SENADO FEDERAL

SECRETARIA DE ARQUIVO

MANUAL DE ASSISTNCIA
TCNICA ARQUIVSTICA

BRASLIA 2006
 DIRETOR DA SECRETARIA DE ARQUIVO
Francisco Maurcio da Paz

DIRETOR DA SUBSECRETARIA DE GESTO DE DOCUMENTOS

Edson Luiz Campos brego

DIRETOR DA SUBSECRETARIA DE ARQUIVO PERMANENTE

Antonio Alberto de Carvalho

ELABORAO
Alraune Reinke
Andresa de Moraes e Castro
Arquivistas

COLABORAO
Adriana Cardoso da Silva
Ana Cludia Ferreira da Silva
Edvan Dias de Moura
Jussara Ramalho Sotelino de Moura
Rosa Maria Gonalves Vasconcelos
Sebastiana Coelho Costa

Ficha catalogrfica elaborada pela Biblioteca do Senado Federal

Brasil. Congresso Nacional. Senado Federal. Secretaria

de Arquivo.
Manual de assistncia tcnica arquivstica. Braslia :
Senado Federal, Secretaria de Arquivo, 2006.
52 p.

1. Arquivo, organizao. 2. Documento, organizao.

3. Arquivamento. I. Ttulo.

CDD 025.17
 Sumrio

Pg.

Apresentao................................................................................ 7
Parte I .......................................................................................... 9
1. Estrutura da Secretaria de Arquivo .................................. 9
2. Sistema de Arquivo e Controle de Documentos do Senado
Federal e do Congresso Nacional SIARQ-SF................ 10
3. Atividades do rgo Central e dos rgos Setoriais ....... 12
Parte II ......................................................................................... 14
1. Assistncia Tcnica Arquivstica...................................... 14
2. Como proceder para solicitao de Assistncia Tcnica . 15
3. Atividades a serem desenvolvidas em cada Arquivo Setorial .. 15
3.1. Classificao de documentos ............................... 15
4. Arquivamento e acondicionamento de documentos ....... 17
5. Destinao de documentos ............................................ 17
5.1. Tabela de Temporalidade de Documentos ............ 17
5.2. Eliminao de documentos .................................. 18
5.3. Transferncia de documentos Secretaria de Arquivo... 18
6. Rotinas a serem executadas ............................................ 19
6.1. Classificao e avaliao ..................................... 19
6.2. Arquivamento e acondicionamento de documen-
tos de fase corrente .............................................. 20
 6.3. Transferncia de documentos de fase intermediria .. 21

6.4. Eliminao de documentos .................................. 23

Modelo I
Acompanhamento de Assistncia Tcnica ................................. 24
Modelo II
Listagem de eliminao de documentos ................................... 25
Modelo III
Guia de transferncia de documentos ....................................... 26
Modelo IV
Etiqueta de transferncia de documentos .................................. 27
Modelo V
Etiqueta de eliminao de documentos ..................................... 28
Legislao Arquivstica Brasileira
Decreto n 82.590, de 6 de novembro de 1978 ........................ 29
Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991 ....................................... 29
Lei n 9.605, de 12 de fevereiro de 1998 .................................. 35
Decreto n 3.179, de 21 de setembro de 1999.......................... 36
Decreto n 4.553, de 27 de dezembro de 2002 ........................ 36
Resolues do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ
Resoluo n 1, 1995................................................................ 37
Resoluo n 2, 1995................................................................ 37
Resoluo n 5, 1996................................................................ 37
Resoluo n 6, 1997................................................................ 37
Resoluo n 7, 1997................................................................ 38
Resoluo n 13, 2001.............................................................. 38
Resoluo n 14, 2001.............................................................. 38
Resoluo n 20, 2004.............................................................. 38
Carta para a preservao do patrimnio arquivsticos digital
CONARQ, 2004 ....................................................................... 38
Resoluo n 24, 2006.............................................................. 39
Legislao Interna Senado Federal
Ato da Comisso Diretora n 5, 2000 ........................................ 40
Ato do Diretor-Geral n 846, 2000 ............................................ 44
Ato da Comisso Diretora n 17, 2001 ...................................... 46
Resoluo n 56, 2002.............................................................. 47
Ato do Presidente n 168, 2003 ................................................ 47
Ato da Comisso Diretora n 2, 2005 ........................................ 48
Ato do Diretor-Geral n 2.146, 2005 ......................................... 49
 Apresentao

O Senado Federal, por meio da Secretaria de Arquivo vem, desde

1997, implantando um programa de gesto documental no mbito da
Casa com o propsito de tratar adequadamente seus documentos.
O programa pretende uniformizar os procedimentos arquivsticos
para dar apoio ao processo decisrio e facultar o acesso informao,
conservando o arquivo permanentemente atualizado.
Para atender as necessidades arquivsticas foi institudo pelo Ato da
Comisso Diretora no 5, de 2000, o Sistema de Arquivo e Controle de
Documentos do Senado Federal e Congresso Nacional SIARQ-SF cujos
objetivos gerais so assegurar o controle e a organizao dos documentos
do Senado Federal, alm de zelar pela preservao do seu patrimnio. A
Secretaria de Arquivo a responsvel pela execuo do sistema.
Foi criada, tambm, por meio do Ato do Diretor-Geral no 846, de
2000, a Comisso Permanente de Avaliao de Documentos de Arqui-
vo. Como resultado do trabalho da Comisso foram elaborados e apro-
vados pelo Ato da Comisso Diretora no 17, de 2001, instrumentos ar-
quivsticos que estabelecem condies eficientes para o arquivamento
de documentos, sendo eles: o Cdigo de Classificao de Documentos
de Arquivo que classifica todos os documentos produzidos ou recebi-
dos pelo Senado Federal e a Tabela de Temporalidade de Documentos
que define prazos de guarda e destinao de documentos.
Aps a elaborao dos referidos instrumentos arquivsticos apre-
sentamos este manual que servir de orientao tcnica s unidades
setoriais para organizao do acervo documental arquivstico de fase
corrente e transferncia de documentos Secretaria de Arquivo.

FRANCISCO MAURCIO DA PAZ

Diretor da Secretaria de Arquivo
Senado Federal

7
 PARTE I

1. ESTRUTURA DA SECRETARIA DE ARQUIVO

A Secretaria de Arquivo (SARQ), unidade subordinada ao rgo

Central de Coordenao e Execuo Diretoria Geral, possui a estru-
tura abaixo, sendo os Arquivos Correntes (setoriais) vinculados tecni-
camente SARQ e administrativamente s suas respectivas unidades
organizacionais.

SECRETARIA
DE ARQUIVO

GABINETE

SERVIO DE
ATENDIMENTO
AO USURIO

SUBSECRETARIA DE SUBSECRETARIA
GESTO DE DE ARQUIVO
DOCUMENTOS PERMANENTE

SERVIO DE SERVIO DE
ARQUIVO ARQUIVO
LEGISLATIVO HISTRICO

SERVIO DE SERVIO DE
ARQUIVO DIFUSO DO
ADMINISTRATIVO ACERVO E
PRODUTOS
ESPECIAIS
SERVIO DE
ARQUIVO
IMPRESSO

SERVIO DE
ARQUIVOS
ESPECIAIS

9
 2. SISTEMA DE ARQUIVO E CONTROLE DE DOCUMENTOS
DO SENADO FEDERAL E DO CONGRESSO NACIONAL
SIARQ-SF

O Sistema de Arquivo e Controle de Documentos do Senado

Federal e do Congresso Nacional (Ato da Comisso Diretora no 5, 2000)
consiste numa administrao descentralizada de arquivos. Tem por fi-
nalidade a racionalizao da produo documental e a uniformizao
de procedimentos quanto ao registro, controle da tramitao, expedi-
o, classificao, indexao, arquivamento, avaliao, preservao e
reproduo do conjunto de documentos, organicamente acumulados,
produzidos ou recebidos pelo Senado Federal, em decorrncia do exer-
ccio de suas atividades.
O SIARQ foi concebido como instrumento de informao,
objetivando assegurar o controle e a organizao dos documentos
produzidos ou recebidos pelas vrias unidades organizacionais do
Senado Federal e Congresso Nacional, no desempenho de suas ativi-
dades, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza do
documento e zelar pela preservao do patrimnio arquivstico do
Senado Federal e Congresso Nacional parte relevante da Histria
da Nao.
A ausncia de normas, fluxos e procedimentos tcnicos regulado-
res dos arquivos e protocolos, gerou no Senado Federal, uma srie de
dificuldades de ordem tcnico-administrativa, as quais, entre outras,
passamos a relacionar:

a) dificuldade na recuperao de documentos;

b) irracionalidade na tramitao de documentos;
c) morosidade na disseminao da informao;
d) desconhecimento quanto localizao da informao;
e) possibilidade de extravio de documentos;
f) destinao incorreta dos documentos;
g) proliferao indiscriminada de papis;

10
 h) falta de controle dos documentos de arquivo produzidos e rece-
bidos eletronicamente;
i) obsolescncia dos equipamentos de informtica;
j) dificuldade de migrao das informaes para novos suportes.

