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REDAO OFICIAL PROFESSORA SOCORRO

1. REDAO OFICIAL Portaria n 2 de 11 de janeiro de 1991


(Dirio Oficial da Unio de 15 de janeiro
1.1. DEFINIO de 1991). O Manual de Redao da
Presidncia da Repblica simplificou e
REDAO OFICIAL a maneira uniformizou as comunicaes no servio
pela qual o poder Pblico redige atos pblico. Com essa portaria, a Presidncia
normativos e comunicaes. Trata-se de revogou a Portaria n do Ministrio da
comunicao entre unidades Justia de 1937.
administrativas dos Trs Poderes e
tambm destes com empresas e O Manual da Presidncia foi
indivduos. elaborado com o fim de aplicar
correspondncia oficial os princpios da
No confundir com a redao administrao pblica constantes do
comercial e a bancria, pois estas se do artigo 37 da Constituio Federal: A
entre empresas privadas e destas com o administrao pblica direta, indireta ou
Poder Pblico e com indivduos. A fundacional, de qualquer dos poderes da
redao oficial segue normas, enquanto a Unio, dos Estados, do Distrito Federal e
redao comercial e a bancria, seguem dos Municpios, obedecer aos princpios
outras. de legalidade, impessoalidade,
moralidade, publicidade e eficincia. (...).
Destes princpios, o Manual destaca que,
1.2. NORMAS sendo a publicidade, a impessoalidade e
a eficincia princpios fundamentais de
A portaria nmero 1 do Ministrio da
toda administrao pblica, devem
Justia, de 8 de julho de 1937,
portanto, nortear a elaborao dos atos e
estabelecia quinze fechos padronizados
comunicaes oficiais.
para correspondncias oficiais. Com o
tempo, percebeu-se que ficava Alm dessas normas, no Dirio
prejudicada a eficincia e a agilidade das Oficial da Unio de 9 de maro de 1992, a
comunicaes no servio pblico. Assim, Secretaria da Administrao Federal,
j em 1983, aps quase meio sculo de baixou a Instruo Normativa n 4,
vigncia uma tentativa de simplificao tornando obrigatria, nos rgos da
dos fechos foi empreendida pela Administrao Federal, a observao das
Instruo Normativa 133, de 2 de maro modalidades de comunicao oficial
de 1982, do ento Departamento constantes no Manual de Redao da
Administrativo do Servio Pblico. Foi Presidncia da Repblica.
somente uma tentativa, porque este texto
apenas recomendava a simplificao, Em 4 de dezembro de 2002, foi
sem torn-la obrigatria. publicada a 2 edio desse Manual de
Redao da Presidncia, por meio da
Mais tarde, em 1991, a Presidncia portaria n 91 da Casa Civil da
da Repblica deu o golpe de misericrdia Presidncia. As alteraes que ele
nos padres arcaicos de redao. introduziu j esto em vigor, mas no
Publicado pela Secretaria-Geral da revogam a Instruo Normativa n 4 de
Presidncia da Repblica, na forma da

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1992, que exige a observncia do Manual Exemplo:


nos rgos da Administrao Federal.
No Ofcio
A Sua Excelncia o Senhor
1.2.1. O PADRO OFCIO
Governador Joaquim Roriz
Veremos agora, em um texto oficial Palcio do Buriti
de amplo uso como se aplicam as 70.000-000 Braslia-DF
orientaes legais em vigor.

Existem trs tipos de No memorando ou no aviso


correspondncias que se distinguem mais
A Sua Excelncia o Senhor
pela finalidade do que pela forma. So
Governador Joaquim Roriz
eles o ofcio, o aviso, e o memorando. A
fim de obter uma diagramao nica,
adota-se o chamado padro ofcio.
d) assunto: resumo do teor do
Portanto, as partes descritas abaixo
documento:
aplicam-se a todos os trs. Ou seja, O
AVISO, O OFCIO E O MEMORANDO
Exemplos:
DEVEM CONTER AS SEGUINTES
Assunto: Produtividade do rgo em 2002
PARTES:
Assunto: Necessidade de aquisio de
novos computadores

a) tipo e nmero do expediente, o ano, e) vocativo: forma de invocao,


seguido da sigla do rgo que o conforme o nvel hierrquico do
expede: destinatrio (veja item 1.2.2)

Exemplos: f) texto: nos casos em que no for de


Mem. 123/2002-MF mero encaminhamento de documentos,
Of. 123/2002-MME o expediente deve conter a seguinte
Aviso 123/2002-SG estrutura:

b) local e data em que foi assinado, por - introduo, que se confunde com o
extenso, com alinhamento direita pargrafo de abertura, na qual
apresentado o assunto que motiva a
Exemplo: comunicao. Evite uso das formas:
Braslia, 19 de abril de 2003. Tenho a honra de, Tenho o prazer de,
Cumpre-me informar que. Empregue a
c) destinatrio: o nome e o cargo da forma direta;
pessoa a quem dirigida a comunicao,
no caso de aviso ou de memorando. No - desenvolvimento, no qual o assunto
caso do ofcio deve ser incluindo o detalhado: se o texto contiver mais de
endereo postal. uma idia sobre o assunto, elas devem

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ser tratadas em pargrafos distintos, o desenvolvimento em aviso ou ofcio de


que confere maior clareza exposio; mero encaminhamento.

