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56 hacks para aumentar o lucro da sua PME 1

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56 hacks para aumentar o lucro da sua PME 2

SUMRIO

O que so hacks e qual a importncia deles em PMEs

1. Hacks de Gesto de Pessoas/RH

2. Hacks de Gesto Financeira

3. Hacks de Produtividade

4. Hacks de Treinamento

5. Cases de PMEs que usaram esses hacks e cresceram significativamente

6. Dicas rpidas de hacks gerais

Concluso sobre o tema

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O QUE SO HACKS E QUAL A

IMPORTNCIA DELES EM PMES
Voc j deve ter ouvido falar em Hacks por a, certo? Life hacks? Entendeu o espirito
mas se precisasse explicar talvez se enrolaria? Pois hacks so como gambiarras, ou
seja, formas criativas de solucionar problemas. E aqui que encontramos a chave
do sucesso, na parte do criativo.

Independentemente do cenrio de um pas, aumentar os lucros e melhorar a

performance da empresa sempre um objetivo. Agora, em um cenrio de crise, seguir
este norte, deve ser feita de forma bem mais criativa e segura. No o momento para
tomar riscos e muito menos usar altas somas para chegar onde se deseja.

Por isso, a ERPFlex se uniu a Convenia, Saia do Lugar e a T.I Educacional para trazer
hacks que sero fundamentais para sua empresa melhorar a performance e aumentar
os lucros. Depois desse guia, a sua PME nunca mais ser a mesma!

Boa leitura!

56 hacks para aumentar o lucro da sua PME
1. HACKS DE GESTO
DE PESSOAS/RH
Poucos gestores sequer imaginam que hacks em Gesto de Pessoas e RH
podem impulsionar o crescimento e as receitas de uma empresa. Mesmo os aliadas de PMEs que desejam crescer rapidamente.
mais esclarecidos.
A ideia soa ingnua, mas verdadeira: um RH moderno um RH que ajuda
PMEs a lucrarem mais. Duvida? A gente explica pra voc.
Pense em uma empresa de 30 funcionrios (nmero que deve ser prximo
ao da organizao onde voc trabalha, caso seja um pequeno ou mdio
negcio). Sabia que cerca de 70% dos gastos totais dela so custos de
pessoal? Pois , o Departamento Pessoal -- normalmente subordinado ao
departamento de Recursos Humanos -- lida com o maior centro de custos
das empresas, independentemente do porte.
Isso significa que erros nas atividades de Departamento Pessoal causam
grandes estragos, os quais costumam ser silenciosos aos ouvidos dos
gestores. por isso que colocamos aqui 4 hacks em RH e Gesto de
Pessoas para voc comear a aplicar hoje na sua empresa.
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Confira:
1. No use planilhas para executar as atividades de
Departamento Pessoal
No, as planilhas no so inimigas do RH. S que elas tambm no so
O que acontece na imensa maioria das empresas brasileiras que os
profissionais que cuidam das atividades de Departamento Pessoal -
clculo de folha de pagamento, controle de frias, gesto de benefcios
corporativos, tratamento do relgio de ponto, etc. -- esto sujeito a vrios
problemas por usarem planilhas.
Seguem alguns:
Planilhas no evitam erros de clculo
As planilhas de Excel no so prova de erro. Se o usurio errar alguma
frmula, conta ou clula, o resultado de seus clculo sair errado. De
acordo com a EuSpRIG, uma associao europeia dedicada aos riscos de
gerir processos por meio de planilhas, 90%
das planilhas contm graves erros de clculo.

56 hacks para aumentar o lucro da sua PME
Planilhas no foram feitas para
resolver o seu problema especfico
Planilhas de Excel so personalizveis, mas
no personalizadas. Isso significa que elas no
apresentam recursos customizados e eficientes
para as atividades tpicas de um departamento
-- de modo que qualquer funo precise ser
adaptada. No caso do Departamento Pessoal,
as planilhas no conseguem, por exemplo,
gerar alertas de frias a vencer ou separar
automaticamente os funcionrios que esto
dentro do perodo aquisitivo de frias daqueles
que esto no perodo concessivo.
Planilhas no so seguras
Os arquivos ficam salvos no computador de um
ou mais funcionrios que manuseiam a planilha.
Problemas tcnicos em suas mquinas ou erros no
momento de salvar os arquivos so o suficiente
para que o documento suma do computador.
Quer conhecer um software que descomplica a burocracia do seu RH e
te faz se livrar das planilhas de Excel? Clique aqui e teste grtis 14 dias.
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Planilhas no geram
relatrios instantneos
O mais importante das planilhas no so os dados
computados, mas a informao gerencial a ser
extrada desses dados. O grande problema que
gerar relatrios a partir de planilhas de Excel uma
atividade demorada, impossvel de ser realizada
em tempo real. S que os gestores, na maioria dos
casos, necessitam de informao em tempo real.
Em suma, as planilhas de Excel so um quebra-galho
que a imensa maioria dos RHs usam at que a situao
se torne insustentvel. Mas o ideal no chegar a esse
ponto, e adotar tecnologia o quanto antes.
Imagine o quo mais eficiente seria o RH da sua
empresa se sua empresa adotasse um software
especfico para RH que acabasse com os quatro
problemas das planilhas que elencamos acima.
Com certeza, o Departamento Pessoal da sua
PME executaria as atividades dirias de maneira
mais segura, rpida e inteligente.

