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MANUAL DO USURIO

e-DOC 4

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N 1
Caro Usurio,

Seja bem-vindo ao treinamento de gerenciamento eletrnico de documentos e-doc


Sergipe.

Voc sabe o que um gerenciamento eletrnico de documentos?


O gerenciamento eletrnico de documentos fornece solues prticas para o
controle documental do empreendimento. A forma mais comum de utilizao deste
sistema atravs do acesso a internet ou por intranet, de forma a acessar verses
digitais de documentos relevantes.

A principal vantagem na utilizao de sistemas baseados no gerenciamento


eletrnico de documentos a otimizao do tempo na busca dos mesmos, alm
de economia em espao fsico destinado ao arquivamento e acesso.

Com a implantao de sistemas baseados em GED h economia em espao fsico


destinado ao arquivamento, pois o mesmo pode ser realocado. Esta soluo
tecnolgica aplicada atravs do e-doc Sergipe.

Voc sabe o que o e-doc Sergipe?


O e-doc Sergipe um gerenciador eletrnico que lhe permite criar, editar,
gerenciar e armazenar documentos e processos de forma eletrnica e eficaz,
tornando seu dia-a-dia profissional mais fcil e funcional.

O objetivo deste Manual servir de guia a todos os usurios do e-doc Sergipe,


tendo ou no recebido o Treinamento realizado em sua empresa. Aqui voc
encontrar respostas rpidas para as principais dvidas que surgem durante os
primeiros contatos com o e-doc Sergipe e tambm representaes de casos
prticos de gerenciamento eletrnico de documentos, acelerando sua compreenso
sobre o produto, permitindo-lhe trabalhar de forma autnoma e eficiente.

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N 2
Mdulo 1- Introduo

Vamos conhecer agora a estruturao da apostila de treinamento para o perfil


Usurio Padro do e-doc Sergipe.
Essa apostila foi elaborada para que voc conhea as principais funcionalidades do
e-doc Sergipe e entenda como ele pode lhe apoiar no trabalho.

Para isso, disponibilizamos uma srie de casos prticos onde sero apresentados
problemas comuns no dia a dia das empresas e como podemos solucion-los com o
uso do e-doc Sergipe.

Ao final da apostila voc conhecer:


As principais funcionalidades do e-doc Sergipe;
Quais os principais problemas da rea de Gerenciamento Eletrnico de
Documentos - GED;
Como o e-doc Sergipe pode ajudar a resolver estes problemas;

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N 3
Mdulo 2 - Conhecendo o e-doc Sergipe

Acessando o e-doc Sergipe

1- Acesse o programa e-doc Sergipe


2- Insira seu nome de usurio
3- Digite sua senha.

IMPORTANTE!

Preencha os campos Usurio e Senha com os dados do expresso que foram


fornecidos pelo setor responsvel e clique em Entrar.

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Ateno!

Esqueceu sua senha?


Sempre que um usurio esquecer uma senha ou por algum outro motivo precisar
alterar voc dever solicitar uma nova senha do Expresso Sergipe .

2.1 Pgina inicial do sistema, seus cones e Menus de Acesso

A figura abaixo representa a pgina inicial do programa que ser descrita em


detalhes na sequncia:

Tela Principal

Conforme tela acima, os itens sero descritos de acordo com a numerao da


imagem:

1- Abas de Navegao

As abas de navegao possuem diferentes opes de funcionalidades. Elas variam


de acordo com o perfil de acesso do usurio.

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A tela acima representa um perfil de usurio comum, ou seja, possui acesso a
produo de documentos, processos e protocolo, disponibilizados na aba Principal.

Em Opes do Usurio voc poder atualizar seu perfil, criar modelos


personalizados e configurar ausncias.

2- Menu de Funcionalidades

So os menus de acesso s funcionalidades do Sistema.


Obs.: Esses itens sero descritos nos prximos tpicos.

3- Links de Produo

Os Links de produo permitem que voc tenha acesso direto produo de


documentos e processos.

4- Caixas de Atalho
As caixas de atalhos oferecem acesso rpido na localizao de documentos e
processos.

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1-Caixa de entrada - Aqui sero apresentados todos os novos documentos e
processos enviados para voc, para seu departamento e os documentos
enviados para seu conhecimento.
2-ltimas Consultas - Sero apresentados os 10 ltimos documentos e/ou
processos que voc tenha consultado.
3-Favoritos - Lista os 10 ltimos documentos e/ou processo que voc
selecionar como favorito.
4-Novos Comentrios - Listar os 10 ltimos comentrios feitos em
documentos e/ou processos que estejam em sua posse.

5- Mudana de departamento

Essa opo informa o nome do usurio e em qual departamento se encontra


logado.
Se voc estiver vinculado a mais de um departamento, aqui voc ter a opo de
alternar de departamento.

