Você está na página 1de 9

SERVIO PBLICO

UNIVERSIDADE FEDERAL DO PAR


ARQUIVO CENTRAL

REGIMENTO INTERNO DO
ARQUIVO CENTRAL DA UFPA

CAPTULO I
DA NATUREZA DO RGO SUPLEMENTAR

Art.1. Ao ARQUIVO CENTRAL da UFPA, rgo Suplementar da Universidade Federal do Par,


diretamente subordinado ao Reitor, compete:

I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema de Arquivos, visando gesto, preservao e


ao acesso aos documentos dos arquivos da UFPA;
II- operacionalizar as recomendaes do Conselho;
III- propor e executar uma poltica de produo , organizao e preservao de documentos das atividades
meio e fim da UFPA, articulando-se com as unidades acadmicas e administrativas;
IV- cumprir e fazer cumprir a legislao e normas da rea arquivstica;
V- oferecer estgios a estudantes de Graduao e Ps-Graduao, e profissionais das diversas reas, na
realizao de suas atividades;
VI- coordenar e operacionalizar as recomendaes e decises da Comisso Permanente de Avaliao de
Documentos CPAD, elaborando manuais de normas do Sistema de Arquivos, estabelecendo diretrizes
para conservao, acesso, avaliao e transferncia e/ou recolhimento de documentos;
VII- fixar critrios que assegurem condies adequadas para implementao de servios automatizados,
bem como, criar uma poltica de mudana de suporte;
VIII- programar, promover e incentivar a ampla utilizao do Arquivo Central como Laboratrio de pesquisa
e investigao histrica;
IX- disciplinar a reproduo e a consulta dos documentos;
X- elaborar programas de publicaes e divulgao do acervo arquivstico da UFPA;
XI- elaborar projetos relativos a atividades arquivsticas de organizao e recuperao de informaes
cientficas relacionadas ao acervo custodiado pelo Arquivo Central, para obteno de recursos;
XII- prestar servios de consultoria e assessoria arquivstica a unidades internas e a instituies/empresas
externas;
XIII- participar de eventos culturais, pesquisas e programa de interesse para a instituio;
XIV- gerir recursos humanos, financeiros e materiais;
XV- promover o aperfeioamento do pessoal tcnico e auxiliar, destinado ao Sistema de Arquivos;
XVI- integrar o sistema de informao da Universidade, considerados de interesse para os usurios do
Sistema de Arquivos;
XVII- integrar os sistemas nacionais e internacionais de informao, visando o acesso produo cientfica
de instituies congneres e a divulgao da produo gerada pela Universidade;
XVIII- executar outras atividades que assegurem a operacionalizao do rgo.
CAPTULO II

DOS OBJETIVOS

Art.2 O ARQUIVO CENTRAL, coordenador do Sistema de Arquivos da UFPA tem como objetivos:

I- estruturar de forma sistmica os servios de Comunicao e Arquivos;


II- desenvolver uma poltica de aperfeioamento das atividades do Sistema, compatvel com as
necessidades de agilizao da informao e de eficincia administrativa;
III- assegurar condies de conservao, preservao, proteo e acesso s informaes e aos
documentos, na defesa dos interesses da Universidade e da Sociedade;
IV- considerar a integrao das diferentes fases da gesto documental, atendendo s particularidades das
Unidades responsveis pela produo e custdia dos documentos;
V- preservar a memria da Universidade, para servir como referncia, informao, prova ou fonte de
pesquisa histrica e cientfica;
VI implementar a racionalizao das atividades arquivsticas, de forma a garantir a integridade do ciclo
documental;
VII promover a integrao e a modernizao dos arquivos da UFPA.

Pargrafo nico: Integram o Sistema de Arquivos da UFPA: o Arquivo Central AC; a Comisso
Permanente de Avaliao de Documentos CPAD; o Conselho e os Arquivos Setoriais.

