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Judite A. Gonalves de Freitas (dir.

),
Lus Borges Gouveia Antnio Borges Regedor (eds.)

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CINCIA DA INFORMAO
CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO

Porto 2012
Judite A. Gonalves de Freitas (dir.),
Lus Borges Gouveia Antnio Borges Regedor (eds.)

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CINCIA DA INFORMAO
CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO

TTULO. CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO

2012 UNIVERSIDADE FERNANDO PESSOA


ORG. Judite A. Gonalves de Freitas (dir.),
Lus Borges Gouveia Antnio Borges Regedor (eds.)
EDIO. EDIES UNIVERSIDADE FERNANDO PESSOA
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ISBN xxx-xxx-xxx-xxx-x

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CDU XXX.X:XXX.XX edies UNIVERSIDADE FERNANDO PESSOA


Tbua de matrias

007 Prefcio

009 Teoria e Prtica da Cincia da Informao


Judite A. Gonalves de Freitas

041
Tecnologias de Informao Documental:
impacte do digital
Lus Borges Gouveia

071 Organizao e Descrio da Informao


Maria Joo Cruz

125 Anlise e Linguagens Documentais


Antnio Borges Regedor

159
Gesto Documental
Maria Cristina V. de Freitas

189
Arquivstica
Daniela Teixeira Fernandes

219
Descrio Arquivstica
Marta Isabel de Sousa Costa

249
Gesto e Direco de Servios de Informao
Maria Cristina V. de Freitas

277 Glossrio
Alexandra Maria da Silva Vidal

289 Notas Biogrficas dos Autores


Prefcio

O assunto que trata este conjunto de textos incide sobre a hodierna Cincia da
Informao, rea do conhecimento que tem despertado crescente ateno junto
de docentes e investigadores portugueses oriundos, naturalmente, das Cincias
da Documentao, mas tambm das Cincias Sociais, das Humanidades e, the
last but not the least, das Cincias da Computao.

Existem publicados, e em nmero cada vez mais alargado, textos de alguns auto-
res de relevante valor cientfico sobre os principais temas e problemas da Cincia
da Informao; porm, a falta de uma obra que rena o agregado de matrias
especializadas, explicando-as numa perspectiva actual, com realce para os aspec-
tos preeminentes do exerccio da actividade do profissional da Informao, con-
duziu-nos execuo deste projecto que patenteia a natureza multidisciplinar,
mas tambm, a importncia crescente da transdisciplinaridade na abordagem
das matrias incontornveis da Cincia da Informao.

Ao longo de mais de uma dcada de ensino nesta rea disciplinar fomos sentindo
a falta de um trabalho que sistematizasse, de forma objectiva, lgica e acessvel,
as principais dimenses curriculares deste moderno ramo do saber, e que nos
auxiliasse na actividade pedaggica, inicialmente, no mbito da Ps-graduao
em Cincia da Informao e da Documentao da Faculdade de Cincias Huma-
nas e Sociais da Universidade Fernando Pessoa, posteriormente, no primeiro e
no segundo ciclos de formao nesta mesma rea do conhecimento. Por conse-
guinte, a viso que temos das questes relativas prtica pedaggica actual neste
campo disciplinar adveio da experincia e conscincia profissional que fomos
adquirindo ao longo de mais de uma dcada de leitura de estudos especializados,
de ensino e de pesquisa neste domnio cientfico. Tal circunstncia proporcionou
o estmulo necessrio para nos dispormos a dissertar de forma simples e des-
pretensiosa o conjunto de experincias adquiridas na leccionao de unidades
curriculares de ps-graduao, de licenciatura e de mestrado.

Cada um dos autores seleccionou a forma de exposio que melhor servisse


os interesses pedaggicos e cientficos da respectiva unidade curricular, da
que no haja um nico modelo de apresentao das matrias explicadas. In-
teressou-nos, essencialmente, combinar a prtica educativa e a sua teorizao
transformando este texto num objecto pedaggico com valor cientfico. cla-
ro que numa obra com este perfil a seleco da bibliografia especializada e de
referncia indispensvel, evitando a citao exaustiva da imensa literatura
portuguesa e estrangeira publicada.

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Preocupou a todos a designao a conceder obra. Decidimo-nos por um ttulo Teoria e Prtica da
que fosse suficientemente esclarecedor do contedo deste conjunto contguo de
textos. Pensamos ser esta a melhor forma de servir a explicao deste recente e Cincia da Informao
interdisciplinar, mas no menos controverso, ramo do conhecimento cientfico. Judite A. Gonalves de Freitas
Resta-nos desejar que todos os interessados, estudiosos e investigadores, com
semelhante ou superior interesse e competncia, acolham de bom grado esta ini-
ciativa colectiva.

A obra composta por um conjunto de oito captulos respeitantes a matrias


relacionadas e interdependentes numa abordagem que se pretende transdisci-
plinar. Adicionalmente, so compilados um conjunto de termos de uso mais co-
mum em Cincia da Informao para compor um glossrio. No final do volume
apresenta-se uma breve nota biogrfica sobre os autores.

Porto, 15 de Fevereiro de 2012.


Judite A. Gonalves de Freitas

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1. Panormica do Resumo
desenvolvimento
histrico da disciplina
Este texto tem por objectivo contextualizar historicamente a emergncia da
1.1. Das Cincias Documentais
Cincia da Informao Cincia da Informao, destacando os principais momentos evolutivos desta rea
1.2. De Paul Otlet e Henri La do saber. Partindo do binmio documentao / informao perspectivamos
Fontaine a Harold Borko o cruzamento da CI com diferentes domnios do conhecimento e realamos as
(a definio de um novo contribuies das correntes tericas que enformam a construo deste hodierno
campo disciplinar)
campo disciplinar. Finalmente, expusemos os parmetros de adaptao do m-
1.2.1. Da noo de Documento
/ Documentao todo quadripolar CI, complementando-os com uma breve sntese das normas
noo de Informao de elaborao e apresentao de trabalhos cientficos.
1.2.2. O que a informao
social: definio actual
2. Correntes tericas da Cincia
1. Panormica do desenvolvimento
da Informao (sinopse)
2.1. Teoria matemtica, histrico da disciplina
recuperao da informao
e bibliometria 1.1. Das Cincias DOCUMENTAIS Cincia da Informao
2.2. Teoria sistmica
2.3. Teoria crtica da informao
A Cincia da Informao tem razes remotas como rea do saber, apesar da de-
2.4. As teorias da representao
e da classificao finio conceptual ter surgido pela primeira vez em 1962 nos Estados Unidos
2.5. Teoria da produo e (Information Science). As suas origens esto nas denominadas Cincias do Do-
comunicao cientfica cumento, mais tarde apelidadas de Cincias Documentais, que conheceram
2.6. Estudos de utilizadores um perodo fundador com o surgimento do Romantismo, do Estado-Nao e
3. O Mtodo Cientfico e a CI
o florescimento das ideias nacionalistas e constitucionalistas provenientes das
3.1. O mtodo quadripolar
aplicado Cincia aspiraes libertadoras da Revoluo Francesa (1789-92). Efectivamente, no
da Informao obstante a reaco das foras polticas contrrias ao estabelecimento do libera-
4. Regras de elaborao lismo, representadas pela Santa Aliana no Congresso de Viena de 1815 (Rssia,
e apresentao de Prssia e ustria), apologistas da manuteno do sistema poltico absolutista, os
trabalhos cientficos
surtos de liberalismo proliferaram pela Europa Ocidental ao longo da primeira
4.1. Apresentao e
estrutura geral de um metade do sculo XIX. A nova ordem poltica instaurada na Europa Ocidental
trabalho cientfico promoveu o desenvolvimento de um forte sentimento nacional apesar da ten-
4.2. Redaco e estilo tativa imperialista de Napoleo Bonaparte no primeiro quartel do sculo XIX.
4.3. Principais mtodos de
referenciao bibliogrfica
O movimento nacional teve a sua fonte primeiramente nos princpios sados da
4.3.1. Mtodo de Harvard
4.3.2. Norma Portuguesa 405 Revoluo Francesa, mormente na ideia de soberania da nao, consubstanciada
no direito dos povos disporem livremente de si mesmos. Esta corrente corres-
ponde feio democrtica e liberal do fenmeno nacional. Todavia, o movimen-
to das nacionalidades deve igualmente a sua origem a uma corrente de sentido
contrrio, de perfil tradicionalista, que estabelece uma relao estreita com um
outro movimento cultural o romantismo que veio a exprimir-se em todas as
disciplinas intelectuais desde a primeira metade do sculo XIX. A sublimao dos

Teoria e Prtica da Cincia da Informao 11


valores e tradies culturais propalada pela corrente tradicionalista do naciona- sculo XX, estas denominaes sero ajustadas por efeito do aparecimento,
lismo favoreceu a valorizao das disciplinas e ramos do saber que esto votados nomeadamente, dos records management nos Estados Unidos da Amrica.
ao estudo destes aspectos diferenciadores da nao. Neste contexto, a Histria,
enquanto disciplina que procura recuperar o passado esquecido, transforma-se Encontravam-se assim reunidas as condies polticas e ideolgicas para o de-
no saber por excelncia do sculo XIX. No discurso historiogrfico convergiam as senvolvimento da arquivologia enquanto ramo disciplinar distinto e a profissio-
valncias da Arquivologia, da Paleografia (disciplina que estuda os manuscritos nalizao dos arquivistas, que, regra geral, possuam conhecimentos de Histria,
antigos, medievais e modernos), da Diplomtica (disciplina que estuda a estrutu- Paleografia e Diplomtica.
ra formal dos documentos e define as respetivas tipologias), entre outros saberes
at ento considerados domnios auxiliares da Histria. O historicismo oitocen- Por meados do sculo XIX, Natalis de Wailly (1805-1886), palegrafo, bibliote-
tista, como corrente que pugna pela reconstruo do processo histrico, atraiu crio, historiador e conservador dos Arquivos Departamentais do Ministrio do
numerosos estudiosos e intelectuais que, eivados do sentimento de pertena a Interior de Frana, define a noo de fundo (1841), estabelecendo o princpio do
uma comunidade distinta, se empenharam no aperfeioamento das disciplinas respeito pelos fundos. Esta noo foi de primacial importncia para o nascimento
auxiliares da Histria, quase sempre na perspectiva de comprovar a provenin- da arquivstica moderna e contempornea. Por fundo entende-se todo o arquivo
cia das especificidades nacionais (lngua, cultura, tradies histricas e religio). produzido por uma entidade colectiva, pessoal ou de famlia que no deve ser
misturado ao de outras entidades produtoras nem desagregado. O conceito de
pois neste contexto que vo surgir os Arquivos Nacionais e os Arquivos Hist- fundo de Wailly deu origem a uma circular divulgada a 24 de abril de 1841, que
ricos com responsabilidades de recolha e conservao de documentos com valor considerada a certido de nascimento da noo de fundos de arquivo. A ideia pri-
histrico-cultural e patrimonial (documentao que deixou de ter valor activo), macial do texto remete para a necessidade de reunir os documentos por fundos,
a maioria dos quais produzidos durante a Idade Mdia (sculos V-XV) e o An- i., reunir todos os diplomas provindos de uma corporao, instituio, famlia
tigo Regime (sculos XVI-XVIII). A Frana, mais precoce, v constiturem-se os ou indivduo, e dispor de acordo com uma determinada ordem os diferentes fun-
Archives Nationales, e a necessidade de tcnicos especialistas, mormente de ar- dos. A importncia terica e prtica do estabelecimento de tal princpio, radica
quivistas palegrafos, satisfeita pela criao da cole des chartes, em 1821, vo- na sua indispensabilidade posterior para a classificao dos arquivos, acabando
cacionada para a formao dos preservadores do patrimnio escrito. Razes de por ser imediatamente reconhecido esse valor pelos arquivistas e historiadores
natureza poltico-ideolgica levaram incorporao em massa de documentao da maioria dos pases da Europa Ocidental.
de arquivos privados e de organismos extintos (mormente de congregaes re-
ligiosas e instituies centrais) nos Arquivos Nacionais, no quadro de desenvol- Ao longo do sculo XIX, o trabalho do arquivista, do documentalista e do bi-
vimento da Histria Metdica e Positivista [no h Histria sem documentos, bliotecrio centrava-se essencialmente na execuo dos servios tcnicos e na
diziam Charles-Victor Langlois (1863-1929) e Charles Seignobos (1854-1942)]. conservao (proteco) dos documentos a consultar por historiadores, letrados
tambm neste sculo que se produzem grandes coleces de fontes documen- e pesquisadores interessados na reconstruo do passado nacional e no estudo
tais de inestimvel valor histrico, v.g. os Portugaliae Monumenta Historica da cultura dos povos. A autonomia cientfica e profissional da arquivstica como
(1953-54) da responsabilidade de Alexandre Herculano (1810 -1877), que segue disciplina s vir a ser reconhecida no final do sculo XIX com a publicao do
de perto o modelo dos Monumenta Historica Germaniae, uma srie completa de Manual para a Organizao e Descrio dos Arquivos (1898) elaborado por
fontes para o estudo da histria da Alemanha, publicada em 1826. trs arquivistas holandeses (Samuel Muller, Johan Feith e Robert Fruin) que
pela primeira vez estabelecem as regras que devem nortear o trabalho dos ar-
A par dos arquivos nacionais e dos arquivos histricos surgem os arquivos de quivistas, nomeadamente o princpio da provenincia e o princpio da ordem
Estado que renem documentao com valor legal, produzidos no perodo ps original dos fundos (Rousseau e Couture, 1998). Os dois princpios constituem
revolues liberais. A separao entre arquivos histricos e arquivos adminis- as principais regras da organizao e descrio arquivstica.
trativos desenvolve-se sobretudo no ltimo quartel do sculo XIX, associando-
-se consagrao do nacionalismo como ideologia. Mais tarde, nos anos 30 do Em paralelo, a actividade do bibliotecrio era a de conservador do patrimnio bi-
bliogrfico, privilegiando, de igual modo, a vertente tcnico-profissional. Por tudo

12 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Teoria e Prtica da Cincia da Informao 13
o que acabamos de referir se consigna este perodo ao domnio do paradigma manuteno (vida-uso) e, finalmente, uma fase de expurgo (fim). A teoria dos
histrico-tecnicista, tambm designado de custodial (historicista) cujos traos ciclos de vida dos documentos com origem nos EUA, tem a sua correspondente
genricos so: a valorizao da guarda, conservao e restauro do suporte material na Europa Ocidental quilo que vir a ser denominado de Arquivo de Gesto
dos documentos (papiro, pergaminho, papel, etc.), da o interesse pela preservao (activo), Arquivo Intermdio (semiactivo) e Arquivo Histrico (inactivo). Na
da memria e identidade nacionais e o crescente papel atribudo aos instrumentos actualidade, estas denominaes so inaceitveis do ponto de vista semntico
tcnicos de organizao (catlogos, guias, coleces doumentais, etc.). e conceptual, por pressuporem uma viso tradicional e redutora da funo do
documento que assentava no seu papel activo e na ideia de documento como
Por seu turno, a bibliografia, enquanto rea do conhecimento, tem no advogado uma entidade fsica. Esta perspectiva foi duramente criticada pela Arquivstica
de origem belga Paul Otlet o seu criador. Em 1892, Otlet publicou um ensaio in- Moderna e Contempornea (Rousseau e Couture, 1998) que passou a entender
titulado Something about bibliography (traduo directa: Algo sobre bibliogra- por documento toda a informao registada sobre um suporte independente-
fia), onde manifesta as suas preocupaes com a organizao, armazenamento mente da sua natureza (fsica ou digital). Por outro lado, hoje sabemos que os
e sistematizao do conhecimento sustentados numa classificao do contedo documentos no morrem quando acaba a sua atividade transacional, simples-
dos livros. Mais tarde, agora com Henri La Fontaine, colega e amigo, com quem mente passam a ter outra utilidade diferente da original (de cariz histrico-cul-
partilha interesses comuns pela bibliografia e as relaes internacionais, Otlet e tural). No imediato ps II guerra mundial surge uma rea de recente interesse
La Fontaine foram incumbidos pela Sociedade Belga de Cincias Sociais e Polti- dedicada administrao corrente, os comummente designados records mana-
cas de criar bibliografias para as diferentes cincias sociais. Os dois bibligrafos gement. A origem deste conceito corresponde a um tempo de modernizao das
vieram a desenvolver e aprofundar o sistema de Classificao Decimal criado por sociedades ocidentais por efeitos da industrializao acelerada que provoca um
Melvil Dewey (18511931), em 1876, que sistematiza os ramos do conhecimento crescimento econmico sem precedentes e um aumento do volume das activida-
humano em dez classes principais. Na viragem do sculo, Paul Otlet e Henri La des documentadas. Neste contexto, impem-se um aperfeioamento dos meios
Fontaine tentaram expandir este sistema para cobrir a classificao e a cataloga- de produo e reproduo de documentos associando-se ao aparecimento de
o de todos os fenmenos bibliogrficos. (cfr. infra, ponto 1.2.). novos suportes de informao e de comunicao. Por seu turno, as necessidades
de informao nas organizaes impem modelos de gesto e planificao dos
Com estes progressos levados a cabo desde finais do sculo XIX at meados do documentos de arquivo, uma vez que se torna fundamental dispor dos docu-
sculo XX constatamos que a perspectiva de organizao dos dados, da informa- mentos com valor informativo para a tomada de deciso. Da a intensificao da
o e do conhecimento, menos patrimonialista se comparada com a dos alvores actividade de gesto documental e administrativa e o desenvolvimento corres-
do sculo. Uma viso mais dinmica veio a incrementar-se correspondendo ao pondente da organizao, seleo, avaliao e eliminao que veio proporcionar
despertar para a necessidade de organizao do conhecimento produzido. At a emergncia de uma nova rea cientfica no seio da Arquivstica - a Gesto Do-
ento tinha imperado na arquivstica, na biblioteconomia e na documentao cumental. A Gesto Documental incide sobre a administrao, gesto e manejo
uma perspectiva custodial, patrimonialista e tcnica (Ribeiro e Silva, 2002). O do documento administrativo ou de gesto conforme devidamente explicado
processo de industrializao e modernizao das sociedades ocidentais nos fi- por Maria Cristina Freitas (cfr. infra, p. 159 ss).
nais do sculo XIX cria um clima propcio afirmao das Cincias Documentais
(Arquivstica e Biblioteconomia), com a abertura dos primeiros cursos de biblio- A partir dos anos 50, no Ocidente, a actividade associada aos arquivos correntes
tecrio e arquivista nas principais cidades da Europa Ocidental. O aparecimento foi-se desenvolvendo com normas mais eficazes e pragmticas que tm subjacen-
do documentalista como profissional dedicado ao tratamento e organizao te a promoo de polticas de simplificao e racionalizao de procedimentos
documental decorre neste contexto de grandes transformaes econmicas, so- arquivsticos (quadros de classificao, instrumentos de descrio, inventrios,
ciais e polticas. calendrios de conservao, entre outras). Surge a partir de ento um novo pro-
fissional o gestor de documentao (records managers). Em consequncia
Nos anos 30 do sculo XX surge a ideia de ciclo de vida dos documentos (re- destas alteraes, a gesto dos acervos histricos passa para os arquivos que tm
cords lifecycle) considerando-se que todos os documentos tm uma existncia por funo a segurana dos documentos com valor patrimonial selecionados
semelhante vida humana. Um momento de criao (nascimento), uma fase de

14 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Teoria e Prtica da Cincia da Informao 15
para preservao, com importncia histrico-cultural e de investigao. Esta ta- marcante desta sociedade a de considerar a informao como o novo factor de
refa fica desde ento reservada aos arquivistas propriamente ditos. produo, em substituio do modelo anterior assente no trabalho como valor.

Esta perspectiva traduz-se em novos desenvolvimentos semnticos do conceito Num contexto de valorizao crescente da informao foi considerado neces-
de documentao, que, nos anos 70, vem a ser substitudo pelo conceito de srio pelos especialistas estudar a dinmica da informao, visto que ela veio a
informao, numa altura em que o fenmeno da informao se estende a uma assumir-se como um valor primacial das sociedades contemporneas. A neces-
vasta rea que envolve todos os que lidam com registos nos mais diversos supor- sidade de compreenso do fenmeno informacional emergente proporcionou o
tes (tangveis ou intangveis). A informao conquista todos os domnios da vida aparecimento da Cincia da Informao, enquanto ramo disciplinar que estuda
das sociedades ocidentais desenvolvidas (a informao social), da a designao as propriedades da informao e que a analisa enquanto fenmeno social e
de Sociedade da Informao e do Conhecimento (cf., infra, ponto 1.2.1). A rea- enquanto processo. Alguns estudiosos e outros tantos universitrios contri-
lidade social emergente nos anos 70 uma realidade informacional. Promove- buram, mormente a partir dos anos 50 do sculo XX, para a refundao desta
-se a associao entre tecnologia (Tecnologias da Comunicao e Informao), rea do conhecimento, definindo o respetivo contexto histrico, epistemolgi-
produo documental, tratamento, difuso e uso da informao (cf., infra, p. 43 co e terico de formao (Silva e Ribeiro, 2002).
ss). Uma revoluo nas prticas profissionais e nos modelos tericos e epistemo-
lgicos at ento dominantes. A valorizao da informao no campo cultural e De entre todos cabe-nos destacar o contributo de Harold Borko, na definio
cientfico, mas tambm no processo de deciso empresarial. Daniel Bell refere-se da Information Science. A CI para Borko a disciplina que investiga as proprie-
emergncia da sociedade ps-industrial no seu livro O advento da socieda- dades e o comportamento da informao a partir das foras que regem o fluxo
de ps-industrial (1973) onde escreve sobre o desenvolvimento de uma socie- informacional e os meios de processamento da informao para disseminao e
dade sustentada na informao, onde as ideologias passam a ser suprfluas. D. aperfeioamento do acesso e uso (cf., infra, ponto 1.2.1.). Mas tambm evoca a
Bell defende a ideia de que o eixo principal na nova sociedade o conhecimento principal caracterstica da CI a interdisciplinaridade estreitamente relacio-
terico, e adverte que os servios baseados no conhecimento viro a converter-se nada com dois fatores:
na estrutura central da nova economia. Por seu lado, Jean-Franois Lyotard no
livro A Condio Ps-Moderna (1979) designa o momento de sociedade ps- 1. a relao que inevitavelmente estabelece com vrias reas do conhecimento
-moderna, onde os jogos de poder se resumem ao controlo da informao e como a Matemtica, a Lgica, a Lingustica, a Psicologia, a Computao, Co-
da circulao do conhecimento, referindo-se ao aumento da complexidade das municao, entre outras, e
relaes sociais por fora deste vector. Mais recentemente, o espanhol, Manuel 2. a consignao da CI como uma cincia aplicada, pois desenvolve produtos e
Castells numa obra intitulada The Theory of the Network Society (Teoria da So- servios voltados para o pblico em geral e para ncleos especficos. Tambm
ciedade em Rede - A Era da informao, 1996), analisa a questo do impacto das no contexto do Georgia Institute of Technology, nos EUA, foi discutida a cria-
Tecnologias da Informao e da Comunicao nas relaes humanas e sociais. o de novas tecnologias de informao, em funo da exploso da produo
cientfica. A CI firmou-se no contexto de desenvolvimento da produo de in-
s designaes de ps-industrialismo e ps-modernismo sucede-se, nos incios formao cientfica e tecnolgica e do incremento das Tecnologias da Infor-
do ltimo quartel do sculo XX, por efeitos da globalizao, a denominao de So- mao e Comunicao.
ciedade da Informao e do Conhecimento. Esta expresso (re)aparece nos alvo-
res dos anos 90, no contexto de crescimento do capitalismo global, das TIC e da Os debates e a problematizao dos anos 60 e 70 conduziram a uma primeira de-
internet, tendo sido adoptada por organismos internacionais e meios universit- finio do que se entende hoje por Cincia da Informao, depurando o objecto e
rios para designar a sociedade ps-industrial, uma sociedade tcnico-cientfica. o mtodo cientfico, aspectos sobre os quais nos debruaremos de seguida.
Assim decorre a ruptura cabal com o paradigma histrico-tecnicista, documental
/ patrimonialista e emerge o paradigma cientfico-informacional que se
adapta nova realidade social dominada pela informao. A caracterstica mais

16 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Teoria e Prtica da Cincia da Informao 17
1.2. De Paul Otlet e Henri La Fontaine a Harold A partir de 1950, e mais especificamente nas dcadas e 60 e 70,
Borko (a definio de um novo campo disciplinar) quase todas as disciplinas cientficas fizeram da informao uma
espcie de epicentro epistemolgico. Administradores passaram
Do ponto de vista tcnico-profissional, a Cincia da Informao tem as suas ori- a entender as organizaes como fluxo de informaes, onde a
gens nos finais do sculo XIX. O interesse pela sistematizao do conhecimento informao era tida como elemento no processo de tomada de de-
produzido partiu de dois bibliotecrios belgas - Paul Otlet e Henri La Fontaine ciso; psiclogos no demoraram a entender a informao como
- que consideraram fundamental organizar a produo bibliogrfica existente. estmulos externos e os economistas a viam como algo que reduz
Para tal, ao abrigo do Instituto Internacional de Bibliografia reuniram em cat- incertezas. () A Informao passou a frequentar as definies
logo a informao universal registada e publicaram o Repertoire Bibliographique de muitas reas do conhecimento como uma espcie de conceito
Universel (RBU) com cerca de 400 mil entradas expandindo-o posteriormente. unificador (Mostafa, 2005: 22).
O Repertrio Bibliogrfico Universal foi o primeiro resultado desse catlogo.
Em 1904, Otlet e La Fontaine comearam a publicar o sistema de classificao Nestas condies surgem novos centros de documentao mais preparados e or-
dos ramos do conhecimento humano, que designaram de Classificao Decimal ganizados de forma a dar resposta s necessidades crescentes de informao.
Universal, tendo completado a primeira edio em 1907. Este sistema permite a
classificao dos documentos pelo assunto principal, actualmente a CDU com- O ano de 1958 marca outro importante momento, um tempo refundador, con-
preende mais de 220 mil subdivises, e serve de base classificao por assuntos substanciado na passagem da Documentao, enquanto conceito representativo
dos materiais bibliogrficos. Paul Otlet desenvolveu vrios estudos sobre a forma de um ancestral ramo disciplinar, Cincia da Informao na International Con-
de recolher e organizar o conhecimento universal, de entre os quais destacamos ference on Scientific Information de Washington. Pouco tempo depois, no ano
o Trait de documentacin (Tratado de Documentao), editado em 1934. de 1962, numa conferncia internacional - Second International Congress on In-
formation System Sciences (Virgnia) surge a expresso Information Science.
A Classificao Decimal Universal veio permitir a classificao dos documentos Tambm nos EUA, o Georgia Institute of Technology organiza duas confern-
por assunto associando-os a uma notao algbrica. A CDU um sistema de clas- cias em 1961 e 1962 onde surge a definio actual da Cincia da Informao (cf.,
sificao analtico-sinttica, estabelecendo a relao de um conceito com outro supra, ponto 1.1). Pouco depois, o psiclogo clnico Harold Borko, nascido nos
ou outros. EUA, publica um artigo intitulado Information Science - What is?, readaptan-
do a definio sada das duas conferncias anteriores. Harold Borko trabalhou
O sistema de informao proposto por P. Otlet funcionava como um centro or- com a recuperao automatizada da informao e admitiu que a Biblioteconomia
ganizador e difusor de informao, contrapondo-se biblioteca tradicional onde e a Documentao eram duas componentes da Cincia da Informao. Para este
sabemos concentrarem-se documentos fsicos, mormente livros e publicaes autor, a CI inclui a investigao, as representaes da informao tanto no siste-
peridicas. Deste ponto de vista, desenvolve-se uma perspectiva menos patri- ma natural como no artificial, o uso de cdigos para uma eficiente transmisso de
monial e mais dinmica prevendo a necessidade de uso da informao. O gran- mensagens e o estudo dos servios e tcnicas de processamento da informao e
de contributo destes autores residiu no consagrar da Documentao como uma respectivos sistemas de programao.
nova rea disciplinar. A noo hodierna de Documentao para estes autores
veio a suscitar enorme interesse na Europa mais desenvolvida e, sobretudo, nos Nos anos 70 e 80, assistimos a uma proliferao de definies acerca da infor-
EUA. Com os desenvolvimentos subsequentes II Guerra Mundial, de entre os mao e do objecto da cincia da informao, agora tida como fenmeno e como
quais se destaca, nomeadamente, a exploso documental, atestada pelo aumento processo. A informao veio a suscitar o interesse dos mais variados saberes,
da produo e uso da documentao de base tcnica e cientfica e o necessrio desde a Sociologia, Lingustica, passando pela Psicologia, a Lgica, a Comuni-
avano tecnolgico, a informao veio, paulatinamente, a constituir-se como cao, entre outras. Como disse Daniel Bell, a sociedade de hoje uma sociedade
um fenmeno de enorme interesse e valor. de informaes. A informao surge como elemento fundamental na ordenao
e compreenso do real. A importncia da informao na sociedade ps-industrial
suscita a necessidade de criao de um domnio cientfico que se dedique a estu-

18 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Teoria e Prtica da Cincia da Informao 19
dar todas as suas propriedades e caractersticas da origem disseminao final ou intangvel / digital). Por documento arquivstico entende-se todo aquele que
(Le Coadic, 1996). Assim, progressivamente, o debate vai centrar-se em torno do produzido por uma pessoa fsica ou jurdica, no decorrer das suas atividades,
objecto, do mtodo e do campo de actuao desta cincia modernamente desig- qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade. Existem documentos
nada de Cincia da Informao tout court. arquivsticos convencionais todos aqueles que so registados em papel,
pergaminho, pelcula, fita audiomagntica, fita vdeomagntica, entre muitos ou-
No obstante a evoluo verificada desde os alvores do sculo XX at aos anos tros; e os documentos arquivsticos eletrnicos ou digitais todos aque-
70 do mesmo sculo, a substituio da Documentao pela Informao, no foi les que surgem codificados em forma analgica ou em dgitos binrios, acessveis
linear nem universal! Alguns autores especialistas que fizeram e fazem escola por meio de um equipamento eletrnico.
insistem na designao de Documentao e de Cincia da Documentao, desig-
nadamente os estudiosos de origem hispnica. Na verdade, em Espanha, assim
como em alguns pases da Amrica Latina, mantm-se a preferncia pela desig- 1.2.2. O que a informao social: conceito actual
nao de Cincia da Documentao.
O conceito de informao, dada a sua polissemia e ambiguidade, remete simul-
Em todo o caso, nos EUA, na Frana, em Inglaterra e tambm em Portugal taneamente para notcia, comunicao, mensagem mas tambm conhecimento.
(mais recentemente), foi-se implantando o conceito de Cincia da Informao, A informao o ncleo do documento, constituindo este um resultado ou con-
no singular; considerando-a como a rea cientfica que estuda especificamente sequncia daquela (Silva, 2006: 44-67).
a informao como fenmeno e como processo (Silva e Ribeiro, 2004, Le
Coadic, 2004). Ao longo do tempo, a palavra informao foi utilizada com mltiplos signifi-
cados. Como definio genrica entendemos que informao o resultado do
processamento, manipulao e organizao de dados passveis de provocar uma
1.2.1. Da noo de Documento / Documentao alterao, qualitativa e/ou quantitativa, no receptor. Genericamente, o conceito
noo de Informao de informao associa-se s noes de restrio, comunicao, controlo, dados,
eventualmente, conhecimento. No nosso tempo frequente ouvirmos expresses
A Documentao () consolidou-se como o conjunto de tcnicas como Era da Informao, Sociedade da Informao, Tecnologia da Informa-
(e seus fundamentos) de representao de contedos de documen- o, Cincia da Informao O fenmeno da informao tornou-se avassala-
tos, em suas diversas tipologias e em qualquer suporte, visando dor na nossa era. Como fenmeno, a informao emerge da realidade contendo
recuperao, acesso e uso destes contedos. A expresso Biblio- propriedades especficas. A designada informao social corresponde ao con-
teconomia e Documentao passou a ser adotada no sentido de junto estruturado de representaes mentais codificadas (smbolos, significan-
reunio, de modo articulado, das caractersticas bsicas de cada tes) socialmente contextualizadas e passveis de serem registadas num qualquer
uma delas, embora a segunda, por definio, englobe a primeira. suporte material (papel, filme, disco magntico, ptico, etc.) e/ou comunicadas
(Ortega, 2009: 2) em tempos e espaos diferentes (Silva e Ribeiro, 2002: 37). Na perspectiva de
abordagem patente no texto sobressaem os signos e os significantes, a lngua e a
Do exposto podemos inferir que a noo de informao est indubitavelmen- linguagem. A informao social o objecto da Cincia da Informao, remetendo
te associada ao conceito de documentao que deriva da noo de documen- para todos os dados passveis de interessar pela relevncia da sua utilidade. Silva
to. Documento vem do latim documentum, oriundo de doceo que significa e Ribeiro (2002) enumeram as seis propriedades da informao: a estruturao
ensinar, instruir, demonstrar. Para P. Otlet documento todo o registo ou pela aco (humana e social), a integrao dinmica, a pregnncia, a quantifica-
objeto que fornea informao til. Por conseguinte, documento remete para o, a reprodutividade e a transmissibilidade. Destas seis caractersticas, as duas
todo o contedo que exprime o pensamento humano. Em termos jurdicos, docu- ltimas definem a informao como fenmeno e como processo (desde a criao,
mento, o objeto que resulta da atividade humana. Hoje em dia por documento difuso, organizao, armazenamento, pesquisa e uso). Por conseguinte, CI in-
entende-se a informao registada qualquer que seja o suporte (tangvel / fsico teressa estudar o processo informacional, a sua trajetria e comportamento,

20 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Teoria e Prtica da Cincia da Informao 21
desde a origem etapa de difuso e uso. A relao do fenmeno (objecto) com mao em 1948-49. A principal questo levantada por esta corrente relaciona-
o processo informacional dinmica. A emergncia da informao social ocorre -se com o problema da preciso e a eficcia do fluxo informativo. O conceito
no contexto da Sociedade da Informao e do Conhecimento, tambm designada de informao constitui uma ideia chave nesta teoria. Shannon e Weaver tm
de ps-industrial e de ps-moderna, conforme vimos, sociedade que suscitou a noo da complexidade de problemas que a comunicao da informao levanta,
transio definitiva do paradigma custodial, esttico e documental para o para- mormente quanto aos obstculos que lhe so, geralmente, colocados. Para estes
digma ps-custodial, informacional e cientfico. autores os principais problemas da comunicao da informao so de trs tipos:
o primeiro relaciona-se com os problemas fsicos da informao, por exemplo o
rudo de uma conversa; o segundo diz respeito a problemas de ordem lingus-
2. Correntes tericas da Cincia tica, a questo da transmisso da mensagem; e, finalmente, o terceiro proble-
da Informao (sinopse)1 ma reporta-se eficcia da mensagem que depende do impacto produzido no
receptor. Para obstar a estes problemas Shannon e Weaver concebem um re-
Ao longo do seu desenvolvimento a Cincia da Informao cruzou-se com dife- ferencial terico para os problemas fsicos da informao, abrindo caminho ao
rentes domnios do conhecimento, suportados em perspectivas tericas e corren- estabelecimento de uma Cincia da Informao. O estudo cientfico da informa-
tes bem diversas. Tendo como base o conceito da informao, perspectivamos o passa a ser possvel dado que o valor informativo mensurvel, objectivvel
identificar percursos, campos especficos de actuao, diferentes formas de cons- e previsvel. Importando conceitos e teorias provenientes das cincias exactas,
truir o conhecimento, e identificar as respetivas contribuies para o desenvol- como a teoria das provabilidades e a entropia, os autores citados concluem que o
vimento da CI. Em termos gerais so, geralmente, consideradas seis as correntes grau informativo aumenta quanto menor for a previsibilidade. A quantificao,
tericas que influenciaram a construo terica e metodolgica da CI. a transferncia e a recuperao da informao foram os passos seguintes. A Bi-
bliometria, com origens que remontam a 1920 (Lotka, Brandford e Zipf), vem a
A primeira relaciona os estudos de natureza matemtica com a Cincia da In- estabelecer-se definitivamente como rea de estudo da CI, com a adequao do
formao, a segunda a Teoria dos Sistemas que est associada biologia, a mtodo estatstico e matemtico ao estudo da informao cientfica (contagem
terceira a Teoria Crtica, especialmente relacionada com a Filosofia e a Hist- de livros, edies, autores). Nos anos 60 do sculo XX, Eugene Galfield estuda
ria, a quarta a Teoria da Representao e da Classificao, a quinta reporta-se o crescimento da literatura e a anlise da citao. Entretanto, surgiram diferen-
aos estudos em comunicao cientfica e a sexta remete para os recentes estudos tes teorias dedicadas ao estudo da produo de informao cientfica: a teoria
de utilizadores. Todas estas correntes, de um modo ou de outro, contriburam epidmica, a teoria do acoplamento bibliogrfico, a informetria, a cientometria e
para o desenvolvimento de reas e subreas especficas de pesquisa no mbito da a Webometria. Todas tm em comum a ideia de que a informao pode ser quan-
Cincia da Informao moderna, disponibilizando conceitos, problemas, temas tificada e obedece a leis que regem a sua existncia.
e mtodos de anlise e tratamento de dados. De seguida feita uma sntese das
correntes tericas, de modo a identificar as aproximaes e os distanciamentos,
assim como as principais inovaes. 2.2. Teoria Sistmica

Nos anos 40, Ludwing von Bertalanffy (1901-1972), bilogo de formao, cria
2.1. A teoria matemtica, recuperao a teoria geral dos sistemas que assenta na ideia base de organismo (conjunto
da informao e bibliometria de sistemas constitudos por vrios rgos). A interdependncia e relao das
diferentes partes estabelecem relaes entre si e constituem o todo. Assim, a
A teoria matemtica da comunicao de Claude E. Shannon (1916-2001) e de teoria sistmica da informao veio a integrar o princpio da biologia, em o
Warren Weaver (1894-1978) foi a primeira a contribuir para a teoria da infor- todo maior do que as partes e as partes devem ser estudadas, necessariamen-
te a partir da funo que desempenham para a manuteno e sobrevivncia do
todo. Em 1948, Norbert Wiener (1894-1964), proveniente da ciberntica e da
1 Na exposio das correntes da Cincia da Informao seguimos o modelo proposto por Arajo (2009). comunicao electrnica, apercebe-se que a teoria sistmica traz mais vanta-

22 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Teoria e Prtica da Cincia da Informao 23
gens para a CI do que a lgica matemtica que se confina anlise das questes versas ou opostas. A teoria crtica na Cincia da Informao assenta na ideia
da transmisso e recuperao da informao de um modo linear. Por seu turno, de conflito, de desequilbrio e de choque de interesses em torno da informao.
a teoria sistmica assenta no princpio de que tudo volta ao ponto inicial (ideia Para esta teoria, a informao um meio de combater as desigualdades sociais
de ciclo). No campo das cincias sociais a ideia de circularidade verteu no pro- no mundo. A informao vista como sendo s de alguns quando deveria ser de
cesso consignado nos conceitos de input/entrada e output/sada. Na CI esta todos, questionando assim os princpios de igualdade no acesso informao
teoria da circularidade manifesta-se atravs das funcionalidades que a infor- por parte de grupos desfavorveis. As questes de acesso informao so prio-
mtica trouxe para todos os servios e organismos da informao: os sistemas ritrias para os estudiosos que desenvolvem estudos sob a perspectiva crtica.
de informao so criados a partir de entrada de dados (input), que no caso Esta corrente desenvolveu-se, principalmente, nos pases menos desenvolvidos,
de uma biblioteca so as aquisies que do origem coleo, posteriormente sustentada por vrios autores e pela UNESCO. Porm, alguns autores de origem
recebem tratamento tcnico de forma a integrarem o sistema onde por sua vez anglo-saxnica recusam esta teoria que reputam de ideolgica.
os utilizadores procedem pesquisa e recuperao da informao (output). A
arquivstica contempornea adoptou uma abordagem sistmica (holstica) dos
problemas dos arquivos, considerando todos os componentes na sua totalida- 2.4. As teorias da representao e da classificao
de, designados de sistemas de informao.
Esta teoria desenvolveu-se paralelamente s anteriores, e remete para a Bi-
A teoria sistmica, no que CI diz respeito, abraou duas formas de expresso blioteconomia como rea especfica da CI. A Biblioteconomia uma rea que
distintas. A primeira analisa as funes exercidas pela informao na sociedade. estuda a organizao, a sistematizao e a recuperao da informao. As pri-
A teoria funcionalista estuda a contribuio dos servios de informao (arquivos, meiras iniciativas de manuteno, organizao e classificao de acervos de
bibliotecas, centros de documentao) na sociedade, no os seus efeitos. A ques- livros surgem na sequncia do desenvolvimento da imprensa e do aumento da
to que est presente a seguinte: o que que as pessoas fazem com a informao? produo de informao.

A segunda dimenso expressiva da teoria sistmica busca determinar e caracte- No sculo XIX surgem os primeiros sistemas de classificao bibliogrfica, mor-
rizar os processos necessrios para o adequado funcionamento dos sistemas de mente o sistema de classificao decimal de Melvil Dewey (1851-1931), conhecido
informao (Arajo, 2009: 196). A anlise dos processos informacionais incide por Classificao Decimal Universal (1876), que divide em dez ramos o conheci-
sobre as condies de entrada, de tratamento e de sada ou acesso informao mento humano. Mais tarde, P. Otlet desenvolve o sistema de Dewey, conforme
pelos utilizadores. j adiantamos. J no sculo XX, na dcada de 30, o indiano S. R. Ranganathan
(1892-1972) edifica um sistema de classificao facetada (em trs nveis distin-
tos: nvel de ideias ou conceitos, nvel de expresso verbal dos conceitos e o nvel
2.3. Teoria crtica da informao notacional, de fixao de conceitos em noes abstractas). Trata-se de um siste-
ma que permite o estabelecimento de conexes e analogias entre vrios campos
Esta teoria tem os seus fundamentos enraizados na Filosofia e na Histria. As do conhecimento. Este sistema veio a ser adoptado pelo Classification Research
origens mais remotas esto na tese do filsofo grego Heraclito (535 a.C. - 475 Group, ncleo da especialidade que surgiu em 1952, em Inglaterra, e veio a pro-
a.C.) considerado o pai da dialctica. Tudo flui, a explicao da realidade huma- mover o desenvolvimento da pesquisa e da teoria da classificao na segunda
na assenta na mudana. Muito mais tarde o filsofo idealista alemo Friedrich metade do sculo XX. Os principais objetivos eram os de facilitar a recuperao
Hegel (1770-1831) retoma a dialctica como mtodo filosfico de compreenso dos documentos (Colin e Russel, 2012).
da realidade tendo influenciado a doutrina marxista que se tornou dominante
nas Cincias Humanas e Sociais desde finais do sculo XIX at ao ltimo quar- Por seu turno, Anthony Charles Foskett, em 1973, oriundo da escola da bibliote-
tel do sculo XX. Contrariamente s teses anteriores que visam a estabilidade, conomia e da gesto da informao sistematizou o esquema da classificao geral.
a manuteno e a integrao, a teoria marxista parte do pressuposto de que a Ao mesmo tempo que se debatem as questes tericas sobre a classificao desen-
explicao da realidade baseia-se em oposies e em choques entre situaes di- volve-se o sistema de thesaurus e outros sistemas de linguagem controlada. As

24 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Teoria e Prtica da Cincia da Informao 25
novas tecnologias da informao instalam-se a partir da dcada de 80, permitem grau de confiana da informao e do conhecimento abrindo espao para a afir-
uma melhoria dos processos de linguagem e da sua recuperao. A criao de me- mao da rea da gesto da informao e do conhecimento.
tadados, ontologias, websemntica constituem bons exemplos da associao das
linguagens de representao s TIC (Tecnologias da Informao e Comunicao).
A partir de ento o conceito de informao remete para representao, linguagem 2.6. estudos de utilizadores
controlada (linguagem usada nos descritores, termos de identificao e identifica-
dores) na recuperao da informao em bases de dados (cf., infra, p. 115 ss). O campo de estudos dos utilizadores desenvolve-se inicialmente atravs os cha-
mados estudos de comunidade que tinha por base o estudo das caractersticas
dos utilizadores. A ideia era definir o perfil dos utilizadores de uma comunidade,
2.5. A teoria da Produo e Comunicao Cientifica aferindo as principais caractersticas sociais, demogrficas e culturais dos grupos,
para aquilatar qual a informao mais favorvel ao processo de integrao social
A exploso da produo cientfica dos anos 40 em diante conduziu a um in- e educao dos indivduos. Depois vieram os estudos sobre o uso da informao,
tenso debate acerca da necessidade de uma rea cientfica que tratasse da que avaliavam o grau de satisfao dos utilizadores e que vieram a transformar-
informao cientfica. Tal circunstncia levou, num primeiro momento, ao -se num instrumento de avaliao dos sistemas de informao. Nas dcadas de
entendimento de que a CI constitua uma verdadeira cincia da informao 60 e 70 multiplicam-se os estudos que estabelecem uma relao entre o perfil so-
cientfica. O contexto histrico que despoletou esta corrente prende-se com cial e demogrfico dos grupos de utilizadores e o comportamento informacional.
o fenmeno da Guerra Fria no imediato ps-guerra que acirrou as disputas A conferncia de Copenhaga em 1977 o principal marco no desenvolvimento
entre os EUA e a URSS., no apenas do ponto de vista poltico-militar, mas dos estudos dos utilizadores. Ressalta-se a partir de ento a corrente que enfatiza
tambm cientfico e tecnolgico. Neste contexto de competio, o desenvol- a importncia da percepo dos usurios sobre as necessidades de informao.
vimento cientfico e tecnolgico torna-se central, estratgico () percebeu-se Nesta perspetiva, o usurio (sujeito) o epicentro do processo informacional. A
a importncia da informao (Arajo, 2009: 198). A informao passa a ser informao vista do ponto de vista do utilizador e das suas necessidades.
entendida como um meio e uma condio de produtividade. A produo em
cincia carece de rapidez, qualidade e exatido no provimento da informao.
O recurso s tecnologias foi visto como um meio de inestimvel prstimo, uma 3. O Mtodo Cientfico e a Cincia da Informao
vez que facilita o acesso informao em tempo til. Entretanto, nos anos 50 e
60, o aparecimento de novos estudos sobre o comportamento e as necessidades Nos nossos dias existem vrios mtodos de investigao qualitativa (a observa-
de informao pelos investigadores coloca a tnica nos modos de utilizao e o participante, o estudo de campo, as entrevistas em profundidade, o mtodo
de transferncia da informao pelos cientistas. Este interesse crescente pela documental) e respectivas tcnicas de pesquisa, recolha e anlise de dados.
informao enquanto processo est bem patente na multiplicao dos fluxo- Nas ltimas dcadas, todos estes mtodos tm vindo a firmar-se como fulcrais
gramas, nos estudos que incidem sobre os meios de transmisso da informao ao reconhecimento das Cincias Sociais e Humanas. As abordagens qualita-
assim como dos comportamentos dos consumidores da informao. tivas foram-se incrementando nas Cincias da Educao, na Sociologia, na
Antropologia, na Criminologia, entre outras Cincias Sociais, possibilitando o
Na dcada de 80, ocorre uma espcie de transferncia da corrente que estuda a estudo metdico e rigoroso dos fenmenos sociais. Deste modo, a investigao
informao em ambiente cientfico e tecnolgico para o mundo empresarial. A qualitativa foi-se consolidando e conquistando legitimidade como um mtodo
informao surge como um dos principais vectores no sucesso empresarial. A cientificamente vlido. O mtodo adoptado pela CI, denominado de mtodo
classificao hodierna dos tipos de fontes de informao decorre do crescente quadripolar, um mtodo de investigao qualitativo proposto por Paul de
valor atribudo informao pelo mundo empresarial, que passa a subdividir as Bruyne nos anos 70, para as pesquisas na rea das Cincias da Educao. Este
fontes de informao em fontes internas ou externas organizao, documentais mtodo veio a constituir-se como fundamento e princpio orientador para a
ou informais. Em simultneo aumentam as preocupaes com a verificao do prtica da investigao em CI. A investigao qualitativa de Bruyne tem por
base um modelo quadripolar, uma espcie de grelha de anlise aplicada aos

26 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Teoria e Prtica da Cincia da Informao 27
fenmenos sociais, instituies e/ou organismos estudados. No mtodo qua- nome indica, constitudo por quatro plos, a que j nos referimos, que longe
dripolar os quatro plos correspondem a outras tantas etapas da investigao de possurem um carter estandardizado e circunscrito tecnicidade, abrangem,
em Cincia da Informao. Estas etapas so elpticas e esto em constante inte- analiticamente, toda a fenomenalidade informacional cognoscvel. Segundo este
raco e dinamismo, consubstanciando-se em quatro plos: modelo, a investigao cientfica no pode ser restringida a uma viso meramen-
te tcnica ou instrumental, mas vem promover um fecundo intercmbio inter-
Plo epistemolgico no seio deste que se opera a concepo e construo do ob- disciplinar (Silva, 2004: 15). Dadas as caractersticas de cada um dos plos, que
jecto cientfico e a delimitao da problemtica da investigao. Atesta o valor e na- passaremos a enumerar, julgamos que este mtodo pode e deve ser aplicado no
tureza do conhecimento cientfico e as condies de construo do conhecimento. contexto de arquivos enquanto sistemas integrados de informao.

