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DEMAT
ABRIL 2008
INTRODUCCIN
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Este documento fue elaborado por la Unidad de Participacin Ciudadana de la Direccin de
Obras hidrulicas (DOH), con el propsito de orientar a los profesionales de la Direccin,
tanto tcnicos como directivos, y a las consultoras o empresas contratistas, para el
desarrollo eficaz de las reuniones con la comunidad y autoridades que se realicen en el
marco de los proyectos.
Como los alcances especficos de cada reunin varan de acuerdo a sus objetivos y al
pblico al que van dirigidas, lo indicado en el documento corresponde a los aspectos
medulares a considerar como criterios orientadores para la planificacin, ejecucin y
sistematizacin de las reuniones.
I. Resumen Ejecutivo con los pasos bsicos para planificar, ejecutar y sistematizar las
reuniones de de Participacin Ciudadana en los proyectos de la DOH.
II. Descripcin del Procedimiento, donde se detallan los contenidos expuestos en el
Resumen Ejecutivo (punto I).
III. Se adjuntan las pautas para desarrollar la sistematizacin y evaluacin de las reuniones.
Las reuniones con la comunidad y/o autoridades, constituyen un espacio propicio para
realizar est funcin, sin embargo, el no realizarlas en la forma adecuada puede entorpecer
el logro de este objetivo.
Por tal razn las reuniones deben ser cuidadosamente planificadas, ejecutadas y
sistematizadas, a fin de lograr que el pblico invitado, que en general es un auditorio
amplio, no especializado y con diferentes intereses en torno al proyecto, comprenda el
mensaje que se quiere transmitir.
Esperamos que el presente documento constituya una herramienta til para que los
profesionales desarrollen sus funciones incorporando la participacin de la ciudadana.
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ACTIVIDAD TIEMPOS OPTIMOS
1. ANTES DE LA REUNION: PLANIFICACIN
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1. ANTES DE LA REUNIN: PLANIFICACIN
Pblico objetivo
Esta definicin es fundamental para planificar los contenidos a tratar, el nfasis a dar en las
exposiciones, el lenguaje a emplear, la duracin de las presentaciones y el formato de stas
(menos textos, ms fotos, lminas, etc.).
Son varias las consideraciones a realizar para decidir al respecto, por ejemplo, para los
habitantes de sectores rurales, pudiera ser difcil asistir a reuniones que se realicen antes de
las 18:30 horas en perodos en que las labores productivas tienen una mayor intensidad, y,
por el contrario, pudiera ser muy tarde en los das cortos de invierno. En las ciudades,
habitualmente los mejores horarios son despus de las 18:30 o en das no laborales. Si el
pblico objetivo est constituido por autoridades y funcionarios pblicos su asistencia a
reuniones se dificulta si stas se realizan fuera del horario de oficina.
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Contenidos
Una vez definidos los objetivos y el pblico, se deben concordar los contenidos a tratar en
la reunin.
Para establecer los contenidos a abordar, se recomienda responder las siguientes preguntas:
Las respuestas a estas preguntas son especficas y por lo tanto deben hacerse para cada
reunin.
Como contenidos bsicos a considerar para todas las reuniones se recomienda los siguiente:
Comenzar con un saludo a los presentes y una presentacin de los asistentes, porque ello
contribuye a crear un ambiente de confianza y reciprocidad que propicia el dialogo entre las
partes.
A continuacin dar paso a la autoridad de la DOH (de preferencia el/la Director/a Regional),
quin introducir a los presentes en aspectos generales del proyecto tales como el problema
que pretende resolver, sus alcances y la importancia que tiene para el desarrollo regional.
Las reuniones deben terminar con una breve sntesis de lo tratado, acuerdos, compromisos
alcanzados y agradecimientos por la asistencia. Este resumen de la actividad permite cerrar
los temas tratados en ella, demostrando que las opiniones y comentarios han sido
escuchados.