CAPTULO III

DO RGO COLEGIADO

Art.3. Integram o Conselho do ARQUIVO CENTRAL, todos com direito a voto:


I O Diretor do rgo, como seu presidente;
II - Dois (2) servidores lotados no rgo, ( um titular e um suplente);
III- Dois representantes das Unidades Acadmicas vinculadas sua rea de atuao (um titular e um
suplente).
Pargrafo nico. Nas faltas e impedimentos do presidente do Conselho, este designar entre os demais
membros, quem o substitua.

Art.4. Os membros do Conselho do ARQUIVO CENTRAL da UFPA sero nomeados pelo Reitor.

Art.5. Compete ao Conselho:


I- planejar, definir e supervisionar as polticas de execuo das atividades tcnicas e administrativas do
Arquivo Central;
II- opinar sobre pedidos de afastamento de seus servidores para fins de aperfeioamento ou cooperao
tcnica, estabelecendo o acompanhamento e a avaliao dessas atividades;
III- solicitar Reitoria da UFPA realizao de concurso pblico para provimento de vaga para a carreira
tcnico-administrativa, em consonncia com as normas da UFPA e da legislao em vigor;
IV- propor critrios especficos para a avaliao do desempenho e da progresso de seus servidores,
respeitadas as normas e as polticas estabelecidas pela Universidade;
V- manifestar-se sobre o desempenho de servidores, para fins de acompanhamento, aprovao de
relatrios, estgio probatrio e progresso na carreira;
VI- elaborar a proposta oramentria e o plano de aplicao de verbas;
VII- cumprir outras atribuies decorrentes do prescrito no Regimento da Reitoria.

Pargrafo nico. Pelo menos uma (1) vez por ano o ARQUIVO CENTRAL da UFPA promover uma
reunio plenria ou seminrio destinados especificamente avaliao da execuo dos seus Planos de
Trabalho, elaborando relatrios que sero encaminhados s instncias superiores correspondentes.

Art.6. O Conselho do ARQUIVO CENTRAL dever observar, na sua composio, o seguinte:


I os representantes e suplentes dos docentes e dos tcnico-administrativos sero eleitos pelo voto direto
e secreto dos seus respectivos pares.
II os representantes e respectivos suplentes dos docentes e tcnico-administrativos devero pertencer ao
quadro efetivo de pessoal da Instituio e exercero seus mandatos por dois anos, podendo ser
reconduzidos uma vez, por eleio.
III- os representantes das Unidades Acadmicas sero indicados conforme dispuser o respectivo regimento
interno.

CAPTULO IV

DA COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS

Art.7. Os membros da CPAD sero designados pelo Magnfico Reitor conforme determina o Decreto
Federal n 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e tendo suas atribuies e competncias regidas pelo
Regimento Interno do Arquivo Central.

Art.8. A CPAD ser composta pelos seguintes membros:

I - o Diretor do Arquivo Central, que ser seu Presidente;


II - o Secretrio do Arquivo Central, que ser seu Secretrio Executivo;
III - o responsvel pela Coordenadoria de Gesto Documental do Arquivo Central;
IV- o responsvel pela Coordenadoria de Arquivos Permanente;
V- um historiador indicado pelo Instituto de Filosofia e Cincias Humanas
VI- um representante da rea jurdica da UFPA;
VII- outros profissionais que possam colaborar com as atividades da Comisso.

1o A CPAD poder convocar, quando necessrio, Diretor ou servidor da unidade e/ou rgo, ao qual
o acervo documental a ser avaliado, for vinculado e, profissional da Instituio ligado ao campo do
conhecimento de que trata a documentao a ser avaliada.

2o - O mandato dos membros da CPAD ser de 4 (quatro) anos, permitida a reconduo

Art. 9. Comisso Permanente de Avaliao de Documentos (CPAD), rgo do Sistema de Arquivos da


UFPA, compete:

I orientar e realizar o processo de anlise, avaliao e seleo da documentao produzida e acumulada


na UFPA, tendo em vista a identificao dos documentos para guarda permanente e a eliminao dos
destitudos de valor;
II estabelecer polticas de difuso e acesso s informaes contidas no acervo do Arquivo Central,
resguardando os documentos que requeiram sigilo e restries;
III normalizar a incorporao de acervos de pessoas fsicas e jurdicas de direito privado, considerados
de interesse para a Universidade;
1 Os documentos relativos s atividades - meio sero analisados, avaliados e selecionados pela CPAD
da UFPA e das unidades geradoras dos arquivos, obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de
temporalidade e destinao expedida pelo Conselho Nacional de Arquivos CONARQ.

