T11.14 A41p

1
Trabajo de Grado Proyeccin Social
PLAN DE IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA BSICO ADMINISTRATIVO Y
CONTABLE PARA LA FUNDACIN MI PRIMERA HUELLA FELIZ
Autores
EUCARIS ARIAS CUESTA
LUZ DARY RUBIANO
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
BOGOTA DC.
MAYO, 2014
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PLAN DE IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA BSICO ADMINISTRATIVO Y
Autores
EUCARIS ARIAS CUESTA
LUZ DARY RUBIANO
Asesor
SUSANA AVENDAO
TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR AL TITULO DE CONTADOR PBLICO Y
ADMINISTRADOR DE EMPRESAS
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
TRABAJO DE GRADO EN PROYECCIN SOCIAL
BOGOTA D.C
MAYO 26, .2014

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Nota de aceptacin:
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
______________________________
Firma del presidente del jurado
________________________________
Firma del Jurado
________________________________
Firma del jurado
Mayo 26 de 2013
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DEDICATORIA
Agradecemos a Dios, a nuestras familias
y especialmente a nuestros hijos por los sacrificios,
la comprensin, paciencia y ser el motor de nuestras vidas.
Gracias a ellos hemos culminado nuestra carrera
que enmarcar una vida llena de ms oportunidades.
LUZ DARY RUBIANO RODRIGUEZ Y EUCARIS ARIAS CUESTA

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AGRADECIMIENTOS
A la institucin y a los profesores, quienes nos han formado profesionalmente durante estos
aos, y hacen posible que veamos en nosotras grandes lderes en el campo de las ciencias
administrativas y contables.
A la profesora SUSANA AVENDAO nuestra tutora, quin pacientemente nos encamin
al logro de esta meta y por su dedicacin en la revisin y correccin de este material y a
todas aquellas personas que contribuyeron de una u otra forma al trmino de este trabajo.
Al profesor DAGOBERTO CASTILLO quin hizo posible la consecucin de este proyecto
y que con su dedicacin, calidad humana y trabajo dentro de la Universidad como director
y lder de esta opcin de grado nos ofreci esta linda oportunidad.
A la Fundacin Mi Primera Huella Feliz por permitirnos desarrollar este trabajo

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Tabla de contenido
Introduccin.......................................................................................................................... 13
Ttulo del Trabajo ................................................................................................................. 14
Planteamiento del Problema ................................................................................................. 14
Formulacin del Problema................................................................................................ 15
Resultados Esperados ....................................................................................................... 15
Acadmicos .................................................................................................................. 15
Empresarial................................................................................................................... 15
Administrativo .............................................................................................................. 16
Contable........................................................................................................................ 16
Objetivos............................................................................................................................... 16
Objetivo General............................................................................................................... 16
Justificacin y delimitacin del proyecto. ............................................................................ 17
Justificacin Terica......................................................................................................... 19
Justificacin Metodolgica. .............................................................................................. 20
Justificacin Prctica ........................................................................................................ 20
Marco Referencial ................................................................................................................ 21
Marco Terico .................................................................................................................. 21
Marco Conceptual............................................................................................................. 30
Marco Institucional........................................................................................................... 33
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Resea Histrica ........................................................................................................... 33
Misin........................................................................................................................... 34
Visin ........................................................................................................................... 34
Objetivos Institucionales. ............................................................................................. 34
Tipo de Investigacin ........................................................................................................... 35
|Macro variables. .................................................................................................................. 36
Biofsicas del Territorio.................................................................................................... 36
Descripcin de la Poblacin. ............................................................................................ 39
Variables Socio Econmicas. ........................................................................................... 41
Comportamiento econmico del sector. ....................................................................... 42
Emprendimiento en el sector: ....................................................................................... 42
Organizaciones Solidarias Gubernamentales ................................................................... 43
Riesgos de la localidad de Bosa segn Fopae: (Fopae).................................................... 45
Diagnstico Interno .............................................................................................................. 46
Diagnstico administrativo:.............................................................................................. 46
Diagnstico Contable ....................................................................................................... 47
F.O.D.A Anlisis y Estrategias.......................................................................................... 48
Propuesta De Implementacin Del Sistema Bsico Administrativo Y Contable ................. 50
Propuesta a nivel Administrativo ..................................................................................... 50
Proceso Administrativo ................................................................................................ 50

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Estrategias de Productos o Servicios:........................................................................... 58
Aplicacin del plan administrativo y contable sugerido en el presente trabajo: .......... 60
Polticas ........................................................................................................................ 62
Organigrama ................................................................................................................. 64
Necesidades de capacitacin de la Fundacin Mi Primera Huella Feliz ...................... 66
Proceso de Capacitacin y desarrollo de un administrador .......................................... 66
Propuesta a Nivel Contable ............................................................................................. 68
Soportes Contables. ...................................................................................................... 69
Apertura Caja Menor. ................................................................................................... 72
Reembolso de caja menor............................................................................................. 73
Archivo. ............................................................................................................................ 74
Registro Contable. ........................................................................................................ 75
Diligenciamiento del Comprobante de Diario:............................................................. 75
Conclusiones y Recomendaciones ....................................................................................... 77
Aportes ................................................................................................................................. 78
Logros................................................................................................................................... 78
Bibliografa........................................................................................................................... 79
ANEXOS. ............................................................................................................................. 80
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NDICE DE ILUSTRACIONES
Ilustracin 1 Jerarquas de las necesidades de Maslow (Koontz, 2013) ........................... 23
Ilustracin 2: Historia de la Contabilidad Fuente: Historia de la Contabilidad- Imgenes
evolucin Histrica............................................................................................................... 25
Ilustracin 3- Mapa Localidad de Bosa................................................................................ 41
Ilustracin 4 Composicin actividades econmicas Bosa (pag web localidad de Bosa) 42
Ilustracin 5(A.F.Stoner&Freeman, 1994)........................................................................... 51
Ilustracin 6 Pirmide de Jerarquas Estratgicas (Koontz, 2013).................................... 59
Ilustracin 7- Organigrama Fundacin Mi Primera Huella Feliz (Fuente Propia)............... 65
INDICE DE TABLAS
Tabla 1- Clases de entidades sin nimo de lucro (Circular Tributaria No. 4131.4.22.2.-001-
2009, 2009)........................................................................................................................... 27
Tabla 2 - Matriz FODA (Fuente Propia) .............................................................................. 48
Tabla 3 - Equipamiento (Pg Web Localidad de Bosa) ....................................................... 40
Tabla 4 - Pasos para planificar (Koontz, 2013) .................................................................... 52
Tabla 5- Cmo Organizar (A.F.Stoner & Freeman, 1994)................................................... 54
Tabla 6 - Habilidades de un lder (Koontz, 2013) ................................................................ 55
Tabla 7 - Habilidades de un lder II - (A.F.Stoner&Freeman, 1994) ................................... 56
Tabla 8 - Formulacin de Metas (AF.Stoner& Freeman, 1994) .......................................... 58
Tabla 9 - Polticas (Koontz, 2013)........................................................................................ 63

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13
Introduccin
Las directivas de la Fundacin Mi Primera Huella Feliz objeto de estudio de este trabajo
de grado, carecen totalmente de conocimientos bsicos administrativos y contables que
guen la misin de la fundacin, es por eso que durante el desarrollo de este proyecto se
prende compartir los conocimientos adquiridos en la carrera para orientar a las directivas de
la Fundacin a implementar un sistema bsico administrativo y contable.
Como primera medida se realiz un diagnstico el cual permite evidenciar la carencia total
en estas reas, posterior mente se realiz un plan de trabajo sencillo que permitiera un
primer acercamiento con estas ciencias por medio de capacitaciones presenciales y de las
cuales se desarrollaron materiales como cartillas bsicas en un lenguaje bsico, sencillo y
enfocado a la Fundacin.
Finalmente el acompaamiento en la prctica permite a Mi Primera Huella Feliz tener por
lo menos un sistema organizado que le permite desarrollar con tranquilidad su objeto social
y a su vez el desarrollo de este trabajo de grado que ser la llave para obtener el ttulo
profesional.
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Ttulo del Trabajo
PLAN DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA BASICO ADMINISTRATIVO Y
Planteamiento del Problema
La Fundacin Mi Primera Huella Feliz se cre con el Nit. 900.540.651-6 el 26 de julio de
2012 y la misin registrada ante la cmara de comercio y sus estatutos es de fomentar la
creacin, fortalecimiento, el sano desarrollo y la consolidacin de una red de jardines
infantiles, comedores comunitarios de seguridad alimentaria, atencin a la tercera edad y a
personas en condicin de discapacidad, que generen atencin preferencial a estos en la
defensa de sus mnimos vitales, derechos constitucionales y legales. (Fundacin Mi
Primera Huella Feliz, 2012, pg. 1)
La principal debilidad de la fundacin se centra en la falta de conocimientos bsicos de
contabilidad y administracin, que no le permiten a su representante desarrollar el objeto
social de su fundacin y mucho menos consolidar planes estratgicos que la fortalezcan.
Adicionalmente cuenta nicamente con el apoyo del Banco de Alimentos y, carece de
informacin contable y procedimientos administrativos que soporten su quehacer, misin
que se ha propuesto en este trabajo de proyeccin social.
De acuerdo con la informacin recopilada en el diagnstico de ste trabajo y a la naturaleza
del presente proyecto, se encontr que la fundacin requiere fortalecimiento de la estructura

15
organizacional, ya que carece de un sistema de control administrativo y contable por un
lado, y por otro, es relevante la falta de informacin, capacitacin, conocimientos
administrativos, contables y tributarios bsicos, que afecta directamente su proceso de
gestin, resultados y crecimiento.
Formulacin del Problema
Cmo orientar un plan para la implementacin de un sistema bsico administrativo y
contable, con el fin de ser aplicado a la Fundacin Mi Primera Huella Feliz?
Resultados Esperados
Acadmicos
Aplicar de manera efectiva y responsable los conocimientos adquiridos para un mejor
desarrollo de la Fundacin Mi Primera Huella Feliz, lo cual permitir obtener el ttulo cmo
profesionales en Administracin de Empresas y Contadura Pblica.
Empresarial
Permitir que la Fundacin desarrolle su objeto social con la tranquilidad de llevar procesos
administrativos y contables adecuados a sus necesidades y, que a su vez, stos sean base
para su fortalecimiento
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Administrativo
Brindar herramientas y conocimientos bsicos de administracin que permitan a la
Fundacin estructurar su esquema administrativo y procedimental.
Contable
Brindar las herramientas suficientes para la implementacin de la contabilidad cmo un
sistema de informacin, que le permita tomar decisiones y llevar un control medible sobre
las mismas.
Objetivos
Objetivo General
Disear un plan que permita implementar un sistema administrativo y contable bsico en la
Fundacin Mi Primera Huella Feliz
Objetivos Especficos
1. Realizar un diagnstico que permita medir el estado actual de la Fundacin en
cuanto a los procesos administrativos y contables.