56 hacks para aumentar o lucro da sua PME
2. Aproxime o RH do
departamento Financeiro
A rea de Recursos Humanos costuma no
ser prestigiada pelos profissionais de outros
departamentos. Isso vale desde a multinacional
at a startup.
Grande parte desse desprestgio vem da
dificuldade que o RH possui em demonstrar
de forma concreta os resultados que a rea
traz empresa. Mas no precisaria ser assim.
O RH pode se tornar mais valorizado quanto
mais ele se provar estratgico. E para ser
mais estratgico, ele precisa se aproximar
do departamento Financeiro, medindo o
impacto econmico de suas aes (voc
pode aprender mais sobre a aproximao
entre RH e Finanas lendo esse artigo aqui).
O resumo da pera : o RH precisa ter KPIs (key
performance indicators), ou seja, mtricas que
ilustrem se a rea est ajudando a organizao a
atingir seus objetivos. Quais KPIs sero escolhidos
depende das metas que a empresa tem. Mas
vamos colocar abaixo alguns que so importantes:
Custo por contratao
Tempo mdio de contratao
Turnover
Custo de turnover
Receita por funcionrio
Custo de benefcios
Quando voc confronta KPIs de RH como
os acima com as mtricas financeiras, o
departamento de Recursos Humanos fica com
uma ideia muito mais clara de metas que devem
ser estipuladas ao prximo perodo e aes que
devem ser executadas para alcan-las.
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Mesmo indicadores que no so econmicos
devem trazer algum demonstrativo numrico para
servir de referncia ao RH. Por exemplo: uma das
principais atribuies da rea fomentar um clima
organizacional agradvel e produtivo na empresa -- e
um dos principais instrumentos dos quais o RH pode
lanar mo para cumprir essa tarefa realizar uma
pesquisa de clima, na qual verifica a opinio que os
funcionrios da empresa possuem sobre o clima.
Estamos falando de uma varivel qualitativa
que no econmica, mas que pode ser
transformada em quantitativa dependendo da
abordagem. No caso da pesquisa mencionada
no captulo anterior, voc pode pedir para que
o funcionrio atribua uma nota de 0 a 10 para
a qualidade que ele considera que o clima
organizacional da empresa tem, com o intuito
de extrair uma mdia total.
O mesmo raciocnio se aplica a pesquisas
sobre quais benefcios corporativos oferecer
aos colaboradores.

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3. No dependa de aumento salarial
para reter talentos na empresa
Um dos erros mais perigosos (e comuns)
cometidos em PMEs tentar manter os talentos
na empresa por meio de aumento salarial. O
equvoco justificvel: PMEs lutam com unhas
e dentes por seus talentos contra as sedutoras
multinacionais, que possuem oramentos maiores
e, portanto, conseguem oferecer salrios maiores
Tornar sua capacidade de reteno refm de
aumentos salariais uma armadilha. Primeiro
porque, ao contrrio do que pensamos, o
salrio no um aspecto com importncia to
grande na deciso de ficar ou no na empresa.
Algumas pesquisas -- como a que mostramos a
seguir -- j mostraram que fatores como bom
relacionamento com colegas de trabalho e
equilbrio entre vida pessoa e profissional pesam
mais na balana de deciso do colaborador:
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Ento, prezar por um bom relacionamento dos
colaboradores no ambiente de trabalho deve ser
prioridade para os que querem reter talentos,
e tudo isso comea com a construo de uma
cultura organizacional forte (se quiser se informar
melhor sobre como desenvolver uma boa cultura
organizacional em uma PME, leia esse artigo aqui).
Tambm essencial fomentar o equilbrio entre
vida pessoal e profissional dos seus funcionrios.
Algumas aes a serem consideradas so oferecer
flexibilidade de agenda ou proporcionar uma
sexta-feira de folga por ms aos colaboradores.
Pesquisa feita pela
CareerBuilder com mais
de 3.000 profissionais
norte-americanos
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4. Use dados para tomar decises no RH

Ser data-driven, ou seja, tomar decises usando um histrico de dados inteligente como base
mote de quase todas as reas de uma empresa moderna. Com o RH de PMEs deve ser igual.

Se voc quer que sua empresa cresa, no d para permitir que as decises de Recursos
Humanos sejam tomadas apenas por achismo ou tradio. Os nmeros contam histrias.

Decises importantes de gesto de pessoas relativas a, por exemplo, turnover, treinamento

de funcionrios, canais de recrutamento e absentesmo precisam ser apoiadas em nmeros
e devem ser registradas em relatrios gerenciais.
O objetivo no ser chique, mas impulsionar resultados para a empresa: um estudo
realizado pela empresa de pesquisa americana Bersin em parceria com a Delloite agregou
dados sobre 480 grandes empresas e verificou que aquelas cujos departamentos de Recursos
Humanos eram mais data-driven apresentavam:

Retorno por ao em mdia 30% maior do que as outras;

Duas vezes mais chance de ter resultado positivo em suas polticas de recrutamento;

Quatro vezes mais chances de serem respeitados pelas outras reas.

A ideia no eliminar o julgamento humano da equao, mas ali-lo a dados

numricos para embasar futuras decises -- caso contrrio, a tomada de deciso
se torna robtica, e pouco eficaz.