6- Botes de Atalho

So botes que facilitaro sua navegao pelo Sistema:

Retorna pgina de principal do Sistema.

Direciona para a tela de Configuraes do Usurio (Opes do Usurio).

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Informaes sobre o produto, como: nmero da verso atual e data da
ltima atualizao.

Acesso ao Manual on-line do usurio.

Encerra a sesso. Importante! Antes de fechar o navegador clique neste


boto.

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N 8
Mdulo 3 - Documento

Os conceitos da ferramenta ficaram claros?


importante que esclarea todas as dvidas para que seu aproveitamento do
treinamento seja 100%!
A ferramenta de fundamental importncia para a sua empresa e facilitar seu
servio.

3.1 O que um documento?

Documento uma ou mais pginas de contedo com o objetivo de informar,


solicitar, atestar, estabelecer uma relao de direito, estabelecer normas, executar,
etc. Geralmente possui uma ou mais assinaturas e, na maioria das vezes, possuem
validade legal.
So exemplos de documentos: ata, atestado, aviso, carta oficial, circular, contrato,
declarao, memorando, ofcio, procurao, entre tantos outros.

Dentro do e-doc Sergipe um documento possui duas fases, so elas:

Minuta: Significa um rascunho inicial do documento. Por exemplo: quando


for redigir um contrato, primeiramente feito um tipo de rascunho com as
clusulas contratuais e apresentado para ambas as partes contratantes, e
em caso de mtuo acordo, redigido o contrato final a partir da MINUTA
(RASCUNHO).

Concludo: quando o documento j sofreu as alteraes necessrias, ele


dever ser finalizado e numerado.

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N 9
CASOS PRTICOS :

Vamos imaginar que voc precise criar um Memorando e enviar para o


departamento financeiro da empresa. Qual o procedimento para execuo
desse documento, sem utilizar o e-doc Sergipe?
Primeiro voc localiza, seja na sua mquina, na rede
ou em outro lugar, o modelo padro de ofcio usado
pela empresa. Em seguida voc preenche o
documento e verifica qual foi o ltimo nmero
gerado pela unidade ou rgo.
O modelo de documento um arquivo do Word que
permite alterao a qualquer momento.
Quando o documento estiver concludo ele ser impresso, assinado e enviado para
o destinatrio.
Todo esse procedimento realizado sem que haja controle de tramitao enquanto
minuta, no existem registros de data de incio e fim da elaborao do documento.

Agora vamos criar esse documento no e-doc Sergipe.


Voc dever acessar o e-doc Sergipe, em seguida selecionar a funcionalidade de
criar um novo documento. Na tela de criao do documento voc ir escolher o
modelo de Oficio, ele j vai estar configurado de acordo com os padres da
empresa. Preencha e salve o formulrio, voc poder enviar o documento para
outros departamentos e/ou usurios e o sistema ir registrar toda a tramitao,
assim voc ter condies de identificar por onde e por quem o mesmo passou.
Caso esse documento necessite ser alterado, o usurio executor dessa ao poder
guardar uma verso do documento que ele ir alterar, permitindo assim, que os
demais usurios comparem as alteraes feitas no documento.
No h necessidade de imprimir o documento para assinar, a assinatura pode ser
feita eletronicamente utilizando o token (certificado digital) ou atravs da prpria
funcionalidade do sistema, que permite assinar o documento postando no local
indicado a assinatura associada ao perfil de acesso do usurio assinante.

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Criando um documento
Quando precisamos criar um Documento em nosso dia a dia profissional o que
fazemos?

Vamos Lembrar passo a passo como elaborar um documento:


1- Definimos o tipo de Documento que vamos criar (um ofcio, um memorando,
etc.)
2- Redigimos o Documento
3- Assinamos ou informamos quem dever assin-lo
4- Tramitamos esse Documento para o destinatrio, para que sejam tomadas
as devidas providncias.
Com este sistema possvel ganhar tempo e aumentar a colaborao entre
funcionrios na elaborao deste Documento. Isso tudo de forma ordenada,
registrando por onde esse Documento passou, para garantir segurana durante sua
produo.

Vamos Praticar!
Veja o passo a passo da criao de um Documento.
Voc pode criar o documento atravs do link "Criar um Novo Documento".

Outro caminho para criar um documento atravs do Menu de Aes, Documento,


Novo.

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Aps solicitar a criao do documento o Sistema abrir a tela da figura abaixo.

*Os itens assinalados com asterisco vermelho so de preenchimento obrigatrio.

1- Interessado: Neste campo deve ser informado o interessado ou beneficiado,


pode ser: (O prprio autor do Documento, Qualquer outra pessoa ou Instituio de
que se trata o Documento).

2- Assunto: Informe aqui apenas o assunto de que se trata o Documento ou clique


no link "Assuntos" para selecionar um Assunto precadastrado.

