TCNICAS DE REDACCIN

Y GESTIN EFICAZ DE
DOCUMENTOS
 OBJETIVOS
1.- Capacitar en la prctica de tcnicas
redaccionales que la conduzcan a redactar
textos institucionales con eficiencia, claridad,
correccin y propiedad.
2.- Facilitar el dominio de la lengua espaola a nivel
escrito.
3.- Habilitar la prctica de formatos de textos
laborales.
4.- Desarrollar la creatividad y variedad en la
redaccin de las distintas partes constitutivas
de los documentos.
CONTENIDOS
1.- PERCEPTIVIDAD DE LA COMUNICACIN ESCRITA.
2.- MANEJO EFICAZ DEL LENGUAJE ESCRITO.
3.- MANEJO LGICO DEL LENGUAJE.
4.- USO DE NEXOS ORACIONALES.
5.- GENERACIN Y CONSTRUCCIN DE PRRAFOS: EJE DE
TODA COMUNICACIN ESCRITA.
6.- LA PRCTICA REDACCIONAL: GESTIN DE UNA
HABILIDAD PROPIA.
7.- UTILIZACIN DE CLICHS EN LA CARTA
CONTEMPORNEA.
8.- TRATAMIENTO Y ANLISIS DE DOCUMENTOS
FORMALES.
9.- USO DEL PROCESADOR DE TEXTO: MANEJO EFICAZ DE
LAS HERRAMIENTAS INFORMTICAS.
 PERCEPTIVIDAD DE LA
COMUNICACIN ESCRITA
Toda la comunicacin que se escriba y que
forme parte de la documentacin oficial de una
institucin, conlleva el valor agregado de ser
congruente con la imagen corporativa de la
organizacin.

Dicha situacin es sobremanera real, tratndose

de una institucin ligada a la educacin y por
extensin a la cultura.
Las percepciones que emanan de todo
documento son:
1.- SOCIAL: se refiere al flujo de
comunicaciones del trabajo, por tanto
mientras ms arriba de la escala
jerrquica lleguen las comunicaciones
ms latas sern las expectativas. De aqu
que toda persona que genera o
transcribe documentos es considerado
como un modelo formal de comunicacin,
dotado de claridad expresiva y
competencia temtica.
2.- SICOLGICAS: la redaccin del documentos,
en tanto eleccin de palabras, sintaxis utilizada,
tipografa y formato posesionan al redactor
como una persona que posee un estilo propio
que traduce no slo su pensamiento, sino su
particular manera de enfrentar las relaciones
humanas.
Se trata de percepciones que se apoyan en la
eleccin de conceptos, sabemos que no todas
las palabras indican lo mismo, aunque se trate
de sinnimos, lo mismo ocurre con la amplitud
de prrafos, lo que indicar a la persona como
lacnica o llana al momento de tratar algunos
asuntos. Todas estas consideraciones, en
definitiva, facilitan o bloquean la recepcin del
mensaje en cuanto tal.
3.- Tecnolgico: dado por el uso de
herramientas informticas que entregan
la percepcin de contemporaneidad de
las comunicaciones, borrando el
fantasma de la obsolescencia, sobretodo
en la actualidad, cuando estamos frente a
una revolucin no slo de la tecnologa,
sino de las comunicaciones.
Por lo pronto, los ordenadores en la
confeccin de los diversos documentos
aaden al contenido, la amenidad de la
forma.
Por lo anterior, los documentos se
escriben pensando en la recepcin
que stos tendrn, donde lo ms
importante es a quin se dirigen.
Para poder definir qu informacin
es conveniente comunicar y la mejor
manera de hacerlo.
AUTOEVALUACIN

Revisin de estilo.
Revisin de formato.
Revisin ortogrfica.
Revisin conceptual.
Revisin temtica.
Revisin general.
 ORTOGRAFA

Herramientas para redactar

con eficiencia, claridad,
intencin comunicativa y
propiedad.
 ACENTUACIN
Se refiere a la tildacin de las palabras segn
corresponda conforme a la ubicacin que posea
la slaba tnica.

