MsOffice 2013

Modes opratoires
Microsoft Office 2016

Office 365
Office 2016
Word Excel Access - PowerPoint
(Compatible 2013)
Claude TERRIER
Le Gnie des Glaciers - 38, avenue Jean Jaurs - 73000 CHAMBERY

Tl. : 04 79 68 22 10 - Fax : 04 79 68 22 11
www.le-genie.com
La loi du 11 mars 1957 nautorisant, aux termes des alinas 2 et 3 de larticle 41, dune part, que
les copies ou reproductions strictement rserves lusage priv du copiste et non destines
une utilisation collective , et, dautre part, que les analyses et courtes citations dans un but
dexemple et dillustration, toute reprsentation ou reproduction, intgrale ou partielle, faite
sans le consentement de lauteur ou de ses ayants droits ou ayants cause est illicite. (article
40, alina 1).
Cette reprsentation ou reproduction, par quelque procd que ce soit, constituerait donc une
contrefaon sanctionne par les articles 425 et suivants du code pnal.
Tous droits de traduction, de reproduction et dadaptation rservs pour tous les pays.
Copyright : Gnie des Glaciers 2013
Dpt lgal : 3 me trimestre 2016
Imprim en France
Sommaire
Prsentation gnrale ............................... 5 K - Feuilles lies ou consolides ............... 77

A - Office 2016 et 365 .................................. 5 L - Valeur cible et solveur.......................... 79
B - Nouveauts de la version 2016 .............. 5 M - Protection des donnes et des feuilles 81
C - cran Office ........................................... 6 N - Travail collaboratif ............................... 82
D - Barres et ruban doutils .......................... 6 O - Macro commande ............................... 84
Partie I - Fonctions communes Office . 7 Partie IV PowerPoint ............................ 87
A - Fonctions communes ............................ 7 A - Gestion de laffichage .......................... 88
B - Gestion des fichiers .............................. 10 B - Paramtrer le diaporama ..................... 89
C - OneDrive .............................................. 13 C - Animation / transitions ......................... 90
D - Diffuser le diaporama .......................... 92
Partie II Word ......................................... 17
E - Les blocs de texte................................ 94
A - Mise en page ....................................... 19
F - Vido et audio ...................................... 96
B - Rdiger et corriger ............................... 22
G - Notes et commentaires ...................... 98
C - Aide la rdaction ............................... 24
H - Liens hypertexte, diaporama interactif 100
D - Format / texte ....................................... 28
E - Format / paragraphes ........................... 27 Partie V Access .................................. 101
F - Format / tabulations .............................. 30 A Gestion cran / fichiers ..................... 102
G - Format / Colonne ................................. 31 B Gestion des tables, requte, tats,
H - Tableau ................................................ 32 formulaire ......................................... 103
I - Document long ...................................... 35 C - Tables................................................ 104
J - Publipostage ......................................... 38 D - Gestion enregistrements ................... 108
K - Formulaires .......................................... 42 E - Impression ......................................... 110
L - Import / Export ...................................... 44 F - Tri, recherche, filtre ............................ 111
M - Document composite / OLE ................. 45 G - Requte slection ............................. 113
N - Travail collaboratif ................................ 46 H - Formulaire - Fonctions de base......... 115
O - Grapheur Word .................................... 47 I - Formulaire - Fonctions avances........ 119
J - tats ................................................... 121
Partie III Excel ....................................... 51
K - Import - export des donnes.............. 125
A - Gestion cran et feuilles ....................... 52
L - Macro commande .............................. 127
B - Saisir des donnes ............................... 54
M - Formulaire de navigation .................. 130
C - Mettre en forme et imprimer ................. 56
D - Mettre en forme le tableau ................... 58 Partie VI Fonctions communes Office
E - Mettre en forme les donnes ............... 59 A - Image................................................. 131
F - Nom de zone ........................................ 61 B - WordArt ............................................. 132
G - Calculs ................................................. 62 C - Dessin / Objet graphique ................... 133
H - Graphique ............................................ 65 D - SmartArt ............................................ 136
I - Base de donnes .................................. 71
J - Tableau crois ...................................... 76
Sur Microsoft Office chaque fonction peut tre mise en uvre selon plusieurs procdures : clavier, Ruban
doutils, menu ou barre doutils contextuel, etc. Par souci de simplification, et pour dcrire plus de fonction-
nalits, une seule procdure par fonction est dcrite. Nous avons essay de retenir celle qui nous parat la
plus simple ou rapide mettre en uvre.
Le Gnie diteur p. 3 Modes Opratoires Microsoft Office 2016

Prsentation gnrale
A. Office 2016 et 365
Office 2016 est la dernire version du pack Office de Microsoft. Selon la version installe sur votre
ordinateur, il comprend : un texteur, Word, un tableur, Excel, une prsentation, PowerPoint, un bloc
note, One Note, un gestionnaire de mail, Outlook, un PAO, Publisher, un SGBDR, Access.
Il est commercialis et install selon deux possibilits :
En accs Web : Cest la version Office 365. Ce pack est moins cher lachat et intgre toutes les
applications Office, y compris Access et Publisher. Mais exige un accs internet assez performant.
En accs local : Il corres-

pond linstallation tradition-
nelle sur chaque poste infor-
matique. Elle exige un ordina-
teur plus puissant et cote
plus chre lachat.
B. Nouveauts 2016
Office 2016 amliore son intgration linternet et y ajoute des fonctions collaboratives
Suivi des modifications des co-crateurs dans Word, PowerPoint et OneNote. Amlioration de
lhistorique des versions avec possibilit de revenir une version prcdente avec partage des
documents simplifis.
Consultation, modification, analyse et prsentation des documents sur tous les appareils (PC ou
Mac, tlphones, tablettes Windows, Apple et Android).
Office intgre un Cloud de 1 To sur OneDrive et un forfait Skype de 60 minutes mensuel.
En termes de fonctionnalits, Office 2016 continu son volution vers une ergonomie de plus en plus
simple et intuitive, avec des assistants qui anticipent les besoins et proposent des solutions contextua-
lises : Ruban doutils et menus adapts, graphique recommand, analyse des donnes amlio-
re, etc.

C. cran Office
Barre doutils Accs rapide Barre donglets Rubans de fonctions Barre fentre de Word
Rgles
Barre dtat Barre de Dfilement Modes daffichage Zoom
D. Barres et ruban doutils

Barre Accs rapide Onglets Accueil Boutons de Fentre Rduction - Plein cran Fermer
Personnalisable et son ruban doutils
Zone Police
Les outils sont affichs dans

des rubans qui sont activs
par des onglets. Les outils
sont regroups dans des
zones dont le nom est affich
au-dessous.

Partie 1
Fonctions communes Office
A - Fonctions communes
1. Charger/quitter une application
Charger une application
- Bouton : Dmarrer - Toutes les applications Faire dfiler les applications et cliquer le pro-
gramme ouvrir
Nous acclrer le lancement des applications sans encombrer le bureau, nous conseillons dpingler les
applications Office la barre des tches. Pour cela, cliquer droit lapplication pingler la barre des
tches
Quitter une application

- Cliquer la case : Fermer de lapplication
2. Aide et assistance
Activer laide
-Cliquer dans la zone de saisie et taper le mot recherch
Quitter laide
- Cliquer la case fermeture de la fentre
3. Excuter une commande

Par les outils du ruban
- Cliquer longlet du ruban afficher puis cliquer loutil qui correspond au travail raliser
Pour revenir de longlet Fichier aux autres Onglets,
cliquer la flche situe en haut gauche de lcran
Par les menus ou les outils contextuels
- Cliquer droit llment paramtrer
- Cliquer loutil dsir dans la barre doutils contextuel
Ou :
- Cliquer dans le menu contextuel la commande dsire

4. Annuler/rpter une commande
- Annuler une commande : Cliquer loutil

- Rtablir une commande : Cliquer loutil
- Rpter la dernire commande : [F4] ou
5. Couper-Copier-coller
- Slectionner le texte traiter par cliqu gliss (mot = double-clic ; paragraphe = triple-clic)
Souris
Dplacer : cliquer glisser la slection
Copier : cliquer glisser la slection en appuyant sur [Ctrl]
Clavier
- Slectionner le type de dplacement raliser
Outil Clavier
Couper [Ctrl] + [X]
Copier [Ctrl] + [C]
Coller [Ctrl] + [V]
- Pointer le lieu o coller le texte

- Cliquer le bouton droulant de loutil : Coller
- Cliquer loption dsire
6. Copier un style
- Cliquer la cellule dont le style est copier Un double-clic sur loutil permet de r-
- Cliquer loutil pter lopration. Cliquer [Echap] pour d-
- Slectionner les cellules auxquelles appliquer le style sactiver la fonction
7. Paramtrer lapplication
Modifier les options de lapplication
- Onglet : Fichier - Options
- Cliquer dans le volet gauche les options modifier
- Paramtrer les options dans le volet droit
- Cliquer : OK
Paramtrer la barre Accs rapide
Outils prdfinis
- Cliquer le bouton droulant situ droite de la barre Accs rapide
puis cliquer les outils afficher

Nouveaux outils
- Cliquer le bouton droulant de la barre Accs rapide Autres commandes
- Slectionner : Toutes les commandes
- Rechercher puis cliquer la commande ajouter dans le volet gauche

- Cliquer le bouton
- Modifier lordre des boutons dans le volet droit en cliquant loutil dplacer puis en utilisant
les boutons de dplacement vers le haut ou vers le bas
- Cliquer : OK
8. Affichage
Modes daffichage cran
- Cliquer laffichage dsir dans la barre dtat en bas droite de lcran
Lecture Page Web
Word
Normal Mise en page Aperu saut de page

Excel
Normal Trieuse Lecture Diaporama

PowerPoint
Feuille de donnes Cration

Access
Zoom
- Cliquer le bouton de zoom en bas de lcran droite ou tourner la molette de la
souris en appuyant sur

B Gestion des fichiers
1. Crer un nouveau document
Document vierge
- Cliquer loutil de la barre Accs rapide

Ou :
- Onglet : Fichier Nouveau
- Cliquer : Document vierge
partir dun modle

- Onglet : Fichier - Nouveau
- Cliquer un modle prdfini
Ou :
- Slectionner loption : Personnel
- Cliquer le modle utiliser
=> Le document cr porte un nouveau nom.
2. Accder un document
Ouvrir un document
- Cliquer loutil de la barre Accs rapide

Ou :
- Onglet : Fichier Ouvrir
- Slectionner la source : OneDrive, Ce PC, Parcourir
- Slectionner le dossier source dans le volet droit puis cliquer le fichier ouvrir

Accder au dernier lieu de travail sur Word
- Cliquer le bouton Bienvenue qui se trouve droite de lcran
Trucs et astuces Word

Word et capable douvrir un fichier PDF et de le convertir au format Word
Si vous souhaitez rcuprer le contenu texte dune image au format tif, Jpeg, gif, png, sauvegardez
limage au format pdf et louvrir laide de Word (cliquer droit limage et slectionner louvrir avec Word
2016. Dans 90 % des cas Word convertie limage en texte.
3. Sauvegarder un document
Premire sauvegarde
- Cliquer l'outil de la barre Accs rapide
Ou :
- Onglet : Fichier Enregistrer sous
- Slectionner la destination : OneDrive, Ce PC, ou Parcourir dans le volet gauche

- Slectionner le dossier destination dans le volet droit
- Cliquer dans la zone : Nom de fichier
- Effacer le nom par dfaut : [<-] ou [Suppr]
- Saisir le nom du fichier
- Cliquer le bouton : Enregistrer
Nouvelle sauvegarde
- Cliquer l'outil
Sauvegarder un modle de document
- Cliquer l'outil
- Slectionner le dossier destination
- Cliquer le bouton : Parcourir
- Saisir le nom du modle puis slectionner le type de fichier : Modle Word ou autres

Sauvegarder un document html
- Cliquer l'outil
- Slectionner l'unit puis le dossier destination
- Slectionner le type de fichier : Page Web fichier unique
Sauvegarder un document au format PDF
- Cliquer l'outil
- Slectionner le dossier destination
- Saisir le nom du modle puis slectionner le type de fichier : PDF
Word et capable douvrir un fichier PDF et de le convertir au format Word
Protger un fichier par un mot de passe

Danger ! : Loublie du mot de passe et de sa casse interdit l'ouverture d'une feuille. Vous devez im-
prativement vous en souvenir.
- Cliquer longlet : Fichier - Enregistrer sous
- Cliquer le bouton : Outils puis : Options gnrales
- Saisir le mot de passe qui autorise la lecture puis saisir le mot de passe qui autorise les modifications du
classeur
- Cliquer OK
- Confirmer le mot de passe de lecture puis cliquer OK

- Confirmer le mot de passe de modification puis cliquer OK
Remarque : Pour modifier ou supprimer un mot de passe recommencer l'opration prcdente en effaant
le ou les anciens mots de passe.
4. Imprimer un document
Aperu avant impression
- Cliquer l'outil de la barre : Accs rapide

Ou :
- Onglet : Fichier - Imprimer
L'intgralit dun document
5. Fermer le document
- Cliquer la case de la fentre du fichier

C - OneDrive
OneDrive est paramtr lors de linstallation dOffice 365. Il fournit un espace de sauvegarde, de plusieurs
Go 1 To, en Cloud selon la version doffice acquise.
1. Connexion / dconnexion
Connexion
- Accder OneDrive ou Hotmail
- Saisir votre identifiant et votre mot de passe
- Cliquer le bouton : Se connecter
Dconnexion
- Cliquer le bouton
2. Accder aux paramtres du comptes

- Ouvrir OneDrive
Modifier vos paramtres
- Cliquer loutil en haut droite de lcran
Modifier votre profil
- Cliquer loutil - Modifier le profil
3. Installer OneDrive sur le poste

- OneDrive est prinstaller sur Windows 8.1 et 10 si vous utilisez une version antrieure rechercher instal-
ler OneDrive sur internet, accdez au site de Microsoft et cliquer le bouton : Tlcharger
OneDrive est install sur votre bureau et dans vos favoris
4. Importer un document
- Cliquer le bouton : - Fichier ou Dossier

- Slectionner lunit, le dossier puis le fichier source puis cliquer : Ouvrir
5. Crer un document
- Cliquer le bouton : et slectionner lapplication utiliser

- Saisir le nom du document
- Cliquer : Crer
- Saisir le document
- Sauvegarder le document en cliquant loutil ou Fichier Enregistrer
6. Partager les documents

- Cliquer droit le dossier ou le document partager - Partager
- Saisir les adresses ml des personnes autorises accder au dossier ou au document puis paramtrer
leurs droits
- Cliquer : Partager

7. Calendrier
Activer le calendrier
- Cliquer le bouton droulant puis cliquer le bouton : Calendrier
Crer un nouveau calendrier
- Cliquer le bouton droulant de loutil :

- Calendrier
- Paramtrer le calendrier puis cliquer : Crer
Modifier les paramtres du calendrier
- Cliquer le bouton : (en haut droite) - Options

- Modifier les paramtres
- Cliquer : Enregistrer

Utiliser un calendrier
Modifier laffichage cran : Jours, mois, semaine
- Cliquer le lien Vue en haut droite de lcran et slection-
ner laffichage souhait
Saisir un vnement
- Cliquer la date et lheure pour lesquelles saisir un
vnement
- Paramtrer lvnement et sa dure. (Pour
paramtrer une priodicit ou un rappel avant
lheure, cliquer le lien : Ajouter plus de dtails)
Modifier un vnement
- Cliquer le nom de lvnement
- Raliser la modification
Supprimer un vnement
- Cliquer le nom de lvnement - Supprimer
- Prciser sil faut supprimer uniquement ce RDV
ou toutes ses occurrences lorsque quun RDV est
rpt
Quitter le calendrier
- Activer une autre application

Partie II
Word
Word est le texteur de la suite bureautique Microsoft Office. Ses concurrents les plus connus sont Writer
dOpen Office ou Libre Office et WordPerfect. Word est le plus vendu et le plus utilis.
Les traitements de texte ou texteurs ralisent des mises en forme simples ou complexes. La version 2016
est capable dintgrer des vidos en ligne et de lire des PDF, de partager des documents et de raliser des
tches collaboratives.
Principales fonctions :
Saisie et mise en forme simplifie de texte avec lassistance dun correcteur dorthographe et dun dictionnaire
de synonymes,
Gestion des en-ttes et pieds de pages avec folios de pages, puces, numrotation automatique et lettrines,
Uniformisation de la mise en forme par lutilisation de styles,
Saisie et mise en forme du texte dans des tableaux ou en multicolonnage,
Enrichissement du texte laide dobjets graphiques qui peuvent tre habills avec le texte : WordArt, SmartArt,
images, photos et cliparts, graphiques, dessins et objets en 2D ou en 3D.
Gestion des tables de matires et index
Ralisation de publipostages et de planches dtiquettes,
Possibilit de raliser un travail collaboratif : ajout de commentaires, partage de fichiers, enregistrement de lhis-
torique des modifications, fusion des modifications,
Exportation du texte dans de multiples formats
Partage de fichiers.

A Mise en page
1. Format de la page
- Onglet : Mise en page
Taille de la page
- Cliquer loutil : Taille puis le format dsir
Orientation
- Cliquer loutil : Orientation puis loption dsire
Marges
- Cliquer loutil : Marges la marge dsire (Personnaliser les marges en cliquant au bas de la liste loption
Marges personnalises puis paramtrer dans les fentres les options dsires)
Ou :
- Cliquer glisser dans les rgles les repre de marges
2. Slectionner le thme appliquer

- Onglet : Cration
- Cliquer loutil : Thmes
- Slectionner le thme utiliser
3. Couleur de page (cran)

- Cliquer longlet : Cration
- Cliquer loutil : Couleur de page
- Paramtrer larrire-plan (couleur ou motif et texture)
4. Bordure de page
- Cliquer loutil : Bordures de page
- Paramtrer la bordure
5. Filigrane de page
- Cliquer loutil : Filigrane
- Paramtrer le filigrane afficher
6. En-tte et pied de page

Activer l'en-tte de page
- Onglet : Insrer
- Bouton droulant de loutil : En-tte
- Option : Modifier lEn-tte
L'en-tte et le pied de page sont activs en haut et au bas de la feuille.

Dsactiver l'en-tte de page
- Double-cliquer le corps du document
Saisir le texte dans l'entte
- Activer len-tte puis cliquer dans l'en-tte
- Saisir et mettre en forme le texte
Paramtrer le pied de page
- Activer le pied de page
- Double-cliquer dans le pied de page
- Saisir et mettre en forme le texte
7. Numroter les pages

La numrotation des pages est ralise dans l'en-tte ou le pied de page.
- Onglet : Insrer
Ajouter un numro de page
- Cliquer loutil : Numro de page
- Slectionner le lieu o insrer le numro de page puis le format souhait
Modifier le format de numrotation
- Slectionner loption : Format Numro Page
- Slectionner le format appliquer
- OK ou [Entre]
Modifier le numro de la 1re page
- Outil : Numro de page
- Slectionner loption : Format Numro Page
- Saisir le nombre partir duquel commencer la numrotation
- OK ou [Entre]
Ne pas afficher le numro sur la 1re page

- Double-cliquer le numro de page
- Activer la case : Premire page diffrente
Supprimer un numro de page
- Cliquer loption : Supprimer le numro de page
8. Sauts de pages
Insrer un saut de page
- Pointer la ligne qui apparatra sur la nouvelle page
- Onglet : Insrer Saut de page
Ou :
- Onglet : Mise en page Saut de page

Supprimer un saut de page
- Onglet : Accueil
- Cliquer pour afficher les caractres cachs
- Slectionner le saut de page par cliqu gliss
- [Suppr]
9. Insrer une page

- Cliquer le lieu o insrer une page
- Onglet : Insrer - Page Vierge ou Page de garde
- Slectionner la prsentation dsire
10. Naviguer dans le document

- Cliquer au bas de lcran loutil
=> Le volet de navigation est affich gauche de lcran
- Cliquer dans le volet de navigation la page afficher ou [F5] puis saisir le
n de la page activer

B Rdiger, crer
1. Texte
- Cliquer le lieu o saisir le texte
Saisie majuscule : + la lettre dsire
Saisi nombre : Taper le chiffre ou + le chiffre
Dplacer le curseur : ou cliquer l'endroit o activer le curseur

Retour la ligne : [Entre]
Effacer un caractre : gauche du curseur :
droite du curseur : [Suppr]
Annuler dernires commandes :
2. Caractre spcial
- Cliquer le lieu o insrer le caractre
- Onglet : Insrer - Symbole
- Cliquer le caractre insrer dans la liste du dessous ou cliquer loption :
Autres symboles
- Slectionner la police souhaite
- Cliquer le caractre dsir puis : Insrer

- Cliquer la case de la fentre
Accents sur majuscules : Mettre les accents dans les lettres en caractre capital accentu pour viter
le double sens : ELEVES EN PLEIN AIR ou LEVS EN PLEIN AIR ?
Caractres Code Caractres Code
Certains caractres accentus (avec ac-
ALT + 144 ALT + 235
cent) sont accessibles directement par
ALT + 212 ALT + 181
des combinaisons clavier. Nous indiquons ALT + 210 ALT + 183
ci-devant les plus courants : ALT + 226 ALT + 182
3. Date ou lheure
- Cliquer le lieu o raliser linsertion
- Onglet : Insrer - Outil
- Cliquer le champ date ou heure insrer

