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10) CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS

Conforme suas caractersticas e elementos essenciais, os documentos podem ser


classificados de acordo com o gnero, a natureza do assunto, a forma, o formato, a espcie e a
tipologia.

Classificao quanto ao Gnero


Gnero documental a configurao que assume um documento de acordo com o
sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo.

CONCEITO EXEMPLOS

Gnero documental integrado por


documentos manuscritos, datilografados
TEXTUAL OU ou impressos, como atas de reunio,
ESCRITO
cartas, decretos, livros de registro,
panfletos e relatrios.

Gnero documental integrado por


documentos em suporte sinttico, em
papel emulsionado ou no, que contm

ICONOGRFICOS imagens fixas (estticas), impressas,


desenhadas ou fotografadas, como:
fotografias, gravuras, diapositivos,
desenhos.

Gnero documental integrado por

SONORO documentos com dimenses e rotaes


variveis, contendo registros fonogrficos.

Gnero documental integrado por


documentos que contm imagens em
movimento, com ou sem som, como
FILMOGRFICOS
filmes e fitas videomagnticas. Tambm
conhecido como documento
cinematogrfico.
Gnero documental integrado por
documentos produzidos, tratados ou
INFORMTICOS
OU DIGITAIS armazenados em computador (disquete,
disco rgido, disco ptico).

Gnero documental integrado por


documentos em formatos e dimenses
variveis, contendo representaes
CARTOGRFICOS
geogrficas, arquitetnicas ou de
engenharia, como: mapas, plantas, perfis
e fotografias areas.

Gnero documental integrado por


documentos resultantes da

MICROGRFICOS microrreproduo de imagens em


microforma, mediante a utilizao de
tcnicas especficas.

Classificao quanto natureza do assunto


Quanto natureza do assunto, os documentos de arquivo podem ser classificados de
duas formas distintas:
Ostensivo ou ordinrio: documento sem qualquer restrio de acesso e cuja divulgao
no prejudicial administrao ou s partes.
Sigiloso: documento que pela natureza de seu contedo sofre
restrio de acesso. Ou seja, aquele que fica temporariamente submetido
restrio de acesso pblico em razo de sua imprescritibilidade para a segurana
da sociedade e do Estado. Esse tipo de documento requer medidas especiais de
salvaguarda para sua custdia, divulgao e acesso.
Pela grande importncia dessa matria para a sociedade em geral, o sigilo e o acesso
informao so tratados em legislao especfica (Lei 12.527/2012 Lei de Acesso Informao),
que estabelece que uma informao pblica somente deva ser classificada como sigilosa quando, de
forma inequvoca, for considerada imprescindvel segurana da sociedade ( vida, segurana ou
sade da populao) ou do Estado (soberania nacional, relaes internacionais, atividades de
inteligncia).
Nveis de sigilo
De acordo com a Lei 12.527/2012, as informaes sigilosas podem ser classificadas nos
seguintes nveis:

ULTRASSECRETA SECRETA RESERVADA


Prazo de segredo Prazo de segredo Prazo de segredo
mximo de mximo de mximo de

25 anos 15 anos 05 anos


Renovvel
Renovao Renovao
por uma
no prevista no prevista
nica vez

Poder ser estabelecida como termo final de restrio de acesso a ocorrncia de


determinado evento, desde que este ocorra antes do transcurso do prazo mximo
de classificao.

Para facilitar a aplicao da Lei de Acesso Informao, os legisladores especificaram as


autoridades responsveis por classificar as informaes nos diferentes nveis de sigilo, observando
que quanto mais restrito o grau de sigilo, maior dever ser o nvel hierrquico do agente pblico.
Presidente da Repblica;

Vice Presidente da Repblica;

Ministros de Estado e autoridades com as mesmas


prerrogativas;
ULTRASSECRETA
Comandantes da Marinha, do Exrcito e da
Aeronutica; e

Chefes de Misses Diplomticas e Consulares


permanentes no exterior.

