ADMINISTRACION CENTRAL MUNICIPIO DE PUERTO GAITAN

MATRIZ DE COMUNICACIN POR PROCESOS

P
R A QUIEN LO
O QUE COMUNICA QUIEN LO COMUNICA POR QUE MEDIO CON QUE FRECUENCIA REGISTRO
C
COMUNICA
E
S
O
* Registro de Asistencia a Capacitaciones
Charlas, reuniones, concursos,
Misin, Visin Poltica, Objetivos de *Comit Coordinador
A toda la Entidad folletos, instructivos, pagina Trimestral
Calidad. *Comit Operativo * Actas de Reuniones de divulgacin.
Web

* Registro de asistencia
*Comit Coordinador Cada vez que se establezcan nuevos * Divulgacin de Procedimientos e
Requisitos de los Clientes A toda la Entidad Verbal, charlas y conferencias
*Comit Operativo requisitos instructivos
* Actas de Reuniones
GESTION DEL DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

*Alcalde
En la implementacin del MECI * Cartelera de cada rea de trabajo e
*Representante de la Cartelera y verbal
Mapa de Procesos de la Alcalda A toda la Entidad Cada vez que haya un intructivos
Direccin Pgina Web
cambio de versin * Pagina Web
*Comit Operativo

* Escrito
*Comit Coordinador A Dueos de * Medios Electronicos Cada vez que exista un cambio en la
Despliegue de Objetivos * Lista de Distribucin
*Comit Operativo Procesos versin del despliegue de objetivos

*Representante de la * Actas del Comit Coordinador

Desempeo y resultados de la Al Comit Reuniones del Comit De acuerdo a la periodicidad de cada
Direccin * Matriz de Despliegue de Objetivos
Medicin del Sistema Coordinador Coordinador indicador de Gestin.
*Dueos de cada Proceso (Indicadores de Gestin)

* Matriz de Comunicacin divulgada en

*Alcalde Cartelera
Metodologa y canales de * Cartelera y verbalmente Cada vez que haya un cambio en los
*Representante de la A toda la Entidad * Matriz de Comunicaciones divulgada en la
Comunicacin del Sistema * Pgina Web canales de comunicacin de la Entidad
Direccin Pgina Web
* Actas de Comit

*Comit Reuniones, verbalmente Cada vez que se publique una nueva ley
* Actas de comit.
Cambios en la Legislacin Vigente * Alcalde Coordinador Notas internas, o normatividad o se presente un cambio
* Registro de Asistencia.
*Comit Operativo capacitaciones. en la Legislacin aplicable a la Entidad
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P
R A QUIEN LO
O QUE COMUNICA QUIEN LO COMUNICA POR QUE MEDIO CON QUE FRECUENCIA REGISTRO
C
COMUNICA
E
S
O
* Equipo de
Conformacin de Grupos para el *Acta de Reunin
Alcalde (Secretara de Direccionamiento Cada vez que se va a formular el Plan de
GESTIN DE LA PLANEACION

Establecimiento del Plan de Reuniones * Registro de Asistencia

Planeacion) * Equipo Desarrollo
Desarrollo * notas internas
Bsico

* Audiencias Pblicas
* Registro de Asistencia.
* Pagina Web
*Clientes Internos y Cada vez que se formule el Plan de * Actas de Reunin
Divulgacin del Plan de Desarrollo Secretara de Planeacin * Reuniones
Externos Desarrollo *Acto Administrativo que acoge el Plan de
* Documento Plan de
Desarrollo
Desarrollo

Reuniones de Concejo * Acuerdos

Modificaciones al Plan de Desarrollo Alcalde Concejo Municipal Cada vez que se requiera modificacion
Municipal *Actas de Reuniones

* Alcalde
Establecimiento del Plan Operativo *Documento POAI
*Secretara de Planeacin *Secretario de Reuniones Comit Tcnico Anualmente cada vez que se modifique.
Anual de Inversiones * Actas.
Hacienda

