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FELLIPE CAMARGO FERREIRA DIAS CARLOS ALBERTO RODRIGUES JUNIOR

MANUAL DE EXTENSÃO Volume 2
MANUAL DE EXTENSÃO
Volume 2

APRENDA A EMITIR OS CERTIFICADOS VIA INTRANET

2ª EDIÇÃO

Fellipe Camargo Ferreira Dias Carlos Alberto Rodrigues Junior

MANUAL DE EXTENSÃO

2ª Edição

Volume 2

Palmas Virgílio Ribeiro Guedes

2017

Produção Editorial Autores: Fellipe Camargo Ferreira Dias Carlos Alberto Rodrigues Junior Capa e diagramação: Fellipe Camargo Ferreira Dias Editor: Virgílio Ribeiro Guedes

Imagens: Todas as imagens desta obra são capturas de tela do portal Intranet.

ISBN: 978-85-915945-4-2

Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP)

D541m

Dias, Fellipe Camargo Ferreira; Rodrigues Junior, Carlos Alberto Manual de Extensão. 2ª edição. Volume 2 - Palmas: 2017.

35p.

Manual de orientações quanto ao processo de emissão de certificados via Intranet.

1. Certificados. 2. Intranet. 3. Extensão.

CDD

TODOS OS DIREITOS RESERVADOS A reprodução total ou parcial deste documento, de qualquer forma ou por qualquer meio, é autorizada desde que citada a fonte. A violação dos direitos do autor (Lei nº 9.610/98) é crime estabelecido pelo Artigo 184 do Código Penal.

SUMÁRIO

APRESENTAÇÃO

6

PASSO-A-PASSO PARA EMISSÃO DE CERTIFICADOS

9

ÍCONES

30

CONTATOS ÚTEIS

32

REFERÊNCIAS

34

APRESENTAÇÃO

APRESENTAÇÃO

APRESENTAÇÃO

Tem encontrado dificuldades para elaborar ou cadastrar projetos de extensão universitária? Este manual poderá ajudá-lo. Preparamos um material que vai descomplicar algo muito importante para sua graduação. No decorrer do curso me deparei com muitas oportunidades de participar de projetos de extensão e quase sempre era minha função elaborar e cadastrá-los no SigProj. Além de enviar relatórios e, por fim, emitir certificados. Deste modo, muitos colegas continuaram solicitando minha ajuda nesse processo, visto que ele pode ser dificultoso para a maioria de nós. A extensão universitária torna o currículo do aluno mais atraente e pode trazer oportunidades de pesquisa e ensino, o que proporciona benefícios ao curso e à comunidade envolvida. Por isso, sintam-se estimulados a realizar projetos e eventos cadastrados no SigProj. Bom trabalho!

Fellipe Camargo Ferreira Dias

"De tanto ver triunfar as nulidades, de tanto ver prosperar a desonra, de tanto ver crescer

a injustiça, de tanto ver agigantarem-se os

poderes nas mãos dos maus, o homem chega

a desanimar da virtude, a rir-se da honra, a

ter vergonha de ser honesto."

Rui Barbosa

PASSO-A-PASSO PARA EMISSÃO DE CERTIFICADOS

PASSO-A-PASSO PARA EMISSÃO DE CERTIFICADOS 8

PASSO-A-PASSO PARA EMISSÃO DE CERTIFICADOS

A emissão dos certificados de todos os envolvidos em um projeto de extensão é feita através do Intranet, no caso da Universidade Federal do Tocantins, hospedada na plataforma da universidade.

Para utilizar o sistema, acesse www.intranet.uft.edu.br com o mesmo login e senha do portal do professor. Caso haja alguma falha no acesso, verifique se a senha está correta e entre em contato com a Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI). O telefone e e-mail podem ser verificados na página 32.

O telefone e e-mail podem ser verificados na página 32. Ao abrir a página, você terá

Ao abrir a página, você terá acesso a diversas funções do sistema. Lembre-se de que esse é um portal acessado através do login de um docente.

Na barra lateral esquerda, na sessão serviços , clique na opção emissão de certificados .

Na barra lateral esquerda, na sessão serviços, clique na opção emissão de certificados.

serviços , clique na opção emissão de certificados . sistema de controle de certificados . Nele,

sistema de controle de

certificados. Nele, estarão listados todos os projetos que foram concluídos e aprovados com relatório final da plataforma SigProj.

Em

seguida

será

aberto

o

- O que fazer caso eu abra o sistema e não encontre o projeto para o qual pretendo emitir certificados?

