Panduan Pengguna

Electronic Office System

Bukit Asam Foundation

PT. Gamatechno Indonesia

 DAFTAR ISI

A. PENDAHULUAN DESKRIPSI APLIKASI ( Electronic Office System)

B. Penggunaan Electronic Office System

B.1 Login gtPLO System

B.2 Beranda (Halaman Utama)
B.3 Petunjuk Teknis Penggunaan Fungsi Pada Menu gtPLO System
B.3.1 Membuat Surat Masuk
B.3.2 Membuat Surat Keluar
B.3.3 Membuat Nota Dinas

B.3.6 Menu Kotak Surat

B.3.8 Menu Pengaturan

Halaman 2 dari 46
 A. PENDAHULUAN DESKRIPSI APLIKASI ( Electronic Office System)

Electronic Office System (gtPLO) adalah Sistem Informasi persuratan elektronik, kelahirannya
dilatarbelakangi oleh kebutuhan atas sistem persuratan formal (sesuai hirarki struktural) untuk
mengatasi kelemahan dari sistem disposisi konvensional (berbasis lembar disposisi). gtPLO
dikembangkan dengan tujuan menciptakan komunikasi pengarsipan persuratan formal yang
ditujukan untuk kebutuhan kantor atau perusahaan.

Kelebihan menggunakan Electronic Office System :

Komunikasi yang efektif melalui sistem disposisi paperless dua-arah

Paperless based, tidak ada lagi lembar disposisi fisik/hardcopy yang beredar baik kepada
pengirim Nota Dinas, maupun pesan kepada staf yang mendapatkan disposisi
Sifatnya private dimana penerima disposisi tidak lagi menulis Nota Dinas secara tersembunyi,
karena Nota Dinas hanya dapat dilihat oleh atasannya (tidak dapat dilihat oleh penerima
disposisi lainnya).
Penyajian alur surat secara grafis hirarkis juga menjadikan mudah untuk melacak posisi surat
terkini, sudah sejauh mana turun ke tingkat pelaksana, kapan dibaca, dan siapa saja yang
belum membuka.
gtPLO didesain dengan pola interaksi aplikasi yang sudah sangat familiar bagi penggunanya,
yaitu: pertukaran pesan seperti ala facebook
Pengguna gtPLO langsung mendapatkan notifikasi instans melalui email jika menerima surat
atau Nota Dinas, dimana notifikasi ini dapat diterima pada perangkat seluler yang umum
dimiliki pengguna gtPLO.

Dokumen User Manual ini akan memperkenalkan gtPLO System, serta memberikan gambaran
bagaimana gtPLO digunakan untuk menangani persuratan secara optimal.

Halaman 3 dari 46
B. Penggunaan Electronic Office System
Setiap pegawai Bukit Asam Foundation dapat memiliki account gtPLO. Untuk mendapatkan account
username dan password, dapat menghubungi bagian administrator gtPLO di unit kerja masing-
masing. Aplikasi dapat diakses dengan menuliskan alamat website
http://plo.bukitasamfoundation.com , dan setelah masuk pada website gtPLO silakan melakukan
login berdasarkan account yang sudah dimiliki.
B.1 Login gtPLO System
Berikut merupakan tampilan login gtPLO Application .

Keterangan Isian Login gtPLO

Kolom Isian Deskripsi
Username Isikan username yang sesuai dan sudah terdaftar
Password Isikan password yang dimiliki dan sesuai

Setelah semua isian sudah dipastikan terisi, dan username serta password sudah sesuai klik tombol

(login), maka pengguna sudah dapat mengakses website gtPLO System.

Halaman 4 dari 46
B.2 Beranda (Halaman Utama)
Berikut adalah tampilan beranda setelah login, berisi menu-menu yang tersedia pada gtPLO
application.

Keterangan Dasboard (Menu-Menu gtPLO)

Kolom Isian Deskripsi
Merupan menu yang berfungsi menulis surat, yaitu baik surat masuk
Buat Surat
maupun surat keluar
Merupakan menu yang berfungsi melihat kotak surat. Pada menu kotak
Kotak Surat surat ini terdapat sub menu di dalamnya yaitu Kotak Masuk, Terkirim
Surat Masuk, Komentar, Terkirim Surat Keluar, dan Terkirim Nota Dinas
Merupakan menu yang berfungsi sebagai pengaturan gtPLO application.
Pada menu pengaturan ini terdapat sub menu di dalamnya yaitu
Pengaturan
pengaturan Profile, Group Tujuan Disposisi, Ubah Password,
Pendelegasian, dan Aktifkan Login SSO.
Merupakan menu yang berfungsi sebagai layanan tanya dan sarana
Meja Layanan dan
informasi menuju administrator. Selain itu pada menu ini pengguna
Informasi
dapat mengunduh panduan penggunaan Electronic Office System

Halaman 5 dari 46
B.3 Petunjuk Teknis Penggunaan Fungsi Pada Menu gtPLO System
B.3.1 Membuat Surat Masuk
Fitur Tulis Surat Masuk adalah untuk mengirimkan surat dari pihak eksternal yang akan diajukan ke
pihak internal, yaitu Bukit Asam Foundation. Setelah surat masuk discan dan telah diarsipkan,
pengguna dapat mengirimkan surat masuk melalui gtPLO Bukit Asam Foundation dengan klik

tombol Buat Surat Pilih Surat Masuk pada toolbar kiri atas.

Maka akan menampilkan form Tulis Surat Masuk seperti gambar dibawah ini.

