UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

CENTRO UNIVERSITARIO DE ORIENTE

CONTADURA PBLICA Y AUDITORA
SEMINARIO CASOS DE AUDITORA
PROFESOR: LIC JORGE MARIO GALVN TOLEDO, CPA

LABORATORIO DIRIGIDO II
CASO: MEDICAMENTOS SANOS, S. A.

DESCRIPCION DEL CASO

MEDICAMENTOS SANOS, S.A. Es una entidad que se dedica a la comercializacin, fabricacin y exportacin de productos
qumicos y farmacuticos a nivel nacional como internacional. Por lo que a continuacin se detallan informacin financiera
relacionada con su actividad y procedimientos bsicos de su ciclo operativo.

Los siguientes estados financieros de MEDICAMENTOS SANOS, S. A., por los perodos que terminaron el 31 de diciembre de
2014 fueron preparados por su Departamento de Contabilidad, los que sern objeto de la auditora.

MEDICAMENTOS SANOS, S. A.
ESTADOS DE RESULTADOS PROVISIONAL
POR EL PERODO DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014

CUENTA DESCRIPCIN LOCAL+EXPORT. EXPORT/29-89 TOTAL

401 INGRESOS 94,315,393.00 138,856,822.00 233,172,215.00
40101 Ventas terceros local 85,275,930.00 - 85,275,930.00
40102 Ventas del exterior 9,039,463.00 - 9,039,463.00
40103 Ventas terceros exterior 29-89 - 138,856,822.00 138,856,822.00
501 COSTO DE VENTAS 72,609,875.60 106,900,647.40 179,510,523.00
Inventario inicial 1,085,326.59 1,597,883.41 2,683,210.00
5010 Compras de mercaderias 72,846,484.57 107,248,997.43 180,095,482.00
Disponibilidad 73,931,811.16 108,846,880.84 182,778,692.00
(-) Inventario final 1,321,935.56 1,946,233.44 3,268,169.00
GANANCIA BRUTA 21,705,517.40 31,956,174.60 53,661,692.00
601 GASTO DE VENTAS 8,583,371.56 12,636,958.44 21,220,330.00
60101 Sueldos y salarios ordinarios 1,641,689.09 2,416,993.91 4,058,683.00
60102 Sueldos extraordinarios 259,734.77 382,397.23 642,132.00
60103 Bonificacin incentivo 501,663.57 738,579.43 1,240,243.00
60104 Bonificacin anual 42-92 181,319.08 266,948.92 448,268.00
60105 Aguinaldo 176,731.78 260,195.22 436,927.00
60106 Indemnizaciones 230,002.87 338,624.13 568,627.00
60107 IGSS cuota patronal 268,148.93 394,785.07 662,934.00
60108 Servicios de electricidad 324,884.06 478,313.94 803,198.00
60109 Combustibles y lubricantes 559,210.50 823,303.50 1,382,514.00
60110 Mantenimiento de equipos 977,382.46 1,438,961.54 2,416,344.00
60111 Alquiler de bodegas 1,657,385.26 2,440,102.74 4,097,488.00
60112 Alquiler de equipo 964,840.90 1,420,497.10 2,385,338.00

LABORATORIO 2 NIAS MODULO I Y II, NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORIA 1

SEMINARIO CASOS DE AUDITORA CUNORI-- CONTADURA PBLICA Y AUDITORA

60113 Depreciacin almacn 818,274.63 1,204,713.37 2,022,988.00

60114 Otros Impuestos 11,707.10 17,235.90 28,943.00
60115 Gastos no deducibles 10,396.56 15,306.44 25,703.00
GANANCIA EN VENTA 13,122,145.84 19,319,216.16 32,441,362.00
602 GASTO DE ADMINISTRACIN 10,918,360.99 16,074,671.01 26,993,032.00
60201 Sueldos y salarios ordinarios 544,473.38 801,606.62 1,346,080.00
60202 Sueldos extraordinarios 658.91 970.09 1,629.00
60203 Bonificacin incentivo 348,768.68 513,478.32 862,247.00
60204 Bonificacin anual 42-92 75,303.55 110,866.45 186,170.00
60205 Aguinaldo 74,228.83 109,284.17 183,513.00
60206 Indemnizaciones 154,804.48 227,912.52 382,717.00
60207 IGSS cuota patronal 69,204.68 101,887.32 171,092.00
60208 Seguro de vida y mdico 51,932.23 76,457.77 128,390.00
60209 Viaticos 359,733.94 529,622.06 889,356.00
60210 Gastos de viaje 65,001.24 95,698.76 160,700.00
60211 Boletos aereos 162,604.23 239,395.77 402,000.00
60212 Adiestramiento 48,138.13 70,871.87 119,010.00
60213 Servicios de electricidad 239,247.85 352,235.15 591,483.00
60214 Mantenimiento de equipos 198,625.92 292,429.08 491,055.00
60215 Cuentas inconbrables 187,163.94 275,554.06 462,718.00
60216 Regalias 4,853,857.55 7,146,142.45 12,000,000.00
60217 Multas 33,297.06 49,021.94 82,319.00
60218 Alquiler de edificios 1,282,194.61 1,887,724.39 3,169,919.00
60219 Arrendamiento de vehiculos 75,490.43 111,141.57 186,632.00
60220 Depreciaciones activos 124,103.43 182,712.57 306,816.00
60221 Papeleria y utiles de oficina 111,408.97 164,023.03 275,432.00
60222 Cuotas y suscripciones 21,424.12 31,541.88 52,966.00
60223 Otros impuestos 18,848.74 27,750.26 46,599.00
60224 Promociones, demostraciones y muestras 740,461.63 1,090,152.37 1,830,614.00
60225 Honorarios profesionales 474,911.53 699,193.47 1,174,105.00
60226 Primas de seguros activos fijos 526,133.08 774,604.92 1,300,738.00
60227 Timbres fiscales 1,241.78 1,828.22 3,070.00
60228 Trasnsporte aereo 1,617.95 2,382.05 4,000.00
60229 Donaciones 11,599.91 17,078.09 28,678.00
60230 Gastos no deducibles 61,880.21 91,103.79 152,984.00
GANANCIA EN OPERACIN 2,203,784.85 3,244,545.15 5,448,330.00
701 OTROS GASTOS 324,597.68 477,892.32 802,490.00
70102 Intereses bancarios gasto 66,609.49 98,066.51 164,676.00
70103 Otros gastos 48,034.18 70,718.82 118,753.00
70105 Prdidad por diferencial cambiario (compra) 209,954.01 309,106.99 519,061.00
801 OTROS INGRESOS 168,887.55 248,646.45 417,534.00
80101 Ganancia por diferencias cambiarias (Reex) 132,130.90 194,531.10 326,662.00
80102 Intereses devengados cuentas ahorro 8,451.78 12,443.22 20,895.00
80103 Intereses depositos monetarios bancos 15,055.86 22,166.14 37,222.00
80104 Intereses depositos monetarios bancos exterior 7,181.69 10,573.31 17,755.00
80105 Ganancia de capital 6,067.32 8,932.68 15,000.00
GANANCIA SEGN CONTABILIDAD 2,048,074.72 3,015,299.28 5,063,374.00

LABORATORIO 2 NIAS MODULO I Y II, NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORIA 2

SEMINARIO CASOS DE AUDITORA CUNORI-- CONTADURA PBLICA Y AUDITORA

(+) GASTOS NO DEDUCIBLES 305,141.17 454,666.87 759,808.04

Gastos no deducibles identificados por la Cia 72,276.77 106,410.23 178,687.00
Multas 33,297.06 49,021.94 82,319.00
Exceso en reserva para indemnizaciones 67,133.00 100,700.00 167,833.00
Exceso en pago de regalas 128,205.00 192,308.00 320,513.00
SUB-TOTAL 300,911.83 448,440.17 749,352.00
Gastos no deducibles en funcin de otras rentas 4,229.34 6,226.70 10,456.04
(+) GASTOS DIR. RENTAS DE CAPITAL 2,957.50 4,354.20 7,311.70
Otros impuestos (ISR retenido) 2,957.50 4,354.20 7,311.70
Otros - - -
(-) Ingresos no afectos 139,312.59 205,104.41 344,417.00
Ingresos generados en el exterior 7,181.69 10,573.31 17,755.00
Ganancia por diferencias cambiarias (Reex) 132,130.90 194,531.10 326,662.00
(-) Ingresos Ret. Pago definitivo 29,574.96 43,542.04 73,117.00
Intereses ganados sistema bancario regulado 23,507.64 34,609.36 58,117.00
Ingresos por ganancia de capital 6,067.32 8,932.68 15,000.00
RENTA IMPONIBLE (PRDIDA FISCAL) 2,187,285.84 3,225,673.90 5,412,959.74
Impuesto sobre la Renta determinado 678,058.60 999,958.92 1,678,017.52
(-) Exoneracin de ISR (Decreto 29-89) - - (999,958.92)
IMPUESTO SOBRE LA RENTA NETO - - 678,058.60

2. ESTADOS FINANCIEROS DEFINITIVOS

A continuacin se presentan los estados financieros defintivos, incluyendo los efectos del IMPUESTO SOBRE LA RENTA
DETERMINADO.