- concluso, em que reafirmada ou g) numerao dos pargrafos. Numera-


simplesmente reapresentada a posio se do primeiro pargrafo aps o vocativo
recomendada sobre o assunto. at o ltimo, exceto o de fecho. O nmero
colocado junto da margem esquerda do
J quando se tratar de mero texto, no alinhamento da entrada do
encaminhamento de documentos, a pargrafo. No feita esta numerao
estrutura a seguinte: quando os pargrafos esto organizados
em itens ou subttulos.
- introduo: deve iniciar com referencia
ao expediente que solicitou o h) fecho. no centro ou alinhado em os
encaminhamento. Se a remessa do pargrafos e separado deles pelo mesmo
documento no tiver sido solicitada, deve espaamento que h entre pargrafos;
iniciar com a informao do motivo da
comunicao, que encaminhar. i) assinatura. No centro da pgina,
indicando a seguir os dados completos do digita-se o nome completo de quem
documento encaminhado (tipo, data. assina o texto. Logo acima ape-se a
origem ou signatrio, e assunto de que assinatura, sem linha de sublinhado.
trata), e a razo pela qual est sendo Quanto ao espaamento, o Manual da
encaminhado, segundo a seguinte Presidncia no exige uma distncia
frmula: mnima entre o fecho e a assinatura;
Em resposta ao Aviso n 12, de
fevereiro de 1991, encaminho, anexa, j) identificao do signatrio (quem
cpia do Ofcio n 34, de 3 de Abril de assina o expediente). Ao centro e na
1990, do Departamento Geral de linha logo abaixo do nome, indica-se o
Administrao, que trata da requisio do cargo do signatrio.
servidor Fulano de Tal.
ou
Encaminho, para exame e
pronunciamento, a anexa cpia do FORMATO PARA DIAGRAMAO
telegrama n 12, de 1 de fevereiro de
1991, do Presidente da Confederao Os documentos do Padro Ofcio
Nacional de Agricultura, a respeito de (Ofcio, Memorando e Aviso), bem como a
projeto de modernizao de tcnicas Exposio de Motivos e a Mensagem,
agrcolas na regio Nordeste. seguem a seguinte forma de
apresentao:
- desenvolvimento: se o autor da
comunicao desejar fazer algum I) deve ser utilizada fonte do tipo Times
comentrio a respeito do documento New Roman de corpo 12 no texto geral,
que encaminha, poder acrescentar 11 nas citaes, e 10 nas notas de
pargrafos de desenvolvimento: em caso rodap;
contrrio, no h pargrafos de

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II) para smbolos no existentes na fonte XIV) para facilitar a localizao, os nomes
Times New Roman poder-se- utilizar as dos arquivos devem ser formados da
fontes Symbol e Wingdings; seguinte maneira;
III) obrigatrio constar a partir da
segunda pgina o nmero da pgina; tipo do documento + nmero do
IV) os ofcios, memorandos e seus documento - palavras-chave do contedo
anexos podero ser impressos em ambas
as faces do papel. Neste caso, as Exemplo:
margens esquerda e direita tero as
distancias invertidas nas pginas pares Of. 123 relatrio produtividade ano 2002
(margem espelho);
V) o incio de cada pargrafo deve ter
2,5 cm de distncia da margem esquerda OFCIO
do texto;
VI) o campo destinado margem lateral Definio e finalidade
esquerda ter, no mnimo 3,0 cm de
largura; O ofcio tem como finalidade o
VII) o campo destinado margem lateral tratamento de assuntos oficiais pelos
direita ter 1,5 cm; rgos da Administrao Pblica entre si
VIII) deve ser utilizado espaamento e tambm com particulares.
simples entre as linhas de 6 pontos aps
cada pargrafo, ou, se o editor de texto Alm das partes do padro ofcio, o
utilizado no comportar esse recurso, de ofcio deve ter ainda:
uma linha em branco;
IX) no deve haver abuso no uso de a) VOCATIVO, que invoca o destinatrio,
negrito, itlico, sublinhado, letras seguido de vrgula ou dois pontos.
maisculas, sombreado. sombra, relevo,
bordas ou qualquer outra forma de Exemplos:
formatao que afete a elegncia e a
sobriedade do documento; Excelentssimo Senhor Presidente da
X) a impresso dos textos deve ser feita Repblica,
na cor preta em papel branco. A Senhora Ministra,
impresso colorida deve ser usada Senhor Chefe de Gabinete,
apenas para grficos e ilustraes;
XI) o papel deve ser de tamanho A-4, ou b) no cabealho ou no rodap figuram as
seja, 29,7 cm x 21,0 cm; informaes do remetente:
XII) deve ser utilizado, preferencialmente,
o formato de arquivo Rich Text nos - nome do rgo ou setor;
documentos de texto; - endereo postal;
XIII) dentro do possvel, todos os - telefone e endereo de correio eletrnico
documentos elaborados devem ter o
arquivo de texto preservado para consulta
posterior ou aproveitamento de trechos
para casos anlogos;

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O PADRO OFCIO (quadro ilustrativo)

rgo / Setor Tribunal de Justia do Distrito Federal e dos Territrios


Endereo postal Palcio da Justia, Praa Municipal
Telefone e Endereo de Correio Eletrnico CEP 70.000-000 Braslia-DF
Telefone: xxxx-xxxx, tjdf@tjdf.gov.br
Ofcio n. _____/ano/__(origem)
Local, data
Ofcio 123/2003/TJDFT Pres.
Braslia, 10 de setembro de 2003.
Endereo
do destinatrio

Assunto: A Sua Excelncia o Senhor


Governador Joaquim, Roriz
Palcio do Buriti
Vocativo, 70.000-000 Braslia DF

1. ___________________________________________ Assunto: Posse dos novos serventurios da Justia


__________________________________________________
_________________________________.
Senhor Governador,

2. ___________________________________________ 1. Convidamos Vossa Excelncia a prestigiar a cerimnia


__________________________________________________ de posse dos novos servidores da Justia do Distrito Federal e
_________________________________. dos Territrios.

3. ___________________________________________ 2. O evento ocorrer em 25/09/2003, quinta-feira, s


__________________________________________________ 14h30, no Salo Nobre do Palcio da Justia.
_________________________________.
3. Vossa Excelncia ser aguardado como paraninfo da
turma de servidores.
Fecho.
Atenciosamente,

Assinatura
Nome
Cargo do Signatrio Assinatura
NONONONONONONON
Presidente do TJDFT

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Exemplo de Ofcio

[Ministrio]
[Secretaria/Departamento/Setor/Entidade]
5 cm [Endereo para correspondncia].
[Endereo - continuao]
[Telefone e Endereo de Correio Eletrnico]

Ofcio no 524/1991/SG-PR
Braslia, 27 de maio de 1991.

