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MS Project 2007 WBS Chart Pro

TEMAS SESIN 2:

Guas para Formulacin de proyectos, Planificacin de tiempos y recursos


Definicin de conceptos para Formulacin de Proyectos
Cmo Opera Project
Cmo convertir un WBS en un documento de Gestin administrado por MS
Project.
Taller para planificacin de tiempos y recursos de un proyecto en Project

Limitaciones de las Herramientas para planificacin y Gestin de proyectos

Qu cosas no tiene un WBS?


El WBS es un desglose o descomposicin de todos los entregables del proyecto en
entregables ms pequeos, representndolos en forma de rbol, en cuyo nivel superior
nivel 0- aparece el nombre del proyecto, mientras que el nivel 1 contiene los
entregables ms importantes, el nivel 2 los subentregables de dichos entregables, y as
sucesivamente.

A medida que descendemos a travs de los niveles, los componentes estn ms


relacionados con las actividades del proyecto. Los niveles inferiores del WBS - las hojas
o ramas extremas del rbol- se llaman paquetes de trabajo.

Lo que se consigue con el WBS es que cualquier tarea o paquete de trabajo estn
relacionados a un entregable del proyecto. Esto tiene que ver con la productividad en
el proyecto, de tal manera que al ejecutar una tarea, construimos un entregable y para
ello es que la realizamos. An ms: los proyectos se miden por el avance de los
entregables. Las tareas en el cronograma son una forma de representar este avance.
Este concepto es importantsimo porque existen proyectos en los cuales se manifiesta
una obsesin con el cronograma y se descuidan los entregables, que son el verdadero
proyecto.

El WBS es la definicin ms clara del alcance del proyecto. Lo que est en el WBS se
construir en el proyecto, lo que no quede registrado en el WBS no es parte del alcance
y por lo tanto no se realizar. A primera vista el WBS parece una herramienta trivial e
instrascendente, pero pactar el WBS con el cliente del proyecto es un gran logro en la
etapa de planificacin, ya que se est pactando con ello el alcance del proyecto.
Qu cosas no tiene el WBS en su forma pura?

No tiene nombres: el WBS no es el cronograma, todava no tiene nombres asignados a


los entregables, subentregables o actividades.

No permite visualizar en forma clara la secuencia de fechas: Aunque cada actividad


puede registras su fecha de inicio y fecha final, el diagrama general del proyecto no
permite analizar en una forma fcil las secuencias entre actividades, situacin que
conlleva a la necesidad de apoyo de otras herramientas para no perder de vista el
CUANDO. El WBS es el qu del proyecto, pero se dificulta determinar el quin y el
cundo.

No tiene dependencias: No es el diagrama de red del proyecto, no se define todava la


secuencia de tareas en el WBS. La herramienta WBS Chart Pro permite identificar la
dependencia en cada tarea, paro su visualizacin es compleja, casi que nula, por lo
tanto en estos casos es necesario valerse de una herramienta de apyo como el MS
Project.

CONCEPTOS PARA FORMULACIN DE PROYECTOS:

1. Plan de trabajo

Es un conjunto estructurado y ordenado con la secuencia de actividades que deben


llevarse a cabo para concretar una accin, cuyos objetivos tienen a satisfacer
necesidades o resolver la consecucin de un logro planeado por una persona u
organizacin.

Un plan de trabajo es una herramienta que permite ordenar y sistematizar informacin


relevante para realizar un trabajo. Esta especie de gua propone una forma de
interrelacionar los recursos humanos, financieros, materiales y tecnolgicos
disponibles.

Como instrumento de planificacin, el plan de trabajo se establecen:


- Uno o ms cronogramas
- Designacin de los responsables
- Identificacin de metas y objetivos
- Identificacin de puntos de control y gestin.

