TALLERES - FORMACION AUDITOR INTERNO OHSAS 18001

REDACCION DE HALLAZGOS

OBJETIVO
Generar habilidad en el auditor para detectar no conformidades y
observaciones, mejorar su redaccin, clasificacin y sustentacin.

ACTIVIDAD

En el siguiente caso, el participante en el curso de tcnicas de auditora

interna debe identificar hallazgos de no conformidad hallazgos de
observacin, clasificar los hallazgos de no conformidad de acuerdo a la
clusula Norma OHSAS 18001:2007 y realizar la redaccin respectiva de la no
conformidad de la observacin en el caso que aplique para cada hallazgo
(utilizar el formato respectivo suministrado para cada redaccin).

TIEMPO

Tiene un tiempo mximo de 60 minutos para el desarrollo del Taller.

DESARROLLO

Nota: No Asuma, No Suponga y No Imagine absolutamente NADA. Recuerde

LOS HECHOS, SOLO LOS HECHOS

AUDITORIAS DE OHSAS 18001:2007 SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS

Proceso revisado: Administrativa. Estndar y Nmero de Elemento: OHSAS
18001:2007 numeral 4.3.2; 4.4.1; 4.6
Hallazgos: En el proceso administrativo se evidencio que la organizacin no cuenta con
los requisitos mnimos legales documentados; lo anterior contraviene los numerales
4.3.2; 4.4.1; 4.6 de la OHSAS 18001:2007 la cual dice que la organizacin debe
mantener esta informacin actualizada, la alta direccin debe revisar el sistema de
gestin SST, para asegurar su convivencia, adecuacin y eficacia continua.

Auditor

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CASO 2
AUDITORIAS DE OHSAS 18001:2007 SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS
Proceso revisado: Administrativa. Estndar y Nmero de Elemento: OHSAS
18001:2007 numeral 4.4.2.
Hallazgos: se encuentra dos que no cumplen con los parmetros de nivel educativo y
no hay indicios de formacin. El Director de Recursos Humanos dice que las personas
estn avaladas por experiencia, tienen 5 y 3 aos en el cargo y que por ello no se ha
realizado formacin ni se va a considerar programarla en los siguientes meses; lo
anterior tiene validez segn los numerales 4.4.2 de la OHSAS 18001:2007 que dice que
La organizacin debe asegurar que cualquier persona(s) bajo su control que realice
tareas que pueden impactar sobre S&SO es (son) competente con base a educacin
apropiada, entrenamiento o experiencia, y debe tener los registros asociados.

Auditor

CASO 3
AUDITORIAS DE OHSAS 18001:2007 SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS
Proceso revisado: Administrativa y operativa. Estndar y Nmero de Elemento: OHSAS
18001:2007 numeral 4.4.1.; 4.4.2; 4.4.3

Hallazgos: detecta que los documentos P-4323 son pelculas que se encuentran en
forma de vdeo. La empresa no posee un reproductor de video en esa seccin que se
encuentra a 3 kilmetros de las instalaciones de la casa matriz. El supervisor explica al
auditor que l ha visto el video y lo explica a los operarios verbalmente porque no tiene
equipo de reproduccin, a pesar de que lo viene solicitando hace 1 ao. El auditor mira
en el procedimiento el proceso y detecta que esa seccin tiene uno de los pasos ms

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crticos del proceso, razn por la cual se prefiri documentarlo con vdeo para evitar los
errores que se venan presentando en la seccin debido a la alta rotacin de personal ;
lo anterior contraviene los numerales 4.4.1 de la OHSAS 18001:2007 la cual dice la alta
direccin debe demostrar su compromiso Asegurando la disponibilidad de recursos
esenciales para establecer, implementar, mantener y mejorar el sistema de gestin
S&SO. Y a los numerales 4.4.2 y 4.4.3; 4.4.6 de la OHSAS 18001 (4.4.2 Competencia,
formacin y toma de consciencia) y (4.4.3 Comunicacin, participacin y consulta) y
(4.4.6 La organizacin debe determinar las operaciones y actividades que estn
asociadas con el
peligro(s) identificado donde la implementacin de controles es necesaria para manejar
el riesgo(s) S&SO. Esto debe incluir la gestin del cambio)