Para ello se establece la siguiente clasificacin:

1.- AGUDAS.
2.- GRAVES.
3.- ESDRJULAS.
4.- SOBRESDRJULAS.
 TILDE AGUDA
Segn la regla, llevan tilde las
palabras polislabas agudas
acabadas en vocal o en una de las
consonantes N o S.

Ejemplos: Sof, Caf, Domin, Sartn.

 TILDE GRAVE
Llevan tilde todas las palabras graves
terminadas en una consonante que
no sea N o S.

Ejemplo:
Mrtir, Crter, Crcel, Mrmol.
 TILDE ESDRJULO Y
SOBRESDRJULO
Todas las palabras esdrjulas simples
o complejas llevan tilde.

Ejemplo:
Mquina, clula, concdaselo.
 ATENCIN
TODAS LAS PALABRAS LLEVAN
TILDE SI CORRESPONDE,
INDEPENDIENTEMENTE DE SI SE
ENCUENTRAN ESCRITAS EN
MAYSCULAS O MINSCULAS
 TILDACIN DE LOS
MONOSLABOS
Por regla general, los monoslabos no
llevan tilde, salvo los que tengan una
funcin paralela.
No llevan tilde :
Fui, fue, vio, dio, Luis, pie, Dios, cien,
seis, vais, pez, ven, fe, dos, bien, ti.
 TILDACIN DIACRTICA
Corresponde a la tilde aplicada a las
palabras que tienen funciones
diferentes, la distincin se marca
con la tilde.

Sean palabras monoslabas o

polislabas.
S Verbo Saber o No lo s
Ser S bueno.
SE Pronombre Se fue ayer.

S Afirmacin S, es verdad.

SI Condicional Si llega, la
conocer.
D - DE Verbo Dar Espero que me
Preposicin d.
T Planta para Tomamos un t.
infusiones
TE Pronombre Te lo dije
MS Adverbio de Peda ms.
cantidad
MAS Equivale a Fuimos, mas no
PERO los encontramos.
SLO Equivale a Slo quera
SOLAMENTE ayudar.
AN Equivale a An no est
TODAVA listo.
POR QU Interrogativo o Por qu callas?
Exclamativo Por qu hablas!
Porque Responde o Porque quiero.
afirma
Porqu Equivale a Desconoca el
l Pronombre l lleg
personal luego
El Artculo El regalo.
T Pronombre T tienes
personal tiempo.
Tu Adjetivo posesivo Tu casa.
M Pronombre A m me
personal importas
Mi Adjetivo posesivo Mi pie
QU, Interrogativos o No s dnde
CUL,QUIN, Exclamativos. vives.
CUNTO,
CUNDO,
CMO,
DNDE
STE, SE, Se permite la Dijo que sta es
AQUL, STA, tilde cuando son la que
SA. pronombres, necesitaba.
pero slo es
obligatorio si
hay riesgo de
ambigedad.
ESTE, ESE Adjetivos o Este libro es mo
AQUEL, ESTA, pronombres sin Esta maana
ESA riesgo de llegar.
ambigedad
 ORTOGRAFA PUNTUAL
NO EXISTEN UNAS REGLAS EXACTAS
PARA EL USO DE LA COMA, PERO S
UNAS NORMAS GENERALES QUE SE
DETALLAN A CONTINUACIN:
SE USA COMA:
1.- Para aislar los vocativos que van en
medio de las oraciones.
Ejemplos:
Luchad, soldados, hasta vencer.
Chofer, detenga el taxi.
El taxi, Chofer, detenga.
Detenga el taxi, Chofer
 2.- Para separar las palabras de una
enumeracin.
Ejemplo:
Las riquezas, los honores, los placeres, la
gloria, pasan como el humo.

Antonio, Jos y Pedro.