Plo terico onde se formulam os conceitos operatrios do domnio cientfico, Relembremos ento: o Plo Epistemolgico delimita a problemtica da inves-
as hipteses e a verificao do contexto terico elaborado. Este plo orienta a tigao; o Plo Terico vem, por sua vez, postular as leis, a formulao de con-
recolha dos dados sobre um determinado problema ou objecto de estudo, suscita ceitos operatrios, as hipteses e as teorias, no fundo a descoberta. Corresponde
questes, formula hipteses de trabalho, seleciona informao. fase de anlise e interpretao dos dados. No terceiro plo, o Plo Tcnico,
o momento do contacto com a realidade, onde a capacidade probatria testada.
Plo tcnico onde se opera a representao formal da documentao. Encerra Ora ao ser posto em prtica, verifica-se que nada tem a ver com uma mera activi-
trs vectores: a observao directa ou indirecta do objecto de estudo e a recolha dade mecanizada e tecnicista, pois comporta trs operaes essenciais:
de elementos histrico-institucionais, a formulao de um problema e a anlise
e avaliao retrospectiva e prospectiva. 1. Observao directa e indirecta, recolha exaustiva de todos os elementos do
Sistema de Informao (arquivo).
Plo morfolgico procede conjugao da anlise e da avaliao do objeto 2. Experimentao, ou seja, simulao atravs da descrio das tcnicas utili-
cientfico e estruturao de todo o processo que permitiu a sua construo. No zadas e instrumentos usados.
fundo, trata-se da organizao e apresentao dos dados crivados pelo plo te- 3. Anlise / avaliao que, segundo Malheiro da Silva, pode ser retrospetiva e
rico e aferidos no plo epistemolgico. Muito embora do ponto de vista terico prospetiva. Trata-se de sujeitar os resultados a um rigoroso exame analtico
seja possvel distinguir claramente a funo de cada um dos plos na dinmica e interpretativo (Silva, 2004: 18).
da investigao, no processo investigativo a relao entre os quatro plos cons-
tante e interdependente (Lessard-Hrbert, Goyette, e Botin, 2005). Por fim, o Plo Morfolgico, onde surge organizada e representada toda a in-
formao recolhida e tratada em resultado das operaes anteriores. Constitui a
etapa privilegiada pelo investigador na redaco do trabalho final.
3.1. O mtodo quadripolar aplicado
Cincia da Informao Um exemplo muito pertinente, onde podemos vislumbrar aplicabilidade deste
mtodo, a avaliao dos servios de informao, mormente a avaliao dos ser-
O mtodo cientfico da Cincia da Informao pode ser aplicado nos mais varia- vios, a avaliao da recuperao da informao e a avaliao do fluxo informa-
dos tipos de unidades de documentao e informao, arquivos (pessoais, fa- cional. Seno vejamos. O plo epistemolgico circunscreve o tipo de instituio
miliares, administrativos), centros de documentao e bibliotecas. Contudo, a ser avaliada, tendo em conta a sua misso e plano estratgico. No plo terico
a sua complexidade e especificidades colocam mltiplos desafios ao profissional so colocadas todas as hipteses de investigao, tais como as teorias adequa-
da Informao. das investigao em anlise. Por exemplo, no caso de arquivos administrativos
podemos recorrer s mais diversas teorias da administrao, anlise dos organi-
Como base terica do novo paradigma cientfico-informacional, o mtodo qua- gramas e fluxogramas que nos ajudem a compreender o funcionamento e ligao
dripolar surge como o modelo geral de conhecimento e aplicao da metodolo- dos vrios departamentos e servios. O plo tcnico a etapa de confronto com
gia da investigao em CI (Silva, 2004: 14). Este mtodo que, como o prprio a realidade objectivada. Vo ser postos em prtica diversos instrumentos que

28 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Teoria e Prtica da Cincia da Informao 29
permitem aferir das reais potencialidades dos servios, atravs da elaborao de O mtodo cientfico, tendo surgido no sculo XVII, com o desenvolvimento da
inquritos e/ou entrevistas. modernidade no Ocidente o mtodo usado para questionar a realidade e buscar
a explicao fundamentada das causas de determinado fenmeno promovendo
Por fim, no plo morfolgico chegamos etapa onde se chegam s concluses uma justificao geral e necessria (designada de lei cientfica). Assim, a cincia
que podem ser passveis de refutao ou no. Aqui, vai-se verificar se o modelo veio a opor-se a duas realidades: o conhecimento comum e a opinio. Por isso ,h
implementado, para a circulao da informao, ou no eficaz, se os sistemas que distinguir conhecimento cientfico de conhecimento emprico ou de senso
de recuperao da mesma so operacionais ou devem ser reajustados, etc. comum (Le Coadic, 2004: 49-52). O conhecimento cientfico obedece a critrios
de objetividade (uso de conceitos unvocos), validade (comprovar todas as pro-
Um outro exemplo a anlise e o tratamento do acervo pessoal de um Autor, posies e afirmaes) e veracidade (fornecer dados verdadeiros). A difuso dos
atravs do mtodo quadripolar. Deste modo, centramos no plo epistemolgico resultados igualmente um dos traos da moderna cincia e surge como garan-
o desenvolvimento das bases tericas da arquivstica, desbravamos a sua evo- tia de que todo o conhecimento alcanado est acessvel a todos os interessados
luo e ao levantarmos algumas hipteses de trabalho e tratamento dos dados para discusso. Todo o conhecimento cientfico busca o consenso da comunida-
(plo terico) verificamos que a realidade em torno dos arquivos privados mui- de cientfica de especialistas. A divulgao dos resultados impe regras estritas
to mais vasta e complexa, pelas suas diferentes dimenses: os arquivos de em- de apresentao e explicao do caminho que seguiu para alcan-los. Ora este
presas, associaes, religiosos, de famlia e pessoais. trabalho implica a apresentao das etapas da pesquisa, a descrio dos procedi-
mentos (mtodo usados para a recolha de informaes sobre os fenmenos estu-
Partimos de seguida para a construo do catlogo da documentao (plo tcni- dados2), os trilhos traados pelo investigador e a referncia s fontes que utilizou.
co), num primeiro momento. Num segundo momento, colocamos experincia
todos os dados recolhidos, com as normas de descrio ISAD (G), ISAAR (CPF) e Habitualmente, consideram-se seis fases no processo metodolgico: a seleo de
as ODA (cf., infra, o captulo Descrio Arquivstica), porque s com a presena um tpico e a formulao do problema, a formulao da hiptese, a recolha de
destas operaes que se chega ao campo cientfico da informao, pois quanto dados, a anlise de dados, as concluses e a redao do trabalho.
mais apurada for a descrio, a anlise do contedo informacional, a indexao e
o controle de autoridade, mais eficaz ser a sua difuso. Chegamos assim ao plo A seleo de um tpico para pesquisar depende da execuo de pesquisas bi-
morfolgico de apresentao dos resultados. bliogrficas cruzadas que permitam concluir que o tema escolhido uma rea
de interesse a explorar. Devem procurar-se na biblioteca dissertaes, artigos,
monografias j elaboradas sobre o assunto ou sobre assuntos afins, verificando
4. Regras de elaborao e apresentao se existe a possibilidade de desenvolver linhas de investigao prximas ou
de trabalhos cientficos alternativas. Assim, no devemos escolher um tema muito tratado sob pena de
no adiantarmos nada de novo, como tambm no devemos escolher um tema
As regras de elaborao e apresentao de trabalhos cientficos so normas de eti- muito impondervel sob pena de no conseguirmos reunir fontes de informa-
queta erudita fundamentais em cincia. A metodologia cientfica corresponde ao o para o tratar. A seleco do assunto mais difcil do que pode parecer
conjunto de tcnicas e processos utilizados pelos diferentes ramos do saber para primeira vista. Tendo definido o tema a tratar deve formular uma hiptese
formular e resolver problemas de aquisio objetiva do conhecimento, de forma provisria de trabalho (suposio admissvel) com o objetivo de posteriormen-
ordenada. O conjunto de regras que de seguida apresentamos constitui uma sn- te vir a ser demonstrada ou verificada. Para tal, deve fazer uma lista das per-
tese dos requisitos exigidos na apresentao e elaborao de trabalhos de nvel
universitrio. As indicaes fornecidas no pretendem ser exaustivas, e por isso
no dispensam a consulta de fontes bibliogrficas especficas sobre o tema. Dispo-
nibilizamos, de uma forma simples, o conjunto de princpios orientadores e noes 2 Nas Cincias Humanas e Sociais os principais mtodos de recolha de dados so: o mtodo docu-
mental, o mtodo investigao-aco, o mtodo etnogrfico e o mtodo quadripolar a que nos referi-
elementares utilizadas na redaco e apresentao de trabalhos cientficos.
-mos em especial por ser o adoptado pela CI. Para todos os outros mtodos consultar um manual de
metodologia das Cincias Humanas e Sociais.

30 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Teoria e Prtica da Cincia da Informao 31
guntas possveis que lhe ocorrem e depois selecionar aquela ou aquelas que lhe dicatria (facultativa), os agradecimentos (facultativos), o resumo analtico, o
parecerem mais ajustadas. prefcio (facultativo) e, finalmente, o sumrio. A pgina de rosto pode ser igual
capa, inclui os dados de identificao do trabalho e do autor (nome do autor,
A etapa da recolha de dados de extraordinria importncia. O ofcio de investi- ttulo do trabalho, curso ou disciplina no mbito do qual se realiza, local e data).
gador exige capacidade de sistematizao para alm de habilidade para procurar O resumo analtico no dever exceder uma pgina e nele figuram a temtica, os
os dados e informaes sobre o tema escolhido. A leitura dos materiais recolhidos objectivos, os mtodos e as palavras-chave. O resumo serve para o leitor se intei-
deve ser acompanhada da tomada de notas com a indicao da fonte onde foram rar do que trata o trabalho. O prefcio no est incorporado no corpo do trabalho
recolhidas. Anotar as fontes a partir das quais recolhemos a informao nunca deve referir-se aos caminhos percorridos e aos mtodos utilizados. O sumrio
perda de tempo. Por isso, recomendamos que nas fichas de leitura que produzir, destina-se a indicar, de forma concisa, a estrutura da obra, contendo a referncia
em formato papel ou digital, coloque sempre toda a informao que ir eventual- aos captulos e subcaptulos e respetivas pginas. No sumrio deve figurar a re-
mente precisar para requisies interbibliotecas e para citao no trabalho. lao de tabelas, grficos figuras que constam no texto ou extratexto (em anexo).

Quando falmos em anlise de dados pensamos imediatamente em dados de A parte textual ou corpo do trabalho divide-se na introduo, desenvolvimento
natureza quantitativa, porm sabemos que a investigao em Cincias Humanas do tema, concluso e bibliografia. A introduo permite ao leitor perceber o que
e Sociais exige um trabalho de anlise de dados qualitativo paralelamente ao trata o trabalho, referindo o que se pretende investigar e como. Deve incluir uma
trabalho de anlise quantitativo e estatstico. O que temos que fazer proceder definio clara e objetiva da problemtica ou tema do trabalho enquadramento
identificao dos dados de um problema e posteriormente examin-los com rigor geral e especfico do tema e respetivas linhas de fora. Proceder contextualiza-
e objetividade. A anlise de dados possui diferentes modos de abordagem, incor- o no tempo e no espao (espao histrico ou cognitivo). Deve inclui a justifi-
porando tcnicas diversas consoante o mtodo de investigao que escolhemos cao da escolha, a meno questo de partida e aos objetivos a atingir. Deve
como o mais ajustado ao estudo que pretendemos empreender (ver as tcnicas tambm referir-se aos mtodos utilizados e mais adequados investigao em
de recolha de dados aplicadas ao estudo de caso, investigao-aco, mtodo an- causa (estudo de caso, investigao-aco, experimental, documental ou outro).
tropolgico, e outros). Por ltimo, referir o plano de desenvolvimento do trabalho em linhas gerais.

As concluses surgem como resultado do processo de investigao. Extraiam- No desenvolvimento reside a parte nuclear do trabalho. a diviso que ocupa
-se dos argumentos expostos, desenvolvidos e discutidos ao longo do trabalho, maior nmero de pginas, onde constam as partes (se as houver), os captulos,
sejam eles de natureza quantitativa ou qualitativa ou de ambas. subcaptulos e pargrafos dentro de uma estrutura lgica e hierarquizada. Par-
tes, captulos, subcaptulos e pargrafos devem vir identificados tal qual figuram
A redao do trabalho deve ter em conta as reas de trabalho, os mtodos utiliza- no sumrio. Nesta parte devemos incluir uma reviso da literatura, a formula-
dos, as prticas investigativas e a definio dos conceitos usados (sobre as questes o do problema a que procura resposta experimental ou argumentativa para
metodolgicas consultar Bell, 1997; Lessard-Hrbert, Goyette e Grard, 2005). as questes inicialmente colocadas, os pressupostos tericos, a construo ar-
gumentativa e interpretativa, a explicao dos conceitos utilizados e a anlise e
interpretao dos dados / informaes recolhidos. No primeiro captulo proce-
4.1. Apresentao e estrutura geral de-se geralmente a uma reviso da literatura disponvel sobre o tema em estudo.
de um trabalho cientfico Os captulos seguintes organizam-se de forma correlativa, conferindo consistn-
cia e profundidade anlise do tema proposto.
Todo o trabalho acadmico deve compreender as seguintes partes: parte pr-
-textual, textual e ps-textual. A Concluso o fecho do trabalho. De forma concisa e directa deve fazer-se um
resumo do contedo do trabalho extraindo as reflexes mais relevantes e aque-
A parte pr-textual corresponde parte prvia do trabalho propriamente las que foram objeto de anlise e discusso durante a elaborao do trabalho. A
dita, e inclui as pginas de abertura. Estas compreendem a folha de rosto, a de- concluso o apontar das principais ideias que foram anteriormente explanadas,

32 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Teoria e Prtica da Cincia da Informao 33
dizendo, de forma clara, se o objectivo do trabalho foi alcanado. proibido for- O uso de citaes ou parfrases deve ser ponderado de acordo com a necessidade
mular ideias no concordantes com as problemticas desenvolvidas. No pode de corroborar alguma ideia ou adiantar alguma ideia que ir ser objeto de an-
usar-se citaes, nem incluir novos dados; mas pode e deve orientar-se o leitor lise e discusso. Por isso no devemos abusar das parfrases e citaes. Existem
para futuras investigaes sobre o tema. trs tipos de citao: a citao formal (apresenta a reproduo fiel de palavras
usadas por outro autor), a citao conceptual (apresenta as ideias de outrem por
Todos os trabalhos acadmicos devem conter uma Bibliografia final onde cons- palavras prprias) e a citao mista (quando a reproduo textual est inserida
tam todas as fontes de informao utilizadas na elaborao do trabalho. Na bi- numa citao conceptual). Quando inclumos no final do trabalho uma lista com
bliografia s se deve referir o conjunto das obras consultadas relativas ao tema as referncias bibliogrficas a citao pode ser identificada por uma referncia
em estudo. A bibliografia deve ser apresentada por ordem alfabtica dos ape- abreviada (apelido de autor, data, pgina).
lidos do autor ou autores. No caso de autor desconhecido, o ttulo figura como
primeiro elemento da referncia bibliogrfica. Sempre que mais de trs autores
partilham a responsabilidade de uma obra deve usar-se logo a seguir ao apelido 4.3. Principais mtodos de referenciao bibliogrfica
e nome do primeiro autor e outros (ou a expresso latina et al.). No caso de
no haver autor determinado, o ttulo serve para alfabetao, sendo excludos os Existem vrios mtodos e normas de referenciao bibliogrfica. O mais impor-
artigos definidos: o(s), a(s). Os ttulos das obras devem vir em itlico. tante adoptar um de forma coerente e sistemtica ao longo de todo o texto. A
normalizao permite uniformizar os procedimentos relacionados com a citao
A parte ps-textual composta pelos apndices (elementos elaborados pelo das fontes de informao utilizadas na execuo dos trabalhos de cariz cientfi-
autor), anexos (apenso documental que no da responsabilidade do autor). co (relatrio, monografia, etc). As normas de etiqueta erudita constituem o
Tanto os apndices como os anexos devem figurar no sumrio inicial e ser iden- principal garante da preservao da tica da informao que implica a citao
tificados atravs de numerao romana ou rabe sequencial. Sempre que con- correcta da origem da informao e a meno do(s) autor(es) que se parafra-
veniente o trabalho deve conter ndices (remissivo, onomstico, toponmico ou seiam ou reproduzem no texto.
ideogrfico).
De seguida, expomos de forma sinttica e comparativa os dois mtodos usados
na Universidade Fernando Pessoa. Qualquer dos modelos permite que no cor-
4.2. RedaCo e estilo po do texto, quando necessitamos de efectuar uma referncia bibliogrfica, no
tenhamos, obrigatoriamente, de faz-la de forma completa. Neste caso, procede-
As regras discursivas e o estilo dependem do domnio do saber em que desenvol- se referncia elementar da fonte (bastar apenas citar o apelido do autor, a
vemos o trabalho e do tipo de pesquisa desenvolvida. Existe um jargo (modo de data da obra e a pgina no caso de se tratar de uma citao ou parfrase, ver nos
se expressar especfico de um grupo profissional) em todas as reas disciplina- quadros I e II, citao no texto). Se existirem vrias obras do mesmo autor com
res das Cincias Humanas e Sociais. Contudo, este facto no impe o recurso a datas iguais de publicao temos que acrescentar ao ano uma letra minscula,
uma linguagem rebuscada, subjetiva e ininteligvel, bem pelo contrrio, a cincia seguindo a sequncia alfabtica.
carateriza-se por tornar compreensveis questes, textos, problemas que, inicial
e aparentemente, nos parecem hermticos. A redaco do trabalho deve partir do
princpio de que est a redigir para o leitor comum, deve ser clara, explcita e 4.3.1. Mtodo de Harvard
com uso de termos unvocos, fornecendo informaes necessrias compreen-
so do tema. No trabalho cientfico mais importante do que a beleza de estilo Este mtodo de referenciao bibliogrfica surgiu nos EUA na Universidade de
a sua fcil compreenso, o rigor e a objetividade. Frases curtas e concisas, evitar Harvard nos anos 70 e muito utilizado nos nossos dias no mbito das Cincias
reticncias, pontos de exclamao, oraes subordinadas, abuso de pronomes, Sociais. Trata-se de um modelo mais imediato de identificar o autor de um traba-
sem figuras de estilo. lho. Este modelo permite simplificar e poupar espao, eliminando boa parte das
notas de p-de-pgina (rodap). As notas de p-de-pgina so, geralmente, apre-

34 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Teoria e Prtica da Cincia da Informao 35
Tipo de Documento Referncia Bibliogrfica Citao no texto
sentadas na parte inferior da pgina, servindo para documentar ou para explici-
Teses e provas Monteiro, H. M. (1997). A Chancelaria (Monteiro, 1997) ou em
tar e complementar afirmaes feitas no texto. O sistema de Harvard, tambm acadmicas Rgia e os seus oficiais (1464-1465), 2 texto Monteiro (1997) ou
designado de autor-data, permite reduzir substancialmente as notas de rodap, vols. Dissertao de Mestrado. Faculda- com referncia de pgina
mas apenas aquelas em que se pretende enunciar a fonte das citaes feitas no de de Letras da Universidade do Porto. (Monteiro, 1997, I, p. 47).
texto ou as indicaes bibliogrficas a determinado assunto apresentado no texto. Artigos em Centeno, M. J. (2001). Instabilidade vs (Centeno, 2001).
documentos complexidade. Biblioteca on-line de
eletrnicos, revistas, cincias da comunicao. [Em linha] Dis-
O quadro I expe a forma de citao dos diferentes tipos de documentos de acor- jornais ponvel em <http://www.bocc.ubi.pt/
do com o Mtodo de Harvard ou de Autor-data: pag/centeno-maria-joaoinstabilidade.
pdf> [Consult.11 de Novembro 2005].
Tipo de Documento Referncia Bibliogrfica Citao no texto Documentos Decreto-Lei n143-A/2008. D.R. (Decreto-Lei 143-A/2008).
Legislativos I Srie. 143 (08.07.25).
Monografias Rucquoi, A. (1995). Histria Me- (Rucquoi, 1995) ou em
dieval da Pennsula Ibrica. Lis- texto Rucquoi (1995), ou
boa, Editorial Estampa. com referncia de pgina
(Rucquoi, 1995, p. 215).
Captulos em obras Freitas, J. A. G. (2010). La Mdivistique (Freitas, 2010) ou em 4.3.1. Norma Portuguesa
com editor au Portugal (1970-2005): genses, texto Freitas (2010), ou
hritages, innovations. Le Moyen ge em referncia de pgina
vu dAilleurs. Histoire, Archologie, Art (Freitas, 2010, p. 164). O quadro seguinte explicita a forma de citao dos diferentes tipos de documen-
et Littrature, ed. Eliana Magnani, tos de acordo com a Norma Portuguesa 405, revista e actualizada (2004).
Universit de Dijon, pp. 151-173.
Artigos de Ferreira, V. (1993). Sers Poeta e (Ferreira, 1993) ou em
Tipo de Documento Referncia Bibliogrfica Citao no texto
publicaes Desgraado. Colquio-Letras M- texto Ferreira (1993), ou
peridicas mria de Antnio Nobre. Ensaio, n em referncia de pgina Monografias RUCQUOI, Adeline Histria Medieval (Rucquoi, 1995) ou em
127/128 (Jan.-Jun.), pp. 17-26. (Ferreira, 1993, p. 22). da Pennsula Ibrica. Lisboa: Editorial texto Rucquoi (1995), ou
Estampa, 1995. ISBN: 972-33-1049-X. com referncia de pgina
Artigos de Barthes, R. & Compagnon, A. (1987). (Barthes & Compagnon,
(Rucquoi, 1995, p. 215).
Enciclopdia Leitura. In Romano, R. (dir.) Enciclop- 1987) ou em texto Bar-
dia Einaudi: oral-escrito argumentao, thes e Compagnon (1987) Captulos em obras FREITAS, Judite A. Gonalves La (Freitas, 2010) ou em
Vol. 11, Lisboa, INCM, pp. 184-206. ou com referncia de com editor Mdivistique au Portugal (1970- texto Freitas (2010), ou
2005): genses, hritages, innovations, em referncia de pgina
pgina (Barthes & Com- Le Moyen ge vu dAilleurs. Histoire, (Freitas, 2010, p. 164).
pagnon, 1987, p. 201). Archologie, Art et Littrature, ed.
Actas de Congressos Congresso Nacional de Bibliotecrios, (Congresso Nacional de Eliana Magnani, Universit de Dijon,
Arquivistas e Documentalistas. 1987. Bibliotecrios, Arquivistas e 2010, pp. 151-173. ISSN 1628-5409.
A integrao europeia: um desafio Documentalistas, 1987) ou Artigos de FERREIRA, Verglio Sers Poeta e (Ferreira, 1993) ou em
informao: actas, Coimbra, Minerva. em texto Congresso Nacional publicaes Desgraado. Colquio-Letras Mmria texto Ferreira (1993), ou
de Bibliotecrios, Arquivistas peridicas de Antnio Nobre. Ensaio. ISSN: 1981- em referncia de pgina
e Documentalistas (1987) 870X. N 127/128 (Jan.-Jun. 1993) 17-26. (Ferreira, 1993, p. 22).
ou com referncia de pgi-
na (Congresso Nacional de Artigos de BARTHES, Roland; COMPAGNON, (Barthes et al., 1987) ou em
Bibliotecrios, Arquivistas e Enciclopdia Antoine Leitura. In ROMANO, texto Barthes (1987) ou
Documentalistas, 1987, p. 39). Ruggiero (dir.) Enciclopdia Einaudi: com referncia de pgina
oral-escrito argumentao.- Lisboa: (Barthes, 1987, p. 201).
Documentos Audio Bibliotecas e Arquivos. Informao (Bibliotecas e Arquivos. INCM, 1987. Vol. 11, pp. 184-206.
/ Video / CD-ROM para a Cidadania, o desenvolvi- Informao para a Cida-
mento e a Inovao: actas. (2007). dania, o desenvolvimento
Lisboa, APBAD [1 CD-ROM]. e a Inovao, 2007).

36 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Teoria e Prtica da Cincia da Informao 37
Tipo de Documento Referncia Bibliogrfica Citao no texto Referncias e Bibliografia
Actas de Congressos CONGRESSO NACIONAL DE (Congresso Nacional de
BIBLIOTECRIOS; ARQUIVISTAS E Bibliotecrios, Arquivistas e Aquino, Mirian de Albuquerque (org.). (2002). O Campo da Cincia da Infor-
DOCUMENTALISTAS, 2, Coimbra, Documentalistas, 1987) ou
1987 A integrao europeia: em texto Congresso Nacional
mao: gnese, conexes e especificidades. Joo Pessoa, Editora Universitria.
um desafio informao: actas. de Bibliotecrios, Arquivistas Arajo, Carlos Alberto vila (2009). Correntes tericas da cincia da infor-
Coimbra: Minerva, 1987. e Documentalistas (1987) mao Cincia da Informao, Braslia, vol. 38, p. 192-204. [Em linha]. Dis-
ou com referncia de pgina
ponvel em: <http://www.scielo.br/pdf/ci/v38n3/v38n3a13.pdf>.
(Congresso Nacional de
Bibliotecrios, Arquivistas e Bell, Daniel (1973). The Coming of Post-Industrial Society: A Venture in So-
Documentalistas, 1987, p. 39). cial Forecasting, New York: Basic Books.
Documentos Audio CONGRESSO NACIONAL DE (Bibliotecas e Arquivos. Bell, Judith (1997). Como realizar um projecto de investigao. Guia para a
/ Video / CD-ROM BIBLIOTECRIOS; ARQUIVISTAS Informao para a Cidadania, pesquisa em Cincias Sociais e da Educao, Lisboa, Gradiva, 1997.
E DOCUMENTALISTAS, 9, Aores- o desenvolvimento e
Capurro, Rafael (2003). Epistemologia e Cincia da Informao. V Encontro
Ponta Delgada, 2007 Bibliotecas e a Inovao, 2007).
Arquivos. Informao para a Cidadania, Nacional de Pesquisa em Cincia da Informao, Belo Horizonte. [Em linha].
o desenvolvimento e a Inovao: Disponvel em: <www.capurro.de/enancib_p.htm>.
actas. Lisboa: APBAD. 1 CD-ROM Castells, Manuel (2005). La era de la informacin (vol. 1): Economa, Sociedad
Teses e provas MONTEIRO; Helena Matos A (Monteiro, 1997) ou em y Cultura. La Sociedad Red, Madrid: Alianza Editorial (1 edio de 1997).
acadmicas Chancelaria Rgia e os seus oficiais texto Monteiro (1997) ou
Cohn, Ronald e Russel, Jesse (2012). Paul Otlet, s/l, VSD.
(1464-1465), 2 vols., Porto: Faculdade com referncia de pgina
de Letras -Universidade do Porto, (Monteiro, 1997, I, p. 47). Freire, Gustavo Henrique (2006). Cincia da Informao: Temtica, histrias
1997. Dissertao de Mestrado. e fundamentos. [Em linha]. Disponvel em:
Artigos em CENTENO, Maria Joo Instabilidade (Centeno, 2001). <http://www.scielo.br/pdf/pci/v11n1/v11n1a02.pdf>.
documentos vs complexidade. Biblioteca on-line de Le Coadic, Yves-Franois (1996). A Cincia da Informao, Braslia, Briquet
eletrnicos, revistas, cincias da comunicao. [Em linha].
de Lemos.
jornais (2001), p. 1-3. [Consult.11 Nov. 2005].
Le Coadic, Yves-Franois (2004). Quest-ce qui fait Science dans Science de
Disponvel na Internet:
lInformation?. [Em linha]. Disponvel em:
<http://www.bocc.ubi.pt/pag/cent
eno-maria-joaoinstabilidade. <http://prisma.cetac.up.pt/artigospdf/4_quest_ce_qui_fait_science_dans_
pdf>. ISSN 1646-3137. science_de_linformation_yves_francois_le_coadic.pdf>.
Documentos DECRETO-LEI n143-A/2008. (Decreto-Lei 143/08). Le Goff, Jacques (1984). Documento / Monumento. In: Enciclopdia Einau-
Legislativos D.R. I Srie. 143 (08.07.25) di. Vol. 1 - Memria-Histria. Lisboa, Imprensa Nacional-Casa da Moeda, p.
95-106.
Nota final: A ilustrao sumria dos modelos de referenciao bibliogrfica expostos no exclui Lessard-Hrbert, M.; Goyette, G. e Botin, Grard. (2005). A Investigao Qua-
a consulta das normas portuguesas de referenciao bibliogrfica citadas na bibliografia. litativa. Fundamentos e prticas, Lisboa, Instituto Piaget.
Lyotard, Jean-Franois (1979). La Condition Postmoderne, Paris: Les ditions
de Minuits.
Mostafa, Solange Puntel (2005). Cincia da Informao e suas relaes com
outras reas. [Em linha]. Disponvel em: <http://www.marilia.unesp.br/
Home/Extensao/CEDHUM/texto03.pdf>.
NP 405-1.1994> (1995). Informao e Documentao. Norma Portuguesa: in-
formao e documentao: referncias bibliogrficas: documentos impres-
sos. Lisboa, Instituto Portugus da Qualidade.

38 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Teoria e Prtica da Cincia da Informao 39
NP 405-2. (1998). Informao e Documentao. Norma Portuguesa: infor- Tecnologias de
mao e documentao: referncias bibliogrficas: parte 2: materiais no
livram. Lisboa, Instituto Portugus da Qualidade. Informao Documental:
NP 405-3. (2000). Informao e Documentao. Norma Portuguesa: infor-
mao e documentao: referncias bibliogrficas: parte 3: documentos no impacte do digital
publicados. Lisboa, Instituto Portugus de Qualidade. Lus Borges Gouveia
NP 405-4. (2002). Informao e Documentao. Norma Portuguesa: infor-
mao e documentao: referncias bibliogrficas: parte 4: documentos
electrnicos. Lisboa, Instituto Portugus de Qualidade. [Em linha]. Disponvel
em: <http://www.fd.unl.pt/docentes_docs/ma/mhb_MA_14005.pdf>.
Ortega, Cristina Dotta (2009). A Documentao como uma das origens da Ci-
ncia da Informao e base frtil para a sua fundamentao, Brasilian Journal
of Information Science, v.3, n.1, p. 3-35, jan./jun. 2009. [Em linha]. Dispon-
vel em: <http://www2.marilia.unesp.br/revistas/index.php/bjis>.
Ribeiro, Fernanda (2001). Os Arquivos na era ps-custodial: reflexes sobre
a mudana que urge operar. [Em linha]. Disponvel em: <http://ler.letras.
up.pt/uploads/ficheiros/artigo10091.pdf>.
Rousseau, Jean-Yves; Couture, Carol (1998). Os fundamentos da disciplina
arquivstica. Lisboa, Dom Quixote.
Silva, Armando Malheiro da (2004). Arquivos familiares e pessoais. Bases
cientficas para aplicao do modelo sistmico e interactivo. [Em linha]. Dis-
ponvel em: <http://ler.letras.up.pt/uploads/ficheiros/4083.pdf>.
Silva, Armando Malheiro da; Ribeiro, Fernanda (2002). Das cincias docu-
mentais Cincia da Informao: ensaio epistemolgico para um novo mo-
delo curricular, Santa Maria da Feira: Edies Afrontamento.
Sousa, Paulo (2005). O nascimento da Cincia da Informao. [Em linha]. Dis-
ponvel em: <http://ciencia-da-informacao.blogspot.com/2005/07/o-nasci-
mento-da-cincia-da-informao.html>.

40 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO


---
1. Introduo Resumo
2. O digital
3. A Sociedade da Informao
O presente texto prope uma primeira abordagem aos conceitos associados com
3.1. As implicaes da
Sociedade da Informao as tecnologias de informao e de como estas tecnologias proporcionam uma
4. Discusso de impacte nova dimenso para o digital, enquadrando o seu estudo num mbito mais alar-
4.1. As competncias bsicas gado que a mera preocupao tecnolgica. O crescente recurso ao digital veio
dos indivduos proporcionar novas oportunidades e tambm novos desafios para gerir a infor-
4.2. O potencial organizacional
mao que se encontra disponvel e deve ser organizada no mbito da actividade
4.3. O factor extra
5. Dados, informao humana. Neste contexto so introduzidos os conceitos de Sociedade da Infor-
e conhecimento mao e as perspectivas que decorrem da explorao de dados, informao e
6. A Gesto da Informao conhecimento e que recorrem, de forma cada vez mais crescente e intensiva ao
7. Consideraes finais uso de computadores e redes.

1. Introduo

Do ponto de vista histrico, os incios de sculo tem sido, para a nossa civiliza-
o, perodos de grande mudana e transformao. O incio do Sc. XXI no tem
sido excepo. As transformaes em curso na actividade humana, muito por
culpa dos avanos tecnolgicos e do acelerar da renovao do conhecimento (em
ritmos nunca antes sentidos), so imensas e tem como efeito um perodo de mu-
dana permanente (que tem decorrido nestes ltimos anos) para os hbitos dos
indivduos e para a natureza e actividade das organizaes.

Esta mudana tem introduzido enormes desafios que se traduzem tambm em


grandes oportunidades, mas tambm riscos e ameaas que tornam mais visveis
vulnerabilidades: algumas conjunturais, outras, resultado de mudanas e trans-
formaes realizadas a um ritmo mais rpido que o da prpria capacidade de
apenas em algumas geraes de cidados, se ser capaz de compreender fen-
menos e comportamentos em aparente descontinuidade. So exemplos, o ritmo
de introduo de novas tecnologias e servios como se pode verificar com a tele-
viso, cuja vulgarizao demorou dcadas, em comparao com a Internet que
se generalizou em pouco mais de 5 anos (ou outros servios mais recentes que
obtiveram um mercado de mais de 5 milhes de utilizadores em ainda menos
tempo mesmo com escalas e nmeros de utilizadores largamente superiores
a estes 5 milhes). As tecnologias referidas tiveram um impacte tremendo em
hbitos e comportamentos humanos, com mudana ao nvel das economias e
da forma como os indivduos percepcionam a realidade e comunicam entre si,
o que provoca inevitavelmente transformaes sociais agora mais rpidas e
com desfecho bem menos controlvel (se que outrora existiu essa possibilidade

Tecnologias de Informao Documental: impacte do digital 43


de controle). Um exemplo mais recente o fenmeno associado com o micro- vam um sector estvel de actividade. Este sector era complementado pelo hbito
bloging Twitter que em pouco mais de meio ano conseguiu taxas de adeso e tradio da troca de fotografias e seces de visualizao conjunta e, muitas
que a prpria Internet tinha vencido em 5 anos (10 vezes mais tempo) e que in- vezes, em famlia das fotografias de determinada viagem, evento ou frias pro-
duziram inclusive mudanas de regimes como as sentidas e que ainda decorrem gramadas. O digital veio alterar tudo isto!
referentes designada primavera rabe.
De facto, o impacte da fotografia digital foi enorme. Do ponto de vista econmico
No entanto, a preocupao com a tecnologia deve ser tomada em perspectiva e de (basta ver a modificao do negcio nas lojas especializadas); dos processos as-
forma mais acessria que os pequenos ciclos temporais parecem querer impor. sociados com a obteno das fotografias (tirar uma ou muitas fotografias tem o
Mais importante, so as transformaes de comportamento e de competncias mesmo custo de realizao, no existe revelao e a impresso pode ser realizada
associadas com os recursos humanos e o modo como o devir mostra a apropria- em casa); com o prprio conceito de fotografias (agora muitas delas nem chegam
o de ferramentas, gerando novas formas de fazer coisas velhas de um modo a ser colocadas em papel); e dos comportamentos (onde as fotos so visualizadas
que lenta, mas seguramente, faz mudana e cuja transformao muitas vezes e partilhadas por meios electrnicos).
difcil de avaliar e detectar por quem a vive. Neste contexto, importa o estudo do
digital e do seu impacte para as tecnologias de informao. Um bom exemplo o que ocorreu nas frias grandes de 2009, em que foi adqui-
rida uma nova mquina fotogrfica digital com caractersticas de interessantes,
mas preo acessvel (com grande autonomia de bateria; regulvel; modular; leve
2. O Digital e com grande monitor de visualizao) e com um preo inferior a 100 euros e que
inclua uma carta de memria que permite registar 1350 fotografias a uma reso-
Quando se discute o impacte do digital entendido como a representao de luo normal para os padres actuais e ainda um adaptador extra para facilitar
base electrnica da informao, com recurso a computadores e redes devem a sua transferncia para o computador (entretanto tornado obsoleto pela gene-
ser tomados dois dos conceitos essenciais ao indivduo e sua percepo da rea- ralizao do seu suporte nos computadores pessoais e portteis mais recentes).
lidade: o espao e o tempo. Ambos so referenciais importantes para o conceito
de fronteira. Em consequncia, as fotografias desse Vero ficaram a um custo semelhante
daquele que foi dispendido em anos passados apenas na revelao (incluindo a
De facto, verifica-se que um dos corolrios do recurso ao digital uma mudana mquina e um disco externo para guardar as fotografias). Obviamente no era a
profunda nos hbitos e na forma como os indivduos manipulam a informao. primeira mquina digital, mas aps os primeiros anos em que estas se vulgariza-
Um exemplo simples o das mquinas fotogrficas. At ao advento do digital, o ram, a sua complexidade e respectiva manipulao tornou-se to mais simples que
produto final a fotografia era obtido na maioria dos casos aps o processo de a nova compra, mesmo sendo de baixo custo, se revelou melhor, mais fcil de usar
obteno da imagem e necessitava de intermedirios. Possua um custo elevado e capaz de responder s necessidades dos utilizadores em pouco tempo. Acima de
(ainda maior se tomarmos o custo de oportunidade); obrigava a adquirir um rolo tudo, demonstrou que a indstria da fotografia, entretanto se adaptou ao digital
de negativos e gerir o lote de exposies que este oferecia (poderamos sempre a nova mquina tem uma marca que o revela: Kodak! (apesar desta converso,
descartar as restantes fotografias, mas todos nos lembramos de rolos que, quan- a mesma no chegou e em 2012, a Kodak apesar de todo o seu passado e tradio
do revelados, continham fotografias de momentos que j passaram h muito, no na rea da fotografia, declarava falncia). Adicionalmente, foi possvel em poucos
tendo sido captado pela objectiva); em geral, s depois de ocorrido o momento passos retirar o carto de memria e colocar no computador as fotografias que
que poderamos verificar que as fotografias foram de facto as adequadas (muitas foram visualizadas em famlia ao fim do dia em que foram tiradas (constituindo
vezes perdendo-se a oportunidade de as repetir). De qualquer modo, a fotografia um ponto de convvio e de interesse partilhado, onde se seleccionavam, comenta-
analgica prosperou e desenvolveu uma indstria em seu torno. Para os mais vam e descartavam as mltiplas fotografias). Ainda um pormenor, a visualizao
velhos, quem no se lembra de poder comprar rolos de fotografia em qualquer ocorria como um diaporama de qualidade, com transies e fundo musical, com
lado e principalmente em pontos de atraco turstica. A existncia de inmeras uma interveno mnima do utilizador, proporcionado pela existncia no digital
lojas de revelao e comrcio especializado com a fotografia tambm denuncia- das fotografia e integrao com aplicaes que permitiam o seu uso.

44 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Tecnologias de Informao Documental: impacte do digital 45
Existem no entanto alguns inconvenientes: ao fim de algum tempo, gerir a quan- uso da informao no pode ser devidamente considerado sem o entendimento
tidade de fotografias pode ser complicado e consome tempo, bem como ocupa deste contexto.
espao de memria (que apesar de cada vez mais barato, exige um esforo de
organizao). Desta forma, na bagagem de frias comearam a tomar lugar di-
versos artigos electrnicos e respectivos transformadores (actualmente o deitar, 3. A Sociedade da Informao
alm de lavar os dentes, exige o assegurar que telemvel, leitor mp3, porttil,
mquina fotogrfica, etc. sejam carregados de forma a estarem disponveis para A Sociedade da Informao est baseada nas Tecnologias de Informao e Comu-
a mobilidade, no dia seguinte). nicao (TICs) que envolvem a aquisio, o armazenamento, o processamento e
a distribuio da informao por meios electrnicos, como a rdio, a televiso, o
Este exemplo da mquina fotogrfica um exemplo simples, mas que ilustra telefone (mais tradicionais) e os computadores e redes (cones do nosso tempo),
as implicaes do digital. De algum modo, estas transformaes em hbitos, entre outros.
comportamentos, prticas, custos, organizao e mtodos associados, esto a
modificar a forma como trabalhamos, nos divertimos, aprendemos e tem neces- Essas tecnologias no transformam a sociedade por si s, mas so utilizadas
sariamente de o fazer na forma como organizamos e gerimos a informao. Mas pelas pessoas nos seus contextos sociais, econmicos e polticos, criando novas
no foi s o qu, que mudou: mudou tambm o onde e o quando, alterando comunidades locais e globais, que se organizam de um modo diverso do que tra-
em consequncia as nossas noes de espao e tempo. dicionalmente estamos habituados no contexto da sociedade ocidental do ps
II Guerra mundial. Por se encontrarem ainda em construo, so muitas vezes
Um outro factor que tambm contribui para esta alterao a globalizao. chamadas emergentes.
Numa perspectiva simplificada, possvel apresentar a Globalizao como um
fenmeno de disperso ou exploso de saber e fazer com origens em todos os Mais recentemente e atendendo ao carcter meramente funcional da informao,
pontos do globo que atinge pessoas individuais, populaes, Estados, unies de foram surgindo novas propostas de designao para os fenmenos sociais asso-
Estados e os cinco continentes, com influncia ao nvel social, poltico e econmi- ciados Sociedade da Informao. A informao suporta ou reduz a incerteza da
co e transversal a todas as sociedades (Gouveia et al., 2008). deciso, mas no se traduz na prpria aco. A importncia do conhecimento e
dos indivduos como motores do desenvolvimento e produo de informao e
A Globalizao um fenmeno em acelerao permanente, enquanto resulta- concretizadores da aco leva a que surjam as designaes como Sociedade do
do acumulado das sucessivas e constantes transformaes conducentes a novos Conhecimento ou Sociedade da Informao e do Conhecimento. Embora actu-
Estados de mltipla interconexo escala internacional, atravs da integrao almente se utilize com maior frequncia estas ltimas designaes, os conceitos
internacional dos fluxos comerciais de bens e de servios, da crescente interliga- associados e as propostas no plano terico apresentadas para a Sociedade da
o e complexidade dos investimentos estrangeiros (directos ou indirectos), de Informao mantm-se vlidas.
migraes multidireccionais em crescendo e da emergncia da economia digital
e exploso comunicacional (Gouveia et al., 2008). O conceito de Sociedade da Informao surgiu dos trabalhos de Alain Touraine
(1969) e Daniel Bell (1973) sobre as influncias dos avanos tecnolgicos nas
A metfora da aldeia global extremamente realista: as ondas de choque de relaes de poder, identificando a informao como ponto central da socieda-
um pequeno tremor de terra poltico no Mdio Oriente tm hoje um efeito medi- de contempornea. Existem diversas perspectivas que, ao longo do tempo, tem
tico no Ocidente incomparavelmente mais acentuado do que tinham h trinta tornado o conceito mais rico e central nas polticas de desenvolvimento social e
anos a esta parte (Gouveia et al., 2008). Valores como a estabilidade, a liberda- econmico em muitas zonas do globo. Um exemplo so os pensamentos crticos
de, a segurana e a prosperidade s sero consistentes e duradouros se forem de Noam Chomsky (1994) para quem a Sociedade da Informao tambm fruto
partilhados abrindo caminho ao que Castells (2001) muitas vezes refere na da Globalizao econmica (contribuindo para ela), a fim de promover maior cir-
sua defesa de uma sociedade organizada em rede, onde se assiste ao primado da culao de capital e informao nas mos de grandes grupos empresariais, mui-
informao: a sociedade informacional. Desta forma, o recurso ao digital e o tos deles multinacionais e transnacionais e que so os arquitectos da sociedade

46 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Tecnologias de Informao Documental: impacte do digital 47
global. Neste sentido, a Sociedade da Informao serve a uma nova classe que entre estes e instituies, recorrendo a prticas e mtodos em construo perma-
deseja defender as suas posies de poder sobre os mercados, com base na ideia nente colocando o digital e a mudana como elementos centrais, desta trans-
de liberdade de comercializar, e ignorando sistematicamente o problema das formao.
profundas desigualdades em matria de comunicaes entre os pases ricos e
pobres. Nesta perspectiva, existe um alerta para o risco de incrementar as desi- A Sociedade da Informao tambm uma Sociedade da Informao e Conhe-
gualdades entre includos e excludos que podem originar importantes processos cimento como que querendo emendar a excessiva conotao de individualismo
de excluso, extremamente complexos, tais como a desertificao demogrfica, a e de efmero que est associado informao (Gouveia, 2006). A informao,
deslocalizao ou o empobrecimento de actividades de alto valor acrescentado, a enquanto material de apoio deciso e aco, est sujeita a um enquadramen-
concentrao de competncias e de actividades econmicas e, ainda, a igualiza- to contexto que lhe d valor e utilidade. O conhecimento por ser, em grande
o de actividades e de prticas com o consequente enfraquecimento das regies parte, resultado da partilha colectiva de significados, necessariamente constru-
com menor capacidade, levando perda do seu conhecimento prprio (muitas do em sociedade, promovendo valores como a colaborao, a partilha e a inte-
vezes associado com a cultura ou, em alternativa, com a sua capacidade de gerar raco, independentemente de qualquer tipo de filiao (Gouveia, 2006). Desta
novo conhecimento, normalmente por via das Instituies de Ensino Superior e forma, podem ser enumeradas as seguintes caractersticas para a Sociedade da
de Investigao e Desenvolvimento). Informao (Gouveia, 2006):

Conscientes das implicaes sociais e econmicas de maior nvel, vamos no en- Utilizao da informao como recurso
tanto, prosseguir com os aspectos associados com o seu impacte ao nvel mais estratgico (o primado da informao);
operacional. Assim, a Sociedade da Informao enquanto conceito, utilizada Utilizao intensiva das Tecnologias de Informao
para descrever uma sociedade e economia que faz o melhor uso possvel das e Comunicao (a tecnologia);
Tecnologias de Informao e Comunicao no sentido de lidar com a infor- Baseada na interaco predominantemente digital entre
mao e que toma esta como elemento central de toda a actividade humana indivduos e instituies (a interaco como forma
(Castells, 2001). prevalente de contacto, em detrimento da relao);
Recorrer a formas diversas de fazer as (mesmas e novas)
Numa Sociedade da Informao, as pessoas aproveitam as vantagens das tecno- coisas, baseadas no digital (a desmaterializao).
logias em todos os aspectos das suas vidas: no trabalho, em casa e no lazer. Ocor-
rncias destas tecnologias so a utilizao das caixas automticas para levantar
dinheiro e outras operaes bancrias, os telemveis, o teletexto na televiso, a 3.1. As implicaes da Sociedade da Informao
utilizao do servio de telecpia (fax), ou ainda as mquinas fotogrficas digi-
tais j referidas, mas tambm outros servios de comunicao de dados, como a So diversas as implicaes da Sociedade da Informao. Inevitavelmente, exis-
Internet e o correio electrnico e, mais recentemente, a crescente utilizao de tem tambm implicaes de carcter poltico. Existem autores, como Ramonet
sistemas de vigilncia vdeo, de controlo de trfego, ou de bilhtica, associados (2002), para quem as Tecnologias de Informao e Comunicao jogam um
aos transportes pblicos ou visveis em estdios desportivos. Apesar de tudo, no papel ideolgico central para domesticar o pensamento. Este autor, da mesma
a tecnologia o elemento crucial, mas sim o que esta pode potenciar nas relaes forma que advoga a influncia das TICs na sociedade, defende igualmente que
entre indivduos e indivduos e organizaes e a alterao de prticas e da conse- a riqueza das naes resultado, no sculo XXI, da massa cinzenta, do saber,
quente actividade econmica geradora de valor. da informao, da capacidade de inovao e j no da produo e das matrias-
-primas (Ramonet, 2002) isto embora ainda a importncia dos recursos asso-
Uma definio mais operacional para Sociedade da Informao avanada por ciados com a energia, como o petrleo e o gs.
Gouveia e Gaio (2004), que defendem que se trata de uma sociedade que recorre
predominantemente s Tecnologias de Informao e Comunicao para a troca Parece pois existir a tentao de tomar as TICs como ptimas oportunidades
de informao em formato digital, suportando a interaco entre indivduos e para moldar novos hbitos e influenciar comportamentos profissionais e mes-

48 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Tecnologias de Informao Documental: impacte do digital 49
mo sociais. Neste contexto, existe, entre a multiplicidade de autores influentes Al Gore defendeu que o poder das tecnologias deveria ser orientado para que
sobre o tema da Sociedade da Informao, dos quais se selecionam alguns dos o seu uso servisse o fortalecimento dos valores tradicionais da sociedade. Al
que merecem uma maior ateno. Deste modo, so sugeridos, para um maior Gore foi um dos primeiros defensores da existncia de uma infra-estrutura
aprofundamento das suas contribuies para o uso do digital e na influncia das de comunicao de dados de alta velocidade e entendeu bem cedo como esta
aplicaes dos computadores e redes: viso poderia levar ao incremento do desenvolvimento econmico e social
dos Estados Unidos;
Donald Norman: O campeo da usabilidade e dos factores humanos na tecno- Marshall McLuhan: Conhecido pelas suas vises originais sobre os media
logia (http://www.jnd.org/). A maior a parte dos problemas que o desenvol- (http://www.marshallmcluhan.com/). Defensor de que somos ns que
vimento de produtos seguros, mais fiveis e fceis de usar e entender enfrenta, moldamos as nossas ferramentas e depois, elas nos moldam a ns. Adicio-
no so tecnolgicos: so sociais e organizacionais. Divulgou e contribuiu para nalmente avanou que se se acelerar uma estrutura alm de um certo li-
a popularizao dos conceitos de usabilidade e de artefacto de informao; mite, ela pode colapsar, impondo limites vertigem com que se pode lidar
Pierre Lvy: O terico da redefinio das relaes humanos com o espao com a informao. Foi o idelogo da revoluo da informao e contribuiu
e tempo digitais e o virtual (http://www.youtube.com/watch?v=_DOSAf_ para o conhecimento actual dos modos mentais, grficos, mapas e meios de
esws). Defensor de que o digital e o uso intensivo de computadores e redes aprendizagem prtica que so correntes na nossa sociedade para lidar com
proporcionam uma nova dimenso de interaco que economicamente e o que ele prprio designou ser a idade da informao. McLuhan tambm
socialmente tangvel. Contribuiu para a noo que o virtual redefine as no- conhecido por ter introduzido os conceitos associados s frases: o meio a
es de tempo, espao e a prpria noo de conhecimento; mensagem e aldeia global. De todos os estes autores, o mais antigo e
Nicolas Negroponte: O evangelizador do uso das TIC para o dia a dia, popu- que precede os restantes;
larizando o digital como primeira opo para lidar com a informao (http:// Derrick de Kerckhove: Terico do Interface e da mediao pela tecnologia
web.media.mit.edu/~nicholas/). Fui ele quem introduziu o conceito de pas- (http://www.mcluhan.utoronto.ca/derrickdekerckhove.htm). Na sua obra
sagem dos tomos aos bits e escreveu uma obra de divulgao do digital com The Skin of Culture sugere que a sbita modificao sem preparao e o
enorme impacto (apesar de estar actualmente algo datada): Ser Digital. Defen- aumento de ritmo de mudana, pode levar desintegrao e quebras do sis-
sor de que a interaco com o mundo real cada vez mais um processo com tema (algo muito semelhante ao que refere McLuhan, de quem discpulo).
uma relao de espao fsico e espao virtual, onde a importncia dos tomos Acrescenta que um dos problemas dos meios electrnicos (em especial com
cede progressivamente lugar ao mundo dos bits, da informao digital; as redes) ser quase impossvel esconder qualquer coisa. Algo que seja se-
Paul Saffo: O homem das previses na tecnologia e na Internet (http://www. creto ou esteja escondido tende a ser aberto. Neste contexto, um ambiente
saffo.com/). Defende que o uso de tecnologias de informao segue uma cur- electrnico amplifica a emoo em vez da resposta racional e que quando a
va S: A maioria das tecnologias exige 20 anos de maturao, para se tornar informao se move a uma velocidade electrnica, os mundos das tendncias
um sucesso de uso generalizado (o fundo do S), a que se sucede uma linha e dos rumores transformam-se no mundo real.
longa de evoluo at que, 20 anos depois, desaparecem, so substitudas Manuel Castells: um dos autores mais influentes, quando se fala sobre a
ou evoluem (a parte final do S). Defensor de que, no que respeita Internet, Sociedade da Informao, embora ele prprio no utilize esse termo, mas
estamos ainda na sua infncia todas as ocorrncias que estamos a viver so sim Sociedade em Rede (http://www.indiana.edu/~tisj/readers/full-
ainda o seu incio e que estamos deriva num mar de informao, que temos -text/14-4%20Stalder.html). Para ele, o ltimo quarto do sc. XX viveu uma
de navegar com ferramentas que esto longe de serem as adequadas. Esteve revoluo tecnolgica que transformou o nosso modo de pensar, de produzir,
ligado ao Institute for the future (http://www.iftf.org), que realiza estudos de consumir, de vender, de questionar, de comunicar, de viver e morrer, com
de prospectiva e avaliao de tecnologias futuras; todas essas modificaes a geraram grandes mudanas na produtividade.
Al Gore: No seu discurso de 1994, enquanto Vice-presidente dos EUA, in- um dos consultores mais requisitados escala global (http://globetrotter.
troduziu a vontade poltica de criao de uma infra-estrutura de informao berkeley.edu/people/Castells/castells-con0.html).
de alto desempenho como estratgica para o futuro dos EUA (as designadas
auto-estradas de informao http://www.ibiblio.org/icky/speech2.html).

