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PRODUTO RH

Manual de apoio ao usurio para operaes do OnBase

Verso 1.0
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Manual de apoio ao usurio para as operaes do OnBase
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Produto RH Instruo de Trabalho

Data Verso Local Lngua Nvel de Segurana


21/05/2012 1.0 Jundia/SP Portugus No Confidencial

CONTROLE DO DOCUMENTO

APROVAES

Elaborador Cargo
Polival Filho Analista de sistemas
Consenso Cargo
N/A N/A
Aprovador Cargo
Marcos Nastri Gerente de projetos
Homologao Cargo
IT Desenvolvimento N/A

HISTRICO DE REVISES

Descrio da reas/Documentos
Verso Data da reviso Responsvel
Mudana Afetados
1.0 Elaborao do N/A 15/09/2011 Polival Filho
documento
2.0 Atualizao N/A 21/05/2012 Polival Filho

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NDICE
1. Objetivo ................................................................................................................................................. 5
2. Preparando a mquina para acessar o OnBase ......................................................................................... 5
3. Acessando o OnBase (OBOL) ................................................................................................................. 10
4. Trabalhando no OnBase (OBOL) ............................................................................................................ 11
5. Verificando pendncias no Check-List do Funcionrio............................................................................. 15
6. Verificando pendncias no Check-List da Empresa ................................................................................. 22
7. Conhecendo as regras do sistema para validao do status .................................................................... 26
7.1 Obrigatoriedade dos documentos ......................................................................................................... 26
7.2 Periodicidade dos documentos ............................................................................................................. 28

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IMAGENS

Imagem 1. Download ActiveX. .............................................................................................. 5


Imagem 2. Etapas da Instalao do ActiveX............................................................................. 6
Imagem 3. IE Segurana...................................................................................................................7
Imagem 4. Sites confiveis.............................................................................................................. 7
Imagem 5. Habilitando Controles................................................................................................... 8
Imagem 6. Opes da internet - Avanadas.................................................................................... 9
Imagem 7. Desativando Pop-ups................................ 9
Imagem 8. Digitando o endereo no IE........................................................................................... 10
Imagem 9. Realizando Logon........................................................................................................... 11
Imagem 10. Selecionando itens para consultas................................................................................. 12
Imagem 11. Realizando consultas..................................................................................................... 13
Imagem 12. Visualizando um documento......................................................................................... 14
Imagem 13. Consultando o Check-List Funcionrio............................................................................ 15
Imagem 14. Visualizando o Check-List Funcionrio........................................................................... 16
Imagem 15. Diviso do Formulrio Check-List Funcionrio............................................................... 16
Imagem 16. Check-List Funcionrio - Cadastro do Funcionrio......................................................... 17
Imagem 17. Check-List Funcionrio Cobrar pelos Documentos....................................................... 18
Imagem 18. Check-List Funcionrio Checklist documentos.............................................................. 19
Imagem 19. Abrindo o documento correspondente........................................................................... 20
Imagem 20. Exportando Lista para o Excel........................................................................................ 21
Imagem 21. Verificando pendncias no checklist da Empresa............................................................ 22
Imagem 22. Selecionando RH-Check-List Empresa............................................................................. 23
Imagem 23. Selecionando itens para Gerao do relatrio................................................................ 24
Imagem 24. Gerando o relatrio........................................................................................................25
Imagem 25. Informando se o documento Obrigatrio.................................................................... 26
Imagem 26. Obrigatrio No, status Amarelo.................................................................................... 27
Imagem 27. Obrigatrio No, status Verde........................................................................................ 27
Imagem 28. Tipos de Periodicidade................................................................................................... 29
Imagem 29. Periodicidade................................................................................................................. 30
Imagem 30. Periodicidade Conforme Vencimento............................................................................. 32

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1. Objetivo

O objetivo deste manual Instruir os usurios na utilizao das funcionalidades do


OnBase relacionada ao Produto RH desenvolvido pela Recall do Brasil, ilustrando as
principais etapas para sua utilizao.

2. Preparando a mquina para acessar o OnBase

Antes de acessarmos o sistema OnBase necessrio realizarmos algumas configuraes


no Internet Explorer da mquina utilizada, para permitir que o acesso seja realizado
corretamente. Abrir o Internet Explorer e digitar no browser o endereo
http://www.recall.com.br/Downloads/Upgrade_ReView/ActiveX_11_0_0_63.zip, a janela
abaixo ser apresentada, clicar em Salvar para iniciar o download do executvel ActiveX11.
Descompactar e Instalar o arquivo.

Imagem 1 Download ActiveX.

