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UNIVERSIDADE FEDERAL DO ESPRITO SANTO

CENTRO DE CINCIAS JURDICAS E ECONMICAS


CURSO DE ARQUIVOLOGIA

VNIA CLIA DE OLIVEIRA

A DESCRIO ARQUIVSTICA NO ATOM E A NORMA


BRASILEIRA DE DESCRIO ARQUIVSTICA (NOBRADE)

VITRIA
2016
2

VNIA CLIA DE OLIVEIRA

A DESCRIO ARQUIVSTICA NO ATOM E A NORMA


BRASILEIRA DE DESCRIO ARQUIVSTICA (NOBRADE)

Trabalho de Concluso de Curso


apresentado ao Curso de Arquivologia do
Departamento de Arquivologia do Centro de
Cincias Jurdicas e Econmicas da
Universidade Federal do Esprito Santo
como requisito para obteno do grau de
Bacharel em Arquivologia, sob a orientao
da professora Dsc. Tnia Barbosa Salles
Gava.

VITRIA
2016
3

VNIA CLIA DE OLIVEIRA

A DESCRIO ARQUIVSTICA NO ATOM E A NORMA


BRASILEIRA DE DESCRIO ARQUIVSTICA (NOBRADE)

Trabalho de concluso de curso apresentado ao Curso de Arquivologia,


Departamento de Arquivologia, Centro de Cincias Jurdicas e Econmicas da
Universidade Federal do Esprito Santo, como requisito para obteno de grau de
Bacharel em Arquivologia.

_____ de Julho de 2016.

COMISSO EXAMINADORA:

Professora Dsc. Tnia Barbosa Salles Gava


Universidade Federal do Esprito Santo
Orientadora

Professora Dsc. Luciana Itida Ferrari


Universidade Federal do Esprito Santo
Membro Interno

Professor Dsc. Andr Malverdes


Universidade Federal do Esprito Santo
Membro Interno
4

RESUMO

Este trabalho tem como objetivo principal contribuir com a construo do conhecimento acerca da
descrio arquivstica no AtoM, apresentando suas funcionalidades de acordo com a Norma
Brasileira de Descrio Arquivstica (NOBRADE). Sero utilizados os seguintes eixos norteadores
como objetivos especficos: contextualizar a prtica de organizao da informao na perspectiva
histrica de acervos arquivsticos; aplicar no AtoM a tcnica de descrio realizada no livro/inventrio
Inventrio analtico dos livros do Cartrio de registro de Cariacica (ES) Manoel Pedro Victorino do
Rosrio com vistas observar as adaptaes de interface do software. A pesquisa se classifica na
categoria de pesquisa-ao, o que pressupe uma participao planejada do pesquisador na situao
problemtica investigada. A experincia de descrio no AtoM, adaptado s normas da NOBRADE,
correspondeu s expectativas das reas propostas: Identificao, Contextualizao, Contedo e
estrutura, Condies de acesso e uso, Fontes relacionadas, Notas, Controle da descrio, Pontos de
acesso e Descrio de assuntos, bem como garantiu os pressupostos bsicos da Norma: o respeito
aos fundos e a descrio multinvel. Espera-se que esta pesquisa venha constituir como fonte de
pesquisa para a rea arquivstica, e que outros discentes se engajem no projeto de produzir novos
conhecimentos.

PALAVRAS CHAVES: Descrio Arquivstica. AtoM. Acesso informao.


5

ABSTRACT

This work has as main objective to contribute to the construction of knowledge about the archival
description in the AtoM, presenting its features in accordance with the Brazilian Standard Archival
Description (NOBRADE). Will be used the guiding axes as specific objectives: contextualizing the
practice of organising information in historical perspective of archival collections; apply the AtoM the
technique description held in the book/inventory "analytical inventory of books of registry of Cariacica
(ES) Manoel Pedro Victorino of the Rosary" with a view to observe the adaptations of the software
interface. The research is classified in the category of action research, which presupposes a
participation planned of the researcher in the problematic situation investigated. The experience of the
description in the AtoM, adapted the rules of NOBRADE, corresponded to the expectations of the
areas proposed: Identification, contextualization, Content and structure, conditions of access and use,
related sources, Notes, control of the description, access points and description of subjects. As well as
secured the basic assumptions of Standard: respect for the funds and the description multilevel. It is
hoped that this research become a source of reference for the area archives, and that other students
to engage in the project to produce new knowledge.

Keywords: Archival Description. AtoM. Access to information.


6

Sumrio

1 INTRODUO ......................................................................................................... 8
2 ACERVOS ARQUIVSTICOS E A ORGANIZAO DA INFORMAO ................. 9
3 ATOM: UM SOFTWARE DE DESCRIO ARQUIVSTICA .................................. 12
4 A EXPERINCIA DE DESCRIO DO INVENTRIO ANALTICO DOS LIVROS
DO CARTRIO DE REGISTRO DE CARIACICA (ES) MANOEL PEDRO
VICTORINO DO ROSRIO NO ATOM ..................................................................... 14
4.1 A NOBRADE ..................................................................................................................... 16
4.2 A DESCRIO NO ATOM ................................................................................................. 17
4.3 DESCREVENDO O LIVRO/INVENTRIO NO ATOM .......................................................... 19
4.3.1 REA DE IDENTIFICAO ......................................................................................... 21
4.3.1.1 Cdigo de referncia ............................................................................. 21
4.3.1.2 Ttulo ..................................................................................................... 24
4.3.1.3 Data ....................................................................................................... 27
4.3.1.4 Data tpica/Local .................................................................................. 28
4.3.1.5 Nvel de descrio ................................................................................. 28
4.3.1.6 Dimenso e suporte .............................................................................. 30
4.3.2 REA DE CONTEXTUALIZAO ................................................................................ 31
4.3.2.1 Nome do produtor ................................................................................ 31
4.3.2.2 Histria arquivstica............................................................................... 32
4.3.2.3 Histria administrativa/biografia .......................................................... 33
4.3.2.4 Procedncia ........................................................................................... 33
4.3.3 REA DE CONTEDO E ESTRUTURA ........................................................................ 34
4.3.3.1 mbito e contedo ............................................................................... 34
4.3.3.2 Avaliao, eliminao e temporalidade ................................................ 35
4.3.3.3 Incorporaes........................................................................................ 35
4.3.3.4 Sistema de arranjo ................................................................................ 36
4.3.4 REA DE CONDIES DE ACESSO E UTILIZAO..................................................... 37
4.3.4.1 Condies de acesso ............................................................................. 37
4.3.4.2 Condies de reproduo ..................................................................... 37
4.3.4.3 Idioma do material; escrita do material; notas do idioma e escrita ..... 38
7

4.3.4.4 Caractersticas fsicas e requisitos tcnicos .......................................... 39


4.3.4.5 Instrumentos de pesquisa ..................................................................... 39
4.3.5 REA DE FONTE RELACIONADA ............................................................................... 40
4.3.5.1 Existncia e localizao de originais e existncia e localizao de cpias
............................................................................................................................... 40
4.3.5.2 Unidade de descrio relacionada ........................................................ 41
4.3.5.3 Notas sobre a publicao ...................................................................... 41
4.3.6 REA DE NOTAS ...................................................................................................... 42
4.3.6.1 Notas sobre a conservao e notas gerais ............................................ 42
4.3.6.2 Pontos de acesso assunto e lugares ................................................... 43
4.3.7 PONTO DE ACESSO ................................................................................................. 43
4.3.7.1 Pontos de acesso assunto e lugares ................................................... 43
4.3.8 REA DE CONTROLE DE DESCRIO ....................................................................... 44
4.3.8.1 Identificador da descrio ..................................................................... 44
4.3.8.2 Identificador da instituio ................................................................... 45
4.3.8.3 Regra ou convenes ............................................................................ 45
4.3.8.4 Estatuto ................................................................................................. 46
4.3.8.5 Nvel de detalhe .................................................................................... 46
4.3.8.6 Datas das descries ............................................................................. 47
4.3.8.7 Idioma(s)................................................................................................ 47
4.3.8.8 Fontes .................................................................................................... 48
4.3.8.9 Notas do arquivista ............................................................................... 48
4.3.9 REA E DIREITOS E REA DE ADMINISTRAO ....................................................... 49
5 CONSIDERAES FINAIS ........................................................................................................ 50
6 REFERNCIAS ......................................................................................................................... 51
8

1. INTRODUO

Nos dias de hoje cada vez mais o acesso informao est presente no cotidiano
da sociedade brasileira, sendo entendido como direito do cidado. Atravs da
internet nota-se o crescimento desordenado dos mais diversos tipos de informao.
Por outro lado, ela possibilita dar visibilidade s mesmas com a ajuda das diversas
tecnologias desenvolvidas tanto para a produo quanto para a organizao dessa
informao.

