INSTRUMENS AUDIT INTERNAL PUSKESMAS

Audit internal merupakan salah satu program mutu manajerial. Standar akreditasi Bab 3, kriteria
3.1.4. EP2, 3, dam 4 mensyarakatkan dilakukan audit internal secara periodik

Pimpinan Puskesmas dan Penanggung jawab Upaya Puskesmas melakukan evaluasi kegiatan
perbaikan kinerja melalui audit internal yang dilaksanakan secara periodik (3.1.4)

Pokok Pikiran:

Upaya perbaikan mutu dan kinerja perlu dievaluasi apakah mencapai sasaran-
sasaran/indikator-indikator yang ditetapkan. Hasil temuan audit internal disampaikan
kepada Pimpinan Puskesmas, Penanggung jawab manajemen mutu, Penanggung jawab
Program/Upaya Puskesmas dan pelaksana kegiatan sebagai dasar untuk melakukan
perbaikan.
Jika ada permasalahan yang ditemukan dalam audit internal tetapi tidak dapat
diselesaikan sendiri oleh Pimpinan dan karyawan Puskesmas, maka permasalahan
tersebut dapat dirujuk ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota untuk ditindak lanjuti.

Elemen Penilaian:

Data kinerja dikumpulkan, dianalisis dan digunakan untuk meningkatkan kinerja Puskesmas.
Dilakukan audit internal secara periodik terhadap upaya perbaikan mutu dan kinerja
dalam upaya mencapai sasaran-sasaran/indikator-indikator mutu dan kinerja yang
ditetapkan.
Ada laporan dan umpan balik hasil audit internal kepada Pimpinan Puskesmas,
Penanggung jawab Manajemen mutu dan Penanggung jawab Upaya Puskesmas untuk
mengambil keputusan dalam strategi perbaikan program dan kegiatan Puskesmas.
Tindak lanjut dilakukan terhadap temuan dan rekomendasi dari hasil audit internal.

Audit internal dalam standar akreditasi :

1. Difokuskan pada penilaian kinerja

2. Bertujuan untuk peningkatan kinerja
3. Dilakukan secara periodik
4. Dilaporkan kepada kepala PUSKESMAS
5. Diumpan balikkan pada auditess
6. Wajib ditindaklanjuti
7. Jika tidak dapat diselesaikan oleh PUSKESMAS dilakukan rujukan ke dinas kesehatan
kabupaten/kota

Terlaksananya rujukan untuk menyelesaikan masalah dari hasil rekomendasi jika tidak dapat
diselesaikan sendiri oleh Puskesmas

Pengertian Audit
Kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan signifikan (dapat dipertanggung jawabkan) melalui
interaksi (pemeriksaan, pengukuran dan penilaian yang berujung pada penarikan kesimpulan) secara
sistematis, objektif, dan terdokumentasi yang berorientasi pada azas penggalian nilai atau manfaat

Audit merupakan instrumen bagai manajemen untuk membantu mencapai visi, misi dan tujuan
organisasi

Beberapa pengertian yang digunakan dalam audit:

Kriteria audit:
o Kumpulan kebijakan, prosedur atau persyaratan yang dipakai sebagai acuan
o Kriteria audit digunakan sebagai acuan pembanding terhadap bukti audit
Bukti audit:
o Rekaman, pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria audit dan
dapat diverifikasi
Temuan audit:
o Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan terhadap kriteria audit
o Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian dengan kriteria
audit, atau peluang perbaikan

Jenis Audit

Audit internal: dilakukan di dalam suatu organisasi oleh auditor internal yang juga karyawan
organisasi sendiri, untuk kepentingan internal organisasi sendiri.
o Auditor internal tidak memiliki tanggung jawab hukum kepada publik atas apa yang
dilakukan dan dilaporkannya sebagai termuan, dsebut juga sebagai: audit pihak
pertama
o Auditor internal bisa berbentuk unit, orang, atau panitia
Audit eksternal: audit yang dilakukan oleh pihak di luar organisasi,
o Audit pihak kedua (oleh pelanggan: misalnya audit yang dilakukan oleh BPJS
terhadap Faskes yang menjadi mitra kerja sama BPJS) dan
o Audit pihak ketiga (oleh institusi independen: survei akreditasi, audit Bawas)

