CODIGO: PR-MC-01

VERSION: 05
CONTROL DOCUMENTOS
VIGENCIA: 17/01/2013

Hoja de Control de Actualizaciones del Documento

VERSION FECHA DESCRIPCION DE LA MODIFICACION

Se realiza cambio de responsables de la elaboracin, revisin y aprobacin de los
documentos segn lo establecido en el numeral 4.3, se realiza cambio de versin del
25 de Octubre de 2011 documento.
02
En el numeral 4.7 se incluye la codificacin del Consultorio Jurdico CJ, al proceso registro y
control se le adiciono la palabra acadmico.
01 de Noviembre de En el numeral 4.3 se hace ajustes en la metodologa de revisin, aprobacin y difusin de los
03 2011 documentos y se elimina el formato FT-MC-04 ACTA APROBACION.
Se modifican los siguientes numerales:
4.4 Creacin y modificacin o eliminacin de documentos del SGC
La solicitud de cambios en documentos del SGC se realiza adems en la intranet, ruta:
http:www.ustamed.edu.co/intranet/solicitud de modificacin para formatos del SGC
04 13/02/2012
4.5 Control de documentos obsoletos y de origen externo: se complementa en cuanto a no
almacenamiento de documentos obsoletos y manejo de documentos de origen externo.
Se complementa el numeral 4.6 Distribucin de documentos

ELABORO REVISO APROBO

NOMBRE: Guillermo
NOMBRE: Guillermo Bolvar NOMBRE: Guillermo Bolvar Bolvar
Responsable de Mejora
Decano Acadmico
Decano Acadmico Continua
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1. OBJETO
Definir el procedimiento para controlar los documentos del Sistema de Gestin de
Calidad de la USTA, garantizar la vigencia e idoneidad; adems establecer las
directrices que se deben tener en cuenta para la estructuracin del contenido, la
presentacin y la codificacin de los documentos que hacen parte del Sistema de
Gestin de Calidad.

2. ALCANCE
Las disposiciones consignadas en ste procedimiento se aplican para los
documentos y registros del Sistema de Gestin de la Calidad, tanto los elaborados
internamente como aquellos de origen externo a la USTA que son requeridos para
el adecuado desarrollo de los procesos.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES

Los trminos utilizados en este manual, deben entenderse conforme lo establecido

en la NTC ISO 9000 versin 2005.

Manual de Calidad: Documento que especifica el sistema de gestin de calidad

SGC
Mapa de Procesos: Identificacin de los procesos que aplica a la Universidad.

Procesos: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que transforman

elementos de entrada en resultados.

Instructivo: Documento que describe los pasos a seguir para desarrollar una
actividad muy especfica, relacionados con la parte operativa.

Procedimiento: Escrito que proporciona informacin detallada sobre cmo

efectuar las actividades y los procesos de una manera coherente.

Formato: Corresponde a una hoja previamente diseada para permitir la

recoleccin de la informacin.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia

de las actividades desempeadas y de la conformidad de los requisitos, as como
de la operacin eficaz del sistema de gestin de la calidad; estos deben ser
legibles, identificables y recuperables.
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Documentos de origen externo: Son aquellos documentos que a juicio de la

empresa, se consideran necesarios para la prestacin del servicio y que son
emitidos por fuentes ajenas.

Documento obsoleto: Son todos aquellos documentos que han sido corregidos y
que tienen versiones anteriores y se consideran dasactualizados al interior de la
empresa.

Listado Maestro de Documentos y Registros: Documento en el cual se

encuentran listados todos los documentos que hacen parte del Sistema de Gestin
de la Calidad. Evidencia el nmero de versiones que tienen los documentos del
Sistema de Gestin de Calidad, la ltima fecha de actualizacin, la ubicacin, el
responsable, el proceso al cual pertenece, el acceso, la retencin y la disposicin.

Distribucin de Documentos. Entrega de un documento aprobado a los

funcionarios de la organizacin involucrados en las actividades descritas para su
conocimiento y cumplimiento.

Elabor. Nombre y cargo de la persona que redacta el documento, procedimiento,

manual o instructivo, los cuales se integran al Sistema de Gestin de Calidad.

Revis. Nombre y cargo de la persona que revisa los documentos elaborados y/o
modificados del sistema para garantizar que cumpla con las condiciones
establecidas.

Aprob. Nombre y cargo de la persona responsable de aprobar los documentos

elaborados y/o modificados del SGC verificando que se cumplan con las polticas
establecidas.

4. DESARROLLO

4.1. CONDICIONES GENERALES

La documentacin es manejada en medio magntico, por tanto, se consideran

vigentes los documentos aprobados y ubicados en la siguiente direccin:
www.ustamed.edu.co/ link Servicios/Intranet/Sistema de Gestin de la Calidad.
Los documentos que no estn aprobados se consideran en elaboracin o
actualizacin.

La elaboracin de los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad es

responsabilidad de las personas encargadas del proceso o la actividad que se
est documentando, el responsable de Mejora Continua puede apoyar estas
actividades.
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Cuando el personal necesite la utilizacin de un documento de origen externo,

debe comunicarlo al responsable del proceso de Mejora Continua, quien lo
registra en el Listado Maestro de Documentos para su control e identificacin.

Los documentos deben ser legibles y fcilmente identificables, evitando

enmendaduras, tachones, correcciones.

Los formatos quedan aprobados con la firma del procedimiento que los contenga.

Los documentos deben ser claros y de fcil entendimiento para las personas que
van a interactuar con ellos, evitando generar conflictos y ambigedades en la
ejecucin de las actividades, debe evitarse el uso de abreviaturas y expresiones
coloquiales.

4.2. ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS DEL SGC

Para la edicin definitiva de un documento, se debe tener en cuenta la estructura

documental, la cual dicta los requisitos para la elaboracin del encabezado y
cuerpo del documento, de la siguiente manera:

ENCABEZADO: El encabezado identifica el documento del SGC y est

compuesto por: Logotipo de la Universidad, nombre del documento y una
casilla con el cdigo, versin y fecha de ltima actualizacin. Como se observa
en la Grafica 1.

CODIGO:

VERSION:
NOMBRE DOCUMENTO
VIGENCIA:

GRAFICA 1.

CUERPO DEL DOCUMENTO: Es la forma como se estructura el contenido del

documento y consta de los siguientes elementos:
a. Control de Cambios: Al inicio del procedimiento se encuentra la tabla para
registrar la naturaleza de los cambios de versin del documento.
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VERSION FECHA DESCRIPCION DE LA MODIFICACION

b. Tabla de aprobacin: se registra el nombre y el cargo de quin elabora, revisa y

aprueba el documento.

ELABORO REVISO APROBO

NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:

PARA LOS PROCEDIMIENTOS DEBE CONTENER ADEMAS:

c. OBJETO: se describe brevemente el propsito del documento. Adems, puede

incluir la finalidad de la actividad o proceso (Para qu).

d. ALCANCE: se determina quienes deben aplicar el documento. Puede hacer

referencia a reas, cargos o procesos; en todo caso, la referencia debe ser clara,
para evitar ambigedades. Si hay aspectos que se excluyen, se deben mencionar
con precisin.

d. DEFINICIONES: se registran las definiciones de aquellos trminos utilizados en

el documento, que son importantes para su aplicacin y que no son de uso comn
y fcil comprensin, algunas definiciones pueden ser tomadas de la NTC ISO
9000:2005. La definicin de trminos no contemplados por la citada norma, pero
que es necesario incluir por la actividad o procesos que se documentan, deben
hacerse de manera clara y concisa.

e. DESARROLLO: Descripcin secuencial de las actividades que se desarrollan

durante el proceso.
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f. ANEXOS: Se listan los formatos y documentos que aplican al procedimiento o

instructivo, detallndolos con cdigo y nombre.

4.3. REVISIN, APROBACIN Y DIFUSIN DE LOS DOCUMENTOS: Todos los

documentos del Sistema de Gestin de Calidad debe pasar por las etapas de:
Elaboracin, Revisin, Aprobacin y Difusin:

La elaboracin de los documentos es realizada por el responsable del proceso

quien pasa el respectivo documento para revisin con el Representante de Mejora
Continua. Posteriormente este se encarga de verificar que el documento cumpla
con los criterios del procedimiento PR-MC-01 CONTROL DE DOCUMENTOS.

Nota: Todos aquellos documentos que contengan algn direccionamiento

estratgico, ser aprobados por la Rectora y pre-revisado por el Consejo
Directivo.

La Aprobacin de los documentos est a cargo del Responsable de proceso,

quien se encarga de validar que el documento cumple con las especificaciones
propias para la ejecucin de sus actividades y se demuestra con la firma de
aprobacin en el formato FT-MC-03 Solicitud Modificacin Documentos.

La Difusin, es la divulgacin de la informacin por parte del responsable del

proceso si este lo considera necesario. En el caso que se realice se debe dejar la
evidencia segn sea el caso en el formato FT-MC-01 Registro de Asistencia a
Eventos.

4.4. CREACIN, MODIFICACIN O ELIMINACIN DE LOS DOCUMENTOS

DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

El Responsable de cada proceso puede solicitar la creacin, modificacin o

eliminacin de un documento perteneciente a su respectivo proceso a travs del
formato FT-MC-03 Solicitud Modificacin Documentos o mediante intranet en la
ruta http://www.ustamed.edu.co/intranet/Solictud de Modificacin para
formatos del SGC, esta solicitud debe ser analizada por el responsable del
proceso de Mejora Continua, quien determina su aceptacin o rechazo.

Cuando dicha solicitud sea rechazada, se debe informar al solicitante por medio
de un correo electrnico el motivo por el cual no fue aceptada. En caso de ser
aprobada se procede a realizar el cambio en el documento, actualizando el
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encabezado y el FT-MC-02 Listado Maestro de Documentos y Control de

Registros.

4.5. CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS Y DE ORIGEN EXTERNO

Los documentos que cambian de versin y se convierten en obsoletos, sern

eliminados a fin de evitar el uso de versiones obsoletas.

Documentos pertenecientes a entes externos a la Institucin y tiene como objetivo

brindar informacin pertinente de ser conocida o divulgarse a todas o alguna
rea especfica de la institucin con el fin de lograr una adecuada gestin de los
procesos de la Universidad Santo Toms. Entre los entes externos se citan
organizaciones de carcter normativo o regulatorio, Instituciones educativas, se
identifican por su nombre y se registran en el FT-MC-02 Listado Maestro de
Documentos y Control de Registros por nombre, para identificar su ubicacin.
Estos documentos reposan en de la institucin y direccionados al responsable del
proceso de Mejora Continua, el cual los incluye en el FT-MC-02 Listado Maestro
de Documentos y Control de Registros.

4.6. DISTRIBUCION DOCUMENTOS

Los documentos del Sistema de Gestin de Calidad se encuentran almacenados

magnticamente en la red www.ustamed.edu.co/ link Servicios/Intranet/Sistema de
Gestin de la Calidad, donde todo el personal tiene acceso a ellos, para evitar la
manipulacin los documentos se encuentran en PDF, y es responsabilidad del
encargado de Mejora Continua mantenerlos actualizados y en la versin vigente.

NOTA: La documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad alojada en intranet

no cuenta con permisos de modificacin, dichos cambios deben ser solicitados a
Mejora Continua.

4.6. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION DE

CALIDAD

La estructura documental del Sistema de Gestin de la Calidad de la Universidad

se presenta en la siguiente figura, donde los documentos de nivel superior tienen
mayor cobertura y alcance, pero menor profundidad y detalle.
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4.7. CODIFICACION DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DE

CALIDAD: Con el propsito de facilitar la identificacin de los documentos del
SGC, se establece el siguiente sistema de codificacin:

TIPO DE PROCESO CONSECUTIVO

DOCUMENTO PERTENECE
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TIPO DE DOCUMENTO
PR PROCEDIMIENTOS
FT FORMATOS
CT CARACTERIZACION
IT INSTRUCTIVO
MN MANUAL
DG DOCUMENTOS GENERALES
RT REGLAMENTO

PROCESO AL QUE PERTENECE

DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PA PLANEACION ACADEMICA
AM ADMISIONES Y MATRICULAS
RC REGISTRO Y CONTROL ACADEMICO
PD PERFECCIONAMIENTO DOCENTE
TL TITULACION
IV INVESTIGACION
GT GESTION DE TALENTO HUMANO
PF PLANTA FISICA Y APOYO LOGISTICO
AS ADQUISICIONES Y SUMINISTROS
BU BIENESTAR UNIVERSITARIO
BC BIBLIOTECA
MS MERCADEO Y COMUNICACIONES
TI TECNOLOGIA DE LA INFORMACION Y LA
COMUNICACIN
MC MEJORA CONTINUA
CJ CONSULTORIO JURIDICO

5. ANEXOS

FT-MC-01 Registro de Asistencia a Eventos

FT-MC-02 Listado Maestro de Documentos y Registros
FT-MC-03 Solicitud Modificacin Documentos