Pensando nesse boom de informao, Dziekaniak (2010, p.46) afirma que as


tecnologias da informao e comunicao (TICs) tm alterado sobremaneira o status
quo tanto da produo quanto do acesso informao. Nesse cenrio, temos as
informaes de cunho arquivstico onde as tecnologias so ferramentas importantes
de gesto.

Dentre as diversas ferramentas existentes que auxiliam na organizao de acervos


arquivsticos1, o software AtoM (Access to Memory) tem se destacado como
ferramenta de descrio arquivstica. O AtoM uma verso atualizada do ICA-AtoM
e seus padres de descrio foram projetados em torno dos padres internacionais
(ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDIAH) de descrio do ICA International Councilon
Archives - Conselho Internacional de Arquivos. Ele destina-se a ser flexvel o
suficiente para acomodar outras prticas baseadas em outras normas de descrio
nacionais ou internacionais. (ICA-ATOM, 2013).

Estas potencialidades do AtoM, alm de nos motivar para um maior aprofundamento


dos seus elementos de descrio, leva-nos observao atravs da prtica de
descrio em resposta seguinte questo-problema : Como se d a descrio no
AtoM , frente as adaptaes NOBRADE (Normas de descrio Arquivstica
Brasileira)?

1
Acervos Arquivsticos - Acervo- Documentos de uma entidade produtora ou de uma a entidade custodiadora.
Arquivo - Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pblica ou a privada,
pessoa ou famlia, no desempenho de suas atividades, independente da natureza dos suportes Disponvel em:
<http://www.arquivonacional.gov.br/download/dic_term_arq.pdf>. Acesso em: 22 de jun. 2016.
9

Diante do exposto, destaca-se que o objetivo principal deste trabalho consiste em


contribuir com a construo do conhecimento sobre a descrio arquivstica no AtoM
na perspectiva de apresentar suas funcionalidades de acordo com a Norma
Brasileira de Descrio Arquivstica (NOBRADE). Como eixos norteadores tm-se os
objetivos especficos: contextualizar a prtica de organizao da informao na
perspectiva histrica de acervos arquivsticos; aplicar no AtoM a tcnica de
descrio realizada no livro/inventrio Inventrio analtico dos livros do Cartrio de
registro de Cariacica (ES) Manoel Pedro Victorino do Rosrio com vistas
observar as adaptaes de interface do mesmo.

A pesquisa se classifica na categoria de pesquisa-ao e pressupe uma


participao planejada do pesquisador na situao problemtica investigada
(FONSECA, apud GERHARDT, SILVEIRA, 2009, p. 40).

Alm desta introduo, este trabalho apresenta mais cinco captulos, organizados da
seguinte maneira: O captulo 2 discute sobre Acervos arquivsticos e a organizao
da informao; No Captulo 3 apresenta-se o AtoM como um software de descrio
arquivstica; O Captulo 4 descreve a experincia de descrio do Inventrio
analtico dos livros do Cartrio de Registro de Cariacica (es) Manoel Pedro Victorino
do rosrio no AtoM; e no Captulo 5 esto as Consideraes Finais.

1. ACERVOS ARQUIVSTICOS E A ORGANIZAO DA INFORMAO

No contexto da prtica arquivstica, sabemos que no novidade que nas mais


diversas instituies seja acumulada uma grande massa documental, que se torna
crescente a cada dia.

Rousseau e Couture (2004, apud CALDERON ET AL, 2004, p. 99) afirmam que
qualquer organismo, independentemente de tamanho, misso ou setor de atividade,
para existir, funcionar e se desenvolver, necessita de informao. Para tanto, ela
precisa estar organizada.
10

Considerando a importncia dos arquivos nas instituies, faz-se necessrio uma


reflexo acerca do conceito de arquivo. Moreno (2006, p. 16) esclarece que os
arquivos no constituem uma coleo de documentos, mas sim uma acumulao
sucessiva, orgnica, natural de documentos. Pensando nisso, tanto na
administrao pblica como na privada os documentos dos arquivos representam as
atividades desenvolvidas nos rgos.

Ainda em relao a esse conceito, Moreno (2006, p.17) ressalta que os documentos
gerados e recebidos, em decorrncia das atividades das instituies, so detentores
de informao arquivstica, a qual tem peculiaridades e caractersticas especficas.

Refletindo sobre essa questo conceitual de arquivo, e vendo sua importncia para
o desenvolvimento das atividades nas instituies, percebe-se que a falta de
organizao, tratamento e recuperao das informaes contidas nos arquivos so
uma constante. Essa falta de organizao pode impactar nos resultados das
instituies. Moreno apud Tavares (2006, p 15), acerca do uso da informao para o
processo decisrio2, afirma que principalmente em organizaes pblicas, no
possuem, em sua maioria, o hbito de administrar sistematicamente a obteno de
informaes de maneira a orientar seu processo decisrio.

A respeito das informaes produzidas no mbito pblico, Melo (2014, p. 311)


discorre que:

Como centros privilegiados das informaes produzidas pelo Estado os


arquivos pblicos esto historicamente em situaes, que em alguns casos
podem ser considerados desastrosos, sem incentivo financeiros, sem
espaos fsicos que garantam segurana aos documentos, sem
profissionais que possam dar o devido tratamento e acesso.

Sobre o processo histrico documental brasileiro, Melo (2014, p. 311) afirma que:

No processo histrico brasileiro o crescimento desordenado da massa


documental, aliado ao desconhecimento das atividades do arquivo e do
profissional arquivista gerou um legado com altos tributos: massas
documentais sem organizao, perda de documentos, descontrole e
aumento da burocracia, onerando, por conseguinte, os cofres pblicos e o
prprio cidado.

2Processo decisrio o poder de escolher, em determinada circunstncia, o caminho mais adequado para
empresa. Disponvel em: <http://www.portal-administracao.com/2014/03/o-processo-decisorio-nas-
organizacoes.html> Acesso em: 22 jun 2016.
11

Sobre a falta de espao fsico para armazenamento nos arquivos Souza e Arajo
Jnior (2013, p. 132) diz que:

Esses acervos, apesar de imprescindveis gesto estratgica 3, vm se


constituindo em um problema pela para falta de espao fsico para guarda
de grandes quantidades de documentos em suporte papel e o alto custo do
armazenamento daqueles em formato digital. O valor de manter espaos
nas dependncias das organizaes, bem como nos seus sistemas
informatizados, vem desequilibrando a relao entre custo e benefcio da
manuteno dos acervos arquivsticos, sem contar as despesas envolvidas
na manuteno de pessoal especializado para o tratamento desses
acervos, que elevam sobremaneira o dispndio de recursos financeiros nas
corporaes.

Entretanto, mesmo as instituies tendo problemas com o custo-benefcio para


manuteno dos seus acervos, a legislao vigente exige a adequao deles
atravs da Lei n 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que Dispe sobre a poltica
nacional de arquivos pblicos e privados, sendo um marco histrico nas aes que
tratam da gesto documental4.

A organizao dessa massa documental, no s beneficia os processos decisrios,


como tambm facilita a recuperao da informao, o que vai ao encontro da Lei n
12527 de 18 de novembro de 2011 que dispe sobre os procedimentos a serem
observados pela Unio, Estados, Distrito Federal e Municpios, com o fim de garantir
o acesso a informaes.

Em relao a essa legislao, Melo (2014, p.310) expe que a Constituio


viabilizou a entrada de uma verdadeira poltica de arquivos no Brasil que veio com a
Lei de Arquivo e a Lei de Acesso a Informao. Contudo reconhece que:

Mesmo sendo recente os marcos legais sobre o acesso s informaes no


Brasil, eles vm consolidar as prticas de controle social e a participao
cidad nos processos decisrios do Estado e seus representantes.