A implantao do Sistema de Arquivo e Controle de Documentos,

vem minimizando tais dificuldades por meio das seguintes solues:

a) agiliza o fluxo de documentos e informaes;

b) facilita o acesso aos documentos e informaes;
c) impede a proliferao indiscriminada de documentos;
d) acumula organicamente os documentos;
e) propicia infra-estrutura racional formao de banco de dados;
f) preservao da tecnologia existente, visando acessibilidade dos
documentos eletrnicos.

Dessa forma, o SIARQ tem apresentado flexibilidade e dinamismo

compatveis com os objetivos que delinearam sua concepo, tanto sob
a tica global, quanto especfica, uma vez que vem se desenvolvendo
dentro dos parmetros inicialmente projetados e das metas fixadas
mesma poca.

O SIARQ desenvolve suas atividades, no mbito do Senado Federal

e estrutura-se:

rgo Central a Secretaria de Arquivo do Senado Federal;

rgos Setoriais as unidades organizacionais do Senado Federal

e das entidades que lhe so vinculadas, de qualquer grau, que desem-
penhem atividades de arquivo e de controle de documentos.
A estrutura do Sistema de Arquivo e Controle de Documentos
foi projetada e implantada, de forma flexvel e dinmica, objeti-
vando englobar os Arquivos Setoriais, subordinados tecnicamente
ao rgo Central e administrativamente s Unidades Administra-
tivas.

11
 3. ATIVIDADES DO RGO CENTRAL E DOS RGOS
SETORIAIS

A Secretaria de Arquivo como rgo central do SIARQ, denomina-

do Arquivo Central, tem como principais atividades:

a) orientar, coordenar e supervisionar a execuo das tarefas de

controle de documentos e de arquivos correntes administra-
tivos e legislativos nos rgos setoriais, estabelecendo nor-
mas gerais de trabalho, de forma a manter uniformizao de
procedimentos, atendendo s peculiaridades de cada um;
b) atender aos usurios, de acordo com procedimentos estabe-
lecidos, no que diz respeito ao acesso s informaes exis-
tentes na Secretaria de Arquivo, respeitando as condies de
sigilo;
c) promover treinamento para os servidores encarregados de
operar o sistema nas unidades integrantes do SIARQ-SF, em
estreita colaborao com o Instituto Legislativo Brasileiro
ILB;
d) orientar os rgos setoriais quanto s instalaes, equipamen-
tos e material em geral, do ponto de vista arquivstico.

Os rgos Setoriais denominados de Arquivos Setoriais tem como

atividades:

a) receber, registrar e controlar a tramitao e expedio de cor-

respondncia, de acordo com normas e procedimentos esta-
belecidos pelo rgo Central;
b) organizar e manter arquivo de documentos de uso corrente;
c) classificar e arquivar os documentos de uso corrente, de acordo
com o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo;
d) classificar e indexar as sries de documentos legislativos;
e) recuperar a informao sobre a localizao e contedo dos
documentos;
f) registrar, indexar e arquivar os documentos escritos, sonoros,
fotogrficos, flmicos e outros;

12
g) registrar e controlar o emprstimo de documentos arquiva-
dos;
h) selecionar a transferncia Secretaria de Arquivo, de acordo
com os prazos pr-fixados na Tabela de Temporalidade de
Documentos;
i) transferir os documentos de arquivo, Secretaria de Arquivo,
por meio de Guias de Transferncias (conforme modelo ane-
xo) e dentro dos requisitos tcnicos;
j) manter estreito contato com a Secretaria de Arquivo, no sen-
tido de receber assistncia tcnica e orientao quanto aos
procedimentos arquivsticos;
k) manter articulao entre si, para efeitos operacionais, com
vistas a elevar o nvel de eficincia do SIARQ-SF.

13
 PARTE II

1 ASSISTNCIA TCNICA ARQUIVSTICA

A Assistncia Tcnica Arquivstica tem por objetivo geral prestar

orientao especializada s unidades setoriais do Senado Federal, bem
como Secretaria Especial de Editorao e Publicaes (SEEP), Secre-
taria Especial de Informtica (Prodasen), Instituto Legislativo Brasileiro
(ILB) e gabinetes de parlamentares, no sentido de organizar o acervo
documental arquivstico das unidades setoriais de arquivo do Senado
Federal, bem como garantir melhores condies de guarda e preserva-
o dos documentos e torn-los rapidamente disponveis aos usurios.
A Subsecretaria de Gesto de Documentos responsvel por ar-
ticular e orientar as unidades setoriais na execuo dos procedimentos
de tratamento arquivstico dos documentos e estabelecer um crono-
grama de Assistncia Tcnica Arquivstica de acordo com a demanda e
o volume documental do acervo das unidades setoriais.
A Assistncia Tcnica Arquivstica visa alcanar a curto e mdio
prazos, os seguintes resultados:

a) padronizao e interao sistmica das atividades de arquivo

e controle de documentos no mbito do Senado Federal;
b) racionalizao e modernizao dos servios arquivsticos;
c) agilidade e segurana no acesso e recuperao da informao;
d) reduo nos custos de armazenagem da documentao;
e) preservao do patrimnio arquivstico do Senado Federal e
Congresso Nacional, como decorrncia da avaliao criterio-
sa da massa documental a ser eliminada ou recolhida, em fun-
o dos programas de gesto e de preservao de documentos
pblicos desenvolvidos no Senado Federal;
f) eficcia e agilidade no processo decisrio por parte da mqui-
na administrativa da Casa;

14
 g) conscientizao da funo social dos arquivos como instru-
mento de apoio ao Estado e ao cidado, bem como pesquisa
histrica e ao desenvolvimento cientfico e cultural.

2 COMO PROCEDER PARA SOLICITAO DE ASSISTNCIA

TCNICA

Fazer contato, pessoal, pelo ramal 3417 ou pelo e-mail

sarqassistencia@senado.gov.br, com a equipe tcnica da Subsecretaria de
Gesto de Documentos, agendando uma visita tcnica unidade setorial.
A unidade setorial dever designar servidores
para acompanhar a visita tcnica, que ser realizada
por arquivistas e tcnicos em arquivo da equipe da
Subsecretaria de Gesto de Documentos, para fim
de levantamento e anlise da situao geral da do-
cumentao.
Aps a visita tcnica da equipe da SARQ, a unidade setorial dever
indicar servidor(es) para desenvolver a atividades de arquivo na referida
unidade. Essas atividades sero orientadas pela equipe da SARQ. A cada
visita tcnica para orientao ser preenchido o Formulrio de Acompa-
nhamento de Assistncia Tcnica Arquivstica (modelo I), devendo este
ser assinado pelo servidor assistido e o arquivista responsvel pela visita.
Neste formulrio ser relatado como e por quem est sendo executado
o trabalho, as principais dvidas e questionamentos e as informaes
tcnicas que foram passadas ao(s) servidor(es). Este formulrio compor o
dossi de Assistncia Tcnica Arquivstica da referida unidade setorial.

