UANCV -

2017

GRUPO 07
C.A.P. CONTABILIDAD

UANCV - 2017 1
 UNIVERSIDAD ANDINA NESTOR CACERES VELASQUEZ
ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

C.A.P. CONTABILIDAD

GESTION DE LAS COMUNICACIONES

CURSO: GESTION DE PROYECTOS

DOCENTE: TURPO CASTILLO, Jorge

PRESENTADO POR:
- PALACIOS GARCIA, Miriam Mnica
- PINEDA QUISPE, Ida Luz
- CASTRO OBANDO, Evelin Milagros
- HUMALLA QUISPE, Jonathan

SEMESTRE: VII A

2017

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 INDICE

GESTIN DE LAS COMUNICACIONES ...............................................................................5

I. PROCESOS DE LA GESTION DE LA COMUNICACIN ...........................................7
1.1. PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS COMUNICACIONES .................................8
1.1.1. Planificar La Gestin De Las Comunicaciones: Entradas ..........................10
1.1.2. Planificar La Gestin de las Comunicaciones: Herramientas y Tcnicas 12
1.1.3. Planificar La Gestin De Las Comunicaciones: Salidas .............................19
1.2. GESTIONAR LAS COMUNICACIONES ..............................................................20
1.2.1. Gestionar Las Comunicaciones: Entradas ...................................................22
1.2.2. Gestionar las Comunicaciones: Herramientas y Tcnicas .........................23
1.2.3. Gestionar las Comunicaciones: Salidas .......................................................25
1.3. CONTROLAR LAS COMUNICACIONES .............................................................26
1.3.1. Controlar las Comunicaciones: Entradas .....................................................28
1.3.2. Controlar las Comunicaciones: Herramientas y Tcnicas..........................30
1.3.3. Controlar las Comunicaciones: Salidas ........................................................31
II. BIBLIOGRAFIA................................................................................................................33

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 INTRODUCCION

La gestin de las comunicaciones tiene como finalidad proveer un lazo crtico

entre las personas y las ideas necesarias para el xito del proyecto, en donde
todas las personas deben estar preparadas para recibir y enviar informacin en
el lenguaje adecuado.

Gerenciar la comunicacin en el proyecto es asegurarse de que la informacin

es generada en el momento, con la calidad y cantidad adecuada y que sigue un
proceso consecuente para su distribucin, almacenamiento y final eliminacin.

El proceso de la comunicacin arranca directamente del nivel gerencia y por

tanto debe garantizar en xito del proceso comunicacional. Esta es la
comunicacin formal que sigue los canales de mando delimitados en la
estructura organizativa. Paralelamente se genera una comunicacin informal
entre los diversos individuos entre departamentos.

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 GESTIN DE LAS COMUNICACIONES

La Gestin de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos

para asegurar que la planificacin, recopilacin, creacin, distribucin,
almacenamiento, recuperacin, gestin, control, monitoreo y disposicin final de
la informacin del proyecto sean oportunos y adecuados. Los directores de
proyecto emplean la mayor parte de su tiempo comunicndose con los miembros
del equipo y otros interesados en el proyecto, tanto si son internos (en todos los
niveles de la organizacin) como externos a la misma. Una comunicacin eficaz
crea un puente entre diferentes interesados que pueden tener diferentes
antecedentes culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia, y
diferentes perspectivas e intereses, lo cual impacta o influye en la ejecucin o
resultado del proyecto.

La comunicacin en el proyecto es necesaria para asegurar que obtenemos y

suministramos la informacin requerida de la persona correcta, en el tiempo
indicado, utilizando siempre, los medios y formatos apropiados. Implica la
aplicacin de los conceptos, modelos y tcnicas de la teora de la comunicacin
a las necesidades especficas del proyecto, y exige tambin, la determinacin de
las necesidades de informacin y comunicacin de los actores interesados
Quin necesita informacin? Qu informacin requiere? Cundo la
necesitar? Cmo le ser presentada? Por lo tanto, requiere mucha dedicacin
y habilidad tanto al director como al equipo de del proyecto. Los cuales, deben

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de ser conscientes de que las comunicaciones afectan crucial y globalmente al
xito del proyecto.

COMUNICACIONES

La comunicacin comprende todos los intercambios de informacin entre

todos los stakeholders del proyecto. El que elabora y enva la informacin es
el responsable de realizarlo con claridad, de manera completa y sin
ambigedades. De forma, que el receptor la reciba y la entienda
correctamente. Por lo tanto, su gestin incluye los procesos necesarios para
asegurar la generacin, recoleccin, diseminacin, almacenamiento y
disposicin ltima de la informacin del proyecto. Siempre en forma
apropiada y en el momento oportuno.

Una comunicacin eficaz crea un puente entre los diferentes interesados

involucrados en un proyecto. De esta manera, conectando diferentes
entornos culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia y
perspectivas e intereses diversos en el resultado del proyecto.

