Passo a Passo do

Sistema Contbil para

gerar a ECD
ndice

GERAO DO ARQUIVO - MENU DIVERSOS / ECD........................................... 1

ECD no Folhamatic Contbil ...................................................................................... 1

ABA GERAO DO ARQUIVO: .................................................................................. 3

ABA RESPONSVEIS:................................................................................................. 4

ABA ABERTURA DO ARQUIVO: ................................................................................ 5

ABA SITUAO ESPECFICA: ................................................................................... 6

ABA DMPL / DLPA ....................................................................................................... 7

Passo a passo para preenchimento da aba DMPL / DLPA: ...................................... 7

ABA OUTROS RELATRIOS RTF: ........................................................................10

Download do PVA .......................................................................................................11

VALIDAO E AUTENTICAO DO ARQUIVO .................................................. 25

Para PJ com Registro em Cartrio ...........................................................................25

Para PJ com Registro na Junta Comercial ..............................................................26

PROCESSOS: SUBSTITUIO/RETIFICAO E AUTENTICAO ........... 31

Substituio/Retificao ............................................................................................31

Roteiro prtico para substituio do livro digital disponvel no PVA ..................31

Consulta de Acessos..................................................................................................32
 Gerao do Arquivo - Menu Diversos / ECD
ECD no Folhamatic Contbil
necessrio que a contabilidade da empresa esteja com o perodo encerrado para a gerao do
arquivo. Porm antes de encerrar o exerccio, efetue os procedimentos abaixo, alguns j citados nas
padronizaes acima:

1 - Para fins de SPED, a digitao deve ser realizada de forma ANUAL, em sequncia. Sendo
assim importante efetuar a Renumerao da Digitao, atravs do menu Utilitrios/ Renumerao da
Digitao. Informe o perodo, a opo ANUAL e clique em RENUMERAR.

2 importante efetuar a Atualizao do Plano de Contas. Para faz-la, acesse o menu:

Movimentos/ Atualizao do Plano de Contas, atualize de 01 a 12 com a Opo NORMAL.

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 3 O Encerramento do exerccio, deve ser feito atravs do menu: Movimentos/
Encerramento do Perodo, transportando o LUCRO/ PREJUZO apurado no exerccio.

4 Verifique o Balano Patrimonial e se o total do Ativo e Passivo bate. Acesse menu: Relatrios
/ Balano Patrimonial e verifique se os valores esto corretos:

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 5 - Efetue a gerao do arquivo SPED ECD, atravs do menu: Diversos/ SPED / ECD

Em atendimento ao Ato Declaratrio Executivo 09/2016, a gerao do Arquivo Digital SPED

ECD foi atualizada para o envio de arquivos correspondentes ao Ano Calendrio de 2015.

ABA GERAO DO ARQUIVO:

Destino: Informe o local onde ser gerado o arquivo;

Arquivo: O nome do arquivo ser conforme o exemplo acima, ECD9999.TXT;

Perodo: Informe o perodo da gerao do arquivo;

Formas de Escriturao: O Tipo do Livro se ser: G (Dirio Geral), R - A-Z (Escriturao Resumida
- Escriturao Auxiliar Digitao Auxiliar), ou B (Instituio Financeira Bacen);

Cdigo de Municpio: O cdigo de municpio puxado automaticamente, conforme o Cadastro

da Empresa;

Nmero do Livro Contbil: Informe o nmero do Livro Dirio, que dever ser sequencial
referente ao ltimo entregue, em papel ou formato digital;

Natureza do Livro Contbil: Dirio (padro), porm o usurio poder alterar;

Verificar inconsistncias: Com este boto poder verificar se h alguma inconsistncia antes de
gerar o arquivo.

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 ABA RESPONSVEIS:

Informe o Contador.

Informe o Scio / Responsvel que assina pela empresa.

Dados do Contador: o sistema apresenta o(s) Contador(es) cadastrado(s) no menu Arquivos /

Dados do Contador, permitindo selecionar o Contador Responsvel pelo envio do arquivo;

Dados dos Responsveis: o sistema permite especificar os dados de at 10 responsveis e

tambm possui a opo de integrar as informaes automaticamente do cadastro de Scios (Menu
Arquivos).