 3.- Para separar oraciones muy breves, pero
con sentido completo.
Ejemplos:
Llegu, vi, venc.
Acude, corre, vuela.
 4.- Para separar del resto de la oracin una
aclaracin o explicacin.
Ejemplos:
La verdad, escribe un poltico, se ha de
sustentar con razones.
Los vientos, que son muy fuertes en aquella
poca, impedan la navegacin.
La luna, una luna hermosa y difana,
iluminaba nuestros pasos aquel da.
 5.- Para separar de la oracin expresiones
tales como:
Esto es.
Es decir.
En fin.
Por ltimo.
Por consiguiente.
Por ejemplo.
Por lo tanto.
No obstante.
 En efecto.
En consecuencia.
Sin duda.
En cambio.
En general.
Si bien.
Por descontado.
Entonces.
Al menos que.
 6.- Para indicar que se ha omitido un verbo.
Por ejemplo:
Unos hablaban de poltica; otros, de
negocios.
El mar nos regala sus frutos; la tierra, sus
secretos.
 7.- Cuando se invierte el orden lgico de los
complementos en la oracin.
Por ejemplo:
Con esta nevada, no llegaremos nunca.
Un milln de buenos deseos, les regal.
 8.-Delante de las siguientes expresiones:
pero, mas, porque, pues, mientras, donde,
como, sino, aunque, siquiera.
Por ejemplo:
Lleva prisa, pero no se le nota.
Nadie le dijo nada, siquiera una palabra de
aliento.
Caminemos, pues se hace tarde.
 9.- Delante de una forma verbal gerundio.
Por ejemplo:
Le tendi la mano al despedirse,
recordndole el compromiso que haban
contrado.
La medida favorecer a todos,
incluyndolos a ustedes.
Felicit a su colega, dndole efusivos
abrazos.
USO DEL PUNTO Y COMA
1.- Para separar oraciones en las que ya hay
coma o comas.
Por ejemplo:
Llegaron los vientos de noviembre,
glaciales y recios; arrebataron sus hojas a
los rboles.
 2.- Antes de las conjunciones adversativas
MAS, PERO, AUNQUE, etc., si la oracin
es larga.
Ejemplo:
Todo en amor es triste; mas triste y todo, es
lo mejor que existe.
 3.- Delante de una oracin que resume todo
lo dicho con anterioridad.
Por ejemplo:
El incesante trnsito de coches, el ruido y el
gritero de las calles; todo me hace creer
que hoy es la primera corrida de toros.
 4.- Para separar oraciones yuxtapuestas.
Ejemplo:
Tendremos que cerrar el negocio; no hay
ventas.
Las entradas se agotaron muy pronto; haba
gran expectacin por el concierto.
 SE USAN DOS PUNTOS
1.- Para iniciar una enumeracin.
Por ejemplo:
Las estaciones del ao son cuatro:
primavera, verano, otoo e invierno.
 2.- En los encabezamientos de las cartas.
Estimado seor:
De mi consideracin:
Seor Alcalde:
De nuestra consideracin:
Respetado seor:
Seora Elorrieta:
 3.- En el saludo al comienzo de un discurso.
Por ejemplo:
Seoras y seores:
 4.- Para reproducir palabras textuales.
Por ejemplo:
Ya dije el primer da: Tengan cuidado.
 5.- Despus de expresiones como: por
ejemplo, declaro, certifico, ordeno, expone,
suplica...
Por ejemplo:
En la zona ecuatorial hay ros muy
importantes. Por ejemplo: el Amazonas, el
Congo...
Certifico: que el seor...
 6.- Para llamar la atencin o resumir lo
anterior.
Por ejemplo:
Lo,primero de todo: vean la plaza Mayor.
Una vivienda ha de estar limpia, aireada y
soleada, en una palabra: habitable.
Para separar las cifras al expresar un valor
horario.
Por ejemplo:
12:10 hrs.
 USO DE PUNTOS
SUSPENSIVOS
1.- Cuando se omite algo o se deja la
oracin incompleta.
Por ejemplo:
Dime con quien andas...
Dime como hablas ...
 2.- Para indicar duda, inseguridad, temor o
sorpresa con una forma de expresarse
entrecortada.
Por ejemplo:
Bueno... En realidad...quiz....es posible.
 3.- Cuando se deja sin completar una
enumeracin.
Por ejemplo:
Tengo muchas clases de flores: rosas,
claveles...
 4.- Cuando se quiere dar emocin.
Por ejemplo:
Y en lo ms interesante...se apag la luz.
 5.- Para dejar algo indefinido o
indeterminado.
Ejemplo:
De la subida de precios...mejor ni hablar
 USO DE COMILLAS
1.- Para encerrar una cita o frase textual.
Ejemplo:
Contest Felipe II: Yo no mand mis
barcos a luchar contra los elementos
 2.- Para indicar que una palabra se est
usando en sentido irnico no con su
significado habitual.
Por ejemplo:
Me regal una caja de fsforos. Qu
esplndido!
 3.- Para indicar que una palabra pertenece a
otro idioma.
Ejemplo:
Son la alarma y lo pillaron in fraganti
 4.- Para citar el ttulo de un artculo,
poema...
Ejemplo:
Voy a leer el poema A un olmo seco.
 USO DE GUIN
1.- Para unir palabras.
Por ejemplo:
Se trataron temas socio-polticos.
Hubo un acuerdo franco-espaol.
 2.-Para relacionar dos fechas.
Por ejemplo:
Guerra civil (1936-1939)
Rubn Daro (1876-1916)
 3.- Para cortar palabras al final de lnea.
Por ejemplo:
Pro-mo-cin.
Con-si-guen-te.
 CONSIDERACIONES AL
CORTAR PALABRAS
1.- Una vocal nunca quedar sola:
Ate-neo
2.- ll,rr,ch,, nunca se separan.. CC s.
3.- Monoslabos, siglas y abreviaturas no se
separan: buey, UNESCO, Excmo.
 4.- Para intercalar en una oracin una
aclaracin o comentario.
Por ejemplo:
La isla de Pascua -segn creo- es
maravillosa.
 USO DE PARNTESIS
1.- Para aislar aclaraciones que se intercalan
en la oracin, lo mismo que el guin.
Por ejemplo:
Las hermanas de Pedro (Clara y Sofa)
llegarn maana.
 2.- Para separar de la oracin datos como
fechas, pginas, provincia, pas...
Por ejemplo:
Se lee en Neruda (pg.34) esta importante
poesa.
 3.- Al aadir a una cantidad en nmero su
equivalente en letra o viceversa.
Por ejemplo:
La factura era de 50.000 (cincuenta mil)
pesos.
 4.- Para aadir la traduccin de palabras
extranjeras.
Por ejemplo:
Csar dijo:Alea jacta est (la suerte est
echada)
VICIOS IDIOMTICOS

