AO DE LA CONSOLIDACIN DEL MAR DE GRAU

INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR TECNOLGICO PRIVADO

ANTONIO RAIMONDI

EL CONOCIMIENTO TCNICO DE REDACCIN EN

LAS SECRETARIAS USANDO TCNOLOGA
MICROSOFT, DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL
DE CORONEL PORTILLO - UCAYALI - 2016.

PROYECTO DE INNOVACIN TECNOLGICA PARA OPTAR

EL TTULO DE:

PROFESIONAL TCNICO EN
SECRETARIADO EJECUTIVO

PRESENTADO POR:
PRADA QUISPE, CINTHIA ELIZABETH

PUCALLPA-PER
2016

1
 AO DE LA CONSOLIDACIN DEL MAR DE GRAU

INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR TECNOLGICO PRIVADO

ANTONIO RAIMONDI

EL CONOCIMIENTO TCNICO DE REDACCIN EN LAS

SECRETARIAS USANDO TCNOLOGA MICROSOFT, DE LA
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CORONEL PORTILLO - UCAYALI
- 2016.

DIRECCIN : JR. HUASCAR N 251

LOCALIDAD : CALLERIA
PROVINCIA : CORONEL PORTILLO
REGIN : UCAYALI

DIRECTOR DEL INSTITUTO: IGN. ALBERTO AZERRAD ARAUJO

PRESENTADO POR: PRADA QUISPE, CINTHIA ELIZABETH

Cinthia_sweet_16@hotmail.com
Cel. #944989779

ASESOR DEL PROYECTO: RAMIRO PEREZ NASIMENTO

DURACIN DEL PROYECTO: 1 MES

2
DEDICATORIA:

Este trabajo quiero dedicarle a Dios por darme la

fuerza de seguir mi camino sin distraccin alguna y
regalarme cada maravilloso da para cumplir cada
una de mis metas, y a la persona ms importante
en mi vida, que estuvo conmigo en todo momento,
apoyndome tanto econmicamente como
moralmente, por su amor, comprensin y sacrificio,
ella es mi madre, Rosa Elizabeth, que jams dej de
creer en m y estuvo siempre conmigo dndome
consejos para formarme profesionalmente y llegar
hacer una mujer de xito, por sus cuidados en el
tiempo que hemos vivido juntas. Gracias por confiar
en m y darme la oportunidad de culminar esta etapa
de mi vida. A mi to Bruno por estar siempre en los
momentos ms importantes de mi vida, por ser el
ejemplo para salir adelante y por los consejos que
han sido de gran ayuda para mi vida y crecimiento y
a mi hermanito George a quien adoro y llena mi vida
de alegras.

Prada Quispe, Cinthia Elizabeth

3
AGRADECIMIENTO:

Agradezco a unas de las personas

importantes que existe en mi vida, esa
persona es mi to Bruno Muoz, agradecerle
por el apoyo econmico, para poder
continuar con mis estudios y convertirme en
una profesional de xito, por ser como un
padre, y ser el amigo y compaero que me ha
ayudado a crecer, gracias por estar conmigo
en todo momento. Gracias por la paciencia
que has tenido para ensearme, por el amor
que me das, por los regaos que mereca y
no entenda. Gracias to por estar al
pendiente en todo esta etapa. Gracias
tambin a los profesores de este prestigiado
instituto, por las enseanzas del da a da, por
su paciencia, sus consejos y las llamadas de
atencin que nos daban para salir adelante.

Prada Quispe, Cinthia Elizabeth

4
 INDICE
INDICE ................................................................................................................................................... 5
RESUMEN EJECUTIVO ..................................................................................................................... 7
EXECUTIVE SUMMARY .................................................................................................................... 8
I. PROBLEMA.................................................................................................................................. 9
1.1. DIAGNOSTICO: ................................................................................................................... 9
1.2. Ficha Tcnica ...................................................................................................................... 9
1.3. Enunciado Del Problema................................................................................................ 10
1.3.1. Antecedentes ............................................................................................................ 10
1.3.2. Enunciado del Problema ........................................................................................ 11
1.3.3. Causas y consecuencias del problema ............................................................. 11
II. JUSTIFICACIN:....................................................................................................................... 12
III. OBJETIVOS............................................................................................................................ 13
3.1. Objetivo General: ............................................................................................................. 13
3.2. Objetivos Especficos: .................................................................................................... 13
IV. META ....................................................................................................................................... 13
4.1. Beneficios Directos ......................................................................................................... 13
4.2. Beneficios Indirectos ...................................................................................................... 14
V. MARCO REFERENCIAL .......................................................................................................... 14
5.1. Marco Contextual ............................................................................................................. 14
5.1.1. Contexto: .................................................................................................................... 14
5.1.2. Recursos: ................................................................................................................... 14
5.2. Marco Terico ................................................................................................................... 15
5.2.1. Gestin Documental ................................................................................................ 15
5.2.2. Antecedentes ............................................................................................................ 15
5.2.3. Correspondencia Empresarial .............................................................................. 17
5.2.4. Tcnicas de Redaccin .......................................................................................... 24
5.2.5. Tipos de Redaccin ................................................................................................. 25
5.2.6. Aspectos Importantes para la Redaccin de Textos ...................................... 25
5.2.7. Recomendaciones Bsicas para Redactar ....................................................... 27
5.2.8. Estrategias para Redactar ..................................................................................... 29
5.3. Marco Conceptual ............................................................................................................ 30
5.3.1. Variable: ...................................................................................................................... 30
5.3.2. Definicin de la Variable: ....................................................................................... 30
VI. METODOLOGA .................................................................................................................... 31
6.1. Tipos de Investigacin.................................................................................................... 31

5
 6.2. Diseo de la Investigacin ............................................................................................ 31
6.2.1. Unidad de Estudio.................................................................................................... 32
6.3. Mtodos de Investigacin .............................................................................................. 32
6.3.1. Mtodo terico .......................................................................................................... 32
6.3.2. Mtodo Emprico ...................................................................................................... 32
6.3.3. Mtodo Estadstico .................................................................................................. 32
6.4. Tcnicas de Investigacin ............................................................................................. 33
6.5. Observacin ...................................................................................................................... 33
6.6. La Encuesta ....................................................................................................................... 33
I. PRESUPUESTO ........................................................................................................................ 34
II. FINANCIAMIENTO .................................................................................................................... 34
III. RESULTADOS ....................................................................................................................... 34
VII. CONTINUIDAD Y SOSTENIBILIDAD DEL PROYECTO ............................................... 42
CONCLUSIONES .............................................................................................................................. 43
RECOMENDACIONES ..................................................................................................................... 44
REFERENCIA BIBLIOGRFICA .................................................................................................... 45

6
 RESUMEN EJECUTIVO

Cada vez es mayor el nmero de secretarias que requieren el mbito

empresarial, puesto que una secretaria es de vital importancia en todos los sectores
de desarrollo. Pero as como existen grandes ofertas de trabajo para las secretarias,
tambin se espera de ellas un alto nivel competitivo, lo cual solo se logra con la
formacin profesional de estas. La secretaria debe conocer sobre ciertas materias
que la permitan desempear sus funciones con la debida eficacia profesional.

En ofimtica el avance vertiginoso de la informtica hace que la computadora

sea la herramienta ms bsica en el trabajo de oficina, por lo tanto toda secretaria
debe saber hacer uso de los programas de procedimientos de textos de hojas de
clculos, elaboracin de presentaciones, diseo entre otros.

Los conocimientos y habilidades en redaccin de documentos en la vanguardia

de hoy se han digitalizado a travs de la computacin que son necesarios para
alcanzar el xito en la mayora de las disciplinas profesionales actuales y secretariado
no es la excepcin, si de eso se trata esta profesin. El espectro de uso de la
computacin ha evolucionado y sugiere que las secretarias tienen las bases
necesarias para el xito y requieren competencias en computacin.

Los paquetes informticos ms utilizados en la actualidad son los de Microsoft

Office, son los paquetes que podemos encontrar en la mayora de oficinas hoy en da,
y es muy importante que una secretaria deba saberlo y manejarlo a la perfeccin. La
autoevaluacin formativa de la secretaria en la redaccin de documentos mediantes
programas de computacin ha sido una herramienta utilizada por algunos autores ya
que permite valorar y evaluar el nivel de conocimientos y habilidades.