MEDICAMENTOS SANOS, S. A.
ESTADOS DE RESULTADOS
PERIODO DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014

CUENTA DESCRIPCIN PARCIAL MONTO

INGRESOS 233,172,215.00
Ventas terceros locla 85,275,930.00
Ventas exterior 9,039,463.00
Ventas 29-89 138,856,822.00
COSTO DE VENTAS 179,510,523.00
Inventario inicial 2,683,210.00
Compra de mercaderia 180,095,482.00
Disponibilidad 182,778,692.00
(-) Inventario final 3,268,169.00
GANANCIA BRUTA 53,661,692.00
601 GASTO DE VENTAS 21,220,330.00
60101 Sueldos y salarios ordinarios 4,058,683.00
60102 Sueldos extraordinarios 642,132.00
60103 Bonificacin incentivo 1,240,243.00
60104 Bonificacin anual 42-92 448,268.00
60105 Aguinaldo 436,927.00
60106 Indemnizaciones 568,627.00
60107 IGSS cuota patronal 662,934.00
60108 Servicios de electricidad 803,198.00
60109 Combustibles y lubricantes 1,382,514.00
60110 Mantenimiento de equipos 2,416,344.00
60111 Alquiler de bodegas 4,097,488.00

LABORATORIO 2 NIAS MODULO I Y II, NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORIA 3

SEMINARIO CASOS DE AUDITORA CUNORI-- CONTADURA PBLICA Y AUDITORA

60112 Alquiler de equipo 2,385,338.00

60113 Depreciacin almacn 2,022,988.00
60114 Otros Impuestos 28,943.00
60115 Gastos no deducibles 25,703.00
GANANCIA EN VENTA 32,441,362.00
602 GASTO DE ADMINISTRACIN 26,993,032.00
60201 Sueldos y salarios ordinarios 1,346,080.00
60202 Sueldos extraordinarios 1,629.00
60203 Bonificacin incentivo 862,247.00
60204 Bonificacin anual 42-92 186,170.00
60205 Aguinaldo 183,513.00
60206 Indemnizaciones 382,717.00
60207 IGSS cuota patronal 171,092.00
60208 Seguro de vida y mdico 128,390.00
60209 Viaticos 889,356.00
60210 Gastos de viaje 160,700.00
60211 Boletos aereos 402,000.00
60212 Adiestramiento 119,010.00
60213 Servicios de electricidad 591,483.00
60214 Mantenimiento de equipos 491,055.00
60215 Cuentas inconbrables 462,718.00
60216 Regalias 12,000,000.00
60217 Multas 82,319.00
60218 Alquiler de edificios 3,169,919.00
60219 Arrendamiento de vehiculos 186,632.00
60220 Depreciaciones activos 306,816.00
60221 Papeleria y utiles de oficina 275,432.00
60222 Cuotas y suscripciones 52,966.00
60223 Otros impuestos 46,599.00
60224 Promociones, demostraciones y muestras 1,830,614.00
60225 Honorarios profesionales 1,174,105.00
60226 Primas de seguros activos fijos 1,300,738.00
60227 Timbres fiscales 3,070.00
60228 Trasnsporte aereo 4,000.00
60229 Donaciones 28,678.00
60230 Gastos no deducibles 152,984.00
GANANCIA EN OPERACIN 5,448,330.00
701 OTROS GASTOS 802,490.00
70102 Intereses bancarios gasto 164,676.00
70103 Otros gastos 118,753.00
70105 Prdidad por diferencial cambiario (compra) 519,061.00
801 OTROS INGRESOS 417,534.00
80101 Ganancia por diferencias cambiarias (Reex) 326,662.00
80102 Intereses devengados cuentas ahorro 20,895.00
80103 Intereses depositos monetarios bancos 37,222.00
80104 Intereses depositos monetarios bancos exterior 17,755.00
80105 Ganancia de capital 15,000.00 -
GANANCIA SEGN CONTABILIDAD 5,063,374.00
80106 Impuesto sobre la renta 678,058.60
80107 GANANCIA DE EJERCICIO 4,385,315.40

LABORATORIO 2 NIAS MODULO I Y II, NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORIA 4

SEMINARIO CASOS DE AUDITORA CUNORI-- CONTADURA PBLICA Y AUDITORA

MEDICAMENTOS SANOS, S. A.
BALANCE DE SITUACIN
AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014

CUENTA DESCRIPCIN PARCIAL MONTO

10 ACTIVO
101 Caja y bancos 3,936,836.00
10101 Bancos locales 1,812,629.00
10102 Banco en dlares 2,124,207.00
102 Cuentas por cobrar 37,853,568.00
10201 Clientes locales 7,012,522.00
10202 Cuentas del exterior facturas 9,008,803.00
10203 Cuentas por cobrar locales 5,928,142.00
10204 Cuentas por cobrar del exterior 15,904,101.00
103 Otras cuentas por cobrar 8,995,280.00
10301 Anticipo de gastos 201,793.00
10302 Pagos anticipados otros 70,364.00
10303 IVA por cobrar actual 585,584.00
10304 IVA vencido 293,847.00
10305 IVA sobre importaciones 879,353.00
10306 Solicitudes de devolucin IVA 897,995.00
10307 ISR pago a cuentas 1,765,768.00
10308 IETAAP 1,210,870.00
10309 ISO 1,700,000.00
10310 Retenciones sobre IVA 1,389,706.00
104 Reserva para cuentas incobrabrles (598,354.00)
105 Inventarios 3,268,168.00
10501 Mercaderia Laboratorio A 1,908,907.00
10502 Mercaderia Laboratorio B 1,170,766.00
10503 Material de empaque 170,670.00
10504 Otros inventarios 17,825.00
106 Inversiones 8,503,502.00
10601 Inversiones a corto plazo exterior 2,253,502.00
10602 Inversiones a largo plazo locales 6,250,000.00
107 Activo fijo 44,937,353.00
10701 Terrenos 6,190,000.00
10702 Edificio e instalaciones 17,295,055.00
10703 Equipo de computacin 7,198,669.00
10704 Mobiliario y equipo de oficina 1,825,627.00
10705 Equipo de tiendas 2,792,916.00
10706 Vehiculos 1,618,730.00
10707 Herramientas 3,588,729.00
10708 Instalaciones laboratorio A 1,645,535.00
10709 Instalaciones laboratorio B 1,284,173.00
10710 Otros activos fijos 1,497,919.00
204 Depreciaciones acumuladas (14,399,403.00)
20401 Depreciacin acumulada Edificio e instalaciones (5,652,097.00)
20402 Depreciacin acumulada Equipo de computacin (1,971,901.00)
20403 Depreciacin acumulada Mobiliario y equipo de oficina (926,549.00)
20404 Depreciacin acumulada Equipo de tiendas (1,449,549.00)
20405 Depreciacin acumulada Vehiculos (801,269.00)
20406 Depreciacin acumulada Herramientas (1,265,242.00)
20407 Depreciacin acumulada Instalaciones laboratorio A (833,665.00)
20408 Depreciacin acumulada Instalaciones laboratorio B (542,906.00)
20409 Depreciacin acumulada Otros activos fijos (956,225.00) -
TOTAL DEL ACTIVO 92,496,950.00