Autoridades mencionadas acima; e


SECRETA Titulares de autarquias, fundaes ou empresas
pblicas e sociedades de economia mista

Autoridades supracitadas; e

As que exercem funes de direo, comando ou


chefia, de hierarquia equivalente ou superior ao nvel
RESERVADA DAS 101.5; e

As que compe o grupo - Direo e Assessoramento


Superiores, conforme regulamentao especfica

Informaes pessoais
Informaes pessoais so aquelas relacionadas pessoa natural identificada ou
identificvel, cujo tratamento deve ser feito de forma transparente e com respeito intimidade, vida
privada, honra e imagem das pessoas, bem como s liberdades e garantias individuais.
As informaes pessoais tero seu acesso restrito, independentemente de classificao
de sigilo, pelo prazo mximo de 100 (cem) anos a contar da sua data de produo. Elas podero ser
acessadas ou divulgadas pelos prprios indivduos ou por terceiros, sendo que neste ltimo caso
dever haver previso legal ou consentimento expresso da pessoa a que as informaes se referirem.

O consentimento no ser exigido quando as informaes pessoais forem necessrias para...

preveno e diagnstico mdico, quando a pessoa estiver fsica ou legalmente incapaz, e


1
para utilizao nica e exclusivamente para o tratamento mdico.

realizao de estatsticas e pesquisas cientficas de evidente interesse pblico ou geral,


2
previstos em lei, sendo vedada a identificao da pessoa a que as informaes se referirem.
3 Ao cumprimento de ordem judicial.

4 defesa de direitos humanos.

5 proteo do interesse pblico e geral preponderante.

Classificao quanto forma ou tradio documental:


Forma representa o estgio de preparao e transmisso dos documentos, podendo ser
dividida em minuta, original e cpia.
Minuta: forma sob a qual um documento, antes de sua feio definitiva, apresenta texto
abreviado ou completo que, embora sem os sinais de validao, j foi devidamente revisado.
Bellotto (2007, p.105) ressalta que h diferena entre minuta e rascunho, sendo este sujeito a
correes e rasuras, supresses, acrscimos e substituies.
A autora considera a minuta em dois sentidos:
1. Como a forma diminuta, diminuda e abreviada do original, seria um escrito
preparatrio e reduzido para que, a partir dele, se pudesse confeccionar o original, isto , um
conjunto de dados essenciais para a redao definitiva do documento.
2. Em outro sentido, a minuta o original, portanto, o rascunho j passado a limpo,
porm, sem os sinais de validao (assinaturas, carimbos, tintas, selos). Na verdade, sem validao,
as minutas no podem ter f, no sendo levadas em conta do ponto de vista jurdico.

MINUTA
Documento com caractersticas de futuro original;

Redao preparatria de um documento textual; e

o pr-original j concludo, no tendo apenas os sinais de validade que o tornaria o


original.
RACUNHO

Redao preparatria do original, podendo conter rasuras, correes e supresses; e

anterior minuta, que no apresenta imperfeies.

Original: representa a verso final de um documento, j na sua forma apropriada. Para


Bellotto (2007, p.106), o original o documento feito por direta vontade dos autores e conservado
em matria e formas genunas sob as quais foi originalmente emitido.
Deve-se considerar no original:
1. O seu carter de primeiro, de matriz;
2. O seu carter de acabado, perfeito, limpo.
Elementos que distinguem os originais das minutas e das cpias: as assinaturas ou
subscries, carimbos, selos, tintas, etc. inseridos no documento no momento justamente em que
ele se torna original.
Cpia: representa um documento formalmente idntico a um original. Ela pode conviver
com seus originais ainda existentes ou pode vir a substitu-los.

Classificao quanto espcie e tipologia documental


Espcie documental a configurao que assume um documento de acordo com a
disposio e a natureza das informaes nele contidas. a espcie que identifica o modelo que
servir como base jurdica ou consensualmente vlida para que o contedo do documento
arquivstico, correto em sua estrutura semntica, se torne legtimo/fidedigno/credvel.
De acordo com a lista das espcies documentais elaborada por Bellotto (2002, p. 46
90), segue quadro resumo com alguns exemplos de espcies documentais:

CONCEITO DE CADA ESPCIE


Documento de solicitao coletiva dirigido a uma autoridade pblica para
ABAIXO- manifestar apoio a algum, para demonstrar queixa, protesto coletivo ou para
ASSINADO
pedir algo que diga respeito ao interesse comum.

