AKUNTANSI PERHOTELAN

SAP 14
PENYUSUNAN BUDGET OPERASIONAL PADA USAHA PERHOTELAN

OLEH:
KELOMPOK 3
1. Luh Nopia Yudiastuti 1406305029/04

2. Anak Agung Ayu Mas Bhuwaneswari 1406305034/05

3. Ratih Jayadiningrat 1406305066/12

4. Luh Aprilia Widiantini 1406305090/18

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS UDAYANA
2017
A. PENDAHULUAN
Sistem informasi yang baik merupakan suatu hal yang sangat dibutuhkan pada setiap
jenis usaha, termasuk industri perhotelan. Saat ini perkembangan pariwisata di Indonesia
sangat pesat, seluruh kota di Indonesia berlomba membangun hotel dengan fasilitas layanan
yang lengkap. Perusahaan lebih dituntut untuk menjaga efektifitas dan efesiensinya sehingga
kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan dengan lancar.
Setiap perusahaan tanpa melihat sifat kegiatannya selalu mempunyai keterkaitan
dengan biaya operasional yang terdiri dari biaya penjualan dan biaya umum serta administrasi.
Oleh sebab itu biaya operasional merupakan yang paling esensial menyangkut kesinambungan
suatu perusahaan, maka sangat di perlukan perencanaan dan pengendalian yang akurat terhadap
biaya operasional. Biaya operasional merupakan rencana kegiatan yang mencakup yang saling
berkaitan dan saling mempengaruhi satu sama lain, dinyatakan dalam satuan yang berlaku pada
masa yang akan datang. Dengan berpedoman pada biaya operasional maka tujuan perusahaan
akan tercapai.Proses budget memerlukan usaha yang terkoordinasi secara intens dari semua
supervisior dan manajemen perusahaan. Setiap manager yang bertanggung jawab terhadap
suatu departemen/suatu aktivitas dalam perusahaan harus berpartisipasi dalam proses ini.
Ketika manajer mendapat masukan nyata dalam proses budget, mereka sering menjadi
termotivasi untuk mengimplementasikan perencanaan laba perusahaan dan manager tidak
melakukan kinerja di luar perencanaan apalagi aktivitas yang tidak realistis.

B. PENYIAPAN BUDGET OPERASI

Budget operasi merupakan perencanaan keuntungan perusahaan yang mencakup semua
sumber pendapatan dan item-item beban dan biaya yang muncul pada laporan laba rugi dan
laporan pendukung lainnya. Budget tahunan merupakan perencanaan selama dua belas bulan.
Perencanaan ini membentuk dasar yang dipakai oleh manajemen untuk mengevaluasi hasil
actual dari operasi. Budget operasi akan mempermudah manajemen untuk melaukakan fungsi
perencanaan dan pengendalian.
Proses budget memerlukan usaha yang terkoordinasi secara intens dari semua
supervisior dan manajemen perusahaan. Setiap manager yang bertanggung jawab terhadap
suatu departemen/suatu aktivitas dalam perusahaan harus berpartisipasi dalam proses ini.
Ketika manajer mendapat masukan nyata dalam proses budget, mereka sering menjadi

1
termotivasi untuk mengimplementasikan perencanaan laba perusahaan dan manager tidak
melakukan kinerja di luar perencanaan apalagi aktivitas yang tidak realistis.
Departemen akuntansi akan meyediakan data untuk para manager tentang informasi
statistic dari kinerja sebelumnya, informasi tenaga kerja langsung, program pemeliharaan dan
data penting lainnya untuk penyiapan budget. Financial controller bertanggung jawab untuk
mengkoordinasikan perencanaan anggaran dari masing-masing manager departemen.
Accounting departemen menggabungkan semua perencanaan menjadi sebuah budget operasi
yang menyeluruh, termasuk biaya tetap dan biaya lainnya untuk diperiksa dan disetujui oleh
general manager.
General manager dan controller mereview perencanaan budget departemen dan
menyiapkan laporan budgetnya untuk mendapatkan persetujuan dari pemilik perusahaan. Jika
budgetnya kurang memuaskan, elemen-elemen yang memerlukan perubahan dikembalikan ke
manager departemen yang bersangkutan untuk direview dan direvisi.
Untuk memastikan bahwa waktu yang diperlukan untuk menyiapkan budget operasi
ada dan mendapat persetujuan pada waktunya, sebuah jadwal harus dibuat dan diikuti.
Perusahaan yang tahun fiskalnya sama dengan tahun kalender dapat mempertimbangkan
jadwal sebagai berikut:
Siapa (Who) Apa (What) Kapan (When)
General manager Pertemuan perencanaan budget Oktober tgl 1-31
Controller & Departement Penyiapan perencanaan budget November tgl 1-9
Head departemen
Accounting Konsolidasi perencanaan budget November tgl 10-19
departemen
General manager & Penyiapan laporan budget general Desember
Controller manager
Owners Mereview dan menyetujui laporan Desember
budget dari general manager