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2. Elaborar y analizar una matriz F.O.D.A que nos permita identificar la problemtica
actual y a partir de sus hallazgos, diagnosticar el problema de la Fundacin Mi
Primera Huella Feliz
3. Capacitar a su representante en temas contables y administrativos bsicos con el fin
de facilitar la implementacin del sistema bsico contable y administrativo en la
Fundacin.
4. Disear plan bsico administrativo que permita organizar y estandarizar los
procesos internos de gestin de la Fundacin Mi Primera Huella Feliz
contribuyendo a su buen desarrollo y crecimiento.
5. Elaborar un plan que permita a la Fundacin implementar un sistema de
informacin contable bsico que d cuenta de sus operaciones.
Justificacin y delimitacin del proyecto.
Para cualquier negocio en marcha es importante tener por lo menos bases
administrativas y contables que guen la misin de la fundacin. Mi Primera Huella Feliz
es una entidad sin nimo de lucro la cual vela por las personas menos favorecidas,
especialmente de los menores en primera infancia, la visin de fundacin segn su
Representante la Sra. Hilda Isabel es su objetivo convertirse en una fundacin slida que
pueda aportar en el crecimiento y el mejoramiento de la calidad de vida de la poblacin

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Colombiana. En la actualidad no cuentan con los suficientes recursos y, adicionalmente
carece de herramientas cognitivas en el campo de la administracin y la contabilidad, sin
embargo, su profesin de docente la ha llevado a sacar esta fundacin adelante.
La Fundacin Mi Primera Huella Feliz cuenta con un jardn liderado tambin por la seora
Hilda, donde sus estudiantes son de primera infancia y cuyos padres sean de escasos
recursos y madres cabeza de familia, este jardn le ha proporcionado la oportunidad de que
la comunidad de la localidad de Bosa conozca de su Fundacin y se acerquen a solicitar sus
servicios.
Para que la atencin a cada menor sea ms personalizada es importante identificar las
necesidades de cada padre de familia usuario del jardn, con el objetivo de brindar una
atencin adecuada y lograr la satisfaccin de los mismo teniendo en cuenta los aspectos
culturales, sociales y econmicos, que a menudo afectan directa o indirectamente el diario
vivir de la poblacin, en especial de aquellas que cuentan con pocos recursos.
Actualmente la Fundacin carece totalmente de estructura administrativa y contable, lo que
motiva a la Universidad de la Salle permitir que realicemos nuestro trabajo de campo con
dicha fundacin, as mismo es importante para sus directivos encontrar la forma de
fortalecer las tareas del quehacer diario; puesto que uno de los factores para el adecuado
funcionamiento de cualquier negocio es una organizacin por lo menos bsica
administrativa y contable.
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Por lo tanto la responsabilidad y el alcance de este trabajo es orientar a las directivas de la
Fundacin para que puedan realizar un plan que les permita implementar un sistema bsico
administrativo contable, por medio de los conocimientos y experiencias adquiridas a lo
largo de la carrera.
Justificacin Terica
La proyeccin de este trabajo se delimita bajo los conceptos bsicos administrativos y
contables basados en la ley 2649 de 1990 dentro de una estructura organizacional aplicada a
las fundaciones sin nimo de lucro; tambin, en las habilidades, conocimientos y
experiencias adquiridas a lo largo del estudio de las carreras de Contadura Pblica y
Administracin de Empresas con las que se puede opinar acerca de dichos procesos.
Teniendo en cuenta que la representante legal de la Fundacin Mi Primera Huella Feliz
carece de conocimientos administrativos y contables es de vital importancia poner a su
alcance los saberes bsicos adquiridos y desarrollados durante la carrera, con el fin de
culminar este proyecto exitosamente
Adicionalmente, la implementacin de este plan permitir que la fundacin desarrolle
estrategias administrativas que le permitan captar donantes, y as, aportar a la calidad de
vida de la poblacin menos favorecida de la comunidad de Bosa especialmente.

20
Justificacin Metodolgica.
La Fundacin Mi Primera Huella Feliz an no cuenta con infraestructura propia, por esta
razn actualmente funciona en una casa arrendada en la calle 67 sur No. 88 A 07 Barrio
Chico Sur, sus movimientos contables son llevados en un libro diario nicamente por lo
cual no es necesario realizar el desarrollo de nuestro proyecto nicamente en dichas
instalaciones.
La primera visita que realizaremos ser con el fin de mirar la infraestructura, los procesos
contables y administrativos, sus debilidades y fortalezas y la capacitacin del personal que
labora para la fundacin con el fin de diagnosticar la situacin actual y definir las
necesidades de la Fundacin nuestro proyecto y la segunda visita ser para verificar la
aplicacin de los procesos y su correcta implementacin.
El seguimiento del proceso se llevar a cabo en distintos lugares previo acuerdo con la
representante legal de la Fundacin, debido a que el xito del presente proyecto se centra en
la brindar las herramientas cognitivas que permitan implementar el plan que se va a disear
para mejorar el sistema administrativo y contable de la fundacin.
De acuerdo a lo anterior las capacitaciones son prioritarias, guas por escritos y trabajo en
equipo para cumplir con los objetivos.
Justificacin Prctica
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El diseo de un plan para que la Fundacin Mi Primera Huella Feliz pueda implementar un
sistema bsico administrativo y contable permitir analizar la informacin para desarrollar
estrategias que permitan la solucin de problema, tomar decisiones y mantener el negocio
en marcha. Adicionalmente permitir poner en prctica los conocimientos adquiridos a lo
largo de nuestros estudios universitarios.
Marco Referencial
Marco Terico
Para Koontz administrar es una de las actividades humanas ms importantes. Desde que
las personas empezaron a formar grupos para lograr metas que no podan cumplir como
individuos, la administracin ha sido esencial para asegurar la coordinacin de los
esfuerzos individuales (Koontz, 2008, p.4), este concepto es fundamental siendo el punto
de partida para para el planteamiento del plan de mejora administrativa del presente
trabajo y a partir del mismo entraremos a mencionar los conceptos sobre los cuales
fundamento dicho plan de mejora para la Fundacin Mi Primera Huella Feliz Como aport
personal para este concepto es el saber hacer a travs del conocimiento.
Como segundo concepto tomaremos la aplicacin del proceso administrativo a la
Fundacin Mi primera Huella Feliz en donde nos basamos en la importancia del proceso
administrativo y su aplicacin. Para Koontz el proceso administrativo es Un arte, es saber
cmo hacer las cosas a luz de la realidad de una situacin sin embargo los administradores
pueden trabajar mejor al utilizar el conocimiento organizado de la administracin
(Koontz, 2008, p.14). Para Stoner Administracin es el proceso de planear, organizar

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liderar y controlar el trabajo de los miembros de la organizacin y de utilizar todos los
recursos disponibles de la empresas para alcanzar objetivos organizacionales
establecidos.. Un proceso es una forma sistemtica de hacer las cosas, se habla de la
administracin como un proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean
cuales fueren sus aptitudes o habilidades personales desempean ciertas actividades
interrelacionadas con el propsito de alcanzar las metas que desean. (A.F.Stoner&Freeman,
1994).
Autores como Koontz afirman que las estrategias son la identificacin de objetivos a
cumplir y la adopcin de acciones con el fin de destinar recursos econmicos,
administrativos y humanos para el logro de las metas propuestas (Koontz, 2013).
Para Koontz La capacitacin y desarrollo de un administrador se debe basar en un anlisis
de las necesidades que se deriven de la comparacin del desempeo y el comportamiento
reales con el desempeo y el comportamiento requeridos (Koontz, 2013, p.256).
Es importante tener en cuenta un factor relevante que es la Motivacin, Termino general
que se aplica a todos los impulsos, anhelos, necesidades, deseos y otras fuerzas similares
(Koontz, 2013, p.282), y el proceso de capacitacin dentro de las organizaciones ya que
para este es un factor relevante ya que permite a los gerentes y funcionarios aprender
nuevos conceptos y reinventar los existentes. Para Chiavenato la capacitacin es El
proceso educativo de corto plazo, aplicado de manera sistemtica y organizada, por medio
del cual las personas adquiere conocimientos, desarrollan habilidades y competencias en
funciona de objetivos definidos (Chiavenato, 2007, p.386) estos factores mencionados son
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muy relevantes en la sociedad moderna ya que de que de ellos depende el surgimiento de
nuevos emprendedores que al aplicar su conocimiento sern gestores de la sociedad de
futuro.
A continuacin Koontz presenta una comparacin de dos teoras de la motivacin de los
autores Maslow y Herzberg
Teora de las expectativas de la Motivacin
Ilustracin 1 - Jerarquas de las necesidades de Maslow (Koontz, 2013)
Este diagrama nos permite identificar desde dos puntos de vista cuales son los factores
principales motivacionales para las personas y que las lleva a identificarse con su trabajo y
les hace ser ms productivos, el concepto de la motivacin es muy sensible ya que depende
de muchas variables internas y externas a la organizacin como por ejemplo la personalidad

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de los colaboradores, la posicin dentro de la organizacin y las situaciones cotidianas en
el desempeo de la labor- El comportamiento humano no es una cuestin simple, sino que
debe contemplarse como un sistema complejo de variables e interacciones en el que ciertos
factores motivadores son un elemento importante (Koontz, 2013, p.298).
Ahora bien, en cuanto a la contabilidad se refiere desde que el hombre se convirti en
sedentario, la contabilidad ha sido absolutamente necesaria para el control de los bienes y
el desarrollo econmico, es decir que la contabilidad es casi tan antigua como el hombre.
Para la edad antigua, por ejemplo existieron elementos suficientes que demostraron
actividades contables con instrumentos primitivos tales como tablas de barro, tablillas de
marfil y movimientos numricos. Hacia el ao 5400 A. de C. en la antigua Babilonia, ya se
realizaban movimientos bancarios y prstamos bajo intereses. Para la misma poca en
Egipto, los faraones deban registrar las entradas y gastos de sus soberanos y sobre los aos
2100 A. de C. el rey de Babilonia, Hammurabi realizaba la codificacin contable que
llevaba su nombre.
Las transacciones y movimientos contables han ido avanzando paulatinamente a lo largo de
la historia, y con el pasar de los aos se han creado entidades u organizacin de control que
velan por que dichas transacciones sean ejecutadas de la forma correcta y adecuada de
acuerdo a la legislacin de cada pas, ciudad o estado. Remontndonos nuevamente a la
antigedad, sobre el ao 594, bajo la legislacin de Salomn, se cre el primer Tribunal de
cuentas, destinado a encomendar a funcionarios, diversos servicios administrativos que
deban rendir cuentas anualmente (Sydney, Davidson&Roman). Para la edad media, se dio
el inicio a la creacin de la moneda de oro, y para los aos 1366 se muestra una
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contabilidad de partida doble, con su pionero Benedetto Cotrugli Rangeo nacido en
Dalmaci. Pero sin dudarlo, el ms grande autor de la edad moderna, fue Fray Lucas
Paciolo, quien considero que la contabilidad en su aplicacin requiere conocimiento
matemtico (Sydney, Davidson&Roman), y asevero conceptos de acreedor, deudor
movimientos de un negocio e inventarios, generando as para le edad contempornea la
creacin de escuelas dedicadas al estudio de las diferentes ramas contables.
La
Ilustracin 2: Historia de la Contabilidad Fuente: Historia de la Contabilidad- Imgenes evolucin Histrica
contabilidad a raz del surgimiento de la propiedad privada, se vuelve una herramienta
necesaria para evidenciar y obtener en cualquier momento informacin ordenada y
sistemtica sobre el movimiento de sus bienes.

