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PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA
ADMINISTRACIN GENERAL
Informacin de contacto
Instalaciones
Solicitud de suministros
INFORMACIN DE CONTACTO
Las entregas de los suministros deben realizarse en la puerta trasera del edificio. (El personal
de los muelles de carga comprobar los artculos respecto al albarn y, a continuacin, llevar
el albarn a la oficina. Los empleados de la oficina sern responsables de agregar la
informacin del albarn a la base de datos de inventario.)
Nmeros de telfono:
Correo electrnico:
atencionalcliente@consolidatedmessenger.com
Sitio web:
www.consolidatedmessenger.com
INSTALACIONES
Procedimientos de oficina
Oficina
Almacn
Sistema telefnico
OFICINA
El horario de la oficina es de 8:00 a.m. a 9:00 p.m., de lunes a sbado. Los clientes que alquilen
buzones tendrn acceso a ellos 24 horas al da.
ALMACN
La parte trasera del edificio contiene el almacn, que ocupa la mayor parte del espacio del
edificio. El almacn se divide en cuatro zonas diferentes: recepcin, envo, empaquetado y
almacenamiento de inventario:
La zona de recepcin consta de dos muelles de carga (que tambin se usan para los
envos) y una zona de 3,6 x 3,6 metros con estantes en los que depositar los paquetes
entrantes. Los estantes se dividen por empresa de transportes.
La zona de empaquetado tiene dos mesas y dos estantes que contienen cajas de varios
tamaos, plstico de burbuja, cinta adhesiva, trozos de espuma de poliestireno y
material de etiquetado.
La zona de inventario tiene tres estantes para los suministros que sobren.
SISTEMA TELEFNICO
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Procedimientos de oficina
El sistema telefnico de la oficina tiene un interfono y una conexin directa que permite a los
empleados de la oficina ponerse en contacto con los empleados del almacn. Siga las
instrucciones de las hojas situadas junto a cada telfono para comunicarse entre los dos
espacios del edificio.
SOLICITUD DE SUMINISTROS
Artculos de papelera para empresas, papel con membrete, facturas, albaranes, recibos
Suministros
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Procedimientos de oficina
6. Asegrese de que todos los datos de envo son correctos y haga clic en Continuar a
caja.
SUMINISTROS
Cajas
Material de empaquetado de espuma de poliestireno
Cinta
Papel de copia
Cartuchos de tner (5SI y HP 4000)
Suministros de minorista:
Notas adhesivas
Etiquetas adhesivas
Sobres acolchados
Cinta
Rotuladores
Cajas
Plstico de burbuja
1. Para realizar pedidos a Fabrikam, visite www.fabrikam.com. Inicie sesin con los
siguientes datos:
Nombre de usuario: DiegoA
Contrasea: CMess01
2. Busque y localice todos los artculos que desea adquirir y agrguelos al carro de la
compra.
3. Una vez que haya terminado de realizar las compras, haga clic en Carro de la
compra.
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Procedimientos de oficina
11. Recibir una carta de confirmacin por correo postal y electrnico. Guarde una
copia impresa.
ENVO
Recepcin de paquetes
Procesamiento de pedidos
RECEPCIN DE PAQUETES
Todos los paquetes depositados por los clientes deben procesarse y enviarse el da que se
reciben. Recibimos paquetes de las siguientes maneras:
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Procedimientos de oficina
PROCESAMIENTO DE PEDIDOS
Cuando se recibe un nuevo pedido, siga los pasos adecuados para completarlo.
Evaluacin de un pedido
EVALUACIN DE UN PEDIDO
Antes de poder crear una factura, deber conocer los siguientes datos:
Quin es el cliente?
Cul es el descuento?
QUIN ES EL CLIENTE?
Vendemos a los siguientes tipos de clientes:
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Procedimientos de oficina
Dle la solicitud de crdito al cliente o pdale que la rellene mientras est sentado en
su estacin.
Cuando reciba la solicitud de crdito rellenada, deber enviar por fax los formularios
de referencia de crdito a cada una de las referencias enumeradas. Si no se indica
ningn nmero de fax, llame por telfono.
Si todas las referencias nos indican que los plazos de pago se han respetado, es decir,
que el cliente no tiene un historial de realizar pagos con retraso, apruebe al cliente; en
caso contrario, solicite que pague mediante tarjeta de crdito.
Pedido de compra: se pueden usar pedidos de compra para todas las organizaciones
con financiacin pblica sin una comprobacin de crdito. Debe comprobarse el
crdito de todas las dems empresas antes de que puedan enviarnos un pedido de
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Procedimientos de oficina
compra. Los clientes deben enviar los pedidos de compra en el momento del servicio. Los
archivaremos como una promesa de pago.
Neto 30: a menos que se haya dispuesto previamente, se requiere a todas las
organizaciones que paguen los pedidos de compra en neto 30.
Cheque personal: un cliente que pague con un cheque personal debe proporcionar el
nmero del permiso de conducir. Debe informar al cliente de que se cobrarn 25
adicionales por cada cheque que se devuelva.
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Procedimientos de oficina
CONTABILIDAD
Tenedor de libros
Contable
Programa de contabilidad
TENEDOR DE LIBROS
Enrique Gil
enrique@fourthcoffee.com
CONTABLE
Antonio Bermejo
antonio@northwind traders.com
PROGRAMA DE CONTABILIDAD
BANCO
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Procedimientos de oficina
Depositamos todos los cheques, giros postales, cheques bancarios, transferencias y efectivo en
la cuenta corriente y, a continuacin, se realizar una transferencia semanal de todos los
importes que superen los 5.000 a la cuenta del mercado monetario.
Segn la ley, no podemos retirar cantidades ms de tres veces al mes de la cuenta del mercado
monetario. Si se supera, la cuenta se convertir en una cuenta de ahorro estndar y se nos
penalizar.
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