C. PROSES PERENCANAAN BUDGET

1. Review operasi tahun lalu
Review operasi perusahaan tahun berjalan harus menunjukkan hal-hal penting yang
masih berlangsung (continuiting significant item). Hal ini mencakup perubahan harga,

2
tambahan fasilitas/pengurangan fasilitas yang ada, perubahan dalam tenaga kerja yang cukup
besar, perbaikan untuk langkah efisiensi selama tahun tersebut, dan hal-hal sejenis lainnya.

2. Menganalisa bisnis secara umum

Analisa kondisi ekonomi dan politik nasional dan local pada saat berjalan menunjukkan
item-item yang dapat mempengaruhi operasi pada tahun berikutnya. Rencana aktivitas (action
plans) juga dibuat untuk memanfaatkan kondisi ekonomi dan politik yang bagus tau mengatasi
kondisi ekonomi yang kurang baik. Dampak dari action plans pada operasi perusahaan
diproyeksikan dan jika perlu direfleksikan pada budget yang sedang disiapkan.
3. Menganalisa situasi kompetitif saat ini
Analisa situasi kompetitif saat ini menunjukkan item-item yang sangat mempengaruhi
operasi tahun mendatang. Contoh item semacam itu meliputi hotel yang baru dibangun, motel,
dan restoran dan atau renovasi hotel yang ada secara besar-besaran.
4. Menganalisa harga-harga
Analisa struktur harga untuk semua produk dan service yang ditawarkan oleh
perusahaan dan memeriksa kembali harga-harga produk dan service yang akan menarik volume
bisnis dan akan berguna untuk memaksimalkan penggunaan fasilitas hotel secara optimal.
5. Proyeksi tingkat hunian dan penjualan kotor
Proyeksi tingkat hunia untuk setiap bulan pada tahun yang akan datang diestimasikan
pada setiap sumber pasar yang dicantumkan pada laporan laba rugi atau pada laporan
departemen kamar. Proyeksi tingkat hunian biasanya dibuat berdasarkan data historis, reservasi
dan informasi statistic di grup bisnis. Penjualan kotor dibuat untuk banquet dan bisnis regular
dari fasilitas makanan dan minuman.

D. PENYUSUNAN BUDGET DEPARTEMEN

1. Penyusunan Budget Pendapatan
Dalam penyusunan anggaran pendapatan di Departemen Front Office (FO), terdapat
beberapa hal yang dijadikan dasar untuk melakukan prediksi penjualan yang secara garis besar
dapat dibedakan menjadi dua hal yaitu informasi yang bersifat makro dan mikro (berkaitan
dengan kemampuan serta kondisi hotel yang bersangkutan).
Informasi yang bersifat makro antara lain:
1) Kondisi perekonomian baik regional, nasional maupun internasional,
2) Tingkat promosi yang dilakukan baik secara organisasional,
3) Kondisi para pesaing,
3
4) Jumlah kunjungan wisatawan,
5) Musim,
6) Event yang memerlukan akomodasi dalam jumlah yang tinggi, dsb.
Sedangkan untuk informasi yang bersifat mikro meliputi:
1) Jumlah kamar hotel,
2) Promosi individu,
3) Kebijakan hotel (berkaitan dengan pasar yang dituju),
4) Harga.

Disamping rencana penjualan kamar departemen FO juga membuat perencanaan biaya

tentang promosi maupun biaya operasional yang berkaitan dengan departemennya

2. Penyusunan Budget Biaya

1) Penyusunan anggaran di departemen Food & Beverage (F & B)
Departemen F&B, berdasarkan informasi isian kamar kan merencanakan penjualan
F&B. informasi penjualan kamar sangat penting terutama untuk dapat memprediksi
penjualan F&B yang bersumber dari tamu hotel. Dalam hal ini departemen F&B juga
memerlukan informasi tentang asal dari tamu yang menginap dihotel berkaitan dengan jenis
makanan yang harus disiapkan. Disamping penjualan yang berasal tamu hotel, departemen
F&B juga akan membuat prediksi tentang rencana penjualan yang bersumber dari tamu di
luar hotel serta menyusun rencana operasional didepartemennya.