Nesse caso, existe a possibilidade de a emissão ainda não ter sido liberada pela Pró-Reitoria de Extensão ou de haver algum problema no sistema. Para solucionar, entre em contato com a Pró- Reitoria da sua universidade.

Para acessar a área de elaboração dos certificados, clique no nome da ação que você deseja certificar.

clique no nome da ação que você deseja certificar. Ao clicar, você terá acesso a uma

Ao clicar, você terá acesso a uma página com os detalhes do evento/ação/projeto. Na imagem abaixo, as informações foram apagadas para preservar o autor do projeto que utilizamos como modelo. Todas as informações já estarão preenchidas, pois são

modelo. Todas as informações já estarão preenchidas, pois são migradas do SigProj. Em seguida, clique no

migradas do SigProj. Em seguida, clique no ícone .

modelo. Todas as informações já estarão preenchidas, pois são migradas do SigProj. Em seguida, clique no

Será aberta a página de participantes cadastrados para certificação. Aqui você irá cadastrar todos os membros envolvidos no projeto de extensão para serem certificados e em seguida salvar em formato PDF ou enviar via e-mail. Vamos por partes!

Primeiramente, vamos mostrá-lo como cadastrar cada participante. Essa opção deve ser utilizada quando o certificado é específico, por exemplo, de um colaborador, avaliador ou

é específico, por exemplo, de um colaborador, avaliador ou palestrante. Para isso, clique no ícone .

palestrante. Para isso, clique no ícone .

avaliador ou palestrante. Para isso, clique no ícone . Informe os dados do participante: CPF, nome

Informe os dados do participante: CPF, nome completo, e- mail e telefone. Atente-se para o preenchimento correto do nome, pois este é o que constará no certificado. Caso haja erros, você terá que corrigi-los caso a caso, um trabalho desgastante. De preferência, use apenas a inicial de cada nome em maiúscula.

- Não solicitei CPF e telefone dos participantes nas ações. O que eu faço?

Você pode deixar essas informações em branco, não se preocupe. O não preenchimento desses dados não impede a emissão do certificado. No entanto, em ações futuras, solicite-os, pois a informação correta de todos os dados é importante para o sistema de certificação da universidade.

importante para o sistema de certificação da universidade. Agora, selecione a função do participante que está

Agora, selecione a função do participante que está sendo cadastrado.

a função do participante que está sendo cadastrado. Assim como a categoria de contribuição do mesmo,

Assim como a categoria de contribuição do mesmo, essas opções definem a função exercida pelo participante que será declarada no texto do certificado. Em seguida, preencha o número de horas a ser atribuída à carga horária dessa função.

No verso do certificado há um espaço para informações adicionais. Clique em adicionar informação específica

No verso do certificado há um espaço para informações adicionais. Clique em adicionar informação específica no verso do certificado para este participante para digitar ou colar o que desejar. Por exemplo, pode ser colocada a descrição e programação do evento, do projeto, palestra ou pôster apresentado pelo participante. Após isso, verifique se os dados estão corretos e clique

em

.
.
isso, verifique se os dados estão corretos e clique em . Outra possibilidade é cadastrar vários

Outra possibilidade é cadastrar vários participantes ao mesmo tempo. Para isso, todos devem possuir a mesma função, carga horária e especificação no verso do certificado. Clique no

e especificação no verso do certificado. Clique no ícone , na página de participantes. Será aberto

ícone , na página de participantes. Será aberto um pop-up para importar CSV (Comma-separated values). Esse é um formato de

arquivo que pode ser obtido no Microsoft Excel®, que dispõe os dados separados por uma vírgula.

Faça o download do arquivo modelo clicando em baixe aqui o modelo de exemplo.

arquivo modelo clicando em baixe aqui o modelo de exemplo. O modelo disponível já está em

O modelo disponível já está em formato CSV em uma planilha do Microsoft Excel. No arquivo, a primeira linha apresenta

o título dos dados (nome, email, CPF e telefone) e nas linhas subsequentes encontram-se exemplos de como devem ser dispostos os dados dos participantes.

- Então eu tenho que inserir os dados de cada participante um a um,

separando-os por vírgula? Isso parece cansativo! O que fazer se o evento teve centenas de participantes?

Copiar e colar, individualmente, os dados dos participantes

é uma opção, porém trabalhosa. Você não pode simplesmente

transferir os dados da lista de presença para esse modelo, pois ficariam em células diferentes na mesma linha. O formato necessário para que isso pudesse ser viável seria utilizando todos os dados em uma mesma célula, separados por vírgula.