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 ABA ABERTURA DO ARQUIVO:

Preencha esta aba, de acordo com as informaes da Empresa.

Indicador de Incio de Perodo: Normal (01/01/ano correspondente) ou Situaes Especficas.

Indicador de Finalidade de Escriturao: Original (padro) ou Substituta, permitindo especificar

o NIRE quando for alterado.

Indicador de empresa de grande porte: NO (padro) / SIM.

Auditor Independente: Utilizado por empresas de grande porte (campo facultativo), possvel
informar dois ou mais Auditores Independentes responsveis pela Empresa.

Nome e Registro CVM do Auditor: Depois de preenchido o Nome do Auditor, dever especificar
o registro CVM.

Indicador de SCP Sociedade em Conta de Participao: possvel identificar as Sociedades

em Conta de Participao: como Scio Ostensivo ou Participante.

- Ao habilitar a opo Participante de SCP como Scio Ostensivo, o usurio poder identificar
quais so as empresas Participantes da Sociedade.

- Ao habilitar a opo ECD da SCP, o usurio poder especificar seu Cdigo ou CNPJ como SCP.

- De acordo com o ADE Cofis 82/2015, as SCP obrigadas entrega da ECD Escriturao
Contbil Digital, devero utilizar os livros G, R, B, A ou Z para a entrega do arquivo.

- O livro S Escriturao Mantida pelo Scio Ostensivo foi excluda a partir do leiaute 4 do
Manual de Orientao da ECD disponibilizado em 31 de dezembro de 2015.

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 ABA SITUAO ESPECFICA:

Tipo de Escriturao: Centralizada (Consolidada Matriz) ou Descentralizada (Individual);

Situao Especfica: Ciso, Fuso, Incorporao. Ao selecionar o sistema permitir especificar o

DIA/MS/ANO na aba Gerao do Arquivo.

Data de arquivamento da converso de sociedade simples em empresria: Data, Exemplo:

empresa de trabalho intelectual que passou a exercer atividade de comrcio.

Registros Facultativos:

DRE Configurvel Quando se utiliza a DRE Configurvel do menu Relatrios.

Centro de Custos Se deseja enviar o centro de custos da empresa para o SPED.

DMPL/DLPA Habilite para que fique disponvel a Aba DMPL/DLPA.

Cdigo da Instituio Responsvel pela Manuteno do Plano de Contas Referencial:

necessrio identificar qual o cdigo da Instituio Responsvel pela Manuteno do Plano Referencial
(conforme o tipo de empresa). Diante da configurao feita no Menu Arquivos / Empresas / Aba 1 Plano
de Contas.

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 ABA DMPL / DLPA

Esta aba permite que o usurio gere informaes do relatrio DMPL ou DLPA, especificando o
Fato contbil que modificou os saldos das contas de Lucro/Prejuzo e/ou do Patrimnio Lquido. Exemplo:
Aumento do Capital Social.

Poder especificar a conta contbil que sofreu modificao e o Saldo Inicial e Final de cada conta.
Os saldos devero ser informados conforme o Perodo de Apurao (Anual ou Trimestral) da Empresa.

Passo a passo para preenchimento da aba DMPL / DLPA:

Essa rotina no obrigatria para a gerao do SPED ECD. Caso deseje utilizar essas informaes,
todos os dados devem ser preenchidos manualmente de acordo com as informaes de sua empresa.

A DLPA permite que seja realizado somente um fato contbil por perodo, j a DMPL exige que
seja realizado um fato por ms.

O passo a passo para o preenchimento realizado da seguinte maneira:

Na aba SITUAES ESPECFICAS habilite a opo Gerar DMPL/ DLPA.

Acesse a aba DMPL/DLPA, selecione qual opo deseja habilitar, sendo que o SPED aceita
somente um dos demonstrativos.