3- Modelo de Documento: o modelo de documento que voc ir trabalhar. Ele


estar formatado segundo as regras da organizao.

4- Modelo Personalizado: Este um modelo que poder ser personalizado por


voc.

5- Data do Documento: Esta uma data flexvel que voc poder definir para o
documento, seja atual, futuro.

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6- Observaes: Escreva quaisquer observaes relevantes referentes ao
Documento que est sendo iniciado. Esse campo no de preenchimento
obrigatrio.

7- Notificar ao Concluir: Ao concluir a elaborao de um documento, todos os


envolvidos at o momento sero notificados por e-mail (EXPRESSO SERGIPE).

8- Classificao: Esse campo permite que voc informe qual a classificao do


documento de acordo com a tabela de temporalidade

definida pela sua organizao. A organizao pode optar por utilizar a tabela do
Conarq* ou criar sua prpria tabela.

9- Sigilo: Esse campo permite que voc escolha o grau de sigilo que dever ter o
documento. As credenciais de sigilo so atribudas ao seu perfil pelo administrador.
Voc poder criar e visualizar os documentos de acordo com as credenciais que
possuir.

10 Este o ltimo passo para a criao do documento, aps preencher as


informaes relativas ao documento clique em Salvar.

Vamos iniciar nosso segundo passo que o preenchimento do documento. Vamos


l!

Preenchendo o documento

Aps escolher o modelo do documento e preencher as informaes iniciais para


criao do mesmo no Sistema, ser aberta uma tela com as aes do documento.
Voc poder preencher as aes na ordem que desejar.
Para preencher o formulrio clique em Visualizar.

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O modelo escolhido ser aberto (BrOffice), contemplando as formataes padres
utilizadas pelo rgo.
importante que saiba que algumas informaes como Data, Assunto, Interessado,
informaes sobre o assinante e destinos internos e externos podem se
alimentadas automaticamente pelo Sistema.
Os campos preenchidos automaticamente so definidos pelo administrador.
O nmero do documento gerado automaticamente pelo sistema aps a concluso
do documento.
A sequncia de numerao do documento pode ser por departamento ou global, no
momento da criao do modelo padro o administrador define qual sequncia
dever ser seguida.

Para salvar o documento no Word clique no cone .

Liberando a Minuta

Esta funcionalidade possibilita liberar a minuta para que outros usurios da mesma
unidade consigam ter acesso ao menu de Aes da mesma.

3.4 Editando a Minuta

Aps inserir as informaes iniciais do documento, o sistema apresentar os dados


da minuta para preenchimento. A opo Editar Dados permite alterar os dados
inseridos no momento da criao.
Caso alguma informao seja alterada, clique em Salvar.

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Importante!
No possvel alterar o modelo de documento, caso seja necessrio a alterao,
dever ser criado um novo documento.

Assinantes

Voc sabe que um documento deve ser assinado para atestar sua validade, existem
alguns casos em que um documento no assinado, mas, em sua maioria ele deve
conter uma ou mais assinaturas. Lembre-se!
Na opo Assinantes devem ser escolhidos os usurios que iro assinar o
documento.

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Aps clicar em Assinantes ser aberta a tela para preenchimento do(s) usurio(s)
assinante(s).
1- Selecione a Organizao do assinante.
2- Selecionar a Unidade do assinante. Somente as unidades associadas
organizao escolhida estaro disponveis para seleo.
3- Selecione o nome do Assinante. Somente usurios vinculados ao
departamento escolhido e com perfil de assinante sero listados. Usurio
com perfil de assinante aquele que possui uma assinatura associada ao
seu perfil.
4- Marcando a opo notificar quando assinado, assim que o documento for
assinado, o Sistema se encarregar de enviar um e-mail para os usurios
que participaram da tramitao at o momento da assinatura.
5- A imagem da assinatura apresentada em uma tabela definida no modelo
de documento. Caso seja necessrio que o local da assinatura aparea em
branco, desmarque essa opo.
6- Marcador: Indica a quantidade de assinantes. Para cada marcador dever
ser associado um assinante.
7- Selecionada todas as informaes do assinante, clique em Adicionar
Assinante.

Destino Interno

Os Destinatrios Internos so os demais usurios do Sistema. Ao concluir um


documento o sistema se encarregar de tramitar automaticamente o documento
para o destino interno informado.

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1- Selecione a Organizao do destinatrio.
2- Selecione a Unidade do destinatrio.

Lembre-se!
Somente as unidades da organizao escolhida sero listadas.

3- Destinatrio ser o usurio que dever receber o documento.