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2. HACKS DE GESTO
FINANCEIRA
Neste captulo, vamos te dar todos os insights de
Gesto Financeira para fazer a sua PME decolar!
Um departamento financeiro moderno pode no s
otimizar custos mas gerar um aumento espantoso na
assertividade da tomada de deciso e at no aumento
dos lucros. Ficou interessado? Ento vamos avanar:
1. Nunca deixe de estudar sobre finanas
No porque voc no o diretor daquela rea
que deve relegar todo o conhecimento da rea para
terceiros. Sendo voc o dono da empresa ou no, quanto estratgico e traa o que o setor financeiro precisa
mais voc entender sobre gesto financeira, melhor
compreender relatrios, tirar seus prprios insights e
pode at mesmo evitar que fraudes sejam realizadas!
No nosso blog voc encontra vrios artigos e
materiais para fortalecer o seu conhecimento nessa
rea. Destacamos, o E-Book Guia Prtico de Gesto
Financeira para PMEs e o artigo O que gesto
financeira? 40 termos essenciais!
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2. Tenha um bom Planejamento Estratgico
e um bom Plano Ttico (oramento)
Existe uma srie de processos dentro de uma empresa
que por vezes parece mais perda de tempo do que
de fato um recurso interessante. Se eu pudesse te
convencer de adotar apenas dois desses modelos de
planejamento seria o estratgico e o ttico.
O Planejamento Estratgico onde a empresa
define a direo a ser tomada, que projetos e aes
desempenhar, responsveis, prazos e resultados
esperados. Se a empresa quer chegar a algum lugar,
ele deve ter uma estratgia clara para alcanar esse
objetivo. J o Plano Ttico pega as diretrizes do plano
fazer para isso. Este plano deve conter uma srie de
variveis, como projees de receitas e despesas, um
plano de metas, estratgias de preo e muito mais!
O software certo pode fazer sua empresa avanar anos
luz no balano patrimonial e acompanhamento de metas
e KPIs. Documentos de acompanhamento impressos
so um perigo e planilhas podem ser adulteradas ou no
preenchidas corretamente, fuja desse risco!

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3. No descuide do Fluxo de Caixa
Pode parecer estranho, mas muitas empresas
no sabem ao certo o quanto ganham nem o
quanto gastam. Assim fica difcil, no mesmo?
O Fluxo de Caixa uma ferramenta excelente
para controlar o que entra e o que sai dos cofres
da empresa. Com ele (atualizado corretamente,
claro), voc vai conseguir determinar gargalos de
produo e at mesmo custos altos e que podem
ser contornados de forma criativa. O importante
no deixar de analisar os resultados nunca!
4. No use as contas da
empresas como se fossem suas
Infelizmente ainda muito comum o pensamento
de que uma vez que voc o dono ou um dos
scios pode dispor dos recursos da empresa como
bem entender, fazendo retiradas desnecessrias
ou abusando do carto corporativo. Isso ainda
mais comum em empresas familiares, o que
envolve at os herdeiros mesmo no estando nem
cargos de diretoria.
Defina desde o comeo que as contas da empresas
so para a sade financeira desta. Esta sade
financeira o que manter no somente os scios,
mas tambm os funcionrios da empresa. Outra
dica manter o pr-labore (valor recebido pelos
scios que possuem cargos e funes na empresa)
dentro da realidade do mercado e da empresa.
5. No descuide da documentao
Tenha bastante ateno ao registro dos
acontecimentos financeiros da sua empresa e aos
documentos gerados disso. Se, ao pedir acesso
um contrato ou a uma nota fiscal, o seu setor leva
horas para encontrar e te trazer o documento,
sinal mais que evidente que h algo errado. E
quem demora horas para localizar um documento
pode no o encontrar, no mesmo?
Ento o hack aqui invista em um sistema
automatizado de gesto que vai, a um clique,
localizar informaes cruciais para negociar up-
sellings (vendas incrementais do seu produto) ou
mesmo a tranquilidade para seus acionistas de
que a contabilidade da empresa est como deveria
ser. Uma soluo que traz mdulos de controle
financeiro bastante completos so os ERP.
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6. Ateno Folha de Pagamento
Quando uma empresa tem problemas, uma das
primeiras medidas demitir aqueles profissionais
que no estavam performando bem ou que
havia mais de um profissional para aquela
funo no quadro de funcionrios. Pois antes de
chegar nisso, parta do princpio de ter somente
os funcionrios que so imprescindveis para o
crescimento e gesto da empresa.
A folha de pagamento (incluindo pr-labore) no
deve estar entre 30 a 40% do faturamento da
empresa. Avalie suas contas e veja se vocs esto
nesta margem. Pense bem, alm do salrio e
benefcios, a empresa tambm deve ter em caixa
fundos que custeiem possveis demisses, frias,
13 salrios entre outras coisas.
Os motivos de excesso de pessoal so muitos,
m avaliao da produo, excesso de
secretrias/assistentes pessoais por scios ou
diretores e at mesmo favores pessoais ao
empregar um parente ou amigo.

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3. HACKS DE 1. Seja organizado
PRODUTIVIDADE Um dos problemas para a
produtividade a desorganizao.
A produtividade um conceito simples de explicar, mas difcil Ela pode ser relativa tanto ao
de aplicar no dia a dia. Profissionais de qualquer setor tm cumprimento de tarefas quanto
momentos mais e menos produtivos e a procrastinao uma desorganizao do ambiente. Por significa que voc passou o dia
constante. para resolver esse problema que existem os hacks isso, o primeiro passo se organizar.
de produtividade. Assim, verifique quais tarefas
devem ser entregues, o prazo delas,
Essas dicas ajudam qualquer pessoa a melhorar sua seu nvel de importncia etc. O
produtividade, seja trabalhando em casa, seja em um planejamento deve ser feito todos os a internet e o celular. Para a internet,
escritrio no modelo mais tradicional que existe. dias no final do expediente e pode
ser algo bastante simples, como
Por isso, se voc quer melhorar a sua produtividade, leia esse uma anotao no papel ou em uma
captulo e descubra todos os hacks que voc pode usar para planilha do Excel.
trabalhar mais em menos tempo. Confira!
2. Siga a regra dos 2 minutos
Sabe aquela tarefa que chega
inesperadamente, te desconcentra
e fica para depois? Se ela puder ser
resolvida rapidamente, aproveite
e solucione-a. Essa a regra dos 2
minutos: resolva imediatamente
aquilo que pode ser facilmente
solucionado em dois minutos.
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3. Descubra como seu
tempo est sendo gasto
Sabe quando o dia passa e parece
que voc no fez nada? Isso se
chama procrastinao, o que
todo perdendo tempo com tarefas
no-relevantes.
Geralmente, os grandes culpados so
a dica usar sites para monitorar
sua atividade. Uma opo o
TimeTracker, plugin do Chrome que
mostra quanto tempo voc ficou no
Facebook, por exemplo.
Para o celular, utilize o
TimeLogger, app que tambm faz
o monitoramento das atividades,
indicando o perodo que voc
passou jogando, acessando as
redes sociais etc.

