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INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR TECNOLOGICO PRIVADO JUANJUI

APLICACIN DEL MODELO C.O.S.O.

DEFINICIN DE LAS ETAPAS A AUDITAR

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE MARISCAL CCERES

EXAMEN ESPECIAL AL REA DE ABASTECIMIENTO


Perodo: Ao 2011

ETAPA 1: NECESIDAD DE ADQUIRIR EL BIEN O CONTRATAR


SERVICIO U OBRA

SUB ETAPAS
1.1. Definicin de objetivos.
1.2. Disposicin de recursos presupuestales.
1.3. Identificacin de necesidades.
1.4. Plan Anual de Adquisicin y Contratacin.

ETAPA 2: ORGANIZACIN DE LAS ADQUISICIONES

SUB ETAPAS
2.1. Asignacin de responsabilidades.
2.2. Organizacin y coordinacin de los procesos de seleccin.
2.3. Libros de Actas y Expedientes de Contratacin.

ETAPA 3: BASES Y CONVOCATORIA

SUB ETAPAS
3.1.-Elaboracin y aprobacin de las bases
3.2.-Difusin de la convocatoria
3.3.-Integracin de las bases
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ETAPA 4: EVALUACIN DE PROPUESTAS Y OTORGAMIENTO DE LA


BUENA PRO

SUB ETAPAS
4.1. Evaluacin de propuestas
4.2. Adjudicacin de la buena pro
4.3. Exoneracin de procesos

ETAPA 5: SUSCRIPCIN DEL CONTRATO

SUB ETAPAS
5.1.-Acciones previas a la suscripcin del contrato.
5.2.-Definicin de los trminos del Contrato
5.3.-Firma del contrato.

ETAPA 6: EJECUCIN DEL CONTRATO

SUB ETAPAS
6.1.-Definicin del plazo.
6.2.-Entrega de recursos al contratista.
6.3.-Pagos al contratista.
6.5.-Seguimiento del cumplimiento del contrato.
6.6.-Prestaciones adicionales, complementarias y ampliaciones de
plazos.
6.7.-Administracin de las controversias.

ETAPA 7: LIQUIDACIN DE CONTRATO

SUB ETAPAS
7.1.-Recepcin del bien, servicio u obra.
7.2.-liquidacin del contrato.
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Captulo 4: APLICACIN DEL MODELO COSO CONTROL


INTERNO EN EL REA DE ABASTECIMIENTOS

Se presenta un anlisis de los controles que se tiene en el rea de


abastecimiento de la Municipalidad Provincial Mariscal Cceres.

El modelo de control interno, facilitar el desarrollo de las actividades


operativas y administrativas en el rea de abastecimiento, la aplicacin de
controles es ineludible con el fin de mantener en orden en todo el proceso,
como la ejecucin de las actividades establecidas internamente. Se presenta
un esquema de evaluacin para el cumplimiento legal, con el fin de
establecer objetivos, riesgos, y actividades de control, facilitando una gua
sobre las leyes aplicables, que servirn de indicador para verificar la
atencin de sus obligaciones legales.

Se definirn cada uno de los Componentes del Control interno y su


interrelacin con el rea de Abastecimiento.

AMBIENTE DE CONTROL

AMBIENTE INTERNO

La gerencia tiene conciencia de la existencia permanente del riesgo en sus


actividades financieras y operativas, especialmente en el rea de
Abastecimientos, ya que en esta es donde se realizan los procesos de
adquisiciones.

La Municipalidad Provincial de Mariscal Cceres, tiene claro que mientras


los funcionarios tengan conocimientos de la filosofa de manejo de riesgo de
la entidad a travs de polticas y otras comunicaciones facilitaran a los
empleados a aumentar su capacidad para reconocer y manejar el riesgo
eficaz y eficientemente.
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La Institucin ofrece asesoras a los trabajadores en diversas materias de


bienestar a travs de la asistencia social, seguros de vida y salud, entre
otros, lo que ocasiona que su aceptacin al riesgo sea moderado, gracias a
las distintas asesoras y capacitaciones que le brinda a sus trabajadores.

