CARTA A GERENCIA

Riobamba 28 de Julio 2017

Seor, Ing.
Jorge Lpez
GERENTE GENERAL FBRICA ACEITES CHIMBORAZO
Presente:

PRICE WATERHOUSE realiz la auditora a los Estados Financieros de Fbrica Chimborazo cortados al 31 de
diciembre del 2016.El dictamen u opinin se presenta por separado el presente documento denominado
carta agerencia tiene como nico propsito sealar a la administracin cuales han sido las debilidades
encontradas en los sistemas de control interno de la compaa y principalmente presentar recomendaciones
que deben ser aplicadas van a mejorar los procesos.

A continuacin,esos detallan las debilidades encontradas consolidadas en funcin a las cuentas revisadas.

1. CAJA
1.1 MANUAL DE FUNCIONES

Observaciones

En la evaluacin al sistema de Control Interno, determinamos que la empresa no cuenta con un manual de
funciones, las actividades se efectan por costumbre, o sea porque as siempre lo han venido realizando,
cuando existe alguna duda en el procedimiento el Gerente Financiero emite ordenes, sealando como debe
efectuarse. Este procedimiento incumple la norma del Control Interno nmero 14/ que seala que todo
procedimiento debe estar por escrito, a forma como viene actuando, puede dar lugar a procedimientos
duplicados, perdida de documentacin o desvos de dinero.

Recomendacin

Al Gerente Financiero.

Elaborar inmediatamente el manual de procedimientos para la cuenta caja de la empresa, socializarla y

aprobarlo para su inmediata aplicacin.

1.2 CAUCIN.

Observacin

Determinamos que la tesorera no se encuentra caucionada. , la pliza anterior se venci en Diciembre del
2010, y hasta la presente fecha no se ha renovado, se incumple la disposicin numero 2 emitida por el
Gerente General mediante oficio de enero del 2010 que seala que todos los funcionarios que manejen en
la empresa intereses econmicos, deben presentar una caucin, esta deficiencia puede dar lugar a que en
caso de prdida de dinero la empresa no puede recuperar.

Recomendacin

Al Gerente Financiero.

Proceder inmediatamente a la contratacin de una caucin que debe tener vigencia mnima un ao y que
cubra el promedio de manejo econmico que tiene tesorera.
 1.3 INGRESOS A CAJA.

Observacin

Se determina que el personal de caja no cuenta con oficina independiente y sus actividades las realizan en
lugares de descanso de la empresa y su trabajo restante la realizan en casa, este procedimiento incumple
con las normas de lugar de trabajo y el lugar que ocupa para realizar sus tareas es para uso de la empresa y
no para actividades de Trabajo personal._

Esta manera de laborar puede traer inconvenientes con el darnos personal que labora en la empresa.

Recomendacin

Al Gerente Financiero.

Implementar inmediatamente un lugar para que labore el personal de caja de manera inmediata.
1.4 ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIN

Observacin

Se pudo obtener informacin de que el dinero entrante solo se registra en la cuenta sin elaborar un
documento previo el ingreso del dinero._Este mtodo incumple con la norma previo un ingreso de dinero a
caja sin su respectivo documento que la respalde._ este podra provocar problemas con los dineros
entrantes ya que sin su registro podra haber perdida.

Recomendacin

Al Gerente Financiero.

De manera inmediata implemente una normativa para que se realice un documento previo el ingreso de
dinero en cada uno de los movimientos ingresados.

1.5 CLAVE CAJA FUERTE CONTROL

Observacin

Se determina que no se encuentran pre numerados, sino estn archivados de acuerdo a su fecha de
ingreso._ este mtodo de registro va contra las reglas implantadas en las compaas y aplicando en su
propia manera de registro._ provocara un desorden de archivos y perdida de documentos dentro de la
cuenta caja.

Recomendacin

Al Gerente Financiero.

Proceder de manera inmediata a corregir este mtodo de registro para evitar futuros problemas.

1.6 ARQUEOS DE CAJA

Observacin

Podemos determinar que no anulan solo adicionan una nota que justifica el error cometido._

Incumple las normativas de cancelacin de documentos y cumplimientos de las normas._

Provocando que se pueda pasar por alto un error grave que perjudique a la transaccin realizada.

Recomendacin
Al Gerente Financiero.

Proceder a implementar normas de cumplimientos de anulacin de formularios.

1.7 NUMERACIN DE FORMULARIOS.

Observacin

Determinamos que se los adiciona en otros orden numrico las que se encuentran anuladas para no tener
una mezcla de datos._ Provoca desorden en los archivos y puede haber confusin de los datos._ Causara
que no obtengan informacin adicional de cada formulario.

Recomendacin

Al Gerente Financiero.

Elaborar inmediatamente un registro nico para los formularios de ingresos a caja.

1.8 SEGURIDAD PARA FORMULARIOS.

Observacin

Determinamos que los formularios en caja estn archivados y ubicados en su respectivo archivo para su
revisin en cualquier momento._ esto va en contra de las reglas de las compaas de guardar con seguridad
dichos formularios._ Provocara perdida de los mismos y por consiguiente un desequilibrio en los
formularios.

Recomendacin

Al Gerente Financiero.

Elaborar una orden para obligar al personal de caja que guarde con todas las seguridades los formularios y
evitar prdidas inesperadas al futuro.

