BENCHMARKING

Resumen

El objetivo en el proceso de Benchmarking es aportar tiles elementos de

juicio y conocimiento a las empresas, a travs de los mejores ejemplos existentes,

que les permitan identificar cules son los mejores enfoques que conduzcan a

la optimizacin de sus estrategias y de sus procesos productivos.

En definitiva, el Benchmarking serio surge como una respuesta totalmente natural a

la demanda de frmulas que permitan no solamente subsistir, sino competir con

xito.

Concepto

Benchmarking es el proceso de obtener informacin til que ayude a una

organizacin a mejorar sus procesos. Esta informacin se obtiene de la observacin

de otras instituciones o empresas que se identifiquen como las mejores (o

suficientemente buenas) en el desarrollo de aquellas actuaciones o procesos

objetos de inters. Benchmarking no significa espiar o slo copiar. Est encaminado

a conseguir la mxima eficacia en el ejercicio de aprender de los mejores y ayudar

a moverse desde donde uno est hacia donde quiere estar.

Las empresas de referencia se habrn de buscar tanto en el propio sector como en

cualquiera que pueda ser vlido.

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Niveles de Benchmarking

A la hora de buscar los modelos a imitar, se pueden encontrar cinco posibles

aproximaciones o niveles de Benchmarking:

Interno: se lleva a cabo dentro de la propia empresa. Quizs existen

departamentos propios que podran ofrecer informaciones excelentes. Primero

porque tendran procesos modelo, segundo porque podran recoger informaciones

de clientes o competidores con los cuales tratan y tienen procesos similares. Es el

ms sencillo de realizar, ya que la informacin es fcilmente disponible.

Competitivo directamente: la mayora de las empresas tienen, al menos, un

competidor que puede ser considerado como excelente en el proceso que se

pretende mejorar. Conseguir que el competidor directo proporcione los datos de

inters puede ser una tarea difcil, si no imposible. Este problema puede ser en

ocasiones solventado mediante una tercera empresa que acte de intermediaria.

Competitivo latente: se trata de empresas que pueden ser mucho ms grandes

o pequeas que la nuestra, y por tanto no competir en los mismos mercados.

Tambin se consideran las empresas que an no han entrado en el mercado, pero

que presumiblemente lo harn en el futuro.

No competitivo: en ocasiones es posible obtener informacin a travs de

empresas que no son competidoras de forma directa, bien sea porque el

mercado en el que actan sea geogrficamente distinto, bien porque se trate de un

sector industrial diferente. En este ltimo caso el proceso deber ser adaptado a la

particularidad de la empresa. La informacin ser fcilmente accesible.

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World Class: esta aproximacin es la ms ambiciosa. Implica ver el ptimo

reconocido para el proceso considerado - una organizacin que lo hace mejor

que todas las dems.

Objetivos:

Medir los resultados de otras organizaciones con respecto a los factores clave

de xito de la empresa.

Determinar cmo se consiguen esos resultados.

Utilizar esa informacin como base para establecer objetivos y estrategias e

implantarlos en la propia empresa.

Metodologa

Proceso de Benchmarking

Una vez la empresa se ha decidido a sumergirse en esta tcnica es preciso el

conocimiento y el compromiso por parte de todos los niveles de la empresa, de que

se trata de un proceso continuado y que requiere de constantes puestas al da.

En un primer paso ser necesario un anlisis exhaustivo del propio proceso, antes

de llevar a cabo cualquier contacto con otras empresas. Existen unos factores

indicadores del xito del programa entre los que destacamos:

Compromiso activo por parte de la Direccin.

Definicin clara de los objetivos que se persiguen.

Firme convencimiento de aceptar el cambio sugerido por el estudio realizado.

Esfuerzo continuo.
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El mtodo de los cinco pasos.

El Benchmarking es una tcnica que requiere captar datos, establecer

objetivos y analizar los resultados. Se puede distribuir en 5 pasos. La tabla

siguiente muestra los pasos a seguir en el desarrollo de la tcnica, junto con el

porcentaje de tiempo respecto al total que debera ocupar a cada paso.

El siguiente diagrama de barras puede ayudar a visualizar la distribucin de las

fases de un programa de cuatro meses para un nico proceso, en el que se

estudiarn cinco o seis socios.

Como puede observarse, una parte significativa del tiempo consumido

durante el proceso tiene lugar durante los primeros pasos del mismo. El tiempo

estimado que se debe dedicar al programa completo no debera superar los seis

meses. Esto no significa que todo el equipo se dedique de manera absoluta durante

este perodo. Las primeras nueve o diez semanas se destinarn a la seleccin y

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anlisis del proceso. A continuacin, se llevar a cabo el contacto con los socios

potenciales.

Para esta fase son precisos slo unos pocos miembros del equipo.

Hay que tener en cuenta que la duracin del programa variar en funcin del

tamao del equipo encargado de realizar el Benchmarking y del apoyo por parte del

resto del personal.

Indicadores de xito para el Benchmarking

El Benchmarking no es un asunto fcil. Previamente se deberan tomar en cuenta

muchos aspectos. Para lograr el propsito que se busca, es preciso la vigilancia del

entorno que permita observar si, en algn otro lugar, alguien est utilizando

prcticas y procedimientos con unos resultados que pudieran ser considerados

como excelentes y si su forma de proceder pudiera conducir a una mayor eficacia

en la propia organizacin.

Empezar la fase de Benchmarking de un programa de mejora de proceso no es

un paso que se debe tomar a la ligera. El Benchmarking es un proceso en marcha

que requiere modernizacin constante, donde los compromisos monetarios y de

tiempo son significativos. Adems, es necesario analizar cuidadosamente los

propios procesos antes de ponerse en contacto con otras empresas.

Entre los indicadores de xito en un proceso de Benchmarking, a continuacin se

enumeran los que se consideran de mayor importancia:

Un compromiso activo hacia el Benchmarking por parte de la direccin.

La existencia de objetivos sobre el proyecto de Benchmarking definidos y

expresados claramente.
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Un entendimiento claro y extenso de la forma de trabajo propia

entendido como la base para comparar con las mejores prcticas en la

industria.

Voluntad para modificar y adaptarse a travs de los descubrimientos de

Benchmarking.

Darse cuenta de que la competencia est cambiando y que es

necesario anticiparse.

Voluntad para compartir las informaciones con los socios de

Benchmarking.

Enfocar el Benchmarking primero a los procesos ptimos en la

industria y luego aplicarlo.

Un grupo de empresas principales y su reconocimiento como lderes por

su mejor funcionamiento.

Apoyo al proceso de Benchmarking.

Apertura a ideas nuevas con creatividad y a la aplicacin de

innovaciones a los procesos actuales.

Conclusiones justificadas por datos recogidos durante el proyecto.

Un esfuerzo continuo de Benchmarking.

La institucionalizacin del Benchmarking.

(Francisco, 2015)

Referencias:

KARLOS, F. (2015). Apuntes Benchmarking. Universidad del Valle de Mxico.