56 hacks para aumentar o lucro da sua PME
4. Encontre tempo para fazer o que precisa
Talvez voc trabalhe s em casa ou talvez faa um extra home office. O
fato que s vezes parece que as 24 horas do dia so poucas para fazer
tantas atividades.
Porm, voltando dica anterior, voc provavelmente descobriu que
gasta muito tempo com atividades pouco teis, certo? Ento, aproveite
essa informao e encontre tempo para fazer o que precisa.
A dica bloquear qualquer distrao e, nesse caso, o StayFocused uma
extenso que impede que notificaes sejam feitas durante determinado
perodo de tempo. Assim, voc no acaba desviando seu foco por
qualquer coisa.
Outra dica usar algum mtodo de produtividade, como a tcnica
Pomodoro. A ideia cumprir 4 jornadas de trabalho de 25 minutos
seguidos, com pequenos intervalos de 5 minutos entre cada jornada.
Quando chegar ao final dos 4 pomodoros, voc pode fazer um intervalo
de 30 minutos. Essa tcnica bastante utilizada e traz bons resultados,
j que o crebro descansa e a pessoa sabe que, em breve, poder dar
aquela espiadinha nas redes sociais.
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5. Use a tecnologia a seu favor
Se a tecnologia traz dificuldades para a concentrao nas tarefas
necessrias, ela tambm pode ser uma grande aliada. No entanto,
necessrio seguir alguns pontos fundamentais:
No se distraia com as redes sociais no deixe as redes sociais
abertas enquanto trabalha. Mantenha somente o que necessrio
e foque-se no que est fazendo;
No abra o e-mail a qualquer momento se voc contabilizar,
ver que perde horas todos os dias apenas lendo e respondendo
e-mails. Por isso, crie tticas. Por exemplo, leia e-mails somente de
manh e no final da tarde. Outra opo filtrar as mensagens para
aqueles e-mails que precisam ser respondidos brevemente. Assim,
as mensagens secundrias podem ser vistas posteriormente;
No mexa o tempo todo no smartphone aproveite o celular para
aumentar sua produtividade. Por isso, utilize apps de produtividade e de
agenda (para organizar as atividades conforme os prazos e os horrios).

56 hacks para aumentar o lucro da sua PME
6. Revise suas atividades semanalmente
J falamos que voc deve programar suas atividades no final do dia
anterior. Mas tambm importante revisar as tarefas semanalmente. A
ideia que voc analise o que fez durante a semana seguindo 3 etapas:
Analise seu calendrio na semana anterior e na atual. Verifique
as atividades que precisam de ateno e os perodos de reunies,
resoluo de problemas e compromissos;
Limpe sua caixa de e-mails, mantendo somente aquilo que
necessrio. Assim, sua caixa de entrada transforma-se em um
gerenciador de tarefas;
Compare o que j realizou com as suas metas anuais. Ento, veja
o que pode fazer na prxima semana para chegar mais perto de
alcanar suas metas.
7. Regra das 4 horas dirias
Por mais que o perodo de trabalho seja de 8 horas por dia, geralmente
a produtividade vlida por somente 4 horas dirias. No restante do
tempo, o profissional checa e-mails, vai a reunies, faz lanches, acessa
as redes sociais etc.
Por isso, a dica fazer as 3 tarefas mais importantes do dia logo no
comeo da manh, quando voc est mais disposto e menos cansado.
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8. Foque-se em uma atividade por vez
Voc at pode ser multitarefa e seguir as recomendaes do mercado,
mas o fato que, para ter alta produtividade, necessrio se focar em
uma atividade por vez.
Por isso, defina quais so suas prioridades e foque-se naquela atividade
at que ela esteja terminada.
9. Programe as atividades com folga
Um grande erro programar sua agenda e no considerar que
imprevistos podem acontecer e que determinada tarefa pode demorar
mais do que o previsto. Por isso, fundamental programar suas
atividades com folga.
Alm de isso ajudar com os prazos, tambm diminui o estresse e
aumenta a sensao de produtividade. Outra vantagem que os
clientes ou o chefe se sentiro mais satisfeitos, porque tudo est sendo
entregue no prazo.