LABORATORIO 2 NIAS MODULO I Y II, NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORIA 5

SEMINARIO CASOS DE AUDITORA CUNORI-- CONTADURA PBLICA Y AUDITORA

20 PASIVO
201 Cuentas por pagar a corto plazo 28,481,403.00
20101 Cuentas por pagar proveedores locales 7,432,034.00
20102 Cuentas por pagar proveedores del exterior 8,246,540.00
20103 Cuentas por pagar afiliadas locales 2,841,678.00
20104 Cuentas por pagar afiliadas del exterior 9,951,272.00
20105 ISR Retenido 9,672.00
20106 Retenciones sobre intereses 207.00
202 Cuentas por pagar a largo plazo 15,059,725.00
20201 Prstamos bancos locales 15,059,725.00
203 Otras cuentas por pagar 16,497,123.60
20301 IGSS Cuota patronal 62,547.00
20302 Provisin impuesto sobre la renta 678,058.60
20303 IVA por pagar 631,939.00
20304 Sueldos y salarios por pagar 133,291.00
20305 Provisin aguinaldos 14,374.00
20306 Provisin Bonificacin anual Decreto 42-92 256,660.00
20307 Provisin pasivo laboral 5,950,908.00
20308 Otras cuentas por pagar locales 8,732,168.00
20309 Cuentas funcionarios y empleados por pagar 37,178.00
30 CAPITAL 32,458,699.40
301 Capital pagado 24,784,000.00
30101 Capital Autorizado 25,000,000.00
30102 Capital no suscrito (216,000.00)
302 Reserva Legal 383,734.77
30201 Reserva legal anterior 164,469.00
30202 Reserva legal del perodo 5% 219,265.77
303 Utilidades retenidas 7,290,964.63
30301 Utilidades retenidas anteriores 3,124,915.00
30302 Utilidades del ejercicio 4,166,049.63 -
TOTAL DEL PASIVO Y CAPITAL 92,496,951.00

3. INFORMACIN DEL AMBIENTE Y SISMETA DE CONTROLES DE LA COMPAIA

A continuacin se detallan aspectos relacionados con la estructura operativa y transaccional de Compaa, con el fin de que se
familiarice como parte complementaria de la informacin financiera evidenciada con anterioridad:

DEPARTAMENTOS DE VENTAS

Personas entrevistadas:

Beatriz Gonzlez - Jefe del departamento de cobranzas,

Sr. Carlos Tablas- Jefe del departamento de Facturacin
Sra. Luis de Rapa del departamento de Ventas
Sr. Carlos Tablas Jefe del departamento de Facturacin
Sra. Pedro Martnez del departamento de sistemas
Sra. Coro Duque, Contador

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INFORMACION GENERAL

Medicamentos Sanos, S, A, se dedica a la explotacin mercantil de productos qumicos, medicinales e

industriales. Actualmente se trabaja con unos 300 clientes. La Compaa tambin ha celebrado
diferentes acuerdos con empresas privadas y del Estado con las cuales se ha celebrado convenios.

DEPARTAMENTO DE VENTAS

1. El departamento esta conformado por unas 14 personas. Hay 6 ejecutivos de ventas y 2 secretarias.
Este equipo de personas est supervisado por el Sr. Luis de Rapa quien reporta el Gerente General.

2. El departamento de ventas no cuenta con un manual de normas y procedimientos que permita

establecer la forma en que el empleado debe realizar sus funciones, evitar inversin de tiempo por
trabajos manuales, formularios utilizados, que facilite las labores de entrenamiento y supervisin de
los empleados y la operatoria del sistema R4T (o UNIX, o AS400, etc.). Los nicos procedimientos
documentados son los relacionados con la Ventas a clientes (diciembre de 2010) y los
Procedimientos de Cierre de cuenta del Cliente (agosto de 2010).

3. Las compaas utilizan a los visitadores mdicos para el mercadeo de sus productos.

4. El departamento de Ventas est organizado de la forma siguiente:

1 Gerente de unidad de negocios (Mnica Gutirrez)

1 Gerente de Ventas oficiales (Glenys Castro)
1 Coordinador de Ventas (Eglys Gil)
1 Supervisora de Ventas (Lisbeth Mata)
1 Asistente administrativo (Angela Lucero)
1 Jefe de mercadeo (Jos Gregorio Noroha)
1 Gerente de producto (Julio Braun)
4 Gerentes regionales (Norte, Centro, Occidente y Oriente)

5. Los clientes estn clasificados de la siguiente manera:

Clientes oficiales, incluye Hospitales, Alcaldas, Gobernaciones, Ministerios, e Instituciones

Militares.

Clientes comerciales, incluye Hospitales, Drogueras, Clnicas y Farmacias del sector privado.

Seguro Social

Rutina diaria de operacin

En el departamento de ventas se llevan a cabo los siguientes procedimientos:

Atencin a los clientes. Registro de los ingresos de los clientes al sistema R4T y la completacin de los
formularios internos.

Elaboracin de los presupuestos para los clientes.

1. A todo cliente nuevo se le hace un presupuesto el cual da a conocer el costo de los productos.
Debido a que no existe esta aplicacin en el sistema R4T, los presupuestos son elaborados en hojas
Excel que mantienen en el departamento. Las hojas contienen los costos de los productos. El
ejecutivo debe colocar manualmente el costo. Tambin debe colocar manualmente el costo de
algunos servicios que tienen costos variables. Aqu se puede cometer algn error por olvido o
desconocimiento de los costos involucrados en una intervencin y/o servicio de la Compaa.

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2. A todo cliente se le apertura un formulario de Historia, en original y copia. Adicionalmente, el

cliente debe completar un formulario llamado Registro de Ventas el cual contiene los datos del
cliente. Este formulario debe ser firmada por el cliente. La informacin del formulario Registro de
Ventas es transcrita al sistema R4T.

3. Una vez completada la informacin del formulario Registro de Ventas el mismo es trascrito al
sistema R4T. Posteriormente el sistema emite un formulario impreso de Registro de Ventas el cual
contiene bsicamente la misma informacin del formulario original. Este formulario debe ser firmado
por el cliente.

4. La Orden de Ingreso es un formulario que completa el ejecutivo de ventas donde da instrucciones

al personal de despacho. Este formulario se hace en forma manual debido a la falta de un sistema
de comunicacin interna.

5. Una vez que el cliente ha sido ingresado en el sistema R4T, los documentos elaborados por el
departamento de Ventas son enviados al departamento de facturacin.

6. Los clientes comerciales importantes y clientes oficiales, hacen sus pedidos a travs de rdenes de
compra. Sin embargo existen casos en que el visitador medico enva el pedido directamente para
que sea procesado y el mismo no tiene ningn tipo de aprobacin por parte del cliente.

7. En estos momentos se estn recibiendo aproximadamente 57 pedidos diariamente de los cuales el 80

% es por telfono. El resto de los pedidos se reciben por fax. En estos casos una persona del
departamento de ventas toma el pedido telefnico y lo transcribe a un formulario en Excel. La
Compaa no recibe pedidos por INTERNET. Esto se podr hacer en el futuro.

8. Los formularios de pedidos emitidos por el visitador no estn controlados a travs de un talonario de
pedidos prenumerado para cada vendedor.

9. Una persona del departamento de ventas transcribe manualmente la informacin de los pedidos a
una hoja en Excel la cual tiene una Tabla de los productos y sus Precios. Este procedimiento se
hace para determinar el monto del pedido. Es una especie de pre factura. Este formulario es impreso
y no es prenumerado y le permite al departamento de ventas controlar los pedidos que estn
recibiendo, conocer las cantidades de productos disponibles y el monto de la facturacin. Este
procedimiento se hace de esta manera debido a que no hay un sistema de ventas que permita
controlar las cantidades de los productos que se estn facturando, el monto de los pedidos y las
cuotas de venta de los visitadores mdicos, adicionalmente, permite llevar un control manual de las
ventas en vista de que el computador solamente emite el resumen de las ventas al final del mes.