Halaman 6 dari 46
Keterangan Isian Form Tulis Surat Masuk
Kolom Isian Deskripsi
Inisiator Merupakan pihak yang mengirimkan surat masuk
Merupakan pihak atau instansi yang mengirimkan surat eksternal.
Dari Isikan dengan nama/jabatan/ nama instansi yang tertera pada surat
masuk
Diisi dengan label nama/jabatan/nama instansi yang tertera pada surat
Kepada
masuk
Tujuan Isikan tujuan dengan nama person/jabatan
Tembusan Isikan tembusan dengan nama person/jabatan
Upload surat masuk yang akan dikirim dengan menekan tombol
Lampiran browse. Dengan format file: doc, docx, xls, xlsx, pdf, jpg, bmp, zip,
dan rar.
Isikan sifat surat, Terdapat 4 Pilihan Sifat Surat Masuk, yaitu :
a. a. Biasa, untuk Nota Dinas/surat yang umum
b. b. Segera, untuk Nota Dinas/surat yang perlu ditindaklanjuti
Sifat Surat
secepatnya oleh penerima
c. Penting, untuk Nota Dinas/surat yang bersifat penting
d. d. Rahasia, untuk Nota Dinas/surat yang terbatas aksesnya dan rahasia
Nomor Surat Isikan nomor surat yang sesuai dan tertera pada surat masuk
Tanggal Surat Isikan tanggal surat yang sesuai dan tertera pada surat masuk
Perihal Isikan perihal pembuatan surat jika, diperlukan
Keterangan Isikan keterangan pembuatan surat, jika diperlukan

Catatan :
Tanda (*) merupakan isian yang wajib diisi oleh pengguna.

Setelah seluruh isian form pembuatan surat masuk sudah dipastikan terisi, klik tombol

(kirim) untuk mengirimkan surat, dan klik tombol (atur ulang) untuk
mereset isian serta mengatur ulang isian form.

Untuk memastikan pengiriman surat masuk berhasil terkirim, pengguna dapat melihatnya di menu
Kotak Surat Terkirim Surat Masuk.

Halaman 7 dari 46
B.3.2 Membuat Surat Keluar
Fitur Tulis Surat Keluar adalah untuk mengirimkan surat dari pihak internal, yaitu Bukit Asam
Foundation yang akan diajukan ke pihak eksternal. User dapat mengirimkan surat keluat dan
mendisposisikan kepada user lain untuk ditindaklanjuti sesuai dengan tujuan pengiriman surat
keluar tersebut. Pengguna dapat mengirimkan surat keluar melalui gtPLO Bukit Asam Foundation

dengan klik tombol Buat Surat Pilih Surat Keluar pada toolbar kiri atas.

Maka akan menampilkan form Tulis Surat Keluar seperti gambar dibawah ini.

Membuat Surat Keluar Tahap 1

Halaman 8 dari 46
Keterangan Isian Form Surat Keluar Tahap 1
Kolom Isian Deskripsi
Inisiator Merupakan pihak yang mengirimkan surat keluar tersebut
Merupakan pejabat yang akan menyetujui surat yang telah diterima.
Penandatangan Isian ini adalah isian autocomplete. Pilihlah nama penandatanganan
yang tersedia pada combobox
Pilih jenis dokumen yang akan dikirim berdasarkan combobox yang
tersedia. Yaitu Surat Pemberitahuan SB, Surat Pemberitahuan SH,
Jenis Dokumen
Surat Pemberitahuan SP, Surat Pemberitahuan ST, dan Surat
Pemberitahuan SU.
Back date diperoleh dengan cara mencentang pada isian ( ) serta
klik tombol (pilih reference surat), pilih nomor
Back Date
backdate yang ingin anda berikan maka nomer backdate akan terisi
otomatis.
Pemberian back date hanya dapat diakses oleh group pengurus
Nomor surat akan terisi secara otomatis oleh sistem. No surat yang
Nomor Surat ada di form ini belum bersifat final hingga surat telah disetujui oleh
penandatangan.
Perihal Isikan perihal surat, jika diperlukan
Kepada Isikan tujuan surat, merupakan pihak yang akan menerima surat
Isikan sifat surat, Terdapat 4 Pilihan Sifat Surat Keluar, yaitu :
a. Biasa, untuk Nota Dinas/surat yang umum
b. Segera, untuk Nota Dinas/surat yang perlu ditindaklanjuti
Sifat Surat secepatnya oleh penerima
c. Penting, untuk Nota Dinas/surat yang bersifat penting
d. Rahasia, untuk Nota Dinas/surat yang terbatas aksesnya dan
rahasia
Tanggal Surat Isikan tanggal pengiriman surat
Isikan text lampiran, jika terdapat file tambahan yang akan
Text Lampiran
dilampirkan
File Lampiran Upload file yang akan dilampirkan dengan menekan tombol browse
Keterangan Isikan keterangan pengiriman surat, jika diperlukan

Catatan :
Tanda (*) merupakan isian yang wajib diisi oleh pengguna

Setelah seluruh isian pada tahap 1 sudah dipastikan terisi, klik tombol , maka akan
diarahkan pada pengisian form Tahap 2.

Halaman 9 dari 46
 Membuat Surat Keluar Tahap 2

Gambar diatas merupakan tampilan form surat tahap 2, pengisian surat dapat ditulis sendiri oleh

inisiator surat, atau template surat dapat diperoleh dengan mengklik tombol (cari
template). Maka akan menampilkan tampilan berbagai template surat yang sudah tersedia, seperti
pada gambar berikut.

Pilih template surat yang ingin dipilih, dengan klik tombol (pilih) pada Kolom Aksi.

