FORMULIR INFORMASI JABATAN

1. Nama Jabatan : KEPALA SUB BAGIAN UMUM

2. Kode Jabatan :
3. Unit Organisasi : DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA
Eselon I :
Eselon II-a :
Eselon II-b : Kepala Dinas
Eselon III : Sekretaris Dinas
Eselon IV :
4. Kedudukan dalam Struktur Organisasi :

Kepala Dinas

Sekretaris

Kasubbag Program Kasubbag umum Kasubbag. Keuangan

5. Ikhtisar Jabatan : Memimpin dan mengelola pelayanan administsrasi Umum,

Kepegawaian dan perlengkapan tata laksana rumah tangga berdasarkan peraturan dan
undang-undang yang berlaku untuk kelancaran tugas.

6. URAIAN TUGAS :
1)Menyusun program kegiatan Sub bagian umum berdasarkan hasil evaluasi kegiatan
tahun sebelumnya dan peraturan perundang-undangan yang berlaku
TAHAPAN :
1) Mempelajari kegiatan Sub bagianumum tahun sebelumnya
2) Mempelajariperaturan-peraturan yang berlaku di tahunberjalan
3) Menyusun program kegiatan Sub bag. umum
4) Melaporkankepadaatasan
5) Membuat perubahan-perubahan yang diperlukan
2. Menyiapkan proses administrasi perkantoran melalui surat masuk dan surat keluar dan
mengarsipkan;
TAHAPAN :
1) Menyiapkan buku agenda, lembardisposisi, Peraturanttgkearsipan, tatanaskahdinas
2) Mengagendakansurat-suratygmasuk,
menomorisuratkeluarmemparafkankeSekretarisDinas
3) Memasukan ke ruang kepala dinas
4) Mendistribusikan surat ke bidang/Menyusun arsip/ pemberitahuan melalui papan
pengumuman.
3. Menyiapkan inventarisasi dan penataan sarana dan prasarana kantor;
TAHAPAN :
1) Mempelajari Barang-barang pengadaan tahun yang lalu
2) Memeriksaapakah proses administrasi pendistribusian barang sudah sesuai dengan
pendistribusiannya
3) Mendistribusikan barang-barang dan meregistrasi dan kodefikasi sertamenyiapkan
kartu inventaris ruangan
4) Menginventarisasi Barang-barang berapa yang layak, rusak ringan dan rusak berat
5) Memperbaiki kodefikasi yang rusak dan mengganti kartu inventaris yang mengalami
perubahan
6) Melaporkan kepada atasan.

4. Menyiapkan pendistribusian surat-surat;

TAHAPAN :
1. Memeriksasurat-surat yang sudah didisposisi kepala Dinas
2. Menyiapkan dan mencatat ke buku expedisi
3. Mendistribusikan surat yang telah di disposisi
5. Menyiapkan pengadaan dan pendistribusian barang di lingkup Dinas;
TAHAPAN :
1. Memeriksa laporan Aset
2. Menyesuaikan dengan laporan barang tahun yang lalu
3. Membuat program pengadaanbarangygdibutuhkan
4. Melaporkan kepada atasan
5. Mengadakan perubahan atas rencana pengadaan barang
6. Memasukandalam DPA Kantor
7. PengadaanBarang
8. Menyiapkanruangan yang menerimapendistribusianbarang
9. MenyiapkanBeritaAcarapenyerahanbarang
10. Mencatatkankedalambukuinventaris
6. Menyiapkan pendataan inventaris barang/peralatan serta pemeriksaan barang secara
berkala, dan usulan rencana kebutuhan barang;
TAHAPAN :
1. Mempelajari pengadaan barang tahun lalu
 2. Menerima usulan permintaan barang dari bidang-bidang
3. Menginventarisir barang-barang yg dibutuhkan
4. Membuat Laporan rencana Usulan kebutuhan barang
7. Mengawasi pengawasan kebersihan kantor;
TAHAPAN :

1) Menyiapkan kontrak kerja untuk petugas kebersihan kantor .