A Sua Excelncia o Senhor


Deputado [Nome]
Cmara dos Deputados
70.160-900 Braslia DF

Assunto: Demarcao de terras indgenas

Senhor Deputado,
2,5 cm
1. Em complemento s observaes transmitidas pelo telegrama no
154, de 24 de abril ltimo, informo Vossa Excelncia de que as medidas
3 cm mencionadas em sua carta no 6708, dirigida ao Senhor Presidente da Repblica,
cmm esto amparadas pelo procedimento administrativo de demarcao de terras
cm indgenas institudo pelo Decreto no 22, de 4 de fevereiro de 1991 (cpia anexa).
ccm 2. Em sua comunicao, Vossa Excelncia ressalva a necessidade de
que na definio e demarcao das terras indgenas fossem levadas em
considerao as caractersticas scio-econmicas regionais.
3. Nos termos do Decreto no 22, a demarcao de terras indgenas
dever ser precedida de estudos e levantamentos tcnicos que atendam ao disposto
no art. 231, 1o, da Constituio Federal. Os estudos devero incluir os aspectos
1,5 cm

etno-histricos, sociolgicos, cartogrficos e fundirios. O exame deste ltimo


aspecto dever ser feito conjuntamente com o rgo federal ou estadual competente.
4. Os rgos pblicos federais, estaduais e municipais devero
encaminhar as informaes que julgarem pertinentes sobre a rea em estudo.
igualmente assegurada a manifestao de entidades representativas da sociedade
civil.
5. Os estudos tcnicos elaborados pelo rgo federal de proteo ao ndio
sero publicados juntamente com as informaes recebidas dos rgos pblicos e das
entidades civis acima mencionadas.

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3,5 cm

6. Como Vossa Excelncia pode verificar, o procedimento


estabelecido assegura que a deciso a ser baixada pelo Ministro de Estado da Justia
sobre os limites e a demarcao de terras indgenas seja informada de todos os
elementos necessrios, inclusive daqueles assinalados em sua carta, com a
necessria transparncia e agilidade.

Atenciosamente,

[Nome]
[cargo]

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que provem o atual emprego de


1.2.2 OS PRONOMES DE TRATAMENTO pronomes de tratamento indireto como
NA CORRESPONNCIA OFICIAL forma de dirigirmo-nos s autoridades
civis, militares e eclesisticas.
a) Breve Histria dos Pronomes de
Tratamento b) Concordncia com os Pronomes de
O uso de pronomes e locues Tratamento
pronominais de tratamento tem larga Os pronomes de tratamento (ou de
tradio na lngua portuguesa. De acordo segunda pessoa indireta) apresentam
com Said Ali, aps serem incorporados certas peculiaridades quanto
ao portugus os pronomes latinos tu e concordncia verbal, nominal e
vos, como tratamento direto da pessoa pronominal. Embora se refiram segunda
ou pessoas a quem se dirigia a palavra, pessoa gramatical ( pessoa com que se
passou-se a empregar, como expediente fala, ou a quem se dirige a comunicao),
lingstico de distino e de respeito, a levam a concordncia para a terceira
segunda pessoa do plural no tratamento pessoa, que o verbo concorda com o
de pessoas de hierarquia superior. substantivo que integra a locuo com
Prossegue o autor: seu ncleo sinttico: Vossa Senhoria
nomear o substituto; Vossa Excelncia
Outro modo de tratamento indireto conhece o assunto.
constituiu em fingir que se dirigia a
palavra a um atributo ou qualidade Da mesma forma, os pronomes
eminente da pessoa de categoria possessivos referidos a pronomes de
superior, e no a ela prpria. Assim tratamento so sempre os da terceira
aproximavam-se os vassalos de seu pessoa: Vossa Senhoria nomear seu
rei com o tratamento de vossa substituto (e no Vossa... vosso...).
merc, vossa senhoria (...); assim
usou-se o tratamento ducal de vossa J quanto aos adjetivos referidos a
excelncia e adotaram-se na esses pronomes, o gnero gramatical
hierarquia eclesistica vossa deve coincidir com o sexo da pessoa a
reverncia, vossa paternidade, que se refere, e no o substantivo que
vossa eminncia, vossa santidade. compe a locuo. Assim, se nosso
interlocutor for homem, o correto Vossa
Excelncia est atarefado, Vossa
A partir do final do sculo XVI, esse Senhoria deve estar satisfeito; se for
modo de tratamento indireto j estava em mulher, Vossa Excelncia est
voga tambm para os ocupantes de atarefada, Vossa Senhoria deve estar
certos cargos pblicos. Vossa merc satisfeita.
evoluiu para vosmec, e depois para o
coloquial voc. E o pronome vs, com o c) Emprego dos Pronomes de
tempo, caiu em desuso. dessa tradio Tratamento
SAID ALI, Manoel, Gramtica secundria histrica da lngua Como visto, o emprego dos
portuguesa, 3 Ed. Universidade de Braslia, 1964. p.93-94.
Id. Ibid. pronomes de tratamento obedece a
secular tradio. So de uso consagrado:

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Vossa Excelncia, para as seguintes Senhor Senador, Senhor Ministro,


autoridades:
Senhor Juiz, Senhor Governador
a) do Poder Executivo;

Presidente da Repblica; Vice-Presidente da Repblica:


Ministros de Estado;
No envelope, o endereamento das
Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal; comunicaes dirigidas s autoridades
Oficiais-Generais das Foras Armadas; Embaixadores:
Secretrios-Executivos de Ministrios e demais ocupantes de cargos
tratadas por Vossa Excelncia ter a
de natureza especial; seguinte forma:
Secretrios de Estado dos Governos Estaduais;
Prefeitos Municipais.
A Sua Excelncia o Senhor
b) do Poder Legislativo;
Fulano de Tal
Deputados Federais e Senadores; Ministro de Estado da Justia
Ministro do Tribunal de Contas da Unio; 70.064-900
Deputados Estaduais e Distritais;
Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais; A Sua Excelncia o Senhor
Presidentes das Cmaras Legislativas Municipais .
Senador Fulano de Tal
c) do Poder Judicirio; Senado Federal
70.165-900
Ministros dos Tribunais Superiores;
Membros de Tribunais; A Sua Excelncia o Senhor
Juzes;
Fulano de Tal
Auditores da Justia Militar.
Juiz de Direito da 10 Vara Cvel
Rua ABC, n 123
01.010-000 So Paulo
O vocativo a ser empregado em
comunicaes dirigidas aos Chefes de Em comunicaes oficiais, est
Poder Excelentssimo Senhor, seguido abolido o uso do tratamento dignssimo
do cargo respectivo: (DD), s autoridades arroladas na lista
anterior. A dignidade pressuposto para
Excelentssimo Senhor Presidente da que se ocupe qualquer cargo pblico,
Repblica, sendo desnecessria sua repetida
Excelentssimo Senhor Presidente do evocao.
Congresso Nacional, Vossa Senhoria empregado para
Excelentssimo Senhor Presidente do as demais autoridades e para
Supremo Tribunal Federal. particulares. O vocativo adequado :