4. quation
- Cliquer le lieu o insrer la formule de calcul
- Onglet : Insrer - quation
- Cliquer loption : Insrer une nouvelle quation
Le ruban : Outils quation devient visible
- Saisir les termes de lquation en utilisant le clavier et en insrant en cas de besoin des symboles math-
matiques ou des structures prdfinies du ruban
5. Image (Partie IV page 129)

- Cliquer le lieu o insrer limage
- Onglet : Insrer
- Cliquer : Images ou Images en ligne
- Ouvrir le dossier source puis double-cliquer limage insrer
Ou :
- Saisir dans la zone qui correspond la
source, un mot cl de recherche puis
cliquer le bouton : Loupe
- Double-cliquer limage insrer
6. Capture dcran
- Onglet : Insrer Capture
- Cliquer la fentre incorporer
Ou :
- Cliquer loption : Capture dcran pour faire une capture partielle partir de la dernire fentre active
- Slectionner par cliqu-gliss la partie de lcran incorporer
Rappel raccourcis clavier : [Imp cran] = Copie de lcran total - [alt] + [Imp cran ] = Copie de la fe-
ntre active
7. Vido
- Cliquer le lieu o insrer la vido
- Onglet : Insrer Vido en ligne
- Saisir dans la fentre affich un mot cl de recherche de vido puis cliquer la loupe
- Cliquer la vido insrer Insrer

- Mettre en forme la vido (position, taille)
- Cliquer le vido pour la lire

8. Lien hypertexte
- Concevoir les documents relier par hyperliens
- Onglet : Insrer - Lien hypertexte
- Ouvrir le dossier destination et cliquer le fichier cible
- Saisir le texte afficher dans le lien

- Cliquer : OK
9. Dessin (approfondissement partie VI page 129)
Tracer un objet
- Onglet : Insrer - Formes
- Cliquer au-dessous la forme tracer puis cliquer glisser sur la feuille (pour tracer un
cercle ou un carr, appuyer sur la touche [Maj] en traant l'objet.)
Insrer une image
- Onglet : Insrer - Images ou Images en ligne
- Slectionner la source
- Cliquer l'image charger puis cliquer le bouton : Insrer
Insrer une zone de texte
- Onglet : Insrer - Zone de texte
- Slectionner une zone prdfinie ou cliquer loption : Dessiner une zone de texte
- Tracer le bloc de texte par cliqu gliss sur la feuille
- Saisir le texte
10. WordArt (approfondissement partie VI page 129)

- Onglet : Insrer - WordArt
- Cliquer l'effet dsir dans la liste affiche au-dessous
- Remplacer le texte par dfaut par votre texte

C - Aide la cration
1. Synonyme
- Cliquer droit le mot pour lequel trouver un synonyme Synonymes
- Cliquer le synonyme utiliser
Ou :
- Onglet : Rvision - Dictionnaire de synonymes
- Slectionner ventuellement dans le volet droit un champ lexical puis cliquer le synonyme utiliser
2. Orthographe
- Onglet : Rvision - Grammaire et orthographe
- Slectionner les options dsires chaque faute rencontre (Modifier, ignorer)
3. Rechercher/ remplacer du texte

- Slectionner le texte dans lequel faire la recherche.
Rechercher un mot
- Onglet : Accueil -
- Saisir le mot recherch
- Cliquer le bouton : Suivant
- Cliquer le bouton : Suivant pour activer le mot suivant
Remplacer un mot
- Onglet : Accueil -
- Saisir le mot recherch puis saisir le mot de substitution
- Cliquer le bouton : Suivant
- Cliquer le bouton : Remplacer pour que le mot propos remplace le mot trouv ou Remplacer Tout pour
que le remplacement concerne toutes les occurrences du mot cherch
- Cliquer le bouton : Suivant pour activer le mot suivant, etc.
4. Traduction
- Onglet : Rvision - Traduire
- Slectionner le travail raliser puis les dictionnaires source et destination utiliser
- Cliquer dans la zone : Rechercher et saisir le mot traduire
- Cliquer le bouton de la zone rechercher
=> La traduction est affiche au-dessous
5. Changer la langue de vrification

- Cliquer au bas de lcran puis slectionner la langue OK
Ou :
- Onglet : Rvision Langue - Dfinir la langue de vrification
- Cliquer la langue utiliser OK
6. Statistique
- Onglet : Rvision Statistiques

D Format / texte
1. Slection de texte
Slectionner
- Caractre Cliquer glisser sur le caractre
- Mot Double-clic sur le mot
- Paragraphe Triple clic sur le paragraphe
- Ligne Cliquer dans la marge
- Plusieurs lignes Cliquer glisser dans la marge
- Plusieurs mots Double-clic sur les mots + [Ctrl]
- Tout le document [Ctrl] + [A]
Annuler slection
- Cliquer une zone non slectionne
2. Alignement de caractres
- Onglet : Accueil
- Slectionner le texte traiter (1)
- Cliquer lalignement dsir
3. Polices, styles, attributs

- Onglet : Accueil
- Cliquer l'outil dsir
4. Couleur du texte et de larrire-plan

- Onglet : Accueil
Couleur du texte
- Cliquer le bouton droulant de loutil
- Cliquer la couleur dsire dans la palette des couleurs
Couleur darrire-plan du texte

Solution 1 : Surligner le texte
Solution 2 : Appliquer une trame de fond au paragraphe
- Slectionner le texte puis cliquer le bouton droulant de loutil et slectionner la couleur dsire

5. Liste puces - liste numrote
Puce normale ou numrote
- Slectionner le texte traiter
- Cliquer le bouton droulant de loutil mettre en uvre
- Cliquer loption souhaite
Puce personnalise
- Slectionner le texte, activer le bouton droulant de loutil Puce et cliquer loption Dfinir une puce
- Cliquer le type de puce dsir : Symbole ou image puis paramtrer la puce - OK OK
6. Espace entre les caractres

- Onglet : Accueil
- Cliquer le bouton daffichage de la fentre Police
- Onglet : Espacement des caractres

- Paramtrer lespacement dsir OK
7. Csure et coupure de mots

Activer la coupure de mot
- Onglet : Mise en page -

- Option : Automatique ou Manuel
Dsactiver la coupure de mot
- Onglet : Mise en page -

- Option Aucun

E - Format / paragraphes
1. Afficher la fentre Paragraphe
- Cliquer le bouton daffichage de la fentre Paragraphe
2. Alignement paragraphes
(Voir alignement de caractres - D2)
3. Retrait de paragraphe
- Onglet : Affichage et activer la case
- Onglet : Accueil
- Cliquer glisser dans la rgle les curseurs de retrait de paragraphe
Retrait gauche Retrait de 1re ligne Retrait droit
Ou :
- Afficher la fentre Paragraphe (1)
- Onglet : Retrait et espacement
4. Interligne
- Cliqu le bouton droulant de loutil dans la zone Paragraphe et cliqu linterligne dsir
Ou :
- Paramtrer linterligne dsir - OK
5. Espace entre paragraphes

- Slectionner le texte pour lequel modifier lespace
- Dans la zone : Espacement, paramtrer lespace avant et

aprs paragraphe
- Cliquer : OK
6. Veuve et orphelin
- Onglet : Enchanement
- Dans la zone : Enchanement activer ou dsactiver loption : viter veuves et orphelines
- Cliquer : OK

7. Couleur de fond
- Cliquer le bouton droulant de loutil
- Slectionner la couleur dsire

- Ajuster ventuellement la zone darrire-plan laide de retraits de paragraphes
(E3)
Pour paramtrer une couleur personnalise, cliquer loption : Autres cou-

leurs Puis cliquer longlet : Personnalise et cliquer la couleur appli-
quer dans la palette ou saisir les codes RVB de la couleur utiliser.
8. Bordure de paragraphe
- Slectionner le paragraphe traiter
- Cliquer le bouton droulant de l'outil
- Cliquer la bordure dsire
- Ajuster ventuellement la zone darrire-plan laide de retraits de paragraphe
(3)
9. Styles de paragraphes
- Onglet : Accueil
Les styles sont affichs dans le ruban :
Afficher la fentre des styles

- Cliquer le bouton daffichage de la fentre des styles
La fentre des styles est affiche droite de lcran
Crer un style
- Outil : Nouveau style

- Saisir le nom du style
- Paramtrer la police, le style, lali-

gnement
- Bouton : Format - Paragraphe

- Paramtrer lespace avant
ou aprs paragraphe
- Cliquer : OK (2 fois)
Appliquer un style
- Slectionner le texte auquel appliquer un style
puis cliquer dans le ruban : Accueil le style
appliquer
Modifier un style
- Cliquer droit dans le ruban le style modifier Modifier
- Idem crer un style
- Cliquer : OK (2 fois)
Modifier un style partir dune mise en forme existante
- Mettre en forme le texte tel que le style doit tre cr
- Cliquer droit dans le ruban le style modifier - Mettre jour pour correspondre la slection
Renommer un style
- Cliquer droit dans le ruban le style modifier - Renommer
- Saisir le nom du style OK
Supprimer un style
- Cliquer droit dans le ruban le style modifier
- Cliquer loption : Supprimer de la galerie de styles rapides
10. Lettrine
- Slectionner le texte auquel ajouter une lettrine par un cliqu gliss
- Onglet : Insrer - Outil : Lettrine
- Cliquer la position de la lettrine dsire

F - Format / tabulations
1. Crer une tabulation
- Slectionner le texte auquel appliquer une tabulation
- Slectionner le type de tabulation placer par des clics successifs gauche de la rgle
Tabulations
Gauche Centre Droite Dcimale Barre
- Cliquer dans la rgle le lieu o placer la tabulation

- Tabuler le texte pour le ferrer sur la tabulation (Cf. 4)
Exemple : Tabulation gauche centr dcimale droite
2. Supprimer une tabulation

- Cliquer glisser la tabulation en dehors de la rgle
3. Dplacer une tabulation

- Cliquer glisser la tabulation sur la rgle
4. Ferrer le texte sur la tabulation

- Cliquer devant le texte placer sur la tabulation
- Appuyer sur [Tab]
5. Points de suite
Crer des points de suite
- Slectionner le paragraphe traiter puis placer la tabulation droite qui marquera la fin des points de suite
dans le texte ou dans une cellule de tableau
- Afficher la fentre : Paragraphe
- Cliquer le bouton : Tabulations
- Cliquer lalignement dsir (souvent Droit) et le type de points de suite appliquer - OK
- Saisir le texte situ gauche des points de suite puis [Tab] pour activer les points de suite
Supprimer les points de suite
- Slectionner le paragraphe traiter
- Afficher la fentre Paragraphe
- Cliquer le bouton : Tabulations
- Cliquer loption : Aucun OK

G - Format / Colonne
1. Crer des colonnes
- Slectionner le texte mettre en colonne
- Outil : Colonnes
- Cliquer le nombre de colonnes crer
2. Trait de sparation de colonne

- Cliquer une colonne de texte
- Outil : Colonnes - option : Autres colonnes
- Activer la case : Ligne sparatrice
- Cliquer : OK
3. Supprimer les colonnes

- Cliquer une colonne de texte
- Cliquer loutil : Colonnes puis loption : Un
4. Modifier lespace entre colonne

- Cliquer glisser les bords des repres de colonne dans la rgle
5. Modifier la largeur des colonnes

- Cliquer glisser le centre du repre de colonne dans la rgle
6. Coupure de mots
La mise en colonne dun texte justifi gnre souvent des espaces disgracieux entre les mots. Il faut imprativement
mettre en uvre la coupure de mots pour obtenir un rsultat visuellement acceptable. (Cf. 7 page 22)

H - Tableau
1. Crer un tableau
- Cliquer le lieu o insrer le tableau
- Onglet : Insrer Tableau
- Cliquer glisser sur la grille au-dessous le nombre de lignes et colonnes crer
Ou :
- Cliquer : Insrer un tableau
- Saisir le nombre de lignes et colonnes crer
- Cliquer : OK
2. Slectionner des lignes, colonnes

- Cellule : cliquer la marge gauche de la cellule
- Plusieurs cellules : cliquer glisser sur les cellules
- Ligne : cliquer la marge extrieure gauche de la ligne
- Plusieurs lignes : cliquer glisser sur la marge gauche extrieure des lignes en appuyant ventuellement
su [Ctrl] si elles sont disjointes
- Colonne : cliquer la bordure haute de la 1re cellule de la colonne
- Plusieurs colonnes : cliquer glisser sur les bordures hautes en appuyant ventuellement su [Ctrl] si elles
sont disjointes
- Tableau : cliquer la case de slection du tableau
3. Modifier la structure du tableau

Insrer des lignes ou des colonnes
- Glisser le pointeur sur le haut du trait de sparation de 2 colonnes ou gauche du
trait de sparation de 2 lignes et cliquer le signe +
Ou :
- Cliquer droit la ligne ou la colonne qui suivra la ligne/colonne insre - Insrer
- Slectionner llment et le lieu o faire linsertion
Fusionner les cellules
- Cliquer glisser les cellules fusionner
- Cliquer droit la slection - Fusionner les cellules
Modifier la largeur des colonnes
- Cliquer glisser la bordure dune colonne dans le tableau ou cliquer dans le tableau
Les repres de colonnes sont affichs dans la rgle :
- Cliquer glisser les repres de colonne dans la rgle
Afficher la rgle : Onglet : Affichage -
4. Saisir les donnes dans le tableau

- Cliquer dans la cellule dsire et saisir le texte

5. Mise en forme des cellules
Mise en forme rapide
- Cliquer le tableau puis longlet : Cration
- Slectionner les options de style puis le style appliquer droite
Bordures
Tracer une bordure
- Slectionner les cellules traiter
- Onglet : Cration
- Slectionner les options appliquer droite
Ou :
- Onglet : Accueil
- Cliquer le bouton droulant de l'outil puis cliquer la bordure dsire
Effacer une bordure
- Cliqu gliss les cellules traiter puis cliquer l'option : Aucune bordure
Trame de fond
Appliquer une trame de fond
- Slectionner les cellules traiter puis cliquer le bouton droulant de loutil
et cliquer la couleur soutaite
Supprimer une trame de fond
- Slectionner loption : Aucune couleur
Alignement et orientation du texte

Alignement du texte dans les cellules
- Onglet : Disposition
- Cliquer lalignement dsir
Orientation du texte dans les cellules
- Cliquer loutil : Orientation du texte jusqu ce que lorientation convienne
Marges
- Onglet : Disposition - Marge de la cellule
- Paramtrer la marge et lespacement dsir entre les cellules OK

6. Position du tableau
- Cliquer le tableau puis cliquer glisser bouton de slection du tableau
7. Rpter len-tte du tableau sur chaque page

- Slectionner la ou les lignes du tableau rpter
- Cliquer loutil - Rpeter les lignes den-tte
8. Trier les donnes dun tableau

- Slectionner les cellules trier
- Cliquer loutil : Trier
- Paramtrer le tri dsir
- OK
9. Formules de calcul
- Cliquer la cellule qui doit recevoir le rsultat
- Onglet : Disposition - Formule
- Slectionner la formule utiliser et saisir entre les parenthses les cellules utiliser
- Slectionner le format du rsultat
- OK
Exemples :
=SUM(Above) => Somme cellule du dessus
=MIN(left) => Valeur minimum des cellules de gauche
= COUNT(right) => Nombre de valeur dans la zone de droite
Principales formules statistiques :
SUM (Somme) ; MIN (valeur minimum) ; MAX (valeur maximum) ;
COUNT (nombre de valeurs)
Principales zones paramtrables :
Above (au dessus) ; Left (cellules gauches) ; Right (cellules droites)
10. Convertir un texte en tableau ou un tableau en texte

Convertir un tableau en texte
- Slectionner les cellules ou le tableau convertir
- Onglet : Disposition (tableau) - Cliquer loutil : Convertir en texte
Convertir un texte en tableau
- Onglet : Insrer - Outil : Tableau - option : Convertir le texte en tableau
11 Supprimer un tableau
- Onglet : Disposition (Tableau) - Supprimer
- Option Supprimer le tableau

I Document long
1. Tables des matires
Par dfaut, la table des matires est cre partir des styles. Si vous navez pas utilis les styles, procder
en deux tapes : 1 - Slectionner les titres afficher dans la table ; 2 - Gnrer la table
- Onglet : Rfrences
Paramtrer les titres du sommaire
- Slectionner le titre placer dans le sommaire par cliqu-gliss
- Cliquer loutil :
- Slectionner le niveau du titre
Crer la table de matires
- Cliquer le lieu o placer le sommaire
- Cliquer loutil : Table des matires
- Slectionner le format de la table de matires
Mettre jour la table des matires
- Cliquer la table des matires
- Cliquer loutil :
Supprimer la table des matires
- Outil : Table des matires
- Option : Supprimer la table des matires
Les tables des matires intgre des liens qui permettent daccder directement aux pages rfrences dans
le sommaire. Pour activer ce lien cliquer le lien en appuyant sur la touche [Ctrl].
2. Index
- Onglet : Rfrences
Crer une entre dindex
- Slectionner le mot placer dans lindex
- Cliquer loutil : Entre +
- Corriger ventuellement le mot en y ajoutant une majuscule par exemple
- Cliquer le bouton : Marquer
- Cliquer le bouton : Fermer
- Recommencer avec chaque mot insrer dans lindex
Le bouton : Marquer tout permet de slectionner toutes
les occurrences du mot qui se trouvent dans le document.
Crer lindex
- Cliquer le lieu o insrer lindex
- Cliquer loutil
- Slectionner le format de lindex
- Activer la case : Aligner les numros de page droite
- Slectionner le type de point de suite afficher
- Paramtrer le nombre de colonnes sur lequel afficher lindex
- Cliquer : OK

Mettre jour lindex
- Cliquer lindex
- Cliquer loutil :
Supprimer lindex
- Slectionner lindex [Suppr]
3. Note (de page, de document)

- Onglet : Rfrences
- Slectionner le mot pour lequel crer une note de bas de page ou une note de fin de document
Crer une note de bas de page
- Cliquer loutil : Insrer une note de bas de page Puis saisir le contenu de la note
- Ajouter ventuellement un espace entre le mot et le numro de la note
Crer une note de fin de document
- Cliquer loutil puis saisir le contenu de la note

- Ajouter ventuellement un espace entre le mot et le numro de la note
Modifier une note
- Cliquer le texte de la note au bas de la page ou de fin de document et faire les modifications dsires
Supprimer une note
- Effacer le numro de la note de bas de page ou de fin de document au-dessus du mot pour lequel elle a
t cre
4. Signet
Les signets sont des marques places diffrents endroits dun document. Il est possible ensuite datteindre
directement un signet sans faire dfiler le texte
Placer un signet
- Cliquer le lieu o placer le signet
- Onglet : Insertion - Outil : Signet
- Saisir le nom du signet puis cliquer : Ajouter
- Cliquer le bouton : Annuler
Activer un signet
- Onglet : Insrer - Outil : Signet
- Cliquer le signet atteindre puis le bouton : Atteindre
Supprimer un signet
- Onglet : Insrer - Outil : Signet
- Cliquer le signet supprimer puis le bouton : Supprimer

5. Renvois
Les renvois font rfrence, un titre, une note de bas de page, un signet, etc. placs dans un autre endroit
du document et paramtrs au pralable.
Placer un renvoi
- Cliquer le lieu o placer le renvoi
- Onglet : Insrer - Outil : Renvoi
- Slectionner dans la zone : Catgorie le type dl-
ment destination auquel le renvoi fait rfrence.
- Cliquer au-dessous la cible du renvoi qui correspond
la catgorie slectionne
- Slectionner dans la zone : Insrer un renvoi le
type dlment afficher dans le renvoi (Titre, N de
page, etc.) puis cliquer : Ajouter
Activer un renvoi
- [Ctrl] + clic sur le renvoi
Supprimer un renvoi
- Effacer le renvoi dans le texte
6. Citations et Bibliographie
- Onglet : Rfrences
Ajouter un ouvrage la bibliographie
- Cliquer le lieu o insrer une rfrence bibliographique
- Cliquer loutil : Insrer une citation
- Cliquer loption : Ajouter une nouvelle source
- Saisir les rfrences de louvrage
- Cliquer : OK
Modifier une citation
- Cliquer droit la rfrence Modifier la source
- Raliser la modification - OK
Supprimer une citation
- Cliquer loutil :
- Cliquer la rfrence supprimer puis : Supprimer
Modifier le style des citations
- Cliquer loutil puis le style dsir

Gnrer la bibliographie
- Cliquer le lieu o placer la bibliographie
- Cliquer loutil et slectionner la mise en forme dsire
Supprimer la bibliographie
- Slectionner la bibliographie [Suppr]

J Publipostage
Paramtrer le convertisseur des formats date et codes postaux
- Cliquer dans le volet gauche : Options avances
- Faire dfiler le volet droit jusqu' ce que la zone : Gnral soit visible
- Activer la case : Confirmer la conversion du format de fichier lors de l'ouverture
- Cliquer : OK
1. Publipostage Word - Excel
Paramtrer la matrice sous Word
- Crer ou ouvrir le document qui servira de matrice lettre type sous Word
Crer la matrice
- Onglet : Publipostage - Outil : Dmarrer la fusion et le publipostage
- Option : Lettres
Slectionner les destinataires
- Outil : Slection des destinataires
- Option : Utiliser la liste existante
- Slectionner : l'unit, le dossier puis le fichier source du fichier
de donnes
- Cliquer le bouton : Ouvrir
=> Une fentre propose dutiliser un convertisseur
- Slectionner loption : Feuille de calcul MS Excel via un DDE (*.xls)