56 hacks para aumentar o lucro da sua PME
10. Tire tempo para descansar
Muita gente pensa que ser produtivo
trabalhar o tempo todo, mas isso no
verdade. Descansar e dormir essencial para
aumentar a produtividade. Afinal de contas,
crebro e o corpo precisam descansar.
Por isso, reserve um tempo do seu dia para ler, sair voc no fica estressado e no perde tempo
com os amigos, ir academia e fazer atividades
que no tm relao direta com o trabalho.
Tambm tenha em mente que dormir bem
indispensvel. Por isso, assegure que
conseguir dormir de 6 horas a 8 horas por dia,
conforme o que for necessrio para voc se
sentir descansado.
11. Automatize as atividades
Qualquer ao que ajude a ter mais tempo,
seja para voc, seja para o trabalho,
importante. Por isso, automatize suas tarefas.
Uma ideia usar o IFTTT, que permite a criao
de comandos para notificaes ou para inserir
ligaes como tarefas no realizadas.
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12. Analise o passado para melhorar 14. Saiba dizer no
Revisar o passado uma boa maneira de Muitas pessoas tm o problema de no
identificar erros cometidos e melhorar a saberem dizer no. Mas essa atitude essencial
produtividade. Por exemplo, se voc no para fazer somente atividades que sejam
pode ficar sem celular, mas isso j aconteceu realmente importantes. Portanto, filtre as
e voc acabou perdendo tempo, compre um oportunidades que aparecem e aceite somente
carregador para deixar no trabalho. Assim, aquelas que sejam boas para voc.
com situaes corriqueiras. Se voc for um empreendedor, isso ainda
mais importante, porque, assim, consegue se
13. Faa intervalos ao longo do dia focar nas atividades que trazem mais sucesso.
J falamos que o descanso importante para a
produtividade. Mas tambm necessrio fazer
intervalos ao longo do dia para render mais.
Tirar um tempinho para voc entre uma tarefa
e outra fundamental. Bastam 5 ou 10 minutos
para descansar e se preparar para comear
uma atividade diferente. Aproveite e coma um
lanchinho, tome gua ou se alongue nesse perodo.
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56 hacks para aumentar o lucro da sua PME 15

15. Aceite os erros e falhas e continue trabalhando

Erros vo acontecer todos os dias acostume-se com isso. Saber ver seus
erros, verificar o que os causou e seguir em frente uma atitude que ajuda
a continuar trabalhando e no perder tempo se torturando com algo que
extremamente comum.

Lembre-se: o fracasso faz parte da vida e no possvel agradar a gregos

e troianos. Ento, reclamaes vo surgir. Aproveite esse momento para
entender o que pode melhorar, engolir o fracasso momentneo e partir para
a prxima vitria.

16. Decida de acordo com seus valores

Toda pessoa possui valores pessoais e profissionais. Saber decidir de acordo

com seus valores ajuda a gerir o tempo e ser mais produtivo. Isso porque
voc tem a sensao de que est fazendo o correto.
Na prtica, se um dos seus valores a sua famlia, programe suas atividades
de acordo com isso. Tire um tempo para ficar com sua famlia e tenha
compromissos que os envolvam.

O objetivo equilibrar as situaes e no fazer do trabalho toda a sua vida

apenas uma parte importante.

Gostou dos hacks de produtividade? Ento, aplique-os no seu dia a dia e

comece a ser mais produtivo j!

56 hacks para aumentar o lucro da sua PME
4. HACKS DE
TREINAMENTO
Voc j deve estar louco para colocar tudo o que viu at
em prtica, certo? Mas calma, neste captulo vamos tratar
de Hacks de treinamento. J vimos como administrar bem
um departamento pessoal e como as despesas vinda com a
folha de pagamento no podem ser muito latas ou podem
comprometer as finanas da empresa (entre 30 e 40% do
faturamento, mais que isso sinal de preocupao).
Alm de contratar bem, ou seja, buscar por um profissional
com as competncias corretas para tal funo, deve ser
preocupao do gestor no s buscar inovar na gesto e
nos processos de qualquer setor, mas tambm oferecer os
treinamentos adequados para que os atuais funcionrios
acompanhem essas evolues, correto?
Vamos aos Hacks!
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1. Destaque a importncia daquele treinamento
para o funcionrio e no para a empresa
Muitos gestores, ao anunciar um treinamento destacam como a empresa
precisa de funcionrios com tal conhecimento (como saber utilizar um
software, por exemplo), ou mesmo falam desses treinamentos de forma
coercitiva, por exemplo, Este o novo sistema que a empresa est
adotando para a rea X, ento eu recomendo que vocs prestem bastante
ateno, aprendam a mexer bem nele, pois entre trocar novamente de
soluo ou de equipe, imaginem qual deciso ser tomada. Motivador no?
No mesmo.
Tente uma abordagem mostrando como a empresa est buscando ser
competitiva e como os funcionrios vo ganhar com isso, como por
exemplo assim, A partir do dia X, vamos adotar o sistema Y na nossa
empresa, ele um dos mais completos que vimos e um dos mais usados
nas empresas do setor. Vamos oferecer treinamento e suporte para dvidas
posteriores. A coisa j mudou de figura, percebe?
E se o curso oferecer certificao, melhor ainda! Instigue o funcionrio a
acrescentar isso em suas redes, principalmente no LinkedIn. Ganha ele, com
mais uma competncia e ganha a empresa que fica conhecida naquele
crculo como quem investe em seus colaboradores.
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56 hacks para aumentar o lucro da sua PME 17

2 Opte por pessoas com Mas uma das principais vantagens de Treinamento
experincia em dar treinamentos profissional vem agora:

Quando o setor de finanas v um pedido de cursos in- 3 Material de apoio

company aquele drama. Mas seguro dizer que hoje em dia,
com a variedade de empresas e profissionais que oferecem esse Quando uma empresa ou profissional se prope a oferecer
servio, os preos esto bem mais competitivos. um curso, sempre h apostilas, tutoriais e at mesmo
vdeos do contedo. Salve esse contedo, dissemine ele
Algumas empresas, tentando difundir competncias, dentro da empresa e passe para os novos funcionrios
buscam um colaborador no seu quadro com determinado medida que eles cheguem. Enquanto o material de apoio
conhecimento. Isso pode dar certo, mas muitas vezes, a for atual ele ser muito til.
pessoa que muito tcnica em determinado assunto no
sabe como passar esse conhecimento a diante. Isso, pois Um erro comum de muitas empresas deixar o contedo
ela tem o conhecimento prtico e no o conhecimento de apoio apenas com os funcionrios que prestaram o
didtico. E o pior, a falta de didtica deste profissional (que curso. A, conforme estes profissionais deixam a empresa, o
foi deslocado de suas atividades para esta tarefa, sejamos conhecimento fica cada vez mais raso ao ponto de ningum
justos) implica numa falta de pacincia com os iniciantes mais na empresa saber e nem ter onde consultar.
e at numa insegurana (S eu sei atualizar o sistema X,
porque eu estou tendo que treinar essas pessoas para isso.
Ser que eu serei demitido?).