PALABRAS CLAVES: Vital, competitivo, ofimtica, transversal, vertiginoso,

eficacia, bsica, disciplinas, espectro y hojas de clculos.

7
 EXECUTIVE SUMMARY

Each time the number of secretaries that require the business field, since a
secretary is vital in all sectors of development is greater. But just as there are great
jobs for secretaries, also it expected of them high competitive level, which can only be
achieved with the training of these. The secretary should know about certain subjects
that allow perform their duties with due professional effectiveness.

In office the rapid advance of computer makes the computer is the most basic
tool in office work, therefore all secretary must know how to use programs procedures
texts spreadsheets, presentations, design between others.

Knowledge and skills in drafting documents at the forefront of today have been
digitized through the computer that are necessary for success in most current
professional disciplines and secretary is no exception, if that's what this profession is
. The spectrum of use of computing has evolved and suggested that secretaries have
the necessary foundation for success and require computer skills.

More software packages used today are those of Microsoft Office, are the
packages that can be found in most offices today, and it is very important that a
secretary should know and handle it perfectly. Formative self-assessment of the
Secretary in drafting documents mediantes computer software has been a tool used
by some authors as to measure and assess the level of knowledge and skills.

KEYWORDS: Vital, competitive, office automation, cross, rapid, efficient, basic

disciplines, spectrum and spreadsheets.

8
I. PROBLEMA

1.1. DIAGNOSTICO:
La Municipalidad Provincial de Coronel Portillo es la entidad que representa a
la Provincia de Coronel Portillo y sus
pobladores; para el desarrollo de sus
actividades y funciones laborales.
Institucin de gobierno local que tiene la
funcin de administrar los ingresos
econmicos y desarrollar labores en beneficio
y progreso de la comunidad local.

1.2. Ficha Tcnica

Municipalidad Provincial de Coronel Portillo
Mxima Autoridad : Alcalde Provincial
Direccin : Jr. Tacna N 480
Centro Poblado : Pucallpa
Distrito : Callera
Provincia : Coronel Portillo
Regin : Ucayali
Telfono : (061) 591412 / 577519 / 578439
E-mail : comunicacion@municportillo.gob.pe
Pgina Web : www.municportillo.gob.pe
Facebook : www.facebook.com/pages/Municipalidad-
Provincial- de-Coronel-Portillo/193510243998471
RUC : 20154572792
Ubigeo : 250101
Horario de Atencin al Pblico
Lunes a Viernes : 7:30 am. a 3:45 pm.

9
1.3. Enunciado Del Problema
1.3.1. Antecedentes
En toda institucin pblica o privada del pas, la principal va de
comunicacin empleada por sus colaboradores es el medio escrito, siendo
el oficio el documento de mayor circulacin entre las reas jerrquicas de
las mismas. Los principales actores que se encargan de gestionarlos
(redactarlos, enviarlos, archivarlos) son las secretarias quienes llevan gran
cantidad de trabajo en sus labores cotidianas y sus respectivos directivos
que se encargan de verificar, firmar, controlar y darle seguimiento a dichas
comunicaciones. Cada servicio brindado dentro de la institucin requiere
que el manejo de oficios obtenga respuestas oportunas, teniendo las
secretarias que dedicar tiempo y esfuerzo para satisfacer las necesidades
de cada solicitante, reduciendo la eficiencia en las dems actividades que
deben realizar dentro de sus roles, situacin que se da dentro de la
Municipalidad Provincial de Coronel Portillo
Haciendo una investigacin exhaustiva, dentro de la Municipalidad
Provincial de Coronel Portillo, se puede comprobar que el mtodo de
administracin de oficios empleado es deficiente debido a que se asisten
de cuadernos y programas de oficina, pero no aprovechan al mximo las
caractersticas que les brindan estas herramientas de escritorio tales como
Microsoft Word y Excel, por lo que el seguimiento de oficios se vuelve lento
y difcil de entender por las distintas caligrafas de cada secretaria.
Otra situacin que se presenta es que no se puede llevar un seguimiento
de los oficios enviados a su destinatario, lo cual hace que no haya un control
de los trmites en cuestin de lmites de tiempo para procesarlos, por
diferentes motivos como olvidos, confusin de documentos, prdida del
oficio o dicho trmite queda paralizado hasta por meses en el escritorio de
la persona encargada, provocando demoras en las actividades de vital
importancia para el normal desenvolvimiento de la unidad acadmica.
Tambin notamos que el nmero de secuencia de los oficios podra ser
alterado por repeticin, muchas veces los errores no son solo del tipo
semntico y sintctico, sino que tambin son involuntarios, causado por
interrupciones y cansancio mental, por ejemplo repetir el nmero

10
 secuencial del oficio produce molestias al momento de realizar el
seguimiento por parte de los actores involucrados.
La existencia de este sistema manual impide contar con la informacin
exacta y precisa para llevar un control del estado de los oficios recibidos
y/o enviados.

1.3.2. Enunciado del Problema

El conocimiento tcnico de las secretarias de hoy sobre la gestin de oficios
usando tecnologa Microsoft:
Cul es el conocimiento tcnico de redaccin en las secretarias
usando tecnologa Microsoft en la Municipalidad Provincial de
Coronel Portillo?

1.3.3. Causas y consecuencias del problema

El proceso de gestin de oficios, elaborado por una secretaria, su
causalidad se da de la siguiente manera:
Redaccin del documento: se debe considerar las normas de
redaccin de documentos que en ocasiones es desconocida por
quien los elabora, por lo que se recurre a tomar referencia de
documentos anteriores y se pierde tiempo valioso para la persona
que lo redacta.
Impresin del documento: sirve para revisin y sumilla del directivo
o de la persona que lo realiza en esta etapa. Una vez que se
encuentra el fsico impreso, se detectan errores sintcticos y
semnticos, o tambin duplicacin de secuencia en el nmero de
oficio, por lo que se vuelve a imprimir una copia del mismo ya
corregido. Nos encontramos con una prdida innecesaria de
consumibles (tinta de impresora, hojas, energa elctrica y tiempo
hombre/hora) lo que es un grave dao a la ecologa de nuestro
planeta y son costos ocultos.
Envo del documento a sus destinatarios: el oficio es enviado con
el personal de correspondencia (conserje o personal de correo) junto

11
 con un cuaderno donde se registra la fecha y hora en que el
destinatario lo recibe.
Archivo digital del documento: El documento digital se lo crea en
Microsoft Word al inicio de cada ao y va incrementando su tamao
a medida que el usuario va emitiendo nuevos oficios o se puede
llegar a manejar varios archivos por tipo de oficio. El mismo sirve
tambin para bsquedas y referencia del nmero secuencial del
ltimo oficio emitido.
Adicionalmente, al elaborar oficios se valen de herramientas de
oficina tales como Microsoft Word y Excel que les ha sido de mucha
ayuda en su da a da para manejarlos, pero no aprovechan al
mximo las caractersticas que les brindan estas herramientas, como
es la elaboracin de plantillas, por la habilidad que requiere su
manejo, y aunque se invierte en capacitaciones, existe una
resistencia al cambio y no ponen en prctica lo aprendido.
Dice un viejo adagio El tiempo vale oro y ste no se est
aprovechando con la forma manual de trabajar en la Secretara de la
Municipalidad Provincial de Coronel Portillo, las bsquedas se hacen
tediosas al momento de revisar en el cuaderno que tiene cada
secretaria, luego ir a los archivos y sacar una carpeta pesada y difcil
de manipular. Adems, se complica el seguimiento y control de las
peticiones u rdenes que contiene cada documento que son de vital
importancia para el normal desenvolvimiento de las actividades
administrativas de la Entidad.