Porm, o acesso s informaes produzidas pelo Estado est


comprometido, a partir do momento em que os arquivos pblicos, principais

3Gesto estratgica uma forma de acrescentar novos elementos de reflexo e ao sistemtica e continuada, a
fim de avaliar a situao, elaborar projetos de mudanas e acompanhar e gerenciar os passos de
implementao. Disponvel em:<http://www.administradores.com.br/artigos/marketing/o-que-e-a-gestao-
estrategica/28653/>. Acesso em: 22 jun. 2016.
4 Gesto documental o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo,
tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente. (Lei 8.159 de janeiro 1991).
12

agente de organizao e disponibilizao dos documentos esto relegados


a serem sujeitos secundrios nesta relao. (MELO, 2014, p 310).

Logo, sabemos que a implementao da legislao vigente um desafio.

2. ATOM: UM SOFTWARE DE DESCRIO ARQUIVSTICA

A ampliao das tecnologias da informao e o uso da internet trazem para a


disseminao da informao arquivstica um grande benefcio. Souza e Arajo
Jnior (2013, p. 149) ressaltam a importncia das tecnologias para a gesto
documental, afirmando que:

[...] a tecnologia da informao tem possibilitado importantes avanos nas


reas que tratam de grandes volumes de documentos, sobretudo
enfatizando o processo de busca e recuperao da informao arquivstica.
Entretanto, ela, em alguns momentos, entendida como soluo definitiva
de todo o problema, mas que, na realidade, mais um valioso ator no
mbito da gesto documental.

Nessa perspectiva tecnolgica, temos o software AtoM (Acess do Memory) como


valioso instrumento de descrio arquivstica. Ele um software livre5 que possui
cdigo aberto, que contempla as normas de descries arquivsticas. Portanto, no
h custos para o download do programa. O AtoM uma verso atualizada do ICA-
AtoM.

ICA-AtoM significa International Councilon Archives Access to Memory


(Conselho Internacional de Arquivos Acesso Memria). O software foi
concebido em total conformidade s normas do ICA. Dentre as suas
principais caractersticas destacam-se: o apoio para outras normas
relacionadas, incluindo EAD, EAC, METS, MODS, Dublin Core, a sua
aplicao concebida inteiramente para ambiente web; interfaces
multilngues; a possibilidade de ser utilizado como um Catlogo
multinstitucional; e possuir interfaces com repositrios digitais. (Traduo:
PAVEZI, 2013) (MANUAL DO USURIO EM LNGUA PORTUGUESA-BR
DO ICA-ATOM, 2013).

Sobre seu surgimento, Santos (2014, p.7) discorrem afirmando que a ideia surgiu
devido necessidade de ter a informtica como ferramenta de trabalho no campo da

5Software livre um a expresso utilizada para designar qualquer programa de computador que pode ser
executado, copiado, modificado e redistribudo pelos usurios gratuitamente. Os usurios possuem livre
acesso ao cdigo-fonte do software e fazem alteraes conforme as suas necessidades. Disponvel em:
<http://www.significados.com.br/software-livre/>. Acesso em: 22 jun. 2016.
13

arquivstica, em virtude da disseminao do conhecimento e da busca constante por


padronizaes no campo das Cincias da Informao.

De acordo com Manual do usurio em lngua portuguesa-BR (2013), o ICA-AtoM foi


desenvolvido em torno das normas de descrio do International Councilon Archives
(ICA):

General International Standard Archival Description (ISAD) 2nd edition,


1999;
International Standard Archival Authority Record (Corporate bodies,
Persons, Families) (ISAAR(CPF)) 2nd edition, 2003;
International Standard For Describing Institutions with Archival Holdings
(ISDIAH) 1st edition, March 2008;
International Standard For Describing Functions (ISDF) 1st edition, May
2007.

Flores e Hedlund (2014) analisam os recursos oferecidos pelo software, e listam


alguns itens que consideram de grande importncia para a atividade de descrio
arquivstica:

Possibilidade de criar, editar e excluir descries arquivsticas: esta a


funcionalidade principal e essencial do software;

Possibilidade de anexar o documento digital: permite anexar o documento


digital sua respectiva pgina de descrio arquivstica e, quando possvel,
exibindo na tela do navegador uma pr-visualizao do documento logo
acima dos seus elementos descritivos. Tambm possvel anexar vrios
documentos para uma nica pgina de descrio arquivstica, sendo que
estes ficaro em nvel abaixo dessa descrio;

Possibilidade de cadastrar novos usurios: este recurso permite que novos


usurios sejam cadastrados e tornem a ter privilgios para alteraes que
afetem a base de dados;

Criao de grupos de usurios: destina-se a criar grupos de usurios com


permisses especficas de insero, edio e excluso de dados, facilitando
o controle sobre os usurios e permisses dentre as vrias sees
existentes no sistema;

Realizao de pesquisa/substituio global de termos: este recurso permite


a alterao de palavras simultaneamente em diversos nveis de descrio;

Integrao com motor de busca avanada: possvel realizar combinao


de buscas usando palavra-chave ou frase em qualquer campo ou campos
especficos da descrio documental, utilizando operadores de buscas,
tornando as buscas mais precisas;

Traduo da interface do software: a maioria das palavras visveis na


interface do software podem ser traduzidas para qualquer idioma pelo
ambiente de administrao;
14

Possibilidade de gerir os termos da descrio: este recurso possibilita


controlar os pontos de acesso (nome, assunto e lugar) de uma forma
independente da descrio direta na ISAD(G), ou seja, no momento da
descrio de uma unidade documental usando a ISAD(G), o gestor apenas
seleciona em uma lista os pontos de acesso j inseridos a partir deste
recurso. Isso evita a redundncia de dados e possibilita ao usurio trazer
todas as descries que contm o ponto de acesso ao clicar sob ele;

Intercmbio de dados: permite a importao e exportao de descries


arquivsticas em formato XML e EAD;

Conformidade com as normas de descrio arquivsticas: alm dos


esquemas de metadados que so padres internacionais, so
contempladas tambm normas internacionais de descrio arquivstica:
ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF e ISDIAH.

Ou seja, o AtoM foi desenvolvido de forma flexvel podendo ser adaptado a outras
normas e/ou acomodar prticas de descrio tanto nacionais como internacionais.
Sua interface pode ser modificada de acordo com idioma de preferncia do usurio e
sua interao realizada pelo navegador de internet. Seu uso pode ser feito por
uma nica Instituio ou pode ser definido como um multiarquivos ou
multirrepositrio, aceitando descries de qualquer nmero de Instituies
arquivsticas (ICA-ATOM, 2013).

3. A EXPERINCIA DE DESCRIO DO INVENTRIO ANALTICO DOS LIVROS


DO CARTRIO DE REGISTRO DE CARIACICA (ES) MANOEL PEDRO
VICTORINO DO ROSRIO NO ATOM

Em 2015 foi lanado o livro dos autores Deivison Costa Silva, Marcos Prado Rabelo,
Paulo Jos da Silva e Vnia Clia de Oliveira intitulado o Inventrio6 analtico dos
livros do Cartrio de Registro de Cariacica (ES) Manoel Pedro Victorino do Rosrio
que teve como objetivo a criao do inventrio analtico de uma documentao
manuscrita dos sculos XIX e XX, tendo como data limite 1892-1912. O acervo
pertencente Secretaria Municipal de Cultura de Cariacica composto de dez livros
de registros do cartrio Manoel Pedro Victorino do Rosrio. Este projeto teve como
intuito preservar os documentos originais e disponibilizar, atravs da descrio, as
particularidades da Histria contida nos documentos. O inventrio tornou-se um

6
Inventrio um instrumento de pesquisa que descreve sumariamente ou analiticamente as unidades de
arquivamento de um fundo ou parte dele. Cuja apresentao poder refletir ou no a disposio fsica dos
documentos. Disponvel em:< http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colecao_como_fazer/cf6.pdf>. Acesso
em: 22 jun. 2016.
15

instrumento de pesquisa valioso, seja para comunidade local como para


pesquisadores da rea.

Pelo fato da autora deste trabalho ter participado diretamente da construo desse
instrumento de pesquisa, e devido experincia de descrio obtida, os mesmos
documentos sero usados para exemplificar a descrio arquivstica no AtoM. Um
dos maiores desafios encontrados no desenvolvimento do instrumento de pesquisa
foi justamente sua adaptao Norma Brasileira de Descrio Arquivstica
(NOBRADE). Estes desafios, juntamente com o processo de descrio do
instrumento de pesquisa no software AtoM, sero apresentados neste trabalho.

Antes de iniciarmos com as observaes acerca da descrio realizada, cabe aqui


expor que no AtoM deve-se primeiramente fazer a descrio da Instituio
Arquivstica, que o primeiro nvel de descrio.