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Para realizar a instalao do ActiveX o usurio logado na mquina deve possuir direitos
administrativos e permisso para acessar a internet. Seguir as imagens abaixo, onde s
utilizaremos os botes Next, Install e Finish.

Imagem 2 Etapas da Instalao do ActiveX.

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A verso do Internet Explorer da mquina deve ser a superior a verso 6. No Internet


Explorer, acessar o menu Ferramentas, Opes de Internet, escolher a aba Segurana,
escolher a opo Sites Confiveis, clicar no boto Sites:

Imagem 3 IE Segurana.

A tela abaixo ser apresentada, inserir os valores https://*.recall.com e


http://192.168.121.134. Assim todos os sites da Recall sero considerados como confiveis
neste computador e permitiro a execuo das OCXs no mesmo. Veja Tela abaixo:

Imagem 4 Sites confiveis.

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Em seguida clicar no boto Nvel Personalizado, procurar o item Inicializar e executar


scripts de controles ActiveX no marcados como seguros e selecionar o valor Prompt:

Imagem 5 Habilitando Controles.

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Continuando no menu Ferramentas, Opes de Internet, escolher a aba Avanadas, ir at


a seo Segurana e selecionar a opo Permitir que o contedo ativo seja executado em
arquivos no Meu Computador, veja Tela abaixo:

Imagem 6 Opes da internet - Avanadas.

Em seguida ainda no Internet Explorer acessar Ferramentas e Desativar Bloqueador de


Pop-Ups , abaixo imagem simbolizando a ao:

Imagem 7 Desativando Pop-ups.

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3. Acessando o OnBase (OBOL)

Para realizarmos o acesso ao sistema OnBase, deveremos utilizar o Internet Explorer. Para
cada cliente OBOL criado uma conta seguindo a seguinte estrutura de nome RV9xxxxx. O
cliente ao receber da Recall do Brasil o nmero de sua conta utilizar est informao para
completar o endereo configurado para a realizao do acesso ao sistema OnBase. O
endereo a ser utilizado https://amo.review.recall.com/RV9xxxxx, onde RV9xxxxx dever
ser substitudo pelo nmero de conta criado para este cliente. Abaixo ilustramos este acesso.

Imagem 8 - Digitando o endereo no IE.

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Para autenticar-se no sistema digite o seu Usurio, Senha e clique no boto Conectar,
conforme exemplo:

Imagem 9 - Realizando Logon.

A tela principal do sistema OnBase ser apresentada, neste sistema podemos consultar
documentos e atravs desses documentos gerar um controle dos processos realizados pela
rea de recursos Humanos.

4. Trabalhando no OnBase (OBOL)

Para realizarmos uma consulta de documentos, primeiramente selecione as opes


Documento e Recuperao de documentos, respectivamente nos dois primeiros filtros de
pesquisa, depois selecione o Grupo de Tipos de Documentos e os Tipos de Documentos
desejados. Abaixo imagem ilustrando os passos necessrios para realizarmos est ao.

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Imagem 10 - Selecionando itens para consultas.

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Segue informaes referentes imagem acima para consulta de documentos.


Item 1 Selecionar Documento.
Item 2 Selecionar Recuperao de Documentos.
Item 3 Selecionar o Grupo de Tipo de Documento desejado.
Item 4 Selecionar o Tipo de Documento desejado.
Item 5 Selecionar a data desejada para realizao do filtro.

Podemos filtrar mais o resultado da pesquisa acima adicionando as etapas ilustradas a


baixo:

Imagem 11 - Realizando consultas.

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Abaixo segue informaes referentes imagem acima.


Item 6 Informar valor nas palavras chave. Caso saiba alguma informao que possa
ser utilizada nas palavras-chave, o filtro buscar todos os documentos
especificados que contenham naquela palavra-chave o valor informado.
OBS: Caso ocorra de no sabermos toda a descrio que desejamos pesquisar,
existe a opo de inserir um asterisco (*) junto ao valor, exemplo: Na palavra-
chave Nome do Empregado podemos informar somente Joo* que o sistema
buscar todos os arquivos que contenham o incio da palavra Joo.
Item 7 Localizar. Para realizar a pesquisa, clique no boto Localizar representado pelo
binculo.
Item 8 Sair. Para sair do sistema utilize este boto.

A tela seguinte listar o resultado da pesquisa com os documentos solicitados. Para abrir
um documento listado, basta clicar duas vezes sobre ele, conforme o exemplo:

Imagem 12 - Visualizando um documento.