II. JUSTIFICACIN:

En la actualidad el manejo y gestin de oficios se lo realiza de manera manual

ocasionando prdida de tiempo y desconocimiento inmediato del estado en
que se encuentra el oficio con la persona encargada y/o destinatario.
La presente investigacin ha sido elaborada para analizar la forma cmo se
lleva en la actualidad el manejo de oficios de las secretarias que los manipulan
y buscar una solucin informtica para desarrollar un software que permita
hacer estas tareas de creacin y gestin de oficios en forma rpida y eficiente.

12
 Otro punto a considerar dentro de la investigacin es la redaccin y
conocimientos que tienen las secretarias sobre los oficios que se manejan en
el rea, como la elaboracin de memorndum, Oficios mltiples, solicitudes,
etc. Es el poco conocimiento que tienen para la elaboracin de las mismas,
pese a tener a la mano el internet, no se hace buen uso de ella, y en los
institutos superiores, se llevan estas prcticas, pero no lo ponen en prctica en
el mbito laboral.
Con este proyecto pretendemos analizar a la Municipalidad Provincial de
Coronel Portillo, como es el uso de la redaccin y estilos de gestin de
documentos usando la tecnologa Microsoft, para agilizar los procesos de
documentacin en la entidad regional de nuestra ciudad.

III. OBJETIVOS

3.1. Objetivo General:

Determinar cul es el conocimiento tcnico de las Secretarias en redaccin y
gestin de documentos utilizando tecnologa Microsoft en la Municipalidad
Provincial de Coronel Portillo Ucayali 2016.

3.2. Objetivos Especficos:

Determinar si las secretarias en la prctica de tcnicas reaccinales se
realiza con eficiencia, claridad, correccin y propiedad.
Determinar el dominio de la lengua espaola a nivel escrito.
Determinar el uso documentario a travs de la tecnologa Microsoft.
Determinar el aprovechamiento de los Programas de Ofimtica para
acelerar procesos documentarios.
Determinar la creatividad y variedad en la redaccin de las distintas partes
constitutivas de los documentos.
Respaldar la documentacin digitalmente en una base de datos que
permita realizar bsquedas rpidas de informacin.

IV. META
4.1. Beneficios Directos
Interfaz amigable.
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 Fcil de usar
Creacin de plantillas.
Control y seguimiento de los oficios enviados y recibidos.
Reduccin de costos de materiales de oficina.
Consultar informacin sobre los oficios desde cualquier lugar a travs
de la Web.
Optimizacin del tiempo de bsqueda de oficios.
Organizacin de las plantillas por categoras.
Uso de tecnologas actuales.
Aprovechamiento del Espaol a nivel Escrito

4.2. Beneficios Indirectos

Almacenamiento de los oficios en bases de datos para generar
bsquedas rpidas y control de los trmites inmersos en estos.
Generacin automtica del nmero de oficio, que permite un mejor
control de los nmeros para evitar equivocaciones.
Se puede conocer el estado de un oficio en cualquier momento y lugar.
Se conoce de manera inmediata las respuestas de los destinatarios y
se notifica mediante correo electrnico.
Reduccin de costos en gastos de suministros de oficina.
Seguimiento y control del estado de un oficio en cuanto a su redaccin.

V. MARCO REFERENCIAL
5.1. Marco Contextual
5.1.1. Contexto:
Local : Municipalidad Provincial de Coronel Portillo
Poblacin : 100
Muestra :6

5.1.2. Recursos:
Recursos Humanos
Recursos Econmicos
Recursos Materiales

14
5.2. Marco Terico

5.2.1. Gestin Documental

Se considera que la gestin documental es un proceso administrativo
que permite analizar y controlar sistemticamente, a lo largo de su ciclo
de vida, la informacin registrada que crea, recibe, mantiene o utiliza la
organizacin en correspondencia con su misin, objetivos y
operaciones. Tambin se la considera como un proceso para mantener
la informacin en un formato que permita su acceso oportuno, y por ello
se requiere de la realizacin de tareas y procedimientos particulares
para cada fase de su ciclo de vida y su explotacin. Es menester citar el
criterio de algn experto en esta rea para establecer juicios de valor.
Segn MENA., Mugica M. en su libro Gestin Documental y
Organizacin de Archivos, La gestin documental es un conjunto de
normas, tcnicas y prcticas para administrar todos los aspectos
relacionados con la documentacin en una organizacin:
almacenamiento, bsqueda, recuperacin, actualizacin, flujo,
autentificacin. La gestin documental no es un concepto nuevo, ya que
existe prcticamente desde que existe la escritura. (2005, Pg. 22).

Se coincide plenamente con el autor en cuanto a que la gestin

documental es la combinacin de tcnicas y habilidades para llevar de
manera eficiente la organizacin de documento dentro de la empresa,
esto abarca adems los cuidados de trmite, expurgo, clasificacin y
conservacin de la informacin escrita.

5.2.2. Antecedentes
Durante siglos, la gestin documental en las organizaciones fue el
dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas
herramientas manuales bsicas eran los libros de registro, las carpetas,
archivadores, cajas y estanteras en que se guardan los documentos de
papel (y ms tarde los audiovisuales y los documentos en soportes
magnticos u pticos), los ficheros o krdex que permiten hacer

15
referencias cruzadas y una larga lista de tcnicas de recuperacin de
informacin mediante sistemas de codificacin y clasificacin.
El uso del computador en la gestin documental se inicia en la prctica
a partir de las grandes bibliotecas nacionales anglfonas, la Biblioteca
del Congreso de los Estados Unidos de Amrica y la British Library, que
en los aos 60 del siglo XX crean programas de bases de datos
conocidos como MARC (Machine Readable Cataloguing) o
Catalogacin leble por computador. Poco despus se comienza
tambin a usar registros computarizados para inventariar
documentacin administrativa en soporte papel.
Cuando el uso de las tecnologas de informacin y comunicacin se hizo
comn en la administracin pblica y privada, con el inicio de las bases
de datos y la aparicin de los procesadores de textos y otras
aplicaciones ofimticas, y sobre todo con la llegada del correo
electrnico, surgi la necesidad de capturar y conservar tambin
documentos que nacen, viven y mueren en formato electrnico.
Conseguir esto represent un nuevo salto en la complejidad y
exigencias a los sistemas informatizados y en la forma de pensar de los
administradores y archiveros.
En la actualidad, existen en el mundo los ms diversos sistemas de
gestin documental: desde el simple registro manual de la
correspondencia que entra y sale, hasta los ms sofisticados sistemas
informticos que manejan no slo la documentacin administrativa
propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrnico, sino que
adems controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitacin de los
expedientes, capturan informacin desde bases de datos de produccin,
contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas,
centros de documentacin y permiten realizar bsquedas sofisticadas y
recuperar informacin de cualquier lugar.

a) Oportunidades
Las oportunidades de la gestin documental para las empresas son
mltiples, la principal sin duda es la oportunidad de mejorar su
productividad en el ejercicio de sus actividades y servicios hacia sus

16
 clientes. La optimizacin y organizacin de los documentos son una
oportunidad de aligerar la estructura de costos, permitiendo una
mayor agilidad y control sobre los gastos de la empresa, permitiendo
as una mejora del alojamiento de sus recursos y de los servicios
ofrecidos.
a. Gestin y Control Efectivo: Sencillez, rapidez y ahorro de
una forma sencilla, la organizacin tiene acceso instantneo a
toda la documentacin necesaria para su actividad de negocio,
con las ventajas aadidas de la eliminacin de
desplazamientos, reduccin de tiempo de consultas y tareas
de archivo, ahorro de espacio fsico, resolucin del problema
de localizacin de documentos.

b. Uso Racional de los Recursos.- La gestin documental

facilita que la informacin se comparta y se aproveche de
forma ms eficiente y como un recurso colectivo. Como
consecuencia, se reducen drsticamente situaciones como la
duplicidad de documentos archivados, fotocopias
innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc.

c. Productividad y Valor Aadido.- Una gestin documental,

adems de ahorro de costos, genera una productividad y valor
aadido adicional, originado por el rpido acceso a la
informacin dentro de la organizacin y su posterior
distribucin, sin necesidad de trasladar los documentos.