ACTIVIDADES DE COMUNICACIN

Las actividades de comunicacin pueden presentar diversas dimensiones

que se han de tener en cuenta, entre las que podemos encontrar:
Interna (dentro del Proyecto) y Externa (cliente, otros Proyectos)
Formal (informes, memorandos) e Informal (correos electrnicos,
conversaciones ad hoc)
Vertical (hacia arriba y abajo dentro de la organizacin) y Horizontal (entre
colegas)
Oficial (boletines, informe anual) y No oficial (Comunicaciones
extraoficiales)
Escrita y Oral
Verbal y No verbal (tono de voz, lenguaje corporal)

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 HABILIDADES DE COMUNICACIN

La mayora de habilidades de comunicacin son comunes a la direccin

general y a la direccin de proyectos entre estas habilidades, se encuentran:

Escuchar de manera activa y eficaz

Preguntar y sondear ideas para una mejor comprensin
Educar para aumentar el conocimiento del equipo
Investigar para confirmar la informacin
Identificar y gestionar expectativas
Persuadir para llevar a cabo una accin
Negociar a fin de lograr acuerdos entre partes
Resolver conflictos para prevenir impactos negativos
Resumir, recapitular e identificar las prximas etapas

I. PROCESOS DE LA GESTION DE LA COMUNICACIN

Identifica 3 procesos para llevar a cabo la Gestin de las Comunicaciones del

Proyecto que interactan entre s y con procesos de otras reas de
Conocimiento:

Planificar la Gestin de las Comunicaciones: Es el proceso de

desarrollar un enfoque y un plan adecuados para las comunicaciones del
proyecto sobre la base de las necesidades y requisitos de informacin de
los interesados y de los activos de la organizacin disponibles. Es decir,
Determina las necesidades de informacin de los interesados y define
cmo abordar las comunicaciones con ellos.
Gestionar las Comunicaciones: se refiere al proceso de crear, recopilar,
distribuir, almacenar, recuperar y realizar la disposicin final de la
informacin del proyecto de acuerdo con el plan de gestin de las
comunicaciones. La principal ventaja de este proceso es que permite un
flujo de comunicacin eficiente y eficaz entre las partes interesadas del
proyecto.

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 Controlar las Comunicaciones: Comprende el proceso de monitorear y
controlar las comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto
para asegurar que se satisfagan las necesidades de informacin de los
interesados del proyecto.

Descripcin General de la Gestin de las

Comunicaciones del Proyecto

1.1 Planificar la Gestin 1.2 Gestionar las 1.3 Controlar las

de las Comunicaciones Comunicaciones Comunicaciones

1.1. PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS COMUNICACIONES

Planificar la Gestin de las Comunicaciones es el proceso de desarrollar

un enfoque y un plan adecuados para las comunicaciones del proyecto
sobre la base de las necesidades y los requisitos de informacin de los
interesados y de los activos de la organizacin disponibles. El beneficio
clave de este proceso es que identifica y documenta el enfoque a utilizar
para comunicarse con los interesados de la manera ms eficaz y eficiente.

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Planificar las comunicaciones del proyecto es importante para lograr el
xito final de cualquier proyecto. Una planificacin incorrecta de las
comunicaciones puede dar lugar a problemas tales como demoras en la
entrega de mensajes, comunicacin de informacin a la audiencia
equivocada, o comunicacin insuficiente con los interesados y mala
interpretacin o comprensin del mensaje transmitido.

En la mayora de los proyectos, la planificacin de las comunicaciones se

realiza de forma muy temprana, por ejemplo, durante el desarrollo del plan
para la direccin del proyecto. Esto permite la asignacin de los recursos
adecuados, tales como tiempo y presupuesto, a las actividades de
comunicacin. Una comunicacin eficaz significa que la informacin se
suministra en el formato adecuado, en el momento preciso, a la audiencia
correcta y con el impacto deseado. Una comunicacin eficiente implica
proporcionar exclusivamente la informacin necesaria.

Si bien todos los proyectos comparten la necesidad de comunicar

informacin sobre el proyecto, las necesidades de informacin y los
mtodos de distribucin pueden variar ampliamente. Adems, durante
este proceso se han de tener en cuenta y documentar adecuadamente los
mtodos de almacenamiento, recuperacin y disposicin final de la
informacin del proyecto. Las consideraciones importantes que puede ser
necesario tener en cuenta incluyen, entre otras:

Quin necesita qu informacin y quin est autorizado para

acceder a ella;
Cuando van a necesitar la informacin;
Dnde se debe almacenar la informacin;
En qu formato se debe almacenar la informacin;
Cmo se puede recuperar la informacin; y
Si es necesario tener en cuenta zonas horarias, barreras de idioma
y consideraciones interculturales.

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 Es decir que, a la hora de planificar las comunicaciones del proyecto,
debera darse respuesta a las siguientes preguntas:

Los resultados del proceso Planificar la Gestin de las Comunicaciones

deben revisarse con regularidad a lo largo del proyecto y modificarse
segn sea necesario para asegurar la continuidad de su aplicabilidad.

Requisitos de comunicaciones del proyecto.

1.1.1. Planificar La Gestin De Las Comunicaciones: Entradas

1. Plan para la Direccin del Proyecto

El plan para la direccin del proyecto proporciona informacin sobre
cmo se ejecutar, monitorear, controlar y cerrar el proyecto.

2. Registro de interesados
El registro de interesados proporciona la informacin necesaria para
planificar la comunicacin con los interesados del proyecto.

3. Factores Ambientales de la Empresa. Todos los factores.

El proceso Planificar la Gestin de las Comunicaciones est
estrechamente vinculado con los factores ambientales de la empresa,
ya que la estructura de la organizacin tendr un efecto considerable
sobre los requisitos de comunicaciones del proyecto. Todos los
factores ambientales de la empresa se utilizan como entradas para

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este proceso, ya que es preciso adaptar las comunicaciones al entorno
del proyecto.