50 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Tecnologias de Informao Documental: impacte do digital 51
4. Discusso de impacte At ao advento da Internet, os compradores deparavam-se com muitos obstcu-
los para obter os melhores preos e servios. Essa pesquisa era consumidora de
Embora na Sociedade da Informao, os recursos sejam a informao e as tecno- tempo e todos, desde o produtor ao retalhista, protegiam a informao como se
logias associadas informao e comunicao, os aspectos essenciais relacio- fossem as jias da coroa como refere a sabedoria popular: o segredo a alma
nados com este novo paradigma de sociedade devem ser analisados em funo do negcio. Para muitas empresas, a ignorncia dos clientes era um gerador de
dos produtores e consumidores de informao os indivduos. O papel das receita (Hof, 1999). Actualmente, verifica-se que a informao partilhada e o
tecnologias essencialmente o papel de mediador, o que ainda reforado na conhecimento que protegido.
transio para a sociedade do conhecimento, onde a interaco entre indivduos
adquire um papel de maior relevo. A difuso de informao e uma maior liberdade de acesso, associada com maio-
res hbitos de partilha de informao vieram modificar estes princpios e tornar
Desta forma, importa tomar uma perspectiva de satisfao de procura na anlise a Internet instrumental no que diz respeito ao uso de informao em actividades
de impacto das tecnologias e das suas aplicaes. Em muitas tecnologias emer- econmicas. Gerou-se assim uma corrida ao fomento do uso da Internet como
gentes, verifica-se que o seu potencial s conhecido aps a sua apropriao tecnologia potenciadora de maior produtividade.
por parte dos indivduos. Essa apropriao nem sempre ocorre de acordo com o
esperado ou planeado, mas o resultado de prticas, aspectos culturais e conhe- No entanto, como defende Gordan (2000), a limitao fundamental da contri-
cimento do utilizador ou grupos de utilizadores. Em consequncia, diferentes buio da produtividade dos computadores e redes, em geral, e da Internet, em
locais, a diferentes tempos possuem naturalmente diferentes e variados tipos de particular, reside na tenso entre o rpido e exponencial crescimento de capa-
apropriao de tecnologia. cidade de memria e de processamento e a restrio das 24 horas por dia, em
tempo humano (este constitui um dos desafios que exige uma nova percepo
A lgica associada apropriao da tecnologia tambm uma lgica de mercado, do conceito de tempo e da sua relao com o espao, tendo o digital como agen-
onde a oferta tem necessariamente de seguir a procura e onde a procura , em te, com capacidade de induzir mudanas profundas, no previsveis, destes dois
limite, quase individualizada e resultado da percepo que cada indivduo pos- conceitos). Actualmente, todos temos de reaprender a gerir o tempo, gerir as
sui de como pode resolver os seus problemas. Apenas em infra-estruturas muito nossas tarefas e a gerir a informao num mundo digital tal tem de gerar, ine-
especificas se poder esperar que um investimento orientado oferta possa ter vitavelmente, novo conhecimento.
os resultados esperados. Sempre que se pretende envolver mudana, novas pr-
ticas e comportamentos, a observao e anlise da procura e tentativa de lhe dar A medio da economia digital no fcil, nem consensual. Numa srie de rela-
resposta so essenciais. Desta forma, os mecanismos de oferta tem de garantir trios com grande credibilidade, publicados nos Estados Unidos, so utilizadas
diferentes graus de sofisticao e propor, de forma diferenciada, propostas de cinco dimenses chave para a nova economia dos Estados: (1) trabalhos especia-
valor que so utilizadas numa lgica de resoluo de problemas individuais a lizados; (2) Globalizao; (3) dinamismo econmico; (4) economia digital; e (5)
orientao central da oferta de servios pblicos deve ser o de permitir o self capacidade de inovao (Atkinson e Correa, 2007). O ndice proposto, designado
service (auto-servio) a indivduos, com competncias para os utilizar, de forma por new economy index, inclui uma composio de medidas do conhecimento
a reinventar tempos, espaos e locais de interaco. e da inovao, medidas de conectividade e uso de tecnologia, ligaes esca-
la global e internacionalizao e as medidas de empreendedorismo (Atkinson
Desta forma, importante associar a Sociedade da Informao, alm do impacto e Correa, 2007). Verifica-se assim que muitas das palavras-chave actualmente
social, com a gerao de riqueza, tornando o conceito de produtividade essencial. associadas com o desenvolvimento econmico (da produtividade inovao e
A produtividade medida com resultados por unidade de vrios insumos, como agora, tambm criatividade) se constituem como blocos da construo da So-
a energia e o capital constitui-se como a principal medida do progresso econ- ciedade da Informao.
mico (Hof, 1999). O conceito aplica-se melhor a resultados tangveis (produtos
manufacturados) do que intangveis como o caso dos servios.

52 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Tecnologias de Informao Documental: impacte do digital 53
4.1. As competncias bsicas dos indivduos No entanto, mesmo possuindo as competncias necessrias, no condio su-
ficiente, embora necessria, para tirar partido do novo contexto que se est a
Um dos aspectos essenciais quando se visa a sofisticao de meios para lidar com a materializar com a confluncia da Sociedade da Informao e da Globalizao.
nova economia, saber da possibilidade de acompanhamento e da capacidade dos Existe tambm a necessidade de considerar os comportamentos de cada indiv-
recursos humanos conseguirem entender e explorar a oferta de meios existente. duo e os comportamentos de grupo, dos indivduos. Muitos dos servios de base
digital dependem em grande medida do grau de ligao que permite, com outros
Assim, um dos aspectos essenciais para o sucesso de um Estado moderno asse- indivduos e com outros dispositivos, bem como o grau de mediao digital in-
gurar a adequao do seu potencial humano a perfis que permitam responder s corporada (quer entre indivduos de um grupo, quer entre grupos).
exigncias da nova economia.
O conceito de conectividade define o grau de relacionamento directo que pos-
No contexto de uma discusso recente sobre o tema das competncias e da sua svel estabelecer entre indivduos. Por exemplo, o uso de telemveis foi em parte
contribuio para a Construo da Sociedade da Informao, foi reforada a ne- um grande sucesso, tambm porque desde logo foi possvel ter conectividade
cessidade de imposio de novas literacias, nomeadamente a literacia informa- com os telefones da rede fixa e desse modo, permitir a conectividade com uma
cional e a literacia cientfica, como competncias horizontais para a sociedade e base alargada de utilizadores (oferecendo novas funcionalidades a um grupo de
no apenas como competncias verticais, associadas com grupos de especialistas utilizadores j existente). Desta forma, so privilegiados servios de rede que
(APDSI, 2009). Adicionalmente, foram avanados trs aspectos essenciais, en- permitem uma maior conectividade e que tem vantagem sobre aqueles que exi-
volvidos na promoo e desenvolvimento de competncias: pessoas; tecnologia jam a criao de novas comunidades de raiz (e que tem ainda de considerar o
e governao, correspondendo aos grupos primordiais que operacionalizam um tempo e esforo para as desenvolver e, posteriormente, ainda mais, para as man-
sistema de informao que se pretende que seja adequado a uma nova realidade ter). Esta uma das promessas das redes de nova gerao: mudana em conti-
que inclua um nmero crescente de indivduos com as competncias necessrias nuidade, mas com novas funcionalidade que, se espera, possam introduzir novas
para lidar com a Sociedade da Informao e os seus desafios (APDSI, 2009). potencialidades.

A Tabela 1 apresenta uma listagem que prope as competncias associadas com Assim, o recurso e explorao de comportamentos que sejam prtica usual e que
o indivduo na Sociedade da Informao, demonstrando o aumento de exigncia possam ser recuperados para a nova economia, mesmo que beneficiem de novas
de qualificao e formao de indivduos numa sociedade que valoriza o conhe- competncias ou contextos de utilizao, permitem uma maior facilidade de ga-
cimento e a sua gerao de uma forma nunca antes atingida. rantia de adeso, demonstrando as vantagens de fazer evoluir em continuidade
servios e facilidades para a sua rpida adopo tanto mais uma realidade em
Designao Competncias tempos de crise econmica.
Saber ler
Literacia bsica
Saber escrever No contexto do indivduo, uma das maiores motivaes para a adopo de pr-
Literacia funcional
Saber interpretar ticas da nova economia est relacionada com a presso colocada na actividade
Saber compreender profissional. sobejamente conhecida a natural resistncia mudana por parte
Saber negociar
Literacia comunicacional dos indivduos. A mudana est associada passagem do conforto de prticas
Saber colaborar
Saber utilizar (computadores e redes)
mais ou menos dominadas e assimiladas para o desconhecido (apesar de todos
Literacia tecnolgica os discursos, a mudana provoca resistncia...). Desta forma, estas resistncias
Saber fazer (com computadores e redes)
Saber reconhecer (dados e informao) devem ser tomadas em linha de conta, devendo ser criadas as condies para
Processar a informao
Saber classificar (dados e informao) a realizao de processos de mudana confortveis e que permitam aos indiv-
Identificar informao crtica
Saber escolher (dados e informao) duos reconhecer minimamente linhas de continuidade, que possam identificar,
Saber seleccionar (dados e informao)
fomentando transformaes rpidas e eficazes melhor pouco e delimitado, de
Tabela 1: Competncias do indivduo na Sociedade da Informao (Gouveia, 2006)

54 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Tecnologias de Informao Documental: impacte do digital 55
cada vez, ao invs de uma maior complexidade, mesmo com a oferta de inmeras duos). Este fenmeno tem tambm sido seguido pelos Estados que se encontram
funcionalidades, que confundem mais do que auxiliam. num processo de rpida modificao, oferecendo uma administrao pblica
central e local de base digital associada com os conceitos de e-government
De forma a satisfazer a mxima: mais rpido, com mais qualidade e a menor (Gouveia, 2004).
custo, existe uma presso constante de meios de suporte actividade profissional
para tornar possvel manter nveis de produtividade competitivos. Num futuro O impacte da virtualizao na actividade na organizao leva a que seja necess-
prximo, esta procura da produtividade estar fortemente centrada nos indiv- rio implementar nveis de controlo adequado para manter a actividade coerente
duos, no desenvolvimento de relaes que potenciem as suas competncias, os e integrada. Associado necessidade de implementar os mecanismos adequados
seus comportamentos e o uso de meios e informao ao seu dispor. Nas activi- aos nveis de controlo para uma cadeia de valor desmaterializada, tambm exi-
dades do dia-a-dia, cada indivduo ter de seleccionar os meios que lhe permi- gido que a actividade de gesto e governo seja repensada de forma a lidar com
tem ser o mais possvel produtivo, quer no plano profissional, quer no plano da contextos fortemente caracterizados por serem dinmicos, distribudos e esta-
aprendizagem, ou mesmo no aproveitamento de tempo e de relacionamentos da rem sujeitos a variaes quase instantneas, promovidas pela imediaticidade da
sua vida pessoal. Estas so as promessas do digital e a crescente importncia integrao, do digital e da vulgarizao de redes e computadores.
do estabelecimento de redes cujo valor est em crescimento paradoxalmente
so tambm os grandes desafios. Quando associadas com as redes de interesse Esta realidade leva a que sejam repensados os modelos de governao (que re-
estabelecidas entre indivduos ou organizaes e indivduos, Fukuyama (1999) presentam os relacionamentos de poder entre os diferentes actores) de forma a
atribui a designao de capital social ao seu potencial. garantir a monitorizao e a capacidade de interveno dos gestores e respons-
veis dos diferentes nveis de uma organizao.

4.2. O potencial organizacional No contexto das organizaes, o recurso ao digital justifica-se essencialmente
por quatro factores de valor (Kalakota e Robinson, 2001):
O impacte das Tecnologias de Informao e Comunicao por demais conheci-
do ao nvel das organizaes. Tanto pela simples introduo de computadores e Velocidade de servio ou tempo de resposta: proporcionar um servio mais
redes, criando infra-estruturas de suporte ao processamento, armazenamento e rpido, um tempo de resposta menor, que leva a que seja considerada a al-
comunicao de informao, como pelo suporte da funo sistemas de informao ternativa que o proporciona como mais adequada;
e pela integrao de diferentes sistemas que permitem assegurar uma memria Convenincia: assegurar a satisfao das necessidades num menor nmero
organizacional e o suporte actividade do negcio; o relacionamento dos recursos possvel de interaces, levando a que todo o ciclo de fornecimento esteja o
humanos; as prticas especficas de negcio, bem como as tecnologias de suporte mais integrado e operacional possvel;
gerao de riqueza. Todas estas aplicaes incluem uma crescente componente de Personalizao: cada utilizador/cliente gosta de ser tratado como um indi-
informao (em quantidade, em complexidade e em relacionamento). vduo nico, esperando que a oferta tenha em ateno as suas necessidades
especficas e que as satisfaa;
Por exemplo, a introduo de prticas de Negcio Electrnico esto associadas Preo: este factor clssico continua a ser bastante importante. Preos atracti-
com a virtualizao da cadeia de valor, conforme descrito por Kalakota e Ro- vos que sejam os adequados para o nvel de servio fornecido so os de maior
binson (2001). A completa integrao de sistemas baseados em computadores potencial e, quanto mais baixos forem, mais assegurado est o seu sucesso.
e redes, para lidar com fornecedores e clientes, mas tambm com a actividade
de produo e servio associada com a prpria organizao, permite repensar o Nas organizaes, os conceitos de valor, de eficcia e eficincia foram sempre
que pode ser subcontratado, deslocalizado ou desmaterializado, numa proposta uma preocupao recorrente. Alm das novas oportunidades que lhe esto as-
de virtualizao da actividade de uma organizao que acaba por ser uma das sociadas, o recurso ao digital tambm realizado muitas vezes por questes que
caractersticas essenciais do Negcio Electrnico (eliminando as fronteiras tradi- se prendem com ganhos associadas a um ou mais de um destes trs conceitos
cionais da organizao e o seu relacionamento com outras organizaes e indiv- (valor, eficcia e eficincia).

56 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Tecnologias de Informao Documental: impacte do digital 57
O grau de cumprimento dos resultados pretendidos define a eficcia de uma or- bem mais fcil o valor, a eficcia e a eficincia de uma operao. Essa facilidade
ganizao. Assim, tanto mais eficaz quando mais forem atingidos os objecti- torna possvel, por sua vez, implementar a mudana de modelos de negcio de
vos pretendidos pela organizao. O grau de eficcia resultado da avaliao forma mais fcil e controlada o que torna o digital, no uma opo, mas um
dos resultados da organizao. Um outro aspecto organizacional importante o requisito, tambm pelo potencial e facilidade com que premite a recolha de
esforo recorrente de utilizar da melhor forma os recursos que esto ao dispor dados e informao.
da organizao. O grau de utilizao e explorao destes recursos fornece um
indicador de eficincia que informa at que ponto a capacidade potencial dos
recursos existentes na organizao explorada. Considere-se um espao fsico, 4.3. O factor extra: a relao do digital com o espao
como um servio de atendimento. Se for tomado o seu tempo mdio de utilizao e o tempo
como o tempo em que est aberto ao pblico, possvel obter uma medida que
indique que possui um tempo de exposio de 50% do dia (indicando um perodo Entendido o territrio como o espao fsico e social onde indivduos e organiza-
de abertura de 12 horas comparando com o tempo de exposio de um equi- es interagem para desenvolver as suas actividades, melhor se percebe o po-
valente virtual que de 100%, isto , 24 horas por dia. Naturalmente que podem tencial e a influncia do digital. expectvel que para os indivduos exista uma
ser tomados outros critrios que constituem os pressupostos, sendo que a nica dimenso profissional e outra social e que, para ambas, seja procurada a satis-
regra o seu uso constante e coerente, devidamente especificados). fao de necessidades especficas num espao fsico delimitado (apelando a dois
princpios que nos tornam seres humanos: o facto de os seres humanos serem
Noutras situaes, como por exemplo, em muitos negcios de explorao de re- eminentemente sociais e o de o ambiente real ser o espao fsico para a sua exis-
des e de comunicao, o tempo deixou de ser uma medida til, sendo substitudo tncia o local onde habitam e trabalho).
pela forma como se aproveita esse mesmo tempo. O rcio ARPU (Average Reve-
nue per Unit) define o retorno que realizado por unidade de tempo. Considere- Em consequncia, uma parte aprecivel das actividades dos indivduos , consi-
-se um servio mvel de telefone; nele esto includos diversos servios, sendo derando a maioria da populao, realizada em reas de interveno em torno das
que num mesmo perodo de tempo, um utilizador/cliente pode consumir voz, suas zonas de trabalho ou de residncia. As organizaes, elas prprias consti-
mensagens e outros servios de valor acrescentado, pelo que o consumo reali- tuem-se como actores deste processo, pela escolha dos seus espaos de operao,
zado pode possuir um custo situado em intervalos de valores significativos. A influenciando, mas tambm como receptores da situao existente, sendo in-
medida ARPU, tem como objectivo fornecer um indicador da eficincia de utili- fluenciadas pela sua localizao e capacidade de mobilidade no territrio em que
zao da infra-estrutura de comunicaes e servios, de modo a comparar qual o se inserem. Este conceito de mobilidade tambm um candidato mudana pelo
potencial extrado de uma rede por unidade de tempo. digital. Desta forma, as noes de espao e de tempo podem sofrer uma reinven-
o pelo uso intensivo do virtual e das Tecnologias de Informao e Comunicao.
Valor, eficcia e eficincia traduzem as preocupaes operacionais das organi-
zaes no sentido de obterem os resultados pretendidos para a sua existncia. No aspecto mais imediato, o conceito de proximidade adquire novos contornos,
O que entendido como sendo o objectivo mximo de cada organizao, varia e em que um indivduo estar mais prximo no em funo do espao e do tempo
condiciona a anlise que efectuada com os indicadores de valor, eficcia e efici- como factores de identificao dessa proximidade, mas sim considerando os fac-
ncia. O prprio objectivo ltimo de uma organizao que actualmente aceite, tores de informao e funcionalidade de servios, que permitem satisfazer uma
tambm pode ser questionado. necessidade de acordo com a mxima anywhere, anytime, anyhow (em qual-
quer lugar, a qualquer momento, de qualquer forma).
A transformao das organizaes: do lucro e da distribuio de dividendos
para o desenvolvimento sustentvel (organizaes lucrativas versos organiza- A anlise das implicaes de agregar, com o digital, o virtual e o real tem de ter
es como comunidades) uma das tendncias que so discutidas actualmen- em ateno o exerccio de verificao de como o espao e o tempo so transfor-
te. De igual forma, o facto de a informao estar disponvel em formato digital, mados de modo a que garantam os referenciais de equilbrio e bem-estar para
de existir conectividade, torna possvel a um dado instante avaliar de forma cada indivduo. Mas tambm tem de considerar os necessrios nveis de con-

58 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Tecnologias de Informao Documental: impacte do digital 59
trolo e enquadramento da monitorizao das suas actividades um aspecto de e assegure aspectos de funcionalidade, disponibilidade de dados, mas tambm
equilbrio difcil e que se traduz num elemento de grande sensibilidade poltica de segurana e de reconhecimento do perfil de utilizador e suas caractersticas.
(quais os limites dos direitos, liberdades e garantias quanto ao uso de informao
por parte de indivduos e organizaes) questes sempre complexas, como
possvel verificar em aspectos como a identidade digital, o uso de videovigilncia 5. Dados, informao e conhecimento
em locais pblicos ou o carto nico. Alguns destes aspectos esto, no contexto
portugus, sob a guarda da Comisso Nacional de Proteco de Dados (CNPD O conhecimento constitui-se como um activo essencial neste novo tipo de eco-
http://www.cnpd.pt) organismo central e com capacidade de marcar o ritmo do nomia. Amaral et al. (2007) descrevem trs caractersticas que definem o co-
desenvolvimento, por via do exerccio das suas competncias, da Sociedade da nhecimento, enquanto bem econmica: ser um bem no rival; ser parcialmente
Informao em Portugal. exclusivo; e ser cumulativo.

Tendo o digital como referncia, possvel considerar transformaes para o A combinao destas caractersticas pode potenciar sinergias de grande inten-
espao e para o tempo que constituem oportunidades, mas tambm desafios que sidade, s limitadas pelo facto do conhecimento ser parcialmente localizvel e
tem de ser acautelados: ser fragmentado e disperso, isto , existe a necessidade de mapear fisicamente
Espao: entendido como proximidade e facilidade de alcance. A distncia os locais fsicos da sua ocorrncia, revelando assim a importncia do territrio.
actualmente optimizada pela sequncia de aco, isto , medimos distncias
em funo da sua proximidade e actuamos em conformidade com a percep- Estes autores acrescentam ainda que a produo de conhecimento poder ser ob-
o que temos do espao; tido atravs de modelos de busca ou coordenao, quer digitais quer presenciais,
Tempo: indica a capacidade de reaco, a demora para a tomada de deciso proporcionando quatro combinaes possveis (Tabela 2).
ou aco. Deixa de ser medida nas tradicionais unidades de tempo, pois cada
indivduo, pelas suas caractersticas, possui um tempo prprio de reaco, Modelos Tradicional Digital
de aprendizagem e, claro est, de criao e desenvolvimento. Mais que o
Busca Investigao & Aprender a fazer
tempo absoluto, a sua comparao com outros que o define a comparabi-
desenvolvimento
lidade torna-se assim uma palavra-chave (como se pode depreender da cada (modelo da cincia)
vez maior utilizao de tcnicas de benchmarking comparando a nossa
Coordenao Integrao formal Integrao informal
capacidade de realizar, com a dos nossos concorrentes).

Desta forma, alm de computadores e redes e outros dispositivos como os tele- Tabela 2: Modelos de produo de conhecimento (Amaral et al., 2007).
mveis, necessrio acrescentar os espaos inteligentes que ofeream funcio-
nalidades e agreguem, com base no digital, o virtual e o real e assegurem que os Um aspecto essencial da Economia do Conhecimento a sua relao com a in-
indivduos tenham opo de escolha do seu espao e do seu tempo. formao. De facto, nem toda a informao igual e, entre o seu uso corrente
e uma perspectiva mais rigorosa, possvel distinguir quatro nveis diferentes,
Enquadrar estas propostas com o territrio parece constituir um factor impor- possuidores de caractersticas prprias e adequados para diferentes tipos de re-
tante, aliando os tomos e integrando-os com os bits em contrapartida com a presentao, servindo igualmente diferentes propsitos. Ao contnuo de dados,
proposta de Nicolas Negroponte (1995) que propunha uma passagem gradual informao, conhecimento e sabedoria possvel associar uma elaborao cres-
dos tomos aos bits. Esta parece ser uma das maiores promessas do digital: a cente de abstraco e estrutura, conforme o ilustrado na Figura 1.
integrao do mundo do conhecimento e da sua representao, com o mundo
real, num mesmo espao contnuo. Imagine-se um espao de interaco fsico,
mas tambm complementado com o virtual que permita informao de contexto

60 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Tecnologias de Informao Documental: impacte do digital 61
central. De facto, como colocado num dos relatrios dos Encontros da Arrbi-
da, promovidos pela Associao para a Promoo e Desenvolvimento da Socie-
dade da Informao (APDSI), o indivduo passa a ser o ponto focal, pois nele
que se concentra a informao e o conhecimento, elementos indispensveis para
o funcionamento das actuais estruturas econmica, poltica, social ou cultural
(APDSI, 2003).

Desta forma, o acesso a redes no fsicas assume particular importncia. Entre a


multiplicidade de redes, as redes de conhecimento esto entre as de maior inte-
resse. O Conhecimento pode ser definido como uma mistura fluida de experin-
cias organizadas, valores, informao contextual e perspectivas de especialistas
que proporcionam um quadro da realidade para avaliar e incorporar novas ex-
perincias e informao. O conhecimento originado e aplicado nas mentes dos
Figura 1: Dados, informao, conhecimento e sabedoria (Gouveia, 2009) profissionais de uma organizao. Nas organizaes, torna-se frequentemente
embebido no apenas em documentos ou repositrios, mas tambm em roti-
De forma bastante simplificada, poderemos afirmar que dados combinados nas da organizao, nos seus processos, prticas e normas (Dalkir, 2005) logo
geram informao. A informao colocada no devido contexto e organizada igualmente dependente do grau de digitalizao alcanado para assegurar a re-
segundo modelos passveis de serem enunciados forma o conhecimento. E, co- colha, o acesso e a recuperao de dados e informao.
nhecimento, combinado com experincia e capacidade de juzo e um leque alar-
gado de competncias, proporciona sabedoria. Os dados, simplificam a realidade Davenport e Prusak (1998) propem que a informao possa ser transformada
e permitem a sua manipulao de forma estruturada. A deciso suportada pela em conhecimento por meio da comparao, do estudo das consequncias e dos
informao e necessita desta para a tornar possvel. No entanto, ser informado relacionamentos, mas tambm do dilogo e da interaco. Esta ltima afirma-
no permite, acto contnuo, a realizao da aco para tal necessrio conhe- o demonstra a igual importncia de os sistemas de informao considerarem
cimento. J a sabedoria permite um alto nvel de abstraco que facilita a capa- a componente humana e a sua interaco apesar (e sobretudo) da crescente di-
cidade de (pr)viso ou viso estratgica proporcionando, por exemplo, prticas gitalizao e avanos tecnolgicos associados com as tecnologias de informao
de anteviso ou de inovao. e comunicao.

Nas organizaes, depois da preocupao com os sistemas, seguidamente com


os processos e, mais recentemente com os contedos, surge agora a preocupa- 6. A Gesto da Informao
o com a semntica. A convergncia de contedos, tornada possvel por via da
integrao de servios proporcionados por computadores e redes, possibilitou o Para tirar partido do potencial de computadores e redes, necessrio que seja as-
atingir de um estdio de integrao elevado. Actualmente, muitas das preocu- segurado o tratamento, organizao e preservao da informao, tanto ao nvel
paes de gesto da informao esto centradas na interoperabilidade, de modo do indivduo, como, mais desafiante e crucial, ao nvel das prprias organizaes.
a permitir que, independentemente dos contextos particulares, seja possvel o
relacionamento e a troca de dados e informao entre diferentes aplicaes, os A Gesto da Informao (deve ser) uma das preocupaes das organizaes
indivduos e as organizaes que os exploram. A convergncia semntica cru- mais informadas e activas do ponto de vista econmico. Tambm decorrente do
cial para o desenvolvimento e sofisticao de redes com valor econmico. mercado e mesmo como resposta e adeso descomplexada globalizao, con-
dio necessria (obviamente, no suficiente) o atingir de um estado de matu-
Da discusso do digital e do seu impacte um aspecto ressalta: a necessidade de ridade no uso das tecnologias de informao e comunicao e dos sistemas de
considerar o indivduo como um dos actores a quem deve ser atribudo um papel informao que ajude a lidar, de um modo mais inteligente, com a informao.

62 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Tecnologias de Informao Documental: impacte do digital 63
Tradicionalmente, a informao tem, no que concerne as organizaes, um carc- confidencialidade (o que obtido de quem). Este equilbrio, regulado por polti-
ter estratgico na medida que suporta a deciso dos seus profissionais e permite cas internas, por questes de tica tambm, cada vez mais sujeito a normas e
o regular e normal funcionamento da actividade a que se prope. Do conjunto de regulamentaes diversas impostas por meios legais.
actividades realizadas e das interaces entre profissionais da organizao, entre
estes e com parceiros exteriores organizao, desenvolvida uma dinmica de A informao, quer como recurso, quer como activo, serve essencialmente o
trocas que se designa de um modo genrico como sendo o fluxo de informao. propsito de promover o conhecimento e de o capacitar para a aco. Isto ,
Parte importante dos esforos realizados pelos sistemas de informao asse- sem o devido conhecimento e as pessoas competentes para o exercer, a utilidade
gurar o fluxo de informao de modo a servir profissionais e parceiros de uma da informao fica bastante limitada e a aco subsequente na organizao no
organizao e a sustentar a operacionalizao do seu negcio. corresponde aos investimentos realizados em sistemas e infra-estruturas para
lidar com a informao. Deste modo, necessrio considerar, no contexto das
No entanto, com a crescente dependncia da informao e com a incorporao preocupaes com a Gesto da Informao, os recursos humanos e as suas com-
tambm crescente de computadores e redes, o lidar com a informao foi-se petncias. Em especial, essencial a capacidade que profissionais e cada vez mais
tornando mais complexo e sofisticado. Este crescendo trouxe uma evoluo que parceiros de uma dada organizao, possuem tanto para processar informao,
exige uma aproximao cada vez mais profissional e abrangente informao, como de lidar com esta, no que concerne seleco, escolha e utilizao do que
desde as questes associadas com a sua criao e descarte, at responsabiliza- informao crtica para os mesmos. Estas competncias precisam de ser desen-
o e segurana associadas. volvidas e normalmente esto associadas com a experincia e no so formal-
mente adquiridas ou explicitadas em cada organizao.
Resolvidas as questes essenciais relacionadas com o acesso da informao, as-
pectos muito associados com as preocupaes da Gesto da Informao numa No contexto actual em que as organizaes possuem uma elevada dependncia
poca em que estas estavam especialmente concentradas em considerar a infor- de factores externos e uma presso constante para dar resposta a estes factores,
mao como um recurso, estamos actualmente confrontados com a urgncia da cada vez mais comum tambm uma orientao para o exterior no que concer-
informao como um activo. A informao tambm tomada como um activo, ne ao uso de informao. Assim, lidar com a informao passar pela criao de
quer pelo seu valor directo para o negcio, quer, mais recentemente, pelo valor de mecanismos de relao da informao interna com a externa, pela facilidade de
oportunidade associado com a eficcia da deciso no negcio. Em especial, a de- integrar sistemas e tecnologias e pela flexibilizao de acesso de parceiros, sejam
ciso tomada na actividade, permitida pelo acesso a informao mais sensvel e estes fornecedores ou clientes, com o fluxo de informao da organizao, do
contextualizada para o negcio, mas tambm mais prxima de cada profissional qual tero necessariamente de fazer parte levando novos desafios de segurana.
e partilhada por um nmero crescente de decisores envolvidos na sua produo,
avaliao e consumo. A sua disponibilidade e qualidade, implica de um modo Desta forma, a Gesto da Informao tem de ser reinventada tendo em conta
cada vez maior com o custo real da deciso e com os resultados obtidos. uma deslocao do seu eixo de actuao da organizao para as relaes entre
a organizao e os seus parceiros. Esta mudana torna necessrio resolver de
Deste modo, a relao com a tomada de deciso altera-se. Cada decisor torna-se forma pblica e normalizada diversas questes como o caso de relevncia (in-
consumidor, mas tambm produtor e tal exige um ciclo de informao devida- formao crtica, acessria, complementar, etc.), de persistncia (informao a
mente adaptado, flexvel e capaz de responder s solicitaes internas e asse- descartar, a guardar temporariamente, a arquivar, etc.), de segurana (informa-
gurar o acesso externo em segurana, quando e onde se exigir. Parte do esforo o pblica, sensvel, etc.), de acesso (quem usa, quando usa, em que nvel, etc.) e
associado Gesto da Informao agora concentrado em baixar barreiras aos de operacionalidade (como manipula, em que formato, com que detalhe, etc.). As
produtores e consumidores de informao, tratando de questes de coerncia, tecnologias de informao documental tem de dar resposta a estas solicitaes.
redundncia e qualidade de informao por via de meios automticos. Estas fa-
cilidades tem de garantir um equilbrio entre os meios colocados ao dispor para
assegurar a rastreabilidade (quem fez o qu, e quando) e auditabilidade (o que
foi feito) tendo em ateno as questes de privacidade (quem acede ao qu) e

64 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Tecnologias de Informao Documental: impacte do digital 65
7. Consideraes finais De toda esta complexidade necessrio preservar a memria e a capacidade de
gerir a informao documental associada, ganha enorme relevncia. esse um
A complexidade e o facto de os conceitos de espao e tempo serem to centrais dos impactes do digital.
a todos os aspectos da actividade humana torna-os omnipresentes e justifica a
razo pela qual o digital enquanto representao da realidade que nos rodeia, De igual forma, as relaes de poder e a forma de indivduos e organizaes inte-
tenha que interpretar esses mesmos conceitos. ragirem estarem em mutao e cada vez mais mediadas por formas de organiza-
o em rede. Um exemplo so os media sociais, cujo impacte do conceito de rede
Como resultado, verificamos que a realidade, consubstanciada pelo espao fsico discutido em Gouveia (2009).
que composta por um contnuo de espao e tempo, estendida pelo digital.
Essa modificao, mais do que uma representao directa permite transgredir No essencial, prope-se a defesa de que o digital exige novas e mais complexas
algumas da regras do espao fsico. Assim, obtemos uma maior elasticidade no propostas para gerir a informao que aproveitem as oportunidades e exigncias
recurso tempo, no estando limitados pelo tempo humano e tendo como re- de um contexto econmico, social e poltico que se est a formar no final desta
curso adicional o tempo virtual que amplifica o tempo disponvel e aumenta a primeira dcada do Sc XXI e que potenciam os relacionamentos que compu-
oportunidade de realizao ou ainda permite melhorar o tempo de reaco. Em tadores e redes proporcionam para a actividade humana para o efeito, temos
conjugao com o uso de computadores e redes escala global, so permitidos que assegurar o recurso a tecnologias de informao documental adequadas e de
fenmenos como o uso sincronizado de jornadas de trabalho em diferentes fusos repensar muitas das prticas existentes.
horrios, expandindo os dias e repetindo cada hora humana at um mximo de
24 horas (com ganhos evidentes, entre os quais ganhos potenciais de produti-
vidade e de diminuir o tempo de reaco). assim inevitvel que se recorra ao
digital para a representao de informao e em resultado, ao uso intensivo de
tecnologias de informao e comunicao.

No entanto, no contexto do digital e da Sociedade da Informao, a importncia


do territrio fundamental, sendo o elemento catalisador para a concentrao
de recursos e gerao de conhecimento paradoxo do territrio (Gouveia, 2004)
apesar da imaterialidade e no territorialidade do digital, este fortalecido e
potenciado pela sua existncia. Diversos autores defendem igualmente esta pers-
pectiva e a necessidade de se considerar uma classe criativa que, trabalhando em
rede global, se concentra em zonas de proximidade (Gaggi e Narduzzi, 2006) o
que torna ainda mais crtica a necessidade de gerir a informao e garantir todos
os aspectos com esta relacionados, nomeadamente as questes associadas com a
informao de natureza documental.

De material que era, a economia tornou-se tambm imaterial e actua agora num
contexto globalizado em que a procura mais importante que a oferta. Os produ-
tores com fronteiras bem definidas e capazes de identificar um sistema comum
de interesses e valores a defender vai-se dissolvendo cada vez mais no universo
indistinto dos consumidores (Gaggi e Narduzzi, 2006). A Globalizao provocou
convulses econmicas e sociais que esto a transformar e a redistribuir capacida-
de econmica por todo o globo e fora das tradicionais zonas do hemisfrio norte.

66 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Tecnologias de Informao Documental: impacte do digital 67
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68 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Tecnologias de Informao Documental: impacte do digital 69
ORGANIZAO
E DESCRIO
DA INFORMAO
Maria Joo Cruz
Instrues para Catalogao de Monografias,
Publicaes em Srie e Material No Livro Resumo

O objectivo ltimo de qualquer unidade documental o de garantir o acesso


--- informao, muitas vezes antecipando a procura, atravs da disponibilizao e
1. Catalogao: conceito 7. Regras para a descrio divulgao dos seus fundos documentais. Para que tal seja possvel, compete aos
e objectivos bibliogrfica de publicaes em profissionais desta rea o domnio das tcnicas documentais essenciais ao bom
1.1. Catlogo: funo e srie: instrues terico-prticas desenvolvimento das actividades que fazem parte do dia-a-dia de qualquer uni-
tipos de catlogos 7.1. Zona de ttulo e meno dade documental, nomeadamente das bibliotecas. A mais antiga dessas tcnicas
1.2. Evoluo histrica da de responsabilidade
catalogao: da antiguidade
a catalogao, que se aplica no s a documentos em formato livro, como a
7.2. Zona da edio
catalogao moderna 7.3. Zona de numerao
outro tipo de documentos que, pela sua diversidade e caractersticas, constituem
2. Normalizao aplicada 7.4. Zona do p de imprensa um fundo documental parte designado por Material No Livro. de instrues
documentao 7.5. Zona da colao bsicas para a prtica da catalogao que versa o presente texto. Optou-se por
2.1. As ISBDs 7.6. Zona da coleco dividi-lo em trs partes, a primeira dedicada aos documentos impressos - mo-
2.2. As Regras Portuguesas de 7.7. Zona das notas
Catalogao: objectivos
nografias e publicaes em srie - a segunda a documentos no livro - grficos,
7.8. Zona do Nmero Internacional
e princpios gerais Normalizado das Publicaes
visuais e sonoros - e a terceira apresentao de imagens de exemplificao, de
2.3. Entradas: conceito e em Srie (ISSN) e das forma a facilitar uma melhor compreenso das instrues expostas. Para a cata-
tipos de entradas modalidades de aquisio logao das monografias e das publicaes em srie seguimos de perto as Regras
3. Descrio bibliogrfica 7.9. Entrada principal das Portuguesas de Catalogao, e para as outras categorias documentais, as orien-
de monografias publicaes em srie
4. Regras para a descrio
taes da ISBD (NBM)- International Standard Bibliographic Description for
8. Material No Livro: conceito
bibliogrfica de monografias: e especificidades do MNL
Non-Book Materials. Com estas instrues pretende-se facultar os ensinamentos
instrues terico-prticas 8.1. Normalizao na terico prticos essenciais ao tratamento tcnico destes tipos de documentos.
4.1. Zona do ttulo e meno descrio do MNL
de responsabilidade 8.2. Fontes de informao
4.1.1. Ttulo prprio 8.3. Correspondncia entre
4.1.2. Ttulo paralelo
1. Catalogao: conceito e objectivos
a designao genrica e
4.1.3. Informao de outro ttulo especfica do material
4.1.4. Meno de responsabilidade 9. Descrio bibliogrfica do MNL Numa unidade documental - biblioteca, servio ou centro de documentao -
4.2. Zona da edio 9.1. Entradas principais de entre as actividades envolvidas na criao, processamento e disseminao da
4.3. Zona de numerao e secundrias informao, ou seja, as actividades da responsabilidade do profissional da infor-
4.4. Zona do p de imprensa 10. Descrio bibliogrfica
4.5. Zona da colao
mao enquanto organizador e facilitador do acesso informao, destacamos a
de Material Grfico
4.6. Zona da coleco 10.1. Descrio bibliogrfica de
catalogao como uma prtica essencial e incontornvel ao fim ltimo a que se
4.7. Zona das notas Material Grfico: exemplos destina toda a informao, ou seja, a sua divulgao.
4.8. Zona do Nmero 11. Descrio bibliogrfica
Internacional Normalizado de Registo Vdeo A catalogao consiste no processo de descrever os elementos informativos
dos Livros (ISBN) e das 11.1. Descrio bibliogrfica de
modalidades de aquisio
que permitem identificar um documento, independentemente do seu suporte
Registo Vdeo: exemplos
5. Determinao e forma 12. Descrio bibliogrfica
fsico e estabelecer os pontos de acesso (autoria, ttulos ou temticos) que fa-
do cabealho de Registo Sonoro cilitem a recuperao desse mesmo documento. A catalogao tem a ver com
5.1. Entrada principal por autor 12.1. Descrio bibliogrfica de ordem, lgica, objectividade, indicao precisa e consistente, e necessita, em
5.2. Entrada principal pelo ttulo Registo Sonoro: exemplos consequncia, de mecanismos que assegurem esses atributos. A catalogao
6. Cabealhos especiais 13. Referncias e Bibliografia
6.1. Certas publicaes
assenta em regras para garantir esses objectivos. A catalogao permite dar

legislativas e judiciais Anexo: imagens de
resposta a questes, tais como:
exemplificao
Organizao e Descrio da Informao 73
O romance Os Maias de Ea de Queirs existe nesta biblioteca?
Que edies existem desta obra?
O que tem sobre Picasso?
Que obras tem de Eduardo Agualusa?
H outro formato disponvel para alm do impresso?

A catalogao um procedimento tcnico que faz parte de um processo mais


amplo e que habitualmente conhecido por circuito do documento ou Cadeia
Documental.

A Cadeia Documental consiste no processo de ordem lgica, constitudo por Figura 1: Tipos de catlogos
operaes sucessivas e at certo ponto encadeadas, que decorre entre o registo
de entrada de um documento at sua disponibilizao ao pblico. Fazem parte
deste percurso as operaes de tratamento tcnico - catalogao - e de anlise Pelo seu sistema de ordenao:
documental - indexao e classificao - sem as quais no seria possvel cumprir- Catlogo alfabtico de autores e obras annimas
-se o objectivo ltimo a que qualquer documento se prope - o da difuso. Fases Catlogo alfabtico de ttulos
da Cadeia Documental: 1 - Seleco das fontes de informao necessrias aos Catlogo de matrias (alfabtico ou sistemtico)
utilizadores, aquisio e registo dos documentos; 2 - Tratamento documental Catlogo topogrfico
- catalogao, classificao e armazenamento da informao previamente selec-
cionada; 3 - Difuso da informao - transmisso da informao identificada Pela sua forma:
para os utilizadores, eventualmente atravs de novas publicaes. Fichas
Listas
O produto final da catalogao o catlogo. On-line ou CD-ROM

1.1. Catlogo: funo e tipos de catlogos 1.2. Evoluo histrica da catalogao:


da Antiguidade catalogao moderna
O catlogo consiste no conjunto de registos dos documentos de uma coleco,
tambm designados entradas, cujo principal objectivo facilitar a identificao Considerando que a catalogao era e continua a ser um passo prvio a qualquer
e a localizao de um documento do qual previamente conhecemos o autor, o organizao posterior dentro de uma biblioteca, podemos afirmar que a evoluo
ttulo ou a matria de que tratam. histrica da catalogao coincidiu de certa forma com a evoluo histrica das bi-
bliotecas. Deste ponto de vista, podemos considerar as seguintes grandes etapas:
Tipos de catlogos:
Antiguidade
Pela sua extenso:
Colectivos (se renem registos bibliogrficos de vrias unidades documentais) As bibliotecas eram essencialmente depsitos de tesouros bibliogrficos e os pro-
Gerais (contm registos de todo o tipo de materiais existentes numa unidade fissionais que a trabalhavam eram bibliotecrios eruditos, cuja principal funo
documental) era estudar e sobretudo conservar esses depsitos. So deste perodo a famosa
Especiais (com registos de uma s classe de documentos ou de fundos que biblioteca de Alexandria, a de Assurbanipal e as bibliotecas romanas do Pala-
j esto contidos noutro catlogo geral - de incunbulos, impressores, etc.) tino. Na maioria destas bibliotecas j existiam catlogos, mas uma vez que no

74 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Organizao e Descrio da Informao 75


havia nem cdigos, nem instrues para a realizao dos catlogos, esse trabalho Revoluo francesa (1789-1792)
ficava ao critrio pessoal de cada catalogador.
Durante este perodo, de um s golpe, milhes de volumes passaram a ser pro-
Idade Mdia (sculos V-XV) priedade do Estado; importantes coleces reunidas durante sculos foram
confiscadas, dando origem criao de um grande nmero de bibliotecas espe-
Neste perodo destacam-se as bibliotecas dos conventos, verdadeiros depsitos cializadas, transformao da Biblioteca do Rei em Biblioteca Nacional; cria-
da cultura da poca. Foi durante a Idade Mdia que se desenvolveu a biblioteco- o de muitas bibliotecas pblicas que acabaram por converter-se em bibliotecas
nomia, entendida somente como a arte de conservar os tesouros das bibliotecas municipais. nestas circunstncias que surge o cdigo catalogrfico de 1791, que
e os catlogos como meio imprescindvel para o controle dos seus fundos. A ideia estabelece como norma obrigatria o encabeamento por autor e inclui regras
da biblioteca como meio difusor da cultura estava completamente posta de parte, concretas para o acesso aos documentos. Prescreve tambm que o catlogo deve-
at porque eram muito poucos os que sabiam ler. Com a inveno da imprensa r ser em forma de fichas. A importncia histrica deste cdigo reside no facto de
por Gutenberg no sc. XV, aparecem os primeiros catlogos impressos, que no pela primeira vez, se estabelecerem normas para a catalogao descritiva, apli-
se diferenciavam muito dos catlogos manuscritos da Antiguidade. cadas escala nacional.

Renascimento Catalogao moderna

No Renascimento comea a perfilar-se a funo profissional dos bibliotecrios, A catalogao moderna tem o seu incio em meados do sc. XIX e coincide com
associada a um notvel desenvolvimento das letras. At ao sc. XVI os fundos o aparecimento das bibliotecas pblicas nos pases anglo-saxnicos, facto que
documentais estavam organizados segundo grandes classes de assuntos ou, no resulta de alteraes sociais provocadas pelas ideias revolucionrias do sculo
raras vezes, por ordem de chegada dos documentos ou por autores. em meados anterior e que favoreceram a socializao da cultura.A dcada de 1870 nos Es-
do sc. XVI que comea a observar-se as primeiras tentativas de implantao de tados Unidos ficou conhecida como o boom bibliotecrio. A maioria das cida-
rudimentares regras de catalogao.No sc. XVII desenvolveram-se as bibliote- des mais destacadas do pas, ou j tinham ou estavam a criar a sua biblioteca
cas das principais ordens monsticas da Europa e as grandes bibliotecas reais pblica. A catalogao moderna marcada pela cooperao anglo-americana,
que, posteriormente, deram origem s grandes bibliotecas nacionais. nos finais nomeadamente atravs da criao de estruturas organizativas e de controlo do
do sc. XVII que surge o primeiro catlogo dicionrio rudimentar, entendido este mundo bibliotecrio, promotoras de avanos cientficos neste sector, tais como
como uma lista ordenada alfabeticamente por autores, ttulos e assuntos, permi- a ALA (American Library Association) e a sua congnere britnica LA (Library
tindo aceder obra a partir de diferentes pontos de vista. Association). Em 1929 realiza-se em Roma o I Congresso Mundial de Bibliotecas.
Em 1961 realiza-se a Conferncia de Paris e surge o programa base da IFLA (In-
ternational Federation of Library Associations), programa a longo prazo, deno-
minado CBU-Controle Bibliogrfico Universal com sede na British Library. Com
este programa pretendia-se que cada servio nacional de catalogao assumisse
a responsabilidade de adquirir as novas publicaes editadas no seu territrio,
as catalogasse e distribusse a outros pases. a criao de um sistema mundial
para controlo e troca de informao. Em 1967, num esforo conjunto, a ALA e
a LA publicam a primeira edio das AACR (Anglo-American Cataloguing Ru-
les) que rapidamente se desactualizaram, j que em 1971 a IFLA comeou a pu-
blicar as ISBDs (International Standard Bibliographic Description) que seriam
o instrumento normalizador utilizado para dar cumprimento ao Programa de
Controle Bibliogrfico Universal (CBU). Impunha-se em definitivo a normaliza-
Figura 2: Scriptorum o no domnio da documentao.Na dcada de 60, nas bibliotecas americanas

76 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Organizao e Descrio da Informao 77


comeam a ser introduzidos os computadores, que vo revolucionar todo o pro- .As vrias ISBDs:
cesso de tratamento documental. Entre 1966 e 1968, a Biblioteca do Congresso ISBD(G), para todo o tipo de materiais, teve notvel influncia no desenvol-
faz experimentar o formato MARC (Machine-Readable Cataloguing), formato de vimento das vrias ISBD
troca internacional de dados bibliogrficos legveis por computador e que veio a ISBD(CM) para material cartogrfico
ser consignado pela norma ISO 2709. A partir dos anos 70, tambm nos Estados ISBD(NBM) para material no livro
Unidos, aparecem os sistemas on-line, tambm conhecidos por sistemas inte- ISBD(M) para monografias
ractivos, dotados de um ecr e um teclado que permitiam o dilogo. O formato ISBD(S) para publicaes em srie
MARC revelou algumas falhas e aps vrios estudos, em 1977 a IFLA publicou o ISBD(A) para publicaes antigas
UNIMARC para a descrio bibliogrfica de monografias e publicaes em srie. ISBD(PM) para musica impressa
ISBD(ER) para recursos electrnicos
ISBD(CP) para partes de uma publicao
2. Normalizao aplicada documentao A ISBD(CR) para publicaes em srie e outros recursos contnuos

pela sua aco eficaz, pelas caractersticas de fiabilidade e internacionalidade e


tambm pelo seu alcance simplificador e racionalizador, que a normalizao um 2.2. As Regras Portuguesas de Catalogao:
recurso absolutamente necessrio em qualquer actividade cientfico-tcnica, como objectivos e princpios gerais
o caso da Documentao onde a sua aplicao permite facilitar o tratamento e a
transferncia de informao.Principais cdigos aplicados documentao: AACR1 As actuais Regras Portuguesas de Catalogao (RPC), publicadas pela primeira
(Anglo-American Cataloguing Rules); ISBD (Descrio Bibliogrfica Internacio- vez em 1984, num s volume, esto organizadas em duas partes, a primeira sobre
nal Normalizada); AACR2, 1978, verso que j inclui as vrias ISBDs, consoante o os cabealhos e a segunda sobre a descrio bibliogrfica de monografias e pu-
tipo de material; MARC (Machine-Readable Cataloguing); ISBN e ISSN, cdigos blicaes em srie. As Regras Portuguesas de Catalogao constituem o cdigo
de identificao de documentos; normas relativas a suportes fsicos (formato das de aplicao nacional criado a partir da ISBD (M):Descrio Bibliogrfica Inter-
fichas), normas ISO aplicadas a vocabulrio, terminologia, etc. national Normalizada das Publicaes Monogrficas e da ISBD(S):Descrio
Bibliogrfica International Normalizada das Publicaes em Srie, da IFLA.
As RPC, enquanto fonte de informao privilegiada para a prtica do tratamento
2.1. As ISBDs documental com vista criao de unidades de informao que identificam os
documentos, tambm designadas por entradas, tm presentes determinados ob-
Dos cdigos referidos, destacam-se as ISBDs pela sua aplicao rea da des- jectivos e regem-se por determinados princpios gerais.
crio bibliogrfica. As ISBDs no so normas propriamente ditas, mas sim
programas muito restritos para regular a ordenao de todos os elementos que Objectivos das RPC:
intervm na descrio bibliogrfica (catalogao), de maneira que ocupem um Definir os elementos de identificao e de descrio dos documentos que
lugar adequado e que estejam separados uns dos outros por sinais de pontu- constituem um acervo documental;
ao muito precisos. O seu principal objectivo dar directivas que permitam Determinar quais os elementos julgados necessrios descrio, tendo pre-
uma catalogao descritiva mundialmente compatvel. As ISBDs contemplam o sente os interesses dos utilizadores;
conceito de unidade bibliogrfica: todo o documento, conjunto de documentos, Fixar a forma de apresentao desses elementos.
ou parte de um documento susceptvel de receber uma descrio bibliogrfica Princpios gerais das RPC:
prpria. As ISBDs tm um triplo objectivo: trocar informao proveniente de Uniformidade os elementos de identificao e descrio so definidos,
fontes distintas; facilitar a sua interpretao apesar das barreiras lingusticas da determinados e apresentados sempre da mesma forma em circunstncias
informao; facilitar a converso desta informao de forma a poder ser legvel idnticas;
por mquina.

78 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Organizao e Descrio da Informao 79


Simplificao elementos devem ser apresentados de forma concisa, tendo
em ateno os interesses dos utilizadores e dos servios que executam as
tarefas;
Analogia determina o recurso ao tratamento de situaes anlogas, sempre
que as Regras sejam insuficientes ou omissas.

2.3. Entrada: conceito e tipos de entradas

A aplicao das Regras Portuguesas de Catalogao ao tratamento dos do-


cumentos, resulta na criao de unidades de informao, designadas por en-
tradas, que uma vez ordenadas e agrupadas do origem aos catlogos. Estas
entradas so formadas por duas partes distintas: uma que constituda pelos Figura 3: Anterrosto (esquerda) e pgina de rosto (direita)
elementos informativos do documento (autor/s; ttulo/s; editor; elementos fsi-
cos; coleco; notas; cdigos de identificao); outra que resulta da atribuio de
pontos de acesso, ou seja, os elementos que permitem a ordenao dentro de
um catlogo, para posterior recuperao dentro de uma coleco. Estes pontos
de acesso constituem o cabealho.

Tipos de cabealho: por autores pessoais, corporativos ou ttulos; por matrias


ou assuntos.