5.2.3. Correspondencia Empresarial

La secretaria debe saber cmo dirigirse a la administracin pblica, que
exige un tratamiento especfico. Casi todas las comunicaciones
burocrticas se resuelven mediante frmulas e impresos concretos. Lo
ms caracterstico de estos escritos es su falta de originalidad y su estilo
impersonal.

17
Todos los escritos dirigidos a instancias pblicas deben atenerse a
normas comunes, tanto formales como de contenido, que facilitan el
manejo la lectura y la conservacin.
La redaccin de textos oficiales se articula segn modelos ms rgidos
que los de la comunicacin con otras empresas y debe seguir los
formulismos escrupulosamente. Se evitar tanto el carcter personal de
la correspondencia como la improvisacin y frases coloquiales.
Antes de redactar un documento oficial, es imprescindible informarse
exactamente de la persona a quien va dirigido y del departamento o la
entidad que ha de recibirlo. La comunicacin es como la imagen de una
preparacin del individuo. Muchas personas tienen estudios, e incluso
ttulos universitarios, pero lamentablemente no existe una buena
facilidad de comunicacin es cada uno de ellos. A continuacin se
ofrece algunos documentos para orientar la elaboracin y manejo a de
la correspondencia escrita.

a) Carta.- Es un medio de comunicacin escrito donde se plantean

situaciones relacionadas a la actividad institucional, ya sea una carta
comercial, o una carta oficial. Es un elemento de los ms antiguos y
a pesar de ser de ello, no deja de ser eficaz, est destinado a cumplir
una misin concreta se dividen en:
Privadas.- Incluyen las cartas personales o familiares y son
las ms comunes. Van dirigidas a los amigos y familiares.
Comerciales.- Su contenido est relacionado con los
negocios; compras, ventas, pedidos, cotizaciones, cobros,
remisiones, y similares.
Oficiales o formales.- Son las que tratan asuntos de las
dependencias oficiales; oficinas gubernamentales,
universidades, escuelas, y dems.

b) La Carta Comercial.- Las cartas comerciales tienen como

finalidades: vender, comprar o permutar; brindar informacin
comercial de la empresa o de sus productos y servicios; solicitar
informacin; iniciar relaciones comerciales; solicitar el pago de una

18
 cuenta pendiente. comunicar ofertas especiales (bonificaciones,
descuentos, cupones de sorteo); realizar contactos comerciales;
presentar agradecimientos, reclamos o quejas; brindar informacin,
respuestas o soluciones varias; informar acerca de los movimientos
internos de la empresa; invitar a un acto o actividad; felicitar por algn
logro obtenido o por alguna fecha en particular; solicitar empleo; entre
otras. Cabe mencionar enseguida, cada una de las partes que
componen el esquema de la carta comercial:
Membrete.
Lugar y Fecha.
Destinatario.
Saludo
Texto o cuerpo de la carta.
Despedida.
Antefirma.
Firma.
Anexos.
Iniciales

c) Cartas de Trmite.- son aquellas que tienen por finalidad transmitir

informaciones o cumplir con algn requisito para gestionar la
realizacin de un negocio. stas se utilizan en los siguientes casos:
Para solicitar mercancas: La redaccin de este tipo de
cartas requiere de mayor precisin y claridad. En ellas se
deben especificar todas las caractersticas y detalles del
producto solicitado (modelo, referencia, etc.), la cantidad,
empaque, precio unitario y total, forma de pago, direccin,
forma de envo, fecha en que se espera recibir la mercanca.
Para solicitar crditos: En la carta de solicitud se debe
especificar el monto del crdito, el plan de inversin,
informacin sobre las caractersticas y solvencia de la
empresa solicitante, referencias de operaciones anteriores,
etc.

19
 Para otorgar crditos: En la carta de otorgamiento de
crditos, se debe determinar sobre qu bases y sujeto a qu
consideraciones y cumplimientos se otorga. As mismo se
debe resaltar la importancia de los pagos en la fecha prevista.
Todo esto utilizando un tono cordial.
Para comunicar envos de mercancas: En ellas se
especifica lo que se est enviando, la cantidad y la forma de
transporte. Esto con la finalidad de dejar constancia de las
condiciones relacionadas con la remesa.
Para hacer participaciones: A travs de ellas se comunican
informaciones de tipo general tales como las relacionadas con
las negociaciones normales de la empresa.
Para relaciones pblicas: Son aquellas que se envan con
motivo de alguna ocasin especial. Pueden referirse a:
felicitaciones, agradecimientos, psames, invitaciones, etc.

d) Cartas de Argumento o Esfuerzo Argumentativo.- La finalidad de

este tipo de cartas es lograr en el destinatario una determinacin a
favor del remitente. Los casos en los que se utilizan cartas de
argumento o esfuerzo argumentativo son:
Para ventas u ofertas: El mensaje de este tipo de cartas debe
despertar el inters, el deseo, el convencimiento del lector y
finalmente, estimularlo para que acte inmediatamente. En la
redaccin de este tipo de cartas se debe tener presente lo
siguiente:
Cuando se trata de vender mercancas, se debe describir
detalladamente la apariencia fsica, es decir, el tamao, la
forma, el color, la textura o el gusto del objeto ofrecido en
venta.
Para cobros: Las cartas de cobro tienen como propsito
cobrar una cuenta vencida, tratando de mantener la simpata,
amistad y buena voluntad del cliente o deudor. La preparacin
de este tipo de cartas requiere especial atencin y cuidado, por

20
 lo cual deber utilizarse un tono corts pero conducente a que
el deudor cancele la deuda. Las cartas de cobro pueden ser:
o Aisladas: las cuales se redactan en una forma sencilla,
breve y precisa, que lleve a la solucin satisfactoria del
asunto planteado.
Regularmente esta serie de cartas se inicia con una
notificacin del tiempo de vencimiento de la cuenta;
seguidamente se habr de preguntar por qu no hubo
respuesta a la carta previa, y finalmente el tono del mensaje
ser algo ms insistente y deber informrsele al deudor que
el asunto pasar a manos del Departamento Legal de la
empresa para que proceda por la va judicial.
Para reclamos: Una carta de reclamo se origina por los
siguientes hechos:
o Demora o mala intencin en la prestacin de un
servicio.
o Defectos o baja calidad del producto y errores o
equivocaciones.
Independientemente de la causa que origina el reclamo, se debe
mantener un tono que mantenga la armona en las relaciones
comerciales. En la redaccin de este tipo de cartas se deben
tener en cuenta los siguientes elementos:
Diplomacia.
Detalles especficos sobre la situacin que origin el reclamo
Sugerencias que conduzcan al arreglo de la situacin, de
modo que el cliente se tranquilice.

e) Oficio.- Es una comunicacin escrita que emana de las diversas

dependencias de gobierno, ya sea federal, estatal, o municipal. Por
extensin, se da el mismo nombre a la correspondencia que los
particulares envan a las oficinas pblicas, con la que establecen
relacin entre sus intereses y los de la administracin pblica. Se
entiende por oficio, la forma de correspondencia que sustituye a la

21
carta en las oficinas del gobierno y en ciertas instituciones como:
sociedades, sindicatos, clubes y otras.
El oficio se diferencia de la carta, o sea de la forma usada en la
correspondencia comercial, en los siguientes puntos:
En el asunto, que sintetiza el contenido del oficio, para facilitar a las
personas que expiden o reciben este documento, enterarse
rpidamente del contenido del mismo. Por tanto, la sntesis que se
hace en el asunto debe ser clara precisa y breve, pues la falta de
estas cualidades lo invalida, y no llena el objetivo a que est
destinado.
En el vocativo, generalmente el saludo es ms formal y respetuoso
que en el carta.
En la despedida, se escribe el lema oficial de la institucin respectiva,
el cual puede ser escrito todo con letras maysculas o si es muy
extenso entre maysculas y minsculas.

a. Estructura y Distribucin
Los mrgenes generalmente empleados en los oficios pueden ser
de 4 cm margen izquierdo y 3 cm. para los mrgenes superior,
derecho e inferior. En cuanto a los mrgenes interlineales, estos
dependern de la extensin del documento, es decir ms
aumentarlos si en texto corto y disminuirlos si ste es extenso. No
sufren variacin los mrgenes interlineales de la direccin interior,
vocativo y texto, que siempre sern solamente dos.
1) Memorando.- En la correspondencia el memorndum es la
comunicacin breve que se utiliza para recordar un asunto o
dar indicaciones simples. El nombre comn de este escrito es
memorndum, pero se acepta el trmino memorando. Es
informal y nunca se debe utilizar para sancionar a una persona.
La mayora de las oficinas, ordenan la impresin de su formato
en tamao media carta. Algunos de los asuntos rutinarios que
se tratan el memorndum pueden ser las indicaciones de
tareas para un subordinado, nota de asuntos a tratarse en
reuniones de trabajo, anotacin de compromisos,

22
 recordatorios de las actividades a realizarse durante el da, y
dems. Los elementos de memorndum son los siguientes:

Membrete
La palabra memorndum centrada
Asunto; que es un breve resumen de lo que contiene el
texto
Fecha
Direccin
Texto
Despedida
Antefirma y Firma
Referencias finales.