ERRORES IDIOMTICOS
FRECUENTES EN LA
EXPRESIN ESCRITA Y ORAL
 CACOFONA
Es un vicio que se presenta tanto en
el lenguaje oral como escrito .
Resulta ser un error muy evidente que
consiste en repetir slabas o
sonidos, quedando stos contiguos
o muy prximos.
Se puede dar al comienzo, medio o al
final de las oraciones.
Por ejemplo:
Dado a peticin el interesado para ser
presentado en el BancoEstado.

Mara y Isabel se fueron de

vacaciones.

Se seal en la sesin la necesidad de

esa medida.
 MONOTONA
Es un vicio producido por el uso
frecuente de los mismos vocablos
para referirse a distintas
situaciones.
Corresponde a un estilo que no posee
variedad lxica, con lo cual, la
expresin pierde propiedad y
precisin.
Por ejemplo:
Se hizo ilusiones con el nuevo cargo.

La cantante hizo un gran recital.

El profesor hizo una prueba.

La secretaria hizo una carta.

 AMBIGEDAD O
ANFIBOLOGA
Consiste en expresar de manera poco
clara las ideas, sea porque stas se
comprenden de dos o ms sentidos
o no se entienden.
 La ambigedad se produce en las
siguientes situaciones:
1.- EMPLEO INADECUADO DE LOS
PRONOMBRES RELATIVOS.
Ejemplo:
Ella fue la que escribi.
Se tramit el oficio del Jefe, que
informa sobre el periodo de
vacaciones.
Hay una circular del Ministro, el cual
se refiere a las polticas de
incentivos.
 USO CORRECTO DE LOS
PRONOMBRES RELATIVOS
Los pronombres relativos se usan
correctamente en los siguientes
casos:
-si se trata de personas: quien,
quienes.
-si se trata de cosas: que, el cual, la
cual, etc.
-si se trata de personas y cosas:
cuyo.
 2.- Mal uso del adjetivo posesivo SU.
Padre e hijo conversaron de su
problema.

