PROCEDIMIENTO GESTION COMERCIAL

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1. OBJETIVO:

Establecer las diferentes disposiciones, que aseguren una adecuada presentacin y venta al
cliente, de los diferentes productos de plstico fabricados por soplado, inyeccin e inyeccin-
soplado.

2. ALCANCE

Aplica al Director Comercial, Director Operativo, en las actividades de, consecucin de nuevos
clientes, presentacin de los productos, elaboracin de cotizaciones, negociacin de precios,
atencin de pedidos.

3. ACTIVIDADES DE GESTION COMERCIAL

DOCUMENTO
ACTIVIDAD RESPONSABLE FLUJOGRAMA
Y/O REGISTRO
Inicio del procedimiento Inicio
1. Realizar bsqueda y contacto con Programacin de
clientes potenciales, aplicando los Director comercial llamadas y
siguientes mtodos: pginas amarillas, Director Operativo visitas al cliente
directorio industrial, recomendacin, va FM01-GC
telefnica, correo electrnico o visita
personal. Portfolio de
Las llamadas y visitas que se realicen al servios DO01-
cliente se registran en el formato GC
Programacin de llamadas y visitas al
cliente.
De acuerdo a la necesidad del cliente, se
enva por correo electrnico, o
personalmente el Portafolio de servicios
que describe a la organizacin, con su
visin, misin, poltica de calidad, productos
clientes, tecnologa aplicable y perfil del
personal operativo.
2. Realizar la llamada o visita al cliente Director Comercial Solicitud de
potencial, presentando la organizacin y los Cotizacin FM02-
diferentes productos, o servicio de nuevos GC
diseos, por medio del portafolio de
servicios. Si del contacto telefnico o visita
personal se genera la necesidad de
cotizacin de un producto por parte del
cliente, esta se registrar en el formato 1
Solicitud de cotizacin, estableciendo todos
los requisitos del cliente
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3. Establecer la informacin del cliente, y Director comercial Registro de
los datos necesarios para realizar estudio Director Operativo clientes FM03-GC
de crdito, cuando el cliente potencial
solicita el pago a crdito.
Para el estudio se debe tener en cuenta: la
ubicacin del cliente potencial,
proveedores, clientes, constitucin legal de
la organizacin, referencias comerciales,
referencias bancarias, estados financieros
si son suministrados por el cliente potencial.

4. Determinar si la organizacin tiene la Gerente General Solicitud de

capacidad de cumplir con los Director Operativo Cotizacin FM02-
requerimientos establecidos por el cliente, Director Comercial GC
nuevo o antiguo, mediante un estudio de
factibilidad, analizando las siguientes
variables:

- Factor econmico
- Recurso humano
- Tecnologa en maquinara
- Entrega del producto.
- Disponibilidad de materia prima.
El estudio de capacidad se realiza en las
siguientes situaciones:
- Volumen mayor de 2000 unidades a
entregar en un tiempo de uno a cinco das.
- Cuando el cliente solicita fabricar los
productos con materias primas diferentes a
la que usualmente se aplican: polipropileno
xxxxxxxxxxxxxxx.
- Entrega del producto en sitios donde no
se presenta carretera como Leticia
(Amazonas).
El anlisis de capacidad para estos casos
especiales se registra en el formato 2
Solicitud de Cotizacin
Si en el estudio de factibilidad hay
condiciones que no se pueden cumplir, se
estudian alternativas que se pueden tomar
y que no perjudiquen al cliente, ni coloquen
en peligro la calidad del producto. Estas
modificaciones deben ser acordadas con el
cliente, quedando por escrito, en formato de
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comunicacin interna y externa.

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5. Elaborar cotizacin, con base a la lista de Director Comercial Cotizacin FM04-
precios, en la que se determinan todos los 2 GC
requisitos especificados por el cliente con
respecto al producto, lo mismo que Lista de precios
condiciones como forma de pago, tiempo DO02-GC
de entrega, costo de fletes si aplica, sitios
de envi, garanta.
La cotizacin debe estar firmada por el
Gerente General, como evidencia de la
revisin y aprobacin de los requisitos
especificados, y que cumple con lo
establecido en la solicitud de cotizacin.
6. Entregar la cotizacin va e-mail, fax, Director Comercial Cotizacin FM04-
correo o personalmente, en todos los casos GC
verificar telefnicamente si fue recibida por
el cliente. Al respaldo se escribe el dato de
la fecha y persona con la que se hizo la
verificacin

7. Esta el cliente de acuerdo con los

trminos establecidos en la cotizacin, si Cliente
hay que realizar modificaciones o si NO Fin
definitivamente no se esta de acuerdo y no
se compra el producto?
SI
8. Recibir pedidos telefnicos del cliente Director Comercial Solicitud de
que estn relacionados en el formato pedido del cliente
Registro de clientes FM05-GC
Los pedidos se registran en el formato
Solicitud de pedido del cliente, siendo
verificada la informacin con el cliente.
Solicitar al cliente el envo de la orden de
compra por fax o correo electrnico.

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9. Verificar el contenido de la orden de Director Comercial Orden de compra

compra enviada por el cliente, asegurando 3 enviada por el
que las cantidades y especificaciones cliente
establecidas por el cliente telefnicamente,
coincidan con las establecidas en la orden Solicitud de
de compra. pedido del cliente
Transcribir la informacin de la orden de FM05-GC
compra enviada por el cliente en el formato
Solicitud de pedido del cliente.

La orden de compra enviada por el cliente

se archiva, en la carpeta del cliente.
10. Enviar copia de la solicitud de pedido Director Comercial
del cliente, al proceso de produccin, para
su respectiva planificacin

11. Recibir modificaciones del cliente de Director Comercial

pedidos establecidos, por fax o correo
electrnico.
Solicitar al cliente nueva orden de compra o
correo electrnico, que incluya las
modificaciones realizadas.
12. Comunicar las modificaciones Director Comercial Comunicacin
realizadas por el cliente al interior de la Interna FM03-RH
organizacin por medio del formato
comunicacin interna, estableciendo el
nmero de la solicitud de pedido a los
siguientes cargos: Director Operativo.

13. Planificar mensualmente las ventas, Gerente General Planeacin de

controlndola con las ventas reales ventas FM06-GC.
generadas en el mes.

14. Solicitar al proceso de produccin Director Comercial

informacin continua de la programacin de
las solicitudes de pedidos del cliente, para
conocer el estado de los pedidos y
comunicar al cliente, cuando este lo solicita
Fin del proceso
FIN
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4. CONTROL DE MODIFICACIONES

NATURALEZA DE LA
VERSIN FECHA APROB
MODIFICACIN

5. REVISIN Y APROBACION DE DOCUMENTOS

ELABOR REVIS APROB

NOMBRE: Henry Mauricio

NOMBRE: Johana Gmez M NOMBRE: Johana Gmez M
Pealoza Hdez.

CARGO: Subgerente CARGO: Subgerente CARGO: Gerente General

FECHA: 2011-09-21 FECHA: 2011-09-21 FECHA:2011-09-21

FIRMA: FIRMA: FIRMA:

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