2 Os documentos relativos s atividades - meio no constantes da tabela referida no 1 sero


submetidos CPAD da UFPA e das unidades geradoras dos arquivos, que estabelecero os prazos de
guarda e destinao da decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional.

3 Os documentos relativos s atividades-fim sero avaliados e selecionados pelos rgo ou


unidades geradores dos arquivos, em conformidade com a tabela de temporalidade e destinao expedida
pelo CONARQ.

Art.10 A CPAD, para consubstanciar os resultados de seus trabalhos, dever:

I -estabelecer critrios de avaliao da documentao produzida e recebida, acumulada pelas


Unidades/rgos e Campi avanados da UFPA;
II- estabelecer poltica de mudana de suporte, (microfilmagem, digitalizao), da informao/imagem;
III- transcrever em atas os trabalhos da Comisso;
IV - encaminhar administrao superior para prvio conhecimento, aprovao e publicao, s
resolues;
V - publicar resultados dos trabalhos realizados pela Comisso.

Pargrafo nico: Para que a tabela seja aplicada com xito, ser necessrio promover o treinamento dos
responsveis pela execuo das atividades arquivsticas do rgo. Estes sero encarregados de aplicar a
tabela, bem como, analisar e propor atualizaes da mesma, visando o aprimoramento das atividades de
avaliao.

CAPTULO V

DA DIREO DO ARQUIVO CENTRAL

Art. 11. A administrao e superviso deste rgo Suplementar caber ao seu Diretor ( um Arquivista e/ou
Especialista em Arquivologia).
Pargrafo nico. O Reitor nomear o Diretor do Arquivo Central, na forma do disposto no artigo 52 do
Estatuto da UFPA.

Art.12. Ao Diretor, alm de outras funes inerentes sua condio, compete:


I- administrar e representar o rgo;
II- elaborar e submeter ao Reitor o plano anual de atividades do rgo;
III- zelar pela manuteno da ordem e pela eficcia dos trabalhos do rgo, encaminhando representao
ao Reitor nos casos de no obedincia s normas cujas sanes escapem sua competncia;
IV- articular-se com os diferentes escales universitrios, cujas atividades sejam, de algum modo,
suplementadas pelo rgo;
V- exercer atividades de fiscalizao no mbito de atuao do rgo;
VI- responder pelo cumprimento dos objetivos previstos no artigo 2 deste Regimento;
VII- indicar entre os funcionrios do rgo os Coordenadores e os Diretores;
VIII- convocar quando necessrio o Conselho;
IX- cumprir e fazer cumprir as recomendaes do Conselho e da Comisso Permanente de Avaliao de
Documentos - CPAD;
X- convocar e presidir a Comisso Permanente de Avaliao de Documentos CPAD;
XI- cumprir e fazer cumprir o Estatuto, o Regimento Geral da UFPA, o Regimento da Reitoria e este
Regimento;
XII- cumprir e fazer cumprir as determinaes do Reitor;
XIII- fazer cumprir as suas prprias determinaes;
XIV- adotar, em caso de urgncia, medidas que dependam de aprovao prvia do Reitor, ad referendum
deste, submetendo-lhe o ato ratificao, no prazo de trs (3) dias teis;
XV- apresentar ao Reitor relatrio crtico das atividades de cada exerccio;
XVI- exercer outras atividades que assegurem o desempenho eficaz do rgo.

