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APOSTILA

Alta Performance
em Vendas
PREPARAO E PLANEJAMENTO
Por Ral Candeloro
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mdulo 02:
PREPARAO E PLANEJAMENTO

Administrar corretamente o tempo uma das coisas mais importantes na vida de


um vendedor. Fizemos uma pesquisa com gerentes e lderes de vendas sobre quais
eram os maiores erros que os vendedores cometem. Em primeiro lugar, disparado,
apareceu o planejamento e administrao do tempo.

Neste mdulo vamos ver vrias ferramentas que iro te ajudar a administrar me-
lhor suas atividades. De verdade, no administramos o tempo mas sim atividades.
Escolhemos quais as prioridades que daremos mais ateno. Essas atividades en-
to sero feitas e se estiverem priorizadas da maneira correta, teremos um timo
resultado l na frente. Se elas no agregarem valor, iremos para a baixa perfor-
mance.

Em vendas voc tem duas grandes opes para melhorar seus resultados:
Trabalhar mais horas por dia
Aumentar sua eficincia

A primeira opo j nem considerada por muitos vendedores, pois chegam


cedo, saem tarde, no almoam... ento na prtica essa j nem uma opo. Se
voc quiser ter uma vida equilibrada e produtiva, voc precisa ento aumentar
sua eficincia.

Tem um estudo interessante que diz que 15 minutos de planejamento por dia fa-
zem com que voc, na mdia, tenha 2 horas mais produtivas. Veja que para cada
minuto que voc passa planejando, voc aumenta 2 ou 3 em produtividade.

Tem gente que gosta de planejar o dia seguinte um pouco antes de ir dormir ou nos
ltimos minutos que est no escritrio. Tem gente que planeja logo cedo pela ma-
nh. Escolha qual modelo funciona melhor para voc, e faa. Porque se voc no
fizer, voc est perdendo 2 horas de produtividade no seu dia e isso com certeza
absoluta vai atrapalhar sua alta performance.

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mdulo 02:
PREPARAO E PLANEJAMENTO

Administrao do tempo tem duas grandes definies:

a arte de organizar, agendar e administrar seu tempo com propsito


de ser mais produtivo e eficiente.

o processo de exercitar, o controle consciente sobre o tempo que


voc investe em atividades especficas, com o intuito de melhorar sua
eficincia e produtividade.

DICA DO RAL

Tome cuidado com o termo administrar o tempo. Ns no administramos o tempo, ns


administramos as atividades que fazemos dentro deste tempo. Um dia tem 24 horas
e vai continuar tendo 24 horas voc no consegue administr-lo para ter 23 ou 25
horas. O tempo imutvel. O que voc consegue administrar o que voc pensa e o que
voc faz naquele segundo, naquele minuto, naquela hora.

voc quem escolhe se vai ser organizado ou desorganizado. Se vai ser eficiente
ou ineficiente. Se vai fazer tarefas produtivas ou improdutivas. Isso uma questo
de escolha.

A falta de planejamento traz consequncias bastante negativas:


- Baixa produtividade.
- Baixa qualidade da venda.
- Aumento do estresse com muita coisa para fazer.
- Cria-se um ciclo vicioso: quanto mais atarefado voc est, menos tempo para
planejar voc tem.
- Influncia na vida pessoal, desorganizao geral levando preocupaes para casa.
- Sensao de descontrole sobre a sua vida, sendo reativo e apagando incndios.

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PREPARAO E PLANEJAMENTO

Uma das principais caractersticas das pessoas de alta performance justamente a


sensao de controle sobre sua vida, sobre suas atividades, sobre seus resultados.
Se voc no administrar corretamente as atividades do dia, tambm no vai admi-
nistrar os resultados.

Um campeo ou campe de vendas assume o controle da agenda e dos seus afaze-


res. Faz o seu dia, e no deixa o dia simplesmente acontecer, levando de um lado
para o outro.

EXERCCIO: Benefcios da administrao do tempo

Individualmente ou em grupo, responda:

Quais so os benefcios de administrar corretamente o seu tempo?

Agora olhe essa lista e responda: voc quer ter esses benefcios na sua vida? Se sim
(esperamos que sim!), voc vai precisar se comprometer a aplicar as ferramentas e
mudar alguns hbitos. Fique tranquilo, voc vai conseguir.

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mdulo 02:
PREPARAO E PLANEJAMENTO

6 causas pelas quais as pessoas no administram seu tempo

Se planejar e administrar corretamente o tempo tem tantas coisas boas, por que
poucas pessoas os fazem?