10. En estos momentos el departamento de ventas no esta conectado en lnea con la Planta, por lo
tanto, pueden surgir errores en la facturacin debido a que se pueden facturar productos que no
existan fsicamente. Para evitar estos problemas, la persona que transcribe los pedidos y procesa la
pre factura lleva un control en una hoja de Excel de las cantidades disponibles, lo que involucra que
va rebajando manualmente el monto de las cantidades facturadas. Para ayudar al departamento
de ventas en el control de las cantidades disponibles, el departamento de computacin de la Planta
enva diariamente al departamento de ventas un reporte de las cantidades en existencia. Este
procedimiento podra evitarse con la implementacin de un sistema de ventas que diese
diariamente la informacin de las cantidades en existencia.

11. La persona del departamento de ventas que se encarga de procesar los pedidos y la pre-factura
lleva el control de las ventas.

12. Actualmente el monto mnimo de pedidos que acepta la Compaa es de Q 400.000. Cuando se
recibe un pedido de monto inferior a $ 400.000 se llama al cliente para adicionar otros productos, en
caso contrario se anula el pedido. No hay un control de los pedidos inferiores a Q. 400.000 por parte
del computador.

13. Los pedidos son recibidos, procesados y aprobados por la misma persona que se encarga de
procesar el pedido y sacar la pre-factura. (coordinadora de ventas).

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14. Una vez procesados los pedidos son enviados al departamento de Crdito y Cobranzas para su
aprobacin del lmite del crdito del cliente. Los pedidos aprobados y los no aprobados son enviados
posteriormente al departamento de ventas. El departamento de crdito y cobranzas no esta
dejando evidencia de la aprobacin o no del pedido en el formulario de Pedido.

15. Los pedidos aprobados son enviados por el departamento de ventas a Central va Fax para que
procedan a su facturacin. Esto se hace de esta manera debido a la falta de un sistema en lnea. En
Central es donde se procesa realmente el pedido y se emite la factura.

16. Para efectos de control del departamento de ventas y de los pedidos, toda la informacin
relacionada con los pedidos se vaca, en una Hoja de Excel con el fin de realizar un informe llamado
Relacin de Pedidos por mes, que es comparado mensualmente contra el listado de facturas,
Notas de crdito y devoluciones emitido por el sistema R4T que se encuentra en la Planta Central.
Con la informacin contenida en estos archivos en Excel, el departamento de ventas lleva una
estadstica de las ventas y las causa de los pedidos no facturados, ya sea por falta de mercanca,
por monto por debajo del mnimo a facturar, por lmite de crdito, etc.

17. Por no mantenerse un sistema en lnea podemos observar tareas y controles no sistematizados, en las
que se incurre en excesivas horas hombres que por lo general generan datos no confiables, por
ejemplo, para de terminar si todos los pedidos han sido facturados por parte de la Planta, para
controlar si todos los pedidos enviados al departamento de crdito y cobranzas han sido devueltos al
departamento de ventas, y las cuotas de venta de los visitadores, la persona que se encarga de
procesar debe llevar el control en hojas en Excel, sin embargo, en el caso de los pedidos, hay una
comparacin manual de la informacin contenida en las hojas en Excel con un reporte de las
facturas procesadas en la Planta y las diferencias observadas son investigadas.

18. Para los casos en que no hay en existencia de la mercanca solicitada por el cliente, la coordinadora
de ventas recibe semanalmente de facturacin, una relacin de los productos no despachados por
falta de inventario.

Polticas de ventas:

Entre las polticas de ventas que actualmente maneja el departamento mencionamos las siguientes:

a) Contado:
b) A las Instituciones oficiales e IGSS le venden COD es decir, Contra Orden de Despacho. Slo en
casos excepcionales aprobados por el departamento de crdito y cobranzas, se les concede de
5 a 15 das para la cancelacin de la factura.

c) A las drogueras, farmacias y Expendios, cuando se trata de los primeros pedidos, se les vende
COD a partir de la fecha de entrega de la mercanca.

d) Crdito:

e) A las drogueras, farmacias y Expendios se les conceden 20 das de crdito a contar de la fecha
de recepcin de la mercanca. A Farmacias Estatales se les conceden 90 das de crdito por ser
patrocinadas por la Industria Farmacutica. A las Clnicas se les concede 20 das de crdito. A los
clientes ubicados en ciudades donde no reside ningn representante, se les permite cancelar a
la vuelta del viajero.

f) Condiciones especiales de venta en plazos y descuento:

g) En ocasiones se hacen lanzamientos y/o relanzamientos de un producto y se conceden

condiciones especiales por determinado lapso de tiempo, lo cual se le pondr en su
conocimiento a travs de un memorando.

h) Pedidos clientes nuevos:

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Los pedidos de los clientes nuevos son imprescindibles que cumplan con las condiciones para su
despacho siguiente.

El primer pedido se despacha contra orden de despacho COD, mientras se aprueba el

crdito.

El pedido debe venir cumpliendo con los procedimientos exigidos por el departamento de
crdito y cobranzas.

i) Descuentos por pronto pago:

La Compaa no emite ningn documento para soportar el descuento por pronto pago. El nico
documento donde se documenta este tipo de descuento es en el formulario de cobranzas. La
Compaa concede el 2% o 5% de descuento sobre:

Ventas a 20 das de crdito a drogueras y farmacias especiales descuento del 2%.

Ventas de Contado y a 5 das a drogueras y farmacias con descuentos especiales

descuento del 5%.

A farmacias, expendios, clnicas, hospitales e IGSS no se les concede descuento por pronto
pago.

19. Las Ventas promocionales son determinadas por el gerente de la unidad de ventas y corresponden a
ofertas que se les ofrecen a las farmacias cada mes. Las mismas se le entregan directamente al
visitador a travs de notas de entrega y nicamente son controladas por el departamento de
crdito y cobranzas,

DEPARTAMENTO DE FACTURACION

1. El departamento de facturacin tampoco cuenta con un manual de normas y procedimientos que

permita establecer la forma en que el empleado debe realizar sus funciones, evitar inversin de
tiempo por trabajos manuales, formularios utilizados, etc. y que facilite las labores de entrenamiento y
supervisin de los empleados, la operatoria del sistema R4T y los diferentes sistemas que se utilizan en
este departamento.

2. El departamento de facturacin esta a cargo del Sr. Carlos Tablas quien le reporta al Gerente
General. El departamento de facturacin est compuesto por unas 7 personas, incluyendo al
supervisor. Todas estas personas se encargan de recibir los diferentes formularios de rdenes de
compra y procesar los cargos en el sistema R4T.

3. Debido a los problemas que se suscitaron con la implementacin del sistema R4T en este
departamento se manejan varios sistemas independientes los cuales permiten controlar las
transacciones realizadas en algunos centros de costo de la Compaa. Los sistemas que
mencionamos se indican a continuacin:

Sistema de control de inventarios

Sistema de Almacn (llamado PCQUROP)

4. Cada uno de estos sistemas ha sido desarrollado en diferentes lenguajes de programacin y no

tienen documentacin de soporte. Afortunadamente, las personas que desarrollaron estos sistemas
continan trabajando para la Compaa.

5. En el departamento se llevan a cabo los siguientes procedimientos

Efectuar los cargos en las cuentas de los clientes

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Emisin de las facturas

Rutina diaria de operacin

6. El proceso de facturacin y de cargos en las cuentas de los clientes debe ser rpido y diariamente ya
que un cliente puede utilizar todos los servicios de la Compaa en el mismo da.

7. Diariamente el departamento de ventas enva al departamento de facturacin todos los

documentos correspondientes a la apertura de la cuenta del cliente en el sistema R4T: Todos estos
documentos se guardan en un archivo tipo palomar que se encuentra dentro del departamento e
identificado por el numero cliente.