Las acciones que aparecen incluidas dentro del plan de trabajo pueden ser seguidas,
controladas y evaluadas por el responsable; de esta manera, cuando la organizacin
est lejos de cumplir con sus objetivos, es posible dictaminar un cambio en la
conducta y rectificar las acciones.
La correcta organizacin y estructuracin del plan de trabajo garantiza el xito en el
desarrollo de un proyecto o cumplimiento de un objetivo o meta determinada.
2. Estructuracin de los planes de Trabajo

Una vez identificadas las necesidades de la empresa cliente y conocidos los alcances
de cada proyecto, acordes con el direccionamiento estratgico de la empresa, las
capacidades de recursos, presupuestos, la disponibilidad del mercado y otros factores
que influyen en los planes de trabajo, el consultor debe organizar las sesiones
laborales y congregar al personal calificado necesario para organizar y estructurar los
planes de trabajo.

La estructura de un plan de trabajo a nivel de consultora debe ser vista bajo el


enfoque de PROYECTO, de acuerdo con la dimensin y complejidad de la necesidad,
por tal razn, a continuacin se enuncian varios aspectos que el consultor debe
conocer al momento de organizar su plan.

3. Mapa del proyecto


El Mapa del proyecto es un documento o estructura de documentos que recoge
las tres fases del ciclo de vida de un proyecto:
- La elaboracin de un plan
- El seguimiento y la administracin del proyecto
- El cierre del proyecto.
En cada una de estas fases se desarrollan diferentes actividades, que de
acuerdo con las condiciones y caractersticas del proyecto generan gran
atencin en cada una de ellas.

Elaborar un plan
- Definir un proyecto
- Planear las actividades del proyecto
- Planear y adquirir recursos
- Planear los costos del proyecto
- Planear la calidad y los riesgos
- Planear la comunicacin y la seguridad
- Optimizar un plan de proyecto
- Distribuir un plan de proyecto

Controlar y administrar un proyecto


- Realizar un seguimiento del progreso
- Administrar una programacin
- Administrar los recursos
- Administrar los costos
- Administrar el alcance
- Administrar los riesgos
- Informar del estado del proyecto
Cerrar un proyecto
- Revisar la informacin final del proyecto

La definicin de cada una de estas actividades se puede consultar con mayor


detalle en el siguiente Link asociado con la ayuda del aplicativo Microsoft
Project; por cada actividad se describe claramente su objetivo y aspectos de
control importantes.
http://office.microsoft.com/es-es/project-help/mapa-del-proyecto-la-guia-basica-para-la-
administracion-de-proyectos-HA001074531.aspx

4. Tarea:
Es la representacin de una accin o pieza de trabajo que debe realizarse para
completar en forma satisfactoria una parte medible y controlable de una
actividad o de un proyecto. Es cualquier tipo de trabajo o accin que debe
hacerse en un tiempo limitado.
Una tarea correctamente definida es aquella que tiene claramente identificado
su inicio y fin, as como los objetivos que esta persigue. Por lo general
requieren un tiempo determinado para su ejecucin, aunque puede ser el
mismo da.

5. Actividad:
Una actividad est conformada por un conjunto de tareas organizadas que
conducen al logro de un objetivo conjunto, que para su logro requieren la
intervencin de una o ms personas y que puede desarrollarse en diferentes
momentos de tiempo. La conclusin de una actividad generalmente se
determina una vez concluidas satisfactoriamente las tareas asociadas a ella.

6. Hito:
Es generalmente, una tarea sin ninguna duracin (cero das) que se usa para
identificar eventos significativos de la programacin de un proyecto, como la
finalizacin de una fase principal o la entrega de material listo para ser
entregado.
En herramientas como Microsoft Project se especifica una duracin CERO para
una tarea, Project muestra el smbolo especial para identificar el hito ( ) en el
diagrama de Gantt de dicha tarea.
La secuencia de tareas en el proyecto
Al momento de planificar las tareas del cronograma, una de las
responsabilidades del gerente del proyecto es determinar la secuencia de
tareas. La secuencia de tareas es el orden en que cada tarea debe ser
ejecutada y qu dependencia hay entre una tarea y el resto. Por ejemplo, en un
proyecto hipottico, podramos decir que la Tarea A es una tarea que se har al
comienzo del proyecto, que la tarea J tiene como predecesoras a las tareas C y
D, y que la tarea K es la tarea final del proyecto.

