros intereses: a la tarea encomendada y a las personas que
forman el equipo.
Compartir conocimientos: hace de la opinin del grupo nuestra propia opinin,
utilizar herramientas participativas.
Clientes o personal externo.- Cuando se puedan ver afectados, hay que explicarles
que se trata de un proceso que repercutir en una mejora de calidad del servicio.
Formacin Inicial
El promotor del equipo y el facilitador estudiarn la metodologa de las 5S, con cierta
profundidad.
Para ello se debe hacer una valoracin de la experiencia que identifique dificultades
encontradas, logros conseguidos y lecciones aprendidas que sern de gran utilidad a
quienes apliquen la metodologa en otra rea. De ah la importancia de documentar
toda la metodologa en una carpeta como esta.
Claves para el xito del proyecto
No escatimar los recursos que ser necesario poner en manos del equipo.
Miguel Vallejo
Visibilidad del rea.- Que sean visibles a toda persona que atraviesa los alrededores de las
reas y a cualquiera que tenga una mnima familiaridad con ellas.
Tamao del rea.- reas pequeas, simplemente por la facilidad de la actuacin, y que
estn lo suficientemente llenas de objetos diversos como para servir de experiencia piloto.
Equipo humano.- El equipo lo deben conformar personas familiarizadas con las reas para
que exista inters, disponibilidad y actitud favorable.
VALIDACIN DEL REA.- Los Jefes del Departamento correspondiente, validar el rea
elegida para la experiencia.
NUEVAS REAS.- En principio ser slo estas reas en las que se realice la experiencia,
despus ser conveniente extender escalonadamente la metodologa a muchas otras.
Es conveniente que el promotor del equipo sea quien decida los componentes del mismo,
en aras a mantener el liderazgo del proyecto en la organizacin.
Otra persona clave es el facilitador del equipo, que es la persona que asume el liderazgo
del proyecto en ese equipo, convoca las reuniones, las lidera y se ocupa de que el equipo realice
su trabajo.
Las tareas a realizar por el promotor en el proceso de implantacin sern:
Seleccionar a los miembros del equipo de implantacin y el rea, junto con el facilitador.
Tiene habilidades para el trabajo en equipo, sabe dinamizarlo y mantener un buen clima en
el equipo.
- Asegurarse de que el equipo aplica la metodologa con rigurosidad, sin saltarse los pasos
- Favorecer una participacin equilibrada de los miembros del equipo en las tareas.
Los miembros del equipo de implantacin no tienen porque coincidir con las personas que
trabajan en el rea asignada al proyecto, aunque si fuera posible, es conveniente. Los miembros
del equipo son los ejecutores del proyecto, mientras que quienes trabajan en el rea son las
afectadas por el proyecto. Por lo que se ve es importante que unas y otras estn perfectamente
informadas del proyecto, trabajen conjuntamente y asuman los criterios del equipo.
Participar en las reuniones de seguimiento del proyecto una vez finalizada la implantacin.
DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DE
DEPARTAMENTO DE
FORMACIN INICIAL
El promotor del equipo y el facilitador estudiarn la metodologa de las 5S, con cierta
profundidad.
El facilitador ensear la metodologa a los otros miembros del equipo en las reuniones
previas a la implantacin de la experiencia. En este sentido les aportar los conceptos bsicos,
la comprensin del alcance del proyecto, les ensear los materiales a utilizar y les prestar los
manuales para su lectura.
La formacin inicial servir fundamentalmente para sensibilizar a los miembros del
equipo y, por extensin, a todas las personas que tengan relacin con el rea objeto del proyecto.
Si fuera posible, visitarn algunas reas de otros centros donde ya se ha llevado a cabo un
proyecto similar.