8. Debido a la segregacin de sistemas existentes, las personas a cargo del procesamiento deben de
transcribir en las cuentas de los clientes los resmenes de los reportes emitidos por estos sistemas.
Afortunadamente, los sistemas instalados generan informacin por nmero de cliente, lo cual facilita
la carga de la informacin en el sistema R4T. Todo este procedimiento se evitara si la Compaa
contase con un sistema integral.

9. Diariamente se reciben en este departamento los siguientes documentos, los cuales son utilizados
para afectar las cuentas de los clientes en el sistema R4T:

Relacin de Consumos de materias primas. Este formulario es completado por una persona de
almacn y esta acompaado de los comprobantes correspondientes.

Relacin de Consumos de otras materias primas.

10. A la informacin procesada en el sistema R4T y a los documentos se les coloca un sello que indica
PROCESADO. Diariamente o cuando se considera necesario se emite un estado de la cuenta del
cliente para verificar los cargos efectuados. El supervisor del departamento hace chequeos
selectivos de la informacin de los cargos, sin embargo, debido al volumen de transacciones
realizadas diariamente, es imposible para el supervisor revisar la totalidad de los cargos efectuados a
todas las cuentas de los clientes, adicionalmente, no se esta documentando la revisin efectuada
mediante la firma del funcionario.

11. El departamento de facturacin recibe del departamento de ventas, va fax los pedidos aprobados
por la coordinadora de ventas y por el departamento de crdito y cobranzas para proceder a su
facturacin.

12. Antes de proceder a su facturacin revisa lo siguiente: Cdigo de productos, Cdigo de cliente,
Bonificaciones, en caso de que apliquen, Aprobacin del departamento de crdito y cobranzas

13. El proceso de facturacin se realiza usando una aplicacin desarrollada a travs del sistema R4T. Esta
aplicacin est interconectada con las reas de Cuentas por cobrar-ventas, Inventarios-compras

14. El sistema nicamente factura aquellos pedidos que tienen productos con existencias completas en
los inventarios. No hay en estos momentos un control mecanizado sobre los pedidos que no tienen
existencias en almacn.

15. El sistema no trabaja con lmites de crdito de los clientes.

16. El proceso de facturacin comienza con la carga de pedidos (opcin 1). Una vez cargado los
pedidos se elige la opcin 4 que es cuando el sistema carga las ventas y registra las cuentas por
cobrar, descarga los inventarios y emite la factura.

17. Al da siguiente a primera hora, se emite un listado que totaliza la facturacin del da anterior. Al final
del mes el sistema emite un listado total de la facturacin. Dicha aplicacin genera listados por
cliente y facturas, por producto, por regin, por compaa, por zona y a la vez un asiento resumen

LABORATORIO 2 NIAS MODULO I Y II, NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORIA 11

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mensual, que a fecha de cierre se procesa a travs del software Hipermax. No se deja evidencia de
la revisin de este listado por una persona diferente a quienes emiten la facturacin.

18. Las facturas, las notas de crdito y las notas de dbito son emitidas en la Planta Central por las
personas del departamento de facturacin utilizando el sistema R4T, en donde se desglosan y se
envan de la manera siguiente:

Original Cliente(Cuando la cancela)

Copia Visitador Mdico (sellada como recibida por el

cliente)

Copia Ventas

Copia Expediente del cliente llevado por Ventas

Copia Correlativo de facturas

19. Observamos que no se enva ninguna copia de esta documentacin al departamento de

contabilidad, para su revisin, registro y soporte de las cifras que se presentan en los estados
financieros.

20. Los reportes emanados por el sistema R4T incluyen los inventarios, las cuentas por cobrar y la
produccin que a la fecha mantienen Protn y Fleming con terceros como Flupal, es decir el sistema
no permite reclasificar y mantener un control por separado de las otras cuentas por cobrar que no
son con los clientes, por lo que siempre se tienen que hacer reclasificaciones manuales para efectos
de comisiones y estadsticas del departamento, que implican un gran nmero de horas invertidas y
hasta errores en la informacin suministrada.

21. Una vez que las facturas son emitidas, almacn prepara una relacin de cada una de las copia de
las facturas que trae el transportista debidamente firmada por el cliente y la enva al departamento
de crdito y cobranzas quien firma la relacin en seal de que ha recibido todos los documentos y
enva la copia de la factura al visitador mdico para que ste gestione la cobranza.

DEPARTAMENTO DE CREDITO Y COBRANZAS

1. El departamento de crdito y cobranzas est compuesto por: 1 Jefe de crdito y cobranzas (Alice
Escalona) y 2 analistas.

2. Una vez que el jefe del departamento de Crdito y Cobranzas obtiene del departamento de ventas
la informacin que le permite aprobar o rechazar el pedido (informacin del cliente, datos
personales, referencias comerciales, etc. analiza y evala dicha informacin conjuntamente con el
gerente de ventas y procede a la aprobacin del pedido firmando el formulario de pedidos. Existen
casos en que no se deja evidencia de esta aprobacin ya que el departamento de crdito y
cobranzas regresa los pedidos al departamento de ventas, nicamente con la firma del
departamento de ventas.

3. La aprobacin de los nuevos crditos es manejada conjuntamente por el departamento de crdito y

cobranzas, ventas y la gerencia general desde la oficina de la Plaza Central. Cuando se recibe un
pedido importante el Jefe del Departamento conjuntamente con el Gerente de Ventas y el Gerente
General firman el formulario de pedido en seal de aprobacin.

4. Los pedidos de clientes recurrentes son aprobados por el Jefe del departamento despus de revisar
el listado de cuentas a cobrar del mes anterior y los recibos de cobranza del mes. Si el pedido es
aprobado o rechazado se remite al departamento de ventas, en este ltimo caso se explica el
motivo del rechazo del pedido para que ventas informe al visitador y hable con el cliente.

LABORATORIO 2 NIAS MODULO I Y II, NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORIA 12

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5. El departamento de Crdito y Cobranzas mantiene un expediente para cada cliente que incluye la
documentacin siguiente: Planilla de solicitud de crdito, documentos de registro, referencias
comerciales, cdigo del cliente asignado por el maestro de clientes. Observamos que los
expedientes no mantienen actualizada y/o completa las direcciones de cada cliente, persona
contacto y los telfonos, sin embargo, la data contenida en el sistema R4T si se encuentra al da.

Procedimientos de cobranzas

6. A cada visitador medico se le entrega un talonario de Soporte de Pago de con 50 recibos por
compaa, dichos talonarios cumplen con las normativas exigidas. Sin embargo no existe un control
posterior llevando un correlativo del talonario de Soporte de Pago usado por vendedor. Este
formulario es emitido en original y 3 copias las cuales tienen el siguiente destino: a) original al cliente,
b) copia verde al departamento de contabilidad conjuntamente con el recibo de depsito bancario
c) copia rosada se archiva en el departamento de crdito y cobranzas y sirve para procesar el cobro
en el sistema R4T, d) la copia azul queda en el talonario del vendedor.

7. A nivel de sistemas las cuentas por cobrar y las cobranzas son controladas a travs del sistema R4T.

8. Semanalmente una de las personas del departamento de Crdito y Cobranzas se traslada a la

Planta para registrar las cobranzas en el sistema R4T. Este trabajo se hace una vez a la semana por lo
cual, la data contenida en la base de datos del R4T tiene una semana de retraso.

9. Toda la documentacin que soporta las cobranzas es pasada a contabilidad semanalmente

conjuntamente con el asiento resumen emitido por el R4T.

10. Actualmente no hay un procedimiento de conciliacin mensual de la informacin contenida en el

listado resumen de cuentas por regin y tipo de venta y el listado anlisis consolidado por cliente
emitidos ambos por el sistema R4T con el mayor general por lo cual presentaban diferencia y hasta la
fecha no se ha hecho un anlisis de esta diferencia. Esta situacin se deba a diferentes motivos los
cuales estn siendo corregidos. A partir del mes de mayo del 200X la Jefe de cobranzas
conjuntamente con el contador van a conciliar mensualmente la informacin contenida en este
registro auxiliar con el mayor general.

11. El sistema R4T no trabaja con lmites de crdito, por lo que se pudieran estar autorizando pedidos a
clientes con saldos vencidos.