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5. Verificando pendncias no Check-List do Funcionrio

Aps aprendermos como realizar o acesso ao sistema OnBase e consultar documentos,


podemos iniciar o processo de verificao dos formulrios de gerenciamento, para
identificar possveis pendncias de documentos utilizados no processo de admisso,
demisso e at mesmo para acompanhamento do funcionrio mantendo seu cadastro
atualizado. Para isso necessrio acessarmos o sistema OnBase, selecionar Documento,
Recuperao de documentos e em Tipos de documentos selecionar RH-Check-list
Funcionrio, conforme ilustrado abaixo.

Imagem 13 - Consultando o Check-List Funcionrio.

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Todos os formulrios de funcionrios criados sero apresentados, selecione um.

Imagem 14 - visualizando o Check-List Funcionrio.

Este formulrio contm as principais informaes pertinentes ao funcionrio sendo


dividido em trs partes, Cadastro do Funcionrio, Cobrar pelos Documentos e Checklist
documentos.

Imagem 15 - Diviso do Formulrio Check-List Funcionrio.

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Em Cadastro do Funcionrio disponibilizamos as informaes pessoais, conforme imagem


abaixo:

Imagem 16 - Check-List Funcionrio - Cadastro do Funcionrio.

Em Cobrar pelos Documentos sero apresentados todos os documentos que foram


definidos como Obrigatrio dependendo do funcionrio, realizado no momento da
configurao do sistema pela equipe responsvel da Recall, assim a pessoa responsvel pelo
acompanhamento do formulrio Funcionrio Cadastro/Chek-List ir informar se o tipo de
documento listado obrigatrio ou no para este funcionrio.

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Aqui so apresentados todos os documentos


definidos como Obrigatrio ao funcionrio.

A pessoa responsvel pelo acompanhamento


informa se algum desses documentos
Obrigatrio para este funcionrio.

Exemplo de
documento que
Obrigatrio para
este funcionrio.
Imagem 17 - Check-List Funcionrio Cobrar pelos Documentos.

Em Checklist Documentos sero apresentados todos os tipos de documentos cadastrados


pela equipe responsvel da Recall no processo de configurao do sistema, onde para cada
tipo de documento ser possvel identificar qual processo o documento requerido, o status
desse documento e sua periodicidade definida. Abaixo ilustramos as variadas situaes que
podero ser encontradas na opo Checklist Documentos do formulrio Funcionrio
Cadastro/Checklist.

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Relao de todos os documentos criados


no OnBase com seus respectivos status,
informao do processo ao qual
pertence e sua periodicidade.

OBS: Quando informamos na tela Cobrar


pelos Documentos citada na imagem
anterior que o Documento obrigatrio
para aquele funcionrio, nesta tela ele
recebe o status de Pendente at o
documento ser recebido.

Imagem 18 - Check-List Funcionrio Checklist documentos.

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Ao realizar um duplo clique nas linhas com informaes dos documentos possvel
visualizar o arquivo.

Esta tela ser


apresentada quando no
for encontrada a imagem
correspondente.

Se Clicarmos em uma linha


que contenha imagem do
documento, est tela ser
apresentada.

Ao selecionar est linha a


mensagem abaixo ser
exibida, onde ao confirmar,
o documento ser aberto.

Imagem 19 Abrindo o documento correspondente.

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Abaixo imagem ilustrando a ao de exportar a lista para o Microsoft Excel:

Imagem 20 Exportando Lista para o Excel.

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6. Verificando pendncias no Check-List da Empresa

Esta opo possibilita ao usurio gerar relatrios contendo todas as informaes


pertinentes aos documentos pendentes da Empresa referentes aos seus funcionrios,
contendo o nome da filial, o Departamento, o nome do Funcionrio, o Processo, o tipo de
documento pendente e a data da vigncia. Tambm possvel ordenar o resultado listado,
imprimi-lo e exporta-lo para a Microsoft Excel.
Para realizarmos a gerao deste relatrio ser necessrio selecionar o campo Documento
e Novo Formulrio, conforme ilustrado na imagem abaixo:

Imagem 21 Verificando pendncias no checklist da Empresa.

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A seguinte tela ser apresentada, selecionar RH-Check-List Empresa.

Imagem 22 Selecionando RH-Check-List Empresa.

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Para concluirmos a consulta seguir os passos ilustrados abaixo:

1 2

4
3

5 6

Imagem 23 Selecionando itens para Gerao do relatrio.

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Segue informaes referentes aos itens identificados na imagem acima:

Item 1: Empresa. Selecionar a empresa que deseja realizar a consulta.