Tipos de entradas: principal - contm todos os dados considerados necessrios


para a identificao de uma unidade bibliogrfica; secundria - apresenta, sob
outro cabealho, todos ou parte dos elementos contidos na entrada principal;
analtica - regista parte de uma obra, a obra de uma srie ou artigo de publi-
cao em srie; remissiva orienta sob outro cabealho de uma para outra
localizao do catlogo.
Figura 4: Verso da pgina de rosto (esquerda) e colofo (direita)
As figuras que se seguem ilustram as diferentes partes de uma obra, onde cons-
tam os elementos descritivos e informativos a seleccionar para a criao das en-
tradas. Na catalogao manual, o registo destes elementos feito em suporte papel/car-
to de acordo com determinada padronizao estabelecida pelas Regras Portu-
guesas de Catalogao (RPC), dando origem a fichas bibliogrficas normalizadas
que sero acondicionadas em gavetas prprias. Na fig. 5, a seguir, apresentada
a esquematizao de uma ficha bibliogrfica normalizada. O crculo corresponde
a um orifcio por onde entra uma vareta que obriga a manter as fichas presas
dentro da gaveta do ficheiro.

80 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Organizao e Descrio da Informao 81


10 mm Zona da numerao (no se aplica a monografias)
17 mm
CABEALHO Zona do p de imprensa
Zona da colao
Zona da coleco
CORPO DE ENTRADA Zona das notas
Zona do ISBN e modalidades de aquisio

Sistema de pontuao:

._ Os sinais de pontuao da descrio so


precedidos e seguidos de um espao
[] excepo do ponto, da vrgula e do hfen.
7 mm
... O ponto e a vrgula so usados como na escrita
comum, sem espao antes e com espao depois.
()
Os () e os [ ] so considerados apenas sinais
= de pontuao sendo precedidos e seguidos
/ de um espao. A informao neles contida
no precedida ou seguida de espao.
Figura 5: rea a ocupar na ficha
;
Os [ ] para alm de enquadrarem certos
, elementos, so tambm utilizados para
3. Descrio bibliogrfica de monografias indicar toda a informao obtida em
. qualquer outra fonte que no seja a
considerada a fonte principal para a zona.
?
Monografia - obra impressa, formando um todo, em um ou vrios volumes, As ... servem para assinalar, em
publicada numa s vez ou em partes, segundo um plano pr-definido. - determinados casos, a omisso de parte
+ de um elemento em certas zonas.
A ISBD (M): Descrio Bibliogrfica International Normalizada para Publica-
es Monogrficas em que se baseiam as RPC, especifica os elementos necess-
rios descrio e identificao das monografias impressas, atribui uma ordem Fontes de informao
ou hierarquia a esses elementos zonas - e prescreve um sistema de pontuao
a atender nessa descrio. Os elementos das entradas, tanto para as monografias como para as publicaes
peridicas, so recolhidos da obra a catalogar, que funciona como fonte de infor-
D e acordo com a ISBD(M) a descrio bibliogrfica de monografias est estrutu- mao, e quando no for possvel obter algum dado pertinente, pode recorrer-se
rada em 8 zonas, separadas entre si pelo sinal de ponto trao (. _) a outras fontes. Fonte principal de informao por ordem de preferncia:
Rosto, ou seu substituto
Zona - cada uma das divises da descrio bibliogrfica, que compreende os Pginas preliminares e colofo
dados de uma categoria particular ou de um conjunto de categorias. Resto da publicao (capa, lombada, prefcio, texto bsico e anexos)
Fontes externas (enciclopdias, dicionrios, catlogos, bibliografias, etc.)
Zonas da descrio bibliogrfica:
Zona de ttulo e da meno de responsabilidade
Zona da edio

82 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Organizao e Descrio da Informao 83


Lngua e escrita da descrio 4. Regras para a descrio bibliogrfica de
monografias: instrues terico-prticas
Elementos das Zonas 1,2,3,4,6 so normalmente transcritos da prpria publica-
o e apresentados na lngua e escrita em que ali aparecem. Os elementos das 4.1. Zona de ttulo e meno de responsabilidade
Zonas 5,7,8 so dados em lngua portuguesa.
A primeira zona da descrio bibliogrfica de monografias comporta os seguintes
Esquematizao de uma entrada principal de monografia, onde se identificam elementos, ordenados e separados entre si por sinais de pontuao: Ttulo pr-
as zonas de descrio bibliogrfica, o sistema de pontuao e outros elementos prio = ttulo paralelo: informao de outro ttulo / menes de res-
informativos que habitualmente constam: ponsabilidade. A fonte principal de informao para esta zona o rosto ou seu
substituto. Qualquer elemento a constar nesta zona que no tenha sido retirado
Rubricas Localizao da fonte principal de informao, deve ser registado entre parntesis recto [ ].
de entradas na estante
secundrias

4.1.1. Ttulo prprio


CABEALHO Cota

Ttulo prprio / meno de responsabilidade . _ Edio . _ P de imprensa . _


O primeiro elemento desta zona o Ttulo prprio que se colhe do rosto ou seu
Colao . _ (Coleco) substituto respeitando a ortografia, mas sem observncia rigorosa de maisculas
Notas ou pontuao. O ttulo prprio que inclui o nome do autor ou o prprio o nome
Pistas do autor, dado com esse nome e j no se repete esse elemento na meno de
Classificao N de registo
responsabilidade: Ex.: O livro de Cesrio Verde.

Ttulo de vrias obras do mesmo autor publicadas num s volume e no subor-


dinadas a um ttulo colectivo, transcrevem-se separadas pelo sinal de (;): Ex.: A
morgadinha dos canaviais; as pupilas do senhor reitor / Jlio Dinis. Se no rosto
Figura 6: Esquematizao de uma entrada
surge um ttulo colectivo seguido dos ttulos das obras e seus autores, regista-
-se o ttulo colectivo como ttulo prprio e d-se em nota a referncia s obras
Abreviaturas contidas obedecendo ao seguinte esquema: Ex.: Contem: Tit / aut . Tit / aut . Tit
/ aut. (v. Mon. 1 do anexo)
Certas abreviaturas so prescritas pela ISBD (M) para as descries em alfabeto
romano, so expresses latinas e como tal so transcritas, independente da zona
onde so usadas. Alguns exemplos: [i.e.] = isto ; [et al.] = e outros; [sic] = 4.1.2. Ttulo paralelo
como impresso (em caso de dvida, erro ou inexactido insolvel); [s.n.] = sem
editor (nome do editor, impressor ou distribuidor desconhecido); [s.l.] = sem o ttulo noutra lngua e transcrito do rosto ou seu substituto, respeitando a
lugar (lugar de edio ou impresso desconhecido); il. = ilustrado; cm = cent- ordem de sequncia ou relevo tipogrfico e precedido do sinal de (=) . Ex.: O
metros. retrato de Dorian Gray = The Picture of Dorian Gray.

No captulo que se segue, so apresentadas as instrues para a prtica da cata-


logao de monografias de acordo com as RPC. A primeira parte diz respeito
descrio bibliogrfica e a segunda determinao e forma dos cabealhos.

84 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Organizao e Descrio da Informao 85


4.1.3. Informao de outro ttulo 4.3. Zona da numerao

Este elemento, tambm identificado como complemento de ttulo ou subttulo, Esta zona, embora esteja prevista na ISBD(G) no utilizada na descrio biblio-
transcrito do rosto ou seu substituto e precedido do sinal de (:). Ex.: Os Maias: grfica das monografias.
episdios da vida romntica.

Se o ttulo consiste numa sigla ou acrnimo cuja forma desenvolvida aparece 4.4. Zona do p de imprensa
no rosto ou seu substituto, essa forma desenvolvida passa a complemento de
ttulo. Ex.: ACP: Automvel Clube de Portugal Nesta zona regista-se o local de edio e/ou da distribuio, editor e data. A
fonte principal para esta zona o rosto ou seu substituto, pginas preliminares e
colofo. Ex.: London: Taylor & Francis, 2001. Se de todo impossvel determinar
4.1.4. Meno de responsabilidade o local de edio regista-se a abreviatura [ S. l. ]. Se o nome do editor ou distribui-
dor no for identificado regista-se a omisso [ s.n.]. No caso de faltarem os dois
As menes de responsabilidade englobam todos os que contriburam intelectual elementos, regista-se [S. l.: s.n.]. Se na publicao no figura a data de edio ou
ou artisticamente para a realizao de uma obra: autor do texto; ilustrador; co- da distribuio, d-se em substituio a data do copyright: Ex.: cop. 1987. Quando
mentador; anotador; revisor; editor literrio, etc. Quando a meno de responsa- no figura a data de edio nem a de copyright, ento regista-se uma data aproxi-
bilidade retirada de outra parte da obra que no o rosto, transcrita entre [ ]. mada: Ex.: [1935?]; [196-?]
Responsveis com a mesma funo (autores do texto) so separados entre si pelo
sinal de vrgula (,); responsveis com funes diferentes (ilustrador, tradutor,
comentador, etc.) so separados entre si por (;): Ex.: / Ana Maria Magalhes, 4.5. Zona da colao
Isabel Alada; ilustraes de Arlindo Fagundes.
Nesta zona registam-se os elementos relativos descrio fsica da publicao:
Se a meno de responsabilidade constituda por uma colectividade hierarqui- paginao e formato. As pginas no numeradas, so registadas dentro [ ].
zada, transcreve-se tal como figura na publicao: Ex.: / Ministrio das Finan- Paginao de obras num s volume: Ex.: 60 f.; 100 p.; CXLI p.; VII, 184 p.; XII,
as, Direco Geral da Contribuio e Impostos. [50] p.; 264 p., 24 f. il. (pg. com ilustraes no includas na paginao). Obras
em vrios volumes: Ex.: 3 vol.; 8 vol. (894 p.). Formato: regista-se a altura da
Obras com mais do que um responsvel, autor individual ou colectividade, at capa, arredondando sempre por excesso: Ex.: 20, 2 cm passa a 21 cm
trs, registam-se todos separados por vrgula. Mais do que trs, regista-se o pri-
meiro, seguido de [ et al.].
Ex.: / J. Bronowski , Bruce Mazlisch 4.6. Zona da coleco
/ by Samuel Devend [e tal.]
Os elementos desta zona so registados dentro de ( ). Esta zona comporta (ttulo
/ responsvel; numerao). Alguns exemplos de coleces: (History and theory;
4.2. Zona da edio vol. 1, n 1); (Biblioteca breve; 15. Srie Literatura); (Coleccin aula magna. Srie
estdios, ISSN 0306-9222)
A meno de edio registada se consta do rosto ou seu substituto, pginas
preliminares e colofo: Ex.: 3 ed. actualizada.

86 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Organizao e Descrio da Informao 87


4.7. Zona das notas Colectividade-autor (instituies, independentes ou subordinadas, colquios,
congressos, conferncias, simpsios, reunies, encontros, exposies, sempre
O registo de notas facultativo e livre a sua apresentao. Recomenda-se que que tenham designao prpria ou ttulo de conjunto): a regra geral estabe-
o registo das notas siga a ordem das zonas de descrio a que se referem. Na lecer como palavra de ordem o primeiro elemento do nome da colectividade.
catalogao manual registam-se uma a uma, por pargrafos. Exemplos de notas: Utiliza-se a entrada directa em maisculas. Ex.: SOCIEDADE PORTUGUESA
Traduo de: ; Tt. da lombada: ; Baseado na ed. ; Contm: ; Data da capa DE AUTORES; Ex.: DECNIO HIDROLGICO INTERNACIONAL. Comisso
; Verso das folhas em branco; Pertenceu a ; Encadernao em pergaminho. Portuguesa.

Colectividade-autor entidade oficial:


4.8. Zona do Nmero Internacional Normalizado Ex.: EP.: PORTUGAL. Direco Geral da Contabilidade Pblica. Gabinete de Es-
(ISBN) e das modalidades de aquisio tudos Antnio Jos Malheiro
Ex.: EP.: COIMBRA. Governo Civil
Na oitava e ltima zona, regista-se o ISBN: Ex: ISBN 2-214-30608-0
Colectividade-autor grupo eventual - obras apresentadas em congressos, en-
A informao acerca das modalidades de aquisio ou preo so elementos fa- contros, simpsios, jornadas, exposies, etc. Tm cabealho uniforme pelo
cultativos. nome especfico, seguido do nmero, local e data:
Ex.: E.P.: ENCONTRO DOS BIBLIOTECRIOS E ARQUIVISTAS PORTUGUE-
Publicaes em vrios volumes SES, 2, Lisboa, 1966.

Descrio a dois nveis: Esta descrio compreende uma informao comum a


todos os volumes de uma publicao primeiro nvel ou geral - e uma informa- 5.2. Entrada principal pelo ttulo
o particular, relativa a cada um dos volumes - segundo nvel ou particular.
(v. Mon.9 do anexo) O ttulo passa a cabealho da entrada principal nas seguintes situaes:
Certas obras annimas com ttulo uniforme ou convencional;
Obras de autoria indeterminada;
5. Determinao e forma do cabealho Obras de mais do que trs autores;
Obras annimas;
5.1. Entrada principal por autor: Compilaes;
Obras de autoria de um grupo sem designao;
Autor-pessoa fsica: a regra geral estabelecer como palavra de ordem (pri- Obras de autoria errnea ou fictcia;
meiro elemento do cabealho) o ltimo apelido do autor, que pode ser simples Obras de autoria incerta;
ou composto e em maisculas. Ex.: QUEIRS, Ea de; Ex.: PORTELA FILHO, Obras de autoria provvel
Artur; Ex.: CASTELO BRANCO, Camilo
No cabealho faz-se obrigatoriamente a actualizao da grafia antiga para a mo-
Autor-pessoa fsica entidade oficial: obras da responsabilidade de reis, chefes de derna.
estado, membros do governo, papas, bispos, etc. no exerccio da sua funo. (v. Ex.: Os Maias / Ea de Queiroz E.P.: QUEIRS, Ea de
Mon.7 do anexo)
Ex: FRANA. Presidente da Repblica, 1958-1968 (Charles De Gaulle)
IGREJA CATLICA. Papa, 1958-1962 (Joo XXIII)

88 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Organizao e Descrio da Informao 89


6. Cabealhos especiais 7.1. Zona de ttulo e meno de responsabilidade

Estas regras dizem respeito determinao e forma de cabealhos de obras com Ttulo prprio = ttulo paralelo: informao de outro ttulo / menes
carcter particular, tais como publicaes de carcter legislativo e judicial e a de responsabilidade
publicaes de carcter religioso.
Se uma publicao no tem outro ttulo que no seja o nome do responsvel
toma-se este por ttulo prprio.
6.1. Certas publicaes legislativas e judiciais
Se o ttulo da publicao inclui um elemento, nmero ou data, varivel, omite-se
Leis, decretos, etc., cdigos, constituies ou cartas de uma jurisdio poltica. este dado e assinala-se a omisso por reticncias; mas se os elementos a omitir
Entrada principal pelo nome do Estado ou da autoridade territorial de que pro- se encontram no incio do ttulo, j no se assinala a omisso.
cedem seguido do subcabealho adequado. (v. Mon.8 do anexo)
Rosto: Almanaque para o ano de 1976 Rosto: 15 Relatrio de contas
Ex.: E.P. Ex.: Almanaque para Ex.: Relatrio de contas
PORTUGAL. Leis, decretos, etc. Cdigo do Processo Civil, 1876
ANGOLA. Constituio da Repblica, 1975 Ttulo prprio: seces e suplementos
PORTUGAL. Tribunal da Relao
PORTUGAL. Tratados, etc. Rssia, 1798 Seco cada uma das divises temticas de uma publicao em srie, publica-
IGREJA CATLICA. Tratados, etc. Portugal, 1778 das separadamente, tendo cada uma delas o seu ttulo prprio, formado por duas
IGREJA CATLICA. Conclio Vaticano II, 1962-1965 partes que se completam: uma geral e comum a todas as seces; outra particular
IGREJA CATLICA. Conferncia Episcopal Portuguesa. Ftima, 1976 e que as individualiza.
Ex.: Colquio. Artes.; Colquio. Letras.
7. Regras para a descrio bibliogrfica de
publicaes em srie: instrues terico-prticas Meno de responsabilidade

Publicao em srie - publicao impressa ou no impressa, publicada em A meno de responsabilidade diz respeito s pessoas singulares e colectivas que
partes sucessivas, tendo normalmente designao numrica e/ou cronolgica, e participam, intelectual ou artisticamente, na realizao da publicao em srie
concebida para ser continuada por um perodo indefinido. A ISBD(CR): Descri- como o director, redactor, proprietrio, editor literrio, ilustrador, etc.
o Bibliogrfica Internacional para as Publicaes em Srie e outros Recur-
sos Contnuos actualmente o cdigo que estabelece e ordena os elementos da Meno de responsabilidade como parte do ttulo prprio e na forma de iniciais
descrio bibliogrfica das publicaes em srie impressas, e prescreve um sis- ou acrnimo, repetida na sua forma desenvolvida como meno de responsa-
tema adequado de pontuao, respeitando as habituais 8 zonas de descrio. bilidade, se essa forma se encontra na publicao: Ex: ALA Bulletin / American
excepo da zona 3, inexistente nas monografias e que aqui se aplica, a descrio Library Association.
bibliogrfica das publicaes em srie , no essencial, idntica das monografias.
Por essa razo, e para evitar informao repetida, far-se- uma descrio mais Se o ttulo prprio aparece por forma abreviada como acrnimo ou iniciais que
focada nos elementos novos e particularidades deste tipo de publicao. representam simultaneamente a meno de responsabilidade a forma comple-
ta dada como meno de responsabilidade, se esta figurar na publicao. Ex.:
ACP / Automvel Clube de Portugal

90 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Organizao e Descrio da Informao 91


Meno de responsabilidade - Seces e suplementos 7.4. Zona do p de imprensa

Se a P.S. tem um ttulo prprio formado por um ttulo comum e um ttulo de- Nesta zona regista-se o local de edio e/ou da distribuio, editor e data de pu-
pendente, as menes de responsabilidade so dadas a seguir parte do ttulo blicao.
prprio a que se referem:
Ex.: Boletim de Sade / Instituto Biomdicas Abel Salazar. Suplemento. Datas de publicao: correspondem s datas extremas (do 1 ao ltimo n).
Estes elementos podem corresponder aos que foram dados na zona de numera-
o ou at ser idnticos.
7.2. Zona da edio
Quando a publicao ainda est em curso, regista-se a data do primeiro nmero,
Indicaes frequentes na meno de edio: seguido de hfen e quatro espaos.
Edio local Ed. em ingls
Ed. Braille Ed. rev.
Ed. Papel bblia Ed. Liliput 7.5. Zona da colao
Ed. para o mdico Ed. para assinantes
Compreende o conjunto de nmeros ou de volumes de uma publicao em srie
dado facultativo, pode ser dado quando a publicao se conclui.
7.3. Zona da numerao
Meno de ilustrao Facultativo
Nesta zona registam-se o primeiro e ltimo nmeros e/ou as datas extremas de Formato medida da altura da capa
uma publicao em srie, quando esses elementos so conhecidos. Ex: 6 vol.: mapas; 26 cm

O primeiro elemento desta zona nmero e /ou seu equivalente na publica-


o em srie: 7.6. Zona da coleco
Ex.: vol.1; Part. 1; 1978; Jan. 1950; Bd. 1; Maio; Primavera
Esquema: (Ttulo/ meno de responsabilidade, ISSN; n.)
Se a publicao em srie identificada por um nmero ou por uma data e se en-
contra concluda, inscrevem-se o 1 e o ltimo nmeros separados por um hfen:
Ex.: 1936 -1965 Bd. 1-60 Vol. 1-20 7.7. Zona das notas

Se a publicao em srie identificada simultaneamente por um n e uma data, As notas completam, esclarecem ou restringem os dados da descrio, sobretudo
registam-se ambos os elementos, primeiro o n e depois a data dentro de parn- alteraes que ocorrem no decurso da publicao.As notas fazem-se para aligei-
teses curvos: rar, simplificar e tornar mais evidente a descrio que preenche as zonas 1 a 6.
Ex.: Vol. 1, n 1 (Jan. 1971) Vol. 5, n12 (Dez. 1975) publicao terminada. No caso das publicaes em srie, esto previstas algumas notas obrigatrias.As
mais comuns so:
Se a publicao se encontra em curso, deixa-se em suspenso o espao correspon-
dente aos outros elementos: Periodicidade da publicao, regista-se sempre que ela conste da zona de ttulo e
Ex.: Vol. 1, n 1 (Fev. 1990) da meno de responsabilidade:
Ex.: Bimensal; Trimestral; Anual; Semestral; etc.

92 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Organizao e Descrio da Informao 93


Notas zona da edio e histria bibliogrfica da publicao, registam-se sempre Na entrada principal, a indicao do nome do local e da data (ano) do incio da
que ocorram mudanas ao longo da histria bibliogrfica da publicao: publicao, ser feita de acordo com a forma como esses elementos se apresen-
Ex.: Continuao de: tam na descrio.
Ex.: Continuada por
Ex.: Fuso de: Entradas secundria: nomes das entidades responsveis pela publicao
Ex.: Separada de: Ex.: Rosto: Boletim de Seguros. Ministrio das Finanas. Inspeco de Seguros
Ex.: Encadernado com: E. Principal: BOLETIM DE SEGUROS. Lisboa, 1933?
E. Secundria: PORTUGAL. Inspeco de seguros
Referncias relativas publicao, sempre que a descrio se no baseia no pri-
meiro nmero. Publicaes em Srie com seces
Ex.: Descrio baseada em: ..
Esta regra aplica-se quando as seces de uma publicao em srie so publi-
cadas separadamente e os seus ttulos comeam com o ttulo comum a todas as
7.8. Zona do Nmero Internacional seces, seguido de uma numerao que uma diviso subordinada da srie, e/
Normalizado das Publicaes em Srie ou ttulo que dependente do ttulo comum.
(ISSN) e das modalidades de aquisio
Entrada principal: pelo ttulo comum seguido da denominao da seco. A es-
Esta zona compreende os seguintes elementos: ISSN; Ttulo-chave; modalidades tes elementos seguem-se a indicao do local de publicao e a data do incio da
de aquisio e/ou preo mesma.

Ttulo-chave: nome nico atribudo a uma publicao em srie pelo Sistema In- Entrada secundria: pelos nomes das entidades responsveis pela publicao.
ternacional de dados sobre as Publicaes em Srie (ISDS) e indissolvel do seu Ex.: Rosto: Cadernos F.A.O.J. Srie A. Fundo de Apoio a Organismos Juvenis
ISSN. O Ttulo Chave apresentado ainda que seja igual ao ttulo prprio. Ex.: E. P.: CADERNOS FAOJ. SERIE A [Lisboa, D.L.1977]
ISSN 0335-1130 = La Petite Gazette E. S.: PORTUGAL. Fundo de Apoio a Organismos Juvenis

7.9. Entradas principal e secundria 8. Material Nao Livro: conceito e


das publicaes em srie especificidades do MNL

A entrada principal das publicaes em srie: Material No Livro (MNL) - Documentao de biblioteca que se apresenta
Ttulo prprio. Indicao do local de publicao, data do incio da mesma. sob determinada forma que no a de um livro (diapositivo, postal, disco, cassete
Ex.: E.P.: O TRIPEIRO. Porto, 1908 vdeo, cartaz, etc.).Integra uma vasta espcie de materiais [ ver Apndice C da
ISBD (NBM) p. 97-103 ].Esta categoria integra dois grupos de documentos:
Quando o ttulo prprio no for distintivo, o servio poder acrescentar no cabe- Documentos que nao necessitam de equipamento para leitura/visualizacao:
alho principal a meno da entidade responsvel: cartazes; fotografias; postais ilustrados; selos, gravuras, estampas (...)
Ex.: Rosto: Boletim. Sociedade Portuguesa de Autores. Documentos que necessitam de equipamento especifico para leitura/
E .P.: BOLETIM - Sociedade Portuguesa de Autores, 1961 visualizacao: microficha; microfilme; cassete; CD; CD-ROM; DVD (...)

Factores associados as caracteristicas de diversidade e complexidade deste tipo


de documentos:

94 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Organizao e Descrio da Informao 95


Produo: 8.2. Fontes de informao
Oferta muito variada, em grande quantidade e muito direccionada para o
mercado; Um dos maiores desafios descrio bibliogrfica do material no livro reside na
Instabilidade nos circuitos de edio, produo, distribuio, comercializa- diferenciao das fontes de informao face s que normalmente so prescritas
o, etc. e existem nos documentos impressos em formato livro. So consideradas fontes
Tipologia: de informao, por ordem de preferncia:
Diversidade na tipologia e apresentao fsica do documento. O prprio item (documento/suporte)
Acesso: Fontes permanentemente ligadas ao item: etiquetas, etc.
Rpida desactualizao de alguns formatos; Material acompanhante
Fragilidade do documento. Invlucros: capas, caixas, etc.
Armazenamento / Preservao: Fontes externas
Formatos muito diversificados;
Requisitos especficos de armazenamento / acondicionamento;
Requisitos especficos de preservao e meio ambiente; 8.3. Correspondncia entre a designao
Acesso condicionado. genrica e especfica do MNL
Normalizao documental:
Categorias documentais com normas diversificadas ou inexistentes; Na descrio bibliogrfica destes documentos, a ISBD(NBM) prev a identifica-
Fragmentao da unidade documental; o do tipo de material em causa atravs do registo de uma designao genrica
Dificuldade em exercer um controlo bibliogrfico; e de uma designao especfica. A designao genrica vem imediatamente a se-
Informao externa nem sempre coincidente com a interna. guir ao ttulo prprio do documento e sempre registada dentro de parntesis
recto. A cada designao genrica, correspondem vrias designaes especficas.
A designao especfica o segundo elemento da zona 5 (colao ou descrio
8.1. Normalizao na descrio do MNL fsica), imediatamente extenso do documento (nmero de unidades).
Designao genrica: Material grfico
Normas e orientaes para a descrio bibliogrfica deste tipo de documentos: Designao especfica: lbum; cartaz; fotografia; gravura; desenho tcnico,
AACR2 (2ed.) (Anglo- American Cataloguing Rules) para os casos omissos postal ilustrado.
e lacunas das RPC; recorre-se frequentemente a este cdigo no tratamento Designao genrica: Registo vdeo
deste tipo de material (formas de autoria, cabealhos, ttulos uniformes); Designao especfica: cassete vdeo; disco vdeo.
RPC (Regras Portuguesas de Catalogao) para a determinao de autoria e Designao genrica: Registo sonoro
estabelecimento das formas de cabealho; Designao especfica: cassete audio; disco sonoro, bobine sonora; CD.
ISBD (NBM): Descrio Bibliogrfica Internacional Normalizada para Ma- Designao genrica: Projeco visual
terial No Livro Designao especfica: diapositivo; transparncia.
Designao genrica: Filme
A ISBD (NBM) um documento oficialmente emanado pela IFLA que surgiu
da necessidade de se encontrar um instrumento de apoio catalogao de do- Designao especfica: Bobine de filme; cassete de filme.
cumentao no textual, de natureza muito diversificada e que ultrapassava os
parmetros descritivos previstos nos instrumentos de catalogao j existentes.
A ISBD (NBM) no tem o carcter de uma norma, constituda por um conjun-
to de orientaes que apresentam elementos descritivos obrigatrios e outros
facultativos.

96 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Organizao e Descrio da Informao 97


9. Descrio bibliogrfica do MNL 10. Descrio bibliogrfica de Material Grfico

A descrio bibliogrfica do MNL respeita os critrios utilizados na descrio dos Material grfico: Representaes bidimensionais normalmente reproduzidas
documentos em formato livro, no que se refere s zonas de descrio e aos sinais sobre fundos opacos.
de pontuao.
mbito: fotografias, reprodues de arte, desenhos, cartazes, esboos e estudos
1. Zona de Ttulo e da meno de responsabilidade de arte, gravuras e estampas, etc.
2. Zona da edio
4. Zona do p de imprensa Na descrio bibliogrfica deste tipo de material o enfoque ser nas particula-
5. Zona da colao ridades e especificidades de cada zona, uma vez que a determinao dos ele-
6. Zona de coleco mentos informativos e descritivos destes documentos e a sua distribuio pelas
7. Zona de notas diferentes zonas de descrio bibliogrfica , no essencial, idntica dos outros
8. Zona do nmero normalizado e termos de disponibilizao tipos de documentos.

Obs: A zona 3, zona de numerao, no est prevista na ISBD (NBM) 1 Zona - Ttulo e meno de responsabilidade

Indicao genrica do tipo de material: [Material grfico]


9.1. Entradas principais e secundrias
Caso o documento no tenha nenhum ttulo expresso, deve atribuir-se um, den-
Os princpios gerais so os estabelecidos pelas Regras Portuguesas de Catalo- tro de parntesis [ ], que de alguma forma traduza o contedo do documento.
gao:
Entrada principal: autor-pessoa fsica; colectividade-autor; ttulo. Ex.: [ A cidade do Porto] [ Lisboa [Material grfico]:
[ Material grfico] Cais do Sodr ]
Entradas secundrias para todos os elementos que constam na meno de res-
ponsabilidade e que no constituem entrada principal, e para o ttulo desde que Se o ttulo expresso no documento no traduz o contedo do documento, pode
ele no seja entrada principal.Na descrio deste tipo de material mais comum atribuir-se como outro ttulo ou complemento de ttulo, uma palavra ou expresso.
a entrada principal pelo ttulo. A determinao e a forma dos cabealhos tambm Ex.: Luanda [Material grfico]: [Marginal]
seguem as Regras Portuguesas de Catalogao.
4 Zona P de Imprensa
Esquema de descrio bibliogrfica:
No caso de documentos no publicados (ex.: fotografias) regista-se apenas a
CABEALHO data, conhecida ou aproximada.
Ttulo prprio [Designao genrica do material] : outro ttulo = ttulo paralelo / 1 meno
de responsabilidade ; outras menes de responsabilidade . _ Local de publicao : nome do 5 Zona Colao
editor [distribuidor], data . _ Extenso (n de unidades) e designao especfica do material :
outras indicaes fsicas ; dimenses do item + material acompanhante . _ ( Ttulo prprio da
coleco : outro ttulo = ttulo paralelo / 1 meno de responsabilidade relativa srie ; outras Indicar o nmero de documentos abrangidos na descrio, seguidos da designa-
menes de responsabilidade, ISSN ; nmero do documento dentro da srie ) o especfica da natureza do documento.
Notas: . Ex: 3 cartazes; 1 desenho; 5 gravuras
Pistas

98 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Organizao e Descrio da Informao 99


Dimenses: Regista-se a altura x largura. No caso das gravuras, as medidas apli- Cartaz - v. M.G.2
cam-se apenas mancha da gravura sem contar com a moldura em papel que a
contorna. PVOA DE VARZIM. Biblioteca Municipal Rocha Peixoto
Planeamento territorial e ambiente [ Material grfico ] : o caso da envolvente Ria de Aveiro /
6 Zona Coleco Biblioteca Municipal Rocha Peixoto . _ Pvoa de Varzim : BPMP, 2002 . _ 1 cartaz : color. ; 30 x 21 cm
Sesso de apresentao do livro com a presena da autora.
Esta zona comporta os elementos e a pontuao da mesma zona nos documen- I. Tt.
tos livro.

7 Zona Notas: registar apenas notas pertinentes, considerando o nvel de


catalogao adoptado. 10.2. Descrio bibliogrfica de Registos Vdeo

Para reprodues de arte deve indicar-se informaes sobre o original (loca- Registo vdeo: Registo de imagens visuais geralmente em movimento e com
lizao e formato). acompanhamento sonoro destinado a ser projectado atravs da televiso.
No caso de catalogao de conjuntos (ex.: postais) pode ser importante dar-
-se uma nota de contedo. mbito: bobine vdeo, cartucho vdeo, cassete vdeo (disco de plstico ou de ou-
Referncias a bibliografia onde o documento ou autor tenham sido mencio- tro material em que se registam sinais vdeo, com ou sem som, para serem repro-
nados. duzidos atravs de um aparelho de televiso).

Na descrio bibliogrfica deste tipo de material o enfoque ser nas particulari-


10.1. Descrio bibliogrfica de dades e especificidades de cada zona, uma vez que a determinao dos elementos
Material Grfico: exemplos informativos e descritivos destes documentos e a sua distribuio pelas diferen-
tes zonas de descrio bibliogrfica , no essencial, idntica dos outros tipos
Postal ilustrado de documentos.

MOLEDO DO MINHO 1 Zona - Ttulo e meno de responsabilidade:


Moledo do Minho [Material grfico]: vista parcial e ao fundo o Monte de Sta. Tecla . _ Arcos
de Valdevez: Lusocolor, [198 -?] . _ 1 postal ilustrado: color.; 8x12 cm . _ (Portugal; 481) _ Indicao genrica do tipo de material: [Registo vdeo]
Data manuscrita: 1989
Caso o documento no tenha nenhum ttulo expresso deve atribuir-se um, dentro
Fotografia - v. M.G. 1 de [ ], que de alguma forma traduza o contedo do documento. Tratando-se de um
filme publicitrio, deve dar-se como ttulo o nome do produto seguido da indicao
VINTE E CINCO DE ABRIL DE 1974 de publicidade, ou campanha publicitria, como complemento de ttulo.
Vinte e cinco de Abril de 1974 [ Material grfico ] . _ 1974 . _ 1 fotografia : p. & b. ; 10 x 15 cm Ex.: [Segurana rodoviria [Registo vdeo]: campanha publicitria]
Ttulo e data manuscritos no verso.
Se o documento no tiver sido editado, deve indicar-se como ttulo o assunto,
local e data do acontecimento.
Ex.: [Frias de vero, Cuba, Junho de 2008]

100 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Organizao e Descrio da Informao 101
Menes de responsabilidade: 12. Descrio bibliogrfica de Registos Sonoros
So transcritas nesta zona os nomes das pessoas ou colectividades que partici-
pam na produo de um filme: (i. , colectividade, realizador, guionista, director Registo sonoro: Documentos em que as vibraes sonoras foram gravadas por
e produtor). Todas as restantes menes de responsabilidade devem dar-se em processos mecnicos ou electrnicos e que necessitam de aparelhagem adequada
nota. Se o nome da pessoa ou colectividade no aparece ligada funo, esta para a reproduzir.
funo deve indicar-se entre [ ].
Ex.: Pedro Vasconcelos [guionista] mbito: discos (analgicos ou digitais), fitas magnticas em bobine, cassete ou
cartucho, rolos de pianola, etc.
4 Zona - P de imprensa
Na descrio bibliogrfica deste tipo de material o enfoque ser nas particula-
Esta zona comporta os elementos e a pontuao da mesma zona nos documen- ridades e especificidades de cada zona, uma vez que a determinao dos ele-
tos livro. mentos informativos e descritivos destes documentos e a sua distribuio pelas
diferentes zonas de descrio bibliogrfica , no essencial, idntica dos outros
5 Zona - Colao: Indica-se o nmero de unidades fsicas e a sua designao es- tipos de documentos.
pecfica, seguida do sistema tcnico; tempo de durao; presena de cor e de som.
Ex.: 1 cassete vdeo (VHS) (24 min.): color., son. 1 Zona -Ttulo e meno de responsabilidade

6 Zona Coleco So mencionadas nesta zona as pessoas ou grupos que forem autores de regis-
tos sonoros falados e compositores. Se a participao de pessoas ou entidades,
Esta zona comporta os elementos e a pontuao da mesma zona nos documentos encontrada na fonte principal de informao, vai alm de mera execuo (como
livro. comum na msica popular, rock e jazz) ento deve registar-se essa meno na
1 zona.
7 Zona - Notas
Menes de responsabilidade:
Notas obrigatrias:
Classificao do filme: fico; documentrio; educativo; animao Os responsveis devem ser registados respeitando a seguinte ordem: Compo-
Grupo etrio: para maiores de 6 anos sitor; Autor do texto; Intrpretes; Solista; Declamador; Coro; Director de coro;
Lngua do filme: falado em portugus Orquestra; Director de orquestra.

4 Zona - P de Imprensa:
11.1. Descrio bibliogrfica de Registos Vdeo: exemplos
A data de edio precedida da abreviatura f. que corresponde , em portugus,
Cassete vdeo v. R.V.1 abreviatura p , em ingls, para phonoright.
Ex.: f. 1989
RECORDAES DA CASA AMARELA
Recordaes da casa amarela [Registo vdeo] / Joo Csar Monteiro . _ Lisboa : Atalanta 5 Zona - Colao
Filmes, 1996 . _ 1 cassete vdeo (VHS) (120 min.) : color., son. _ (Atalanta Filmes)
Veneza 89, Leo de Prata Regista-se o nmero de unidades, designao especfica, tempo de durao da
Para maiores de 16 anos gravao em minutos, velocidade, nmero de canais sonoros (mono, stereo, pho-
Filme de fico no), dimenso (diam.)

102 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Organizao e Descrio da Informao 103
Ex.: 1 disco (45 min.): 33 1/3 rpm, stereo Referncias e bibliografia
Ex.: 1 disco (30 min.): analgico, 45 rpm, mono; 30 cm
Chaumier, Jacques (1978). As tcnicas documentais. Lisboa, Europa-Amrica.
6 Zona Coleco Clark, Doris H. (1990). Authority control: principles, aplications and instruc-
tions. Chicago. American Library Association.
Esta zona comporta os elementos e a pontuao da mesma zona nos documentos IFLA (2002). ISBD(CR): International Standard Bibliographic Description
livro. for Serials and other Continuing Resources.[Em linha]. Disponvel em: site
IFLA http://www.ifla.org/VII/s13/pubs/isbdcr-final.pdf.
7 Zona Notas IFLA (2002). ISBD (M):Descrio Internacional Normalizada para Publica-
es monogrficas. Ed. rev. [Em linha]. Disponvel em: site IFLA www.ifla.
Indicar a forma musical se essa indicao no aparecer na descrio: org/VI/3/nd1/isbdM-pt.pdf
Ex.: pera em dois actos IFLA (1987). ISBD (NBM): International Standard Bibliographic Descrip-
tion for Non-Book Materials. Ed. rev. [Em linha]. Disponvel em: site IFLA
Indicar variaes ao ttulo prprio: www.ifla.org/VII/s13/pubs/ISBDNBM_sept28_04.pdf
Ex.: Ttulo da caixa The four seasons Mendes, Maria Teresa Pinto (1986). Catalogao e alfabetao de impressos
e manuscritos. In Encontro de Bibliotecrios, Arquivistas e Documentalistas
8 Zona N Nacional Normalizado Portugueses. Actas. Lisboa, E.B.A.D.P, pp. 159-206.
Pinto Molina, Maria (1994). La catalogacin de documentos: teoria y prtica.
Trata-se de um registo alfanumrico que diz respeito editora discogrfica. Madrid, Editorial Sntesis.
Regras portuguesas de catalogao. (1984). Lisboa, Instituto Portugus do Pa-
trimnio Cultural.
12.1. Descrio bibliogrfica de Ribeiro, Antnia Mota de Castro Ribeiro (2004). Anglo-american cataloguing
Registos Sonoros: exemplos rules: descrio e pontos de acesso. 2 ed. Braslia, CEDIT.
Silva, Armando Malheiro; Ribeiro, Fernanda (2002). Das Cincias Docu-
Disco CD v.R.S.1 Msica ligeira mentais Cincia da Informao.Ensaio epistemolgico para um novo mo-
delo curricular. Porto, Afrontamento.
RAMOS, Carlos Sottomayor, Jos Carlos (2008). Regras de catalogao: descrio e acesso
Carlos Ramos [ Registo sonoro ] . _ [S.l.] : EMI Valentim de Carvalho, f. 1998 . _ 1 disco (CD) (45 de recursos bibliogrficos nas bibliotecas de lngua portuguesa. Lisboa, BAD.
min. ) : stereo . _ (Biografias do Fado)
Compilao de Jos Pracana
Contm: n 1: Adeus Mouraria; n 2:
EMI 7 243 49321021

104 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Organizao e Descrio da Informao 105
ANEXO
IMAGENS DE EXEMPLIFICAO

Mon.1 Mon.2

106 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Organizao e Descrio da Informao 107
Mon.3 Mon.4

108 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Organizao e Descrio da Informao 109
Mon.5 Mon.6

110 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Organizao e Descrio da Informao 111
Mon.7 Mon.8

112 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Organizao e Descrio da Informao 113
Mon.9 p.s.1

114 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Organizao e Descrio da Informao 115
p.s.3
p.s.2

116 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Organizao e Descrio da Informao 117
p.s.4 p.s.5

118 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Organizao e Descrio da Informao 119
m.g.2
m.g.1

120 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Organizao e Descrio da Informao 121
RS.1
RV.1

122 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Organizao e Descrio da Informao 123
Anlise e
Linguagens
Documentais
Antnio Borges Regedor
---
1. Questes gerais da Informao Resumo
1.1. A exploso documental
1.2. A sociedade da informao
Neste texto abordada a necessidade da gesto de grandes massas documentais
e do conhecimento
1.3. O armazenamento e a que passaram a ser produzidas essencialmente aps a segunda metade do sculo
recuperao da informao XX. Na consequncia do que ficou designado como a exploso documental, surge
2. Gesto da Massa Documental a necessidade do armazenamento e do tratamento documental como condio da
2.1. Descrio do contedo do possibilidade da sua posterior recuperao. Desse processo de tratamento docu-
documento e ndices
mental, destaca-se a traduo do contedo intelectual do documento em lingua-
2.2. A indexao e o
posicionamento na gens documentais que permitam a organizao de ndices pesquisveis com vista
cadeia documental sua recuperao. abordada a anlise do documento e desenvolvida a constru-
3. Anlise Documental o de linguagens documentais para representao do contedo intelectual dos
4. Linguagens Documentais documentos a recuperar. D-se nota histrica das classificaes e apresenta-se
4.1. Linguagens naturais
mais desenvolvidamente a classificao decimal universal. apresentada ge-
versus documentais
4.2. Linguagens de estrutura nericamente a tabela principal, as tabelas auxiliares e as tabelas auxiliares es-
categorial versus combinatria peciais dando alguns exemplos. Apresentam-se os conceitos fundamentais da
5. Classificao indexao por assuntos, explicitando no que consiste o conceito. Este elemento
5.1. Caracterizao sumria constituinte da unidade de pensamento o elemento fulcral da indexao por as-
das classificaes
suntos e por consequncia o elemento que dar origem aos termos de indexao
5.2. Classificao Decimal
Universal quer descritores quer aos no descritores. Refere-se a construo dos tesauros
6. Conceitos fundamentais da no respeito pelos princpios da Unisist e do prescrito nas normas portuguesas
indexao por assuntos equivalentes s produzidas pela International Organization for Standardization.
7. As fases da indexao Indicam-se as trs fases da indexao por assuntos. A anlise para fixao do
por assuntos
assunto, a identificao dos conceitos e a traduo para linguagem documental.
7.1. A Anlise e determinao
do contedo So apresentados os factores que determinam as polticas de indexao e o con-
7.2. Identificao e seleco dos trolo de qualidade, bem como so explicitados conceitos de qualidade como os de
conceitos representativos preciso, eficcia, eficincia e especificidade. So ainda apresentadas directivas
do contedo. para a construo e desenvolvimento de tesauros. Finalmente, apresentam-se
7.3. Representao dos conceitos
critrios para avaliao da eficcia de um sistema de indexao.
por termos de indexao.
8. Controlo de qualidade e
factores que determinam
as polticas de indexao 1. Questes gerais da informao
por assuntos.
9. Directivas para a construo e
1.1. A exploso documental
desenvolvimento de tesauros
9.1. O Controlo do vocabulrio
9.1.1. Termos compostos Sempre se produziram ndices e modos de organizao e de recuperao da in-
9.1.2. Decomposio formao em todas as instituies, que ao longo da histria, custodiaram qual-
dos termos quer tipo de informao. A informao custodiada nas bibliotecas e arquivos
9.1.3. Relaes bsicas
sempre possuram formas de organizao diversas, mas a constituio de ndices
num tesauro
10. Avaliao da Indexao foi sempre o elemento decisivo na sua recuperao, independentemente da for-
10.1. Critrios para avaliar a
eficcia de um sistema

Anlise e Linguagens Documentais 127


ma que tomassem. Alfabtica de autores, cronolgica, topogrfica, por assuntos 1.3. O armazenamento e a recuperao da informao.
ou qualquer outra forma.
O armazenamento da informao est associado partilha da informao de
J a partir da revoluo industrial a produo de informao vinha a crescer, todos para todos. O armazenamento faz-se tendo essa perspectiva em vista. O
como natural. A Revoluo Francesa j tinha incorporado arquivos em massa armazenamento hoje feito essencialmente em grandes bases de dados.
para os Arquivos Nacionais. Porm, a indexao ganha maior importncia, ne-
cessidade e expresso no contexto da chamada exploso documental aps a II A recuperao da informao implica um elevado ndice de acessibilidade.
Guerra Mundial nos centros de documentao especializados. A exploso docu-
mental ps- guerra leva consolidao dos arquivos intermdios e aos record A fase do tratamento tcnico que permite a melhor recuperao da informao
management. a indexao. E esta pode ser feita humanamente ou automaticamente. Em ambas
necessrio utilizar critrios que favoream a pertinncia e relevncia dos ter-
Na segunda metade do sculo XX aumenta de forma significativa o nmero de mos a recuperar e evitar dessa forma o rudo na informao.
pessoas alfabetizadas, e mais importante do que isso o enorme incremento da
produo de informao cientfica. Por conseguinte, deu-se um aumento das co- A indexao realizada por pessoa fsica, poder ser mais demorada e consequen-
leces de bibliotecas assim como as massas documentais de arquivo. Por seu temente mais dispendiosa que a automatizada, mas comporta vrias vantagens.
turno, a revoluo cientfica e tecnolgica leva nos anos 60 criao da Infor- H maior reflexo e critrio adequado na atribuio de termos de indexao des-
mation Science e mudana de paradigma para o paradigma ps-custodial ou critores e no-descritores. O controlo de sinonmia maior por poder contar com
cientfico-informacional. a interveno do conhecimento e sensibilidade humanas. Tambm em ambos
os casos poder ser executada sob vocabulrio controlado ou no. No caso da
automatizada a no existncia de controlo corresponde pesquisa em texto livre.
1.2. A sociedade da informao e do conhecimento
A indexao automatizada ter sempre de ser feita seguindo instrues do in-
O conceito de sociedade da informao vem sendo desenvolvido por vrios dexador humano. necessrio dotar o sistema de um vocabulrio controlado,
autores. Um dos primeiros o economista Fritz Machlup em 1962. Vem na se- ou seja, uma lista de termos pesquisveis. Neste caso podero perder-se termos
quncia de outros conceitos como o de sociedade ps-indstrial de Alain Tourai- sinnimos ou quase sinnimos que o computador mecanicamente no reconhece.
ne entre outros. E nesta acepo que surge o termo. Uma sociedade em que o E a novamente a indexao humana ser de melhor qualidade. Na opo da
determinante j no a mercadoria no contexto da sociedade industrial, mas um situao oposta, a do texto livre, ser enorme a quantidade de rudo com o apa-
novo produto que a informao. recimento de termos nem pertinentes nem relevantes.

O conceito de sociedade da informao e do conhecimento consolida-se no final A Cincia da Informao vive um novo paradigma que considera a informao
do sc. XX no mbito da chamada globalizao. A sociedade da informao e do como fenmeno social e que da resulta o seu estudo desde a gnese transmis-
conhecimento tem como suporte o enorme desenvolvimento das tecnologias de so e armazenamento.
comunicao e de informao, nomeadamente na rea das telecomunicaes e
de computao. A indexao como exerccio de anlise, identificao, determinao e traduo
em linguagem documental do contedo informacional parte importante desta
Dada a existncia da enorme massa documental existente, e ser essencial a recu- rea de conhecimento cientfico e prtica social.
perao dessa informao, o seu armazenamento ter de ser feito com o auxlio
de um conjunto de procedimentos ao nvel do tratamento tcnico que viabilizam
essa mesma recuperao e que d eficcia e eficincia ao sistema.

128 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Anlise e Linguagens Documentais 129
2. Gesto da Massa Documental mento. Mais concretamente dos conceitos presentes no documento. E isso feito
por anlise e traduo em termos de indexao ou notaes usadas nas lingua-
So consideradas organizaes de Gesto Documental, de um modo geral, as Bi- gens de classificao bibliogrfica.
bliotecas, Arquivos, Centros de documentao. O conceito de documento na Ci-
ncia da Informao o de objecto informativo. Significa que qualquer objecto Os ndices so listas constitudas por elementos identificadores do contedo de
de conhecimento ou fonte de informao fixado materialmente. E aqui relem- uma publicao, coleco ou acervo documental. Podem ser de vrios elemen-
bramos que se trata de qualquer suporte onde est fixada informao. Da pedra tos como autores, assuntos, locais, datas, de figuras, quadros, fotografias entre
memria lgica. outros elementos identificadores dos documentos e dos seus assuntos. So dis-
postos por ordem determinada e de modo a permitir a localizao dos elementos
Da enorme variedade de tipos de documentos, interessa-nos particularmente a referidos. Podem aparecer em listagens alfabticas, em forma de catlogo, no
distino entre documentos primrios, secundrios e tercirios. Os documentos final das monografias ou no incio das sries.
primrios so os que apresentam uma informao original e sob a forma que o
autor lhe deu. o caso de um artigo, de uma tese, de um relatrio, entre outros. Os ndices so constitudos por trs elementos: a rubrica, a referncia e a infor-
O documento secundrio elaborado a partir de um documento primrio ou que mao. A rubrica a forma de contacto. Pode ser um ponto de acesso, um cabe-
o descreve. A informao que contm do documento primrio informao si- alho. A referncia o que nos conduz informao. Informao normalmente
naltica, ou analtica, ou crtica elaborada por um tcnico de documentao. So uma informao bibliogrfica.
exemplos de documentos secundrios os catlogos bibliogrficos, as bibliogra-
fias, os repertrios entre outros. O documento secundrio reporta-se sempre ao Os ndices podem dividir-se por cada um dos elementos que organiza. Podem ser
documento primrio, e obviamente no existiria sem o primrio. O documento por exemplo: de autores, de ttulos, de assuntos, de datas, de lugares, etc. Podem
tercirio, contm informao original. produzido a partir do original. E no tambm ser gerais, quando incluem de forma ordenada, por exemplo, alfabeti-
tem qualquer alterao ao original. No entanto apresentam uma estrutura de do- camente, todos estes elementos. Ou podem ser sistemticos, quando estruturam
cumento secundrio. o caso das bibliografias selectivas, dicionrios, tesaurus. logicamente os assuntos e os ordenam alfabeticamente. Todos estes tipos de n-
dices so remissivos, quer dizer, remetem para o documento a informao que
A diversidade dos suportes documentais no altera as principais linhas de identificam. No entanto, h ndices independentes. o caso das listas telefnicas
orientao e mtodos da indexao. As orientaes e normas vlidas para a in- de anunciantes que contm eles mesmos a informao.
formao tradicionalmente apresentada em documentos grficos, em que j se
compreende o texto, a imagem, o mapa, a fotografia e outros, mantm-se vlida No caso dos ndices dependentes h sempre lugar a um elemento de identificao
para os novos suportes de informao. Quer os resultantes de processos electr- do documento. Possibilitam a pesquisa a dois momentos. Isto bem visvel nos
nicos, como as gravaes analgicas por exemplo, quer os resultantes de proces- ndices de monografias ou de sries. No primeiro momento a pesquisa feita no
sos digitais que actualmente se generalizaram e onde circulam os maiores fluxos ndice que indica uma referncia, por exemplo a pgina onde se encontra essa
de informao. O foco da nossa ateno est na informao e no nos suportes. matria e no segundo momento necessrio ir pagina ou ao fascculo encontrar
Apenas se verifica a diversidade de suportes e consequentemente a diversidade a informao. Tem a vantagem de se poderem criar tantas rubricas quantas as
de apresentao dos contedos a indexar. necessrias.

No caso dos ndices independentes h a vantagem de fornecer imediatamente a


2.1. Descrio do contedo do documento e ndices informao, num nico momento, mas origina documentos muito extensos quer
no seu todo, quer em cada uma das referncias, e necessariamente limitar o n-
A descrio do contedo do documento o aspecto mais importante da activi- mero de entradas.
dade de indexao. A correcta traduo do contedo do documento o aspecto
relevante da actividade de indexao. A indexao descreve o contedo do docu-

130 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Anlise e Linguagens Documentais 131
Os ndices podem possibilitar vrias vantagens tais como analisar os conceitos 3. Anlise documental
tratados nos documentos e atribuir entradas. Possibilitar reconhecer / identifi-
car informao de forma imediata num documento desconhecido. Reconhecer A Anlise documental segundo Chaumier (1989) a operao ou conjunto de
informao relevante e pertinente - as coleces. Agrupar e recuperar informa- operaes visando representar o contedo de um documento sob uma forma
o em documentos dispersos. diferente da original, a fim, de facilitar, num estado ulterior, a sua consulta e
referenciao.