4- Marcando a opo Para Conhecimento, ao receber o documento, o destinatrio
ter acesso ao mesmo em forma de leitura, ou seja, no conseguir realizar
nenhuma ao.
5- Notificar o destinatrio no Envio do documento.
6- Voc ser notificado quando o destinatrio Receber o documento.
7- Excluir o registro da lista de destinatrios.

Anexos

Voc sabe o que so os anexos? Vamos relembrar rapidamente o conceito:

Anexos so os documentos externos que podero complementar o documento.


Para anexar um documento voc deve, inicialmente, clicar na opo de Anexos no
canto esquerdo da tela.
Em seguida o sistema ir abrir a tela de incluso, como ilustrado a figura abaixo.

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N 17
1- Descrio: Informe o nome do anexo. Lembre-se que esse o nome de
identificao do seu anexo.
2- Clique em Procurar para buscar o(s) anexo(s) na sua mquina.
3- Clique em Carregar para adicionar o anexo.
4- Clique em Limpar Todos para remover todos os anexos carregados.
5- Clique em Excluir para remover um anexo especfico.

Favoritos

Voc poder adicionar os documentos pasta Favoritos que fica na tela principal
do sistema.

Essa opo permite que voc tenha acesso rpido aos documentos que estiverem
em sua posse ou at mesmo aqueles que tenham sado da sua caixa.

Para adicionar um documento pasta favoritos basta


clicar em Adicionar aos Favoritos.

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N 18
A figura abaixo representa a lista de documentos e processos adicionados aos

Favoritos. Para retirar da lista clique no cone da listagem.

Outra opo para retirar o documento da caixa de favoritos, clicando em


Remover dos Favoritos nas aes do documento.

Referenciar

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N 19
No documento que est sendo criado podero ser referenciados
outros documentos do sistema e estes podem ou no ter seus
tramites independentes.

Ao clicar na opo Referenciar sero listados os documentos do seu


departamento, incluindo os que esto em sua posse.

1- Selecione entre Documento ou Processo para realizar a busca.

2- Clique no cone para adicionar o documento ou processo.


Voc poder referenciar qualquer documento da lista.
3- Desmarcando a opo Trmite livre, o documento referenciado s
tramitar junto ao referenciador (principal).
Somente os documentos que voc estiver de posse podero ter seus tramites
associados ao documento principal.
Para os documentos referenciados, que tiverem seus trmites vinculados ao
documento principal, ser registrado um histrico dessa ao.

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N 20
Assinar e cancelar a assinatura

Para assinar o documento preciso ter preenchido a aba Assinantes.


Se voc estiver delegado como assinante, o sistema disponibilizar a opo
"Assinar".

Se o documento estiver assinado e no concludo voc poder cancelar a


assinatura.
Para cancelar a assinatura necessrio que o usurio delegado como assinante
esteja de posse do documento.
Ao cancelar a(s) assinatura(s) a minuta poder sofrer alteraes.
Para cancelar uma assinatura clique na ao Cancelar Assinatura no menu de
aes.

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N 21
Caso o documento tenha mais de uma assinatura ele s poder ser alterado depois
de todas as assinaturas canceladas.

Os cancelamentos devem ser feitos pelos respectivos assinantes.

Concluir a Minuta

Um documento, para ter validade, deve ser assinado, numerado e concludo.


Aps assinado, o documento poder ser concludo, ou seja, deixar de ser uma
minuta.

Para isso clique na ao Concluir.

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N 22
Lembre-se!

Caso haja mais de um assinante, todos devero assinar para que o documento
possa ser concludo.

Tramitar

Como ocorre uma tramitao?

Uma tramitao pode ocorrer entre rgos, departamentos, pessoas ou entre


pessoas de um mesmo departamento.

Para tramitar um documento preciso estar de posse do mesmo.

Clique em Tramitar.

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N 23
Em seguida ser aberta uma tela permitindo que voc preencha os dados do
trmite.

1- Selecione a Organizao para onde deseja enviar o documento. Se apenas


uma organizao estiver cadastrada esse campo aparecer inabilitado, ou
seja, no ser necessrio selecionar a organizao.

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2- Aps selecionar a organizao o sistema listar as Unidades vinculadas
organizao escolhida.
3- Selecione o Usurio que dever receber o documento.
4- Selecione a Classificao do trmite.
5- Voc poder definir um Prazo para receber o documento. Se o destinatrio
no receber o documento at a data estabelecida, o sistema enviar um e-
mail a ele notificando sobre o atraso no recebimento.
6- Selecionando a opo de notificao "Envio", o destinatrio receber um e-
mail do sistema notificando sobre o envio do documento.
7- Escolha a prioridade para o recebimento Baixa, Normal ou Alta, assim, o
destinatrio visualizar logo a prioridade para recebimento.
8- Selecionando a opo Gerar Guia de Tramitao, o Sistema ir gerar uma
guia para impresso para acompanhar o processo fsico. Na guia constar
algumas informaes como Origem, Destino, Data e Hora, e Usurio
Gerador.
9- Selecione o Texto Personalizado.
10- Campo Trmite livre para que voc informe o texto que desejar.
Complementando as informaes do documento ou informando os
procedimentos a serem tomados, por exemplo.
11- Depois de preencher as informaes, clique em Tramitar.

