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1 Lic. Imelda Rugama Pinell La confianza es la clave del xito Contabilidad II
Universidad Politcnica de Nicaragua Upoli- Esteli
Unidades
Presentacin
Estimado estudiante
Todas las habilidades en destrezas desarrolladas a travs del estudio de la contabilidad I sern de gran
utilidad en la presente asignatura, principalmente el dominio de la teora de la partida doble, ya que
es el fundamento de todo proceso contable, combinando con la experiencia personal en esta rea
aseguran un resultado exitoso en el estudio de la contabilidad II,
2- Identificar los procedimientos necesarios para el control de cuentas del activo circulante, tales
como las operaciones de banco y clientes mediante la elaboracin de una conciliacin
bancaria y la determinacin del valor de las cuentas incobrables para un periodo especifico.
3- Manejar las reglas que se aplican para su valuacin y presentacin de los inventarios.
6- Valorar las caractersticas que desde el punto de vista tico y moral, debe posee un contador y
administrador en la puesta en prctica de sus conocimientos en esta rea
Objetivos Especifico:
Analizar la importancia del efectivo en sus diferentes Componentes y dominar las reglas de valuacio n y
presentacio n de esta a rea, como tambie n la aplicacio n de la conciliacio n bancaria y los diferentes ajustes
que se presentan en su manejo y contabilizacio n.
Introduccin:
I. ACTIVO DISPONIBLE.
1. Efectivo en Caja.
Es un activo circulante, el de mayor liquidez con el que cuenta una Organizacin para cubrir sus
inmediatas obligaciones. Se considera como efectivo las partidas del activo circulante que se
mencionan a continuacin:
Dinero de curso legal, propiedad de la Empresa, es decir, dinero de obligatoria aceptacin en el pas, con
las limitaciones que la Ley impone, de acuerdo a lo especificado en la Ley del Banco Central y la Ley
General de Bancos y Otras Instituciones Financieras.
Depsitos realizados en Bancos, en las Cuentas Corrientes y de Ahorros, a favor de la Empresa.
Instrumentos de crdito de cobranza inmediata: cheques ordinarios, cheques de gerencia, cheques de
viajeros, y otros instrumentos de crdito de cobro inmediato, aceptados por los bancos, que legalmente
posea la Empresa.
Divisas o monedas extranjeras de libre cotizacin en la Banca Nacional.
No se considera efectivo a aquellas partidas del activo que, a pesar de estar conformadas por dinero de curso
legal, no sean de inmediata disponibilidad, tales como: depsitos dados en garanta, depsitos bancarios
congelados por intervencin de la institucin financiera u otros motivos, depsitos a plazo fijo, cheques
devueltos por falta de fondos, estampillas fiscales, adelantos para viticos u otros gastos, vales en caja o cheques
con fechas adelantadas (postdatados).
Caja General
Activo circulante disponible, representa el dinero efectivo que tiene la empresa para efectuar sus pagos.
Representa dinero en efectivo, considerndose como efectivo los billetes, monedas, cheques recibidos, giros
bancarios, etc.
Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa. Se carga con el efectivo que recibe y
se abona cuando se hace el depsito de los mismos en Banco. Es una cuenta de saldo deudor, nunca acreedor.
Indicar el efectivo, cheques o vales que se encuentran en la Caja.
Ejemplo: La Empresa realiza una venta de contado al Cliente X por C$. 160.000,00. Se le hace una
factura identificada con el No. 1234. El Cliente cancela el total con cheque. El asiento en el Diario ser
como sigue:
Consiste en un fondo fijo que la Empresa crea de acuerdo a sus requerimientos. El establecimiento de
dicho fondo se hace mediante retiro en cheque de la cantidad convenida y se asienta de la siguiente
manera:
Por medio de caja chica se realizan los gastos menores que no ameritan la elaboracin de un cheque; la
cantidad del fondo fijo, y el monto mximo de pago por caja chica dependen de la naturaleza del
negocio, de su volumen de operaciones y de la frecuencia con que se use caja chica; el dinero de caja
chica puede ser guardado en un pequea caja fuerte; se entiende por fondo fijo de caja chica la cantidad
con la cual se crea esta cuenta y la cantidad a la cual debemos llevar despus de reembolso.