12. No existe una aplicacin para la revisin de los descuentos por cobranzas y que emita las respectivas
notas de crdito o de dbito segn sea el caso.

13. El departamento de crdito y cobranzas maneja los reportes siguientes:

Anlisis consolidado por cliente: listado en donde se refleja la antigedad de la deuda del
cliente, por documento.

Relacin de Envo de facturas al cobro: listado en donde se relaciona las facturas pendientes de
cobro por visitador, para gestionar la cobranza.

Reporte neto de cobranzas: presenta las cobranzas realizadas por regin durante el mes.

14. El departamento de crdito y cobranzas emite al cierre de cada mes los Estados de cuenta de los
clientes y se los enva a cada visitador con el fin de que hagan sus gestiones de cobranzas
necesarias. La Compaa no mantiene la poltica de enviar estados de cuentas a los clientes.

15. El departamento de crdito y cobranzas no posee un manual de normas y procedimientos.

16. El departamento no tiene una poltica escrita que defina las facturas que son consideradas
incobrables. En conversacin con la jefe del departamento de crdito y cobranzas, gestionan las

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cobranzas por hasta un ao y medio, en caso de no conseguir su cobro, le solicitan un informe al

representante de ventas en donde exponga las razones por las cuales se agotaron sus gestiones de
cobranza, hasta la fecha no han gestionado las cobranzas atrasadas a travs de los abogados.

17. La Compaa tambin utiliza la figura de compaas vendedoras/cobradoras para efectuar las
ventas a ciertas entidades gubernamentales y les paga un 10 % de comisin sobre la cobranza. En
esta situacin estn Pablo Gmez Representaciones, AMERICAN Hospital Supply y Alpha.

Notas de dbito por cheques devueltos

18. El departamento de crdito y cobranzas recibe del banco los cheques devueltos y prepara la nota
de dbito correspondiente al cliente. Posteriormente avisa al visitador mdico para que se
comunique con el cliente.

19. El cheque devuelto conjuntamente con la Nota de Dbito son enviados al visitador mdico para
gestionar el cobro.

20. La nota de dbito del Banco conjuntamente con una copia de la Nota de dbito del cliente son
enviados al departamento de contabilidad para su registro contable.

Elaboracin de Notas de Crdito

21. La elaboracin de las Notes de Crdito por Descuentos o por Devolucin de Productos est a cargo
de las personas que facturan. Esta situacin esta trayendo problemas en el departamento de ventas
quien desconoca la existencia de las Notas de Crdito por devolucin de Mercancas.

22. Las Notas de Crdito por devolucin de mercancas se hacen una vez aprobada la devolucin por
parte del departamento de control de calidad. En el pasado han habido ciertos retrasos en la
elaboracin de las Notes de Crdito por Devolucin de Mercancas debido a que el departamento
de Control de Calidad tardaba cierto tiempo en la revisin de las mercancas devueltas y en
transmitir la informacin al departamento de facturacin.
Ventas en consignacin

23. La Compaa tiene la poltica de entregar ciertos productos a los visitadores mdicos en
consignacin. Estas transacciones obedecen a la venta de ciertos productos en forma promocional.
En el proceso relacionado con las Ventas Promocionales, que son ofertas destinadas a las farmacias,
no existe segregacin de funciones; es decir, el departamento de ventas decide la oferta y es el
departamento de crdito y cobranzas quien controla todo el proceso comenzando de entrega de la
mercanca a cada vendedor.

24. La mercanca que va a ser vendida bajo la oferta se le entrega directamente al visitador a travs de
notas de entrega, elaboradas por crdito y cobranzas, stas notas de entrega son procesadas a
travs del R4T y mueven los inventarios.

25. La Compaa carga en la cuenta del visitador mdico el costo de las mercancas que sern
ofrecidas en oferta y en el momento en que el visitador mdico reporta la cobranza es cuando se
registra la venta y se acredita a su cuenta por cobrar.

26. Al visitador se le otorga un mes para vender los productos directamente en las farmacias. A medida
que ellos van vendiendo van presentando un recibo a Cobranzas por la venta efectuada,
transcurrido un mes despus de la entrega, crdito y cobranzas analiza la cuenta del vendedor,
analizando las cantidades entregadas versus lo vendido y devuelto. Y ordena la emisin de la factura
a nombre del vendedor para aplicarle los cobros.

27. Con respecto a la mercanca no vendida, el vendedor la devuelve al almacn, dicha mercanca es
pasada al departamento de control de calidad para su aceptacin o rechazo. El almacn enva
esta informacin al departamento de crdito y cobranzas en donde se ajusta la cuenta con el
vendedor.

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DEPARTAMENTO DE ALMACEN y DESPACHO

1. El jefe de almacn est encargado de controlar la existencia fsica de los inventarios de: productos
terminados, material de empaque, material de envase, materia prima y muestras mdicas en el
almacn. Tambin hay una persona en la Planta que funge contador de costos que se encarga de
procesar las entradas al sistema R4T (Daysi Reales).

2. El departamento de Despacho y Almacn recibe diariamente las facturas del departamento de

facturacin, organiza las mercancas y embala los productos. A la fecha no mantienen un sistema
en lnea que les permita ir preparando el despacho para el momento en que se emita la facturacin.

3. El departamento de Despacho y Almacn prepara la mercanca por empresa y elabora una ruta de
entrega consolidada para pagar el flete de despacho ms lejano con la finalidad de minimizar
costos de flete.

4. Despacho separa dos (2) lotes de facturas, uno (1) con las copias requeridas por el cliente incluidas
en un sobre y otro con la factura original y la copia, que si es COD o crdito la devolver como
recibida.

5. A nivel del mayor general la Compaa no va registrando mensualmente las cantidades utilizadas de
los inventarios, los costos de los productos vendidos, etc. Este procedimiento solo se hace a nivel de
registros auxiliares. A nivel contable se hace solamente al final del ejercicio aunque en este ltimo
ejercicio se efectuaron ajustes en el mes de diciembre.

6. El Sistema R4T emiten los registros auxiliares correspondientes para el control de los inventarios como
por ejemplo: registros auxiliares a una fecha determinada, control de las orden de fabricacin
terminadas en el mes, registro y detalle de las horas de mano de obra directa, etc, sin embargo, esta
informacin extra contable no es utilizada para registrar las operaciones de fabricacin en la
contabilidad de la empresa. Al final del ao es cuando se utiliza la informacin generada por el
sistema R4T y se ajustan los registros contables en base a los resultados del inventario fsico.

7. Mensualmente la Compaa realiza el inventario fsico de los 20 productos de mayor rotacin y de

otros 5 productos al azar y diferentes a estos 20 productos. Dicho inventario se efecta entre el
gerente de planificacin y el jefe de despacho. No se realizan ajustes en los libros. No existe una
poltica definida con respecto al nivel de responsabilidad y aprobacin de los ajustes.

8. El jefe de almacn est autorizados para registrar entradas y/o ajustes a las cantidades en existencia
del sistema R4T.

9. Mensualmente se hace el inventario de los productos psicotrpicos comnmente llamados de rcipe

morado. Estos inventarios se efectan entre el gerente de planificacin y el jefe de despacho. Las
diferencias significativas que sern ajustadas a nivel del registro auxiliar de inventarios deben estar
aprobadas por el gerente de planta (deberan ser autorizadas pro el Gerente General o el Gerente
de Finanzas).

10. La Compaa no ha documentado los procedimientos para el control de los inventarios en el

almacn, toma de inventarios fsicos, despacho de mercancas, devoluciones, procedimientos para
el control de los costos, procedimientos de compra de inventarios, etc.

11. Despacho controla los fletes generados por la venta; cuando el camin regresa con la (s) facturas
(s) recibida (s) y/o el (los) cheque (s) por los COD, tambin deja una (1) copia de las guas por las
entregas. Posteriormente despacho compara los fletes incluidos en la factura quincenal del
proveedor vs. la copia y aprueba o hace sus reclamos pertinentes. En este procedimiento podemos
observar que los fletes no son revisados por un departamento diferente al que los genera en base a
la documentacin pertinente.