Los factores ambientales de la empresa, incluyen entre otros:

La cultura, estructura y gobierno de la organizacin;
La distribucin geogrfica de instalaciones y recursos;
Los estndares de la industria o gubernamentales (p.ej.,
reglamentos del organismo de control, cdigos de conducta,
estndares de producto, estndares de calidad y estndares de
fabricacin);
Las infraestructuras (p.ej., instalaciones existentes y bienes de
capital);
Los recursos humanos existentes (p.ej., habilidades, disciplinas y
conocimientos como los relacionados con el diseo, el desarrollo,
las leyes, las contrataciones y las compras);
La gestin de personal (p.ej., pautas de seleccin y retencin de
personal, revisin del desempeo de los empleados y registros de
capacitacin, poltica de incentivos y horas extras y registro de
horas trabajadas);
Los sistemas de autorizacin de trabajos de la compaa;
Las condiciones del mercado;
La tolerancia al riesgo por parte de los interesados;
El clima poltico;
Los canales de comunicacin establecidos en la organizacin;
Las bases de datos comerciales (p.ej., datos para estimacin
estandarizada de costos, informacin de estudios de los riesgos de
la industria y bases de datos de riesgos);
El sistema de informacin para la direccin de proyectos (p.ej.,
herramientas automticas, tales como una herramienta de software
para programacin, un sistema de gestin de configuraciones, un
sistema de recopilacin y distribucin de la informacin o las
interfaces web a otros sistemas automticos en lnea).

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 4. Activos de los Procesos de la Organizacin.
Por ejemplo, las lecciones aprendidas y la informacin histrica
Todos los activos de los procesos de la organizacin se utilizan como
entradas del proceso Planificar la Gestin de las Comunicaciones.
Entre stas, las lecciones aprendidas y la informacin histrica son de
particular importancia puesto que pueden proporcionar conocimiento
tanto respecto a las decisiones tomadas en asuntos de comunicacin
como a los resultados de dichas decisiones en el marco de proyectos
similares anteriores. Se pueden utilizar como informacin orientativa
para planificar las actividades de comunicacin del proyecto en curso

1.1.2. Planificar La Gestin de las Comunicaciones: Herramientas y

Tcnicas

1. Anlisis de Requisitos de Comunicaciones.

El anlisis de los requisitos de comunicacin determina las
necesidades de informacin de los interesados del proyecto. Estos
requisitos se definen combinando el tipo y el formato de la informacin
necesaria con un anlisis del valor de dicha informacin. Los recursos
del proyecto se deben utilizar nicamente para comunicar informacin
que contribuya al xito del proyecto o cuando una falta de
comunicacin pueda conducir al fracaso.

El director de proyecto tambin debe considerar la cantidad de canales

o vas de comunicacin potenciales como un indicador de la
complejidad de las comunicaciones de un proyecto. El nmero total de
canales de comunicacin potenciales es igual a n(n-1)/2, donde n
representa el nmero de interesados. Por ejemplo, un proyecto con 10
interesados tiene 10(10-1)/2 = 45 canales de comunicacin
potenciales. Por lo tanto, un componente clave de la planificacin de
las comunicaciones reales del proyecto es la determinacin y
delimitacin de quin se comunicar con quin, y de quin recibir qu
informacin. Las fuentes de informacin normalmente utilizadas para

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 identificar y definir los requisitos de comunicacin del proyecto
incluyen, entre otras:
Organigramas;
Relaciones de responsabilidad de la organizacin del proyecto
y de los interesados;
Disciplinas, departamentos y especialidades involucradas en el
proyecto;
Logstica del nmero de personas que participarn en el
proyecto y en qu ubicaciones;
Necesidades de informacin interna (p.ej., comunicaciones
dentro del mbito de las organizaciones);
Necesidades de informacin externa (p.ej., comunicaciones con
los medios, el pblico o los contratistas); y
Requisitos de informacin y comunicacin de los interesados
provenientes del registro de interesados.

2. Tecnologas de las Comunicaciones.

Determinar qu tipo de tecnologa se utilizar para la distribucin de la
informacin. Los factores que pueden afectar son:

Los mtodos utilizados para transferir informacin entre los

interesados del proyecto pueden variar considerablemente. Por
ejemplo, un equipo de proyecto puede utilizar como mtodos de
comunicacin tcnicas que vayan desde conversaciones breves hasta
reuniones prolongadas o desde simples documentos escritos hasta
materiales extensos (p.ej., cronogramas, bases de datos y sitios web)

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a los que se pueda acceder en lnea. Los factores que pueden influir
en la seleccin de la tecnologa de comunicacin incluyen, entre otros:

La urgencia de la necesidad de informacin. Es preciso tener

en cuenta la urgencia, la frecuencia y el formato de la
informacin a comunicar, ya que pueden variar de un proyecto
a otro y tambin entre las etapas de un mismo proyecto.
La disponibilidad de la tecnologa. Es necesario asegurar
que la tecnologa requerida para facilitar la comunicacin es
compatible, est disponible y es accesible para todos los
interesados a lo largo de la vida del proyecto.
Facilidad de uso. Es necesario asegurar que la seleccin de
las tecnologas de comunicacin es adecuada para los
participantes del proyecto y que se planifican los eventos de
capacitacin adecuados, cuando sea pertinente.
Entorno del proyecto. Es necesario determinar si el equipo se
va a reunir y operar cara a cara o en un entorno virtual, si van a
estar ubicados en una o varias zonas horarias, si van a utilizar
varios idiomas para la comunicacin, y finalmente, si existe
cualquier otro factor ambiental del proyecto, como la cultura,
que pueda afectar a las comunicaciones.
Sensibilidad y confidencialidad de la informacin. Es
preciso determinar si la informacin a comunicar es sensible o
confidencial y si se necesita adoptar medidas adicionales de
seguridad. Tambin debe tenerse en cuenta la manera ms
adecuada de comunicar la informacin.