2.2. A indexao e o posicionamento O objectivo da anlise documental possibilitar e facilitar ao utilizador, a recu-
na cadeia documental perao da informao que do ponto de vista quantitativo seja necessria e su-
ficiente, quer dizer: nem demais nem de menos. Dito de outra forma, sem rudo
A indexao definida pela UNESCO, a um tempo, como um processo, que nem silncio. E de igual modo fornecer informao com o mximo de pertinncia
consiste em descrever e caracterizar o contedo um documento com a ajuda de e relevncia, que constituem os aspectos qualitativos.
representaes dos conceitos contidos no prprio documento, e como um instru-
mento destinado a permitir a busca eficaz das informaes contidas num fundo atravs da anlise documental que se processa a possibilidade de passagem da
documental, sendo portanto um requisito necessrio ao armazenamento e recu- informao contida num documento primrio para um documento secundrio,
perao eficazes da informao. Ou seja, a representao dos documentos primrios atravs, por exemplo, de re-
sumos (abstracts) e indces.
Entendemos dividir a cadeia documental em trs momentos. O tratamento ad-
ministrativo patrimonial, o tratamento tcnico documental e finalmente a fase No caso da anlise documental se destinar operao de indexao atravs de uma
de difuso e circulao da informao. O tratamento patrimonial compreende linguagem categorial, as classificaes, estas permitem constituir segundo Guin-
as aces de aquisio e conferncia do bom estado do documento, o registo e chat e Menou (1982) as categorias na qual esto agrupados os documentos que
carimbagem patrimonial e aposio dos sistemas de segurana. O tratamento apresentam alguns critrios comuns, ou que possuem analogias no seu contedo.
tcnico compreender a descrio fsica e a descrio intelectual. aqui que se
situa a indexao. Posteriormente ser a fase de colocao de cota, colocao em
estante, emprstimo e outras formas de difuso da informao. 4. Linguagens documentais

Verificamos que a indexao se posiciona na fase do tratamento tcnico, consiste 4.1. Linguagens naturais versus documentais
na descrio intelectual do contedo informativo do documento que combina
uma linguagem documental categorial, as classificaes e uma linguagem docu- A linguagem natural a forma como nos expressamos naturalmente. qualquer
mental combinatria, ou seja, a indexao por assuntos. linguagem desenvolvida naturalmente pelo ser humano, de forma no premedi-
tada. A linguagem natural normalmente utilizado no nosso quotidiano comu-
Para Guinchat y Menou (1985) a descrio do contedo situa-se em trs momen- nicacional. Ferdinand de Saussure falou das lnguas como sistemas de signos.
tos da cadeia documental. No princpio, meio e fim do processo documental. As- Noam Chomsky defende que a lngua um conjunto de sentenas construdas a
sim, a indexao deve abandonar a concepo tradicional de mero instrumento partir de um conjunto finito de elementos.
de apoio na pesquisa documental de informaes pr-existentes, e permitir, face
ao novo contexto gnoseolgico, em constante mutao, dinamizado por coorde- A linguagem natural diferente das linguagens artificiais como a linguagem
nadas de rapidez, volatilidade, especializao e interdisciplinaridade, a constru- computacional ou da usada no estudo da lgica matemtica.
o da prpria informao e sua transformao em Conhecimento.
As linguagens documentais so construdas a partir da linguagem natural. So
linguagens controladas que usam os mesmos signos e fundamentalmente des-

132 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Anlise e Linguagens Documentais 133
tinam-se a reduzir o lxico de forma a reduzir a sinonmia, a redundncia da 4.2. Linguagens de estrutura categorial
linguagem natural, a ambiguidade e tornar mais eficaz a pesquisa documental. versus combinatria

A linguagem documental tem por funo principal organizar e construir o acesso A estrutura das linguagens documentais pode ser hierrquica/categorial. o
ao documento. caso das Classificaes. Ou combinatria/associativa no caso dos lxicos docu-
mentais ou dos tesauros.
Gil Urdiciain (2004) define a linguagem documental como um sistema artificial
de signos normalizados, que facilitam a representao formalizada do contedo A linguagem categorial fixa o assunto geral do documento, exprimindo a sua
dos documentos, com vista a possibilitar a recuperao, manual ou automatiza- unidimensionalidade. As classificaes documentais so construdas de acordo
da, da informao requerida pelos utilizadores. A linguagem documental surge com a lgica aristotlica da construo hierarquizada do mundo. Pelo mtodo
com as classificaes bibliogrficas nos finais do sec XIX. So inspiradas na l- dedutivo divide o conhecimento em classes e estas por sua vez em subclasses
gica filosfica, essencialmente na lgica Aristotlica da diviso dicotmica dos ,sucessivamente. O assunto indexado pode encontrar-se em todas as rubricas de
seres e tm carcter enciclopdico. classificao de uma mesma hierarquia.

As linguagens documentais podem ser no controladas (livres) ou controladas. As classificaes baseiam-se na lgica dedutiva, que significa que se organizam
do geral para o particular. A sua estrutura rgida. H uma hierarquia de depen-
As linguagens documentais no controladas tm como vantagem um mais baixo dncia dos conceitos. O universo dos documentos integrado numa estrutura
custo, toda a palavra recuperada e incorpora de imediato novos termos. No en- fixa. A pesquisa limitada ao plano de classificao. No aconselhvel para siste-
tanto, pode perder informao, no relaciona termos genricos com especficos. mas automatizados. Apenas representa os assuntos principais.
o caso das listas alfabticas de descritores.
As linguagens combinatrias permitem a pesquisa da globalidade do documento
Nas linguagens controladas h mapeamento de reas de conhecimento, resolve atravs da combinao a posteriori dos diversos assuntos. Na linguagem com-
os problemas de relao dos termos genricos e especficos e resolve problemas binatria necessrio identificar os conceitos e represent-los pelos termos de
de semntica. Tem, no entanto, a desvantagem de maior custo, de possibilidade indexao mais adequados. Representam-se os conceitos do documento. Os ter-
de desactualizao de vocabulrio, poder no incorporar imediatamente novos mos deste tipo de linguagem documental esto representados nos tesauros. O
termos. Esto neste caso as Classificaes e os Tesauros. mtodo de construo do tesauros indutivo, ou seja do particular para o geral.

Do ponto de vista da coordenao, as linguagens documentais podem ser pre- As linguagens documentais combinatrias caracterizam-se pela estrutura fle-
coordenadas quando os termos se combinam no momento da descrio. Tal o xvel, pelo que um documento indexado pode encontrar-se em todas as com-
caso das Classificaes e das listas de encabeamento de matrias. Como podem binaes dos seus conceitos. O princpio desta linguagem combinatrio, e os
ser pos-coordenadas quando o vocabulrio consiste em termos simples que se conceitos so interligados por relaes semnticas. Esta linguagem comporta na
podem ligar no momento da recuperao atravs de operaes Boleanas. So fase da pesquisa a possibilidade de falsas combinaes, o que origina rudo na
exemplos as listas de descritores, as listas de palavras-chave e os tesauros. informao. As palavras isoladas no tm preciso semntica pelo que podem
originar o rudo na informao. H ainda uma possibilidade de nem sempre se
conseguir exprimir os conceitos por dificuldade de combinaes de palavras.
Esta linguagem aconselhada para sistemas automatizados.

As polticas de classificao so determinadas pelo tipo de instituio ou sistema


documental. A tipologia da unidade documental implica o uso preferencial de
uma ou outra classificao, de um ou outro instrumento de indexao e da maior

134 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Anlise e Linguagens Documentais 135
ou menor exaustividade da indexao. Bibliotecas generalistas tendem a usar a coleco de uma biblioteca em concreto, parece no ter nenhuma teorizao.
preferencialmente as classificaes para a organizao das coleces cuja carac- No h nenhum princpio aparente na ordem. A sua notao uma mistura de-
terstica a diversidade. Nas bibliotecas especializadas a indexao por assuntos sordenada de letras e nmeros inteiros. No hierrquica. usada na prpria
utilizando tesauros da respectiva rea de conhecimento torna-se relevante. A Biblioteca do Congresso e principalmente em bibliotecas universitrias nos
poltica da instituio pode tambm ditar a maior ou menos exaustividade na Estados Unidos da Amrica.
indexao, com fixao do nmero de descritores a usar. Mas fundamentalmente
a indexao feita na perspectiva do utilizador. E sempre este factor que deve Classificao Bibliogrfica de Bliss
ser determinante na poltica de indexao.
A Classificao Bibliogrfica de Bliss, foi publicada em 1935. O autor Henry Eve-
lyn Bliss (1870-1955) (EUA). Tem quatro esquemas gerais (filosofia, cincias
5. Classificao zoolgicas, cincias sociais e o homem no seu aspecto antropolgico, fsico e so-
cial) que se dividem num total de 26 classes principais. Esta classificao no
5.1. Caracterizao sumria das classificaes hierrquica.

Classificao de Dewey
5.2. Classificao Decimal Universal
A Classificao de Dewey foi publicada pela primeira vez em 1876, por Melvil
Dewey (1851 1931) (EUA). usada, principalmente, em bibliotecas pblicas. O Surgiu em 1895 inspirou-se nas grandes tendncias culturais e cientficas da poca.
conjunto do conhecimento dividido em 10 classes principais. De 0 a 9 designa-
das com nmeros rabes. Cada classe subdivide-se sucessivamente em 10 classes A Classificao Decimal Universal, ou seja, a CDU, um sistema de Classificao
e estas em outras dez de forma sucessiva e ilimitada. bibliogrfico de larga aplicao em bibliotecas e centros de documentao. De-
riva da Classificao de Dewey, adaptada por dois advogados belgas, Paul Otlet
Classificao expansiva de Cutter (1868 a 1944) e Henri La Fontaine (1853-1943), que fundam o OIB Office In-
ternacional de Bibliographie, em Bruxelas, no ano de 1892. O Holands Fritz
Em 1891 foi publicada a classificao expansiva de Cutter. Esta classificao de- Duyvis (1894-1961) colaborou no desenvolvimento, vindo a originar em 1932 a
nomina-se expansiva porque composta por sete esquemas de classificao. Vo introduo das subdivises comuns no esquema classificativo. Deixa de ser uma
da mais simples mais complexa. A primeira, a mais simples tem oito classes classificao meramente enumerativa dada a introduo das tabelas auxiliares e
principais e considerada suficiente para pequenas bibliotecas. A tbua ou es- sofrendo tambm influncia dos estudos de Ranganathan com a evoluo para
quema mais complexo desta classificao destinada a grandes bibliotecas e tem um princpio analtico-sinttico.
vinte e sete classes principais. A vantagem desta classificao que pode evoluir
com o crescimento da biblioteca. Quer dizer, segue o esquema base decimal, mas utiliza tambm indicadores de
facetas com o uso das tabelas auxiliares e uma sria de sinais de pontuao que
Classificao da Biblioteca do Congresso LCC lhe do grande versatilidade.

Esta classificao parte de um caso concreto. A necessidade de Classificar a co- Isto caracteriza-a como classificao analtico-sinttica, no estritamente mono-
leco existente na prpria biblioteca do Congresso. Baseia a sua estrutura de -hierrquica. um sistema hbrido.
classes na Classificao Expansiva de Cutter. Desde 1902, a Biblioteca do Con-
gresso publica cada classe do sistema separadamente. Tem menos de 20 clas- A CDU : uma classificao. universal, significa que abrange todas as reas do
ses principais dispostas na seguinte ordem: Humanidades, Cincias Sociais, saber, e utilizvel em qualquer parte do mundo. decimal.
Artes, Cincia e Tecnologia. Como se trata de um produto prtico para resolver

136 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Anlise e Linguagens Documentais 137
A CDU pode ter vantagens em pases onde se fala mais de uma lngua. E pode ser 1 Filosofia; Psicologia
til para a organizao de catlogos ordenados, sendo largamente utilizada para 1 Plato (a CDU permite ainda nos casos indicados na tabela o uso de auxiliares
a ordenao na estante com a utilizao de notaes curtas, geralmente apenas alfabticos)
a notao principal. A arrumao dos documentos flexvel e no dependente do 141.155 Evolucionismo (para mais fcil leitura a CDU nas notaes muito espec-
espao fsico que ocupam, uma das principais vantagens. ficas, ou seja, que tm muitos dgitos, divide-os em grupos de trs, separando-os
por pontos.
Tem ainda vantagem por ser largamente utilizada mundialmente. Procura repre- 159.9 Psicologia
sentar todos os assuntos possveis. A notao sendo independente de qualquer
lngua d-lhe vantagem. 2 Religio, Teologia;
21 Religies pr-histricas e primitivas
Tem no entanto a desvantagem de no representar todos os assuntos conceb- 27-278 Teologia bblica
veis, necessita de revises peridicas, tem estrutura rgida, no se enquadra fa-
cilmente em bibliotecas especializadas, a especificidade exige notaes extensas. 3 Cincias Sociais, Sociologia, Poltica, Economia, Direito, Educao,
303 Mtodos das Cincias Sociais
Esta classificao tem dez classes: 316.7 Sociologia da cultura
0 Generalidades; Documentao, Informtica, Metodologia, Normas, Biblio- 32 Poltica
grafias, Biblioteconomia, Enciclopdias Dicionrios, Jornalismo. 33 Economia
1 Filosofia; Psicologia 34 Direito,
2 Religio, Teologia; 37 Educao,
3 Cincias Sociais, Sociologia; Estatstica, Poltica, Economia, Direito, Educa-
o, 4 Esta classe est livre.
4 Esta classe est livre
5 Cincias puras; Matemtica, Fsica, Qumica, Biologia, Ecologia 5 Cincias puras; Matemtica, Fsica, Qumica, Biologia, Ecologia
6 Cincias aplicadas, Medicina, Tecnologia; 51 Matemtica
7 Belas Artes; Desportos 510.6 Lgica matemtica
8 Literatura; 53 Fsica, Qumica experimental e de pesquisa
9 Geografia, Biografia., Histria. 57.02 Processos Biolgicos e etolgicos
574 Ecologia geral e biodiversidade
Alguns exemplos:
6 Cincias aplicadas, Medicina, Tecnologia;
0 Generalidades; Documentao, Informtica, Gesto, Bibliografias, Bibliote- 61 Cincias mdicas
conomia, Enciclopdias e Dicionrios, Jornalismo. 62 Engenharia
004.01 Documentao 631 Agricultura em geral
004.2 Arquitectura dos computadores 66 Tecnologia qumica
005 Gesto 674.1 Carpintaria
013 Bibliografias colectivas 698.3 Vidraas. Trabalho de colocao de vidros
02 Biblioteconomia
030 Enciclopdias e Dicionrios 7 Belas Artes; Desportos
070 Jornalismo 71 Planeamento territorial
72 Arquitectura

138 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Anlise e Linguagens Documentais 139
75 Pintura Alguns exemplos:
76 Artes grficas
77 fotografia sinal de adio +
78 Msica Assuntos associados ou diferentes aspectos do mesmo
79 Divertimentos. Espectculos. Desportos Liga duas ou mais notaes separadas, para indicar um assunto para o qual
no existe notao simples.
8 Literatura; Ex. de assunto + assunto
81 Lingustica Fisica e Quimica
82 Literatura 53 + 54

9 Geografia, Biografia., Histria. sinal de extenso consecutiva /


91 Geografia Assuntos expressos sequencialmente na tabela
929 Biografais Liga o primeiro ao ltimo de uma srie de notaes, para indicar um assunto
930 Cincia da Histria amplo ou uma srie de conceitos.
94 Histria em geral Ex. de Srie de conceitos:
51 Matemtica + 52 Astronomia + 53 Fsica + 54 Qumica + 55 Geologia
A CDU comporta tambm auxiliares comuns gerais. So constitudas por tabelas 51/55
numricas, nas quais os conceitos esto ordenados e classificados de maneira Ex de assunto amplo:
hierrquica, de forma semelhante das classes principais, mas distinguem-se Zoologia sistemtica (592 + 593 + + 599)
por um smbolo prprio que precede ou envolve o ndice 592/599

sinal de adio + sinal de relao simples :


sinal de extenso consecutiva /
Indica uma relao geral, coordenada e recproca, em que as duas notaes
tm o mesmo valor.
sinal de relao simples : 17 tica
subgrupos [] 7 Arte
17:7 tica em relao com a arte
ordenao ::

auxiliares comuns de lngua = Assuntos independente e relacionados

auxiliares comuns de forma (0...)


subgrupos []
auxiliares comuns de lugar (...) estabelece subgrupos algbricos quando duas ou mais notaes se encontram
ligados por sinal de adio ou dois pontos.
auxiliares comuns de grupo tnico e nacionalidade (=...)
Ex: 061.2(100):[54+66]UIPA
auxiliares comuns de tempo ...

auxiliares comuns de caractersticas gerais -0


ordenao ::
Os dois pontos duplos fixa a ordem das notaes
Especificao de assunto atravs de notaes que 77.044 Fotografia
A/Z
no pertencem CDU (nomes, letras)
355.4 Guerra
77.044:: 355.4 Fotografia de guerra

140 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Anlise e Linguagens Documentais 141
auxiliares comuns de lngua = Utiliza ainda subdivises auxiliares especiais
indicam a lngua em que o documento representado
53(035)=111Manual de fsica em ingls Aparecem nas respectivas seces, pelo que no tm de ser construdas.
auxiliares comuns de forma (0...)
Utilizadas para indicar conceitos que se repetem naquela parte das tabelas prin-
indicam a forma ou apresentao do documento
cipais e para a qual a mesma se destina.
792(091)(086.7) Histria do teatro em registo sonoro
auxiliares comuns de lugar (...) Sries -1/-9 Tm funo principalmente analtica ou discriminativa.
Indicam o mbito geogrfico, localizao ou outro aspecto espacial Sries.01/.09 Aspectos relativos a estudos, actividades, processos, operaes,
338.47(81) Economia dos transportes no Brasil instalaes e equipamentos
Sries 0/9 Tm funo principalmente sinttica
auxiliares comuns de grupo tnico e nacionalidade (=...)
33(=72) Economia dos aborgenes australianos A ordem de citao a ordem dos elementos da notao de um ndice composto
auxiliares comuns de tempo ...
A CDU prescreve uma ordem de citao, mas esta pode ser alterada, por exem-
As datas so indicadas por Ano.Ms.dia 2011.12.25
plo, para efeitos de alfabetao, para reflectir os interesses dos utilizadores, ou
-0054 Ano 54 antes de Cristo
por motivos de gesto de um servio.
0054 Ano 54 depois de Cristo
19 sculo XX (corresponde aos anos de 1900-1999) N principal
(actualmente estamos no sculo XXI, ou seja , anos 2000- 2099) \
192 dcada de 20 (compreende os anos de 1920-1929) :
Os perodos de tempo usam o sinal / de extenso consecutiva subdivises analticas
04/14 Idade Mdia, ou seja, do sculo V ao sculo XV .0
-1
auxiliares comuns de caractersticas gerais -0...
0
-02 indicam propriedades ou atributos, em geral, de entidades.
auxiliares comuns (mais utilizados)
O audiovisual como propriedade (mtodos de formao em audiovisual classi-
ponto de vista -0...
ficados) em 377.44-028.26 lugar (...)
-03 indicam os materiais ou elementos constituintes. Usados principalmente tempo ...
nas seces 66 e 67 forma (0...)
-05 indicam aspectos relativos a pessoas lngua =
Ex: 25-05 Budistas raa e nacionalidade pode ser usado indistintamente
Especificao de assunto atravs de notaes que no pertencem CDU subdi-
viso alfabtica (nomes, letras) A/Z
6. Conceitos fundamentais da indexao por assuntos
Ex:
Biografia de Napoleo I De acordo com FARIA (1999) no Novo Dicionrio do Livro , a indexao uma
929Napoleo I operao que consiste em recuperar, seleccionar e exprimir as informaes con-
Obra literria de Molire tidas nos documentos.
821.133.1 Molire

142 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Anlise e Linguagens Documentais 143
Assunto qualquer conceito ou combinao de conceitos que representa um des Nations Unies pour leducation, la science et la culture. (1975) -, e ainda as
tema num documento. normas NP 3715 equivalente ISO 5963 que determina o mtodo para a anlise
de documentos, determinao do seu contedo e seleco de termos de inde-
Sendo que conceito em indexao significa uma unidade de pensamento de um xao, e ainda a NP 4036 equivalente ISO 2788 que estabelece os princpios
determinado conjunto que constitui o contedo temtico de um documento. directores para a construo e desenvolvimento de tesauros monolingues.
Constitui em si uma representao intelectual.
Guinchat, (1990) considera vrios nveis de indexao, a saber:
Por sua vez, o termo de indexao a representao formal do conceito. A Indexao genrica que se limita ao assunto principal.
A Indexao mdia que referencia todos os assuntos com termos relativa-
Os podem, quanto forma, ser apresentados como simples ou compostos. mente genricos
A Indexao em profundidade descreve todos os assuntos de forma fina, com
O termo de indexao pode ainda ser descritor ou no descritor. mais de uma dezena de descritores dos assuntos abordados no documento
A Indexao exaustiva quando um trabalho aprofundado sobre os textos.
descritor quando o termo usado na indexao para representar o conceito.
Pode ser ainda indexao selectiva quando retm apenas o que interessa poten-
no descritor, quando se trata de um termo equivalente de um descritor, que cialmente ao utilizador de uma determinada unidade documental.
pode ser sinnimo ou quase sinnimo. O no descritor aparece no vocabulrio
apenas para indicar o descritor. O no descritor remete para o descritor. E surge Os procedimentos que se devero observar para a boa conduo da prtica da
no vocabulrio seguido da instruo ver ou use, a que se acrescenta o descritor. indexao, esto presentes na Norma internacional produzida pela ISO In-
ternational Standart Organization 5963 e que tem a sua equivalente na Norma
O quase sinnimo, que na linguagem documental tambm pode ser designado Portuguesa 3715.
por sinnimo documental, um termo diferente de outro, mas de significado
afim. Numa linguagem documental pode ser tratado como sinnimo. A prpria norma indica que na indexao se extraem conceitos do documento
por um processo de anlise intelectual. Esses conceitos so de seguida converti-
Desta forma pretende-se assegurar o controlo da sinonmia na linguagem de in- dos em termos de indexao. Ambas as operaes devem ser feitas com o auxlio
dexao. de instrumentos de indexao que so os tesauros e os planos de classificao.
Os planos de classificao que constituem as linguagens categoriais, e os tesau-
As linguagens de indexao podem aparecer em forma de listas alfabticas de ros para as linguagens a que aqui nos estamos a referir. As linguagens combi-
termos, ou de tesauros. Os tesauros constituem listas estruturadas de termos natrias.
de indexao. Nessa estrutura so apresentadas as relaes de sinonmia, que so
relaes horizontais, bem como as relaes hierrquicas que so verticais. So
ainda representadas siglas que indicam a natureza dessa relao estabelecida. 7. As fases da indexao por assuntos

Como se compreender a indexao por assuntos tem o seu maior risco na sub- A indexao divide-se em trs fases:
jectividade da escolha dos termos que extrados da linguagem natural. Estes se- 1. - Anlise do documento e definio do seu contedo.
ro utilizados, de forma controlada ou no, no lxico que constituir a linguagem 2. - Identificao e seleco dos conceitos representativos do contedo.
de indexao de tipo combinatrio. 3. - Representao desses conceitos por termos de indexao.

A reduo de margem de subjectividade, assegurada por um conjunto de prin-


cpios e regras. Referimos os princpios de indexao da UNISIST Organisation

144 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Anlise e Linguagens Documentais 145
7.1. A Anlise e determinao do contedo em situao de dvida ou insuficincia de elementos, deve ouvir-se ou visionar
o documento.
A apreenso do contedo, entende-se ser a capacidade de analisar e descrever
em profundidade o contedo do documento. A descrio do contedo deve ser
o mais completa possvel de forma a evitar o silncio de alguma informao re- 7.2. Identificao e seleco dos conceitos
levante ou pertinente. Significa que no deve ser omitida ao pesquisador parte representativos do contedo
importante do contedo do documento.
Na identificao e seleco dos conceitos, deve ter-se em conta as grelhas de
Em segundo momento a anlise deve identificar os conceitos que representam o identificao dos critrios adoptados pelos organismos para as reas de conheci-
contedo do documento. E deve faz-lo com preciso de modo a assegurar que mento abrangidas pela indexao.
no se produz rudo. Ou seja, ter o cuidado de no identificar conceitos que no
sejam relevantes no acto da pesquisa. A relevncia o grau em que os resulta- No respeito dessas grelhas de critrios da instituio, o indexador pode no ter
dos da pesquisa correspondem necessidade de informao de um determinado de seleccionar todos os termos identificados no documento. A escolha dos ter-
utilizador. Este conceito liga-se ao de preciso que significa a possibilidade de os mos depende da utilizao da indexao. O indexador dever poder identificar
itens encontrados coincidirem com as necessidades do pesquisador. todos os conceitos que tero valor potencial para os utilizadores do sistema de
informao.
Em terceiro lugar deve ser efectuada a seleco dos conceitos que melhor re-
presentam o contedo dos documentos. Os princpios que esto na base desta Por outro lado a indexao no dever limitar-se a uma posio demasiada res-
seleco so a exaustividade e a especificidade. trita. Os documentos inicialmente destinados a uma comunidade de conheci-
mento podero ter valor para outra rea e da no dever descurar-se as diversas
A exaustividade a qualidade da indexao em funo da relao quantitativa facetas de um assunto.
entre os conceitos expressos na indexao e os efectivamente contidos no docu-
mento. Essencialmente o indexador deve ter em conta os utilizadores a quem se destina
a indexao que efectua, e antever as perguntas que podem ser feitas ao sistema
Especificidade a capacidade dos termos de indexao descreverem com preci- de informao.
so os conceitos presentes no documento. Se a linguagem de indexao se tor-
na menos especfica, os termos so usados de forma mais abrangente, de forma Por princpio os conceitos devem ser representados de forma mais especfica
mais genrica. possvel.

A metodologia para a anlise dos documentos escritos no obriga necessaria- Como se pode verificar, o mesmo conjunto de documentos podem ser tratados
mente sua leitura integral. Consiste na anlise das partes importantes do texto de forma diferenciada, quer se trate de uma biblioteca pblica, ou de uma bi-
e da ateno que deve ser dada ao ttulo, resumo, sumrio, introduo, incio blioteca especializada de um centro de investigao ou de uma Universidade.
dos captulos e concluses, s ilustraes, diagramas, quadros com as respectivas So seleccionados conceitos diferentes de acordo com os diferentes perfis dos
legendas, e ainda palavras ou frases de alguma forma realadas. Pode ser feita pblicos-alvo.
ainda leitura em diagonal e no caso de estes elementos no se mostrarem sufi-
cientes, ento deve ser lido o documento na sua globalidade. A escolha dos termos de indexao deve ter em conta que os conceitos j contidos
na linguagem de indexao na sua forma preferencial. Ou seja, na forma que j
No caso de documentos no textuais, o mtodo recorrer aos elementos de iden- figura no tesauros ou na lista estruturada.
tificao, como sejam o ttulo, resumo, informao acompanhante e claro que

146 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Anlise e Linguagens Documentais 147
7.3. Representao dos conceitos 8. Controlo de qualidade e factores que determinam
por termos de indexao as polticas de indexao por assuntos

Os termos que representam conceitos novos devem ser verificados quanto ao O processo de indexao, para alm dos princpios funcionais e estruturais deve
contedo e quanto forma. Esse controlo deve ser feito com o auxlio de instru- respeitar parmetros de qualidade - objectividade e neutralidade de anlise. A
mentos de referncia. Significa que devem ser consultadas enciclopdias e di- neutralidade de anlise importante para atenuar a subjectividade do indexador.
cionrios de autoridade na respectiva rea de conhecimento. H tambm lugar
consulta de especialistas na rea de conhecimento em questo, e preferencial- A indexao sendo uma actividade humana est sujeita natural subjectividade
mente que tenham competncias na cincia da Informao, nomeadamente em da pessoa que indexa. O objectivo aproximar a anlise o mais prximo da objec-
classificao e indexao. H ainda questes relacionada com os instrumentos de tividade. O indexador dever fazer esse exerccio de objectividade, neutralidade.
indexao e com a lngua. Neste caso, de termos novos, que no podem ser ime- Disso depende a qualidade da indexao, como depende igualmente da unifor-
diatamente aceites pela linguagem de indexao em uso, ficam propostos como midade de critrios e coerncia na respectiva aplicao, da preciso, pertinncia
candidatos para ulterior integrao. e simplicidade formal que se traduz na correspondncia unvoca e recproca en-
tre o termo e o conceito.
Instrumentos da indexao
A qualidade depende igualmente na representao do contedo do documento,
Os instrumentos de indexao tais como os tesauros, as listas de encabeamen- da relao entre o grau de exaustividade e de especificidade e, consequentemen-
tos, as listas alfabticas de assuntos, que controlam o vocabulrio, bem como as te, entre o grau de preciso e de revocao.
tabelas de classificao, e as tabelas de autoridade das classificaes usadas em
instituies de referncia, servem de apoio indexao. Preciso significa a capacidade de evitar a recuperao de documentos inteis,
enquanto revocao se traduz na capacidade de recuperar documentos teis
O indexador tem nestes instrumentos as ferramentas necessrias para a melhor
escolha do vocabulrio quer no momento da representao dos conceitos, quer A qualidade verificvel no s no momento de armazenamento, mas tambm
no momento em que o utilizador executa a pergunta de pesquisa. no de pesquisa de informao.

Os instrumentos de apoio indexao permitem a consistncia, uniformidade e A eficcia de uma pesquisa define-se ou avalia-se pela capacidade de um siste-
coerncia da indexao, e disciplinam o indexador, j que permitem criar proce- ma de informao recuperar a informao relevante e no recuperar a informa-
dimentos normativos definindo uma metodologia. o no relevante nele armazenado.

Da que os instrumentos de trabalho para indexao devero ter em conta as A eficincia de uma pesquisa define-se ou avalia-se pela recuperao de infor-
necessidades dos utilizadores, a estrutura, as normas e orientaes do servio mao, de uma forma eficaz, com um mnimo de custos ou demoras, entre outros
para o trabalho de indexao, o funcionamento do prprio servio em que vai ser factores.
aplicada, O tipo de produtos de difuso da informao que o servio produz, a
rea de conhecimento, a natureza e a quantidade de documentos a indexar, e no A especificidade da indexao define-se pela exactido com que um conceito
menos importante de tudo o perfil, ou a qualificao dos especialistas que vo representado por um termo de indexao
utilizar essa linguagem de indexao.
A qualidade da indexao deve, se possvel, ser avaliada atravs da anlise dos
resultados da recuperao, calculando, por exemplo, as taxas de exaustividade
e pertinncia. A Exaustividade da indexao define-se pela quantidade de con-
ceitos que caracterizam o contedo integral de um documento. A pertinncia a

148 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Anlise e Linguagens Documentais 149
taxa de documentos encontrados que correspondem questo do investigador, A NP 4036 trata de aspectos de controlo do vocabulrio, em particular dos meios
em relao ao nmero total de documentos encontrados. para estabelecer e apresentar as relaes entre os termos.

Sabemos que a qualidade da indexao depende essencialmente da qualidade do Por princpio a escolha da forma privilegia o uso corrente, o mximo de simpli-
indexador e da anlise que faz. A qualidade da anlise resulta da fidelidade com cidade, a coerncia e preocupao com a uniformidade, a ateno s escolhas
que exprime o contedo do documento e da avaliao positiva da sua pertinncia anteriores, o controlo da sinonmia e da ambiguidade recorrendo analogia.
informativa em relao ao potencial utilizador.
Os termos de indexao quanto forma podem ser: simples ou compostos.
As qualidades do indexador devem ser o esprito analtico-sinttico, a objec-
tividade, os conhecimentos adequados na rea que objecto de indexao, e o O termo simples formado apenas por uma palavra.
auxlio de obras de referncia.
O termo composto constitudo por duas partes: ncleo e o distintivo ou modi-
Para a qualidade deve ter-se em conta o perfil e necessidade do utilizador. A ficador.
qualidade da indexao ser tanto melhor quanto mais directa for o contacto dos
indexadores com os utilizadores. O ncleo a componente nominal que designa a classe genrica dos conceitos
qual o termo pertence.
Os termos de indexao devem assumir uma forma to simples quanto possvel. Ex: hospitais no termo hospitais para crianas.

Deve promover-se a coerncia da aplicao dos mesmos princpios, de modo a O distintivo ou modificador um ou vrios componentes que serve para restrin-
garantir a uniformidade. E deve haver consistncia de critrios e formas. gir a extenso do sentido do ncleo.
Ex: O adjectivo impresso no termo composto ndice impresso
Para o controlo da sinonmia deve escolher-se, para um mesmo conceito, um
nico termo de indexao que ser o descritor. A relao de equivalncia aos seus As relaes entre os termos no tesauro so clarificadas pela colocao de abrevia-
sinnimos ou quase sinnimos (no-descritores) feita por uma nota remissiva. turas e smbolos antes dos termos.
NE Nota explicativa: nota que acompanha o termo para explicar o seu sentido
Deve procurar-se uma soluo anloga a alguma j encontrada para casos idn- Use o termo que se segue a este smbolo o descritor
ticos, com o objectivo de respeitar os princpios de coerncia e uniformidade. UP usado por: o termo que se segue a este smbolo um no-descritor.
TT Termo de topo . o nome da classe mais genrica ao qual o termo especfico
O controlo da ambiguidade deve ser feito por escolha criteriosa dos termos de pertence.
indexao. TG Termo genrico: o termo que o segue representa uma noo contendo um
sentido mais amplo.
essencial que o sistema permita a introduo de novos termos na linguagem. TE Termo especfico: o termo que o segue representa uma noo que tem um
sentido mais restrito.
TR Termo relacionado: O termo que o um termo associado. Estabelece uma
9. Directivas para a construo e relao associativa (horizontal).
desenvolvimento de tesauros
Os termos TT; TG, TE estabelecem relaes hierrquicas.
A construo e o desenvolvimento de tesauros monolingues so regulados pela
norma ISO 2788 a que corresponde a Norma Portuguesa 4036 de 1992.

150 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Anlise e Linguagens Documentais 151
9.1. O Controlo do vocabulrio No caso das abreviaturas e acrnimos, s devero ser usados se forem formas
consagradas e conhecidas pelo utilizador.
So vrias as formas diferentes de controlar o vocabulrio. Cada termo de um
tesauros est normalmente restrito a um nico sentido que o que revela mais No caso dos termos homgrafos, estes devem ser completados com um qualifica-
eficcia para o sistema de indexao. A estrutura, nas suas relaes hierrqui- dor. Como no caso de: clculo (matemtica) e clculo (medicina).
cas, j indica o sentido do termo. Se necessrio faz-se acompanhar de uma nota
explicativa que deve precisar o sentido escolhido e eventualmente os excludos. Na ortografia deve ser optar-se pela de uso corrente mais generalizado. E nos es-
No caso da mesma noo poder ser expressa por sinnimos, apenas um termo trangeirismos devem preferir-se as formas portuguesas de uso corrente. Caso re-
escolhido fazendo remissiva para todos os outros. laxamento para o estrangeirismo relax, ou as formas estrangeiras com grafia
aportuguesada. Os termos estrangeiros usam-se quando no h traduo aceite.
Na escolha da forma dos termos deve privilegiar o uso corrente. Deve apresen-
tar-se o mximo de simplicidade , coerncia e uniformidade. No se adopta o calo ou gria, quando existe um termo equivalente.

Em caso de dvida deve recorrer-se analogia. Devem ser usados os nomes comuns e no os nomes comerciais. Estes devem ser
usados com remissivas.
Por norma geral deve escolher-se a forma consagrada no uso corrente.
No caso dos nomes cientficos deve preferir-se a forma mais conhecida do utilizador.
No caso de diferentes ortografias para representar uma determinada palavra ou
termo, a escolha deve recair no termo mais conhecido pelo utilizador. Tambm nos nomes de lugares se deve preferir a forma como mais conhecido.

Nos termos cados em desuso e termos actuais, escolhe-se o actual. No caso do nome prprio das pessoas fsicas e colectividades devem ser adopta-
das as formas por que so geralmente identificados.
Os nomes comerciais devem ser usados com remissivas.

No caso dos nomes cientficos deve usar-se o termo do conhecimento do utilizador. 9.1.1. Termos compostos

Nos nome de lugares deve respeitar-se a forma mais conhecida, seguindo as nor- Devem ser mantidos na forma composta o termo que familiar na forma corren-
mas da catalogao. te e que na sua separao dificultaria a compreenso. Ex: Tratamento de dados
ou Gesto financeira. E tambm quando a decomposio semntica levaria a
Nos nomes prprios de instituies ou de pessoas deve seguir-se a regra de ca- perda de significado. Ex: alimento + plantas poderia representar alimento para
talogao. plantas ou plantas enquanto alimento.

Por regra no se devem usar advrbios, verbos e adjectivos. Estes podem ser usa- Devem manter a forma composta os termos que sejam substantivos prprios e
dos quando substantivados. Os adjectivos podem ser utilizados em lnguas em que contenham um substantivo prprio (erros freudianos). Quando o termo dis-
que o adjectivo precede geralmente o nome que qualifica. Como no caso: French tintivo tenha perdido o seu sentido original (sapatos de tnis). Que contenha um
Art. Os verbos no infinito ou no particpio no devem ser usados. As actividades distintivo que sugira uma semelhana com um objecto ou acontecimento sem
devem ser representadas por nomes ou expresses verbais. Casos de cozinha (e causa directa (porca de orelhas). Termos que no possam ser reexpressos sem a
no cozinhar), ou destilao (e no destilar). utilizao de um substantivo presente no termo composto, apenas implicitamen-
te (sadas de emergncia). Termos que contenham substantivos sincategorem-
ticos (membros artificiais)

152 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Anlise e Linguagens Documentais 153
9.1.2. Decomposio dos termos O descritor deve ser sempre escolhido de forma a corresponder s necessidades
da maioria dos utilizadores.
Deve optar-se pela decomposio nas seguintes situaes:
Quasi-Sinnimos so termos cujo significado geralmente considerado como
O termo representa a parte ou propriedades e as diferenas (acidez do solo deve diferente no uso corrente, mas que so tratados como sinnimos na indexao,
decompor-se em acidez + solo) como exemplo: humidade e secura

O nome de uma aco transitiva no deve ser modificado pelo nome do objecto A remisso para o termo genrico uma tcnica em que o nome de uma classe,
sobre o qual recai essa aco (Gesto do pessoal deve ser Gesto + Pessoal) bem como os seus membros so tratados como um conjunto de equivalncias
como exemplo:
O nome de uma aco intransitiva no deve ser modificado pelo nome do agente -- ROCHAS
da aco (migrao de aves deve ser migrao + aves). -- UP ardsia
-- UP basalto
-- UP granito
9.1.3. Relaes bsicas num tesauro
No entanto esta tcnica deve ser evitada para reduzir o nmero de descritores.
Nos tesauros reconhecem-se trs tipos de relaes entre os termos.
Nas relaes hierrquicas baseadas em graus ou nveis de subordinao, o termo
As relaes de equivalncia so relao entre descritores e no-descritores, para superior representa uma classe e os termos subordinados representam partes
quando existem vrios termos considerados para representar o mesmo conceito. desta. A reciprocidade expressa por:
Coloca-se: -- TG (termo genrico) coloca-se atrs do termo subordinante
UP escrito frente do descritor -- TE (termo especfico) coloca-se atrs do termo subordinado
e Ex:
USE escrito frente do no-descritor Transporte areo
Ex: pssaros UP aves TG Modos de transporte
e
aves USE pssaros Modos de transporte
TE Transporte areo
Aplicam-se a termos sinnimos, quasi-sinnimos.
A relao genrica identifica a ligao entre uma classe e os seus membros. Parte
Os termos sinnimos so termos considerados idnticos, como por exemplo: do geral para o particular (ex: Pssaros, papagaios)
-- Termos de origem lingustica diferente (poliglota e multilingue)
-- Nomes populares e cientficos (aspirina e cido acetilsaliclico) A relao partitiva limita as situaes em que a parte est implcita no todo,
-- Nomes comuns e marcas comerciais (garrafa isoladora e garrafa termos) em qualquer contexto. Aplica-se a sistemas e rgos do corpo (Ex Sistema circu-
-- Conceitos novos (hovercraft e veculo sobre almofada de ar) latrio - veias); a localizao geogrfica (Ex: Canad Toronto); a domnios do
-- Termos actuais e em desuso (rdio e telefonia) conhecimento (Ex: Biologia-Botnica) e a estruturas sociais hierarquizadas (Ex:
-- Variantes ortogrficas (oiro e ouro) Exercito Regimento)
-- Termos de diferentes culturas (contrabaixo e rabeco)
-- Abreviaturas e nomes completos (PVC e policloreto de vinilo) A relao de instncia identifica a ligao que existe entre uma categoria geral
-- Forma separada e conjunto de termos (carvo + extraco e extraco do carvo) de coisas ou acontecimentos. Ex: (Regies Montanhosas Alpes Himalaias)

154 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Anlise e Linguagens Documentais 155
Nas relaes poli-hierrquicas alguns termos podem pertencer ao mesmo tempo 10. Avaliao da Indexao
a vrias categorias (Ex: Biologia; Qumica e Bioqumica)
Os factores que influenciem no momento da pesquisa so o tipo de vocabulrio
A Relao Associativa inclui relaes entre pares de termos que no fazem par- utilizado, o grau de exaustividade ou especificidade da indexao e finalmente a
te de um mesmo conjunto de equivalncias, nem da mesma cadeia hierrquica, coerncia da indexao.
mas que esto mentalmente associados. (Ex: Pssaros TR Ornitologia)
Podemos ento explicitar cada um dos seguintes conceitos:
H dois tipos de termos susceptveis de estarem ligados pela relao associativa.
Os que pertencem mesma categoria (Ex: barcos TG veculos TR navios . Exaustividade ser a capacidade de representar todos os conceitos do documen-
E os termos que pertencem a categorias diferentes em que um dos termos esteja to e as diferentes facetas de determinado tema;
fortemente implicado no outro. So os casos de:
Uma disciplina ou ramo do conhecimento (silvicultura TR Florestas) Especificidade, a capacidade de representar os diferentes conceitos de um docu-
Um processo ou uma operao e o seu agente (controlo da temperatura TR mento com um grau adequado de profundidade.
termstato)
Uma aco e o produto da aco (construo TR edifcios) A eficcia da indexao assim determinada pela linguagem utilizada, pelo pr-
Uma aco e a pessoa ou coisa atingidas pela aco (colheita TR culturas) prio processo da indexao, pelo processo da pesquisa e pela interaco utiliza-
Fenmeno e as suas propriedades (veneno TR toxicidade) dor sistema.
Conceitos relacionados com as suas origens (holandeses TR pases baixos)
Conceitos ligados por relao causal (doenas TR substncias patognicas)
Uma coisa e o seu antdoto (plantas TR herbicidas) 10.1. Critrios para avaliar a eficcia de um sistema
Conceito e a sua unidade de medida (corrente elctrica TR ampere)
Locues sincategoremticas e os nomes das suas subcategorias (maquetes de A relevncia a confirmao que o especialista da rea da temtica em apreo
barcos TR barcos) d de que determinado documento adequado necessidade de informao do
utilizador.
H trs formas bsicas de apresentar os tesauros. A apresentao alfabtica, a
sistemtica e a grfica. A pertinncia a confirmao dada pelo prprio utilizador de que determinado
documento adequado sua informao.
A ordem de enunciao dos termos a suguinte:
NE nota explicativa ou definio O acerto a capacidade do sistema recuperar documentos relevantes.
UP indicao dos no descritores
TT termo de topo, se necessrio A preciso a capacidade de no recuperar documentos no relevantes.
TG termo genrico
TE temo especfico O rudo constitudo pelos documentos no pertinentes ou no relevantes recu-
TR termo relacionado perados.

O silncio constitudo pelos documentos relevantes no recuperados.

156 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Anlise e Linguagens Documentais 157
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158 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO


---
1. Gesto Documental: 1. GESTO DOCUMENTAL: CONCEITOS E FUNES
conceitos e funes
1.1. Uma aproximao histrica:
1.1. UMA APROXIMAO HISTRICA: ORIGENS E OBJECTIVOS
origens e objectivos
1.2. O ciclo de vida dos
documentos Antes do surgimento dos argumentos que deram origem quilo que, atual-
1.3. Records Management mente, do ponto de vista conceptual designamos gesto de documentos, as
e Archives: duas actividades de gesto arquivstica baseavam-se numa viso dicotmica, que va-
vias, um destino
lorizava, ora o aspecto histrico, ora aspecto administrativo dos documentos,
1.4. O modelo de gesto
integrada de documentos mas carecia de uma abordagem terica mais profunda e consistente (Jardim,
2. Modelos de gesto 1995 apud Freitas, 2003, p. 62).
documental: interpretaes
e evolues Na verdade, a Gesto de Documentos, enquanto conjunto de medidas que vi-
2.1. O modelo norte-americano
sam a racionalizao e a eficcia na constituio, conservao e comunicao dos
2.2. O modelo europeu
3. Planificao e implementao arquivos (NP 4041, 2005, p. 4), teve as suas bases erigidas sobre o princpio
de sistemas de gesto terico das Trs Idades dos Arquivos, ou do ciclo vital dos documentos, sendo
documental este definido como uma sucesso de fases corrente, intermdia e definitiva
3.1. Princpios e funes por que passam os documentos de arquivo, desde a sua produo, at estar
arquivsticas na base
ultimado o procedimento que lhes deu origem (NP 4041, 2005, p. 10).
dos procedimentos
3.2. Pontos essenciais na poltica
de gesto documental As ideias que levaram aos actuais princpios e procedimentos de gesto docu-
3.3. Dispositivos normativos mental em arquivos tomaram forma e adquiriram base de sustentao nos Es-
e regulamentares tados Unidos (EUA) e no Canad, a partir dos anos 40 do sculo XX. De acordo
3.4. A gesto de arquivos
com Karen Dawley Paul (1990 apud Freitas, 2003, p. 65), em 1941, os Arquivos
electrnicos
4. A preservao e o acesso Nacionais dos EUA (National Archives and Records Administration NARA,
na gesto documental cuja pgina Web, referncia obrigatria no meio arquivstico, pode ser consulta-
contempornea da em http://www.archives.gov/), face s necessidades prementes, provocadas
4.1. Paradigmas convencionais pelo crescimento da documentao e dos gabinetes de guerra, culminadas pelo
e paradigmas actuais:
seu evidente descontrolo, algo que se agravaria ainda mais no perodo aps a
problemas, desafios
e solues Segunda Guerra (1939-1945), tomaram a iniciativa de estabelecer um progra-
4.2. Preservao: conceitos ma de gesto da massa documental norte-americana. Na base deste programa,
e aspectos relevantes conforme diz Paul (1990), estava a ideia de utilizar a gesto para melhorar a
4.3. Acesso: conceitos e qualidade e reduzir a quantidade de documentos e, no final das contas, fa-
aspectos relevantes
cilitar a recuperao da informao. Dois anos mais tarde, em 1943, segundo
Schellenberg (2002, p. 41), apareceu a Records Disposal Act, datada de 07 de
Julho de 1943. Trata-se de uma lei federal que definiu o carcter dos documen-
tos permanentes (records, na terminologia original) e autorizou o Conselho
dos Arquivos Nacionais a desenvolver procedimentos para determinar prazos de
guarda, transferncia e reproduo de documentos em microfilmes (Sociedade
dos Arquivistas Americanos, 2012).

Gesto Documental 161


Evidentemente, essa tomada de posio deu lugar, na sociedade americana, a 1.2. O CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS
um novo profissional, designadamente o records manager (ou gestor de
documentos e, mais recentemente, por fora do papel que se atribui informa- 1.2.1. CONCEITOS
o, na sociedade, gestor de informao), responsvel pela gesto dos chamados
Arquivos Correntes e Intermdios (i.e., arquivos cuja funo o contro- As aces voltadas para a gesto dos documentos concentram-se sobretudo nas
lo dos documentos que tramitam por um servio) e voltados para as polticas e fases corrente e intermdia da documentao, pelo simples facto de que neste
programas que visam o controlo da produo e da circulao da documentao momento que normalmente tm o uso requisitado pela prpria organizao que
situada nesta fase. Este novo profissional passou, ento, a dividir os esforos e os produziu e, por conseguinte, os utiliza, com alguma regularidade e frequncia,
as responsabilidades com os archivists (ou arquivistas), profissionais que at para dar seguimento aos seus processos e negcios. Porquanto, para que seja
ento eram os nicos designados para a custdia dos documentos considerados possvel a compreenso e a efectivao de aces e esforos coordenados nesta
de valor histrico e de preservao permanente. direco, torna-se imprescindvel adquirir um conhecimento consistente da na-
tureza dos arquivos e das etapas inerentes ao ciclo documental (Freitas, 2003, p.
Portanto, por esta lgica e por fora deste arranjo estratgico de racionaliza- 61), aspectos sobre os quais discorreremos neste tpico.
o do quantitativo e do qualitativo da produo documental, os Arquivos
Permanentes (i.e., arquivos cuja funo, tradicionalmente, a salvaguarda Em conformidade com a denominada Teoria das Trs Idades, o Arquivo
da documentao de carcter histrico) passaram para a responsabilidade ex- tende a ser visto como uma entidade de natureza dinmica, que cresce na
clusiva dos arquivistas, ao passo que os arquivos correntes e os intermdios ordem directa das actividades desempenhadas pelo rgo cuja estrutura ele pr-
foram entregues aos records managers ou gestores de documentos de origem prio, enquanto sistema de informao, deve representar. Da observncia desta
administrativa. Desta maneira, o campo de actuao dos referidos profissio- peculiaridade deriva a noo do ciclo de vida dos arquivos, previamente referida.
nais passou a identificar-se com programas, cujos objectivos eram obter efi- Tal noo naturalista (por analogia com o ciclo da vida humana) prende-se
ccia e eficincia na armazenagem, na recuperao, no uso e na transferncia ideia de que os documentos, no decorrer da sua tramitao no servio, cumprem
dos documentos, no mbito exclusivo do rgo produtor/acumulador da do- determinadas etapas ou ciclos de maior ou menor utilizao, consoante a sua
cumentao. Com esta diferenciao, estavam lanadas as bases para a gesto relevncia (i.e., as necessidades informacionais dos utilizadores do sistema e os
documental (ou records management). contedos informacionais e evidenciais dos documentos que alberga).

Assim, na gnese deste processo, estava embutida uma postura de racionalidade Ao abordar a referida teoria, Gregory Bradsher (1990), um renomado e experien-
que se configuraria numa nova viso dos arquivos para os prprios profissionais da te arquivista dos Estados Unidos, explica que os documentos de arquivo iniciam
rea. Essa mudana sedimentar-se-ia, como foi dito, por meio da conhecida Teoria o seu ciclo de vida quando nascem, i.e., quando so produzidos ou recebidos
das Trs Idades, postulada neste mesmo perodo para atender, grosso modo, aos (acumulados, portanto), dando sequncia ao cumprimento de determinada fun-
objectivos enunciados, tendo como consequncia o estabelecimento de uma fun- o ou actividade da qual se originam. Seguidamente vivem activamente
o diferenciada para os arquivos correntes, intermdios e permanentes. (i.e., incrementam a sua frequncia de uso). Por fim, quando a frequncia de uso,
ou mesmo a actividade que os gerou, se reduzem, seguem apenas um de dois
Em sntese, tal foi a proposta com que a Arquivstica, enquanto disciplina, destinos possveis: a) aposentam-se, sendo transferidos para outro ambiente
defrontou-se em meados dos anos 50. De l para c, esta teoria tomou fora, arquivstico, que no aquele que os produziu ou acumulou, onde renascem,
angariando adeptos, especialmente no continente americano. Excepo deve momento em que, findas as funes pelas quais foram criados, se lhes acrescem
ser feita ao contexto europeu e por razes que sero sumariadas, neste mesmo qualidades que justificam a sua manuteno permanente, i.e., por tempo indefi-
texto, a seu tempo. nido, no interior de um arquivo definitivo; ou b) morrem, quando so defini-
tivamente eliminados, i.e., sujeitos a um procedimento de avaliao arquivstica
que determina a sua excluso definitiva e irreversvel.