En la institucin, el Jefe del rea de Abastecimiento, transmite toda la


informacin relacionada con los riesgos, as podemos ver el caso en que el
Jefe del rea comunica mensualmente o en casos extraordinarios los
acontecimientos potenciales negativos a los tcnicos Administrativos que
realizan funciones que se asignen. Los Responsables tiene la tarea de
transferir el conocimiento de los riesgos, y finalmente delega en forma
directa parte del Compromiso a los ejecutores.

Prcticas habituales dentro de las adquisiciones es la utilizacin de los


medios de seguridad y actitudes de apego general a las normas de
prevencin establecidas. El Manual de Organizaciones y Funciones (MOF) y
el Reglamento de Organizaciones y Funciones (ROF) regulan las tareas
especficas de la unidad de abastecimiento, como tambin plasman parte de
la forma de la organizacin que se ha adoptado, y sirve como gua para todo
el personal dejando en claro los objetivos y las responsabilidades de cada
rea y trabajador, generando un desempeo eficiente, evitando el riesgo que
existan tareas que se dejen de hacer, que se duplican esfuerzos y se
invierten tiempo en tareas que no es necesario realizar.

VALORES TICOS

Los Funcionarios de la institucin, en especial el personal del rea de


abastecimiento son conscientes con los valores establecidos. Existe un
Cdigo de conducta en donde se establece cual ser el comportamiento
correcto que debe de tenerse dentro del departamento y el compromiso de
los empleados de realizar trabajos eficientes y mantener actitudes que se
alejen de prcticas fraudulentas o cuestionables. Un ejemplo de una actitud
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fraudulenta habitual es la apropiacin de los materiales que se adquirieron


en el proceso de abastecimiento, para fines personales.

Es importante que dentro del grupo de trabajo existan las competencias,


para llevar a cabo sus responsabilidades de forma eficiente, por lo que la
Municipalidad Provincial Mariscal Cceres se compromete a desarrollar las
habilidades de los Funcionarios, ejemplos concretos han sido la certificacin
por competencias laborales, evaluaciones psicolgicas, una fuerte inversin
en planes de capacitacin, y programas de formacin para la lnea ejecutiva,
entre otras iniciativas llevadas a cabo.

Lo que pretende la entidad al asignar distintas autoridades y


responsabilidades en el rea de abastecimiento, es que cada uno de los
nombrados este autorizado y animado a actuar con iniciativa al conocer el
funcionamiento del rea, ya que eso permitir afrontar con rapidez y de
mejor manera, los distintos acontecimientos que se puedan afectar tanto
positiva como negativamente al programa y ejecucin de la adquisicin de
los recursos materiales y servicios requeridos por las dependencias de la
Municipalidad, de conformidad a los dispositivos legales vigentes.

La Unidad de Abastecimiento est a cargo de un Jefe de Unidad, depende


funcional y jerrquicamente del Jefe de la Oficina de Administracin y
Finanzas.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La Unidad de Logstica y Servicios Generales est conformado por un Jefe


de Unidad y dos tcnicos Administrativos, que en su conjunto se encargan
del rea de Abastecimiento. Se presenta el siguiente Organigrama:
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CONSEJO
MUNICIPAL

ALCALDA

GERENCIA
MUNICIPAL

OFICINA DE ADMINISTRACION Y
FINANZAS

- DIRECTOR SISTEMA ADMINISTRATIVO II

UNIDAD DE CONTABILIDAD

- CONTADOR II
- TCNICO ADMINISTRATIVO III

UNIDAD DE ABASTECIMIENTO

- ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO II
- TCNICO ADMINISTRATIVO III
- TCNICO ADMINISTRATIVO II

UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS

- ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO II
- TCNICO ADMINISTRATIVO III
- TCNICO ADMINISTRATIVO II

UNIDAD DE TESORERA

- ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO II
- TCNICO ADMINISTRATIVO III
- TCNICO ADMINISTRATIVO II

*Organigrama extrado del Manual de Organizaciones y Funciones (M.O.F


2007). Ordenanza Municipal N 010-2007.MPMC-JUANJUI.
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Dentro de las funciones del rea de Abastecimiento se tiene:

1.- Programar, dirigir, ejecutar y controlar el sistema de abastecimiento,


conforme a los lineamientos y polticas de la Municipalidad, Normas
presupuestales, tcnicas de control sobre adquisiciones y otras Normas
pertinentes.
2.- Formular, ejecutar y controlar el Plan Anual de Adquisiciones y
Contrataciones de la Municipalidad.
3.- Programar el almacenamiento y garantizar el abastecimiento racional y
oportuno de los bienes, materiales e insumos que requieran los rganos de
la municipalidad.
4.- Implementar, administrar y supervisar la actualizacin permanente del
registro de proveedores, as como un catlogo de bienes y servicios.
5.- Coordinar oportunamente con las diferentes unidades orgnicas sus
necesidades y especificaciones tcnicas para la adquisicin y contratacin
de bienes, servicios y obras, segn el plan vigente.
6.- Mantener un adecuado control, custodia de los bienes almacenados y
efectuar acciones de seguimiento y control de inventarios.

EVALUACIN DE RIESGOS

Como primer punto se identifican los objetivos relacionados al rea de


Abastecimiento.

La Municipalidad Provincial de Mariscal Cceres establece su misin y


visin para identificar quien es y hacia dnde quiere llegar, en base a estos
el rea de abastecimiento crearan los Objetivos y Estrategias para la
consecucin de los objetivos institucionales. Estos objetivos cumplen con la
clasificacin de objetivos relacionados con las operaciones debido a que
dicha rea es operativa y debe tener los controles adecuados para que no
haya problemas en los procesos de adquisicin.
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DENTRO DE LOS OBJETIVOS GENERALES QUE DEBEN EXISTIR EN


EL REA DE ABASTECIMIENTO SEGN LAS ETAPAS SON:

Etapa 1: Necesidad de adquirir el bien o contratar servicio u obra

Realizar un plan operativo que est acorde a los objetivos de la


institucin y a la cobertura presupuestal.
Identificar oportunamente las necesidades de bienes, servicios u
obras necesarios para el logro de los objetivos de la Entidad, en los
plazos establecidos.
Satisfacer las necesidades y objetivos de la Entidad, a los mejores
precios del mercado

Etapa 2: Organizacin de las adquisiciones

Establecer las dependencias responsables de planificar los procesos


de adquisiciones y contrataciones.
Conformar los Comits Especiales para los procesos de Adquisicin.
Conducir los procesos de adquisiciones y contrataciones en
cantidades, modalidades, plazos y presupuestos apropiados,
cumpliendo con el Plan Anual de Adquisicin y Contratacin.

Etapa 3: Bases y Convocatoria

Realizar la convocatoria con bases adecuadas en el tiempo debido.

Definir las caractersticas, especificaciones tcnicas y calidades que


guarden relacin con los usos, necesidades de las reas y los
valores referenciales ms convenientes para la Institucin.

Difundir a los postores a travs del SEACE y por otros medios de


comunicacin masivo.
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Obtener para la Entidad los mejores precios, garantas y condiciones


de compra, y su correcta ejecucin, que eviten desabastecimientos, e
incurrir en gastos como ampliaciones, adicionales de obra, pagos de
moras, etc.

Etapa 4: Evaluacin de Propuestas y otorgamiento de la Buena Pro

Realizar el otorgamiento de la buena pro sin demoras y en la


oportunidad debida, asegurando el cumplimiento de los plazos
establecidos

otorgar la buena pro, ms conveniente a los intereses de la Institucin


y asegurar la mejor relacin precio beneficio para las reas.