El Jefe estaba reunido con el

Contralor en su oficina.

Paula se fue con Sergio en su auto.

 Para solucionar la ambigedad se
debe ubicar el adjetivo posesivo
prximo al sustantivo
correspondiente.
El padre habl de su problema con
el hijo.

El Jefe estaba reunido en su oficina

con el Contralor.

Paula se fue en su auto con Sergio.

 DEQUESMO
Es un vicio que consiste en
anteponer la preposicin DE,
cuando es innecesario.
Por ejemplo:
Dijo de que se iba.
Contest de que estaba enfermo.
Pienso de que es tarde ya.
 Se corrige eliminando la preposicin
DE.
Dijo que se iba.
Contest que estaba enfermo.
Pienso que es tarde ya.

Para corregir se puede reemplazar

el DE QUE POR la palabra ALGO, SI
EL REEMPLAZO ES POSIBLE, la
preposicin est de ms.
 ADEQUESMO
Es un error que consiste en eliminar
elementos de enlace necesarios.
Por ejemplo:
Estoy seguro que vendr.
Le inform que vendra:
Acurdate que llega hoy.
Para corregir estas expresiones se
debe anteponer el enlace DE a la
expresin.
De manera tal que, lo expresado por
DE QUE , SEA EQUIVALENTE A
ALGO.

As se tiene:
Estoy seguro de que vendr.
Le inform de que vendr.
Acurdate de que llega hoy.
 IMPROPIEDAD
Empleo de palabras con significado
distinto del que tienen:
Es un ejecutivo agresivo.
Examinar el tema con profundidad.
Juan ostenta el cargo de Alcalde.
Ha terminado el redactado de la ley.
El coche era bien grande.
Correccin:
Es un ejecutivo audaz.
Examinar el tema con detenimiento.
Juan ejerce el cargo de alcalde.
Ha terminado la redaccin de la ley.
El coche era muy grande.
 PLEONASMO
Es el empleo de palabras innecesarias:
Miel de abeja.
Tubo hueco por dentro.
Persona humana.
Me parece a mi que...
Suele tener a menudo mal humor.
Muy idneo.
Muy ptimo.
Volar por el aire.
Etc.,etc.,etc.
Correccin:
Miel.
Tubo.
Persona.
Me parece que.
Suele tener mal humor.
Idneo.
ptimo.
Volar.
Etc.
 REDUNDANCIA
Repeticin innecesaria de palabras o
conceptos:
Sube arriba.
Baja abajo.
Cruza al frente.
Sali de dentro de la casa.
A m, personalmente, me parece que...
Lo vi con mis propios ojos.
Niito hombre.
Niita mujer.
Par de mellizos.
Se me le perdi.
Te le cay.
Lapso de tiempo.
Entre parntesis.
Volver a reincidir.
Lo voy a cuidarlo.
Abismo sin fondo.
Correccin:
Sube.
Baja.
Cruza
Sali
A m me parece.
Lo vi.
Niito
Niita.
Mellizos.
Se me perdi.
Se te cay.
Lapso.
Parntesis
Lo voy a cuidar .
Abismo.
REDACCIN DE
DOCUMENTOS
Documentos de uso laboral
Los principales documentos de uso laboral son:
1.- Carta.
2.- Memorando.
3.- Circulares.
4.- Fax.
5.- Resumen ejecutivo.
6.- Correo electrnico.
Las comunicaciones escritas poseen una
caracterstica distintiva, diferencian claramente
dos aspectos: Forma y Fondo.

La forma est referida a la diagramacin, al lugar

que ocupa cada uno de los elementos o partes del
documento, existen dos formatos bsicos: Carta y
Memorando.

