Rollout SAP ECC - PYLA

Identificao da Equipe

Frente de trabalho SD - VENDAS & DISTRIBUIO

Consultor Funcional Flvio Augusto Rocha Bertholdo
Gestor Jayme Rabello Junior e
Carlos Eduardo Mendes
Usurio chave Eliane Virgnia Vieira

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Escopo

Segue abaixo o levantantamento das informaes necessrias para executar o rollout do SAP ECC
mdulo SD (Vendas e Distribuio) da Ical para a Pyla, com viso tcnica.

1) DESCRIO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

1.1) Organizao de Vendas

uma unidade na cadeia logstica que atende o mercado de acordo com as necessidades de
vendas, sendo responsvel pela comercializao e distribuio de produtos e servios.
A transao comercial processada dentro de uma organizao de vendas, a qual dever ser
referenciada em todos os documentos de vendas e ter acesso a todas as funes bsicas de
SD (como determinao do preo, disponibilidade, etc).
=> Ser criada a organizao de vendas:
PYLA (PYLA - Civil)

1.2) Canais de Distribuio

Representam os meios atravs dos quais os produtos e servios comercializveis chegam aos
clientes. Os canais de distribuio tpicos compreendem revendedores, prestadores de servio,
consumidor final, companhias do grupo, etc.
Os dados de material relevantes para vendas tais como preos, quantidade mnima a ser
fornecida, centro fornecedor, etc., podem ser diferentes para cada organizao de vendas e canal
de distribuio.
=> Sero utilizados Canais de Distribuio identicos aos da Ical. So eles:
VD Vendas Diretas e
VE Vendas Especiais

1.3) Setor de Atividade (Diviso)

Representam a segmentao da linha de produtos fornecidos pela empresa. Para cada setor de
atividade possvel fazer acordos especficos, por exemplo, clientes, produtos, remessas
parciais, determinao de preo e condies de pagamento, etc. Dentro do setor de atividade o
usurio poder efetuar anlises estatsticas ou preparar procedimentos de Marketing.
=> Sero utilizados Setores de Atividade identicos aos da Ical. So eles:
CC Calcrio
CH Cal Hidratada
CV Cal Virgem

1.4) Escritrio de Vendas

Define os aspectos geogrficos da organizao de vendas e estabelece o contato entre a
empresa e o mercado regional.

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=> Sero utilizados Escritrios de Vendas identicos aos da Ical. So eles:

ICAL - Escritrio ICAL (Vendedores internos)
RCIV - Representantes Construo Civil

1.5) Grupos de Vendedores

Representam as equipes de vendas de acordo com o critrio mercadolgico estabelecido pela
empresa. Os grupos de vendedores podem estar atendendo a um determinado segmento
especfico de mercado ou uma linha de produtos, etc.
=> Sero utilizados Grupos de Vendedores identicos aos da Ical. Caso seja necessrio
novos grupos podero ser cadastrados.

1.6) Vendedores ou Especialista em Vendas

o responsvel pelo contato com o cliente. A um cliente s pode ser atribudo um vendedor
principal, entretanto, no pedido poder ser indicado um vendedor diferente.
=> A estrutura de vendas da PYLA dentro do SAP tratar os Grupos de Vendedores
como Vendedores (da mesma forma como feito na ICAL)

Lista de processos / Transao

1) VENDAS

1.1) ORDENS DE VENDAS

O sistema permitir que a entrada de pedidos de venda seja feita atravs de acesso direto ao
SAP ECC pelas pessoas autorizadas da empresa.
As ordens de venda no tero como funo a verificao de disponibilidade do estoque.
Quando uma ordem de vendas processada, as seguintes atividades so efetuadas:
Determinao dos parceiros de negcio (cliente, representante de vendas, transportadora, etc.).
Determinao dos itens da ordem;
Determinao de preos (acrscimos e descontos);
Determinao local de expedio;
Informar condio de pagamento;
Determinao de frete (CIF ou FOB);
Verificao automtica do Limite de Crdito.
Ao ser realizada a anlise de crdito, podem ocorrer trs situaes:
A ordem aceita;