As demais autoridades sero Senhor Fulano de Tal,


tratadas com o vocativo Senhor, seguido (...)
do cargo respectivo: Vossa Excelncia Reverendssima
usado em comunicaes dirigidas a
Arcebispos e Bispos: Vossa
Reverendssima ou Vossa Senhoria
Nos termos do Decreto n 4.118, de 7 de fevereiro de 2002,
art. 28, pargrafo nico, so Ministros de Estado, alm dos
Reverendssima para Monsenhores,
titulares dos Ministrios: o Chefe da Casa Civil da Presidncia Cnegos e superiores religiosos. Vossa
da Repblica, o Chefe do Gabinete de Segurana Institucional,
o Chefe da Secretaria-Geral da Presidncia da Repblica, o
Reverncia empregado para sacerdotes
Advogado-Geral da Unio e o Chefe da Corregedoria-Geral da e demais religiosos.
Unio.

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1.2.2. O MEMORANDO

O MEMORANDO uma modalidade de comunicao entre unidades administrativas de


um mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nvel
diferente. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicao eminentemente interna. Pode
ter carter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposio de projetos,
idias etc., a serem adotados por determinado setor pblico.

Memorando n. 17/1991/DJ
Em 12 de maio de 2008.
.

Ao Sr. Chefe do Departamento de Administrao

Assunto: Administrao. Instalao de microcomputadores.

1. Nos termos do Plano Geral de informatizao, solicito a Vossa Senhoria verificar a possibilidade de que sejam instalados
trs microcomputadores neste departamento.

2. Sem descer a maiores detalhes tcnicos, acrescento, apenas, que o ideal seria que o equipamento fosse dotado de disco
rgido e de monitor padro EGA. Quanto a programas, haveria necessidade dois tipos: um processador de textos, e outro
gerenciador de banco de dados.

3. O treinamento de pessoal para operao dos micros poderia ficar a cargo da Seo de Treinamento do Departamento de
Modernizao, cuja chefia j manifestou seu acordo a respeito.

4. Devo mencionar, por fim, que a informao dos trabalhos deste Departamento ensejar uma mais racional distribuio de
tarefas entre os servidores e, sobretudo, uma melhoria na qualidade dos servios dosprestados.

Atenciosamente,

(Nome e
cargo do signatrio)

PARA OBTER CLAREZA, PRECISO:

EVITAR AMBIGUIDADE
Ambguo: O Ministro comunicou a seu Ambguo: O Deputado saudou o Presidente da
secretariado que ele seria exonerado. Repblica, em seu discurso, e solicitou sua
interveno no seu Estado, mas isso no o
Claro: O Ministro comunicou Exonerao dele a surpreendeu.
seu secretariado. Ou: O Ministro
Claro: Em seu discurso, o Deputado saudou o
comunicou a seu secretariado a exonerao Presidente da Repblica. No pronunciamento,
deste. solicitou a interveno federal em seu Estado, o
que no surpreendeu o Presidente da Repblica.

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EVITAR HIPRBATO E ANACOLUTO


Errado: A moa que eu fui na casa dela ontem Errado: Este rapaz, estivemos com o irmo dele
vai casar-se. sbado.

Certo: Ontem fui casa de uma moa que vai Certo: Sbado estivemos com o irmo deste rapaz.
casar-se.

EVITAR FRASES MUITO LONGAS


Errado: Este fato, que alias me foi contado pelo promotor, e que mereceu inmeros comentrios naquela
cidade em que ele vive desde o nascimento do filho, atual delegado; eu conto agora em carter
reservado.

Certo: Conto agora, em carter reservado, este fato, objeto de inmeros comentrios naquela cidade.
Ouvi-o do promotor, residente ali desde o nascimento do filho, atual delegado.

1.2.3. PRINCPIOS CONSTITUCIONAIS Lngua Portuguesa possa compreender o


contedo dos textos oficiais. Para isso,
Orientam a redao Oficial os exige-se a clareza e o padro culto da
princpios da impessoalidade, da linguagem. Entende-se por clareza a
publicidade e da eficincia. Entende o qualidade de um texto que comunica sua
Manual por impessoalidade o tratamento mensagem de modo imediato, sem deixar
com o cargo e jamais com a pessoa, ou margem de dvidas quanto a seu real
seja, o texto no se dirige pessoa sentido. Por padro culto deve-se
nominalmente, mas sim ao cargo que ela entender no s a obedincia gramtica
representa. Neste sentido, no formal, mas tambm o emprego de uma
impessoal um vocativo como: Senhor linguagem compreensvel em todo o
Armando. Para ser impessoal, o vocativo territrio nacional (a linguagem padro),
deve se referir ao cargo e no ao nome, ou seja, no se pode utilizar
da seguinte forma: Senhor Chefe do regionalismos e muito menos grias.
Almoxarifado. Igualmente no bom evitar, tanto quanto possvel, o
impessoal o emprego de adjetivos que jargo burocrtico. Quanto linguagem
expressem uma viso particular do tcnica, observa-se a real necessidade de
redator sobre o assunto de que fala. o texto limitar-se a este nvel de
Assim, quando se escreve desta linguagem.
prestigiosa comisso ou para sua
conceituada empresa, houve Por ltimo, o princpio da eficincia
pessoalidade no trato com o destinatrio. exige dos textos oficiais simplicidade,
para ser impessoal, deve-se expressar clareza, correo, e certos itens
deste modo: desta comisso ou para destacados ao longo da comunicao,
sua empresa, sem adjetivaes. como assunto, endereamento de destino
e de resposta, numerao dos
O princpio da publicidade, por sua pargrafos. Estudaremos estas
vez, no exige apenas o acesso do qualidades no prximo item de nosso
cidado aos textos oficiais. No basta curso.
poder ler. preciso que o leitor mdio da

