INFORME FINAL DE PASANTA DE MANTENIMIENTO REALIZADA CON

HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SANTANDER

CARLOS DANIEL BARRERA DIAZ

Cd. 2131472

CARLOS BORRAS PINILLA

Ph.D., MSc., Esp.

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

FACULTAD DE INGENIERAS FISICOMECNICAS
ESCUELA DE INGENIERA MECNICA
INGENIERA DE MANTENIMIENTO
BUCARAMANGA-SANTANDER
JULIO DE 2016
 1. INTRODUCCION

El Hospital Ramn Gonzlez Valencia, naci por la necesidad de tener en la

ciudad un Hospital que diera cubrimiento en salud a todo el Nororiente
Colombiano y actualmente presenta tantos servicios de salud, como servicios de
formacin y prcticas para estudiantes de la Universidad Industrial de Santander.

El hospital cuenta con un total de 13 pisos, en los cuales hay diferentes servicios
que van desde consultas mdicas (Oftalmologa, Cardiologa, etc.) hasta
urgencias y servicios de prctica para los estudiantes.

La planta de mantenimiento est divida principalmente en dos departamentos, el

de equipos biomdicos (donde encontramos todos los equipos relacionados con
el servicio de salud), y el departamento Industrial (donde encontramos los
equipos relacionados con la adecuacin del espacio).

La empresa posee un plan de mantenimiento en su mayora correctivo, con

algunos planes preventivos y actualmente se est trabajando en la forma de
llevar a cabo un registro virtual de cada uno de los mantenimientos realizados.

De acuerdo con lo solicitado por la Ingeniera Sandra, el trabajo se centr en

desarrollo de un nuevo programa de para llevar a cabo un rpido y fcil registro
de los procesos y su respectiva interpretacin.
 2. EMPRESA

2.1 RESEA HISTRICA

El Hospital Ramn Gonzlez Valencia, naci por la necesidad de tener en

la ciudad un Hospital que diera cubrimiento en salud a todo el Nororiente
Colombiano bajo el Decreto Presidencial N 0793 del 13 de abril de 1951
firmado por el Ex-presidente Laureano Gmez.

En julio de 1973, es inaugurado por el Presidente Misael Pastrana

Borrero, en memoria del Ex-presidente RAMN GONZLEZ VALENCIA.

En vista de tantos conflictos laborales y la falta de recursos, el seor

Gobernador del Departamento de Santander en el ao 2004 decidi
liquidar el entonces Hospital Ramn Gonzlez Valencia y dar comienzo
al nuevo proyecto que fue creado mediante la resolucin 0025 expedida
el 4 de febrero de 2005.

El Hospital Ramn Gonzlez Valencia fue liquidado el 4 de febrero de

2005, para dar paso a la Empresa Social del Estado Hospital Universitario
de Santander, una nueva institucin que comenz a operar saneada, con
menos funcionarios y con ms eficiencia en la atencin a la comunidad
no slo de Santander, sino de departamentos vecinos.

La Empresa Social del Estado Hospital Universitario de Santander (ESE

HUS) fue creada mediante el Decreto 0025 de febrero 4 de 2005, como
una entidad social del estado prestadora de servicios de salud
descentralizada, de orden Departamental con personera jurdica,
patrimonio propio y autonoma administrativa, adscrita a la Secretaria de
Salud de Santander.

El nacimiento de esta nueva institucin significa para el Gobierno

Departamental y para quienes laboran all, la oportunidad para rescatar la
Red Pblica Hospitalaria y brindar una atencin integral a los usuarios. El
Hospital Universitario de Santander sirve como modelo de Hospital
Pblico del pas; esto significa que la labor que se adelanta en l, es
tomada como referencia por otros Hospitales para su funcionamiento y
atencin.

2.2 MISIN

Somos la E.S.E. Hospital Universitario de Santander, institucin que

presta servicios de salud de mediana y alta complejidad, con nfasis en
docencia e investigacin, basados en criterios ticos, tcnicos, cientficos
y de gestin integral, que nos constituye como centro de referencia de la
red pblica del nororiente colombiano y el resto del pas, involucrando la
participacin de talento humano competente que realiza sus actividades
con sentido humano y alineado con los valores y principios
organizacionales. Para lograr lo anterior la organizacin est
comprometida con el trato digno y humanizado, y la provisin de entornos
de atencin seguros y con tecnologa de avanzada.

2.3 VISIN

Para el ao 2020 la E.S.E Hospital Universitario de Santander se

consolidar como una institucin prestadora de servicios de salud de alta
complejidad, acreditada, competitiva y lder en la generacin de
conocimiento humano, con enfoque de seguridad, humanizacin y
responsabilidad social.