2) Penyusunan anggaran di departemen House Keeping (HK)

Departemen HK berdasarkan rencana penjualan kamar serta F&B akan membuat
perencanaan untuk mendukung penjualan tersebut, seperti misalnya yang berkaitan dengan
pengadaan handuk, sabun serta penggunaan bahan kimia serta segala sesuatu yang
berkaitan dengan penjualan kamar tersebut. Segala sesuatu yang direncanakan tidak
terlepas dari isian kamar tersebut. Departemen HK juga akan membuat perencanaan yang
berkaitan dengan operasional didepartemennya.

3) Penyusunan anggaran di departemen Energi dan Pemeliharaan (ME)

Departemen ME, berdasarkan tingkat hunian kamar akan membuat perencanaan
yang berkaitan dengan pengadaan barang untuk mendukung isian kamar serta event yang
4
 akan dilaksanakan dihotel, termasuk didalamnya merencanakan perbaaikan tau
memeliharaan serta peremajaan yang diperlukan. Berkaitan dengan efisiensi energi, ME
akan merencanakan pengaturan pemakaian tenaga listrik baik yang bersumber dari PLN
maupun yang bersumber dari mesin generator. ME juga akan membuat perencanaan yang
berkaitan dengan operasional didepartemennya.

4) Penyusunan anggaran di departemen Personalia

Departemn personalia merupakan departemen yang mempersiapkan segala
aktivitas kepegawaian berkaitan dengan kelancaran operasional perusahaan. Dalam hal ini
informasi isian kamar hotel sangat dibutuhkan dalam menentukan jumlah karyawan yang
harus dipekerjakan pada suatu periode. Karena operasional hotel dapat didukung tidak
hanya oleh karyawan hotel tersebut, tetapi juga dapat dipadukan dengan karyawan training
yang merupakan tenaga kerja yang sangat murah. Informasi isian kamar sangat berkaitan
dengan kebijakan cuti, lembur karyawan serta kapan dibutuhkannya tenaga ekstern.

5) Penyusunan anggaran di departemen Akuntansi

Departemen akuntansi, disamping menyusun anggaran didepartemennya, juga
menjadi coordinator dari penyusunan anggaran secara keseluruhan. Semua anggaran
individual tersebut direkapitulasi didepartemen akuntansi untuk selanjutnya dilakukan
penggabungan. Atas dasar kemampuan keuangan perusahaan serta kelancaran operasional,
departemen akuntansi akan mengkoordinasikan dengan semua departemen terkait untuk
selanjutnya ditentukan skala prioritasnya. Dalam koordinasi tersebut tidak tertutup
kemungkinan untuk dilakukan pemangkasan atau perubahan periode anggaran dari masing-
masing departemen. Hasil coordinator inilah yang dijadikan dasar untuk menentukan
anggaran yang dijadikan acuan untuk menilai kinerja organisasional.

E. KONSOLIDASI BUDGET PER DEPARTEMEN

Budget per departemen yang lengkap diberikan ke departemen akunting yang kemudian
akan di review untuk keakuratan dan kelengkapannya. Departemen akuntansi juga bertanggung
jawab untuk memastikan bahwa semua formulir dan schedules yang meyertai budget per
departemen telah lengkap.
Setelah meyelesaiakan review budget per departemen, departemen akunting meyiapkan
proyeksi laporan laba rugi untuk tahun yang akan datang. Laporan ini bersama dengan

5
departemental schedules dan data pendukung, menjadi kesatuan paket budget awal untuk
direview oleh general manager dan controller perusahaan.

F. PENYIAPAN LAPORAN BUDGET OLEH GENERAL MANAGER

General manager dan controller mereview laporan laba rugi, departemental schedules
dan data pendukung lainnya untuk memastikan bahwa semua item masuk akal serta pendapatan
dan beban realistis. Review ini juga mengkoordinasikan budget per departemen dan
memastikan bahwa perencanaan operasi dari setiap departemen diketahui semuanya dan
direfleksikan dalam perencanaan-perencanaan departemen lainnya.
Pendapatan yang ditunjukan oleh laporan laba rugi diukur dengan preyeksi general
manager mengenai pendapatan potensial perusahaan. Jika tambahan penyesuaian diperlukan,
general manager dan controller mengadakan rapat dengan manager terkait untuk menentukan
bagaimana pembuatannya. Jika penyesuaian dalam jumlah besar dibuat, maka dampak dari
perubahan-perubahan tersebut pada budget per departemen dan atau kesatuan budget awal
harus dianalisis secara seksama. Budget report general manager juga meliputi informasi yang
muncul selama rapat perencanaan budget. Report ini mencakup review dari item-item berikut
ini:
1. Kompetisi
2. Kondisi politik & ekonomi
3. Perubahan-perubahan dalam operasi yang diusulkan
4. Item-item luar biasa
5. Tenaga kerja
6. Fasilitas
7. Rates
8. Capital Improvement
9. Cash Flow
Sebelum menyerahkan budget report ke pemilik perusahaan, general manager dan
controller harus mereview secara singkat report budget tersebut dengan para kepala
departemen. Setelah review final budget report dengan para kepala departemen, general
manager dan controller mempresentasikan budget operasi ke pemilik perusahaan. Jika budget
tidak memuaskan, elemen-elemen yang memerlukan perubahan dikembalikan ke manager
departemen terkait untuk direview dan direvisi. Proses ini dapat berulang beberapa kali sampai
budget yang memuaskan dapat diselesaiakan.