Etapa 5: Suscripcin del Contrato

Firmar el contrato con el postor ganador, en el plazo acordado,


verificndose el cumplimiento de las garantas y otras condiciones
previstas en las normas.
Garantizar al contrato el pago justo de las contraprestaciones.

Etapa 6: Ejecucin del Contrato

Ejecutar el contrato cumpliendo los plazos y condiciones pactadas,


administrando convenientemente la relacin entre las partes.

Etapa 7: Liquidacin de Contrato

Recibir y liquidar el bien, servicio u obra a satisfaccin del rea y con


la conformidad tcnica, en la oportunidad debida.
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ESTRATEGIAS:

Formular el Plan Operativo de la Unidad de Abastecimiento


Aplicacin de Programacin, direccin, ejecucin y control de la
Actividades con Alcalda y el Jefe de Administracin y Finanzas.
Renovar y elaborar polticas y Normas de acuerdo a las necesidades
coyunturales del municipio coordinando con la Alta Direccin.
Formular y/o promover directivas para la mejor administracin de los
recursos, materiales, servicios y patrimoniales de la municipalidad.
Programacin y Ejecucin de la adquisicin de los recursos
materiales y servicios requeridos por las dependencias de la
Municipalidad, de conformidad a los dispositivos legales vigentes.
Mantener actualizado los registros de proveedores de la
municipalidad.
Elaboracin de cuadros de necesidades de bienes y servicios para el
presupuesto anual y formular un calendario de adquisiciones

IDENTIFICACIN DE ACONTECIMIENTOS

Ser la Unidad de Abastecimiento quien se dedique a la identificacin de


acontecimientos potenciales los cuales podran afectar la Adquisicin de
bienes y servicios. En caso que ocurran estos, podran afectar la capacidad
del rea, poner en prctica la estrategia y alcanzar los objetivos. Un
acontecimiento es un incidente u ocurrencia que emana de las fuentes
internas o externas, lo cuales pueden tener un impacto positivo, negativo.

El rea de Abastecimiento reconoce incertidumbres, por lo tanto, asume la


posibilidad de no poder determinar la probabilidad exacta de ocurrencia de
eventos futuros y el impacto que este tendr.

Existen factores externos e internos que influyen como acontecimientos


potenciales, los cuales como ya se dijo podran afectar la puesta en prctica
de la estrategia y el logro de objetivos. Es por este motivo que es de suma
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importancia que los funcionarios entiendan estos factores y el tipo de


acontecimiento que puedan ocurrir.

Para identificar los acontecimientos se utiliza tcnicas de identificacin las


cuales contemplan tanto el pasado como el futuro, ya que se considera
relevante tomar en cuenta las tendencias pasadas para mejorar lo que no
estuvo bien, o para reforzar aquellas que si presentaron una oportunidad, y
obviamente considerando el futuro para estar preparados y atentos ante
todos los posibles cambios y condiciones, as como las acciones
competitivas.

ACONTECIMIENTOS IDENTIFICADOS Y EVALUACIN DE RIESGOS

Una vez identificados los posibles acontecimientos, se evaluara los riesgos


que emanan o se derivan de cada uno de ellos, en base a dos perspectivas,
probabilidad de ocurrencia y el impacto que tendran en caso de ocurrir.

Etapa 1: Necesidad de adquirir el bien o contratar servicio u obra

Las Posibles adquisiciones de los bienes y servicios no satisfacen las


necesidades y objetivos de la Entidad, a los mejores precios del
mercado, generando un desajuste o desbalance en el presupuesto
aprobado para la adquisicin de los bienes y servicios.

Etapa 2: Organizacin de las adquisiciones

Las dependencias responsables de planificar los procesos de


adquisiciones y contrataciones y los Comits Especiales este
conformado por personal inadecuado.
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El tiempo establecido para conducir oportunamente los procesos de


adquisiciones y contrataciones no cumplan con el cronograma
detallado del Plan Anual de Adquisicin y Contratacin.