Item 2: Departamento. Ao selecionarmos a Empresa no item 1, este campo ser
preenchido automaticamente com os Departamentos cadastrados para a empresa, onde
podemos consultar um departamento especifico ou todos departamentos de uma nica
vez.
Item 3: Filial. Selecionar a filial que deseja consultar, ou deixar com o valor padro Todas
as Filiais.
Item 4: Gerar Relatrio. Aps definirmos os filtros para consulta, podemos clicar no boto
Gerar Relatrio.
Item 5: Exportar para o Microsoft Excel. Ao Clicar neste boto o resultado listado ser
exportado para o Microsoft Excel.
Item 6: Imprimir. Este boto permite um relacionamento com as impressoras
configuradas na mquina requisitante, permitindo a impresso do relatrio gerado no
sistema OnBase.

No final da tela existe um


Controle de Paginao.

Imagem 24 Gerando o relatrio.

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7. Conhecendo as regras do sistema para validao do status

Aps aprendermos todos os passos citados nos captulos anteriores, devemos


compreender como so realizadas as regras mais importantes de verificao do sistema.
Neste captulo explicaremos sobre as regras referentes Periodicidade dos tipos de
documentos cadastrados no sistema OnBase e de sua Obrigatoriedade.

7.1 Obrigatoriedade dos documentos

Ao realizar o cadastro do tipo de documento podemos definir se este documento ser


obrigatrio. Existem oito situaes ao qual podemos associar o novo tipo de documento.
Abaixo ilustramos as opes disponveis.

Imagem 25 Informando se o documento Obrigatrio.

Obrigatrio igual a No, se associarmos o tipo de documento a est opo, ele sempre
ser apresentado na lista de documentos do funcionrio com o status de No Exigido
(Amarelo), somente quando o tipo de documento possuir arquivo relacionado o status ser
apresentado como No h pendncias (Verde). Abaixo imagem ilustrando as duas situaes:

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O funcionrio selecionado no
possui arquivo indexado para
este documento.
Como o tipo de documento foi
cadastrado com o valor No
para o campo Obrigatrio, o
status ser de No Exigido.

Imagem 26 Obrigatrio No, status Amarelo.

Se o documento for recepcionado, o status ser alterado para No h Pendncias.

Imagem 27 Obrigatrio No, status Verde.

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Obrigatrio - SIM: O tipo de documento ser cobrado para todos os funcionrios, caso
no exista o arquivo indexado o documento receber o status de Pendente (Vermelho).
Contendo o arquivo indexado o status No h Pendncia (Verde) ser recebido.
Obrigatrio - Depende do Funcionrio: Quando o tipo de documento recebe este valor,
no cadastro do funcionrio no campo Cobrar pelos Documentos sero apresentados os
respectivos documentos, onde quem definir se aquele documento obrigatrio para o
funcionrio em questo ser o responsvel por acompanhar os formulrios dentro do
sistema, conforme informado na pgina 17 deste manual. Caso o documento no seja
selecionado dentro do cadastro do funcionrio ele constar com o status No Exigido
(Amarelo). Se for selecionado o status de Pendente ser apresentado na lista de documentos.
Quando o arquivo for recepcionado o status ser atualizado para No h Pendncias (Verde).
Obrigatrio - Depende do Cargo: Utiliza a mesma lgica do item citado acima. Ao associar
um tipo de documento a este valor, no formulrio de cargos ficar disponvel informar se o
documento em questo obrigatrio para aquele cargo na companhia. Selecionando como
obrigatrio ele ser apresentado com status Pendente (Vermelho) na lista de documentos
do funcionrio, caso contrrio ser apresentado com status No Exigido (Amarelo). Ao
receber o arquivo o status em ambos os casos ser alterado para No h Pendncias (Verde).
Para os valores do campo Obrigatrio: Tem Filho(s), Sexo Masculino, Sexo Feminino e
Estado civil Casado validao baseada no cadastro do funcionrio, exemplo: Se o tipo de
documento for cadastrado com o valor Tem filho(s) no campo Obrigatrio, ele ser
requisitado a todos os funcionrios que informaram no momento de seu cadastro que
possuem filhos. Assim o status ficar Pendente (Vermelho) para quando no existir arquivos
indexados e Status No h Pendncias (Verde) para quando existir arquivos indexados.

7.2 Periodicidade dos documentos

No sistema existe sete tipos de periodicidades disponveis para associarmos ao


documento no momento de seu cadastro realizado pela Recall do Brasil, responsvel pela
configurao do sistema. Abaixo ilustramos as opes disponveis.

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Imagem 28 tipos de Periodicidade.