6
G. KONTROL BUDGET
Proses budget kontrol mengidentifikasi dan menganalisa variance yang
signifikanantara nilai yang dibudgetkan dan hasil operasi actual. Analisis variance dapat
menunjukkan bahwa investigasi tambahan oleh manajemen diperlukan untuk menentukan
penyebab pasti dari variance yang signifikan tersebut. Setelah penyebab-penyebab ini dapat
diidentifikasi manajemen mampu membuat tindakan koreksi seperlunya.
Agar budget dapat digunakan secara efektif untuk tujuan pengendalian, laporan dibuat
secara bulanan. Laporan ini akan bermanfaat jika penyajiannya tepat waktu dan relevan.
Laporan yang dibuat seminggu setelah akhir periode akuntansi berarti sudah terlambat bagi
manager untuk melakukan investigasi variancenya, menentukan sebab-sebabnya, dan
mengambil tindakan korekstif seperlunya. Laporan yang relevan meliputi pendapatan dan
beban per departemen dimana masing-masing biaya dipertanggung jawabkan.
General manager dan controller harus menyiapkan criteria penentuan variance yang
signifikan kepada kepala departemen. Criteria tersebut dapat dinyatakan dalam bentuk rupiah
dan prosentase. Laporan variance harus mencakup detail secukupnya agar kepala departemen
memungkinkan membuat pertimbangan yang masuk akan terhadap variance yang ada di
budget. Laporan bulanan harus memuat kolom variance rupiah dan prosentase sehingga kepala
departemen dapat mengidentifikasikan dengan mudah variance mana yang signifikan.

H. RE FORECASTING
Banyak perusahaan yang membuat perkiraan ulang hasil operasi yang diharapkan dan
merevisi budget operasi ketika tahun budget tersebut berjalan. Reforecasting perlu jika hasil
actual mulai menunjukkan variance yang signifikan dari budget operasi karena adanya
perubahan-perubahan yang terjadi setelah budget selesai dibuat.

I. KESIMPULAN
Berdasarkan pembahasan di atas, maka dapat disimpulka bahwa, Budget operasi
merupakan perencanaan keuntungan perusahaan yang mencakup semua sumber pendapatan
dan item-item beban dan biaya yang muncul pada laporan laba rugi dan laporan pendukung
lainnya. Budget tahunan merupakan perencanaan selama dua belas bulan. Proses perencaaan
budget terdiri dari lima langkah, yaitu review operasi tahun lalu, meganalisa kondisi bisnis
secara umum, menganalisa situasi kompetitif saat ini, menganalisa harga-harga, dan proyeksi
tingkat hunian dan penjualan kotor. Penyusunan anggaran terdiri dari dua, yaitu pendapatan
dan biaya. Dimana pendapatan terdiri dari departement front office, sedangkan biaya terdiri
7
dari food and beverage, house keeping, energi dan pemeliharaan, personalia, serta departemen
akuntansi.
Proses budget kontrol mengidentifikasikan dan menganalisa variance yang signifikan
antara nilai yang dibudgetkan dan hasil operasi aktual. Analisis varian dapat menunjukkan
bahwa investigasi tambahan oleh manajemen diperlukan untuk menentukan penyebab pasti
dari variance yang signifikan tersebut. Laporan variance budget harus mencakup detail
secukupnya agar kepala departemen memungkinkan membuat pertimbangan yang masuk akal
terhadap variance yang ada di budget. Hampir semua item pendapatan dan beban yang ada di
budget akan berbeda dari laporan hasil operasi. Hal ini memang diharapkan karena tidak ada
di budget proses pembuatan budget yang sempurna.

8
 DAFTAR PUSTAKA

Widanaputra, A.A. G.P, Suprasto, Herkulanus Bambang; Aryanto, Dodik; Sari, MM. Ratna.
2009. Akuntansi Perhotelan (Pendekatan Sistem Informasi). Graha Ilmu: Yogyakarta
http://meweks.blogspot.co.id/2011/12/budget-operasi-dan-pengendalian-budget.html (diakses
pada tanggal 27 April 2017)