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 Escolhida a opo, basta marc-la e selecionar o perodo referente (esse perodo esta
relacionado com o encerramento realizado no sistema para essa determinada empresa, sendo trimestral
ou anual).

O prximo passo criar o fato contbil. Para faz-lo insira o cdigo e logo aps acrescente o
nome desse fato, clicando na opo + para que esse fato seja inserido (para criar esses fatos contbeis,
podem ser tomados como base os relatrios da DLPA/ DMPL, de acordo com o demonstrativo escolhido,
como base).

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 Criado os fatos desejados, ser necessrio realizar o lanamento referente a esse fato,
informando a conta contbil a qual se refere; o saldo inicial dessa conta; o saldo dessa conta durante o
ano; o saldo final (soma do saldo inicial mais o saldo do fato contbil), caso este saldo seja credor dever
inserir o sinal negativo (-) frente; de o cdigo do fato contbil (cadastrado no incio do procedimento) e
por fim o indicador. Para finalizar, clique sobre a opo + para inserir o lanamento realizado.

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 ABA OUTROS RELATRIOS RTF:

Caso necessrio inclua no arquivo digital, outros relatrios no especificados/exigidos pelo

leiaute de importao, como por exemplo: Notas Explicativas. Basta gerar esses relatrios em formato
RTF para anexar ao arquivo.

Aps realizar os procedimentos acima, todas as informaes necessrias para a gerao desse
demonstrativo estaro preenchidas.

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 6 Aps verificar todas as ABAS, retorne a Aba Gerao do Arquivoe clique em Gerar arquivo
que ir validar no PVA (Programa Validador e Assinador) da Receita Federal.

7 Aps ter feito os procedimentos no sistema, e gerado o arquivo.

Baixe o PVA, acessando o endereo abaixo:

Download do PVA

http://www1.receita.fazenda.gov.br/Sped/

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Depois de ter feito o download e instalado o PVA, basta validar o arquivo e ver se deu tudo certo.

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 Validao e Autenticao do Arquivo
Para PJ com Registro em Cartrio
De acordo com a Instruo Normativa no 1.420, de 19 de dezembro de 2013, as empresas
registradas em cartrios esto dispensadas da autenticao para fins fiscais. Portanto, para cumprir a
obrigao acessria com a Receita Federal do Brasil, transmita a escriturao via Sped Contbil. No h
taxa a pagar para a Receita Federal do Brasil.

Em relao autenticao pelos cartrios, deve ser utilizado o Mdulo de Registro de Livros
Fiscais para os Cartrios de Ttulos e Documentos e Pessoa Jurdica, para autenticao de arquivos da
ECD. Para isso, necessrio que a empresa registrada em cartrio transmita o mesmo arquivo da ECD
que foi transmitido ao Sped para os Cartrios por meio do referido mdulo. O software referente ao
mdulo pode ser acessado no site www.rtdbrasil.org.br.

Aps se cadastrar no site do RTD Brasil e efetuar o Login e senha, ser aberta a rea exclusiva do
usurio. Clique no banner SPED;

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 Clique na opo Livro Contbil Digital:

Selecione o Cartrio;

Informe o N do registro da sua Empresa;

Digite o Nmero do Recibo de Entrega do SPED;

Selecione o arquivo SPED enviado ao PVA;

Informe o CPF do Administrador e demais partes que possuem poderes para representar a
empresa.

Aps enviado o arquivo SPED, as partes que foram informadas, devem assinar o Requerimento de
Registro do Arquivo SPED. Cada pessoa (CPF) deve ter o cadastro na Central RTDPJ Brasil para realizar a
assinatura digital.

Para PJ com Registro na Junta Comercial

2 Ficam dispensados de autenticao os livros da escriturao contbil das pessoas jurdicas
no sujeitas a registro em Juntas Comerciais. (Redao dada pela Instruo Normativa RFB n 1.510, de 5
de novembro de 2014)

Atravs do PVA, execute as seguintes etapas:

Validao do arquivo contendo a escriturao;

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 Assinatura digital (e-CPF tipo A3) do livro pela(s) pessoa(s) que tm poderes para
assinar, de acordo com os registros e pelo Contabilista;

Gerao e assinatura de requerimento para autenticao dirigido Junta Comercial de

sua jurisdio.