Arqueos de Caja.
El Arqueo de Caja consiste en el anlisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso
determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el
Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra fsicamente en Caja en dinero
efectivo, cheques o vales. Sirve tambin para saber si los controles internos se estn llevando
adecuadamente. Esta operacin es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos
asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero.
Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de
control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada
Diferencias de Caja. Se le cargan los faltantes como prdidas y se abonan los sobrantes como
ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta Diferencias de Caja se
deber cancelar contra la de Prdidas y Ganancias.
2- Sorpresivos : Son los arqueos que se realizan en cualquier momento del da sin previo aviso y con
autorizacin de la Direccin o Gerencia de la Empresa o Institucin . Su Objetivo es verificar el
buen funcionamiento de la persona encargada de la caja.
Lo normal es que la suma de los diversos comprobantes de egresos y el efectivo sea igual al total del
fondo asignado a la Caja Chica; pero puede suceder que se haya hecho un pago que no se ha
relacionado, o se cancela un comprobante por una suma mayor o menor, o el cajero a hecho un uso
indebido del mismo.
Todo esto puede originar faltantes o sobrantes de dinero en la Caja Chica.
DETALLE DE DOCUMENTOS
Fecha Documento Beneficiario Concepto Importe C$
Suma de documentos C$ -
DETALLE DE EFECTIVO
Cantidad Denominacin Importe
500.00 -
100.00 -
50.00 -
20.00 -
10.00 -
5.00 -
1.00 -
0.50 -
0.25 -
0.10 -
0.05 -
0.01 -
Suma del efectivo C$ 0
Total Doctos + Efectivo C$ 0
CK. EN TRANSITO C$
Fondo de Caja Chica C$
Diferencia ( + - ) C$
Si por el contrario arroja como resultado un sobrante, el mismo se debe abonar a una cuenta de otros
ingresos.
EMPRESA.___________
11 Lic. Imelda Rugama Pinell La confianza es la clave del xito Contabilidad II
Universidad Politcnica de Nicaragua Upoli- Esteli
Fecha: Fondo Arqueado:
Hora: Responsable de Caja:
DOCUMENTOS :
1-Comprobantes de Pago con Efectivo: ____________
2-Recibos Oficiales de Caja del No al No ____________ ____________
Sub Total Cordobas . C$ ____________
EFECTIVO
1-Billetes
___________ ______________
Contadora Responsable de Caja
Principios Aplicables.
CONCEPTO:
Por su naturaleza, el rengln de efectivo debe estar constituido por el total de moneda de curso legal o
sus equivalentes, tales como: giros bancarios, telegrficos, postales, monedas de oro, extranjeras,
depsitos bancarios en cuentas de cheques, etc., propiedad de una entidad econmica.
REGLAS DE VALUACION
Se vala a su valor nominal. Las existencias en moneda extranjera o en oro, debern valuarse al tipo de
cambio bancario que est en vigor a la fecha de los estados financieros, reflejando en sus resultados de
operacin, la utilidad o prdida correspondiente; es decir los ajustes resultantes de la valuacin del
efectivo representado por metales preciosos y moneda extranjera se reconocen en los resultados.
Los rendimientos sobre depsitos que generen intereses se reconocen en resultados conforme se
devengan.
REGLAS DE PRESENTACIN
Se presenta como la primera partida del activo circulante, excepto cuando existen restricciones
formales en cuanto a su disponibilidad o fin al que est destinado, en cuyo caso se mostrar por
separado en el activo.
Los cheques librados con anterioridad a la fecha de los estados financieros que no se hayan entregado a
los beneficiarios, se presentar formando parte del rengln de efectivo.
Cuando no se tengan convenidos de compensacin, los sobregiros reportados por las instituciones que
integran el sistema financiero deben mostrarse como un pasivo a corto plazo, aun cuando se mantengan
otras cuentas de cheques en la misma institucin.
