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ANLISE SWOT EM

GESTO DE PROJETOS
UM GUIA SOBRE COMO APLIC-LA
SUMRIO
1. Introduo 3
2. O que anlise SWOT 5
3. Como analisar fatores internos e externos? 9
4. Passo a passo de como montar sua anlise SWOT 13
5. Aes e estratgias a partir da anlise SWOT 15
6. Concluso 17
7. Sobre a Project Builder 19
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1. INTRODUO
Gerenciar projetos no tarefa para qualquer um. Se voc levanta da cama todo
dia com esta misso, com certeza as preocupaes so uma constante na sua
rotina.

Afinal, preciso cuidar para que as coisas no fujam do escopo, assim como
evitar que o oramento estoure e garantir que os envolvidos consigam fazer
todas as suas entregas dentro do prazo (o que nem sempre acontece), alm de
uma srie de variveis que devem ser monitoradas.

Pensando na sua luta diria, montamos este e-book, um guia bem funcional
para que voc consiga melhorar o seu nvel de gerenciamento de projetos, redu-
zir custos, evitar ou mitigar alguns riscos, potencializar os ganhos, entre outros
objetivos importantes.

Sobretudo, tendo em vista que no mundo do gerenciamento de projetos pos-


svel encontrar uma srie de ferramentas e termos para explicar metodologias
a respeito de como se deve conduzir todo tipo de projeto.

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No caso da anlise SWOT que voc conhecer a seguir , trata-se de uma


ferramenta que no exclusiva do meio GP, mas sim de uma soluo adotada
em vrios ramos diferentes da gesto. Como ela muito flexvel, pode ser apli-
cada tambm ao nosso contexto e ajudar a aumentar bastante a qualidade dos
processos gerenciais.

Quer saber como ela pode te ajudar? Confira!

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2. O QUE A ANLISE SWOT?


Antes de tudo, acredita-se que esta ferramenta tenha sido criada h cerca de meio
sculo por Albert Humphrey, ao liderar uma pesquisa na Universidade de Stanford.
Nesse perodo, ela j ajudou e segue sendo uma forte aliada de muitas empresas
em todo o globo.

Portanto, no por acaso que a anlise SWOT se tornou um dos mtodos mais tra-
dicionais para se definir estratgias de um negcio, projeto, departamento, campa-
nha, produto ou servio.

Basicamente, ela ajuda a encontrar a melhor maneira de se posicionar estrategi-


camente diante do cenrio em questo, com um olhar voltado tanto para os pro-
cessos que ocorrem dentro da empresa (ambiente interno), quanto para os fatores
externos a ela (ambiente externo).

Seu nome um acrnimo com as iniciais de cada ponto estudado:

Strengths (Foras); Opportunities (Oportunidades); e


Weaknesses (Fraquezas); Threats (Ameaas).

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A partir da unio de todos os eixos utilizados na anlise temos ento, em ingls,


SWOT. Mas no se assuste ao encontrar em algumas bibliografias por a a verso
em portugus: FOFA. Seguindo a mesma linha de abreviao, exatamente a mes-
ma ferramenta. S no to popular quanto o acrnimo original.

Na prtica, o que a anlise SWOT faz ajudar a mapear a situao em que nos en-
contramos. Considerar quais os nossos pontos fortes (S), os nossos pontos fracos
(W) e que prejudicam nosso desempenho, os aspectos externos que podem ser uti-
lizados a nosso favor (O) e, por ltimo, aquilo que no est necessariamente sob o
nosso controle que pode nos prejudicar (T).

Ao montar a SWOT voc vai ver que ela uma matriz que consegue cruzar, entre
as linhas e colunas, dois tipos de anlise. Olhando na horizontal temos primeiro
os fatores internos e externos. Depois, avaliando na vertical, haver uma estrutura
que separa fatores positivos e negativos.

Colocando cada ponto em seu lugar, ficamos com a seguinte configurao:

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2.1. Strengths (Foras)


um fator interno e positivo. Trata daquilo que voc tem de melhor dentro do
projeto. Diferenciais como algum nvel de especializao da sua equipe que seja
acima da mdia, um software de gesto de projetos que consiga cobrir todas as
suas necessidades, motivao em alta dos stakeholders ou qualquer outro aspecto
que se destaque como um potencializador de resultados.

2.2. Weaknesses (Fraquezas)


Tambm um fator interno, mas neste caso ele negativo. Exatamente o oposto
em relao s foras, ele precisa mostrar o que joga o seu projeto para baixo. Pode
ser alguma limitao de recursos como tempo e verba, uma logstica fraca ou a in-
disponibilidade de maquinrio adequado para realizar algumas tarefas.