Este nvel no ser descrito neste trabalho pelo fato da Instituio Arquivstica em
questo, que ser apresentada mais a frente, j se encontrar previamente
cadastrada no AtoM. Dessa forma, o trabalho contemplar apenas as descries
relativas aos demais nveis. No entanto, vale ressaltar que a descrio da Instituio
Arquivstica tem como regra o usa da Norma ISDIAH que na traduo para a lngua
portuguesa significa Norma Internacional para Descrio de Instituio com Acervo
Arquivstica. A ISDIAH uma norma cuja funo primordial guardar arquivos e
torn-los disponveis para o pblico em geral (ISDIAH, 2008). Os elementos de
descrio para instituies da ISDIAH (2008) esto organizados em seis reas de
informao:

rea de identificao - (onde a informao visa identificar,


especificamente, a instituio com acervo arquivstico e definir pontos de
acesso normalizados);
rea de contato - (onde fornecida informao sobre como contatar a
instituio com acervo arquivstico);
rea de descrio - (onde fornecida informao relevante acerca da
histria, estrutura atual e poltica de entrada de documentos da instituio
com acervo arquivstico);
rea de acesso - (onde fornecida informao sobre o acesso instituio
com acervo arquivstico: horrio de funcionamento, quaisquer restries de
acesso etc.);
rea de servios - (onde fornecida informao relevante sobre os
servios tcnicos oferecidos pela instituio com acervo arquivstico);
16

rea de controle - (onde especificamente identificada a descrio da


instituio com acervo arquivstico e registrada informao sobre como,
quando e por qual instituio foi criada e mantida). (Grifo nosso).

O passo seguinte, aps a descrio da Instituio Arquivstica, a descrio


multinvel. Neste caso sero criados o fundo, as sries, os dossis/processos e os
itens documentais. Essa estrutura multinvel de descrio tem como regra a Norma
Brasileira (NOBRADE). Porm, antes da apresentao da etapa de descrio
arquivstica propriamente dita, sero apresentados alguns pontos relevantes da
norma, para uma melhor compreenso do trabalho.

4.1 A NOBRADE

A NOBRADE uma norma brasileira para descrio de documentos arquivsticos


criada em 2006 pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), que foi construda
com base em padres internacionais de descrio como ISAD(G)7 e ISAAR(CPF)8.
A NORMA visa:
[...] garantir descries consistentes, apropriadas e auto-explicativas. A
padronizao da descrio, alm de proporcionar maior qualidade ao
trabalho tcnico, contribui para a economia dos recursos aplicados e para a
otimizao das informaes recuperadas. Ao mesmo tempo em que influem
no tratamento tcnico realizado pelas entidades custodiadoras, as normas
habilitam o pesquisador ao uso mais gil de instrumentos de pesquisa que
estruturam de maneira semelhante a informao. (NOBRADE, 2006, p.10).

A Norma tem como princpio bsico o respeito aos fundos e a descrio multinvel, e
tm como premissas:

[...]
Descrio do geral para o particular com o objetivo de representar o
contexto e a estrutura hierrquica do fundo e suas partes componentes;
Informao relevante para o nvel de descrio com o objetivo de
representar com rigor o contexto e o contedo da unidade de descrio;
Relao entre descries com o objetivo de explicitar a posio da
unidade de descrio na hierarquia;
No repetio da informao com o objetivo de evitar redundncia de
informao em descries hierarquicamente relacionadas. Considera-se a
existncia de seis principais nveis de descrio, a saber: acervo da
entidade custodiadora (nvel 0), fundo ou coleo (nvel 1), seo (nvel 2),

7 ISAD(G) - General International Standard Archival Description Norma Geral Internacional de Descrio
Arquivstica.
8ISAAR(CPF) - International Standard Archival Authority Record. For Corporate Bodies, Personsand Families
Norma internacional de registro de autoridade arquivstica para entidades coletivas, pessoas e famlias.
17

srie (nvel 3), dossi ou processo (nvel 4) e item documental (nvel 5). So
admitidos como nveis intermedirios o acervo da subunidade custodiadora
(nvel 0,5), a subseo (nvel 2,5) e a subsrie (nvel 3,5). Graficamente, o
Apndice A mostra como se estruturam os nveis 0 a 5.
[...] (NOBRADE, 2006, grifo nosso).

A NOBRADE (2006, p.18) prev a existncia de oito reas compreendendo 28


elementos, que so elas:

(1) rea de identificao, onde se registra informao essencial para


identificar a unidade de descrio;
(2) rea de contextualizao, onde se registra informao sobre a
provenincia e custdia da unidade de descrio;
(3) rea de contedo e estrutura, onde se registra informao sobre o
assunto e a organizao da unidade de descrio;
(4) rea de condies de acesso e uso, onde se registra informao
sobre o acesso unidade de descrio;
(5) rea de fontes relacionadas, onde se registra informao sobre outras
fontes que tm importante relao com a unidade de descrio;
(6) rea de notas, onde se registra informao sobre o estado de
conservao e/ou qualquer outra informao sobre a unidade de descrio
que no tenha lugar nas reas anteriores;
(7) rea de controle da descrio, onde se registra informao sobre
como, quando e por quem a descrio foi elaborada;
(8) rea de pontos de acesso e descrio de assuntos, onde se registra
os termos selecionados para localizao e recuperao da unidade de
descrio. (Grifo nosso).

A norma tambm deixa claro que dentro desses 28 elementos, sete deles so
obrigatrios: cdigo de referncia; ttulo; data(s); nvel de descrio; dimenso e
suporte; nome(s) do(s) produtor(es); condies de acesso.

Isto posto, a seguir ser apresentado um contraponto entre o processo de descrio


arquivstica do instrumento de pesquisa em questo com o processo de descrio
no software AtoM.

4.2 A descrio no AtoM

Os documentos foram descritos no software que se encontra instalado no servidor


da Universidade Federal do Esprito Santo (UFES), no link
http://AtoM.arquivologia.ufes.br/. Cabe aqui ressaltar que o trabalho de descrio no
AtoM uma iniciativa da Professora Doutora Tnia Barbosa Salles Gava, que utiliza
18

o software em disciplinas de Prticas em Arquivos do Curso de Arquivologia da


UFES. O software passou por atualizaes, como tambm por modificaes,
principalmente em relao sua adaptao para a norma brasileira, a NOBRADE.

A descrio dos livros do 1 Cartrio de Registro de Cariacica (ICRCAR) utilizou


quatro dos seis principais nveis de descrio sugeridos pela Norma, ficando
conforme Figura 1:

Figura 1: Nveis de descrio


Fonte: Prpria autora

O acervo trabalhado no livro constitudo dos seguintes elementos:

1. Instituio custodiadora: Secretaria Municipal de Cultura de Cariacica;


2. Fundo: 1 Cartrio de Registro de Cariacica;
3. Sries, sendo:
Srie (LAD) - possui um dossi:
Dossi LAD1, com 21 itens documentais descritos;

Srie (LP) possui oito dossis:


Dossi 1 LP1, com 208 itens documentais descritos;
Dossi 2 LP2, com 53 itens documentais descritos;
Dossi 3 LP3, com 55 itens documentais descritos;
Dossi 4 LP4, com 54 itens documentais descritos;
Dossi 5 LP5, com 54 itens documentais descritos;
Dossi 6 LP6, com 54 itens documentais descritos;
Dossi 7 LP7, com 52 itens documentais descritos;
19

Dossi 8 LP8, com 104 itens documentais descritos;

Srie (LTTO) - possui um dossi:


Dossi LTTO1, com 71 itens documentais descritos;

A primeira parte de descrio no AtoM a Descrio da Instituio e, conforme dito


anteriormente, no ser apresentada neste trabalho. Assim sendo, a seguir sero
apresentados os prximos nveis, a saber: a descrio do fundo, das sries e
dossis e dos itens documentos. Logo, a estrutura multinvel no AtoM ficar da
seguinte forma, conforme Figura 2:

Figura 2: Estrutura multinvel


Fonte: Prpria autora

Faz-se importante, conceituar essa estrutura multinvel de acordo com a NOBRADE


(2006, p.14 a 16):
Fundo - Conjunto de documentos de uma mesma provenincia. Termo que
equivale a arquivo. (Conjunto de documentos produzidos e acumulados por
uma entidade coletiva pblica ou privada, pessoa ou famlia, no
desempenho de suas atividades, independentemente da natureza dos
suportes).