162 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Gesto Documental 163
1.2.2. ETAPAS b. recolha: [f]uno do servio de arquivo que consiste na aquisio e transfe-
rncia dos documentos a conservar. Deve ser precedida de recenseamento.
No que respeita aos arquivos, tradicionalmente, a partir da idade dos docu- (2005, p, 13).
mentos que determinamos a sua mdia de permanncia em cada fase ou etapa
do ciclo de vida.

Com base nesta assero, Helosa Bellotto (1991), numa obra bastante conhe-
cida e difundida no contexto brasileiro, intitulada Arquivos permanentes:
tratamento documental, discorre sobre as caractersticas e o tempo mdio
de permanncia dos documentos de arquivo em cada estgio. De acordo com
a sua experincia, numa Primeira Idade, i.e., nos Arquivos Correntes, fase
em que, conforme dissemos, os documentos encontram-se em uso constante e
cumprem funes administrativas, jurdicas ou legais, a mdia de permanncia
de cinco a 10 anos, aps o que normalmente ocorre a sua transferncia
prxima fase (FIGURA 1).

Na Segunda Idade, ou idade dos Arquivos Intermdios, continua Bellotto


(1991), os documentos supostamente ultrapassaram os valores jurdico-adminis-
trativos iniciais, sendo, por isso, de uso relativamente reduzido para os servios.
Entretanto, como podem ser solicitados, ainda que esporadicamente, perma-
necem fisicamente prximos, mas separados dos documentos de uso corrente,
cumprindo prazos legais (i.e., prescritos em legislao prpria para o efeito), at Figura 1: Representao do modelo do Ciclo de Vida ou Teoria das Trs Idades
que sejam submetidos avaliao arquivstica, que determinar a sua elimi- dos Arquivos, com os procedimentos adoptados em cada fase ou etapa.
nao ou a incorporao num arquivo definitivo. O perodo mdio de perma- ---
Fonte: Elaborao prpria, com base em Bellotto (1991), Schellenberg (2002) e
nncia nesta fase de 20 anos (FIGURA 1). Bradsher (1990).

Na Terceira Idade, ou Idade dos Arquivos Definitivos, complementa Bellotto


(1991), os documentos remanescentes das etapas anteriores so definitivamen- Naturalmente, para dar seguimento a estes processos, os documentos devem,
te incorporados instituio ou rgo designado para efectivar a sua guarda em cada fase ou ato de passagem, sofrer um procedimento de Avaliao Ar-
permanente (o que pode, ou no, implicar uma transferncia da sua custdia). quivstica, operao que, nos arquivos correntes e intermdios, determina o
Trata-se, sobejamente, de registos com um valor histrico agregado. Os docu- prazo de guarda e a consequente destinao de conjuntos documentais com-
mentos remanescentes dos servios atingem essa fase aps 25 ou 30 anos de pletos, ultimadas as necessidades de uso do prprio servio. O amplo conhe-
existncia, em mdia (FIGURA 1). cimento e o planeamento destes procedimentos, decorrentes da observao de
cada etapa ou fase do ciclo vital da documentao (que, conforme dissemos,
Os documentos, de uma fase outra do ciclo, sofrem, pois, os seguintes procedi- baseia-se, essencialmente, no seu valor de uso) so factores preponderantes
mentos arquivsticos, definidos pela norma NP- 4041 (FIGURA 1): nas actividades de gesto documental, porque atravs da sua realizao se ob-
tm a eficincia e a eficcia necessrias ao controlo da produo e, consequen-
a. transferncia: [m]udana de documentos, arquivos ou acervos documen- temente, racionalizao da documentao que tramita em uma instituio,
tais de um depsito de arquivo para outro, com ou sem alterao de custdia. quer seja pblica, quer seja privada.
(2005, p. 12);

164 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Gesto Documental 165
O sistema burocrtico moderno, vigente na maioria das instituies e em- Informao Informao
presas, em distintos pases e regies do Globo, impe que os documentos se- Valor primrio Valor secundrio
jam criados para atender aos trmites exigidos pelos servios (trmites estes que
importa definir, documentar e conhecer, ao implantar uma poltica de gesto Arquivo corrente
Arquivo denitivo
documental, ao nvel organizacional), tendo em linha de conta as actividades ou Arquivo intermdio
funes desempenhadas pelo rgo que os produz e/ou acumula (cf. o conceito
de Arquivo). Logo, ser a natureza destas actividades ou funes que ir justifi-
car a maior utilizao de determinados tipos de documentos, em detrimento de Figura 2: Representao dos valores atribudos aos documentos de arquivo,
outros, com menor frequncia de uso, e, em ltima anlise, determinar o seu nas suas etapas clssicas ou fases do ciclo de vida.
tempo de permanncia em cada etapa do ciclo vital, por assim dizer. ---
Fonte: Elaborao prpria, com base no texto de Schellenberg (2002, p. 180).

Dos argumentos anteriores, apreendemos que, partida, no se pode fixar um


prazo rgido de manuteno dos documentos, em cada uma das fases ou etapas Naturalmente, os referidos valores (primrio e secundrio) no devem ser con-
(corrente, intermdia e permanente), de forma a dar-lhes um tratamento uni- siderados em termos absolutos. Pelo contrrio, devem ser relativizados e ana-
forme. H que investigar, em cada caso particular, a natureza do rgo e da lisados luz de outros, igualmente relevantes, tais como o valor de uso dos
actividade que motivou a criao e a tramitao dos diversos documentos, bem documentos, j referido, e o seu valor intrnseco que, neste caso, o valor
como a sua tipologia e a sua funo, para ento decidir sobre o momento que o documento apresenta por ele mesmo, i.e., na sua origem, sem que nesta
adequado para a sua transferncia, seguindo planos de destinao que devem valorao influam outros valores que lhe possam ser eventualmente atribudos
ser previamente estabelecidos e consubstanciados em documentos regulado- por acrscimo (Freitas, 2003).
res desta actividade (como a tabela de seleco, por exemplo, que abordaremos
oportunamente).
1.3. RECORDS MANAGEMENT E ARCHIVES:
De qualquer modo, cumpre referir que o valor de uso utilizado pela Arqui- DUAS VIAS, UM DESTINO
vstica como algo subjacente a dois outros conceitos, igualmente caros para a
disciplina: o valor primrio e o valor secundrio dos documentos de arquivo. Na Uma concluso natural, a partir dos conceitos abordados no tpico anterior, diz
ptica do arquivista norte-americano, considerado um grande terico e prtico respeito ao facto de que as aces voltadas gesto dos documentos devem con-
da Arquivstica Moderna, Theodore R. Schellenberg, os documentos de arqui- centrar-se sobretudo nas fases de maior actividade da documentao. De facto, a
vo, dependendo da fase do ciclo vital em que se encontrem, apresentam valores Gesto de Documentos tem sido vista como um conjunto de medidas e rotinas
subjacentes, consensualmente admitidos pela teoria arquivstica contempornea aplicadas aos arquivos correntes e intermdios, com o objectivo de controlar o
(FIGURA 2): fluxo de produo e de utilizao da documentao (cf. NP-4041, 2005, p. 4).

a. valor primrio ou valor probatrio: trata-se do valor jurdico-legal ou No entanto, a nosso ver, o seu alcance vai alm da aplicao de medidas ou mes-
fiscal atribudo ao documento, no instante da sua produo/acumulao, e mo rotinas de manuteno em arquivos, ainda que estas sejam, de facto, im-
que justifica a sua manuteno prolongada, relacionando-o, indiscutivelmen- prescindveis para a boa administrao e racionalizao da documentao, do
te, ao ato que o gerou (Schellenberg, 2002, p. 180). incio ao final do seu ciclo. Na nossa perspectiva, existem conceitos, princpios
b. valor secundrio, trata-se do valor informativo e/ou histrico, agregado ao e funes derivados da evoluo terica da Arquivstica, enquanto disciplina, ao
documento, posteriormente sua criao/acumulao (i.e., j na fase defini- longo do sculo XX, que so imprescindveis para que tais prticas e medidas no
tiva), quando cessam ou reduzem, teoricamente, os valores primrios (Schel- se tornem intervenes de carcter meramente tcnico e, por isso, descuradas de
lenberg, 2002, p. 180). uma anlise mais sistmica dos fenmenos e das componentes envolvidas (Frei-
tas, 2003, p. 61).

166 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Gesto Documental 167
Conforme dissemos, a Teoria das Trs Idades, desenvolvida em solo norte-ameri- legais e de instrumentos normativos), consistente e documentado parece ser a
cano, distingue profissionalmente o records manager do archivist, distino esta melhor alternativa, at ao momento, para estes crescentes problemas gerados
visvel nos dias actuais, ainda que no tenha sido completamente reconhecida ou pela intromisso do documento electrnico no meio da Arquivstica actual.
assimilada pelos arquivistas europeus, onde de facto encontra resistncias (excep-
o seja feita ao caso ingls, de constituio similar ao modelo norte-americano). De qualquer modo, existem autores que consideram que esta dicotomia apenas
aparente, dado que, ao fim e ao cabo, tanto os arquivistas quanto os gestores de
Tal teoria, para Armando Malheiro da Silva (2000, p. 25 apud Freitas, 2003, p. documentos - conquanto possam ser distintas as suas metodologias, prticas,
67), por exemplo, representa um paradoxo. Por um lado, aponta para uma viso habilidades e competncias - partilham, em essncia, uma preocupao comum:
ininterrupta do ciclo de vida dos documentos. Por outro, embute a ideia de desar- a organizao e a manuteno continuada dos documentos de arquivo (Schellen-
ticulao, na definio de cada etapa, onde o sentido do arquivo, como um todo, se berg, 2002; Paul, 1990).
perde. Para o referido autor, esta situao representa um corte epistemolgico,
evidenciado pela separao entre a gesto documental (voltada Administrao)
e a Arquivstica (qualificada como disciplina auxiliar da Histria). Na actualidade, 1.4. O MODELO DE GESTO INTEGRADA DE DOCUMENTOS
a situao se traduz, segundo o mesmo autor, numa tenso dialctica, em que
importa superar a dicotomia e propor novas bases tericas para a Arquivstica. Na base dos argumentos de autores que, na actualidade, entendem a gesto de
documentos numa perspectiva integradora, estaria uma necessria mudana
Portanto, se de um lado a observncia do ciclo de vida lanou novas formas de de foco, do objecto documento para o objecto informao (cf. Lopes, 1996;
tratar e gerir o contedo informacional dos arquivos, do outro gerou aquilo que Rousseau & Couture, 1998; Silva et al, 1999; Silva, 2000). Uma tal linha de ra-
diferentes autores consideram como uma ciso profissional, traduzida numa ciocnio assume uma relao directa com a questo da mudana de paradig-
subdiviso da prpria Arquivstica em duas reas distintas (pese embora tratar- ma que vem fazendo eco na Arquivstica, desde o final dos anos 80 (cf. o texto
-se de uma nica disciplina, com um nico destino): Records Management e seminal de Hugh Taylor, um renomado arquivista ingls, actuante no Canad,
Archives (a este respeito, vide autores como Lopes, 1996; Rousseau & Couture, publicado em 1987 na revista American Archivist).
1998; Silva et al, 1999; Silva, 2000).
A ideia que subjaz nessa proposta criar um contraponto viso do arquivo,
Um meio para abordar correctamente a referida ciso a proposta da Arquivstica hegemnica nos sculos XIX e XX, e considerada, actualmente, historicista e
Integrada, ou Arquivstica Total, proveniente do Canad, nos anos 80, e defendida incorporacionista (vide Silva et al, 1999). Na nova concepo, o arquivo passa a
pelos conhecidssimos arquivistas canadianos Jean-Yves Rousseau e Carol Coutu- ser encarado como um sistema integral de informao, que tem de ser gerida por
re, numa obra que referncia obrigatria para a Arquivstica moderna, intitulada profissionais da informao, independentemente da idade ou etapa do ciclo de
Os fundamentos da disciplina arquivstica (1998). Para Lopes (1996 apud Freitas, vida dos documentos, valor que passa inclusivamente a ser considerado relativo
2003, p. 68), a proposta dos autores canadianos pretende desfazer a dicotomia ge- neste mesmo tratamento.
rada nos sistemas de arquivos, a partir da sua separao em fases ou etapas, pro-
pondo uma uniformizao dos procedimentos de gesto documental, integrando-se A novidade da proposta de gesto integrada (Lopes, 1996 apud Freitas, 2003, p.
as trs fases ou idades numa nica, de modo a que a informao contida no docu- 68) est na vertente que elege a informao como objecto de interesse do arquivista
mento (e no, simplesmente, o documento) possa ser tratada j naquela que seria, e busca uma abordagem interdisciplinar entre a Arquivstica e as disciplinas afins.
tradicionalmente, a sua primeira etapa, portanto, no mbito dos arquivos correntes.
As posies balizadoras da gesto integrada propugnada pelo modelo canadia-
De facto, esta proposta contm elementos de extrema relevncia, sobretudo no no so, em sntese:
contexto actual, em que os arquivistas debatem-se com os problemas provocados
pelo advento do documento electrnico, e as possveis alternativas. Controlar e a. rompimento com as prticas da Arquivstica tradicional, que tratam a infor-
gerir a documentao, dentro de um ambiente regulado (i.e., dotado de marcos mao somente na sua fase permanente;

168 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Gesto Documental 169
b. reestruturao da Arquivstica actual, pela recomposio da dicotomia exis- cem um forte controlo sobre os documentos, em todas as trs fases do ciclo vital, e
tente entre as fases activa e semi-activa, de um lado, e a fase definitiva dos a prtica desta profisso encontra-se muito bem definida e regulamentada naquele
arquivos, de outro. pas, pesem embora as influncias tericas contrrias. Finalmente, neste modelo,
segundo complementa o autor, existe uma forte presena dos arquivos interm-
dios e dos calendrios e prazos de conservao que os mesmos preconizam como
2. MODELOS DE GESTO DOCUMENTAL: instrumentos de gesto por excelncia (Llans y Sanjun, 2006, p. 50-51).
INTERPRETAES E EVOLUES

2.1. O MODELO NORTE-AMERICANO 2.2. O MODELO EUROPEU

2.1.1. ESTADOS UNIDOS 2.2.1. INGLATERRA

Conforme dissemos anteriormente, nasce nos Estados Unidos o conceito de ges- Neste pas, encontra-se em funcionamento um modelo de gesto que Llans y
to de documentos, com forte inclinao para a reduo e/ou racionalizao do Sanjun (2006) define como arcaico, quer pela antiguidade, quer pela metodo-
volume documental. De acordo com Llans y Sanjun (2006), neste pas, im- logia adoptada no tratamento da documentao: o ato de registar um documento
plantou-se um modelo em que predominaram os conceitos de gesto em rela- (Registry, o equivalente a protocolo), por si, significa atribuir-lhe autenticida-
o aos conceitos patrimonialistas, normalmente vinculados aos historiadores de, conceito que no condiz, por exemplo, com os problemas enfrentados pela
e profissionais afins. Igualmente, neste pas, surgiu, e se manteve, a separao Arquivstica Contempornea, em face dos documentos electrnicos. Ainda, de
metodolgica que passou a orientar os distintos percursos dos profissionais ac- acordo com este modelo, nota-se uma clara separao entre as fases corrente,
tuantes nas fases corrente e intermdia dos arquivos, de um lado, e definitiva, intermdia e definitiva da documentao, sob forte influncia do Public Recor-
do outro. A partir dos anos 90, o tradicional conceito de gesto de documentos ds Office, instituio que interfere, naturalmente, na fase administrativa dos ar-
evoluiu, primeiramente, para o conceito de gesto de informao e, posterior- quivos centrais. Para o autor, um grave problema deste modelo a existncia
mente, gesto de conhecimento, segundo complementa o mesmo autor. Ainda, de uma forte influncia dos Ministrios nas prticas de gesto documental, com
o organismo que se destaca, desde a dcada de 30, naquele pas, pela influncia, pouca ou nenhuma interferncia dos profissionais de arquivos, o que de facto
pela expresso e pelo papel centralizador em polticas de gesto arquivstica incongruente (Llans y Sanjun, 2006, p. 52-53).
o National Archives and Records Administration - NARA, endossado nas suas
polticas pelo Conselho Internacional de Arquivos CIA e pela UNESCO. Pelo
exposto, trata-se de um pas que exerce forte influncia no mbito da arquivstica 2.2.2. FRANA
mundial e que apresenta um modelo de gesto com uma forte aproximao com
a componente tecnolgica (Llans y Sanjun, 2006, p. 48-50). Neste pas, segundo Llans y Sanjun (2006), tambm se nota uma separao
entre as fases corrente e definitiva, com a consequente existncia de um corpo de
profissionais distintos, dedicados ao tratamento dos documentos em cada uma
2.1.2. CANAD das referidas fases. Conforme acrescenta, o Arquivo Nacional da Frana exerce
pouca influncia no que respeita actuao profissional de vanguarda, persis-
Para o mesmo autor (Llans y Sanjun, 2006), a diviso do pas em duas reas tindo, institucionalmente, o predomnio de instrumentos de classificao e de
de influncia condicionou a inclinao para dois modelos de gesto documental modelos de administrao arcaicos (i.e., que remontam ao sculo XIX), o que
distintos: o primeiro, de influncia norte-americana; e o segundo, de influncia provoca srios prejuzos, por exemplo, no desenvolvimento do seu papel de ges-
francesa. A partir dos anos 80, especialmente na parte francfona do pas, iniciou- tor de documentos electrnicos. Em funo destas consideraes, nota-se uma
-se um processo de identificao com a perspectiva da Arquivstica Integrada (vide necessidade premente, naquele pas, de reformulao de metodologias e de pol-
tpico anterior). Ainda, segundo sublinha, os Arquivos Nacionais do Canad exer- ticas arquivsticas (Llans y Sanjun, 2006, p. 51-52).

170 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Gesto Documental 171
2.2.3. ALEMANHA 2.2.6. PORTUGAL

Este pas apresenta um modelo de gesto de documentos que Llans y Sanju- De acordo com Llans y Sanjun (2006, p. 63-64) a evoluo da gesto docu-
n considera igualmente arcaico (trata-se do conhecido modelo denominado mental, em Portugal, passou por trs fases consecutivas:
Registratur, baseado nos protocolos de registo de entrada de documentos
correntes). O autor considera que existe um forte controlo da tramitao dos a. 1986-1988: incio do processo de avaliao e de seleco de massas documen-
documentos nas administraes e uma visvel tendncia para a eliminao da tais acumuladas e de documentao em risco, sob influncia das metodologias
burocracia do Estado. Os arquivistas exercem pouca influncia no mbito da canadianas.
produo documental, dado que, tambm neste pas, observa-se uma separao b. 1988-1990: incio da constituio de marcos reguladores nacionais (vide Lei
entre as etapas corrente, intermdia e definitiva dos arquivos. O modelo de re- de Arquivos, datada desta poca), da prestao de apoio tcnico s instituies
gisto protocolar de documentos o que funciona plenamente na fase corrente, e do projecto de avaliao de documentos da administrao central.
segundo diz o autor, havendo um predomnio de instrumentos de classificao c. 1990-1992: produo e aprovao do decreto-lei de avaliao para a seleco
construdos a priori, o que no condiz, em absoluto, com as teorias arquivsticas e a eliminao ou reteno permanente de documentos da administrao cen-
actuais (Llans y Sanjun, 2006, p. 54-55). tral, directa e indirecta. Reincio sistemtico dos trabalhos e incio das aces
de formao encaminhadas neste sentido.

2.2.4. ITLIA A nosso parecer, actualmente, a Direco Geral de Arquivos (denominao cor-
rente do Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo) dispe de uma srie
O modelo que est em curso, neste pas, apresenta traos semelhantes ao modelo de instrumentos normativos (vide Decreto-Lei que trata da seleco e fixa os
alemo. Portanto, tambm neste caso, nota-se uma forte presena do registo de prazos de reteno de documentos das funes-meio da administrao central,
protocolo (por influncia de um modelo praticado no perodo romano, segundo ou o Manual para a gesto de documentos, publicado em 1997, ou, ainda, as
diz Llans y Sanjun, 2006) que permeia toda a classificao da documentao Recomendaes para a gesto de documentos de arquivo electrnicos: modelo
corrente. Semelhantemente ao caso anterior, h um predomnio dos instrumen- de requisitos para a gesto de arquivos electrnicos, de 2002) capazes de regu-
tos de classificao construdos a priori (Llans y Sanjun, 2006, p. 55). lar e orientar as prticas de gesto documental no pas, quer seja nos arquivos
convencionais, quer seja nos electrnicos. Nas ltimas duas dcadas, os seus es-
foros tm vindo a avanar enormemente neste sentido.
2.2.5. ESPANHA

Neste pas, segundo Llans y Sanjun (2006), o grande obstculo que ameaou a 3. PLANIFICAO E IMPLEMENTAO DE
implantao de um eficiente modelo de gesto documental, no decorrer do sculo SISTEMAS DE GESTO DOCUMENTAL
XX, foi a enorme acumulao de fundos. Acrescem-se a este problema outros, tais
como a carncia profissional, a carncia de marcos legais, a demora em instituir 3.1. PRINCPIOS E FUNES ARQUIVSTICAS
os arquivos intermdios e as constantes mudanas polticas e administrativas. NA BASE DOS PROCEDIMENTOS
Todos estes factores so apontados pelo autor como obstculos implantao de
uma poltica nacional de arquivos eficaz. Na actualidade, no entanto, especialmen- 3.1.1. PRINCPIOS
te a partir da dcada de 90, surgiram diversos grupos de trabalho virados para
a implantao de polticas arquivsticas na administrao espanhola e desta coo- Os princpios arquivsticos (Rousseau & Couture, 1998, p. 52) que se encontram
perao resultaram diversas propostas de correco da situao inicialmente diag- na base dos procedimentos de gesto documental, regra geral, so:
nosticada. A liderar este processo de recuperao est, segundo o autor, a Direco
de Arquivos do Estado (Llans y Sanjun, 2006, p. 59-61).

172 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Gesto Documental 173
a. provenincia e respeito pelos fundos de arquivo (ou primeiro grau e. Comunicao: [f]uno primordial do servio de arquivo que visa facultar
da provenincia): princpio bsico da organizao, segundo o qual deve ser dados, informaes, referncias e documentos, difundir o conhecimento do
respeitada a autonomia de cada arquivo, no misturando os seus documentos seu acervo documental e promover a sua utilizao (NP-4041, p. 19).
com os de outros (NP-4041, 2005, p. 16);
b. respeito pela ordem original (ou segundo grau da provenincia): prin-
cpio bsico segundo o qual os documentos de um mesmo arquivo devem con- 3.2. PONTOS ESSENCIAIS NA POLTICA DE GESTO DOCUMENTAL
servar a organizao estabelecida pela entidade produtora, a fim de preservar
as relaes entre eles e, consequentemente, a sua autenticidade, integridade e De acordo com Schellenberg (2002) e a Direco-geral dos Arquivos Portugueses
valor probatrio (NP-4041, 2005, p. 16); - DGARQ (Portugal, 1997; Portugal, 2002), os pontos essenciais a observar, ao
c. Trs Idades ou ciclo vital dos arquivos: princpio previamente definido conceber e planificar um sistema de gesto documental, com vista implemen-
e comentado neste mesmo captulo. tao, so, regra geral (FIGURA 3):

A nosso ver, a observncia destes princpios no apenas garante a actuao a. diagnstico e anlise de necessidades, que envolvem: a caracterizao do or-
profissional sobre uma base tcnico-cientfica razovel, como tambm evita as ganismo e do sistema de arquivo, bem como a identificao de recursos, com
tomadas de deciso arbitrrias, no que respeita ao tratamento da informao vista definio de um programa concreto de interveno;
arquivstica. Em ltima anlise, auxiliam a alcanar a meta de proporcionar a b. controlo da produo de documentos, que envolve a anlise do contexto
uniformidade e a consistncia necessrias aco, garantindo que, nos casos e da produo documental, com vista simplificao das funes, dos mto-
anlogos, a deciso a tomar poder e/ou dever ser a mesma, porque fundamen- dos e das rotinas de documentao;
tada nos mesmos princpios. c. seleco de mtodos e tcnicas de classificao, que envolve: a iden-
tificao de elementos, prticas e princpios de classificao; o levantamen-
to sistemtico de assuntos, a anlise da produo documental, com base nas
3.1.2. FUNES funes-meio (i.e., as funes que do apoio ao negcio) e funes-fim
(i.e., as funes que dizem respeito essncia do negcio).
As funes arquivsticas (Rousseau & Couture, 1998, p. 67) que se encontram na d. decises sobre destinao dos documentos, que envolvem: a anlise da
base dos procedimentos de gesto documental, regra geral, so: legislao vigente, a produo e a aprovao de instrumentos de gesto, tais
como planos de classificao, guias de remessa e eliminao de documentos,
a. Aquisio: entendida, neste mbito, como o ingresso ou a entrada de docu- tabelas de seleco, manuais e regulamentos internos de gesto, entre outros.
mentos num servio, pela via protocolar (NP-4041, 2005, p. 13; Brasil, 2005,
p. 85).
b. Classificao: funo arquivstica basilar que, pelo contedo terico-prti-
co, por vezes definida como o processo ou a [o]perao que consiste na
elaborao e/ou aplicao de um plano ou de um quadro a unidades arquivs-
ticas, acervos documentais e coleces factcias (NP-4041, p. 14).
c. Avaliao: [d]eterminao do valor arquivstico de documentos ou arqui-
vos, com vista fixao do seu destino final: conservao permanente ou eli-
minao (NP-4041, 2005, p. 13).
d. Conservao: [c]onjunto de medidas de interveno sistemtica e directa
nos documentos, com o objectivo de impedir e/ou neutralizar a sua degrada-
o, sem alterar as caractersticas fsicas do suporte (NP-4041, p. 14).

174 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Gesto Documental 175
3.3.2. AS NORMAS DE GESTO

Diagnstico As normas so documentos de carcter tcnico, normalmente consultivos e in-


e anlise de formativos. Usualmente estabelecem as regras, as medidas e os padres pelos
necessidades quais se regem ou se avaliam as tarefas, os servios, os processos e os procedi-
mentos, destinando-se a todas pessoas envolvidas nos mesmos. Pelo seu alcan-
Decises sobre Controlo da
ce, podem ser nacionais ou internacionais. Regra geral, trata-se de documentos
Gesto publicados e divulgados com o aval de uma comunidade cientfica e/ou corpo
destinao dos produo de
Documental
documentos documentos tcnico, sendo, pois, num tal sentido, fruto de uma construo cientfica, desti-
nando-se aplicao por um colectivo profissional.
Figura 3: Pontos essenciais na implan-
Seleo de tao de uma poltica documental.
mtodos e --- No mbito da gesto documental, as normas, especialmente as de alcance in-
tcnicas de Fonte: Elaborao prpria, com base ternacional, so de publicao relativamente recente. Neste caso, podemos di-
classificao em Schellenberg (2002); Portugal
(1997; 2002). zer, sem margem para dvidas, que o campo normativo evoluiu sobremaneira
a partir da dcada de 90. A razo mais bvia para este aumento na produo de
instrumentos normativos especficos prende-se com os problemas e os desafios
gerados pelo documento electrnico nas instituies destinadas sua produo
3.3. DISPOSITIVOS NORMATIVOS E REGULAMENTARES e administrao.

3.3.1. O MANUAL DE GESTO DOCUMENTAL A norma NP-4438 um exemplo disso. Publicada em duas partes sucessivas
(partes 1 e 2), e concebida para colmatar uma lacuna sentida no mbito da gesto
O manual pertence a uma classe de documentos que servem de guia e de orien- dos documentos electrnicos, esta norma, primeiramente publicada no contexto
tao, porque contm informaes tcnicas e cientficas importantes para o exer- internacional (Austrlia, Inglaterra, Estados Unidos e Canad, em que recebe a
ccio de uma determinada actividade, bem como a execuo das tarefas que lhe designao ISO-15489-1-2), a partir de meados da dcada de 90, foi posterior-
so inerentes. Neste sentido, os manuais existem para auxiliar a conduzir um mente traduzida e adaptada ao portugus, no ano de 2005. Esta norma se aplica
determinado tpico ou actividade. ao contexto da gesto dos documentos correntes e intermdios, no sendo espe-
cialmente indicada para a gesto dos arquivos permanentes.
No mbito da gesto documental, os manuais so concebidos para atender a di-
versas necessidades, de entre as quais destacamos: A NP-4438, bem como as suas anlogas internacionais, preconiza, fundamen-
talmente, que toda e qualquer documentao de carcter arquivstico deve ser
a. orientar, passo a passo, a conduo prtica de tarefas e de servios, descrita, avaliada e gerida, desde a sua criao e/ou aquisio, de forma
b. instruir processos ou procedimentos, geralmente de ordem tcnica; a evitar perdas irremediveis de integridade do registo informacional (por
c. clarificar as regras de conduo e de funcionamento de uma determinada integridade entendemos os binmio autenticidade e fidedignidade). Neste
tarefa, servio, processo ou procedimento; sentido, transfere as preocupaes com a gesto para o mbito dos arquivos cor-
d. uniformizar tarefas, servios, processos e procedimentos. rentes e intermdios, contexto em que os documentos so originados. Dada a
publicao relativamente recente, esta norma encontra-se em fase de divulgao
Dada a sua evidente relevncia instrutiva e informativa, os manuais devem e assimilao pela comunidade arquivstica portuguesa, com vista sensibiliza-
estruturar-se de forma simples, recorrer a variados exemplos e casos prticos, o para a utilizao. O mesmo se verifica em contextos tais como o Brasil e a
alm de, naturalmente, remeter o leitor/a para eventuais instrumentos adicio- Espanha, que tm incrementado actividades similares.
nais de consulta.

176 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Gesto Documental 177
3.3.3. OS INSTRUMENTOS DE GESTO 3.3.3.3. QUADRO DE CLASSIFICAO

3.3.3.1. TABELA DE SELECO O quadro de classificao a representao visual, i.e., o esquema no qual
se consubstancia ou se materializa um plano de classificao. Neste sentido, o
o Instrumento que fixa os prazos e condies da conservao permanente e/ quadro de classificao o resultado, i.e., o produto de uma operao de classi-
ou da eliminao dos documentos de um arquivo (NP-4041, 2005, p. 14). Um ficao.
exemplo concreto do referido instrumento a Tabela de seleco das funes-
-meio, publicada pela DGARQ, em 2007, e tendo como pblico-alvo as institui- Trata-se, pois, do [e]squema de organizao de um acervo documental ou de um
es da administrao pblica portuguesa. arquivo intermdio ou definitivo, observando os princpios da provenincia e do
respeito pela ordem original para efeitos de descrio arquivstica e/ou instala-
o (NP-4041, 2005, p. 16).
3.3.3.2. PLANO DE CLASSIFICAO
Na representao que se segue (FIGURA 5), a modo de concluso, sistematizamos
A classificao uma funo arquivstica basilar nos arquivos de gesto, ou acti- os diversos dispositivos normativos e regulamentares anteriormente descritos.
vos, e, como tal, deve obedecer a um plano prvio que tome em considerao, na
sua concepo (NP-4041, p. 16):
Quadro de
a. as reas em que se desenvolve a actuao da entidade produtora; classificao Manuais
b. as normas e as prticas de funcionamento dos servios;
c. as tipologias documentais existentes.
Dispositivos
O plano de classificao , pois, um [s]istema de classes pr-definidas, con- Plano de normativos e
cebido para a organizao de um arquivo corrente (NP-4041, 2005, p. 16). De classificao regulamentares
notar que, contrariamente ao que ocorre com as classificaes bibliogrficas, Normas
construdas a priori, nos arquivos, as classificaes so construdas a posteriori,
i.e., a partir da observao e da anlise dos itens mencionados nas alneas ante-
riores (FIGURA 4). Tabela de
Seleo

Figura 5: Dispositivos normativos e regulamentares de gesto documental.


---
rea de atuao do Fonte: Elaborao prpria, com base na consulta NP-4041 (2005).
organismo produtor

3.4. GESTO DE ARQUIVOS ELECTRNICOS


PLANO DE CLASSIFICAO
Normas e prticas Tipologias Figura 4: Elementos que integram a constru- 3.4.1. CONCEITOS FUNDAMENTAIS
de funcionamento documentais o de um plano de classificao.
do servio existentes --- De acordo com o Manual para a gesto de documentos, produzido pela DGARQ
Fonte: Elaborao prpria, com base na NP-4041
(2005, p. 16). (Portugal, 1997, p. 4-3), os documentos electrnicos podem ser originrios:

178 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Gesto Documental 179
a. de sistemas informticos, quando so produzidos, transmitidos e conser- originado no contexto europeu o MoReq. Trata-se de um padro desenvolvido
vados, no formato digital original, assim permanecendo no decorrer do seu pelo Forum Document LyfeCicle Management (DLM Forum), em 2001, como
ciclo vital. documento-base para toda a comunidade arquivstica europeia. Este documento
b. da desmaterializao (i.e., digitalizao) de documentos produzidos em especifica os requisitos funcionais necessrios gesto dos sistemas documentais
papel, por motivaes diversas (economia de espao, acesso e recuperao de electrnicos arquivsticos (Electronic Records Management Systems - ERMS).
informao).
O Frum DLM foi fundado pela Comisso Europeia, nos anos 90, com o objectivo
Consoante o mesmo documento (Portugal, 1997, p. 4-5), os documentos electr- de agregar profissionais multidisciplinares dedicados gesto documental, espe-
nicos ainda podem ser: cialmente no contexto actual. Em Portugal, conforme dissemos, a Direco Geral
de Arquivos efectuou a traduo e a publicao do documento MoReq 1 e 2, a partir
a. simples ou lineares, quando suportam informao registada sob uma nica do ano de 2002, no mbito do Programa denominado Sistemas de Informao de
forma. Exemplos: textos, grficos e imagens estticas. Arquivo e Documentos Electrnicos (Programa SIADE). Outra iniciativa extre-
b. complexos ou no-lineares, quando suportam informao registada em mamente relevante, virada para a implantao de um Arquivo Digital em Portugal,
diversas formas, gerando interconexes, i.e., conexes externas ao prprio foi o desenvolvimento do RODA - Repositrio de Objectos Digitais Autnticos.
documento, considerado primrio. Exemplos: bases de dados, documentos
hipertextuais e intertextuais dinmicos. Entre os aspectos mais relevantes dos requisitos funcionais para os arquivos
electrnicos, imprescindveis para proporcionar um contexto de garantia da pre-
Os documentos no-lineares, dadas as suas caractersticas interiores e exterio- servao da integridade (i.e., da fidedignidade e da autenticidade) dos conjuntos
res, regra geral, no devem ser transpostos para um ambiente diferente do que documentais albergados pelo sistema, ao longo do tempo, esto:
os originou (Portugal, 1997, p. 4-6), sob pena de perder a organicidade, a visibili-
dade e a possibilidade de compreenso do seu contexto de produo. a. a gerao de trilhas de auditoria e de verificaes peridicas dos seguintes
aspectos: acesso; alteraes; visualizao; excluso; tramitao; migraes;
b. a descrio clara de privilgios, em perfis diferenciados de utilizador e de ad-
3.4.2. MODELOS E REQUISITOS ministrador do sistema;
c. o tipo de permisses no cdigo fonte: idealmente, software livre e com cdigo
Os sistemas de gesto documental em arquivos electrnicos, pela sua es- de fonte aberto (GNU GPL - General Public License);
pecificidade, devem merecer ateno especial, tanto na concepo e no planea- d. a conformidade com as normas arquivsticas e os padres internacionais para
mento como na implantao. De acordo com o manual publicado pelo Conselho o efeito (vide as normas arquivsticas: NP 4438-1-2, ISAD-G; ISAAR-CPF;
Internacional de Arquivos (1997), que d orientaes precisas a este respeito, no ISDF; ISDIAH; ISO 23081; ISO 14721);
planeamento e na implementao destes sistemas, devem ser observadas e reco- e. a interoperabilidade, garantida pelo uso dos mesmos padres e dos mesmos
lhidas informaes prvias consideradas fundamentais, a saber: formatos, para facilitar a migrao dos dados entre diferentes sistemas ou ver-
ses actualizadas do mesmo sistema (vide o modelo proposto, internacional-
a. ambiente normativo e regulador; mente, pelo Protocolo OAIS; ou os padres de metadados Encoded Archival
b. ambiente e polticas de gesto de documentos existentes; Description e Encoded Archival Context).
c. parcerias interinstitucionais e posicionamento institucional;
d. afectao de recursos.

Os sistemas de gesto documental que funcionam em ambientes electrnicos de-


vem seguir uma srie de requisitos e especificaes tcnicas. Em Portugal, o mo-
delo de requisitos adoptado pela DGARQ segue as especificaes de um modelo

180 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Gesto Documental 181
3.4.3. APLICAES INFORMTICAS cialmente a partir da segunda metade dos anos 90 do sculo XX, dcada em que
registmos um aumento considervel dos referidos suportes de informao.
De entre as diversas aplicaes informticas disponveis no mercado, menciona-
mos apenas trs, por considerarmos que se incluem em projectos de grande en- Na contemporaneidade, entre o documento convencional, em suporte papel, e o
vergadura, e que, em funo disso, cumprem minimamente os requisitos exigidos. documento electrnico, em suporte digital, h uma clara mudana de percepo
do foco do problema. No primeiro caso, as preocupaes voltam-se para as con-
dies de preservao dos itens, i.e., dos documentos fsicos com caractersticas
3.4.3.1. O GISA convencionais. Dentro desta perspectiva, o acesso pensado sob um conjunto de
regras que tornam o documento disponvel, ou no, dependendo das restries
Trata-se de um software proprietrio, desenvolvido pelo Arquivo Histrico do fsicas e/ou legais impostas. No segundo caso, para alm destas restries, h
Porto, numa parceria com a Universidade do Porto. Destinado a qualquer das ainda o problema da dependncia de dispositivos fsicos e lgicos (hardware
fases dos arquivos, activos ou definitivos. e software), que se tornam imprescindveis e, por isso, tm de ser igualmente
preservados ou emulados, para que o contedo do documento possa ser acedido
e perfeitamente compreendido pelo utilizador/a (Freitas, 2009).
3.4.3.2. O DIGITARQ
A questo do acesso ao documento ntegro tambm envolve mecanismos de con-
Trata-se de um software livre, na sua primeira verso, de 2005, desenvolvido trolo da custdia dos documentos e, no mbito dos problemas gerados pelo
pelo Arquivo Distrital do Porto e pela Direco Geral de Arquivos, numa parceria documento electrnico, algumas propostas de soluo conduzem a uma situao
com a Universidade do Minho. Destinado preferencialmente gesto dos arqui- em que passa a ser defendida a ideia de que o documento tem de permanecer
vos definitivos. sob a custdia do organismo que o produziu ou acumulou, no havendo, desta
maneira, uma quebra da custdia original. Tal ideia, originria dos anos 30, do
sculo XX, e reforada mais recentemente, na Amrica do Norte, mantm, con-
3.4.3.3. O ICA-ATOM forme dissemos, uma estreita relao com a questo da manuteno da integri-
dade dos documentos de arquivo (Freitas, 2009).
Trata-se de um software livre, desenvolvido pelo Conselho Internacional de Ar-
quivos, a partir de 2008. A sua primeira verso estvel data de Dezembro de Basicamente, foi o sentido do dever e o desempenho de um papel convencional
2010. Destinado preferencialmente gesto dos arquivos definitivos. que fizeram com que a custdia ininterrupta fosse vista como um dos baluar-
tes da Arquivstica Moderna. Para alm disso, bom de ver que, num paradig-
ma custodial, as atenes se voltam, primariamente, para a proteco fsica dos
4. A PRESERVAO E O ACESSO NA GESTO documentos e, secundariamente, para o acesso do utilizador. No paradigma da
DOCUMENTAL CONTEMPORNEA ps-custdia, entretanto, estas opes so seriamente questionadas. A tendncia
pela actuao pr-activa do arquivista, em todas as fases de gesto dos docu-
4.1. PARADIGMAS CONVENCIONAIS E PARADIGMAS mentos, que passam a ser vistos pela ptica da continuidade (ou records conti-
ACTUAIS: PROBLEMAS, DESAFIOS E SOLUES nuun), sendo este, claramente, mais um de entre os vrios desafios a equacionar
pela Arquivstica Contempornea (Freitas, 2009).
O acesso ao documento tornou-se imperativo nas sociedades actuais, progres-
sivamente baseadas nos conceitos de direito e de transparncia da informao.
Sob um tal imperativo, garantir o acesso continuado, e em longo prazo, passa a
ser parte das preocupaes e necessidades arquivsticas mais prementes, espe-

182 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Gesto Documental 183
4.2. PRESERVAO: CONCEITOS E ASPECTOS RELEVANTES 1. Manters uma poltica de preservao.
2. No dependers de hardware especfico.
Num sentido lato, a preservao abrange as reas de gesto e de administrao, 3. No dependers de software especfico.
incluindo acondicionamento e armazenamento, recursos humanos, polticas, 4. No confiars em sistemas de gesto documental como nica forma de acesso
programas, planos e mtodos envolvidos na proteco dos suportes fsicos. Na ao documento digital.
contemporaneidade, a estas aces incluem-se as tomadas de deciso em ques- 5. Migrars seus documentos de suporte e formato periodicamente.
tes associadas, no apenas aos documentos, enquanto suportes, mas tambm 6. Replicars os documentos em locais fisicamente separados.
informao que contm. 7. No confiars cegamente no suporte de armazenamento.
8. No deixars de fazer backup e cpias de segurana.
Portanto, se no sentido estrito, a preservao fsica refere-se aplicao de me- 9. No preservars lixo digital.
didas e procedimentos tendentes a prevenir a degradao fsica dos documen- 10. Garantirs a autenticidade dos documentos digitais.
tos e a garantir a sua segurana contra acidentes e intruses (NP-4041, p. 14),
no sentido lato, as necessidades de preservao extrapolam o mbito fsico (ou
analgico) para integrar-se problemtica da instabilidade do meio digital (ou 4.3. ACESSO: CONCEITOS E ASPECTOS RELEVANTES
lgico). Num tal sentido, as recomendaes genricas para a manuteno de uma
poltica de preservao da informao arquivstica, com vista aos acervos hbri- A acessibilidade diz respeito disponibilidade dos documentos para consul-
dos e digitais, so: ta, em consequncia da sua comunicabilidade e do necessrio tratamento arqui-
vstico (descrio arquivstica, estado de conservao, etc.) (NP-4041, 2005, p.
a. identificao obrigatria, no documento, dos elementos de contexto, de conte- 19). Portanto, um documento s pode ser considerado acessvel, se sobre ele no
do e de estrutura (vide norma NP-4438-1-2); pesa nenhuma restrio, de ordem legal ou fsica.
b. aplicao de regras, padres e instrues normativas, nacionais e internacionais.
c. identificao das melhores prticas, nacionais e internacionais. Os aspectos relevantes a ter em linha de conta no estabelecimento de uma polti-
ca de acesso so, nomeadamente (NP-4041, 2005) (FIGURA 6),
De igual modo, no mbito da criao de polticas e da implantao de planos e
programas de preservao, actualmente, devem ser considerados os seguintes a. a transparncia dos processos de deciso, a tica da governao e a responsa-
tpicos: bilidade perante os cidados (accountability),
b. o valor da documentao: i.e., o valor probatrio (fiscal/jurdico) e o valor
a. composio de uma equipa multidisciplinar; de memria colectiva, sendo a avaliao arquivstica a funo designada para
b. avaliao e definio de prioridades e de responsabilidades; reflectir esta questo,
c. descrio de tarefas de rotina (e.g., backup e reviso peridica de dados), as- c. a classificao de segurana atribuda aos documentos pelos competentes ser-
sinalando todos os responsveis pelo seu justo desempenho; vios.
d. previso de custos, afectao de recursos e sustentabilidade do programa.

De resto, no mbito dos arquivos contemporneos, as preocupaes com a pre-


servao da informao assumem um carcter to fulcral que so sugeridos os
chamados Dez mandamentos da preservao digital (Innarelli, 2007, p. 39),
uma espcie de cdigo de prudncia e de sapincia a ser utilizado pelos/as ar-
quivistas que lidam com este ambiente. Assim, seriam estas as sentenas profe-
ridas pelo autor, neste sentido:

184 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Gesto Documental 185
REFERNCIAS E BIBLIOGRAFIA

Classificao Bellotto, Helosa Liberalli (1991). Arquivos permanentes: tratamento docu-


de segurana
mental. So Paulo, T. A. Queiroz.
Bradsher, James Gregory (1990). Managing archives and archival institu-
tions. London, Mansell Publishing.
Conselho Internacional de Arquivos (1997). Guide for managing electronics re-
Poltica cords from an archival perspective. Paris, Committee on Electronic Records.
de acesso Freitas, Maria Cristina V. de (2003). Tudo passa e tudo fica no caminho que se
faz: um estudo qualitativo de acervo e fundo de arquivo de instituio cultu-
ral, sob o paradigma que insere a Arquivologia no contexto de uma cincia da
Transparncia Valor dos informao. Dissertao de mestrado, Universidade Federal de Minas Gerais,
documentos
Belo Horizonte, M.G., Brasil.
Freitas, Maria Cristina V. de (2009). A Arquivstica sob o signo da mudana:
cenrios arquivsticos (re) desenhados pelo documento eletrnico. Tese de
doutoramento, Universidade de Salamanca, Salamanca, Espanha.
Figura 6: Aspetos relevantes na elaborao de uma correta poltica de aces-
Innarelli, Humberto Celeste (2007). Preservao digital e seus dez mandamen-
so aos documentos de arquivo.
--- tos. In: Santos, Vanderley Batista dos, Innarelli, Humberto Celeste, & Sousa,
Renato Tarciso Barbosa de. Arquivstica: temas contemporneos. Braslia,
Fonte: Elaborao prpria, com base na consulta NP-4041 (2005). Editora Senac.
Jardim, Jos Maria (1995). A inveno da memria nos arquivos pblicos. In:
No que respeita aos dispositivos normativos e s comisses e/ou instituies res- Cincia da Informao, 25 (2), pp. 1-13.
ponsveis pela fiscalizao do acesso, aos nveis nacional e internacional, pode- Llans y Sanjun, Joaqun (2006). Sistemas archivsticos y modelos de gestin
mos mencionar como exemplos: de documentos en el mbito internacional: parte II. In: Cdice, 2 (2), pp. 39-70.
Lopes, Lus Carlos. (1996). A informao e os arquivos: teorias e prticas.
a. em Portugal, destacamos, pela relevncia, a Comisso de Acesso aos Do- Niteri, Eduff, Edufscar.
cumentos Administrativos (CADA), a quem cabe zelar pelo cumprimento da Lei NP 4041. (2005). Informao e Documentao. Terminologia arquivstica:
de Acesso aos Documentos de Arquivo (LADA); e a prpria DGARQ que, neste conceitos bsicos. Caparica, Instituto Portugus da Qualidade.
caso, zela pelo cumprimento da Lei de Arquivos, datada de 1993. NP 4438-1. (2005). Informao e Documentao. Gesto de documentos
de arquivo. Parte 1: princpios directores. Caparica, Instituto Portugus da
b. noutros pases, tais como a Inglaterra, a Sucia, a Austrlia, o Canad Qualidade.
e os EUA, por exemplo, notam-se diversas iniciativas, a partir da dcada de 80, NP 4438-2. (2005). Informao e Documentao. Gesto de documentos de
que se espelham na legislao denominada Freedom of Information Act (FoI), arquivo. Parte 2: recomendaes de aplicao. Caparica, Instituto Portugus
ou lei de Liberdade de Informao. da Qualidade.
Paul, Karen Dawley. (1990). Archivists and records management. In: Brad-
Para finalizar toda esta exposio, cumpre referir que, tanto o acesso como a sher, James Gregory (Ed.). Managing archives and archival institutions. Lon-
preservao, dada a sua expressiva relevncia na literatura cientfica actual, so, don, Mansell Publishing Limited, pp. 34-72.
indiscutivelmente, a pedra de toque da Arquivstica Contempornea. Portugal. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo. (1997). Manual
para a gesto de documentos. Lisboa, Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre
do Tombo.

186 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Gesto Documental 187
Portugal. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo. (2002). Reco- ARQUIVSTICA
mendaes para a gesto de documentos de arquivo electrnicos: modelo de
DANIELA TEIXEIRA FERNANDES
requisitos para a gesto de arquivos electrnicos. Lisboa, Instituto dos Arqui-
vos Nacionais/Torre do Tombo.
Rousseau, Jean-Yves; Couture, Carol. (1998). Os fundamentos da disciplina
arquivstica. Lisboa, D. Quixote.
Schellenberg, Theodore R. (2002). Arquivos modernos: princpios e tcnicas.
Rio de Janeiro, FGV.
Silva, Armando Malheiro da et al. (1999). Arquivstica: teoria e prtica de
uma cincia da informao. Porto, Afrontamento.
Silva, Armando Malheiro da. (2000). A gesto da informao arquivstica e
suas repercusses na produo do conhecimento cientfico. In: Seminrio In-
ternacional de Arquivos de Tradio Ibrica. Rio de Janeiro, ALA/CONARQ.
[Em linha]. Disponvel em: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Me-
dia/publicacoes/ibericas/a_gesto_da_informao_arquivstica.pdf. [Consulta-
do em 11/05/2002].
Sociedade dos Arquivistas Americanos. (2012). Glossrio de Terminologia
Arquivstica. Chicago, SAA. [Em linha]. Disponvel em http://www.archivists.
org/glossary/index.asp. [Consultado em 24/01/2012].

188 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO


---
0. Introduo Resumo
1. O Processo de Diagnstico
em Arquivo
Os Servios de Arquivo tm como misso promover a organizao, o acesso e a
2. Edifcio e equipamentos
de arquivo: caractersticas difuso da informao de que so detentores. Esta, normalmente materializada
e especificidades em documentos, conservada a ttulo temporrio ou definitivo, em funo da
3. Tratamento fsico e sua natureza administrativa e do seu interesse histrico-cultural. Desta forma,
intelectual da documentao os Arquivos desenvolvem um vasto leque de actividades, que vo desde as tradi-
em arquivo:
cionais reas de tratamento documental, passando pelo papel de consultoria aos
3.1. Unidades de trabalho
em Arquivstica servios administrativos, com o desenvolvimento de projectos de simplificao e
3.2. Noes bsicas para modernizao de prticas de trabalho, como desenvolvem programas de exten-
o tratamento fsico so cultural, na tentativa de alargar os seus pblicos.
da documentao
3.3. Noes bsicas para o
Assim, nesta disciplina, alunos desenvolvero competncias bsicas para plane-
tratamento intelectual
da documentao: ar e administrar este tipo de Servios, tendo em conta os recursos materiais e
3.3.1. Recenseamento humanos existentes e os objetivos da instituio. Os alunos conhecero, ainda, os
versus Descrio requisitos exigidos aos edifcios destinados a Arquivo, bem como aprendero as
3.3.2. Classificao noes bsicas do tratamento fsico e intelectual da documentao em Arquivo.
3.3.3. Ordenao

0. INTRODUO

A POLISSEMIA DO TERMO ARQUIVO


ARQUIVO como INSTITUIO
ARQUIVO como SERVIO
ARQUIVO como PRODUTO/TESTEMUNHO de uma atividade
ARQUIVO como EQUIPAMENTO de instalao documentos

Arquivar uma necessidade?

Se os indivduos e as organizaes, no exerccio da sua actividade, necessitam de


preservar documentos para:
testemunhar actos administrativos ou factos;
salvaguardar de direitos e deveres;
provar de compromissos assumidos.