Quando um treinamento caseiro destes no d certo, muitos

pensam, Pelo menos a empresa no gastou com isso. Errado!
Voc deslocou profissionais de seus postos de trabalho seja
para ministrar ou para assistir o curso. O h/h (hora/homem) de
nenhum deles vai voltar e nem ter reposio!
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5. CASES DE PMES QUE USARAM ESSES HACKS

E CRESCERAM SIGNIFICATIVAMENTE

BankFacil: Hack de RH

A BankFacil uma plataforma digital de emprstimos com garantia.

A trajetria exitosa da empresa no mercado culminou com um aporte Montagem da folha de pagamento: reduo de 75% do tempo

financeiro dos fundos Redpoint e-venturers, Quona e QED em 2015. gasto (de dois dias passou a ser feito em metade de um dia)

Quando a empresa comeou a crescer de forma acelerada, os processos Recrutamento e Seleo: mais tempo para se dedicar atividade

de Departamento Pessoal realizados por planilhas de Excel deixaram de

ser eficientes. Gerao de relatrios: passou a ser instantnea

Foi ento que a rea de RH decidiu se apoiar em tecnologia e contratou Quantidade de erros manuais: passou a ser mnima

um software de gesto e controle de Departamento Pessoal para

automatizar as tarefas burocrticas. Com esse hack, os principais ganhos
obtidos pela empresa foram:

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Ponto X: Hack de Gesto Financeira
O ano era 2000 e a Ponto X no era mais que uma pequena loja situada na
regio central de Belo Horizonte. Ao ingressar na rea atacadista em acessrios
para celular e informtica viu o negcio crescer, mas de forma descontrolada.
Muitos problemas surgiram que atrapalharam o avano do negcio. A busca
por uma soluo que organizasse a gesto tambm no foi fcil, mas ao
adotar a ERPFlex e o E-Commerce Flex a empresa deixou a desorganizao
para trs e hoje colhe os frutos de um gerenciamento moderno.
Depois de adotar a ERPFlex como fornecedora de soluo, o negcio da Ponto
X pode prosperar de forma lgica, racional e controlada. Uma gesto madura,
condizente com uma empresa com mais de 15 anos de histria e cerca de 70
funcionrios. Dentre os benefcios que a empresa colhe, eles destacam:
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Inverso de processo - O cliente compra e paga. Depois a
empresa separa no estoque e despacha. Economia.
Reduo 40% no quadro de funcionrios com a inverso de
processo. Corte de erros operacionais do lanamento do pedido
do cliente como informaes digitadas erradas. Reduo no custo
para estornar produto e possibilidade de dar desconto no boleto.
Reduo do tempo de entrega em at 2000%! O pedido
demorava 10 a 20 dias para ser despachado, hoje esse prazo de
24 horas. Como o estoque era muito desorganizado, s vezes o
estoquista no achava o produto, mesmo depois de separado, e
dizia que no tinha.
Custo de telefonia caiu em 90% com o uso do e-commerce
e de chat na ferramenta.
Se o cliente falava que estava faltando produto, a empresa
simplesmente enviava novamente o produto. No havia
controle nenhum.

56 hacks para aumentar o lucro da sua PME
6. DICAS RPIDAS
DE HACKS GERAIS
Neste captulo vamos dar pequenas (e
supervaliosas) dicas para avanar na gesto da sua contribuem para o oferecimento de um servio
empresa de forma sustentvel, visando reduzir
custos e aumentar as vendas. Para isso, preciso:
Mude a cultura
O primeiro passo empreender uma
mudana de cultura da empresa. Somente
ao mudar o que existe de mais profundo em
seu negcio que voc conseguir aumentar os
lucros de maneira estruturada. Isso inclui:
1. Alinhe os valores da empresa
Se os valores ficaram perdidos no plano de
negcios, preciso coloc-los em prtica.
isso que d personalidade empresa e o que
deve ser utilizado para contratar funcionrios e
nortear as aes do seu negcio.
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2. Estabelea padres
Sua empresa tambm precisa ter padres.
5. D mais importncia aos prazos
A sua empresa precisa se destacar no apenas
Padres de produo, padres de venda, padres pelo produto ou servio que oferece, mas
logsticos e assim por diante. Eles otimizam o tambm por como ela oferece isso. Dessa
tempo, aumentam a qualidade, so escalveis e forma, seu negcio deve mudar a cultura
de modo a priorizar os prazos de tal modo
ou produto mais adequado ao cliente. que eles se tornem parte vital do sucesso.
Isso diminui os custos e tambm aumenta a
3. Cultive a excelncia satisfao, levando ao aumento de lucro.
Com os padres estabelecidos, muito
importante que a empresa se dedique a 6. Forme lderes mais capazes
cultivar a excelncia. Isso significa no se Lderes so peas fundamentais no quebra-
conformar com o bom ou regular e ir cabeas do sucesso de uma organizao.
sempre atrs do timo. Por isso, em sua cultura preciso capacitar
Cuidados com a qualidade e em obter lderes cada vez mais aptos a assumirem as
certificaes internacionais, por exemplo, responsabilidades de uma gesto que leve
revelam esse cuidado no negcio. diretamente ao aumento de lucro.
Contratar talentos alinhados aos valores da
4. Oferea algo a mais empresa o primeiro passo para a formao
Voc tambm precisa oferecer algo a mais, ir de lderes bem sucedidos, assim como
alm do que os concorrentes esto fazendo. oferecer treinamentos e o desenvolvimento
Por isso, recomendado implantar uma cultura contnuo de capacidades.
de inovao que seja benfica para o negcio
de modo a criar cada vez mais interesse por
parte dos clientes.