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Como afirma Meigs Williams: la contabilidad no es un fin, sino ms bien un medio para
lograr un fin y de esta llegar a producto final, considerado como una buena toma de
decisiones de acuerdo a las respuestas que se obtengan.
Adicionalmente la Legislacin Tributaria Colombiana, establece que toda empresa, persona
natural o jurdica que se constituya como entidad, est obligada a cumplir con ciertos
parmetros tributarios y contables de acuerdo a su naturaleza, tipo, o finalidad. De la misma
forma, es sumamente importante que cada organizacin conozca con certeza sus
obligaciones o procesos con el fin de evitar inconvenientes, problemas, multas, sanciones y
hasta cierres temporales y permanentes.
Ahora bien, las entidades sin nimo de lucro se clasifican en:
Entidad Descripcin
Fundaciones * Su patrimonio se determina desde su constitucin
* Su periodo de duracin no tiene lmite, es decir es
indefinido
* Los fundadores directamente no pueden tomar la
decisin de disolverla
* Se pueden constituir por una o ms personas
* Su principal caracterstica como entidad sin nimo de
lucro, es que son un conjunto de bienes predeterminados
a fines sociales, donde no hay personas asociadas en

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estricto sentido.
Corporaciones o
asociaciones * No puede ser constituida por una sola persona
* Su vigencia es determinada de acuerdo a los estatutos
* Los asociados pueden tomar la determinacin de
disolverla
* Estas entidades se constituyen principalmente para
realizar actividades que se caracterizan por la
cooperacin, ayuda mutua o solidaridad, en beneficio de
Entidades del sector o sus asociados, de sus familiares, de las personas
asimilable relacionadas con estos y de la comunidad.
* Generalmente son cooperativas, fondos de empleados,
instituciones auxiliares del cooperativismo,
precoperativas, asociaciones mutuales y organismos
cooperativos de segundo o tercer grado
Tabla 1- Clases de entidades sin nimo de lucro (Circular Tributaria No. 4131.4.22.2.-001-2009, 2009)
Las entidades sin nimo de lucro, son entes jurdicos obligados a llevar contabilidadde
acuerdo al Decreto 2649 del 29 de diciembre de 1993 Artculo 2. Las entidades sin nimo
de lucro se incluyen dentro de las organizaciones que deben llevar contabilidad, aplicando
los principios de contabilidad generalmente aceptados, y el artculo 364 del Estatuto
Tributario, Las entidades sin nimo de lucro estn obligadas a llevar libros de
28
contabilidadregistrados y tener los respectivos libros contables registrados ante la Cmara
de Comercio o la DIAN segn corresponda, con el fin de que estos constituyan prueba de
su operacin.
El mismo estatuto en el artculo 772 tambin precisa: la contabilidad como medio de
prueba -Los libros de contabilidad del contribuyente constituyen prueba a su favor, siempre
que se lleven en debida forma y dichos libros de contabilidad, de acuerdo al el ttulo IV
del libro I, del Cdigo de Comercio deben:
1. Mostrar fielmente el movimiento diario de ventas y compras. Las operaciones
correspondientes podrn expresarse globalmente, siempre que se especifiquen de modo
preciso los comprobantes externos que respalden los valores anotados.
2. Cumplir los requisitos sealados por el gobierno mediante reglamentos, en forma que,
sin tener que emplear libros incompatibles con las caractersticas del negocio, haga posible,
sin embargo, ejercer un control efectivo y reflejar, en uno o ms libros, la situacin
econmica y financiera de la empresa.1
No obstante, no consiste nicamente en llevar una contabilidad general, lo ms importante
es que esta se realice de forma adecuada, y bajo los parmetros estipulados, pues no todo
registro contable, constituye prueba veraz y verificable, ya que estos nicamente son prueba
suficiente siempre y cuando renan los siguientes requisitos:
1
Decreto 2649 de 1993 artculos 772, Estatuto Tributario Colombiano
29
1. Estar registrados en la Cmara de Comercio o en la Administracin de Impuestos
Nacionales, segn el caso.
2. Estar respaldados por comprobantes internos y externos;
3. Reflejar completamente la situacin de la entidad o persona natural;
4. No haber sido desvirtuados por medios probatorios directos o indirectos que no estn
prohibidos por la ley;
5. No encontrarse en las circunstancias del artculo 74 del Cdigo de Comercio2.
De acuerdo a lo anterior, el inciso 2 del artculo 774, establece que la informacin contable
debe estar respaldada por los comprobantes internos y externos, dejando a la vista uno de
los principales problemas de la Fundacin en cuanto al mbito contable, la falta de soportes
contables verificables y comprobables dentro de la organizacin, pues el jardn debe llevar
la contabilidad de manera completa y concreta, cumpliendo primordialmente con la
informacin en los documentos exigidos.
Es importante tener en cuenta, que el manejo conciso y adecuado de la informacin
contable, facilita el buen manejo de los recursos financieros, teniendo en cuenta que la
contabilidad es un mtodo que brinda informacin financiera ms detallada y valiosa para
el negocio, el gobierno y las personas, porque permite evaluar situaciones pasadas y ayuda
a la administracin a preparar planes para el futuro por medio de las cuales pueden alcanzar
sus metas financieras3
2
Estatuto Tributario, artculo 774. Requisitos para que la contabilidad constituya prueba
3
Contabilidad/ Roy B. Kester. Espaa Labor.
30
Marco Conceptual
Administracin: Para Stoner Administracin es el proceso de planear, organizar liderar y
controlar el trabajo de los miembros de la organizacin y de utilizar todos los recursos
disponibles de la empresas para alcanzar objetivos organizacionales establecidos
(A.F.Stoner&Freeman, 1994).
Organigrama: Los organigramas son representaciones grficas de la estructura formal de
una organizacin, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerrquicos,
las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ella. Fuente: (Fayol, 1987)
Proceso Administrativo: Es un conjunto de fases y elementos de la administracin
aplicados de manera sistemtica con el fin de lograr los objetivos deseados
(A.F.Stoner&Freeman, 1994).
Planificacin: La planificacin es una forma concreta de la toma de decisiones que
aborda el futuro especifico que los gerentes quieren para sus organizaciones
(A.F.Stoner&Freeman, 1994)
Planificacin Estratgica: Planes diseados para alcanzar las metas generales de la
organizacin (A.F.Stoner&Freeman, 1994)

31
F.O.D.A: Es una herramienta de diagnstico que permite identificar las Fortalezas,
Debilidades, Amenazas y Oportunidades de una organizacin o entidad con el fin
determinar los puntos que requieren mayor trabajo y concentracin para su mejoramiento
as como identificar los puntos fuertes de la organizacin con el fin de potencializarlos y asi
facilitar el cumplimiento de los objetivos
Estrategia: Es buscar un plan de accin que permita desarrollar la capacidad competitiva
de una empresa con el fin de que a travs de su aplicacin se obtenga la articulacin de
todas sus actividades y su crecimiento con el fin de llegar a los objetivos establecidos
Liderazgo: Segn Koontz es el arte de influir en las personas de modo que se esfuercen de
manera voluntaria y entusiasta hacia el logro de las metas del grupo. (H.Koontz&H.
Weihrich, 2013).
Capacitacin Gerencial: Uso de programas en su mayora a corto plazo, que facilitan el
proceso de aprendizaje para ayudar a los administradores a hacer mejor su trabajo.
(Koontz, 2008, p.647).
Proyecto Educativo Institucional - PEI: Es la carta de navegacin de las escuelas y
colegios, en donde se especifican entre otros aspectos los principios y fines del
establecimiento, los recursos docentes y didcticos disponibles y necesarios, la estrategia
pedaggica, el reglamento para docentes y estudiantes y el sistema de gestin(Ministerio de
Educacin Nacional)
32
Contabilidad: El autor Ayaviri Garca Daniel, en su libro Contabilidad Bsica y
Documentos Mercantiles describe el Concepto de Contabilidad como: La Ciencia y/o
tcnica que ensea a clasificar y registrar todas las transacciones financieras de un negocio
o empresa para proporcionar informes que sirven de base para la toma de decisiones sobre
la actividad (Daniel). Ahora bien, segn el Instituto Americano de Contadores Pblicos
Certificados (AICPA ) la define como el arte de registrar, clasificar y resumir de manera
significativa y en trminos de dinero, transacciones y eventos que son en parte, por lo
menos, de carcter financiero e interpretar los resultados de estos
Uno de los objetivos de la contabilidad es proporcionar informacin confiable,
comprensible y til para la toma de decisiones (Willian W. Pyle, 1981) , ahora bien, la
creacin de un sistema bsico contable que permita mantener una informacin
permanentemente organizada, requiere como mnimo de entradas, proceso y salidas de la
informacin que la alimente de manera adecuada el sistema para garantizar un mejor del
mismo (Fainstein, Leyes, Lagua, Kohon, & Vzquez, 2002).
Entidades Sin nimo De Lucro:Juan Carlos Jaramillo en su libro Entidades sin nimo de
lucro cita el pronunciamiento del Consejo de Estado donde establece el criterio de lucro
o las finalidades del lucro no se relacionan, no pueden relacionarse con los utilidades
obtenidas, sino a la destinacin que se les d. , es decir que las utilidades del resultado
del ejercicio no deben ser cero sino que se deben destinar exclusivamente al desarrollo del
objeto social, o sea que no se pueden distribuir entre los socios.

33
Personas Jurdicas: El Cdigo Civil Colombiano las define como una persona ficticia,
capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones civiles, y de ser representada judicial y
extrajudicialmente. Las personas jurdicas son de dos especies: corporaciones y
fundaciones de beneficencia pblica. Hay personas jurdicas que participan de uno y otro
carcter.
Soportes Contables: Moreno en su libro de Contabilidad General, los describe como los
medios escritos con los cuales puede justificarse una transaccin u operacin comercial
realizada por el ente econmico (Moreno, 2011, pg. 360), es decir, que dan cuenta de
cada una de las operaciones realizadas.
Marco Institucional
Resea Histrica
La Fundacin Mi Primera Huella Feliz se constituy el 31 de mayo de 2012 bajo
documento privado y firmado por sus fundadores la Sra. Hilda Morales, Jonnathan
Azcarate, Carlos Azcarate, Jhoseph Azcarate y Janeht Morales, con el fin de contribuir de
buena f con el desarrollo socio-cultural de la comunidad, sin embargo, la falta de
conocimiento de los requerimientos de las entidades de apoyo y de los procesos que se
necesitan para llevar a cabo sus ideales, desistieron en el 2013 la mayora de los socios
quedando la Sra. Hilda Morales y la Sra. Janeht Morales trabajando por la comunidad
travs de un pequeo Jardn que les ha servido como sede de la Fundacin, no obstante, y a
pesar de sus esfuerzos la Fundacin no ha logrado consolidarse, meta que tienen estas dos
hermanas fijadas a un futuro prximo.

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Misin
Apoyar el desarrollo fsico, emocional educativo y cultural de la poblacin infantil de la
localidad quinta de Bogot, especialmente de Bosa la Libertad y sus alrededores con el fin
de contribuir en el mejoramiento de las condiciones socioculturales del sector y las buenas
relaciones entre las personas de la comunidad.
Visin
Ser una entidad consolidada y reconocida por la comunidad con alta presencia en el sector
siendo generadores de impactos positivos en el grupo social, resultado de la promocin y
realizacin de nuestros diferentes programas
Objetivos Institucionales.
Los principales objetivos Institucionales sern los siguientes:
Contribuir con el apoyo en la atencin en los procesos integrales de la poblacin infantil
ms vulnerable.
Contribuir al fortalecimiento de los procesos educativos y culturales de poblacin de
primera infancia e infancia en el sector de Bosa
Convocar, organizar y realizar eventos que rena a las entidades y componentes del sector
afectado con el propsito de respaldar algunas problemticas que se presenten en la
comunidad infantil del sector de Bosa.

35
Con el respaldo de la comunidad y de los diferentes entes competentes brindar seguridad
alimentaria a la primera infancia e infancia que se vincule con la Fundacin Mi Primera
Huella Feliz.
Gestionar con entidades pblicas o privadas proyectos, procesos actividades
interinstitucionales que ayuden a la poblacin vulnerable para el logro de los objetivos
especficos que tengan en comn.
Tipo de Investigacin
El tipo de investigacin a pesar de que se sugerirn algunos planes de mejoramiento para la
implementacin de un sistema bsico administrativo y contable es descriptivo ya que es de
carcter diagnstico y orientado a identificar las falencias dentro proceso administrativo y
contable de la Fundacin Mi Primera Huella Feliz, estas caractersticas segn Bernal
(Metodologa de la Investigacin) son propias de este tipo de investigacin.