REGLAS DE REVELACIN
La existencia de metales preciosos y el efectivo denominado en moneda extranjera se debe mostrar
indicando su monto, poltica de valuacin, clase de moneda, cotizaciones utilizadas para su traduccin
y su equivalente en moneda nacional.
Control Interno.
El Control interno que no es ms que un plan de organizacin de todos los mtodos coordinados con la
finalidad de:
Proteger los activos
Verificar la exactitud y confiabilidad de la informacin financiera
Promover la eficiencia de las operaciones.
Control interno administrativo: mtodos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente
con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la
gerencia.
Control interno contable: mtodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente con la
proteccin de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad .
Entre las reas que debemos establecer un control interno tenemos: Activos Fijos, Caja chica, Efectivo,
Inventarios, Ventas Etc.
Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propsito de monitorear todas las actividades
de la Empresa, que puedan afectar el manejo del efectivo. Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar
los activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros. Las medidas de control interno de efectivo
estn orientadas a reducir los errores y prdidas.
Los ingresos realizados por cobradores se controlan manteniendo una vigilancia estricta a todos
los cobradores de manera que:
Diariamente sea preparada una relacin de todas las facturas o documentos al cobro.
Que al final del da, estos entreguen el dinero cobrado junto con la relacin antes mencionada.
Que estos documentos estn bajo la responsabilidad de una sola persona o preferiblemente por el
departamento de cobros y crditos.
Las remesas recibidas por correo se le encomiendan a una persona de confianza que los reciba y prepare una
relacin la cual se mandar posteriormente al departamento de contabilidad .
Deber establecerse el monto de la caja chica y un lmite mximo para los pagos a realizarse por
caja chica. Los que excedan dicho lmite, se debern pagar con cheques.
Esta cuenta slo se mover cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su eliminacin.
Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.
La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la
Caja Principal.
La reposicin del fondo se har mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo.
El formato para reembolso del Fondo de Caja Chica debe confeccionarse en original y copia, adjuntando
los documentos justificativos de los gastos para ser entregados al Departamento de Contabilidad para su
registro contable y la copia para su archivo y control correlativo.
No se debe aceptar comprobantes justificativos que en su contenido slo describan conceptos generales
como "por consumo" o "por ventas varias" o "servicios diversos".
Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, debern estar aprobados previamente por otra
persona autorizada y especificaran en cifras y letras el monto pagado.
El fondo se cargar a cada una de las cuentas de gastos o de costos, segn se especifique en los
comprobantes pagados por la Caja Chica.
La reposicin del fondo de Caja Chica consiste en girar en forma oportuna un cheque a nombre del
Cajero, quien es el nico responsable del manejo de los fondos, por un valor igual al valor total gastado,
previamente el Departamento de Contabilidad debe verificar la suma y si los documentos que se
acompaan rene los requisitos necesarios tanto fiscales como tributarios, y que en cada documento
tenga el sello de cancelado o pagado.
1- Son los mtodos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia
de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la
gerencia.
Control interno contable
Control interno administrativo
A y b son correctas
Ninguna de las anteriores son correctas
3- Son los arqueos que se realizan en cualquier momento del da. Sin previo aviso y con autorizacin
de la Direccin o Gerencia de la Empresa o Institucin
Arqueos ordinarios
Arqueos sorpresivos
A y b son correctas
Ninguna de las anteriores es correcta
4- Consiste en el anlisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, y con el
objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanta el saldo que arroja
esta cuenta corresponde con lo que se encuentra fsicamente en caja en dinero en efectivo, cheques
y vales
Arqueo de caja
Conciliacin bancaria
Caja general
Ninguna de las anteriores es correcta
5- Es un activo circulante, el de mayor liquidez con el que cuenta una organizacin para cubrir sus
inmediatas obligaciones
Efectivo en caja
Caja general
Caja chica
Ninguna de las anteriores es correcta
6- Mtodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente con la proteccin de los
activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad.