1. Porque vivem como se fossem viver para sempre, como se fossem imortais. No
valorizam realmente o momento presente e as horas que tm em cada dia.
2. Porque no tm objetivos claramente definidos. A passam o dia inteiro se ocu-
pando com qualquer coisa, sem se preocupar se as atividades esto contribuin-
do para os objetivos finais.
3. Porque esto viciadas na desorganizao. Se no estiverem na correria acham
que tem algo errado. No fundo confudem fazer muita coisa com ser produtivo,
e so duas coisas completamente diferentes.
4. Porque cresceram ouvindo das pessoas a sua volta que elas eram bagunceiras e
desorganizadas.
5. Porque acham que planejamento no funciona, ingessa e tira a liberdade.
6. Porque tm baixa autoestima e tm dificuldades de dizer no, sobrecarregando
seu dia com atividades de vrias outras pessoas.

Todas as vezes que falamos da falta de planejamento, tem sempre coisas de atitu-
des por trs. De novo: uma questo de escolha. Organizado ou desorganizado?
Atividades que agregam valor ou que no agregam valor?

No mdulo passado fizemos o exerccio do Dia Perfeito. Se voc analis-lo, vai


perceber que muitas das coisas que colocou ali j podem ser classificadas como
atividades produtivas, das quais voc tem controle e que vo te levar em direo
aos seus objetivos.

Se voc notar que algumas tarefas no te levam para o seu objetivo, ento ou o objetivo
no est claro, ou a tarefa que voc colocou no est alinhada e voc precisa rever.

Pessoas de Alta Performance aproveitam todos os dias para colocar atividades que
as levem em direo aos resultados que querem alcanar.

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PREPARAO E PLANEJAMENTO

Com o passar do tempo, essas atividades produtivas passam a se tornar rotina e


mesmo que voc no gostasse de fazer algumas delas no comeo, depois voc se
acostuma, entende o efeito que elas tm e fica mais motivado para faz-las.

Borboletas mentais

Um atleta que ganhou medalha de ouro em uma Olimpada disse em uma entre-
vista que na hora da competio ele conseguia bloquear qualquer tipo de pensa-
mento para ficar 100% focado na prova, e que nada que no estivesse relacionado
aquilo entrava no crebro dele. O reporter ento perguntou: e se uma borboleta
passar voando? e o atleta respondeu que ele simplesmente no via a borboleta.

O nosso crebro est cheio de borboletas... borboletas mentais! Dentro da nossa


cabea passam coisas voando o tempo todo. Voc pode estar lendo essa apostila e
daqui a pouco vai pensar em alguma coisa. Pode ser que esteja relacionado a esta
atividade que voc est fazendo, mas pode ser que seja de um assunto completa-
mente diferente.

s vezes as borboletas atacam bem na frente do cliente. Alguma coisa que ele diz
te faz pensar em outra coisa e voc inconscientemente deixa de prestar ateno no
que ele est dizendo.

Se voc no estiver 100% o tempo inteiro, sua energia tambm no est. Alta pro-
dutividade no pensar 7 coisas ao mesmo tempo: que precisa ligar para o cliente,
cortar o cabelo, comprar po, passar na casa da me, comprar o presente do amigo
do filho, terminar de preencher relatrio, marcar mdico, preparar uma proposta
etc., etc., etc.

Esse exerccio super simples, mas muito poderoso. Sempre antes de comearmos
qualquer trabalho de planejamento, devemos fazer uma lista de borboletas men-
tais aquelas coisas que esto na sua cabea que precisam ser feitas.

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EXERCCIO: Borboletas Mentais

Use as pginas a seguir para colocar as suas borboletas mentais. Tem uma folha
para coisas relacionadas ao trabalho e uma folha para coisas relacionadas a sua
vida pessoal.

Liste tudo que est passando pela sua cabea, deixe os pensamentos flurem e v
anotando. O objetivo do exerccio fazer uma faxina geral nos seus pensamentos
porque tudo isso tira sua energia das coisas produtivas.

Ao anotar todas essas coisas, voc fica mais tranquilo de que esses pensamentos
esto salvos em algum lugar fora da sua cabea, ento voc no precisa ficar
pensando neles o tempo todo. Voc sabe que vai ter um momento do dia que vai
ser para eliminar algumas dessas pendncias.

Depois que voc estiver com a lista toda pronta, marque quais so as atividades
mais importantes e priorize de acordo com o tempo que voc tem disponvel. Ao
final do dia, reveja a lista, risque o que foi feito e inclua novas coisas que aparece-
ram em seus pensamentos.