=> Une fentre affiche les feuilles Excel ou les
tables et requtes Access disponibles
- Cliquer la feuille ou la table/requte utiliser

- Cliquer : OK
Placer les champs de fusion dans la lettre

- Cliquer le lieu o placer un champ de fusion
- Cliquer le bouton droulant de l'outil : Insrer un champ de fusion puis cliquer au-des-
sous le champ insrer en insrant un espace entre 2 champs dune mme ligne
- Recommencer pour tous les champs Insrer
- Mettre en forme la lettre et les champs de fusion et insrer des espaces entre les noms
de champs
Si aucun champ napparait sous le bouton : Insrer un champ de fusion : contrlez quil ny a pas une ligne
vierge entre les titres de la colonne et la liste des enregistrements au-dessous ou contrler que la liaison
avec le fichier de donnes est correcte ou que la base de donnes contient des enregistrements.
Aperu des lettres
- Cliquer l'outil : Aperu des rsultats
- Faire dfiler les donnes l'aide des boutons

Filtrer les destinataires
- Outil : Modifier la liste de destinataires
- Filtrer les lignes : Dsactiver les cases

- Filtrer les colonnes : Bouton droulant du
champ dsir puis cliquer l'option dsire
- Filtre personnalis : Bouton droulant dun
champ puis : (Avances...)
Une fentre permet de dfinir la requte :
- Slectionner le champ sur lequel
porte le filtre puis slectionner l'l-
ment de comparaison : gal , Sup-
rieur ) et saisir le texte sur lequel
porte la condition
- Paramtrer ventuellement une 2e
condition (slectionner la relation :
Ou, Et, puis paramtrer la 2e ligne du
filtre)
- Cliquer : OK
La fentre affiche les enregistrements filtrs.
- Cliquer : OK
Afficher les champs en surbrillance

- Cliquer loutil : Champs de fusion en surbrillance
Insrer un texte conditionnel
- Onglet : Publipostage - outil

- Cliquer loption : Si Alors Sinon
- Paramtrer les conditions et le mot-cl
- Cliquer : OK

Crer un fichier, imprimer les lettres
- Outil : Terminer et fusionner
- Option : Modifier des documents individuels... pour crer les lettres dans un fichier Word
Une fentre propose de slectionner les enregistrements. Si vous
avez filtr les destinataires prcdemment, cliqus loption : Tous
- Cliquer : OK
=> Le rsultat du publipostage est plac dans un nouveau fichier dont le
nom est Lettres1.
Enregistrer la matrice
- Activer la matrice par la barre des tches
- Cliquer loutil
- Slectionner l'unit puis le dossier destination (nous conseillons de sauvegarder la matrice dans le mme
dossier que le fichier Excel ou la base Access qui contient les donnes)
- Saisir un nom qui identifie la matrice et vite la confusion avec le fichier qui rsultera de la fusion :
(Exemple : Matrice invitation...)
Enregistrer et imprimer les lettres de fusion
Enregistrer les lettres types
- Activer la matrice par la barre des tches
- Idem 1.6 en attribuant un nom significatif, diffrent du nom de la matrice
Imprimer les lettres types
CONTRLER les lettres avant limpression. Car imprimer des centaines ou des milliers de lettres, sur un
papier spcial et le mettre la corbeille peut coter trs cher.
- Alimenter l'imprimante en papier
- Activer le fichier imprimer par la barre des tches
- Cliquer l'outil
2. Planches dtiquettes
- Ouvrir ou crer un nouveau document qui servira de matrice dtiquettes
Crer la matrice dtiquettes
- Onglet : Publipostage - Outil : Dmarrer la fusion et le publipostage
- Option : tiquettes
Paramtrer le format de la planche
- Cliquer dans la zone : Numro de rfrence et
slectionner le format prdfini (taille et rf-
rence) de la planche dtiquettes (Les formats
dtiquettes dadresses les plus utiliss sont les
tiquettes Avery L7159 et suivantes)
- Cliquer : OK

Slectionner la source
- Idem publipostage
Filtrer les destinataires
- Idem publipostage
Placer les champs dans les tiquettes
- Idem publipostage
- Cliquer le bouton pour rpliquer la 1re tiquette sur les suivantes
Aperu des tiquettes

- Idem publipostage
Enregistrer et imprimer les tiquettes
- Idem publipostage
3. Salutation et texte conditionnel

- Onglet : Publipostage
Salutation conditionnelle
- Cliquer le lieu o afficher des salutations conditionnelles
- Cliquer loutil : Formule dappel
- Paramtrer la formule de politesse afficher
- Faire correspondre les champs utiliser
- Cliquer OK ou [Entre]
Texte conditionnel
- Cliquer loutil
- Cliquer loption : Si Alors Sinon
- Paramtrer les conditions et le mot-cl
- Cliquer : OK
4. Fonction Remplir
Cette fonction permet de demander loprateur une information. La rponse saisie sera reprise dans les
lettres de fusion. Exemple : demander loprateur dindiquer lheure et la date dune runion.
- Cliquer longlet : Publipostage
- Cliquer le lieu de la matrice o insrer la rponse la question
- Cliquer loutil et slectionner loption : Remplir
- Saisir la question qui doit tre pose lors de la fusion loprateur dans la zone Invite
- Activer la case : Demander une seule fois si la rponse la question est identique pour chaque lettre.
- OK OK

K - Formulaires
1. Activer longlet Dveloppeur
Les outils de cration de formulaires sont dans longlet Dveloppeur qui nest pas affich par dfaut.
- Onglet : Fichier - Options Personnaliser le ruban
- Activer la case : Dveloppeur dans le volet droit
- Cliquez : OK
2. Crer un formulaire
Pour mieux contrler la mise en forme des formulaires nous vous conseillons de pla-
cer les contrles de saisie dans un tableau.
- Onglet : Dveloppeur
- Activer le mode cration
- Cliquez le lieu o placer un contrle, puis cliquez loutil correspondant au type de contrle crer
Texte enrichi ou brut Liste droulante * Date Image Case cocher
- Cliquez loutil
La fentre de paramtrage est affiche :
- Saisir le Titre afficher au-dessus du contrle
- Cliquer la case : Utiliser un style pour

mettre le contenu en forme puis slection-
ner le style utilis pour le contenu du contrle
- Cliquer : OK

* Paramtrer les lments de la liste droulante
- Cliquez loutil
- Saisir le nom de la liste
- Cliquez sur le bouton : Ajouter
- Tapez un lment de choix dans la zone - OK

- Cliquez sur Ajouter
- Rptez cette tape pour chaque lment de la liste.
3. Protger un document contre les modifications

- Onglet : Dveloppeur ou Rvision
Activer la protection
- Outil : Restreindre la modification
Le volet Office est affich droite de lcran :
- Activer la case : Autoriser uniquement ce type de modi-

fication dans le document :
- Slectionner loption : Remplissage de formulaire
- Cliquer le bouton : Oui, activer la protection
- Saisir un mot de passe ventuel puis le confirmer
- Cliquer : OK
Dsactiver la protection
- Outil : Restreindre la modification
- Dsactiver la case : Autoriser uniquement ce type
- Saisir le mot de passe ventuel puis le confirmer
- Cliquer : OK
4. Sauvegarder le formulaire
- Sauvegarder le formulaire en tant que modle de document
5. Utiliser un formulaire
- Crer un nouveau document partir du modle sauvegard pour saisir les donnes dans un document
vierge. Puis le sauvegarder en lui donnant un nom significatif au format .docx

L - Import / Export
Les solutions suivantes sont les procdures intgres Word. Si lapplication source de vos fichiers nest
pas liste, tester le copi-coll direct dapplication application.
1. Exporter des fichiers

- Onglet : Fichier - Enregistrer sous
- Dans la zone Type, slectionner le

format du fichier destination
- Saisir le nom du fichier destination

2. Importer des fichiers

- Onglet : Fichier - Ouvrir
- Cliquer dans la zone de droite un fichier rcem-
ment ouvert
Ou :
- Slectionner la source du fichier puis double-cli-
quer le fichier ouvrir
3. Sauvegarder un document au format pdf

- Sauvegarder le fichier en slectionnant le type PDF (1)
Ou :
- Fichier Exporter
- Cliquer loutil : Crer PDF / XPS
- Slectionner la destination du fichier, et saisir son nom
- Cliquer : Publier
4. Rcuprer le texte dune image

- Copier-coller limage dans un document Word et le sauvegarder au format pdf
- Cliquer droit le fichier Word qui contient limage dans lexplorateur Windows Ouvrir avec : Slectionner :
Word 2016
Le texte de limage sera lu et converti par Word laide dune OCR.

M - Document composite / OLE
1. Copier-Coller sans lien
- Charger le fichier source
- Mettre en forme les donnes copier
- Slectionner le tableau ou cliquer le graphique copier
- Cliquer l'outil ou clic-droit - Copier ou [Ctrl] + [C]
- Charger l'application puis le fichier destination dans lequel intgrer le tableau ou le graphique
- Cliquer l'endroit o coller les donnes
- Cliquer l'outil ou clic-droit Coller ou [Ctrl] + [V]

Modifier le tableau et le graphique sous Word.
2. Copier - Coller avec lien OLE

Cette solution est plus exigeante en ressource matrielle.
- Mettre en forme les donnes copier sur Excel (tableau ou graphique)
- Slectionner le tableau ou cliquer le graphique copier
- Cliquer l'outil ou clic-droit - Copier ou [Ctrl] + [C]
- Charger l'application puis le fichier destination
- Cliquer l'endroit o coller les donnes
- Cliquer le bouton droulant de loutil : Coller
- Cliquer loption de collage li souhait pour du texte ou pour une image
Ou :
- Cliquer : Collage spcial...
- Cliquer le bouton : Coller avec liaison :
- Cliquer le type d'objet coller : Feuille Microsoft Office Excel Objet ou autres options
- OK ou [Entre]
- Double-cliquer le tableau ou le graphique pour le modifier sous Excel.

N - Travail collaboratif
1. Commentaire
Les commentaires sont des remarques places en marge du texte.
- Onglet : Rvision
Insrer un commentaire
- Cliquer le lieu ou slectionner le mot pour lequel crer un commentaire
- Outil : Nouveau commentaire
- Saisir le texte du commentaire
Modifier un commentaire
- Cliquer le texte du commentaire et faire la modification dsire
Supprimer un commentaire
- Activer le commentaire supprimer
- Cliquer loutil : Supprimer
Activer un commentaire
- Cliquer loutil dsir : Prcdent ou Suivant
2. Suivre des modifications

- Onglet : Rvision
Activer le suivi des modifications
- Outil : Suivi des modifications
Chaque ajout, modification ou suppression est mis en vidence par un trait dans la marge, une couleur
de texte ou des caractres barrs.
Valider ou refuser les modifications
- Cliquer droit chaque modification et cliquer loption dsire : Accepter ou
Refuser la modification ou cliquer loutil qui correspond laction dsire
Dsactiver le suivi des modifications
- Onglet : Rvision
- Outil : Suivi des modifications
3. Comparer deux documents

- Onglet : Rvision
- Cliquer loutil : Comparer
- Slectionner les deux documents comparer
- Cliquer : OK
=> Word affiche un document de synthse qui met en vidence les diffrences par un trait vertical dans la
marge et la mise en couleurs les diffrences entre les documents
- Cliquer droit chaque modification et cliquer loption dsire : Accepter ou
Refuser la modification
Ou :
- Cliquer loutil qui correspond laction dsire
Lorsque toutes les modifications sont traites, il ne reste plus de marque de modification
- Sauvegard le document termin

O - Grapheur Word
1. Crer un graphique
- Onglet : Insrer - Outil : Graphique
- Cliquer le type de graphique ( gauche) puis le sous-type ( droite) crer - OK
Un graphique par dfaut est trac partir dun tableau prdfini.
- Remplacer les donnes du tableau par vos
donnes personnelles, le graphique est mis
jour
2. Modifier le graphique
Activer le graphique
- Cliquer le graphique
Des outils de paramtrages rapides sont affichs :
Habillage
lment
Style
Filtre
Modifier le type du graphique

- Onglet : Cration (Outils de graphique) - Outil : Modifier le type de graphique
- Cliquer le type de graphique ( gauche) puis le sous-type ( droite)

Taille du graphique
- Cliquer glisser une poigne dangle de taille
Position et habillage du graphique

- Cliquer le graphique puis loutil Habillage droite
- Slectionner lhabillage dsir puis positionner par cliqu gliss, le graphique
lendroit souhait
Ajouter une srie de donnes

- Cliquer droit le graphique - Modifier les donnes
- Saisir la srie sur une nouvelle ligne ou une nouvelle colonne sans laisser de lignes ou colonnes vides
Supprimer une srie de donnes
- Cliquer droit le nom de la ligne ou de la colonne supprimer Supprimer
Disposition des titres et de la lgende

- Onglet : Cration (Outils de graphique)
- Cliquer loutil : Dispositions rapide
- Slectionner lorganisation

- Cliquer une prsentation dans la zone : Styles du graphique

3. Ajouter/retirer un lment du graphique
- Cliquer loutil droite du graphique
- Activer llment afficher ou retirer du graphique

(Activer ventuellement le sous menu pour un
paramtrage plus riche)
4. Paramtrer un lment du graphique

- Double-cliquer llment paramtrer (axe, quadrillage, titre, lgende)
Un volet contextuel est affich droite de lcran :
- Slectionner loption de paramtrage souhaite : Remplissage Ombre Alignement Options
- Slectionner les options appliquer
5. habiller un graphique avec du texte
- Cliquer le graphique puis loutil Habillage et slectionner loption souhaite (souvent carr)

Partie III
Excel
Excel est le tableur de la suite bureautique Microsoft Office. Les applications concurrentes sont Calc de
la suite Office Open Office ou Libre Office et Quattro pro de la socit Corel.
Excel est le tableur le plus vendu et le plus utilis.
Excel affiche une feuille de calcul lectronique de 16 384 colonnes par 1 048 576 lignes. Lcran affiche
une fentre qui correspond une partie de la feuille. Le nombre de lignes et de colonnes visible dans la
fentre varie en fonction de la taille de lcran, de la rsolution daffichage et du zoom appliqu.
Les tableurs simplifient :

La saisie et la mise en forme de tableaux chiffrs,
La saisie de formules de calculs personnalises ou de fonctions de calcul prprogrammes,
La gestion des listes de donnes simples,
La cration et la mise en forme de graphiques.
Lanalyse de donnes laide de tableaux consolides, de tableaux croiss dynamiques.
Ils sont essentiellement utiliss pour raliser des travaux statistiques, comptables, financiers ou adminis-
tratifs.
La version 2016 est la 14e version dExcel depuis son apparition en 1980.

A - Gestion cran et feuilles
1. Modifier l'affichage d'une feuille
Affichage cran
- Cliquer laffichage dsir dans la barre dtat en bas droite Normal Mise en page Aperu saut de
page
Ou :
- Onglet : Affichage - Cliquer loption dsire
Paramtrer laffichage cran

- Activer ou dsactiver les options souhaites :
Afficher les formules de calcul
- Onglet : Formules -
Juxtaposer les classeurs l'cran
- Onglet : Affichage - Cliquer loutil : Rorganiser tout
Bloquer des lignes ou colonnes (Volets)

Cette fonction permet de conserver lcran les titres de colonnes ou les lignes lors des dfilements de
donnes lcran.
- Onglet : Affichage
Figer les volets

- Cliquer la cellule au-dessus de laquelle figer le volet
puis loutil : Figer les volets
- Cliquer loption : Figer les volets

Librer les volets
- Cliquer loutil : Figer les volets - Librer les volets
2. Gestion des feuilles de calcul
Activer une feuille

- Cliquer longlet de la feuille au bas de lcran
Ajouter une feuille dans un classeur

- Cliquer le bouton droite des onglets
Supprimer une feuille dans un classeur

- Cliquer droit longlet de la feuille - Supprimer
Renommer une feuille de calcul

- Double-clic sur longlet de la feuille renommer
- Saisir le nom de la feuille
Modifier la couleur dun onglet

- Cliquer droit longlet de la feuille traiter Couleur donglet puis cliquer la couleur appliquer
Dplacer une feuille

- Cliquer glisser longlet de la feuille droite ou gauche
Copier une feuille

- Cliquer glisser longlet de la feuille en appuyant sur [Ctrl]
Grouper des feuilles

Lorsque des feuilles sont groupes, toutes les modifications ou saisies dans une feuille sont immdiate-
ment reportes dans les autres feuilles du groupe.
- Cliquer les onglets des feuilles grouper en appuyant sur [Ctrl]
Dgrouper des feuilles

- Cliquer une feuille hors du groupe

B - Saisie de donnes
1. Changer de cellule active
- Pointer et cliquer la cellule dsire ou [F5] puis saisir les coordonnes de la cellule rendre active
2. Saisir des donnes

- Activer la cellule puis saisir la donne au clavier
- Valider par [Entre] ou cliquer la cellule suivante
Nombre :
- Saisir le nombre sans espace. (Le message #### signifie que la colonne nest
pas assez large)
Texte :
- Saisir le texte au clavier. ([Alt] + [Entre] pour revenir la ligne dans la mme cellule)
Date ou heure :
- Saisir la date en sparant les donnes par / ou (12/02/2006)
- Saisir l'heure en sparant les donnes par : (12:10:26)
Srie de donnes incrmentes (Voir 2.3)
Saisir une donne dans plusieurs feuilles de calcul
re
- Cliquer les onglets des feuilles destinations avec la touche [Ctrl] enfonce puis saisir dans la 1 feuille, les
donnes afficher dans toutes les feuilles
3. Recopier de donnes incrmente

Selon la nature et le format des donnes recopies, Excel ralise une simple copie de la donne initiale ou
cre une srie de donnes. Exemple : Les cellules grises sont les cellules slectionnes avant la recopie.
- Slectionner la cellule ou la zone recopier

- Cliquer glisser le bouton de recopie de la cellule ou de la zone
4. Saisie assiste par liste droulante

- Saisir les donnes afficher dans la liste, dans une zone inutilise de la feuille ou sur
une feuille diffrente
- Cliquer la cellule dans laquelle paramtrer une saisie par liste droulante
- Onglet : Donnes Validation des donnes
- Onglet : Options

- Dans la zone : Autoriser, slectionner : Liste
- Cliquer dans la zone : Source et slectionner les cel-

lules qui contiennent les donnes de la liste
- Cliquer OK
5. Saisie contrle
- Cliquer la cellule dans laquelle raliser la saisie contrle
- Onglet : Donnes Validation des donnes
- Onglet : Options
- Slectionner le type de donnes autorises puis paramtrer les critres de slection (li-
mites ou autres)
- Cliquer longlet : Message de saisie
- Saisir le titre du message puis le message afficher lorsque la cellule est active
- Cliquer longlet : Alerte derreur
- Saisir le titre du message puis le message afficher lorsque saisie est incorrecte - Cliquer OK
6. Modifier des donnes

- Double-cliquer la donne modifier ou [F2]
- Modifier la donne en utilisant les touches suivantes
[->] et [<-] : dplace le curseur droite ou gauche
[Inser] : permet d'insrer des caractres
[Suppr] : dtruit le caractre droite du curseur
[<--] : dtruit le caractre gauche du curseur
7. Slectionner une zone de travail

Dlimiter une zone
Cellule : pointer la cellule
Ligne : cliquer le n de ligne
Colonne : cliquer le n de la colonne
Plusieurs lignes : cliquer-glisser les n de lignes
Plusieurs colonnes. : cliquer-glisser les n de colonnes
Plage unique : cliquer-glisser sur les cellules
Plusieurs plages : dlimiter les plages avec [Ctrl]
Feuille entire : cliquer la case d'intersection des n de lignes et colonnes
Des feuilles : cliquer les onglets avec [Ctrl]
Annuler une slection
- Zone : cliquer une cellule en dehors de la zone
- Feuille : cliquer droit un onglet - Dissocier les feuilles
8. Effacer une zone

- Slectionner la zone effacer - [Suppr]

C Mettre en forme et imprimer
1. Mettre en forme la page
Orientation et marges (Idem Word page 16)
Centrer des donnes sur la feuille
- Outil : Marges - Marges personnalises
- Dans la zone : Centrer sur la page, paramtrer le centrage dsir
- Cliquer : OK

Afficher len-tte ou le pied de page
- Activer laffichage : Mise en page

Ajouter un lment
- Cliquer dans la zone de len-tte ou du pied de page dans laquelle saisir des informations
- Cliquer loutil qui correspond llment placer
- Saisir ventuellement du texte au clavier pour sparer des lments

Mettre en forme len-tte ou le pied de page
- Onglet : Accueil
- Mettre en forme le contenu comme dautres textes
Supprimer un lment
- Slectionner llment supprimer [Suppr]
Dsactiver lentte ou le pied de page
- Activer le mode daffichage : Normal pour revenir laffichage initial
3. Sauts de pages
- Pointer la ligne qui apparatra sur la nouvelle page
- Outil : Saut de page - Insrer un saut de page
- Pointer la ligne qui suit le saut de page
- Outil : Saut de page - Supprimer un saut de page

4. Imprimer un document
Dfinir une zone dimpression
- Slectionner la zone imprimer par cliqu gliss
- Onglet : Mise en page - ZoneImpr
- Cliquer loption : Dfinir
Annuler une zone dimpression
- Onglet : Mise en page - ZoneImpr
- Cliquer loption : Annuler
Aperu avant impression

Imprimer
Une feuille

Plusieurs feuilles d'un classeur
- Grouper les feuilles imprimer (2 page 51) puis cliquer l'outil

