Microsoft Excel 2013

Es una hoja de clculo que permite ingresar y organizar datos como

valorizaciones, lista de insumos, lista registro de compras, registro de
asistencia, registro de notas, lista de precios, control de stock, boletas de
ventas, facturas, etc.

Utiliza herramientas como grficos, subtotales, filtros, consolidados, tablas

dinmicas, etc.

Un archivo de Excel es un libro, un libro est formado por hojas y una hoja est
formada por filas y columnas.

Las columnas se identifican por letras desde A hasta XFD y las filas se
identifican por nmeros desde 1 hasta 1048,576.

La interseccin de una fila con una columna se denomina CELDA y se identifica

con la letra de la Columna seguida del nmero de la fila. Ejemplo A3, F89, etc.

Cuando se inicia Excel se muestra la pantalla siguiente:

En esta imagen se aprecia 2 partes: en la parte izquierda se muestran todos

los archivos con los cuales se han trabajado recientemente y otros que estn
grabados y que se pueden abrir.

En la parte derecha aparecen varios tipos de plantillas.

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CREAR UN NUEVO LIBRO

Para crear un libro nuevo se debe hacer clic en el cono Libro en Blanco.

Se muestra la pantalla siguiente:

DESCRIPCIN DEL ENTORNO

1. Herramientas de acceso rpido.

2. Nombre del libro (por defecto se llama Libro1).
3. Icono de ventana.
4. Men principal (Archivo, Inicio, Insertar, Diseo de Pgina, Frmulas,
Datos, Revisar, Vista).
5. Cinta de Opciones (cambiarn de acuerdo al Men seleccionado).
6. Hoja de datos (Filas y columnas).
7. Hoja1.

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La ficha Archivo

Si haces clic en la ficha Archivo que se encuentra en la parte superior

izquierda observars un men con las principales acciones que se
pueden realizar con cualquier documento.

Contiene elementos como: Informacin, Nuevo, Abrir, Guardar como,

Imprimir, Exportar o Cerrar.

Para cerrar la ficha Archivo slo presiona la tecla ESC.

La ficha Inicio
Esta ficha presenta los grupos portapapeles, fuente, alineacin, Nmero,
estilos, celdas, modificar. Cada grupo presenta sus opciones.

La ficha Insertar

Esta ficha presenta los grupos tablas, ilustraciones, aplicaciones, grficos,

informes, filtros, vnculos, smbolos.

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La ficha Diseo de Pgina

Esta ficha presenta los grupos temas, configurar pgina, ajustar rea de
impresin, opciones de la hoja, organizar.

La ficha Frmulas

Esta ficha presenta los grupos biblioteca de funciones, nombres definidos,

auditora de frmulas, clculo.

La ficha Frmulas

Esta ficha presenta los grupos obtener datos externos, conexiones, Ordenar y
filtrar, herramientas de datos, esquema.

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La ficha Revisar

Esta ficha presenta los grupos Revisin, Idioma, Comentarios, Cambios.

La ficha Vista

Esta ficha presenta los grupos Vista de libro, mostrar, Zoom, Ventana,
Macros.

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DESPLAZAMIENTO EN LA HOJA

Flecha abajo = Desplaza una celda abajo.

Flecha arriba = Desplaza una celda arriba.
Flecha derecha = Desplaza una celda derecha.
Flecha izquierda = Desplaza una celda izquierda.
Control + Flecha izquierda = Ir hasta el final de las columnas XFD.
Control + Flecha derecha = Ir hasta el inicio de las columnas A.
Control + Flecha abajo = Ir hasta el final de las filas 1048576.
Control + Flecha arriba = Ir hasta el inicio de las filas 1.
Control + Inicio = Ir a la celda A1.
F5 = Ir a una celda especfica.
Re Pg = Pantalla arriba.
Av Pg = Pantalla abajo.
Control + Av Pg = Ir a la siguiente hoja (de hoja1 a hoja2).
Control + Re Pg = Ir a la anterior hoja (de hoja2 a hoja1).

SELECCIONAR FILAS, COLUMNAS, RANGO Y HOJAS

SELECCIONAR FILAS
A) Seleccionar una Fila:
Hacer clic sobre el nmero que identifica a la fila a seleccionar.
B) Seleccionar varias Filas Consecutivas:
Clic sobre el nmero de fila a seleccionar (fila 5).

Mantenga presionada la tecla SHIFT ( ).

Clic sobre el nmero de fila final a seleccionar (fila 10).
Se obtiene lo siguiente.

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 C) Seleccionar varias Filas No Consecutivas:
Clic sobre el nmero de fila a seleccionar (fila 5).
Mantenga presionada la tecla CONTROL.
Clic sobre el nmero de la siguiente fila a seleccionar (fila 8).
Clic sobre el nmero de la siguiente fila a seleccionar (fila 11).
Se obtiene lo siguiente.

