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Documentao tcnica

e material arquivstico

Fabrcio Mariano *
Mestre em Economia
pela Wisconsin Internatio-
nal University. Ps-gradu-
ado em Finanas e Gesto
Corporativa pela Univer-
sidade Candido Mendes

Documentao tcnica (UCAM). Graduado em


Fsica pela Universidade
Federal do Rio de Janeiro
(UFRJ).Professor do Ins-
Um documento uma unidade de registro de informaes, independen- tituto de Administrao
do Rio de Janeiro (IARJ).
te do suporte utilizado, sendo o suporte o material no qual as informaes Professor de cursos pre-
paratrios para concursos.
so registradas. A confiabilidade de um documento tem que ser garantida
para que a justia seja feita e o passado compreendido.

A diplomtica a cincia ou a tcnica que estuda a autenticidade (se so


verdadeiros) e a fidedignidade (se merecem f pblica) dos documentos.
Segundo Mac Neil (2000), a confiabilidade de um documento possui duas
dimenses qualitativas: a fidedignidade e a autenticidade. No que se refere
fidedignidade, o documento deve ser capaz de representar os fatos que
atesta. Quanto autenticidade, o documento o que diz ser.

Documentao o conjunto dos documentos relativos a certos fatos, com


o objetivo de evidenci-los ou comprov-los. Alternativamente, tambm
pode se referir disciplina que trata das atividades de manipulao das in-
formaes contidas nos documentos, para posteriormente disponibiliz-las
aos usurios.

Documentao o fundamento do conhecimento, sendo fixada material-


mente atravs da escrita de letras ou nmeros, desenhos, grficos, objetos,
cenas e suscetvel de ser utilizado como informao e controle em consultas,
estudos ou provas.

Documentao natural
Tambm chamada de original, aquela que informa a documentao
empresarial de qualquer forma. De acordo com a definio, a documentao
empresarial se refere a toda documentao original de uma empresa.

Exemplos:

 cartas;
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 exposio de motivos;

 avisos;

 ofcios;

 contratos;

 aplices;

 termo de responsabilidade etc.

Documentao oficial
Documentao proveniente de rgos pblicos.

A correspondncia oficial, segundo a natureza do assunto, classifica-se em:

 secreta sigilo, segredo de Estado;

 confidencial informaes de carter pessoal, devem ficar restritas;

 reservada resguarda restrita ou transitria;

 ostensiva ou ordinria a que no se acha includa nas anteriores,


e cuja divulgao no prejudica a administrao.

Documentao artificial
Criada pela transcrio, no todo ou em parte, da documentao original
para completar outro ciclo de informao, ou melhor, para pr em evidncia
os elementos inerentes aos citados documentos, tais como:

 fichas;

 grficos;

 desenhos;

 mapas;

 filmes;

 fitas;

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 microcpias;

 cpias;

 impresses.

Classificao de documentos quanto ao gnero


De acordo com Marilena Leite Paes (2005), os documentos podem ser
classificados, de acordo com o gnero, como:

 escritos ou textuais: documentos manuscritos, datilografados ou im-


pressos;

 cartogrficos: documentos em formatos e dimenses variveis, con-


tendo representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia
(mapas, plantas, perfis);

 iconogrficos: documentos em suportes sintticos, em papel emul-


sionado ou no, contendo imagens estticas (fotografias, desenhos,
gravuras etc.);

 filmogrficos: documentos em pelculas cinematogrficas e fitas mag-


nticas (fitas, filmes etc.);

 sonoros: documentos com dimenso e rotao variveis;

 microgrficos: documentos em suporte flmico resultantes da microim-


presso de imagens, mediante utilizao de tcnicas especficas;

 informticos: documentos produzidos, tratados ou armazenados em


computador (disco rgido, disco ptico, fita magntica etc.).

Suporte
o material-base do objeto arquivado, ou seja, so os materiais sobre os
quais as informaes so registradas.