Algunos de los elementos arriba citados se omiten cuando el

memorndum consigna casos de poca trascendencia.

2) Circular.- La circular es el escrito que se emplea para

comunicar simultneamente un mismo asunto a varias o a
numerosas personas, a quienes interesa por igual.
La circular es documento que por igual se emplea en la
tramitacin de los asuntos oficiales y mercantiles. Debe por lo
tanto, adecuar su estilo a las normas ya establecidas para la
redaccin del oficio y de la carta respectivamente, ya que de
estos escritos solo difieren las circulares en ser
comunicaciones colectivas. Los elementos que componen a la
circular son:
Membrete
La palabra circular centrada en la parte superior del papel
Nmero o clasificacin; este elemento se anota
inmediatamente despus de la palabra circular.
Asunto; que es un breve resumen de lo que contiene el texto
Fecha

23
 Direccin; nombre o designacin de los destinatarios.
Texto
Despedida
Antefirma
Firma
Referencias finales
La circular puede ser interna y externa.

5.2.4. Tcnicas de Redaccin

Actualmente se vive en la era del conocimiento, lo que demanda una
clara comunicacin tanto oral como escrita. Puesto que gran parte del
trabajo realizado en la oficina se hace oralmente, ser necesario que los
dilogos, mensajes, preguntas e instrucciones, sean claros, seguros,
comprensibles y corteses.
Se ha producido una relajacin en el lenguaje empleado, con un
aumento en el uso de frases coloquiales. Sin embargo, a algunas
personas puede no gustarles ese tipo de trato y se debe tener el tacto
suficiente para reconocer este tipo de situaciones. Poco a poco, a travs
del tiempo, los escritos han ido evolucionando hacia la
despersonalizacin En la comunicacin escrita hay que asegurarse de
usar una efectiva redaccin y coordinacin de ideas concretas:

Los autores Rodrigo Amaya y Wendy Aparicio en su artculo Tcnicas

para una buena Redaccin, comentan que: Redactar no es cuestin de
sentarse frente a un computador o una pgina en blanco y hacer una
lluvia catica de ideas sin sentido. La presencia de un texto no radica en
la erudicin, la retrica, la verborrea o la complejidad de las palabras.
Mucho menos en la redundancia, la explicativa y el abuso de
argumentos lgicos que apoyen la idea central. (Enero 11/2010,
14h50).
Esto no quiere decir que hacer uso de un lenguaje culto o cientfico sea
incorrecto. Por el contario, este tipo de lenguaje le da un toque singular
al texto, pues muestra el conocimiento intelectual del autor. Pero cuando
se abusa de l es cuando los escritos pierden toda gracia posible. Lo

24
 mismo sucede cuando, por evitar un lenguaje rebuscado, se cae en una
simplicidad escrita que evidencia una pobreza de vocabulario y un toque
inspido en el texto.

5.2.5. Tipos de Redaccin

Para la mayora de personas la redaccin se convierte en una
pesadilla, porque se encuentran con un papel en blanco con la
intencin de expresar algo por escrito, pero no saben cmo empezar,
la expresin escrita puede ser un proceso complejo o sencillo de
acuerdo al tema y el gusto que cada ser aplique en su labor, existen
diferentes maneras de redactar las mismas que se describen a
continuacin:
a) Redaccin Convencional.- Se hace sin mayor esfuerzo porque
generalmente existen impresos y frmulas conocidas. No interviene
la creatividad y fantasa del que escribe. Pertenecen a este tipo de
redaccin documentos como; Recibos, certificados, contratos,
invitaciones, tarjetas, memorandos entre otros.
b) Redaccin Semi convencional.- Aqu intervienen en parte la
creatividad, imaginacin, capacidad y estilo de quien redacta, as:
Cartas, oficios, acuerdos, solicitudes, informes, circulares, entre
otros.

c) Redaccin Libre.- En este tipo de redaccin intervienen el talento,

la imaginacin, fantasa, creatividad y estilo de quien escribe. Las
principales formas son:

5.2.6. Aspectos Importantes para la Redaccin de Textos

Tanto para la expresin oral y como para la expresin escrita se debe
considerar varios aspectos, de los cuales hay que cuidarse y no caer en
ellos, puesto que una palabra mal dicha o escrita puede crear una
imagen negativa de la persona, as:
La claridad.- La expresin del pensamiento es clara cuando se
evitan los prrafos demasiado extensos y complicados, los
circunloquios, las digresiones y las anfibologas.

25
 Los circunloquios, son los rodeos de palabras para dar a entender
algo que podra explicarse brevemente.
Las digresiones son las interrupciones que se hacen del hilo de
una exposicin para hablar de cosas que no tienen ntima relacin
con el asunto principal que se quiere expresar.

La precisin.- Se refiere a la concisin y exactitud rigurosa en

el lenguaje; exige la supresin de todo lo que no sea necesario
para lograr una expresin clara y comprensible. El lenguaje
preciso est limpio de redundancias y difusiones; debe
concretarse a la exposicin de datos especficos.

La decencia o delicadeza.- en el lenguaje rechaza el empleo de

frases deshonestas y soeces; exige dignidad y recato en la
expresin.

La naturalidad.- El lenguaje natural es espontneo y sencillo;

libre de pensamientos afectados.

La variedad.- Depende del empleo de frases, palabras o giros

distintos y variados que hagan ms elegante y agradable la
expresin. De la riqueza de vocabulario depende principalmente
la variedad del lenguaje. Son vicios contrarios a la variedad, la
monotona y el amaneramiento.
La monotona o pobreza consiste en usar siempre las mismas
expresiones vulgares, sin introducir giros, voces y frases nuevas
y expresivas. El amaneramiento es la uniformidad en la expresin

La novedad.- A veces un pensamiento vulgar aparece como una

forma nueva que le da cierto carcter y originalidad, trata de
presentar los pensamientos en una forma agradable y que llame
la atencin del lector.

La oportunidad.- Es oportuno cuando los trminos y palabras

han de corresponder al momento y al motivo.

26
 La armona.- Es armonioso el lenguaje cuando produce una
impresin grata y agradable al odo.

5.2.7. Recomendaciones Bsicas para Redactar

Aunque la redaccin parece ser un tema sencillo, al momento de
empezar a redactar, se presentan varios inconvenientes que hacen
difcil esta tarea, sin embargo nada es imposible, se sugiere tomar en
cuenta lo siguiente:

Usar la estructura Nombre-Verbo-Complemento.- Lo que

mata el inters de un escrito es no llegar nunca a la idea central.
Por tanto, las oraciones subordinadas son el peor enemigo. Trate
de ejercitar tu escritura utilizando oraciones simples.