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BORBOLETAS MENTAIS PESSOAIS

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BORBOLETAS MENTAIS PROFISSIONAIS

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PREPARAO E PLANEJAMENTO

Ladres de tempo

Ladres de tempo so coisas que tiram o seu tempo sem agregar valor. Geralmente
atividades repetitivas que no contribuem para seus objetivos.

DICA DO RAL

Pessoas de Alta Performance no confundem atividades com resultados. Tem gente


que acha que fazer muita coisa produtivo, mas no necessariamente. Fazer muitas
coisas que do resultado produtivo, mas fazer muitas coisas que no do resultados
uma forma de se esconder.

O ser humano, quando termina uma atividade, tem uma descarga de dopamina e
endorfina. uma forma que o crebro tem de nos recompensar. Ns somos movi-
dos a tarefas, gostamos de complet-las.

Isso cria um ciclo positivo muito interessante quando canalizado da maneira


correta. Porque mesmo que a pessoa termine uma atividade que no produtiva,
tambm recebe dopamina e endorfina. O crebro no distingue o que foi tarefa
produtiva da improdutiva. Ele quer saber se a tarefa foi terminada e deixa a pes-
soa com a sensao de realizao e felicidade.

S que com o passar do tempo, a pessoa percebe que no est saindo do lugar, que
o que ela est fazendo no est gerando resultado. Trabalha, trabalha e no vende
mais, no ganha mais. A fica deprimida sem saber o que aconteceu.

Uma pessoa de Alta Performance tambm se vicia em completar atividades, mas


ela tem o extremo cuidado de focar em atividades produtivas, em coisas que tra-
zem resultados.

Certa vez perguntaram para Michelangelo, um dos maiores escultores do mundo


todo, como ele conseguiu criar a esttuda de David, com toda a sua perfeio, ape-
nas tendo um bloco de mrmore. E ele respondeu que ele no tinha feito David
na pedra, mas sim que tinha tirado tudo o que no era David da pedra. Veja que
interessante: ele imaginou a figura como parte da pedra e tirou tudo o que no era
a figura, tudo o que estava sobrando.

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Ento lembre-se: hora de tirar as coisas improdutivas da sua vida e se dedicar s


coisas que agregam valor. Para esculpir seus resultados, voc tem que tirar tudo o
que no importante.

Distraes e perda de tempo so os maiores inimigos de qualquer pessoa. Jim


Collins, um excelente especialista em gesto, defende que as pessoas no preci-
sam ter apenas listas de coisas a fazer, mas tambm listas de coisas para parar
de fazer.

EXERCCIO: coisas que tenho que parar de fazer

Analisando o seu Dia Perfeito e a Lista de Borboletas Mentais, responda:

Que coisas voc precisa PARAR de fazer que liberam seu tempo e energia
para que voc tenha uma performance cada vez maior? Quais so os seus
maiores ladres de tempo?

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PREPARAO E PLANEJAMENTO

At agora, os exerccios que fizemos serviram para organizar um dia muito pro-
dutivo em vendas: fizemos o dia perfeito, as borboletas mentais e por ltimo
criamos a lista de coisas que temos que parar de fazer.

Agora vamos fazer o planejamento. Para isso, vamos usar a Frmula do Sucesso
em Vendas. Essa frmula foi apelidada de Frmula 3Ls do Sucesso. Os 3 Ls
porque ela Longa, Longa e muito Longa.

Mas vamos em partes, que voc vai entender e conseguir criar o seu planejamen-
to usando ela como base.

PARTE I DA FRMULA LONGA, MUITO LONGA,


LONGUSSIMA DO SUCESSO EM VENDAS

$ = Nv x Vm

Resultados financeiros ($) definido pelo Nmero de vendas que voc faz (Nv)
multiplicado pelo Valor mdio dessas vendas (Vm).

Olha que simples: se voc quer melhorar seus resultados financeiros, voc preci-
sa melhorar ou o Nmero de vendas (Nv) ou o Valor mdio dessas vendas (Vm).
Ou, melhor ainda, melhorar os dois ndices.

Vamos ver como voc pode fazer isso, abrindo esses dois ndices:

PARTE II DA FRMULA LONGA, MUITO LONGA,


LONGUSSIMA DO SUCESSO EM VENDAS

Nv = Co x Po

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Nmero de vendas definido pelo nmero de contatos que voc faz (Co) multi-
plicado pela Positivao (Po) que a porcentagem de fechamento.

Se voc quer aumentar o nmero de vendas, deve aumentar o nmero de conta-


tos e/ou sua porcentagem de fechamento.