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1.2.5. QUALIDADES DO ESTILO E DA LINGUAGEM NA MODERNA CORRESPONDNCIA

1. A CONCISO (UM TEXTO SEM REDUNDNCIAS, DIZER O MXIMO COM O MNIMO DE PALAVRAS)

Correspondncia antiquada e redundante Correspondncia moderna e correta

439/79 Braslia, 16/10/1979 TIMBRE

Ofcio 439/1979/STF ALM


Ilmos. Srs. Braslia, 16 de outubro de 1979.
J.J. Martins
Caixa Postal 974 Ao Senhor Gerente
Curitiba PR J.J. Martins
Caixa Postal 974
Curitiba PR
Prezados Senhores, CEP XX.XXX-000

Desejamos acusar o recebimento do seu prezado favor datado de Assunto: prazo de vencimento
12 de outubro prximo passado, junto ao qual V.Sas. tiveram a
gentileza de nos encaminhar os documentos relativos s mercadorias Senhor Gerente,
por ns encomendadas.
Informamos, outrossim, que as mercadorias em referncia 1. Recebemos as mercadorias encomendadas, assim como os
chegaram em perfeitas condies, nada nos sendo lcito reclamar documentos a elas relativos, anexos sua carta de 12/10/1979.
nesse sentido. Lamentamos, no entanto, ter de externar-lhes a nossa
estranheza ante o fato de constar, na fatura que nos foi remetida por 2. Porm, estranhamos constar na fatura o vencimento para 30 dias,
V.Sas., vencimento para 30 dias, quando o que havamos combinado quando havamos combinado com o representante um prazo de 90 dias.
com o representante de sua conceituada empresa foi de 90 dias.
Solicitamos, pois, esclarecimentos a respeito, deixando claro que
no podemos aceitar a duplicata, caso no nos seja concedido o prazo 3. Solicitamos, portanto, esclarecimentos, pois no poderemos
previamente combinado. aceitar a duplicata, caso no seja concedido o prazo previamente
Cientes de que esta nossa justa pretenso ser acolhida por V.Sas., combinado.
firmamo-nos, com estima e apreo, mui

Atenciosamente,
atenciosamente,
______________________
ALMOXARIFADO DO SUPREMO TRIBUNAL FEDERAL Jos Lins
JOS LINS Chefe do almoxarifado

III. A IMPESSOALIDADE comunicao. No caso da redao oficial,


quem comunica sempre o Servio
A finalidade da lngua comunicar, Pblico (este ou aquele Ministrio,
que pela fala, quer pela escrita. Para que Secretaria, Departamento, Diviso,
haja comunicao, so necessrios: a) Servio, Seo): o que se comunica
algum que comunique, b) algo a ser sempre algum assunto relativo s
comunicado e c) algum que receba essa atribuies do rgo que comunica: o

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destinatrio dessa comunicao ou o c) do carter impessoal do prprio


pblico, o conjunto dos cidados, ou outro assunto tratado: se o universo temtico
rgo pblico, do Executivo ou dos outros das comunicaes oficiais se restringe a
Poderes da Unio. questes que dizem respeito ao interesse
pblico, natural que no cabe qualquer
Percebe-se, assim, que o tom particular ou pessoal.
tratamento impessoal que deve ser dado
aos assuntos que constam das Desta forma, no h lugar na
comunicaes oficiais decorre: redeno oficial para impresses
pessoais, como as que, por exemplo,
a) da ausncia de impresses individuais constam de uma carta a um amigo. ou de
de quem comunica: embora se trate, por um artigo assinado de jornal, ou mesmo
exemplo, de um expediente assinado por de um texto literrio. A redao oficial
Chefe de determinada Seo, sempre deve ser isenta da interferncia da
em nome do Servio Pblico que feita a individualidade que a elabora.
comunicao. Obtm-se, assim, uma
desejvel padronizao que permite que A conciso, a clareza, a
comunicaes elaboradas em diferentes objetividade e a formalidade de que nos
setores da Administrao guardem entre valemos para elaborar os expedientes
si certa uniformidade; oficiais contribuem, ainda para que seja
alcanada a necessria impessoalidade.
b) da impessoalidade de que recebe a
comunicao, com duas possibilidades,
ela pode ser dirigida a um cidado,
sempre concebido como pblico, ou a
outro rgo pblico. Nos dois casos,
temos um destinatrio concebido de
forma homognea e impessoal;

1.2.6. DEMAIS TEXTOS OFICIAIS

I- RELATRIOS

O RELATRIO contm informaes sobre tarefas executadas e/ou sobre fatos ou


ocorrncias inquritos e sindicncias. S recebem essa designao aqueles documentos
que apresentam certas caractersticas formais e estilsticas prprias: ttulo, abertura
(origem. virgula, data, vocativo, etc.) e fecho (saudaes protocolares e assinaturas). A
ESTRUTURA DO RELATRIO compreende, alm da abertura e do fecho:

a) Introduo indicao do fato investigado, do ato ou da autoridade que determinou a


investigao e da pessoa ou funcionrio disso incumbido. Enuncia, portanto, o propsito do
relatrio.

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b) Desenvolvimento (texto, ncleo ou corpo do relatrio): relato minudente dos fatos


apurados, indicando-se:

1. a data;

2. o local;

3. o processo ou mtodo adotado na apurao;

4. discusso: apurao e julgamento dos fatos.

c) Concluso e recomendaes de providencias ou medidas cabveis.

Alguns relatrios costumam incluir ainda material ilustrativo: diagramas, mapas,


grficos, desenhos etc., que podem vir incorporados no texto ou sob a forma de apndice e
anexos.

Exemplo de um relatrio simples

TIMBRE

RELATRIO DE INVESTIGAO

Rio de Janeiro, 26 de outubro de 2000.

Senhor Diretor,

1. Tendo sido designado para apurar a denncia de irregularidades ocorridas no Departamento dos Correios e Telgrafos, subindo
apreciao De V.As., para os devidos fins, o relatrio das diligencias que nesse sentido, efetuei.

2. Em 10 de setembro de 2000, dirigi-me ao chefe A, para inquirir os funcionrios X e Y, acusado do extravio de valores endereados
firma S e L, desta praa.