2.3. Opportunities (Oportunidades)


Neste caso, agora comeamos a avaliar os fatores externos, olhando para os po-
sitivos. Uma oportunidade qualquer vantagem que voc consiga perceber que
pode ser utilizada a favor do seu projeto. Talvez uma nova legislao que entre em
vigor ou algo do tipo. Geralmente podem ser percebidas no momento em que voc
comea a prestar ateno no mercado e o que anda acontecendo do lado de fora
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do seu projeto.

2.4. Threats (Ameaas)


ltimo item, as ameaas so, como no caso anterior, fatores externos, mas esto liga-
das aos pontos negativos. Acabam sendo percebidas quando se olha para o mercado
e, como no caso das oportunidades, no podem ser diretamente controladas por voc.
Mudanas nos hbitos dos clientes, alteraes significativas na inflao, entrada de
empresas concorrentes no cenrio e similares.

Quando voc consegue enxergar bem todos esses aspectos, ter uma viso estratgica
bem mais apurada do seu projeto.

lgico que j com alguma experincia na rea de gesto de projetos, voc pode ter
identificado muitos destes fatores logo no incio e tambm vai detectar alguns outros
que aparecem no meio do caminho.

A ideia da anlise SWOT, portanto, fazer com que voc consiga organiz-los de uma
forma muito mais clara e que resulte em maiores chances de se preparar para enfren-
tar todas as dificuldades ao mesmo tempo em que tambm consegue tirar proveito de
tudo aquilo que est ao seu favor.
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3. COMO ANALISAR FATORES


INTERNOS E EXTERNOS?
Agora que j avanamos bastante e voc consegue entender bem melhor qual a ideia
principal da ferramenta, vamos passar para um assunto que merece tambm a sua
ateno: avaliao de fatores internos e externos.

No comeo, as coisas podem parecer um pouco misturadas, mas s uma questo de


tempo e prtica para que voc pegue o jeito de fazer esta anlise.

3.1. Identifique uma referncia completa do projeto


Tendo em mente que, por vezes, voc pode ficar sem saber por onde comear e as-
sim, ficar perdido no meio do caminho, uma tima dica procurar alguma forma de
se concentrar em algum tipo de referncia que consiga garantir que seu olhar estar
voltado para todo o projeto, sem deixar nada de fora.

Claro que, se voc tiver alguma ferramenta de gesto de projetos preferida que ga-
ranta isso, v em frente e se baseie nela. Por outro lado, se no tiver nas mos algo
que permita enxergar todo o projeto, uma sugesto usar as reas de Conhecimento
da Metodologia PMI listadas no nosso livro de cabeceira, o PMBOK.

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Se voc no se lembra de cabea, aqui vai uma cola:

Integrao;
Escopo;
Tempo;
Custos;
Qualidade;
Recursos Humanos;
Comunicao;
Riscos;
Aquisies; e
Partes Interessadas.

3.2. Comece a sua lista


Tendo a certeza de que nenhum aspecto do projeto vai ficar de fora da sua avaliao,
hora de comear a lista.

Assim, para cada ponto avaliado v anotando o que conseguir identificar que seja

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positivo ou negativo. No geral, esse tipo de considerao mais fcil de ser feito porque
mais natural enxergarmos rpido se algum fator favorvel ou no ao projeto.

Continue a sua lista at esgotar tudo o que puder apontar que seja relevante para a sua
gesto nesse projeto. Alm disso, anote os itens em tpicos de forma que seja fcil de
entender do que se trata, mas sem ficar escrevendo demais em cada um deles.

Por fim, organize de maneira que voc possa manipular estas informaes com facili-
dade. Se quiser usar um bloco de post it para facilitar a troca dos itens de lugar quando
necessrio, uma boa ideia.

3.3. Analise e organize a sua lista


J com todos os fatores anotados, hora de analisar e filtrar cada um deles. Para isso,
basta voc pegar cada item e fazer duas perguntas bem objetivas:

1. Esse fator relevante o suficiente para que eu dedique o meu tempo cuidando dele?
2. Eu ou outra pessoa envolvida na gesto do projeto conseguimos controlar esse fator?

Questionando cada tpico que foi listado, com esses pontos de vista voc vai conseguir

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fazer duas tarefas de uma vez s: filtrar o que importante e o que deve ser realmente
considerado e tambm definir o que interno e o que externo.

Selecione aqueles itens relevantes para que sejam trabalhados e deixe os demais guarda-
dos, pois em algum momento eles podem se tornar importantes.

Quanto queles sobre os quais ningum tem controle, entenda que so externos e os de-
mais podem ser assumidos como sendo fatores internos.

Se voc quiser, ao montar a sua matriz SWOT, tambm possvel organizar por ordem de
impacto todos os aspectos identificados. Assim, fica mais fcil comear a trabalhar nos
fatores que so mais importantes primeiro.