Halaman 10 dari 46
Keterangan Isian Form Surat Tahap 2

Kolom Isian Deskripsi

Cari Template Berfungsi untuk memperoleh template surat secara otomatis
Pembukaan Isilah pembukaan surat dengan kata-kata yang formal
Isi Surat Isilah isi surat dengan kata-kata yang formal
Penutup Isilah penutup surat dengan kata-kata yang formal

Catatan :
Tanda (*) merupakan isian yang wajib diisi oleh pengguna. Setelah seluruh isian pada tahap 2 sudah

dipastikan terisi, klik tombol , maka akan diarahkan pada pengisian form Tahap 3.
Membuat Surat Keluar Tahap 3

Keterangan Isian Form Surat Tahap 3

Kolom Isian Deskripsi

Tujuan Surat Internal Pertama
Pemaraf
Tembusan
Tujuan Luar Pertama
Tujuan Eksternal
Tembusan Eksternal
Merupakan pihak yang akan mengetahui pengiriman surat, pihak ini pun
akan menerima surat yang telah dikirim. Isikan nama atau jabatan
Merupakan pihak tembusan internal, pihak ini pun akan menerima surat
yang telah dikirim. Isikan nama atau jabatan
Merupakan tujuan eksternal, pihak ini merupakan pihak eksternal instansi
Bukit Asam. Dengan mengisikan nama/jabatan/ nama instansi perusahaan,
lalu klik tombol
Merupakan pihak tembusan eksternal, pihak ini pun akan menerima surat
yang telah dikirim. Isikan nama/jabatan/ nama instansi perusahaan, lalu klik

tombol

Halaman 11 dari 46
Catatan :
Tanda (*) merupakan isian yang wajib diisi oleh pengguna.

Setelah seluruh isian pada tahap 3 sudah dipastikan terisi, klik tombol , maka
tahapan pembuatan surat selesai. Untuk memastikan surat yang telah dikirim. Pengguna tinggal
mengakses menu Kotak Surat Terkirim Surat Keluar. Untuk lebih jelaskan lihat petunjuk
penggunaan Menu Kotak Surat.

B.3.3 Membuat Nota Dinas

Fitur Tulis Surat Nota Dinas adalah untuk mengirimkan surat berupa Nota Dinas yang ditujukan
untuk pihak internal. Pengguna dapat mengirimkan surat Nota Dinas melalui gtPLO Bukit Asam

Foundation dengan klik tombol Buat Surat Pilih Nota Dinas pada toolbar
kiri atas. Maka akan menampilkan form Tulis Surat Nota Dinas seperti gambar dibawah ini.

Gambar diatas merupakan tampilan form Tulis Surat Nota Dinas, pengisian surat dapat ditulis
sendiri oleh penulis surat, atau form surat dapat secara otomatis terisi apabila meng klik tombol

(cari template). Maka akan menampilkan tampilan sebagai berikut.

Halaman 12 dari 46
Pilih template surat yang ingin dipilih, denga klik tombol (pilih) pada kolom aksi.
Keterangan Isian Form Surat Nota Dinas

Kolom Isian Deskripsi

Inisiator Merupakan pihak yang mengirimkan Nota Dinas/Surat tersebut

Perihal Isikan Perihal pengiriman surat Nota Dinas

Isikan sifat surat, Terdapat 4 Pilihan Sifat Nota Dinas, yaitu :
a. Biasa, untuk Nota Dinas/surat yang umum
b. Segera, untuk Nota Dinas/surat yang perlu ditindaklanjuti secepatnya oleh
Sifat Surat
penerima
c. Penting, untuk Nota Dinas/surat yang bersifat penting
d. Rahasia, untuk Nota Dinas/surat yang terbatas aksesnya dan rahasia
Nomor Nota Dinas akan terisi secara otomatis pada sistem. No surat yang ada
Nomor Surat di form Nota Dinas ini belum bersifat final hingga surat telah disetujui oleh
inisiator surat.
Text Lampiran Isikan text lampiran, jika diperlukan
File Lampiran Upload Nota Dinas yang akan dikirim dengan menekan tombol browse

Tujuan Isikan tujuan dengan nama person/jabatan

Keterangan Isikan keterangan, jika diperlukan

Pembukaan Isikan deskripsi pembukaan atau klik tombol untuk

mengisi isian pembukaan secara otomatis

Isi Nota Dinas Deskripsikan isi Nota Dinas atau klik tombol untuk
mengisikan isi Nota Dinas secara otomatis

Penutup Isikan deskripsi penutup atau klik tombol untuk

mengisi isian penutup secara otomatis

Catatan :
Tanda (*) merupakan isian yang wajib diisi oleh pengguna.
Setelah seluruh isian form pembuatan surat Nota Dinas sudah dipastikan terisi, klik tombol

(Simpan) untuk mengirimkan surat Nota Dinas.

Halaman 13 dari 46
B.3.4 Menambahkan Disposisi
Jika seorang pihak ingin mendisposisikan surat masuk yang telah diterima, maka pengguna

diharuskan membuka detail informsi surat terlebih dahulu. Seperti pada gambar dibawah ini.

Lalu klik tombol (Tambah Disposisi), maka akan menampilkan form seperti

pada gambar dibawah ini

Keterangan Isian Form Tambah Disposisi

Kolom Isian Deskripsi

Tujuan Isikan dengan tujuan/pihak yang ingin diberikan disposisi
Tembusan Isikan tembusan dispososi, jika ingin diberikan (isian optional)
Pilih instuksi yang disampaikan ke tujuan disposisi pada combobox
Instruksi
yang telah tersedia
Deskripsi/Nota Dinas Isikan deskripsi pemberian disposisi (isian optional)
Batas Waktu Isi dengan tanggal batas waktu pemberian disposisi surat

Halaman 14 dari 46
Maka jika disposisi berhasil maka akan menampilkan tanda dengan icon (telah disposisi) ,
seperti pada gambar dibawah ini.

B.3.5 Pengarsipan Surat Keluar

Menu pengarsipan surat merupakan salah satu fitur gtPLO yang berguna untuk pengarsipan

surat keluar yang sudah bersifat final atau sudah ditandatangani oleh pihak penandatangan.