La E.S.E. Hospital Universitario de Santander ser lder en el uso eficiente

y transparente de los recursos para la ejecucin de sus procesos, que
aseguren sostenibilidad financiera, mejoramiento continuo de las
condiciones laborales y evidentes mrgenes de rentabilidad econmica y
social.
 2.4 ORGANIGRAMA
El Hospital Universitario de Santander. Cuenta con el recurso humano
necesario para llevar a cabo el control administrativo y operacional. La
empresa se encuentra estructurada como se expone en la Imagen 1.

Imagen 1. Organigrama General del Hospital Universitario de Santander

Como se puede observar en la imagen 1 la empresa cuenta con varios

departamentos por lo cual para realizar una buena gestin, regulacin y
control de ellas se cuenta con el apoyo de entes externos a la empresa.

2.5 SERVICIOS

El HUS es uno de las grandes entidades prestadores de servicios mdicos

y por esto es dotado de equipo y especialista en los departamentos de
cardiologa, ciruga plstica, endoscopia, ginecologa, medicina interna,
neumologa, etc.
 3. OBJETIVOS

3.1 OBJETIVO GENERAL

Desarrollar un aplicativo de mantenimiento de las mquinas para poder

hacer el seguimiento adecuado y para unificar los departamentos de
equipos industriales y biomdicos en lo que respecta a los formatos para
los procedimientos de mantenimiento realizados en el Hospital
Universitario de Santander el software se realizara en Microsoft Access.

3.2 OBJETIVOS ESPECFICOS

Cumplir con el total de horas requeridas (80 horas) por la Universidad

Industrial de Santander.
Elaborar software para el seguimiento de los aplicativos de
mantenimiento utilizando el programa Microsoft Access.
Realizar un anlisis cuantitativo de los equipos que ms presentan fallas,
mediante grficos en Excel.
Realizar la respectiva capacitacin para la utilizacin del software.
 4. EL PASANTE

4.1 DESCRIPCIN DE LA PASANTA

Para el desarrollo de este programa el HUS cuenta con un departamento
encargado del mantenimiento y est localizado en el primer piso de la sede
principal la cual se encuentra se encuentra en los alrededores de la Plaza
Guarn y del Hotel Chicamocha. La empresa cuenta con maquinaria para
hacer varios procedimientos mdicos y para brindar confort a los pacientes
las cuales pueden ser caso de estudio para los practicantes, debido a que
estas mquinas sustentan la vida es necesario contar con un ptimo sistema
de gestin de activos para su buen funcionamiento.

En la actualidad la empresa no cuenta con un plan de mantenimiento

sustentado en datos reales, solo hacen procedimientos rutinarios segn el
criterio del ingeniero de mantenimiento y esto se debe a que el HUS no
cuenta con un sistema ptimo de registro de actividades de mantenimiento
hechas al mes ni mucho menos con una hoja de vida en la cual se mencionen
los procedimientos que se le han realizado a la maquina en sus aos de
funcionamiento y sin estos datos no sera posible realizar un anlisis de
criticidad que es la primera herramienta para realizar un plan de
mantenimiento que tenga peso en una compaa.

4.2 ACTIVIDADES REALIZADAS EN EL PERIODO DE LA PASANTA.

Con el apoyo de la directora de mantenimiento, se acord la creacin del
aplicativo con el objetivo de a futuro poder realizar mantenimientos
preventivos sustentados a unos antecedentes, tambin se busca
estandarizar los procesos de mantenimiento en la empresa lo cual llevara a
tener un sistema poka yoke.

Para iniciar, se inspecciono el inventario de los dos tipos de equipos, en el

cual se encontraron datos inconcluyentes e inconclusos, por lo que es
necesario actualizar estos datos y en el caso de los equipos biomdicos se
debe hacer una codificacin ya que en este departamento no cuenta con una
forma de clasificarlos los diferentes aparatos.
tambin se debe realizar encuesta a todos los trabajadores del rea de
mantenimiento para conocer y hacer una estandarizacin de los procesos de
mantenimiento, para esto se debe conocer los principales problemas
presentes en los equipos con su respectiva accin, pero solo se va a realizar
por ahora al rea industrial especficamente a los aires acondicionados esto
se hace con el propsito de que sea un piloto para despus implementarlo en
toda la compaa.

