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GUIA PARA APRENDER A

AUMENTAR A PRODUTIVIDADE
DO SEU ESCRITRIO CONTBIL
03 Introduo

05 Motivao da equipe

09 Automatizao dos processos manuais

14 Invista em Tecnologia

17 Invista em Capital Intelectual

18 Trabalhe Segmentos Especficos

21 Concluso

25 Sobre a Alterdata
Introduo
INTRODUO

O papel do profissional contbil cresceu com o decorrer do tempo, indo muito alm de apenas registrar
e organizar documentos. A contabilidade pode colaborar com o processo de gesto das empresas ao
passo que presta assessoria aos gestores na elaborao de ferramentas de gerenciamento econmico
e na gerao de dados valiosos, que servem de base para a tomada de decises.

Diante de tamanha responsabilidade e do grande volume de tarefas que acumulam, os escritrios contbeis
tm buscado maneiras de aumentar a produtividade e, ao mesmo tempo, manter ou aprimorar a qualidade
do servio que oferecem.

Para alcanar esse objetivo, os gestores desse setor tm ao seu dispor diversos mtodos e ferramentas
que, se bem utilizados, podem otimizar os processos do escritrio sem que isso comprometa os recursos
da instituio.

Preparamos este guia para voc entender quais medidas so essas e como podem ser aplicadas em seu
escritrio contbil.

Acompanhe!

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Motivao da equipe
MOTIVAO DA EQUIPE

Trabalhar a motivao da equipe no escritrio


c o n t b i l f u n d a m e n t a l p a ra a u m e n t a r a
produtividade.

O livro Gesto Pblica Responsvel, publicado pelo


Conselho Federal de Contabilidade (CFC), reconhece
que as pessoas so a base fundamental de
qualquer entidade.

Acrescenta ainda que importante preparar os


profissionais para as atividades desenvolvidas
e criar um clima adequado para melhorar o
desempenho da instituio como um todo.

Isso significa que quanto mais bem preparada e


motivada est a equipe, maior ser sua produtividade.

Observe algumas medidas simples que podem ser


tomadas para motivar o grupo.

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MOTIVAO DA EQUIPE

MONTE UM QUESTIONRIO DE CLIMA ORGANIZACIONAL

Antes de estruturar uma estratgia em relao aos seus colaboradores, conhea seus desafios, anseios e
necessidades. Isso pode ser feito por meio de um questionrio que rena as principais informaes sobre
o trabalho e as opinies dos funcionrios.

Para que essa pesquisa seja feita com sucesso, necessrio planejar cada etapa, considerando com
antecedncia problemas especficos e temas relevantes que, geralmente, so levantados pelos colaboradores.
Deve ser definido tambm o modo como esse questionrio ser distribudo.

ESTABELEA METAS E OFEREA RECOMPENSAS

Coletados os dados, hora de montar uma estratgia que atinja de forma positiva no s a equipe como
um todo, mas tambm cada colaborador individualmente.

Algumas dessas estratgias podem incluir programas de gamificao, em que metas so definidas e
recompensas so distribudas para aqueles que obtiverem bons resultados.

Essas medidas criam um clima estimulante e motivador dentro da rotina do escritrio.

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MOTIVAO DA EQUIPE

ESTIMULE A COMUNICAO E O
TRABALHO COLABORATIVO

Cada profissional do escritrio tem potencial e habilidades


que usam para realizar seu trabalho com qualidade.
No entanto, quando essas habilidades so usadas em
conjunto com a equipe, o resultado final potencializado,
gerando um sentimento de colaborao.

O prprio gestor pode entrar nesse clima colaborativo por


apresentar os objetivos e dificuldades de cada projeto aos
seus funcionrios e ouvir suas opinies. A comunicao
aberta com toda a equipe vai fazer com que ela se sinta
parte do negcio.

A mesma publicao do CFC afirma que motivar as pessoas


uma das principais funes da gesto e, certamente,
o gestor que busca isso ver claramente o aumento da
produtividade em seu escritrio.

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Automatizao dos
processos manuais
AUTOMATIZAO DOS PROCESSOS MANUAIS

O escritrio contbil lida com uma enorme demanda de processos burocrticos envolvendo entidades
privadas e pblicas.

Administrar todos esses documentos manualmente consome tempo e energia, alm de estar mais propenso
a erros. Felizmente, existem diversos modelos de software que automatizam esses processos, contribuindo
para aumentar a produtividade. Eles so conhecidos como sistemas de automao contbil.

Os sistemas automatizam os processos contbeis, oferecendo maior velocidade no processamento de


arquivos SPED e na importao de notas fiscais direto do site da Receita Federal. possvel ainda importar
dados de DANFEs, XMLs, MFD, SPED, Sintegra e CT-e do cliente direto para o sistema do seu escritrio.

Dessa forma, o software capaz de atender perfeitamente as demandas nas reas do departamento pessoal,
contbil e fiscal, resultando em um aumento exponencial na produtividade.