3. Modelos de Comunicacin.
Los modelos de comunicacin utilizados para facilitar las
comunicaciones y el intercambio de informacin pueden variar de
un proyecto a otro y tambin entre las diferentes etapas de un
mismo proyecto. La secuencia de pasos de un modelo bsico de
comunicacin es la siguiente:

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 Modelo bsico de comunicacin
Codificar. Los pensamientos o ideas se traducen (codifican) en
lenguaje por parte del emisor.
Transmitir el Mensaje. Esta informacin es luego enviada por
el emisor a travs de un canal de comunicacin (medio). La
transmisin de este mensaje se puede ver comprometida por
diversos factores (p.ej., la distancia, la falta de familiaridad con
la tecnologa, una infraestructura inadecuada, la diferencia
cultural y la falta de informacin contextual). A estos factores en
su conjunto se los denomina ruido.
Descodificar. El mensaje es traducido de nuevo por el receptor
en pensamientos o ideas con significado.
Confirmar. Una vez recibido un mensaje, el receptor puede
indicar (confirmar) la recepcin del mismo, lo que no significa
necesariamente que est de acuerdo con l o que lo
comprenda.
Retroalimentacin/Respuesta. Una vez descodificado y
comprendido el mensaje recibido, el receptor codifica
pensamientos e ideas en un mensaje y posteriormente lo
transmite al emisor original.

La imagen muestra un modelo de comunicacin bsico, el cual

consta de dos partes, denominadas emisor y receptor. El medio se
refiere al medio tecnolgico e incluye el modo de comunicacin,

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mientras que el ruido incluye cualquier interferencia o barrera que
pueda comprometer la entrega del mensaje.

Como consecuencia de ruidos en el contexto, una mala

codificacin, grandes distancias entre los miembros del equipo,
hostilidad, lenguajes, culturas, experiencias, niveles de educacin,
etc., el mensaje original puede sufrir cambios o malas
interpretaciones.

Estos cambios o malas interpretaciones entre emisor y receptor

pueden crear grandes inconvenientes durante la gestin del
Proyecto. Por lo que es de suma importancia una comunicacin
efectiva.
Existen numerosos desafos en la utilizacin de estos
componentes para comunicarse de manera eficaz con los
interesados del proyecto, tales como los que implica un equipo de
proyecto multinacional y altamente tcnico. La comunicacin
satisfactoria de un concepto tcnico de un miembro del equipo a
otro miembro del equipo en un pas diferente podra requerir

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 codificar el mensaje en el idioma adecuado, enviar el mensaje
mediante la utilizacin de diversas tecnologas y aguardar a que el
receptor descodifique el mensaje hacia su propio idioma y
posteriormente responda al mismo o proporcione
retroalimentacin. Cualquier ruido que se produzca en el camino
puede poner en peligro el significado original del mensaje. En este
ejemplo, existen numerosos factores que pueden conducir a una
comprensin o a una interpretacin incorrectas del significado del
mensaje.

4. Mtodos de comunicacin.
Existen varios mtodos de comunicacin que se emplean para
compartir la informacin entre los interesados del proyecto. De
manera general, estos mtodos pueden clasificarse en:

Comunicacin interactiva. Entre dos o ms partes que

realizan un intercambio de informacin de tipo multidireccional.
Resulta la manera ms eficiente de asegurar una comprensin
comn entre todos los participantes sobre temas especficos, e
incluye reuniones, llamadas telefnicas, mensajera
instantnea, videoconferencias, etc.

Comunicacin de tipo push (empujar). Enviada a receptores

especficos que necesitan recibir la informacin. Esto asegura
la distribucin de la informacin, pero no garantiza que
efectivamente haya llegado ni sea comprendida por la
audiencia prevista. Este tipo de comunicacin incluye cartas,
memorandos, informes, correos electrnicos, faxes, correos de
voz, blogs, comunicados de prensa, etc.

Comunicacin de tipo pull (tirar). Utilizada para grandes

volmenes de informacin o para audiencias muy grandes, y
requiere que los receptores accedan al contenido de la
comunicacin segn su propio criterio. Estos mtodos incluyen

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 los sitios intranet, el aprendizaje virtual (e-learning), las bases
de datos de lecciones aprendidas, los repositorios de
conocimiento, etc.

Puede resultar necesario que los interesados del proyecto discutan

y acuerden los mtodos de comunicacin a utilizar en el mismo,
sobre la base de los requisitos de comunicacin, las restricciones
de tiempo y costo, y la familiaridad y disponibilidad de las
herramientas y recursos requeridos aplicables a los procesos de
comunicacin.

5. Reuniones. Del equipo de Proyecto

Descritos en la Seccin El proceso Planificar la Gestin de las
Comunicaciones necesita del debate y del dilogo con el equipo
del proyecto a fin de determinar la manera ms adecuada de
actualizar y comunicar la informacin del proyecto, y de responder
a las solicitudes de dicha informacin por parte de los interesados.
Dichos debates y dicho dilogo normalmente se facilitan a travs
de reuniones, que se pueden llevar a cabo de manera presencial o
en lnea desde diferentes ubicaciones, como por ejemplo las
instalaciones en que se desarrolla el proyecto o las instalaciones
del cliente.