Srie - Subdiviso da estrutura hierarquizada de organizao de um fundo


ou coleo que corresponde a uma sequncia de documentos relativos
mesma funo, atividade, tipo documental ou assunto.

Dossi/Processo - Unidade de arquivamento constituda de documentos


relacionados entre si por assunto (ao, evento, pessoa, lugar, projeto).
Processo - Unidade de arquivamento constituda de documentos
oficialmente reunidos no decurso de uma ao administrativa ou judicial.
20

Item documental - Documento que compe dossi ou processo.

4.3 Descrevendo o livro/Inventrio no AtoM

Inicialmente sero apresentados os elementos de descrio realizados no livro, para


posteriormente ser apresentada sua descrio no AtoM.

Os profissionais que trabalharam no livro decidiram que, alm dos elementos


obrigatrios previstos na NOBRADE, era necessrio descrever outros elementos
que tinham como intuito dar maior visibilidade aos contedos contidos nesses
documentos, ampliando, assim, o campo de pesquisa.

Logo, foi feita a descrio deles, os quais esto distribudos dentro das 8 (oito)
grandes reas de descrio da NOBRADE. Dentro dessas reas foram usados os
seguintes elementos no livro/Inventrio: Cdigo de referncia; ttulo; data; local;
nvel de descrio; dimenso e suporte; nome do produtor; instituio
detentora; procedncia; mbito e contedo; sistema de arranjo; condies de
acesso; notas de conservao; pontos de acesso; observaes/notas gerais.

A Figura 3 apresenta, no AtoM, as 10 grandes reas de descrio, sendo que as


primeiras oito reas so contempladas pela NOBRADE. As demais reas so
fornecidas pelo prprio software, que so a rea de direitos e a rea de
administrao, e por isso no sero discutidas. Sero focadas apenas as reas
compostas na NOBRADE e publicadas pelo Conselho Nacional de Arquivo
(CONARQ) em 2006.
21

Figura 3: reas de descrio da NOBRADE


Fonte: Prpria autora

A descrio que ser apresentada nas sees seguintes diz respeito s reas da
NOBRADE apresentadas na Figura 3. Em cada uma dessas reas, e para cada um
dos seus itens, ser apresentada a descrio do fundo, como exemplo principal para
simplificar a descrio. No entanto, em relao aos demais nveis de descrio
(srie, dossi e item documental), sero apresentados apenas os itens onde os
valores forem diferentes dos valores descritos no fundo. Para efeito de curiosidade o
asterisco (*) na cor vermelha, nos campos de descrio, significa que o
preenchimento do campo obrigatrio.

4.3.1 REA DE IDENTIFICAO

Nesta rea registram-se as informaes para identificar a unidade de descrio. O


primeiro elemento de descrio o Cdigo de referncia, que conforme a
NOBRADE (2006) o cdigo elaborado de acordo com a Norma Geral Internacional
de Descrio Arquivstica (ISAD(G)) que destinado a identificar qualquer unidade
de descrio. No AtoM esse elemento inserido no campo Identificador, onde ele
vai sendo formado automaticamente pelo software, como poder ser observado nas
Figuras 5,6, 7, 8 e 9. A seo 4.3.1.1 apresenta, com mais detalhes, a construo
desse de acordo com a hierarquia multinvel do AtoM.

4.3.1.1 O cdigo de referncia


22

Este um elemento obrigatrio da NOBRADE (2006, p.20). Ele composto de trs


partes principais: 1) Cdigo do pas, 2) Cdigo da entidade custodiadora e 3) Parte
correspondente especificidade da unidade de descrio que deve ser
convencionada.

Na descrio do livro/inventrio, apresentado neste trabalho, aps determinar as


duas primeiras partes do cdigo, convencionou-se usar, na representao da ltima
parte, os nveis de descrio correspondentes unidade descrita, ou seja, cdigo do
fundo, cdigo da srie (que corresponde ao gnero textual e denominao da srie
de forma cronolgica), cdigo do dossi/processo (que corresponde ao seu nmero,
de forma cronolgica) e o cdigo da unidade descrita (que corresponde ao nmero
do item na ordem cronolgica de descrio dos documentos e nmero da pgina
onde se localiza o material dentro do dossi) (Vide a terceira parte da Figura 4).

Observou-se que na formao do cdigo de referncia no AtoM, o prprio software


vai fornecendo os elementos. Por exemplo, o primeiro elemento fornecido o
cdigo do pas. Isso provm da informao sobre a localizao fsica na descrio
da instituio Arquivstica. O segundo elemento vem do cdigo do fundo. E assim
por diante, conforme a estrutura multinvel determinada pelo usurio. Ou seja,
conforme dito anteriormente, essa estrutura vai se formando na medida em que o
usurio vai fazendo a descrio no AtoM. Vale ainda discorrer sobre alguns pontos
importantes no preenchimento desse campo:

Partindo do princpio que o usurio vai registrar um acervo j classificado, ele deve
lembrar que o sistema um software multinvel, e que em especial, este campo
alimenta a construo do cdigo de classificao registrado em seu documento
fsico. Logo, ele precisa fornecer as informaes corretas, e por partes, na medida
em que avana nos nveis de descrio. Lembrando que fica a critrio do descritor
informar ou no os sinais de pontuao que fazem a separao no seu cdigo fsico
de classificao, de acordo com as convenes proposta pela Norma. As Figuras de
4 a 9 apresentam a descrio de um documento fsico existente e seu cadastro no
AtoM.

Exemplo: Descrio do cdigo de referncia do documento

BR.SEMCULT.ES.1CRCAR.T.1.LAD1.003 p.004
23

Primeira Segunda parte Terceira parte


parte

1* 2* 3* 4* 5* 6*

BR SEMCULT.ES 1CRCAR T.1.LAD1 1 003 p.004

*Legenda de descrio
Figura 4:Cdigo de referncia do documento fsico
Fonte: Prpria autora

1 - BR O cdigo do pas (fornecido automaticamente pelo sistema)

2 Identificador - Instituio

Figura 5: Identificador - Instituio


Fonte: Prpria autora

3 Identificador Fundo

Figura 6: Identificador - Fundo


Fonte: Prpria autora

4 Identificador - Srie
24

Figura 7: Identificador - Srie


Fonte: Prpria autora

5 Identificador Dossi/Processo

Figura 8: Identificador Dossi/Processo


Fonte: Prpria autora

6 Identificador Item documental

Figura 9: Identificador Item documental


Fonte: Prpria autora

4.3.1.2 Ttulo

Registra-se, obrigatoriamente, o ttulo da unidade de descrio (NOBRADE, 2006,


p.21). Cabe lembrar que em cada nvel de descrio tem uma maneira de
representar o ttulo, conforme recomendaes da Norma. A descrio do
25

livro/inventrio usou apenas os nveis 0, 1, 3, 4 e 5 onde a NOBRADE (2006, p.22)


recomenda que:

a) Nvel de descrio 0 (acervo da entidade custodiadora), onde registra-se


como ttulo o nome da Entidade. (Figura 10).

Figura 10: Nvel de descrio 0 Ttulo da Entidade custodiadora


Fonte: Prpria autora

b) Nvel de descrio 1 (Fundo), onde o ttulo deve representar o Produtor.


(Figura 11).

Figura 11: Nvel de descrio 1 Ttulo que representa o Fundo


Fonte: Prpria autora

No livro/inventrio o ttulo determinado para fundo foi determinado aps investigar a


histria administrativa do acervo. Logo se chegou concluso de que os
documentos eram do nico cartrio existente na poca, ou seja, ele foi o primeiro
cartrio do muncipio.

c) Nvel de descrio 3 (Srie), onde os ttulos devem refletir,


preferencialmente, um tema, tipologia documental, estrutura administrativa ou
familial da entidade ou o exerccio de uma funo ou atividade. (Figura 12).
26

Figura 12: Nvel de descrio 3 Ttulo que representa a Srie


Fonte: Prpria autora

No livro/inventrio o ttulo da srie foi determinado pela espcie documental que


compunha o acervo.

d) Nvel de descrio 4 (Dossi/processo), o ttulo pode incluir tipologia,


indicao de responsabilidade (como autor, destinatrio, emissor, requerente,
requerido, outorgante, outorgado, e/ou interveniente etc.). (Figura 13).