Etapa 3: Bases y Convocatoria

Que la convocatoria no se realiza en un tiempo oportuno y no se


obtenga proveedores por lo cual la municipalidad quedara
desabastecida y no contara con los bienes y servicios necesarios para
la ejecucin de sus funciones.

A la Convocatoria se presenten Proveedores que no cumplen con la


debida capacidad de contratar con el Estado, tales como experiencia,
antigedad, solvencia moral y econmica.

Etapa 4: Evaluacin de Propuestas y otorgamiento de la Buena Pro

Convenios Previos con Proveedores para el otorgamiento de la buena


Pro, generando Actos fraudulentos o ilegales. Al analizar la ocurrencia
de estos actos se detectan una seria de factores relacionados:
intencin, motivacin, oportunidad, encubrimiento y racionalizacin.
Estos elementos son los encontrados al analizar los casos de fraude
en perjuicio de la institucin, los cuales dependen de la persona que
intenta perpetrar o llevar adelante el acto deshonesto y, por lo tanto,
est fuera del alcance de la organizacin tomar algn tipo de medida
que prevenga su ocurrencia

Etapa 5: Suscripcin del Contrato

Mala elaboracin del contrato debido al trabajo de personal no


adecuado para la ejecucin del mismo, en las cuales no se tiene en
cuenta las normas tcnicas. Los riesgos evaluados radican en el
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incumplimiento de especificaciones tcnicas del contrato,


incumplimiento de los plazos fijados en el contrato y el aumento de
costos expresados en sobrecostos.

Etapa 6: Ejecucin del Contrato

Incumplimiento del Contrato por parte del proveedor que recibi la


buena Pro,

En la ejecucin del contrato no existe equivalencia entre la


contraprestacin y el pago

Etapa 7: Liquidacin de Contrato

Obtener el bien, servicio defectuosa si tener en cuenta trminos de


cantidad y calidad que satisfagan al rea.

RESPUESTA A LOS RIESGOS

Una vez evaluados los riesgos relevantes, se deber determinar cmo


responder el rea a dichos riesgos. Estas respuestas pueden incluir evitar,
reducir, repartir o compartir y aceptar el riesgo.

Etapa 1: Necesidad de adquirir el bien o contratar servicio u obra

Concordar las necesidades identificadas al plan operativo, a los


objetivos de la Entidad y que cuenten con la cobertura presupuestal
suficiente, que permiten adquirir los bienes, servicios en cantidad,
calidad y oportunidad convenientes.
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Etapa 2: Organizacin de las adquisiciones

Asignar personal idneo y capacitado a los Comits Especiales, que


cumplan con el tiempo debido para conducir oportunamente los
procesos de adquisiciones y contrataciones.

El equipo responsable de la conduccin de los procesos optimiza los


recursos: humanos, presupuestales y tecnolgicos en la adquisicin
del bien, servicio u obra, a travs de capacitaciones, charlas y talleres
constantes.

Etapa 3: Bases y Convocatoria

Difundir anticipada y convenientemente la convocatoria y las bases


adecuadas, para la adquisicin y contratacin obteniendo la mayor
participacin de postores idneos.

Etapa 4: Evaluacin de Propuestas y otorgamiento de la Buena Pro

Se evala las propuestas y se otorga la buena pro al postor que


asegura la mejor calidad-precio en su propuesta tcnico econmico.

Las respuestas orientadas a evitar el riesgo estarn relacionadas con


que el rea de Abastecimiento har rotaciones peridicas del
personal en puestos claves para dar una seguridad de que no se
efectuarn actos ilegales o fraudes.

Etapa 5: Suscripcin del Contrato

Se firmara el contrato verificando que las condiciones contractuales


garanticen los intereses del estado y cualquier eventualidad futura no
prevista en los trminos contractuales
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Contratar a personal calificado y con experiencia.