36
|Macro variables.
Las macro-variables nos permiten identificar las caractersticas generales del sector en
donde se encuentra ubicada la fundacin Mi primera Huella Feliz as como las condiciones
socioeconmicas y socioculturales de la comunidad
Biofsicas del Territorio.
Caractersticas fsicas del lugar.
La Fundacin Mi Primera Huella Feliz se encuentra ubicada en la direccin calle 67
sur No. 88 A 07 Barrio Chico Sur, Ciudad, barrio Chico Sur, localidad nmero 7 de Bosa,
extremo suroccidental de la ciudad
A nivel espacial el proceso de expansin en Bogot sigui la direccin Norte Sur, pero
posteriormente se intensific hacia el Occidente, debido a la proliferacin de construccin
en terrenos aislados. Por tal motivo, los lmites de la ciudad se ampliaron y cuando Bogot
fue constituida como Distrito Especial (1954) se le anexaron los municipios de Bosa,
Engativ, Fontibn, Suba, Usaqun y Usme. Bosa es anexada al Distrito Especial de
Bogot mediante el Acuerdo 26 de 1972 se consolida como la localidad siete de la ciudad.
Luego, con el Acuerdo 14 del 7 de septiembre de 1983, se modifican sus lmites y se reduce
su extensin. Por el Acuerdo nmero 8 de 1993 se redefinen los lmites de la localidad,
dentro de los cuales se contemplan actualmente 280 barrios de los cuales el 63% ya estn
legalizados, el 23% se hallan en proceso y el 14% no presenta informacin al respecto.
Bosa est demarcada por los siguientes lmites: al Norte limita con la localidad de
Kennedy, a la altura del ro Tunjuelito; al Sur con Autopista Sur, hasta la calle 65J, con
37
Ciudad Bolvar y el municipio de Soacha. Al Oriente limita con el ro Tunjuelito y con la
localidad de Kennedy. Y al Occidente con toda la ribera del ro Bogot y con los
municipios vecinos de Soacha y Mosquera . Tiene una extensin total de 2.394 hectreas
(ha), de las cuales 508 ha., se clasifican como reas protegidas; la localidad de Bosa no
tiene suelo rural; adems, hace parte de uno de los asentamientos humanos ms extensos y,
quiz, con uno de los ms altos ndices de pobreza y marginalidad de la ciudad.
Bosa se ubica en la periferia sur de la ciudad, y presenta un territorio plano formado por
depsitos aluviales del ro Bogot y el ro Tunjuelo; la cuenca del ro Tunjuelo constituye el
espacio ambiental contenedor de cerca de dos millones y medio de personas de bajos
ingresos. Por otra parte, la cuenca del Tunjuelo ha sido receptora de los usos que generan
un mayor impacto ambiental: el relleno sanitario, la explotacin minera en ladera y en el
valle aluvial del Tunjuelo, las curtiembres en la zona de San Benito. Esta zona se constituye
en la zona de mayor exclusin de la ciudad y explicativa de las condiciones de segregacin
socio espacial. La parte occidental, correspondiente a la zona plana y parte baja de la
cuenca del ro Tunjuelo, presenta un amplio desarrollo y crecimiento en la localidad de
Bosa, con amenazas sobre el humedal de Tibanica. En Bosa, Bogot an dispone de
territorios para urbanizar, donde Metrovivienda ha desarrollado varios planes parciales.
En trminos fsicos, administrativos y polticos la localidad de tiene cinco UPZ: dos son
de tipo residencial de urbanizacin incompleta; una es de tipo residencial consolidado y dos
son de tipo desarrollo.

38
La UPZ Apogeo, ubicada al oriente de la localidad, con una superficie de 211 ha.
equivalentes al 8,8% del total del suelo de Bosa, es la menos extensa. El parque cementerio
Jardines El Apogeo le da su nombre, por estar localizado dentro de esa rea. Esta UPZ
limita al norte y al oriente, con el ro Tunjuelito; al sur con la avenida del Sur o autopista
Sur, y al occidente, con la avenida Bosa (lmite cementerio El Apogeo).
La UPZ Bosa Occidental est localizada en la parte centro norte de Bosa y tiene una
extensin de 430 ha. Esta UPZ limita, al norte, con la futura avenida Tintal (carrera 110
sur); al oriente, con la diagonal 48 sur, lmite administrativo para las localidades de
Kennedy y Bosa; al sur, con el ro Tunjuelito, y al occidente, con la futura avenida San
Bernardino (calle 82 sur).
La UPZ Bosa Central est ubicada en la zona centro sur de la localidad y es la ms
extensa, con un total de 715 ha. Esta UPZ limita al norte y al oriente, con el ro Tunjuelito
(lmite cementerio El Apogeo avenida Bosa); al sur, con la avenida Sur o autopista sur,
lmite con el municipio de Soacha hasta el humedal de Tibanica, y al occidente, con el
municipio de Soacha, futura avenida Circunvalar del sur.
La UPZ El Porvenir, localizada al noroccidente de Bosa, tiene una extensin de 461
ha. Esta UPZ limita, al norte, con el ro Bogot; al oriente, con el futuro canal Britalia
(costado sur parque Gibraltar); al sur, con la avenida Tintal (carrera 110 sur), y al
occidente, con la futura avenida Bosa (calle 59 sur).
La UPZ Tintal Sur est ubicada en la parte suroccidental de la localidad de Bosa y
tiene 577 ha. de extensin. Esta UPZ limita, al norte, con el ro Bogot; al oriente, con la
futura avenida Bosa (calle 59 sur); al sur, con la avenida Tintal
(carrera 110 sur), la futura avenida San Bernardino y con el ro Tunjuelito, lmite de
la UPZ por el costado occidental.

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Descripcin de la Poblacin.
Bosa tiene 546.809 (datos de la Encuesta de Calidad de Vida elaborada por el
DANE para 2007) habitantes que equivalen al 7,8 por ciento del total de Bogot, de los
cuales 283.947 son mujeres (51,9 por ciento) y 262.862 son hombres (48.1%)
Por otra parte, segn cifras de los respectivos Cabildos, la poblacin muisca de Bosa es
de 1.573 personas. En la localidad existen 129.811 viviendas que albergan a 137.351
hogares, con un promedio de 3,98 persona por hogar.En la actualidad, Bosa es la quinta
localidad con mayor poblacin del distrito.
En trminos de pobreza y calidad de vida, Bosa es la quinta localidad de Bogot, con
mayor nmero de personas con Necesidades Bsicas Insatisfechas (NBI), con 10.424
hogares en condicin de pobreza que equivalen al 7,6 por ciento y 418 en condicin de
miseria, esto es un 0,3 por ciento.De los 160.445 hogares residentes en la localidad de Bosa
el 100% (160.445) hogares tienen cubierto el servicio pblico de acueducto y recoleccin
de basuras, el 99,8% (160.183) los servicios de alcantarillado, en energa elctrica el 99,8%
(160.186) y el 92,5% (148.398) de los hogares tienen el servicio de gas natural.
Resumen de los equipamientos educativos, de salud y sociales:
El nmero de equipamientos de la localidad de Bosa, segn datos de la: SDP, Direccin de
Planes Maestro y Complementarios, Planes Maestro de equipamientos, Bogot D.C., 2006

40
y 2008. Inventarios previos de equipamiento de culto, administracin y educacin superior,
Bogot D.C., 2009 :
Sector Equipamientos
Bienestar social 430
Salud 27
Educacin 178
Cultura 41
Recreacin y deporte 2
Abastecimiento de alimentos 2
Administracin 2
Seguridad, defensa y justicia 12
Cementerios y servicios funerarios 5
Tabla 2 - Equipamiento (Pg Web Localidad de Bosa)
Mapa de la localidad de Bosa. Localizacin con respecto a Bogot Tomado de la pgina
de la Alcalda de Bosa
41
Vari
able
Soci
Eco
mic
as.
Ilustracin 3- Mapa Localidad de Bosa

42
Comportamiento econmico del sector.
En la visita realizada al sector en donde se encuentra ubicada la Fundacin mi
Primera Huella Feliz se observa a simple vista que hay una alta presencia de comercio
informal, es decir negocios con mltiples servicios como comidas en general,
supermercados, telefona, papeleras alimentos perecederos y no perecederos etc..
Segn un informe de composicin econmica por localidad del peridico el tiempo la
composicin econmica est representada de la siguiente manera
Ilustracin 4 - Composicin actividades econmicas - Bosa (pag web localidad de Bosa)
Emprendimiento en el sector:
En el ao en curso la alcalda Local de Bosa, desarrollar un proyecto que busca
promover y apoyar acciones dirigidas al emprendimiento de iniciativas productivas de
emprendedores, empresarios y organizaciones en condiciones de vulnerabilidad. Segn,
la alcaldesa local actual Diana Caldern Robles, el proyecto generar procesos de
fortalecimiento a microempresarios y organizaciones de emprendedores, con el
propsito de hacer ms eficiente, competitiva y dinmica su propuesta en el mercado,
incrementar su capital de trabajo e ingresos y, a la vez, generar empleos de calidad. Esta
iniciativa est dirigida a personas en condicin de desplazamiento

43
Tambin la comunidad de localidad cuenta con los beneficios que ofrece el fondo
emprender el cual otorga recursos a las personas que diseen un proyecto productivo que a
travs de su modelo econmico presente rentabilidad y generacin de empleo
Organizaciones Solidarias Gubernamentales
A travs de la Unidad administrativa especial de Organizaciones solidarias el gobierno
ofrece los siguientes modelos de organizacin:
Organizaciones Economa Solidaria
Cooperativas
Fondo de Empleados: Organizaciones de la economa solidaria, asociativas, de
derecho privado, sin nimo de lucro, constituidas por trabajadores dependientes,
subordinados y en general por aquellos que prestan servicios a la empresa sin
importar su tipo de contrato, que buscan el desarrollo integral de sus asociados a
travs de servicios principalmente de ahorro y crdito. Su objetivo principal es el de
propender por el bienestar de sus asociados, labor que lleva a cabo por medio de la
prestacin de servicios de ahorro, prstamos a bajos intereses y recreacin, entre
otros
Mutuales: Las Asociaciones Mutuales son organizaciones privadas sin nimo de
lucro que buscan fomentar la ayuda recproca entre sus miembros, satisfaciendo sus
44
necesidades mediante la prestacin de servicios que contribuyen al mejoramiento de
la calidad de vida de sus asociados. La ayuda mutua representa su razn de ser, son
la esencia misma de la solidaridad, donde sus asociados contribuyen entre todos
para suplir las necesidades de quien lo requiere; la contribucin econmica de cada
uno de los asociados no tiene carcter devolutivo y se constituye en un fondo comn
que entra a ser propiedad de todos
Organizaciones Solidarias de Desarrollo
Asociaciones: Son entes jurdicos y se conforman por un grupo de personas que
comparten un inters comn y se asocian para generar beneficios a un grupo
especfico. No tienen nimo de lucro.
Corporaciones: Es un ente jurdico que surge de un acuerdo de voluntades,
vinculados mediante aportes en dinero especie o actividad con el fin de obtener un
beneficio social al grupo o agremiacin.
Fundaciones: Son entes jurdicos que surgen de la voluntad de una persona natural o
jurdica que cuenta con un patrimonio representado en bienes o dineros
preexistentes para logar un objetivo que beneficia a una comunidad especfica o
comunidad en general. No tienen nimo de lucro.