- E como eu faço isso?

Vamos começar pela tabela de dados dos participantes.

Suponhamos que você tenha feito uma tabela em Microsoft Word com nome e e-mail dos

Suponhamos que você tenha feito uma tabela em Microsoft Word com nome e e-mail dos participantes para que eles assinassem, no caso dos eventos. Essa é uma estratégia interessante, pois permite que as pessoas possam conferir seus dados. O que é fundamental para a emissão dos certificados.

Geralmente, a lista de presença é disposta da forma apresentada a seguir, com 4 colunas. Lembre-se de que os dados que devemos incluir no arquivo CSV são: nome, e-mail, CPF e telefone. Sendo assim, temos que excluir as colunas de numeração e assinatura.

temos que excluir as colunas de numeração e assinatura. Para isso, selecione toda a coluna de

Para isso, selecione toda a coluna de numeração, clique em excluir e em seguida excluir colunas. Essas opções encontram-se na aba layout, em ferramentas de tabelas, como demonstrado a seguir. Repita a operação com a coluna de assinatura.

Agora você deve criar duas novas colunas, uma para CPF e outra para telefone. Clique

Agora você deve criar duas novas colunas, uma para CPF e outra para telefone. Clique em e-mail, na tabela, para que as novas colunas sejam adicionadas ao lado dela. Após isso, clique duas vezes com o botão esquerdo do mouse em inserir à direita.

com o botão esquerdo do mouse em inserir à direita . Criadas as duas novas colunas,

Criadas as duas novas colunas, dê a elas o título de CPF e telefone e preencha-as com os dados de cada participante. Se você tem esses dados salvos, basta incluí-los. Caso contrário, coloque zero (0) em todas as células, pois elas não podem ficar em branco. Lembre-se de que não informar CPF e telefone dos participantes não impede a emissão do certificado, mas é sugerido que sejam inclusos nesse processo.

- Os dados continuam dispostos em tabela, cada qual em uma célula, assim como no Excel. Agora, como faço para dispô-los separados por vírgula?

tabela.

Para

isso,

primeiramente

selecione

todos

os

dados

da

tabela. Para isso, primeiramente selecione todos os dados da Clique em converter em texto , função

Clique em converter em texto, função localizada no canto superior direito, ainda na aba layout, em ferramentas de tabelas.

direito, ainda na aba layout , em ferramentas de tabelas . Um pop-up será aberto questionando

Um pop-up será aberto questionando como você deseja converter a tabela em texto. Selecione a opção outro e digite uma vírgula (,). Em seguida, clique em ok.

Com isso, os dados deixarão de ser dispostos em tabela e passarão a ocupar linhas

Com isso, os dados deixarão de ser dispostos em tabela e passarão a ocupar linhas de texto separados unicamente por vírgulas. Selecione as informações dos participantes e copie para colar no modelo de arquivo CSV.

participantes e copie para colar no modelo de arquivo CSV. Cole apenas os dados dos participantes,

Cole apenas os dados dos participantes, preservando a primeira linha do arquivo original. Observe na imagem a seguir como devem ficar dispostos os dados. Salve as alterações do documento para submeter no portal.

Para fazer o upload do arquivo CSV, clique em escolher arquivo , selecione o documento

Para fazer o upload do arquivo CSV, clique em escolher arquivo, selecione o documento salvo e clique em enviar.

arquivo , selecione o documento salvo e clique em enviar . Será aberta uma lista de

Será aberta uma lista de importação contendo os dados salvos no arquivo que você enviou. Agora basta selecionar a função de todos os listados.

Defina participantes. também a categoria de ação exercida pelos Agora, atribua a carga horária a

Defina

participantes.

também

a

categoria

de

ação

exercida

pelos

participantes. também a categoria de ação exercida pelos Agora, atribua a carga horária a cada um

Agora, atribua a carga horária a cada um dos envolvidos. Em seguida, clique em importar.

Serão listados os participantes importados e a situação dos dados de cada um. Em frente

Serão listados os participantes importados e a situação dos dados de cada um. Em frente a todos os dados de cada pessoa será indicado se foi importado com sucesso ou não. Caso tenha ocorrido algum problema, verifique se os dados estão corretos. Clique no

Caso tenha ocorrido algum problema, verifique se os dados estão corretos. Clique no ícone para terminar

ícone para terminar essa ação.