Figura 13: Nvel de descrio 4 Ttulo que representa o Dossi/Processo


Fonte: Prpria autora

No livro/inventrio o ttulo do dossi/processo foi definido pela tipologia documental.

e) Nvel de descrio 5 (Item documental). Corresponde mesma informao


do nvel 4. O ttulo pode incluir tipologia, indicao de responsabilidade (como
autor, destinatrio, emissor, requerente, requerido, outorgante, outorgado,
e/ou interveniente etc.)
27

Figura 14: Nvel de descrio 5 Ttulo que representa o Item documental


Fonte: Prpria autora

4.3.1.3 Data

Conforme a Figura 15, a NOBRADE (2006, p.23 e 24) exige, obrigatoriamente no


mbito nacional, que seja fornecida a(s) data(s) de produo da unidade de
descrio. Ela recomenda tambm que pode ser descrita a data tpica; a data
crnica (lembrando que ao descrever este tipo de data obrigatrio) fornecer o dia,
o ms e o ano de produo do documento); a data de produo; a data assunto e a
data acumulao. No entanto, a verso do AtoM utilizada s apresenta as
possibilidades de incluso das datas de produo e acumulao. Vale ressaltar que,
no AtoM aceita os seguintes formatos de data : AAAA/MM/DD - AAAA/MM/DD
AAAA/MM/AA ou AAAA-AAAA. (Figura 16)

Figura 15: Data de produo


Fonte: Prpria autora
28

Figura 16: Data de produo 2


Fonte: Prpria autora

4.3.1.4 Data Tpica/Local

Este tpico fui includo para explicar um campo de pesquisa do livro/inventrio que
corresponde ao local. Na data tpica (local) a NOBRADE (2006, p. 24) recomenda
que se registre, quando relevante, nos nveis de descrio 4 e 5, o local de produo
da unidade de descrio, caso isso seja importante para a identificao da
localidade, tal como municpio, departamento, provncia, estado, pas etc. No
livro/inventrio a equipe convencionou usar a data tpica em todos os nveis de
descrio. No entanto, vale dizer que no AtoM a data tpica registrada na REA
PONTO DE ACESSO (Figura 3), no campo ponto de acesso (lugares), conforme
apresentado na Figura 46. Alm disso, a DATA TPICA, de acordo com a
NOBRADE, utilizada para representar o local de produo da unidade de
descrio nos nveis de descrio 4 e 5. (NOBRADE, 2006, p. 24 e, 59).

4.3.1.5 Nvel de descrio

O objetivo deste campo identificar o nvel de descrio do elemento a ser descrito.

So considerados seis principais nveis de descrio, a saber: nvel 0 =


acervo da entidade custodiadora; nvel 1 = fundo ou coleo; nvel 2 =
seo; nvel 3 = srie; nvel 4 = dossi ou processo; nvel 5 = item
documental. So admitidos nveis intermedirios, representados da seguinte
maneira: acervo da subunidade custodiadora = nvel 0,5; subseo = nvel
2,5; subsrie = nvel 3,5. (NOBRADE,2006, p.26).
29

Este elemento de descrio obrigatrio, segundo a NOBRADE (2006, p.26). A


Figura 17 apresenta a escolha do nvel fundo, no AtoM.

Figura 17: Nvel de descrio


Fonte: Prpria autora

No AtoM possvel descrever um Item Documental (nvel 5) dentro de um fundo


(nvel 3) (Figura 18). Porm a NOBRADE recomenda a existncia do nvel 4
(Dossi).

Cabe observar, porm, que o nvel de descrio 5 tem como requisito a


existncia do nvel 4. Em outras palavras, itens documentais s podero ser
descritos como parte integrante de dossis/processos. Como a definio
dos nveis se d a partir de uma estrutura hierrquica, deve-se entender o
item documental como um nvel e no como um documento, assim como
um dossi/processo pode ser constitudo de um nico documento
(NOBRADE, 2006, p.13).

Sendo assim, o nvel 4 foi adicionado descrio do livro/inventrio, apresentada


neste trabalho, buscando seguir a NOBRADE.
30

Figura 18: Nvel de descrio - Item documental


Fonte: Prpria autora

4.3.1.6 Dimenso e suporte

um elemento de descrio obrigatrio e tem como objetivo principal identificar as


dimenses fsicas ou lgicas e o suporte da unidade de descrio. Constitui
informao estratgica para planos de pesquisa e gesto do acervo (NOBRADE,
2006, p.27). No livro/inventrio, de acordo com a Figura 19, no fundo, procurou-se
descrever de forma macro o acervo, ou seja, quantificou o acervo. A descrio foi
mudando na medida do avano dos nveis at chegar ao item documental. Na srie
quantificou-se o nmero de livros por srie (Figura 20), no dossi/processo
quantificou-se em nmero de pginas em nmero de documentos de cada dossi
(Figura 21) e o item documental quantificou-se as folhas e as pginas (Figura 22).

Figura 19: Dimenso e suporte


Fonte: Prpria autora
31

Figura 20: Dimenso e suporte da srie


Fonte: Prpria autora

Figura 21: Dimenso e suporte do Dossi/processo


Fonte: Prpria autora

Figura 22: Dimenso e suporte do item


Fonte: Prpria autora

4.3.2 REA DE CONTEXTUALIZAO

4.3.2.1 Nome do produtor

Nesta rea registram-se as informaes sobre a provenincia e custdia da unidade


de descrio (Figura 23). um elemento de descrio obrigatrio. Neste campo o
nome do produtor fornecido, conforme o nvel de descrio (NOBRADE, p.30). No
AtoM possvel associar vrios produtores a um acervo/documento, conforme
Figura 24.
32

Figura 23: Nome do Produtor - Fundo


Fonte: Prpria autora

Figura 24: Nome do Produtor Item documental


Fonte: Prpria autora

4.3.2.2 Histria Arquivstica

um campo que tem como objetivo oferecer informaes sobre a histria da


produo e acumulao da unidade de descrio, bem como sobre a sua custdia
(NOBRADE, 2006, p.34). Este campo no AtoM associa a histria arquivstica ao
nome da Instituio, conforme Figura 25.

Figura 25: Histria arquivstica


Fonte: Prpria autora
33

4.3.2.3 Histria administrativa/biografia

De acordo com a Figura 26 neste campo deve-se oferecer informaes referenciais


sistematizadas da trajetria do(s) produtor(es),da sua criao ou nascimento at a
sua extino ou falecimento. (NOBRADE, 2006, p. 32). No livro/inventrio o
levantamento da historia administrativa realizada atravs de entrevistas com
parentes e amigos do proprietrio do cartrio e tambm atravs de pesquisa
documental.

Figura 26: Histria administrativa/biografia


Fonte: Prpria autora

4.3.2.4 Procedncia

um campo importante, apesar de no ser obrigatrio. neste campo no AtoM que


ser feito a descrio da origem do acervo, conforme Figura 27. Podendo informar
como foi adquirido, data de aquisio etc (NOBRADE, 2006, p.38 e 39). A Norma
tambm orienta que caso a origem do acervo seja desconhecida, deve-se recorrer
expresso dado no disponvel e que as novas unidades de descrio ingressadas
ao acervo sejam contextualizadas.

Figura 27: Procedncia


Fonte: Prpria autora
34

4.3.3 REA DE CONTEDO E ESTRUTURA

4.3.3.1 mbito e contedo

No campo de descrio representado nas Figuras 28, 29 e 30 deve-se oferecer


informaes relevantes ou complementares ao ttulo da unidade de descrio. Elas
devem ser informadas de acordo com o nvel, o mbito e o contedo da unidade de
descrio. (NOBRADE, 2006, p.39). No livro/inventrio o mbito foi informado no
contexto geral, e a descrio diferencia-se nos nveis fundo (Figura 28), srie (Figura
29) e item documental (Figura 30). Porm, vale ressaltar que a NOBRADE (2006, p.
39) pontua que, nos nveis mais especficos, seu uso deve-se restringir a situaes
em que o elemento de descrio no campo Ttulo necessite de informaes
complementares.

Figura 28: mbito e contedo do Fundo


Fonte: Prpria autora

Figura 29: mbito e contedo do Srie


Fonte: Prpria autora
35

Figura 30: mbito e contedo do Item documental


Fonte: Prpria autora

4.3.3.2 Avaliao, eliminao e temporalidade

De acordo com NOBRADE (2006, p. 41) a Norma orienta que se registrem aes e
critrios adotados para avaliao, seleo e eliminao ocorridas ou planejadas para
a unidade de descrio. No houve descrio no livro/inventrio para este campo,
conforme Figura 31.