45
Grupo de Voluntariado: Es una fuerza social solidaria cvica, que tiene por finalidad
desarrollar planes programas, proyectos y actividades de inters general
implementados por personas naturales o jurdicas, que ejercen su accin de servicio
a la comunidad en virtud de una relacin de carcter civil y voluntario.
Organismos Comunales: Es una expresin de la accin comunal cuyo propsito es
financiar sus programas en beneficio de la comunidad para promover un desarrollo
integral, sostenible y sustentable construido a travs del ejercicio de la democracia
participativa en la gestin de su propio desarrollo
Riesgos de la localidad de Bosa segn Fopae: (Fopae)
POR INUNDACIONES
La localidad de Bosa presenta aproximadamente un 5% de su rea en zona de amenaza alta
y un 40% en amenaza media por inundacin, debindose en su mayor parte por el
desbordamiento del ro Bogot
RIESGO SSMICO
En cuanto a instrumentacin ssmica la localidad de Bosa cuenta con una estacin de
acelergrafo ubicada en campo libre, del tipo digital con sensores triaxiales en superficie.
Situada en el Colegio Fernando Mazuera Villegas.
RIESGO TECNOLGICO
46
Tomando como referencia el nmero de empresas existentes y los productos que manipulan
el potencial de amenaza tecnolgica muestra los siguientes resultados: incendio representa
el 32%, derrames el 30%, explosiones el 20% y fugas el 18%.
Diagnstico Interno
Para la realizacin de este diagnstico acudimos a entrevistarnos con la Sra. Hilda Morales
quien es la representante legal de Fundacin Mi Primera Huella y a revisar algunos
soportes contables y que den cuenta de su estructura organizacional.
Dentro de los hallazgos encontrados encontramos por rea los siguientes:
Diagnstico administrativo:
1. Falencias en la redaccin de su marco Institucional y objeto social de acuerdo a los
requerimientos legales y constitucionales realizados por la alcalda.
2. No hay ningn proceso administrativo.
3. No se tienen las herramientas publicitarias que le permitan proyectar al mercado la
fundacin.
4. No tienen claras las funciones ni la conformacin de la estructura organizacional.
5. La formacin de su fundadora es netamente pedaggica.
6. Falta de recursos econmicos y de informacin de los organismos que pueden
suministrar a la fundacin dichos recursos a travs de donaciones.

47
Diagnstico Contable
De acuerdo a la informacin suministrada por la Representante Legal de la Fundacin Mi

Primera Huella Feliz, an no han declarado ningn impuesto y las transacciones realizadas
nicamente han sido con el Banco de Alimentos; los gastos los llevan mediamente en un
libro diario y no hay ningn soporte de ello, adicionalmente no han constituido una caja
menor y los ingresos que perciben son de algunas cuotas que dan los padres de
aproximadamente 25 nios que acuden a este servicio comunitario; a medida que van
llegando estos ingresos sin un documento formal, ms que una vale, se van cancelando los
gastos propios de su actividad diaria sin ningn comprobante ms que la anotacin en el
libro (sueldos diarios de tres colaboradores y gastos pequeos como mercado y papelera).
Este manejo es perjudicial para el desarrollo y crecimiento de la Fundacin ya que carece

de una estructura que NO permita que este dinero se convierta en dinero de bolsillo
La Fundacin cuenta con un equipo de cmputo que ser una herramienta para que lleven a
cabo el Plan de Implementacin del sistema bsico contable y en donde manejar dicha
informacin de manera organizada y junto con los soportes documentales llevar un control
adecuado de sus hechos econmicos.
Como primera medida se recomienda realizar la capacitacin a cerca de los documentos

contables y su conservacin y en segunda instancia su registro y control dentro del sistema.
En conclusin de acuerdo al anlisis de la informacin obtenida se evidencian:
1. Carencia de conocimiento bsico contable, administrativo y tributario.
2. Falta Control de Ingresos y Gastos.
3. No hay contabilidad.
4. No se tienen claros los derechos y obligaciones de la fundacin como persona jurdica.

48
F.O.D.A Anlisis y Estrategias
De acuerdo al anlisis de la informacin se pudieron identificar las diferentes variables las
cuales se exponen a continuacin y permitirn identificar la situacin actual de la fundacin
Mi Primera Huella Feliz
OPORTUNIDADES FORTALEZAS
O1 El sector requiere de establecimientos que presten servicios

de cuidado y educacin para los nios ya que ambos padres F1 - Tienen amplia experiencia en atencin a la poblacin Infantil
trabajan o son madres cabezas de hogar
O2 - El sector se encuentra en crecimiento F2 - Cuenta con el equipamento necesario para su funcionamiento
O3 - La Fundacin se encuentra ubicada en un sector comercial F3 - La Fundacin es conocida en el sector
O4 - Por su naturaleza puede lograr apoyo financiero con F4 - Las directrices son respetadas y queridas por su labor en la
entidades privadas y pblicas fcilmente comunidad
O5 - La zona se presta para desarrollar actividades que unan a la

comunidad
O6 - El alcance a la informacin y a la capacitacin hoy en da

est a la mano
AMENAZAS DEBILIDADES
D1 - Su infraestructura interna no es muy amplia, por lo que se

A1 - Aumento de Competencia en el sector deben, por el momento limitar demasiado en el nmero de personas
al prestar sus servicios
D2 - Carecen de conocimientos bsicos Contables y Administrativos,

A2 - Competencia de precio en el mercado la formacin de sus fundadores y colaboradores es netamente
pedaggica.
A3 - Perder credibilidad como Fundacin D3 - No tienen imagen corporativa.

D4 - No tienen estructura ni un plan estratgico de accin clara para
cumplir con su misin.
D5 - No son organizados con el manejo del dinero, no llevan un
registro adecuado de su uso y no tienen ningn tipo de archivo
D6 - No tienen claro sus responsabilidades tributarias.
Tabla 3 - Matriz FODA (Fuente Propia)
Las variables identificadas en la matriz estn afectando el crecimiento, consolidacin y
capacidad de cubrimiento as como el cumplimiento de la normatividad tributaria y legal
que aplica para este tipo de entidades; esto representa gran riesgo para cualquier entidad ya
que puede acarrear prdidas econmicas por falta de control de ingresos y egresos lo que
49
est directamente relacionado con la rentabilidad de la organizacin as como multas y
sanciones e impedir que la Fundacin se pueda vincular a los diferentes programas que
ofrecen los entes gubernamentales.
Sin embargo el fin de este anlisis es crear estrategias que permitan a la Fundacin Mi
Primera Huella Feliz mejorar su funcionamiento, de aqu se concluyeron las siguientes:
ESTRATEGIAS FO ESTRATEGIAS DO
FO 1 - Aprovechar el alto porcentaje de familias quienes

tienen nios para prestarles sus servicios, para lograr esto es
DO 1 - Solicitar a las juntas y entes gubernamentales espacios
necesario hacer visible la fundacin por medio de las mismas
para atender a ms poblacin
personas que actualmente se benefician de ella, por la
internet, con ms publicidad.
FO 2 -Solicitar el apoyo financiero o donaciones de los

DO 2 - Tomar capacitaciones en temas contables y
comerciantes del sector teniendo en cuenta que aportar
administrativos por internet (Sena, info en general)
bienestar y mejorar la calidad de vida de sus habitantes.
FO 3 - Motivar a la comunidad a que se una a una buena DO 3 - Buscar apoyo en los conocimientos que la comunidad
causa. misma le quiera brindar
DO 4 - Para obtener los elementos necesarios para la
FO 4 - Mostar los resultados obtenidos a la comunidad por los
organizacin podra obtener algunos descuentos por parte de
proyectos sociales realizados y su impacto.
los comerciantes de la zona.
ESTRATEGIAS FA ESTRATEGIAS DA
DA 1 - Con los conocimientos adquiridos en las
FA 1 - Fortalecer su imagen corporativa ante la comunidad capacitaciones elaborar planes de accin que les permitan
ser competentes en el mercado
FA 2 - Utilizar las ayudas econmicas y su naturaleza para DA 2 - Organizar sus procesos contables para saber el estado
ofrecer un servicio de calidad y al alcance de las personas financiero de la Fundacin y poder aprovechar sus recursos al
menos favorecidas del sector mximo
DA 3 - Capacitarse en temas gerenciales y de administracin
que basados en los recursos que posean tomar decisiones de
planeacin estratgica.
Tabla 4 - Estrategias (Fuente Propia)
50
Propuesta De Implementacin Del Sistema Bsico Administrativo Y Contable
Propuesta a nivel Administrativo
La siguiente propuesta administrativa tiene como objeto dar una explicacin de los
conceptos principales a manera de instructivo as como el desarrollo de los mismos y as
sugerir el plan de mejoramiento con el fin de que la gerencia de Mi Primera Huella Feliz
pueda implementarlos y comprender la importancia de estos elemento para una buena
administracin de la Fundacin.
Proceso Administrativo
El proceso administrativo forma parte fundamental de la organizacin ya que permite un
control integral eficiente y eficaz y todos los elementos es por esta razn que consideramos
de vital importancia suministrar estos conocimientos bsicos a la directora de la
fundacin y con esto facilitando su proceso de aplicacin con el fin de obtener procesos
ms organizados, eficientes y eficaces, a continuacin mostramos un diagrama que permite
identificar elementos que hacen parte del proceso administrativo y que deben funcionar de
manera sistemtica e integral

51
ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Ilustracin 5(A.F.Stoner&Freeman, 1994)
A continuacin describimos los elementos parte del proceso administrativo los cuales
consideramos de gran importancia y que sugerimos se apliquen en la gestin de la
fundacin:
Planificacin
Proceso que permite establecer acciones y metas por anticipado las cuales estarn
orientadas a alcanzar los objetivos propuestos por la organizacin, Planificar implica pensar
52
con anticipacin en sus metas y objetivos y de acuerdo a esto encaminar las acciones
esfuerzos y estrategias de la gerencia y de los colaboradores de acuerdo a esto.
Los siguientes conceptos pueden apoyar el proceso de planificacin que la Fundacin Mi
Primera Huella Feliz debe implementar:
CONCEPTO DESCRIPCIN
Pasos para planificar
Estar atentos a las oportunidades: Se refiere a conocer las oportunidades
que se ofrecen en el ambiente externo y internos de la organizacin(
Establecer objetivos: Los objetivos deben ser a largo y a corto plazo y los
mismos especifican los resultados esperados
Desarrollar premisas: Son suposiciones sobre en donde se derrollara el plan,
como por ejmplo el sector, los productos a ofrecer, los costos, impuesto y
Planificacin
politicas fiscales
Determinar cursos alternativos y evaluarlos: Buscar y examinar las
alternativas y evaluar su nivel de retabilidad o conveniencia para la
organizacin
Selecionar una linea de accin:Tomar la decisin de Implementacin del
plan
(Koontz, 2013)
Tabla 5 - Pasos para planificar (Koontz, 2013)
En el proceso administrativo se debe tener en cuenta el establecimiento de los siguientes
objetivos
Objetivos Financieros: Resultados enfocados en mejorar el desempeo financiero de la
compaa.
Objetivos estratgicos: Resultados enfocados en mejorar la competitividad y su posicin
de negocios a largo plazo.

53
Los planes estratgicos para la fundacin son:
Implementar el PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL PEI, exigido por
el Ministerio de Educacin Nacional en el trmino de (1) ao.
Redistribuir la planta fsica del Jardn con el fin de obtener mayor provecho de los
espacios y prestar los servicios adicionales en el trmino de (1) ao.
Realizar la legalizacin de la licencia de construccin de la edificacin en donde
funciona actualmente la Fundacin Mi Primera Huella Feliz, con el objeto de
acceder a los beneficios que otorga la alcalda en el trmino de (1) ao.
Implementar los procesos administrativos y contable con el fin de dar cumplimiento
a todos los requisitos legales exigidos por los entes reguladores de las actividades
comerciales as como tener una administracin eficiente y eficaz de los recursos en
el trmino de (6) meses.
Disear nuevos servicios que beneficien a la comunidad y que permitan mayor
captacin de recursos en pro del crecimiento de la Fundacin Mi Primera Huella
Feliz en el trmino de (6) meses.
Procurar acceder a programas de capacitacin que permitan desarrollar las
habilidades gerenciales y administrativas en el trmino de (6) meses.
Buscar apoyo financiero o mobiliario de entidades privadas o pblicas en el
trmino de (6) meses.
Organizacin
Es el proceso para encadenar sistemticamente los procesos, las tareas, las actividades,
responsabilidades y cargos con el fin de alcanzar los objetivos propuestos