Para a adoo desse tipo de tecnologia, o Conselho Federal de Contabilidade sugere cinco iniciativas bsicas
para o bom funcionamento do software, que devem ser tomadas periodicamente.

Embora sejam aplicveis aos CRCs (Conselhos Regionais de Contabilidade), tambm so, em princpio, teis
aos escritrios de contabilidade. Confira!

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AUTOMATIZAO DOS PROCESSOS MANUAIS

DISPONIBILIZE O SOFTWARE

importante fazer um levantamento


para definir quais processos podem ser
automatizados por meio de um software.
Essa pesquisa deve ser feita periodicamente,
j que processos que hoje no tm solues
de automatizao, podem contar com novas
tecnologias em um futuro prximo.

Alm disso, pode ser que, depois de um tempo,


o uso de algum software no seja mais
necessrio ou no esteja mais atendendo
a necessidade do escritrio. Ele pode ser
atualizado, substitudo ou mesmo descartado.

Nesse contexto, til escolher um profissional


para responsabilizar-se pela pesquisa e pela
implementao de tais processos.

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AUTOMATIZAO DOS PROCESSOS MANUAIS

CAPACITE OS USURIOS

Ter o melhor software no garantir aumento da produtividade se os usurios no souberem oper-lo. Por
isso, tanto gestores quanto funcionrios devem conhecer bem as ferramentas com as quais trabalham.

Um bom treinamento, portanto, fundamental.

Saber operar esses sistemas de forma correta vai garantir a segurana dos dados, um fator preponderante,
uma vez que so informaes corporativas e jurdicas importantes para a corporao.

Muitas empresas que fornecem o software tambm disponibilizam consultoria e treinamento adequados
e isso pode ser um diferencial na escolha do sistema e da empresa fornecedora.

FAMILIARIZE-SE COM OS RELATRIOS OPERACIONAIS E GERENCIAIS

Uma grande vantagem dos sistemas de automao contbil a facilidade no gerenciamento das informaes,
que podem ser emitidas por meio de relatrios. Eles fornecem dados sobre contas a pagar e a receber,
extratos de transaes, demonstrativos contbeis, contratos, resolues e muitos outros. Entender os tipos de
relatrios e saber interpretar suas informaes essencial para realizar as tarefas de forma precisa e segura.

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AUTOMATIZAO DOS PROCESSOS MANUAIS

AVALIE A SATISFAO DOS USURIOS

Aps a implementao do sistema de automatizao e o devido treinamento, necessrio avaliar com os


usurios como foi a experincia que tiveram com o sistema. Pesquisas de satisfao podem ser elaboradas
para apontar as dificuldades enfrentadas e buscar solues no aprimoramento do software ou na oferta
de treinamento adicional.

INTEGRE AS INFORMAES

Um dos grandes mritos da automatizao a capacidade de integrar informaes de diversos setores em


uma nica plataforma. No entanto, isso no ocorrer se os dados no forem inseridos de forma correta, ou se
simplesmente no forem includas. Essa integrao tambm vale para informaes antigas que a empresa
julgue importantes, como o histrico financeiro, admisso e demisso de profissionais, contratos, etc.

Quanto mais completas forem as informaes, melhores sero os dados gerados pelo sistema, contribuindo
para a qualidade e a produtividade do trabalho dos profissionais.

A Alterdata Software a maior desenvolvedora de sistemas contbeis do Brasil e possui ampla experincia
no segmento.

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Invista em tecnologia
INVISTA EM TECNOLOGIA

De fato, a tecnologia tem modificado a rotina


no setor de contabilidade, com uma melhoria
significativa na realizao das tarefas e no
atendimento ao cliente.

Uma prova disso foi a criao do SPED (Sistema


Pblico de Escriturao Digital), que usa um
formato digital especfico para oficializar arquivos
de escrituraes contbil e fiscal das empresas.
Evolues assim tm levado os escritrios contbeis
a se capacitarem e modificarem a sua prpria
infraestrutura organizacional.

Alm dos sistemas para a automatizao dos


processos, existem outros recursos tecnolgicos
que tambm contribuem para maior produtividade
do escritrio de contabilidade.

Conhea alguns deles e entenda suas vantagens.

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INVISTA EM TECNOLOGIA

ARMAZENAMENTO DIGITAL DE DOCUMENTOS

O profissional contbil lida com um volume enorme de documentos no seu dia a dia. Registrar, organizar,
guardar e procurar tais arquivos leva tempo, resultando na reduo da produtividade. Alm disso, o
armazenamento fsico desse material ocupa um espao considervel no escritrio.

Digitalizar esses documentos tem sido a melhor soluo para agilizar os processos. Documentos digitais
no ocupam espao fsico, so organizados automaticamente e so de fcil indexao. Esses arquivos
digitais podem contar com sistemas de armazenamento em nuvem, ou cloud computing, permitindo que
fiquem disponveis aos usurios a partir de qualquer dispositivo com acesso internet. Esse sistema pode
funcionar em plataformas web que integram o seu escritrio empresa do seu cliente.