2) Menyiapkan SOP tugas-tugas kebersihan kantor
3) Membuat rencana kerja tugas-tugas yang berhubungan dengan kebersihan
,kenyaman dan keindahan serta keamanan kantor.
4) Memberi arahan kepada petugas kebersihan dan keamanan tentang tugas yg
harus dikerjakan dan kendala-kendala dalam melaksanakan tugas.
5) Menyediakan alat kebersihan yang diperlukan
6) Mengawasi pelaksanaan kebersihan .
7) Melaporkan pelaksanaan tugas kepada atasan.
8) Terciptanya ruangan, halaman dan lingkungan kantor yang rapi dan bersih.

8. Menyiapkan bahan pelaksanaan ke protokolan dan pengurusan administrasi perjalanan

Dinas;
TAHAPAN :
1. Menyiapkan tempat acara
2. Sarana dan prasarana
3.
9. Menyiapkan bahan pelaporan inventaris barang dan gedung melalui bendahara gedung;
TAHAPAN :
1.Memeriksa kontrak
2.Menginput data ke simda
3.Membuat laporan barang inventaris

10. Menyiapkan bahan usulan kenaikan pangkat, mutasi, promosi, pendidikan,

pelatihanserta kesejahteraan barang
TAHAPAN :
1. Menyiapkan data/bahan referensi seluruh pegawai,
2. Menyusun daftar urut kepangkatan pegawai
3. Menyusun./menyiapkan data/bahan dalam rangka pembinaan disiplin
pegawai, pengembangan karir, mutasi dan pemberhentian pegawai.
4. Membuat usulan gaji berkala pegawai
5. Menyiapkan usulan pegawai yang akan naik pangkat, pensiun dan peninjauan
masa kerja dan pemberian penghargaan, tugas/ijin belajar, pendidikan dan
pelatihan dll.
6. Melaporkan kepada atasan
- Data DUK pegawai
- Data Kehadiran pegawai
- Data pegawai yang memenuhi syarat untuk mengikuti pendidikan
penjenjangan karir, diklat, mendapat penghargaan, pensiun dll.
- Data pegawai yg memenuhi syarat untuk naik pangkat, berkala dll.

11. Menyiapkan bahan analisis jabatan dan beban kerja;

TAHAPAN :
1. Mempelajari tupoksi nomenklatur baru
2. Menggandakan tupoksi nomenklatur baru
 3. Mendistribusikan kepada seluruh pejabat
4. Menggandakan formulir informasi jabatan kepada semua ASN yang memegang
jabatan
5. Mengumpulkan seluruh formulir
6. Menyusun dan menghimpun analisis jabatan dan beban kerja

12. Menyusun Standar Operasional Prosedur ( SOP) kegiatan Subbag.Umum;

1) Mempelajari kegiatan Sub bagian umum tahun sebelumnya
2. Mempelajari peraturan-peraturan yang berlaku di tahun berjalan
3. Menyusun konsep standar operasional prosedur kegiatan Sub bag. umum
4. Melaporkan kepada atasan
5. Membuat perubahan-perubahan yang diperlukan
13. Menyiapkan urusan administrasi (cuti pegawai,kenaikan gaji berkala, pensiun ,karpeg,,
(Karis/karsu);
TAHAPAN :
1. Menyiapkan data/bahan referensi seluruh pegawai,
2. Menyusun daftar pegawai yang akan (berkala,cuti, pensiun, karpeg,karis/karsu)
dalam satu tahun berjalan
3. Membuat pengantar/usulan (berkala,cuti, pensiun, karpeg,karis/karsu) pegawai
4. Melaporkan kepada atasan
14. Menyiapkan surat teguran kepada pegawai yang tidak mematuhi disiplin;
TAHAPAN :
1. Mengingatkan secara lisan pegawai yang tidak mematuhi disiplin
2. Melaporkan kepada atasan pegawai yang tidak mematuhi disiplin
3. Menyiapkan surat teguran
15. Melaksanakan koordinasi ke instansi terkait dalam hal umum;
TAHAPAN :
1. Menerima perintah atasan
2. Menyiapkan bahan-bahan yang akan dikoordinasikan
15. Menyiapkan pelayanan pemakaian inventaris/asset perlengkapan dan peralatan kantor;
TAHAPAN :
1. Membuat prosedur peminjaman barang
2. Membuat sanksi keterlambatan
3. Peminjaman barang