Menu Pengarsipan Surat hanya dapat diakses oleh group sekretaris dan group pengurus. Menu

diakses dengan mengklik menu Kotak Surat Pengarsipan Surat Keluar.

Alur pengarsipan surat keluar adalah sebagai berikut :

1. Surat Keluar dicetak hard copy
2. Surat Keluar ditandatangani oleh pihak penandatangan/penyetuju surat

3. Surat Keluar di scan oleh sekretaris

4. Scan Surat Keluar diupload melalui menu Pengarsipan Surat Keluar

Halaman 15 dari 46
 Lihat Detail Surat Keluar
Untuk melihat detail informasi surat keluar yang akan anda upload adalah dengan klik

tombol (detail surat), maka detail informasi surat akan ditampilkan.

Upload Surat Keluar

Klik tombol (upload surat) pada surat yang akan anda arsipkan, surat final yang ingin

anda upload harus mereferensi/sesuai judul dan nomer suratnya, sebelum surat tersebut

dicetak.

Selanjutnya klik tombol (browse) untuh melampirkan file surat yang ingin anda

upload, lali klik tombol (update) untuk melakukan upload surat, maka file surat akan

tersimpan.

Halaman 16 dari 46
 Download Surat Keluar

Untuk melakukan download surat keluar final, klik tombol (download) pada kolom surat
yang ingin anda unduh.

Untuk membedakan surat keluar yang telah diarsipkan atau belum diarsipkan adalah dengan

melihat tanda icon (download) seperti pada gambar dibawah ini.

Jika dilihat dari gambar diatas kolom pertama merupakan surat keluar yang telah diarsipkan,

yaitu dapat dibedakan dengan adanya tanda (donwload) . Sedangkan pada kolom kedua
merupakan surat keluar yang belum diarsipkan.

B.3.6 Menu Kotak Surat

Pengguna memilih surat masuk yang akan dibaca berdasarkan kategori kegiatan persuratan yang
diinginkan. Dengan mengklik menu-menu yang tersedia pada Menu Kotak Surat, seperti pada
gambar diatas.

Halaman 17 dari 46
Keterangan Menu Kotak Surat

Menu Kotak Surat Deskripsi

Merupakan pihak yang akan mengetahui pengiriman surat, pihak ini
Kotak Masuk
pun akan menerima surat yang telah dikirim. Isikan nama atau jabatan
Terkirim Surat Masuk Isikan nomor telepon yang dimiliki
Merupakan pihak tembusan, pihak ini pun akan menerima surat yang
Komentar
telah dikirim. Isikan nama atau jabatan
Merupakan tujuan eksternal, pihak ini merupakan pihak eksternal
Terkirim Surat Keluar
instansi Bukit Asam. Dengan mengisikan nama atau jabatan
Terkirim Nota Dinas Berfungsi untuk menambah tujuan eksternal, apabila tujuan eksternal
lebih dari satu
Filter Status Surat Masuk
Dibaca Berfungsi untuk menampilkan surat masuk yang sudah dibaca
Belum Dibaca Berfungsi untuk menampilkan surat masuk yang belum dibaca
Belum Disposisi Berfungsi untuk menampilkan surat masuk yang belum didisposisikan
Filter Surat Berdasarkan Sifat dan Derajat
Rahasia Berfungsi untuk menampilkan surat masuk yang bersifat rahasia
Segera Berfungsi untuk menampilkan surat masuk yang bersifat segera
Biasa Berfungsi untuk menampilkan surat masuk yang bersifat biasa

B.3.6.1 Kotak Masuk

Untuk melihat kotak masuk pengguna dapat melihat pada menu Kotak Surat Kotak Masuk. Pada
menu Kotak Masuk terdapat 3 Sub menu di dalamnya yaitu : Surat Masuk, Surat Keluar, dan Nota
Dinas.

Klik salah satu sub menu Kotak Masuk yang ingin anda pilih

Halaman 18 dari 46
1. Surat Masuk

Keterangan Labeling Kotak Surat

Menu Kotak Surat Deskripsi

Surat Masuk Merupakan labeling yang memberikan keterangan bahwa surat
berjenis surat masuk
Surat Keluar Merupakan labeling yang memberikan keterangan bahwa surat
berjenis surat keluar
Tembusan Merupakan labeling yang memberikan keterangan bahwa penerima
surat berstatus sebagai penerima tembusan
Telah Disposisi Merupakan labeling yang memberikan keterangan bahwa pengguna
telah mendisposisikan surat kepada pihak lainnya.

Pengelolaan Sub Menu Surat Masuk :

Melakukan Pencarian : Ketikan keyword pada text input pencarian, untuk melihat data surat
masuk yang ingin anda cari.

Menampilkan record data : Klik tanda (</>) untuk menampilkan record data surat masuk
berdasarkan urutan yang ingin ditampilkan.

Refresh data surat Masuk :

Lihat Detail Surat Masuk

Halaman 19 dari 46
Berikut merupakan tampilan dari detail surat masuk

Lihat Alur Surat Masuk

Klik tombol (Lihat Alur) untuk melihat alur surat masuk

Halaman 20 dari 46
2. Surat Keluar
Berikut merupakan tampilan untuk melihat surat keluar. Pada Kotak Surat Keluar
terdapat 2 Sub Menu, yaitu Mengetahui dan Menyetujui. Mengetahui merupakan
inbox surat keluar yang bersifat mengetahui dalam sub menu ini pihak yang dapat
mengaksesnya adalah person yang mendapatkan tujuan mengetahui, sedangkan
menyetejui merupakan inbox surat keluar yang bersifat menyetujui, dan pihak yang
mengakses sub menu menyetujui ini adalah person yang berwenang untuk
menandatangani surat keluar.
Mengetahui
Berikut merupakan tampilan untuk melihat record surat keluar yang bersifat
menyetujui

Pengelolaan Sub Menu Mengetahui :

Melakukan Pencarian : Ketikan keyword pada text input pencarian untuk melihat data
surat bersifat mengetahui yang ingin anda cari.