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DEPARTAMENTO DE COMPRAS

1. El jefe de compras es responsable de seleccionar cada proveedor de la empresa, a fin de asegurar

que los mismos cumplan con los requerimientos necesarios a niveles de condiciones de pago, precio
y condiciones de entrega.

2. El departamento de compras est conformado de la forma siguiente: 1 Jefe de Compras, que es la

Sra. Carmela Gonzlez (encargada de MP, ME y Varios Nacionales) y 1 Asistente de Compras Maritza
Mendoza (encargada de compras del exterior)

3. Las compras estn clasificadas de la manera siguiente:

Compras menores. Corresponden a adquisiciones varias, las cuales por su cuanta se procesan
directamente por caja chica y/o el departamento de servicios generales en Plaza
Guatemala. No hay una poltica escrita sobre este aspecto, sin embargo, de acuerdo con
manifestaciones de la jefe de compras, el rango utilizado para definir las compras menores
est comprendido hasta cincuenta mil (Q 50.000)

Compras productivas nacionales y compras productivas importadas. Aplicables para materia

prima, material de empaque y envase.

Compras varias. Compras de bienes diferentes al proceso productivo.

4. El procedimiento utilizado para las compras productivas es el siguiente:

Requerimiento de materiales (nacionales)

La gerencia de planificacin elabora la requisicin de materiales en original y una copia ( vase

procedimiento de planificacin) firmada por el gerente de planificacin, las cuales son enviadas
al departamento de compras el cual recibe y enva la original a la gerencia de planificacin y
conserva la copia para su control.

Requerimiento de materiales (importados):

Las compras de materia prima importada son manejadas a nivel corporativo desde la casa
matriz para efectos del proveedor y precios. La gerencia de planificacin elabora la requisicin
de materiales y luego de estar aprobada por la gerencia de planta es entregada a la Sra.
Maritza Mendoza, asistente de compras la cual se encarga de realizar los trmites inherentes a la
importacin de la materia prima.

Requerimiento de materiales para las compras varias:

Para las compras de bienes y/o servicios distintos al proceso productivo, cada unidad funcional
elabora sus requerimientos y los enva al departamento de compras previamente aprobados por
el gerente de la unidad

Para las compras de montos menores relacionadas con los servicios inmediatos a los trabajadores
de Plaza Guatemala

Elaboracin y anlisis de las cotizaciones:

Se solicitan tres (03) cotizaciones una vez recibidas va fax o E-Mail, se procede a realizar el
anlisis de las mismas en una hoja de clculo de Excel. Se selecciona el proveedor y se procede
a elaborar la orden de compra. Es de hacer notar que no existe una poltica escrita por parte del
cliente en la cual se definan los parmetros para la seleccin de las cotizaciones,

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Orden compra:

Se procede a elaborar la orden de compra en el sistema Hipermax a la cual se le anexan el

requerimiento de materiales y el anlisis de las cotizaciones, se emite un (1) original y tres (03)
copias, las cuales son enviadas al gerente de planta para su revisin y aprobacin, la original se
enva al proveedor, una copia se enva al almacn, otra al archivo de compras y la ltima a la
unidad solicitante (gerencia de planificacin).

Por problemas de integracin de los sistemas, actualmente se duplica la carga de la orden de

compra en el sistema Hipermax debido a que una carga se realiza en Planta Central y
posteriormente se vuelve a realizar otro proceso de carga de datos en Plaza Guatemala para
efectos de registrar las cuentas por pagar.

Recepcin de la mercanca:

El sistema Hipermax no permite el control de las rdenes de compra emitidas no recibidas.

El departamento de compras lleva un archivo tipo acorden en donde se mantienen todas las
rdenes de compra pendientes. Una vez recibidas la mercanca en el almacn ste emite una
nota de recepcin y enva una copia al departamento de compras y a la contadora de costos
para el registro contable de la operacin y para que se realice el cierre operativo de la orden de
compra (incluyendo los gastos de nacionalizacin para los casos de mercanca importada).

Adicionalmente el departamento de compras recibe por parte del almacn las facturas
originales entregadas por los proveedores y las enva peridicamente al departamento de
cuentas por pagar mediante una relacin de facturas entregadas la cual se elabora en original y
copia.

Devolucin de material:

En el caso que los materiales comprados no cumplan con las especificaciones mnimas, el
departamento de control de calidad emite un memo de observaciones en original y copia y lo
enva al departamento de compras el cual al recibirlo debe enviarlo al proveedor para que se
proceda a la devolucin.

El almacn entrega la mercanca al proveedor y se emite una nota de envo para justificar la
salida de material, una vez que este es repuesto por el proveedor almacn emite una orden de
recepcin y se cumplen con los procesos establecidos en el punto anterior.

DEPARTAMENTO DE PRODUCCION

1. El departamento de planificacin est ubicado en la Planta Central y est conformado de la

manera siguiente: 1 Gerente de planificacin (Ivn Portillo), 1 Asistente (Dora Zambrano).

2. El departamento de Mercadeo prepara el pronstico de las ventas anual, el detalle de los

inventarios mensual (Materia Prima, Material de Empaque, Material de Envase) Dicha informacin es
cargada por el departamento de planificacin en un programa creado a travs del R4T llamado
Explosin de Materiales, que pronostica a 3 meses de inventario los requerimientos de inventario
de acuerdo al pronstico de ventas. El programa compara la necesidad de los futuros 3 meses
contra las existencias en Inventario.

3. A travs del sistema R4T no se emiten las requisiciones de compra, Con estos resultados, el
departamento de Planificacin procede a emitir las requisiciones de compras, a travs de una hoja
de Excel. Las cantidades a comprar estn basadas a los tamaos estndares de venta del
proveedor.

4. El programa de Explosin de materiales tiene clasificado el stock de los inventarios de materia prima
y productos terminados en A, B y C.

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Tipo A. Son aquellos inventarios que en unidades se mueven poco pero que a nivel
representan ms y se les otorga un nivel de rotacin de inventarios entre 1 y 3 meses.

Tipo B. Son aquellos inventarios que en unidades se mueven ms que los tipo A, pero que a
nivel de representan menos que los del tipo A y se les otorga un nivel de rotacin de
inventarios entre 4 y 6 meses.

Tipo C. Son aquellos inventarios que en unidades se mueven a altos niveles pero que a nivel
representan poco y su rotacin est entre 6 y 8 meses.

DEPARTAMENTO DE TESORERIA

1. La Tesorera es manejada directamente por la Gerencia de Administracin y Finanzas.

2. El manejo de la Tesorera no est automatizado. En caso de requerir informacin sobre la

disponibilidad bancaria, la secretaria del departamento de administracin llama telefnicamente
al banco ya que la Compaa no se encuentran conectada con el banco o va Internet.

3. En el sistema Hipermax no estn interconectados los mdulos de cuentas por cobrar, cuentas por
pagar y bancos, en consecuencia, la informacin para la toma de decisiones se obtiene
retardadamente y est sujeta a presentar errores.

4. Es la gerencia de administracin quien recopila toda la informacin del departamento de

cobranzas y del de cuentas por pagar a fin de decidir por los pagos que se deben realizar y/o
solicitar financiamiento en caso de que sea necesario.

5. Los cheques son elaborados por la cajera a travs del sistema Hipermax en su mdulo de
chequeras. Dicho mdulo no est conectado con el mdulo de cuentas por pagar por lo que la
elaboracin de los cheques es totalmente manual y requiere de funciones repetitivas y de mayor
inversin de tiempo para su elaboracin.

6. Por no existir una interconexin entre los mdulos de banco y cuentas por pagar se pudieran existir
casos de duplicidad de pagos.

7. Para proceder a la emisin de los cheques, la cajera cumple con el procedimiento siguiente:

Recibe de cuentas por pagar la relacin de pagos debidamente autorizada por la gerencia
de administracin, para proceder a emitir los cheques a favor de los proveedores.

Atiende a los proveedores a nivel entrega de cheques, los das viernes de cada semana.

Elabora diariamente los depsitos bancarios provenientes de las cobranzas.