16. Melaksanakan monitoring, evaluasi, dan menilai prestasi kerja pelaksanaan tugas
bawahan secara berkala melalui system penilaian yang tersedia;
TAHAPAN :
1. Menyiapkan buku catatan bawahan
2. Mencatat setiap pelaksanaan tugas yang diberikan
3. Mengevaluasi setiap tugas yg diberikan
4. Nilai
 17. Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar pengambilan
kebijakan;
1. Merekapatulasi tugas-tugas yang telah dilaksanakan
2. Menuangkan dalam laporan
3. Melaporkan kepada atasan tugas-tugas yang telah dilaksanakan

18. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan secara lisan maupun tertulis
berdasarkan kajian dan ketentuan yang berlaku sebagai bahan masukan guna
kelancaran pelaksanaan tugas dan untuk menghindari penyimpangan;
TAHAPAN :
1. Membuat nota dinas kepada atasan
2. Melaporkan kepada atasan
3. Tindak lanjut
19. Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai dengan perintah atasan.
TAHAPAN :
1. Menerima perintah/disposisi atasan
2. Melaksanakan
3. Melaporkan pelaksanaan tugas
7.Bahan Kerja
No. Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas
1 Peraturan Perundang-undangan yg berlaku Pedoman dalam pelaksanaan tugas

2. Perbup, RKA, DPA dll Pedoman dalam pelaksanaan tugas

3. Tupoksi Pedoman dalam pelaksanaan tugas

4. Disposisi Atasan Dasar dalam melaksamakan tugas

5. Buku agenda/buku expedisi Sarana pencatatan

6. Tata naskah dinas Pedoman dalam pelaksanaan tugas

7, SOP Dasar dalam pelaksanaan tugas

8.Perangkat/Alat Kerja
No. Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas
1. ATK Sarana untuk kelancaran
2 Komputer pelaksanaan tugas

3 Printer

4 Stempel

5 Meja

6 Kursi
7, Lemari
 9.Hasil Kerja

NO Hasil Kerja Satuan Hasil Waktu

Penyelesaian
1. Program kegiatan Sub bagian umum 2 Keg. 72.000 menit

Terlaksana pengelolaan administrasi umum 2.400 surat 72.000 menit

2. (surat masuk dan surat keluar)
3. Laporan Usulan Kebutuhan Barang habis pakai 1 keg 72.000 menit
4 Pendistribusian surat-surat yang telah disisposisi 2.400 surat 72.000 menit
5 Pengadaan dan pendistribusian barang-barang lingkup 1 keg 72.000 menit
dinas
6. Laporan Usulan Kebutuhan Barang Inventaris 1 keg 72.000 menit
7. Kebersihan kantor 1 keg 300 menit
8. Persiapan pelaksanaan ke protokolan dan pengurusan 72.000 menit
administrasi perjalanan Dinas;
9 Laporan inventaris barang dan gedung 1 dokumen 72.000 menit
10 usulan kenaikan pangkat, mutasi, promosi, pendidikan, 6 Keg 72.000 menit
pelatihan serta kesejahteraan barang
11 bahan analisis jabatan dan beban kerja 1 72.000 menit
12 Standar Operasional Prosedur ( SOP) kegiatan 27 keg 72.000 menit
Subbag.Umum;
13 Layanan administrasi ( cuti,gaji berka, karpeg, pensiun) 15 Keg 72.000 menit
14 Pembinaan Pegawai 1 2 Keg 72.000 menit
15 Koordinasi ke Dinas instansi lain 12 Keg 72.000 menit
16 Formulir peminjaman barang 20 keg 72.000 menit
17 Buku nilai bawahan 2 keg 72.000 menit
18 Laporan pelaksanaan tugas kepada atasan 12 keg 72.000 menit
19 Memberikan saran kepada atasan 4 keg 72.000 menit
20 Melaksanakan tugas lain yg diperintah atasan 12 Keg 72.000 menit