Importante:

Para gerao do requerimento indispensvel, exceto para a Junta Comercial de Minas Gerais,
informar a identificao do documento de arrecadao do preo da autenticao.

Verifique na Junta Comercial como obter a identificao.

Ao receber a ECD, o Sped extrai um resumo (requerimento, Termo de Abertura e Termo de

Encerramento) e o envia para a Junta Comercial competente.

Para gerar o requerimento, aps assinar o arquivo no PVA, ser liberada a opo para o
requerimento. Preencha os campos solicitados e clique em Avanar:

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 Em seguida solicitada a assinatura digital do assinante do requerimento. Selecione a
qualificao do assinante do requerimento. Clique em Assinar.

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 Na tela "Lista de Certificados" que ser aberta, selecione o certificado que ser utilizado para a
assinatura digital. Caso no existam certificados, ser exibida a mensagem: "Nenhum certificado com as
caractersticas necessrias foi encontrado. Para assinar a escriturao contbil o certificado precisa ser
A3, pertencer ICP-Brasil e o CPF do certificado dever ser igual ao CPF do respectivo signatrio." Clique
no boto "OK" para prosseguir ou no boto "Cancelar" para desistir;

Ser exibida a tela para a digitao da senha do certificado.

Caso a assinatura seja feita com sucesso, a mensagem abaixo ser exibida. Clique em "OK" para
retornar tela "Passo-a-Passo" para continuar a prxima etapa do processo.

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 Assinados a escriturao e o requerimento, faa a transmisso para o Sped.

Concluda a transmisso, ser fornecido um recibo. Imprima-o, pois ele contm informaes
importantes para a prtica de atos posteriores.

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 Processos: Substituio/Retificao e
Autenticao

Substituio/Retificao

O livro pode ser substitudo mediante a gerao de requerimento especfico de substituio

utilizando a funcionalidade de gerenciar requerimento do PVA do Sped Contbil, exceto quando estiver
em um dos seguintes status: em anlise (pela Junta Comercial) ou substitudo.

Ateno:

Para que um livro colocado sob exigncia possa ser autenticado, depois de sanada a
irregularidade, ele deve ser reenviado ao Sped. No h necessidade de novo pagamento do preo da
autenticao.

Deve ser gerado o requerimento especfico para substituio de livros no autenticados e

colocados sob exigncia.

Roteiro prtico para substituio do livro digital disponvel no PVA

1. Corrija as informaes no arquivo: se o arquivo o que foi assinado, remova a assinatura. A

assinatura um conjunto de caracteres estranhos que fica aps o registro 9999. Basta apagar tudo que
fica aps tal registro. Para fazer isso, edite a escriturao com algum editor de texto do tipo Bloco de
Notas.

2. Valide o livro no PVA do Sped Contbil utilizando a funcionalidade Arquivo/Escriturao

Contbil/Validar Escriturao Contbil.

3. Assine.

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 4. Gere o requerimento de substituio (a opo est no topo do formulrio) - o hash do livro a
ser substitudo , tambm, o nmero do recibo de entrega. A informao deve ser preenchida utilizando
somente os algarismos e as letras maisculas de A at F (No h a letra O no hash; sempre o numeral
0). Informe tambm o DV.

5. Assine o requerimento.

6. Transmita.

Consulta de Acessos

Para verificar o andamento dos trabalhos, utilize a funcionalidade Consulta Situao do PVA.

Para isso acesso o site da Receita Federal, e no rodap do site em Portais, acesse o portal SPED.
Dentro deste portal encontrar a opo: Consulta Situao ECD.

O PVA tem ainda as funcionalidades de visualizao da escriturao e de gerao recuperao de

backup.

Autenticada a escriturao, adote as medidas necessrias para evitar a deteriorao, extravio ou

destruio do livro digital.

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 Dvidas sobre treinamentos:

treinamentosage@sage.com

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