Existen distintos tipos de reuniones en las que se pueden producir

comunicaciones relativas al proyecto. La mayora de las reuniones
de proyecto consisten en juntar a los interesados con objeto de
resolver problemas o tomar decisiones. Aunque los debates
informales se pueden considerar como reuniones, la mayora de
las reuniones de proyecto tienen un carcter ms formal, con hora,
lugar y agenda acordados previamente. Las reuniones tpicas
comienzan con una lista de asuntos a discutir, la cual se hace
circular con anterioridad, acompaada de un acta y de informacin
adicional especfica para cada reunin. Dicha informacin luego se
distribuye a otros interesados adecuados, segn sea necesario.

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1.1.3. Planificar La Gestin De Las Comunicaciones: Salidas

1. Plan de Gestin de las Comunicaciones.

El plan de gestin de las comunicaciones es un componente del plan
para la direccin del proyecto y describe la forma en que se
planificarn, estructurarn, monitorearn y controlarn las
comunicaciones del proyecto.

El plan contiene la siguiente informacin:

Los requisitos de comunicacin de los interesados;
La informacin que debe ser comunicada, incluidos el idioma, el
formato, el contenido y el nivel de detalle;
El motivo de la distribucin de dicha informacin;
El plazo y la frecuencia para la distribucin de la informacin
requerida y para la recepcin de la confirmacin o respuesta, si
corresponde;
La persona responsable de comunicar la informacin;
La persona responsable de autorizar la divulgacin de informacin
confidencial;
La persona o los grupos que recibirn la informacin;
Los mtodos o tecnologas utilizados para transmitir la informacin,
tales como memorandos, correo electrnico y/o comunicados de
prensa;
Los recursos asignados para las actividades de comunicacin,
incluidos el tiempo y el presupuesto;
El proceso de escalamiento, con identificacin de los plazos y la
cadena de mando (nombres) para el escalamiento de aquellos
incidentes que no puedan resolverse a un nivel inferior;
El mtodo para actualizar y refinar el plan de gestin de las
comunicaciones a medida que el proyecto avanza y se desarrolla;
Un glosario de la terminologa comn;
Diagramas de flujo de la informacin que circula dentro del
proyecto, los flujos de trabajo con la posible secuencia de
autorizaciones, la lista de informes y los planes de reuniones, etc.

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 Restricciones en materia de comunicacin, generalmente
derivadas de una legislacin o normativa especfica, de la
tecnologa, de las polticas de la organizacin, etc.

El plan de gestin de las comunicaciones tambin puede incluir guas

y plantillas para las reuniones de seguimiento del estado del proyecto,
las reuniones del equipo del proyecto, las reuniones electrnicas y los
mensajes de correo electrnico. Se puede incluir asimismo el uso de
un sitio web y de un software de gestin del proyecto si se han de
utilizar en el marco del proyecto.

2. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto.

Los documentos del proyecto susceptibles de actualizacin incluyen,
entre otros:
Cronograma del proyecto, y
Registro de interesados.

1.2. GESTIONAR LAS COMUNICACIONES

Gestionar las Comunicaciones es el proceso de crear, recopilar, distribuir,

almacenar, recuperar, y realizar la disposicin final de la informacin del
proyecto de acuerdo con el plan de gestin de las comunicaciones. El
beneficio clave de este proceso es que permite un flujo de comunicaciones
eficaz y eficiente entre los interesados del proyecto.

Entradas, herramientas y tcnicas, y salidas de este proceso.

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Diagrama de flujo de datos del proceso Gestionar las
Comunicaciones.

Este proceso va ms all de la distribucin de informacin relevante y

procura asegurar que la informacin que se comunica a los interesados
del proyecto haya sido generada adecuadamente, recibida y
comprendida. Tambin proporciona oportunidades para que los
interesados realicen solicitudes de informacin adicional, de aclaracin y
de debate. Las tcnicas y consideraciones para conseguir una gestin
eficaz de las comunicaciones incluyen, entre otras:

Modelos emisor-receptor. Incorporar ciclos de retroalimentacin

para proporcionar oportunidades de interaccin/participacin y
eliminar barreras de comunicacin.
Eleccin del medio. Descripcin precisa de las situaciones en las que
es preferible una comunicacin escrita u oral, cundo escribir un

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 memorando informal o un informe formal, y cundo comunicarse cara
a cara o por correo electrnico.
Estilo de redaccin. Uso apropiado de la voz activa frente a la voz
pasiva, estructura de las oraciones y seleccin de palabras.
Tcnicas de gestin de reuniones. Preparar una agenda y abordar
los conflictos.
Tcnicas de presentacin. Conciencia del impacto del lenguaje
corporal y el diseo de ayudas visuales.
Tcnicas de facilitacin. Construir el consenso y superar los
obstculos.
Tcnicas de escucha. Escucha activa (captar, aclarar y confirmar
comprensin) y eliminacin de barreras que afectan negativamente a
la comprensin.

1.2.1. Gestionar Las Comunicaciones: Entradas

1. Plan de Gestin de las Comunicaciones
El plan de gestin de las comunicaciones describe la forma en que se
planificarn, estructurarn, monitorearn y controlarn las
comunicaciones del proyecto.