Caso tenha ocorrido algum problema, verifique se os dados estão corretos. Clique no ícone para terminar

Pronto! Os certificados já estão confeccionados e podem ser enviados aos participantes. Você pode fazer isso de duas formas:

imprimir o certificado e entregar pessoalmente ou enviar por e- mail.

Para imprimir clique no ícone

.
.
ou enviar por e- mail. Para imprimir clique no ícone . O certificado será gerado em

O certificado será gerado em formato PDF e você poderá salvá-lo para imprimir ou enviar por e-mail. Selecione uma das

para imprimir ou enviar por e-mail. Selecione uma das opções a seguir. Sugerimos clicar no primeiro

opções a seguir. Sugerimos clicar no primeiro ícone , pois será gerado o certificado completo com a logomarca da instituição.

Feito isso, você poderá imprimir o certificado ou enviar o arquivo via correio eletrônico. -

Feito isso, você poderá imprimir o certificado ou enviar o arquivo via correio eletrônico.

- Eu devo enviar os certificados um a um, fazendo download e encaminhando por e-mail?

Não, podemos simplificar. Existe um modo mais prático de

Não, podemos simplificar. Existe um modo mais prático de enviar os certificados. Você pode clicar no

enviar os certificados. Você pode clicar no ícone , situado em frente aos dados de cada participante. Isso fará com que seja enviado um e-mail ao mesmo contendo um link. Quando o destinatário clicar no link, poderá fazer o download do certificado.

No entanto, existe um meio de executar o mesmo processo com todos ao mesmo tempo. Volte à página inicial do Sistema de

ao mesmo tempo. Volte à página inicial do Sistema de Controle de Certificados. Em frente ao

Controle de Certificados. Em frente ao projeto, clique no ícone .

de Certificados. Em frente ao projeto, clique no ícone . Será aberto um pop-up para o

Será aberto um pop-up para o envio dos certificados por e- mail. Clique em enviar certificados.

Outra forma de disponibilizar o acesso aos certificados é através do Relatório Geral da Ação

Outra forma de disponibilizar o acesso aos certificados é através do Relatório Geral da Ação. É um meio de acesso a todas as informações de certificação de um projeto. Nele consta o nome dos participantes, o código de autenticação do certificado, a carga horária, além de outras informações. A organização do evento/ação pode disponibilizar esse relatório por e-mail ou na página do projeto. Assim, os participantes podem futuramente buscar seus certificados diretamente no site da universidade. Para acessar o

diretamente no site da universidade. Para acessar o Relatório Geral da Ação , clique no ícone

Relatório Geral da Ação, clique no ícone . O arquivo pode ser baixado nos formatos PDF ou Excel. A versão Web é disponível apenas para conferência de todos os dados, pois para acessá-la o perfil do docente deve estar logado.

pois para acessá-la o perfil do docente deve estar logado. Em posse do Relatório Geral da

Em posse do Relatório Geral da Ação o participante pode procurar seu nome, copiar o código de autenticação, situado à frente e colá-lo na página de autenticação de certificados da universidade, e em seguida clicar em validar para fazer o download.

No caso da Universidade Federal do Tocantins, o endereço de acesso é http://www.uft.edu.br/autenticacao/.

de acesso é http://www.uft.edu.br/autenticacao/ . O padrão dos certificados emitidos via intranet leva, na

O padrão dos certificados emitidos via intranet leva, na frente, informações de nome, função, evento/ação/projeto, período de realização e carga horária. Assinatura do Pró-Reitor de Extensão e Cultura já vem digitalizada no canto inferior esquerdo, mas foi retirada na edição desse livro para preservar sua identidade. No canto inferior esquerdo, há um espaço para assinatura do titular do certificado.

para preservar sua identidade. No canto inferior esquerdo, há um espaço para assinatura do titular do

No verso, constam informações de local, período, a qual colegiado o projeto é vinculado, coordenador da ação e o espaço para conteúdo específico por certificado.

e o espaço para conteúdo específico por certificado. Caso você queira colocar a mesma informação no

Caso você queira colocar a mesma informação no verso de

Caso você queira colocar a mesma informação no verso de todos os certificados, clique no ícone

todos os certificados, clique no ícone na página de Detalhes do Evento assim que você abrir a página do projeto.

Nesta página, você encontrará uma prévia de como ficará o certificado (frente e verso) e poderá incluir a informação que desejar no campo digitável.

Importante ressaltar que essa mensagem incluída será apresentada no verso de todos os certificados, exceto daqueles que você acessar e digitar outra informação específica, como detalhado na página 11.

Pronto, projeto? trabalho concluído! Vamos começar o próximo 28

Pronto,

projeto?

trabalho

concluído!