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4. PASSO A PASSO DE COMO MONTAR


SUA ANLISE SWOT
Agora que voc j sabe o que a anlise SWOT, entendendo como ela funciona e tam-
bm consegue identificar todos os seus fatores internos e externos, vamos colocar a
mo na massa.

Veja quais so as etapas para que voc finalmente faa a SWOT do seu projeto:

4.1. Determine hora e local


Apesar de ser um processo simples e que no tem muitas etapas a serem seguidas, uma
boa SWOT vai te exigir uma boa dose de concentrao e tempo. A boa notcia que com
a prtica, tudo fica mais fcil. Sendo a primeira vez ou no, s tenha o cuidado de defi-
nir um local tranquilo e ter um horrio reservado somente para a tarefa.

4.2. Decida se vai fazer sozinho ou no


Na hora de montar a sua SWOT avalie bem se voc tem o conhecimento necessrio
para cuidar do assunto. Se for o caso de convidar mais uma ou duas pessoas para aju-
dar, tudo bem. S tome cuidado para que o foco fique no trabalho.

Muitas pessoas pensando juntas pode ser algo difcil de se controlar. Corre-se o risco,
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por exemplo, de algum mudar o foco do assunto ou simplesmente comear a fazer outras coisas.

4.3. Escolha uma plataforma


Se quiser, pode usar um quadro, uma parede, post it, editores de texto, planilhas, ferramentas
da internet. Fique vontade. O importante procurar alguma forma de anotar todas os itens e
conseguir mov-los de lugar com facilidade.

4.4. Liste os seus fatores adequadamente


Na hora de identificar cada fator, tenha em mente que eles precisam estar escritos de maneira
objetiva e de modo que sejam todos realistas. Logo, no tente mascarar nada e nem fique escre-
vendo demais.

Se tiver alguma dvida, releia o 3 tpico deste e-book.

4.5. Organize e confira a matriz


Uma vez que a lista j foi feita, hora de conferir se tudo est fazendo sentido, assim como em
seus devidos lugares. Portanto, repasse cada quadrante quantas vezes isso for necessrio para
ter certeza de que todos os itens esto onde realmente deveriam.

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5. AES E ESTRATGIAS A PARTIR


DA ANLISE SWOT
Pronto, voc fez a sua anlise SWOT! O que fazemos com isso?

Depois de ter colocado a sua cabea para funcionar um bocado, necessrio


produzir resultados de verdade. Para isso, o que se precisa extrair os dados da
matriz, transformando informaes soltas em conhecimento e atitudes prticas.

A melhor forma estabelecer relaes entre cada ponto. Veja como foras, fra-
quezas, ameaas e oportunidades se relacionam:

alguma fora te ajuda a combater uma ameaa externa?


tem algum ponto fraco que possa ser minimizado por causa de uma oportuni-
dade que voc percebeu?
o que necessrio fazer para blindar o seu projeto de uma ameaa?
existe alguma forma de potencializar uma fora interna de maneira que ela
elimine um ponto fraco do projeto?

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Ao bombardear a sua matriz SWOT com perguntas deste tipo, certamente vo


aparecer algumas estratgias que voc poder utilizar ao seu favor.

A seguir, anote essas estratgias e desenvolva um plano de ao que capaz de


traduzir ideias em uma programao de atividades. A partir deste ponto voc
poder melhorar a sua gesto de riscos, por exemplo. Sobretudo, vai notar que
as aplicaes sero amplas, mas consistentes.

Procure sempre utilizar esta metodologia para determinar aes prticas e espe-
cficas. Assim, garantir que a sua anlise SWOT no vai ficar restrita somente
a exerccios mentais.

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6. CONCLUSO

Ao utilizar a anlise SWOT na gesto de projetos, possvel alcanar um olhar


mais crtico sobre o projeto de maneira a conseguir extrair informaes valiosas.

Todas essas informaes, por sua vez, devem ser revertidas em atividades e to-
madas de deciso de cunho totalmente estratgico e que busquem sempre a me-
lhoria da gesto do projeto.

Como voc viu ao longo deste material, essa ferramenta proporciona a possibi-
lidade de:

reforar os pontos positivos internos do projeto;


minimizar e buscar eliminar falhas internas;
lanar mo de oportunidades que estejam no contexto; e
encontrar alternativas para garantir que as ameaas externas provoquem me-
nores danos ao projeto.

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Tendo isso em vista, use todos os benefcios desta ferramenta em favor da sua
gesto, buscando sempre os melhores resultados para os seus projetos e apro-
veite para conduzir a sua equipe pelo caminho mais adequado.

Uma ltima dica: como os processos que envolvem a gesto de projetos so bas-
tante dinmicos, lembre-se de conferir periodicamente se a sua anlise SWOT
est atualizada ou se precisa de alguns ajustes.

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