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A ordem bloqueada;
A ordem recusada.
Havendo a rejeio em funo do crdito do cliente (Limite de Crdito insuficiente, Atraso de
pagamentos) o pedido ser aceito pelo sistema, porm ficar bloqueado por crdito. Nesta
situao o sistema no permite que seja realizada a expedio dos itens. O fornecimento de um
pedido bloqueado somente poder se concretizar quando houver liberao pelas pessoas
autorizadas atravs de funo especfica para esta finalidade.
Na pricing das ordens de vendas pertencentes ao canal de distribuio VD (Vendas Diretas), os
valores no podem ser alterados. So vendas sempre com preo de tabela.
Na pricing das ordens de vendas pertencentes ao canal de distribuio VE (Vendas Especiais),
os preos podem ser alterados. Se o valor for menor que o valor da tabela, a ordem fica
bloqueada para aprovao gerencial.
O sistema controla o perodo de validade das ordens de venda cadastradas. Para o setor de
Construo Civil, a validade de 7 dias, podendo haver prorrogao por mais 7 dias. Para o
setor industrial, a validade de 90 dias sem prorrogao. As ordens com data de validade
excedida ficam bloqueadas para fornecimento.
Existe o processo de cadastramento de ordens de venda pela Internet. Estas ordens ficam
bloqueadas no SAP aguardando liberao da rea comercial. Este processo na PYLA ser
semelhante ao existente na ICAL. Se alguma adaptao for necessria, ficar sob
responsabilidade da ICAL.
A ICAL oferece o servio de ensacamento: embalagem do cliente. Ser implementado da mesma
forma na PYLA.
Registrada a ordem, o processo de fornecimento (entrega) pode ser iniciado.

1.1.1) Produtos obtidos

Verificao de crdito do cliente.
Ordem de venda cadastrada.

1.1.2) Status das Ordens de Venda.

Foram configurados alguns status para ordens de vendas da ICAL. Esta configurao
dever funcionar da mesma forma para a PYLA.

Os status abaixo bloqueiam as ordens de venda para fornecimento:

Falta informar valores de frete
Ordem criada via Internet
Preo abaixo da tabela
Problemas na verif. de crdito
Antes do perodo de validade
Validade da ordem excedida
Problemas validade do diferimento

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Os status abaixo apenas sinalizam alguma informao relevante sobre a ordem de

venda:
Remessa com data de hoje
Remessa com data no futuro
Remessa com data no passado
Ordem de venda com peso exato
Ordem de devoluo

1.1.3) Tipos de Ordens de Venda.

As mesmas configuraes existentes na ICAL para os tipos de ordens devero funcionar
de forma similar para a PYLA. Segue abaixo a listagem dos tipos de ordem que sero
considerados:
ZAMO Gratuito
ZDRB Complem. Pr/Vr/Frt.
ZDRP Complementar Peso
ZKA Retorno Rem. Consig
ZKBB Remessa Consignao
ZKEB Fatura Consignao
ZORB Vendas Normais
ZRCM Conta/Ordem Remessa
ZRCS Conta/Ordem Fatura
ZRCV Venda/Ordem Remessa
ZRCX Venda/Ordem Fatura
ZREB Devol. c/NF Cliente
ZROB Devol. c/NF da ICAL
ZVEF Entrega Fut. Fatura
ZVFR Entrega Fut. Remessa
ZVIS Vendas Vista
ZVRD Complem. Vale Rio D.

1.2) DEVOLUES DE VENDAS

Existem dois tipos diferentes de devolues de vendas:
Devoluo com a prpria Nota Fiscal da PYLA.

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Devoluo feita com Nota Fiscal do cliente.

O processo de devolues da PYLA ser exatamente o mesmo implementado na ICAL.
No existem bloqueios nem autorizaes.
utilizado o processo padro do SAP ECC, no havendo nenhuma peculiaridade.

2) GERENCIAMENTO DE CRDITO
O Sistema SAP ECC possui diversos recursos para administrao de crdito. Atravs de
informaes integradas e atualizadas da contabilidade financeira (FI) e de vendas e distribuio
(SD), o sistema possibilita a implementao de uma poltica de crdito, que de fato minimiza o
risco de crdito, soluciona retenes de crdito (documentos bloqueados por questes ligadas ao
crdito) e agiliza o processamento de pedidos do cliente. A administrao de crdito inclui as
seguintes caractersticas:
Especificao de verificaes automticas de crdito, com base em critrios definidos pela
rea responsvel na empresa. Especificao adicional dos pontos crticos do ciclo de
vendas e distribuio em que o sistema realiza essas verificaes;
Os responsveis de crdito estaro aptos a revisar a situao de crdito de uma maneira
rpida e precisa, de acordo com a poltica de crdito, e a decidir se estendem ou no o
crdito.
A funcionalidade da administrao de crdito inclui: poltica de crdito - elementos
organizacionais na administrao de crdito, dados mestre de crdito, controle de crdito
automatizado, reviso e liberao de retenes de crdito, relatrios da administrao de
crdito.
Existe a necessidade de se alimentar os dados mestres referentes a clientes x limite de
crdito bem como ter um procedimento para reviso peridica destes dados.
A verificao de crdito do cliente ser feita na criao da ordem de venda.
As liberaes das ordens de venda bloqueadas devero ser feitas atravs de pessoa autorizada
(rea financeira), acessando funcionalidade especfica para esta ao.

