ANALISA RUANG LINGKUP SISTEM TERINTEGRASI

OLEH :
ALVIANUS INCO YULIO MAMO
(13120901030)

PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN

FAKULTAS ILMU KESEHATAN,SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS DYANA PURA
BALI
2016
2.1. Manajemen Proyek Terintegrasi

Mengintegrasikan manajemen proyek meliputi koordinasi semua area pengetahuan

proyek ke dalam aktifitas pada siklus proyek atau tahapan tahapan pelaksanaan proyek guna
mencapai keberhasilan proyek sesuai dengan komponen proyek (kualitas, waktu, biaya, ruang
lingkup).
Untuk memperoleh hasil proyek yang memiliki kualitas sesuai dengan standart, dapat
diselesaiakan tepat waktu, biaya sesuai anggaran dan ruang lingkup sesuai dengan kesepakatan
membutuhkan siklus proses pendefinisian, perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan
persetujuan. Dan untuk masing-masing proses perlu pengelolaan ruang lingkup, kualitas, biaya,
waktu, sumberdaya manusia, komunikasi, resiko dan maanajemen pengadaan.
Project Definition (Pendefinisian proyek): Mendefinisikan sasaran, tujuan dan faktor-faktor
kesuksesan dari proyek yang merupakan komitmen dari dari pihak-pihak yang berkepentingan.
Definisi proyek meliputi :
Nama proyek. Setiap proyek harus memiliki nama yang unik agar dapat dibedakan dengan
proyek lain dan menghindari kebingungan antara proyek-proyek yang berhubungan.
Diskripsi proyek secara jelas dan keperluan yang ingin dicapai. Tujuan dari proyek harus
didiskripsikan secara jelas secara tertulis dengan memasukkan estimasi waktu dan biaya agar
tidak hanya berupa jargon.
Stakeholder. Stakeholder adalah individu atau sekumpulan orang atau unit organisasi yang secara
aktif terlibat di dalam penyelenggaraan sebuah proyek dan kepentingan mereka secara langsung
maupun tidak langsung mempengaruhi pengelolaan sebuah proyek (chan K.C. et al 2004).
Yang termasuk sebagai stakeholder dari sebuah proyek adalah :
1. Pimpinan proyek
2. User atau pemakai (individu atau organisasi) proyek teknologi informasi yang akan dibangun.
3. Sponsor, yaitu individu atau sekelompok orang atau organisasi yang membiayai proyek dan
bertanggung jawab terhadap pengalokasian sejumlah sumber daya yang dibutuhkan proyek.
4. Tenaga ahli yang terlibat proyek (analis sistem, programmer, konsultan proyek ), dan
sebagainya sesuai dengan bidang keahlian atau spesialisasinya.
Proyek harus memperhatikan dan berusaha memenuhi keinginan dari stakeholder. Manajer
proyek dan tim harus mengetahui betul tujuan yang harus dicapai serta kinerja yang harus
dipenuhi dari sebuah proyek. Memenuhi harapan para stakeholder merupakan sesuatu yang
sangat sulit dan merupakan tantangan tersendiri bagi manajer proyek, karena masing-masing
memiliki keinginan yang sering berlawanan menyangkut masalah kualitas, waktu, biaya dan
ruang lingkup, misalnya:
1. Pihak user (mis, Bagian Akuntansi) menginginkan software yang dapat memonitor dan
mengevaluasi arus uang sampai pada level yang sangat rinci sehingga memerlukan sistem yang
sangat komplek dengan biaya yang besar. Sementara Direktur Keuangan hanya mampu
mengalokasikan dana untuk membangun sistem yang kecil.
2. Presiden Direktur menginginkan sistem informasi dapat dibangun dalam waktu 2 bulan,
sementara sumber daya yang dimiliki hanya mampu menyelesaikan dalam waktu 4 bulan.
3. Bagian perencanaan pemasaran menginginkan sistem yang mampu memprediksi perilaku
pasar atau pelanngan, bagian penjualan menginginkan sistem yang mengelola transaksi
pembelian, dan bagian sumber daya manusia menginginkan sistem yang mandukung menilai
kinerja customer service, dan lain sebagainya.

2.2 Perencanaan Proyek

Segala sesuatu yang diperlukan untuk merencanakan (setting) proyek sebelum rangkaian
pekerjaan dimulai. Perencanaan berkaitan dengan kebutuhan dan alokasi sumber daya yang
diperlukan di dalam proyek yang mencakup ruang lingkup proyek, waktu, biaya , kualitas,
komunikasi, tenaga dan penanganan resiko. Keberhasilan proyek sangat tergantung pada akurasi
dari perencanaan proyek yang dilakukan.
Nama manajer proyek dan anggota tim inti. Struktur dan anggota tim proyek perlu dirancang
agar proyek dapat dicapai lebih efektif. Setiap individu yang terlibat di dalam proyek harus
mengetahuai secara pasti peranan, tugas dan tanggungjawabnya, terutama keterkaitan antara
aktivitas yang dilakukan dengan aktivitas lain yang dikerjakan anggota tim lainnya.
Penyerahan proyek. Gambaran yang jelas dari produk yang akan dihasilkan proyek. Software,
jenis hardware, laporan teknis, materi training adalah contoh yang perlu diserahkan ke pihak
pemberi tanggung jawab.