y por ltimo se realiz el reconocimiento del software que se usaba en el HUS

para diligenciar todos los procedimientos realizados durante el mes, la
conclusin fue el programa contaba con un serio problema el cual vino desde
el diseo ya que se escogi Excel de Microsoft office el cual es una
herramienta de clculos para solucionar esto se debe crear otro programa
pero en un software especializado para esto como lo es Access de la misma
compaa y tambin no supla a cabalidad la necesidades de los usuarios por
lo cual se debi hacer una consulta para agregar las nuevas necesidades.

y por ultimo

Con el asesoramiento de la ingeniera Sandra se establecieron las siguientes

actividades:

realizar una actualizacin del inventario de los equipos

realizar codificacin de acuerdo a la norma ISO 14224 de taxonoma
de equipos.
Elaborar software para el seguimiento de los aplicativos de
mantenimiento utilizando el programa Microsoft Access
Realizar un anlisis cuantitativo de los equipos que ms presentan
fallas, mediante grficos en Excel.
Realizar la respectiva capacitacin para la utilizacin del software.

`
 5. PROCEOS DE CREACION DEL SOFTWARE

5.1 DOCUMENTACION DE LOS PROCESOS

La idea de la creacin del software, naci por la necesidad que tenan los
ingenieros de llevar a cabo la documentacin de los mantenimientos y de
presentar un informe al final de cada mes, donde se indicara:

Equipos que ms fallaban.

Equipos que ms reportaron daos.
Causas principales de los fallos.
Numero de mantenimientos realizados.
Tiempo de respuestas.

En el HUS todos los registros de mantenimiento se llevan a cabo de forma

manual, y en los ltimos meses han estado empleando un programa en Excel
para llevar a cabo el registro de los mantenimientos, pero es un proceso
tedioso, ya que no existe una base de datos conectada a este, por lo que es
necesario introducir toda la informacin para el registro de cada caso.

Imagen 2: Programa usado para llevar a cabo el mantenimiento

El formato usado para registrar de forma manual, toda la informacin con
respecto a los mantenimientos es el siguiente:

Imagen 3: Formato solicitud del mantenimiento

5.2 DESARROLLO DEL SOFTWARE

Para el desarrollo del software se implement el programa de Microsoft

Access para la creacin de la base de datos, y la creacin del formulario
para la fcil introduccin de los datos asociados al mantenimiento.

5.2.1 Base de datos

Para la base de datos, primero se realiz una inspeccin del inventario dado
por los ingenieros del hospital, en donde se encontr que el hospital cuenta
con ms de 3000 equipos, aproximadamente 2500 biomdicos y 500
industriales.

Luego de la inspeccin, se realizaron unas recomendaciones para la

terminacin del inventario, ya que como se mencion anteriormente son
ms de 3000 equipos, y en las 80 horas de prctica no se poda actualizar
el inventario ya que el objetivo principal de la pasanta era la realizacin del
software.

Imagen 4: Inventario equipos

Terminada la inspeccin del inventario, se realiz una clasificacin de los
equipos, tomando como criterio la ubicacin, ya que son muchos los
equipos y se pens que, a la hora de realizar las pruebas, al trabajar con
3000 equipos se podran presentar problemas, por lo que se decidi tomar
una muestra de aproximadamente 600 equipos.

Imagen 5: Inventario bodega almacn

El paso a seguir, fue la creacin de la base de datos con respecto al

inventario para que, al introducir el cdigo respectivo del equipo,
automticamente se llenaran las casillas respectivas a la informacin de
inventario relacionada con el equipo.
 Imagen 6: Relaciones entre tablas

Imagen 7: Inventario equipos biomdicos

5.2.3 Diseo de los formularios

Una vez reunida toda la informacin sobre todos los procesos llevados a
cabo, con respecto al registro de mantenimiento, se procedi a sacar los
campos necesarios para llevar un registro completo de estos, y se
agregaron otros a pedido de los ingenieros.

Estos son los campos para el registro de los mantenimientos.

1. X Orden
2. X Fecha de orden
3. X Quien recibe
4. X Trae el equipo (SI o NO)
5. X Servicio solicitante
6. ---- Numero de piso
7. ---- Numero de Extensin
8. X Nombre solicitante
9. X Departamento
10. X Cdigo
11. ---- Serie
12. ---- Inventario HUS
13. ---- Nombre del Equipo
14. ---- Marca
15. ---- Ubicacin
16. X Descripcin requerimiento
17. X Ordenado a responsable
18. X Tipo de mantenimiento
19. X Naturaleza
20. X Accin
21. X Material
22. X Lugar de ejecucin
23. X Fecha de visita
24. X Fecha de entrega
25. X Termino de la causa
26. X Calificacin
27. X Observaciones
28. X Ejecutado por
29. X Recibido por
30. X Tiempo de respuesta
Terminada la labor de sacar los campos, se realizaron los formularios de una
forma didctica, para la fcil introduccin de la informacin, y la fcil
interpretacin de los datos, adems, como se haba mencionado
anteriormente, se crearon relaciones entre las diferentes tablas para ligar la
informacin de cada una de ellas.