1.9 SELLOS Y FIRMAS A LOS FORMULARIOS.

Observacin

Determinamos que son sellados y firmados al momento de su elaboracin porque no se desarrolla

formularios solo se registra su ingreso de la cantidad a caja._ Este procedimiento incumple con las normas
de la empresa porque debe estar firmada y sellada._Provocara alteraciones en los formularios y prdida de
dineros.

Recomendacin

Al Gerente Financiero.

Se recomienda dictaminar reglas y obligaciones al personal encargado para que selle y firme los formularios
en el momento indicado.

1.10 CAJA FUERTE PARA VALORES.

Observacin

Determinamos que no se cuenta con una caja fuerte para guardar los valores en efectivo y se los guarda
solamente en un cajn con llave._ esto infringe con la normativa de cuidar los dineros de la compaa que
priorizo sus capitales y podra causar una prdida de dinero y ser causa de desfinancia miento por falta de
cuidado y responsabilidad del personal encargado del dinero de caja.
Recomendacin

Al Gerente Financiero.

Se sugiere que de manera inmediata se implemente una caja de seguridad para guardar los valores de caja.

1.11 EXCESO EN GASTO CAJA CHICA.

Observacin

En el arqueo a caja efectuado determinamos que se efectuaron dos adquisiciones a selecta y pinta color
excedindose en el gasto mximo de 20 dlares._ Se incumple con la disposicin emitido por gerencia en el
cual se determina que el fondo es para gastos menores a 20 dlares este procedimiento puede dar lugar a
que se efecten gastos permanentes en exceso.

Recomendacin

Al Gerente Financiero.

Disponer a la custodia del fondo que se inhiba de efectuar adquisiciones que supere el monto de gasto
asignado., en caso de persistir la custodia ser responsable de pagar las diferencias.

1.12 ADQUISICIONES SIN LIQUIDAR.

Observacin

Hacer referencia de que se ha efectuado tres adquisiciones que corresponden a los meses de Septiembre,
Octubre, Noviembre que no se estn liquidando en forma mensual esto incumple con una disposicin legal
del rgimen Tributario que dice que los gastos deben liquidarse en el mes que corresponde._ da lugar a que
no se pueda declarar estos valores como un crdito tributario.

Recomendacin

Al Gerente Financiero.

Se recomienda que el custodio haga las liquidaciones cada mes.

1.13 ADQUISICIONES SIN FACTURAS.

Observacin

Se determin que existen adquisiciones sin las correspondientes facturas como soporte._ Est incumpliendo
la ley de rgimen tributario que determina que toda adquisicin superior a cuatro dlares tiene que tener su
correspondiente factura o comprobante._ puede dar lugar a que no puede determinar cmo crdito
tributario para caja.

Recomendacin

Al Gerente Financiero.

Que disponga que en caso de repetir estas compras no se consideraron vlidas y tendrn que devolver este
valor.

1.14 SIN SEGURIDAD PARA CAJA.

Observacin
Determinamos que no se cuenta con las seguridades debidas para caja._ esto incumple con las normativas
en el departamento establecido._ ocasionando perdida de los valores.

Recomendacin

Al Gerente Financiero.

Que implemente mayor seguridad a la caja para evitar cualquier prdida futura.

1.15 SIN LIQUIDES DE FONDO.

Observacin

Determinamos que no se liquid al fondo cada mes._ incumple con la ley del rgimen Tributario._ esto
ocasionara que no se pueda tener dinero disponible en el Fondo para un gasto.

Recomendacin

Al Gerente Financiero.

Recordar que se liquide el fondo cada mes y no deje pasar la fecha establecida.

1.16 DINERO DE FONDO ESPECIAL EN CUENTA DEL ENCARGADO.

Observacin

Se determin que en el arqueo de fondo especial, el Custodio el Ing. ngel Snchez, Jefe de Importaciones
tena el dinero del fondo depositado en su cuenta personal, por lo que al momento del arqueo entrego el
cheque certificado # 59870 del Banco del Pacifico con un valor de 1594.00 dlares, que inmediatamente fue
cambiado en el Banco y guardado en la oficina por parte del custodio._ Esta accin infringe con los
reglamentos de la compaa ya que el dinero es de la misma y debe estar en custodia en su oficina que sea
perteneciente a la compaa._ esto podra provocar un mal uso del dinero a prdida total del mismo por
parte del custodio.

Recomendacin

Al Gerente Financiero.

Se debera proceder con un llamado de atencin al custodio ya que no puede tener en su cuenta personal
sino el custodio la debe tener en su oficina.

2. BANCOS
2.1 SELECCIN DE ENTIDAD FINANCIERA SIN SUPERVISIN.
2.2

2.8 FECHAS PARA CONCILIACION

Observacin
En el anlisis del programa de control interno observamos que existen inmersas transacciones de
cheque girados y no cobrados de la fecha 24/03/2015, incumpliendo la normativa de control
interno para la declaracin oportuna de los documentos.
Recomendacin
Al gerente Financiero, disponer al tesorero la presentacin oportuna de la informacin para evitar
desfases o confusin en el manejo oportuno la informacin.

Atentamente.

ING. CESAR PACHECO

PRICE WATERHOUSE