Cancelar um trmite

Atravs da caixa de sada voc localiza os documentos enviados.


Para cancelar um trmite preciso que o documento no tenha sido recebido pelo
destino para o qual foi encaminhado.

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N 25
Clique em Cancelar Trmite.

Aps o cancelamento do trmite voc ser novamente o detentor do documento,


podendo realizar alteraes ou at mesmo realizar um novo trmite.

Histrico de Leitura

O e-doc Sergipe registra a leitura de processos e documentos concludos. Assim,


qualquer usurio que visualizar o processo ou o documento, ficar registrado sua
Unidade, nome do Usurio e a Data em que foi feita a leitura. Clique em Histrico
de Leitura, conforme figura abaixo.

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O e-doc Sergipe exibir todo o Histrico de Leitura.

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N 27
Pesquisar um documento

CASOS PRTICOS :

Para localizar um documento e/ou processo


dentro da sua organizao o que voc faz?
Normalmente os documentos ficam nas mesas e esse o primeiro lugar onde
procuramos, quando no encontramos ligamos para um colega para tentar localizar
o mesmo, ou recorremos ao caderno de protocolo onde so registrados os envios e
recebimentos.
Devemos considerar o tempo desprendido na busca, assim como, a frustrao de
no encontrar a informao desejada. Em alguns casos precisamos, tambm,
buscar por informaes que esto arquivadas.
No e-doc Sergipe a busca simplificada, podendo ser realizada por meio de
metadados que se assemelham ao cadastro, por exemplo, voc precisa buscar um
documento, mas no lembra o assunto, sabe-se apenas que ele um memorando
criado no dia 29/01/2032, precisa localizar um processo mas no lembra quando o
mesmo foi criado, mas sabe-se que o interessado a Secretaria da Fazenda. As
pesquisas so coordenadas de acordo com a necessidade da informao que deseja
encontrar. O usurio poder tambm, salvar os filtros e utiliz-los sempre que
precisar.
Os documentos e processos so disponibilizados em buscas separadas, visando
diferenciar de forma organizada as informaes disponveis.

Voc poder pesquisar por um documento a qualquer momento, mas vale lembrar
as regras de visualizao:

O documento deve ter sido criado por voc ou por algum membro do seu
departamento;
Um documento criado em outro departamento ou rgo deve ter passado
por voc ou pelo seu departamento.

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N 28
Para facilitar sua busca, o sistema dispe de vrios status que compem o
documento. No menu documentos clique em Pesquisar.

Agora, selecione o filtro que deseja buscar os documentos.

1- Minutas em Meu Poder - Lista todas as minutas que esto em sua posse.
2- Documento em Meu Poder - Sero listados todos os documentos que
estiverem com voc, sejam eles minutas ou documentos concludos.
3- Documentos da Unidade - Todos os documentos que estiverem na
unidade sero listados, mesmo aqueles que no estejam com voc. Se o
documento foi enviado para a unidade e voc for um usurio responsvel
pela tramitao, voc poder receb-lo e ele passar para sua posse, os
demais membros da unidade continuaro visualizando esse documento
como sendo pertencente unidade.
4- Documentos para Conhecimento - Apenas documentos enviados
diretamente como cpia para voc sero apresentados.
5- Finalizados Documentos do seu departamento sero visualizados nesta
opo de busca.

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N 29
Um documento criado por voc ou pelo departamento e finalizado por outra
unidade no ser listado nesta pesquisa.

Importante!
Para refinar a busca voc poder optar por informar dados do documento que
deseja encontrar utilizando as opes de filtro.
Clicando na lupa o sistema abrir uma tela contendo todas as opes de filtros,
assim voc poder realizar buscas mais precisas evitando um montante indesejado
de documentos.
As opes de filtros demonstradas na figura abaixo esto disponveis em qualquer
pesquisa.

No canto esquerdo da tela voc poder gerar relatrios das informaes


filtradas nos formatos PDF e XLS (Excel).

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N 30
3.14 Finalizar

Finalizar um documento significa retira-lo do trmite, isso dever acontecer quando


o mesmo j tiver cumprido sua fase corrente.
A finalizao funciona como um repositrio onde voc guarda os documentos que
foram solucionados e no podem ser excludos.

Todos os documentos finalizados por voc ou pelo seu departamento constaro em


uma listagem.
Para localiz-los, na aba processos, clique em Pesquisar.

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N 31
E depois, clique em Finalizado.