Otorgamiento o Negacin de Cada vez que un usuario solicite una

Oficina Juridica * usuario Escrito Resolucin que niega u otorga el permiso.
Licencias o permisos Licencia o un Permiso.
GESTIN JURDICA

* Usuario Ministerio
Notificacin de Auto de inicio de Cada vez que se expida una Licencia o
Oficina Juridica Publico (Terceros Escrito. Acta de Notificacin
Trmite un Permiso.
Intervinientes)

* Usuario Ministerio
Acto Admitivo que resuelve el
Oficina Juridica Publico (Terceros Escrito. Cada vez que se resuelva el recurso Acto Administrativo que resuleve el recurso
recurso.
Intervinientes)

* Usuarios
Cada vez que no se realicen los pagos a
Cobro Coactivo Oficina Juridica Secretara de Escrito Acto Administrativo de Incio del Proceso.
la Entidad
Hacienda
GESTIN JURDICA

Cada vez que se presenten procesos * Demanda

Acciones Judiciales Alcalde Oficina Juridica Escrito, verbal judiciales en contra o favor de la *Contestacin de demandas
entidad. *Expediente.
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MATRIZ DE COMUNICACIN POR PROCESOS

P
R A QUIEN LO
O QUE COMUNICA QUIEN LO COMUNICA POR QUE MEDIO CON QUE FRECUENCIA REGISTRO
C
COMUNICA
E
S
O
*Diarios de circulacin
*
PARTICIPACION SOCIAL

* Comunidad en Comunicados de prensa Cada vez que se realice una audiencia

Audiencias Pblicas Secretara de Gobierno * Diarios de publicacin
general * Televisin Pblica dentro de la Entidad
GESTION DE LA

* Radio
Involucrados en
realizar o Cada vez que se solicite realizar rueda
Ruedas de Prensa Secretara de Gobierno Escrito * Comunicado de Solicitud
participar en las de Prensa
Ruedas de prensa.

Cada vez que se genere una Peticin,

* Usuarios Internos y * Ventanilla nica
Peticiones, Quejas o Reclamos Escrito o Verbal Queja o Reclamo al Interior de la Formato de PQR
externos de la Entidad
Entidad

*Diarios de circulacin
*
Secretara de Gobierno, * Comunidad en Comunicados de prensa Cada vez que se realice una audiencia
Audiencias Pblicas * Diarios de publicacin
Oficina de Planecain general * Televisin Pblica dentro de la Entidad
COMUNICACIN PUBLICA

* Radio

Involucrados en
realizar o Cada vez que se solicite realizar rueda
Ruedas de Prensa Secretara de Gobierno Escrito * Comunicado de Solicitud
participar en las de Prensa
Ruedas de prensa.

Cada vez que se genere una Peticin,

* Usuarios Internos y * Ventanilla nica
Peticiones, Quejas o Reclamos Escrito o Verbal Queja o Reclamo al Interior de la Formato de PQR
externos de la Entidad
Entidad

A los involucrados Auditorias Internas de Calidad

Acciones Correctivas, preventivas o
* Comit de Calidad en las actividades Preauditoria Cada vez que se levante una accin
MEJORAMIENTO

de mejora que se lleven a cabo en el *Formato Plan de Accin, Plan de Mejora.

* Comit Operativo que esta accin Auditoria de Certificacion correctiva, preventiva o de mejora
Sistema de Gestin de Calidad.
CONTINUO

implique.
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P
R A QUIEN LO
O QUE COMUNICA QUIEN LO COMUNICA POR QUE MEDIO CON QUE FRECUENCIA REGISTRO
C
COMUNICA
MEJORAMIENTO

E
S
CONTINUO

Por medio de reuniones,

Procedimientos establecidos y * Dueos de Procesos A los involucrados copias de procedimientos Cada vez que se establezca un
documentados para el Sistema de * Representante de la segn correspondan documentados instructivos, procedimiento, una persona nueva o que * Registro de Asistencia
Gestin de Calidad de la Alcalda Direccin sus funciones manuales, Listado Maestro de haya un cambio de versin
Documentos