SELECCIONAR COLUMNAS
A) Seleccionar una Columna:
Hacer clic sobre la letra de la columna a seleccionar.
B) Seleccionar varias Columnas Consecutivas:
Clic sobre la letra de la columna a seleccionar (columna B).

Mantenga presionada la tecla SHIFT ( ).

Clic sobre la letra de columna final a seleccionar (columna G).
Se obtiene lo siguiente.

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 C) Seleccionar varias Columnas No Consecutivas:
Clic sobre la letra de columna a seleccionar (columna D).
Mantenga presionada la tecla CONTROL.
Clic sobre la letra de la columna a seleccionar (columna F).
Clic sobre la letra de la siguiente columna a seleccionar (columna H).
Se obtiene lo siguiente.

SELECCIONAR RANGO DE CELDAS

A) Seleccionar un Rango:
Hacer clic sobre una celda A1.
Mantener presionada la tecla Shift ( ) y hacer clic sobre la celda B10.

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INGRESANDO DATOS

Los datos que se pueden ingresar son nmeros, textos, fechas, horas. Puede
dar formato a estos datos de varias maneras. Adems, puede ajustar varias
opciones de configuracin para que le resulte ms fcil ingresarlos.

Excel dispone de varias opciones para ingresar datos manualmente en su hoja.

Puede ingresar datos en una celda, en varias celdas a la vez, o en ms de una
hoja de clculo simultneamente.

NOTA: Debe saber que si no puede ingresar o editar datos en una hoja de clculo,
puede que est protegida para evitar que los datos se modifiquen de manera
accidental. En una hoja de clculo protegida, puede seleccionar celdas y ver los datos,
pero no puede escribir informacin en las celdas bloqueadas.

Ingresar texto o un nmero en una celda

1. Hacer clic en una celda.

2. Digite los nmeros o el texto que desee ingresar y, despus, presione Entrar
o las teclas cursoras.

NOTA: Para ingresar los datos en ms de una lnea dentro de una misma celda,
debe presionar las teclas Alt + Enter.

Introducir una fecha o una hora en una celda

1. Hacer clic en una celda.

2. Digite una fecha o una hora como se indica:
3. Para ingresar una fecha, use una barra oblicua o un guion para separar los
da/mes/ao; por ejemplo, escriba 29/06/15 o 29-Jun-2015. Tambin 29 Jun
se ingresar 29-Jun-2015.
4. Para ingresar una hora teniendo como referencia un formato de 12 horas,
ingrese la hora seguida de un espacio y, despus, escriba a o p tras la hora;
por ejemplo, 9:00 p.

NOTA: Para ingresar la hora y fecha actual, presione Ctrl + Mays + :

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Introducir los mismos datos en varias celdas a la vez

Seleccione las celdas en las que desee ingresar los mismos datos. Las celdas
pueden ser o no adyacentes.

Procedimientos para seleccionar celdas

Para seleccionar Realice este procedimiento

Una celda Haga clic en la celda o use las teclas cursoras para ir
a la celda.
Un rango de celdas Haga clic en la primera celda del rango y arrastre el
puntero hasta la ltima celda, o mantenga presionada
la tecla Shift mientras presiona las teclas de cursoras
(flechas) para extender la seleccin.

Tambin puede seleccionar la primera celda del rango

y, a continuacin, presionar F8 para extender la
seleccin mediante las teclas cursoras (flechas). Para
detener la ampliacin de la seleccin, vuelva a
presionar F8.
Un rango de celdas Haga clic en la primera celda del rango y mantenga
grande presionada la tecla Mays mientras hace clic en la
ltima celda del rango.
Todas las celdas de una Haga clic en el botn Seleccionar todo.
hoja de clculo

Celdas o rangos de Seleccione la primera celda o rango de celdas y,

celdas no adyacentes despus, mantenga presionada la tecla Ctrl mientras
selecciona el resto de las celdas o los rangos.

Tambin puede seleccionar la primera celda o rango

de celdas y, despus, presionar Mays+F8 para
agregar otra celda o rango no adyacente a la
seleccin. Para dejar de agregar celdas o rangos,
vuelva a presionar Mays+F8.

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 Luego, en la celda activa, escriba los datos y presione Ctrl + Enter.

NOTA Tambin puede introducir los mismos datos en varias celdas usando el

controlador de relleno para rellenar de forma automtica los datos en las

celdas de las hojas de clculo.

Introducir los mismos datos en varias hojas de clculo a la vez

Si tienes varias hojas de clculo activas a la vez, puede introducir nuevos datos
o cambiar datos existentes en una de las hojas de clculo; los cambios se
aplicarn a las mismas celdas de todas las hojas de clculo seleccionadas.