O Sistema ir listar todos os documentos finalizados por voc ou pelo seu


departamento.

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N 32
Mdulo 4 Preferncias do Usurio

As Opes do Usurio tem a finalidade de facilitar a nossa navegao pelo edoc


Sergipe.
Podemos alterar nossa senha de acesso, criar modelos personalizados para os
documentos que mais utilizamos em nosso dia a dia, personalizar mensagens que
acompanham nossos despachos, configurar ausncias e delegar nossas funes a
outros colaboradores, dentre tantas outras funes.

Para ter acesso a essa configurao clique na aba Opes do Usurio:

Voc ser direcionado tela de Configuraes do Usurio:

O Administrador o responsvel por colher suas informaes e coloc-las no


sistema, assim voc j receber seu usurio e senha cadastrados. Altere suas

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N 33
informaes somente se houver algum dado incorreto. Alm de alterar seu nome e
senha, voc tambm poder personalizar despachos, definir a assinatura padro e
consultar sua assinatura e rubrica.
1- Nome do usurio. Altere se necessrio.
2- Altere sua senha sempre que julgar necessrio para garantir sua segurana
e confidencialidade. (Essa senha a do expresso, s pode ser alterada no
expresso)
3- Confirme a senha digitada no campo acima para concluir a alterao da
senha.
4- Itens por pgina: Esse campo diz respeito ao nmero de documentos e
processos que sero listados em sua tela sempre que voc acessar sua caixa
ou listagens de documentos e/ou processos. Esse campo vem
automaticamente definido com 10 itens por pgina. Para redefinir esse
nmero e escolher quantos documentos e/ou processos devero aparecer
nos modos de consulta, utilize as setas at atingir o nmero desejado.
5- Um usurio pode estar lotado em vrias unidades. Aqui voc poder definir
qual a sua Unidade Padro, ou seja, ao efetuar o login no sistema em qual
unidade voc estar logado.
6- Selecione um assinante padro somente se os documentos que voc cria
no seu dia-a-dia so assinados por uma nica pessoa. Voc mesmo ou outra
pessoa. Para isso, selecione o Departamento do assinante e, em seguida,
selecione o nome do assinante.
7- Texto padro para trmite: Quando despachamos um documento no e-
doc Sergipe, precisamos inserir uma mensagem que acompanhe esse
despacho. possvel, aqui, cadastrar essa mensagem, para concluir o

cadastro, clique no cone .


8- Trmite Personalizado: uma mensagem especfica, criada de acordo
com suas necessidades, para acompanhar seu documento ou processo a ser
tramitado. Quando desejar despachar um documento, no ser necessrio
digitar novamente, o trmite personalizado ser inserido automaticamente.
Para isso, selecione como Padro o texto que deseja acompanhar todos os
seus despachos.
9- Destinatrios padres para trmites: Voc poder preselecionar
destinos padres para escolh-los quando estiver preenchendo a tela de
tramitao. Essa funo permite que, ao estabelecer destinos padres, voc
no tenha que escolher entre todos os cadastrados no sistema.

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N 34
4.1 Ausncia

Em algumas situaes, precisamos nos ausentar de nosso local de trabalho.


Exemplos disso so: uma licena mdica, frias, licena-prmio, dentre tantas
outras situaes. Durante nossa ausncia geralmente designado um outro colega
que nos substituir em nossas funes at o devido retorno.
Com o e-doc Sergipe possvel configurar as ausncias de forma rpida e simples,
deixando tudo devidamente registrado.
Para inserir uma nova Ausncia, clique em Menu de Aes e, em seguida, Incluir.

1- Ausente: O Sistema j traz preenchido o seu nome, pois apenas o


administrador poder criar uma ausncia para um usurio que no seja ele.
A caixa de seleo, abaixo do nome, mostra os departamentos que voc
est vinculado, assim voc poder criar mais de uma ausncia
delegando um substituto diferente para cada departamento.
2- Substituto: Selecione a pessoa designada a substituir o ausente durante o
perodo especificado. Voc dever selecionar a Organizao, o Departamento
e o nome do Colaborador que o substituir nesse perodo.
Preencha as opes e clique em Salvar.
3- Perodo: Informe a data em que a ausncia se iniciar que a ausncia
terminar.
Clique no cone do calendrio e selecione a data.
4- Motivo: Detalhe o motivo da ausncia. Ativo: Marque essa opo para
tornar essa Ausncia ativa.
5- Responsveis pelos Trmites: Pr-define os responsveis pela tramitao
dos documentos. Selecione a pessoa responsvel pelo trmite. Voc dever
selecionar o nome do Colaborador.
Preencha as opes e clique em Salvar.