Control interno contable
Control interno administrativo
Objetivos Especifico:
Analizar la importancia del efectivo en sus diferentes Componentes y dominar las reglas de
valuacio n y presentacio n de esta a rea, como tambie n la aplicacio n de la conciliacio n bancaria y los
diferentes ajustes que se presentan en su manejo y contabilizacio n.
1-El da 05 de agosto del 2014 se realizo arqueo de caja general de la Empresa EL ALMACEN , S.A , a las 5.00 PM.
La caja est a cargo de la seora Mara Yolanda lvarez . Se encontr la siguiente informacin.
Recibo No Monto
84167 C$ 300.00
84168 150.00
84169 100.00
19 Lic. Imelda Rugama Pinell La confianza es la clave del xito Contabilidad II
Universidad Politcnica de Nicaragua Upoli- Esteli
84170 250.00
84171 50.00
84172 350.00
TOTALC$
EMPRESA.___________
Fecha: Fondo Arqueado:
Hora: Responsable de Caja:
DOCUMENTOS :
1-Comprobantes de Pago con Efectivo: ____________
2-Recibos Oficiales de Caja del No al No ____________ ____________
Sub Total Cordobas . C$ ____________
EFECTIVO
1-Billetes
___________ ______________
Contadora Responsable de Caja
1-El da 14 de agosto del 2014 se realiz arqueo a caja general de la Tienda LA CALIDAD S,A, a las
3.00 pm. La caja est a cargo de Belkis Tamara Briones Herrera. Se Encontr la siguiente Informacin.
Denominacin Cantidad
16 Billetes de C$ 500.00
84 Billetes de 50.00
152 Billetes de 100.00
240 Billetes de 20.00
1,640 Billetes de 10.00
154 Monedas de 5.00
560 Monedas de 0.50
80 Monedas de 1.00
No Recibo Monto
0001 C$ 100.00
0002 50.50
0003 80.00
0004 90.00
0005 203.00
EMPRESA.___________
Fecha: Fondo Arqueado:
Hora: Responsable de Caja:
DOCUMENTOS :
1-Comprobantes de Pago con Efectivo: ____________
2-Recibos Oficiales de Caja del No al No ____________ ____________
Sub Total Cordobas . C$ ____________
EFECTIVO
1-Billetes
___________ ______________
Contadora Responsable de Caja
3- Se vende en una Feria Organizada por todos los almacenes a CLIENTES VARIOS , segn
factura No 05 en honor a las Madrecitas Estilianas la siguiente mercadera al contado.
3 - Lavadoras WHIRLPOOL 9KG C$ 14,000.00 Cada una
5- Cocinas de 30 6Q WHIRLPOOL Inoxidable 8,000.00 Cada una
5- Refrigeradoras atlas 11 PIES 11,000.00 Cada una
4- LCD Samsung 40 18,000.00 Cada una
Aires Acondicionados Split Daitsu 2200 5,000.00 Cada una
3-
EMPRESA.___________
Direccin : Del Parque Infantil 1 C AL Norte Barrio El Paraso- Estel Nic, C.A
Telfono (505) 2713-1558 RUC : 200207-1598 Email elecnic@yahoo.com
Sub Total C$
Descuento
15% IVA
EMPRESA.___________
Fecha: Fondo Arqueado:
Hora: Responsable de Caja:
DOCUMENTOS :
1-Comprobantes de Pago con Efectivo: ____________
2-Recibos Oficiales de Caja del No al No ____________ ____________
Sub Total Cordobas . C$ ____________
EFECTIVO
1-Billetes
___________ ______________
24 Lic. Imelda Rugama Pinell La confianza es la clave del xito Contabilidad II
Universidad Politcnica de Nicaragua Upoli- Esteli
Contadora Responsable de Caja
Objetivos Especifico:
Analizar la importancia del efectivo en sus diferentes Componentes y dominar las reglas de valuacin
y presentacin de esta rea, como tambin la aplicacin de la conciliacin bancaria y los diferentes
ajustes que se presentan en su manejo y contabilizacin.