Menampilkan record data : Klik tanda (</>) untuk menampilkan record data surat bersifat
mengetahui berdasarkan urutan yang ingin ditampilkan.

Melihat detail informasi surat, kliklah icon

Halaman 21 dari 46
Detail Isi Data Mengetahui

Berikut merupakan tampilan detail data mengetahui, setelah pengguna mengklik tombol
(detail)

Menyetujui
Berikut merupakan tampilan untuk melihat record surat keluar yang bersifat
menyetujui

Halaman 22 dari 46
 Pengelolaan Sub Menu Menyetujui :
Melakukan Pencarian : Ketikan keyword pada text input pencarian, untuk melihat data
surat masuk bersifat menyetujui yang ingin anda cari.

Menampilkan record data : Klik tanda (</>) untuk menampilkan record data surat bersifat
menyetujui berdasarkan urutan yang ingin ditampilkan

Melihat detail informasi surat, kliklah icon

Detail Isi Data Menyetujui

Berikut merupakan tampilan detail data menyetujui, dengan cara klik tombol (detail)

Approve Surat Keluar : Klik tombol (Approve Surat Keluar) untuk menyetujui surat

keluar yang akan dikirimkan

Batalkan Surat Keluar : Klik tombol (Batalkan Surat Keluar) untuk membatalkan

surat keluar yang sebelumnya akan dikirmka

Halaman 23 dari 46
 Edit Surat

Klik tombol untuk mengubah informasi umum surat

Maka akan menampilkan isian form edit surat, seperti pada gambar dibawah ini.

Keterangan Isian Edit Surat (Sub Menu Menyetujui)

Kolom Isian Deskripsi

Kontributor Merupakan pihak inisiator yang mengirimkan Nota Dinas/Surat tersebut
Merupakan pejabat yang akan menyetujui surat yang user buat. Pilih pejabat pada
Penandatangan
combox yang telah tersedia
Jenis Dokumen Pilih jenis dokumen yang diinginkan pada combobox yang telah tersedia

Nomor back date diperoleh dengan cara mencentang pada isian ( ), serta klik
Back Date
tombol (pilih reference surat), maka nomer backdate
akan terisi otomatis.
Nomor Surat Nomor surat akan terisi secara otomatis pada sistem.
Perihal Isikan perihal surat
Kepada Isikan tujuan surat, merupakan pihak yang akan menerima surat
Isikan sifat surat, Terdapat 4 Pilihan Sifat Nota Dinas, yaitu :
a. a. Biasa, untuk Nota Dinas/surat yang umum
b. b.Segera, untuk Nota Dinas/surat yang perlu ditindaklanjuti secepatnya oleh
Sifat Surat
penerima
c. c. Penting, untuk Nota Dinas/surat yang bersifat penting
d. d. Rahasia, untuk Nota Dinas/surat yang terbatas aksesnya dan rahasia
Tanggal Surat Isikan tanggal pengiriman surat
Keterangan Isikan keterangan pengiriman surat, jika diperlukan

Klik tombol (kirim) untuk menyimpan dan mengirimkan isian form yang telah diedit,

atau klik tombol (reset) untuk untuk mengatur ulang isian form edit

Halaman 24 dari 46
 Edit Isi Surat

Klik tombol untuk mengubah isi surat. Maka akan menampilkan isian form
edit surat, seperti pada gambar dibawah ini.

Edit List Tujuan Internal dan List Tujuan Eksternal

Klik tombol (edit) pada list tujuan yang ingin anda rubah. Maka akan menampilkan

form edit seperti pada gambar dibawah ini.

Halaman 25 dari 46
Setelah isian pada text input tujuan diisi, klik tombol (update), maka edit data selesai.
3. Nota Dinas

Halaman 26 dari 46
Pengelolaan Sub Menu Nota Dinas :
Melakukan Pencarian : Ketikan keyword pada text input pencarian, untuk melihat data Nota
Dinas yang ingin anda cari.

Menampilkan record data : Klik tanda (</>) untuk menampilkan record data Nota Dinas
berdasarkan urutan yang ingin ditampilkan.

Melihat detail Nota Dinas , kliklah icon

Kirim Komentar

Jika anda ingin mengirimkan komentar pada detail menyutujui, ketikan komentar yang ingin anda

kirimkan lalu klik tombol (kirim komentar)

Halaman 27 dari 46
B.3.6.2 Terkirim Surat Masuk
Untuk melihat terkirim surat masuk , pengguna dapat mengakses menu Kotak Surat Terkirim
Surat Masuk. Maka akan menampilkan data terkirim surat masuk seperti pada gambar dibawah ini.

View Detail, Untuk melihat Detal Terkirim Surat Masuk klik tombol (detail) di kolom aksi
pada data yang ingin dilihat, maka akan menampilkan detail informasi Terkirim Surat Masuk
seperti pada gambar dibawah ini.