3. Ambos negaram a autoria de violao da mala da correspondncia, conforme termos constantes das declaraes anexas.

4. No inqurito a que se procedeu, ressalta a culpabilidade do funcionrio X, sobre quem recaem as mais fortes acusaes.

5. O segundo: apesar de no se poder considerar mancomunado com o primeiro, tem parcela de responsabilidade, pois agiu por omisso,
sendo negligente no exerccio de suas funes. Como chefe de turma, devia estar presente, na ocasio da abertura da mala em apreo o que
no ocorreu conforme depoimento de lis...

6. Do exposto resulta que somente o inqurito policial poder esclarecer o crime perpetrado com a violao da mala de correspondncia
da Seo A.

7. Impe-se instaurao imediata de processo administrativo. o que me cumpre levar ao conhecimento de V. Sa.

Respeitosamente,

Assinatura
Nome
cargo do signatrio

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II- ATA

A ATA um documento em que so registrados, de forma objetiva os fatos ocorridos


durante uma reunio. A ata deve ser redigida se possvel, enquanto ocorre a reunio, por
isso usual que o secretrio, que a redige, seja uma pessoa no envolvida nas discusses
e deliberaes a serem tomadas pelos participantes. Ou seja, o secretrio deve ser apenas
um observador e narrador fiel dos fatos.

FORMA E CONTEDO DA ATA: No quadro a seguir, esto as partes bsicas


constituintes de uma ata.

PARTE CONTEDO

INTRODUO (OU n. da ata e especificao da reunio (ex.: Assemblia Geral


CABEALHO) Ordinria).

ABERTURA data (por extenso), hora local, tipo de reunio, nome completo da
entidade, forma de convocao para a reunio.

VERIFICAO DE registro do nmero de presentes e se ele suficiente para a


PRESENA (QUORUM) realizao da reunio, segundo a lei ou os estatutos da entidade.

DEFINIO DA MESA nome dos indicados para dirigir a reunio (presidente/coordenador e


DIRETORA secretrio(s)) e forma de escolha (aclamao/votao etc.) ver
observaes abaixo).

TEXTO assuntos tratados, decises, opinies dos presentes, consideraes,


interrupes etc.

ENCERRAMENTO frase-padro do tipo Nada mais havendo a tratar, encerraram-se os


trabalhos e a presente ata foi assinada por...

Observaes: O(s) presidente(s) / coordenador(ES) e os secretario(os) devem,


necessariamente assinar a ata. Quanto comprovao da presena dos outros membros
participantes, pode ser adotado um dos seguintes procedimentos:

os participantes assinam a ata;

junta-se a ela uma lista com as assinaturas dos participantes (esse procedimento
precisa ser registrado em ata).

dispensam-se as assinaturas dos participantes (esse procedimento precisa ser


registrado no encerramento da ata).

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Dependendo da constituio da entidade, a ata pode ser um documento com valor


jurdico. Por isso, nesses casos imprescindvel tomar certos cuidados com sua redao.
Dentre esses cuidados, destacam-se:

A redao deve ser compacta, isto , no se deixam pargrafos nem linhas em


branco. (esse procedimento impede que, no futuro, sejam feitos acrscimos ao texto
original da ata).

Os nmeros importantes devem ser escritos por extenso ou em algarismos e


repetidos por extenso entre parnteses. Exemplo:

... eleitos por um perodo de dois anos... ou ... eleitos por um perodo de 2 (dois)
anos...

No pode apresentar rasuras ou borres, Se, durante a redao, ocorrer algum erro,
deve-se empregar a palavra digo e escrever a forma correta. Exemplo:

... ficando indicado o Sr. Jos Pasquini para diretor, digo, supervisor da nova
seo...

Quando o erro s for percebido depois que a ata j estiver redigida, emprega-se a
seguinte expresso corretiva: Em tempo: onde se l... leia-se... Exemplo: Em tempo: A
reunio da diretoria com os novos supervisores das regionais que, a princpio, estava
marcada para maio ficou adiada para o incio de julho.

O LIVRO DE ATAS: O livro de atas um volume especialmente destinado lavratura


(redao) das atas de uma entidade. Cabe pessoa responsvel (secretario, diretor etc.)
conferir ou colocar a paginao de todas as folhas do livro e rubric-las ema a uma (em
geral a rubrica colocada no canto superior direito.

Termo de abertura

A mesma pessoa que rubrica as pginas do livro deve redigir, na 1 pgina o termo
de abertura.

TERMO DE ABERTURA

Este livro contm 200 (duzentas) pginas tipograficamente numeradas e por mim conferidas e rubricadas e destina-se ao registro das atas de
Reunies da (coloca-se o nome da entidade) com sede nesta cidade, Rua... n...

(Local e data)

(Assinatura)
(Nome em letra legvel)
(Cargo)

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Termo de encerramento

Quando todas as suas pginas j estiverem utilizadas pelos registros das atas,
necessrio redigir, na ltima pgina o termo de encerramento.

TERMO DE ENCERRAMENTO

Este livro, com 200 (duzentas) pginas, devidamente rubricadas pelo Sr..., que na poca era (cita-se o cargo da pessoa que fez o termo de abertura
e rubricou as pginas), destinou-se ao registro das Atas de Reunies da (cita0se o nome da entidade), conforme se l no Termo de Abertura
constante na 1 pagina.

(Local e data)

(Assinatura)
(Nome em letra legvel)
(Cargo)

Modelo de ata

Aos quinze dias do ms de maio de dois mil e dez,reuniu-se o Conselho-Diretor da


Caesb, em sesso ordinria , na sala vinte e cinco do prdio Central , no Setor de
Indstria e Abastecimento de Braslia, trecho quatro, com a primeira chamada para as
[Digite uma citao do documento ou o resumo de uma questo interessante. Voc pode posicionar a caixa
quinze horas e segunda chamada para as dezesseis horas.Os convocados se
de texto em qualquer lugar do documento. Use a guia Ferramentas de Caixa de Texto para alterar a
apresentaram no horrio marcado. Estiveram presentes o Diretor-Geral,Roberto Carlos,
formatao da caixa de texto da citao.]
o vice, Caetano Veloso, Secretria executiva, Zizi Possi, demais membros da diretoria:
Diretora de Saneamento, Vera Fischer. Diretora de Finanas, Tas Arajo, Diretora de
Pessoal, Juliana Paes,Diretor de material, Rodrigo Santoro e Diretor de Comunicao,
Pedro Bial.A mesa foi composta pelos trs diretores de Departamento e dirigida pelo
Diretor-Geral . Os assuntos tratados foram debatidos na ordem do dia: 1- compra de
mais dois veculos para os diretores, 2- contratao de vinte novos servidores por meio
de concurso, 3- aumento do salrio dos diretores, 4- votao das propostas. O item trs
foi aceito por unanimidade , os demais ficaram em suspenso, aguardando a deciso do
Governador, que receber a Exposio de Motivos do Diretor-Geral. Nada mais
havendo
Modelo de a tratar,
ata encerram-se os trabalhos e a presente ata assinada por mim e pelos
outros participantes da reunio.
III - DECLARAO