1. Haga clic en la pestaa de la primera hoja de clculo que contiene los datos
que desea modificar. Despus, mantenga presionada la tecla Control
mientras hace clic en las pestaas de las hojas en las que desea sincronizar
los datos.

NOTA Si no ve la pestaa de la hoja de clculo que desea, haga clic en los

botones de desplazamiento por las pestaas para buscar la hoja y, despus,
haga clic en la pestaa correspondiente. Si sigue sin encontrar las pestaas de
la hoja de clculo que desea, puede que tenga que maximizar la ventana del
documento.

2. En la hoja de clculo activa, seleccione la celda o el intervalo en los que desea

modificar datos existentes o introducir nuevos.

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Cambiar el ancho de una columna

En una hoja de clculo, puede especificar un ancho de columna comprendido

entre 0 (cero) y 255. Este valor representa el nmero de caracteres que puede
mostrar en una celda con formato de fuente estndar. El ancho de columna
predeterminado es de 8,43 caracteres. Si especifica un ancho de columna de
0, la columna se oculta.

Puede especificar un alto de fila comprendido entre 0 (cero) y 409. Este valor
representa la medida en puntos del alto (1 punto es aproximadamente igual a
1/72 pulgadas o 0,035 cm). El alto de fila predeterminado es de 12,75 puntos
(aproximadamente 1/6 pulgadas o 0,4 cm). Si especifica un alto de fila de 0, la
fila se oculta.

Si est trabajando en la vista Diseo de pgina (pestaa Vista, grupo Vistas de

libro, botn Diseo de pgina), puede especificar el ancho de una columna o el
alto de una fila en pulgadas.

Establecer un ancho especfico para una columna

1. Seleccione la columna o columnas que desea cambiar.

2. En la pestaa Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opcin Formato.

3. En Tamao de celda, haga clic en Ancho de columna.

4. En el cuadro Ancho de columna, escriba el valor que desee.

5. Haga clic en Aceptar.

Sugerencia: Para establecer rpidamente el ancho de una sola

columna, haga clic con el botn secundario en la columna seleccionada,
haga clic en Ancho de columna y escriba el valor que desea.

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Cambiar el ancho de columna para ajustarlo automticamente al
contenido (autoajustar)

1. Seleccione la columna o columnas que desea cambiar.

2. En la pestaa Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opcin
Formato.

3. En Tamao de celda, haga clic en Autoajustar ancho de columna.

Nota: Para ajustar rpidamente todas las columnas de la hoja de clculo,

haga clic en el botn Seleccionar todo y haga doble clic en cualquier
borde entre dos encabezados de columnas.

Hacer coincidir el ancho de columna con otra columna

1. Seleccione una celda en la columna que tenga el ancho que desee

usar.
2. Presione Ctrl+C o, en la pestaa Inicio, en el grupo Portapapeles,
haga clic en Copiar.

3. Haga clic con el botn secundario en una celda de la columna de

destino, seale Pegado especial y haga clic en el botn Mantener
ancho de columnas de origen .

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Cambiar el ancho predeterminado de todas las columnas de una hoja de
clculo o un libro

Puede especificar un nmero diferente para el ancho predeterminado de

columna de una hoja de clculo o de un libro.

1. Siga uno de estos procedimientos:

o Para cambiar el ancho predeterminado de columna de una hoja
de clculo, haga clic en la pestaa de la hoja.
o Para cambiar el ancho predeterminado de columna de todo el
libro, haga clic con el botn secundario en la pestaa de una hoja
y haga clic en Seleccionar todas las hojas en el men
contextual.

2. En la pestaa Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opcin

Formato.

3. En Tamao de celda, haga clic en Ancho predeterminado.

4. En el cuadro Ancho estndar de columna, escriba una medida nueva
y haga clic en Aceptar.

Sugerencia: Si desea definir el ancho predeterminado de columna de

todos los libros y hojas de clculo nuevos, puede crear una plantilla de
libro o de hoja de clculo y basar los libros u hojas de clculo nuevos en
dichas plantillas.

Cambiar el ancho de las columnas con el mouse

Siga uno de estos procedimientos:

Para cambiar el ancho de una columna, arrastre el borde del lado

derecho del encabezado de columna hasta que la columna tenga el
ancho que desea.

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 Para cambiar el ancho de varias columnas, seleccione las columnas que
desea cambiar y arrastre un borde hacia la derecha de un encabezado
de columna seleccionado.
Para cambiar el ancho de columnas y ajustarlo al contenido, seleccione
la columna o columnas que desea cambiar y haga doble clic en el borde
de la derecha del encabezado de columna seleccionado.
Para cambiar el ancho de todas las columnas de la hoja de clculo, haga
clic en el botn Seleccionar todo y arrastre el borde de cualquier
encabezado de columna.