Puntuacin.- La idea del texto se pierde por la ausencia o exceso

de signos de puntuacin. El uso de la coma, el punto, los dos
puntos, las comillas, los guiones, etc., a veces resulta
complicado, pues no es fcil memorizar tantas reglas. Sin
embargo, antes de redactar es recomendable dar un vistazo a las
reglas principales para evitar errores de interpretacin.
Ortografa.- Nada hace ms desagradable la lectura de un texto
que la mala ortografa. Desde una tilde mal utilizada, hasta
horrores de escritura. Ante la duda consulte. Tener un diccionario
a la mano cuando se redacta nunca cae mal.
Sencillez.- Recuerde que se escribe para los dems, no para uno
mismo. Por ello, utilizar palabras de dominio comn facilita an
ms la comprensin del texto para el lector y la redaccin para el
autor. Sin embargo, debe tenerse cuidado de no pecar de
ignorante o de abusar de saber.
Coherencia y cohesin. Un texto que no se entiende y no
parece tener ir a ningn lado, es un texto basura. Evite las
"plastas" de texto y las oraciones interminables. Es importante
llevar una ilacin de ideas desde el inicio hasta el final. Esto se
logra escribiendo oraciones sencillas dentro de prrafos. Cada

27
 prrafo es una idea diferente, pero dependiente del prrafo
anterior.

Evitar la redundancia.- No por mucho escribir el texto ser ms

atractivo.
Esto hace que el texto pierda inters, sentido y propsito. Uno se
pierde y se pierde al lector. Estos son slo algunas tcnicas que
se pueden poner en prctica al momento de redactar.
Claro est, el dominio de una buena redaccin no se logra de la
noche a la maana. Es preciso empezar con pequeos relatos
para luego ir profundizando tanto en las ideas como en la
extensin de los textos. Algo es cierto: la prctica hacer al
maestro.

Estilo.- El estilo de un escritor no es exclusivamente su

sensibilidad literaria, su capacidad creativa para escribir novelas
o hacer poesas. En cualquier redaccin que se realice, se tiene
un estilo propio. Se podra definir como un equilibrio entre el
orden y el movimiento. Por una parte el estilo depende de la
organizacin y jerarqua de las ideas en el texto, de la coherencia
que se desprende del mismo; pero tambin de la capacidad de
interesar, agradar y dar vida a las ideas, dar un ritmo adecuado
al tipo de mensaje.

El Ritmo.- El ritmo de un texto le confiere movimiento, vida, debe

ser motivador y sugerente. Vara mucho segn el tipo de escrito,
pero en principio suele ser muy homogneo en un mismo texto.
De este modo el lector crea sus propias expectativas sobre lo que
va a leer a continuacin y las confirma o rechaza a medida que
avanza en la lectura. Los cambios bruscos, si no son
intencionados, dificultan la creacin de expectativas y reducen el
inters por la lectura.
La primera frase de un texto suele dar la pauta sobre la velocidad
y el ritmo que se da al mismo. La falta de subordinacin da, en
principio, un ritmo ms rpido al texto. Cuando adems no hay

28
 apenas nexos y se omiten algunos verbos, el ritmo ms veloz y
espontneo, como el caso del texto radiofnico.

La Concordancia.- Es un medio gramatical de relacin interna

entre palabras.
En espaol existen dos clases de concordancia:
Concordancia entre el sustantivo y adjetivo que consiste en la
igualdad del gnero y el nmero de estas dos categoras
gramaticales.
Concordancia entre el verbo de una oracin y el sustantivo,
ncleo del sintagma nominal. En este caso la igualdad debe ser
de nmero y persona. En resumen; para escribir bien, hay que
leer mucho, se debe cuidar la ortografa.

5.2.8. Estrategias para Redactar

Entre las tcnicas ms conocidas y de mayor efectividad estn: la lluvia
de ideas, el escarabajo, la estrella, el cubo, la palabra clave, mapas
mentales, mapas conceptuales.
Lluvia de Ideas.- Consiste en anotar todas las ideas que le lleguen
a la mente, acerca de un tema seleccionado previamente. No
importa si las ideas son buenas o no, tampoco interesa que sean
oraciones completas o si estn bien redactadas. Lo ms importante
es aprovechar la imaginacin y escribir todas las que lleguen en ese
momento. Cuando empieza la redaccin, es necesario desglosar las
ideas referentes a un tema a partir de ah se van organizando los
pensamientos.
La Estrella.- Consiste en dibujar una estrella como la rosa nutica,
de ocho puntas. En el centro ir el tema escogido y en cada punta
una pregunta as:
cmo? cundo? dnde? por qu? quin? con quin?
cunto? Y cualquier otra pregunta que proporcione informacin
relevante. Luego se debe contestar cada pregunta para empezar
con la redaccin, cuidando la gramtica, coherencia y secuencia
lgica.

29
 Palabras Clave.- Es muy til para ampliar informacin, a partir de
dos o tres palabras clave acerca del tema pueden ampliar la
redaccin inicie con una palabra y a partir de ella proporcione ms
informacin, es decir describa ms acerca del tema segn la palabra
clave. Luego una todas la oraciones, pero puliendo la redaccin en
todo sentido, como gramtica, organizacin de ideas, coherencia,
ortografa y puntuacin.

El paso siguiente es la organizacin de las ideas a partir de la

tcnica, as como el empleo de los conectores de enlace entre
prrafos. Lo importante es que la redaccin sea clara, concisa,
precisa y con fluidez, as como coherencia.

5.3. Marco Conceptual

5.3.1. Variable:
Variable I : Redaccin
Variable II : Gestin de Documentos

5.3.2. Definicin de la Variable:

Variable Redaccin:
Actualmente la redaccin consiste en expresarse con sentido y
coherencia de manera escrita. Esto es, escribir un texto con la
ortografa correcta, con los signos de puntuacin necesarios y
expresar de manera sencilla lo que queremos. Las secretarias que
no dominen esta tcnica, aumentaran costos, tiempo y trabajo, por
lo que es importante el conocimiento del mismo.

Variable Gestin de Documentos:

Debido a que el oficio es un medio de comunicacin escrita, se lo
considera de carcter netamente protocolario y tiene la funcin de
relacionar a los rganos administrativos entre facultades y/o
institutos a lo largo de la pirmide jerrquica de cada uno de ellos,
por ende en este documento, llamado oficio, reposa una gran
responsabilidad y tambin para las personas que los gestionan, esto
30
 es redactarlo, firmarlo, enviarlo, aceptarlo, darle seguimiento,
reenviarlo y archivarlo. Y su adecuada Gestin es trascendental en
todas las Secretarias de la Municipalidad Provincial de Coronel
Portillo.

VI. METODOLOGA
6.1. Tipos de Investigacin
Para el desarrollo de este trabajo se utiliz la investigacin descriptiva. Ya
que por medio del estudio y anlisis se describi la realidad actual en cuanto
a los conocimientos tcnicos y estilos de redactar con que cuentan las
secretarias de la Municipalidad Provincial de Coronel Portillo de la
comunicacin escrita y la Gestin de Documentos u Oficios mediante la
tecnologa Microsoft.
El estudio descriptivo facilit la recoleccin y anlisis de datos sobre el
ambiente interno y externo de la Municipalidad, esta informacin determin
la situacin actual, para definir las fortalezas y debilidades referentes a la
redaccin y gestin de documentos, se detectaron adems las falencias,
errores ortogrficos, uso de frases coloquiales y pasadas de moda ms
reglas generales que se deben considerar para redactar textos, con este
direccionamiento se fij el inters sobre los puntos ms importantes,
positivos o negativos, los mismos que dieron va al desarrollo del manual de
redaccin comercial que se propone incorporar a la empresa para el mejor
desarrollo de la documentacin y la comunicacin escrita de una manera
gil y elegante.

6.2. Diseo de la Investigacin

En esta investigacin se aplic el diseo descriptivo, ya que con la
observacin de los documentos, se llev a cabo la interpretacin y anlisis
de los mismos, por cuanto fue necesario conocer las formas, maneras y
estilos que se utilizan para la comunicacin escrita y gestin de documentos
mediante el uso de la tecnologa Microsoft.

31
 6.2.1. Unidad de Estudio
La investigadora crey necesario tomar en cuenta una parte de todo
el universo, debido a que en la actualidad la municipalidad cuenta con
100 Secretarias. Sin embargo nicamente se ha trabajado con un
grupo reducido de seis personas, quienes forman parte del
departamento administrativo de la municipalidad, siendo ellos los
directos involucrados que ayudaron con la informacin necesaria para
lograr los objetivos propuestos en la investigacin.
Por tal razn para el desarrollo del presente trabajo no es necesario
encontrar el tamao de la muestra ya que el universo en el que se va
a trabajar es pequeo y suficiente para contribuir con los datos
necesarios.