3) EXPEDIO E FATURAMENTO

3.1) Processamento de Remessas

O processamento das remessas na PYLA ser o mesmo adotado pala ICAL. Utiliza-se uma
transao (ZV02) criada especificamente para agilizar o processo de fornecimento da empresa.
A transao ZV02 executa vrios passos automaticamente:
Registra a entrada do veculo;
Atualiza a TARA do veculo;
Cria o documento de fornecimento;
Cria o dodfcumento de transporte;
Emite a etiqueta para carregamento.

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No registro de entrada do veculo, o operador digita a placa do caminho, e o sistema

automaticamente traz as informaes refentes se o mesmo j houver sido cadastrado
anteriormente. Caso contrrio, o operador efetua o cadastro do veculo.
O sistema recebe o peso lido na balana e atualiza a tara do caminho.
Existe a opo de se cadastrar a placa do caminho que ir transportar a mercadoria na prpria
ordem de venda. Isto possibilita que o sistema faa a ligao automtica do caminho com a
ordem que dever ser fornecida.
Se no houver ordem cadastrada para aquela determinada placa, o operador dever selecionar
qual ordem de venda dever ser fornecida.
Este processo gera automaticamente os documentos de fornecimento e transporte, contendo as
informaes de quais ordens este transportador ir carregar e o horrio de entrada do caminho.
Ao final do procedimento emitida a etiqueta contendo as informaes necessrias para efetuar
o carregamento.
=> Ser criado o Local de Expedio: PYLA Expedio Pyla

3.2) PICKING E FATURAMENTO

O processo de picking e faturamento na PYLA ser o mesmo adotado pala ICAL.
Utiliza-se uma transao (ZV03) criada especificamente para agilizar o processo de sada de
mercadoria e faturamento da empresa.
A transao ZV03 executa vrios passos automaticamente:
Efetua o picking;
Cria o documento de faturamento;
Emite a nota fiscal;
Emite boleto bancrio para pagamento;
Emite laudo de anlise;
Emite ticket de regime especial.
Os processo de piking e faturamento seguem os padres normais do SAP ECC, no havendo
peculiaridades.
O laudo de anlise somente emitido para clientes que solicitam o envio do mesmo juntamente
com a NF.
Ser includo na Nota Fiscal (DANFE) informaes adicionais sobre venda por metro cbico.

Dados mestres

1) CADASTRO MESTRE DE CLIENTES

1.1) Descrio
Por definio, o sistema SAP ECC trata de maneira integrada o cadastro de parceiros de
negcios (clientes e fornecedores). Desta forma, as informaes relevantes aos mdulos de

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Contabilidade e Vendas devem ser cadastradas de maneira integradas para que os processos
internos ocorram da forma correta.
Embora o cadastro seja integrado, existem diversas vises, permitindo que em um cadastro
nico, o cliente seja associado organizao de vendas, portanto, a comercializao dos
produtos da empresa se tornar mais organizada.
No mdulo de SD (Vendas e Distribuio) so cadastrados os dados gerais de cliente e as
informaes de Vendas e Distribuio.
O cadastro de clientes no SAP dividido em trs partes: os dados gerais, dados da empresa e
dados de vendas e distribuio.
Os dados gerais so independentes da rea de vendas. Eles se aplicam a um cliente em todas
as reas de vendas. Esses dados, tais como endereo, telefone, C.N.P.J., Inscrio Estadual,
etc., so atualizados para cada cliente, sendo somente identificados pelo nmero do cliente e no
pela rea de vendas. A atualizao dos dados possvel a partir da viso de contabilidade e de
vendas e distribuio.
Os dados da empresa dependem de informaes do Departamento Financeiro. Eles so
definidos separadamente para cada empresa e so de interesse exclusivo do departamento de
contabilidade. Incluem, por exemplo, informaes sobre seguros ou sobre a administrao de
contas, assim como informaes para atualizao de tesouraria. Esses dados se aplicam
somente a uma empresa.
Os dados de vendas e distribuio dependem da organizao na rea de vendas. Eles so
definidos individualmente para cada rea de vendas e so de interesse exclusivo do
departamento de vendas e distribuio, incluindo, por exemplo, os dados sobre determinao de
preo ou expedio. Esses dados se aplicam a uma rea de vendas, portanto, so dependentes
da estrutura de vendas (organizao de vendas, canal de distribuio, setor de atividade).
As informaes geradas pelo SAP proporcionaro um melhor controle das receitas apresentando
relatrios mais seguros e reais para anlise gerencial (os relatrios so atualizados Online).
A incluso de dados no cadastro de clientes sempre feita para uma determinada rea de
vendas, ou seja, quando o cliente compra produtos de diversas reas de vendas da empresa ele
deve estar obrigatoriamente cadastrado em todas estas reas.
A numerao dos clientes ser interna seguindo os padres existentes hoje na ICAL, ou seja, os
clientes j cadastrados permanecero com a mesma numerao e para os clientes novos, haver
uma nova determinao automtica e seqencial de numerao.