Figura 31: Avaliao, eliminao e temporalidade


Fonte: Prpria autora

4.3.3.3 Incorporaes

De acordo com a NOBRADE (2006, p.41) a orientao para que se registrem


incorporaes previstas, informando uma estimativa de suas quantidades e
frequncia. A Norma informa que o objetivo deste campo informar ao usurio
sobre acrscimos previstos unidade de descrio. No houve descrio no
livro/inventrio para este campo de acordo com a Figura 32.
36

Figura 32: Incorporaes


Fonte: Prpria autora

4.3.3.4 Sistema de arranjo

O elemento de descrio tem como regra informar sobre a organizao da unidade


de descrio, especialmente quanto ao estgio de tratamento tcnico, estrutura de
organizao ou sistema de arranjo e ordenao (NOBRADE, 2006, p.42). No
livro/inventrio a descrio de como foi estruturado o arranjo j foi apresentada no
tpico 4.2 deste trabalho (Figura 2). No AtoM o arranjo foi descrito no nvel fundo
(Figura 33); srie (Figura 34) e dossi/processo (Figura 35).

Figura 33: Sistema de arranjo do Fundo


Fonte: Prpria autora

Figura 34: Sistema de arranjo da srie


Fonte: Prpria autora
37

Figura 35: Sistema de arranjo do Dossi/Processo


Fonte: Prpria autora

4.3.4 REA DE CONDIES DE ACESSO E UTILIZAO

4.3.4.1 Condies de acesso

A NOBRADE (2006, p.44) recomenda que deve-se informar se h ou no restrio


de acesso ao acervo e se houver, deve-se informar qual o tipo de restrio. Se for
parcial, dever informar quais so os documentos acessveis. Porm, um campo
de descrio obrigatrio quando a informao for descrita nos nveis 0 e 1. No
livro/inventrio registrou-se a informao somente no nvel 1 (Fundo), conforme
Figura 36.

Figura 36: Condies de acesso


Fonte: Prpria autora

4.3.4.2 Condies de reproduo

De acordo com a NOBRADE (2006, 2006, p.44) o campo dever ser informado da
existncia de restries gerais ou especificas quanto reproduo do acervo (Figura
37). Caso o acervo possa ser reproduzido, deve-se ser registrado nos nveis 0 e 1,
38

bem como dever ser informado as normas para reproduo e uso. No foi descrito
no livro/inventrio e nem analisado junto entidade mantenedora sobre a
possibilidade de reproduo do acervo.

Figura 37: Condies de reproduo


Fonte: Prpria autora

4.3.4.3 Idioma do material; Escrita do material; Notas do idioma e escrita

A NOBRADE (2006, p.46) orienta que neste campo deve-se informar o idioma(s) e o
sistema(s) de escrita da unidade de descrio. (Figura 38).

Figura 38: Idioma do material


Fonte: Prpria autora
39

4.3.4.4 Caractersticas fsicas e requisitos tcnicos

No campo Caractersticas fsicas, requisitos tcnicos deve-se registrar problemas


decorrentes do estado de conservao que afetem o uso da unidade de descrio
(NOBRADE, 2006, p.47). No livro/inventrio o acesso ao acervo est restrito, logo,
informar os problemas que o acervo possui quanto seu estado de conservao
justificaria a restrio (Figura 39). No entanto, o campo no foi descrito no
livro/inventrio.

Figura 39: Caractersticas fsicas e requisitos tcnicos


Fonte: Prpria autora

4.3.4.5 Instrumentos de pesquisa

A NOBRADE (2006, p.48) recomenda que se identifiquem os instrumentos de


pesquisa relativos unidade de descrio. E que nos nveis de descrio 0 a 3, se
registre a existncia de instrumentos de pesquisa, publicados ou no e/ou
eletrnicos, utilizando a norma da ABNT NBR 6023. O prprio livro/inventrio
constitui-se como instrumento de pesquisa. Porm, no houve descrio dessa
informao, pois o mesmo estava em construo. Como esta uma informao
importante do ponto de vista de um usurio, foi feita a descrio no campo do AtoM,
conforme Figura 40.
40

Figura 40: Instrumentos de pesquisa


Fonte: Prpria autora

4.3.5 REA DE FONTE RELACIONADAS

4.3.5.1 Existncia e localizao de originais e Existncia e localizao de


cpias

A NOBRADE (2006, p.49 e 50) recomenda indicar a existncia e a localizao, ou


inexistncia, dos originais de uma unidade de descrio constituda por cpias
(Figura 41). Tambm recomenda-se indicar a existncia e localizao de cpias da
unidade de descrio (Figura 42). No entanto, o livro/inventrio trabalhou somente
com a descrio de documentos originais, no havendo cpias.

Figura 41: Existncia e localizao de originais


Fonte: Prpria autora
41

Figura 42: Existncia e localizao de cpias


Fonte: Prpria autora

4.3.5.2 Unidade de descrio relacionada

O campo de descriao apresentado na Figura 43 tem como objetivo identificar a


existncia de unidades de descrio relacionadas. Neste caso a regra informar a
existncia de unidades de descrio que sejam relacionadas por provenincia ou
outra(s) forma(s) de associao na mesma entidade custodiadora ou em qualquer
outra (NOBRADE, 2006, p.51). Sendo assim, no cabe o uso desse campo pelos
descritores do livro/inventrio no AtoM, pois este primeiro acervo da entidade
custodiadora sendo descrito.

Figura 43: Descrio relacionada


Fonte: Prpria autora

4.3.5.3 Notas sobre a publicao

O uso do elemento de descrio na Figura 44 tem como objetivo Identificar


publicaes sobre a unidade de descrio elaboradas com base no seu uso, estudo
42

e anlise, bem como as que a referenciem, transcrevam ou reproduzam (NOBRADE,


2006, p.51). O prprio livro/inventrio um instrumento de pesquisa publicado que
teve como uso os documentos descritos.

Figura 44: Nota sobre publicao


Fonte: Prpria autora

4.3.6 REA DE NOTAS

4.3.6.1 Notas sobre a conservao e notas gerais

No campo apresentado na Figura 45, no que tange s informaes quanto a


conservao, devem-se fornecer as informaes sobre o estado de conservao,
visando orientar aes preventivas ou reparadoras. E em notas gerais devem-se
registrar as informaes que no possam ser includas em nenhuma das outras
reas ou que se destina a complementar algum tipo de informao (NOBRADE, 206,
p.54 e 55). A Norma tambm orienta que todos os registros com as orientaes
feitas nas notas necessitam informar a data que ocorreu a orientao. No
livro/inventrio definiu-se que este um elemento de descrio importante, j que o
acervo composto de documentos antigos. Vale ressaltar que como o AtoM
utilizado neste trabalho, na verso portugus de Portugal, possua apenas um
campo de Notas, ou seja, ele no contemplava os campos Notas sobre
conservao e Notas gerais, a soluo encontrada foi, por meio do recurso de
traduo da interface, renomear o campo existente a fim de unir os dois campos em
um s.
43

Figura 45: Notas de conservao e notas gerais


Fonte: Prpria autora

4.3.7 PONTO DE ACESSO

4.3.7.1 Pontos de acesso Assunto e Lugares

O preenchimento deste campo (Figura 46) muito importante, pois ele um


elemento de descrio estratgico para a pesquisa. Registrar os procedimentos para
recuperao do contedo de determinados elementos de descrio, por meio da
gerao e elaborao de ndices baseados em entradas autorizadas e no controle
do vocabulrio adotado. (NOBRADE, 2006, p.59). Os autores do livro/inventrio
criaram um ndice de pessoas, ao final do livro/inventrio, para auxiliar na pesquisa.
Logo, esses nomes tornam-se pontos de acesso. Em cada item documental descrito
h informaes que servem como ponto de acesso de assunto e locais. Fazer a
descrio desses pontos tem como objetivo ampliar o leque de revocao 9
melhorando, assim, atender necessidade de informao do pesquisador.