SISTEMAS CRM

O uso de plataformas digitais e sistemas CRM (Customer Relationship Management) ajudam a diminuir a
burocracia no escritrio e aprimoram a comunicao entre clientes, gestores e colaboradores. Esses modelos CRM
so componentes de software que gerenciam o relacionamento com o cliente, monitorando e emitindo relatrios
sobre o status dos servios, fluxo e volume de atendimento, pagamentos, informaes sobre inadimplncia, entre
outros. Dessa forma, essas aplicaes auxiliam o gestor na anlise de rentabilidade e de produtividade do escritrio.

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Invista em Capital
Intelectual
INVISTA EM CAPITAL INTELECTUAL

Profissionais capacitados so uma das principais chaves para se obter maior produtividade na empresa e
isso vale para qualquer segmento. So eles que vo operar as ferramentas que a instituio dispuser e, se
no forem habilitados, podero desperdiar tempo e recursos valiosos. Para ter profissionais desse porte
em seu quadro de funcionrios a empresa precisa trabalhar em duas frentes:

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INVISTA EM CAPITAL INTELECTUAL

ATRAIA E RETENHA TALENTOS

Contratar profissionais experientes e com boa reputao e reconhecimento no mercado vai agregar valor
sua empresa. A bagagem que trazem pode beneficiar sua equipe na medida em que trocam vivncias,
opinies e novas formas de realizar o trabalho.

Uma vez contratados, importante que empresa invista para que esses profissionais permaneam na
instituio e no a troquem por oportunidades que julguem melhores. Para conseguir isso, observe algumas
inciativas que so sugeridas pelo CFC:

Elaborar o Plano de Carreira e Plano de Cargos e Salrios;

Desenvolver mecanismos de feedback;

Oferecer um clima agradvel;

Obedecer s leis trabalhistas;

Identificar o nvel de satisfao dos colaboradores por meio de pesquisas de satisfao;

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INVISTA EM CAPITAL INTELECTUAL

Buscar convnios com outras entidades para a concesso de benefcios;

Criar polticas de reconhecimento.

Essas so apenas algumas medidas que podem contribuir para que profissionais talentosos continuem
atuando em sua empresa de forma produtiva e satisfatria.

PROMOVA A CAPACITAO E ATUALIZAO PROFISSIONAL

Atrair novos profissionais no significa que a empresa no investir naqueles que j fazem parte da sua
equipe. Muitos desses funcionrios apresentam um grande potencial e podem ser incentivados por meio de
programas de capacitao e atualizao acadmica. Isso permite que os gestores harmonizem seu quadro
de profissionais s suas necessidades e objetivos.

O incentivo capacitao pode ser feito por estabelecer polticas de benefcios para funcionrios com
melhor formao e convnios com instituies de ensino pblicas e privadas. Obviamente, os gestores
que investem em seus profissionais no querem v-los abandonar a empresa. Por isso, os programas de
reteno de talentos para os novos profissionais tambm so amplamente aplicveis queles que j fazem
parte do escritrio h mais tempo.

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Trabalhe Segmentos
Especficos
TRABALHE SEGMENTOS ESPECFICOS

Um escritrio de contabilidade pode trabalhar com


empresas que possuem obrigaes fiscais bem
distintas. Essas obrigaes dependero do nicho ou
segmento de mercado em que atuam.

Tentar atender a todos os segmentos ao mesmo


tempo poder fazer com que o escritrio perca
o foco e no aprofunde seus conhecimentos em
nenhum setor.

Por outro lado, concentrar-se em apenas um segmento


permite aos gestores e aos demais profissionais se
especializar e, consequentemente, ganhar mais
produtividade e qualidade no trabalho que realizam.

Alm disso, os clientes sentem mais confiana na


empresa que especialista no nicho em que atuam,
e a empresa, por sua vez, ganha mais credibilidade
no segmento.

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Concluso
CONCLUSO

Os escritrios de contabilidade vivem grandes


desafios diariamente. medida que conquistam
novos clientes e parcerias, precisam se adaptar
a avanos tecnolgicos e se ajustar a novos
procedimentos legais. Por isso, essencial buscar
ser mais produtivo, primando pela qualidade e
mantendo uma boa relao custo-benefcio.

Faa bom uso dos mais modernos mtodos e


recursos da tecnologia, pois isso no apenas
importante, mas tambm vital para a sua empresa
ganhar vantagem competitiva e reconhecimento
no mercado.

24
A Alterdata a maior empresa do Brasil no setor de desenvolvimento
de software contbil. Desde 1989 investimos no melhor relacionamento
com nossa equipe e com nossos clientes, proporcionando o que h de
mais moderno em tecnologia no mercado.

Construmos sistemas de software e servios para diversos segmentos,


buscando atender as necessidades especficas de cada um deles.
Contamos hoje com mais de 1.000 funcionrios e 300 mil sistemas em
pleno funcionamento.

Mais do que bons sistemas, queremos desenvolver um timo


relacionamento com nossos clientes e oferecer-lhes o melhor atendimento,
com um alto padro de qualidade, como sempre.