D-se o nome de DECLARAO ao documento em que se afirma ou nega alguma coisa a


respeito de determinado assunto. emitida por pessoa fsica, por rgo pblico e por
empresa ou instituio privada.

Caractersticas:

a) enquanto o atestado costuma ser expedido em favor de algum, a DECLARAO


feita em relao a algum, podendo ou no ser-lhe favorvel;

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b) a estrutura da declarao praticamente igual do atestado;

c) se o declarante for pessoa fsica, o papel dispensa timbre e carimbo, mas exigido RG
e CPF, alm do reconhecimento da firma em cartrio.

Exemplo de declarao de idoneidade

DECLARAO

Eu, Luciano Pires, brasileiro, casado, RG n. 2.469.367 (SSP/SP), comerciante, estabelecido na rua Dr. Carlos Fontes, 148,
Campinas, DECLARO conhecer, h 6 (seis) anos, o Sr, Irineu Lima Smith, brasileiro, vivo, RG n. 3.649.943 (SSP/SP), representante
comercial, residente na rua 7 de Setembro, 543, em Ribeiro Preto, nada havendo, que seja de meu conhecimento, que o desabone moral
ou profissionalmente.

Campinas, 26 de junho de 1999.

Luciano Pires

IV - ATESTADO

Atestado o documento em que se confirma ou assegura a existncia ou inexistncia de


uma situao de direito, de que se tem conhecimento, referente a algum ou a respeito de
algum fato ou situao.Consiste em dizer por escrito, afirmando ou negando, que
determinada coisa ou algum fato referente a algum correspondente verdade e
responsabilizar-se, assinando o documento.

Caractersticas:

a) no servio pblico, o atestado firmado por funcionrio que, em razo de seu ofcio ou
funo, tem reconhecida credencial para fornec-lo;

b) na empresa particular, o atestado fornecido por algum que exerce posio de chefia
compatvel com a afirmao que prestar e com a destinao do atestado;

c) o papel em que redigido o atestado deve conter o timbre ou carimbo do rgo pblico
ou da empresa que expede;

d) o atestado, diferentemente da declarao, costuma ser expedido solicitao do(s)


interessado(s), formulada por escrito ou verbalmente;

e) a redao de um atestado apresenta comumente a seguinte ordem:

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I- ttulo, isto , a palavra ATESTADO, em maisculas;

II- nome e identificao da autoridade que emite (que tambm podem ser expressos no
final, aps a assinatura) e da pessoa ou rgo que solicita;

III- texto, sempre sucinto, claro e preciso, contendo aquilo que se est confirmando ou
assegurando;

IV- local e data, na margem direita do texto;

V- assinatura, nome e cargo ou funo de que atesta, direita ou no centro.

Em geral, o atestado emitido em favor de algum, declarando algo sobre essa pessoa.

Exemplo de atestado

PROSPEC-SOLO FUNDAES S/A


Av. Brasil, 453 - Campinas/SP - Tel: 414390

ATESTADO

ATESTAMOS que Maria Padilha estagiou no Depto. de Sondagens e Fundaes desta empresa de engenharia no perodo de
03/04/94 a 06/11/95, desenvolvendo suas funes com seriedade, competncia e profissionalismo.

Campinas, 20 de maro de 1996.

Jos M. F. Fontanelle
Eng. Supervisor de Sondagens
CREA - 5.459/SP

Wilson Castilho Penha


Chefe do Depto. de Pessoal

V- REQUERIMENTO

O REQUERIMENTO um documento encaminhado por um particular a uma autoridade ou


a um rgo pblico para solicitar (= requerer) algo a que julga ter direito legal. Sempre que

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possvel, conveniente citar a lei, decreto ou ato administrativo que justifica legalmente o
que se est requerendo.

Senhor Prefeito de Mau da Serra,

Deolindo Brunassi, brasileiro, casado, residente na Rua Mato Grosso, 1541, portador de CI n 247.550-8 e CPF n 338.400-
529, funcionrio pblico municipal PO-2, requer, na forma da Lei Municipal 123 de 1996, adicional de 5% (cinco por cento) em seus
vencimentos por ter completado cinco anos de servio.

Nestes termos,
Pede deferimento.

Mau da Serra, 3 de fevereiro de 200.


Deolindo Brunassi

Para maior objetividade e simplificao, o fecho do requerimento pode ser dispensado. Se,
no entanto, ele for usado, deve ser simples e direto.

Os fechos usuais esto no quadro abaixo e podem ser empregados sob a forma abreviada.

FECHO ABREVIATURA

Nestes termos pede deferimento N.T.P.D.

Aguarda deferimento A.D.

Pede deferimento P. Deferimento ou P.D.

Se for necessrio citar a lei ou decreto que ampara legalmente o pedido, introduz-se essa
informao logo aps a palavra requerer. Assim:

...requerer, de acordo com a Lei n... de (data)...

VI- CERTIDO

A CERTIDO o documento mandado expedir por autoridade pblica competente, a


pedido de pessoa ou de rgo interessado, no qual se declara como certa e verdadeira a
existncia de fatos anteriormente registrados dentro das formalidades especficas. Se no
houver esse registro anterior escrito dos atos ou fatos, o documento a ser expedido no

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ser CERTIDO, mas sim, CERTIFICADO. Da, serem confundidos, com certa freqncia,
os dois documentos. Pode ser resumida ou integral, sempre, cpia de algum registro
escrito j existente.

Exemplos: certido de nascimento, certido de casamento, certido de bito, nada consta.