9
Revocao a capacidade de recuperar documentos teis.
44

Figura 46: Pontos de acesso de assunto e lugares


Fonte: Prpria autora

4.3.8 REA DE CONTROLE DE DESCRIO

Nesta rea o AtoM possui seis elementos de descrio que so da estrutura do


sistema e outros trs elementos de descrio pertencentes NOBRADE, a saber:
Notas do arquivista, Regras ou convenes e Data da descrio

4.3.8.1 Identificador da descrio

De acordo com a Figura 47, este um campo do sistema e tem como


recomendao registrar o cdigo do pas, o cdigo da entidade ou outro cdigo
identificador especfico de localizao. Uma vez que esses dados j esto presentes
no cdigo de referncia descrito na estrutura multinvel, como j foi apresentado
anteriormente, no se viu a necessidade de preencher este campo.
45

Figura 47: Identificador de descrio


Fonte: Prpria autora

4.3.8.2 Identificador da instituio

De acordo com a Figura 48, este um campo do sistema e tem como


recomendao registrar a forma autorizada da instituio que criou, modificou e
divulgou a descrio. Novamente, o campo j foi descrito dentro da estrutura
multnvel. Logo, no se viu a necessidade de preench-lo, pois a descrio j foi
realizada na medida que os nveis j foram descritos.

Figura 48: Identificador da instituio


Fonte: Prpria autora

4.3.8.3 Regra ou convenes

Neste campo (Figura 49) registram-se as regras e/ou convenes internacionais,


nacionais, locais e/ou institucionais a fim de se identificar as normas e convenes
em que a descrio baseada, conforme orientao da NOBRADE (2006, p.57). A
descrio no livro/inventrio foi toda baseada na Norma de Descrio Arquivstica
Brasileira (NOBRADE).
46

Figura 49: Regras ou convenes


Fonte: Prpria autora

4.3.8.4 Estatuto

Este um campo de descrio do sistema e tem como recomendao o registro do


estado da descrio, indicando se ela est ou no em elaborao. Podendo o
campo ser preenchido de acordo com a convenincia do descritor. No
livro/inventrio todo trabalho de descrio do acervo foi realizado, por isso o campo
no AtoM corresponde como Final, conforme Figura 50. Porm, a descrio do
acervo no AtoM ainda parcial.

Figura 50: Estatuto


Fonte: Prpria autora

4.3.8.5 Nvel de detalhe

De acordo com a Figura 51, este um campo do sistema e tem como


recomendao o registro do nvel de detalhe da descrio do acervo com regras ou
diretrizes nacionais e internacionais. Este campo pode ser preenchido de acordo
com a convenincia do descritor.
47

Figura 51: Nvel de detalhe


Fonte: Prpria autora

4.3.8.6 Datas das descries

Neste campo (Figura 52) a NOBRADE (2006, p.57) orienta registrar as datas de
criao, reviso e eliminao das descries, de maneira acumulativa ou no, ou
seja, preservando as datas para registro histrico ou deixando apenas a data da
ltima reviso. Porm, no sistema foi registrado apenas o perodo em que a
descrio foi realizada.

Figura 52: Datas das descries


Fonte: Prpria autora

4.3.8.7 Idioma(s)

De acordo com a Figura 53, este um campo do sistema e tem como


recomendao a indicao do idioma utilizado para se criar a descrio do material
arquivstico. No entanto, esse campo ser preenchido conforme a convenincia do
descritor.
48

Figura 53: Idioma indicado para descrio do material


Fonte: Prpria autora

4.3.8.8 Fontes

De acordo com a Figura 54, este um campo do sistema e as recomendaes


fornecidas pelo sistema no so claras, deixando dvidas quanto ao seu
preenchimento. Logo, o campo no foi utilizado nesta descrio.

Figura 54: Fontes


Fonte: Prpria autora

4.3.8.9 Notas do arquivista

No campo Notas do arquivista, Figura 55, a NOBRADE (2006, p.56) recomenda


que se registrem as fontes consultadas para elaborao da descrio, bem como os
nomes das pessoas envolvidas no trabalho. A descrio no livro/inventrio utilizou
como norma de descrio a NOBRADE, conforme j dito, e teve como descritores
quatro profissionais da rea da arquivologia, sendo um tambm graduado em
historia e outro em biblioteconomia.
49

Figura 55: Notas do Arquivista


Fonte: Prpria autora

4.3.9 REA E DIREITOS E REA DE ADMINISTRAO

De acordo com a Figura 56, estes campos de descrio so fornecidos pelo sistema,
e no possuem nenhuma instruo de preenchimento. No entanto, percebeu-se que,
na rea de Administrao, toda vez que feita uma modificao, o sistema salva
essa data.

Figura 56: rea de direito e Administrao


Fonte: Prpria autora

Para finalizar, recomenda-se que o descritor salve (Guardar) frequentemente as


informaes descritas, para no correr o risco de expirar seu tempo de acesso no
sistema, perdendo assim as informaes inseridas.
50

4 CONSIDERAES FINAIS

A tecnologia hoje faz parte da vida profissional e uma grande aliada no fazer
arquivstico. Belloto (2006, p.305) afirma que a informtica est definitivamente
incorporada aos arquivos, seja para gerir e disseminar, seja para organizar e
descrever documentos nos mais diversos suportes e formatos em sistemas de
comunicaes.

Com o intuito de contribuir com a construo do conhecimento em relao


descrio arquivstica no AtoM, foi realizada uma pesquisa-ao para embasar o
exerccio de descrio numa perspectiva de prtica profissional e estudo. Somente
a descrio arquivstica garante a compreenso ampla do contedo de um acervo,
possibilitando tanto o conhecimento como a localizao dos documentos que o
integram. (LOPEZ, 2002, p.12).

Ao conceber este problema de pesquisa, tinha-se em mente a ideia de que a


descrio arquivstica no AtoM em relao NOBRADE seria mais simples, pois o
software foi desenvolvido de forma flexvel podendo ser adaptado a outras normas
de descrio arquivstica e/ou acomodar prticas de descrio tanto nacionais como
internacionais, contemplando de forma satisfatria a adaptao das reas de
descrio.

Porm, no decorrer da pesquisa, percebeu-se que esse processo muito mais


amplo, e a complexidade est nas decises que o descritor precisa tomar no
desenvolvimento de sua descrio. Essas decises vo desde o conhecimento da
possibilidade de adaptao da interface do AtoM ao conhecimento das normas de
descrio utilizadas, definindo, assim, a estrutura multinvel, os elementos que
deseja trabalhar, bem como os campos que vo garantir sua efetivao.

A experincia de descrio no AtoM, adaptado s normas da NOBRADE por meio


da traduo da interface do portugus de Portugal, correspondeu s expectativas
das reas de descrio propostas: Identificao, Contextualizao, Contedo e
estrutura, Condies de acesso e uso, Fontes relacionadas, Notas, Controle da
descrio, Pontos de acesso e Descrio de assuntos. Tambm garantiu os
51

pressupostos bsicos da Norma: o respeito aos fundos e a descrio multinvel. Vale


ressaltar que, aps a realizao deste trabalho, descobriu-se que j existe um
recurso de incorporao da lngua portuguesa, portugus do Brasil, ao AtoM, que j
est adaptado NOBRADE. No entanto, isso requer um comando de software que
s pode ser realizado pelo administrador geral do sistema, mas ainda no
permitido ao usurio administrador.

Considera-se que o assunto quanto descrio arquivstica aglutina uma vasta


quantidade de fontes, mas do ponto de vista da prtica de descrio no AtoM, o
referencial terico parece parco no ambiente da literatura arquivstica. Talvez essa
lacuna seja devido ao pouco conhecimento do arquivista da rea tecnolgica, j que
a instalao do software muito complexa e exige conhecimentos especficos.
Assim, essa prtica de descrio em ambientes informatizados passa a ser discutida
em outras reas, como o caso da Cincia da Computao/Informtica.

Em sntese, parece ter ficado claro o valor conferido importncia do software AtoM
como ferramenta de descrio, bem como a prtica de descrever no mesmo, criando
assim grandes contribuies para a rea arquivista.

Diante dessas consideraes, espera-se que esta pesquisa venha contrubuir para a
rea arquivstica, e que outros discentes se engajem no projeto de produzir novos
conhecimentos.

5. REFERNCIAS

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________. Arquivos permanentes: tratamento documental. 4. Ed. Rio de
Janeiro: FGV Editora, 2006, p.305.

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BRASIL. Lei n. 8.159 de 08 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional


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BRASIL. Lei n. 12527 de 18 de novembro de 2011. Dispe sobre os


procedimentos a serem observados pela Unio, Estados, Distrito Federal e
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