PARTE III DA FRMULA LONGA, MUITO LONGA,


LONGUSSIMA DO SUCESSO EM VENDAS

Vm = (Vp/s x Qp/s) + (Va x Qva)

Valor mdio de vendas (Vm) definido pelo Valor do produto/servio que voc
vende (Vp/s) multiplicado pela Quantidade de produto/servio que voc vende
(Qp/s), somados ao Valor das vendas adicionais (Va) multiplicado pela Quanti-
dade de vendas adicionais (Qva) que voc faz.

Se voc quer aumentar o Valor mdio das vendas, voc pode comear a vender
produtos/servios mais caros, ou pode aumentar a quantidade de produtos/ser-
vios vendidos ou pode fazer mais vendas adicionais, aumentando valor e/ou
quantidade. Se voc quer mesmo melhorar resultados, faa todas essas opes.

Vamos ver como ficou a frmula at agora:

$ = ((Co x Po) x ((Vp/s x Qps) + (Va x Qva)))

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PARTE IV DA FRMULA LONGA, MUITO LONGA,


LONGUSSIMA DO SUCESSO EM VENDAS

Co = P + C + X + R + F

Essas so todas as opes que voc tem para aumentar seus contatos de vendas:

- Prospects que ativamente voc foi procurar (P)


- Clientes que ativamente voc contatou (C)
- Clientes inativos (X)
- Clientes receptivos (que te procuraram) (R)
- Follow-up / pendncias (F)

Essas so as opes que voc tem para aumentar a quantidade de contatos. Repare
que s uma delas receptiva, todas as outras dependem da sua proatividade.

PARTE V DA FRMULA LONGA, MUITO LONGA,


LONGUSSIMA DO SUCESSO EM VENDAS

De tudo o que voc vendeu, agora vamos diminuir os Descontos dados (D). Temos
ento a frmula completa:

$ = (((P+C+X+R+F) x Po)) x ((Vp/s x Qps) + (Va x Qva))) - D

E voc achou que a matemtica da sexta srie no ia te servir para nada? Brinca-
deiras parte, no se assuste com o tamanho da frmula, nem com a quantidade
de parnteses.

Ela grande, mas simples. E tambm completa e poderosa. Tudo o que voc
precisa para planejar um dia produtivo em vendas est descrito nela. A qualquer
momento, voc pode usar as partes I, II, III, IV e V da frmula para ficar mais
fcil de se organizar.

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PREPARAO E PLANEJAMENTO

5 atividades mais produtivas que todo vendedor tem que fazer

Usando a frmula do sucesso em vendas, fica fcil de identificar quais so as tare-


fas que voc tem que planejar e efetivamente fazer no seu dia para ter resultados
de Alta Performance:

1. Fazer mais contatos (Contatos com prospects, clientes, inativos, receptivos e


follow-up).
2. Vender produtos e servios de maior valor.
3. Aumentar a quantidade de produtos/servios vendidos.
4. Fazer mais vendas adicionais.
5. Diminuir os descontos.

Ao saber disso, voc agora tem mais controle sobre o seu dia e sobre as suas ati-
vidades. Veja que voc consegue fazer o seu planejamento baseado nas oportuni-
dades que voc tem na empresa e no mercado, e que aumentam diretamente seus
resultados financeiros.

EXERCCIO: Atividades Produtivas

Quais dessas importantes atividades voc no est fazendo atualmente de manei-


ra consistente? Inclua na sua agenda pois so elas que podem lev-lo para a Alta
Performance:

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Zonas de Alta Performance

As pessoas tem biorritmo e momentos de energias diferentes. Tem gente que acor-
da animada, enquanto outras pessoas acordam se arrastando. Para algumas pes-
sos as 8 da noite o dia j acabou enquanto que outras so produtivas noite.

importante voc desenhar o seu fluxo de energia durante o dia e reparar em que
momentos voc est mais ou menos disposto. Algumas atividades, principalmente
de contato com o cliente que exigem mais proatividade, so melhores de fazer se
voc est em zona de alta performance, quando voc est bem e energizado.

Voc pode usar a zona de baixa produtividade para atividades de pouco valor agre-
gado, mais operacionais como relatrios, responder e-mails ou alguma coisa da-
quela sua lista de pendncias.

As piores combinaes que podem existir voc fazer tarefas operacionais em mo-
mentos de alta performance; e voc fazer atividades importantes em momentos de
baixa performance.