Un classeur complet
- Onglet Fichier - Imprimer
- Slectionner loption : Imprimer le classeur entier
- Cliquer le bouton : Imprimer
Un graphique seul
- Cliquer le graphique puis cliquer l'outil

Imprimer les formules de calcul
Activer/Dsactiver laffichage des formules
Imprimer les formules
- Afficher les formules dans les cellules
- Slectionner les cellules imprimer
- Demander l'impression de la zone dsire
Donnes Formules

D Mettre en forme le tableau
1 Insrer cellule / ligne / colonne
Insrer une ligne/colonne
- Cliquer droit le n de ligne ou de colonne qui suivra la ligne/colonne insre - Insertion
Insrer une cellule
- Cliquer droit le lieu o insrer une cellule Insrer
- Cliquer le dcalage dsir - OK
2. Supprimer cellules / ligne colonnes

Supprimer une ligne/colonne
- Cliquer droit le n de ligne ou de colonne supprimer - Supprimer
Supprimer une cellule
- Cliquer droit la cellule supprimer - Supprimer
- Cliquer le dcalage dsir - OK
3. Modifier la largeur d'une colonne la hauteur d'une ligne

- Slectionner la ou les lignes/colonnes traiter (B7)
- Cliquer glisser le trait de sparation de deux noms de colonnes/lignes
Ou :
- Double-cliquer le trait de sparation de deux noms de colonne/ligne
4. Tracer une bordure

- Slectionner la ou les cellules le long desquelles tracer une bordure
- Onglet : Accueil - Outil : Bordure

- Cliquer la bordure dsire
Ou :
- Cliquer : Autres bordures
- Paramtrer la bordure - OK
5. Appliquer une trame de fond des cel-

lules
- Onglet : Accueil
- Slectionner la ou les cellules traiter
- Cliquer le bouton droulant de l'outil Remplissage

- Cliquer la couleur dsire

E Mettre en forme les donnes
1. Slectionner le thme de la feuille
- Activer la feuille traiter
- Onglet : Mise en page - Outil : Thmes
- Slectionner le thme dsir
2. Format rapide des cellules

C- Slectionner la ou les cellules traiter
- Cliquer longlet : Accueil
- Cliquer loutil : Styles de cellules
- Cliquer le style dsir
3. Format nombre, date, heure

- Onglet : Accueil
- Dans la zone : Nombre, cliquer le bouton droulant des formats puis le format
dsir
Ou :
- Cliquer droit la cellule traiter - Format de cellule
- Onglet : Nombre
- Cliquer la catgorie dsire dans la zone gauche : Nombre, Scientifique, Montaire, Comptable, Date,
Heure, Spcial (Tlphone, n SS, Code postal)
- Cliquer le format dsir dans la zone droite puis cliquer OK
4. Format des caractres

- Onglet : Accueil
- Cliquer loutil de mise en forme dsir ou le bouton droulant de loutil
et slectionner loption dsire
Pour paramtrer de faon diffrente une partie du texte dune cellule, double-cliquer la cellule, puis slec-
tionner par cliqu gliss le texte traiter.
5. Aligner les donnes dans les cellules

- Onglet : Accueil
Alignement horizontal et vertical
- Cliquer lalignement horizontal ou verticale dsir
Incliner les donnes
- Cliquer le bouton droulant de loutil : Orientation puis cliquer lorientation dsire

Ou :
- Cliquer loption : Format de cellule Alignement puis paramtrer linclinaison dsire

6. Fusionner et centrer
- Slectionner les cellules sur lesquelles centrer le texte
- Cliquer l'outil ou cliquer le bouton droulant puis loption dsire
- Pour dfusionner des cellule, renouveler lopration
7. Mise en forme conditionnelle

- Slectionner les cellules mettre en forme
- Onglet : Accueil
- Outil : Mise en forme conditionnelle
- Slectionner les rgles de mise en forme ou paramtrer la

rgle appliquer puis la mise en forme dsire pour les
cellules qui satisfont les rgles dfinies
8. Barre de donnes, jeux dicnes

nuances de couleurs
Excel peut afficher des icnes ou des barres
de donnes qui visualisent dans les cellules
les volutions.
Analyse rapide de donnes
- Slectionner les donnes analyser
- Cliquer le bouton affich en bas droite de la slection puis cliquer loption : Mise en forme
- Cliquer la prsentation rapide souhaite
Analyse manuelle
- Onglet : Accueil
Crer une rgle de reprsentation
- Slectionner les cellules dont la mise en forme sera enrichie par des barres de donnes,
des icnes ou des nuances de couleurs
- Slectionner la reprsentation dsire (Barre, Icnes ou nuances) puis cliquer loption dsire
Effacer une rgle de reprsentation

- Slectionner les cellules dont les rgles doivent tre effaces
- Cliquer loption : Effacer les rgles puis cliquer loption dsire

F - Nom de zone
1. Nommer une cellule ou une zone
- Dlimiter la zone nommer par cliqu gliss
- Cliquer dans la zone de saisie des noms de zone gauche de
la barre des formules
- Saisir le nom de la zone (sans espace ou remplacer lespace

par le signe _) et valider par [Entre]
Ou :
- Dlimiter la zone nommer par cliqu gliss
- Dans la zone : Nom, saisir le nom de la zone

- Cliquer : OK
2. Modifier supprimer un nom de zone

- Onglet : Formules
- Outil : Gestionnaire de noms
Modifier le nom
- Double-cliquer le nom modifier
- Cliquer dans la zone : Nom et effectuer la
modification dsire
- Cliquer : OK
- Cliquer : Fermer
Modifier les rfrences
- Double-cliquer le nom modifier
- Cliquer dans la zone : Fait rfrence
- Saisir ou slectionner sur la feuille la nou-
velle zone OK
- Cliquer : Fermer
Supprimer un nom de zone
- Cliquer le nom supprimer
- Cliquer le bouton : Supprimer
- Cliquer : Fermer
3. Insrer un nom de zone dans une formule

- Onglet : Formules
- Cliquer la cellule qui contient la formule et slectionner les rfrences remplacer par un nom dans la
barre des formules
- ou [F5]
- Cliquer le nom utiliser

G - Calculs
1. Formule automa-
tique
- Slectionner les donnes traiter
- Cliquer le bouton affich en bas
droite de la slection puis cliquer
loption : Totaux
- Cliquer les calculs souhaits
2. Formule personnalise
- Cliquer la cellule qui doit recevoir le rsultat puis =
- Pointer la 1re cellule utilise dans la formule
- Saisir loprateur de la formule (+ - / *)
- Pointer la 2e cellule utilise dans la formule
- Taper le 2e oprateur si la formule se poursuit, etc.
- [Entre] lorsque la formule est termine
- Les parenthses introduisent des priorits. Formules (E2+H3) / (B12*D8)

Ordre des calculs 2 3 1
- Sans priorit indique, lordre des calculs est le suivant : 1 division ; 2 multiplication ; 3 addition ; 4 soustraction
3. Formules rfrences absolues

Le signe $ insr dans la rfrence d'une cellule (Exemple : $D$11) bloque l'incrmentation de la rf-
rence lors de la recopie de la cellule.
- Pointer la cellule rsultat
- Taper : = puis saisir la formule en plaant des $ devant les rfrences des cellules qui ne doivent pas
tre incrmentes lors des recopies ($A$2*$B$2)
- [Entre]
4. Saisie assiste dune fonction

- Onglet : Formules
- Cliquer le bouton droulant de la catgorie de fonction programmer puis cliquer la fonction dsire
- Saisir les rfrences ou paramtres demands par lassistant puis cliquer le bouton : OK
Ou :
- Onglet : Formules - Insrer une fonction

- Dans la zone du haut, saisir le nom de la fonction puis
cliquer le bouton Rechercher situ droite
- Dans la zone du dessous slectionner la fonction
programmer
- Cliquer le bouton : OK du bas de la fentre
- Saisir les rfrences ou paramtres demands par
lassistant puis cliquer le bouton : OK
5. Somme, Moyenne, NB, Max., Min.

- Cliquer la cellule qui doit recevoir la formule
- Cliquer le bouton de loutil : Somme automatique puis cliquer la fonction programmer
- Modifier ventuellement les rfrences proposes. Valider par [Entre]
6. Modifier une formule

- Double-cliquer la cellule qui contient la fonction modifier ou pointer la cellule et appuyer sur [F2]
7. Recopier une formule

- Pointer la cellule recopier
- Cliquer glisser le bouton de recopie sur la dernire cellule de la zone destination
8. Fonction : ENTIER
Cette fonction arrondie le rsultat l'entier infrieur
Fonction : ENT(Nombre)
Syntaxe : ENT(A1)
- Taper : =ENT(
- Saisir la cellule ou la formule de calcul
- Fermer la parenthse)
9. Fonction : SI
Fonction : SI(condition;faire;sinon)
Syntaxe : SI(C3>E2;C3*10/100;C3*15/100)
- Taper : =SI(
- Saisir la condition
- Taper ; (point-virgule, sans espace)
- Saisir le travail faire si la condition est remplie
- Taper ; (point-virgule, sans espace)
- Saisir le travail faire si la condition nest pas remplie
- Fermer la parenthse (sans espace)
- [Entre]

Remarques : Le travail faire peut-tre :
* un calcul raliser : Exemple : =SI(A4>2000;A4*10/100;A4*20/100)
* une cellule copier : Exemple : =SI(A4>2000;A5;A6)
* un texte afficher : Exemple : =SI(A4>2000;"Bien";"Insuffisant")
* ne rien afficher : Exemple : =SI(A4>2000;A4*10/100;"")
Fonction : SI ET
Fonction : SI(ET(condition1;condition2);faire;sinon)
Syntaxe : SI(ET(C2>0;E4>C2);"";B8*D8)
Fonction : SI OU
Fonction : SI(OU(Condition1;condition2);faire;sinon)
Syntaxe : SI(OU(C2>0;E4>C2);"";B8*D8)
Fonction : SI Imbrique
Fonction : SI(Condition1;SI(condition2;faire;sinon);sinon)
Syntaxe : SI(A3>5000;SI(A3>10000;15%;10%);5%)
10. Fonctions recherches

Fonction :
Recherchev(Valeur;table;N de colonne droite)
Rechercheh(Valeur;table;N de ligne en bas)
Syntaxe :
- Construire la table source dans laquelle faire la recherche
- Construire la feuille destination qui recevra la donne recherche
- Activer la cellule destination qui recevra la donne copier
- Taper : =RECHERCHEV(
- Pointer ou saisir la rf. de la cellule qui contient la donne recherche
- Taper ; (point-virgule)
- Dfinir la zone o rechercher la donne prcdente en slectionnant la feuille puis les cellules source de
la matrice ou nommer les cellules de la matrice et utiliser le nom dans la fonction
- Taper ; (point-virgule)
- Saisir le n de la colonne qui contient la donne copier
- Fermer la parenthse
- [Entre]
11. Audit des formules de calcul

- Cliquer longlet : Formules
Reprer les prcdents d'une formule
- Cliquer la cellule rsultat dont les cellules sources sont visualiser
- Cliquer loutil
Reprer les dpendants d'une formule
- Cliquer la cellule rsultat dont les cellules dpendantes sont visualiser
- Cliquer loutil
Effacer les flches
- Cliquer loutil

H Graphique
1. Crer un graphique automatique
- Slectionner les donnes traiter
- Cliquer le bouton affich en bas droite de la
slection puis cliquer loption : Graphique
- Cliquer le graphique souhait
2. Crer un graphique
simple
Dessiner le graphique
- Slectionner les sries y compris les titres de colonnes et de lignes. (S-
lectionner des zones discontinues en appuyant sur [Ctrl])
- Onglet : Insrer
- Clique loutil : Graphiques recommands puis une mise en forme propose
Ou :
- Cliquer l'outil qui correspond au type de graphe crer
- Slectionner la prsentation dsire
Le graphique se superpose la feuille de calcul.
Paramtrage rapide du graphique

Disposition rapide
- Cliquer loutil : Disposition rapide et slectionner une disposition prdfinie
Le graphique se superpose la feuille de calcul et le ruban doutils affiche
deux onglets de paramtrage : Cration et Format
- Cliquer une prsentation dans la zone : Styles du graphique

Modifier le jeu de couleur
- Onglet : Cration (Outils de graphique) Outil : Modifier les couleurs
- Cliquer le jeu de couleur appliquer
3. Modifier le graphique
3 outils de paramtrage sont affichs droite du graphique : lments , Styles , Filtres
lment
Style
Filtre
Ils donnent accs aux fentres suivantes :
Taille du graphique
- Cliquer glisser une poigne de taille
Position du graphique
- Cliquer glisser la bordure du graphique
Type de graphique
- Onglet : Cration (Outils de graphique) - Outil : Modifier le type de graphique

- Cliquer le type de graphique dans le volet gauche
- Cliquer le sous-type dans le volet haut
- Cliquer : OK
Ajouter/Supprimer une srie de donnes

Ajouter une srie de donnes
- Onglet : Cration Outil : Slectionner les donnes
- Bouton : Ajouter
- Zone : Nom de la srie : cliquer la cellule qui contient le
titre de la srie
- Zone : Valeurs de la srie : slectionner par cliqu gliss
les donnes numriques ajouter au graphique (sans le
titre)
Supprimer une srie de donnes
- Cliquer la srie supprimer - [Suppr]
Ajouter/retirer un lment du graphique

- Cliquer loutil droite du graphique
- Activer llment afficher ou retirer du graphique

(Activer ventuellement le sous menu pour un
paramtrage plus riche)

Paramtrer un lment du graphique
- Double-cliquer llment paramtrer (axe, quadrillage, titre, lgende)
Un volet contextuel est affich droite de lcran :
- Slectionner loption de paramtrage souhaite : Remplissage Effets Proprits Options
- Paramtrer les options appliquer
4. Courbe de tendance
Ajouter une courbe de tendance
- Cliquer droit la srie pour laquelle tracer une courbe de tendance Ajouter une courbe de tendance
Prolonger ou modifier la courbe de tendance

- Cliquer droit la courbe de tendance - Format de la courbe de tendance
- Dans la zone en avant (prvision sur 2013), saisir le nombre de priodes dsires puis cliquer le gra-
phique
Supprimer une courbe de tendance
- Cliquer la courbe de tendance - [Suppr]
5. Graphique Sparkline
Actions 2009 2010 2011 2013 Evolution
BNP 120 125 150 112
LCI 230 310 280 270
- Saisir les donnes reprsenter dans les cellules
- Cliquer la cellule dans laquelle reprsenter un graphique Sparkline
- Onglet : Insrer
- Cliquer la reprsentation souhaite dans la zone Graphique Sparkline
- Slectionner les cellules utiliser pour tracer le Sparkline
- Cliquer : OK

6. Graphique image
Il est possible de placer une image en arrire-plan dune aire ou dune srie. En ce qui con-
cerne les sries, limage peut tre tire ou empile.
Images empiles Image tire
- Concevoir un graphique
Insrer limage dans une aire
- Ouvrir limage placer dans la srie - [Ctrl] + [C]
- Cliquer la srie dans laquelle copier limage - [Ctrl] + [V]
Ou :
- Cliquer llment du graphique dans lequel insrer une image (Srie, zone de traage, zone de gra-
phique, titre, etc.)
- Cliquer longlet : Format
- Cliquer loutil - Image
- Ouvrir le dossier puis cliquer limage dsire
- Cliquer le bouton : Insrer
Paramtrer limage place dans une srie

- Cliquer-droit la srie qui contient limage Mettre en forme
une srie de donnes
- Cliquer loption : Remplissage
- Cliquer loption : Etir ou Empil
- Cliquer le bouton Fermer
7. Carte Bing
Carte Bing permet de crer des graphiques gographiques.
- Saisir les donnes reprsenter dans un graphe gographique
(Pays, dpartement, ville, commune)
- Slectionner les donnes du tableau reprsenter
- Onglet : Insrer
- Cliquer loutil : Cartes Bing

- Cliquer loutil : Afficher les emplacements
La cartographie est affiche lcran :
Modifier les paramtres de la carte
- Cliquer loutil et slectionner les paramtres

souhaits
Zoomer la carte
- Tourner la molette de la souris en appuyant sur
[Ctrl] sur la zone agrandir ou rduire
Dplacer la carte ou la lgende
- Cliquer-glisser la carte ou la lgende
8. People graphe
People graphe permet de concevoir rapidement des graphiques personnaliss et visuels.
- Saisir les donnes reprsenter dans le graphe
- Onglet : Insrer
- Cliquer loutil : People Graph
Un graphique par dfaut est affich lcran.
- Cliquer loutil : Donnes en haut, droite du graphe

Un volet de paramtrage est affich :
- Saisir le titre du graphique dans la zone Titre :
- Cliquer le bouton : Slectionner vos
- Slectionner dans la feuille Excel les donnes reprsenter
- Cliquer : Crer
Le graphique est trac :
Modifier les paramtres
- Cliquer loutil et slectionner les paramtres souhaits dans les onglets

Type, Thme et Forme

I - Base de donnes
1. Crer une base de donnes
Saisir les noms des champs
- Saisir les noms de champs sur la 1re ligne d'une
feuille
Saisir les donnes
- Cliquer la 1re ligne vierge sous les noms de champs
- Saisir les donnes dans les colonnes
Afficher les boutons de filtre
- Cliquer une cellule de la liste de donnes
- Onglet : Donnes Filtrer
Rpartir une donne en plusieurs colonnes
Cette fonction rpartis dans plusieurs colonnes des donnes regroupes dans une seule colonne
- Onglet : Donnes - Convertir
- Slectionner lorganisation des donnes dans la colonne Suivant >
- Slectionner le sparateur de donnes Suivant >
- Cliquer chaque colonne et paramtrer sont format
- Cliquer : Terminer
Remplissage instantan
- Coller dans la 1re colonne les don- Jean tremblay 74000 Annecy Jean Tremblay 74000 annecy
nes regroupes Claude Terrier 69000 Lyon Claude Terrier 69000 lyon
- Dcomposer dans les colonnes Elisabeth Ratte 39000 Lons Elisabeth Ratte 39000 lons
droite le contenu de la 1re colonne
- Cliquer dans la 1re cellule de droite puis cliquer loutil : Remplissage instantan
- Recommencer pour chaque colonne
2. Crer un tableau de donnes

Crer un tableau de donnes
- Saisir une liste de donnes
- Cliquer une cellule de la liste
- Onglet : Accueil - Mettre sous forme de tableau
- Cliquer, dans la liste, la prsentation dsire
- Activer la case : Mon tableau comporte des en-ttes
- Cliquer : OK
Modifier la taille du tableau
- Clique glisser le bouton de taille qui est en bas droite de la dernire cellule du tableau
Modifier la mise en forme
- Onglet : Cration - Cliquer le style dsir dans la zone : Style de tableau

Afficher des statistiques de colonnes
- Slectionner les cellules sur lesquelles programmer un calcul
- Cliquer le bouton droulant qui est en bas droite de la zone slectionner Cliquer Totaux
2. Gestion des enregistrements

Ajouter un enregistrement
- Ajouter l'enregistrement sur la 1re ligne vierge au bas de la base de donnes sans laisser de ligne vierge
Supprimer un enregistrement
- Cliquer droit la ligne de lenregistrement supprimer Supprimer
Supprimer les doublons
- Cliquer une cellule de la base de donnes
- Onglet : Donnes Supprimer les doublons
- Paramtrer la colonne sur laquelle slectionner les doublons
- Cliquer : OK
3. Filtrer des enregistrements

- Onglet : Donnes - Outil : Filtrer
Les boutons droulants apparaissent :
Filtre simple
- Cliquer le bouton droulant du champ filtrer
- Dsactiver loption : (Slectionner tout)
- Cliquer la donne recherche
- Cliquer : OK
Filtre par couleur
- Cliquer loption : Filtrer par couleur
- Cliquer la couleur afficher

Filtre numrique ou textuel
- Option : Filtre numrique ou Filtre textuel
- Slectionner un critre de filtrage
- Dans la bote de dialogue : Filtre automatique per-
sonnalis, paramtrer les critres du filtre
- Cliquer : OK
Afficher toutes les fiches
- Onglet : Donnes -
4. Trier les donnes

Tri simple
- Cliquer le bouton droulant du champ qui servira de cl de tri et cliquer le type de tri dsir (croissant,
dcroissant ou couleur)
Ou :
- Slectionner les donnes trier en incluant toutes les lignes et colonnes pour viter de dsolidariser les
donnes en ligne.
- Onglet : Donnes
- Cliquer la colonne sur laquelle raliser le tri
- Cliquer loutil qui correspond au tri dsir Tri croissant Tri dcroissant
Aprs chaque tri, vrifiez que les donnes en ligne sont restes solidaires (Le nom de la personne est tou-
jours en face de son adresse), sans quoi votre base ou liste de donnes peut tre dfinitivement dtrio-
re
Tri complexe
- Onglet : Donnes
- Outil : Trier
- Paramtrer chaque critre de

tri sur une ligne
- Cliquer : OK
5. Figer des lignes ou des colonnes

Lorsquune base de donnes contient de nombreux enregistrements, le dfilement vers le bas fait dispa-
raitre les en-ttes de colonnes, ce qui rend la lecture difficile. Le fait de figer les volets permet de bloquer
les titres de colonnes qui restent toujours visibles.
Figer un volet
- Cliquer la cellule qui sera gauche ou au-dessous du volet crer
- Onglet : Affichage - Figer les volets
Librer un volet
- Onglet : Affichage - Librer les volets

Le formulaire simplifie la gestion de la base de donnes. Loutil Formulaire nest pas accessible
directement, il doit tre au pralable install dans la barre daccs rapide.
Afficher loutil formulaire dans la barre accs rapide
- Cliquer le bouton droulant de la barre dAccs rapide puis cliquer : Autres commandes
- Slectionner loption :
Toutes les com-
mandes
- Faire dfiler les com-
mandes dans la zone
de gauche et cliquer
loutil : Formulaires
de donnes
- Cliquer loutil : Ajou-
ter>>
- Dplacer ventuelle-
ment loutil dans zone
de droite
- Cliquer : OK
Utiliser le formulaire
- Cliquer loutil : Formulaire dans la barre Accs rapide
Un formulaire est affich :
Activer un enregistrement
- Cliquer les boutons : Suivante ou Prcdente
Modifier un enregistrement
- Afficher lenregistrement modifier
- Raliser la modification dans la zone de saisie
- Valider par [Entre]
- Cliquer le bouton : Nouvelle
- saisir les donnes de lenregistrement
Filtrer les enregistrements
- Cliquer le bouton : Critres
- Saisir les critres de filtre dans le champ correspon-
dant (voir remarque ci-dessous)
- Cliquer les boutons : Suivante ou Prcdente
- Revenir aux critres par le bouton : Critres
- Dsactiver le filtre par le bouton : Grille
Initialiser la grille des critres
- Cliquer le bouton : Restaurer

Critres de recherche
Il est possible dutiliser le caractre gnrique * qui remplace nimporte quelle chaine de caractres et ?
qui remplace nimporte quel caractre dans une expression.
Exemples :
*Flo* : affiche les enregistrements qui contiennent lexpression flo quelque soit le texte davant ou
daprs.
75* affiche les codes postaux qui commencent par 75
Socit? affiche les enregistrements qui contiennent le mot socit, quil soit au singulier ou au pluriel.
Fermer le formulaire
7. Sous totaux
Cette commande fonctionne uniquement avec les bases de donnes (1.1) et pas avec les tableaux de
donnes (1.2)
Afficher des sous totaux
- Onglet : Donnes
- Trier les donnes de la liste (5) de faon regrouper les donnes sur lesquelles raliser
des sous totaux
- Cliquer une cellule de la liste de donnes puis cliquer loutil : Sous Total
- Zone : chaque changement de : slectionner le cri-

tre de regroupement des donnes pour le calcul des
sous totaux
- Zone Utiliser la fonction : slectionner le type de calcul
raliser
- Zone Ajouter un sous total : cliquer les cases des
champs pour lesquels calculer un sous total
- Cliquer : OK
Excel cre un mode plan (Voir J5)
Dsactiver le calcul des sous totaux

- Cliquer loutil : Sous Total
- Cliquer le bouton : Supprimer tout

J - Tableau crois dynamique
1. Tableau crois dynamique
Les tableaux croiss permettent
de reprsenter dans un mme
tableau plusieurs variables en
lignes et en colonnes.