Metodologa
- Empata. Ponerse en el lugar del otro para lograr una persuasin efectiva. Cada
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persona interpreta lo que escucha o ve desde su experiencia
- Consideracin de las emociones. Existir algn acontecimiento del pasado que est
distorsionando la comunicacin del presente? Es mejor identificarlo y hacerse cargo
de temores y rechazos en vez de fingir que no existen.
Como indicacin general, se recomienda que las consultas de los asistentes referidas al
proyecto en general y a polticas pblicas sean resueltas por Directivos de la DOH, y las
consultas tcnicas, especficas en relacin al proyecto, por el Inspector Fiscal o por quien
ste determine.
En esta etapa habr que definir todas las tareas necesarias para llevar a cabo la reunin de
acuerdo a lo definido en los puntos anteriores, asignando las responsabilidades
correspondientes y estableciendo los plazos para el cumplimento de estas.
El rol del moderador es conducir la reunin de acuerdo a lo planificado, facilitando que las
opiniones y consultas de los asistentes sean escuchadas y atendidas en forma ordenada.
Tambin se deben revisar todos los aspectos operativos para el desarrollo de la actividad,
como la gestin de local, apoyo audiovisual, necesidad de refrigerio, invitaciones,
confirmacin de asistentes, etc., y la definicin de los encargados de realizar todas estas
tareas.
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Para elaborar las presentaciones se deben considerar los objetivos especficos de la reunin,
el tiempo mnimo y mximo de duracin (tanto por contenidos del proyecto como por
tiempos mximos aceptables) y el pblico objetivo.
El lenguaje mediante el que se difunden los proyectos debe ser comprensible para el pblico
objetivo. En general las personas convocadas no son especialistas en la materia que se
expone, por lo que el lenguaje debe ser simple, evitando tecnicismos.
El material a mostrar debe ser claro. Utilizar tablas y grficos slo si son imprescindibles.
La duracin de cada exposicin no debe exceder los 30 minutos, ya que a medida que pasa
el tiempo la concentracin disminuye.
Se recomienda que las reuniones que se hagan con la comunidad en relacin a los
proyectos, tengan una duracin mxima de 2 horas (120 minutos).
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1.5 Conseguir local para realizar la reunin
Una vez definido el pblico objetivo, la fecha y la cantidad de invitados, se deber gestionar
el local para realizar la presentacin.
Las reuniones de PAC debern realizarse en un lugar que acomode a los participantes
pudiendo ser sedes vecinales, escuelas u otras instituciones del sector que cuenten con una
sala y los medios necesarios para su desarrollo.
Adems de evaluar la accesibilidad del local para el pblico objetivo, se debe considerar
que su capacidad sea acorde con la cantidad de invitados y que tenga acceso expedito para
personas minusvlidas. Especial cuidado se debe tener respecto del manejo de la luz, para
los casos de presentaciones en power point.
La atencin a la prensa la har la autoridad regional DOH o alguna autoridad definida con
anterioridad.
1.9 Impresin del programa, de las exposiciones y del material de apoyo para repartir
a los invitados, si est contemplado.
El Programa definitivo de la jornada, deber especificar los tiempos para cada actividad y
los responsables.
El tiempo ptimo estimado para tener la versin definitiva de ste, es una semana antes de
la jornada. Cuando sea posible, evaluando el tiempo y los recursos disponibles, se
recomienda incluir el Programa en las invitaciones.
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As mismo, las exposiciones y el material de apoyo a repartir durante la reunin, si los hay,
deber estar listo con la debida anticipacin.
Adems, se debe considerar un refrigerio para los asistentes. Si se trata de una jornada ms
extensa, se debiera considerar almuerzo, sobre todo, en sectores rurales.
2.2 Saludo a los presentes, entrega y explicacin del programa y tiempos de reunin.
Al inicio de la reunin, el moderador debe presentar el programa, el tiempo de duracin de
la reunin y la metodologa de trabajo. Presentar tambin a los participantes, si as se ha
acordado, ya que la autoridad regional suele hacer tal presentacin.