54
A continuacin desglosamos los componentes del concepto:
CONCEPTO DESCRIPCIN
Para que Organizar:
Para estructurar los elementos que corresponden a mecnica
administrativa.
Ayuda a definir cmo deben ser las funciones, jerarquas y actividades
Organizacin Ayuda a definir las funciones, niveles o actividades que se deben
estructurar enfocadas al futuro inmediato o de largo plazo
Ayuda a definir concretamente cmo y quin va a hacer cada actividad y cul
es el cargo a designar
Tabla 6- Cmo Organizar (A.F.Stoner&Freeman, 1994)
Se sugiere la aplicacin del concepto de organizacin a la Fundacin Mi Primera Huella
Feliz de la siguiente manera:
Definir la estructura Organizacional a nivel de cargos y responsabilidades
Definir las funciones y tareas especficas por cargo y la jerarqua de reporte con el
fin de realizar la estandarizacin de procesos
Definir el manual de funciones con el fin de hacer la ejecucin de las tareas ms
exactas y estandarizadas
55
Direccin
Es el elemento de la administracin en el que se logra la realizacin efectiva de lo
planeado, implica dirigir, guiar, encaminar y motivar los esfuerzos de las personas de la
organizacin con respecto a las actividades asignadas y el logro de las tareas encargadas
La direccin es el elemento fundamental ya que est encaminado a obtener los resultados
de las metas establecidas ya que sirve de gua, lineamiento y apoyo para los colaboradores.
Tambin tiene que ver con la capacidad que tiene un lder para encaminar y convencer a los
colaboradores para el cumplimiento de las tareas asignadas y as mismo los objetivos de la
organizacin.(Koontz, 2013)
El liderazgo est compuesto por cuatro elementos que se describen a continuacin y que
son claves para ser un buen lder, y que describimos con el propsito de dar herramientas a
la gerencia de Mi Primera Huella Feliz:
CONCEPTO DESCRIPCIN
Habilidades de un lider
La capacidad de ejercer el poder de manera eficaz y responsable
La capacidad de entender que los motivos de los seres humanos varan con
el tiempo y las situaciones
Liderazgo
La habilidad para inspirar
La capacidad de cultivar un ambiente propicio para inducir esos motivos y
sus respuestas
(Koontz, 2013)
Tabla 7 - Habilidades de un lder (Koontz, 2013)
Los elementos de direccin y liderazgo mencionados anteriormente describen solo algunas
herramientas que la Gerente de la fundacin Mi Primera Huella Feliz puede implementar,

56
tambin se sugiere acceder a capacitaciones Relacionados a travs del SENA o otras
entidades de bajo costo.
Control:
Se refiere a realizar el seguimiento a travs de evaluacin de gestin y resultados con
respecto a los planes propuestos inicialmente
A continuacin se describen tres elementos principales del Control que darn inicios
bsicos a la Fundacin mi primera Huella Feliz:
CONCEPTO DESCRIPCIN
Habilidades de un lider
Establecimiento de normas y lineamientos a seguir
Establecimiento de puntos de control del desempeo financiero, ingresos,
egresos y utilidades
Establecimiento de indicadores y medicin de impactos los cuales deben
Control estar relacionados con las metas y resultados esperados
De acuerdo a los resultados tomar los correctivos necesarios cuando se
encuentren diferencias de la planeacin vs. los resultados esperados
Deben establecerse criterios para el establecimiento la evaluacin de cada
una de las metas y objetivos planteados
Tabla 8 - Habilidades de un lder II - (A.F.Stoner&Freeman, 1994)
Se sugiere la aplicacin del concepto de Control a la Fundacin Mi Primera Huella Feliz de
la siguiente manera:
De acuerdo a la planificacin definida establecer el nivel de cumplimiento de cada
meta de acuerdo a l tiempo establecido inicialmente.

57
Establecer indicadores que permitan controlar el presupuesto vs. Los gastos
mensuales
De acuerdo al plan educativo por grado establecido a cada docente, definir los
indicadores de cumplimiento de la programacin vs. los tiempos establecidos de
ejecucin segn el ao lectivo.
Una vez identificados, descritos y sugeridos los conceptos de los elementos del proceso
administrativo la Fundacin Mi Primera Huella Feliz puede realizar la planeacin
estratgica aplicando los siguientes conceptos
Planificacin estratgica
La planificacin Estratgica es de vital importancia para la fundacin ya que le permitir
establecer metas, canalizar esfuerzos hacia un objetivo, tomar decisiones a largo y corto
plazo, evaluar los avances de los objetivos ya trazados y los futuros, tambin permite fijarse
nuevos desafos
A continuacin se detallan algunas herramientas claves que permitirn identificar las
etapas de la planificacin estratgica:

58
CONCEPTO DESCRIPCIN
Formulacin de metas
Identificacin de los actuales objetivos y estrategias.
Anlisis ambiental.
Anlisis de los recursos.
Planificacin Identificacin de oportunidades estratgicas y riesgos.
Estrategica Determinacin del grado de cambio Estratgico requerido.
Toma de decisiones estratgicas
Puesta en prctica de las estrategias.
Medicin y control del progreso.
Tabla 9 - Formulacin de Metas (AF.Stoner&Freeman, 1994)
Segn Koontz las estrategias estn dadas de acuerdos al tipo de empresa para la cual se
estn definiendo, y estn enfocadas principalmente a las reas de la organizacin que
implican crecimiento para la organizacin, que por ejemplo son: Estrategias de finanzas,
Organizacin, personal, relaciones pblicas, productos o servicios y marketing; el autor
menciona dos de ellas:
Estrategias de Productos o Servicios:
Las preguntas que la organizacin debe hacerse segn Koontz para la definicin de las
estrategias de producto o servicio:
Cul es nuestro negocio?
Quines son nuestros clientes?
Qu quieren nuestros clientes?
Cunto compraran nuestros clientes y a qu precio?
Deseamos ser un lder del producto?

59
Cul es nuestra ventaja competitiva?
Deseamos desarrollar nuevos productos propios?
Qu ventajas tenemos al atender necesidades de los clientes?
Ilustracin 6 - Pirmide de Jerarquas Estratgicas (Koontz, 2013)
Como lo vimos anteriormente, lo definido por el autor es de suma importancia para el
planteamiento de las estrategias de la Fundacin Mi Primera Huella Feliz ya que
suministra elementos que permiten identificar el entorno interno y externo de la
organizacin y de acuerdo a esto se facilita el planteamiento de las estrategias. De acuerdo

60
a lo anterior y al anlisis realizado en la Matriz F.O.D.A se sugieren los siguientes Planes
estratgicos para la Fundacin Mi Primera Huella Feliz:
Aplicacin del plan administrativo y contable sugerido en el presente trabajo:
A travs del desarrollo del modelo administrativo y contable bsico la Fundacin
puede identificar sus costos, gastos y utilidades lo que le permitir ver el
rendimiento y rentabilidad de sus recursos de acuerdo a lo siguiente:
Implementar los procesos contables bsicos y regulatorios con el fin de tener un
control de ingresos, egresos, gastos y utilidades as como cumplir con la
normatividad legal vigente
Implementar el proceso de control administrativo
1. Implementacin de nuevos servicios:
La Fundacin Mi primera Huella Feliz ya conoce el mercado del sector y conoce
las necesidades del mismo, puede implementar nuevos servicios buscando
financiacin a travs de solicitud de prstamos preferenciales a bajas tasas de inters
Dentro de los nuevos servicios identificados y alineados a la Misin que reposa en
el registro de cmara y comercio La Fundacin Mi Primera Huella Feliz puede
ampliar su protagonismo en el sector de Bosa Prestando los siguientes servicios

61
Prestacin de servicio en actividades ldicas bsicas que le permitan a la

comunidad obtener beneficios:
Adultos:
Manualidades como Bisutera, Figuras en Porcelanicrn, Tcnicas en madera
Country
Jvenes:
Guitarra, Cantos, danza
Servicio en Asesora y apoyo de tareas
Las anteriores actividades representen un gran beneficio para la Fundacin ya que permite
cumplir con su misin social y obtener recursos de financiacin; para la comunidad
representa gran beneficio ya que permite aprovechar tiempos de ocio y convertirlos en
factores que le permitirn obtener invertir su tiempo sanamente en la realizacin de labores
productivas
Cumplimiento de Normatividad (licencia de funcionamiento):
Regularizar la licencia de construccin de la edificacin en donde funciona La Fundacin
Mi primera Huella Feliz con el fin de poder obtener los beneficios que la alcalda ofrece as
como poder ampliar los servicios que actualmente se prestan, lo anterior teniendo en cuenta
62
que ya se tiene el equipamiento necesario y se conoce el mercado, para la prestacin del
servicio
Estrategias de Marketing
Definir la imagen corporativa y divulgarla
Penetrar en el mercado con nuevos Servicios que aporten beneficio tanto para la
Fundacin Mi primera Huella Feliz como para la comunidad
Polticas
Para Koontz las polticas Son declaraciones o comprensiones generales que guan el
pensamiento de los gerentes en la toma de decisiones.(Koontz, 2013, p. 104)
Las polticas definen un rea dentro de las cuales se debe tomar una decisin y asegurar que
sea congruente con un objetivo y contribuya a alcanzarlo de la mejor manera
La organizacin debe definir detalladamente y por escrito las polticas organizacionales y
procurar que los colaboradores las conozcan
Una adecuada definicin de las polticas permitir:

63
CONCEPTO DESCRIPCIN
Agilizar el proceso de toma de decisiones y garantizar que las mistas sean
concordantes y consecuentes con las polticas organizacionales.
Facilitar la descentralizacin al suministrar los lineamientos a niveles
intermedios de mando de la organizacin con el fin de que los gerentes y
directores puedan actuar de acuerdo a lo establecido
Politicas Servir de base constante y efectiva revisin
Las polticas proporcionan un panorama general de accin para los diversos
asuntos organizacionales
Las polticas tambin son tiles para disear y sugerir lineamientos para el
trato y proteccin a los colaboradores
(Koontz, 2013)
Tabla 10 - Polticas (Koontz, 2013)
De acuerdo a los conceptos analizados sugerimos las siguientes polticas para la fundacin
Mi Primera Huella Feliz:
Nuestro compromiso es de servir de manera responsable y comprometida a los
nios y sus familias prestando un servicio educativo de alta calidad enmarcado en
los derechos fundamentales de la primera infancia y las exigencias del Ministerio de
Educacin Nacional.
Propiciamos el desarrollo integral de los nios a travs de la implementacin del
plan educativo permitiendo desarrollar sus habilidades y destrezas.
Garantizamos un programa de alimentacin que cumpla con los estndares
nutritivos establecidos a los nios por el Ministerios de salud y con el aporto del
Banco de Alimentos
64
A travs de los programas de capacitacin establecidos brindar apoyo a los jvenes
y madres cabeza de hogar con el fin de que puedan hacer uso de su tiempo libre as
como obtener ingresos adicionales que permitan mejorar su calidad de vida
Organigrama
A continuacin detallamos el organigrama sugerido para la Fundacin Mi Primer Huella
Feliz, esto teniendo en cuenta que actualmente la Organizacin no cuenta con este
esquema y adicionalmente la Fundacin se encuentra en proceso de crecimiento y
consolidacin por lo cual realizamos una estructura sencilla, acorde a los requerimientos
iniciales y con el estado actual de la organizacin

