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Ces mmes rgles figurent sur le module les crits professionnels car
elles sont communes tout le style commercial.
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CDC tertiaire
1. lefficacit;
2. la prcision;
3. la concision;
4. la courtoisie.
Ces rgles sappliquent toutes les communications daffaires : note de service, tlcopie,
courriel, lettre ou document plus labor.
L'efficacit
La concision : la construction de phrases claires
La concision : la chasse aux rptitions et aux plonasmes
La prcision : la confusion autour des complments d'objet
La prcision : quivoque attribuable la place du pronom relatif
La prcision : l'incohrence dans la construction des phrases
La courtoisie
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L'efficacit
LE PLAN...
Voici les principales tapes suivre pour laborer un plan :
b) Notez ces ides spontanment sur papier en prenant soin de vous limiter lessentiel :
le principe de concision et de clart, si important en correspondance commerciale, nous
oblige liminer tout ce qui est superflu.
d) Regroupez toutes les ides qui s'apparentent; vous aurez ainsi form diffrentes
catgories dides.
e) Slectionnez, pour chaque catgorie, une ide directrice et des ides secondaires.
Dans une lettre, le groupe ide directrice/ides secondaires occupe gnralement un
paragraphe, alors que dans un rapport, il peut occuper plusieurs paragraphes ou mme
tout un chapitre.
f) Intgrez ce schma aux trois parties qui caractrisent tout document crit :
lintroduction, ou la prsentation du sujet trait;
le dveloppement, ou lexposition des ides principales et secondaires;
la conclusion, ou la synthse des ides analyses dans le dveloppement.
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CDC tertiaire
Le style commercial se caractrise par des phrases courtes et sobres. Les fioritures ,
c'est--dire les ornements syntaxiques et lexicaux, n'y ont pas leur place car elles
peuvent nuire la comprhension du texte et, par consquent, l'efficacit de la
communication. Voici quelques conseils pour rdiger des phrases claires et faciles
lire :
1. Construire des phrases simples, c'est--dire composes dun seul verbe. Dans ce cas,
le verbe doit obligatoirement tre conjugu : un participe ou un infinitif employ seul ne
peut former une phrase complte.
2. Juxtaposer deux phrases simples laide dun point-virgule (;), dun deux points (:) ou dune
conjonction de coordination (et, ou, mais, car, donc, puis, ainsi, cependant) :
Nous vous remercions de votre collaboration; elle nous a t trs utile.
Nous vous remercions de votre collaboration : elle nous a t trs utile.
Nous vous remercions de votre collaboration car elle nous a t trs utile.
Attention !
Il faut viter de juxtaposer plus de deux phrases simples : une longue suite de juxtapositions rend
la lecture et la comprhension difficiles.
3. Joindre deux propositions (une principale et une subordonne par une conjonction de
subordination (que, parce que, puisque, pour que, bien que, quand, si) ou par un
pronom relatif (qui, que, dont).
Nous aimerions que vous collaboriez avec nous ce projet.
Nous vous remercions de votre collaboration parce quelle nous a t trs utile.
Nous vous remercions de votre collaboration, qui nous a t trs utile.
Attention !
Il faut viter de joindre plusieurs propositions subordonnes une principale : une longue
suite de subordonnes ne peut que nuire la comprhension du texte.
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1. LES RPTITIONS
Dans le style littraire, la rptition des mots est utilise pour crer un effet particulier
voulu par l'crivain. Ces effets n'ont pas leur place dans les communications d'affaires.
Il faut donc viter les rptitions de mots, car elles dnotent un style nglig et un
vocabulaire limit. Voici quelques techniques pour chasser les rptitions de nos
textes :
1. Remplacer le mot rpt par un synonyme : croissance/augmentation;
avantageux/profitable; embaucher/engager; etc.
3. Dans certains cas, on ne peut remplacer le mot rpt ni par un synonyme ni par un
pronom. Il faut alors changer la construction de la phrase :
Il faut que nous rduisions le prix de nos biscuits au chocolat, car seule une
rduction du prix nous permettra d'liminer la concurrence. = ... car c'est la seule
faon d'liminer la concurrence.
2. LES PLONASMES
Un plonasme est l'utilisation de deux mots qui ont le mme
sens. Il peut servir insister sur un lment important de la
pense (ex. : je l'ai vu de mes propres yeux). Le plonasme
constitue cependant une faute quand il n'ajoute rien l'ide
exprime par le premier mot. Voici quelques exemples de
plonasmes fautifs :
additionner ensemble ils sont tous
ajouter en outre unanimes
s'approcher plus prs de quelqu'un (ou de quelque chose) un monopole
collaborer ensemble exclusif
comparer entre eux monter en haut
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En rgle gnrale, le pronom relatif doit tre le plus prs possible de son antcdent,
cest--dire du mot quil remplace. Sil est trop loign de ce mot, le sens de la phrase
peut tre difficile comprendre. Voici un exemple d'quivoque due la place du
pronom relatif :
Voici le nouvel appareil invent par lingnieur Durocher qui sera bientt
export au Japon.
(est-ce l'appareil ou lingnieur qui sera export au Japon ?)
Pour viter ce problme, il faut dplacer les lments de la phrase de faon ce que le
pronom relatif soit plac ct du mot qu'il remplace. Dans certains cas, il est
ncessaire de couper la phrase en deux :
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La courtoisie
Comme nous aimons gnralement tre traits avec respect et politesse par nos
correspondants, il est normal que nous agissions de mme envers eux. Voici donc
quelques recettes qui peuvent donner nos lettres une agrable saveur de courtoisie.
1. EMPLOYER LE VOUS PLUTT QUE LE NOUS
Ce qui intresse notre correspondant, ce nest pas notre opinion sur tel ou tel sujet,
produit ou service, mais bien les avantages quil pourra, lui, retirer de notre lettre. Il est
donc important de lui exposer ces avantages en essayant de nous mettre sa place et en
adoptant son point de vue. Et cest prcisment l que le pronom vous et ladjectif
possessif votre peuvent intervenir. Voici quelques exemples :
Remplacer Nous estimons/croyons/pensons que par Vous conviendrez que ;
Remplacer Nous savons que par Vous savez que ;
Remplacer Nous vous assurons que par Soyez assur que .
Dans ces exemples, le pronom nous est utilis pour adoucir laccusation trop directe du
vous . Il ne s'agit plus de se mettre la place de notre correspondant, mais plutt de lui
montrer poliment que notre point de vue diffre du sien. La forme impersonnelle peut
galement nous permettre de contourner laccusation puisque le pronom sujet nest dans ce
cas ni vous ni nous , mais bien il :
Il semble que votre calcul soit quelque peu diffrent du ntre.
Il sagit sans doute dun oubli.
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- le matriel de classement,
- le mobilier traditionnel de bureau,
- le poste informatique,
- les distributeurs de boissons
Nous restons votre entire disposition pour tout renseignement complmentaire que vous
pourriez
dsirer.
Ne pas isoler le texte qui suit sur la page suivante (en cas de deuxime page)
Nous vous prions dagrer, Messieurs, lexpression de nos salutations distingues. Mettre dans la
formule de
politesse le mme
titre de civilit
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