Auditor

CASO 4
AUDITORIAS DE OHSAS 18001:2007 SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS
Proceso revisado: Administrativa. Estndar y Nmero de Elemento: OHSAS
18001:2007 numeral 4.1; 4.3.1; 4.5.2
Hallazgos: se evidenci que las auditoras internas se haban ejecutado segn lo
planificado. Las No Conformidades reportadas, tenan segn el Representante por la
Direccin, sus respectivos compromisos asociados (acciones correctivas) a las cuales
se les haba efectuado el seguimiento planificado. Entre ellos, aparece una No
conformidad, cuya, accin correctiva no alcanz los resultados planificados dentro del
plazo pactado. De esta situacin no aparece ningn reporte adicional o informacin al
respecto, la no conformidad est abierta. El auditor no encuentra ningn soporte sobre
este tema y no hay ninguna planeacin de seguimiento al respecto; lo anterior
contraviene los numerales 4.1; 4.3.1 y 4.5.2 ; 4.5.2.1 de la OHSAS 18001:2007 la cual
dice La organizacin debe establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar
continuamente un Sistema de Gestin S&SO de acuerdo con los requisitos de esta
norma OHSAS y determinar cmo cumplir estos requisitos : La organizacin debe
establecer, implementar y mantener un procedimiento(s) para la continua identificacin
de peligros, evaluacin de riesgo, y determinacin de los controles necesarios (4.5.2
Evaluacin del cumplimiento) y (4.5.2.1 Consistente con su compromiso de
cumplimiento [ver 4.2c)], la organizacin
debe establecer, implementar y mantener un procedimiento(s) para evaluar
peridicamente el cumplimiento con los requisitos legales aplicables.)

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Auditor

CASO 5
AUDITORIAS DE OHSAS 18001:2007 SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS
Proceso revisado: Administrativa. Estndar y Nmero de Elemento: OHSAS
18001:2007 numeral 4.4.1.
Hallazgos: se evala un sistema de gestin de la S y SO. El representante por la
Direccin explica que en las exclusiones se incluy el numeral 4.4.7 y lo contemplamos
dentro de las exclusiones permitidas. Vamos el ao entrante a tener en cuenta su
inclusin, una vez concluya el cambio de instalaciones y tengamos los equipos y
personal entrenado necesarios.; ; lo anterior contraviene los numerales 4.4.7 de la
OHSAS 18001:2007 la cual dice La organizacin debe La organizacin debe establecer,
implementar y mantener un procedimiento(s):
a) Para identificar el potencial de situaciones de emergencia;
b) Para responder a tales situaciones de emergencia.

La organizacin debe responder a situaciones de emergencia actuales y prevenir o

mitigar consecuencias S&SO adversas asociadas.

Auditor

Estndar
Observaciones u Oportunidades de Mejora
/Elemento

OHSAS 18001 La organizacin debe establecer, implementar y mantener un

ELEMENTO procedimiento(s) para identificar y acceder los requisitos legales y
_4.3.2_ otros requisitos S&SO que son aplicables a ella.

La organizacin debe asegurar que estos requisitos legales y otros

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requisitos aplicables que la organizacin suscribe son tomados en

cuenta para establecer, implementar y mantener su sistema de
gestin S&SO.

La organizacin debe mantener esta informacin actualizada.

La organizacin debe comunicar informacin relevante sobre

requisitos legales y otros requisitos a personas que trabajan bajo el
control de la organizacin, y otras partes interesadas relevantes.

OHSAS 18001
ELEMENTO La alta gerencia debe revisar el sistema de gestin S&SO de la
__4.6__ organizacin, a intervalos planeados, para asegurarse de su
conveniencia, adecuacin y eficacia continuos. Las revisiones
deben incluir oportunidades de evaluacin para el mejoramiento y la
necesidad de cambios en el sistema de gestin S&SO, incluyendo
la poltica y objetivos S&SO. Se deben mantener los registros de las
revisiones por la gerencia.

Los elementos de entrada a la revisin de la gerencia deben incluir:

a) Resultados de auditoras internas y evaluacin de conformidad

con los requisitos legales aplicables y con otros requisitos que la
organizacin suscribe;

b) Resultados de participacin y consulta (ver 4.4.3);

c) Comunicacin(es) relevante de partes interesadas externas,

incluyendo quejas;

d) Desempeo S&SO de la organizacin;

e) Grado de cumplimiento de los objetivos;

f) Estado de las investigaciones de incidentes, acciones correctivas

y preventivas;

g) Acciones a seguir de revisiones gerenciales previas;

h) Cambios de circunstancias, incluyendo evolucin en los

requisitos legales y otros requisitos relacionados con S&SO; y
i) Recomendaciones para la mejora.

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Las conclusiones de las revisiones por la gerencia deben ser

consistentes con el compromiso de la organizacin al mejoramiento
continuo y deben incluir cualquier decisin y accin relacionada con
el posible cambio de:

a) Desempeo S&SO;
b) Poltica y objetivos S&SO;
c) Recursos; y
d) Otros elementos del sistema de gestin S&SO.