65
Ilustracin 7- Organigrama Fundacin Mi Primera Huella Feliz (Fuente Propia)
Motivacin
Consideramos importante tambin mencionar la Motivacin como parte importante es
porque es requerido este elemento tanto a nivel gerencial como de los colaboradores, esto
teniendo en cuanta que la Fundacin Mi Primera Huella Feliz tiene un gran potencial ya
que conoce el mercado y cuenta con la experiencia en el desempeo de la operacin por lo
que es necesario que existan elementos motivadores que permitan continuar con el proceso
de consolidacin y crecimiento.
66
Desde el punto de vista administrativo es lograr que a travs de los comportamientos y
acciones de los administradores se motive e induzca a los colaboradores a realizar acciones
en pro de los objetivos y ayuden con su trabajo y actitud a mejorar y optimizar resultados.
Necesidades de capacitacin de la Fundacin Mi Primera Huella Feliz
Las necesidades de capacitacin se determinan a partir de un anlisis de los procesos y
gestiones actuales que tiene la empresa y de acuerdo a la planeacin se identifica cuales son
las necesidades que deben ser cubiertas y los conocimientos especializados requeridos.
Consideramos importante que la Fundacin Mi Primera Huella Feliz pueda lograr las metas
propuestas, para lo cual es importante adquirir habilidades gerenciales que le permitan
identificar las necesidades de capacitacin para poder administrar de manera eficiente y
eficaz, para esto a continuacin detallaremos los enfoques del proceso de capacitacin
descrito por Koontz en su libro Enfoques de Administracin (2013)
Proceso de Capacitacin y desarrollo de un administrador
A continuacin damos algunas aspectos claves y relevantes que permitirn a la gerencia de
la Fundacin Mi Primera Huella Feliz identificar las necesidades de capacitacin.
Puesto actual: Con base en el anlisis del estado actual se identifican las necesidades y los
mtodos de capacitacin requeridos para superar las deficiencias
Rotacin de puestos: El objetivo de la rotacin de puestos es ampliar el conocimiento de
los colaboradores; para la fundacin Mi Primera Huella Feliz se aplicara este concepto en
67
la rotacin de las profesoras de cada curso con el fin de diversificar los conocimientos y
habilidades de cada docente.
Siguiente puesto: Se identifican las necesidades de capacitacin, Se comparan las
capacidades actuales, se comparan con las requeridas en el prximo puesto(para nuestro
anlisis no ser un puesto de trabajo sino el perfeccionamiento de las habilidades
gerenciales).
Necesidades futuras: Las Organizaciones progresivas van un paso ms all en su enfoque
de capacitacin y desarrollo; se preparan para un futuro ms distante (Koontz, 2013,
p.257). Este punto es de vital importancia para la Fundacin Mi Primera Huella Feliz ya
que esto es exactamente lo que se requiere preparase para el futuro, el mercado y su
competencia y el crecimiento que la gerente espera tener, esto incluye prepararse y
adaptarse a nuevas tecnologas y usarlas a favor, como por ejemplo, Publicidad
electrnica, implementacin de programas educativos a travs de la Tecnologia que en el
caso de la Fundacin puede lograse a travs de la financiacin externa en sistemas sencillos
como tabletas, Nintendo wii con un enfoque ldico; Po ltimo mencionamos la Capacin
Virtual a travs del S.E.N.A.(segn el autor toda empresa debe adaptarse rpidamente en
los negocios electrnicos y capacitacin virtual), esta aplica tanto para la gerencia como
para los colaboradores y puede resultar muy favorable y con bajo costo.
Una vez identificadas estas variables se podrn identificar la gerencia de Mi Primera Huella
Feliz podr determinar las necesidades de capacitacin a nivel directivo y de los
colaboradores; desde el punto de vista de asesora sugerimos los siguientes cursos virtuales
del S.E.N.A. disponibles en la pgina

68
http://sena.blackboard.com/webapps/portal/frameset.jsp a continuacin mencionamos
algunos que pueden ser de inters:
REA CONTABILIDAD Y FINANZAS:
Curso Contabilidad en las organizaciones
REA DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO:
Curso Formulacin de planes de negocio
REA FINANZAS Y GESTION ADMINISTRATIVA:
Planeacin y organizacin del trabajo en el nivel gerencial
Trmites legales para la constitucin de una empresa
Ctedra virtual de pensamiento empresarial(incluye tres mdulos)
Propuesta a Nivel Contable
Para que las directivas de la Fundacin Mi Primera Huella Feliz logren planear e
implementar un sistema bsico de informacin contable que les permita tomar decisiones y
mantener su informacin financiera teniendo en cuenta que su conocimiento contable es
nulo se propone:
1. Adquirir conocimiento acerca de la importancia de los soportes contables, su

organizacin, diligenciamiento, archivo y preservacin como quiera que estos
documentos son la fuente de alimentacin de su contabilidad.
2. Registrar de manera cronolgica y adecuada los hechos revelados por dichos
documentos contables.
69
3. Capacitarse en nociones de realizacin de estados de resultados y balances
inicialmente.
Soportes Contables.
Para implementar este sistema bsico de contabilidad es de vital importancia la

organizacin y control de los soportes contables, que son aquellos que darn cuenta de las
transacciones realizadas.
Por lo anterior recomendamos comenzar a realizar los documentos pertinentes para cada
hecho econmico y llevar control de los mismos por medio de un archivo que permita la
direccin de la entidad y la claridad de informacin para los entes gubernamentales
competentes y permitir una evaluacin continua en sus costos con el fin de minimizarlos y
optimizar los recursos.
Teniendo en cuenta que La Fundacin cuenta con un equipo de cmputo este se debera
usar como un medio para llevar sus registros y poder implementar el sistema bsico
contable objeto de este proyecto.
En el computador se manejar dicha informacin de manera organizada y junto con los
soportes documentales llevar un control adecuado de sus hechos econmicos.
Como primera medida comenzamos entonces con la definicin de los principales soportes
contables su uso y en segunda instancia su registro y control dentro del sistema.
Capacitacin Soportes Contables.
Se brind una capacitacin a la Seor Hilda Morales donde se inform la importancia de

los documentos contables y se especificaron los soportes mnimos que debe manejar y que
de acuerdo al cdigo de comercio conservarse por lo menos 10 aos ( art. 60 )
70
Se recomienda por lo menos realizar y llevar control de los siguientes soportes:
Recibo de Caja: Se deben registrar todos los ingresos recaudados y/o donados y
discriminar de manera detallada la causa de dicho ingreso, puesto que esta fundacin
especialmente se enfocara a las donaciones y aportes alcuotas de las personas que tengan
capacidad de pago y necesiten acceder a este servicio.
Modelo Recibo de Caja: Ver Anexo 1.
Diligenciamiento del Recibo de Caja: Para diligenciar el recibo de caja,

debemos tener en cuenta:
Nmero consecutivo del recibo.
Ciudad y fecha.
Nombre y nmero de identificacin de la persona o empresa de quin recibe

el ingreso.
Direccin de la persona o empresa quien hace el pago
Valor del pago recibido en nmeros
Valor del pago recibido en letras
Concepto detallado y motivo por el cual se recibi el pago
Se indica el cdigo del PUC (Plan nico de Cuentas)
Se indica el valor por el cual se recibe el pago
Firma de la persona que recibe el pago y sello, es decir de la Fundacin Mi
Primera Huella Feliz.
Nota:El fin de la cuenta contable es facilitar el registro y mecanizar la

contabilizacin del mismo.
Documento Equivalente Factura: Es un soporte contable, a pesar de que la

Fundacin no es responsable de Iva, es importante que registre las donaciones y
71
soporte a sus donantes dichos aportes y llevar un control de las mismas, ya que por
su naturaleza los ingresos percibidos debern ser utilizados exclusivamente para el
desarrollo de su objeto social.
Modelo creado Documento Equivalente:Ver Anexo 2
Diligenciamiento del documento equivalente: En el diseo de este modelo se

deben diligenciar:
En el encabezado se colocan los datos ms importantes de la Fundacin
como razn social, direccin y Telfono, especificar que es una Entidad sin
nimo de Lucro.
El consecutivo del documento
Ciudad y fecha
Nombre y nmero de identificacin de la persona o empresa quien realiza la
donacin
Valor del aporte o donacin en nmeros y posteriormente en letras.
Concepto y motivo del aporte
Firma y cedula de ciudadana del representante legal de la Fundacin, en
este caso la Sra. Hilda Morales.
Nota: Luego de realizado el documento se debe registrar para realizar el control de

dichas percepciones de dinero junto con el recibo de caja.
Comprobante de egreso: Soporta las erogaciones de dinero ya sea en cheque,

efectivo o transferencias. Este recibo la Fundacin lo utilizar para soportar el pago
de los colaboradores y dems gastos carentes de control.
Modelo comprobante de egreso: Ver Anexo 3
Diligenciamiento de un comprobante de egreso:En el diligenciamiento del

comprobante de egreso se debe tener en cuenta:
72
En la parte posterior del comprobante, se ingresan los datos de la persona
beneficiaria del pago, el nombre completo, la fecha y el valor girado o
entregado
En la parte superior derecha, se coloca el nmero del comprobante de
manera consecutiva
En la parte central se indica el concepto del pago y la forma como se realiz
el pago especificando en caso de cheque el nmero del mismo
Como dato informativo y con el fin de facilitar la contabilizacin de los
pagos por parte del rea contable, se deben indicar las cuentas contables del
PUC que se afecten con dicha cancelacin.
Se indica el valor de los totales
En la parte inferior se indica el nombre de la persona que elabora el
comprobante de egreso
Finalmente, firma, nmero de cdula, nombre y sello de la persona y/o
entidad que recibe el pago.
Nota: Todos los pagos hasta ahora realizados por la Fundacin se han realizado
en efectivo, para lo que se recomienda hacer uso de la cuenta corriente. Sin
embargo, la indicacin de cheques y cuentas bancarias afectadas es importante
en el evento que realizaren las transacciones por este medio (pago con cheque)
Apertura Caja Menor.
Teniendo en cuenta que no hay una organizacin de los gastos diarios y que sus cuantas
son mnimas es importante que se cree un fondo de caja menor con el fin de atender a los
gastos imprevistos de menor cuanta, recomendamos que la constitucin de esta caja se
realice con no ms de $200.000.oo.
A parte de definir el monto y los valores mximos por el cul se cancelaran algunos gastos
por caja menor, es necesario levantar un acta donde se indique la persona responsable de
dicha caja y la periocidad de su reembolso, adicionalmente de las polticas que le permitan
tener control sobre el uso de estos recursos, es decir:
73
Monto: 200.000
Conceptos que cubren el gasto de este rubro
o Fotocopias
o Transporte
o Elementos de aseo y cafetera inferiores a $80.000
o Arreglos locativos menores que no superen los $30.000
Modelo creado de recibo de caja menor: Este modelo por practicidad ser llevado por
las formas minerva.
Diligenciamiento del recibo de caja:

El diligenciamiento de los soportes deben tener en cuenta los siguientes parmetros:
Como en todos los casos es importante manejar un nmero consecutivo de cada
documento como el fin de evitar prdidas y confusiones, es decir enumerar
internamente los recibos sujetos de este tipo de gastos con el fin de facilitar su
reembolso.
Posteriormente, se debe indicar la fecha de entrega del efectivo y el valor en letras y
nmeros
Se indica el nombre completo, numero de cedula y el concepto que ocasiono el
gasto
Finalmente firma la persona que recibe el pago en caso de que este no sea soportado
con factura de venta por algn motivo.
Nota: Todos los recibos deben ser guardados cuidadosamente con el fin de realizar el
respectivo Reembolso de Caja al encontrarse escasos los recursos de la caja,
preferiblemente pegados en orden consecutivo o por fecha.
Reembolso de caja menor
Cuando el 80% dinero destinado a este rubro sea agotado(o el % que la Fundacin
considere), se deber reembolsar, es decir ingresar de nuevo este dinero en caja menor.
74
Este proceso se realiza por medio de un comprobante de egreso donde se soportan por
medio de cada uno de los documentos recibidos para poder justificar la salida de dinero del
banco o de la Caja General. Este soporte debe estar relacionado en una hoja de reembolso
relacionando los conceptos y realizando la sumatoria del mismo.
Modelo Reembolso de Caja Menor: Ver Anexo 4

Diligenciamiento del Reembolso de caja menor:
Debe tener un consecutivo para mayor control.