3 ATIVIDADES A SEREM DESENVOLVIDAS EM CADA

ARQUIVO SETORIAL

Cada arquivo tem especificidades que, a partir de uma anlise

dos documentos e dos procedimentos, sero contemplados aps trei-
namento em cada unidade administrativa.

3.1 CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS

A classificao uma das atividades do processo de gesto de

15
documentos arquivsticos, a qual inclui procedimentos e rotinas que
possibilitam maior eficincia e agilidade no gerenciamento e controle
das informaes.
Todo documento dever ser classificado e arquivado de acordo com
o Cdigo de Classificao e Tabela de Temporalidade de Documentos de
Arquivo para atividade meio e fim, aprovado pelo Ato da Comisso
Diretora no 17, de 2001.
O Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo um ins-
trumento de trabalho utilizado para classificar todo
e qualquer documento produzido ou recebido por
um rgo no exerccio de suas funes e ativida-
des. A classificao por assuntos utilizada com o
objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo
tema, como forma de agilizar sua recuperao e fa-
cilitar as tarefas arquivsticas relacionadas com a avaliao, seleo,
eliminao, transferncia, recolhimento e acesso a esses documentos,
uma vez que o trabalho arquivstico realizado com base no conte-
do do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o
uso da informao nele contida.
No Cdigo de Classificao, as funes, atividades, espcies e ti-
pos documentais genericamente denominados assuntos, encontram-se
hierarquicamente distribudos de acordo com as funes e atividades
desempenhadas pelo rgo. Em outras palavras, os assuntos recebem
cdigos, os quais refletem a hierarquia funcional do rgo, definida por
meio de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do
geral para o particular.
A classificao deve ser realizada de acordo com as seguintes
operaes:

a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de

verificar sob que assunto dever ser classificado e quais as
referncias cruzadas que lhe correspondero. A referncia
cruzada um mecanismo adotado quando o contedo do do-
cumento se refere a dois ou mais assuntos.

b) CODIFICAO: consiste na verificao do cdigo numrico

atribudo ao assunto de que trata o documento e na aposio
do referido cdigo no canto superior direito do documento ou

16
 da capa do processo. Quando necessrio, dever ser utilizado
o ndice (contm os conjuntos documentais ordenados alfabe-
ticamente), para agilizar a localizao do cdigo correspon-
dente ao assunto tratado.

4 ARQUIVAMENTO E ACONDICIONAMENTO DE
DOCUMENTOS

Consiste na guarda do documento no local devido

(pasta, caixa, estante ou armrio) de acordo com a clas-
sificao dada.
Os documentos de fase corrente, inclusive pro-
cessos, sero arquivados nos Arquivos Setoriais por
tempo determinado pela Tabela de Temporalidade de
Documentos.
Aps o vencimento do prazo de guarda nas unida-
des, os documentos de fase intermediria devero ser
transferidos para a Secretaria de Arquivo de acordo com
os procedimentos descritos nesta cartilha.

5 DESTINAO DE DOCUMENTOS

A destinao estabelecida aos documentos poder ser a elimina-

o, quando o documento no apresenta valor secundrio (probatrio ou
informativo), ou a guarda permanente, quando as informaes contidas
no documento so consideradas importantes para fins de prova, informa-
o ou pesquisa.
A Secretaria de Arquivo ser responsvel por articular e orientar
as unidades setoriais para execuo dos procedimentos de destinao
de documentos.

5.1 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS

A Tabela de Temporalidade um instrumento

arquivstico resultante de avaliao, que tem por
objetivos definir prazos de guarda e destinao de
documentos, com vista a garantir o acesso informa-

17
o a quantos dela necessitem.
Os prazos de guarda referem-se ao tempo necessrio para arquiva-
mento dos documentos nas fases corrente e intermediria.
O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao perodo
em que o documento freqentemente consultado, exigindo sua per-
manncia junto s unidades setoriais. A fase intermediria relaciona-se
ao perodo em que o documento ainda necessrio administrao,
porm com menor freqncia de uso, devendo ser transferido para
Secretaria de Arquivo.

5.2 ELIMINAO DE DOCUMENTOS

A eliminao de documentos somente poder

ocorrer aps a aplicao da Tabela de Temporalida-
de de Documentos, aprovao da Listagem de Eli-
minao de Documentos (modelo II) pela Comisso
Permanente de Avaliao de Documentos do Sena-
do Federal e a publicao da referida listagem no Dirio do Senado
juntamente com o Edital de Cincia de Eliminao de Documentos,
que tem como objetivo tornar pblico, em peridicos oficiais, o ato de
eliminao dos acervos arquivsticos.
Excetuam-se desse procedimento de eliminao as cpias e vias
de documentos cujo original ou um exemplar encontram-se no mesmo
conjunto documental ou dossi.

5.3 TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS SECRETARIA DE

ARQUIVO

Considera-se transferncia a passagem de documentos de um ar-

quivo corrente para o arquivo intermedirio, onde aguardaro sua des-
tinao final: eliminao ou recolhidos para guarda permanente.
Sero transferidos Secretaria de Arquivo apenas os documentos
de arquivo, definidos como sendo aqueles recebidos ou produzidos pelo
Senado Federal em decorrncia do exerccio de suas atividades especfi-
cas, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza, de acordo
com os prazos estabelecidos pela Tabela de Temporalidade de Documen-
tos de Arquivo do Senado Federal e aps o preenchimento da Guia de

18
Transferncia de Documentos.
A transferncia de documentos no dever ser efetuada em for-
ma de pacotes, pastas suspensas, pastas A-Z ou caixas de mudana e
dever vir acompanhada pela Guia de Transferncia de Documentos
(modelo III).
Somente sero aceitas as transferncias que estive-
rem de acordo com as exigncias fixadas no presente
manual, devendo a SARQ devolver a documentao,
cujos procedimentos no foram atendidos, ao arquivo
setorial para correo de eventuais falhas verificadas.
Os documentos transferidos de fase intermediria passaro cus-
tdia e responsabilidade da Subsecretaria de Gesto de Documentos.
Para tanto, necessrio que se regularize a tramitao da referida do-
cumentao no Sistema de Controle e Acompanhamento de Processos
CAD, passando a carga dos processos para o Servio de Arquivo Ad-
ministrativo (SEARAD).

6 ROTINAS A SEREM EXECUTADAS

6.1 CLASSIFICAO E AVALIAO

a) ler o documento, identificando o assunto principal e o(s)

secundrio(s) de acordo com seu contedo;
Quando os documentos estiverem acompanhados de
anexo(s), este(s) dever(o) receber o cdigo correspondente
ao documento.

b) localizar o(s) assunto(s) no Cdigo de Clas-

sificao, utilizando o ndice, quando ne-
cessrio;

c) anotar o cdigo, a lpis, no canto superior

direito do documento;

d) verificar a temporalidade dos documentos na Tabela de Tem-

poralidade de Documentos, contando o tempo a partir do pri-
meiro dia til do ano se-guinte ao da data de arquivamento do

19
 documento;

Os documentos que originaram despesas, o prazo de arqui-

vamento contato a partir da aprovao das contas pelo Tribu-
nal de Contas da Unio. (Solicitar lista de aprovao das contas
para o responsvel pela Assistncia Tcnica Arquivstica).

e) classificar o documento que se referir a dois ou mais assuntos

no Cdigo de Classificao, cujo assunto possuir maior prazo
de guarda ou que tenha sido destinado guarda permanente;

f) manter a srie numrica de ofcios expedidos por dois anos e

posteriormente encaminh-los para eliminao;

g) classificar e arquivar uma via dos ofcios expedidos para fora

do Senado Federal (externos) no assunto de acordo com o C-
digo de Classificao e outra via na srie cuja temporalidade
de dois anos;

h) cpias de proposies (resolues, mensagens, etc) no de-

vem ser transferidas para a SARQ uma vez que os mesmos se
encontram nos processados que posteriormente sero transfe-
ridos SARQ;

i) eliminar as cpias e vias cujo original ou

um exemplar encontrem-se no mesmo
conjunto documental;

j) separar fisicamente os documentos de

fase corrente, intermediria ou eliminao.

6.2 ARQUIVAMENTO E ACONDICIONAMENTO DE

DOCUMENTOS DE FASE CORRENTE

a) verificar a existncia de antecedentes (documentos que tratam

do mesmo assunto);
b) reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronolgica
decrescente, sendo os documentos com data mais recente em
primeiro lugar e assim sucessivamente;

20
c) reunir os documentos do mesmo cdigo e acondicionar em
pastas, caixas etc;
d) arquivar os documentos nos locais devidos, identificando de
maneira visvel as pastas, caixas, atravs de notaes registra-
das nas projees das pastas ou etiquetas;
e) acondicionar as pastas e caixas no devido armrio ou es-
tante.

6.3 TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS DE FASE

INTERMEDIRIA

a) retirar os documentos de pastas, envelopes ou invlucros

e separar pelos subgrupos (pessoal, material, patrimnio
etc);
b) verificar a existncia de antecedentes (documentos que tratam
do mesmo assunto);
c) reunir os documentos do mesmo cdigo em maos e acondi-
cionar em caixas tamanho padro utilizada na SARQ;

As caixas podero ter um nmero ilimitado de maos

tendo-se o cuidado para no acondicionar
documentos acima da capacidade do mao
ou da caixa.

d) retirar bailarinas de metal, grampos e clipes

metlicos para evitar a oxidao, ligas de
borracha e desdobrar os documentos que
estiverem dobrados, tendo-se o cuidado para no rasg-los;

No fazer recortes ou colagens e no usar fitas adesivas

diretamente sobre os documentos.
Utilizar, sempre, mscaras, luvas e jalecos descartveis,
o que garante a preservao da sua sade e tambm ajuda a
conservar os documentos.

e) arranjar os maos em ordem numrica dos cdigos, iden-

tificando, a lpis, no canto superior direito do mao o res-

21
 pectivo cdigo de classificao, o nmero da caixa e do
mao;

g) colar, na caixa, etiqueta (modelo IV) identificando a unidade

setorial;
h) preencher a Guia de Transferncia (modelo III), encaminhan-
do uma via, assinada pelo chefe de servio ou responsvel, no
ato da transferncia dos documentos SARQ e enviando uma
cpia para o e-mail sarqassistencia@senado.gov.br;
Aps a conferncia dos documentos transferidos SARQ,
pela equipe tcnica, uma via ser devolvida unidade seto-
rial para controle da respectiva unidade setorial.
i) agendar nova visita tcnica para confern-
cia da classificao dos documentos e da
Guia de Transferncia;
j) proceder tramitao dos processos no
sistema de Controle e Acompanhamento
de Documentos CAD, para o Servio de
Arquivo Administrativo (SEARAD);
Os processos s podero ser transferidos aps ser regis-
trada a transferncia no sistema CAD e a Guia de Transfern-
cia de Documentos ter sido conferida pela equipe da SARQ.
Caso a transferncia tenha sido efetuada sem o devido
registro no referido sistema, a SARQ devolver os processos
para a devida atualizao no sistema CAD.
k) encaminhar a documentao Secretaria de Arquivo.

22
 O emprstimo de documentos de fase interme-
diria somente poder ser feito unidade setorial que
efetuou a transferncia do acervo SARQ ou median-
te autorizao formal desta para outra unidade ou in-
teressados.

OBSERVAO: as transferncias devem ser realizadas no seguinte

horrio; das 9 s 12 e das 14 s 18 horas, e agendadas previamente
com a equipe de assistncia tcnica arquivstica.

6.4 ELIMINAO DE DOCUMENTOS

a) retirar os documentos de pastas, envelopes ou invlucros e

separar pelos subgrupos (pessoal, material, patrimnio, etc);
b) verificar a existncia de antecedentes (documentos que tratam
do mesmo assunto);
c) reunir os documentos do mesmo cdigo em maos e acondi-
cionar em caixas tamanho padro utilizada na SARQ;

As caixas podero ter um nmero ilimitado de maos

tendo-se o cuidado para no acondicionar documentos aci-
ma da capacidade do mao ou da caixa.

d) arranjar os maos em ordem numrica dos cdigos;

e) colar, na caixa, etiqueta de eliminao (modelo V) identifi-
cando a unidade setorial;
f) preencher a Listagem de Eliminao (modelo I), encami-
nhando para SARQ, uma via assinada pelo chefe de ser-
vio ou responsvel e enviando uma cpia para o e-mail
sarqassistencia@senado.gov.br;
g) agendar nova visita tcnica para conferncia da Listagem de
Eliminao;
h) a documentao dever aguardar na prpria
unidade setorial, a publicao, no Dirio do
Senado Federal, da Listagem de Eliminao
juntamente com o Edital de Cincia de Eli-
minao de Documentos.

23
 MODELO I

ACOMPANHAMENTO DE ASSISTNCIA TCNICA

ACOMPANHAMENTO DE ASSISTNCIA TCNICA ARQUIVSTICA

UNIDADE SETORIAL: Unidade setorial visitada

SERVIDOR ASSISTIDO: nome do servidor responsvel pela organizao do arquivo setorial
RAMAL: nmero do telefone para contato
SITUAO ENCONTRADA:

- 1a visita: fazer levantamento da situao do arquivo e medir a documentao;

- Demais visitas: relatar a situao encontrada

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AES / DECISES: descrever as decises que foram tomadas em comum acordo com os ser-
vidores da respectiva unidade setorial.
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________

ASSINATURA DO SERVIDOR ASSISTIDO:

RESPONSVEL PELA ASSISTNCIA:

DATA:

24
 MODELO II

LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

SENADO FEDERAL
DIRETORIA GERAL
SECRETARIA DE ARQUIVO

LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS RGO/SETOR: SF/

sigla da unidade se-
RGO / ENTIDADE: Senado Federal
torial
UNIDADE / SETOR: Unidade setorial na qual os documentos se encontram
LISTAGEM: o nmero
da listagem ser de
acordo com a remessa
de documentos para
eliminao;

CAIXA: nmero da
caixa correspondente
Cdigo de Assunto / Srie Datas-limite Quantidade Especificaes Observaes
Classificao
Anotar o cdigo Anotar a srie Identificao Anotar a Identificar a Anotar o nmero dos
de acordo com de acordo com cronolgica quantida- espcie do processos ou ofcios e
o Cdigo de o Cdigo de do conjunto de de do- conjunto do- outra informao con-
Classificao de Classificao de de documen- cumentos cumental (ex.: siderada importante
Documentos. Documentos. tos, mencio- referentes processos, of- (ex.: srie de ofcios
nando a data ao conjunto cios, memo- expedidos, faltam os
mais antiga e documental randos, etc). de no 2 e 8).
a mais recen- da srie.
te do perodo
abrangido.

____________________________________________
DATA: ____/ ____/ ______ RESPONSVEL PELA SELEO

25
 MODELO III

GUIA DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS

SENADO FEDERAL
DIRETORIA GERAL
SECRETARIA DE ARQUIVO

GUIA DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS RGO/SETOR: SF/ sigla

da unidade setorial
RGO / ENTIDADE: Senado Federal
UNIDADE / SETOR: Unidade setorial na qual os documentos se encontram
RELAO: o nmero da re-
lao ser de acordo com a
transferncia de documen-
tos para SARQ.
Cdigo de Documentos Uso Arquivo
Assunto / Srie Datas-limite Observaes Caixa
Classificao (Espcie/srie/No) Central Caixa No

Anotar o cdigo Anotar a srie Identificao Identificar a esp- Registrar infor-

de acordo com de acordo com cronolgica do cie do conjunto maes consi-
o Cdigo de o Cdigo de conjunto de documental e os deradas impor-
Classificao de Classificao de documentos, respectivos nme- tante (ex.: srie
Documentos. Documentos. mencionando ros (ex.: processo de ofcios expe-
a data mais n 000/00-0, of- didos, faltam os
antiga e a mais cios, memoran- de n 2 e 8).
recente do per- dos, etc).
odo abrangido.

RESP. PELA UNIDADE SETORIAL DATA RECEBIMENTO NA SARQ DATA

_____________________________ ___/___/___ _____________________________ ___/___/___

26
 MODELO IV

ETIQUETA DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS

SENADO FEDERAL

Secretaria de Arquivo
Subsecretaria de Gesto de Documentos
Arquivo Administrativo

_______________________________________
Unidade Setorial
____________________________
Sigla

_________________
Data-Limite

________________
N da Caixa

_______
Ano de Transferncia

27
 MODELO V

ETIQUETA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

SENADO FEDERAL

Secretaria de Arquivo
Subsecretaria de Gesto de Documentos
Arquivo Administrativo

_______________________________________
Unidade Setorial
____________________________
Sigla

_________________
Data-Limite

________________
N da Caixa

ELIMINAO

28
 LEGISLAO ARQUIVSTICA BRASILEIRA

DECRETO N 82.590, de 6 de novembro de 1978

Regulamenta a Lei no 6.546, de 4 de julho de 1978, que dispe sobre

a regulamentao das profisses de arquivista e de tcnico de arquivo.

LEI N 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991

Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e

privados e d outras providncias.

O PRESIDENTE DA REPBLICA, fao saber que o Congresso

Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:

CAPTULO I
DISPOSIES GERAIS

Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a

proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento
de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfi-
co e como elementos de prova e informao. (grifo nosso)
Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os
conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos p-
blicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em
decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por
pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a na-
tureza dos documentos. (grifo nosso)

29
 Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo,
tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para
guarda permanente. (grifo nosso)
Art. 4 Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes
de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em
documentos de arquivos que sero prestadas no prazo da lei, sob pena
de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel
segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da
intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Art. 5 A administrao pblica franquear a consulta aos do-
cumentos pblicos na forma da lei.
Art. 6 Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano mate-
rial ou moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes
penal, civil e administrativa.

CAPTULO II
DOS ARQUIVOS PBLICOS

Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos pro-

duzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos p-
blicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em
decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias.
1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzi-
dos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades pri-
vadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas
atividades.
2 A cessao de atividade de instituies pblicas e de carter
pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio ar-
quivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora.
Art. 8 Os documentos pblicos so identificados como correntes,
intermedirios e permanentes.
1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou
que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas fre-
qentes.

30
 2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo
de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrati-
vo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de
valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente
preservados.
Art. 9 A eliminao de documentos produzidos por instituies p-
blicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da insti-
tuio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia.
Art. 10. Os documentos de valor permanente so inalienveis e
imprescritveis.

CAPTULO III
DOS ARQUIVOS PRIVADOS

Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de do-

cumentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em
decorrncia de suas atividades.
Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder
Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam conside-
rados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvi-
mento cientfico nacional.
Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse p-
blico e social no podero ser alienados com disperso ou perda da
unidade documental, nem transferidos para o exterior.
Pargrafo nico. Na alienao desses arquivos o Poder Pblico
exercer preferncia na aquisio.
Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identifica-
dos como de interesse pblico e social poder ser franqueado mediante
autorizao de seu proprietrio ou possuidor.
Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse p-
blico e social podero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a
instituies arquivsticas pblicas.
Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas pro-
duzidos anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados
como de interesse pblico e social.

31
 CAPTULO IV
DA ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE INSTITUIES
ARQUIVSTICAS PBLICAS

Art. 17. A administrao da documentao pblica ou de car-

ter pblico compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do
Distrito Federal e municipais.
1 So arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo,
e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So conside-
rados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da Mari-
nha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e
do Ministrio da Aeronutica.
2 So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arqui-
vo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio.
3 So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executi-
vo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio.
4 So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o
arquivo do Poder Legislativo.
5 Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acor-
do com sua estrutura poltico-jurdica.
Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento
dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal,
bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guar-
da, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos.
Pargrafo nico. Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo
Nacional poder criar unidades regionais.
Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal
a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos
pelo Poder Legislativo Federal no exerccio de suas funes, bem
como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guar-
da. (grifo nosso)
Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a ges-
to e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Po-
der Judicirio Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo
e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o
acesso aos documentos sob sua guarda.

32
 Art. 21. Legislao Estadual, do Distrito Federal e municipal defi-
nir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos estaduais e
municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos, observado
o disposto na Constituio Federal, e nesta Lei.

CAPTULO V
DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PBLICOS

Art. 22. assegurado o direito de acesso pleno aos documentos

pblicos.
Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obe-
decidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por
eles produzidos.
1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana
da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo
da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da ima-
gem das pessoas so originalmente sigilosos.
2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da
sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta)
anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser pror-
rogado, por uma nica vez, por igual perodo.
3 O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e a
imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem)
anos, a contar da data de sua produo.
Art. 24 Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determi-
nar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que
indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao
pessoal da parte.
Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa
ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto
neste artigo.

DISPOSIES FINAIS

Art. 25. Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e admi-

nistrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfi-

33
gurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado
como de interesse pblico e social. (grifo nosso)
Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos CO-
NARQ, rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a po-
ltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema
Nacional de Arquivos SINAR. (grifo nosso)
1 O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Dire-
tor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de insti-
tuies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas.
2 A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo
sero estabelecidos em regulamento.
Art. 27. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 28. Revogam-se as disposies em contrrio.
Braslia, 8 de janeiro de 1991; 170 da Independncia e 103 da Repblica.
FERNANDO COLLOR, Jarbas Passarinho.

(D.O.U. de 9 de janeiro de 1991)

34
 LEI N 9.605, de 12 de fevereiro de 1998

Dispe sobre as sanes penais e administrativas derivadas de condu-

tas e atividades lesivas ao meio ambiente, e d outras providncias.

.................

CAPTULO V
Seo IV

DOS CRIMES CONTRA O ORDENAMENTO URBANO

E O PATRIMNIO CULTURAL

Art. 62. Destruir, inutilizar ou deteriorar: (grifo nosso)

I bem especialmente protegido por lei, ato administrativo ou
deciso judicial;
II arquivo, registro, museu, pinacoteca, instalao cient-
fica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou deciso
judicial; (grifo nosso)
Pena: recluso, de um a trs anos, e multa.
Pargrafo nico. Se o crime for culposo, a pena de seis meses a
um ano de deteno, sem prejuzo da multa.

(D.O.U., 13 de fevereiro de 1998 e retificada em 17 de fevereiro de 1998).

35
 DECRETO N 3.179, de 21 de setembro de 1999

Dispe sobre as sanes penais e administrativas derivadas de condu-

tas e atividades lesivas ao meio ambiente, e d outras providncias.

.........

CAPTULO II
Seo IV

DAS SANES APLICVEIS S INFRAES CONTRA O

ORDENAMENTO URBANO E O PATRIMNIO CULTURAL

Art. 49. Destruir, inutilizar ou deteriorar: (grifo nosso)

I bem especialmente protegido por lei, ato administrativo ou
deciso judicial;
II arquivo, registro, museu, pinacoteca, instalao cient-
fica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou deciso
judicial; (grifo nosso)
Multa de R$ 10.000 (dez mil reais) a R$ 500.000 (quinhentos mil reais).
(D.O.U., 22 de setembro de 1999).

DECRETO N 4.553, de 27 de dezembro de 2002

Dispe sobre a salvaguarda de dados, informaes, documentos e ma-

teriais sigilosos de interesse da segurana da sociedade e do Estado,
no mbito da Administrao Pblica Federal, e d outras providncias.

(D.O.U., 30 de dezembro de 2002).