10. Tanggung Jawab :

a. Terlaksananya kelancaraan pengelolaan administrasi umum, kepegawaian dan perlengkapan
b. Adanya keakuratan data
c. Terjaganya kerahasian data/dokumen kantor
d. Terciptanya ketepatan data pegawai
e. Terciptanya kerapihan, keamanan, keindahan dan keharmonisan lingkungan kantor.

11. wewenang ;
a. Menolak untuk memberikan informasi tentang kerahasian jabatan.
b. Memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pegawai
c, Meminta pegawai untuk mematuhi peraturan yang berlaku
d. Memotivasi kinerja bawahan
e. Menegur kesalahan bawahan
f. Menilai kinerja bawahan

12. Korelasi Jabatan.

NO JABATAN UNIT KERJA/INSTANSI DALAM HAL
1. Kepala Dinas Pelaksanaan tugas
2 Sekretaris Pelaksanaan tugas
3 Kasubbag. Keuangan Pelaksanaan tugas
4 Kasubbag Program
5 Staf

13. KONDISI LINGKUNGAN KERJA

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat Kerja Dalam ruangan
2 Suhu Tidak panas dan juga tidak dingin
3 Udara Kering
4 Keadaan Ruangan Hangat
5 Letak Di dataran rendah
6 Penerangan Terang
7 Suara Senyap
8 Keadaan tempat kerja Bersih
9 Getaran -

14. RESIKO BAHAYA

NO FISIK/MENTAL PENYEBAB
1. Kelelahan pada otot kaki Terlalu banyak berjalan

2. Kelelahan pada otot mata Terlalu banyak melihat komputer

3 Kelelahan pada otot pinggang Terlalu banyak duduk

4 Stress Tekanan pekerjaan

15. SYARAT JABATAN

a. Pangkat./Gol. Ruang : Penata Muda Tk. I (III/b)

b.Pendidikan : S 1 diutamakan jurusan managemen
c.Kursus/Diklat :

1. Penjenjangan : Diklat Kepemimpinan

2. Teknis : Diklat Tata Arsip, Kepegawaian, Pengadaan Barang

d. Pengalaman Kerja : 1 Tahun bekerja pada subbag. Umum

e. Pengetahuan Kerja :
- Memiliki pengetahuan IT
- Memiliki pengetahuan Pengadaan Barang
 - Memiliki pengetahuan Tata Arsip
- Memiliki pengetahuan Kepegawaian
- Memiliki pengetahuan tentang Peraturan dan undang-undang

f. Keterampilan Kerja :
- Mampu menggerakan orang lain/Kepemimpinan
- Mampu mengoperasikan komputer
- Mampu menyusun Program
- Mampu bekerja dengan tim

g. Bakat Kerja :
- G : Intelegensia
- V : Verbal
- Q : Ketelitian

h. Temperamen Kerja :

D=Kemampuanmenyesuaikandirimenerimatanggungjawab
untukkegiatanmemimpin, mengendalikanatau merencanakan.

R=Kemampuan menyesuaikan diri dalam pekerjaan yang berulang-ulang

atau secara terus menerus melakukan pekerjaan yg sama

P=Kemampuan menyesuaikan diri dalam berhubungan dengan orang lain

lebih dari hanya penerimaan dan pembuatan instruksi.

i = Kemampuan menyesuaikan diri untuk pekerjaan yg mempengaruhi

orang lain dalam pendapat, sikap atau pertimbangan mengenai
gagasan.

i. Minat Kerja :

1a = Kemauan, keinginan dan kemampuan untuk melaksanakan kegiatan

yang berhubungan dengan dengan komunikasi data.

3a = rutin , kongkrit dan teratur.