Arquivstica 191
Ento Fundamentos do Paradigma da Arquivstica Cientfica

Arquivo um SISTEMA DE INFORMAO, resultante da acumulao estru- Adopo da informao social como objecto de estudo, independentemente
turada de informao [documentos], no decurso da actividade de uma pessoa, da sua materializao; enquadrando-se desta forma a Arquivstica como Cin-
individual ou colectiva, e que por isso reflecte: cia da Informao
a estrutura interna do organismo produtor;
as funes das partes que o compem; Recurso teria sistmica como ferramenta interpretativa/explicativa do fe-
os mecanismos de produo e acumulao de registos nmeno informao social, assumindo arquivo como sistema semi-fechado,
configurado por trs factores a estrutura, a funo e a memria

Aplicao de um mtodo de investigao quadripolar, em que h uma perma-


nente interaco dos quatro plos

Definio de princpios tericos da Arquivstica: Aco estruturante, Integra-


o dinmica, Grandeza relativa e Pertinncia que alargam a abrangncia dos
tradicionalmente considerados: Respeito pelos fundos (1841) e da Ordem
original (1867).

Tabuinha de argila

Legenda imagem: no sc. XXIV a.C. os Srios j usavam um sistema de classificao que
agrupava os documentos - tabuinhas de argila, pela respectiva rea funcional/produtor

Da a noo de Arquivo [ luz do paradigma da Arquivstica Cientifica]


Sistema semi-fechado de informao social, materializada em qualquer tipo
de suporte, configurado por trs factores: a estrutura (natureza orgnica), a
Esquema e definio retirados: Silva, Armando Malheiro da [et al.], 1998, p.214 e p. 226
funo (servio/uso) e a memria.

Arquivstica uma cincia de informao social, que estuda os Arquivos


(sistemas de informao semi-fechados), quer na sua estruturao interna e
na sua dinmica prpria, quer na interaco com os outros sistemas correlati-
vos que coexistem no contexto envolvente.

192 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Arquivstica 193


Paradigma da Arquivstica Cientfica Definio de objetivos e o processo de diagnstico em arquivo

() determina antecipadamente quais so os objectivos ()

O objectivo de qualquer Arquivo servir os seus utilizadores, sejam eles:


os outros servios da instituio (servios administrativos, tcnicos, etc.)
os utilizadores externos (investigadores, estudantes, etc).
Desta forma, qualquer Arquivo tem como objectivos gerais e comuns:
Recolher informao
Conservar informao
Difundir informao

Revoluo Francesa / Manual dos Holandeses Arquivstica Cincia Objectivos gerais e comuns a qualquer Arquivo
Arquivos Nacionais Arquivstica disciplina autnoma: da Informao
Arquivstica - saber auxiliar reforo pela especializao tcnica Objecto estudo: informao social
da histria, da diplomtica Teoria das 3 idades Teoria sistmica
e da paleografia Arquivos Histricos = Mtodo quadripolar Recolher o mximo de informao, de forma:
Noo Fundo (1841) Principio Laboratrios da Histria Cumprindo os dispositivos legais existentes - as incorporaes obrigatrias
da provenincia + (1867) [Em Portugal: DL n47/2004 de 03.03 - Regime Geral de Incorporaes nos Arquivos Pblicos]
Principio da Ordem original
Incentivando prtica de incorporaes de particulares a ttulo definitivo
Esquema retirado: Silva, Armando Malheiro da [et al.], 1998, p. 210
ou de depsito
Provendo e valorizando as doaes, os legados e as aquisies.

1. O PROCESSO DE DIAGNSTICO EM ARQUIVO


Conservar a informao, pressupe o tratamento
Diagnstico PARA NOS CONHECERMOS e assim fazermos um bom PLA- tcnico adequado, seja este um:
em arquivos, NEAMENTO das atividades , isto uma correta definio dos Tratamento fsico - limpeza, restauro e acondicionamento
para qu? OBJETIVOS a atingir Tratamento intelectual - recenseamento, classificao, descrio, indexao

Planeamento, o que ? Difundir a informao, atravs:


O planeamento (...) determina antecipadamente quais so os objectivos que devem Da criao de instrumentos de pesquisa que facilitem o acesso informao;
ser atingidos e como se deve fazer para os alcanar. Trata-se (...) de um modelo terico Apoiando os servios produtores na gesto diria da informao;
para a aco futura (...) o Planeamento define onde se pretende chegar, o que deve ser Desenvolvendo reas de extenso cultural e educativa
feito, quando, como e em que sequncia

Chiavenato, I. ,1997, p. 259-260.

194 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Arquivstica 195


Objectivos especficos de um Arquivo Acervo documental (informacional)

Objectivos:
Dependem da realidade desse Arquivo, pelo que indispensvel proceder a
contabilizar a dimenso (metros lineares /bits)
um rigoroso diagnstico da situao para obter um conhecimento profun-
avaliar o seu estado de conservao
do da instituio.
estimar o seu valor
As principais variveis que devem ser alvo de anlise num processo destes so: Base de trabalho:
Utilizador Levantamento exaustivo de toda a documentao (informao) conservada
Acervo documental (informacional)
Resultados da anlise permitiro:
Instalaes e os equipamentos
Atingir um conhecimento real do arquivo, essencial para a definio de prio-
Meios financeiros
ridades e objectivos
Recursos humanos
Estipular que recursos materiais so necessrios: edifcio, equipamentos e
material de tratamento e acondicionamento da documentao.
Determinar a dimenso do acervo
Avaliar o seu estado de conservao
Diagnstico em Arquivo
Prever o crescimento futuro da documentao e promover uma avaliao
permanente
Utilizador

Instalaes e os equipamentos
Objectivos:
definir o Perfil dos Utilizadores
contabilizar as solicitaes Objectivos:
qualificar solicitaes conhecer com pormenor as caractersticas do edifcio e o seu estado de con-
servao
Base de trabalho: conhecer as condies ambientais dos vrios espaos, principalmente dos
Requisies de documentao, onde constaro os campos: profisso, idade, depsitos
habilitaes, etc. conhecer os equipamentos existentes e o seu estado de conservao
Folhetos de sugestes: horrio de funcionamento, forma de disponibilizao conhecer os suportes da documentao (papel, pergaminho, fotografia, etc.)
da informao, etc.
Inquritos gerais ou especializados Base de trabalho:
Levantamento exaustivo das condies materiais do edifcio e equipamentos
Anlise de resultados sobre o Acervo Documental (varivel anterior)
Resultados da anlise permitiro:
Levantamento sistemtico valores de temperatura, humidade relativa, lumi-
orientar as nossas prioridades: ordem da documentao a tratar, tipo de ins-
nosidade, nveis de poeira, etc
trumento de acesso a construir.
seleccionar os suportes em que devemos disponibilizar a informao Resultados da anlise permitiro:
apoiar nas decises quanto aos programas culturais Ponderar sobre que adaptaes fazer ao nvel das instalaes, bem como es-
colher os melhores equipamentos a aqduirir

196 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Arquivstica 197


Meios financeiros e Recursos Humanos 6. Previso do crescimento da documentao apresentao de estatsticas comen-
tadas com volume das incorporaes dos anos anteriores, o crescimento mdio anual e o
ritmo anual das eliminaes de forma a serem feitas previses para os 50-100 anos.
Objectivos:
conhecer com rigor as dotaes financeiras existentes O programa arquitectnico deve responder s grandes questes de SEGURANA, FUNCIO-
prever com realismo os investimentos que se querem implementar. NALIDADE e EFICINCIA ECONMICA. Assim, os edifcios devem garantir a segurana
conhecer com rigor os RH disponveis [nmero, formao, competncia e integral dos documentos que conservam, dos funcionrios e do pblico que os procura. Os
habilidade] edifcios devem ser construdos/recuperados para cumprirem bem todos os seus objectivos
tendo em vista a utilizao mnima de recursos humanos. Da mesma forma essencial esco-
avaliar as necessidades de pessoal, em funo dos resultados obtidos na an- lher bem os materiais e os equipamentos, pensando no s na eficincia presente como na
lise das restantes variveis . eficincia futura, da que nem sempre a edificao mais barata a melhor!

Base de trabalho:
Levantamento exaustivo de necessidades e das dotaes oramentais pre-
vistas EDIFCIO DE ARQUIVO: QUAIS AS OPES?
Levantamento do nmero e perfil do colaboradores
CONSTRUIR UM NOVO EDIFCIO ADAPTAR UM EDIFCIO ANTIGO SOLUO MISTA
Resultados da anlise permitiro:
Elaborao de um Plano de Actividades rigoroso Construir um edifcio de raiz Adaptar um edifcio antigo
Distribuir melhor os RH existentes
Prever analiticamente as necessidades de RH [nmero e perfil] 1. Mais funcional, pois podem cumprir-se 1. Localizao central e por isso
todas as exigncias do Plano Arquitetural mais acessveis populao
2. Aplicao de novas tecnologias 2. Possuem infraestruturas de

Vantagens
2. EDIFCIO E EQUIPAMENTOS DE ARQUIVO de construo e melhor adaptao base, no sendo necessrio fazer
dos diversos equipamentos fundaes nem paredes-mestras
ELEMENTOS ESSENCIAIS NUM PLANO ARQUITECTNICO
3. Transmite uma imagem de solidez cultural,
PARA CONSTRUO DE UM ARQUIVO
3. Transmite uma imagem de modernidade dada pelo valor histrico e/ou arquitetnico
do edifcio em que se instalou o arquivo
1. Historial do projecto onde se indicam as razes pelas quais necessria a constru-
o ou reconstruo do edifcio, evocando as decises administrativas e oramentais 1. A localizao central, corresponde
2. Definio global das funes do edifcio recepo, conservao e comunicao/ 1. Mais oneroso pois no existem normalmente a locais de grande trfego,
difuso da informao /documentos, bem como outras funes paralelas quaisquer infraestruturas logo, fortemente poludos e com
3. Definio pormenorizada dos circuitos de circulao interna o circuito dos dificuldades de acesso a camies

Desvantagens
documentos, o circuito do pessoal e circuito do pblico. A importncia de descrever
2. Quando as fundaes e as paredes
bem estes circuitos reside no facto de que o circuito do pblico no se deve cruzar com 2. O valor elevado dos terrenos no centro de base no esto em condies de
nenhum dos outros dois. das grandes cidades levar a opes utilizao ou so necessrias grandes
4. Descrio das diferentes partes do edifcio e a sua acessibilidade nesta deslocalizadas, de maior dificuldade do pblico intervenes de adaptao, as obras
descrio necessrio enumerar as caractersticas tcnicas que se devem obedecer para a realizar so ainda mais caras
que cada local cumpra a sua de funo e do circuito em que nos encontramos.
5. Equipamentos tcnicos a adquirir para todo o edifcio indicao do mobili- 3. Imagem de falta de modernidade
rio, sistema de estanteria, ventilao, sistema de ar condicionado, etc. necessrios ao
bom funcionamento do servio.

198 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Arquivstica 199


Construir de novo REA:

Deve ter-se em ateno: Para instalar 20 000 metros lineares de documentao o edifcio tem que ter
1.1. determinar se a construo ser de um ou de vrios edifcios; no mnimo 3 000 m2. A rea ptima seria 5 000 a 6 000 m2
1.2. equacionar a capacidade de crescimento do edifcio;

No caso de se optar por um nico edifcio: No caso de se optar por vrios


FORMA DO EDIFCIO:
a) Construo de apenas umas fundaes; edifcios:
b) Equipamento facilmente partilhado; a) Construo de vrias fundaes;
c) Menos necessidade de pessoal; b) Necessidade mais equipamentos Por norma os edifcios de arquivo so construdo em L, U, H, devendo a distribuio
d) Menor tempo gasto no transporte da documen- c) Maior necessidade de pessoal; dos espaos ser pensada segundo os seguintes princpios:
tao; d) O crescimento fica
e) Em caso de acidente o risco de perda total maior; automaticamente facilitado, base: locais de trabalho e de acesso ao pblico / horizontal: depsitos
f) O crescimento s poder ser equacionado em pro- havendo espao para alargamento;
fundidade ou em altura, o que obriga a ter fundaes e) Garantir que os vrios
especiais, paredes de beto, elevadores, sistemas so- edifcios so unidos por galerias/ lateral: locais de trabalho e de acesso ao pblico / horizontal e base: depsitos
fisticados de controlo das condies ambientais e de corredores.
ventilao (grande dependncia de energia).
centro: locais de trabalho e de acesso ao pblico / laterais: depsitos

Adaptar um
edifcio antigo Solues mistas Localizao para um Arquivo
1. o edifcio no pode ser 1. adaptar um edifcio
muito pequeno, e deve ter Bons exemplos: antigo para os servios de LOCAIS A EXCLUIR: LOCAIS A ESCOLHER:
capacidade para crescer; igrejas, fbricas, tratamento arquivstico, 1. locais inundveis; arquivos em produo
2. o edifcio no deve conventos, armazns servios administrativos 2. locais de risco geomorfolgicos; (correntes): os arquivos
estar muito degradado; e recepo do pblico 3. locais expostos a ventos, administrativos devem ficar
3. o edifcio deve ter e construir de raiz os
Maus exemplos: principalmente marinhos; junto da entidade produtora.
fundaes e soalhos depsitos [ex.: palacetes]
resistentes, com palacetes, castelos 2. adaptar um edifcio 4. locais prximos de fbricas poluentes, arquivos fechados
capacidade para albergar antigo para depsitos e com risco de exploso ou incndio; (definitivos): devem junto de
o peso dos arquivos; construir o equipamento 5. locais junto a ns de comunicao: quem os utiliza: investigadores,
4. o edifcio no deve estar novo para os restantes aeroportos, ns ferrovirios ou rodovirios; alunos e professores, isto
muito dividido (divises servios [ex.: fbricas]
6. locais junto a instalaes militares; , perto de universidades,
pequenas, muitas janelas);
5. o edifcio no deve ter 7. locais sem acessibilidade departamentos de investigao,
m acessibilidade (pessoas, (Pblico, cargas /descargas); instituies culturais.
cargas e descargas); Dificuldade em 8. locais com muito rudo;
conseguir adaptaes
arquitetnicas com
mistura de estilos

Toronto ROM:
Royal Ontrio Museum

200 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Arquivstica 201


Os Circuitos do Arquivo e seus respectivos Espaos Caracterizao dos Espaos num Arquivo

OS CIRCUITOS DO ARQUIVO: LOCAIS INDISPENSVEIS LOCAIS DE ACESSO AO PBLICO


Circuito do Documento NUM ARQUIVO: 1. Devem ter um acesso rpido
Circuito do Pessoal Locais de acesso ao pblico aos depsitos para minimizar
Circuito do Utilizador sala de leitura, auditrio, o tempo de espera;
Circuito do Utilizador sala de exposies, ... 2. Devem ter uma dimenso
Locais de trabalho gabinetes mdia de 5 m2 por leitor;
e laboratrios de trabalho
Nunca para os funcionrios
3. Devem ter gabinetes individuais
para udio-visuais;
deve cruzar com Locais de conservao depsitos 4. Devem ter pontos para computadores;
os outros! 5. Devem ter grande vigilncia
(dissimulada);
6. Devem estar prximo dos
servios de reprografia;
7. Devem ter condies ambientais
CIRCUITO(S) DOS CIRCUITO(S) DO controladas: arejamento, luminosidade,
DOCUMENTOS: PESSOAL: isolamento sonoro. A temperaturas
Consulta Entrada de e humidade relativa devem ser
Depsito Sala de funcionrios prximas da dos depsitos
leitura Depsito sala de leitura
Incorporaes gabinetes de trabalho
CIRCUITO(S) DO
Sala de recepo Sala depsitos
UTILIZADOR: LOCAIS DE TRABALHO
de desinfestao Sala de auditrio
Entrada balco 1. Sala de recepo das incorporaes deve ter acesso ao exterior
triagem e organizao sala de exposies, etc.
de informaes com cais abrigado, porta com cortina metlico anti-roubo, sala com
Gab. trabalho Depsito
sala de leitura estantes [condies ambientais: ar normal, 20-22c, 55% HR]
Sada de
auditrio 2. Sala de triagem deve ser bem iluminada e arejada, com uma mesa grande
documentos
sala de exposies, etc. de trabalho, com ligao para a sala de recepo das incorporaes e sala
eliminados
de desinfeco [condies ambientais: ar normal, 20-22c, 55% HR]
Sala de triagem e
3. Sala de eliminveis deve ter acesso ao cais de carga e descarga e sala
organizao Sala
de triagem [condies ambientais: ar normal, 20-22c, 55% HR]
de eliminveis
4. Sala de desinfeco dos documentos a desinfeco dos documentos contaminados
pelos insectos e bolores, pode ser feitas com cmaras frigorficas. Pode ser instalada
na sala de eliminveis [condies ambientais: ar normal, 20-22c, 55% HR]
5. Gabinetes de trabalho devem ter uma dimenso entre 12 a 15
m2 [condies ambientais: ar normal, 19c, 40-70% HR]

202 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Arquivstica 203


Locais de Conservao 3.1.1. AS UNIDADES INFORMACIONAIS
Depsitos
TIPOS DE 1 DO
1. Estrutura deve ser de beto, com ESTANTES CUM
ENT
paredes corta-fogo [resistncia 2h] Fixas ou M : 3 Act
os In =
O
veis (comp
2. Portas devero ser corta-fogo actas) form
acion
ais
(1 h) com largura de 1 m;
3. Piso deve suportar 1200Kg/m2
ACTO INFORMACIONAL ACTO
[parestantes compactas 2400Kg/m2]; Vantagens estantes mveis: INFORMACIONAL:
4. Aberturas no devero 1. permitem quintuplicar a conjunto de dados que formam Confirmao da
uma unidade de informao; Inscrio Tcnico
ultrapassar 1/10 das superfcies capacidade de arrumao; (acto administrativo)
5. Estantes devero 2. protegem a documentao em caso traduzem um acto jurdico,
ser metlicas ou de de incndio e/ou inundao. administrativo ou de outra
natureza, ou um facto; ACTO
madeira tratada Desvantagens estantes mveis:
INFORMACIONAL :
6. Altura do tecto deve 1. mais onerosas; 2. obrigam a pisos podem ser apreendidos na
Termo de
reforados; 3. dificultam a circulao do ar; sua essncia (desligado do responsabilidade
ser de 2,20 m ou 2,50 m;
4. no permitem mais de uma pesquisa em suporte) pois enquanto tal do tcnico (acto
7. rea no deve
simultneo; 5. dificuldade de adaptao a so passveis de anlise e tcnico-jurdico)
ultrapassar os 200 m2; de representao formal
documentao de dimenso diversificada.
ACTO
EXEMPLOS: INFORMACIONAL:
1 acta num Livro de actas, 1 assento de Reconhecimento
baptismo num Livro de Assentos de de assinatura (acto
3. TRATAMENTO FSICO E INTELECTUAL Baptismo, 1 sumrio num Livro de Su- legal-jurdico)
mrios , 1 despacho numa informao
DA DOCUMENTAO EM ARQUIVO

3.1. AS UNIDADES DE TRABALHO EM ARQUIVSTICA


DOCUMENTO
2D
UNIDADES INFORMACIONAIS UNIDADES FSICAS Unidade Arquivstica constituda 1 Sim OCUME
ples N
operao: descrio arquivstica operao: recenseamento arquivstico por um ou mais actos + 1 C TOS
omp
osto
informacionais, fixados num
ARQUIVO UNIDADE FSICA suporte, com carcter indivisvel.

UNIDADE FSICA documento simples - contm


SRIE
apenas uma unidade
UNIDADE FSICA de informao (um s
acto informacional)
UNIDADE FSICA

DOCUMENTO EXEMPLOS: 1 requerimento,


UNIDADE FSICA
1 planta, etc.

documento composto - contm


ACTO
INFORMACIONAL mais do que uma unidade de
informao (mais do que 1
acto infomacional ou mais do
que 1 documento simples).
EXEMPLOS: 1 Processo de
Tribunal; 1 Processo de aluno

204 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Arquivstica 205


SRIE ARQUIVSTICA
3.1.2. UNIDADES FSICAS
1 S
unidade arquivstica, PRO RIE D
constituda por actos ou MESM CESSOS E
A TIP DA UNIDADE FSICA UNIDADE TIPOS DE UNIDADES DE INSTALO
documentos da mesma OLO
GIA
tipologia, produzidos em srie, DE INSTALAO
resultado de uma mesma Livro Pasta
Unidade fsica: unidade
actividade ou funo.
bsica de cotao e de
podem subdividir-se em
subsries recenseamento. No tem
identidade intelectual
EXEMPLOS: Unidade de instalao:
Correspondncia recebida: Seco
de Compras meio (unidade) de
Correspondncia recebida: Seco armazenamento da unidade
de Vendas fsica. Ex.: pastas, livros,
Processos individuais de maos, caixas, rolos, etc. Caixa Mao
Funcionrios
Actas da Assembleia Geral EXEMPLO:
1 Documento: Processo Tribunal N
10/1986 (constitudo por 2 pastas)
2 Unidades Fsicas: Proc
N10/1986: Vol. I + Proc.
ARQUIVO 10/1986 : Vol. II
Unidades de Instalao: Pastas
mais vasta unidade arquivstica
conjunto documentos produzidos por um determinada Entidade
Produtora, pelo que se pode ser caracterizada por 3 factores:
estrutura orgnica, funo servio/uso e memria
pode subdividir-se em seces e subseces CIRCUITO DO TRATAMENTO ARQUIVSTICO
materializa-se em documentos e/ou sries
EXEMPLOS: AVALIAO,
Arquivo Fernando Pessoa. 1888-1935 SELECO,
Arquivo Seco Contabilidade. 2000 [activo] ELIMINAO

RECOLHA
INCORPORAO
TIPOS DE ARQUIVO LIMPEZA RECENSEAMENTO
DOCUMENTOS

CONSERVAO
ORDENAO

ATENDIMENTO
SALA LEITURA DESCRIO
INDEXAO ARQUIVSTICA
CONTROLO DE CLASSIFICAO
AUTORIDADE
DIFUSO

206 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Arquivstica 207


PROCESSO DE LIMPEZA
3.2. NOES BSICAS PARA O TRATAMENTO
FSICO DA DOCUMENTAO 1. Calar luvas e aplicar mscara de proteco;
2. Aplicar gaze no cano do aspirador,
CONCEITOS imediatamente antes da escova, para
impedir a perda de fragmentos do suporte;
CONSERVAO Medidas de interveno sistemtica e directa nos documentos, com 3. Limpar a unidade fsica em posio
o objetivo de impedir a sua degradao, sem alterar as caractersticas fsicas dos supor- fechada (pasta superior e inferior,
tes. A Limpeza dos documentos uma das mais importantes medidas de conservao lombada, cabea, p e goteira), usando
aspirador ou pincel, dependendo do estado
NO apoiar o livro
LIMPEZA DE DOCUMENTOS consiste na remoo das poeiras, resduos vrios e in-
de conservao da unidade fsica;
cuidado com cantos
setos, com recurso a equipamentos simples (pincel, trincha e borracha) ou com recurso
4. No caso de documentao muito suja,
a equipamentos elctricos (aspirador, autoclave), antes da sua instalao nos depsitos
limpar folha a folha a unidade fsica,
usando o aspirador para documentos
em bom estado de conservao e pincel
RESTAURO DE DOCUMENTOS conjunto de tcnicas utilizadas para recuperao para documentos muito frgeis;
dos suportes e/ou eliminao dos danos causados pelo tempo, uso ou outros fatores, 5. Executar movimentos de limpeza
que implicam interveno e tratamento do documento sobrepostas sempre de baixo para cima e de
dentro para fora dos documentos;

Posio fechada
Limpar de baixo para cima
LIMPEZA DE DOCUMENTOS

equipamentos simples
(pincel, trincha e borracha) equipamentos bsico proteco pessoal

RESTAURO DE DOCUMENTOS
Mscara
Bata
Luvas

equipamentos elctricos A Limpeza Documentos nos


(aspirador e autoclave) Estatutos da Universidade de Coimbra de 1559

[] guarda do cartrio ser pessoa []de boa conscien-


tia, e ter mui bom cuidado de todas as escrituras, bulas,
[] papeis [] tera sobretudo tal vigia [] que no se pos- Tratamento aquoso Reintegrao Encadernao e
sa perder nem danificar[] ter cuidado de a limpar os manual de lacunas reforo de lombadas
ditos livros e sacudi-los do poo e mandar varrer a casa ao
menos duas vezes na somana

208 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Arquivstica 209


CONCEITOS 3.3. NOES BSICAS PARA O TRATAMENTO
INTELECTUAL DA DOCUMENTAO
INSTALAO DE DOCUMENTOS arrumao ordenada, seguindo os critrios
pr-estabelecidos, das unidades fsicas em estantes ou outro mobilirio adequado, As operaes essenciais ao tratamen-
AVALIAO,
tendo em vista a sua conservao e preservao. to intelectual da informao com vis- SELECO,
ta organizao de um arquivo so: ELIMINAO

Recenseamento RECENSEAMENTO

Descrio
ORDENAO
Classificao
Ordenao
Indexao

DESCRIO
Findo o tratamento intelectual ne- INDEXAO ARQUIVSTICA
cessrio reunir os dados, no sentido CONTROLO DE CLASSIFICAO
AUTORIDADE
de proceder uma correcta Represen-
tao das Unidades Arquivsticas.

AS REGRAS DE INSTALAO DOS DOCUMENTOS 3.3.1. RECENSEAMENTO

Arrumar as unidades de instalao em posio Objectivo: Determinao do contedo da Unidade Fsica. a fase que antecede
vertical nas estantes, coluna a coluna, da esquer- um tratamento intelectual mais profundo, a descrio arquivstica.
da para a direita, de cima para baixo;
No caso de documentos de altura superior estan- QUANDO A ORGANIZAO DA DOCUMENTAO =
MASSA ACUMULADA DE DOCUMENTOS
te designada para a instalao. Ajustar a prateleira
ou coloc-los horizontalmente, em sobreposio;
Durante esta operao deve criar-se
em alternativa coloc-los verticalmente, assentes uma Folha de Recolha de Dados (FRD)
sobre a lombada; e registar-se, por unidade fsica (UF),
As caixas de acondicionamento de documentos o mximo de informao sobre:
manuscritos podem ser arrumadas horizontal- contedo da UF
mente, no devendo ultrapassar as trs unidades verificar se UF corresponde a 1
sobrepostas documento ou apenas parte dele
faz parte/constituiu uma srie
potencial produtor da UF
funo que ter originado a UF

210 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Arquivstica 211


FOLHA DE RECOLHA DE DADOS (FRD) 3.3.2. CLASSIFICAO

Objectivo: Criar classes, gavetas, que ajudem a organizar a documentao.


Estas devem identificar, num 1 Nvel as unidades orgnicas/funcionais da En-
tidade Produtora e, num 2 Nvel, os produtos documentais (sries) produzidos

Operao profunda e intelectual Planos de Classificao


e aplica-se totalidade da
Instrumento de trabalho que
documentao;
reflecte a classificao existente
Deve ser antecedida por um
estudo minucioso da pessoa/ Classificao que deve ser
instituio produtora (estudo orgnico-funcional, isto , os
orgnico-funcional); produtos documentais devem
Devem ser evitados os Quadros ser contextualizados nos seus
de Classificao Apriorsticos produtores

Etapas para a construo de


3.3.1.1. RECENSEAMENTO VERSUS DESCRIO
um Plano de Classificao
DESCRIO ARQUIVSTICA RECENSEAMENTO ARQUIVSTICO 1 Fase - Identificar o
Contexto de Produo
1. Identificao e explicao do 1. Determinao do contedo Classes = componentes orgnicas 2 Fase - Identificar os
contedo das unidades arquivsticas da Unidade Fsica e/ou as funes (Produtores) Produtos Documentais
2. Representao do contexto de 2. Normalmente a operao que 3 Fase - Listar os Produtos
produo das unidades arquivsticas antecede a definio das UA Documentais e enquadr-los
3. Deve seguir NORMAS (documentos e principalmente sries)
Internacionais/ Nacionais: 3. No tem identidade intelectual, no Produtor e/ou Funo
ISAD(G); ISAAR(CPF), ODA porque no obrigatrio
que corresponda a uma
Unidade Arquivstica
Ex. Processo de despesa : Vol.
I [parte do documento]

UNIDADE FSICA
ARQUIVO
UNIDADE FSICA
SRIE UNIDADE FSICA
UNIDADE FSICA
DOCUMENTO UNIDADE FSICA

ACTO
INFORMACIONAL

UNIDADES DE TRABALHO UNIDADES DE TRABALHO


USADAS NA DESCRIO USADAS NO RECENSEAMENTO

212 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Arquivstica 213


PlanoS de Classificao 3.3.3. ORDENAO

N Objectivo: Unir todos os elementos de cada grupo, seguindo uma unidade/ordem l-


Num 1 Ser uma org
a
1 Ser organiz Plan vio Prod anizao gica, que pode ser a data, o nmero, uma designao ou um sistema de organizao.
o Cla utor Sim
Plan vio Pr ao co ssi = ple
o de o m Plan ficao O Muitas F s
Clas dutor = 1 plexa o de rgn un
sific
ao Funo,
Org C ico es, Ordenao Intelectual aquela que
nico lassifica -Funcion No
vel, a ta: Semp
Org fu o al r se prende com o critrio lgico seleccio-
nico ncio
nal belec ordena e que po
ida p
elo
o or
igi
ss- nado, tendo em vista o acesso facilitado
deve Servio nal esta- informao. Esta pode ser: Alfabti-
ser m P
antid rodutor ca, Numrica, Cronolgica, Siste-
a.
Plano de Classificao Orgnico Plano de Classificao mtica
Orgnico funcional
A - Departamento Pessoal
AA - Seco de A - Escritrio Operao fsica e intelectual; Ordenao Fsica aquela que se
Controlo Assiduidade AA - Expediente Aplica-se documentao dentro prende com o sistema escolhido para
001 - Correspondncia 001 - Correspondncia de cada srie arquivstica e, si- acumular ordenadamente os documen-
002 - Processos de 002 - Encomendas multaneamente, aos documentos
AB - Contabilidade tos nas unidades de instalao (pastas,
Funcionrios compostos (dentro dos processos)
003 - Lista de 001 - Balancetes caixas, livros, etc.). Esta pode ser: Livro
Tipos de Ordenao (book style), Inverso do livro (reverse
assiduidade 002 - Processos
AB - Seco de Admisso despesa book) e Seces (split filing)
e Gesto de Carreiras AC - Recursos Humanos
001 - Correspondncia 001 - Candidaturas
002 - Processos 002 Processos de
individuais de Funcionrios ORDENAO INTELECTUAL ORDENAO FSICA
funcionrios
003 Candidaturas Alfabtica quando o elemento informativo Livro (book style) - documen-
AC - Seco de Formao seleccionado um termo e por isso os documen- tos arquivam-se da esquerda
001 - Correspondncia tos so arrumados seguindo o alfabeto. para a direita, se estiverem por
002 Candidaturas Numrica quando o elemento informativo ordem cronolgica, ficam os
seleccionado um nmero e por isso os docu- mais antigos por cima;
mentos so arrumados seguindo a numerao Inverso do livro (reverse
DEPARTAMENTO DE COMERCIAL atribuda. book) - documentos arquivam-
sociedade em nome colectivo Cronolgica quando o elemento informativo -se da direita para esquerda,
seleccionado a data e por isso os documentos se estiverem por ordem crono-
so arrumados seguindo a datao dos docu- lgica, ficam os mais recentes
assembleia geral
mentos. por cima;
SECO DE VENDAS SECO DE COMPRAS SECO DE MARKETING Sistemtica quando o elemento informativo Seces (split filing) - docu-
seleccionado , simultaneamente, um objecto mentos arquivam-se por sec-
gerncia
classificado num outro sistema/ plano de classifi- es, os internos guardam-se
SRIE 1: SRIE 1: SRIE 1: cao e por isso os documentos so arrumados esquerda e a correspondncia
CORRESPONDNCIA CORRESPONDNCIA CORRESPONDNCIA
SRIE 2: SRIE 2: SRIE 2: seguindo o esquema de classificao. externa fica direita;
escritrio
PROCESSOS DE CLIENTES FORNECEDORES PUBLICIDADE
SRIE 3: SRIE 3: SRIE 3:
FACTURAS... FACTURAS... ESTUDOS DE MERCADO
SRIE 4: oficina
INQURITOS AOS CLIENTES...

214 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Arquivstica 215


ORDENAO INTELECTUAL ORDENAO FSICA Ribeiro, F., Fernandes, M. [2001]. Universidade do Porto : estudo orgnico-
-funcional : modelo de anlise para fundamentar o conhecimento do Sistema
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2-3.pdf

216 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Arquivstica 217


descrio ARQUIVSTICA
Marta Isabel de Sousa Costa
---
1. O Arquivo como sistema Resumo
de informao
2. Terminologia arquivstica:
A necessidade de gerir, conservar e disponibilizar a informao dos arquivos
conceitos bsicos
3. O fluxo informacional e as sempre existiu, mas s recentemente surgiu a preocupao de normalizar a des-
suas fases: produo/reunio crio dessa informao.
- tratamento - uso/difuso
4. A descrio arquivstica A Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica (ISAD (G)) e a Norma
4.1. A norma ISAD (G): regras
Internacional de Registo de Autoridade Arquivstica para Entidades Coletivas,
gerais internacionais para
descrio em Arquivo Pessoas e Famlias (ISAAR (CPF)), facilitam a descrio arquivstica e tornam
4.2. A organizao e possvel a partilha de dados entre arquivos.
representao da informao:
a descrio multinvel Aplicando tcnicas de anlise e representao da informao e estabelecendo
4.2.1. Estrutura e objectivos
pontos de acesso com uso do controlo de autoridade possvel criar represen-
da ISAD (G)
4.2.2. Zonas da unidade taes informacionais que facilitem o seu conhecimento e a sua compreenso.
de descrio
4.2.3. A indexao
4.3. O controlo de autoridade 1. O Arquivo como sistema de informao
em arquivos
4.3.1. A norma ISAAR(CPF):
os pontos de acesso para O Arquivo pode ser analisado de trs perspectivas, como instituio, ou seja,
entidades produtoras como local destinado conservao e guarda de documentos devidamente classi-
(pessoas, colectividades ficados e ordenados; como servio, ou seja, o conjunto de documentos, qualquer
e famlias) que seja a sua data, a sua forma, o seu suporte material, elaborados ou recebidos
5. A recuperao de informao
por um organismo pblico ou privado, em funo da sua atividade e conservado
em Arquivo: instrumentos
de acesso e pesquisa para efeitos administrativos; ou como produto/testemunho de uma ativi-
dade, ou seja, como unidade de servio administrativo especializado cuja misso
consiste em receber, classificar, guardar e emprestar documentos. Neste sentido o
arquivo funciona como a memria organizada da instituio que serve.

No mbito da Cincia da Informao o Arquivo estudado como um sistema de


informao, que resulta da acumulao estruturada de documentos, no decurso
da atividade de uma pessoa, individual ou colectiva, e que reflete a estrutura
interna do organismo produtor, as funes das partes que o compem e os me-
canismos de produo e acumulao de registos. Nesse sentido o profissional
da informao deixa de atuar como um simples tcnico para assumir o papel do
cientista da informao que apresenta resultados validados por uma metodolo-
gia cientfica e que questiona a prpria actuao sempre em referncia a para-
digmas e teorias que esto em permanente validao (ou reviso). O profissional
da informao orientado para satisfazer necessidades informativas, de modo
que a administrao desenvolva suas funes com rapidez, eficincia, eficcia e

Descrio Arquivstica 221


economia, para salvaguardar direitos e deveres das pessoas, contidos nos docu- O recenseamento a determinao do contedo da unidade fsica, no tem iden-
mentos, e para tornar possveis a pesquisa e a difuso cultural. tidade intelectual, porque no obrigatrio que corresponda a uma Unidade In-
formacional.

2. Terminologia arquivstica: conceitos bsicos A descrio a identificao e explicao do contedo das unidades arquivsti-
cas, e implica tambm a representao do contexto de produo das unidades
As unidades de trabalho em arquivstica so as Unidades Informacionais informacionais. Deve seguir as normas: ISAD(G) e ISAAR(CPF)]
(usadas na descrio arquivstica) e as Unidades Fsicas. As Unidades fsicas
utilizam-se no recenseamento arquivstico, so unidades bsicas de cotao e A ordenao deve unir todos os elementos de cada grupo, seguindo uma unida-
no tm identidade intelectual. Podem tambm existir unidades de instalao de/ordem lgica que pode ser a data, o nmero, uma designao (alfabtica) ou
que representam o meio (unidade) de armazenamento da unidade fsica. um sistema de organizao (sistemtica). Aplica-se fundamentalmente docu-
mentao dentro de cada srie arquivstica.
As Unidades Informacionais dividem-se em Arquivo, Srie, Documento e
Ato Informacional. A classificao uma operao profunda e intelectual, aplica-se totalidade
da documentao e deve ser antecedida por um estudo orgnico-funcional da
ARQUIVO Conjunto orgnico de documentos, independentemente da sua pessoa/instituio produtora de forma a permitir representar os dois factores
data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurdi- que caracterizam o sistema de informao - a estrutura orgnica e a funo
ca, singular ou coletiva, ou por um organismo pblico ou privado, no exerccio servio/uso.
da sua atividade e conservados a ttulo de prova ou informao. a mais vasta
unidade arquivstica, pode subdividir-se em seces e subseces e materializa- A indexao e controlo de autoridade permitem a criao de pontos de acesso
-se em documentos e/ou sries. que facilitem a recuperao da informao. Numa primeira fase feita a anlise
conceptual da informao e a definio dos conceitos. Numa segunda fase faz-se
SRIE ARQUIVSTICA constituda por documentos (simples ou compostos) a representao dos conceitos identificados e a criao de pontos de acesso.
ou atos informacionais da mesma tipologia, produzidos em srie, como resultado
de uma mesma funo ou atividade e podem subdividir-se em subsries.
3. O fluxo informacional e as suas fases:
DOCUMENTO constitudo por um ou mais atos informacionais, fixados produo/reunio - tratamento - uso/difuso
num suporte, com carcter indivisvel. Podem dividir-se em documento simples
quando contm apenas uma unidade de informao, ou documento composto A arquivstica investiga as propriedades e comportamento da informao, as for-
quando contm mais do que uma unidade de informao. as que regem o fluxo informacional e o sentido do processamento da informa-
o com vista optimizao do acesso e uso. A informao enquanto processo
ATO INFORMACIONAL o conjunto de dados que traduzem um ato jurdico, inclui o comportamento informacional e um conjunto subjacente de etapas:
administrativo ou de outra natureza, ou um facto. Podem ser apreendidos na sua concepo, produo/criao, organizao, armazenamento, difuso,
essncia, ou seja, desligado do suporte, pois enquanto tal so passveis de anlise pesquisa e uso. Ao desenvolver uma descrio arquivstica devemos ter em
e de representao formal. permanncia cinco variveis elementares: a integrao da informao de forma
eficiente e eficaz, a representao do fluxo informacional, a recolha prospetiva
No que diz respeito ao tratamento intelectual da documentao em arquivo de informao vlida no futuro, a recuperao gil e exaustiva da informao
existem diversas operaes arquivsticas que sustentam esse trabalho, O Re- acumulada e o acesso e preservao a longo prazo, contribuindo deste modo
censeamento, a descrio, a ordenao, a classificao e a Indexao e Controlo para uma descrio forte, slida e bem adaptada s exigncias de recuperao da
de Autoridade. informao. Na descrio arquivstica devemos assegurar a existncia de infor-

222 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Descrio Arquivstica 223
mao autntica - ser aquilo que pretende ser e ter sido produzida ou enviada H um conjunto de quatro regras fundamentais que devem ser aplicadas para
pelo alegado produtor ou remetente. Fidedigna - ser digna de crdito enquanto estabelecer a relao hierrquica entre as descries. A descrio do geral para
representao completa e fiel das transaces, atividades ou factos que atesta, o particular, apenas recolher a informao relevante para o nvel de descrio,
podendo dela depender subsequentes transaes ou atividades. Integra - que estabelecer a ligao entre descries e a no repetio da informao.
permanea completa e inalterada. Inteligvel/utilizvel - que pode ser locali-
zada, recuperada, apresentada e interpretada.
4.2.2. Zonas da unidade de descrio
A informao um ativo incontornvel para as organizaes em todas as fases
do seu ciclo de vida (um ciclo ativo e contnuo), a descrio arquivstica deve ser Na ISAD (G) os elementos das respectivas descries so designados por sete
feita atravs da recolha, anlise, organizao e registo da informao que sirva reas: rea de identificao; rea de contextualizao; rea de contedo e es-
para identificar, gerir, localizar e explicar a documentao, o contexto e o sistema trutura; rea de condies de acesso e uso; rea de fontes relacionadas; rea de
que a produziu. notas; rea de controlo da descrio.

ZONA DE INFORMAO DESCRIO


4. A descrio arquivstica
Informao essencial para identificar
Zona 1 - Identificao
a unidade de descrio
4.1. A norma ISAD (G): regras gerais
internacionais para descrio em Arquivo Informao sobre a origem e custdia da
Zona 2 - Contexto unidade de descrio: nome e histria
administrativa /biogrfica do produtor
A preocupao com a descrio arquivstica e o modo como estas eram produzi-
das levou a que em 2002 fosse publicada a traduo portuguesa da 2 edio da Zona 3 - Contedo e Estrutura
Informao sobre o assunto e
ISAD(G), elaborada por um Grupo de Trabalho tutelado pelo IAN/TT. As prin- organizao da unidade de descrio
cipais caratersticas da ISAD(G) so a descrio multinvel que permite que Zona 4 - Condies de Informao sobre a acessibilidade/
se descrevam assincronamente as partes e o todo. Ao nvel do arquivo ser dada Acesso e Utilizao disponibilidade da unidade de descrio
a informao relativa ao todo, enquanto nos nveis subsequentes dada a infor-
Informao sobre documentao
mao respeitante parte descrita, no entanto, a descrio final deve evidenciar Zona 5 - Documentao Associada com uma relao importante
a relao hierrquica, do geral para o particular. com a unidade de descrio

Informao que no possa ser includa


Zona 6 - Notas
em nenhuma das outras zonas
4.2. A organizao e representao da
informao: a descrio multinvel Zona 7 - Controlo da Descrio
Informao sobre como, quando e por
quem foi elaborada a descrio arquivstica

4.2.1. Estrutura e objectivos da ISAD (G)


Sob a coordenao da Direo Geral de Arquivos (DGARQ) foram criadas em
Os objectivos das normas de descrio so assegurar a produo de descries Portugal as orientaes nacionais de descrio (ODA) com o objetivo de dotar
consistentes, apropriadas e auto-explicativas, facilitar a recuperao e troca de a comunidade arquivstica portuguesa de um instrumento de trabalho em con-
informao sobre documentos de arquivo, possibilitar a partilha de dados de au- sonncia com as normas de descrio internacionais. Capaz de assegurar a pro-
toridade e tornar possvel a integrao de descries provenientes de diferentes duo de descries consistentes, apropriadas, facilitar a recuperao e troca de
entidades detentoras num sistema unificado de informao. informao sobre documentos de arquivo, possibilitar a partilha de dados de au-

224 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Descrio Arquivstica 225
toridade e tornar possvel a integrao de descries provenientes de diferentes ESTRUTURA: Zona 1 - Zona de Identificao
entidades detentoras num sistema unificado de informao. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------

A ISAD (G) est estruturada em 7 Zonas, cada uma dividida em elementos de 1.1. CDIGO DE REFERNCIA
informao (campos), num total de 26. Cada campo est estruturado em 5
partes: Identificador unvoco da unidade de descrio (UD);
A. Orientaes gerais Composto por: cdigo do pas, cdigo da entidade detentora, cdigo do produtor espe-
B. Orientaes especficas para nveis de descrio cfico da UD e o cdigo parcial da UD;
C. Fontes de informao O cdigo de referncia um elemento de informao de preenchimento obrigatrio em
D. Apresentao da informao todos os nveis de descrio;
E. Excluses O cdigo de referncia do pas obrigatrio para a troca de informao internacional;
O cdigo de referncia da entidade detentora obrigatrio;
O cdigo de referncia do fundo preferencialmente alfabtico, e pode corresponder a
Pertinncia /Obrigatoriedade de preenchimento de cada campo, uma sigla ou acrnimo.
por nvel de descrio
1.2. TTULO

Denominao da unidade de descrio.


Existem diferentes tipos de ttulos: formal, atribudo, paralelo.
Deve ser conciso e atender s regras da descrio multinvel.
O ttulo um elemento de informao de preenchimento obrigatrio em todos os nveis
de descrio.
Ttulo, a palavra, frase, caracter ou grupo de caracteres que designa uma unidade de
descrio.
O ttulo, que constitui um dos principais pontos de acesso documentao, pode ser:
Formal, quando corresponde ao nome oficial ou legal de uma unidade de descrio,
ou nela aparece proeminente ou explicitamente, transcrito sem modificaes subs-
tanciais.
Paralelo, quando corresponde ao nome formal que se encontra em diferentes idio-
mas na fonte principal de informao.
Atribudo, quando corresponde ao nome dado por um arquivista unidade de des-
crio que no dispe de ttulo formal, ou cujo ttulo formal no pertinente
Controlado, quando elaborado segundo regras ou convenes especficas.

1.3. DATA

Registar a data da unidade de descrio


Datas um elemento de informao de preenchimento obrigatrio em todos os nveis
de descrio;
As datas podem ser de vrios tipos:

226 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Descrio Arquivstica 227
Produo, quando correspondem s datas em que os documentos da unidade de des- ESTRUTURA: Zona 2 - Zona de Contexto
crio foram produzidos. Podem ser as datas em que uma carta foi escrita, em que uma ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
fotografia foi tirada, em que uma planta foi desenhada;
Acumulao, quando correspondem s datas em que os documentos da unidade de 2.1. NOME DO(S) PRODUTOR(ES)
descrio foram reunidos, acumulados, mantidos e usados por um produtor, enquan-
to todo, no decurso das suas actividades e funes, todas interrelacionadas; Identificar a pessoa coletiva, singular ou famlia responsvel pela produo, acumulao
As datas podem ainda ser: e conservao dos documentos da unidade informacional;
Singulares, quando registado apenas um elemento cronolgico; O nome deve ser normalizado de acordo com princpios da ISAAR(CPF);
Extremas, quando so registados dois elementos cronolgicos que delimitam a uni- O nome do produtor um elemento de informao de preenchimento obrigatrio ao
dade de descrio; nvel do arquivo e suas subdivises, e obrigatrio se aplicvel em todos os demais nveis
Exactas, quando incluem o ano, o ms e o dia; de descrio.
Predominantes, quando, para alm das datas extremas, so registadas as prevale- Os restantes nveis de descrio herdam, geralmente, o nome do produtor do nvel ar-
centes; quivo;
Crticas, por vezes designadas por inferidas, quando a informao cronolgica no Quando a unidade de descrio tem diferentes produtores, podem ser registados na sua
retirada directamente das unidades de descrio, mas antes deduzida do seu conte- totalidade.
do ou de fontes externas.
2.2. HISTRIA ADMINISTRATIVA/BIOGRFICA
1.4. NVEL DE DESCRIO
Facultar a histria administrativa ou os dados biogrficos dos produtores da unidade
Indicar o nvel de organizao arquivstica da unidade de descrio: arquivo, srie, do- informacional;
cumento; A histria administrativa / biogrfica / familiar pode, quando pertinente, ser registada
O nvel de descrio um elemento de informao de preenchimento obrigatrio em em todos os nveis de descrio;
todos os nveis de descrio; Os nveis abaixo do fundo herdam geralmente a histria administrativa/biogrfica/fa-
Devem ser criados apenas os nveis de descrio estritamente necessrios para espelhar miliar do produtor do fundo;
a realidade documental a descrever; Registar informao sobre a origem, evoluo, e desenvolvimento do produtor, da ac-
Cada nvel de descrio pode subdividir-se nos subnveis considerados necessrios para tividade ou funo que esto na base da criao da unidade de descrio, sobre a data
espelhar as diferentes realidades documentais. de eventuais transferncias dessas funes, ou de extino ou fim de actividade do pro-
dutor.
1.5. DIMENSO E SUPORTE
2.3. HISTRIA CUSTODIAL E ARQUIVSTICA
Indicar a dimenso e o suporte da unidade de descrio;
Dimenso pode ser dada em nmero de unidades de instalao, metros lineares de pra- Registar a histria da unidade informacional que seja significativa para sua autenticida-
teleira ou cubicagem; de, integridade e interpretao, no que toca transferncia de propriedade, responsa-
Dimenso e suporte um elemento de informao de preenchimento obrigatrio em bilidade e/ou custdia;
todos os nveis de descrio. A histria custodial e arquivstica um elemento de informao de preenchimento obri-
A dimenso fsica dos documentos de arquivo geralmente quantificada no sistema gatrio ao nvel do, podendo, quando pertinente, ser registada em todos os demais n-
mtrico. veis de descrio;
A dimenso lgica dos documentos de arquivo pode ser quantificada segundo diferentes Registar as transferncias sucessivas de propriedade, responsabilidade, custdia, con-
tipos: livros, cadernos, maos, fotografias, caixas, pastas, rolos, discos, microfilmes, bi- trolo ou localizao da unidade de descrio.
tes, bytes, documentos, flios ou folhas, pginas, etc.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
228 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Descrio Arquivstica 229
2.4. FONTE IMEDIATA DE AQUISIO OU TRANSFERNCIA ESTRUTURA: Zona 3 - Zona do Contedo e Estrutura
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
Registar a fonte, a data e/ou modalidade de aquisio da unidade informacional;
A fonte imediata de aquisio ou transferncia um elemento de informao de preen- 3.1. MBITO E CONTEDO
chimento obrigatrio ao nvel do arquivo;
As formas de aquisio, ou seja, de obteno da propriedade e/ou custdia de documen- Facultar um sumrio do mbito e um resumo do contedo da unidade de descrio;
tos de arquivo, podem ser de diferentes tipos: O mbito e contedo um elemento de informao de preenchimento obrigatrio ao
Compra a aquisio de documentos de arquivo mediante o seu pagamento em di- nvel do arquivo, podendo, quando pertinente, ser registado em todos os demais nveis
nheiro; de descrio.
Dao a entrega de documentos e/ou conjunto orgnico de documentos, indepen-
dentemente da sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma 3.2. AVALIAO, SELEO E ELIMINAO
pessoa jurdica, singular ou colectiva, ou por um organismo pblico ou privado, no
exerccio da sua actividade e conservados a ttulo de prova ou informao em paga- Registar quaisquer aces de avaliao, seleo e eliminao ocorridas ou planeadas
mento de uma dvida; para a unidade de descrio;
Doao a aquisio, a ttulo gratuito, de documentos e/ou arquivos privados, por Avaliao, a determinao dos valores primrio e secundrio dos documentos de um
vezes acompanhada de certas obrigaes, tendo o organismo beneficirio a faculdade arquivo, com vista fixao dos prazos de conservao em fase ativa e semi-ativa, e do
de a recusar. A doao implica mudana de propriedade; destino final (conservao permanente em arquivo definitivo ou eliminao).
Depsito a mudana de custdia de documentos, a ttulo precrio, sujeita a con- Seleo, a operao que decorre da avaliao e que consiste em separar os documentos
dies previamente acordadas, normalmente quanto sua comunicabilidade. A de arquivo de conservao permanente dos que devero ser eliminados.
documentao depositada fica sob custdia de outra entidade, mas no muda de pro- Eliminao, a destruio de documentos de arquivo que, na avaliao, foram consi-
prietrio; derados sem valor arquivstico e / ou histrico que justificasse a sua conservao per-
Incorporao a aquisio gratuita e a ttulo definitivo de documentos de arquivo manente.
por uma instituio ou servio responsvel pela aquisio e comunicao dos docu-
mentos de arquivo, que sobre eles passa a ter jurisdio plena; 3.3. INGRESSO(S) ADICIONAL(AIS)
Legado a forma de aquisio de documentos de arquivo por uma instituio ou
servio responsvel pela aquisio e comunicao dos documentos de arquivo por Indicar se se aguardam ingressos adicionais, dando uma estimativa da sua quantidade
disposio testamentria, sujeita ou no a certas condies e obrigaes, como bens e frequncia;
destacados do patrimnio do testador, sendo a instituio ou servio responsvel pela Arquivo aberto, o fundo ainda susceptvel de crescimento orgnico. Podem igualmen-
aquisio e comunicao dos documentos de arquivo livre de aceitar ou recusar o te verificar-se ingressos adicionais em relao a fundos fechados que, devido a uma his-
legado. Este implica mudana de propriedade; tria custodial atribulada, se encontram dispersos;
Permuta a troca de documentos entre duas entidades, com a correspondente mu- Arquivo fechado, o fundo sem crescimento orgnico, em consequncia seja da su-
dana de propriedade e/ou custdia; presso ou reestruturao do respectivo produtor, seja da alterao da organizao ar-
Reintegrao a entrega de documentos deslocados a uma instituio ou servio res- quivstica.
ponsvel pela aquisio e comunicao dos documentos de arquivo que legalmente
detm a sua custdia; 3.4. SISTEMA DE ORGANIZAO
Transferncia a mudana de documentos de arquivo de um depsito para outro,
com ou sem alterao de custdia; Especificar a estrutura interna, ordenao e/ou sistema de classificao da unidade de
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- descrio;
O sistema de organizao um elemento de informao de preenchimento obrigatrio
ao nvel do arquivo;

230 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Descrio Arquivstica 231
Registar se se trata da estrutura ou organizao, classificao e ordenao de origem, 4.4. CARACTERSTICAS FSICAS E REQUISITOS TCNICOS
atribudas pelo produtor, se correspondem a uma reconstituio por parte do arquivista
ou, na impossibilidade de reconstituio, quais as que lhe foram atribudas; Indicar informao sobre qualquer caracterstica fsica ou requisito tcnico relevante
Registar o critrio de classificao do fundo, da seco e suas subdivises: funcional, (ex.: necessidade de software ou hardware especfico);
orgnico, orgnico-funcional, ou outro; Caractersticas do computador a partir do qual se deve processar o acesso, memria
Registar a ordenao da documentao que encerra: cronolgico, numrico, alfabtico necessria, sistema operativo, etc;
ou outro. Registar qualquer caracterstica fsica ou condio que afecte, restrinja, dificulte ou im-
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- possibilite o uso da unidade de descrio, como, por exemplo, o estado de conservao
dos documentos, e pode obrigar consulta de cpias, caso existam.