2. Informes de Desempeo del Trabajo

Los informes de desempeo del trabajo son una recopilacin de
informacin sobre el desempeo y el estado del proyecto que puede
utilizarse para facilitar la discusin y crear comunicaciones. Para optimizar
este proceso, es importante que los informes sean exhaustivos y exactos,
y que estn disponibles de manera oportuna.

3. Factores Ambientales de la Empresa

Los factores ambientales de la empresa especficos que pueden influir en
el proceso Gestionar las Comunicaciones incluyen, entre otros:
La cultura y la estructura de la organizacin,
Los estndares y las normativas gubernamentales o industriales, y
El sistema de informacin para la direccin de proyectos.

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 4. Activos de los Procesos de la Organizacin
Los activos de los procesos de la organizacin que pueden influir en el
proceso Gestionar las Comunicaciones incluyen, entre otros:
Las polticas, procedimientos, procesos y guas relativos a la gestin
de las comunicaciones;
Las plantillas; y
La informacin histrica y lecciones aprendidas

1.2.2. Gestionar las Comunicaciones: Herramientas y Tcnicas

1. Tecnologa de la Comunicacin
La seleccin de la tecnologa de la comunicacin es una consideracin
importante del proceso Gestionar las Comunicaciones. Dado que esto
puede variar considerablemente de un proyecto a otro y tambin a lo largo
de la vida de un proyecto, el foco se centra en asegurar que la eleccin
sea adecuada para la informacin que est siendo comunicada.

2. Modelos de Comunicacin
La eleccin de los modelos de comunicacin es una consideracin
importante de este proceso. Dado que todos los componentes de la
comunicacin contribuyen para lograr un proceso de comunicacin eficaz
y eficiente, el foco se centra en asegurar que el modelo de comunicacin
elegido sea adecuado para el proyecto que se est llevando a cabo y que
se identifiquen y gestionen todas las barreras (ruido).
3. Mtodos de Comunicacin
La eleccin de los mtodos de comunicacin es una consideracin
importante de este proceso. Dado que pueden existir numerosas barreras
y desafos potenciales durante este proceso, el foco se centra en asegurar
que la informacin que ha sido generada y distribuida haya sido recibida
y comprendida para permitir la respuesta y la retroalimentacin.

4. Sistemas de Gestin de la Informacin

La informacin del proyecto se gestiona y distribuye mediante la
utilizacin de diferentes herramientas, entre las que se cuentan:

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 Gestin de documentos impresos: cartas, memorandos, informes y
comunicados de prensa;
Gestin de comunicaciones electrnicas: correo electrnico, fax,
correo de voz, telfono, videoconferencias y conferencias web, sitios
y publicaciones web; y
Herramientas electrnicas para la direccin de proyectos: interfaces
web con software de programacin y de gestin de proyectos, software
de soporte para reuniones y oficinas virtuales, portales y herramientas
de gestin del trabajo colaborativo.

5. Informar el Desempeo
Informar el desempeo es el acto de recopilar y distribuir informacin de
desempeo, incluidos informes de estado, mediciones del avance y
pronsticos. Informar el desempeo implica recopilar y analizar de manera
peridica datos reales y compararlos con la lnea base a fin de
comprender y comunicar el avance y el desempeo del proyecto, as como
pronosticar los resultados del mismo. Informar el desempeo debe
proporcionar informacin a un nivel adecuado para cada audiencia. El
formato puede variar desde un informe de estado sencillo hasta informes
ms elaborados, los cuales pueden prepararse con regularidad o de
manera excepcional. Un informe de estado simple puede mostrar
informacin de desempeo, como el porcentaje completado o los
indicadores de estado para cada rea (a saber, el alcance, el cronograma,
los costos y la calidad).
Los informes ms elaborados pueden incluir:
el anlisis del desempeo pasado,
el anlisis de las proyecciones del proyecto (incluidos tiempos y
costos),
el estado actual de los riesgos e incidentes,
El trabajo completado durante el perodo,
El trabajo a completar en el siguiente perodo,
El resumen de los cambios aprobados en el perodo, y
Otra informacin relevante que debe ser revisada y analizada.

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1.2.3. Gestionar las Comunicaciones: Salidas
1. Comunicaciones del Proyecto
El proceso Gestionar las Comunicaciones incluye las actividades
requeridas para crear, distribuir, recibir, confirmar y comprender la
informacin. Las comunicaciones del proyecto incluyen, entre otras, los
informes de desempeo, el estado de los entregables, el avance del
cronograma y los costos incurridos. Las comunicaciones del proyecto
pueden variar considerablemente y son influenciadas por factores como
la urgencia y el impacto del mensaje, su mtodo de entrega y el nivel de
confidencialidad, entre otros.

2. Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto

El plan para la direccin del proyecto proporciona informacin sobre las
lneas base del proyecto, la gestin de las comunicaciones y la gestin de
los interesados. Cada una de estas reas puede requerir actualizaciones
sobre la base del desempeo actual del proyecto frente a la lnea base
para la medicin del desempeo (PMB). La lnea base para la medicin
del desempeo es un plan aprobado del trabajo del proyecto, con respecto
al que se compara la ejecucin del proyecto y se miden las desviaciones
para el control de la gestin. La lnea base para la medicin del
desempeo integra generalmente los parmetros relativos al alcance, al
cronograma y a los costos del proyecto, pero tambin puede incluir
parmetros tcnicos y de calidad.

3. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Los documentos del proyecto que pueden ser actualizados incluyen, entre
otros:
Registro de incidentes,
Cronograma del proyecto, y
Requisitos de financiamiento del proyecto.

4. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin

Los activos de los procesos de la organizacin susceptibles de
actualizacin incluyen, entre otros:

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 Notificaciones a los interesados. Informacin que puede
suministrarse a los interesados sobre incidentes resueltos, cambios
aprobados y estado general del proyecto.
Informes del proyecto. Los informes del proyecto, formales e
informales, describen el estado del proyecto e incluyen las lecciones
aprendidas, los registros de incidentes, los informes de cierre del
proyecto y las salidas de otras reas de Conocimiento.
Presentaciones del proyecto. El equipo del proyecto proporciona
informacin de manera formal o informal a cualquier o todos los
interesados del proyecto. La informacin y el mtodo de presentacin
deben ser relevantes respecto a las necesidades de la audiencia.
Registros del proyecto. Los registros del proyecto pueden incluir
correspondencia, memorandos, actas de reuniones y otros
documentos que describen el proyecto. Esta informacin debera, en
la medida en que sea posible y apropiado, mantenerse de manera
organizada. Los miembros del equipo del proyecto tambin pueden
mantener registros en un diario o registro del proyecto, el cual puede
ser fsico o electrnico.
Retroalimentacin de los interesados. La informacin relativa a las
operaciones del proyecto que se recibe de los interesados se
distribuye y utiliza para modificar o mejorar el desempeo futuro del
proyecto.
Documentacin de lecciones aprendidas. Esta documentacin
incluye las causas de los incidentes, el razonamiento subyacente a la
accin correctiva elegida y otros tipos de lecciones aprendidas sobre
la gestin de las comunicaciones. Es preciso documentar y distribuir
las lecciones aprendidas para que pasen a formar parte de la base de
datos histrica tanto del proyecto como de la organizacin ejecutora.

1.3. CONTROLAR LAS COMUNICACIONES

Controlar las Comunicaciones es el proceso de monitorear y controlar las
comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto para
asegurar que se satisfagan las necesidades de informacin de los

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 interesados del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que
asegura, en cualquier momento, un flujo ptimo de informacin entre
todos los participantes de la comunicacin.

Entradas, herramientas y tcnicas, y salidas de este proceso.

Diagrama de flujo de datos del proceso Controlar las Comunicaciones

El proceso Controlar las Comunicaciones puede desencadenar una iteracin

de los procesos Planificar la Gestin de las Comunicaciones y/o Gestionar las

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 Comunicaciones. Esta iteracin ilustra la naturaleza continua de los procesos
de Gestin de las Comunicaciones del Proyecto. Algunos elementos
concretos de comunicacin, tales como incidentes o indicadores clave de
desempeo (p.ej., cronograma, costo y calidad reales frente a planificados),
pueden desencadenar una revisin inmediata, mientras que otros no lo harn.
El impacto y las repercusiones de las comunicaciones del proyecto deben
evaluarse y controlarse cuidadosamente para asegurar que se entrega el
mensaje adecuado a la audiencia adecuada en el momento adecuado.

1.3.1. Controlar las Comunicaciones: Entradas

1. Plan para la Direccin del Proyecto
El plan para la direccin del proyecto describe el modo en que se
ejecutar, monitorear, controlar y cerrar el proyecto. Proporciona
informacin valiosa para el proceso Controlar las Comunicaciones, entre
la que se encuentra:
Los requisitos de comunicacin de los interesados,
El motivo de la distribucin de la informacin,
El plazo y la frecuencia para la distribucin de la informacin requerida,
El individuo o grupo responsable de la comunicacin de la informacin,
El individuo o grupo que recibe la informacin.

2. Comunicaciones del Proyecto

El proceso Controlar las Comunicaciones incluye las actividades
necesarias para monitorear y actuar sobre la informacin y las
comunicaciones, as como para liberarlas a los interesados. Las
comunicaciones del proyecto provienen de mltiples fuentes y pueden
variar considerablemente en cuanto a su formato, nivel de detalle, grado
de formalidad y confidencialidad. Las comunicaciones del proyecto
pueden incluir, entre otras:
El estado de los entregables,
El avance del cronograma, y
Los costos incurridos.

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3. Registro de Incidentes
Un registro de incidentes se utiliza para documentar y monitorear la
resolucin de incidentes. Se puede utilizar para facilitar la comunicacin y
asegurar una comprensin comn de los incidentes. Un registro escrito
documenta y ayuda a monitorear quin es responsable de la resolucin
de los incidentes especficos antes de una fecha lmite. Durante la
resolucin de incidentes se abordan los obstculos que pueden impedir al
equipo alcanzar sus objetivos. Esta informacin es importante para el
proceso Controlar las Comunicaciones ya que proporciona tanto un
repositorio de lo que ha sucedido en el proyecto, como una plataforma
para la entrega de comunicaciones subsiguientes.

4. Datos de Desempeo del Trabajo

Los datos de desempeo del trabajo pueden incluir detalles sobre las
comunicaciones que se han distribuido realmente, realimentacin sobre
las comunicaciones, resultados de encuestas de eficacia de la
comunicacin u otras observaciones identificadas a lo largo de las
actividades de comunicacin.

5. Activos de los Procesos de la Organizacin

Los activos de los procesos de la organizacin que pueden influir en el
proceso Controlar las Comunicaciones incluyen, entre otros:
Plantillas de informes;
Polticas, estndares y procedimientos que definen las
comunicaciones;
Tecnologas especficas de comunicacin disponibles;
Medios de comunicacin permitidos;
Polticas de conservacin de registros; y
Requisitos de seguridad.