1.2) Qualidade dos Dados

Nessa fase ser de grande importncia a reviso do cadastro atual, para eliminao de
duplicidade e identificao dos clientes que so de interesse estratgico para a empresa.

1.3) Carga Inicial

Os dados de clientes (todas as vises) sero digitados diretamente no SAP ECC pelo usurio.
No ser implementado programa ABAP para carga inicial de clientes por opo da Pyla. Esta
opo deve-se ao fato dos dados do sistema atual no serem confiveis.

1.4) Manuteno Operacional

Sugere-se que o cadastramento de novos clientes seja iniciado na rea Financeira que aps

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consulta as Instituies de controle de crdito incluir os Dados Financeiros e os Dados Gerais.

O cadastramento dos impostos dever ser feito pela rea Fiscal.
O cadastramento prosseguir na rea de Vendas onde ser concluda a incluso do cliente
atualizando os Dados de Venda.
Quando o cliente compra produtos de diversas reas de vendas da empresa, ele deve estar
obrigatoriamente cadastrado em todas estas reas.
O cadastro de cliente tem as seguintes funes que podem estar disponveis: Criar Modificar,
Exibir, Bloquear / Desbloquear, e Marcar para eliminao/remover marca. possvel criar e
atualizar registro mestre de clientes em conjunto ou separadamente. Este cadastro dever ser
mantido pelo Departamento responsvel de forma centralizada para a segurana da manuteno
dos dados.

1.5) Pontos de Ateno

Exitem fornecedores que tambm so clientes. Para estes clientes, feito um encontro de contas
Grupo de Contas: Carreteiro.
Para que um cliente possa ter um pagador diferente do emissor da ordem, preciso que este
pagador esteja cadastrado no campo Pagador Divergente, na viso Dados Gerais.

2) CADASTRO MESTRE DE MATERIAIS

2.1) Descrio
O cadastro de materiais bsico para todo o funcionamento do SAP ECC. Ele possibilita a
padronizao da nomenclatura dos materiais, armazena os dados necessrios para utilizao
nos processos de negcio, facilitando assim a pesquisa dos dados.
O cadastro de produtos ser nico para a empresa PYLA, sendo que os dados especficos de
cada centro sero mantidos separadamente.
Demais definies sero tratadas em conjunto com MM.

2.2) Carga Inicial

Os dados de produtos (viso de Vendas) sero digitados diretamente no SAP ECC pelo usurio.
Algumas definies devero ser feitas em conjunto pela rea de materiais e vendas.
Os produtos devero ser cadastrados para o centro logstico da PYLA.

2.3) Qualidade dos Dados

As informaes necessrias para este cadastro na viso de vendas so:
Unidade de medida bsica, classificao fiscal do material, grupo de mercadorias, setor
de atividade, verificao de disponibilidade, caractersticas de agrupamento, grupo de
transporte, grupo de carregamento e texto (opcional).

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2.4) Manuteno Operacional

Definido pelo mdulo de MM.

2.5) Converso
necessrio fazer uma converso de toneladas para metros cbicos (m 3) no cadastro mestre de
materiais.