10 Esensi dari audit:

1. Adalah proses interaktif antara auditor dan auditee (poihak yang diaudit)
2. Adalah kegiatan sistematis: direncanakan, dikoordinasikan, dilaksanakan dan dikendalikan
secara efisien
3. Dilakukan dengan azas manfaat
4. Dilakukan secara objektif
5. Berpijak pada fakta dan kebenaran
6. Melibatkan proses penilaian/pengujian, evaluasi, analisis
7. Bermuara pada pengambilan keputusan
8. Dilaksanakan berdasar standar/kriteria tertentu
9. Merupakan kegiatan berulang
10. Menghasilkan laporan

Tujuan Audit

Mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan berupa data , hasil analisa, hasil penilaian,
rekomendasi auditor sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan
atau perubahan

Tujuan audit internal

Membantu menyelesaikan permasalahan organisasi, dalam rangka meningkatkan mutu dan kinerja
organisasi.

Dasar penetapan tujuan audit internal:

1. Prioritas permasalahan yang dihadapi organisasi

2. Rencana pengembangan pelayanan
3. Persyaratan suatu sistem manajemen yang digunakan sebagai acuan
4. Persyaratan regulasi atau persyaratan kontrak
5. Evaluasi terhadap rekanan
6. Adanya potensi risiko kegiatan organisasi
Dasar penetapan tujuan
Contoh tujuan audit internal
audit internal
Permasalahan prioritas yang Menganalisis banyak terjadi complain
dihadapi organisasi pasien pada pelayanan farmasi
Rencana pengembangan Mengidentifikasi peluang inovasi
pelayanan pada pelayanan laboratorium
Mengetahui kesesuaian proses
Persyaratan suatu system
pelayanan laboratorium dengan
manajemen yang diacu
standar pelayanan lab puskesmas
Mengetahui kesesuaian sumber daya
Persyaratan regulasi atau
farmasi dengan permenkes No
persyaratan kontrak
75/2014
Mengevaluasi perjanjian kerjasama
Evaluasi terhadap rekanan
dengan laboratorium mitra
Potensi risiko kegiatan Mengidentifikasi potensi risiko
pelayanan pelayanan imunisasi

Aktivitas Audit

1. Memastikan (konfirmasi dan verifikasi)

2. Menilai (mengevaluasi dan mengukur)
3. Merekomendasi (memberikan saran/masukan)

Prosedur yang biasa dilakukan auditor

1. Telaah dokumen
2. Observasi
3. Meminta penjelasan dari auditee
4. Meminta peragaan dilakukan oleh auditee
5. Membandingkan kenyataan dengan standar/kriteria
6. Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi
7. Pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas
8. Pemeriksaan silang (cross-check)
9. Mengakses catatan yang disimpan auditee
10. Mewawancarai auditee
11. Menyampaikan angket survey
12. Menganalisis data
Tahapan Audit Internal dalam Akreditasi PUSKESMAS (#16)

Tahapan Audit Internal

Tahap I : penyusunan rencana audit: menentukan unit-unit kerja yang akan diaudit, tujuan
audit, jadual audit, dan menyiapkan instrumen audit
Tahap II: pengumpulan data dengan menggunakan instrumen audit yang disusun berdasar
standar/kriteria tertentu
Tahap III: analisis data audit, perumusan masalah, prioritas masalah dan rencana tindak lanjut
audit
Tahap IV: pelaporan dan diseminsasi hasil audit

Menyusun rencana audit (audit plan)

Perencanaan audit internal terdiri dari beberapa langkah sebagai berikut:

Tujuan audit internal: contoh: melakukan penilaian kinerja dibandingkan strandar kinerja
Lingkup audit: menjelaskan unit kerja yang akan diaudit
Objek audit: apa saja yang perlu diaudit
Alokasi waktu: berapa lama akan dilakukan
Metoda audit: komunikasi internaksi secara langsung, metoda survei, dsb
Persiapan audit: persiapan auditor, penetapan kriteria audit, penyusunan instrumen audit
Laporan hasil audit: perhatikan format laporan
Contoh Form : Rencana Audit
Unit/ Kegiatan/ Standar/
Tanggal Tanggal
No Auditor
sasaran proses yang kriteria yang audit I audit II
audit diaudit digunakan

Pelaksanaan Audit

Pengumpulan data pada pelaksanaan audit dilakukan dengan berbagai metoda:

o Mengamati proses pelaksanaan kegiatan
o Meminta penjelasan/mewawancarai pada auditee
o Meminta peragaan oleh auditee
o Memeriksa dan menelaah dokumen
o Memeriksa dengan menggunakan daftar tilik
o Mencari bukti-bukti
o Melakukan pemeriksaan silang
o Mencari informasi dari sumber luar
o Menganalisis data dan informasi
o Menarik kesimpulan
o Memberikan rekomendasi
Untuk bisa mengumpulkan data dengan baik, maka perlu disusun instrument pengumpulan
data
Menyusun instrument audit

Contoh Form Instrumen Audit

Standar/Kriteri Daftar
No Fakta Temuan audit Rekomendasi
audit yang diacu pertanyaan/observasi
Lampiran PMK
75/2015 ttg tenaga
puskesmas
(khususnya tenaga
kefarmasian)
Standar akreditasi
Bab 8.2
SOP penyimpanan
B3

Analisis Data

Membandingkan fakta yang diperoleh pada waktu proses pengumpulan data dibandingkan
dengan kriteria audit yang digunakan
Bila ditemukan kesenjangan (adanya gap antara fakta dengan kriteria), maka auditor bersama
auditee melakukan analisis lebih lanjut untuk mengenal penyebab timbulnya kesenjangan, dan
menyusun rencana perbaikan

Menyusun laporan audit

Hasil audit harus dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/FKTP dan kepada unit yang diaudit.
Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat tinjauan manajemen:
o Hasil audit
o Tindak lanjut yang telah dilakukan
o Kendala pada waktu perbaikan

Sistematika Laporan Audit Internal dalam Akreditasi PUSKESMAS

Sistematika Laporan Audit Internal :

1. Latar belakang
2. Tujuan audit
3. Lingkup audit
4. Objek audit
5. Standar/kriteria yang digunakan
6. Auditor
7. Proses audit
8. Hasil dan analisis hasil audit
9. Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian yang disepakati bersama dengan auditee

Contoh Form Ringkasan Temuan Audit dan Rencana Tindak Lanjut

Tindak Lanjut

Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut terhadap temuan audit dalam bentuk upaya-
upaya perbaikan
Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus mempelajari laporan audit, sebagai
dasar menyusun rencana perbaikan
Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang jelas
Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat melakukan monitoring
Auditor internal wajib menyampaikan hasil-hasil audit pada saat pertemuan tinjauan
manajemen
Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/FKTP dan disampaikan
tembusan kepada auditor internal