Halaman 28 dari 46
 Mengubah Data, dengan cara menekan tombol (Ubah) di kolom aksi pada data yang
ingin diubah. Pada form pengubahan yang akan menampilkan form edit Terkirim Surat Masuk
seperti pada gambar dibawah ini. Ubah isian sesuai kebutuhan anda

Keterangan Form Edit Terkirim Surat Masuk

Kolom Isian Deskripsi

Kontributor/Inisiator Merupakan pihak yang mengirimkan surat masuk
Tujuan Isikan nama/jabatan tujuan pengiriman surat masuk
Tembusan Isikan tembusan dengan nama atau jabatan
Pilih status pengiriman yang sesuai , Terdapat Status Pengiriman,
Status Pengiriman
yaitu : Surat, Nota Dinas, Surat Keluar.
Merupakan pihak atau instansi yang mengirimkan surat eksternal.
Dari Isikan dengan nama/jabatan/ nama instansi yang tertera pada
surat masuk
Diisi dengan label nama/jabatan/nama instansi yang tertera pada
Kepada
surat masuk
Keterangan Isikan keterangan pembuatan surat, jika diperlukan
Tanggal Surat Isikan tanggal surat yang sesuai dengan tanggal surat masuk
Nomor Surat Isikan nomor surat yang tertera pada surat masuk
Perihal Isikan perihal pembuatan surat jika, diperlukan
Upload surat masuk yang akan dikirim dengan menekan tombol
Upload browse. Dengan format file: doc, docx, xls, xlsx, pdf, jpg, bmp,
zip, dan rar.

Klik tombol (kirim) untuk menyimpan dan mengirimkan isian form yang telah diedit,

dan klik tombol (reset) untuk untuk mengatur ulang isian form edit.

Halaman 29 dari 46
 Menghapus Data, dengan cara menekan tombol (Hapus) di kolom Aksi pada data yang
ingin dihapus. Pada halaman konfirmasi penghapusan pastikan data yang dipilih sudah benar
karena data yang sudah dihapus tidak dapat dikembalikan lagi, kemudian tekan tombol OK
untuk melanjutkan penghapusan.

Maka jika hapus data berhasil akan menampilkan pesan

B.3.6.3 Komentar
Untuk melihat komentar masuk, pengguna dapat mengakses menu Kotak Surat Komentar. Pada
menu Komentar terdapat 2 Sub menu di dalamnya yaitu : Komentar Surat, Komentar Publik,
Komentar Surat Keluar, dan Komentar Nota Dinas.

Halaman 30 dari 46
1. Komentar Surat
Gambar dibawah ini merupakan contoh tampilan untuk melihat data komentar surat yang telah
masuk pada salah satu akun pengguna gtPLO.

2. Komentar Publik
Gambar dibawah ini merupakan contoh tampilan untuk melihat data komentar publik yang
telah masuk pada salah satu akun pengguna gtPLO.

3. Komentar Surat Keluar

Gambar dibawah ini merupakan contoh tampilan untuk melihat data komentar surat keluar
yang telah masuk pada salah satu akun pengguna gtPLO.

Halaman 31 dari 46
4. Komentar Nota Dinas
Gambar dibawah ini merupakan contoh tampilan untuk melihat data komentar Nota Dinas
yang telah masuk pada salah satu akun pengguna gtPLO.

B.3.6.4 Terkirim Surat Keluar

Untuk melihat surat masuk yang telah terkirim, pengguna dapat mengakses menu Kotak Surat
Terkirim Surat Keluar. Maka akan menampilkan data terkirim surat keluar seperti pada gambar
dibawah ini.

Halaman 32 dari 46
Pengelolaan Menu Terkirim Surat Keluar :
Melakukan Pencarian : Ketikan keyword pada text input pencarian, untuk melihat data terkirim
surat keluar yang ingin ditampilkan.

Filter data : Klik tanda (</>) untuk mengfilter record data surat keluar berdasarkan urutan yang
ingin ditampilkan.

Refresh data surat keluar, kliklah icon

Melihat detail surat keluar , kliklah icon

Detail Isi Data Terkirim Surat Keluar

Berikut merupakan tampilan detail data surat keluar, setelah pengguna mengklik tombol
(detail).

Halaman 33 dari 46
 Approve Surat Keluar : Klik tombol (Approve Surat Keluar) untuk menyetujui surat

keluar yang akan dikirimkan

Batalkan Surat Keluar : Klik tombol (Batalkan Surat Keluar) untuk membatalkan

surat keluar yang sebelumnya akan dikirmkan

Edit Surat

Klik tombol untuk mengubah informasi umum surat

Maka akan menampilkan isian form edit surat, seperti pada gambar dibawah ini.

Keterangan Isian Edit Surat (Sub Menu Terkirim Surat Keluar)

Kolom Isian Deskripsi
Kontributor Merupakan pihak yang mengirimkan Nota Dinas/Surat tersebut
Merupakan pejabat yang akan menyetujui surat yang user buat. Pilih pejabat pada
Penandatangan
combox yang telah tersedia
Jenis Dokumen Pilih jenis dokumen yang diinginkan pada combobox yang telah tersedia
Back Date Ceklis pada isian backdate
Nomor Surat Nomor surat akan terisi secara otomatis pada sistem.
Perihal Isikan perihal surat
Kepada Isikan tujuan surat, merupakan pihak yang akan menerima surat
Isikan sifat surat, Terdapat 4 Pilihan sifat surat, yaitu :
a. Biasa, untuk Nota Dinas/surat yang umum
Sifat Surat b. Segera, untuk Nota Dinas/surat yang perlu ditindaklanjuti secepatnya oleh penerima
c. Penting, untuk Nota Dinas/surat yang bersifat penting
d. Rahasia, untuk Nota Dinas/surat yang terbatas aksesnya dan rahasia
Tanggal Surat Isikan tanggal pengiriman surat keluar
Keterangan Isikan keterangan pengiriman surat keluar, jika diperlukan

Klik tombol (kirim) untuk menyimpan dan mengirimkan isian form yang telah diedit, dan

klik tombol (reset) untuk untuk mengatur ulang isian form edit.

Halaman 34 dari 46
Klik tombol (rubah) pada list tujuan yang ingin anda rubah. Maka akan menampilkan form

edit seperti pada gambar dibawah ini.