2.3 Pelaksanaan Proyek

Pelaksanaan proyek merupakan implementasi dari perencanaan proyek dengan cara

melakukan koordinasi tim proyek dan sumber daya yang lain untuk mengerjakan proyek guna
menghasilkan produk dan menyerahkan hasil proyek atau hasil dari masing-masing phase
proyek. Termasuk di dalam pelaksanaan proyek adalah mengembangkan tim proyek,
mendistribusikan informasi, pengadaan dan seleksi kebutuhan proyek, menjamin tercapainya
kualitas dan penyerahan hasil kerja.

2.4 Pengendalian Proyek

Proses pengawasan setiap aktivitas proyek untuk memantau agar setiap aktivitas tidak
menyimpang dari yang telah direncanakan. Manajer proyek dan staf mengawasi dan mengukur
dengan cara membandingkan progress dengan rencana dan melakukan koreksi jika diperlukan.
Jika diperlukan perubahan, seseorang harus mengidentifikasi, menganalisis dan melakukan
perubahan tersebut.
Proses penyerahan dan persetujuan :
Proses ini merupakan persetujuan secara formal antara pelaksana dan pemberi proyek bahwa
proyek telah selesai dan menghasilkan produk sesuai dengan kesepakatan.

2.5. 9 knowledge area selama siklus hidup proyek:

1. Ruang Lingkup Manajemen proyek
Ruang lingkup adalah semua pekerjaan yang termasuk dalam penciptaan
produk.Manajemen ruang lingkup terjadi atau diperlukan pada tahap inisiasi, perencanaan dan
pengendalian.
Proses utama proyek yang termasuk dalam manajemen ruang lingkup meliputi :

a) Initiation.
Termasuk dalam proses ini adalah komitmen organisasi pada awal proyek atau kelanjutan
fase berikutnya dari sebuah proyek. Output dari proses initiation ini adalah project charter
(diagram proyek), dimana berupa dokumen formal yang menunjukkan eksistensi dan
memberikan overview menyeluruh dari proyek.

b) Perencanaan ruang lingkup/Planning.

Peran WBS paling banyak pada tahap ini, yaitu:
1. Perencanaan Lingkup : Proses perencanaan lingkup tentang bagaimana WBS akan dibuat
dan didefinisikan.
2. Pendefinisian lingkup : mendekomposisikan proyek utama menjadi aktivitas-aktivitas lebih
kecil yang deliverable dan komponen yang manageble. Tim proyek membuat Work Breakdown
Structure (WBS) dalam peroses ini.
3. Definisi Aktifitas : WBS adalah sumber input pada proses ini dan menjadi komponen kunci
atas perencanaan proyek
4. Perkiraan Biaya : WBS sebagai input pada proses ini.
5. Perencanaan biaya : WBS sebagai input pada proses ini dan WBS mengidentifikasi project
deliverables dengan biaya yang dialokasikan.
6. Perencanaan Sumber Daya Manusia : WBS adalah sumber input pada proses ini dan menjadi
kunci utama perencanaan proyek.
7. Identifikasi risiko : WBS mengidentifikasi project deliverables yang harus dievaluasi atas
kejadian risiko
8. Perencanaan Mitigasi Risiko : WBS dapat diupdate untuk dimasukkan pekerjaan dan
deliverables yang diperlukan dalam rangka manajemen risiko.
9. Rencana Perolehan dan Pengadaan : WBS adalah input atas proses ini.
c) Monitoring and Controlling/ pengendalian

1) Verifikasi Lingkup : WBS memfasilitasi proses penerimaan secara resmi atas deliverable
yang telah selesai
2) Kendali lingkup : WBS adalah sumber input pada proses ini, yang menjadi komponen utama
dalam perencanaan proyek.
3) Penting untuk melakukan adjusment atas WBS jika ada perubahan lingkup proyek
sedemikian perubahan yang akan datang akan berdasarkan atas update yang disetujui
berdasarkan project baseline. WBS meningkatkan kemampuan project manager untuk menilai
dampak atas perubahan lingkup.
4) Kendali biaya : Pembuatan WBS menunjukkan titik terbaik dalam hierarki atas deliverables
dimana implementasi kendali biaya