Exemplos:

 Documentos escritos ou textuais => suporte o papel.

 Documentos filmogrficos => suporte a pelcula fotogrfica, entre


outros.

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Material arquivstico
todo equipamento de consumo usado em arquivos.

Existe grande variedade de material arquivstico, sendo difcil caracterizar


todos os disponveis.

Material de consumo
aquele que sofre desgaste a curto ou mdio prazo. No deve ser inclu-
do no inventrio, pois tem durao mdia inferior a trs anos e constante-
mente substitudo.

 Material permanente: arquivos, estantes ou armaes, armrios, fi-


chrios etc.

 Material de consumo: pastas, etiquetas, projees, fichas, guias e ma-


terial de escritrio (lpis, canetas, grampos, papis etc.).

Caixas
N. DE CAIXAS

IESDE Brasil S.A.


LETRAS MD/L
(Normgrafos) Onde:
MD massa documental
L largura da caixa

POSIO
Documentao na
vertical

NUMERAO
1 mximo 9 caixas FURO
01 mximo 99 caixas Dedo na vertical
001 mximo 999 caixas para puxar a caixa
0001 mximo 9999 caixas

 Letras na numerao da caixa, utiliza-se uma letra padro (letra de


forma), escrita com normgrafos, que pode ser uma rgua vazada,
atravs da qual se desenham letras e nmeros.

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Wikipedia Commons.
Normgrafo.

 Nmero de caixas a quantidade de caixas utilizada para acondi-


cionar determinada massa documental calculada pela razo entre a
massa documental (MD) pela largura da caixa (L).

 Numerao a quantidade de dgitos est associada quantidade


mxima de caixas que o arquivo pode conter, por exemplo, se a nume-
rao na caixa for 009, o arquivo pode conter no mximo 999 caixas; se
a numerao na caixa for 102, o arquivo pode conter no mximo 999
caixas.

 Furo o furo na caixa est associado ao cuidado que o arquivista deve


ter ao manusear a caixa, ou seja, esta deve ser puxada pelo furo, intro-
duzindo o dedo na vertical, lembrando de apoiar o fundo da caixa com
a outra mo.

 Posio a documentao acondicionada no interior da caixa deve


ser inserida de cima para baixo, na vertical. Shutterstock.

Caixa porta-arquivo de papelo.

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Pastas

IESDE Brasil S.A.


A, 010, A-50

 Consiste em uma folha de papelo resistente, dobrada ao meio, que


serve para guardar e proteger os documentos;

 Toda pasta de arquivo possui uma guia;

 A notao pode ser alfabtica, numrica e alfanumrica.

Shutterstock.
Pasta suspensa de papel carto.

Ficha
Retngulo de cartolina em que se registra a informao. As dimenses
variam de acordo com as necessidades.

Guias
Instrumento de pesquisa que oferece informaes gerais sobre fundos e
colees existentes em um ou mais arquivos.

Separam

 as pastas nas gavetas dos arquivos, reunindo-as em grupos;

 as partes ou sees dos arquivos ou fichrios.

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 Finalidade: facilitar a busca dos documentos.

Funes das guias


 Primria indica a primeira posio de uma gaveta ou seo de um
arquivo.

 Secundria subdiviso da primria.

 Subsidiria subdiviso da secundria.

 Especial localizao de um nome ou assunto de grande frequncia.

Guia fora
Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item
documental, para assinalar a sua remoo temporria. Tambm chamado
fantasma ou ficha-fantasma. So destinadas a implantar o controle sobre a
sada dos documentos.

Resoluo de questes
(Agente Tcnico em Administrao ABIN CESPE) Com referncia s
tipologias documentais e suportes fsicos, julgue os itens seguintes.

1. Documentos com dimenses e rotaes variveis caracterizam o g-


nero documental iconogrfico.

Soluo:

Documento iconogrfico o gnero documental integrado por docu-


mentos que contm imagens fixas, impressas, desenhadas ou fotogra-
fadas, como fotografias e gravuras.