36
 RESOLUES DO CONSELHO NACIONAL DE
ARQUIVOS CONARQ

RESOLUO N 1, de 18 de outubro de 1995

Dispe sobre a necessidade da adaptao de planos e/ou cdigos de

classificao de documentos nos arquivos correntes, que considerem
a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e funes.

(D.O.U., 24 de outubro de 1995).

RESOLUO N 2, de 18 de outubro de 1995

Dispe sobre as medidas a serem observadas na transferncia ou no

recolhimento de acervos documentais para instituies arquivsticas
pblicas.

(D.O.U., 24 de outubro de 1995).

RESOLUO N 5, de 30 de setembro de 1996

Dispe sobre a necessidade da adaptao de planos e/ou cdigos de

classificao de documentos nos arquivos correntes, que considerem
a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e funes.

(D.O.U., 10 de outubro de 1996).

RESOLUO N 6, de 15 de maio de 1997

Dispe sobre diretrizes quanto terceirizao de

servios arquivsticos pblicos.

(D.O.U., 23 de maio de 1997).

37
 RESOLUO N 7, de 20 de maio de 1997

Dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no

mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico.

(D.O.U., 23 de maio de 1997).

RESOLUO N 13, de 9 de fevereiro de 2001

Dispe sobre a implantao de uma poltica municipal de arquivos,

sobre a construo de arquivos e de websites de
instituies arquivsticas.

(D.O.U., 26 de fevereiro de 2001).

RESOLUO N 14, de 24 de outubro de 2001

Aprova a verso revisada e ampliada da Resoluo n 4, de 28 de

maro de 1996, que dispe sobre o Cdigo de Classificao de Do-
cumentos de Arquivo para a Administrao Pblica: atividades-meio,
a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos rgos
e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e
os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na
Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Ar-
quivo relativos as atividades-meio da Administrao Pblica.

(D.O.U., 8 de fevereiro de 2002).

RESOLUO N 20, de 16 de julho de 2004

Dispe sobre a insero dos documentos digitais em programas de
gesto arquivstica de documentos dos rgos e entidades integrantes
do Sistema Nacional de Arquivos.

(D.O.U., 19 de julho de 2004).

CARTA PARA A PRESERVAO DO PATRIMNIO

ARQUIVSTICO DIGITAL CONARQ
6 de julho de 2004

38
 RESOLUO N 24, de 3 de agosto de 2006

Estabelece diretrizes para a transferncia e recolhimento de documen-

tos arquivsticos digitais para instituies arquivsticas pblicas.

(D.O.U., 7 de agosto de 2006).

39
 LEGISLAO INTERNA SENADO FEDERAL

ATO DA COMISSO DIRETORA N 5,

de 14 de abril de 2000

Institui o Sistema de Arquivo e Controle de Documentos do

Senado Federal e do Congresso Nacional SIARQ-SF.

A Comisso Diretora do Senado Federal, no uso de suas atribui-

es regimentais e regulamentares, RESOLVE:
Art. 1 Fica institudo o Sistema de Arquivo e Controle de Do-
cumentos do Senado Federal e do Congresso Nacional SIARQ-SF, in-
tegrante do Sistema de Arquivo do Poder Legislativo Federal e do Siste-
ma Nacional de Arquivos SINAR, de acordo com o item III, art. 12, do
Decreto n 1.173 de 29-6-94, e do art. 17, da Lei n 8.159, de 8-3-91.
Art. 2 So objetivos gerais do Sistema:
I assegurar o controle e a organizao dos documentos produzi-
dos, expedidos ou recebidos pelas vrias unidades organizacionais do
Senado Federal, no desempenho de suas atividades, qualquer que seja
o suporte da informao ou a natureza do documento.
II zelar pela preservao do patrimnio arquivstico do
Senado Federal parte relevante da Histria da Nao. (grifo
nosso)
Art. 3 Integram o SIARQ-SF:
I rgo Central a Secretaria de Arquivo do Senado Fede-
ral;
II rgos Setoriais as unidades organizacionais do Sena-
do Federal e das entidades que lhe so vinculadas, de qualquer

40
grau, que desempenhem atividades de arquivo e de controle de
documentos. (grifo nosso)
Art. 4 So atribuies bsicas do rgo Central:
I Orientar, coordenar e supervisionar a execuo das ta-
refas de controle de documentos e de arquivos correntes ad-
ministrativos e legislativos nos rgos setoriais, estabelecendo
normas gerais de trabalho, de forma a manter uniformizao de
procedimentos, atendendo s peculiaridades de cada um. (grifo
nosso)
II Racionalizar a produo documental com vistas a evitar-se a
proliferao de papis.
III Elaborar o Cdigo de Classificao de Documentos de Arqui-
vo, acompanhando sua implantao e providenciando as alteraes,
quando necessrias;
IV Presidir a Comisso Permanente de Avaliao de Documentos
que tem por finalidade promover a avaliao, seleo e destinao final
de documentos no Senado Federal e Congresso Nacional.
V Presidir a Comisso Permanente de Acesso (Decreto n 2.134
de 24-1-97, que regulamenta o art. 23, da Lei n 8.159 de 8-1-91), que
dispe sobre a categoria dos documentos pblicos e sigilosos, o acesso
a eles e d outras providncias.
VI Atender aos usurios, de acordo com procedimentos
estabelecidos, no que diz respeito ao acesso s informaes exis-
tentes na Secretaria de Arquivo, respeitando as condies de si-
gilo. (grifo nosso)
VII Promover treinamento para os servidores encarregados de
operar o sistema nas unidades integrantes do SIARQ-SF, em estreita co-
laborao com o Instituto Legislativo Brasileiro ILB.
VIII Receber a documentao proveniente dos rgos se-
toriais, de acordo com critrios e prazos estabelecidos na Tabela
de Temporalidade de Documentos. (grifo nosso)
IX Custodiar, preservar, armazenar e ordenar os documentos re-
cebidos dos rgos setoriais, dando-lhes acessibilidade por meios de
pesquisa guias, inventrios, catlogos, repertrios e ndices garan-
tindo sua integridade e segurana.

41
 X Providenciar todos os requisitos tcnicos para preservao dos
documentos no rgo central e unidades setoriais do Senado Federal.
XI Orientar os rgos setoriais quanto s instalaes, equipa-
mentos e material em geral, do ponto de vista arquivstico.
XII Providenciar, orientar e supervisionar os trabalhos de seleo
de documentos, que devero passar pelos processos de restaurao.
XIII Estabelecer normas e critrios para microfilmagem e utili-
zao de outras tecnologias aplicadas documentos de arquivo, no
mbito do Senado Federal.
XIV Desenvolver estudos, em estreita colaborao com o Cen-
tro de Informtica e Processamento de Dados do Senado Federal
PRODASEN visando a implementao de recursos de informtica
aplicado a documentos de arquivo.
XV Manter intercmbio com arquivos nacionais e estrangeiros
para atualizao de tcnicas e permuta de experincias.
XVI Arranjar e descrever os documentos escritos, sonoros, fo-
togrficos, flmicos e outros, recolhidos ao arquivo permanente, para
controle, recuperao e disseminao das informaes.
XVII Elaborar e manter atualizado o Manual de Servio, com
vistas normatizao de rotinas e procedimentos do SIARQ-SF.
XVIII Divulgar o acervo custodiado.
Art. 5 So atribuies bsicas dos rgos Setoriais:
I Receber, registrar e controlar a tramitao e expedio
de correspondncia, de acordo com normas e procedimentos
estabelecidos pelo rgo Central; (grifo nosso)
II Organizar e manter arquivo de documentos de uso cor-
rente; (grifo nosso)
III Classificar e arquivar os documentos de uso corrente,
de acordo com o Cdigo de Classificao de Documentos de Ar-
quivo; (grifo nosso)
IV Classificar e indexar as sries de documentos legislati-
vos. (grifo nosso)
V Recuperar a informao sobre a localizao e contedo
dos documentos; (grifo nosso)