5b = Pilihan melakukan pekerjaan dengan kepuasan nyata dan dengan

proses

j. Upaya fisik :
- Berdiri
- Duduk
- Mengatur
- Berjalan
- Menunduk
- Membungkuk
-Memegang
-Bekerja dengan jari
-Berbicara
-Mendengar
-Melihat

k. Kondisi Fisik :

l. Fungsi Jabatan
Prestasi Kerja Yang diharapkan
- Jenis Kelamin : Laki-laki/ Perempuan
- Umur : relatif
- Tinggi Badan : ideal
- Berat Badan : ideal
- Postur Badan : ideal
- Penampilan : rapi
:
- Do,D1,D2,D3,D4,D5
- Memadukan, Menganalisa, Menyusun, Menghitung, Membandingkan,
Menyalin,

NO SATUAN HASIL JUMLAH HASIL DALAM 1 TAHUN

1 300 menit
2 72.000 menit
3 72.000 menit
4 72.000 menit
5 72.000 menit
6 72.000 menit
7 300 menit
8 1500 menit
9 1.500 menit
10 72.000 menit
11 1500 menit
*)SatuanHasillihatnomor 9 kolom 2

16. ButirInformasiLain : -

LubukPakam, 2017

MengetahuiAtasanLangsung Yang Membuat,

SekretarisDinasInfokom Deli Serdang,

Drs. Nagauman Sinaga NUR ALMENA, SS

NIP.196310261993031004 NIP. 196203031986022005
1. melaksanakan pengumpulan data/bahan dan referensi untuk kebutuhan
pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat;
2. melaksanakan penyusunan perencanaan/program kerja Sekretariat dan Sub
Bagian Umum;
3. melaksanakan penyusunan dan pengolahan data kepegawaian;
4. melaksanakan penyiapan dan pengusulan kenaikan pangkat, kenaikan gaji
berkala dan pensiun pegawai, peninjauan masa kerja dan pemberian
penghargaan, serta tugas/ijin belajar, pendidikan dan pelatihan
kepemimpinan/Struktural, fungsional dan teknis ;
5. melaksanakan penyusunan/ penyiapan bahan pembinaan disiplin pegawai,
pengembangan karier dan mutasi serta pemberhentian pegawai;
6. melaksanakan pengusulan gaji berkala dan peningkatan kesejahteraan pegawai
dan jabatan di lingkungan dinas;
7. melaksanakan pembinaan tenaga fungsional;
8. melaksanakan penyiapan bahan pembinaan kelembagaan dan ketatalaksanaan
kepada unit di lingkungan dinas;
9. melaksanakan penyusunan bahan rancangan dan pendokumentasian peraturan
perundang-undangan;
10. rnelaksanakan adrninistrasi/penatausahaan, penerimaan, pendistribusian, surat-
surat, naskah dinas dan arsip;
11. melaksanakan penggandaan naskah dinas;
12. melaksanakan urusan keprotokolan dan penyiapan rapat-rapat;
13. melaksanakan pengelolaan hubungan masyarakat, pelayanan umum, pelayanan
minimal dan pendokumentasian surat-surat, barang bergerak dan barang tidak
bergerak;
14. melaksanakan penyusunan rencana kebutuhan sarana dan prasana pengurusan
rumah tangga, pemeliharaan perawatan lingkungan kantor, kenderaan dan aset
lainnya serta ketertiban, keindahan keamanan dan layanan kantor;
15. melaksanakan penyusunan laporan, evaluasi dan monitoring kegiatan Sub Bagian
Umum;
16. melaksanakan penyusunan bahan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan
pengambilan kebijakan;
17. melaksanakan penyerasian ketikan naskah Dinas;
18. melaksanakan pengelolaan kepegawaian pada Unit Pelaksana Teknis Dinas;
19. melaksanakan pembinaan kearsipan dinas dan Unit Pelaksana Teknis Dinas;
20. melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait;
21. melaksanakan tugas lain, sesuai dengan tugasnya.