El fondo o contenido se refiere al tipo de

comunicacin que lleva el documento, pudiendo
tratarse de rdenes, instrucciones, informaciones ,
etc.
 EL MEMORANDO
Se refiere a la comunicacin breve usada
internamente en la empresa para pedir o
entregar informacin.

Caractersticas:
Tiene un carcter funcional, de empleo muy
extendido. Identifica rpidamente al
emisor, receptor y mensaje. Puede
contener varios tipos de mensajes:
rdenes, instruccin, informe, puede
reemplazar a la carta.
Estructura:

-ENCABEZAMIENTO: consta de membrete, nmero

de orden, fecha, emisor, receptor y materia del
mensaje.
Si el destinatario tiene cierto grado de autoridad,
suele emplearse vocativo.

- CUERPO: Exposicin clara, directa y escueta del

asunto que motiva el mensaje.
- FINAL: eventualmente frase de salutacin si el
receptor es de nivel jerrquico superior, forma
nombre y cargo del emisor, los inclusos o
anexos se especifican abajo al lado izquierdo.
MEMORANDO QUE
ORDENA
El memorando que ordena, como su
nombre lo indica es una comunicacin
que obliga al destinatario a cumplir la
decisin adoptada por el emisor. Lo cual
se explica por el nivel de autoridad que
posee el emisor, generalmente superior,
o de jefe a subordinado.

Algunas veces las rdenes se

complementan con instrucciones, stas
es la informacin acerca del
procedimiento que debe seguirse para
cumplir correctamente la orden.
MEMORANDO QUE
INFORMA
El memorando que informa, es el
resultado normal de un memorando
que ordena requerir informacin.

Los informes dan a conocer cmo y

cundo se han ejecutado las
rdenes de la direccin. De este
modo, el ejecutivo conoce
exactamente las actividades de la
empresa, la eficiencia de los
departamentos, los resultados de
las operaciones, etc.
Los informes entregan al receptor una
descripcin de situaciones o bien de
tareas efectuadas. Constituyen una
relacin sobre cmo y cundo se ha
cumplido una orden. Son, por tanto,
comunicaciones verticales
ascendentes.
 USO DEL MEMORANDO PARA LA
TRANSMISIN DE INFORMES
Se distinguen dos casos:
1.- Si el informe es breve, se contiene
en el memorando.

2.- Si el informe es extenso, el

memorando se cita como anexo.
LA CIRCULAR
La circular es la comunicacin que, con
idntica redaccin, transmite el mismo
mensaje a mltiples destinatarios.

El mensaje puede ser una orden, una

instruccin, una informacin, etc.

La circular tiene uso generalizado, porque

es comunicacin econmica y de
facilidad operativa, tanto en su
elaboracin como en su distribucin.
Estructura y redaccin:

1.- Epgrafe o ttulo: La palabra CIRCULAR escrita en

maysculas y seguida de su nmero de orden.
2.- Introduccin: Breve prembulo para caracterizar la
situacin y referirse a una norma general.
3.- Texto: Particularizacin de la regla general. El
emisor da una orden o instruccin, o bien suministra
una informacin. El texto se redacta escuetamente
en tercera persona, pero la tonalidad debe ser la
adecuada para concitar la aceptacin de los
receptores
.
4.- Recomendacin: Requerimiento del emisor
para que los destinatarios den cabal
cumplimiento a la disposicin impartida.
Recurso sicolgico importante es precisar las
ventajas que se derivan del cumplimiento
estricto de ella.
5..- Lugar y Fecha: Localidad y data de la
circular.
6.- Firma: Nombre, cargo y firma del emisor.
7.- Destinatarios: Nmina de receptores de la
circular. En cada copia se indica el
destinatario preciso con el fin de facilitar la
distribucin y el registro.
LA CITACIN
Es una comunicacin mediante la cual la
autoridad competente de un organismo
convoca a una reunin a os miembros
de ste con el objeto de informar o de
resolver sobre materias institucionales.