4.5. INSTRUMENTOS DE DESCRIO


ESTRUTURA: Zona 4 Zona das Condies de Acesso e Utilizao
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- Informar sobre quaisquer instrumentos de descrio existentes, elaborados pela entida-
de detentora, ou pelo produtor, que facultem informaes relativas ao contexto e conte-
4.1. CONDIES DE ACESSO do da unidade de descrio;
Guia, que descreve um ou mais acervos documentais, ao nvel do arquivo fornecendo
Registar a informao relativa ao estatuto legal da unidade de descrio, e alteraes ainda informao de carcter geral e sumrio sobre as respectivas entidades detentoras;
que este possa ter sofrido; Inventrio, que descreve um arquivo at ao nvel da srie, referindo e enumerando as
As que esto relacionadas com o estatuto legal e o teor da informao que a unidade de respectivas unidades de instalao, apresentando o quadro de classificao que presidiu
descrio encerra, impostas pela entidade que entrega a documentao entidade de- sua organizao;
tentora ou servio de arquivo ou pela prpria entidade detentora ou servio de arquivo, Catlogo, que descreve, at ao nvel do documento, a totalidade ou parte de um arquivo;
no cumprimento de legislao, contratos, regulamentos, normas, etc. ndice, que regista, de acordo com uma ordenao pr-estabelecida (sequencial ou sis-
temtica), os descritores, designaes ou ttulos de um documento, acompanhados das
4.2. CONDIES DE REPRODUO correspondentes referncias de localizao ou cotas;
Lista de unidades de instalao, que relaciona, para fins de descrio e controlo, as
Identificar restries reproduo da unidade de descrio (direitos de autor); unidades de instalao, existentes num arquivo, de acordo com critrios cronolgicos,
As restries reproduo da unidade de descrio podem estar relacionadas com: alfabticos, temticos ou outros.
O direito de autor, ou seja, o instituto legal que define a propriedade intelectual de ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
um documento;
A regulamentao prpria e interna da entidade detentora ou servio de arquivo.

4.3. IDIOMA/ESCRITA ESTRUTURA: Zona 5 - Zona da Documentao Associada


---------------------------------------------------------------------------------------------------------
Registar os idiomas e/ou escritas dos documentos includos na unidade de descrio);
Quando a unidade de descrio integra apenas documentao em portugus no ne- 5.1. EXISTNCIA E LOCALIZAO DE ORIGINAIS
cessrio referi-lo;
Especificar qualquer tipo de alfabeto. Registar, quando a unidade de descrio uma cpia, a existncia e localizao dos ori-
ginais, caso estejam disponveis noutra entidade detentora, noutro servio de arquivo ou
noutro local que no o detentor das cpias, se essa no for uma informao confidencial;

232 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Descrio Arquivstica 233
Registar a morada ou o contacto da pessoa ou da entidade detentora dos originais, se necessrios sua recuperao. Deixando clara a relao existente entre a publicao e a
essa no for uma informao confidencial. unidade de descrio.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
5.2. EXISTNCIA E LOCALIZAO DE CPIAS

Indicar a existncia, localizao (cota), disponibilidade de cpias da unidade de descri-


o; ESTRUTURA: Zona 6 - Zona de Notas
Quando, para alm do original, existe cpia disponvel da unidade de descrio, seja na ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
entidade detentora ou servio de arquivo ou noutro local, independentemente do tipo e
suporte em que se encontra, registar a sua localizao. 6.1. NOTAS

5.3. UNIDADES DE DESCRIO RELACIONADAS Registar informao especializada ou outra informao significativa no includa em
nenhum dos outros elementos de informao;
Registar informao sobre unidades de descrio existentes, na entidade detentora ou Complementar aos outros elementos.
noutro local, relacionadas com a unidades de descrio em tratamento; ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
Explicitar sempre a localizao exacta da unidade de descrio relacionada, se essa no
for uma informao confidencial.
Explicitar, se conveniente, o tipo de relao existente, ou qualquer outra informao
adicional relevante. ESTRUTURA: Zona 7 - Zona do Controlo da Descrio
Completiva, quando a unidade de descrio relacionada faz parte de um mesmo e ni- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
co conjunto que a descrita, ou seja, quando tm a mesma provenincia mas, por qual-
quer motivo, foram separadas. 7.1. NOTA DO ARQUIVISTA
Antecessora, quando a unidade de descrio relacionada antecedeu no tempo a descrita.
Sucessora, quando a unidade de descrio relacionada sucedeu no tempo descrita, Registar, de forma clara e sem recurso a abreviaturas, o nome ou nomes dos respons-
dando-lhe continuidade. veis pela elaborao e/ou reviso da descrio e o respectivo servio em que se integram.
Complementar, quando a unidade de descrio relacionada complementa a descrita.
So unidades que coexistiram, ligadas por relaes que fazem com que o conhecimento 7.2. REGRAS OU CONVENES
de cada uma seja importante para compreender a outra.
Paralela, quando a unidade relacionada constituda pelo mesmo tipo de documenta- Regras ou convenes um elemento de preenchimento obrigatrio ao nvel do arquivo.
o, mas integrada num mbito distinto. So geralmente unidades ao mesmo nvel da des-
crita, que decorrem de funes equivalentes entre si ou de funes com os mesmos fins. 7.3. DATA(S) DA(S) DESCRIO(ES)
Genrica, quando entre a unidade de descrio relacionada e a descrita, que podem
ser de qualquer nvel, existe qualquer outro tipo de relao diversa das anteriormente Data da descrio um elemento de preenchimento obrigatrio ao nvel do arquivo;
referidas. Devem tambm constar as datas de reviso da descrio.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
5.4. NOTA DE PUBLICAO

Registar referncias e/ou informaes sobre publicaes, em qualquer suporte, que tra-
tem ou se baseiem na utilizao, estudo ou anlise da unidade de descrio, indepen-
dentemente de ser constituda por originais ou cpias, fornecendo todos os elementos

234 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Descrio Arquivstica 235
4.2.3. A indexao Cada arquivo, face s necessidades da indexao, v-se na contingncia de de-
senvolver a sua prpria linguagem e de criar a sua lista de autoridade.
A indexao uma operao do tratamento tcnico documental que se rege por
princpios, que so independentes dos objectos aos quais se aplicam (os do- Tradicionalmente o controlo de autoridade concebido para gerir os pontos de
cumentos), bem como dos meios tcnicos e humanos e dos equipamentos que acesso, estabelecendo-se uma forma nica para cada rubrica. ainda do mbito
so utilizados. Porm, quando no se trata de indexar documentos individuais, do controlo de autoridade a criao de remissivas para as formas no autorizadas
mas sim conjuntos documentais, compostos por um nmero elevado de esp- e o registo das decises tomadas face escolha das rubricas de acesso. O princi-
cies e contendo uma grande variedade de assuntos como no caso das sries pal objetivo do controlo de autoridade , pois, manter consistncia nos pontos de
arquivsticas h que definir mtodos apropriados para disciplinar a anlise acesso informao, seja num sistema manual, seja num sistema automatizado.
do seu contedo, a identificao e a seleco dos conceitos a indexar. Quando Porm, hoje em dia, e face avaliao dos sistemas de informao, verifica-se
os documentos obedecem a um formulrio estereotipado ou contm sempre o que, embora haja mais custos de implantao de um sistema em que se desen-
mesmo tipo de informaes, com uma temtica restrita, mais fcil a identifica- volve um trabalho de autoridade, os benefcios da linguagem controlada so sufi-
o dos conceitos. Porm, h casos de sries que, mesmo apresentando unidade cientemente justificativos do seu uso, mesmo nos sistemas automatizados.
tipolgica e sendo possvel determinar os elementos que compem o texto dos
documentos, pela quantidade e diversidade dos assuntos que registam torna-se
impraticvel uma anlise do seu contedo. O controlo de autoridade em arquivos

A ltima fase da indexao consiste na representao dos conceitos selecciona-


dos atravs de uma linguagem documental, que permitir determinar as rubricas A norma ISAAR(CPF): os pontos de acesso para entidades
que vo ser ponto de acesso na fase da pesquisa. Tecnicamente, consideram-se produtoras (pessoas, coletividades e famlias)
dois tipos de linguagem prprios para a indexao: a linguagem natural e a lin-
guagem controlada. A primeira aquela que utilizada pelos prprios autores Esta norma faculta orientaes para a preparao de registos de autoridade ar-
dos documentos, a segunda elaborada conscientemente com a finalidade es- quivstica que proporcionam descries das entidades (pessoas coletivas, pessoas
pecfica de armazenar e recuperar informao. Tal linguagem, embora facilite e singulares e famlias) associadas produo e gesto de arquivos. Os registos de
torne mais expedita a indexao pois no gasto muito tempo na determinao autoridade arquivstica podem ser utilizados para descrever uma pessoa coletiva,
e escolha dos termos o que pode ser considerado uma vantagem gera, no en- pessoa singular ou famlia como unidades inseridas num sistema de descrio
tanto, dificuldades no momento da pesquisa, fazendo ento perder muito tempo arquivstica, controlar a criao e utilizao de pontos de acesso nas descries
e aumentando as possibilidades de acesso a documentao no relevante para as arquivstica e documentar as relaes entre diferentes produtores de arquivos
questes postas pelos utilizadores. e entre estas entidades e os documentos de arquivo por elas produzidos e/ou
outros recursos relacionados. A descrio dos produtores de documentos de ar-
A criao de um vocabulrio estruturado, isto , com incluso de relaes se- quivo uma actividade essencial dos arquivistas, independentemente de as des-
mnticas entre os termos de indexao, acarreta um duplo benefcio: facilita a cries se integrarem em sistemas manuais ou informatizados. Esta actividade
prpria indexao e auxilia os utilizadores na medida em que sugere pistas para requer informao completa e actualizao contnua do contexto de produo e
a pesquisa, graas indicao das relaes entre os termos. utilizao dos documentos de arquivo, particularmente sobre a sua provenincia.

Uma lista de termos autorizados que designamos por lista de autoridade Quando vrios servios de arquivo custodiam documentos de um determina-
constitui pontos de acesso documentao tratada. A especificidade dos concei- do produtor, podem mais facilmente partilhar ou ligar informao contextual
tos a indexar uma das caractersticas que distingue o contedo ideolgico dos acerca dele se essa informao assumir um formato normalizado. O carcter
documentos de Arquivo mas, por outro lado, dificulta a criao de vocabulrios multinacional dos arquivos, passados e presentes, incentiva a normalizao in-
de indexao com carcter de autoridade. ternacional, que permitir a troca de informao contextual.

236 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Descrio Arquivstica 237
Os registos de autoridade arquivstica permitem a criao de pontos de acesso Tipos de entidades:
normalizados nas descries. O nome do produtor da unidade de descrio cons-
titui um dos pontos de acesso mais importantes. Pessoa colectiva, o organismo ou grupo de pessoas identificado por um nome
prprio e que age, ou pode agir, como uma entidade. Pode incluir indivduos
Os pontos de acesso podem assentar no uso de qualificativos, essenciais para es- agindo enquanto pessoas colectivas. O termo pessoa colectiva pode ser aplicado
clarecer a identidade das entidades assim designadas e permitir fazer a distino a um vasto grupo de entidades, incluindo governos, ministrios e outros organis-
entre diferentes entidades com o mesmo nome ou nomes muito similares. mos governamentais, embaixadas, consulados, tribunais, organismos militares e
religiosos, empresas, sociedades, organizaes no lucrativas, etc.
A ISAAR (CPF) fornece regras gerais para a normalizao da descrio arquivs-
tica dos produtores de documentos de arquivo e do contexto de produo desses Pessoa singular, o indivduo/cidado identificado por um nome prprio.
documentos, permitindo o acesso a arquivos com base na descrio do seu con-
texto de produo, por sua vez ligada s descries dos prprios documentos de Famlia, o conjunto de pessoas que vivem em comum, que so do mesmo sangue
arquivo, tantas vezes diversos e fisicamente dispersos. Fornece aos utilizadores a ou parentes por afinidade, e que age, ou pode agir, como uma entidade, podendo
compreenso do contexto subjacente produo e utilizao dos arquivos, para partilhar apelidos. Pode ainda corresponder a linhagem ou descendncia. Nor-
melhor interpretarem o seu sentido e significado, a identificao precisa dos pro- malmente detm um patrimnio comum, qualquer que seja o seu tipo (incluindo
dutores de documentos de arquivo, incorporando descries das relaes entre bens mveis e imveis, cargos, direitos e prerrogativas, etc.). O significado do
as diferentes entidades, especialmente informao relativa a mudanas adminis- conceito tem variado muito ao longo do tempo e este um aspecto determinante
trativas no que respeita a pessoas colectivas ou mudanas de circunstncias pes- a ter em linha de conta para a descrio.
soais no que toca s pessoas singulares e famlias e facilita o intercmbio destas
descries entre instituies, sistemas e/ou redes. As pessoas colectivas, as pessoas singulares e as famlias podem ser descritas
na qualidade de: Produtor, a pessoa colectiva, pessoa singular ou famlia que
Esta norma compe-se de elementos de informao e cada um contm o nome produziu, acumulou e/ou conservou documentos de arquivo no decurso das suas
do elemento de descrio, o enunciado do objectivo do elemento de descrio, o actividades. No deve ser confundido com coleccionador. Autor, a pessoa sin-
enunciado da regra (ou regras) aplicvel(eis) a esse elemento e quando aplicvel, gular ou colectiva responsvel pelo contedo intelectual de um documento. No
exemplos ilustrativos da aplicao da regra. confundir com produtor. Coleccionador, a pessoa colectiva, a pessoa singu-
lar ou a famlia responsvel pela reunio artificial de documentos em funo de
Os elementos de descrio para um registo de autoridade arquivstica organi- qualquer caracterstica comum, independentemente da sua provenincia. No
zam-se em quatro zonas de informao: Zona da Identificao (informao confundir com produtor.
destinada a identificar de forma unvoca a entidade descrita e a definir um pon-
to de acesso normalizado); Zona da Descrio (informao relevante sobre
a natureza, contexto e actividades da entidade descrita); Zona das Relaes
(regista e descreve as relaes com outras pessoas colectivas, pessoas singulares,
e/ou famlias); Zona do Controlo (identifica, de forma unvoca, o registo de
autoridade e regista como, quando e por que servio o registo de autoridade foi
criado e mantido).

Todos os elementos abrangidos por estas normas so utilizveis para estabelecer


registos de autoridade, mas os seguintes quatro elementos so indispensveis:
Tipo de entidade; Forma(s) autorizada(s) do nome; Datas de existncia e Identi-
ficador do registo de autoridade.

238 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Descrio Arquivstica 239
ZONA DA IDENTIFICAO ZONA DA DESCRIO
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------

Tipo de entidade Datas de existncia


Indicar se a entidade descrita uma pessoa colectiva, uma pessoa singular ou uma fa- Registar as datas de existncia da pessoa coletiva, da pessoa singular ou da famlia.
mlia; para as pessoas coletivas, as datas que se reportam criao e extino;
O tipo de entidade um elemento de informao de preenchimento obrigatrio. para pessoas singulares, as datas que se reportam ao nascimento e morte;
para famlias, as datas de aparecimento e desaparecimento.
Forma(s) autorizada(s) do nome Datas de atividade, as datas que correspondem ao exerccio de uma atividade ou funo,
Criar um ponto de acesso autorizado que identifique de forma unvoca a pessoa colecti- e utilizadas quando se desconhece a data de existncia. Geralmente, a data de actividade
va, a pessoa singular ou a famlia (uma nica forma). encontra-se espelhada na documentao de arquivo produzida pela pessoa colectiva, pes-
A forma autorizada do nome um elemento de informao de preenchimento obriga- soa singular ou famlia. Podem igualmente ser identificadas sob a designao de floruit.
trio. As datas de existncia e de atividade podem ser de vrios tipos:
Extremas, registando dois elementos cronolgicos que delimitam a existncia/activi-
Formas paralelas do nome dade da pessoa coletiva, da pessoa singular ou da famlia.
Indicar as diferentes formas nas quais a forma autorizada do nome ocorre noutras ln- Exactas, incluindo o ano, o ms e o dia.
guas ou escritas. As datas a utilizar podem ainda ser:
As vrias formas paralelas do nome podem ser separadas por ponto e vrgula ( ; ). Crticas, por vezes designadas por inferidas, quando a informao cronolgica de-
duzida;
Formas normalizadas do nome de acordo com outras regras Datas de existncia/actividade um elemento de informao de preenchimento obri-
Registar as formas normalizadas do nome para as pessoas colectivas, as pessoas sin- gatrio;
gulares ou as famlias, construdas segundo outras normas que no as utilizadas pelo Devem ser registadas as que melhor se adaptam pessoa colectiva, pessoa singular
servio de arquivo que criou o registo de autoridade. Isto permite facilitar a partilha de ou famlia, sendo que para a pessoa colectiva e pessoa singular desejvel registar
registos de autoridade entre diferentes comunidades profissionais. as datas exactas de existncia (criao / nascimento extino / morte), quando
As vrias formas normalizadas do nome de acordo com outras regras podem ser sepa- conhecidas.
radas por ponto e vrgula ( ; ). Para a famlia, e uma vez que em princpio, no existem datas de criao e extino, so
Outras formas do nome normalmente registadas as datas de actividade conhecidas e estas so, normalmente, as
Registar qualquer outro nome(s) da pessoa coletiva, da pessoa singular ou da famlia, que se espelham na documentao produzida. As datas de actividade correspondem, de
no utilizado(s) nos outros elementos de informao da Zona da Identificao; uma maneira geral, a datas extremas.
Registar outros nomes pelos quais a pessoa coletiva, a pessoa singular ou a famlia pos- Registar, de forma clara o tipo de data utilizado.
sam ser conhecidas; Os elementos da data cronolgica podem ser, preferencialmente, separados por hfen
Registar, se pertinente, o perodo cronolgico correspondente a cada uma das outras (-). Caso tal no seja possvel, tendo em conta a aplicao informtica adoptada, utilizar
formas do nome. a barra (/), a vrgula (,) ou o espao ( ).
Identificadores para pessoas coletivas
Facultar qualquer identificador numrico ou alfa-numrico usado para identificar a pes- Histria
soa coletiva; Registar a histria para as pessoas colectivas, incluindo, sempre que possvel, informao
Registar, se pertinente, o Nmero de Identificao Fiscal (NIF) da pessoa coletiva. sobre as circunstncias de criao, modificaes ou reestruturaes sofridas, dissoluo,
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- textos ou documentos legais relacionados, pessoas colectivas precedentes ou sucessoras
no exerccio das respectivas actividades e funes, fuses com outras pessoas colectivas,
pessoas singulares que se destacaram no desempenho de cargos e funes, etc;

240 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Descrio Arquivstica 241
Registar a histria para as pessoas singulares, incluindo informao sobre a vida fami- Mandatos/Fontes de autoridade
liar (filiao, cnjuge, filhos e outros parentescos), a escolaridade (estudos e formao Registar quaisquer documento, lei, diretiva ou estatuto que funcione como fonte de au-
obtida, respectivas instituies, diplomas), a actividade social (participao em aces, toridade para os poderes, funes, responsabilidades ou jurisdio da pessoa coletiva,
eventos, actos cvicos, etc.) e profissional (actividade, cargos), outros tipos de actividade da pessoa singular ou da famlia a descrever;
(hobbies, interesses) e outros aspectos relevantes para a caracterizao da pessoa (con- Registar os textos ou documentos legais de criao, organizao, alterao ou funciona-
vices religiosas ou polticas, etc.); mento da pessoa colectiva;
Registar a histria para as famlias incluindo informao sobre a origem, evoluo, uni- Registar os textos ou documentos legais de nomeao para cargos, funes ou respon-
es familiares, apelidos (mudanas ou acrscimos e respectivas datas), ttulos de nobre- sabilidades da pessoa singular.
za ou ttulos honorficos (respectivas datas e diplomas de atribuio), membros que se
destacaram, atividades e funes desempenhadas (contexto e respetivas datas) e outros Estruturas internas/Genealogia
aspectos considerados relevantes para a sua caracterizao. Registar a estrutura interna da pessoa colectiva, bem como qualquer mudana por ela
sofrida e considerada significativa para a compreenso da forma como conduziu os seus
Lugares assuntos;
Pode ser vantajosa a utilizao de pontos de acesso normalizados para os nomes geogr- Registar a genealogia da famlia de forma a evidenciar as relaes entre os seus mem-
ficos, com o objectivo de permitir uma recuperao da informao mais eficaz; bros.
Registar, para as pessoas colectivas, os lugares de criao, sede, reas de jurisdio ou
de actividade, filiais, etc; Contexto geral
Registar, para as pessoas singulares, informao sobre a nacionalidade ou a cidadania, Registar qualquer informao significativa sobre o contexto social, cultural, econmico,
os principais lugares ou reas de residncia, de desempenho e exerccio de actividade poltico, histrico ou outro no qual a pessoa colectiva, a pessoa singular ou a famlia
profissional, cientfica, intelectual, poltica, etc; desenvolveram a sua actividade.
Registar, para as famlias, informao sobre a nacionalidade ou a cidadania, os prin- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
cipais lugares ou reas de residncia, a localizao de imveis, direitos, jurisdies, ou
interesses, etc.
ZONA DAS RELAES
Estatuto legal ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
Indicar o estatuto legal da pessoa colectiva.
Nome/Identificador da pessoa colectiva, da
Funes, ocupaes e actividades pessoa singular ou da famlia relacionadas
Registar, para as pessoas coletivas, informao sobre a misso, competncias, funes, Indicar os nomes e quaisquer identificadores unvocos da entidade relacionada e esta-
esfera de atividade, rea de negcio, mbito territorial, etc; belecer uma ligao com o registo de autoridade para a pessoa colectiva, para a pessoa
Registar, para as pessoas singulares, informao sobre as principais atividades, funes singular ou famlia.
e cargos desempenhados, relacionados ou no com a carreira profissional, bem como
empreendimentos ou realizaes significativas, aces que tenham merecido reconhe- Tipo de relao
cimento pblico, etc; Identificar o tipo geral de relao entre a entidade descrita e outra pessoa colectiva,
Registar, para as famlias, informao sobre as principais ocupaes, atividades, empre- pessoa singular ou famlia.
endimentos ou aces significativas. Hierrquica, quando existem relaes de subordinante/subordinado, controlador/
controlado, proprietrio/propriedade, etc. Numa relao hierrquica uma entidade su-
bordinante pode exercer autoridade e controlo sobre as actividades de entidades su-
bordinadas. Uma entidade pode tambm estar subordinada a vrias outras, tal como,

242 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Descrio Arquivstica 243
por exemplo, um comit associado ou uma organizao cuja tutela mudou ao longo do Cdigo do pas ou da organizao internacional;
tempo. Identificador do ficheiro de autoridades;
Cronolgica, quando existem relaes de predecessor/sucessor. Numa relao tem- Nmero sequencial de registo.
poral, uma entidade pode suceder ou preceder outras no exerccio de determinadas fun-
es e actividades; Identificador(es) da instituio
Familiar, quando existem relaes paternais/filiais, conjugais, etc. Numa famlia uma Identificar o(s) servio(s) responsvel(eis) pela criao do registo de autoridade.
pessoa pode ter um largo crculo de relaes com outros membros da famlia e com a
famlia, enquanto entidade; Regras e/ou convenes
Associativa, quando existem relaes de fornecedor/cliente, parte/todo, scio, mem- Registar as referncias bibliogrficas das convenes ou regras aplicadas na criao do
bro, amigo, etc; registo de autoridade arquivstica.
Pode ser vantajosa a utilizao de uma linguagem controlada no preenchimento deste
elemento de informao, com o objectivo de permitir uma recuperao eficaz da infor- Estatuto
mao pretendida. Registar o estatuto corrente do registo de autoridade arquivstica, indicando se corres-
ponde a uma verso provisria, definitiva, revista ou eliminada;
Descrio da relao Registar o motivo que levou eliminao de uma autoridade arquivstica.
Registar uma descrio precisa da natureza da relao entre a pessoa coletiva, pessoa
singular ou famlia, descrita no registo de autoridade, e a entidade relacionada, por Nvel de detalhe
exemplo: subordinante, subordinada, proprietrio, predecessor, sucessor, cnjuge, fi- Indicar se o nvel de detalhe do registo de autoridade mnimo, parcial ou mximo;
lho, primo, professor, aluno, colega de trabalho, etc. Mnimo, quando constitudos apenas pelos quatro elementos de informao essenciais
dos registos de autoridade construdos segundo a ISAAR (CPF) 2: Tipo de entidade;
Datas da relao Formas autorizadas do nome; Datas de existncia; Identificador do registo de autori-
Indicar as datas de durao da relao com outras pessoas colectivas, pessoas singulares dade;
ou famlias. Mdio, quando constitudos pelos elementos considerados obrigatrios (O) e obrigat-
Registar, se relevantes, as datas de incio da relao ou da sucesso e, se pertinentes, as rios se aplicveis (OA) de acordo com o definido na tabela de obrigatoriedade de preen-
datas do respectivo termo. chimento (consultar as ODA);
O ano, o ms e o dia devem ser registados em algarismos rabes. Em alternativa, o ms Mximo, quando completos, fornecendo informao, quando existente, para todos os
pode ser registado em letras, por extenso ou abreviado. elementos de informao previstos para a descrio dos produtores.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
Datas de criao, reviso ou eliminao
Indicar quando o registo de autoridade foi criado, revisto ou eliminado.

ZONA DO CONTROLO Lnguas e escritas


--------------------------------------------------------------------------------------------------------- Indicar a(s) lngua(s) e/ou escrita(s) utilizadas para criar o registo de autoridade.

Identificador do registo de autoridade Fontes


Identificar, de forma unvoca, o registo de autoridade no contexto em que ser usado. Registar as fontes consultadas para a elaborao do registo de autoridade arquivstica,
O identificador do registo de autoridade um elemento de informao de preenchimen- como documentao de arquivo, publicaes, stios web, referncias e/ou informaes
to obrigatrio; em qualquer suporte, fornecendo todos os elementos necessrios sua recuperao.
O identificador do registo de autoridade deve integrar os seguintes elementos, na se-
quncia indicada:

244 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Descrio Arquivstica 245
Notas de manuteno 5. A recuperao de informao em Arquivo:
Registar informao pertinente sobre a criao e manuteno do registo autoridade ar- instrumentos de acesso e pesquisa
quivstica, como, por exemplo, os nomes das pessoas responsveis.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- A informao sobre o instrumento de descrio deve incluir a responsabilidade
intelectual (instituio ou indivduo) desse instrumento de descrio, o tipo de
instrumento de descrio e o seu contedo, as regras gerais usadas para as des-
cries, a data em que a informao foi disponibilizada pela primeira vez e a das
Relaes das pessoas coletivas , pessoas subsequentes revises.
singulares e famlias com a documentao
de arquivo e outros recursos A informao sobre a estrutura do instrumento de descrio deve incluir a apre-
sentao de toda a hierarquia multinvel das unidades de descrio, i.e., os nveis
Os registos de autoridade arquivstica so criados, em primeiro lugar, com o de descrio aos quais a informao se reporta, i.e., fundos, sries, processos e
objectivo de documentar o contexto de produo da documentao de arquivo. peas e o lugar que ocupam na hierarquia, os mecanismos de navegao para
Para que esta informao seja til, necessrio ligar os registos de autoridade ar- nveis adjacentes (superiores e inferiores) na hierarquia. desejvel aceder di-
quivstica descrio dos documentos de arquivo. Quando tais ligaes so esta- rectamente a todos os nveis. A tcnica de descrio multinvel pode ser ilustrada
belecidas, importante descrever a natureza da relao entre a pessoa colectiva, atravs do recurso a etiquetas ou smbolos grficos, hiperligaes ou qualquer
a pessoa singular ou a famlia e a fonte relacionada, se essa relao conhecida. outra tcnica de ligao que permita a compreenso da estrutura, a designao
Na ISAAR(CPF) so dadas orientaes sobre a forma como tais relaes podem explcita (etiquetas) dos elementos de descrio e a disponibilizao de descri-
ser criadas no contexto de um sistema controlado de descrio arquivstica. es multilingues, para as instituies com descries nas diferentes lnguas
da documentao de arquivo. Tendo em linha de conta os diferentes nveis de
Identificadores e ttulos do recurso relacionado: Identificar, de forma descrio includos num instrumento de descrio, estes podem dividir-se em
unvoca, o(s) recurso(s) relacionados e/ou estabelecer a ligao entre o registo de trs classes fundamentais: Classe A: Instrumentos de descrio que incluem
autoridade e a descrio dos recursos relacionados quando estes existam. descries apenas ao nvel do arquivo e/ou sub-arquivo: GUIA. O objetivo do
guia consiste em facultar uma viso geral dos fundos e/ou coleces. As suas
Tipo do recurso relacionado: Identificar o tipo do(s) recurso(s) relacionado(s) principais caractersticas so: descrever apenas os nveis superiores (arquivo,
referenciado(s). sub-arquivo) e fornecer informao sumria sobre os produtores e sobre a do-
cumentao de arquivo. Os guias so produzidos para descrever os documentos
Natureza da relao: Identificar a natureza da(s) relao(es) entre a pessoa de arquivo de uma ou mais entidades detentoras ou para descrever documentos
colectiva, a pessoa singular ou a famlia e o(s) recurso(s) relacionado(s). sobre assuntos e/ou em suportes especficos (mapas, fotografias, etc.). Para alm
da descrio dos documentos de arquivo, os guias podem tambm incluir infor-
Datas do recurso relacionado: Fornecer quaisquer datas relevantes para mao geral sobre servios de arquivo que os detm e os servios que prestam.
o(s) recurso(s) relacionado(s) e/ou as datas da relao entre a pessoa colectiva, Classe B: Instrumentos de descrio que incluem descries de documentao
a pessoa singular ou a famlia e o recurso relacionado, e indicar o significado de arquivo a todos os nveis, incidindo ao nvel das sries: INVENTRIO. Ge-
dessas datas. ralmente, a unidade de descrio de base nestes instrumentos de descrio so as
sries. Estes instrumentos de descrio podem ou no incluir listas de processos
ou volumes, caixas, pastas, etc. De qualquer forma fornecem todos os elemen-
tos necessrios recuperao da documentao dos arquivos e sries descritas.
Classe C: Instrumentos de descrio que incluem descries de documentos:
CATLOGO. Esta classe pode subdividir-se em duas categorias: a primeira ca-
tegoria consiste na descrio de documentos tratados como o ltimo nvel de

246 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Descrio Arquivstica 247
um instrumento de descrio para um fundo. A segunda categoria consiste na Gesto e Direco de
descrio de documentos tratados enquanto entidades singulares, sem que seja
fornecido o contexto hierrquico dos documentos includos no instrumento de Servios de Informao
descrio.
Maria Cristina V. de Freitas

Referncias e bibliografia:

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ca. 2. v. Lisboa, DGARQ.

248 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO


---
1. Desenvolvimento e gesto 1. DESENVOLVIMENTO E GESTO DE UNIDADES DE INFORMAO
de Unidades de Informao
1.1. Conceitos e caractersticas
1.1. Conceitos e caractersticas das Unidades
das unidades de informao
1.2. O contributo das de Informao
teorias de Gesto
1.3. O desenvolvimento das De acordo com o Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica (Brasil,
coleces e dos fundos 2005, p. 73), o documento a unidade de registro de informaes, qualquer que
1.4. Instrumentos de
seja o suporte ou formato. Ainda, o termo informao definido, no referido
planeamento e organizao
dos servios de informao dicionrio, como elemento referencial, noo, ideia ou mensagem contidos num
2. Concepo e implementao documento (Brasil, 2005, p. 107). J no Glossrio da Sociedade da Informao,
de servios publicado pela Associao para a Promoo e Desenvolvimento da Sociedade
2.1. Decises sobre centralizao da Informao APDSI (2007, p. 53), o vocbulo informao definido como
e descentralizao de servios
dados e factos que foram organizados e comunicados de forma coerente e com
2.2. Tipologia e funo
dos servios significado e a partir dos quais se podem tirar concluses.
2.3. Critrios relevantes na
definio de actividades Das definies anteriores, portanto, ficamos com a ideia de que a informao
e de servios um fenmeno social que se comporta como uma abstraco, fruto da interpre-
2.4. Desenho de estudos
tao de um documento. Consequentemente, o dado necessita ser reconhecido e
de utilizadores/as
2.5. Marketing, assessoria interpretado, para produzir algum significado. A informao o que, portanto,
e relaes pblicas em emerge da interpretao, i.e., da representao mental de um conjunto de dados
unidades de informao (Freitas, 2003, p. 16).
3. Gesto e avaliao de
unidades de informao
Numa linha de raciocnio anloga, Meadow (1992 apud Freitas, 2003, p. 16) qua-
3.1. Gesto de recursos
3.2. Gesto de projectos lifica a informao como algo que se representa atravs de um conjunto de sm-
3.3. Gesto e avaliao de servios bolos estruturados e interpretados por utilizadores de informao.
4. Redes, sistemas e partilha
de recursos e servios Assim, na Cincia da Informao, passamos a definir o interpretante como um
de informao
utilizador de informao, i.e., como um agente fundamental no processo comu-
4.1. O papel de organizaes
nacionais e internacionais nicacional, que age e interage, interpreta, cria e recria significados, estabelecen-
4.2. Modelos nacionais do pontes e preenchendo lacunas de conhecimento (Freitas, 2003, p. 16).
e internacionais
No que respeita ao documento, verificamos perspectivas de anlise que apontam,
em primeiro lugar, para distines semnticas. Na lngua inglesa, por exemplo,
a expresso document comummente substituda, no contexto da Arquivs-
tica, por record. Na perspectiva de Gregory Bradsher (1990) existe uma ra-
zo etimolgica para os distintos usos e conotaes. Conforme explica, o termo
record identifica os documentos que contm um valor de prova associado
inteno explcita de preservao. O termo document, por sua vez, designa o
valor informativo ou instrutivo e a funo de uso imediato de um documento
(Bradsher, 1990 apud Freitas, 2003, p. 38).

Gesto e Direco de Servios de Informao 251


Os termos mencionados tm sua origem no latim. A palavra docere (de onde Ainda, no que respeita natureza da informao que veiculam, os documentos
deriva a palavra documento) tem o sentido de ensinar, fazer, aprender, o que podem ser (NP-4041, 2005, p. 7; Brasil, 2005, p. 73-79):
conota o seu valor de uso imediato. Ao contrrio, o termo recordari (de onde de- a. textuais: livros, jornais, revistas, cartas, relatrios, manuscritos, por exemplo.
riva a palavra registo) tem o sentido de recordar, ou seja, manter na lembrana, b. electrnicos: cartes perfurados, disquetes, documentos digitais, por exemplo.
preservar. Esta subtil diferena tem relevncia terica. No mbito da Arquivsti- c. audiovisuais: filmes e fitas vdeo-magnticas, por exemplo.
ca de lngua inglesa, por exemplo, determinante de distintas posturas, no que d. sonoros: disco vinil e fita udio-magntica, por exemplo.
respeita ao contedo dos documentos de arquivo e a sua destinao (Bradsher, e. filmogrficos: filmes e fitas vdeo-magnticas.
1990 apud Freitas, 2003, p. 38). f. microgrficos: microfilmes e cartes-janela, por exemplo.
g. cartogrficos: mapas, plantas, perfis e fotografias areas, por exemplo.
Na perspectiva das Cincias Documentais, quanto origem da informao, os h. iconogrficos: fotografias e gravuras, por exemplo.
documentos podem ser (FIGURA 1):
a. Primrios: quando apresentam informaes primrias, i.e., obtidas em Como nota obrigatria, diremos que os conceitos e os exemplos previamente
primeira mo. Exemplos: leis, regulamentos, cdigos, relatrios, artigos abordados, conquanto obedeam a um critrio de classificao no exaustivo,
cientficos, entre outros, desde que se trate da fonte original de obteno da podem ser considerados teis para a definio e a configurao de actividades e
informao. de servios a disponibilizar-se pelas unidades de informao.
b. Secundrios: quando apresentam informaes secundrias, i.e., obtidas em
segunda mo. Exemplos: catlogos, dicionrios, bases de dados bibliogrficas,
resumos de monografias, citaes de textos originais, entre outros, desde que, 1.1.1. ARQUIVOS
evidentemente, no se trate da fonte original de obteno da informao.
c. Tercirios: quando recolhem informaes de fontes secundrias. Exemplo: De acordo com Bellotto (1991, p. 18), os arquivos so instituies que existem
catlogo colectivo, bibliografias de bibliografias, dicionrios de dicionrios, desde a Antiguidade Clssica e Oriental. No entanto, experimentaram grande
entre outros, desde que no se trate, nem de fonte primria, nem de fonte evoluo no decorrer da Revoluo Francesa (1789-1792). De um modo geral,
secundria de obteno de informao. so classificados em Arquivos pblicos ou privados. No que respeita aos tipos
de suporte que usualmente salvaguardam, estes podem ser exemplificados pe-
los manuscritos, impressos, audiovisuais, entre outros, com a particularida-
documentos
primrios de de que so documentos nicos, quanto sua essncia e valor documental,
ainda que possuam cpias. No que respeita aos tipos de conjuntos que geram,
documentos
secundrios trata-se de documentos que se configuram em grupos de fundos, i.e., em con-
juntos unidos pela provenincia. As pessoas fsicas ou jurdicas so aquelas que
documentos
tercirios produzem e/ou acumulam os documentos arquivsticos e as finalidades gerais
de produo podem ser administrativas, jurdicas, funcionais ou legais. O pro-
psito desta classe de documentao , por conseguinte, provar e testemunhar
factos. No que respeita aquisio, nos arquivos esta decorre, em geral, da
passagem dos documentos, de uma etapa outra do seu ciclo vital (i.e., de ar-
Figura 1: Modelo conceptual de representao da classificao da quivos correntes a intermdios e de intermdios a definitivos). O pblico que
informao, segundo a sua origem. geralmente frequenta um arquivo o chamado utilizador especfico (i.e., inves-
--- tigadores, produtores, membros de quadros administrativos, pessoas fsicas).
Fonte: Elaborao prpria. O tratamento da informao, nestas instituies, tendo em vista a disponibili-
zao e o acesso, obedece seguinte sequncia de procedimentos (FIGURA 2)
(Bellotto, 1991, p. 18):

252 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Gesto e Direco de Servios de Informao 253
a. registo protocolar; c. descrio bibliogrfica (em catlogos, repertrios bibliogrficos, bibliografias
b. classificao e ordenao arquivstica; temticas, etc.);
c. descrio arquivstica (em guias, inventrios, catlogos, entre outros); d. disponibilizao e acesso.
d. comunicao e acesso.

registo protocolar cLASSIFICAO E ORDENAO registo GERAL

cLASSIFICAO
DESCRIO ARQUIVSTICA BIBLIOGRFICA E INDEXAO
COMUNICAO E ACESSO
(GUIAS, INVENTRIOS, ETC.)

Figura 2: Sntese do fluxo geral de tratamento da informao nos arquivos.


---
Fonte: Elaborao prpria, com base na consulta de Bellotto (1991). DESCRIO BIBLIOGRFICA

Figura 3: Sntese do fluxo geral de


1.1.2. BIBLIOTECAS tratamento da informao nas bibliotecas.
DISPONIBILIZAO ---
E ACESSO Fonte: Elaborao prpria, com base na
De acordo com Bellotto (1991, p. 18), as bibliotecas, a exemplo dos arquivos, tam- consulta de Bellotto (1991).
bm existem desde a Antiguidade Clssica e Oriental, tendo experimentado uma
grande evoluo decorrente da Revoluo Francesa (1789-1792). Estas instituies,
de um modo geral, so classificadas em pblicas ou privadas. Os documentos que 1.1.3. CENTROS DE DOCUMENTAO
disponibilizam encontram-se fixados em variados tipos de suporte, podendo ser
manuscritos, impressos, audiovisuais, entre outros, em diversos formatos e ml- De acordo com Bellotto (1991, p. 18), contrariamente s unidades de informao
tiplos exemplares. Os conjuntos so reunidos pelo contedo ou assunto, con- previamente descritas, os CEDOC surgiram e evoluram no decorrer do sculo
figurando coleces. As informaes disponibilizadas pelas bibliotecas so fruto XX, especialmente a partir da Segunda Guerra Mundial (1939-1945), em decor-
da actividade intelectual humana, individual ou colectiva e, consequentemente, as rncia da exploso da documentao e da literatura cientfica. Estas instituies
suas finalidades so culturais, cientficas, tcnicas, artsticas ou educativas, dado no tm uma classificao especfica, mas, grosso modo, so quase sempre te-
que os seus objectivos gerais so instruir e informar o pblico dos assuntos exis- mticas. Os documentos que disponibilizam encontram-se fixados em varia-
tentes nas suas diversas coleces. No que respeita aquisio, esta ocorre, de dos tipos de suporte, podendo ser manuscritos, impressos e audiovisuais, em
modo geral, pela compra, doao ou permuta, com o objectivo de desenvolver exemplares nicos ou mltiplos, consoante a natureza da sua informao
e enriquecer as coleces existentes. O pblico que frequenta a biblioteca, de- (se arquivstica ou biblioteconmica). Os conjuntos que salvaguardam e disponi-
pendendo da sua tipologia, tanto pode ser o utilizador geral como o especfico. O bilizam so hbridos, podendo tratar-se de coleces (i.e., documentos unidos
tratamento da informao, tendo em vista a disponibilizao e o acesso, obedece pelo contedo ou assunto) ou fundos (i.e., documentos unidos pela provenin-
seguinte sequncia (FIGURA 3) (Bellotto, 1991, p. 18): cia). Consequentemente, a informao disponibilizada pelos CEDOC, em geral,
a. registo geral; igualmente hbrida. As suas finalidades so prioritariamente cientficas e os seus
b. classificao bibliogrfica e indexao; objectivos so prioritariamente informativos. A aquisio, nos CEDOC, pode

254 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Gesto e Direco de Servios de Informao 255
decorrer de compra, doao ou permuta, com o objectivo de desenvolvimento, pra, doao ou permuta, com o objectivo de desenvolver, enriquecer, completar
enriquecimento e especializao das coleces e dos fundos documentais. Os CE- e especializar as coleces existentes. O pblico dos museus, consoante a sua ti-
DOC tm como pblico preferencial os utilizadores que buscam a informao pologia, pode ser o utilizador geral ou especfico, tambm designado visitante.
especializada, de carcter cientfico, sendo estes, regra geral, investigadores. O O tratamento da informao nos museus obedece seguinte sequncia (FIGURA
tratamento da informao nos CEDOC obedece seguinte sequncia (FIGURA 5) (Bellotto, 1991, p. 18):
4) (Bellotto, 1991, p. 18): a. registo geral;
a) registo geral e/ou registo protocolar; b. catalogao e inventariao de peas (em catlogos, inventrios, guias, etc.);
b) organizao bibliogrfica e/ou organizao arquivstica; c. visitao e acesso.
c) descrio bibliogrfica e/ou descrio arquivstica;
d) disponibilizao e acesso.
REGISTO GERAL

registo GERAL/ ORGANIZAO BIBLIOGRFICA /


REGISTO PROTOCOLAR ORGANIZAO ARQUIVSTICA

CATALOGAO E INVENTARIAO DE PEAS

DISPONIBILIZAO DESCRIO BIBLIOGRFICA /


E ACESSO DESCRIO ARQUIVSTICA

Figura 4: Fluxo geral de tratamento da informao


nos centros de documentao. VISITAO E ACESSO
---
Fonte: Elaborao prpria, com base na consulta de Bellotto (1991).
Figura 5: Fluxo geral de tratamento da informao nos museus.
---
Fonte: Elaborao prpria, com base na consulta de Bellotto (1991).
1.1.4. MUSEUS

De acordo com Bellotto (1991, p. 18), a exemplo dos arquivos e das bibliotecas, os
museus existem desde a Antiguidade Clssica. No entanto, tal como nestas insti- 1.2. O CONTRIBUTO DAS TEORIAS DE GESTO
tuies, experimentaram uma grande evoluo no decorrer da Revoluo Fran-
cesa (1789-1792). Os museus geralmente salvaguardam objectos bidimensionais 1.2.1. PLANEAMENTO ESTRATGICO, TCTICO E OPERACIONAL
ou tridimensionais, sendo estes, regra geral, exemplares nicos, coleccionados
e estimados pela sua relevncia artstica, econmica, esttica e cultural. Os seus De acordo com Teixeira (1998), habitualmente consideram-se trs nveis de pla-
conjuntos normalmente configuram coleces formadas por documentos unidos neamento, a saber:
pela funo, pelo contedo ou assunto. Os objectos ou peas disponibilizados a. Planeamento estratgico: planeamento institucional, amplamente conec-
pelos museus so, igualmente, frutos da actividade intelectual humana, a esta tado com a misso, as estratgias (de negcio), as meta e os objectivos enun-
podendo, entretanto, acrescentar-se uma origem natural (i.e., no intencional). ciados pela unidade ou organizao. De carcter global, contm estipulaes
As finalidades dos museus so culturais, tcnicas, artsticas, educativas e funcio- que se cumprem em perodos de tempo geralmente longos, normalmente, no
nais e, consequentemente, tm como objectivos instruir, informar e entreter o inferiores aos cinco anos. Pelo alcance e complexidade, concebido, avaliado
pblico que os visitam. No que respeita aquisio, esta pode decorrer de com- e controlado ao nvel dos gestores de topo (Teixeira, 1998, p. 39-40).

256 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Gesto e Direco de Servios de Informao 257
b. Planeamento tctico: processa-se ao nvel intermdio de gesto e resulta
PONTOS FORTES OPORTUNIDADES
do desdobramento dos planos estratgicos. Envolve perodos de tempo rela-
tivamente curtos, reas e recursos limitados e formulado ao nvel dos De- ANLISE
partamentos e/ou divises normalmente envolvidos na sua implementao SWOT

(Teixeira, 1998, p. 40). PONTOS FRACOS AMEAAS


c. Planeamento operacional: envolvem tarefas e actividades que se realizam
ao nvel operacional, tm durabilidade muito curta e alcance local. Descrevem
muito bem as tarefas que sero operacionalizadas (Teixeira, 1998, p. 41).
Figura 6: Modelo matricial de anlise SWOT.
---
Os planeamentos, regra geral, constam das seguintes etapas de execuo: Fonte: Elaborao prpria, com base na consulta de Teixeira (1998, p. 46).
a. anlise situacional (i.e., anlise dos ambientes interno e externo);
b. seleco do pblico-alvo;
c. identificao da estratgia de negcio, das meta e dos objectivos a alcanar; 1.2.2.2. BENCHMARKING
d. divulgao;
e. implementao; Trata-se de uma ferramenta que busca a melhoria do desempenho de uma uni-
f. cronograma; dade e/ou organizao, a partir da identificao das melhores prticas que
g. afectao de recursos; tanto podem ser localizadas no ambiente interno ou externo organizao. Da
h. avaliao e controlo. comparao de produtos, processos e servios geram-se estratgias de inovao.
O objectivo desta tcnica identificar os exemplos concretos de desempenho su-
Ainda, dependendo do alcance, do contedo, do grau de incerteza e da amplitu- perior, numa mesma rea de negcio, de forma a incorporar prticas e elevar o
de, os planos podem ser implementados pelos gestores de topo, pelos gestores prprio desempenho, que no deve vir pela imitao, mas pela inovao e pela
intermdios ou pelos gestores de linha (Teixeira, 1998, p. 41). criatividade (Rodrigues et al., 2005, p. 491).

1.2.2. FERRAMENTAS DE APOIO GESTO 1.2.2.3. DIAGRAMA DE PARETO

1.2.2.1. ANLISE SWOT O diagrama de Pareto uma ferramenta utilizada para estabelecer uma ordem de
importncia para as causas de um problema, indicando a sequncia em que de-
De acordo com Teixeira (1998, p. 46), a matriz SWOT uma ferramenta de ges- vem ser resolvidas, de forma a solucion-lo. O seu desenvolvimento se baseia na
to que propicia a anlise dos ambientes interno e externo de uma organizao, conhecidssima Lei de Pareto, ou lei dos 80/20, que diz que 80% dos problemas
oferecendo assim uma franca possibilidade de diagnstico do seu posicionamen- so resolvidos com a identificao e a resoluo de 20% das causas. Nas insti-
to, num dado momento, buscando melhorias estratgicas deste mesmo posi- tuies de informao, esta lei pode ser aplicada em distintos contextos (e.g., no
cionamento, a partir da identificao e do cruzamento de quatro componentes mbito do desenvolvimento das coleces de bibliotecas ou no mbito do levan-
principais a considerar na recolha de dados (FIGURA 6): tamento de critrios de seleco para a descrio de acervos arquivsticos). De
1. pontos fortes (Strengths); notar que a lei dos 80/20 implica identificar, de entre as possveis causas de um
2. pontos fracos (Weaknesses), problema, aquelas que so efectivamente consideradas as mais relevantes (que
3. oportunidades (Opportunities); normalmente perfazem, aproximadamente, um somatrio de 20%), incidindo
4. ameaas (Threats). prioritariamente sobre estas (Rodrigues et al., 2005, p. 520).

258 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Gesto e Direco de Servios de Informao 259
1.2.2.4. DIAGRAMA DE ISHIKAWA te, identificar as necessidades de informao dos utilizadores/as do servio, para
os atender com a devida eficincia e eficcia, pela oferta de produtos e de servios
Tambm conhecido como Diagrama de causa e efeito, ou espinha de peixe, esta condizentes com cada um dos segmentos identificados.
ferramenta consiste em representar, visualmente (e na forma de uma espinha
de peixe), as causas imediatas de um problema considerado como o efeito, i.e.,
o resultado das causas a identificar (Tague, 2005, p. 247-248). Deste modo, e 1.2.2.6. 5W2H
tendo como base a identificao do problema, posicionado numa linha directa
e central (para efeitos de construo do referido diagrama), comeam-se a elu- Ferramenta bastante conhecida no mbito da gesto pela qualidade. Consiste
cubrar a respeito das suas possveis causas (mais e menos relevantes, posiciona- num mtodo de inquirio dos contornos de uma situao problemtica, por
das em ramas primrias e secundrias). Deste modo, pela representao visual meio de perguntas, cujas respostas indicam potenciais solues. