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O sistema de administrao

de materiais e patrimnio

Os estudos de Ludwig Von Bertalanffy (criador da teoria geral dos siste-


mas) permitiram compreender o fato de todas as reas do conhecimento pos-
surem sistemas e que tais sistemas possuem caractersticas, regras e normas
(leis), independentemente da rea das cincias em que se encontram.

Um sistema pode ser entendido como um conjunto de elementos de


uma mesma espcie que constituem um corpo (grupamento) intimamen-
te relacionado. Ou, ainda, como um conjunto de elementos interagentes,
interatuantes, interdependentes e que se inter-relacionam para atingir um
objetivo comum.

Para nossos objetivos, vamos assumir que um sistema um conjunto de


partes interdependentes, interatuantes e interagentes que, combinadas,
atuam sinergicamente sobre entradas produzindo as sadas desejadas.

Como todas as demais reas organizacionais, a administrao de mate-


riais tambm funciona como um sistema, com suas funes e processos pr-
prios, para garantir o atingimento dos seus objetivos e, com isso, contribuir
para que se atinjam os objetivos organizacionais. Neste captulo vamos ver
como o sistema administrao de materiais funciona.

Funes componentes de um
sistema de administrao de materiais
A administrao de materiais implica um conjunto de atividades coorde-
nadas, de forma que possibilite ao administrador manter uma sintonia per-
feita entre a produo e os setores de apoio, alm de possibilitar resultados
econmico-financeiros compensadores.

Tais atividades coordenadas compreendem desde a previso do material


(em relao ao tipo, quantidade, qualidade etc.), aquisio (compras), ins-
peo e recebimento, armazenamento, fornecimento aos setores da produ-
o, acompanhamento das modificaes nos estoques, reaprovisionamen-
to, controle dos materiais estocados, conservao do material armazenado,
Administrao de Material e Patrimnio

alm de inmeras outras atividades que visam garantir a existncia contnua


de estoques, organizados de forma a no permitir que ocorram faltas sem
onerar excessivamente o investimento total.

As funes e as atividades da administrao de materiais podem ser sinte-


tizadas em quatro subsistemas principais, que compreendem todas as ativi-
dades relacionadas no pargrafo anterior, conforme se ver na continuao.

Subsistema normalizao
Esse subsistema tem por finalidade selecionar, padronizar e especificar
os materiais, alm de classific-los e codific-los de forma a garantir a unifor-
midade do que entra no processo produtivo para gerar produtos finais que
atendam s especificaes da produo e, ao mesmo tempo, atendam s
exigncias de qualidade por parte dos clientes. o subsistema que responde
a questo o que comprar, armazenar e distribuir?

O subsistema normalizao e suas principais atividades so apresentados


na figura a seguir.

O autor.
Subsistema
normalizao

Normalizao
e padronizao
de materiais
Classificao
de materiais

Figura 1 O subsistema normalizao.

Entende-se por normalizao a forma como so organizadas as ativida-


des, como se definem as normas e a utilizao de regras; bem como a elabo-
rao, publicao e disseminao do uso das normas e regras, com o objeti-
vo de selecionar, avaliar e certificar os fornecedores da organizao.

O subsistema normalizao tem a responsabilidade de adequar tecnica-


mente os materiais que entram nos processos produtivos das organizaes,
definindo os padres (tanto em termos tcnicos quanto em termos de quali-

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O sistema de administrao de materiais e patrimnio

dade), e realizando a catalogao e classificao dos materiais, conforme os


sistemas de gesto adotados pela organizao.

Subsistema controle
Tem como responsabilidade a gesto e a valorao dos estoques dispon-
veis organizao. Busca responder s questes quando comprar e quanto com-
prar? o subsistema responsvel por garantir que as quantidades necessrias
estejam disponveis no lugar e no momento em que sejam necessrias. Assim,
fundamental que as quantidades a serem adquiridas sejam as mais econmicas
possveis, auxiliando no objetivo de minimizar os recursos utilizados.

A minimizao dos recursos passa, principalmente, pelos financeiros, uma


vez que o impacto das compras se reflete imediatamente no fluxo de caixa
da organizao. O subsistema controle pode ser visto, com suas funes, na
figura a seguir.

O autor.
Subsistema
controle

Gesto dos
estoques
Valorao dos
estoques

Figura 2 O subsistema controle.

Garantir que os materiais certos, nas quantidades certas, ao preo mais


econmico possvel, estejam disponveis quando e onde so necessrios so-
mente possvel com um controle apurado sobre os nveis de estoques que
devem ser gerenciados pela rea de materiais.

Subsistema aquisio
Tambm chamado, simplesmente, compras, o subsistema responsvel
pelas compras de materiais necessrios s operaes das organizaes e,
alm disso, tambm responsvel pela venda (alienao) dos materiais inu-

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Administrao de Material e Patrimnio

tilizveis ou inservveis, e mesmo do patrimnio da organizao que esteja


obsoleto ou j completamente depreciado.

O subsistema compras depende fundamentalmente das informaes ori-


ginadas no subsistema controle, uma vez que em virtude das informaes
daquele sistema que se consegue realizar as compras nas condies mais
vantajosas possveis para a organizao.

O subsistema aquisio, com suas respectivas funes, pode ser visualiza-


do na figura que segue.

O autor.
Subsistema
aquisio

Aquisio de
materiais
Alienao de
materiais

Figura 3 O subsistema aquisio.

A rea de compras atua em profunda sintonia com os demais subsistemas,


uma vez que, para iniciar o processo de compras, depende das informaes
(sob a forma de requisies) que recebe do controle. Recebendo as informa-
es do controle busca informaes geradas pelo subsistema normalizao
e que constam na base de dados do cadastro de fornecedores devidamente
homologados pela normalizao. Ento, consulta-se o subsistema armaze-
namento para verificar capacidade de estocagem, de forma a assegurar que
os materiais comprados possam ser alocados adequada e corretamente no
sistema de armazenagem.

Aps todas essas etapas, emitem-se as ordens de compra aos fornecedo-


res que ofertaram as condies mais vantajosas para a aquisio.

Subsistema armazenamento
o subsistema responsvel pela recepo dos materiais, seu armazena-
mento e distribuio. Apresenta as funes de inspeo e controle da qua-

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lidade, o armazenamento propriamente dito, a movimentao interna dos


materiais e o seu transporte. Sua representao grfica encontra-se a seguir.

O autor.
Subsistema
armazenamento

Recebimento,
inspeo e controle
da qualidade
Movimentao
e transporte

Armazenamento

Figura 4 O subsistema armazenamento.

As atividades desempenhadas no subsistema armazenamento so rele-


vantes para que se garanta a qualidade dos materiais que entram nos pro-
cessos produtivos. No momento do recebimento, necessrio realizar um
controle quantitativo e qualitativo dos materiais que chegam.

O controle quantitativo, segundo Francischini e Gurgel (2002, p. 29-30),


tem as seguintes atividades: conferncia; contagem; canhoto (anotar no
recibo a ser entregue ao transportador que o recebimento est sujeito ins-
peo de qualidade, quando o procedimento for demorar); registro (regis-
trar a entrada dos documentos para encaminhamento contabilidade); e
documentao.

Por outro lado, o controle qualitativo, ainda segundo Francischini e Gurgel


(2002, p. 30-31), tem a responsabilidade de averiguar a qualidade do material
recebido, assegurando que ele esteja em consonncia com as normas tcnicas
de especificao, ensaio e recebimento dos itens que compem o produto, a
partir das condies contratuais estabelecidas nos pedidos de compras.

A movimentao e o transporte tambm so duas atividades essenciais


para o bom funcionamento da administrao de materiais.

A movimentao refere-se ao trnsito interno dos materiais, produtos em


processo e produtos acabados. Seu adequado gerenciamento visa diminuir
os tempos de ciclo entre as diferentes atividades internas e, ainda, assegurar
a integridade fsica dos bens movimentados.

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Administrao de Material e Patrimnio

O transporte refere-se aos elos de ligao externos: dos fornecedores


com a administrao de materiais, para que os materiais comprados entrem
no sistema; e, o fluxo de produtos acabados desde a organizao em direo
aos clientes.

Como possvel perceber, os subsistemas so o corao da administra-


o de materiais, uma vez que asseguram o bom funcionamento da rea.
Alm disso, os quatro subsistemas interagem completamente entre si, con-
forme se percebe na figura a seguir.

O autor.
Subsistema Subsistema
normalizao controle

Normalizao
Gesto dos
e padronizao
estoques
de materiais
Classificao Valorao dos
de materiais estoques

Subsistema Subsistema
aquisio armazenamento

Recebimento,
Aquisio de
inspeo e controle
materiais
da qualidade
Alienao de Movimentao
materiais e transporte

Armazenamento

Figura 5 O sistema de administrao de materiais.

Para alguns autores, como Francischini e Gurgel (2002), as tarefas da ad-


ministrao de materiais so, principalmente, administrao de compras,
planejamento e controle da produo, distribuio e trfego. Independente
da nomenclatura que se d aos diferentes subsistemas organizacionais, ou
s atividades neles desenvolvidas, existe consenso em relao s atividades
at aqui descritas.

Alm disso, como a figura permite perceber, todos os subsistemas obje-


tivam coordenar os fluxos (de informao e fsicos) de materiais representa-
dos pelos estoques, uma vez que o volume a ser estocado significativo para
as organizaes, pois envolve desde a entrada de suprimentos (materiais
auxiliares e matria-prima), passando pelos estoques dentro do processo
produtivo (produtos em processo), chegando aos produtos acabados, que
sero distribudos aos clientes finais. Essa relao dos estoques ao longo da
organizao pode ser visualizada na figura a seguir.

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O sistema de administrao de materiais e patrimnio

O autor.
Recursos de Processo produtivo Recursos de
entrada
E1 E3 sada
E2

Figura 6 Visualizao dos estoques ao longo do processo produtivo.

Os recursos de entrada so todas as entradas do processo produtivo, in-


cluindo-se as matrias-primas e materiais auxiliares (representados por E1),
dentro da produo esto os estoques de produtos em processo (indicados
como E2) e, ao final, encontram-se os estoques de produtos acabados (no
caso, E3). Os recursos de sada da organizao so os produtos acabados que
seguem em direo ao cliente final (mercado). Essa viso dos fluxos de ma-
teriais permite concluir que a administrao de materiais e de patrimnio
no pode ser tratada de maneira isolada e est profundamente integrada s
seguintes reas da administrao:

 Oramentos;

 Pesquisa e Desenvolvimento (P & D);

 Planejamento e Controle da Produo (PCP);

 Planejamento da Distribuio;

 Logstica;

 Produo;

 Administrao de Ativos Fixos (Permanentes), ou seja, Contabilidade.

Outro ponto importante a ser considerado so os impactos na socieda-


de, pois as preocupaes com a responsabilidade social e a ecologia devem
iniciar a partir do momento em que a organizao inicia seus processos de
aquisio, desenvolvendo fornecedores tambm responsveis social e eco-
logicamente, e encerra-se na destinao final dos resduos gerados pelos
produtos que a organizao coloca no mercado.

Atividades da administrao de materiais


As principais atividades desenvolvidas pela administrao de materiais
so aquelas relacionadas dentro de cada um dos subsistemas j apresenta-
dos, e podem ser assim relacionadas:

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 normalizar e padronizar os materiais;

 catalogar e classificar os materiais;

 gerenciar e valorar os estoques;

 adquirir (comprar) materiais;

 fazer o acompanhamento (follow-up) das aquisies;

 alienar materiais obsoletos ou inservveis;

 receber e inspecionar os materiais;

 controlar a qualidade dos materiais;

 movimentar internamente os materiais;

 transportar os materiais e produtos acabados;

 realizar o armazenamento dos materiais e produtos acabados;

 etc.

Todas essas atividades tm como principal objetivo conseguir economia


dos materiais no processo produtivo. Isso significa que essencial uma boa
atividade de planejamento para a realizao dessas atividades.

Isso significa que o estabelecimento das normas e regras que condicionam


os materiais a serem entregues pelos fornecedores a primeira etapa de um pro-
cesso com o objetivo de garantir que as especificaes sejam claras para todos
os envolvidos, desde o incio. Outra vantagem da normalizao possibilitar
simplificaes no projeto do produto e padronizao de seus componentes.

A catalogao dos materiais auxiliar significativamente para que os usu-


rios e clientes internos tenham condies de requisitar os materiais que
j esto homologados pelo servio de normalizao e padronizao. Alm
disso, possibilita uma maior abertura no tratamento com os fornecedores e
uma negociao sistemtica para o aprimoramento do fornecimento.

A classificao dos materiais permitir que o gerenciamento e a valorao


dos estoques e dos sistemas de armazenagem sejam facilitados pela utiliza-
o de modernas tcnicas de gerenciamento e, inclusive, da informatizao
dos sistemas gerenciais. A partir disso, o processo de aquisio tambm fica
facilitado, uma vez que se sabe claramente o que deve ser comprado para

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O sistema de administrao de materiais e patrimnio

atender s especificaes de cada cliente ou usurio. Quando a atividade


est bem estruturada, as aquisies so realizadas com maior eficincia, ge-
rando o abastecimento dos processos com pontualidade, condies finan-
ceiras adequadas (leia-se preos ou custos) e qualidade.

A aquisio de materiais abordada pelas organizaes numa viso sim-


ples e objetiva atravs dos seus departamentos de compras (em algumas
organizaes a denominao pode ser diretoria, diviso, setor ou seo de
compras). Tambm pode ser denominada de departamento de suprimentos
(sobretudo naquelas organizaes onde existe uma rea especfica denomi-
nada logstica). Mesmo nas micro e pequenas organizaes a atividade de
compras est presente, sendo realizada pelo prprio dono.

A atividade de administrao do patrimnio responsvel pela aliena-


o (venda) dos materiais obsoletos (que ficam defasados pelo tempo, por
qualquer razo) ou inservveis (que no apresentam mais condies de utili-
zao). Caso no consiga alienar (vender) tais materiais, essa atividade tem a
responsabilidade de recomendar a baixa contbil de tais materiais para que
deixem de aparecer nos demonstrativos contbeis, oferecendo uma anlise
irreal dos recursos disposio da organizao. Outra atividade importante
a realizao da manuteno dos materiais, equipamentos, mquinas, facili-
dades etc., que so utilizados para o funcionamento das organizaes.

A recepo e inspeo dos materiais adquiridos implicam um recebimen-


to bem informado, com o suporte das atividades de normalizao, padroni-
zao, catalogao e classificao, para somente receber o material adequa-
do para organizao.

O controle da qualidade dos materiais visa assegurar que os materiais


sejam aqueles mais adequados aos processos produtivos e, alm disso, im-
plica uma ateno especial para identificar desperdcios mnimos, mas repe-
titivos, que podem comprometer os resultados da organizao.

A atividade de movimentao interna essencial para garantir a inte-


gridade fsica dos materiais e, ainda, para evitar desperdcios e reduzir os
tempos de ciclo (lead times) dos processos internos, uma vez que o tempo
tambm um recurso escasso que deve ser objeto de preocupao de todas
as reas organizacionais. A movimentao implica a utilizao de equipa-
mentos (empilhadeiras, transelevadores, carrinhos manuais etc.), e recursos
de apoio (paletes, caixas etc.), que tambm devem ser motivo de preocupa-
o da administrao de materiais.

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Administrao de Material e Patrimnio

O transporte tambm uma das atividades importantes, pois ocorre em


duas fases do processo: no transporte dos fornecedores para a organizao
(por ocasio das aquisies), e da organizao para os clientes (por ocasio
das vendas). Assim, a organizao tem duas opes para a atividade de trans-
porte: transporte prprio ou transporte terceirizado.

Quando a organizao opta por realizar o transporte com seus prprios


equipamentos (veculos), tais recursos devem ser gerenciados pela adminis-
trao do patrimnio, uma vez que representam investimentos em ativos
permanentes e a preocupao com os custos uma das mais importantes
no gerenciamento de tais recursos. Porm, o nvel de servio oferecido aos
clientes pode ser elevado a partir dessa estratgia.

Caso a organizao opte por terceirizar o transporte, a gesto dos fretes


essencial para garantir que os custos operacionais da atividade sejam os
mais baixos possveis e, alm disso, a preocupao com o nvel de servio
oferecido implica sistemas de avaliao de desempenho dos operadores
de transporte (transportadores) para garantir que os clientes tenham suas
necessidades ou expectativas atendidas. Ou seja, qualquer que seja a estra-
tgia da organizao, necessrio criar um sistema de transportes o mais
econmico possvel.

Quanto armazenagem, necessrio que a atividade encontre o suporte


mais adequado possvel, em termos de recursos (equipamentos, estruturas
etc.) e de sistemas (tecnologias, software etc.). Trata-se da atividade respon-
svel por guardar os materiais ou produtos acabados pelo tempo que seja
necessrio para atender s demandas dos clientes (internos e externos), no
momento em que elas ocorram.

Por fim, existem algumas outras atividades que se incorporam adminis-


trao de materiais na atualidade, principalmente aquelas relacionadas com
a chamada logstica reversa, como: planejar o sistema de forma a simplificar
ou facilitar a reciclagem de todos os materiais, seletiva e proveitosamente;
controlar eventuais perdas nas embalagens de produtos acabados e plane-
jar a reutilizao de embalagens sempre que possvel; planejar e implemen-
tar a utilizao de novas Tecnologias da Informao e Comunicao (TICs),
ainda no utilizadas na rea; entre outras.

Como possvel perceber, so inmeras as atividades que a administra-


o de materiais tem sob sua responsabilidade, caracterizando-se como uma
das reas-chave para o sucesso organizacional.

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O sistema de administrao de materiais e patrimnio

Os estoques e a rea de materiais


Duas das principais atividades da administrao de materiais dizem
respeito aquisio (compras) de materiais e o seu armazenamento. Essas
atividades so exercidas diretamente sobre os estoques. Portanto, vamos
discorrer sobre os estoques, sua importncia e seu papel para o sistema de
administrao de materiais. Conforme indicado na figura 6, os trs tipos prin-
cipais de estoques so os de matrias-primas, produtos em processo e pro-
dutos acabados. Porm, no os nicos, conforme veremos na continuao.

Os estoques podem ser definidos como os materiais (bens) mantidos por


uma organizao para abastecer o processo produtivo ou para atender os
clientes (atravs das vendas). Assim, todas as organizaes necessitam de
estoques para manter-se em funcionamento. Alm disso, como j comenta-
mos, os estoques representam parte significativa dos ativos totais (algo em
torno de trinta por cento) e, com isso, consomem elevados volumes de re-
cursos financeiros para sua manuteno.

Segundo Arnold (1999, p. 265), os estoques variam de 20% e 60% dos


ativos totais e, na medida em que so utilizados, o seu valor transformado
em dinheiro, melhorando o fluxo de caixa e o retorno sobre o investimento
realizado. Como existem custos para manter estoques, esses custos exercem
impacto sobre os custos operacionais, diminuindo as margens de lucro. Por-
tanto, uma boa administrao dos estoques disposio das organizaes
de fundamental importncia.

Podemos classificar os estoques em uma organizao, segundo Arnold


(1999, p. 267), em:

 Matrias-primas so os bens ainda no disponibilizados aos proces-


sos produtivos, incluindo materiais, subconjuntos e peas componen-
tes que se agregam ao produto final.

 Materiais auxiliares so os itens que no se agregam aos produtos


acabados. Porm, so necessrios de alguma forma no processo, como
as embalagens.

 Produtos em processo1 tambm chamados de produtos em elabo- 1


Do ingls WIP: Work In
Process (ou Progress).
rao, so aqueles materiais que j entraram no processo de transfor-
mao e esto sendo processados ou aguardam para entrar no proces-
so, mas que j saram do estoque de matrias-primas.

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Administrao de Material e Patrimnio

 Produtos acabados so aqueles bens que passaram pelo processo


produtivo e esto prontos para serem vendidos, como itens comple-
tos. Podem ficar armazenados na fbrica ou num centro de distribui-
o, ou em vrios pontos dispersos no sistema de distribuio.

 Suprimentos de manuteno, reparo e operaes (MRO) como o


nome indica, so os itens utilizados no processo produtivo, mas que no
se agregam ao produto acabado. Incluem lubrificantes, peas sobressa-
lentes, ferramentas manuais, gabaritos, materiais de limpeza etc.

 Estoques de distribuio so os produtos acabados que esto lo-


calizados (posicionados) no sistema de distribuio, o mais prximo
possvel dos mercados da organizao.

So diferentes as formas de se classificar os estoques dentro de uma organi-


zao, pelo seu valor, pela sua importncia para o processo etc. Uma das formas
mais frequentemente utilizadas a que se relaciona com o fluxo de materiais,
conforme indicado na figura 6 e a seguir, representamos de outra forma.

(ARNOLD, 1999, p. 267. Adaptado.)


Fornecedor A Fornecedor B Fornecedor N

Matrias-primas Materiais auxiliares

Produtos em Processo Suprimentos MRO

Produtos acabados

Depsito A Depsito B Depsito N

Demanda clientes Demanda clientes Demanda clientes


Mercado A Mercado B Mercado N

Figura 7 Os estoques e o fluxo de materiais.

A forma como um bem ser classificado como um item de estoque es-


pecfico depende do ambiente produtivo em que se encontra. Uma bateria,
por exemplo, um produto acabado para o seu fabricante, mas um com-
ponente (matria-prima) para uma montadora de automveis.

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O sistema de administrao de materiais e patrimnio

Classificao dos estoques pelas suas funes


Outra forma de se classificar os estoques pelas funes que desempe-
nham no sistema de administrao de materiais, o que justifica as razes
pelas quais se mantm estoques. Assim, os estoques podem ser:

 Estoques de antecipao so mantidos para antecipar-se s de-


mandas futuras, como promoes de vendas, pocas de sazonalida-
de (natal, dia das mes etc.), frias coletivas, ou ameaas de greves. O
objetivo ajudar no nivelamento da produo (que tem capacidade
sempre limitada) e na reduo dos custos de mudana nos nveis de
produo.

 Estoque de ciclo so os estoques necessrios para o atendimento a


um ciclo normal de operaes, que pode ser definido em dias, semanas,
quinzenas ou meses, conforme a viso de cada organizao. So aque-
las quantidades mantidas em estoque para garantir um determinado
ciclo produtivo. Tambm chamados de estoque de tamanho do lote.

 Estoques em trnsito so aquelas quantidades de materiais que


no se encontram nem na origem nem no destino final. Pode ser con-
siderado parte do estoque cclico. Sua existncia resultado do tempo
necessrio para transportar os materiais de um ponto a outro.

 Estoque de segurana trata-se daquela parcela de materiais que


so mantidos como excedentes do estoque cclico, devido incerteza
da demanda ou do prazo de entrega. a quantidade que garantir o
consumo ou as vendas, em caso de atrasos de fornecedores e ou pro-
duo, aumento do consumo ou das vendas. mantido para proteger
a organizao dessas possibilidades. Tambm chamado de estoque
de flutuao, de armazenamento intermedirio, ou estoque reserva.
O estoque de segurana determina que o estoque mdio seja igual
metade do pedido mais o estoque de segurana.

 Estoque especulativo So estoques mantidos por outras razes que


no a de satisfazer a demanda. Por exemplo, para antecipar um au-
mento de preo ou falta de matria-prima.

 Estoque parado so os estoques sobre os quais no houve deman-


da por um determinado perodo de tempo; pode estar obsoleto ou
no ter tido sada em um depsito particular.

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Administrao de Material e Patrimnio

Segundo Arnold (1999, p. 270), existem tambm os estoques hedge e os


estoques de suprimentos MRO.

 Estoque hedge para produtos considerados commodities, por exem-


plo, gros, produtos animais e minrios que so comercializados no
mercado mundial tm seus preos flutuando em funo da oferta e
demanda mundiais. Caso os compradores prevejam que os preos iro
subir, podem fazer estoques hedge (de segurana contra oscilaes
nos preos) quando os preos ainda esto baixos.

 Estoques de suprimentos MRO so os itens de manuteno, reparo


e operaes, utilizados para oferecer o suporte necessrio s opera-
es e atividades de manuteno.

Funes dos estoques


Quando falamos que os estoques formam um fluxo ao longo das ca-
deias de suprimentos, definimos a a principal funo dos estoques: regular
os fluxos de materiais existentes ao longo da cadeia de suprimentos. Ocorre
que os fluxos no so simultneos e nem ocorrem nos mesmos volumes ao
longo das cadeias. Assim, a principal funo dos estoques nas cadeias de su-
primentos regular os fluxos de materiais, uma vez que os fluxos de entrada
e sada de materiais funcionam de forma irregular. Ou seja, a velocidade com
que os materiais so recebidos no necessariamente igual velocidade
com que vo para o processo produtivo ou como produtos acabados em
direo aos clientes, conforme a figura a seguir permite perceber, numa ana-
logia com uma caixa dgua residencial.

(MARTINS; ALT, 2000, p. 134. Adaptado.)

V(t)

Nvel
de v(t)
Estoque
estoque

Figura 8 Entradas e sadas de materiais em um sistema.

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O sistema de administrao de materiais e patrimnio

Se considerarmos V(t) como sendo a velocidade de entrada dos materiais


no sistema e v(t) como sendo a velocidade de sada, pode-se concluir as se-
guintes possibilidades:

 possibilidade A V(t) > v(t): ocorre aumento nos estoques;

 possibilidade B V(t) < v(t): ocorre diminuio nos estoques; ou

 possibilidade C V(t) = v(t): os estoques permanecem inalterados.

Para no termos diferenas nos nveis de estoques seria necessrio que as


velocidades fossem sempre iguais, ou seja, a produo e a demanda aconte-
cessem simultaneamente (possibilidade C), o que no existe em termos reais.

Diante dessa diferena entre as velocidades, necessrio manter os esto-


ques em um determinado nvel para regular o fluxo.

Outra razo para a manuteno dos estoques diz respeito criao de


utilidade dos materiais, da seguinte forma:

 Utilidade espacial significa ter o material no lugar (espao) certo e


essa utilidade criada pela atividade de transporte (transportar des-
locar alguma coisa de um ponto A para um ponto B).

 Utilidade temporal significa fazer com que o material esteja dispo-


nvel no momento (tempo) em que ele necessrio. Essa utilidade
criada pela atividade de armazenagem (armazenar guardar alguma
coisa para utilizar em um momento futuro).

Essas so as principais funes para os estoques nas cadeias de


suprimentos.

Razes para a manuteno de estoques


Controlar os estoques pode ser uma atividade essencial para a sobrevi-
vncia das organizaes, sobretudo quando elas atuam com margens de
lucro bastante reduzidas, fazendo com que pequenos erros na sua gesto
provoquem grandes prejuzos ou, ainda, quando mantm em estoque ma-
teriais de baixo giro, fazendo com que os custos de manuteno de tais esto-
ques diminuam a lucratividade.

Para garantir que a administrao de materiais cumpra seus objetivos, a


palavra de ordem : giro. O giro dos estoques uma medida empregada para

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Administrao de Material e Patrimnio

verificar a velocidade de giro que se consegue do capital empregado em esto-


ques e, ao mesmo tempo, se os estoques so mantidos em nveis baixos.
Alm das funes dos estoques, existem algumas razes para sua manu-
teno nos sistemas organizacionais. Segundo Ballou (2006, p. 272-273), so
inmeros os motivos que justificam a presena de estoques em um canal de
suprimentos. Vamos enumerar tais motivos a favor, bem como relacionar
algumas razes contrrias manuteno dos estoques.
A primeira razo melhorar o nvel de servio ao cliente, porque, quando
os estoques so posicionados prximos aos clientes, acabam satisfazendo
as altas expectativas destes em matria de disponibilidade. E dessa dispo-
nibilidade muitas vezes acaba resultando no apenas a manuteno como
tambm o aumento do nvel das vendas (BALLOU, 2006, p. 272).
Ocorre que os estoques auxiliam a atividade de marketing na venda dos
produtos da organizao, uma vez que eles podem ser posicionados, nas
quantidades demandadas, prximos aos pontos de venda. Com isso, poss-
vel atender os clientes que precisam de disponibilidade imediata ou tempos
de reposio mais curtos.
A segunda razo para se manter estoques a reduo dos custos; porque,
mesmo que os custos de manuteno de estoques cresam, sua existncia
acaba diminuindo os custos operacionais em outras atividades do canal de
suprimentos de tal modo que pode ser altamente compensador. Ocorre que
uma produo com menor oscilao, com maior constncia operacional, per-
mite manter os recursos humanos envolvidos em nveis estveis e, ainda, os
custos de preparao dos lotes podem ser minimizados. Tambm se sabe que
os custos unitrios de produo, para grandes lotes, so menores. Alm disso,
consegue-se reduo nos custos de fretes, uma vez que ao se transportar volu-
mes maiores (cargas consolidadas), os preos dos fretes so mais baixos.
Por outro lado, as crticas manuteno de estoques so relacionadas,
em primeiro lugar, a questes de ordem financeira, uma vez que os esto-
ques seriam um desperdcio, pois absorvem capital que teria utilizao mais
rentvel se destinado a incrementar a produtividade e a competitividade
(BALLOU, 2006, p. 273); isso porque os estoques no agregam valor aos pro-
dutos acabados, apesar de armazenarem valor.
Outra crtica que os estoques escondem os problemas de qualidade
por no permitirem que os mesmos efetivamente apaream. Alm disso, a
manuteno de estoques dificulta o planejamento cooperativo do canal de
suprimentos.
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O sistema de administrao de materiais e patrimnio

Ampliando seus conhecimentos

Justificando os estoques
(BALLOU, 2006, p. 273. Adaptado)

A fabricao de papel depende de caras mquinas Fourdrinier e outros


equipamentos com grande capacidade de produo. Porm, equipamentos
como esses exigem que os mesmos sejam mantidos em permanente ativida-
de (com a mxima utilizao possvel).

Por outro lado, a demanda de produtos de papel industrial (por exemplo,


papel kraft de embalagem, sacolas de vrias camadas e produtos de grande
volume) no estvel e nem garantida, acontecendo de forma aleatria e, at
mesmo, sazonal.

Embora grandes pedidos possam ser programados diretamente, a produ-


o de pedidos pequenos onerosa demais, considerando a necessidade de
preparao dos equipamentos que leva at trinta minutos em mquinas cuja
operao chega a custar R$7.000,00 por hora. Ou seja, parar a operao de
uma mquina como essa durante duas vezes por dia representa custos dirios
de R$14.000,00 ou R$280.000,00 mensais, se considerarmos que a organiza-
o trabalhe vinte dias por ms.

Assim, produzir para estoque aqueles itens nos quais os pedidos pequenos
acontecem com frequncia, e abastecer pedidos pequenos a partir daquele
estoque de produtos padronizados, reduz o tempo de preparao, algo que
mais do que compensa o custo de manuteno de estoques.

A funo vital do estoque de segurana,


na gesto de compras
(SANTNGELO, 2008)

Muitos gestores de compras/materiais, por falta de informao/conheci-


mento, no trabalham com o dimensionamento ideal do estoque de segu-
rana. Mas tambm, no podemos criticar estes profissionais, pois lidar com

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Administrao de Material e Patrimnio

incertezas na demanda, um DESAFIO CONSTANTE. O Gestor de abasteci-


mento no possui Bola de Cristal para poder prever em 100% a demanda
de determinado bem, pois contingncias como: atrasos no ressuprimento de
materiais, desvios na previso de demanda, rendimento da produo abaixo
do planejado, fazem parte do cotidiano do gestor de compras.

Para lidar com essas incertezas, atuantes em toda cadeia logstica, devem
ser utilizados estoques de segurana. Entretanto, o grande desafio do com-
prador identificar o perfeito dimensionamento deste estoque. Muitas em-
presas determinam de maneira inadequada seus estoques de segurana, pois
no se baseiam em medidas precisas das incertezas do processo. Isto ocasiona
custos desnecessrios que frequentemente no so mensurados. Se por um
lado o excesso de estoque de segurana gera custos desnecessrios de ma-
nuteno de estoques, relativos aos custos financeiro (capital empatado) e de
armazenagem, por outro lado o subdimensionamento gera perdas de vendas
(por rupturas) ou frequentes backorders (postergao de pedidos), gerando
um nvel de servio ao cliente insatisfatrio.

Assim, a questo principal referente formao de estoques de segurana


: qual o estoque mnimo que ir garantir o nvel de servio ao cliente de-
sejado pela empresa? Os custos de manuteno de estoques e de backorders
e/ou vendas perdidas so muitas vezes ignorados por no serem registrados
na contabilidade das empresas. Desta maneira habitual que mesmo gran-
des organizaes no tenham informaes gerenciais referentes ao custo de
excesso ou de falta de estoques em um determinado perodo de operao.
fundamental destacar que a mensurao desses custos o primeiro passo
para avaliar a situao da poltica de estoques da empresa e justificar ou no
um trabalho de reviso. Por desconhecimento da dimenso das incertezas
inerentes aos processos, podem ser cometidos erros que se traduzem em
custos desnecessrios.

Um exemplo a formao de estoques de segurana no feeling, sem qual-


quer parametrizao. comum, por exemplo, que o setor comercial de uma
empresa coloque uma margem de segurana na previso de demanda, a fim
de no perder vendas, sem se basear em estatsticas ou sries histricas de
demandas reais e erros de previso. O que se tem ao final um custo exces-

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O sistema de administrao de materiais e patrimnio

sivo de manuteno de estoques, decorrente de um superdimensionamento


do estoque de segurana. Outro problema comum a utilizao da meta de
vendas como previso de demanda. Se essa meta frequentemente superes-
timada em relao demanda real/potencial de mercado, ou seja, inclui por
si s uma margem de segurana, como consequncia os nveis de estoque
devero ficar constantemente acima do mnimo necessrio. Tem sido comum
tambm a aplicao de regras simplificadas, no necessariamente embasadas
nas caractersticas especficas do processo de cada empresa, que utilizam uma
porcentagem da demanda no lead time (demanda esperada durante o tempo
de ressuprimento), como por exemplo 50%, para a formao do estoque de
segurana. Assim, se a companhia tem uma expectativa de vender 100 unida-
des de um produto durante o lead time, 50 unidades seriam mantidas a mais
em estoque para suportar eventuais variabilidades nessa expectativa inicial.

De maneira anloga, algumas empresas dimensionam seus estoques de


segurana por nmero de perodos de demanda, mantendo, por exemplo,
duas semanas em estoque ou quatro dias como estoque de segurana, em
geral de maneira emprica, sem fazer uma avaliao razovel de todas as in-
certezas. H tambm o problema da antecipao de pedidos de ressuprimen-
to feita sem maiores cuidados. Ocorrem casos em que o setor de compras
de uma empresa, preocupado com eventuais atrasos do fornecedor, passa a
pedir com um certo tempo de antecedncia, sem se basear em estatsticas de
atrasos desse fornecedor.

O que ocorre na prtica um aumento do lead time de compra, muitas


vezes desnecessrio, aumentando o tempo em que o capital fica empatado
em estoque. Para saber quais incertezas so relevantes para a definio de
polticas de estoque e que custos elas esto gerando para a empresa, preci-
so entender e modelar todo o processo logstico, desde a abertura de requisi-
o de um pedido at o atendimento ao cliente, passando pela produo de
produtos acabados e aquisio de matrias-primas. Assim, possvel definir
indicadores referentes s incertezas do processo e quantific-las. de extrema
importncia, portanto, a criao de uma base de dados contendo sries his-
tricas desses indicadores que forneam informaes de seu comportamento
ao longo do tempo.

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Administrao de Material e Patrimnio

Atividades de aplicao
1. Qual a diferena entre um sistema de normalizao e a classificao de
materiais?

2. Quais so os principais tipos de estoques encontrados nas organizaes?

a) Matrias-primas, materiais auxiliares e materiais tecnolgicos.


b) Matrias-primas, produtos em elaborao e materiais auxiliares.
c) Matrias-primas, produtos acabados e produtos em elaborao.
d) Matrias-primas, produtos acabados e materiais circulantes.
e) Matrias-primas, materiais auxiliares e insumos adicionais.

3. As funes e as atividades da administrao de materiais podem ser


sintetizadas em quatro subsistemas, sendo:

A - Subsistema aquisio
B - Subsistema armazenagem
C - Subsistema controle
D - Subsistema normalizao

Considerando as finalidades desses subsistemas, assinale A, B, C ou D


em cada atividade abaixo.

(( Normalizar e padronizar os materiais.


(( Catalogar e classificar os materiais.
(( Adquirir (comprar) materiais.
(( Fazer o acompanhamento (follow-up) das aquisies.
(( Alienar materiais obsoletos ou inservveis.
(( Movimentar internamente os materiais.
(( Transportar os materiais e produtos acabados.
(( Realizar o armazenamento dos materiais e produtos acabados.
(( Controlar perdas em embalagens.

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O sistema de administrao de materiais e patrimnio


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