CAPITULO VI

DA ESTRUTURA E DA ORGANIZAO DO ARQUIVO CENTRAL DA UFPA

Art. 13. Alm da Direo e do Conselho, integram a estrutura administrativa do ARQUIVO CENTRAL
I- Secretaria Executiva;
II- Coordenadoria de Gesto Documental
III- Diviso de Comunicao ( Protocolo, Tramitao e Expedio)
IV- Diviso de Arquivos Setoriais
V- Diviso de Arquivos Intermedirio
VI- Coordenadoria de Arquivos Permanente
VII- Diviso de Pesquisa e Investigao Histrica
VIII- Coordenadoria de Apoio Tcnico

Art.14. Secretaria Executiva, compete:


I - receber, registrar e manter atualizado o controle de processos, bem como efetuar a distribuio do
expediente;
II- receber, guardar, distribuir e controlar o material, bem como supervisionar a conservao e limpeza das
dependncias deste rgo;
III- responder pelos servios de digitao e reprografia;
IV- manter organizado o arquivo corrente da Secretaria;
V- elaborar escala de frias dos servidores e exercer outras atividades compatveis com suas atribuies;
VI- responder pelo processamento do expediente do Conselho e da Comisso Permanente de Avaliao de
Documentos CPAD;
VII- exercer outras atividades que assegure o desempenho eficaz do rgo.
Art.15. Coordenadoria de Gesto Documental, unidade diretamente subordinada ao Diretor, compete:
I- coordenar e supervisionar a Diviso de Comunicao, Diviso de Arquivos Setoriais e Diviso de
Arquivos Intermedirio;
II- coordenar e supervisionar os Sistemas Informatizados;
III- elaborar manuais de normas e procedimentos gerais para autuao de documentos;
IV- elaborar manual de rotinas para expedio de correspondncias de acordo com as normas e
procedimentos da Empresa Brasileira de Correios e Telgrafos EBCT;
V- planejar meios adequados de guarda e conservao dos documentos;
VI- fazer cumprir e observar a correta aplicao do Cdigo de Classificao e da Tabela de
Temporalidade e Destinao de Documentos do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, relativos s
atividades meio e atividades fim da UFPA;
VII- fazer cumprir as normas relativas guarda e consulta de documentos reservados e confidenciais,
estabelecidas pela CPAD;
VIII- propor o planejamento anual da Coordenadoria;
IX- exercer outras atividades que assegurem o desempenho eficaz do rgo.

Art.16. Diviso de Comunicao, unidade subordinada a Coordenadoria de Gesto Documental,


compete:
I- registrar e controlar a entrada e sada dos documentos da UFPA;
II- receber, autuar, interpretar e classificar os documentos com base no Cdigo de Classificao de
Assuntos, adotado pela UFPA e registrar nos Sistemas Informatizados;
III- emitir relatrios, quando necessrio, dos Sistemas Informatizados;
IV- prestar informaes s partes interessadas sobre a tramitao de seus processos;
V- relacionar e distribuir as correspondncias, recebidas pela UFPA, via Correios;
VI- receber, conferir e redistribuir os documentos enviados para as Unidades Acadmicas e Unidades
Administrativas;
VII- receber, selecionar e preparar a correspondncia para expedio Via Correio, de acordo com as
normas e procedimentos, determinados pela EBCT, quanto a modalidade de expedio;
VIII- receber, conferir e relacionar os documentos, para expedir Via Malote, para os Campi da UFPA;
IX- receber, conferir, selecionar e distribuir os documentos oriundo dos Campi do Interior, para as Unidades
do Campus de Belm;
X- fazer levantamento mensal da quantidade de correspondncia expedida, das Unidades Acadmicas e
Unidades Administrativas;
XI- proceder o levantamento da despesa mensal de cada Unidade;
XII- providenciar o pedido de repasse de verba, das Unidades para a Administrao Superior, a fim de
cobrir as despesas ocorridas com a expedio de correspondncias da referida Unidade;
XIII- prestar informaes s partes interessadas, sobre as correspondncias recebidas e expedidas;
XIV- propor a programao anual da Diviso de Comunicao;
XV- exercer outras atividades que assegurem o desempenho eficaz do rgo.