Debe tenerse presente que, para generar un ambiente que facilite la comunicacin, es
importante dejar un espacio para la presentacin de los invitados. Si el nmero de personas
es reducido, la presentacin puede ser de manera personalizada (cada uno se presenta). Si
son muchos los participantes, entonces el moderador debe presentarlos de manera genrica
en el momento inicial (2.2), refirindose por ejemplo a las autoridades, los
representantes de organizaciones comunitarias, los habitantes de determinada localidad o
poblacin, etc.
2.3 Bienvenida por parte de la autoridad DOH y breve explicacin del objetivo de la
reunin
En este espacio, lo importante es que la autoridad entregue algunos antecedentes del
contexto en que se desarrolla el proyecto (aspectos estratgicos, polticos) y no de los
aspectos tcnicos del mismo, ya que esto ser presentado por los tcnicos a cargo.
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2.4 Desarrollo de las presentaciones
Las presentaciones debern realizarse de acuerdo a la planificacin. En lo posible deben
hacerse respetando el tiempo de exposicin estipulado. El expositor deber poner
atencin en el volumen de su voz, en la modulacin y en que su lenguaje sea apropiado al
pblico objetivo. Tambin ayuda a mantener el inters en la exposicin la expresin
corporal, como por ejemplo, estar de frente a la asistencia y permanecer de pi mientras se
expone o responde preguntas.
El moderador debe ayudar a controlar el tiempo. Antes de dar inicio a cada presentacin
seala el tiempo que dispone el expositor y si este se excede se lo indica.
En primer lugar, realizar una exposicin utilizando como soporte visual el data
show no es necesariamente la mejor manera de exponer contenido al pblico sino
que es una manera ms. Existen otros soportes para realizar exposiciones como:
maquetas, papelgrafos, mapas, planos, entre otros. La seleccin del o los soportes
a utilizar dice relacin con el objetivo de exposicin, el pblico objetivo, los
medios e infraestructura disponible.
La exposicin debe ser didctica, es decir, que sus contenidos puedan ser
internalizados por los asistentes a la exposicin.
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exposicin no debe ser mayor a treinta minutos).
o Las formas que utilice el expositor deben ser didcticas. ste debe ser
claro, estar de pie, mirar al pblico, ejemplificar cuando sea necesario, usar
algn tipo de marcador visual, entre otros detalles.
Se debe tener en cuenta que una obra no tiene sentido por si misma sino que en
relacin al beneficio o al problema que soluciona. Por ello, durante la exposicin,
adems de entregar informacin de los aspectos tcnicos relevantes, se debe dar
espacio a describir cual es el problema que la obra viene a solucionar.
El moderador debe procurar que todas las inquietudes sean respondidas, orientando la
resolucin de consultas segn las competencias del panel de expositores. Las consultas
generales acerca del proyecto y polticas pblicas sern respondidas por el Director
Regional u otra autoridad MOP, en tanto las referidas a aspectos tcnicos estarn a cargo
del Inspector Fiscal o quienes este delegue.
El moderador debe ordenar la conversacin evitando dilogos cruzados. Por otra parte su
funcin ser conducir y facilitar el intercambio de opiniones y la resolucin de consultas,
por lo que, en lo posible, no debe intervenir con opiniones personales.
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A cargo de la autoridad regional. Adems de agradecer a los asistentes por su participacin,
se recomienda definir un canal oficial para recibir y responder las consultas de la
comunidad en torno al proyecto.
1
Se incluye en anexo 2
2
Se incluye en Anexo N1
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Es recomendable recopilar la informacin que aparecer en los medios de comunicacin
luego de la reunin ejecutada. La persona encargada de realizar este seguimiento se definir
en la Etapa de planificacin, 1.2.
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FORMATO N 1
Fecha:
Lugar de realizacin:
Objetivo(s):
Temas tratados:
Observaciones:
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FORMATO 2
Modelo Encuesta de Evaluacin de Actividades
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2. Cmo encuentra el lugar utilizado para esta reunin?
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3. La presentacin que acaba de escuchar, fue :
Fcil de entender
Difcil de entender
5. Tiene alguna sugerencia para mejorar este tipo de reuniones?
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6.- En trminos generales: Cmo evala esta actividad de Participacin Ciudadana?
Si No
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