Capacitacin permanente del personal encargado de ejecutar las


especificaciones tcnicas de los contratos y contratacin transitoria de
expertos relacionados con las especificaciones tcnicas del contrato.

Etapa 6: Ejecucin del Contrato

El contrato se realiza verificando las modificaciones, entrega de


recursos, incumplimientos, ampliaciones y adicionales, adems que
los bienes, servicios adquiridos o contratados correspondan a las
condiciones de calidad pactados.

Etapa 7: Liquidacin de Contrato

La orden de compra o contrato de compra debe estar desarrollado


con la descripcin exacta de lo que se necesita.

La Entidad recibe y liquida el bien, servicio, en los mejores trminos


de cantidad y calidad, previstos en los trminos contractuales

ACTIVIDADES DE CONTROL

La Municipalidad Provincial de Mariscal Cceres es una institucin que


aplica polticas y procedimientos como actividades de control. El rea de
Abastecimiento lleva a cabo acciones que ponen en prctica estas polticas,
y ayudan a asegurar que las respuestas de la administracin de riesgos
sean llevadas a cabo. La gran finalidad es poder asegurar que las
respuestas de riesgo son llevadas ejecutadas correctamente y de una
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manera oportuna, lo cual representa un proceso crucial para alcanzar los


objetivos de la entidad.

Las actividades de control que se ha implementado para el aseguramiento


de la ejecucin de las respuestas al riesgo analizadas anteriormente son:

Etapa 1: Necesidad de adquirir el bien o contratar servicio u obra

Las actividades de control para la respuesta es la fijacin de normas o


estndares que sirvan de base para evaluar las realizaciones del plan
Operativo, Medir las realizaciones y compararse con las normas
establecidas a fin de determinar cualquier posible desviacin de la
cobertura presupuestal y los objetivos. Tramitar y dar seguimiento a
las solicitudes de adquisicin de bienes y servicios requeridos. Se
aplicara documentacin en donde se especifique cambios y
desviaciones en el plan Operativo

Etapa 2: Organizacin de las adquisiciones

Inspecciones y Supervisiones a todos los acontecimientos que se


realizan en la institucin con el fin de la optimizacin del desempeo
en las actividades de los recursos humanos. Para disminuir el riesgo,
se optar por la respuesta de asegurar el cumplimiento y la asistencia
obligatoria de los trabajadores a las capacitaciones que brinda el
Municipio, a travs de clusulas en los contratos que indique la
obligatoriedad de la asistencia a dichos eventos, indicando que de no
cumplir, estaran incurriendo en faltas graves hacia la institucin.

Etapa 3: Bases y Convocatoria

Para Controlar la Difusin anticipada y convenientemente la


convocatoria y las bases, se Coordinara oportunamente con las
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diferentes unidades orgnicas, sus necesidades y especificaciones


tcnicas para la adquisicin de bienes, servicios y obras.

Se Programa ejecuta y controla procesos tcnicos para la toma de


inventarios fsicos mensuales, para compararlos con los Registros de
los bienes patrimoniales con los que cuenta la municipalidad en el
momento del inventario, con seguimientos precisos y detallados

Etapa 4: Evaluacin de Propuestas y otorgamiento de la Buena Pro

Las actividades de control para esta respuesta realizando juntas y


entrevistas con los postores a la Buena Pro, disminuyendo sospechas
de fraudes en los procesos de licitacin y seleccin de los
proveedores.

Etapa 5: Suscripcin del Contrato

Las actividades de control para esta respuesta es realizar


evaluaciones a los encargados de ejecutar las especificaciones
tcnicas de los contratos e incluir evaluaciones tcnicas en el proceso
de reclutamiento y seleccin del personal.