Gabarito: errado

2. Carta, ofcio, memorando, aviso, circular e relatrio so exemplos de


formatos documentais existentes em rgos pblicos.

Soluo:

Carta, ofcio, memorando, aviso, circular e relatrio so exemplos de


espcies documentais existentes em rgos pblicos.
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Espcie documental: diviso de gnero documental que rene tipos do-


cumentais por seu formato, denominao que se d ao aspecto formal de
um documento. So exemplos de espcies documentais: ata, carta, decreto,
disco, filme, folheto, fotografia, memorando, ofcio, aviso, planta, relatrio.

Gabarito: errado

3. Mapas e plantas fazem parte do gnero documental conhecido como


cartogrfico.

Soluo:

Cartogrficos: documentos em formatos e dimenses variveis, con-


tendo representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia
(mapas, plantas, perfis).

Gabarito: certo

4. (Analista Judicirio TRT 8. Regio FCC) Um guia de arquivo desti-


na-se, essencialmente, a

a) estabelecer as linhas do tratamento documental.

b) compatibilizar os sistemas de notao adotados.

c) orientar os consulentes em suas buscas.

d) indexar o contedo dos grupos e subgrupos.

e) justificar critrios de destinao de documentos.

Soluo:

Guias so instrumentos de pesquisa que oferecem informaes gerais


sobre fundos e colees existentes em um ou mais arquivos, com a
finalidade de facilitar a busca dos documentos.

Gabarito: C

5. (Analista Judicirio TRT 8. Regio FCC) Os arquivistas no podem


prescindir da utilizao de vocabulrios controlados e tesauros, quan-
do da elaborao de

a) ndices.

b) guias.

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c) listas de transferncia.

d) relaes de recolhimento.

e) tabelas de temporalidade.

Soluo:

O tesauro um vocabulrio controlado que rene termos derivados


da linguagem natural, normalizados e preferenciais, agrupados por
afinidade semntica, com indicao de relaes de equivalncia, hie-
rrquicas, partitivas, de negao e funcionais estabelecidas entre eles.
Ou seja, o tesauro uma lista de palavras com significados semelhan-
tes, dentro de um domnio especfico de conhecimento. No sim-
plesmente como uma lista de sinnimos, pois o objetivo do tesauro
justamente mostrar as diferenas mnimas entre as palavras e ajudar o
escritor a escolher a palavra exata.

imprescindvel que os arquivistas os utilizem para elaborar ndices,


pois este um instrumento de pesquisa. O ndice uma relao sis-
temtica de nomes de pessoas, lugares, assuntos ou datas contidos
em documentos ou em instrumentos de pesquisa, acompanhados das
referncias para sua localizao.

Gabarito: A

6. (Analista Judicirio TRT 8. Regio FCC) Instrumentos de pesquisa


so ferramentas de

a) controle de qualidade.

b) descrio.

c) avaliao.

d) preservao.

e) classificao.

Soluo:

Os instrumentos de pesquisa so as ferramentas utilizadas na descrio


de um arquivo, ou parte dele, tendo a funo de orientar a consulta e de
determinar com exatido quais so e onde esto os documentos.

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Gabarito: B

7. (Analista Judicirio TRT 8. Regio FCC) A tipologia diferencia-se da


diplomtica por estudar os documentos

a) em sua configurao interna.

b) a partir de seus sinais de validao.

c) como expresso autoral.

d) como componentes de conjuntos orgnicos.

e) do ponto de vista de sua natureza multimiditica.

Soluo:

Diplomtica a disciplina que tem como objeto o estudo da estrutura


formal e da autenticidade dos documentos. A Diplomtica respon-
svel pela anlise da espcie documental. A Tipologia Documental se
ocupa de sries documentais, analisando o que se chama de lgica
orgnica dos conjuntos documentais. Estabelece uma relao entre a
espcie documental e seu tipo, em ltima instncia uma especificao
realizada a partir do contedo.