La organizacin debe establecer, implementar y mantener un

procedimiento(s):

a) Para identificar el potencial de situaciones de emergencia;

b) Para responder a tales situaciones de emergencia.

La organizacin debe responder a situaciones de emergencia

actuales y prevenir o mitigar consecuencias S&SO adversas
asociadas.

Para planear su respuesta a emergencia, la organizacin deber

tomar en cuenta las necesidades de las partes interesadas
OHSAS 18001 relevantes, ej. servicios de emergencia y vecinos.
ELEMENTO
__4.4.7__ La organizacin deber tambin examinar su procedimiento(s)
peridicamente para responder a situaciones de emergencia,
cuando sea prctico, involucrar partes interesadas relevantes
mientras sea apropiado.

La organizacin debe revisar peridicamente y, cuando sea

necesario, revisar su procedimiento(s) de preparacin y respuesta,
en particular, despus de la revisin peridica y despus de la
ocurrencia de situaciones de emergencia (ver 4.5.3)

DESCRIPCIN DE CASOS

1. Una empresa de servicios recibe una auditoria de 18001. Durante la reunin de

apertura el auditor pregunta si deben cumplir con alguna regulacin de orden

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legal. El gerente general informa que deben cumplir con algunas normas
relacionadas con aspectos legales. Al da siguiente entrevista al Representante
por la Direccin, quien comenta que se cumple con las normas legales bsicas,
pero que no es muy importante para lograr el certificado 18001 adems, ningn
empleado hasta el momento se ha quejado. Por otra parte el gerente no tiene
copias ni tiempo para leer leyes.

2. En las hojas de vida de la organizacin todo cargo tiene competencia laboral

que est definida por un perfil. En ese perfil se detalla el nivel educativo, la
experiencia requerida para el cargo y el nivel de formacin y de entrenamiento
necesario. El auditor revisa las carpetas de los supervisores y encuentra dos que
no cumplen con los parmetros de nivel educativo y no hay indicios de formacin.
El Director de Recursos Humanos dice que las personas estn avaladas por
experiencia, tienen 5 y 3 aos en el cargo y que por ello no se ha realizado
formacin ni se va a considerar programarla en los siguientes meses.

3. Durante una auditoria de cumplimiento de la norma18001:2007, el auditor

detecta que los documentos P-4323 son pelculas que se encuentran en forma de
vdeo. La empresa no posee un reproductor de video en esa seccin que se
encuentra a 3 kilmetros de las instalaciones de la casa matriz. El supervisor
explica al auditor que l ha visto el video y lo explica a los operarios verbalmente
porque no tiene equipo de reproduccin, a pesar de que lo viene solicitando hace
1 ao. El auditor mira en el procedimiento el proceso y detecta que esa seccin
tiene uno de los pasos ms crticos del proceso, razn por la cual se prefiri
documentarlo con vdeo para evitar los errores que se venan presentando en la
seccin debido a la alta rotacin de personal. Hay un procedimiento escrito en mal
estado y que corresponde a la versin anterior del documento P-4323 que se
encuentra enrollada cerca de los puestos de trabajo y que es consultada por los
operarios, segn informa uno de ellos, ante la carencia del reproductor de vdeo.

4. Realizando la auditora interna en una empresa de manufactura, se evidenci

que las auditoras internas se haban ejecutado segn lo planificado. Las No
Conformidades reportadas, tenan segn el Representante por la Direccin, sus
respectivos compromisos asociados (acciones correctivas) a las cuales se les
haba efectuado el seguimiento planificado. Entre ellos, aparece una No
conformidad, cuya, accin correctiva no alcanz los resultados planificados dentro
del plazo pactado. De sta situacin no aparece ningn reporte adicional o
informacin al respecto, la no conformidad est abierta. El auditor no encuentra
ningn soporte sobre este tema y no hay ninguna planeacin de seguimiento al
respecto. La no conformidad est relacionada con los registros que debe un
empleado diligenciar al realizar su operacin diaria para ajustar la variable de
temperatura en el proceso de extrusin, dejando evidencia en una carta de control.

5. Durante una auditoria de primera parte a una empresa de servicios, se evala

un sistema de gestin de la S y SO. El representante por la Direccin explica que
en las exclusiones se incluy el numeral 4.4.7 y lo contemplamos dentro de las

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exclusiones permitidas. Vamos el ao entrante a tener en cuenta su inclusin, una
vez concluya el cambio de instalaciones y tengamos los equipos y personal
entrenado necesarios. Tengo incluso este cronograma de trabajo para lograr el
cambio.