Etapa 6: Ejecucin del Contrato

Las actividades de control para asegurar que estas respuestas sean


llevadas a cabo son reuniones peridicas con las Proveedores que
obtuvieron la Buena Pro, desarrollando informes sobre el
cumplimiento de los contratos y supervisar las actividades a cargo de
estas.
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Etapa 7: Liquidacin de Contrato

Las actividades de control a la respuesta es que se deben aplicar


medidas de inspeccin y prueba a todos los materiales y los servicios
con el fin de comprobar que cumple con todos los requerimientos.

INFORMACIN Y COMUNICACIN

INFORMACIN

Es labor del rea de Abastecimiento identificar y capturar informacin


financiera y no financiera relativa a eventos y actividades tanto internas
como externas que son relevantes para su manejo. Una vez que ha
identificado y capturado la informacin, la suministra al personal de una
forma y en un marco de tiempo oportuno para que estos lleven a cabo el
manejo de riesgo dentro de la institucin y sus dems responsabilidades.

La informacin es necesaria en todos los niveles de la organizacin para


identificar, fijar y responder a los riesgos y para finalmente, dirigir la
Institucin y llevar a cabo los objetivos. La informacin de las Actividades
realizadas en el rea de Abastecimientos no solo sirve para la realizacin de
informes de medicin del grado de avance, sino tambin es utilizada para
relacionar el grado de Adquisicin, con el Plan Presupuestal y que estos
sean consecuentes. Esto es til para la asignacin efectiva de recursos y
supervisar el cumplimiento del plan.

La informacin proviene de fuentes internas y externas y en formas


cuantitativas y cualitativas, facilitando respuestas ante cambios en las
condiciones. El reto para el rea de abastecimientos es procesarlos y
refinarlos, teniendo como objetivo convertirlos en informacin significativa
para la toma de decisiones.
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El Jefe de la unidad de Abastecimiento Informa mensualmente al Jefe de


Administracin y Finanzas, el desarrollo de los proyectos, programas y
actividades a su cargo.

Es competencia Jefe de Administracin y Finanzas identificar la calidad de la


informacin. Esta es una labor muy importante ya que la calidad de la
informacin es crtica en la exactitud de los datos y las decisiones
administrativas. Es por esto, que se debe evaluar lo apropiado de la
informacin, su disponibilidad y actualizacin, y por ltimo, su exactitud y
accesibilidad. Para asegurar estos criterios se establece programas de
administracin de datos. Tener la informacin correcta en el tiempo y en el
lugar correcto es esencial para efectuar los procesos de Adquisicin de
bienes y Servicios de forma eficiente.

En base a los informes proporcionados por los jefes de las dems reas, se
podr contar con informacin acerca de la satisfaccin de las necesidades
de las mismas, en el proceso de Adquisicin.

En cuanto a la informacin informal, se debe considerar las conversaciones


peridicas que se realizan en la institucin con respecto a las urgencias que
surgen y la necesidad de adquisicin, la cual no solo es necesaria para
identificar acontecimientos potenciales y posibles riesgos, sino tambin son
tiles para el control de las actividades.

COMUNICACIN

La comunicacin es inherente a los sistemas de informacin, y en un sentido


ms amplio, reparte expectativas y responsabilidades al personal dentro de
la institucin.
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El rea de Abastecimiento proporciona una comunicacin especfica y


dirigida que trata expectativas conductuales y responsabilidades del
personal, incluyendo claramente una delegacin de la autoridad dentro de
las Actividades. La comunicacin es fundamental en las actividades de
Adquisicin de bienes y servicios, ya que de esta manera se entrega una
realidad de riesgo a los trabajadores, se implementa y apoya un idioma de
riesgo comn y gua al personal respecto de su rol y responsabilidades de
efectuar las actividades y procedimientos de Adquisicin de acuerdo con el
manual de normas de prevencin de riesgos, el cual funciona tambin como
medio de comunicacin asimilndolo a un manual de polticas.