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N 35
4.2 Modelos Personalizados

Em nossa rotina de trabalho, geralmente, acabamos produzindo sempre os mesmos


tipos de documentos. Isso acontece porque determinados Departamentos tratam
de assuntos especficos e, por isso, precisam reproduzir certos Documentos,
mudando apenas uma informao ou outra.
Para facilitar esse processo, o e-doc Sergipe permite a criao de Modelos
Personalizados, que so modelos de Documentos parcialmente preenchidos e
formatados, onde podemos acrescentar apenas o que diferente.

Para criar um modelo personalizado preencha as opes na figura abaixo.

Modelo Base: Selecione um Modelo de Documento (Ofcio, Parecer, Circular


Interna, etc.), dentre os disponveis para edio. Esses Modelos de Documentos
foram previamente editados e cadastrados pelo Administrador do Sistema de sua
Organizao.

Descrio: Informe uma descrio para o modelo em criao. Exemplo: caso use
um Ofcio como modelo base, poder criar o Ofcio do Fulano. Esse modelo s
poder ser visualizado por voc, ento poder dar a descrio que quiser e que
facilite sua identificao em seu dia-a-dia de trabalho.

Assunto: Informe o assunto que esse modelo em criao dever trazer sempre
que for criado um documento a partir dele.

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N 36
1- Destino(s) Interno(s)

Esse campo dedicado queles Destinatrios dentro de nossa Organizao que


devero receber o Documento aps sua concluso. um campo til para os
documentos que encaminhamos sempre aos mesmos destinatrios.
Assim quando um Documento for criado a partir desse Modelo Personalizado, os
destinatrios internos j estaro selecionados.

Ateno! S preencha os campos de Destino(s) Interno(s) caso esse modelo em


criao seja sempre destinado aos mesmos colaboradores de sua Organizao.
Para definir um ou mais Destino(s) Interno(s), preencha os campos a seguir.

Organizao: Selecione a Organizao em que a unidade do destinatrio est


vinculada.

Unidade: Selecione a unidade em que o usurio destino est lotado.

Usurio: Selecione o Usurio que dever ser selecionado como Interessado Interno
e, em seguida, clique em Adicionar.

A caixa Destino(s) Interno(s) apresentar todos os destinatrios selecionados. Caso


tenha selecionado um destinatrio de forma equivocada, clique nele para selecionar
e, em seguida, Remover. Voc poder adicionar ou remover destinos internos
quantas vezes julgar necessrio.
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N 37
2- Predefinir assinante(s)

Organizao: Selecione a organizao em que a unidade do assinante est


vinculada.
Unidade: Selecione a unidade em que o usurio assinante est lotado.
Usurio: Selecione o nome do assinante.
Associar assinante ao marcador: Cada modelo possui a necessidade de um
nmero de assinaturas. Cada local destinado a essas assinaturas chamado de
Marcador. Se o Documento associado ao modelo que est sendo personalizado
possuir apenas uma assinatura, associe apenas um marcador ao assinante. Caso o
Documento possua duas ou mais assinaturas, associe dois ou mais assinantes a
esses marcadores. Caso tenha selecionado o Assinante errado, possvel remov-
lo. Para isso basta clicar no cone da lixeira correspondente ao Assinante desejado.

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N 38
4.3. Configuraes BrOffice - Como configurar Macros?

O que so Macros?

Uma macro uma srie de comandos e instrues agrupadas como um nico


comando para realizar uma tarefa automaticamente.

Macros so, geralmente, utilizadas para: acelerar tarefas rotineiras de edio ou


formatao, combinar diversos comandos por exemplo, para inserir uma tabela
com um tamanho e bordas especficos e com um nmero especfico de linhas e
colunas, tornar uma opo de caixa de dilogo mais acessvel e automatizar uma
sequncia complexa de tarefas, entre tantas outras tarefas.

Muitas Organizaes optam por desabilitar essas macros por razes de segurana.
Isso porque essas macros habilitadas podem permitir a entrada de vrus nos
computadores e, consequentemente, na rede.

Como o e-Doc Sergipe se utiliza de editores de texto, como o Office Word 2003,
2007 ou OpenOffice Writer, necessrio que sua Organizao habilite as macros,
afim de permitir que o e-Doc Sergipe possa acessar tais editores de texto e permitir
a produo de Documentos.

Veremos aqui como aprender a habilitar macros do editor de texto OpenOffice


Writer.

Geralmente essa tarefa realizada pelo Administrador Local. Caso ele no possa
configurar, aqui voc encontrar o passo-a-passo para realizar essa tarefa.

Habilitando Macros de Documentos no BrOffice Writer

Para habilitar macros utilizando o BrOffice Writer, siga esse passo-a-passo.

Abra o BrOffice Writer.

Clique em Ferramentas e, em seguida, clique em Opes.