Imagen 8: Formulario equipos biomdicos

5.2.4 Tabla de datos de los mantenimientos

Una vez llenados los formularios, el programa se encarga de llenar la tabla

de datos, la cual ser exportada a Excel para realizar las grficas y poder
observar los resultados.

Imagen 9: Tabla de datos de los mantenimientos

 6. ANLISIS DE RESULTADOS

6.1 DOCUMENTACIN DEL ANLISIS CUANTITATIVO DE LOS

EQUIPOS QUE MAS PRESENTAN FALLAS

Para poder hacer este anlisis se basa de los registros sobre los
mantenimientos realizados en el mes los cuales se diligenciaron en
Access y se deben importar a Excel. al mes se hacen dos anlisis, los
cuales mencionare a continuacin:

Servicios que poseen mayor frecuencia de fallas.

Equipos poseen mayor frecuencia de fallas.

en los siguientes dos tems se documentar el proceso que se tuvo que

realizar.

6.1.1 Anlisis de los servicios que presentan mayor frecuencia de

falla.

se realiza una tabla la cual contiene dos columnas una con el nombre del
departamento y la otra en la que haga el conteo basndose en los datos
de los mantenimientos hechos en el mes, como se muestra a
continuacin:

Servicio Solicitante Frecuencia

Almacn 0
Ambulancias 0
Bodega Almacn 0
Bodega Campo Hermosos 0
Bodega de Activos Nuevos 0
Cardiologa 0
Central de Esterilizacin 6
Ciruga General 5
Ciruga Peditrica 0
Ciruga Plstica 0
Consulta Externa 0
Consulta Externa-Oftalmologa 0
Electro medicina 0
Especialidades Quirrgicas 0
Gastroenterologa 1
Ginecologa 2
Homocentro 2
Homocentro-Transporte 0
Hemocentro-Aferesis 0
Hemocentro-Bodega 0
Hemocentro-Control de Calidad 0
Hemocentro-Extramural 0
Hemocentro-Flebotomia 0
Hemocentro-Fraccionamiento de Componentes 0
Hemocentro-Lavado de Material 0
Hemocentro-Procesamiento 0
Hemocentro-Servicio Transfusional 0
Hemocentro-Unidad Mvil 0
Hemocentro-Valoracion Donantes 1 0
Hemocentro-Valoracion Donantes 2 0
Imagenologia 0
Infecto-Pediatra 0
Laboratorio Clnico 2
Madre Canguro 0
Medicina Interna Hombres 6
Medicina Interna Mujeres 2
Medio-Colactante 0
NA 0
Neumologa 0
Neurologa 0
Nutricin 0
Oncologa 2
Patologa 0
Piso 10 0
Quirfanos 2
Recin Nacidos 0
Rehabilitacin 0
Sala de Partos 4
Taller de Ortesis y Prtesis 0
UCI Adulto 5
UCI Peditrica 0
Unidad de Quemados 0
Unidad Materno Fetal 0
Unidad Renal 0
Urgencias Adulto 0
Urgencias Peditricas 0
El conteo de cuantas veces por mes solicito el servicio de mantenimiento
cada departamento es calculado por medio de la funcin de Excel
CONTAR.SI(rango; criterio), en el valor de rango se especifica la celda en
la que se encuentra el dato del primer dato del mes en la columna que
especifica el departamentos el cual es E$2 la posicin de esta celda se
mantiene fija a menos que se cambie el formato de Access y separados
por medio de un doble punto (:) se debe declarar la posicin de la celda
final, este valor varia con respecto al mes de estudio. En el criterio se debe
especificar el departamento que se quiere evaluar y se debe escribir en
comillas, por ejemplo: Almacn. los datos de la celda solo deben variar
los parmetros como el nombre del departamento y la posicin de la celda
final y se deben diligenciar como se muestra en el ejemplo siguiente:
CONTAR.SI (E$2: E$100; Almacn)
Al tener la tabla x. se pasa a graficarla en un grfico circular o de anillos
en la cual se puede observar el impacto en porcentaje que tiene el
departamento en las demandas de mantenimientos hechas en el mes, a
continuacin, se muestra en la grfica x. los mantenimientos hechos en el
mes de mayo dependiendo de las dependencias del HUS.