- Onglet : Insrer
- Outil : ? Tableau crois dynamique
- Slectionner une prsentation puis cliquer : OK
Ou :
- Outil : Tableau crois dynamique
- Activer loption : Nouvelle feuille de calcul
- Cliquer : OK
Le volet droit de lcran affiche les champs disponibles
et un ruban doutils contextuel apparat.
- Activer dans la zone du haut les champs afficher dans

le tableau
- Cliquer glisser de la zone du haut dans la zone : ti-
quettes de colonne le ou les champs qui serviront de
titre de colonnes
- Modifier ventuellement lordonnancement du tableau et
les calculs raliser (pour modifier les calculs cliquer le
bouton droulant du champ qui se trouve dans la zone
Valeurs et cliquer loption : Paramtres des champs de
valeur)
2. Graphique crois dynamique

- Concevoir le tableau crois dynamique
- Onglet : Analyse Graphique crois dynamique
Le paramtrage et la mise en forme sont identiques aux autres types de graphiques

K Feuilles lies ou consolides
1. Lier des cellules ou des feuilles de calcul
Lier des cellules situes sur des feuilles diffrentes permet de rpercuter automatiquement les modifica-
tions ralises dans les feuilles sources dans les feuille destinations.
Par copier - coller
- Crer les feuilles sources et la feuille destination dans le mme classeur
- Activer la feuille source (par son onglet)
- Slectionner la cellule ou la zone faire apparatre dans la feuille destination
- Cliquer droit Copier ou cliquer
- Activer la feuille destination (par son onglet)
- Cliquer droit la 1re cellule de la zone o coller le contenu de la feuille source - Collage spcial...
- Cliquer le bouton : Coller avec liaison
Ou
- Cliquer le bouton : Coller puis Coller avec liaison
Par formule de calcul
- Crer les feuilles sources et la feuille destination dans le mme classeur
- Charger la feuille destination (par son onglet)
- Pointer la cellule destination
- Taper : =
- Activer la feuille source par son onglet
- Pointer la cellule source - [Entre]
2. Supprimer un lien
- Slectionner la ou les cellules destinations - [Suppr]
3. Consolider deux feuilles de calcul

Zones sources identiques
- Crer les feuilles sources et la feuille destination
- Slectionner la ou les cellules qui doivent recevoir le total
- Onglet : Donnes - Consolider
- Slectionner la nature du lien de consolidation
(Somme par dfaut)
- Activer la 1re feuille source (par son onglet)
- Slectionner la ou les cellules sources
- Cliquer le bouton : Ajouter
- Cliquer la 2e feuille source
- Slectionner la ou les cellules sources
- Recommencer pour chaque feuille source
- Cliquer la case : Lier aux donnes sources
- Cliquer : OK ou [Entre]
Le tableau affiche les donnes en mode plan (5)

Zones sources diverses
- Crer les feuilles sources et la feuille destination
- Pointer la cellule destination
- Taper : =
- Cliquer longlet de la feuille source n 1
- Cliquer la cellule consolider
- Saisir le signe : + (ou un autre signe)
- Cliquer longlet de la feuille source n 2
- Cliquer la cellule consolider
- Continuer pour chaque feuille source
- [Entre]
4. Supprimer un lien de consolidation

- Slectionner la ou les cellules consolides dans la feuille destination - [Suppr]
5. Mode Plan
Cette option permet de rduire ou de
dvelopper laffichage dun tableau
- Onglet : Donnes
Grouper les donnes
- Slectionner les lignes ou colonnes grouper
- Outil : Grouper
- Slectionner Lignes ou Colonnes OK
Dissocier les donnes
- Slectionner les lignes ou colonnes dissocier
- Cliquer loutil : Dissocier
- Slectionner Lignes ou Colonnes - OK
Crer un plan automatique
- Slectionner le tableau (y compris les lignes ou colonnes de calcul)
- Cliquer loutil : Grouper - Plan automatique
Effacer un plan
- Cliquer loutil : Dissocier
- Slectionner : Effacer le plan
Afficher / masquer les lignes de dtail
- Cliquer les boutons plus ou moins

L - Valeur cible et solveur
1. Valeur cible
- Pointer la cellule qui doit contenir la valeur cible
- Onglet : Donnes - Analyse scnarios
- Option : Valeur cible
- Zone Valeur cible : cliquer la cellule qui reoit le rsultat
- Zone Valeur atteindre : saisir le rsultat dsir
- Zone Cellule modifier : pointer ou saisir les rfrences de la
cellule modifier
- Cliquer : OK
La bote de dialogue : tat de recherche affiche le rsultat :
- Cliquer : Annuler pour activer la feuille en conservant les an-

ciennes donnes ou cliquer : OK pour activer la feuille en con-
servant les nouvelles donnes
2. Solveur
Le solveur fonctionne comme la valeur cible tout en permettant de paramtrer 200 cellules diffrentes et
100 contraintes.
Par dfut, loutil Solveur nest pas disponible dans longlet Donnes. Il faut au pralable linstaller.
Installer le solveur
- Fichier Options Complments
- Cliquer le bouton : Atteindre
- Activer la case : Complment solveur OK
Utiliser le solveur
Activer le solveur
- Onglet : Donnes - outil

La fentre de paramtrage apparat :

- Cliquer dans la zone : Objectif dfinir et
saisir la rfrence ou le nom de la cellule
cible qui contient une formule de calcul
- Cliquer le type de rsultat attendu pour la

valeur cible : Valeur
Max = valeur la plus leve possible ;
Min = valeur la plus petite possible ;
Valeur = valeur saisie dans la zone
droite du bouton
- Cliquer dans la zone : Cellules variables et

slectionner sur la feuille de calcul les cel-
lules modifier (Il est possible d'utiliser les
noms de zone et de sparer les rfrences
par des points virgule)
Paramtrer les contraintes

La fentre suivante apparat :
- Cliquer la cellule qui contient la donne de con-
trainte
- Slectionner le critre : >= ou autres
- Saisir la limite de contrainte
- Cliquer le bouton : Ajouter ou OK
- Recommencer pour les autres contraintes
La fentre affiche toutes les contraintes.
- Cliquez le bouton : Rsoudre

La solution trouve est affiche dans le tableau et une fentre affiche le rsultat.
Les options Rtablir les valeurs dorigine et Garder la solution du solveur permettent de revenir aux
donnes initiales ou de conserver les donnes du solveur sans garder la trace de la solution.
Enregistrer le scnario
- Cliquer : Enregistrer le scnario dans la fentre qui affiche le rsultat
- Saisir le nom du scnario - OK
Afficher les scnarios dans une feuille

- Onglet : Donnes - Analyse de scnarios
- Gestionnaire de scnarios
- Cliquer le bouton : Synthse

M - Protection des donnes et des cellules
1. Dissimuler des donnes
Masquer une ligne/colonne
- Slectionner la ou les lignes/colonnes dissimuler
- Cliquer droit la slection Masquer
Afficher une ligne/colonne
- Slectionner la ligne/colonne dissimule avec les lignes / colonnes mitoyennes
- Cliquer droit la slection Afficher
2. Protger des cellules (Verrouiller)

Par dfaut, toutes les cellules sont verrouilles (protges). La protection est ralise en 2 tapes :
1 Dverrouiller les cellules qui ne doivent pas tre protges,
2 Activer la protection.
Modifier la protection de certaines cellules
- ter la protection des cellules sil y en a une (voir ci-dessous)
- Slectionner les cellules dprotger
- Onglet : Accueil
- Cliquer le bouton daffichage de la fentre : Police
- Onglet : Protection
- Dsactiver la case : Verrouille

- Cliquer : OK
Activer la protection des cellules
- Onglet : Rvision - Protger la feuille
- Saisir ventuellement un mot de passe. (Vous devez imprativement vous en souvenir) puis cliquer OK
- Confirmer ventuellement le mot de passe puis cliquer OK

Dsactiver la protection des cellules
- Onglet : Rvision - ter la protection de la feuille
- Saisir ventuellement le mot de passe puis cliquer OK

N - Travail collaboratif
1. Commentaire
Un commentaire est affich en arrire-plan de la cellule. La prsence dun commentaire
est signale par un petit triangle en haut droite de la cellule.
- Onglet : Rvision
Insrer un commentaire
- Cliquer la cellule dans laquelle crer un commentaire
- Cliquer loutil : Nouveau commentaire
- Saisir le texte du commentaire
Le commentaire est identifi par une marque dans langle haut
de la cellule
Modifier un commentaire
- Cliquer droit la cellule qui contient le commentaire
- Modifier le commentaire
- Cliquer droit la cellule qui contient le commentaire - Effacer le commentaire
Lire un commentaire
- Glisser le curseur sur la cellule qui contient le commentaire ou cliquer loutil : Afficher tous les com-
mentaires
2. Partager le classeur
Le partage de classeur permet plusieurs personnes de travailler simultanment sur un mme classeur. Il
faut imprativement que ces personnes travaillent sur des feuilles ou des zones diffrentes en cas de mo-
dification.
Activer le partage du classeur
- Onglet : Rvision
- Outil : Partager le classeur
- Activer la case : Permettre une modification

- Cliquer : OK
Dsactiver le partage du classeur
- Onglet : Rvision
- Outil : Partager le classeur
- Dsactiver la case : Permettre une modification
- Cliquer : OK

3. Suivre des modifications
Personnaliser les modifications
- Onglet : Fichier Options - Gnral
- Saisir votre nom dutilisateur dans la zone : Nom dutilisateur (Personnaliser votre copie sur Excel
2013). Ce nom sera accol aux modifications affiches dans les cellules.
- Personnaliser ventuellement la police et la couleur utilises pour vos corrections
- Cliquer : OK
Comparer les modifications

Afficher les modifications
- Ouvrir le classeur ayant fait lobjet de modifications
- Onglet : Rvision - Outil
- Cliquer loption : Afficher les modifications
- Paramtrer les modifications afficher

- Cliquer : OK
Accepter ou refuser les modifications
- Cliquer loutil puis loption : Accepter ou Refuser les modifications

- Paramtrer les modifications afficher
- Cliquer : OK
La premire cellule faisant lobjet dune modification est active et une fentre affiche les modifications
ralises :
- Slectionner une modification puis cliquer le bouton : Accepter ou Refuser
- Recommencer pour chaque cellule modifie
Lorsque toutes les modifications sont traites le document est affich.

O - Macro commande
1. Activer longlet Dveloppeur

- Cliquer : Personnaliser le ruban
- Activer la case : Dveloppeur dans le volet droit
- Cliquer : OK
2. Autoriser lexcution des macros
- Onglet : Dveloppeur -
- Activer loption : Activer toutes les macros (non recommand ; risque dexcution.)
- Cliquer OK
- Sauvegarder ventuellement le classeur qui contient la macro qui refuse de sexcuter puis rouvrir le
classeur pour activer loption
3. Crer une macro-commande

Enregistrer la macro-commande
- Onglet : Dveloppeur -
- Saisir le nom de la macro sans espace
- Saisir ventuellement la touche qui sera associe [Ctrl] pour excuter directement la macro
- Slectionner le lieu o sauvegarder la feuille macro (Il est conseill de la sauvegarder dans le classeur
qui contient les feuilles de calcul auxquelles s'applique la macro)
- Cliquer : OK
- Effectuer le travail enregistrer dans la macro-commande
- Cliquer loutil dans longlet : Dveloppeur lorsque lenregistrement est ter-
min
Sauvegarder une macro-commande
- Onglet : Fichier - Enregistrer sous
- Cliquer dans la zone : Type : et slectionner : Classeur Excel (prenant en charge les macros) (.xlsm)
- Saisir le nom du classeur dans la zone : Nom de fichiers :
4. Excuter une macro-commande

Lorsque la macro-commande t enregistre dans un classeur indpendant. Elle doit tre charge au
pralable.
Excuter la macro-commande
- Saisir la combinaison [Ctrl] + [lettre] paramtre la cration de la macro
Ou :
- Onglet : Dveloppeur - Macros
- Cliquer la macro excuter
- Cliquer : Excuter

Contrler pas pas une macro (ligne par ligne)
- Cliquer l'outil : Macros
- Cliquer la macro excuter
- Cliquer le bouton : Pas Pas dtaill
Une fentre affiche toutes les lignes de commande de la macro-commande.
- Appuyer sur [F8] pour excuter la ligne suivante
- Cliquer le menu : Fichier puis cliquer : Fermer et retourner Microsoft Excel
- Cliquer : OK
5. Modifier une macro-commande

- Cliquer loutil : Visual Basic ou cliquer l'outil : Macros
- Cliquer la macro-commande modifier
- Cliquer le bouton : Modifier
Une fentre affiche les lignes de la macro.
- Activer la ligne modifier et raliser la modification dsire
Sauvegarder la macro-commande modifie
- Cliquer l'outil
Revenir la feuille de calcul
- Onglet : Fichier - Fermer et retourner Microsoft Excel ou cliquer loutil : Affichage Microsoft Excel
6. Supprimer une macro-commande
- Cliquer l'outil : Macros
- Cliquer la macro supprimer
- Cliquer le bouton : Supprimer
- Cliquer : Oui dans la fentre de confirmation
7. Bouton macro
Un bouton de macro excute une macro-commande par un simple clic. Attention ! Crer
au pralable, la macro-commande.
Crer un bouton macro
- Slectionner au-dessous la forme crer puis tracer par cliqu gliss le bouton
- Cliquer droit le bouton - Affecter une macro
- Cliquer la macro affecter au bouton
- Saisir un nom significatif du travail ralis par la macro dans le bouton (Si le bouton est devenu actif cliquer
droit le bouton puis cliquer dans le bouton).
- Cliquer en dehors du bouton macro pour lactiver
Modifier un bouton macro
- Cliquer droit le bouton macro
Les poignes du bouton macro apparaissent.
- Cliquer glisser une poigne pour modifier la taille
- Cliquer glisser la bordure pour le dplacer
- Cliquer son centre pour modifier son nom
- [Suppr] pour le supprimer
- Double-clic en dehors du bouton pour activer le bouton macro

Partie IV
PowerPoint
PowerPoint est lapplication PrAO (Prsentation Assiste par Ordinateur) de la suite bureautique Micro-
soft Office. Ses concurrents les plus connues sont Impress de la suite Open Office ou Libre Office et
Prsentation de Corel.
Ces applications permettent de concevoir et de mettre en forme des visuels (transparents, diapositives,
etc.) destins soutenir les propos dun confrencier (professeur, tudiant, etc.), ou diffuser des infor-
mations (cran daccueil, borne interactive, etc.).
Un diaporama efficace
PowerPoint est un outil... au service de la communication.
L'esthtique doit tre au service du message.
Organisation
Structurez votre diaporama de faon logique, et souvenez-vous que le diaporama doit soutenir vos propos et pas les
rpter sans quoi lauditoire se lassera rapidement,
Dveloppez une seule ide par diapositive, elle sera mieux retenue,
criture et mise en forme

Utilisez des phrases courtes voir simplifie sous forme de slogan publicitaire, et utilisez des mots simples (pas plus
de quatre syllabes). Ne mettez pas plus de six mots par lignes.
Utilisez deux polices maximums par diaporama (une pour le titre, une pour le texte par exemple). Retenez des po-
lices qui renforcent le message (vitez les polices fantaisies si votre message est srieux). Prfrez les polices sans
empattement (sans serif), plus lisibles : Arial par exemple.
Utilisez un corps de caractres suffisamment grand pour quil soit lisible de loin.
Soyez sobre, restez simple, la richesse et la complexit prennent du temps, au montage et peuvent distraire l'audi-
teur, l'loigner du message.
Animations et transitions
vitez les effets trop rapides qui surprennent ou trop lents qui ennuient.
Variez les effets d'animation. L'apparition du texte surprendra et en sera plus efficace.
N'utilisez jamais deux fois une mme transition dans un montage. Votre diaporama en sera plus percutant.
N'abusez pas des effets kitsch (bruit de balles, laser, voiture qui drape) qui amusent au dbut puis dcrdibilise.