Lleva un control exacto de los pagos pendientes a travs de expedientes por proveedor.

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

1. El departamento de Contabilidad est conformado de la forma siguiente:

2 Contadora, Coro Duc

1 Contadora filiales, Yudith Quint
2 Encargada de cuentas por pagar, Melba Villegas
1 Auxiliar de Contabilidad, Maril Yp
Estudiantes en Prctica.

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2. No existe un manual de normas y procedimientos contables dentro del departamento de

contabilidad por lo que no existen lineamientos definidos para la realizacin de las actividades. Esta
situacin genera carga de trabajo a las contadoras, as como, decisiones e interpretaciones que
tienden a simplificar las actividades correspondientes a su cargo, pudiendo obviar aspectos
importantes de control interno.

3. Debido a que no existe interfase entre el sistema de Macarao y Plaza Guatemala y los procesos de
registros no estn automatizados, actualmente en contabilidad no se realizan los procesos de
revisin, control y revisin de todos los procesos contables de las empresas.

4. A groso modo entre las actividades realizadas por el personal de este departamento incluyen las
siguientes:

Controlar el pago de los impuestos retenidos de facturas, patente de industria y comercio,

impuesto sobre la renta definitivo, libro de compra ventas, clculo y pago mensual del IVA y
cualquier otra disposicin legal.

5. Efectuar mensualmente un cuadre de los saldos de las cuentas nter compaas y relacionadas.

6. Preparar mensualmente los estados financieros de la empresa basados en PCGA para la toma de
decisiones.

7. Elaboracin, revisin y anlisis de las conciliaciones bancarias elaboradas por los pasantes, a fin de
realizar los ajustes y reclasificaciones necesarios.

8. Registrar las provisiones mensuales, registro de comprobantes, codificacin de los vouchers, archivo
de los registros.

9. Registar mensual los asientos recurrentes tales como: incentivos a los visitadores mdicos de la
empresa, provisiones contractuales, soportados por clculos manuales elaborados en hojas de excel.
No se ha establecido un proceso de revisin, anlisis y de estos clculos por parte del departamento
de contabilidad.

10. Las nminas se realizan a travs del sistema Hipermax, su registro en contabilidad est automatizado,
sin embargo no tienen establecido el proceso de revisin y su evidencia.

11. Llevar un control de las obligaciones y de las mercancas compradas. La documentacin que se
genera por las compras se maneja y resguarda en Plaza Central, por lo que contabilidad no revisa,
analiza y cuadra con la documentacin soporte las operaciones generadas en compras.

12. El control de los proveedores se lleva a travs de una hoja en Excel cuya informacin no venia siendo
conciliada con los registros contables. Debido a este procedimiento se originaron diferencias
importantes entre la informacin contenida en la hoja en Excel y el mayor general. Estas diferencias
fueron ajustadas al cierre del ao terminado el 31-12-2013.

13. Emitir semanalmente un listado a la gerencia de administracin que contenga toda la informacin
sobre las de las obligaciones para su revisin y aprobacin.

14. Semanalmente ordenar a caja la emisin de los cheques a los proveedores una vez aprobado por la
gerencia de administracin y finanzas.

15. Los comprobantes de diario son procesados por el sistema Hipermax, para la obtencin de los
estados financieros, los mismos estn clasificados de la forma siguiente:

CD tipo 0 Bancos (Hipermax directamente en contabilidad)

CD tipo 1 Cobranzas (resumen del R4T)
CD tipo 2 Ventas (resumen del R4T)

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CD tipo 4 Amortizaciones, depreciaciones (Hipermax directamente en

contabilidad-Excel)
CD tipo 5 Generales, ajustes y reclasificaciones (Hipermax directamente en
contabilidad)
CD tipo 6 Compras (resumen del R4T)
CD tipo 9 Todo lo relacionado a nminas (Hipermax, mdulo de nmina
automatizado y las provisiones por contabilidad-Excel)

16. El procedimiento de registro contable por rea es el siguiente:

Desembolsos:

La informacin para procesar los cheques es transcrita al sistema Hipermax, sin embargo, no estn
interconectados los mdulos de cuentas por pagar y bancos, por lo que hay un reproceso en la
elaboracin y trascripcin del registro contable, de los desembolsos.

Cobranzas:

Las cobranzas se registran en el sistema Hipermax por un asiento resumen semanal emitido por el
sistema R4T. Las conciliaciones bancarias son elaboradas a travs del detalle de las cobranzas que se
emite por el sistema Hipermax.

Facturacin:

Para el registro contable de las cuentas por cobrar y ventas se recibe del R4T un asiento tipo 2 que
resume las ventas del mes, la documentacin que soporta dicho registro queda en poder del
departamento de facturacin. En contabilidad no se deja evidencia de la revisin y cuadre del
registro contable.

Provisiones:

Las provisiones mensuales contractuales las elabora a travs de hoja de Excel el departamento de
Recursos Humanos, las mismas son registradas sin dejar evidencia de revisin de los clculos y
conformidad con las exigencias legales por parte del departamento de contabilidad.

Compras:

Para el registro contable de las compras y cuentas por pagar, se recibe semanalmente del R4T un
comprobante de diario resumen el cual se procesa por Hipermax. Los detalles de las cuentas por
pagar se manejan por Plaza Guatemala y el detalle de las compras por Plaza Central.

Nminas:

El registro de la nmina est automatizado en el sistema Hipermax. Sin embargo no se deja evidencia
de que se realice un procedimiento de revisin y aprobacin por parte del departamento de
contabilidad.

Basado en lo expuesto, es necesario que de acuerdo al cumplimiento de las Normas Internacionales de

Auditora principalmente en las secciones 200 299 y 300 499 en lo aplicable, establezca, formule y
documente lo siguiente:

i. Documente los acuerdos de los trminos de la realizacin de la auditoria de estados

financieros, basado en que la auditoria se realizara en un lapso de 4 semanas, con un
monto de honorarios de Q 70 mil (incluye IVA) y entregar como producto final un
dictamen sobre la razonabilidad de estados financieros y los estados financieros auditados.

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ii. Disee los programas, procedimientos y matrices que pudieran surgir a nivel de escenario
basado en los datos del ambiente de control interno y financiero que evidencien los
estados financieros. (Matriz de evaluacin del riesgo de control)

iii. Evidencie y determine los impactos de control financiero y de ambiente de control sobre
las regulaciones y leyes que afectan este proceso de auditoria en la presentacin y
generacin de los estados financieros.

iv. Determine y establezca las comunicaciones de los responsables del gobierno corporativo a
quien se rendirn los informes y deficiencias de control interno reportables, asi como la
discusin de los borradores y cualquier otra informacin que se pudiera dar en el proceso
de la auditora a realizar.

v. Realice matriz sobre las actividades de control que posee la Compaa en cumplimiento y
requerimiento de la NIA 315

vi. Identifique los controles establecidos que tiene la Compaa respecto a su estructura de
control interno que posee, basando en ello fundamente la conclusin del mismo basado
en su juicio (aunque se debera de disear pruebas de control interno para determinar la
confianza de estos controles, pero por omisin de los mismos solo deber de simular esta
actividad)

vii. Determine el benchmark a aplicar, basado en la informacin proporcionada.

viii. Elabore las matrices de enfoque de auditoria basados en la materialidad determinada

para los activos, pasivos, ingresos y gastos que puedan ejecutarse en la auditora

ix. Elabore las matrices de evaluacin de riesgos de los activos, pasivos, ingresos y resultados
que se establecieron en la literal (viii,) de conformidad con la NIA 315 y 330

CHIQUIMULA, 02 DE AGOSTO DE 2017

FECHA DE ENTREGA: 12 DE AGOSTO DE 2017, en grupo y de forma manual.

Derechos Reservados Centro Universitario de Oriente de la Universidad de San Carlos de Guatemala. Finca el Zapotillo, Zona 5,
ciudad de Chiquimula, Chiquimula, Guatemala, C. A.. El CUNORI prohbe cualquier forma de reproduccin, almacenaje de la
totalidad o parte de esta obra, sin autorizacin por escrito del Profesor o del Director de esta casa de estudios.

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