TCNICAMENTE, LA CITACIN ES
UNA ORDEN QUE EMANA DEL JEFE
DE LA ENTIDAD, Y LA CUAL LOS
RECEPTORES ESTN LLAMADOS A
CUMPLIR O BIEN A EXCUSARSE, EN
CASO DE NO PODER ASISTIR.
Estructura:
La citacin debe contener los siguientes
datos esenciales:
1.- Nombre de la institucin emisora.
2.- Clase de reunin (ordinaria,
extraordinarias, especial); lugar, da y
hora de sta.
3.- Designacin de las personas citadas.
4.- Calidad de la citacin: primera o
segunda citacin.
5.- Tabla: es la agenda de materias sobre
las cuales se informar o se resolver.
6.- Cargo del emisor: por lo comn, el
presidente o el secretario de la entidad.
7.- Lugar y fechas de la citacin.

Redaccin:
Se puede redactar en primera o tercera
persona, aunque lo ms usual es
redactar en tercera.
LA NOTA VERBAL
La nota verbal o recado escrito es una
comunicacin breve que habla por el
emisor. Siendo mensaje simple y
directo, se usa ampliamente para
asuntos personales, administrativos y
de negocios.

De este modo, la nota verbal se utiliza

para presentaciones, recomendaciones,
invitaciones, participaciones, excusas,
congratulaciones, psames.
Caractersticas:
La nota verbal se escribe en papel
tamao memorando, dispuesto de
manera vertical; dimensiones 18 por 22
cm. Comienza con el,nombre, firma y
cargo del emisor, el saludo introductorio
y el nombre y cargo del receptor. Luego
se enuncia el contenido del mensaje,
dividido en prrafos cortos. Concluye la
comunicacin con el lugar y fecha de
emisin.
La nota verbal se redacta siempre en
tercera persona, la cual debe
mantenerse a lo largo del mensaje.
Esta exigencia gramatical se facilita al
iniciar cada prrafo con el nombre
abreviado del emisor de la nota.
CERTIFICADO
El certificado es un documento pblico o
privado que comprueba o acredita ciertos
hechos o mritos personales.
En algunos casos, se emite un juicio favorable
respecto de la acreditacin. Con todo, los
certificados atestiguan y recomiendan.

La estructura del certificado es la siguiente:

a.- ENCABEZAMIENTO.
b.- CUERPO.
c..-FINAL.
ENCABEZAMIENTO: la palabra
CERTIFICADO, con el nmero correlativo.

CUERPO: la exposicin de los hechos

pertinentes y, cuando corresponda, la
enunciacin de los juicios positivos que esos
hechos o la persona misma del interesado
merecen al otorgante.

FINAL: propsito del certificado, la fecha, la

antefirma si la hay y la firma.
CORREO ELECTRNICO
El correo electrnico sustituye al
memorando, por lo tanto, tambin tiene
un protocolo de presentacin, para ello
se usa la plantilla que viene dada en el
servicio de correo electrnico usado.
PORTADA DE FAX
 PORTADA DE FAX
Normalmente se debe usar una portada
para registro y orientacin del receptor
del documento, toda vez que indica la
institucin desde la cual se origin el
envo de los documentos.
Por ello es recomendable usar una portada
diseada por la institucin, en caso de no
existir, usar una de las plantillas de fax
del programa Office.
 MINUTA o ACTA
Es el documento que recoge los problemas
tratados y los acuerdos que se han adoptado
en una reunin oficial o privada.

Relacin escrita d lo sucedido o tratado o

acordado en una junta, la certificacin del
resultado de una votacin o de una eleccin.

El resumen o reflejo de lo acaecido en una

reunin o charla.
 CARACTERSTICAS

Los datos que un acta debe contener son:

1.- Lugar de la reunin.
2.- Da, mes y ao.
3.- Hora en que comienza.
4.- Identificacin del presidente, secretario y
miembros de la corporacin.
5.- Carcter ordinario o extraordinario de la
reunin.
6.- Asuntos que se examinen.
7.- Votaciones que se verifiquen y, en el
caso de la nominales, el sentido n que
cada miembro emita su voto.
8.- Parte positiva d los acuerdos que se
tomen.
9.- Hora en que el presidente levante las
sesin.
 RESUMEN EJECUTIVO
El resumen ejecutivo o llamado tambin
One-Page Report, es una pgina que
contiene un resumen de toda la
informacin contenida en un informe.