42
 VI Registrar, indexar e arquivar os documentos escritos,
sonoros, fotogrficos, flmicos e outros; (grifo nosso)
VII Registrar e controlar o emprstimo de documentos ar-
quivados; (grifo nosso)
VIII Selecionar, periodicamente, os documentos mantidos
em seus arquivos, para fins de eliminao ou transferncia Se-
cretaria de Arquivo, de acordo com os prazos pr-fixados na Ta-
bela de Temporalidade de Documentos; (grifo nosso)
IX Transferir os documentos citados no item VIII, Secre-
taria de Arquivo, por meio de Guias de Transferncias e dentro
dos requisitos tcnicos; (grifo nosso)
X Manter estreito contato com a Secretaria de Arquivo, no
sentido de receber assistncia tcnica e orientao quanto aos
procedimentos arquivsticos; (grifo nosso)
XI Manter articulao entre si, para efeitos operacionais,
com vistas a elevar o nvel de eficincia do SIARQ-SF. (grifo nos-
so)
Art. 6 Os rgos setoriais esto sujeitos orientao nor-
mativa e superviso tcnica do rgo Central, sem prejuzo da
subordinao ao rgo em cuja estrutura administrativa estive-
rem integrados. (grifo nosso)
Art. 7 Este ato entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 8 Revogam-se as disposies em contrrio.
Senado Federal, 14 de abril de 2000. Antonio Carlos Magalhes Geraldo
Melo Ronaldo Cunha Lima Carlos Patrocnio Nabor Jnior Casildo Maldaner.

43
 ATO DO DIRETOR-GERAL N 846, de 16 de agosto de 2000

Institui a Comisso Permanente de Avaliao de Documentos de

Arquivo do Senado Federal e Congresso Nacional.

O Diretor-Geral do Senado Federal, no exerccio de suas atribui-

es regulamentares,
RESOLVE:
Art. 1 Instituir a Comisso Permanente de Avaliao de Documen-
tos de Arquivo do Senado Federal com a finalidade de promover a ava-
liao, seleo e destinao final de documentos do Senado Federal e
Congresso Nacional, segundo a cincia arquivstica e de acordo com a
legislao em vigor e recomendao do Conselho Nacional de Arqui-
vos, e especialmente:
I Propor, sempre que necessrio, mudanas no Cdigo de Classi-
ficao dos Documentos de Arquivos do Senado Federal e do Congres-
so Nacional das atividades meio e fim;
II Propor, sempre que necessrio, mudanas na Tabela de Tem-
poralidade de Documentos relativa s atividades meio e fim do Senado
Federal e do Congresso Nacional;
III Orientar as unidades organizacionais do Senado, responsveis
por arquivos setoriais, quanto ao processo de seleo de documentos
arquivsticos.
Art. 2 Designar como Presidente, o titular da Subsecretaria de
Arquivo, que nomear 6 (seis) membros.
Art. 3 A Comisso propor a criao, sempre que necessrio, de Gru-
po de Trabalho para levantamento e processamento de dados, definio de
conjuntos documentais e entrevistas com servidores e pesquisadores.
Art. 4 O mandato decorrente das designaes vigorar por 1 (um)
ano, a contar da data de sua publicao.

44
 Art. 5 As alteraes a que se referem os incisos I e II, do Art. 1,
devero ser submetidas, por esta Comisso, deliberao da Comisso
Diretora do Senado Federal.
Art. 6 Este ato entra em vigor na data de sua publicao.
Senado Federal,16 de agosto de 2000. Agaciel da Silva Maia.

45
 ATO DA COMISSO DIRETORA N 17 de 14 de agosto de 2001

Disciplina os procedimentos arquivsticos de classificao e de tem-

poralidade dos documentos do Senado Federal e Congresso Nacional.
(Aprova o Cdigo de Classificao e a Tabela de Temporalidade de
Documentos).

A Comisso Diretora do Senado Federal, no desempenho de suas

atribuies regulamentares e regimentais, e
Considerando o disposto pela Lei no 8.159/91, que dispe sobre
a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, e o Decreto no
2.182/97, que a regulamentou;
Considerando a necessidade de adequao da gesto documental
desta Casa aos ditames da legislao vigente, e
vista do trabalho realizado pela Comisso Permanente de Ava-
liao de Documentos de Arquivo do Senado Federal, RESOLVE:
Art. 1o Aprovar o Cdigo de Classificao de Documentos de Ar-
quivo e a Tabela de Temporalidade de Documentos, na forma dos ane-
xos a este ato. (grifo nosso)
Art. 2o Este ato entra em vigor na data de sua publicao.
Senado Federal, 14 de agosto de 2001. Edison Lobo Antonio Carlos Valada-
res Carlos Wilson Mozarildo Cavalcanti.

46
 RESOLUO N 56, de 2002

Dispe sobre a estrutura e o funcionamento da Subsecretaria de

Arquivo do Senado Federal.

ATO DO PRESIDENTE N 168, de 3 de novembro de 2003

Dispe sobre o acesso e a salvaguarda aos documentos sigilosos do

Senado Federal e do Congresso Nacional.

O Presidente do Senado Federal, no exerccio de suas atribuies

regulamentares e considerando os Incisos X e XXXIII, Art. 5 da Consti-
tuio Federal que assegura a todos o acesso a informao, ressalvando
aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do
Estado, bem como a inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da
honra e da imagem das pessoas, e tendo em vista os parmetros traa-
dos pela Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, RESOLVE:
Art. 1 Criar a Comisso Permanente de Acesso a Documentos do
Senado Federal e do Congresso Nacional.
Art. 2 Cabe Comisso:
I regular o acesso e a salvaguarda aos documentos sigilosos do
Senado Federal e do Congresso Nacional;
II fixar as categorias de sigilo dos documentos;
III classificar os documentos, segundo as categorias pr-fixadas;
IV regular a reproduo dos documentos sigilosos.
Art. 3 A Comisso constituda por 8 (oito) membros, a seguir
definidos:
I Como Presidente, o Primeiro-Secretrio do Senado Federal;
II Como Vice-Presidente, o Diretor-Geral;

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 III Demais membros: Secretrio-Geral da Mesa, Advogado
Geral, Diretor da Secretaria de Recursos Humanos, Diretor da Secreta-
ria Especial de Informtica SEI/PRODASEN, Diretor da Subsecretaria
de Arquivo e Chefe do Servio de Arquivo Permanente.
Pargrafo nico O Presidente da Comisso Permanente de Aces-
so a Documentos do Senado Federal e do Congresso Nacional indicar
um servidor para secretariar os trabalhos da Comisso.
Art. 4 A Comisso poder criar, sempre que necessrio, para au-
xili-la nos trabalhos, subcomisses com servidores da Casa envolvidos
diretamente com a documentao a ser analisada.
Art. 5 Revogam-se as disposies em contrrio.
Art. 6 Este ato entra em vigor na data de sua publicao.
Senado Federal,3 de novembro de 2003. Senador Jos Sarney, Presidente do
Senado Federal.
Publicado no BAP no 2.872, de 4-11-2003

ATO DA COMISSO DIRETORA N 2, DE 2005

A Comisso Diretora do Senado Federal, no uso das atribuies

que lhe confere o art. 16 da Resoluo n 9, de 1997, combinado com
o art. 8 da Resoluo n 56, de 2002, RESOLVE:
Art. 1 O presente ato modifica a estrutura administrativa do r-
go Central de Coordenao e Execuo e altera o quadro de pessoal
do Senado Federal.

..........

Art. 6 A atual Subsecretaria de Arquivo passa a denominar-se

Secretaria de Arquivo, e ter como rgos: Gabinete; Servio de
Atendimento ao Usurio; Subsecretaria de Gesto de Documentos
e Subsecretaria de Arquivo Permanente. (grifo nosso)
Pargrafo nico. A Subsecretaria de Gesto de Documentos com-
pe-se de: Servio de Arquivo Administrativo; Servio de Arquivo Legis-
lativo; Servio de Arquivo Impresso; e Servio de Arquivos Especiais.

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A Subsecretaria de Arquivo Permanente compe-se de: Servio de
Arquivo Histrico e Servio de Difuso do Acervo e Produtos Especiais.
Art. 7 Fica mantida a estrutura da Secretaria de Informao e Do-
cumentao, com a excluso da Subsecretaria de Arquivo e respectivas
unidades.

..........

Art. 18. A Comisso Diretora encaminhar ao Plenrio proposta

de Resoluo convalidando as alteraes de que trata este ato.
Art. 19. Este ato entra em vigor na data de sua publicao, revoga-
das as disposies em contrrio.
Sala da Comisso Diretora, 26 de janeiro de 2005. Jos Sarney Paulo Paim
Alberto Silva Srgio Zambiasi Serys Slhessarenko Geraldo Mesquita.

Publicado no BAP no 3.172, de 11-2-2005

ATO DO DIRETOR-GERAL N 2.146, DE 2005

Estabelece as competncias da Secretaria de Arquivo (SARQ) e das

Subsecretarias e Servios a ela subordinados.

O Diretor-Geral do Senado Federal, no uso de suas atribuies re-

gulamentares e tendo em vista o disposto no art. 6 do Ato da Comisso
Diretora n 2, de 2005, RESOLVE:
Art. 1 Ficam estabelecidas por este ato as competncias da
Secretaria de Arquivo (SARQ) e de suas unidades subordinadas.
Art. 2 Secretaria de Arquivo compete planejar, coordenar, su-
pervisionar, controlar e orientar as atividades de produo, tramitao,
uso, avaliao e arquivamento dos documentos, nas fases corrente e
intermediria; do Senado Federal e do Congresso Nacional, bem como
recolher os documentos de fase permanente; dar acesso, preservar e
divulgar o acervo arquivstico custodiado; exercer a funo de rgo
central do Sistema de Arquivo e Controle de Documentos do Senado
Federal e do Congresso Nacional SIARQ-SF, nos termos do Ato da
Comisso Diretora n 5, de 2000.

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 Pargrafo nico. So rgos da Secretaria de Arquivo:
I Gabinete (GBSARQ);
II Servio de Atendimento ao Usurio (SEATEN);
III Subsecretaria de Gesto de Documentos; (SSGDOC) e
IV Subsecretaria de Arquivo Permanente (SSARPE).
Art. 3 Ao Gabinete compete providenciar o expediente, as au-
dincias e a representao do titular do rgo, atualizar sua agenda;
auxili-lo e assessor-lo no desempenho de suas atividades; executar
as tarefas de suporte administrativo vinculadas s atribuies do rgo;
promover a conservao das instalaes fsicas da Secretaria; controlar
e conservar os bens patrimoniais; elaborar o planejamento e oramento
do rgo; e executar outras tarefas correlatas.
Art. 4 Ao Servio de Atendimento ao Usurio compete prestar
informaes e orientaes aos usurios interno e externo e aos corres-
pondentes do Brasil e do exterior na utilizao de recursos informacio-
nais e instrumentos de pesquisa disponveis na Secretaria; preparar e
fornecer cpias autenticadas dos documentos constantes no acervo da
Secretaria de Arquivo que sejam de domnio pblico; e executar outras
tarefas correlatas.
Art. 5 Subsecretaria de Gesto de Documentos compete prestar
assistncia tcnica arquivstica s unidades setoriais do Senado Federal
na produo, tramitao, classificao, avaliao e arquivamento dos
documentos de fase corrente, em qualquer suporte; proceder ao tra-
tamento documental arquivstico de fase intermediria, promovendo
recolhimento ao arquivo permanente ou estabelecendo procedimentos
de eliminao, de acordo com tabela de temporalidade estabelecida.
Pargrafo nico. So rgos da Subsecretaria de Gesto de Do-
cumentos:
I Servio de Arquivo Administrativo (SEARAD);
II Servio de Arquivo Legislativo (SEALEG);
III Servio de Arquivo Impresso (SEAIMP); e
IV Servio de Arquivos Especiais (SEARES).
Art. 6 Ao Servio de Arquivo Administrativo compete receber,
avaliar, classificar, conservar e tornar acessveis os documentos de fase

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intermediria, transferidos dos arquivos setoriais; aplicar a Tabela de
Temporalidade de Documentos de Arquivo do Senado Federal e do
Congresso Nacional nos documentos preservados na unidade, promo-
vendo seu recolhimento ao Arquivo Permanente ou sua eliminao;
prestar assistncia tcnica aos arquivos setoriais administrativos; e exe-
cutar outras atividades correlatas.
Art. 7 Ao Servio de Arquivo Legislativo compete receber, avaliar,
classificar, conservar e tornar acessveis os documentos de fase interme-
diria transferidos dos arquivos setoriais; aplicar a Tabela de Tempora-
lidade de Documentos de Arquivo do Senado Federal e do Congresso
Nacional nos documentos preservados na unidade, promovendo seu
recolhimento ao Arquivo Permanente ou sua eliminao; prestar as-
sistncia tcnica aos arquivos setoriais legislativos; e executar outras
atividades correlatas.
Art. 8 Ao Servio de Arquivo Impresso compete receber, avaliar,
classificar, conservar e tornar acessveis as publicaes do Senado
Federal; aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo
do Senado Federal e do Congresso Nacional nos documentos preserva-
dos na unidade, promovendo seu recolhimento ao Arquivo Permanente
ou sua eliminao; e executar outras atividades correlatas.
Art. 9 Ao Servio de Arquivos Especiais compete receber, avaliar,
classificar, conservar e tornar acessveis os documentos em suportes
especiais, de fase intermediria, transferidos dos arquivos setoriais;
aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivos do
Senado Federal e Congresso Nacional nos documentos em suportes
especiais preservados na unidade, promovendo seu recolhimento ao
Arquivo Permanente ou sua eliminao; prestar assistncia tcnica
aos arquivos setoriais que tenham sob sua guarda documentos em
suportes especiais (udios-visuais e eletrnicos); e executar outras ati-
vidades correlatas.
Art. 10. O Servio de Arquivos Especiais dever desenvolver suas
atividades nas instalaes da Subsecretaria de Arquivo Permanente.
Art. 11. Subsecretaria de Arquivo Permanente compete planejar
e supervisionar as atividades de arranjo, descrio, guarda, conserva-
o, restaurao e reproduo dos documentos, de fase permanente,
em qualquer suporte; regulamentar e estabelecer critrios para utili-
zao de tecnologias aplicadas a documentos arquivsticos; promover

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pesquisas histricas e culturais e publicar seus resultados em qualquer
suporte.
Pargrafo nico. So rgos da Subsecretaria de Arquivo Perma-
nente:
I Servio de Arquivo Histrico (SEAHIS); e
II Servio de Difuso do Acervo e Produtos Especiais (SEDAPE).
Art. 12. Ao Servio de Arquivo Histrico compete recolher, arran-
jar, descrever, classificar, conservar e custodiar os documentos de fase
permanente; elaborar instrumentos de pesquisa; planejar, supervisionar
e coordenar as atividades de preservao e restaurao dos documen-
tos permanentes; prestar orientaes sobre as condies ideais de segu-
rana e ambiente do acervo; e executar outras atividades correlatas.
Art. 13. Ao Servio de Difuso do Acervo e Produtos Especiais
compete divulgar o acervo arquivstico custodiado; organizar, orientar
e executar atividades de pesquisa; preparar as publicaes da Secre-
taria a serem editadas, em qualquer suporte; organizar e atualizar os
dados biogrficos dos senadores brasileiros, alimentando o banco de
dados correspondente; elaborar e editar publicaes sobre as biogra-
fias dos senadores, em qualquer suporte; e executar outras atividades
correlatas.
Art. 14. Este ato entra em vigor na data de sua publicao.
Senado Federal, 17 de maio de 2005. Agaciel da Silva Maia, Diretor-Geral.

Publicado no BAP no 3.235, de 18-5-2005

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