56 hacks para aumentar o lucro da sua PME
7. Ajuste a cultura continuamente
Embora seja importante, a cultura pode ser
limitante para o crescimento da empresa mas
isso s acontece se ela ficar parada no tempo.
Por isso, ainda que voc tenha uma cultura bem
estabelecida e de resultados, considere fazer
ajustes para a nova realidade do mercado.:
Reduza os custos
A equao simples: o lucro corresponde
ao quanto voc vende menos o quanto voc
gasta. Assim, se voc diminui o quanto gasta
e mantm o faturamento, o resultado de
mais lucro. Para que isso seja possvel em seu
negcio, preciso que voc:
8. Defina metas de reduo
Antes de sair fazendo cortes importante que
se conhea muito bem aonde se deseja chegar.
Por isso, necessrio estabelecer metas de
reduo de custos. Faa um estudo aprofundado, Falando em despesas, os gastos extras esto
encontre um valor igualmente vivel, desafiador
e que sirva aos propsitos do negcio.
9. Planeje as despesas adequadamente
Reduzir custos no significa fazer cortes em
todos os lugares. Isso pode comprometer
seriamente a qualidade da empresa e, com
isso, seus resultados em vendas.
Por isso, necessrio fazer uma boa
anlise de oramento, de estrutura e de
planejamento futuro para distribuir os
recursos de maneira adequada.
10. Corte gastos que no
sejam necessrios
Durante esse processo bem possvel que
sejam identificados gastos que deveriam ser
diminudos ou excludos. Baseando-se nessa
anlise, todas as despesas desnecessrias
devem ser cortadas tanto quanto possvel para
reduzir os custos.
11. Mantenha as despesas
extras sob controle
entre as maiores fontes de fuga de recursos de
um negcio. Por isso, mesmo o que no puder
ser totalmente previsto como variaes
cambiais, taxas e urgncias devem ser
controladas e mantidas dentro do oramento.
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12. Envolva toda a equipe
Nenhuma poltica de reduo de custos funciona
se no contar com o apoio de todos os envolvidos.
Por isso, desde o mais alto escalo at a primeira
hierarquia do negcio, todos devem estar cientes
e, principalmente, comprometidos em reduzir os
custos pelo bem comum.
13. Use as ferramentas
financeiras adequadas
Tudo isso exige muita anlise, ento importante
usar ferramentas financeiras adequadas. Fluxo
de caixa, relatrios gerenciais e balancetes so
apenas algumas das ferramentas que devem fazer
parte da deciso.
Em geral, recomendado tambm ter uma
ferramenta que centralize todas as informaes
de todos os setores de modo que a tomada de
deciso seja feita de maneira mais compreensiva
sobre todo o negcio.

56 hacks para aumentar o lucro da sua PME
14. Reduza o tempo de deciso
E por falar nisso, um tempo de deciso muito
elevado contribui para o desperdcio de recursos.
Quanto menos efetivo o negcio em agir e reagir,
mais ele gasta para obter os mesmos resultados.
Por isso, invista em uma tomada de deciso que seja
o mais dinmica possvel, como com o uso de dados
em tempo real e ferramentas que colaborem com o
reconhecimento de situao.
15. Otimize processos
Os processos do negcio so responsveis por boa
parte dos custos, ento otimiz-los normalmente
significa obter resultados financeiros melhores.
Para isso, preciso analisar parmetros, encontrar
gargalos produtivos e empreender mudanas que
levem a uma melhora nesse tipo de resultado.
Um processo produtivo, por exemplo, pode se
beneficiar de uma troca de mquinas ou de uma
eliminao de etapas, tornando-se mais rpido,
mais eficiente, com mais qualidade e, portanto,
com menos custos.
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16. Faa uma anlise contnua 19. Faa um planejamento tributrio
da concorrncia Grande parte dos empresrios brasileiros reclama do
Ficar de olho na concorrncia tambm pesado regime tributrio. Com um planejamento
importante para baixar seus custos. Ao identificar tributrio, entretanto, possvel pagar menos
um novo fornecedor ou uma nova tcnica impostos de maneira totalmente regular.
implementada pelo concorrente, por exemplo, Nesse caso, o contador precisa simular cenrios,
possvel fazer adaptaes que levem reduo estudar crditos fiscais e encontrar o melhor regime
dos custos do seu prprio negcio. de tributao para que a empresa gaste menos.
17. Tome cuidado com as dvidas 20. Considere a terceirizao
Financiamentos, pagamentos de fornecedores e As obrigaes trabalhistas tambm pesam no
emprstimos diversos podem comprometer as bolso e um funcionrio pode custar quase o dobro
finanas do negcio e levar a gastos maiores. O do seu salrio para a gesto. Nesse sentido,
melhor quitar todas as dvidas, tanto quanto benfico realizar a terceirizao de setores que
possvel. As outras devem ser mantidas sob estrito no sejam a atividade-fim do negcio, como
controle e planejamento. limpeza, segurana e manuteno.
Tomar cuidados com juros, atrasos e multas tambm
fundamental, j que isso corri o oramento sem 21. Use a tecnologia a seu favor
trazer melhorias efetivas para o negcio. O uso da tecnologia pode ajudar a sua empresa
a colocar em prtica boa parte dessas medidas.
18. Faa novos acordos com os fornecedores Com um software de gesto, por exemplo, o
Os fornecedores, inclusive, podem ser uma fonte planejamento fica mais fcil, a tomada de deciso
de economia e reduo de custos. Para isso, se torna mais rpida, os acordos so fechados
basta fazer novas cotaes e realizar negociaes mais facilmente e assim sucessivamente.
com aqueles com os quais voc tem mais Dessa forma, fazer um investimento em
relacionamento. Em geral, isso funciona muito bem tecnologia pode ser uma forma eficiente de
e oferece contratos mais baratos ou mais flexveis. reduzir os custos em mdio e longo prazo.