Para realizar a validao dos status foi criado um WebService, que ao abrir o Cadastro do
Funcionrio ou realizar a consulta do Relatrio de pendncias da Empresa este servio
acionado, realizando internamente vrios comandos para atualizar na tela do sistema o
status dos documentos listados utilizando como premissas para essas validaes a data de
Admisso do Funcionrio cadastrado e a data do dia da consulta.
Importante saber que para os documentos serem cobrados com o status de Pendente
(Vermelho) na lista do funcionrio ou no resultado do Relatrio de pendncias da Empresa,
primeiramente deve-se haver uma relao com o campo Obrigatrio descrito no tpico 7.1,
onde se estiver com o valor No ou com alguma situao que no associe ao funcionrio os
documentos sero apresentados na lista com o status No Exigido (Amarelo). Supondo uma
situao que exista relao com o campo Obrigatrio, onde as situaes descritas abaixo
necessitem do documento, segue as informaes referentes a cada tipo de Periodicidade:
Periodicidade Mensal, Bimestral, Trimestral, Semestral ou Anual: Quando um tipo de
documento definido com esses valores, o status do documento permanecer Pendente
(Vermelho) at que todos os arquivos solicitados sejam entregues. Para cada tipo de
solicitao (Mensal, Bimestral, etc.) a mensagem apresentada dentro do quadro de
documentos anexos ser diferente. Segue exemplos para visualizao.

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Imagem 29 Periodicidade.

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Segue descrio dos itens identificados na imagem acima:


Note que todos os itens destacados na imagem contm informaes no campo VIGENCIA,
mas somente uma linha em cada quadro possui informao no campo RECEBIDO. Todas as
linhas sem informao no campo RECEBIDO equivalem aos documentos pendentes e as
linhas com informao os documentos recebidos, portanto quando houver qualquer registro
sem a informao de Recebido o status para esse documento ser Pendente (Vermelho).
Para que o status desses casos mude de Pendente (Vermelho) para No h Pendncia (Verde)
necessrio o recebimento das imagens referentes a cada linha vazia.

Item 1 Refere-se periodicidade Mensal: Para cada ms ser cobrado um documento a


partir da data de admisso do funcionrio. A descrio no campo vigncia ser
identificada como Ms/Ano.
Item 2 Refere-se periodicidade Bimestral: Para cada bimestre ser cobrado um
documento a partir da data de admisso do funcionrio. A descrio no campo vigncia
ser identificada como Bx/Ano, onde x representa o bimestre.
Item 3 Refere-se periodicidade Trimestral: Para cada trimestre ser cobrado um
documento a partir da data de admisso do funcionrio. A descrio no campo vigncia
ser identificada como Tx/Ano, onde x representa o trimestre.
Item 4 Refere-se periodicidade Semestral: Para cada semestre ser cobrado um
documento a partir da data de admisso do funcionrio. A descrio no campo vigncia
ser identificada como Sx/Ano, onde x representa o semestre.
Item 5 Refere-se periodicidade Anual: Para cada ano ser cobrado um documento a
partir da data de admisso do funcionrio. A descrio no campo vigncia ser
identificada como AA/Ano.

Periodicidade Conforme Vencimento controla a data de vencimento cadastrada no


documento indexado. Diferente dos casos informados acima este tipo de periodicidade no
utiliza como premissa a data de admisso do funcionrio, mas sim a data de vencimento que
foi cadastrada no documento indexado no sistema OnBase sempre comparando com a data
atual. Caso a data de vencimento cadastrada no documento seja maior que a data atual este
documento receber o status de No h Pendncia (Verde), se a data for igual ou menor a
data atual o status ser alterado para Pendente (Vermelho). Se no existir documento
indexado o status Pendente (Vermelho) tambm ser associado. Abaixo imagem ilustrando
um exemplo de periodicidade Conforme Vencimento.

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Nome do Documento
Manual de apoio ao usurio para as operaes do OnBase
Cdigo do Documento Tipo de Documento
Produto RH Instruo de Trabalho

Data Verso Local Lngua Nvel de Segurana


21/05/2012 1.0 Jundia/SP Portugus No Confidencial

O tipo de periodicidade informado na lista


dos documentos, conforme imagem acima.

O vencimento cadastrado para o documento


informado na tela identificada ao lado.

Como a data do vencimento maior que a


data atual o status verde recebido.

Data identificando o
momento em que as
consultas foram
realizadas.

Neste exemplo a data de vencimento


cadastrada para o documento TST-
VECIMENTO menor que a data do momento
da consulta, por este motivo o status foi
alterado para Pendente (Vermelho).

Imagem 30 Periodicidade Conforme Vencimento.

Periodicidade nica, apenas controla a existncia do arquivo para o tipo de documento, se


existe arquivo indexado o status No h Pendncia (Verde) recebido, se no existe o
arquivo o status Pendente (Vermelho) ser associado.

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