A - Gestion de laffichage
1. Paramtrer laffichage cran
- Cliquer dans la rgion : Afficher
Activer/dsactiver la rgle
- Cliquer la case : Rgle
Activer/dsactiver le quadrillage
- Cliquer la case Quadrillage
Activer un mode couleur

- Cliquer le mode couleur dsir
Dsactiver le mode couleur actif
- Cliquer longlet qui correspond au mode couleur puis cliquer loutil :
Retour au mode couleur
2. Modes daffichage des diapositives

Les modes daffichage sont accessibles par 4 boutons au bas de lcran droite.
- Cliquer laffichage dsir Normal - Trieuse - Lecture - Diaporama
Affiche la zone de notes en bas de page - Affiche le volet des commentaires droite de lcran

B Paramtrer le diaporama
1. Taille, orientation
- Onglet : Cration
- Cliquer loutil : Taille des diapositives
- Slectionner la taille des diapositives
Ou :
- Cliquer : Taille de diapositive personnalise
- Paramtrer la taille souhaite
- Paramtrer lorientation
- Cliquer : OK
2. Masque de diapositive
Le masque de diapositive enregistre les lments constants toutes les diapositves
- Onglet : Affichage Masque de diapositive
- Paramtrer sur les diapositives les lments constants qui doivent apparatre sur toutes les
diapositives
- Cliquer le bouton : Fermer laperu lorsque vous avez termin

- Onglet : Insrer - cliquer loutil : En-tte et pied
- Paramtrer les options dsires
- Cliquer : OK
4. Thme darrire-plan
- Onglet : Cration
- Cliquer dans la zone : Thmes une prsentation
Ou :
- Outil : Mettre en forme larrire plan
- Paramtrer la couleur souhaite dans le volet de droite
5. Grer les diapositives

Insrer une diapositive
- Activer la diapositive aprs laquelle insrer la nouvelle diapositive
- Onglet : Accueil - Nouvelle diapositive
- Cliquer le type de diapo insrer
Activer une diapositive
- Cliquer la diapositive dans la zone de gauche de lcran
Dplacer une diapositive
- Cliquer glisser la diapositive dplacer dans laperu du mode diapositive gauche de
lcran

C Animation et transitions
1. Animation
Une animation est un effet visuel appliqu un composant dune diapositive (Bloc de texte, image, etc.)
Paramtrer une animation
- Activer la diapositive traiter
- Onglet : Animations
- Cliquer l'objet traiter (Texte, Image, etc.)
- Slectionner une animation prdfinie dans
la zone : Animation
Ou :
- Cliquer loutil : Ajouter une animation puis slec-
tionner leffet dsir
Des numros identifient les
animations et lordre dexcution
Personnaliser lanimation
Effet
- Cliquer le n de lanimation traiter
- Outil : Options d'effets puis cliquer
l'option dsire
Dmarrage et dure
- Cliquer le n de lanimation traiter
- Paramtrer lacte dclencheur de lanimation
- Paramtrer la dure de l'animation puis le dlai prcdant l'animation
Ordre des animations
- Cliquer le n de lanimation dplacer puis le bouton correspondant au dpla-
cement raliser
Tester une animation
- Cliquer le bouton : Aperu
Paramtrage avanc
- Cliquer le numro de lanimation traiter
- Cliquer loutil
- Cliquer le bouton droulant de lanimation traiter puis : Options deffet
- Paramtrer les options dsires
- Cliquer : OK
Supprimer une animation
- Cliquer le numro de lanimation supprimer - [Suppr]

2. Transitions
Une transition est un effet visuel ou sonore appliqu entre deux diapostives.
Paramtrer une transition
- Onglet : Transitions
- Cliquer la diapositive dont la transition doit tre paramtre
- Cliquer la transition dsire dans le ruban doutil : Accs cette diapositive
Ajouter un son de transition

- Cliquer le bouton droulant de la zone : Son puis le son ajouter
Mode de transition
- Activer ou dsactiver la case : Manuellement
Activ => la transition impose lintervention du confrencier (souris ou clavier).
Dsactiv => la transition est automatique,
Vitesse
- Saisir la dure de la transition
Tester les effets
- Cliquer l'outil : Aperu
3. Minuter un diaporama
Paramtrer la dure daffichage
- Cliquer la diapositive dont la dure daffichage doit tre paramtre
- Dsactiver loption : Manuellement et saisir la dure daffichage en seconde
Modifier manuellement le minutage
- Onglet : Diaporama
- Cliquer la premire diapositive
- Cliquer loutil : Vrifier le minutage
- Cliquer le bouton : (Suivant) pour afficher les lments de texte et pas-
ser la diapo suivante en imposant le rythme d'affichage dsir (il est pos-
sible d'interrompre la narration par [Echap])
- Cliquer : Oui pour remplacer les dures programmes par les dures constates
4. Masquer une diapositive

- Cliquer la diapositive masquer
- Onglet : Diaporama Masquer la diapositive
Ou :
- Cliquer droit la diapositive masquer/afficher Masquer la diapositive

D Diffuser le diaporama
1. Imprimer le diaporama
- Cliquer loutil ou Onglet : Fichier Imprimer
Une diapositive par feuille
- Slectionner loption : 1 Diapositives dans la zone : Impri-
mer
Plusieurs diapositives par feuille
- Slectionner loption : Documents
- Indiquer le nombre de diapos par page
- Cliquer : OK
2. Exporter le diaporama au format PDF

Le format PDF est un langage de description des pages conu par la socit Adobe. Il prserve la mise en
forme dfinie par son auteur, quelle que soient l'application ou la plate-forme utilise pour limprimer ou le
visualiser.
- Cliquer longlet : Fichier - cliquer loption : Exporter
- Cliquer loption : Crer PDF/XPS
- Slectionner le lieu ou enregistrer le fichier PDF
- Cliquer : Publier
Ou
- Cliquer longlet : Fichier Enregistrer-sous
- Slectionner le type : PDF

- Slectionner le lieu ou enregistrer le fichier PDF

3. Afficher le diaporama lcran
- Cliquer le mode Diaporama au bas de lcran

Ou :
- Onglet : Affichage - Mode de lecture
Ou : - Diapositive suivante [->]
- [F5] - Diapositive prcdente [<-]
- Utiliser le clavier pour mettre en uvre le diapo- - Afficher la diapositive n [n] + [Entre]
rama pour une transition automatique des diaposi- - Afficher un cran noir [N]
tives paramtr des dures daffichage dans les - Afficher un cran blanc [B]
transitions - Arrter le diaporama [Echap]
- Active/Dsactive laffichage de la flche [F]
4. Affichage en continu
- Onglet : Diaporama
- Outil : Configurer le diaporama
- Activer : Excuter en continu jusqu

CHAP
- Cliquer : OK
5. Intervention en cours daffichage

PowerPoint affiche en mode manuel des outils de transition ou d'intervention au bas de l'cran gauche
Diapo prcdente Stylo Activation Diapo suivante
- Cliquer loutil slectionner le type doutil utiliser

- Cliquer glisser sur la diapositive

E Les blocs de texte
1. Saisir du texte
- Cliquer dans un cadre de texte prdfini ou tracer un cadre de texte (4) puis cliquer dans le cadre du texte
cr
Caractres normaux
- Saisir le texte au clavier (Retour ligne par [Entre])
Caractres spciaux
- Cliquer le lieu ou insrer le caractre spcial
- Onglet : Insrer Outil : Symboles
- Slectionner ventuellement dans la liste droulante la police utiliser
- Cliquer le caractre insrer puis le bouton : Insrer
2. Slectionner du texte
- Cliquer glisser sur le texte slectionner
3. Mettre en forme le texte

- Onglet : Accueil
- Paramtrer le style de caractres dans la zone : Police et lalignement dans la zone : Paragraphe
Puces et numros
- Slectionner le texte devant lequel mettre des puces ou numros par cliqu gliss
- Cliquer l'outil : Puces Numrotation pour activer ou dsactiver la fonction
Modifier les retraits de paragraphes

Afficher la rgle
- Onglet : Affichage puis activer la case : Rgle
Paramtrer les retraits
- Cliquer glisser le triangle suprieur ou infrieur et dcliquer la position dsire
Modifier les interlignes

- Onglet : Accueil puis cliquer loutil : Interligne et slectionner linterligne dsir

4. Crer un cadre de texte
- Onglet : Insrer - cliquer loutil : Zone de texte
- Cliquer glisser en diagonale sur la diapositive
5. Personnaliser un cadre de texte

Slectionner un cadre : Cliquer le centre du cadre pour faire apparatre la bordure et les poignes
Supprimer un cadre : Cliquer le cadre puis cliquer la bordure du cadre - [Suppr]
Dplacer un cadre : Cliquer le cadre puis cliquer glisser la bordure du cadre
Pivoter un cadre : Cliquer le cadre traiter puis cliquer glisser la poigne de rotation
au-dessus de lobjet
Modifier la taille du cadre : Cliquer glisser un bouton de taille situ sur la bordure du cadre
6. Arrire-plan et bordure de cadre

- Cliquer llment traiter
- Onglet : Format
Mettre en forme un cadre
- Slectionner dans la zone : Styles de formes un style pr-
dfini ou paramtrer un style personnalis laide des ou-
tils situs droite des styles
Couleur unie Pour paramtrer une couleur en pourcentage
- Outil : RVB, activer longlet Personnalises et saisir
- Cliquer la couleur dsire ou cliquer : Autres cou- les pourcentages au bas de la fentre
leurs de remplissage... pour activer une palette
plus riche, puis cliquer la couleur dsire dans la
palette de longlet Standard ou Personnalises
- Cliquer : OK
Dgrad
- Outil : - Dgrad
- Cliquer le dgrad dsir ou cliquer : Plus de d-
gradset paramtrer le dgrad dsir
- Cliquer : OK
Texture
- Outil : - Textures
- Cliquer la texture dsire ou cliquer : Autres textureset paramtrer la texture dsire - Cliquer : OK
Image
- Outil : - Image
- Slectionner lunit, le dossier puis le fichier image source
- Cliquer le bouton Insrer
- Cliquer : OK
Couleur copie avec la pipette
- Cliquer le bloc mettre en couleur
- Outil : -
- Cliquer la couleur dsire dans une image par exemple

F. Vido et audio
1. Vido
Insrer une vido
- Activer la diapositive dans laquelle insrer la squence multimdia
- Onglet : Insrer - Vido
- Slectionner la source multimdia
partir de mon PC
- Cliquer : Vido sur mon PC
- Slectionner lunit, le dossier puis le fichier vido insrer
- Cliquer : Insrer
Vido en ligne
- Cliquer : Vido en ligne
- Cliquer dans la zone source souhait et saisir un mot cl de recherche de vido puis cliquer la loupe
- Cliquer la vido intgrer au diaporama
Paramtrer la diffusion de la vido

- Onglet : Lecture
- Paramtrer le mode dapparition, le volume sonore, le mode de diffusion et le mode de lancement.
2. Sons et musiques
Insrer un fichier audio ou un commentaire
- Activer la diapositive dans laquelle insrer la squence sonore
- Onglet : Insrer - Audio
- Slectionner la source multimdia
Fichier audio sur mon PC
- Cliquer : Audio sur mon PC
- Slectionner lunit, le dossier source puis le fichier musical importer
- Cliquer : Insrer

Enregistrer un commentaire audio Lecture Arrter Enregistrer
- Onglet : Insrer Audio
- Cliquer : Enregistrer laudio
- Parler dans le microphone
- Cliquer le bouton : Arrter
- Cliquer le bouton : Lecture
- Cliquer : OK
Licne du son est affiche. Il st possible de paramtrer directement le vo-
lume et la dure partir e la barre de paramtrage affiche au-dessous :
Paramtrer la diffusion de la squence audio
- Onglet : Lecture
- Paramtrer le mode dapparition, le volume sonore, le mode de diffusion et le mode de lancement.
3. Son de transition entre diapositives

Le son de transition se superpose aux autres effets paramtrs prcdemment. Ils sont au format Wav.
- Activer le mode trieuse de diapositive
- Cliquer le bouton droulant de la zone : Son et slectionner un son
- Paramtrer ventuellement sa dure
4. Crer une vido partir du diaporama

- Onglet : Fichier Exporter - Cliquer le bouton : Crer une vido
- Paramtrer la qualit de la vido crer
- Indiquer ventuelle-
ment lutilisation du
minutage ralise
(voir : squence C-3)
- Cliquer le bouton :
Crer la vido
- Slectionner le dos-
sier destination
- Saisir le nom du fi-

chier

G. Notes et commentaires
PowerPoint permet dajouter des Notes et des commentaires chaque diapositive.
Les notes sont des informations qui compltent le contenu de la dispositive. Ce sont souvent des
explications fournir lauditoire. elles ne sont pas affichs avec la diapositive mais peuvent tre
imprims pour tre diffuss.
Les commentaires sont des remarques places en marge des diapositives. Ils sont utiliss dans le
cadre dun travail collaboratif et consultables par les partenaires.
1. Afficher les zones de notes et de commentaires

- Cliquer le bouton Notes et Commentaires au bas de lcran droite
Affiche la zone de notes en bas de page - Affiche le volet des commentaires droite de lcran
1. Notes
Saisir une note
- Cliquer dans la zone de Note au-dessous de la diapositive et
saisir les informations souhaites
Ou :
- Outil : Page de notes
- Cliquer dans la zone note au bas de la fentre et saisir le texte
souhait
Imprimer les notes
- Onglet : Fichier Imprimer
- Slectionner loption : Page de notes dans les paramtres dim-
pression
- Cliquer : Imprimer

2. Commentaires (travail collaboratif)
Saisir un commentaire
- Cliquer dans le volet Commentaire droite de lcran et saisir les informations souhaites
Ou :
- Onglet : Rvision
- Cliquer loutil : Nouveau commentaire
- Saisir le texte du commentaire dans le volet droit
Modifier ou rpondre un commentaire

- Onglet : Rvision - Outil : Afficher les commentaires
- Modifier le commentaire ou rpondre dans la zone de saisie affich au-dessous du commentaire
- Cliquer le commentaire supprimer
- Cliquer : Supprimer le commentaire

H - Liens hypertexte, diaporama interactif
1. Crer un lien hypertexte
- Concevoir les documents relier par des liens hypertextes et les enregistrer dans un mme dossier
- Cliquer une zone de texte, une image ou un objet
- Onglet : Insrer
- Outil : Lien hypertexte
Fichier du diaporama
- Cliquer dans le volet gauche loption : Emplacement dans ce document
- Cliquer la diapositive
activer partir de la
diapositive active
- Cliquer : OK
Fichier extrieur au diaporama

- Cliquer dans le volet gauche loption : Fichier ou page web existant(e)
- Cliquer loutil et
activer lunit, le dos-
sier et le fichier ouvrir
partir du lien hyper-
texte
- Cliquer : OK
Fichier sur linternet

- Cliquer dans le volet gauche loption : Fichier ou page web existant(e)
- Cliquer loutil et activer la page Web activer
2. Suivre un lien hypertexte

- Cliquer quelques le lien en appuyant sur [Ctrl]

Partie V
Access
Access est lapplication de gestion de base de donnes relationnelle de la suite Microsoft Office. Ce pro-
gramme est galement appel SGBDR (Systme de Gestion de Bases de donnes Relationnelles). Lap-
plication concurrente la plus connue est Base de la suite Open Office ou Libre Office
Access est lapplication de cette famille, la plus vendue et la plus utilise.
Access peut tre utilis de faon traditionnelle pour grer des fichiers classiques : Clients, Fournisseurs,
Salaris, Articles, etc. Mais il offre dautres fonctionnalits qui le rendent beaucoup plus puissant. Il per-
met :
de mettre en relation plusieurs fichiers (appels tables) pour viter les redondances dinforma-
tions et rduire les mises jours,
de programmer des contrles de saisie et de validation des donnes,
de crer des champs calculs,
dinterdire les doublons dans les tables laide de cls primaires,
de crer des formulaires de saisie conviviaux et esthtiques avec des outils qui acclrent la sai-
sie (bouton droulant, case cocher, bouton radio etc.).,
de crer des tats dimpression avec regroupement de donnes et calcul de totaux et sous to-
taux,
dexporter ou dimporter des donnes en provenance dautres applications et de mettre en ligne
sur Internet les donnes contenues dans les tables,
enfin Access possde un langage de programmation appel Visual Basic qui permet de transfor-
mer une base de donnes en vritable application au service de lentreprise.
La version 2016 est la 13e version de lapplication depuis 1980 date de la premire dition.

A Gestion cran / fichiers
1. Crer/Ouvrir/Quitter une base
Crer une base de donnes vierge
- Onglet : Fichier Nouveau
- Cliquer loption : Base de donnes du bureau vide
- Saisir le nom de la base de donnes

- Cliquer le bouton : Parcourir et slectionner l'unit puis le dossier destination
- Cliquer le bouton : Crer
Ouvrir une base de donnes
- Cliquer loption : ou Fichier Ouvrir

- Cliquer la base dans la liste affiche droite
Ou :
- Slectionner lunit, le dossier puis la base
de donnes
Quitter une base de donnes
- Cliquer la case fermeture de la fentre de gestion
2. Afficher/masquer volet de navigation

- Cliquer le bouton daffichage du volet de navigation << gauche de lcran
3. Modes daffichage
- Cliquer en bas droite de lcran le mode dsir Feuille de donnes Cration
- Mode feuille de donnes -> Mode cration : - Cliquer loutil : Mode cration
- Mode cration -> Mode feuille de donnes : - Cliquer loutil : Mode feuille de donnes

B Gestion des tables, requtes, tats ou formulaires
1. Copier un lment
- Fermer llment copier (table, requte, formulaire ou tat)
- Cliquer droit llment copier (table, requte, formulaire ou tat) dans le volet de navigation Copier
- Cliquer droit le volet de navigation - Coller
- Saisir le nom attribuer llment copi
- Cliquer OK ou [Entre]
2. Ouvrir un lment
- Double-clic sur llment ouvrir dans le volet de navigation
3. Fermer un lment
- Cliquer la case fermeture de llment
4. Changer dlment actif

- Cliquer au bas de la fentre longlet de llment mettre en premier plan
5. Renommer un lment
- Fermer llment renommer
- Cliquer droit llment renommer Renommer
- Effacer l'ancien nom l'aide des touches [Suppr] ou [<-]
- Saisir le nouveau nom attribuer la table
- [Entre]
6. Supprimer un lment
- Fermer llment supprimer
- Cliquer llment supprimer dans le volet de navigation - [Suppr]
- Cliquer : Oui, dans la fentre de confirmation
7. Sauvegarder une table

- Cliquer loutil
- Saisir le nom de la table
- OK ou [Entre]

C Tables
1. Crer une table
- Crer ou ouvrir une base de donnes
- Onglet : Crer - Outil : Cration de table
Saisir le nom et le type du champ
- Zone : Nom du champ, Saisir le nom du champ (64 car. maxi,
espace inclus).
- [Tab], [->] ou [Entre] pour aller la colonne suivante
- Zone : Type de donnes, cliquer le bou- Types de champs

ton droulant puis le type de champ d- Texte court : limit 255 caractres
sir Texte long : limit 63 999 caractres
Numrique : nombre
Date/Heure : Dates ou heures
Montaire : Valeurs montaires avec symbole
NumroAuto : Incrment automatique chaque sai-
Saisir la taille des champs de
sie
type texte
Oui/Non : type logique : Oui/non ; O/1
- Cliquer dans la zone : Taille du champ Objet OLE : Image, photo, graphique infrieur 1 Go
au bas de la fentre et saisir la taille en Lien Hypertexte : Adresse Web ou nom du fichier
nombre de caractres (255 car. maxi) Assistant liste de choix : menus droulants (2.2)
- Recommencer pour chaque champ de
type texte
Indiquer la cl primaire
Crer une cl primaire sur un champ
- Cliquer le champ qui servira de cl primaire
- Cliquer loutil : Cl primaire
Crer une cl primaire sur plusieurs champs
- Cliquer les champs qui doivent servir de cl primaire en appuyant sur [Ctrl]
- Cliquer loutil : Cl primaire
2. Paramtrage approfondi des champs

Liste droulante
- Cliquer le bouton droulant du Type de donnes du champ pour lequel paramtrer une liste de choix et
cliquer : Assistant liste de choix...
Liste personnelle
- Option : Je taperai les valeurs souhaites
- Cliquer le bouton : Suivant >
- Saisir le nombre de colonnes de la liste (souvent 1)
- Cliquer dans la zone de saisie au-dessous
re
- Saisir la 1 donne afficher dans le champ, [Tab], Saisir la 2e donne, etc.
- Saisir le nom de l'tiquette du champ
- Cliquer le bouton : Terminer

Liste provenant d'une table
Pour crer une liste droulante en provenance dune autre table, il ne doit pas exister de relation entre les
deux tables. Si cest le cas, ouvrir la fentre Relation et supprimer la relation qui existe entre les deux
tables. (Cliquer la relation [Suppr)]
- Cliquer l'option : Je veux que ... table ou requte
- Cliquer la table ou la requte utiliser
- Slectionner le champ qui doit fournir les donnes de la liste (si le champ est une cl primaire, slection-
ner en plus un 2e champ dont le contenu plus explicite sera affich dans la liste droulante).
- Cliquer le bouton de transfert droite
- Paramtrer laffichage du ou des champs dans la liste
- Slectionner le champ dont le contenu sera sauvegard
- Saisir le nom de l'tiquette du champ
- Paramtrer de nouveau la relation entre les deux tables. Double-cliquer sur la relation et slectionner les
options dsires
Format : date, nombre, montaire particulier
- Cliquer le champ de type date traiter
- Cliquer le bouton droulant dans la zone Format au bas de la fentre et cliquer le format dsir
Masque de saisie
Avec l'Assistant
- Sauvegarder la table
- Cliquer le champ traiter puis la zone : Masque de saisie au bas de la fentre
- Cliquer le bouton de l'assistant droite de la ligne
- Slectionner le masque prdfini utiliser
- Slectionner le caractre de substitution afficher la place des caractres saisir
- Slectionner Avec symbole ou Sans symbole
Sans Assistant Codes disponibles
- Saisir le code de caractres qui composera 0 entre obligatoire de chiffres,
le masque de saisie. (00000 pour un code 9 entre facultative de chiffres,
postal ; 99/99/00 pour une date de nais- L entre obligatoire de lettres,
sance) ? entre facultative de lettres,
- Saisir ;; puis le caractre de substitution. A entre obligatoire de lettres ou chiffres,
Exemple 00000;;# C entre facultative, dun caractre quelconque,
< convertit les caractres en minuscules (<CCCCC).
> convertit les caractres en majuscules (>CCCCC).