3) CADASTRO MESTRE DE CONDIES

3.1) Descrio
A poltica de preos na ICAL composta pelo preo dos produtos vista, somado s despesas
financeiras definidas pela forma de pagamento, mais os impostos devidos. A PYLA utilizar
poltica idntica adotada pela ICAL.
No SAP ECC se cria registro de condies que permitam arquivar e recuperar dados para
determinao de preos, descontos, suplementos e impostos. Para utilizar a determinao
automtica do preo, deve ser arquivado no sistema como registro de condies. possvel
definir tantos registros de condies quantos forem desejados para as diferentes determinaes
de preos com qualquer perodo de validade.
O usurio cria registros de condies para todos os elementos que o sistema leva em
considerao durante a determinao automtica de preo, tais como: cliente, material e
impostos. Durante o processamento da ordem de venda, o sistema transfere dados dos registros
de condies e determina os montantes para os elementos de determinao de preo individual
(preos, descontos, suplementos) e o montante final para o documento de vendas.
O sistema permite que sejam definidas condies de desconto para cabealho (vlidas para
todos os itens do documento) e para itens da ordem (vlido somente para um determinado item).
Permite tambm condies conjuntas (Cliente + Material+Grupo de Material + Elementos da
Organizao de Vendas). Podem existir condies ligadas a uma data de validade, sendo
possvel utilizar nos pedidos as datas de preos diferentes da proposta pelo sistema (campo data
do preo).

3.2) Obteno dos Dados

Os registros de condies de preos existentes hoje na ICAL, devero ser cadastrados para a
PYLA . Estes dados devero ser digitados diretamente no sistema SAP ECC pelo usurio.

3.3) Qualidade dos Dados

essencial o correto cadastramento dos preos de venda dos materiais a serem inseridos no
SAP ECC, sendo a base para a determinao do valor de venda dos produtos fornecidos pela
PYLA, para o clculo de impostos e possveis descontos ou acrscimos.
Os preos cadastrados sero os preos praticados (tabela de preos) na data de migrao do
sistema.

3.4) Carga Inicial

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Os dados sero digitados diretamente no SAP ECC pelo usurio.

3.5) Manuteno Operacional

Este cadastro dever ser mantido pelo Departamento Comercial de forma centralizada para a
segurana das informaes e mitigar possibilidades de erros e fraudes.

3.6) Gap's Identificados

Na PYLA existe uma diferena no clculo do ICMS devido a tratar-se de outro estado. Um
tratamento especfico para o clculo de impostos do Cear ser implementado para atender a
empresa PYLA.

4) TABELA DE COMISSES

4.1) Descrio
As comisses so pagas por grupos de vendedores na ICAL de acordo com o volume de vendas
efetuadas. Foi criada uma transao (ZSD10) para manuteno dos parmetros para o clculo
das comisses. Esses parmetros so:
Equipe de Vendas
Organizao de Vendas
Grupo de Clientes
Material
Limite inferior quantidade
Limite superior - quantidade
Percentual da comisso
Na PYLA, este processo ser exatamente o mesmo.

4.2) Obteno dos Dados

Os dados sero digitados diretamente no sistema SAP ECC pelo usurio.

Carga de dados

Nenhum programa ABAP de carga de dados ser desenvolvido para o Mdulo SD. Todas as
cargas sero realizadas mediante digitao direta dos dados no sistema SAP ECC. Esta tarefa
ser de responsabilidade dos respectivos usurios.

GAPs

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1) Tributao e leis tributrias do Cear

O SAP ECC da Ical est preparado para calcular o imposto ICMS e imprimir na NFe a respectiva
legislao fiscal para os Estados de Minas Gerais e Bahia. Como a PYLA localiza-se no Estado do
Cear, ser necessrio realizar as seguintes atividades:
Parametrizar o clculo do imposto ICMS para o Estado do Cear;
Ajustar as rotinas automticas de impresso da legislao do ICMS na Nota Fiscal (DANFE).

2) Tabela de frete
Rever os valores da tabela de frete levando em considerao a distncia (em KM) da PYLA.

3) Formas de venda
Ser includo na Nota Fiscal (DANFE) informaes adicionais sobre venda por metro cbico.

Observaes da consultoria

1) MELHORIAS ESPERADAS

1.1) Cadastro de Clientes

O cadastro de clientes das empresas ICAL e PYLA, ser padronizado, facilitando a manuteno
e possibilitando a gerao de relatrios gerenciais unificados. Permitindo tambm que clientes de
uma empresa possam realizar compras em outra de forma gil.

1.2) Cadastro Mestre de Condies

O cadastro de condies padronizado para as duas empresas proporcionar determinao
automtica de preo evitando erros na criao das ordens de venda e por consequncia na
emisso da nota fiscal. Tambm facilita a manuteno das condies e critrios de preos.

1.3) Ordens de Vendas

Padronizao da entrada das ordens de vendas.
Gerao de relatrios gerenciais unificados.

1.4) Expedio
Padronizao e agilidade no processo de expedio.
Gerao de relatrios gerenciais unificados.

1.5) Faturamento

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Padronizao e agilidade no processo de faturamento.

Gerao de relatrios gerenciais unificados.

Aprovao do cliente

Data Responsvel

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