1 -Creacin del Fondo de Caja Chica: Se determina la cantidad necesaria para formar el fondo de caja
chica el cual se entregara la persona designada a travs de un cheque nominal al responsable de su manejo.
Para registrar la creacin de la caja chica se hace un asiento cargando a caja chica y acreditando a bancos . Un
Ejemplo del asiento descrito se puede ver a continuacin.
2 -Erogaciones a travs del fondo de Caja Chica : El responsable de caja chica llevara un control de los
desembolsos que efectu mediante recibos o comprobantes de caja, en el cual conviene anotar el concepto de
desembolsos y la persona que lo solicito. En todo momento el responsable de caja debe tener disponible la totalidad
del fondo, ya sea en efectivo, en comprobantes o en ambos.
3 -Reposiciones del Fondo de Caja Chica : Cuando el encargado del fondo considere que el mismo esta
por agotarse , deber solicitar que se lo repongan los desembolsos que hayan realizado . Para esto elaborara un
reporte de donde especifique los conceptos de cada desembolso. Al Generarse el cheque para cada repocicion de caja
chica, el registro se hace cargando cada uno de los conceptos por los que se haya hecho algn desembolso y se
acreditara a bancos.
El asiento descrito anteriormente se puede visualizar de la siguiente forma.
MES DIA DESCRIPCION PARCIAL DEBE HABER
Junio 01 GASTOS DE ADMINISTRACION C$ 520.00
Papelera C$ 300.00
Gastos De Envi 150.00
Gastos sin 70.00
Comprobantes..
BANCOS C$520.00
Moneda Nacional 520.00
25 Lic. Imelda Rugama Pinell La confianza es la clave del xito Contabilidad II
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Sumas Iguales. C$520.00 C$ 520.00
4 - Ajuste de Fondo de Caja Chica : Si se decide que la cantidad que se dispone en el fondo de caja chica es
excesiva o no satisface las necesidades para cubrir los gastos menores de la empresa, el responsable har un reporte
en el que aclare cualquiera de las circunstancias anteriores. Para modificar la cantidad del fondo, se proceder a
realizar los siguientes ajustes.
a) Cuando se desea disminuir el fondo de caja Chica
MES DIA DESCRIPCION DEBE HABER
Junio 01 BANCOS C$ 750.00
Moneda Nacional C$ 750.00
CAJA CHICA C$750.00
Juana Uribe 750.00
Sumas Iguales. C$750.00 C$ 750.00
Es de Suma importancia recalcar que la cuenta de fondo de caja chica solo se vera afectada cuando se desee
incrementar o disminuir la cantidad que se estableci originalmente.
Cuando se presente errores al hacer los pagos con la caja chica, o bien cuando se han hecho erogaciones de las que
no se tiene comprobante alguno, se recurre a la cuenta de GASTOS VARIOS, Los cuales carecen normalmente de
comprobante.
Esta cuenta se carga cuando existe un faltante y se abona cuando es sobrante ,Dicha cuenta se presentara en el
estado de resultado al finalizar el periodo como gasto de operaciones si el saldo es deudor (faltante) o bien como otros
ingresos si su saldo es acreedor (sobrante).
Ejemplo del Tratamiento Contable del Fondo de Caja Chica
Textiles Novedosos S.A, estableci un fondo de caja chica por C$ 4,550.00 el 01 de Abril del 2009, por tal motivo se
extendi un cheque por dicha cantidad a la orden de CARMEN BARRANZA ,responsable del fondo de caja chica.
El 15 de Abril Carmen Borranza envio el siguiente resumen de los pagos efectuados en la primera quincena del mes
con fondos de la caja chica.
Gastos de Paqueteria ..C$ 200.00
Fletes de Compra .. 750.00
Periodicos .. 120.00
Papeleria 175.00
El Efectivo disponible ascendi a C$ 3,207.OO junto con el informe Carmen Barranza crey conveniente
solicitar un incremento del fondo en C$ 450.00 mismo que posteriormente se autorizo el 17 de abril.
Los registros correspondientes a dicho fondo de la caja chica por el mes de abril serian los siguientes :