Condition de validit avec message derreur
Saisir la condition de validit
Exemples :
- Cliquer le champ traiter >01/01/2016 : Date postrieure au 1er janvier 2016 ;
- Cliquer dans la zone : Valide SI <>0 : Diffrent de 0 ; >50 : Suprieur 50 ;
- Saisir les critres de validation des donnes
Paramtrer le message derreur
- Cliquer dans la zone : Message si erreur
- Saisir le message afficher en cas derreur de saisie
Valeur par dfaut
- Cliquer le champ traiter
- Cliquer dans la zone : Valeur par dfaut
- Saisir le texte ou le nombre inscrire par dfaut dans le champ ou cliquer le bouton de l'assistant pour
saisir une fonction - OK ou [Entre]
Non : Sans index ou supprime l'index existant
Index Oui - avec doublons : Cre un index et autorise
- Cliquer le champ traiter les doublons
- Cliquer le bouton droulant de la zone Index Oui - sans doublons : Cre un index et interdit les
- Cliquer l'option dsire doublons
3. Modifier la structure de la table

Supprimer un champ
- Cliquer le bouton de slection du champ - [Suppr]
- Cliquer Oui
Insrer un champ
- Cliquer la 1re ligne vierge au bas de la structure
- Saisir le nom du champ
- Paramtrer les proprits du champ
Renommer un champ
- Cliquer le nom du champ modifier
- Modifier le nom du champ
- Paramtrer les proprits du champ
Dplacer un champ
- Cliquer le bouton de slection du champ dplacer puis cli-
quer glisser le champ vers le haut ou vers le bas
4. Relier des tables

- Fermer la ou les tables relier
- Onglet : Outils de base de donnes
- Outil : Relations
- Cliquer la 1re table puis cliquer le bouton : Ajouter
- Cliquer la 2e table puis cliquer le bouton : Ajouter
- Continuer pour les autres tables ventuelles

- Cliquer glisser la cl primaire de la table mre sur le mme
champ de la table fille (cl externe)
- Cliquer la case : Appliquer l'intgrit rfrentielle
- Cliquer la case : Mettre jour en cascade...
- Cliquer la case : Effacer en cascade...
- Cliquer le bouton : Crer

- Cliquer l'outil
- Cliquer la case fermeture de la fentre relation
La mise jour en cascade rpercute les modifications dun champ dans toutes ses occurrences qui se
trouvent dans dautres tables
Leffacement en cascade dtruit les enregistrements filles lors de leffacement de la mre. Attention, dans
ce cas vous dtruisez galement lhistorique des mouvements.
5. Imprimer le MCD
Imprimer les caractristiques des tables
- Onglet : Outils de base de donnes - Outil

- Slectionner longlet qui correspond llment diter : Tables, etc.
- Activer les lments traiter - Cliquer : OK
- Imprimer le document
Imprimer le MCD
- Onglet : Outils de base de donnes Rela-
tions
- Outil
- Paramtrer la mise en page et lancer limpression
Ou :
- Faire une copie dcran [Impr cran]
- Coller limage dans Word : [Ctrl] + [V]
- Double-cliquer la page-cran et la rogner pour garder uniquement le MCD
- Imprimer le document

D Gestion enregistrements
1. Saisir/modifier des donnes
- Ouvrir la table en mode feuille de donnes
- Cliquer, [Tab] ou [->] pour activer le champ de saisie
- Saisir au clavier la donne dsire ([Maj] + [F2] affiche l'intgralit du champ dans une fentre)
Texte : Saisir le contenu du champ (255 car. Maxi.)

Mmo : Saisir le contenu du champ (64000 car. Maxi.)
Numrique : Saisir le nombre sans espace
Date/heure : Saisir la date avec les sparateurs - ou /
Montaire : Saisir la somme
Oui/Non : Cliquer la case pour Oui ou 0
Objet OLE : Copier-coller lobjet dans le champ
Lien Hypertexte : Saisir le nom du fichier ou ladresse Internet
Orthographe
- Cliquer longlet : Accueil - outil

- chaque problme rencontr Access propose des solutions. Cliquer loption dsire
- Cliquer la case de la fentre lorsque vous avez termin
- Cliquer la premire ligne vierge au bas de la feuille et saisir les donnes dans les champs ou cliquer lou-
til et saisir les donnes dans les champs
- Cliquer le bouton de slection du champ - [Suppr]
- Cliquer : Oui
3. Trier les enregistrements

- Cliquer le champ sur lequel trier les enregistrements
- Cliquer loutil dsir : Tri croissant ou Tri dcroissant
- Effacer les tris :
4. Masquer/Afficher des champs

Masquer des champs
- Slectionner les champs masquer par cliqu gliss
- Cliquer droit la slection - Masquer les champs
Afficher les champs
- Cliquer droit la feuille de donnes - Afficher les champs...
- Activer la case des champs masqus
- Cliquer : Fermer

5 Mettre en forme des donnes
En mode feuille de donnes les paramtres de mise en forme sont appliqus lintgralit de la feuille et
ne peuvent tre personnaliss par ligne ou champ.
Police, style alignement, taille de caractres
- Activer le mode : Feuille de donnes
- Onglet : Accueil
- Paramtrer la police, le style, la taille, la couleur et
lalignement dsirs
Format des cellules et du quadrillage
- Onglet : Accueil
- Slectionner les paramtres dsirs
- OK ou [Entre]
Largeur des champs (colonnes)
Modifier la largeur
- Cliquer glisser le trait de sparation des noms de champs
Ajustement automatique
- Double-cliquer le trait de sparation droit du champ
Hauteur des lignes
- Cliquer glisser vers le haut ou vers le bas le trait de sparation de deux lignes
Dplacer un champ
- Cliquer le nom du champ (colonne) dplacer
- Cliquer glisser le champ droite ou gauche
6. Afficher des statistiques de colonnes

- Onglet : Accueil - outil
=> Une ligne Total est ajoute au bas des enregistrements :
- Cliquer sur la ligne Total, le bouton droulant du champ pour

lequel afficher une statistique puis slectionner la statistique
7. Figer / librer les champs

Figer des champs ou colonnes
- Slectionner le ou les noms de champs figer (Ils seront placs gauche de la feuille)
- Cliquer droit la slection - Figer les champs
Librer des champs ou colonnes
- Slectionner les champs figs
- Cliquer droit la slection - Librer tous les champs

E Impression
1. Aperu avant impression
- Cliquer loutil : Aperu avant impression
Ou :
- Onglet : Fichier Imprimer - cliquer : Aperu avant impression
Remarques : Les outils suivants sont disponibles
Ferme laperu et revient la

feuille de donnes
Lance l'impression
Exporte les donnes dans dautres

applications
Zoom
Affiche 1, 2 ou 4 pages
2. Modifier les dimensions de la page

- Activer le mode : Aperu avant impression
Modifier la taille de la feuille
- Cliquer loutil : Taille et slectionner ou paramtrer taille de la feuille
Modifier les marges
- Cliquer loutil : Marges et slectionner les marges dsires
Modifier l'orientation
- Cliquer loutil : Portrait ou Paysage
3. Imprimer
Toute la feuille de donnes
- Cliquer loutil
Un enregistrement
- Slectionner le ou les enregistrements Imprimer
- Onglet : Fichier Imprimer - Imprimer
- Cliquer la case : Enregistrement(s) slectionn(s)
Certains enregistrements
- Crer un filtre ou une requte
- Imprimer le rsultat du filtre ou de la requte

F Tri, recherche, filtre
1. Trier les enregistrements
- Onglet : Accueil Tri croissant Tri dcroissant Effacer les tris
- Cliquer le champ sur lequel trier les enregistre-
ments puis cliquer loutil dsir
2. Rechercher un enregistrement
- Cliquer le champ dans lequel rechercher une donne puis cliquer loutil : Rechercher
- Zone Rechercher : saisir la donne recherche
- Zone Regarder dans : cliquer le bouton droulant et slectionner le champ sur quel faire la recherche
- Zone O : cliquer le bouton droulant et dfinir comment faire la recherche dans un champ
N'importe o dans le champ : cherche la donne dans le contenu du champ
Champ entier : cherche la donne seule dans un champ
Dbut de champ : cherche la donne au dbut du champ
- Zone Sens : slectionner le sens de la recherche
Haut : recherche dans les enregistrements qui prcdent l'enregistrement actif
Bas : recherche dans les enregistrements qui suivent l'enregistrement actif
Tout : recherche dans tous les sens
- Cliquer le bouton : Suivant puis de nouveau Suivant pour accder la deuxime donne trouve, etc.
- Cliquer : Annuler pour fermer la fentre
3. Filtres rapides
Filtre slection (rapide)
- Slectionner la donne qui servira de cl de filtre
- Cliquer loutil et slectionner loption dsire
Filtre par le bouton de champ
- Cliquer le bouton situ droit du nom du champ sur lequel
raliser un filtre
Filtre direct
- Dsactiver la case (Slectionner tout)
- Cliquer les options dsires
Filtre sur texte
- Cliquer : Filtres de texte
- Slectionner loption appliquer puis saisir ou paramtrer la
donne cl de filtre - Cliquer : OK
Filtre de chiffres
- Cliquer : Filtres de chiffres
- Slectionner loption appliquer puis paramtrer les critres numriques de tri - Cliquer : OK
Supprimer le filtre
- Cliquer loutil ou cliquer le bouton de champ et cliquer : Supprimer le filtre...

4. Filtre avanc
- Onglet : Accueil
Filtre/tri avanc (labor)
- Outil - Filtre Tri avanc...

- Paramtrer le 1er critre dans la 1re colonne
Ligne Champ : cliquer le bouton droulant des noms de champs et cliquer le champ sur lequel saisir un
critre de tri
Ligne Tri : cliquer le bouton droulant et slectionner le critre dsir : Croissant ou Dcroissant
Ligne Critres : saisir le critre de recherche
- Paramtrer dans les autres colonnes les autres critres
Appliquer le filtre
- Outil :
Modifier le filtre tri/avanc
- Outil : - Filtre Tri avanc...

Supprimer le filtre
- Outil : - Effacer tous les filtres
Critres de recherche et de slection dans le filtre avanc

Texte : Saisir le texte : Exemple Paris.
Il est possible dutiliser les caractres gnriques suivants :
? reprsente un caractre alphabtique quelconque
* reprsente une chane de caractres quelconque
Du* affiche : Dupont ; Durant, Dumont etc.
Gr?s affiche : gras, gris, gros etc.
74* affiche 74000, 74100, 74210, 74600 etc.
*Corse* affiche les champs qui contiennent le mot corse
1#2 affiche 103, 113,123 etc.
Numrique : Saisir le nombre sans espace,
ex. 300000 avec ou sans oprateur de comparaison, >300000 ; <=20 ; <> 200 (<> signifie diffrent de)
Il est possible dutiliser des formules et des noms de champ dans un critre : >[Total]*1,196
Date : Saisir la donne en respectant les formats dAccess >=01-01-2002 ou >01/01/02
Il est possible dutiliser une fonction date : Date()+14
Oui/Non : Saisir Oui ou Non ; 1 ou 0 ; Vrai ou Faux ; Actif ou Inactif
Condition ou : Saisir les critres en les sparant par ou Savoie ou Isre ; >20000 ou <50000
Condition et : Saisir les critres en les sparant par et Savoie et Isre ; >20000 et <50000
Intervalle : Utiliser le critre entre : Entre 18 Et 60
Champ vide : Utiliser loprateur Null : Est Null
Champ plein : Utiliser loprateur Pas Null : Pas Null

G - Requte slection
C1. Requte slection
- Onglet : Crer - Cration de requte
- Cliquer 1re la table utiliser puis le bouton : Ajouter
- Recommencer pour chaque table utiliser
Slectionner les champs utiliser
Champs de table ou requte
- Double-cliquer les champs utiliser pour les transfrer dans la grille de paramtrage
Champ calcul
- Cliquer la ligne champ d'une colonne vierge
- Saisir le nom du champ calcul suivi de :
- Saisir la formule de calcul en plaant les noms de champs entre des crochets [ ] ([Alt Gr]+[5] ou [])
- Cliquer droit le champ calcul Proprits
Le volet des proprits est affich droite de lcran
- Cliquer la ligne : Format, et slectionner le format dsir
Critres de tri
- Ligne : Tri, cliquer le bouton droulant du champ sur lequel trier les
donnes et cliquer le critre de tri dsir
Affichage des champs
- Dsactiver la case des champs ne pas afficher
Critres
- Saisir le critre de recherche dans les colonnes des champs correspondants
Afficher le rsultat de la requte
- Outil Affichage ou Excuter
2. Requte mise jour

- Cliquer 1re la table utiliser puis cliquer : Ajouter
- Cliquer l'outil : Mise jour
- Placer les champs utiliser dans la requte
- Cliquer dans la ligne : Mise jour
- Saisir l'expression ou la valeur utiliser. Exemple : majoration de 10 % des PUHT : [PUHT]*1,10
- Cliquer loutil Affichage ou Excuter
- Cliquer Oui pour valider la mise jour

3. Requte suppression
- Cliquer l'outil : Suppression
- Placer les champs utiliser dans la requte
- Cliquer dans la ligne : Critres
- Saisir le critre de slection des enregistrements supprimer
- Cliquer loutil Affichage ou Excuter
- Cliquer : Oui pour valider la suppression
4. Crer une requte en mode SQL

- Onglet : Crer - Outil : Cration de requte
- Recommencer pour chaque table utili-
ser
- Cliquer loutil
- Saisir la syntaxe de la requte programmer
5. Enregistrer une requte

- Cliquer loutil
- Saisir le nom de la requte - OK ou [Entre]
6. Mode d'affichage
- Cliquer le bouton droulant de loutil Affichage puis cliquer laffichage dsir
ou cliquer le mode daffichage dsir au bas de la fentre
7. Modifier une requte

- Ouvrir la requte puis activer la requte en mode cration
Ajouter de nouveau champ
- Double-cliquer le champ ajouter
Supprimer un champ
- Cliquer le bouton de slection du champ supprimer - [Suppr]
Dplacer un champ
- Cliquer le bouton de slection du champ dplacer
- Cliquer glisser le champ droite ou gauche
Modifier la largeur d'un champ
- Double-cliquer le trait de sparation des noms de champs ou cliquer glisser le trait de sparation droit du
champ
8. Gestion des requtes

- Voir B page 103

H Formulaire Fonctions de base
1. Crer un formulaire instantan
- Onglet : Crer
- Activer la table ou la requte pour laquelle crer un formulaire
- Cliquer loutil : Formulaire
2. Crer un formulaire laide de l'assistant
- Onglet : Crer outil

- Dans la zone : Tables/Requtes, slectionner la table ou la requte qui contient les champs placer
dans le formulaire
er
- Cliquer le 1 champ dans la zone de gauche (Champs disponibles) puis cliquer le bouton et re-
commencer avec les autres champs de la table utiliser
- Slectionner ventuellement une autre table ou requte et recommencer la slection des champs
- Cliquer lorganisation des donnes dsire (si les champs proviennent de plusieurs tables, il y aura un
formulaire avec sous formulaire)
- Cliquer la disposition dsire
- Cliquer le style dsir pour les contrles et le texte
- Modifier ventuellement le nom du formulaire et le nom du sous formulaire
- Slectionner l'option de travail souhaite en cochant les boutons correspondants
3. Crer un formulaire personnalis

- Onglet : Crer
- Cliquer loutil : Cration de formulaire
Modifier la taille du formulaire
- Cliquer glisser la bordure basse ou droit du formulaire
Placer les champs dans un formulaire
- Outil : Ajouter des champs existants
- Dans le volet : Liste des champs : dvelopper la liste des champs en cliquant +
- Cliquer glisser les champs sur le formulaire vierge
Remarque : Un champ se prsente ainsi : tiquette Contrle
Poignes de dplacement Poignes de taille

4. Enregistrer un formulaire
- Cliquer loutil
- Saisir le nom du formulaire puis cliquer : OK

5. Modifier la structure du formulaire
Activer le Mode cration
- Cliquer droit le formulaire : Mode cration ou cliquer loutil : Affichage puis
slectionner le mode daffichage dsir
Ajouter un commentaire ou un titre
- Cliquer l'outil puis tracer le contrle par cliqu gliss sur le formulaire
- Saisir le texte afficher et valider par [Entre]
Tracer un trait ou un rectangle
- Cliquer loutil Rectangle ou Trait

- Tracer le trait ou le rectangle par cliqu gliss sur le formulaire
Slectionner les contrles
- Cliquer le contrle ou cliquer chaque contrle en appuyant sur [Maj] ou dlimiter une zone par un cliqu
gliss qui intgre les contrles slectionner
Supprimer un contrle ou une tiquette
- Cliquer l'lment supprimer - [Suppr]
Modifier le texte d'une tiquette
- Cliquer dans l'tiquette modifier puis modifier le texte
Dplacer les contrles
- Cliquer glisser la poigne de dplacement du contrle
Si un contrle est associ aux autres contrles dans un tableau, commencer par dissocier
les champs en cliquant longlet : Organiser puis loutil : Supprimer la disposition
Modifier la taille d'un contrle
- Cliquer glisser une poigne de taille du contrle
Insrer la date ou un titre
- Cliquer loutil qui correspond llment insrer et paramtrer llment
Date et heure ; Titre
Enttes et pieds de page
- Onglet : Crations
- Cliquer l'outil et tracer la zone de texte par cliqu gliss dans

l'en-tte ou pied de page du formulaire puis saisir le texte
6. Mettre en forme le formulaire

Modifier la disposition des champs
- Onglet : Organiser
- Slectionner les contrles par cliqu gliss
- Cliquer loutil qui correspond la mise en forme dsire : Empil Tabulaire

Mettre en forme le texte
- Onglet : Format
- Cliquer llment paramtrer puis paramtrer la
mise en forme dsire
Mettre en forme les contrles
- Onglet : Format
- Cliquer le contrle traiter puis paramtrer la mise en forme dsire
Mise en forme conditionnelle
- Cliquer le contrle traiter
- Onglet : Format - outil : Mise en forme conditionnelle
- Paramtrer la condition
- Paramtrer la mise en forme appliquer si la condition est remplie puis cliquer : OK
Insrer une image
- Onglet : Cration - outil : Logo

Ou :
- Afficher les contrles masqus puis cliquer loutil : Cadre dobjet indpendant
- Slectionner limage puis cliquer OK
Saut de page
- Onglet : CREATION outil : Saut de page
- Tracer le saut de page sur le formulaire par un cliqu gliss horizontal lendroit o placer le
saut de page
Dplacer un saut de page
- Cliquer glisser le saut de page
- Cliquer le saut de page - [Suppr]
7. Imprimer un formulaire
- Onglet : Fichier - Imprimer Aperu avant impression
- Cliquer loutil : Marge pour paramtrer des marges prdfinies ou loutil : Mise en page pour personnali-
ser les marges
- Cliquer loutil : Tailles pour personnaliser la taille du papier
- Slectionner lorientation : Portrait ou Paysage
- Cliquer loutil : Imprimer ou Fermer laperu avant impression
Faire dfiler les enregistrements
- Utiliser les boutons de dfilement au bas du formulaire

Rechercher un enregistrement
- Cliquer dans la zone Rechercher au bas du formulaire et saisir le mot recherch
Ou :
- Cliquer le champ sur lequel faire la recherche
- Outil : Rechercher
- Zone Rechercher : saisir le mot recherch
- Zone O : cliquer le bouton droulant et dfinir comment faire la recherche dans un champ
- Zone Sens : slectionner le sens de la recherche
- Cliquer le bouton : Suivant puis de nouveau Suivant pour accder la deuxime donne trouve, etc.
- Cliquer : Annuler pour fermer la fentre
Filtrer par formulaire

Crer et appliquer le filtre
- Cliquer loutil
- Cliquer loption : Filtrer par formulaire
- Cliquer le champ dans lequel saisir un critre de recherche
- Saisir le critre de recherche
- Cliquer loutil ou au bas du formulaire
Afficher tous les enregistrements
- Cliquer le formulaire ou le sous formulaire puis loutil ou au

bas du formulaire
- Cliquer loutil ou au bas du formulaire puis saisir les donnes dans les champs
- Activer l'enregistrement supprimer
- Cliquer loutil
- Cliquer loption : Supprimer lenregistrement
- Cliquer le bouton : Oui

I - Formulaire fonctions avances
1. Crer un contrle calcul
- Activer le mode Cration
- Cliquer longlet Cration
- Cliquer l'outil
- Tracer le contrle sur le formulaire par un cliqu gliss tiquette Contrle
- Cliquer dans le contrle et saisir le signe =

- Saisir la formule en plaant les noms de champs entre des crochets sans espace. ([Alt gr] + [5] ou [])
- Cliquer droit le contrle calcul Proprits
- Cliquer la ligne : Format et slectionner le format dsir
- Cliquer dans l'tiquette et saisir son texte
- [Entre]
2. Case d'options, case cocher, bouton bascule

- Onglet : Cration
- Cliquer dans le ruban doutils le type de bouton crer Case doption Case cocher Bouton bascule
- Tracer le contrle sur le formulaire par un cliqu gliss

- Cliquer la case cocher pour la slectionner
- Cliquer droit le contrle - Proprits
- Dans le volet de proprit, cliquer longlet : Autres puis dans la zone : Nom, saisir le nom attribuer au
contrle
- Activer longlet : Donnes puis dans la zone : Source contrle, slectionner le nom du champ de la
table associ au contrle
- Cliquer dans la zone : Valeur par dfaut et saisir la valeur par dfaut : Actif ou Inactif
- Cliquer le nom de ltiquette et saisir le nom de ltiquette
- Cliquer loutil
3. Groupe de boutons ou cases cocher

- Onglet : Cration
- Activer lassistant dans la zone droulante des contrles
- Cliquer l'outil Groupe d'options et tracer le contrle sur le formulaire par un cliqu gliss
er
- Dans la zone : Noms dtiquette : saisir le texte du 1 bouton du groupe - [Tab] - saisir le texte du 2e
bouton, etc.
- Slectionner ventuellement une valeur par dfaut retenir
- Modifier ventuellement la valeur numrique attribue chaque option

- Slectionner le champ de la table dans lequel enregistrer la donne
- Slectionner le type de contrle et le style dsir
- Saisir le nom de l'tiquette du groupe d'options
4. Zone de texte multilignes

- Onglet : Cration
- Cliquer le contrle traiter et lallonger vers le bas pour qu'il affiche plusieurs lignes
- Cliquer droit le contrle - Proprits
La feuille des proprits est affiche droite de lcran.
- Onglet : Format dans le volet Proprits

- Cliquer la zone : Barre de dfilement, cliquer l'option :
Verticale
5. Taille variable limpression

- Onglet : Cration
- Cliquer droit le contrle - Proprit
La feuille des proprits est affiche droite de lcran :
- Dans la zone : Auto extensible, cliquer : Oui
- Cliquer la zone : Auto rductible, cliquer : Oui
6. Modifier lordre de saisie

- Onglet : Organiser
- Outil : Ordre de tabulation
- Cliquer la section paramtrer (En-tte, Dtail ou Pied de...)
- Cliquer le bouton gauche du champ dplacer
- Cliquer glisser le champ la position de saisie dsire
- Cliquer : OK

J tats
1. Crer un tat instantan
- Onglet : Crer
- Activer la table ou la requte pour laquelle crer un tat
- Cliquer loutil : tat
2. Crer un tat avec l'assistant
- Onglet : Crer - outil

re
- Slectionner la 1 table qui contient les champs placer dans l'tat
- Cliquer dans la zone de droite chaque champ transfrer puis le bouton
- Recommencer ventuellement avec une autre table
- Si les champs proviennent de plusieurs tables, indiquer lorganisation des donnes dsire
- Ajouter ventuellement des niveaux de regroupement en cliquant dans la zone de gauche le champ de
regroupement puis en cliquant le bouton
- Slectionner ventuellement le champ sur lequel trier les donnes puis cliquer le bouton de droite pour
slectionner le tri (croissant ou dcroissant)
- Cliquer ventuellement Options de synthse...
- Cliquer les calculs souhaits
- Cliquer le bouton OK ou [Entre]
- Cliquer la prsentation dsire
- Cliquer l'orientation dsire (Portrait, Paysage)
- Cliquer le style dsir
- Saisir le titre du formulaire
- Slectionner l'option de travail dsire
Ltat est affich en mode : Aperu avant impression
- Paramtrer limpression en mode aperu
- Fermer laperu : Cliquer : Fermer laperu
3. Mode daffichage
- Cliquer le bouton droulant de loutil : Affichage puis le mode dsir
Ou :
- Cliquer laffichage dsir au bas de lcran
tat Aperu Page Cration

4. Paramtrer les colonnes et sections
Modifier la largeur dune colonne
- Slectionner le contrle ET son tiquette en appuyant sur [Ctrl] puis
cliqu gliss la bordure du contrle ou de ltiquette
Modifier la hauteur des sections
- Cliquer glisser la bordure haute de la section Dtail
Crer un contrle calcul
- Activer le Mode cration
- Cliquer loutil : Zone de texte
- Tracer le contrle sur l'tat par un cliqu gliss dans la zone o afficher le rsultat
- Cliquer dans le contrle, saisir le signe = puis saisir la formule en pla-
ant les noms de champs entre des crochets []. ([Alt Gr] + [5] ou [])
- Cliquer droit le contrle calcul Proprits
- Cliquer la ligne : Format et slectionner le format dsir
- Cliquer dans l'tiquette et saisir son texte (si ltiquette nest pas dans la bonne zone, supprimer lti-
quette et la recrer au bon endroit laide de loutil : tiquette)
- [Entre]
5. Mettre en forme le texte, les bordures et arrire-plan

- Onglet : Format
- Cliquer le contrle ou l'tiquette paramtrer
Mise en forme du texte
- Utiliser les outils de mise en forme du texte
Mise en forme des cartouches
- Utiliser les outils de mise en forme des
cartouches
Mise en forme conditionnelle
- Cliquer le contrle
- Onglet : Format
- Paramtrer la condition
- Paramtrer la mise en forme appliquer si la condition est remplie
- Cliquer : OK
6. Saisir un texte dans l'en-tte et pied de page

- Onglet : Cration
- Cliquer l'outil : tiquette
- Cliquer glisser dans la section en-tte ou pied de page pour tracer une zone d'tiquette
- Saisir le texte afficher
- Mettre en forme le texte

7. Prparer et imprimer un tat
Les outils suivants sont affichs :
Modifier la taille de la feuille

- Outil : Taille puis paramtrer la taille de la feuille
Modifier les marges

- Outil : Marges puis paramtrer les marges
Modifier l'orientation
- Outil : Portrait ou Paysage
Lancer limpression
- Activer le mode : Aperu avant impression puis cliquer loutil : Imprimer
Fermer laperu avant impression

- Cliquer loutil : Fermer laperu avant impression
8. Planche dtiquettes
- Onglet : Crer
- Cliquer dans le volet de navigation la table ou la requte partir de laquelle crer la planche dtiquettes
- Cliquer loutil
- Slectionner le format souhait (souvent : Avery L7159 pour des tiquettes)
- Cliquer : Suivant >

- Paramtrer la police et la taille des caractres
- Cliquer dans la zone de droite la ligne sur laquelle placer le 1er champ
- Double-cliquer dans la zone de gauche le champ placer sur ltiquette (Introduire des espaces entre les
champs)
- Recommencer pour chaque champ placer sur ltiquette
- Paramtrer ventuellement un ordre de tri

- Saisir le nom de ltat
- Cliquer : Terminer
- Activer ventuellement ltat en mode cration pour modifier la mise en forme

K Import - export des donnes
1. Exporter une table dans une autre base ou une autre applica-
tion
- Fermer la table exporter
- Cliquer longlet : Donnes externes
- Cliquer la table exporter
- Cliquer loutil qui correspond lapplication destination
Dans une autre base Access
- Cliquer loutil :
- Slectionner lunit, le dossier puis la base Access destination
- Cliquer OK
- Saisir le nom de la table dans la base destination
- Cliquer l'option dsire
Dfinition et donnes = copie la structure et les donnes
Dfinition uniquement = copie uniquement la structure
Dans une autre application
- Cliquer loutil : Excel, Word ou Plus pour dautres applications
Access propose de crer un nouveau fichier au format de lapplication destination. (Excel : Pour lintgrer
comme nouvelle feuille, dans un classeur existant ; cliquer le bouton Parcourir puis slectionner l'unit, le
dossier et le classeur destination) - cliquer le bouton : Enregistrer
2. Copier le contenu d'une table dans Word ou Excel

- Activer le document source sous Access
- Slectionner les donnes copier (requte ou filtre)
- Cliquer loutil Copier ou [Ctrl] + [C]
- Ouvrir le document Word ou Excel destination
- Cliquer le lieu o copier les donnes
- [Ctrl] + [V] ou cliquer loutil Coller

3. Importer des donnes d'autres applications
- Cliquer longlet : Donnes externes
Importer une table dune autre base Access
- Cliquer dans la zone Importer loutil : Access qui correspond lapplication source
- Slectionner l'unit, le dossier puis le fichier source
- Cliquer le bouton : OK
- Slectionner la table ou la requte importer
- Cliquer le bouton OK
- Cliquer : Fermer
Importer des donnes Excel

- Cliquer loutil qui correspond lapplication source
- Cliquer loption : Nouvelle table ou Ajouter une copie des enregistrements la table
Attention dans le cas dun ajout de donnes une table existante, les donnes du champ cl primaire de
la table source doivent obligatoirement tre diffrentes de celles de la table destination.
- Slectionner la feuille importer
- Indiquer si la 1re ligne contient les noms des champs
- Cliquer chaque champ et paramtrer le type de donnes
- Paramtrer la cl primaire
- Saisir le nom de la table
- Cliquer : Fermer
Attacher un fichier temporairement

- Cliquer loutil qui correspond lapplication source
- Cliquer loption : Lier la source de donnes
- Slectionner ou paramtrer ventuellement les donnes attacher
- Cliquer OK

L - Macro commande
1. Activer les macros VBA
Access se protge automatiquement louverture contre les macrovirus et il dsactive les macro-com-
mandes enregistres dans la base de donnes ouverte. Vous devez donc autoriser Access activer les
macros louverture de la base pour pouvoir les utiliser.
- Cliquer loption : Activer le contenu
2. Crer une macro-commande

- Onglet : Crer - Macro
La fentre de paramtrage apparat.
Dfinir les actions raliser
- Cliquer le bouton droulant de la 1re ligne et slectionner l'action raliser dans la liste affiche
- Paramtrer dans la zone d'argument l'action raliser puis recommencer pour chaque action raliser
Supprimer une action
- Cliquer le bouton de suppression situ droite de l'action supprimer

Dplacer une action
- Cliquer un des deux boutons de dplacement situ droite de l'action

Enregistrer une macro-commande
- Cliquer l'outil
- Saisir le nom de la macro-commande
- Cliquer : OK
3. Modifier la macro-commande
- Cliquer droit la macro modifier dans le volet de navigation gauche de lcran Mode cration
- Cliquer la ligne modifier et raliser la modification dsire
4. Excuter une macro-commande

- Double-cliquer la macro excuter dans le volet de navigation gauche de lcran
5. Gestion des macro-commandes

Renommer une macro commande
- Cliquer droit la macro commande renommer dans le volet de navigation - Renommer
- Modifier le nom de la macro - [Entre]
Supprimer une macro commande
- Cliquer la macro supprimer dans le volet de navigation - [Suppr]
- Confirmer la suppression par Oui
6. Bouton de commande
Le bouton de commande permet de personnaliser un formulaire. Il vite de recourir aux
commandes par dfaut dAccess.
Crer un bouton de commande
- Ouvrir le formulaire dans lequel crer le bouton de commande en Mode cration
- Onglet : Cration
- Cliquer le bouton droulant de la zone : Contrles et activer loutil

- Cliquer l'outil et crer le bouton sur le formulaire par un cliqu gliss
- Slectionner la catgorie d'action raliser

- Slectionner l'action raliser

- Cliquer le contenu du bouton (Texte ou image)
- Saisir le texte ou slectionner l'image afficher dans le bouton en cliquant le bouton : Parcourir
- Saisir le nom attribuer au bouton de commande puis cliquer : Terminer

Supprimer un bouton de commande
- Ouvrir le formulaire en Mode cration
- Cliquer le bouton de commande - [Suppr]
Modifier le paramtrage du bouton
- Ouvrir le formulaire en Mode cration
- Cliquer droit le bouton de commande - Proprits
- Slectionner l'onglet dsir
- Modifier l'lment dsir puis fermer la fentre de proprit
M - Formulaire de navigation
Un formulaire de navigation simplifie la navigation entre

les diffrents formulaires et etats dune base de donnes.

Crer un formulaire de navigation
- Ouvrir la base de donnes dans laquelle ajouter un formulaire de navigation.
- Onglet : Crer -
- Slectionnez la disposition des onglets souhaite
Access cre le formulaire, y ajoute le contrle de navi-
gation et laffiche en mode Page :
Ajouter un formulaire ou un tat
- Afficher le formulaire en Mode Page (Cliquer droit le for-
mulaire : Mode Page)
- Cliquer glisser le formulaire ou ltat du volet de navigation
sur le bouton [Ajouter nouveau]
- Cliquer ltiquette du formulaire et modifier le titre Menu gnral
Mettre en forme les boutons
- Cliquer le bouton paramtrer
- Onglet : Format
- Cliquer loutil : Styles rapides ou Modifier la forme et slectionner la mise en forme
souhaite
Dfinir le formulaire comme page daccueil
- Cliquez : Base de donnes active
- Slectionnez le formulaire de navigation dans la liste : Afficher le formulaire

- Cliquer : OK

Partie VI
Fonctions communes Office
A Images
1. Insrer une image
Image personnelle
- Cliquer le lieu o insrer limage
- Onglet : Insrer - outil : Images
- Ouvrir le dossier source puis cliquer le fichier insrer
- Cliquer : Insrer
Image en ligne
- Cliquer le lieu o insrer le clipart
- Onglet : Insrer - outil - Images en ligne
- Saisir dans la zone qui correspond la
source o chercher une image un mot-cl
puis cliquer le bouton : Loupe
Une fentre affiche les images trouves.
- Double-cliquer limage insrer

Limage se superpose au document Word
- Centrer limage avec les outils de mise en forme habituels
3. Paramtrer une image

- Double-cliquer limage
Une barre doutils spcifique aux images est affiche.
Slectionner limage
- Cliquer l'image ou cliquer une une les images slectionner [Maj] enfonce
Dplacer une image
- Cliquer glisser la bordure de l'image (en dehors des poignes)
Modifier la taille d'une image
- Cliquer l'image puis cliquer glisser une poigne dangle de l'image. viter de modifier les proportions de
limage (homothtie)
Modifier la forme ou lencadrement
- Double-cliquer l'image puis, dans la zone Style de limage, slectionner la forme dans laquelle limage
doit sinscrire

Rotation dune image
- Cliquer glisser le bouton de rotation situ au-dessus de limage
Supprimer une image
- Cliquer l'image - [Suppr]
Bordure
- Cliquer loutil puis paramtrer loption dsire

Modifier la couleur, la lumire ou le contraste
- Double-cliquer limage puis utiliser les outils de la zone : Ajuster
Dtourer une image
Couleur transparente
- Double-cliquer limage puis cliquer loutil : Couleur
- Cliquer loutil
- Cliquer sur limage la couleur rendre transparente
Dtourage avanc
- Double-cliquer limage puis cliquer loutil : Supprimer larrire-plan
Les outils suivants sont affichs :
- Ajuster la zone dtourer (Les zones effaces sont en violet) en modifiant le cadre de dtourage
- Cliquer loutil : Marquer les zones supprimer et cliquer sur limage les zones effacer
Ou :
- Cliquer loutil : Marquer les zones conserver et cliquer sur limage les zones conserver
- Cliquer en dehors de limage pour voir le rsultat
Mettre une image en arrire-plan/premier plan
- Cliquer droit l'image traiter - Mettre larrire-plan ou Mettre au premier plan
Habiller l'image avec du texte
- Cliquer l'image puis cliquer loutil contextuel Habillage droite de limage
- Cliquer loption souhaite droite
Ou :
- Double-cliquer l'image
- Cliquer loutil : Habillage
- Cliquer loption : Rapproch

B WordArt
1. Crer un WordArt
- Onglet : Insrer - WordArt
- Cliquer l'effet dsir dans la liste affiche au-dessous
- Remplacer le texte par dfaut par votre texte
2. Modifier le texte
- Cliquer dans le WordArt et modifier le texte
Modifier le format du texte
- Cliquer le WordArt puis paramtrer dans la zone : Styles
WordArt les options dsires
Modifier la forme du texte

- Cliquer le WordArt
- Cliquer le bouton droulant de loutil :
- Cliquer la forme dsire ou Transformer puis cliquer la forme souhaite
4. Arrire-plan et bordures
- Cliquer le WordArt puis paramtrer dans la zone : Styles de
formes les options dsires
5. Habiller le WordArt
- Cliquer le WordArt
- Cliquer loutil : Habillage et slectionner loption souhait (souvent Rapproch)

C Dessin / Objet graphique
1. Crer des objets
Tracer un objet
- Cliquer au-dessous la forme tracer puis cliquer glisser sur la feuille (pour tracer un
cercle ou un carr, appuyer sur la touche [Maj] en traant l'objet.)
Insrer une image
- Onglet : Insrer - Images ou Images en ligne
- Slectionner la source
- Cliquer l'image charger puis cliquer le bouton : Insrer
Insrer une zone de texte
- Onglet : Insrer - Zone de texte
- Slectionner une zone prdfinie ou cliquer loption : Dessiner une zone de texte
- Tracer le bloc de texte par cliqu gliss sur la feuille
- Saisir le texte
2. Paramtrer un objet
Slectionner un ou des objets
- Cliquer l'objet ou la bordure de l'objet slectionner ou cliquer un un les objets slectionner [Maj]
enfonce
Dplacer un objet
- Cliquer glisser la bordure de l'objet (en dehors des poignes)
Modifier la taille d'un objet
- Cliquer l'objet puis cliquer glisser une poigne de l'objet
Modifier la forme d'un objet
- Cliquer l'objet puis cliquer loutil et slectionner la nouvelle forme de lobjet

Rotation dun objet
- Cliquer glisser le bouton jaune de rotation au-dessus de lobjet ou de limage
Effacer un objet
- Cliquer l'objet - [Suppr]
Saisir du texte dans un objet
- Cliquer droit l'objet Ajouter du texte
3. Mettre en forme un objet

- Cliquer l'objet paramtrer
Remplissage
- Outil
- Cliquer et paramtrer loption dsire

Trame dgrade
- Cliquer loption : Dgrad puis loption dsire
Texture (Marbre, paille, etc.)
- Cliquer loption : Texture puis loption dsire
Image ou photo dans lobjet
- Cliquer loption : Image
- Cliquer le bouton : Parcourir et slectionner lunit, le dossier et limage placer dans lobjet puis cliquer :
Insrer
Ou :
- Saisir dans une zone de recherche le mot cl de limage recherche puis cliquer la loupe
- Double-cliquer limage ou cliquer : Insrer
Contour
- Outil
- Cliquer et paramtrer loption dsire
Effet dombre et 3D
- Outil
- Cliquer et paramtrer les effets dsirs
4. Arrire-plan / premier plan

Mettre un objet en arrire-plan dun autre objet
- Cliquer droit l'objet traiter Mettre en arrire-plan Mettre au premier plan
5. Habillage dun objet

Mettre une image en arrire-plan dun texte
- Double-cliquer limage mettre en arrire-plan du texte
- Outil : Habillage - Derrire le texte
Habiller une image avec le texte
- Double-cliquer l'image
- Outil : Habillage - Rapproch
6. Grouper /dissocier des objets

Grouper des objets
- Cliquer les objets assembler [Maj] enfonce
- Cliquer droit la slection Groupe - Grouper
Dissocier des objets
- Cliquer droit l'objet dissocier
- Cliquer droit la slection Groupe - Dissocier

D SmartArt
1. Crer un SmartArt
- Onglet : Insrer - outil : SmartArt
- Cliquer le type de SmartArt crer dans la zone de gauche puis slectionner droite la reprsentation
dsire
- Cliquer : OK
- Cliquer dans les zones de texte et saisir le texte dsir
2. Paramtrer la structure du SmartArt

Modifier la forme du SmartArt
- Cliquer le SmartArt
- Onglet : Cration
- Cliquer dans la zone : Dispositions loption dsire ou cliquer droit la bordure du SmartArt Modifier la
disposition
- Cliquer le type de SmartArt afficher dans la zone de gauche puis slectionner droite la reprsentation
dsire

Modifier la forme dun lment
- Cliquer droit un lment - Modifier la forme
- Slectionner la forme dsire
Ajouter un lment
- Cliquer droit un lment - Ajouter une forme
- Slectionner loption dsire
Supprimer un lment
- Cliquer llment supprimer - [Suppr]
3. Mettre en forme le SmartArt

Modifier le texte dun lment
- Cliquer le texte modifier et raliser la modification
Modifier le style ou la couleur du SmartArt
- Cliquer le SmartArt puis cliquer dans la zone Style SmartArt loption dsire
Modifier les couleurs

- Onglet : Cration
- Cliquer le SmartArt puis cliquer loutil : Modifier les couleurs et slectionner le jeu
de couleurs dsir dans la liste affiche au-dessous
Ou
- Cliquer llment paramtrer
- Paramtrer le format de llment laide des outils de la zone Styles de formes
4. Rtablir le SmartArt initial

- Onglet : Cration
- Cliquer loutil : Rtablir le graphique

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Le Gnie des Glaciers - 38, avenue Jean Jaurs - 73000 CHAMBERY

Copyright : Gnie des Glaciers 2013

Dpt lgal : 3 me trimestre 2016

Prsentation gnrale ............................... 5 K - Feuilles lies ou consolides ............... 77

Le Gnie diteur p. 3 Modes Opratoires Microsoft Office 2016

En accs local : Il corres-

Le Gnie diteur p. 5 Modes Opratoires Microsoft Office 2016

Barre dtat Barre de Dfilement Modes daffichage Zoom

D. Barres et ruban doutils

Les outils sont affichs dans

Le Gnie diteur p. 6 Modes Opratoires Microsoft Office 2016

Quitter une application

3. Excuter une commande

Le Gnie diteur p. 7 Modes Opratoires Microsoft Office 2016

- Annuler une commande : Cliquer loutil

Copier [Ctrl] + [C]

Coller [Ctrl] + [V]

- Pointer le lieu o coller le texte

Le Gnie diteur p. 8 Modes Opratoires Microsoft Office 2016

- Rechercher puis cliquer la commande ajouter dans le volet gauche

Normal Mise en page Aperu saut de page

Normal Trieuse Lecture Diaporama

Feuille de donnes Cration

Le Gnie diteur p. 9 Modes Opratoires Microsoft Office 2016

- Cliquer loutil de la barre Accs rapide

partir dun modle

- Cliquer loutil de la barre Accs rapide

Le Gnie diteur p. 10 Modes Opratoires Microsoft Office 2016

Trucs et astuces Word

- Slectionner la destination : OneDrive, Ce PC, ou Parcourir dans le volet gauche

Le Gnie diteur p. 11 Modes Opratoires Microsoft Office 2016

Protger un fichier par un mot de passe

- Confirmer le mot de passe de lecture puis cliquer OK

- Cliquer l'outil de la barre : Accs rapide

- Cliquer l'outil de la barre : Accs rapide

Le Gnie diteur p. 12 Modes Opratoires Microsoft Office 2016

2. Accder aux paramtres du comptes

Modifier vos paramtres

- Cliquer loutil en haut droite de lcran

Modifier votre profil

- Cliquer loutil - Modifier le profil

3. Installer OneDrive sur le poste

- Cliquer le bouton : - Fichier ou Dossier

- Cliquer le bouton : et slectionner lapplication utiliser

6. Partager les documents

Le Gnie diteur p. 13 Modes Opratoires Microsoft Office 2016

- Cliquer le bouton droulant puis cliquer le bouton : Calendrier

Crer un nouveau calendrier

- Cliquer le bouton droulant de loutil :

Modifier les paramtres du calendrier

- Cliquer le bouton : (en haut droite) - Options

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2. Slectionner le thme appliquer

3. Couleur de page (cran)

6. En-tte et pied de page

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7. Numroter les pages

Ne pas afficher le numro sur la 1re page

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9. Insrer une page