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TEMAS SESIN 2:
Lo que se consigue con el WBS es que cualquier tarea o paquete de trabajo estn
relacionados a un entregable del proyecto. Esto tiene que ver con la productividad en
el proyecto, de tal manera que al ejecutar una tarea, construimos un entregable y para
ello es que la realizamos. An ms: los proyectos se miden por el avance de los
entregables. Las tareas en el cronograma son una forma de representar este avance.
Este concepto es importantsimo porque existen proyectos en los cuales se manifiesta
una obsesin con el cronograma y se descuidan los entregables, que son el verdadero
proyecto.
El WBS es la definicin ms clara del alcance del proyecto. Lo que est en el WBS se
construir en el proyecto, lo que no quede registrado en el WBS no es parte del alcance
y por lo tanto no se realizar. A primera vista el WBS parece una herramienta trivial e
instrascendente, pero pactar el WBS con el cliente del proyecto es un gran logro en la
etapa de planificacin, ya que se est pactando con ello el alcance del proyecto.
Qu cosas no tiene el WBS en su forma pura?
1. Plan de trabajo
Las acciones que aparecen incluidas dentro del plan de trabajo pueden ser seguidas,
controladas y evaluadas por el responsable; de esta manera, cuando la organizacin
est lejos de cumplir con sus objetivos, es posible dictaminar un cambio en la
conducta y rectificar las acciones.
La correcta organizacin y estructuracin del plan de trabajo garantiza el xito en el
desarrollo de un proyecto o cumplimiento de un objetivo o meta determinada.
2. Estructuracin de los planes de Trabajo
Una vez identificadas las necesidades de la empresa cliente y conocidos los alcances
de cada proyecto, acordes con el direccionamiento estratgico de la empresa, las
capacidades de recursos, presupuestos, la disponibilidad del mercado y otros factores
que influyen en los planes de trabajo, el consultor debe organizar las sesiones
laborales y congregar al personal calificado necesario para organizar y estructurar los
planes de trabajo.
Elaborar un plan
- Definir un proyecto
- Planear las actividades del proyecto
- Planear y adquirir recursos
- Planear los costos del proyecto
- Planear la calidad y los riesgos
- Planear la comunicacin y la seguridad
- Optimizar un plan de proyecto
- Distribuir un plan de proyecto
4. Tarea:
Es la representacin de una accin o pieza de trabajo que debe realizarse para
completar en forma satisfactoria una parte medible y controlable de una
actividad o de un proyecto. Es cualquier tipo de trabajo o accin que debe
hacerse en un tiempo limitado.
Una tarea correctamente definida es aquella que tiene claramente identificado
su inicio y fin, as como los objetivos que esta persigue. Por lo general
requieren un tiempo determinado para su ejecucin, aunque puede ser el
mismo da.
5. Actividad:
Una actividad est conformada por un conjunto de tareas organizadas que
conducen al logro de un objetivo conjunto, que para su logro requieren la
intervencin de una o ms personas y que puede desarrollarse en diferentes
momentos de tiempo. La conclusin de una actividad generalmente se
determina una vez concluidas satisfactoriamente las tareas asociadas a ella.
6. Hito:
Es generalmente, una tarea sin ninguna duracin (cero das) que se usa para
identificar eventos significativos de la programacin de un proyecto, como la
finalizacin de una fase principal o la entrega de material listo para ser
entregado.
En herramientas como Microsoft Project se especifica una duracin CERO para
una tarea, Project muestra el smbolo especial para identificar el hito ( ) en el
diagrama de Gantt de dicha tarea.
La secuencia de tareas en el proyecto
Al momento de planificar las tareas del cronograma, una de las
responsabilidades del gerente del proyecto es determinar la secuencia de
tareas. La secuencia de tareas es el orden en que cada tarea debe ser
ejecutada y qu dependencia hay entre una tarea y el resto. Por ejemplo, en un
proyecto hipottico, podramos decir que la Tarea A es una tarea que se har al
comienzo del proyecto, que la tarea J tiene como predecesoras a las tareas C y
D, y que la tarea K es la tarea final del proyecto.
1. El equipo del proyecto elabora una lista de tareas con tres columnas: cdigo
de la tarea, descripcin de la tarea, predecesoras de la tarea.
2. Para cada tarea en la lista se debe analizar si las dependencias definidas son
estrictamente necesarias. Para ello el equipo se debe preguntar:
Esta tarea es una tarea de comienzo? (Podemos hacerla al comienzo del
proyecto, sin depender de otra tarea?).
Esta tarea es una tarea de finalizacin? (Podemos hacerla al final, y con ella
finaliza el proyecto?).
Las actividades predecesoras son realmente predecesoras, o se puede hacer
parte del trabajo en paralelo?
El tipo de dependencia es comienzo-final, comienzo-comienzo, final-comienzo
o final-final?
Hay alguna demora o espera fija en el tiempo antes de ejecutar esta tarea?
Para esto, el editor de WBS Chart Pro y MS Project deben estar debidamente
configurados para que exista sincronizacin entre los dos documentos (El WBS
y la planificacin del GANTT del proyecto), de tal forma que cualquier
modificacin en cualquiera de los dos documentos se vea reflejada en ambas
herramientas y se garantice la autenticidad y veracidad de los datos en
cualquiera de los reportes e informes que sean generados.
http://blog.luis-reyes-plasencia.info/como-hacer-un-wbs-y-pasarlo-a-ms-project-
professional/
Referencia Bibliogrfica: