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CONTROL DE DOCUMENTOS
DP501

1. Objetivo:
Establecer las actividades para la elaboracin, revisin, autorizacin, emisin,
distribucin, control, actualizacin y retiro de los documentos del Sistema de
Gestin de la Calidad.

2. Alcance:
Este procedimiento es aplicable a la administracin de la documentacin del
Sistema de Gestin de la Calidad.
El alcance de este procedimiento contempla los siguientes documentos:
2.1. Poltica de la Calidad.
2.2. Objetivos de la Calidad.
2.3. Manual de la Calidad.
2.4. Planes de Calidad.
2.5. Procedimientos.
2.6. Formatos.
2.7. Otros documentos.

3. Definiciones:
3.1. Poltica de la Calidad:
Intenciones globales y orientacin de una organizacin relativas a la calidad
tal como se expresan formalmente por la alta direccin.
3.2. Objetivos de la Calidad:
Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad.
3.3. Manual de la Calidad:
Documento que especifica el sistema de gestin de la calidad de una
organizacin.
3.4. Planes de Calidad:
Documento que especifica qu procedimientos y recursos asociados deben
aplicarse, quin debe aplicarlos y cundo deben aplicarse a un proyecto,
proceso, producto o contrato especfico.
3.5. Procedimientos:
Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
3.6. Formatos:
Son aquellos documentos con espacios en blanco para ser llenados por los
usuarios de los mismos.
3.7. Otros documentos:
Son aquellos que no necesariamente corresponden a un procedimiento o al
de un formato.

4. Documentos de referencia:
4.1. Lista Maestra de Control de Documentos F501.
4.2. Lista de Distribucin de Documentos F502.
4.3. Control de Documentos Obsoletos F503.

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5. Descripcin de actividades:
Pas Responsabl
Actividad
o e
1 Coordinador Indicar al Director General, Jefes de rea y personal
de calidad asignado, que en lo sucesivo se les denominar usuarios, la
forma como se han de elaborar, revisar, aprobar, controlar,
actualizar y retirar los documentos del Sistema de Calidad:
a) La Poltica y los Objetivos de la calidad los elabora el
Director General, junto con el Director Corporativo.
b) El Manual de Calidad lo elabora el Coordinador de
Calidad, revisado por el Director General y autorizado por
el Director Corporativo.
c) Los Planes de Calidad los elabora el Coordinador de
Calidad, son revisados por el Director General y
autorizados por el Director Corporativo.
d) Los procedimientos que establece la norma para el
Sistema de Gestin de la Calidad los elabora el
Coordinador de Calidad, son revisados por el Director
General y aprobados por el Director Corporativo.
e) Los procedimientos e instrucciones operativas las elabora
el personal operativo, firmados por el Jefe de rea, son
revisados por el Coordinador de Calidad y autorizados,
por el Director General.
f) Los formatos son elaborados por el Jefe de rea, y
cuando sea necesario, son revisados por el Coordinador
de Calidad y autorizados, por el Director General.

2 Coordinador Indicar a los usuarios que debern llenar los documentos,

de calidad tomando como modelo el presente procedimiento.

3 Jefes de rea Llenar los formatos correspondientes en borrador y

y personal presentarlos al Coordinador de Calidad para su revisin.
asignado

4 Coordinador Verificar que los documentos cumplan con la estructura y

de calidad sean de fcil comprensin y segn sea el caso, hacer las
observaciones anotando en la parte correspondiente de la
seccin del documento.

5 Coordinador Asignar clave de acuerdo a lo siguiente:

de calidad DP = Procedimiento, DF = Formato y DX = Otros
documentos.

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En seguida asignar el nmero de rea:

1 = Direccin, 2 = rea Tcnica, 3 = rea Administrativa,
4 = rea Operativa y 5 = Calidad.
Y asignar un nmero consecutivo iniciando del 01 a cada
documento.
Por ejemplo, el presente documento se desglosara de la
siguiente forma:
P.- Es un procedimiento, 5.- Corresponde al rea de calidad y
01.- Es el primer procedimiento que emite esta rea.
NOTA 1: En el caso de que el procedimiento sea un flujograma, un diseo con
imgenes o un texto informativo, no necesariamente llevar el cuadro de
control.
NOTA 2: Si el procedimiento se realiza en un video o disco, este se identificar
con el ttulo y clave correspondiente y deber llevar su respectivo sello de copia
controlada.
NOTA 3: En los procedimientos y otros documentos la clave se asignar en el
espacio correspondiente en el cuadro de control, de acuerdo a este
procedimiento.
NOTA 4: Los formatos no necesariamente llevarn cuadro de control, ya que
muchos estn en medios informticos, la clave se asignar en la parte inferior
derecha del documento. Slo sern controlados los que presenten la clave.
NOTA 5: En el caso que el documento sea muy extenso; por ejemplo un Manual,
solamente se usar el cuadro de control en la portada e ndice. El resto de las
pginas llevar el sello de copia controlada a color.

6 Coordinador Capturar e imprimir el documento original y solicitar firmas

de calidad correspondientes.

7 Coordinador Anotar la informacin del personal usuario de los

de calidad documentos en la Lista de Distribucin de Documentos
F502.

8 Coordinador Fotocopiar el documento y generar los juegos de copias, de

de calidad acuerdo al personal usuario y aplicar en cada hoja el sello a
color con la leyenda COPIA CONTROLADA No.________ y
firmar en el espacio correspondiente.

9 Coordinador Entregar al personal usuario las copias y solicitar su firma de

de calidad recibido en la Lista de Distribucin de Documentos F502.

10 Coordinador Actualizar la Lista Maestra de Control de Documentos F501

de calidad de acuerdo a los documentos que sean emitidos y
mantenerla en la Carpeta de los Documentos Requeridos
por la Norma.

11 Coordinador Indicar a los usuarios que est prohibida la reproduccin

de calidad parcial o total de las copias de los documentos del Sistema

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de Gestin de la Calidad que le son asignados, en caso de

necesitar ms copias debern solicitarse.
NOTA: Los formatos no necesariamente llevan el sello de copia controlada.

12 Coordinador Indicar a los usuarios que los documentos se deben colocar

de calidad en su manual operativo del rea.

13 Jefes de rea Identificar las carpetas con nombres de las reas y colocar
las copias controladas recibidas.

14 Jefes de rea Indicar al personal a su cargo que los documentos del

sistema que reciban, se deben administrar de la siguiente
manera:
a) Evitar que se daen por uso inadecuado.
b) Asegurar que se encuentren disponibles en las reas
para que facilite su consulta.
c) Notificar cualquier posible cambio o modificacin a su
jefe inmediato.

15 Coordinador Los documentos originales sern resguardados en la Oficina

de calidad de la Direccin General y el rea de Calidad, para su control
y mantenimiento.

16 Coordinador Indicar a los usuarios la manera como se han de revisar los

de calidad documentos del Sistema de Calidad:
a) El periodo de revisin de los documentos se har por lo
menos una vez al ao, a partir de la fecha de emisin.

17 Coordinador Indicar a los usuarios que la actualizacin de los

de calidad documentos del Sistema de Calidad se podr derivar de los
periodos de revisin, o por cambios en las condiciones de
operacin de la organizacin, o actividades que desarrolla el
personal que afectan al documento en cuestin.

18 Jefes de rea Revisar los documentos, y aquellos que requieran cambios

y personal los anotarn en la seccin o prrafo que se vea afectado y
asignado los presentan al Coordinador de Calidad para su revisin.

19 Coordinador Revisar los documentos recibidos y proceder, segn sea el

de calidad caso, con el paso No. 6.

20 Jefes de rea Retirar de las carpetas las copias del documento obsoleto y
entregarlas al Coordinador de Calidad.

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21 Coordinador Recibir las copias del documento obsoleto, verificar que son
de calidad las correctas y destruirlas inmediatamente.

22 Coordinador Proceder conforme a los pasos No. 7, 8, 9 y 10.

de calidad
23 Coordinador Realizar la sustitucin del documento de la forma siguiente:
de calidad a) Retirar el documento original obsoleto.
b) Aplicar el sello con la leyenda DOCUMENTO OBSOLETO.
c) Registrar los documentos en el formato Control de
Documentos Obsoletos F503.
d) Colocar en la respectiva carpeta el original del
documento actualizado, junto con la Lista de Distribucin
de Documentos F502, el cual en caso de que se llenen
los espacios asignados, ser sustituido por otro
colocndose en la Carpeta de Control de Documentos
Obsoletos.

24 Coordinador Mantener los originales de la lista de documentos obsoletos

de calidad en la carpeta de control hasta que sean sustituidos por otra
revisin.

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