Art.17. Diviso de Arquivos Setoriais, unidade subordinada a Coordenadoria de Gesto Documental,


compete:
I - coordenar, orientar e supervisionar a execuo das tarefas nos Arquivos Setoriais, estabelecendo
normas gerais de trabalho de forma a manter a uniformizao dos procedimentos, em consonncia com as
diretrizes da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos e, na preservao do patrimnio
documental;
II orientar a transferncia, ao Arquivo Central, dos documentos da fase intermediria;
III- orientar o recolhimento, ao Arquivo Central, dos documentos considerados de custdia permanente nas
Tabelas de Temporalidade vigentes;
IV- promover o treinamento dos servidores dos Arquivos Setoriais;
V- promover reunies peridicas com os responsveis pelos Arquivos Setoriais para instruir sobre
assuntos de interesse do Sistema de Arquivos e da arquivistica em geral;
VI- propor a programao anual da Diviso;
VII- exercer outras atividades que assegurem o desempenho eficaz do rgo.
Art.18. Diviso de Arquivos Intermedirio, Unidade subordinada a Coordenadoria de Gesto Documental,
compete:
I- custodiar os documentos transferidos dos Arquivos Setoriais, colocando disposio da Universidade,
com expressa autorizao do rgo produtor;
II- controlar as consultas, os emprstimos e devolues, responsabilizando-se pela integridade e sigilo das
informaes contidas no acervo sob sua custdia;
III- proceder a eliminao dos documentos sob sua custdia, nos prazos previstos, de acordo com a
Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos das atividades meio e atividades fim;
IV- encaminhar ao Arquivo Permanente os documentos a serem preservados;
V- propor a programao anual da Diviso;
VI- exercer outras atividades que assegurem o desempenho eficaz do rgo.

Art.19. Coordenadoria de Arquivos Permanente, unidade subordinada ao Diretor, compete:


I- receber, custodiar e organizar os documentos de valor permanente, oriundos dos Arquivos Setoriais e do
Arquivo Intermedirio;
II- participar do processo de avaliao de documentos;
III- fornecer, quando devidamente autorizado, cpias autenticadas dos documentos sob sua custdia;
IV- informar e fornecer subsdios administrao superior, com base nos documentos custodiados;
V- planejar meios adequados de guarda, conservao e restaurao de documentos;
VI- manter intercmbio com outros arquivos e instituies cientficas nacionais e internacionais;
VII- propor o planejamento anual da Coordenadoria;
VIII- exercer outras atividades que assegurem o desempenho eficaz do rgo.

Art. 20. Diviso de Pesquisa e Investigao Histrica, unidade diretamente subordinada a


Coordenadoria de de Arquivos Permanente, compete:

I- atender pesquisa pblica;


II- elaborar instrumentos de pesquisa com vistas disseminao das informaes;
III- planejar, coordenar e supervisionar pesquisas sobre a UFPA e a histria regional;
IV- realizar pesquisas sobre assuntos de interesse do Arquivo Central;
V- desenvolver metodologia adequada pesquisa histrica;
VI- preparar todo material, resultante de pesquisa, a ser publicado;
VII- propor o planejamento anual da Diviso;
VIII- exercer outras atividades que assegurem o desempenho eficaz do rgo.

Art.21. Coordenadoria de Apoio Tcnico, unidade diretamente subordinada ao Diretor, compete:

I- estabelecer critrios para implementao de servios automatizados;


II- planejar, coordenar, executar e controlar as atividades relativas microfilmagem e digitalizao de
documentos das atividades meio e fim da UFPA;
III- fazer cumprir as normas e padres de qualidade a serem seguidos nas diversas operaes de
informtica e microfilmagem;
IV- manter efetivo controle do arquivo de segurana, no que se refere manuteno dos padres de
controle ambiental de temperatura e umidade;
V- coordenar , proceder as alteraes e incluses no Banco de dados dos Sistemas Informatizados;
VI- planejar, coordenar e implantar os meios necessrios instalao de sistema integrado de
gerenciamento eletrnico de documentos das atividades meio e fim da UFPA;
VII- elaborar medidas de reproduo de documentos para fins de preservao, segurana e disseminao;
VIII- zelar pelas condies de conservao e segurana das instalaes das unidades que compem o
Arquivo Central;
IX- gerenciar a manuteno dos equipamentos (hardware) e atualizao dos softwares dos sistemas
instalado no Arquivo Central;
X- orientar e supervisionar os rgos integrantes do Sistema de Arquivo da UFPA, quanto s condies e
mtodos de conservao, ambientao e higienizao do acervo arquivstico da Universidade;
XI- promover a mudana de suporte, obedecendo as normas vigentes;
XII- promover e fornecer subsdios sistmicos ao Servio de Informtica, com vistas indexao pelo
sistema de processamento de dados de todo o acervo microgrfico da UFPA;
XIII- atender e orientar o usurio quanto a busca e consulta aos documentos, enquanto permanecerem em
processo de microfilmagem e digitalizao, e no fornecimento de cpias;
XIV- proceder os lanamentos e as anotaes necessrias ao controle de toda e qualquer microforma que
seja manipulada;
XV- propor o planejamento anual da Coordenadoria;
XVI- exercer outras atividades que assegurem o desempenho eficaz do rgo.