Registro resumido das ocorrncias de uma reunio, assembleia ou sesso,


ATA
assim como das decises tomadas por seus membros.

Declarao, por autoridade governamental, civil, militar, eclesistica ou


ATESTADO
notarial, a partir de uma realidade ou de um fato constatado.

Documento emanado de funcionrio de f pblica, mediante o qual se

CERTIDO transcreve algo j registrado em documento de assentamento, elaborado


segundo as normas notariais ou jurdico-administrativas.

Comunicao endereada simultaneamente a vrios destinatrios, com


CIRCULAR
contedo idntico e redao semelhante carta ou ao aviso.

Parecer de especialista no qual se expem observaes e estudos a respeito de


LAUDO
um objeto sobre o qual se solicitou uma percia.

Forma de correspondncia interna, objetiva e simples, para assuntos rotineiros,


MEMORANDO
entre chefias de unidades de um mesmo rgo.

Meio de comunicao do servio pblico. Forma padronizada de comunicao


OFCIO
escrita entre subalternos e autoridades, entre os rgos pblicos e entre estes
e os particulares, em carter oficial.

Determinao tcnica ou administrativa expedida por escrito por autoridade e


ORDEM DE
SERVIO dirigida aos responsveis por servios, tarefas ou obras, autorizando-os.

Opinio tcnica ou cientfica sobre um ato, servindo de base para a tomada de


PARECER
deciso.

Instrumento pelo qual se solicita algo autoridade pblica sem se ter a certeza
PETIO
ou a segurana quanto ao amparo legal do pedido.

Reunio cumulativa de documentos que acompanham o desempenho dos

PRONTURIO interessados na sua atuao profissional em cursos, estgios, tratamentos


mdicos e psicolgicos, assim como em programas educativos e de lazer.

Reconhecimento escrito e assinado por pessoa(s) que tenha(m) recebido


RECIBO
dinheiro ou objeto.

Exposio de ocorrncias, fatos, despesas, transaes ou de atividades

RELATRIO realizadas por autoridade com a finalidade de prestar conta de seus atos
autoridade superior.

Tipo documental a configurao que assume a espcie documental de acordo com a


atividade que a gerou. Ou seja, o tipo documental formado quando agregamos espcie
documental as atividades, funes e competncias da entidade produtora/acumuladora de
documentos.

Atividade
Funo

Espcie

TIPO DOCUMENTAL
Quadro elucidativo sobre espcie, funo e tipologia documental:
ESPCIE DOCUMENTAL FUNO/ATIVIDADE TIPO DOCUMENTAL

Abaixo-assinado de solicitao de
ABAIXO-ASSINADO Solicitar providncias
providncias

ATA Reunio do conselho Ata de reunio do conselho

ATESTADO Atestar bito Atestado de bito

CERTIDO Certificar tempo de servio Certido de tempo de servio

CIRCULAR Convocar reunio Circular de convocao de reunio

LAUDO Verificar a qualidade do solo Laudo de anlise do solo

MEMORANDO Solicitar material Memorando de solicitao de material

OFCIO Requisitar servidor Ofcio de requisio de servidor

Realizar encadernao de Ordem de servio de encadernao de


ORDEM DE SERVIO
livros livros.

Parecer jurdico sobre legalidade os


PARECER Verificar legalidade dos atos
atos

Interromper contagem de Petio de interrupo de contagem de


PETIO
prazo prazo

Atender paciente em clnica Pronturio de atendimento mdico


PRONTURIO
mdica

Receber material de Recibo de material de expediente


RECIBO
expediente

Relatrio de acompanhamento de
RELATRIO Acompanhar atividades
atividades

Classificao quanto ao formato


Formato a configurao fsica de um suporte, de acordo com a sua natureza e o modo
como foi confeccionado.
Exemplos:
CDICE

FICHA

CADERNO

LIVRO