RENCANA AUDIT INTERNAL PUSKESMAS

I. Latar Belakang: (deskripsikan latar belakang)
II. Tujuan audit:
Melakukan penilaian terhadap kesesuaian sumber daya, proses pelayanan, dan kinerja
pelayanan UKM dan UKP sebagai dasar untuk melakukan perbaikan mutu dan kinerja
III. Lingkup audit:
Pelayanan UKM: (sebutkan apa saja)
Pelayanan UKP: (sebutkan apa saja)
IV. Objek audit:
- Pemenuhansumberdayaterhadapstandarsumberdaya
- Kepatuhan proses pelayananterhadap SOP
- Capaiankinerjapelayanan
- Kesesuaianterhadapstandarakreditasi
 V. Jadual dan alokasi waktu (lihat lampiran)
VI. Metoda audit: Observasi, wawancara, dan melihat dokumen dan rekaman yang ada
VII. Kriteria audit:
- Standarsumberdaya (SDM, sarana, danprasarana)
- SOP yang prioritas
- Standarkinerja (SPM, standarkinerjaklinis, kejadianinsidenkeselamatanpasien,
sasarankeselamatanpasien)
- Standarakreditasi (misalnya: pelayananlaboratorium, pelayananfarmasi,
pemberdayaansasaranpadapelayanan UKM, perencanaankegiatan UKM dsb)
VIII. Instrumen audit:
a. Kuesioneruntukwawancara (terlampir)
b. Panduanobservasi (terlampir)
c. Check list (terlampir)
d. Instrumenakreditasisesuaipelayanan yang akandiaudit
Lampiran:
Lampiran 1: Jadual audit internal

JADUAL AUDIT INTERNAL

TAHUN
UNIT
KERJA JU SE
JAN PEB MAR APR MEI JULI AGT OKT NOP DES
YANG NI P
DIAUDIT
UKM KIA Gizi Keslin Dst
g

UKP Penda Poli UGD Dst

ftaran umu
m

Tim Audit Tim 1 Dst

(sebut
kan
nama)
Tim 2
(sebut
kan
nama)

Lampiran 2: Rencana audit.

UNIT AUDITOR KEGIATAN/ STANDAR/KRITERI TGL& TGL&

PROSES YANG A YANG MENJADI WAKTU WAKTU
DIAUDIT ACUAN AUDIT I AUDIT II
KIA (sebutkan Perencanaan Instrument akreditasi 5 Juli sd 5 7 Des
nama) program KIA perencanaan program 7 Juli 2015
(Bab IV.1,2.3) 2015
Pendaftaran (sebutkan Proses pendaftaran SOP pendaftaran, 10 Juli sd 10 12 Des
nama) Waktu tunggu ketersediaan informasi 12 Juli 2015
UNIT AUDITOR KEGIATAN/ STANDAR/KRITERI TGL& TGL&
PROSES YANG A YANG MENJADI WAKTU WAKTU
DIAUDIT ACUAN AUDIT I AUDIT II
pendaftaran pendaftaran 2015
Standar waktu tunggu
tidak lebih dari 30
menit
Dst

MENGETAHUI, ...................., 20.....

KETUA TIM AUDIT
Anggota Tim Audit:

Lampiran 3: Temuan Audit dan Rencana Tindak Lanjut

Proses Perencanaan program KIA UNIT: UKM KIA

Kriteria Audit Standar akreditasi perencanaan (Bab IV.1 sd IV.3) dan pencapaian kinerja KIA

Bagian I : Detail Ketidaksesuaian

Uraian
Bukti Bukti Obyektif Metode Audit
Ketidaksesuaian
Perencanaan Wawancara
belum dilakukan (jelaskan bukti/fakta-fakta yang mendukung) Periksa
berdasarkan dokumen/rekaman
masukan dari
sasaran dan lintas
sector
Capairan kinerja
K1 dan K4 belum
sesuai dengan
standar yang
ditetapkan
Bagian 2: Rencana tindak lanjut dari analisi akar permasalahan, tindakan koreksi dan perbaikan dengan
waktu
penyelesaian (Dapat menggunakan formulir tindkan perbaikan atau pencegahan)
Analisis Akar Permasalahan (Bagaimana/Mengapa hal ini bisa terjadi?)
(lakukan analisis sehingga ditemukan akar masalahnya)

Tindakan perbaikan dan waktu penyelesaian :

(sebutkan tindakan perbaikan yang akan dilakukan sesuai dengan akar masalah, dan jelaskan kapan akan
diselesaikan)

Tindakan pencegahan supaya tidak terulang :

(jelaskan upaya pencegahan agar masalah tidak terjadi lagi)

Unit kerja: Auditor Audit

Tanggal:

Bagian 3 : Verifikasi/penilaian Auditor tentang rencana kegiatan :

Mau Kaji Banding Akreditasi Puskesmas ?, Berikut Tahapannya

Dalam akreditasi puskesmas kegiatan kaji banding diperlukan sebagai kesempatan untuk belajar dari
pengelolaan dan pelaksanaan kegiatan Admen, UKM dan UKP puskesmas di puskesmas yang lain
dan dapat memberikan manfaat bagi kedua belah pihak untuk perbaikan kinerja masing-masing
puskesmas.