Pargrafo nico: Integram a Coordenadoria de Apoio tcnico: os servios de Reprografia, Conservao e


Restaurao, Informtica e Microfilmagem.

CAPITULO VII

DOS ARQUIVOS SETORIAIS

Art.22. Os Arquivos Setoriais sero integrados por funcionrios responsveis pelas atividades de arquivos,
indicados pelo titular das Unidades Administrativas e Acadmicas.

Art.23. Os Arquivos Setoriais so Unidades responsveis pelas atividades de Arquivos Corrente (ativos) e
Intermedirio (semi-ativos), localizados nas unidades administrativas e acadmicas da Universidade,
recebendo orientao tcnica e normativa do Arquivo Central.

1o Cada Unidade Acadmica ou Administrativa da Universidade contar com um Arquivo Setorial.

2o Os Arquivos Setoriais correspondero s Unidades de arquivamento de documentos intermedirio


vigentes, j existente nessas unidades e sua estruturao levar em conta o perfil de Arquivos Setoriais, a
ser estabelecido pelo Arquivo Central.

3o Os Arquivos Setoriais sero vinculados a Direo da Unidade, que designar seu dirigente.

Art.24. Aos Arquivos Setoriais compete:

I - racionalizar a produo, receber, controlar e organizar os documentos, produzidos e acumulados pelos


rgos que compem as unidades aos quais esto subordinados;
II - conhecer a estrutura funcional e as relaes hierrquicas dos rgos aos quais esto subordinados;
III - manter o controle dos Arquivos Correntes dos rgos e seus respectivos acervos;
IV - atender e controlar consultas e emprstimos de documentos que esto sob sua custdia;
V - participar do processo de avaliao de documentos, procedendo aos descartes necessrios e
transferindo a documentao de acordo com a Tabela de Temporalidade e destinao de documentos,
das atividades meio e fim, para o Arquivo Central;
VI elaborar o Termo de Eliminao dos documentos descartados;
VII elaborar listagens dos documentos a serem transferidos e/ou recolhidos, ao Arquivo Central;
VIII - orientar e coordenar a execuo de diretrizes e normas emanadas do Arquivo Central;
IX - zelar pelas condies de conservao do acervo documental produzido e acumulado, enquanto
estiverem sob sua custdia;
X - exercer outras atividades que assegurem o bom desempenho dos Arquivos Setoriais.

CAPITULO VIII

DAS DIPOSIES GERAIS


Art.25. O Diretor poder, a qualquer tempo, solicitar a contratao de assessores especializados para a
realizao de atividades especficas;

Art.26. O ARQUIVO CENTRAL DA da UFPA procurar desenvolver servios pblicos, participando de


programas de interesse social, preparados ou executados por organismos especializados, oferecendo
consultorias, realizando pesquisa e anlises, coordenando atividades das quais participem outras
instituies ou por qualquer outra forma adequada.

Art.27 Os casos omissos sero regulados pelo Regimento Interno da Reitoria e pela legislao interna
desta Universidade.

Art.28. O presente Regimento entra em vigor na data de sua aprovao pela Cmara de Legislao e
Normas do CONSUN;

Art.29. Revogam-se as disposies em contrrio.