Vamos

começar

o

próximo

ÍCONES

ÍCONES 29

ÍCONES

Símbolo

Significado Pronto para impressão Esperando cadastro Cadastrar participantes Visualizar Gerar certificados Enviar certificados por e-mail Relatório geral dos participantes/importar CSV Voltar Remover Novo Salvar Participantes importados Participantes não importados Gerar certificado (modo) Gerar relatório geral em formato PDF Gerar relatório geral em formato Excel Gerar relatório geral em versão Web

CONTATOS ÚTEIS

CONTATOS ÚTEIS 31

CONTATOS ÚTEIS

Pró-Reitoria de Extensão, Cultura e Assuntos Comunitários (Proex) da Universidade Federal do Tocantins Endereço:

Universidade Federal do Tocantins (UFT) | Câmpus de Palmas, Avenida NS 15, Quadra 109 Norte | Plano Diretor Norte, Bloco IV, Reitoria, Sala 117 Palmas/TO | 77001-090

Site: ww2.uft.edu.br/extensao

E-mails: proex@uft.edu.br

Telefones: (63) 3232-8036 | (63) 3232-8260

Coordenação Administrativa (63) 3232-8061 | proex@uft.edu.br

Diretoria de Cultura (63) 3232-8164 | cultura@uft.edu.br

Diretoria de Extensão (63) 3232-8063 | extensao@uft.edu.br

Diretoria de Assuntos Comunitários (63) 3232-8064 | comunitarios@uft.edu.br

Diretoria de Tecnologia da Informação (63) 3232-8034| dti@uft.edu.br

REFERÊNCIAS

REFERÊNCIAS 33

REFERÊNCIAS

Barbosa, R. Obras Completas de Rui Barbosa. Senado Federal. Rio de Janeiro. V. 41, t. 3, 1914. p. 86.

Universidade Federal do Tocantins (UFT). Capturas de telas para o passo-a-passo. Disponível em: http://sigproj1.mec.gov.br. Acessado em: 18/05/2017.

Universidade Federal do Tocantins (UFT). Contatos da Pró-Reitoria de Extensão, Cultura e Assuntos Comunitários. Disponível em:

http://ww2.uft.edu.br/index.php/proex/links/contatos. Acessado em 18/05/2017.

Universidade Federal do Tocantins (UFT). Contatos da Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI). Disponível em:

http://ww2.uft.edu.br/gestao/orgaos-complementares/dti.

Acessado em 18/05/2017.

Universidade Federal do Tocantins (UFT). Autenticação de Certificados. Disponível em: http://www.uft.edu.br/autenticacao/. Acessado em 18/05/2017.

Creativyst Docs. How To: The Comma Separated Value (CSV) File Format. Disponível em: http://creativyst.com/Doc/Articles/CSV /CSV01.htm. Acessado em 18/05/2017.

Fellipe Camargo Ferreira Dias 24 anos Acadêmico de Medicina Universidade Federal do Tocantins (2012-2017)

Fellipe Camargo Ferreira Dias 24 anos Acadêmico de Medicina Universidade Federal do Tocantins

(2012-2017)

de Medicina Universidade Federal do Tocantins (2012-2017) fellipe.cfd@gmail.com Carlos Alberto Rodrigues Junior 25

fellipe.cfd@gmail.com

Carlos Alberto Rodrigues Junior 25 anos Acadêmico de Medicina Universidade Federal do Tocantins

(2012-2018)

carlos.rouft@gmail.com

Rodrigues Junior 25 anos Acadêmico de Medicina Universidade Federal do Tocantins (2012-2018) carlos.rouft@gmail.com
Rodrigues Junior 25 anos Acadêmico de Medicina Universidade Federal do Tocantins (2012-2018) carlos.rouft@gmail.com
MANUAL DE EXTENSÃO
MANUAL DE EXTENSÃO
Idealizar, elaborar, submeter e executar projetos de extensão na plapatorma do Sistema de Informação e
Idealizar, elaborar, submeter e executar projetos
de extensão na plapatorma do Sistema de
Informação e Gestão de Projetos (SigProj) é um
desafio para muitas pessoas.
Em sua 2ª edição, esse manual de extensão tem
o objetivo de descomplicar esse processo e auxiliar
docentes e discentes nessa empreitada.
O volume 1 apresenta o passo-a-passo para
elaboração e submissão da proposta no SigProj.
O volume 2 demonstra como emitir os
certificados de todos os envolvidos com a extensão
via Intranet.