Establecer un alto especfico para una fila

1. Seleccione la fila o filas que desea cambiar.

2. En la pestaa Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opcin
Formato.

3. En Tamao de celda, haga clic en Alto de fila.

4. En el cuadro Alto de fila, escriba el valor que desee.

Cambiar el alto de fila para ajustarlo al contenido

1. Seleccione la fila o filas que desea cambiar.

2. En la pestaa Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opcin
Formato.

3. En Tamao de celda, haga clic en Autoajustar alto de fila.

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 Sugerencia: Para autoajustar rpidamente todas las filas de la hoja de
clculo, haga clic en el botn Seleccionar todo y haga doble clic en el
borde inferior de uno de los encabezados de fila.

Cambiar el alto de las filas con el mouse

Siga uno de estos procedimientos:

Para cambiar el alto de fila de una fila, arrastre el borde inferior del
encabezado de fila hasta que la fila tenga el alto que desea.

Para cambiar el alto de fila de varias filas, seleccione las filas que desea
cambiar y arrastre el borde inferior de uno de los encabezados de fila
seleccionado.
Para cambiar el alto de todas las filas de la hoja de clculo, haga clic en
el botn Seleccionar todo y arrastre el borde inferior de cualquier
encabezado de fila.

Para cambiar el alto de fila y ajustarlo al contenido, haga doble clic en

el borde inferior del encabezado de fila.

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Que sucede si una celda muestra #####. Por ejemplo, ingrese una celda con
el formato de fecha "dd/mm/aaaa" contiene 29/06/2015.

Sin embargo, el ancho de la columna nicamente puede mostrar seis

caracteres. La celda mostrar #####. Para ver el contenido de la celda con su
formato actual, debe aumentar el ancho de la columna.

1. Haga clic en la celda cuyo ancho de columna desea cambiar.

2. En la pestaa Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opcin Formato.

3. En Tamao de celda, realice uno de estos procedimientos:

o Ajuste el texto de la celda, haciendo clic en Autoajustar ancho de columna.

o Para especificar un mayor ancho de columna, haga clic en Ancho de
columna y, despus, escriba el ancho que desea en el cuadro Ancho de
columna.

Ajustar el texto en una celda

Puede mostrar varias lneas de texto dentro de una celda realizando un ajuste
de texto. El ajuste del texto de una celda no afecta al resto de las celdas.

1. Haga clic en la celda en la que desea ajustar el texto.

2. En la pestaa Inicio, en el grupo Alineacin, haga clic en Ajustar texto.

Cambiar el formato de un nmero

En Excel, el formato de una celda es independiente de los datos que se
almacenan en la misma. Esta diferencia en la visualizacin puede tener un

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 efecto significativo cuando los datos son numricos. Por ejemplo, cuando el
nmero introducido est redondeado, solo se redondea el nmero mostrado.
Los clculos usan el nmero real almacenado en la celda y no el nmero
formateado que se muestra. Por lo tanto, los clculos pueden parecer inexactos
debido al redondeo en una o ms celdas.
Una vez escritos los nmeros en una celda, puede cambiar el formato en que
se visualizan.
1. Haga clic en la celda que contiene los nmeros cuyo formato desea cambiar.
2. En la pestaa Inicio, en el grupo Nmero, haga clic en la flecha situada junto
al cuadro Formato de nmero y, despus, en el formato que desee.

Dar formato a un nmero como texto

A los nmeros que no deben calcularse en Excel, por ejemplo, los nmeros de
telfono, se les puede dar formato de texto aplicando dicho formato a las celdas
vacas antes de escribirlos.

1. Seleccione una celda vaca.

2. En la pestaa Inicio, en el grupo Nmero, haga clic en la flecha situada junto
al cuadro Formato de nmero y, despus, en Texto.

3. Escriba los nmeros que desee en la celda con formato.

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 Aplicar formato condicional con Anlisis rpido

Excel tiene una serie de opciones para analizar rpidamente los datos con el
formato condicional. Por ejemplo, puede usar una escala de colores para
diferenciar los valores correspondientes a una temperatura alta, media o baja.

Puede aplicar este tipo de formato de la siguiente manera:

1. Empiece seleccionando los datos. En la esquina inferior derecha de la seleccin
aparecer el botn Anlisis rpido.

2. Haga clic en el botn Anlisis rpido o presione Ctrl + Q.

3. En la pestaa Formato, pase el puntero del mouse por las diferentes opciones
para visualizar una Vista previa dinmica de los datos y elija el formato que ms
le guste.

NOTA

Para quitar un formato condicional, en la galera Anlisis rpido, haga clic

en Borrar formato.
Para ver colores y opciones adicionales de formato, seleccione los datos y
haga clic en Inicio > Formato condicional.

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