Contiene las conclusiones y

recomendaciones que se establecen en
el informe general.
 EJEMPLO DE RESUMEN EJECUTIVO
Durante muchos aos Banco UBV ha
mantenido una posicin de lder en la banca.
Sin embargo, debido a su falta de
adecuacin a los cambios, el Banco ha
empezado a perder mercado.
CAUSAS DE LA PRDIDA DE MERCADO.
1.- Los productos crediticios del Banco son
menos ventajosos que los que ofrece la
competencia
Son lentos de obtener (mal servicio).
Son caros.
2.- El Banco es ineficiente en la captacin
y mantencin de clientes:
No se hacen sondeos peridicos de
mercado.
El posicionamiento es demasiado
elitista.
3.- El Banco se ha dejado estar y no ha
reforzado una imagen innovadora
conforme a los cambios habidos en el
mercado.
MEDIDAS CORRECTIVAS SUGERIDAS
1.- Para competir ventajosamente el
Banco deber abaratar precios de sus
productos crediticios.
2.- Para mejorar el servicio al cliente el
Banco deber hacerse eficiente.
3.- Para mejorar la imagen el
Departamento de Marketing, deber
estar alerta para disear productos y
darlos a conocer bajo una publicidad
atractiva.
 CARTA
Es junto al memorando el documento
base de toda la correspondencia
empresarial, tanto administrativa como
comercial.
La carta posee tres estilos de escritura:
A.- BLOQUE:
B.- SEMIBLOQUE.
C.- BLOQUE EXTREMO.
 PARTES CONSTITUTIVAS
Las partes constitutivas de la carta son:
1.- MEMBRETE: logo e identificacin
corporativa de la institucin emisora.

2.- LUGAR Y FECHA: nombre de la localidad y

fecha de emisin del documento.

3.- DESTINATARIO: nombre de la persona o

institucin a la cual se dirige la carta.
4.- REFERENCIA: corresponde a la sntesis del
tema o asunto de que trata la carta, ocupa
una lnea.
5.- SALUDO: introduccin agradable y de
respeto para la persona a la cual se escribe.
6.-INTRODUCCIN: generalmente
corresponde a las primeras palabras o frases
o a un pequeo prrafo de encabezamiento.
7.- DESPEDIDA: es una frase o frmula muy
breve con que se cierra y se da el paso a la
identificacin mediante la firma.
8.- FIRMA: corresponde a la rbrica de
puo y letra de la persona que suscribe
y el ttulo o cargo que posee dentro de
la organizacin.

9.- IDENTIFICACIN
MECANOGRFICA: se indican las
iniciales en maysculas de la persona
que redact seguidas del signo pleca y
en minsculas , las de la persona que
transcribi.
10.- LNEA DE ATENCIN: se usa esta
lnea cuando se desea que alguien en
particular, dentro de una compaa,
reciba y atienda el asunto de que trata
la carta.
 EJEMPLOS DE PARTES DE LA
CARTA
1.- FECHA: al escribir la fecha, no se
puede abreviar, recuerde que los
nombres de los meses se escriben en
minsculas.

Valparaso, 13 de agosto de 2002.

2.- DESTINATARIO:
Seor
Enrique Aceituno Fajardo
Decano Facultad de Fsica
Universidad de Dalcahue
Presente
3.- REFERENCIA:

REF: REMITE ANTECEDENTES .

4.- SALUDO:
Para Instituciones:
- Seores:
- Estimados Seores:

Para personas de poca confianza:

- Estimado seor:
- De mi consideracin:
Para personas de especial dignidad:

- Seor Alcalde:

- Seor Gobernador.

- Seor Intendente.
5.- INTRODUCCIN:

En relacin con su solicitud...

Recibimos su carta...

Nos permitimos informarle...

De acuerdo con la normativa vigente le

comunicamos...
Informo que...

Remito listado de ...

6.- DESPEDIDA:

Atentamente,

Respetuosamente,

Cordialmente,

Sinceramente,