Gabarito: D

8. (Arquivista MPU CESPE) Os documentos apresentados em suportes


sintticos, em papel emulsionado ou no, contendo fotografias, dia-
positivos, desenhos e gravuras denominam-se:

a) cartogrficos.

b) iconogrficos.

c) microgrficos.

d) informticos.

e) filmogrficos.

Soluo:

a definio de documentos iconogrficos, segundo Marilena Leite


Paes.

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Gabarito: B

(Agente Administrativo AGU CESPE) A respeito das tipologias do-


cumentais e dos suportes fsicos, julgue os itens que se seguem.

9. Mapas, perfis, desenhos tcnicos e plantas fazem parte do gnero do-


cumental cartogrfico.

Soluo:

Cartogrficos: documentos em formatos e dimenses variveis, con-


tendo representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia
(mapas, plantas, perfis).

Gabarito: certo

10. Ofcio, memorando e aviso so exemplos de tipologias documentais

Soluo:

Errado, so espcies documentais.

Espcie documental a diviso de gnero documental que rene ti-


pos documentais por seu formato, denominao que se d ao aspecto
formal de um documento. So exemplos de espcies documentais:
ata, carta, decreto, disco, filme, folheto, fotografia, memorando, ofcio,
aviso, planta, relatrio.

Tipologia documental a denominao que se d quando reunimos


determinada espcie funo ou atividade (finalidade) que o docu-
mento ir exercer, como Declarao de Imposto de Renda, Certido de
Nascimento. Exemplos:

 Relatrio de Atividades (Relatrio = espcie/de Atividades = finalidade).

 Certido de Nascimento (Certido = espcie/de Nascimento = finalidade).

Gabarito: errado

11. O microfilme de substituio aquele que serve preservao das in-


formaes contidas em documentos que so eliminados, tendo em
vista a racionalizao e o aproveitamento de espao.

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Soluo:

Segundo o Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica, microfil-


me de substituio o microfilme que serve preservao das infor-
maes contidas em documentos que so eliminados, tendo em vista
a racionalizao e o aproveitamento de espao.

Gabarito: certo

12. O documento digitalizado tem o mesmo valor legal do documento


em suporte papel, podendo, at, ser apresentado em juzo.

Soluo:

H que se fazer a diferena entre documentos digitais e digitalizados.


Documentos microfilmados, por exemplo, so digitais e tm o mesmo
valor legal. Quanto a documentos digitalizados, quando no se pode
comprovar sua autenticidade, no possuem valor legal.

Lembrando que documentos gerados eletronicamente tm fora pro-


batria de originais, se assinados digitalmente atravs do sistema de
chaves da ICP-Brasil. Documentos digitalizados podem ser autentica-
dos, adquirindo efeitos jurdicos de cpias autenticadas de originais
impressos, se lhe for aposto certificado digital.

Gabarito: errado

Dica de estudo
MARIANO, Fabrcio. Arquivologia para Concursos. Rio de Janeiro: Academia,
2010.

Referncias
BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos Permanentes: tratamento documental.
Rio de Janeiro: FGV, 2004.

DISPONVEL EM: <www.siga.arquivonacional.gov.br/Media/siga/roteiro%20para%20


mensuracao%20de%20documentos%20textuais.pdf>. Acesso em: 15 jan. 2010.

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DICIONRIO de Termos Arquivsticos: subsdios para uma terminologia brasileira.


Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1992.

FARIA, A. Nogueira de. Organizao de Empresas. Rio de Janeiro: Record, 1969.

MAC NEIL, Heather. Trusting Records: legal, historical and diplomatic perspectives.
Dordrecht: Khrwer Academic, 2000.

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: FGV, 2005.

SCHELLENBERG, Theodore R. Arquivos Modernos: princpios e tcnicas. Rio de


Janeiro: FGV, 2005.

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