Se diligencia el nombre de la persona quin hace el reembolso, es decir la
responsable de la Caja Menor.
Se debe diligenciar la fecha en que se realiza dicha relacin de Reembolso de Caja
Menor.
Se deben relacionar uno a uno los documentos (facturas, recibos de caja, etc.) que
justifican el gasto y al final se totalizan. Los documentos soporte debe estar en
orden y debern tener las caractersticas mnimas como son: Identificacin de la
persona o empresa, Nombre, Direccin, Telfono, Concepto y firma de recibido.
La revisin la debe hacer otra persona y deber firmar, con esta firma est
ratificando que se puede realizar el reembolso.
Realizar el comprobante de egreso soportado por este documento y sus soportes.
Archivo.
Es importante tener un archivo organizado de manera cronolgica de cada uno de estos
documentos, este archivo se puede realizar en AZ o en carpetas legajado ras, es decir una
carpeta para los comprobantes de egreso, otra carpeta para los recibos de caja, etc.
Las carpetas deben estar claramente identificadas por ejemplo: Comprobantes de Egreso
de Enero a Julio de 2013, con el fin de facilitar la localizacin de los soportes, este archivo
es importante conservarlo en buen estado por lo menos 10 aos.

75
Registro Contable.
Debido a que la Fundacin no cuenta con un sistema contable y su registro es manual
recomiendo realizar un Comprobante de Diario, o diligenciar el libro Diario, que adems
debe registrarlo ante la Cmara de Comercio de Bogot.
Este comprobante diario resume todas las transacciones realizadas durante el da, es
importante para este sistema que sea diligenciado con letra imprenta y clara para facilitar su
posterior inspeccin, recomendamos realizarlo en Excel con el fin primero de evitar riesgos
manuales de totalizacin, segundo para facilitar llegar al saldo de las cuentas de manera
automtica y por ltimo para llevar un consecutivo de los registros.
Modelo Comprobante de Diario. Ver anexo.5
Diligenciamiento del Comprobante de Diario:
Este comprobante como mnimo deber ser diligenciado de la siguiente manera:
Debe tener la identificacin de la Fundacin.
Deber tener un consecutivo
Se debe diligenciar la fecha en que se realiza el Comprobante.
En el Cdigo se deber diligenciar la cuenta del PUC a nivel mayor, por ejemplo
110505 que corresponde a Caja para facilitar el cierre de saldos a fin de mes.
76
Cuenta: Se pondr el nombre de la cuenta, es decir y para este Caso: CAJA, se
recomienda tener cuidado con los nombres de las cuentas, es decir que siempre
sean los mismos y escritos en mayscula para facilitar igualmente la consulta.
Debe: En la mayora de los casos se registran las entradas de dinero o la
adquisicin de algo, esto depender directamente de la naturaleza de la cuenta, es
decir si registra la compra de papelera la cuenta 5 es de naturaleza dbito.
Haber: Generalmente las erogaciones de dinero o las salidas de elementos de la
entidad estn ubicadas en cuentas de naturaleza crdito, es decir, y siguiendo el
ejemplo anterior, la papelera adquirida se compr en efectivo, es decir tuvimos
que sacar dinero de nuestra Caja por ende este valor se registra en el Haber.
Sumas Iguales. Al finalizar los registros la totalizacin del documento tiene que
dar como resultado el mismo valor tanto en el debe como en el haber, esto se
llama partida doble, en caso de que no sea as se debe verificar y hacer las
correcciones del caso inmediatamente, ya que la diferencia entre estos dos
valores significa que tenemos un descuadre un mal registro que llegar a
afectar los resultados contables.
Por ltimo se debe indicar el nombre de la persona que realiz el comprobante.

77
Conclusiones y Recomendaciones
Se recomienda a la fundacin Mi primera Huella Feliz la aplicacin de los
conceptos capacitados a nivel administrativo y contable con el fin de lograr el
crecimiento y consolidacin de la fundacin
Se recomienda realizar los trmites necesarios con el fin de dar cumplimiento a las
exigencias normativas tributarias pertinentes a la fundacin
Se recomienda aprovechar la experiencia en el campo educativo y en el mercado en
pro del crecimiento de la fundacin Mi Primera Huella Feliz
Es necesario que la Fundacin Mi Primera Huella Feliz implemente el Plan de
mejoramiento contable y administrativo ya que solo de esta manera lograr
consolidar y estructurar sus procesos, cumplir con la reglamentacin exigida por los
entes de control y obtener apoyo de entres gubernamentales y privados.

78
Aportes
A travs del conocimiento adquirido se contribuyo a la formulacin de un plan
administrativo que permita entender organizar y estructurar los procesos bsicos
para la correcta administracin de la fundacin Mi primera Huella Feliz
Contribuir al desarrollo del pensamiento empresarial y al desarrollo de las
habilidades gerenciales de la seora Hilda Morales, gerente de la Fundacin Mi
primera Huella Feliz
Logros
Afianzar y aplicar los conocimientos que hemos adquirido durante la carrera lo que
permiti la elaboracin de un plan de mejoramiento administrativo y contable que
pueda ser aplicado en la Fundacin Mi Primera Huella Feliz.
Concientizar a la gerencia de la Fundacin Mi Primera Huella Feliz sobre la
importancia de la estandarizacin e implementacin de procesos de gestin
empresarial as como impulsar el espritu emprendedor y de liderazgo.
Con la elaboracin de este trabajo hemos logrado obtener el ttulo como
profesionales en Administracin de Empresas y Contadura pblica.

79
Bibliografa
Legis.. Estatuto tributario. (2010)
Circular Tributaria No. 4131.4.22.2-001-2009. (2009). Santiago de Cali: Contadura
General del Municipio.
Cdigo Civil Colombiano. (s.f.).
Constitucin Poltica de Colmbia. (1991).
Daniel, A. G. (s.f.). Contabilidad Bsica y Documentos Mercantiles. Argentina.
Decreto 2649. (1993).
Das, J. C. (2010). Entidades sin nimo de Lucro. Bogot: Legis Editores SA.
Fainstein, H., Leyes, C. F., Lagua, A. C., Kohon, M., & Vzquez, J. R. (2002). Sistemas de
Informacin Contable (Primera ed.). Buenos Arires, Argentina: Aique.
Fundacin Mi Primera Huella Feliz. (2012). Certificado de Cmara y Comercio.
Garcia, D. A. (s.f.). Contabilidad Bsica y Documentos Mercantiles (1 ed.). Argentina: N-
DAG.
Jaramillo, J. C. (2010). Entidades sin nimo de Lucro (Quinta ed.). Bogot, Colombia:
Legis .
Koontz H, W. H. (2013). Elementos de Administracin.Mc Graw Hill.

80
Moreno, H. D. (2011). CONTABILIDAD GENERAL (TERCERA ed.). (O. F. Palma, Ed.)
Bogota D.C-, Colombia: Pearson.
Willian W. Pyle, J. A. (1981). Principios Fundamentales de Contabilidad.
ANEXOS.
Anexo1: Recibo de Caja
FUNDACION MI PRIMERA HUELLA FELIZ

NIT. 900540561-6
RECIBO DE CAJA No.
Recibido de : Identificacin:
Direccin Telfono:
Concepto:
Valor :
Valor en letras:
Cdigo Debito Crdito
Total
Firma:
81
Anexo2: Documento Equivalente

NIT. 900540561-6
Entidad sin nimo de Lucro
Direccinxxxxxxx Tel. xxxxxxxxx
Documento Equivalente No. ________________
Ciudad y Fecha: Bogot, ______________________________________
Seor: ____________________________ Nit/CC No. ________________
Direccin:__________________________ Telfono __________________
Concepto Total
Total
82
Valor en Letras
_____________________________
Firma
Anexo3: Comprobante de Egreso
Comprobante. Egreso
FUNDACION MI PRIMERA
HUELLA FELIZ No.
NIT. 900540561-6
Fecha:
Plazo:
Concepto:
Forma de pago: Cta. Banco: Cheque:
Cuenta Dbitos Crditos

83
Sumas: - -
Observaciones:
Elabor: Contabiliz: Aceptado:
Anexo4 : Modelo Reembolso

Fecha: ______________________________ Reembolso Caja menor No. _________
Elaborado Por:
____________________________________________________________________
Detalle: Gastos realizados de 3 de noviembre a 2 de diciembre de 2013
Fecha Doc. No. Detalle Subtotal Iva Total

84
TOTAL
Valor En Letras Reembolso: ________________________________________________________
Revisado Por: _________________________________ Fecha Revisin: ____________________
Anexo5: Modelo Comprobante de Diario.
COMPROBANTE DE DIARIO
NO. _________________ NIT. 900540561-6
Fecha
Cdigo Cuenta Concepto Debe Haber

85
Sumas Iguales
Elaborado Por
____________________________________
86
87

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1

Trabajo de Grado Proyeccin Social

PLAN DE IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA BSICO ADMINISTRATIVO Y

CONTABLE PARA LA FUNDACIN MI PRIMERA HUELLA FELIZ

EUCARIS ARIAS CUESTA

LUZ DARY RUBIANO

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

PLAN DE IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA BSICO ADMINISTRATIVO Y

CONTABLE PARA LA FUNDACIN MI PRIMERA HUELLA FELIZ

EUCARIS ARIAS CUESTA

LUZ DARY RUBIANO

TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR AL TITULO DE CONTADOR PBLICO Y

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

TRABAJO DE GRADO EN PROYECCIN SOCIAL

MAYO 26, .2014

Firma del presidente del jurado

Firma del Jurado

Firma del jurado

Agradecemos a Dios, a nuestras familias

y especialmente a nuestros hijos por los sacrificios,

la comprensin, paciencia y ser el motor de nuestras vidas.

Gracias a ellos hemos culminado nuestra carrera

que enmarcar una vida llena de ms oportunidades.

LUZ DARY RUBIANO RODRIGUEZ Y EUCARIS ARIAS CUESTA

A la profesora SUSANA AVENDAO nuestra tutora, quin pacientemente nos encamin

al logro de esta meta y por su dedicacin en la revisin y correccin de este material y a

Al profesor DAGOBERTO CASTILLO quin hizo posible la consecucin de este proyecto

y lder de esta opcin de grado nos ofreci esta linda oportunidad.

A la Fundacin Mi Primera Huella Feliz por permitirnos desarrollar este trabajo

Ttulo del Trabajo ................................................................................................................. 14

Planteamiento del Problema ................................................................................................. 14

Formulacin del Problema................................................................................................ 15

Resultados Esperados ....................................................................................................... 15

Justificacin y delimitacin del proyecto. ............................................................................ 17

Justificacin Metodolgica. .............................................................................................. 20

Justificacin Prctica ........................................................................................................ 20

Marco Referencial ................................................................................................................ 21

Marco Terico .................................................................................................................. 21

Objetivos Institucionales. ............................................................................................. 34

Tipo de Investigacin ........................................................................................................... 35

|Macro variables. .................................................................................................................. 36

Biofsicas del Territorio.................................................................................................... 36

Descripcin de la Poblacin. ............................................................................................ 39

Variables Socio Econmicas. ........................................................................................... 41

Comportamiento econmico del sector. ....................................................................... 42

Emprendimiento en el sector: ....................................................................................... 42

Organizaciones Solidarias Gubernamentales ................................................................... 43

Riesgos de la localidad de Bosa segn Fopae: (Fopae).................................................... 45

Diagnstico Interno .............................................................................................................. 46

Diagnstico Contable ....................................................................................................... 47

F.O.D.A Anlisis y Estrategias.......................................................................................... 48

Propuesta De Implementacin Del Sistema Bsico Administrativo Y Contable ................. 50

Propuesta a nivel Administrativo ..................................................................................... 50

Proceso Administrativo ................................................................................................ 50

Aplicacin del plan administrativo y contable sugerido en el presente trabajo: .......... 60

Necesidades de capacitacin de la Fundacin Mi Primera Huella Feliz ...................... 66

Proceso de Capacitacin y desarrollo de un administrador .......................................... 66

Propuesta a Nivel Contable ............................................................................................. 68

Soportes Contables. ...................................................................................................... 69

Apertura Caja Menor. ................................................................................................... 72

Reembolso de caja menor............................................................................................. 73

Registro Contable. ........................................................................................................ 75

Diligenciamiento del Comprobante de Diario:............................................................. 75

Conclusiones y Recomendaciones ....................................................................................... 77