Setelah isian pada text input tujuan diisi, klik tombol (update), maka edit data selesai.
Kirim Komentar

Jika anda ingin mengirimkan komentar pada detail surat keluar, ketikan komentar yang ingin anda

kirimkan lalu klik tombol (kirim komentar)

Halaman 35 dari 46
B.3.6.5 Terkirim Nota Dinas
Untuk melihat surat masuk yang telah terkirim, pengguna dapat mengakses menu Kotak Surat
Terkirim Nota Dinas. Maka akan menampilkan data terkirim Nota Dinas seperti pada gambar
dibawah ini.

Pengelolaan Menu Terkirim Nota Dinas :

Melakukan Pencarian : Ketikan keyword pada text input pencarian, untuk melihat data terkirim
Nota Dinas yang ingin anda lihat.

Filter data : Klik tanda (</>) untuk mengfilter record data terkirim Nota Dinas berdasarkan
urutan yang ingin ditampilkan.

Refresh data Nota Dinas, kliklah icon

Melihat detail terkirim Nota Dinas , kliklah icon

Halaman 36 dari 46
B.3.7 Notifikasi Surat Masuk

Keterangan Notifikasi Surat Masuk

Kolom Isian Deskripsi
Merupakan notifikasi yang dapat mempermudah pengguna untuk
Notifikasi Kotak Masuk mengetahui surat, Nota Dinas, ataupun disposisi yang telah masuk.
Notifikasi akan hilang apabila file surat telah dibuka.
Merupakan notifikasi yang dapat mempermudah pengguna untuk
Notifikasi Komentar mengetahui tanggapan atau komentar yang telah diberikan pihak
penerima surat.
Merupakan notifikasi apabila terdapat surat bersifat prioritas,
Notifikasi Prioritas sehingga harus segera di tindak lanjuti oleh penerima disposisi.
Catatan : *Close Thread untuk menghilangkan notifikasi ini
Notifikasi Terminator akan bertambah di akun pendispo, sebagai
Notifikasi Terminator
monitoring surat setelah disposisi disertai batas waktu pengerjaan.

Halaman 37 dari 46
B.3.8 Menu Pengaturan

Gambar diatas merupakan menu pengaturan,klik tombol

(pengaturan) maka akan menampilkan sub menu yang tersedia pada menu pengaturan, yaitu
Profil, Group Tujuan Disposisi, Ubah Password, Pendelegasian, Aktifkan Login SSO.

B.3.8.1 Pengaturan Profile

Pada menu pengaturan profile terdapat 3 sub menu yaitu pengaturan edit profile, pengaturan
notifikasi email, dan pengaturan notifikasi email.

Keterangan Menu Pengaturan Profile

Kolom Isian Deskripsi

Berfungsi untuk pengaturan edit profile, seperti konfigurasi profile
Edit Profile
pengguna
Berfungsi untuk pengaturan notifikasi untuk pengguna yang akan
Notifikasi Email
dikimkan melalui email
Berfungsi untuk pengaturan notifikasi untuk pengguna yang akan
Notifikasi SMS
dikimkan melalui SMS

Halaman 38 dari 46
1. Edit Profile
Sesudah login untuk pertama kali, sangat disarankan melakukan konfigurasi Profile User dapat
melakukan penambahan informasi atas akun gtPLO yang telah dimiliki, yaitu dengan menggunakan
menu Pengaturan Profile Edit Profile . Beberapa hal yang perlu untuk diisi pada form
pengaturan profile adalah

Keterangan Isian Pengaturan Edit Profile

Kolom Isian Deskripsi

Nama Isikan nama lengkap user
Isikan berdasarkan email aktif dan resmi User
Email Sebagai Catatan:Isilah alamat email dengan tepat karena Notifikasi
akan dikirimkan lewat email tersebut
Gelar Isikan sesuai gelar yang dimiliki
NIU/NIP Isikan sesuai NIU/NIP yang dimiliki user
Unit Kerja Isikan unit kerja user
Jabatan Isikan jabatan user
Gunakan menu Avatar dengan mengklik tombol Browse dan
MenggtPLO Foto
pilihlah Foto Resmi yang diinginkan dari PC anda

Setelah semua isian pengaturan profile sudah terisi klik tombol untuk memyimpan,

tombol untuk mereset semua isian yang telah diketik dan mengatur ulang isian, dan

klik tombol untuk membatalkan isian.

Halaman 39 dari 46
2. Pengaturan Notifikasi Email
Pengaturan notifikasi berfungsi untuk mengaktifkan notifikasi berbagai surat masuk yang akan
dikirimkan melalu email. Sub menu Notifikasi Email dapat diakses pada Menu Pengaturan
Profile Notifikasi Email . Beberapa hal yang perlu diisi dalam pengaturan notifikasi email adalah
sebagai berikut.

Keterangan Isian Pengaturan Notifikasi Email

Kolom Isian Deskripsi

Isikan berdasarkan email aktif dan resmi user
Email Sebagai Catatan:Isilah alamat email dengan tepat karena Notifikasi
akan dikirimkan lewat email tersebut
Pilih ceksbox notifikasi yang ingin diaktifkan oleh pengguna, yaitu
Notifikasi Email Surat, Notifikasi Email Disposisi, , Notifikasi Email
Pilihan Koment, , Notifikasi Email Mengetahui, , Notifikasi Email Menyetujui,
, Notifikasi Email Nota Dinas ( Pilih notifikasi sesuai kebutuhan
pengguna)

Catatan :
Tanda (*) merupakan isian yang wajib diisi oleh pengguna

Setelah semua isian pengaturan notifikasi email sudah terisi klik tombol untuk

memyimpan, tombol untuk mereset semua isian yang telah diketik dan mengatur

ulang isian, dan klik tombol untuk membatalkan isian.

Halaman 40 dari 46
3. Pengaturan Notifikasi SMS
Pengaturan notifikasi berfungsi untuk mengaktifkan notifikasi berbagai surat masuk yang akan
dikirimkan melalu SMS. Sub menu Notifikasi Email dapat diakses pada Menu Pengaturan
Profile Notifikasi SMS. Beberapa hal yang perlu diisi dalam pengaturan notifikasi SMS adalah
sebagai berikut.