Exemplo de certido

ESTADO DE SO PAULO
PREFEITURA DE CAMPOS DO JORDO

CERTIDO N...

(espao destinado ao Visto da autoridade responsvel pela


Expedio do documento, com respectiva data)

CERTIFICO, em cumprimento ao despacho exarado na petio n... de 17 de fevereiro de 2000, que o Loteamento Bairro Novo,
situado no lugar chamado Lagoa das Carabas, s margens da Estrada Rodoviria pavimentada BR..., av. Eliezer de Lima, nada deve Fazenda
Municipal, nesta data, ficando entretanto ressalvado o direito desta Prefeitura de cobrar do proprietrio do imvel ou de seu sucessor quaisquer
dbitos que posteriormente venham a ser verificado
Campos do Jordo, 28 de fevereiro de 2000.

Mary das Neves


Diretora de Obras

VII- CIRCULAR

A)Maria
CIRCULAR
Jos da Silva uma forma de correspondncia pela qual o emissor, utilizando cpias de
idntico contedo, se comunica comAssistente
diversos destinatrios
Tcnica da Receita (pessoas, empresas, rgos ou
entidades). A circular empregada para transmitir decises, sugestes, convites,
informaes (ex.: lista de preos, decises administrativas, lanamento de produtos,
promoes etc.). Na correspondncia oficial tambm cientifica o destinatrio sobre a
publicao de decretos, leis, editais etc.

Diferentemente da carta, a circular, pelo fato de ser enviada a vrios destinatrios,


no contm os nomes deles. Emprega-se apenas um vocativo genrico, que se aplique a
todos os destinatrios (ex.: Senhor, Senhores, Senhor Cliente, Senhor Gerente, Senhor
Associado, Senhor Encarregado, Senhor Secretrio etc.)

Quando a circular acompanhada de cpia de algum outro documento,


conveniente escrever a palavra anexo(s) no p da pgina esquerda e citar o nome do
documento. Assim:

Anexo: cpia do Edital de Convocao.

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Exemplo de circular

ESTADO DE SO PAULO
SECRETARIA ESTADUAL DE EDUCAO E CULTURA
INSPETORIA SELECIONAL DE ENSINO
SEO ZONA SUL

CIRC. N 057/1995/SEEC
So Paulo, 20 de novembro de 1995.

DE: Inspetor Secional de Ensino


PARA: Diretores de Estabelecimentos de Ensino Mdio

Senhor Diretor,

1. Tenho em vista a deliberao do Senhor Secretrio de Educao e Cultura, contida no Dirio Oficial de
________________, informo a V.Sa., que s estaro habilitados a lecionar nos referidos Estabelecimentos os professores com registro
ou autorizao desta inspetoria.

Atenciosamente,

Lindolpho A. Ortiz
Inspetor Secional de Educao

(CONTEDO RETIRADO DO MANUAL DE REDAO DA PRESIDNCIA DA REPBLICA)

6. Telegrama
6.1. Definio e Finalidade
Com o fito de uniformizar a terminologia e simplificar os procedimentos burocrticos,
passa a receber o ttulo de telegrama toda comunicao oficial expedida por meio de
telegrafia, telex, etc.
Por tratar-se de forma de comunicao dispendiosa aos cofres pblicos e
tecnologicamente superada, deve restringir-se o uso do telegrama apenas quelas
situaes que no seja possvel o uso de correio eletrnico ou fax e que a urgncia
justifique sua utilizao e, tambm em razo de seu custo elevado, esta forma de
comunicao deve pautar-se pela conciso (v. 1.4. Conciso e Clareza).

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6.2. Forma e Estrutura


No h padro rgido, devendo-se seguir a forma e a estrutura dos formulrios
disponveis nas agncias dos Correios e em seu stio na Internet.

7. Fax
7.1. Definio e Finalidade
O fax (forma abreviada j consagrada de fac-simile) uma forma de comunicao
que est sendo menos usada devido ao desenvolvimento da Internet. utilizado para a
transmisso de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos, de cujo
conhecimento h premncia, quando no h condies de envio do documento por meio
eletrnico. Quando necessrio o original, ele segue posteriormente pela via e na forma de
praxe.
Se necessrio o arquivamento, deve-se faz-lo com cpia xerox do fax e no com o
prprio fax, cujo papel, em certos modelos, se deteriora rapidamente.

7.2. Forma e Estrutura


Os documentos enviados por fax mantm a forma e a estrutura que lhes so
inerentes.
conveniente o envio, juntamente com o documento principal, de folha de rosto, i.
., de pequeno formulrio com os dados de identificao da mensagem a ser enviada,
conforme exemplo a seguir:

[rgo Expedidor]

[setor do rgo expedidor]

[endereo do rgo expedidor]

_______________________________________________________________________________________________
Destinatrio:____________________________________________________________________________________
No do fax de destino:_____________________________________________________ Data:_______/_______/____
Remetente: _____________________________________________________________________________________
Tel. p/ contato:_______________________ Fax/correio eletrnico:_______________________________________
No de pginas: esta +_______________________________________N o do documento:_______________________
Observaes:____________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________

8. Correio Eletrnico
8.1 Definio e finalidade
O correio eletrnico (e-mail), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na
principal forma de comunicao para transmisso de documentos.

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8.2. Forma e Estrutura


Um dos atrativos de comunicao por correio eletrnico sua flexibilidade. Assim,
no interessa definir forma rgida para sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de
linguagem incompatvel com uma comunicao oficial (v. 1.2 A Linguagem dos Atos e
Comunicaes Oficiais).
O campo assunto do formulrio de correio eletrnico mensagem deve ser
preenchido de modo a facilitar a organizao documental tanto do destinatrio quanto do
remetente.
Para os arquivos anexados mensagem deve ser utilizado, preferencialmente, o
formato Rich Text. A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informaes
mnimas sobre seu contedo..
Sempre que disponvel, deve-se utilizar recurso de confirmao de leitura. Caso no
seja disponvel, deve constar da mensagem pedido de confirmao de recebimento.
8.3 Valor documental
Nos termos da legislao em vigor, para que a mensagem de correio eletrnico
tenha valor documental, i. , para que possa ser aceita como documento original,
necessrio existir certificao digital que ateste a identidade do remetente, na forma
estabelecida em lei.

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