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1.3.2. Controlar las Comunicaciones: Herramientas y Tcnicas
1. Sistemas de Gestin de la Informacin
Un sistema de gestin de la informacin proporciona un conjunto de
herramientas estndar para que el director del proyecto capture,
almacene y distribuya a los interesados la informacin relativa a los
costos, al avance del cronograma y al desempeo del proyecto. Algunos
paquetes de software permiten al director del proyecto consolidar
informes provenientes de varios sistemas y facilitan la distribucin de
informes a los interesados del proyecto. Los ejemplos de formatos de
distribucin pueden incluir los informes mediante tablas, anlisis en hojas
de clculo y las presentaciones. Las herramientas grficas se pueden
utilizar para crear representaciones visuales de la informacin sobre el
desempeo del proyecto.

2. Juicio de Expertos
A menudo el equipo del proyecto recurre al juicio de expertos para evaluar
el impacto de las comunicaciones del proyecto, la necesidad de accin o
intervencin, las acciones que se deberan emprender, la responsabilidad
de emprender dichas acciones y el plazo para llevarlas a cabo. El juicio
de expertos puede ser necesario con relacin a detalles tcnicos o de
gestin y puede ser proporcionado por cualquier grupo o individuo con
capacitacin o conocimientos especializados,
Como, por ejemplo:
Otras unidades dentro de la organizacin,
Consultores,
Interesados, incluidos clientes y patrocinadores,
Asociaciones profesionales y tcnicas,
Grupos industriales,
Expertos en la materia, y
La oficina de direccin de proyectos.

Luego, el director del proyecto, en colaboracin con el equipo del

proyecto, determina las acciones requeridas para asegurar que se

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 comunique el mensaje adecuado a la audiencia adecuada y en el
momento adecuado.

3. Reuniones
El proceso Controlar las Comunicaciones necesita del debate y del
dilogo con el equipo del proyecto para determinar la manera ms
adecuada de actualizar y comunicar el desempeo del proyecto, y de
responder a las solicitudes de informacin por parte de los interesados.
Esos debates y dilogos se facilitan normalmente a travs de reuniones,
las cuales se pueden llevar a cabo de manera presencial o en lnea y
desde diferentes ubicaciones, tales como las instalaciones en que se
desarrolla el proyecto o las instalaciones del cliente. Las reuniones del
proyecto tambin incluyen debates y el dilogo con suministradores,
proveedores y otros interesados del proyecto.

1.3.3. Controlar las Comunicaciones: Salidas

1. Informacin de Desempeo del Trabajo
La informacin de desempeo del trabajo organiza y resume los datos de
desempeo recopilados. Estos datos de desempeo normalmente
proporcionan informacin sobre el estado y el avance del proyecto con el
nivel de detalle requerido por los diferentes interesados. Esta informacin
luego se comunica a los interesados adecuados.

2. Solicitudes de Cambio
El proceso Controlar las Comunicaciones a menudo conduce a la
necesidad de ajuste, de accin y de intervencin. Como resultado, se
generarn solicitudes de cambio como salidas. Estas solicitudes de
cambio se procesan a travs del proceso Realizar el Control Integrado de
Cambios y pueden dar lugar a:

Estimaciones de costos nuevas o revisadas, secuencias de

actividades, fechas programadas, necesidades de recursos y anlisis
de alternativas de respuesta a los riesgos;
Ajustes al plan para la direccin del proyecto y otros documentos;

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 Recomendaciones de acciones correctivas que pueden ajustar el
desempeo futuro del proyecto, alinendolo con el plan para la
direccin del proyecto; y
Recomendaciones de acciones preventivas que pueden reducir la
probabilidad de incurrir en un desempeo negativo futuro del proyecto.

3. Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto

El proceso de Controlar las Comunicaciones puede desencadenar
actualizaciones al plan de gestin de las comunicaciones, as como a
otros componentes del plan para la direccin del proyecto (p.ej. los planes
de gestin de los interesados y de gestin de los recursos humanos).

4. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Los documentos del proyecto se pueden actualizar como resultado del
proceso Controlar las Comunicaciones. Estas actualizaciones incluyen,
entre otras:
Pronsticos,
Informes de desempeo, y
Registro de incidentes.

5. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin

Los activos de los procesos de la organizacin susceptibles de
actualizacin incluyen, entre otros, los formatos de informe y la
documentacin de las lecciones aprendidas. Esta documentacin puede
pasar a formar parte de la base de datos histrica tanto para el proyecto
como para la organizacin ejecutora y puede incluir causas de los
incidentes, razones de la seleccin de las medidas correctivas y otros
tipos de lecciones aprendidas durante el proyecto.

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II. BIBLIOGRAFIA
1. Gua PMBOK. Gestin de las comunicaciones del proyecto. Disponible en:
http://uacm123.weebly.com/6-gestioacuten-de-las-comunicaciones-del-
proyecto.html
2. Gerencia de proyectos. Gestin de la comunicacin. Disponible en:
http://gerenciadeproyectos88.blogspot.pe/2008/08/gestion-de-la-
comunicacion.html
3. Gladys G. planificacin de la gestin de comunicacin. Disponible en:
https://www.gladysgbegnedji.com/planificar-las-comunicaciones/
4. Gua de los fundamentos para la gestin de proyectos. Gestin de la
comunicacin. Disponible en:
5. file:///C:/Users/CORE%20I%203/Downloads/libros_pmbok_guide5th_spa
nish.pdf

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