Keterangan Isian Pengaturan Notifikasi SMS

Kolom Isian Deskripsi

Isikan berdasarkan no telepon aktif yang dimiliki user
Nomor HP Sebagai Catatan:Isilah no telepon dengan tepat karena Notifikasi
akan dikirimkan lewat no telepon tersebut
Pilih ceksbox notifikasi SMS yang ingin diaktifkan oleh pengguna,
Pilihan yaitu Notifikasi SMS Surat, Notifikasi SMS Disposisi, Notifikasi SMS
Koment (Pilih notifikasi sesuai kebutuhan pengguna)

Catatan :
Tanda (*) merupakan isian yang wajib diisi oleh pengguna

Setelah semua isian pengaturan notifikasi SMS sudah terisi klik tombol untuk

memyimpan, tombol untuk mereset semua isian yang telah diketik dan mengatur

ulang isian, dan klik tombol untuk membatalkan isian.

Halaman 41 dari 46
B.3.8.2 Pengaturan Group Tujuan Disposisi
Pengaturan Group Tujuan Disposisi berfungsi untuk menambahkan data master group disposisi dan
menambahkan anggota group, pengaturan ini diakses dengan mengklik Pengaturan

(Group Tujuan Disposisi)

Untuk menambahkan Group Disposisi klik tombol maka akan menampilkan tambah
group disposisi sebagai berikut

Keterangan Isian Pengaturan Group Tujuan Disposisi

Kolom Isian Deskripsi

Nama Group Isikan nama group yang diinginkan
Privasi Pilihlah privasi pada combobox yang telah tersedia
Deskripsi Isikan deskripsi suai kebutuhan pengguna
Tambahkan anggota group dengan mengetikan nama user
Tambahkan Anggota Group
/jabatan
Catatan :
Tanda (*) merupakan isian yang wajib diisi oleh pengguna

Setelah semua isian pengaturan group tujuan disposisi sudah terisi klik tombol untuk

memyimpan, dan klik tombol untuk mereset semua isian yang telah diketik.

Halaman 42 dari 46
B.3.8.3 Pengaturan Ubah Password
Pengaturan Ubah Password berfungsi untuk mengubah password pengguna. Pengaturan ubah

password ini diakses dengan mengklik Pengaturan (Ubah Password)

Keterangan Isian Pengaturan Ubah Password

Kolom Isian Deskripsi

Password Sekarang
Password Baru
Ulangi Password Baru
Isikan password yang terakhir yang sedang aktif
Isikan password baru yang diinginkan pengguna, yang nantinya
akan aktif setelah ubah password berhasil
Isikan kembali password baru yang telah diisi, untuk confirm
password baru

Catatan :
Tanda (*) merupakan isian yang wajib diisi oleh pengguna
Setelah semua isian pengaturan ubah password sudah terisi dan dipastikan benar klik tombol

untuk memyimpan, jika ingin mengatur ulang isian klik tombol (atur

ulang), atau klik tombol jika ingin membatalkan pengisian.

Halaman 43 dari 46
B.3.9 Pengaturan Pendelegasian

Fitur ini hanya tersedia bagi pimpinan untuk mendelegasikan pengelolaan surat kepada pihak yang
dipercaya (misal sekretaris). Dengan menetapkan delegasi, maka pihak Penerima Delegasi dapat
mengakses seluruh surat yang ditujukan kepada pihak Pemberi Delegasi, serta dapat bertindak
selaku Pemberi Delegasi (on behalf) dalam memberikan disposisi. Pengaturan Pendelegasian ini

diakses dengan mengklik Menu Pengaturan (Pendelegasian).

Untuk menambahkan pendelegasian klik tombol maka akan menampilkan tambah

group pendelegasian sebagai berikut

Keterangan Isian Tambah Pendelegasian

Kolom Isian Deskripsi

Pejabat Pendelegasi Isikan nama/jabatan pejabat pemberi delegasu

Pegawai Yang Di Delegasi Isikan nama penerima delegasi / klik tombol

(Lookup User)
Batas Delegasi Isikan jumlah batasan dalam hal memberi delegasi

Catatan :
Tanda (*) merupakan isian yang wajib diisi oleh pengguna

Setelah semua isian pada form tambah delegasi sudah terisi klik tombol untuk

memyimpan, dan klik tombol untuk mereset semua isian yang telah diketik

Halaman 44 dari 46
B.3.10 Meja Layanan dan Informasi
Menu Meja Layanan dan Informasi berfungsi sebagai layanan tanya dan sarana informasi menuju
administrator. Selain itu pada menu ini pengguna dapat mengunduh panduan penggunaan
Electronic Office System . Menu Meja Layanan dan Informasi dapat diakses dengan mengklik

(Menu Meja Layanan dan Informasi). Terdapat 2 sub menu

didalamnya yaitu, Unduh Panduan gtPLO System dan Hubungi Kami.

1. Unduh Panduan gtPLO System

Fitur Unduh Panduan gtPLO System berfungsi untuk mengunduh dokumen user manual.
Dimana user manual ini dapat memberikan petunjuk penggunaan gtPLO System. Sub
menu Unduh Panduan gtPLO System dapat diakses dengan mengklik Meja Layanan dan

Informasi (Unduh Panduan gtPLO System).

Halaman 45 dari 46
2. Hubungi Kami
Fitur Hubungi Kami berfungsi sebagai layanan tanya dan sarana memperoleh informasi
terkaiit gtPLO System. Sub menu Hubungi Kami dapat diakses dengan mengklik Meja

Layanan dan Informasi (Hubungi Kami).

Halaman 46 dari 46