ATIVIDADES ZONA DE ALTA


IMPORTANTES PERFORMANCE

ATIVIDADES MENOS ZONA DE BAIXA


IMPORTANTES PRODUTIVIDADE

Isso ainda mais essencial quando falamos de mudana de hbitos. Por exemplo,
digamos que voc no tem o hbito de prospectar novos clientes e agora decidiu
que vai comear a prospectar. Ao comear essa nova atividade que voc no tem o
costume de fazer, voc percebe que est saindo da sua zona de conforto.

Pois bem, se voc colocar essa atividade que ainda custosa para voc em um mo-
mento de baixa produtividade do seu dia, a presso para que voc no prospecte
vai ser ainda maior (alm da resistncia normal que falamos no mdulo anterior).

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PREPARAO E PLANEJAMENTO

Ento sempre que voc for fazer algo importante que saia da sua rotina normal
de trabalho, pense qual o melhor momento para fazer isso. Tem que ser na zona
de alta performance do seu dia, pois s assim a sua motivao e energia vo ser
maiores que a resistncia.

Com o tempo, voc pode treinar a se colocar em uma zona de alta performance,
mesmo que esteja em um momento do dia de baixa produtividade. Voc pode sair
tomar um caf, colocar uma msica, ler uma frase motivadora para voc... qual-
quer coisa que te ajude a mudar o canal, a se reenergizar.

Ferramenta 1/Meta/PCX/VA

Essa ferramenta especfica para voc usar diariamente no seu planejamento. Ela
tima para estruturar de maneira rpida e eficiente as suas atividades.

O 1 a coisa mais importante que voc tem para fazer no dia, aquela que voc
no pode ir dormir sem completar.

A meta a sua meta diria. No interessa se o ciclo da sua venda curto, mdio
ou longo. Todo vendedor tem que ter uma meta diria, seja ela financeira (para
vendas de ciclo curto) ou de atividade (para vendas de ciclo longo).

PCX so de Prospects, Clientes e Inativos. Voc coloca ento quantas pessoas vai
contatar no dia dentro de cada um desses grupos.

E VA so as vendas adicionais. Junto com o seu lder de vendas, escolha um pro-


duto ou servio por dia, ou por semana ou por ms dependendo da estratgia da
sua empresa que voc vai focar para oferecer aos clientes e fazer vendas adicionais.

Termine todos os seus dias criando esta ferramenta para o dia seguinte, ou comece
o seu dia colocando isso no papel. V controlando para que ao final voc possa re-
visar a ferramenta e ter completado sua prioridade nmero 1, cumprido sua meta,
contatado os clientes que precisava contatar e feito vendas adicionais. Certamente
voc ter um dia extremamente produtivo!
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REVIS0: PREPARAO E PLANEJAMENTO

- Administrao do tempo sempre uma questo de escolha: se voc vai ser


organizado ou no, se voc vai ser produtivo ou no.
- No deixe nada flutuando na sua cabea atrapalhando suas outras ativida-
des. Coloque as borboletas mentais no papel e resolva cada tarefa em seu
tempo certo.
- Lembre dos ladres do tempo. Tudo o que voc puder eliminar de excesso, de
repetitivo, de improdutivo e que no agrega valor maravilhoso para aumen-
tar a produtividade.
- Use a frmula do sucesso: d ateno aos contatos, vendas de maior valor
agregado, quantidade de vendas, vendas adicionais e descontos.
- Comece o seu dia com a ferramenta do 1/Meta/PCX/VA pronta e v acompa-
nhando para que ela seja completada.
- Preste ateno nas suas zonas de alta performance e de baixa produtividade
durante o dia. Lembre-se que atividades importantes que geram resultados
devem ser feitas em horrios de alta performance. Atividades menos im-
portantes que no geram resultados devem ser feitas nos horrios de baixa
produtividade.
- Dica final: Coloque momentos da sua agenda em branco. Bloqueie a agenda
para imprevistos. Se voc est com todos os horrios preenchidos, qualquer
coisa que acontea vai atrasar todas as outras atividades. Ento deixe ho-
rrios sem nada marcado e se acontecer de nenhum imprevisto acontecer,
voc pode adiantar as demais atividades ou resolver algumas das borbole-
tas mentais.

No o que voc faz de vez em quando que define o seu sucesso. o que voc
faz todos os dias, chova ou faa sol. E voc s consegue fazer todos os dias o que
precisa ser feito para ter sucesso se tiver disciplina para planejar, para admi-
nistrar seu tempo corretamente, para fazer as atividades que so produtivas
e que trazem resultados. Planejar assumir o controle da sua vida. Esse o
caminho da Alta Performance em Vendas.

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