6.1.2 Anlisis de los equipos que presentan mayor frecuencia de

falla.
Con los datos de los mantenimientos hechos en un mes en especfico se
realiza una tabla la cual contiene dos columnas una con el nombre del de
los equipos y la otra en la que haga el conteo basndose en los datos de
los mantenimientos hechos en el mes, como se muestra a continuacin:

Equipos
Bomba de infusin 29
Bomba de nutricin 3
EKG 2
Glucmetro 3
MSV 13
Negatoscopio 3
Camilla 2
Pedal del mono-polar 2
Pesa bebe 4
Pinza grasper 3
Sierra 2
Tensimetro 4
Trepano de Hudson 2
Trocar 3
 Equipo que ms presenta dao
35
30
25
20
15
10
5
0

MSV
EKG

PEDAL DEL MONOPOLAR

BAO MARIA

LENTE

SIERRA
ENDOCOPIO
ELECTROBISTURI

TREPANO DEHUDSON
HORNO SECADO

MICROSCOPIO
LAMPARA DE HENDIDURA

TENSIOMETRO
INCUBADORA

TROCAR
GLUCOMETRO
DESFIBRILADOR

NEGATOSCOPIO

PESA BEBE
PINZA GRASPER
ESTABILIZADOR
CAMARA
CENTRIFUGA
BOMBA DE NUTRICION

MONITOR FETAL
BOMBA DE INFUSION

CENTRIFUGAREFRIGERADA

BAO MARIA BOMBA DE NUTRICION BOMBA DE INFUSION

CAMARA CENTRIFUGA CENTRIFUGAREFRIGERADA
DESFIBRILADOR EKG ELECTROBISTURI
ENDOCOPIO ESTABILIZADOR GLUCOMETRO
HORNO SECADO INCUBADORA LAMPARA DE HENDIDURA
LENTE MICROSCOPIO MONITOR FETAL
MSV NEGATOSCOPIO PEDAL DEL MONOPOLAR
PESA BEBE PINZA GRASPER SIERRA
TENSIOMETRO TREPANO DEHUDSON TROCAR

El conteo de cuantas veces por mes solicito el mantenimiento para un

equipo para cada uno de estos es calculado por medio de la funcin de
Excel CONTAR.SI(rango; criterio), en el valor de rango se especifica la
celda en la que se encuentra el dato del primer dato del mes en la columna
que especifica la familia de equipos el cual es K$2 la posicin de esta
celda se mantiene fija a menos que se cambie el formato de Access y
separados por medio de un doble punto (:) se debe declarar la posicin
de la celda final este valor varia con respecto al mes de estudio. En el
criterio se debe especificar el departamento que se quiere evaluar y se
debe escribir en comillas, por ejemplo: Aire acondicionado. los datos de
la celda solo deben variar los parmetros como el nombre del
departamento y la posicin de la celda final y se deben diligenciar como
se muestra en el ejemplo siguiente: CONTAR.SI (K$2: K$100; Bomba de
infusin)

Al tener la tabla x. se pasa a graficarla en un por medio de una figura

circular o de anillos en la cual se puede observar el impacto en porcentaje
que tiene la familia de equipos en las demandas de mantenimientos
hechas en el mes, en los anexos, se muestra en la grfica x. los
mantenimientos hechos en el mes de mayo dependiendo de las
dependencias del HUS.
 7. RECURSOS DISPONIBLES

Como recursos tenemos la bibliografa que nos ofrece la Biblioteca de

la Universidad Industrial de Santander y el Centro de Estudios de la
Escuela.

Contamos con el acceso a Internet para consultar cualquier tema que

sea necesario en la realizacin del proyecto.

Adicionalmente, tenemos el apoyo de docentes de la escuela

especializados en el rea a quienes podemos pedir ayuda en caso de
necesitar aclaraciones en las situaciones de dudas que se nos
presenten.

Por ultimo contamos con una gran variedad de programas como

Microsoft Word, para hacer el respectivo informe, Microsoft Access,
para realizar los formularios, y Microsoft Excel para las grficas.
 8. CONCLUSIONES

Es de vital importancia consultar la informacin de una manera rpida

y comprender de forma clara la informacin que se est mostrando,
por lo tanto, es necesario llevar un registro virtual sobre todos los
procesos relacionados con la empresa, en este caso, los procesos de
mantenimiento, para as tener una comprensin rpida y critica sobre
los equipos y los servicios que ms presenten fallas, y a futuro crear
planes de mantenimiento preventivo para evitar que esto ocurra.

Se tuvo una gran experiencia en el mbito laboral, adquiriendo nuevos

conocimiento y relaciones y se percibi de manera directa como las
empresas realizan la gestin de mantenimiento.