Sebelum kaji banding dalam akreditasi sebaiknya teman-teman menyiapkan instrumen kaji banding
puskesmas, rencana pelaksanaan kaji banding, kerangka acuan kaji banding. Ada baiknya juga
dilakukan evaluasi internal sebagai acuan bagian mana saja yang akan diperbaiki nanti. Saya coba
mendeskripsikan hal tersebut untuk memudahkan teman-teman dalam pelaksanaannya nanti.

1. Rencana pelaksanaan kaji banding. Dalam perencanaan pelaksanaan kaji banding

puskesmas sebaiknya memperhatian beberapa hal berikut :

Target puskesmas kita apa dalam hasil penilaian akreditasi nanti.

Topografi yang mirip ( misalnya dari segi budaya, demografi, wilayah )
Ini berfungsi untuk mengukur berapa besar biaya nanti yang akan dikeluarkan dalam
pelaksanaan kahi banding tersebut.
Tentukan waktu yang tepat termasuk administrasinya ( surat tugas, surat permohonan kaji
banding ke puskesmas yang di tuju, nota dinas bila perlu, stake holder terkait bila
memungkinkan ). Rencanakan waktu sebaik mungkin. Bila memungkinkan semua
penanggung jawab bab dapat ikut serta sehingga dapat mempelajari secara menyeluruh.

2. Kerangka acuan kaji banding. Membuat kerangka acuan sesuai petunjuk yang sudah ada.
3. Instrumen kaji banding. Adalah alat bantu yang akan di gunakan pada saat kaji banding
misalnya ( ceklist wawancara, kamera, quisioner, bahan persentasi, diskusi personal dan
observasi ).

Setelah pelaksanaan kaji banding dilakukan. Tugas selanjutnya adalah

1. Laporan kaji banding. Tim akreditasi membuat laporan perjalanan dinas yang isi nya
memuat tentang apa saja yang dikerjakan pada saat kaji banding ( misalnya, diskusi apa saja,
diterima siapa, hal apa saja yang di dapat dan akan diterapkan di puskesmas ).
2. Rencana perbaikan. Membuat rencana dan time line pelaksanan perbaikan setelah
kajibanding.
3. Laporan pelaksanaan perbaikan. Setelah implementasi perbaikan dilaksanakan. Di buatkan
laporan perbaikan. Di sisi mana saja yang sudah di perbaiki atau diperbaharui sesuai dari hasil
kaji banding tersebut.
4. Hasil evaluasi kaji banding. Membuat laporan matrik hasil evaluasi kaji banding.
5. Hasil evaluasi perbaikan kaji banding. Setiap kegiatan di evaluasi perbaikannya sehingga
terukur arah perubahannya ( membuat matrik evaluasi perbaikan kaji banding dapat
melibatkan tim auditor ).

3.1.7.2 INSTRUMEN KAJI BANDING

INSTRUMENKAJIBANDING

KE PUSKESMAS XXX KABUPATEN XXX

UPTD PUSKESMAS XXX

TAHUN

1. Menggali informasi manajemen pengelolaan dan pelaksanaan program dan pelayanan kesehatan
puskesmas XXX KabupatenXXX
2. Menggali informasi pengelolaan lingkungan dan sarana prsarana puskesmasXXX KabupatenXXX

3. Menggali informasi tentang penyusunan kelengkapan pedoman tata naskah terkait dengan
dokumen-dokumen yang dipersyaratkan oleh standar akreditasiXXX KabupatenXXX.

Mengetahui,
Kepala Puskesmas XXX

..................................
NIP.