En base a esto, se define que el personal debe saber que cuando un


acontecimiento potencialmente negativo ocurra, la atencin no solo ser
enfocada al propio evento, sino tambin a su causa. Se expresa tambin que
el personal debe estar informado de cmo sus actividades se relacionan con
el trabajo de otros dentro del rea, de esta manera ayuda a reconocer un
problema y determinar su causa y accin correctiva.

Para que la informacin sea divulgada hacia los niveles inferiores del rea,
debe haber canales abiertos de comunicacin y un ambiente laboral ptimo
para crear una buena voluntad de los trabajadores. Comunicar a travs de
mensajes y folletos a los trabajadores la preocupacin hacia ellos. Podemos
asegurar que esta es una prctica efectiva, ya que el personal es rpido para
captar las seales habladas o no habladas que provienen de un superior,
creando sentimiento de pertenencia a la institucin y fidelizacin hacia esta.

Adems se mantiene una comunicacin integrada entre el rea de


Abastecimiento y las distintas reas que estn presentes en la Institucin;
esta comunicacin es importante para conocer el avance de las operaciones
y funcionamiento de las partes.
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SUPERVISIN

Es un procedimiento que determina la presencia el funcionamiento de los


dems componentes del control interno a travs del tiempo. Esto se lleva a
cabo a travs de actividades de supervisin constante, evaluaciones
espordicas o una combinacin de estas.

La tcnica que ms se utilizar en el rea de Abastecimiento, son las


actividades de evaluacin constante, la cual se construye en las actividades
normales de funcionamiento, es ms eficaz y los problemas estarn a
menudo identificados ms rpidamente por rutina de supervisin de
actividades en curso.
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IV.- CONCLUSIONES

Al disear un sistema de control interno aplicando el modelo del


informe C.O.S.O., la Municipalidad Provincial de Mariscal Cceres
consigue controlar ms eficientemente el rea de Abastecimiento en
los procesos de adquisicin de bienes y servicios acorde con el
presupuesto institucional.

Se Identifica los componentes del informe C.O.S.O. adecuados al


rea de abastecimientos de la Municipalidad Provincial de Mariscal
Cceres, y se hace ms eficaz el proceso de adquisicin de bienes y
servicios.

Se establecen los riesgos que afectan al rea de abastecimiento


dentro de la Municipalidad Provincial de Mariscal Cceres, teniendo
en cuenta las perspectivas, probabilidad de ocurrencia y el impacto
que tendran en caso de ocurrir; y una vez evaluados, se brindan las
respuestas a los mismos.

Se implementan Procedimientos de control para el aseguramiento de


la ejecucin de las respuestas a los riesgos analizados dentro del
rea de Abastecimiento.

Con la aplicacin del modelo C.O.S.O control interno en el rea de


abastecimientos se describe los procesos para su establecimiento,
otorgando una ventaja que reside en su dinamismo para ser revisado
y actualizado segn los cambios que va experimentando la institucin.
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V.- RECOMENDACIONES

La municipalidad deber continuar con este tipo de procedimientos


capacitando a todo su personal para estar acorde con las
necesidades que el sistema facilita.

Todo sistema de control que se realiza dentro de la institucin debe


ajustarse al marco de los cinco componentes que plantea el Informe
COSO, para minimizar los riesgos inherentes y de Control; de
acuerdo a las caractersticas administrativas y operacionales,
derivados de la direccin, e integrados al proceso de gestin.

En todas las reas de la institucin debe aplicarse evaluacin de los


controles existentes, no solo como parte de la auditora (interna o
externa) sino como proceso integral de las operaciones, sobre todo
cuando se implementan, para que desde el principio, se efecten de
forma correcta, con el adecuado manejo de los riesgos existentes.

El Control interno debe ser considerado con la importancia debida ya


que forma parte fundamental para que las operaciones se realicen
adecuadamente. Se recomienda mantener en todo proceso el diseo
que brinda el modelo C.O.S.O. de acuerdo a los cambios que
experimenta la institucin.