6.3. Mtodos de Investigacin

6.3.1. Mtodo terico
Este trabajo investigativo tiene definiciones tericas relacionadas con
el desarrollo mismo del tema, esto facilita el entendimiento del
contenido y el origen de las categoras, es decir se puso en prctica
el mtodo terico que est bien definido en la primera parte de esta
investigacin.
6.3.2. Mtodo Emprico
Para determinar y conocer a fondo la situacin actual y los logros que
se alcanzaron con la realizacin de esta investigacin, fue necesaria
la elaboracin y aplicacin de encuestas a las secretarias disponibles
de la municipalidad, con esta herramienta se obtuvieron resultados y
la afirmacin de la necesidad de contar con una base para apoyo en
el tema de redaccin comercial y capacitacin sobre las nuevas
tecnologas de la informacin para el grupo administrativo de la
Municipalidad Provincial de Coronel Portillo.

6.3.3. Mtodo Estadstico

Los datos recolectados en las encuestas, fueron analizados y para un
mejor entendimiento fue necesaria la representacin grfica de los
resultados para brindar una visin ms objetiva y palpar claramente
32
 las falencias e inconvenientes con los han venido trabajando en la
oficina.

6.4. Tcnicas de Investigacin

Con el fin de conseguir una orientacin correcta y facilitar la obtencin de
informacin y contar con las bases o pilares de este trabajo se utilizaron las
siguientes tcnicas de investigacin:

6.5. Observacin
Esta tcnica consiste en observar fijamente el fenmeno, hecho o
situacin, tomar datos y la informacin necesaria para registro y anlisis
futuro. La observacin es un mecanismo fundamental de todo proceso
investigativo; en ella se apoya el investigador para obtener el mayor
nmero de datos. La mayor parte de los conocimientos que forman la
ciencia han sido adquiridos por medio de la observacin. Permite detectar
directamente el problema, desde el inicio que se presenta el problema,
durante el desarrollo y hace posible mirar el futuro de la investigacin
dentro del campo investigativo; es decir; dentro de la Municipalidad
Provincial de Coronel Portillo.

6.6. La Encuesta
Esta tcnica permite la recoleccin de datos e informacin mediante la
conversacin directa con otra persona, se considerada una herramienta
externa.
En la aplicacin de esta tcnica intervinieron el entrevistado quien ofreci
respuestas oportunas ante diferentes preguntas plantadas, para lo que
usaron sus conocimientos o experiencia para facilitar las respuestas y el
entrevistador que es la persona que busca informacin sobre el tema,
busca cumplir con sus objetivos o cubrir las dudas ante las interrogantes
que se emplearon.
La investigadora consider que con la aplicacin de estas tcnicas se
consigui las bases fundamentales que sirven de sustento para el buen
desarrollo de este trabajo y con las respuestas ms el apoyo oportuno del
personal de Secretara se recaud informacin substancial y relevante
33
 para complementar las herramientas necesarias para la buena ejecucin
de la investigacin.

I. PRESUPUESTO
Rubros Monto en S/.
Infraestructura:
- S/. 0.00

Equipos:
- Cmara de Celular (propio) S/. 0.00
- Computadora (propio)
Capital de Trabajo:
- Humanos (Gasto Fsico) S/. 50.00
- Materiales
Otros:
- Pasajes S/. 30.00
- Impresiones
TOTAL S/. 80.00

II. FINANCIAMIENTO
Fuentes Monto en s/.
Prstamos familiares: SI S/. 50.00
Ahorro personal: SI S/. 20.00
Institucin Financiera: NO S/. 0.00
Otros: S/. 0.00
TOTAL S/. 70.00

III. RESULTADOS

Pregunta 1. Considera usted importante la redaccin comercial dentro de la

empresa?

ITEM FRECUENCIA PORCENTAJE %

SI 5 83%
NO 1 17%
TOTAL 6 100%

34
 100%
83%
80%

60%

40%
17%
20%

0%

SI NO

De las 6 personas que forman parte del rea administrativa de la Municipalidad

Provincial de Coronel Portillo, 5 de ellas es decir el 83% consideran que la
redaccin comercial es importante, mientras que solamente 1 persona; o el
17% manifiesta lo contrario.

Este resultado es satisfactorio ya que se evidencia que las secretarias de la

Municipalidad Provincial de Coronel Portillo, da la importancia necesaria a la
redaccin comercial, considerando que la comunicacin escrita es una
herramienta que conecta a la empresa con otras.

Pregunta 2. Qu aspectos negativos ha encontrado en la

comunicacin escrita usada actualmente?

ITEM FRECUENCIA PORCENTAJE %

Expresiones caducas 3 50%
Repeticin de trminos 2 33%
Contenido tedioso 1 17%
TOTAL 6 100%

60%
50%
50%
40% 33%
30%
20% 17%

10%
0%

Expr. Caducas Rep. Termin Cont. Tedio.

35
Al evaluar esta interrogante 3 personas es decir el 50% han detectado
expresiones caducas en los comunicados, dos personas que representan el
33% afirman que la repeticin de trminos tambin est presente, la ltima
persona opinan que los contenidos son tediosos, estos inconvenientes
muestran la dificultad que las personas tienen al momento de expresarse por
escrito. Es innegable la evidencia de aspectos negativos que se presentan en
los escritos de la Municipalidad Provincial de Coronel Portillo, ante lo cual es
importante dotar a las secretarias de herramientas tcnicas que mejoren la
comunicacin escrita.

Pregunta 3. Durante el periodo de su trabajo en la empresa ha recibido

capacitacin que le haya permitido mejorar sus conocimientos sobre la
comunicacin escrita, y el uso de los programas de ofimtica?

ITEM FRECUENCIA PORCENTAJE %

SI 1 17%
NO 5 83%
TOTAL 6 100%

100%
83%
80%

60%

40%
17%
20%

0%

SI NO

A esta pregunta la mayor parte del personal, es decir 5 personas el 83%

manifiesta que no ha sido posible capacitarse en este tema tan importante,
mientras que 1 de ellas o el 17% indica que se capacit por medios propios,
afirma adems que esto le ha servido en su superacin personal y el beneficio
de su trabajo.

Con sorpresa se ha evidenciado que las secretarias a pesar de conocer la

importancia de capacitarse y actualizarse en temas relacionados a la

36
comunicacin tanto oral como escrita, adems de digital, y no se han podido
capacitarse razones que motivan a ofrecer a las secretarias una gua que las
instruya en sta rea.

Pregunta 4. Considera que la capacitacin en temas relacionados con

la expresin oral, escrita y gestin de documentos en Microsoft
mejorara la comunicacin y la gestin administrativa de la empresa?

ITEM FRECUENCIA PORCENTAJE %

SI 5 87%
NO 1 13%
TOTAL 6 100%

100% 87%
80%

60%

40%

20% 13%

0%

SI NO

Al evaluar esta pregunta, se encontr que 5 personas o el 87% afirma que la

expresin oral y escrita mejorara la comunicacin y la gestin administrativa
dentro de la empresa, mientras que 1 sola persona es decir 13% no da la
importancia a este tema.

Es alentador ver como para la mayora las secretarias, el conocimiento sobre

la expresin oral y escrita es un detalle de mucha consideracin, esta
predisposicin facilita las acciones que permitan mejorar la comunicacin intra
e inter empresas.

37
Pregunta 5. Conoce usted sobre tcnicas de redaccin comercial, que
permitan mejorar la comunicacin escrita dentro de la institucin?

ITEM FRECUENCIA PORCENTAJE %

SI 1 13%
NO 5 87%
TOTAL 6 100%

100% 87%
80%

60%

40%

20% 13%

0%

SI NO

Del todo el grupo administrativo 5 personas es decir el 87% manifiesta que no

conoce sobre tcnicas de redaccin, mientras que solamente 1 persona o el
13% indica que conoce pequeos detalles al momento de redactar.