56 hacks para aumentar o lucro da sua PME
Aumente as vendas
Se uma das formas de aumentar os lucros
reduzindo os custos, a outra aumentar
diretamente as vendas. Ao agir de maneira a
aumentar o faturamento, e com menos custos
envolvidos por venda, maior ser o lucro
alcanado no final. Para que isso seja possvel,
so necessrias aes como:
22. Precifique da forma certa
O preo que voc cobra pelos produtos ou
servios de seu negcio impactam diretamente a
deciso dos clientes de pagar por eles ou no. Um
preo muito baixo pode indicar baixa qualidade, j com o time de marketing. Com uma boa estratgia,
um muito acima no competitivo.
Por isso, vale a pena ficar de olho nos preos de
mercado e no que a concorrncia direta anda
praticando de modo a conhecer qual a faixa
ideal para seus produtos.
23. Aumente o valor agregado
dos produtos
Embora o preo do produto seja importante, ele
no a nica coisa que influencia, j que tambm
preciso pensar no valor que o produto capaz de
entregar. O valor est relacionado a quo til e/ou
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diferenciado um produto. alinhados aos valores da empresa de modo a
Ao subir o valor agregado do produto, voc criar uma experincia consistente e de resultados.
pode aumentar o preo ou torn-lo ainda mais
competitivo. Assim, preciso conhecer bem sua 26. Tenha uma boa estratgia de marketing
audincia para ser capaz de entregar algo que Divulgar a empresa, por sua vez, o que atrai
torne ainda mais imperdvel o ato de comprar o os clientes e faz com que o time de vendas
produto ou contratar o servio. tenha a oportunidade de agir. Por isso, muito
importante ter uma estratgia de marketing
24. Melhore a comunicao interna tanto online quanto offline.
A comunicao interna tambm um fator que O uso de publicidade do jeito certo, o
conta a favor das vendas e, portanto, dos lucros. posicionamento web e o aproveitamento das
Quanto mais integrados esto os diferentes setores redes sociais so apenas algumas das medidas de
do negcio, melhores sero os resultados em geral. marketing para que seu negcio ganhe exposio
O time de vendas, por exemplo, deve se comunicar e gere novas oportunidades de negcio.
o marketing consegue entregar clientes mais perto 27. Invista na fidelizao de clientes
da compra, diminuindo os esforos e aumentando Clientes fidelizados custam menos para a
a converso dos vendedores. empresa: o processo de fidelizao custa de 5 a 7
vezes menos do que adquirir novos clientes. Alm
25. Treine os vendedores disso, um cliente recorrente gasta 67% mais do
E por falar neles, indispensvel que os que um novo cliente.
vendedores sejam adequadamente treinados Com isso, investir em fidelizao investir em
para que possam alcanar mais vendas. Eles menos custos e mais receita, o que leva a mais
devem no apenas conhecer novas e assertivas lucros. Para isso, caprichar no atendimento e criar
tcnicas de venda como tambm devem ter um relacionamento com o cliente fundamental
muito conhecimento do produto e do cliente. para o sucesso da investida.
Alm disso, indispensvel que eles estejam
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56 hacks para aumentar o lucro da sua PME 24

CONCLUSO
O objetivo deste e-book era acrescentar significativamente da
gesto e produtividade da sua PME e esperamos ter sido bem
sucedidos. Trouxemos Hacks para a sua gesto de pessoal,
treinamento de funcionrios, seu setor financeiro, alm de dicas
para aumentar sua produtividade e aumentar sua lucratividade.

Alm dos Hacks trouxemos cases para mostrar como empresas

parecidas com a sua superaram adversidades com solues
criativas, ideias que voc pode aplicar agora mesmo!

O ltimo hack exatamente este! Ponha tudo o que viu em prtica

e colha os resultados!

E precisando de ajuda em qualquer rea, pode ter certeza que

a ERPFlex, a Convenia, a Saia do Lugar e a T.I Educacional ainda
podem contribuir na sua jornada!

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O ERPFlex foi idealizado por Ernesto Haberkorn, reconhecido como

o maior especialista em tecnologia aplicada a gesto empresarial no
pas. Temos mais de 2000 clientes na indstria, no comrcio e em
servios, que usufruem da capacidade de controle e gerenciamento
de seus negcios atravs da nossa soluo.

O ERPFlex um dos softwares de gesto lderes no Brasil em soluo

na nuvem para a indstria, servios e comrcio de distribuio e
varejo. a primeira soluo na nuvem com backoffice e e-commerce
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O Saia do Lugar tem o objetivo de ser um blog com textos curtos e

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Percebemos que a maioria dos blogs empresariais brasileiros serviam

apenas para dar notcias sobre economia/poltica ou ento tinham textos
muito longos e filosficos, sem dicas que fazem o leitor pensar Caramba,
gostei dessa ideia, vou aplic-la no meu negcio!.

Com isso em mente, nosso lema empreendedorismo sem enrolao.

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