Cmo se construye la secuencia de tareas?

1. El equipo del proyecto elabora una lista de tareas con tres columnas: cdigo
de la tarea, descripcin de la tarea, predecesoras de la tarea.

2. Para cada tarea en la lista se debe analizar si las dependencias definidas son
estrictamente necesarias. Para ello el equipo se debe preguntar:
Esta tarea es una tarea de comienzo? (Podemos hacerla al comienzo del
proyecto, sin depender de otra tarea?).
Esta tarea es una tarea de finalizacin? (Podemos hacerla al final, y con ella
finaliza el proyecto?).
Las actividades predecesoras son realmente predecesoras, o se puede hacer
parte del trabajo en paralelo?
El tipo de dependencia es comienzo-final, comienzo-comienzo, final-comienzo
o final-final?
Hay alguna demora o espera fija en el tiempo antes de ejecutar esta tarea?

3. Se construye un Diagrama de Red del proyecto utilizando la lista anterior.

4. Se calcula la holgura libre y la holgura total de las tareas, y por lo tanto se


sabe la ruta crtica.

Cmo hacer un WBS y pasarlo a MS Project Professional?

Como se ha mencionado previamente, un WBS no ofrece todas la informacin


necesaria para la gestin integral de un proyecto, es simplemente una
herramienta que ayuda en los primeros pasos de la planificacin. Por lo tanto,
es necesaria la utilizacin de otras herramientas como Microsoft Project para
complementar este trabajo de planificacin del proyecto.

Para esto, el editor de WBS Chart Pro y MS Project deben estar debidamente
configurados para que exista sincronizacin entre los dos documentos (El WBS
y la planificacin del GANTT del proyecto), de tal forma que cualquier
modificacin en cualquiera de los dos documentos se vea reflejada en ambas
herramientas y se garantice la autenticidad y veracidad de los datos en
cualquiera de los reportes e informes que sean generados.

La primera recomendacin es Almacenar los dos archivos (WBS y documento


de Project) en la misma carpeta de trabajo.
El proceso para unir las dos herramientas ser explicado en clase y a manera
de repaso, el estudiante podr consultar una ayuda publicada en la siguiente
pgina WEB.

http://blog.luis-reyes-plasencia.info/como-hacer-un-wbs-y-pasarlo-a-ms-project-
professional/

ACTIVIDAD 2: Taller de utilizacin WBS Chart Pro y MS Project


Continuacin del ejercicio de planificacin del proyecto para realizacin del evento de
integracin (Actividad 1)
Realizar la tarea de creacin del archivo de planificacin de PROJECT a partir del
vnculo existente en la herramienta WBS y a continuacin proceder con los siguientes
ejercicios:
- Conocimiento de MS Project
- Asignacin de tiempos
- Asignacin de precedencias
- Asignacin de recursos (personas y costos bsicos)
- Revisin de reportes

Referencia Bibliogrfica:

Jos Esterkin Los Mejores Proyectos - Qu cosas no tiene un WBS?


http://iaap.wordpress.com/2007/06/13/%C2%BFque-cosas-no-tiene-un-wbs/

Jos Esterkin Los Mejores Proyectos - La secuencia de tareas en el proyecto


http://iaap.wordpress.com/2007/06/05/la-secuencia-de-tareas-en-el-proyecto/

Luis Reyes - Cmo hacer un WBS y pasarlo a MS Project Professional?


http://blog.luis-reyes-plasencia.info/como-hacer-un-wbs-y-pasarlo-a-ms-project-professional/

MS Project Mapas de Proyectos y otros conceptos de estructura de un proyecto


http://office.microsoft.com/es-es/project-help/mapa-del-proyecto-la-guia-basica-para-la-administracion-
de-proyectos-HA001074531.aspx