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N 39
A caixa de Opes - BrOffice.org ser aberta. Clique em Segurana:

Clique em Segurana de macros:

A caixa Segurana de Macro ser aberto. Clique e selecione o Nvel de segurana Mdio. Em
seguida, clique em OK.

Clique novamente em OK para fechar a caixa Opes - BrOffice.org - Segurana.

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N 40
Feche o BrOffice:

Pronto. Daqui em diante, sempre que abrir um arquivo BrOffice contendo macros,
voc ser notificado.

Para continuar editando esse documento e poder salv-lo ao final de sua edio,
voc dever habilitar seu contedo.

4.4 Papis Importantes no e-doc

Protocolista

Protocolista tem como funo a abertura de processos, seus registros e


tramitaes. Trabalha tambm com recebimento de documentos: CI's e Ofcios
para cadastro e encaminhamento aos devidos setores.

Colaborador

Colaborador tem como funo acessar o e-doc Sergipe de acordo com o perfil
parametrizado para seu cdigo de acesso; iniciar procedimento para a incluso de
documentos e processos no e-doc Sergipe; proceder com a tramitao de
documento e processos de acordo com o mapeamento do fluxo predeterminado;
apor a assinatura digital requerida no parecer para o trmite do documento oficial,
desde que devidamente autorizado o seu uso; consultar o histrico do Sistema e
visualizar as aes realizadas; utilizar como referencial de no repdio a
autenticao do usurio, atravs de seu cdigo de acesso; tomar as providncias
necessrias execuo eficaz do trmite do documento, no mbito de seu rgo ou
entidade; informar ao Administrador Local toda e qualquer anormalidade que venha
acontecer no funcionamento do e-doc Sergipe.
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Colaborador RT

Colaborador RT tem as mesmas funes do Colaborador, com o diferencial de estar


autorizado a participar, ativamente, do trmite de documentos e processos no e-
doc Sergipe de acordo com o perfil parametrizado para seu cdigo de acesso, desde
que devidamente autorizado o seu uso, no mbito de seu rgo ou entidade.

Chefe de Unidade

Chefe de Unidade tem como funo gerenciar e coordenar as atividades da


unidade, a fim de atender as necessidades relacionadas na realizao de servios,
visando o melhor desempenho da equipe e a efetividade na execuo dos
procedimentos internos referentes s rotinas, Produzindo e apresentando relatrio
de gesto das atividades realizadas pela Diviso.

Administrador Local

Administrador Local tem como funo gerenciar usurios do e-doc Sergipe no


mbito da sua Instituio; gerenciar a usabilidade do e-doc Sergipe; orientando na
aquisio dos equipamentos necessrios ao funcionamento do sistema, no mbito
do rgo setorial; disponibilizando informaes tcnicas, aos rgos e entidade
integrantes da Administrao Pblica Estadual Poder Executivo, necessrias ao
seu regular funcionamento.

Algumas Observaes

1. Como devem ser digitalizados os documentos?


O processo de converso de imagens e sons de cdigo analgico para cdigo digital
por meio de dispositivo apropriado, como um scanner. Tem como objetivo migrar
documentos ou processos que se encontram em mdias analgicas (papel,
microfilme, fotografias etc.), para mdia eletrnica (digital), que sero salvos e
armazenados em disco rgido.

2. Que tipos de documentos ainda devem tramitar o fsico acompanhando


o virtual?
Todos os documentos que faam parte de um ou mais Processo ou que sejam
destinados a rgos Externos, levando em considerao que estes Destinatrios
no estejam na rede do Estado para utilizarem o e-Doc Sergipe.

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N 42
Perguntas Frequentes

1) Por que no consigo tramitar um documento para fora da minha


unidade?
- Verifique junto ao administrador se voc possui a permisso de responsvel pela
tramitao, provavelmente voc est habilitado para tramitar apenas dentro do
prprio departamento.

2) Como localizar os documentos enviados diretamente para mim?


- Todos os documento e processos enviados a voc estaro na caixa de entrada do
usurio. A caixa de entrada fica na tela principal do Docflow, mas o contedo
tambm pode ser visualizado atravs do menu caixa de entrada.

3) Recebi um documento, e agora? Onde localizar?


Depois de recebido um documento e/ ou processo ele passar a ficar em sua posse,
para localizar v em um dos menus, documento ou processo e selecione a opo
pesquisar, nas opes de pesquisa de documento escolha no campo filtro, Minutas
em meu poder ou se o documento estiver concludo, escolha documentos em meu
poder. Em caso de processo, escolha tambm no campo filtro processos em meu
poder.

4) Como localizar um documento que se encontra recebido na minha


unidade?
Os documentos e processos da unidade so localizados atravs das abas de
pesquisas, seja pelo nmero ou por algum metadado que o identifique. Para
realizar uma rpida pesquisa, selecione na tela de pesquisa a opo filtro e dentro
da caixinha documentos da unidade.

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