Este resultado pone en manifiesto que las secretarias que laboran en la

Municipalidad Provincial de Coronel Portillo, desconoce sobre tcnicas de
redaccin; particular que se debe considerar ya que confirma la necesidad del
manual que gue la comunicacin escrita en el empresa.

Pregunta 6. Existe un manual de redaccin comercial dentro de la empresa,

que sirva de apoyo para la redaccin de un documento?

ITEM FRECUENCIA PORCENTAJE %

SI 0 0%
NO 5 87%
DESCONOCE 1 13%
TOTAL 6 100%

38
 100%
83%
80%

60%

40%
17%
20%

0%

SI NO

Al aplicar est pregunta 5 personas es decir el 87% afirma que no existe un

manual de redaccin comercial que oriente esta actividad y 1 persona o el 13%
indica que desconoce sobre la existencia de esta gua.

Adems de que las secretarias no se han capacitado en esta funcin

secretarial, no cuenta con ningn tipo de material bibliogrfico o de consulta,
por tanto se considera que es indispensable la implementacin de una gua con
nuevas ideas de redaccin, con el fin de facilitar las labores diarias del personal
de la Municipalidad Provincial de Coronel Portillo.

Pregunta 7. Cules considera usted seran las ventajas de contar con un

manual de tcnicas y redaccin comercial dentro de la empresa?

ITEM FRECUENCIA PORCENTAJE %

Mejora la comunicacin 3 50%
Optimiza la gestin administrativa 0 0%
Ahorro de recursos y tiempo 3 50%
TOTAL 6 100%

60%
50%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
0%

Mejor Com. Optim. Gest. Admin.

Ahorro Rec. Y Tiemp.

39
De las 6 personas a quienes se aplic la encuesta, 3 de ellas o el 50% aporta
diciendo que una de las ventajas de contar con un manual de tcnicas de
redaccin comercial es el ahorro de tiempo y recursos, mientras que para el
otro 50% es decir 3 personas una de las ventajas es el mejoramiento de la
comunicacin dentro y fuera de la empresa.

Como se puede observar todo las secretarias son consciente de las diversas
ventajas de contar con una gua que mejore sus funciones en beneficio de las
relaciones comerciales de la empresa.

Pregunta 8. Qu tipo de informacin debera contener el manual de

Redaccin Comercial, para facilitar la comunicacin y gestin de la empresa?

ITEM FRECUENCIA PORCENTAJE %

Reglas ortogrficas 1 17%
Formatos preestablecidos 1 17%
Expresiones modernas precisas 4 67%
TOTAL 6 100%

80%

60%

40%
17% 17%
20%

0%

Reglas Orto. Form. Preest.

Expres. Mod. Prec.

El 67% del grupo de Secretarias es decir 3 personas, opinan que dentro de este
manual debe existir expresiones modernas que cambien el tpico dialecto de
siempre por una expresin elegante y moderna, 1 persona es decir el 17%, en
cambio considera que los formatos preestablecidos ayudaran notoriamente
sus labores, para el 17% restante un buen apoyo es el incluir reglas
ortogrficas, para resolver ciertas dudas que se presentan en el diario laboral.

Las sugerencias de cada una de las personas tienen su razn, es por eso que
se considerarn todas con el afn de brindar alternativas acorde a las
40
necesidades, con esto nace el compromiso de que a travs de esta propuesta
se cubra las expectativas del rea administrativa de la Municipalidad Provincial
de Coronel Portillo.

Pregunta 9. De implementarse un manual de redaccin, se compromete

usted a la aplicacin de las sugerencias que encontrar dentro del mismo?

ITEM FRECUENCIA PORCENTAJE %

SI 6 100%
NO 0 0%
TOTAL 6 100%

120%
100%
100%
80%
60%
40%
20%
0%
0%

SI NO

Todas las 6 personas del grupo administrativo de la empresa Municipalidad

Provincial de Coronel Portillo. Es decir el 100% se compromete a la aplicacin
de las sugerencias que se podrn encontrar dentro de este trabajo.

Es satisfactorio que el 100% de las personas se comprometa a dar uso y a

revisar todas las dudas que se presenten durante sus labores. Esto facilitar
con seguridad la ejecucin del Manual en la empresa, haciendo realidad las
propuestas de cambio en la comunicacin escrita.

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 Pregunta 10. Considera usted que la aplicacin del manual de redaccin
comercial en la empresa mejorar la gestin administrativa y dar apertura a
nuevas relaciones comerciales?

ITEM FRECUENCIA PORCENTAJE %

SI 6 100%
NO 0 0%
TOTAL 6 100%

100%
83%
80%

60%

40%
17%
20%

0%

SI NO

Para el 100%, es decir para las 6 personas encuestadas, la aplicacin de este

manual mejorar la gestin administrativa de la empresa, dando inicio a ms
relaciones comerciales dentro de la sociedad.
Con tales resultados se ha observado que la redaccin comercial, as como la
expresin oral y escrita, cumplen un papel de mucho inters, debido a que toda
empresa se desenvuelve y se da a conocer a travs de la comunicacin,
brindando una imagen corporativa positiva o negativa.

VII. CONTINUIDAD Y SOSTENIBILIDAD DEL PROYECTO

El proyecto muestra continuidad, debido a que es muy sustentable, siendo
muy poca la inversin que se pueda realizar, ya que en nuestra variable se
toca lo que es la redaccin y la gestin de documentos utilizando la tecnologa
Microsoft. Lo cual indica que un grupo posterior puede profundizar ms esta
investigacin e ir monitoreando los cambios que se puedan dar dentro de la
Municipalidad Provincial de Coronel Portillo, y comprobar si realmente se
mejor el servicio en documentacin por parte de las Secretarias de dicha
Institucin mencionada con anterioridad.

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 CONCLUSIONES

Al finalizar esta investigacin relacionada con la comunicacin y Gestin de

Documentos Utilizando Tecnologa Microsoft, de la Municipalidad Provincial de
Coronel Portillo se establecen las siguientes conclusiones:

Este trabajo ha demostrado la gran importancia que tiene el uso de una

comunicacin escrita clara, sencilla, con un estilo diferente y elegante.

El contar con una gua de tcnicas de redaccin comercial permite

mejorar la gestin documental y la comunicacin.

Es necesario modificar ciertos formatos para agilitar los procesos y

optimizar la comunicacin interna y externa que se maneja en el rea
administrativa de esta empresa y a la vez mejorar la imagen corporativa.

Es Necesario Contar con Capacitacin Constante sobre las Tecnologas

de la Informacin, Especficamente en Microsoft Office.

Es necesario Actualizar los Programas de Ofimtica a una versin ms

reciente, y capacitar a las secretarias para el mejor aprovechamiento de
sus funciones.

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 RECOMENDACIONES

Se Siguiere a la Municipalidad Provincial de Coronel Portillo lo Siguiente

Incluir dentro de los comunicados internos y externos un lenguaje claro, cortes

y agradable con un toque elegante que haga diferente cada documento.

El uso permanente de esta herramienta con el fin de facilitar los procesos de

redaccin y manejo de las comunicaciones.

Modificar los formatos ms pequeos, normando que todos sean del tamao
mnimo de media hoja A4, con el fin de agilizar los procesos, optimizar recursos
y ahorrar tiempo.

Que el personal de Secretaria de la Municipalidad Provincial de Coronel

Portillo se comprometa con la aplicacin de las sugerencias y nuevas ideas
para la elaboracin de los documentos que impacte y atraiga al lector.

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 REFERENCIA BIBLIOGRFICA

MENA, Mugica M., Gestin documental y organizacin de archivos. La Habana: Flix

Varela; (2005. Pag.22), editorial CECSA

PONJUN, Dante G., Gestin documental, gestin de informacin y gestin del

conocimiento: evolucin y sinergias. (2004, Pg.19), AVE-Pizzonalte-
CEDICE, Caracas, 2001

TERRY, George, Principios de Administracin (8. ed.) Editorial Continental, Mxico

(1857, Pg.45)

MORENO Arcadio Aguilar, "Larousse, Ortografa y Gramtica" (2000, Pg. 103)

Ediciones Larousse Buenos Aires Argentina, 2000

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ANEXOS

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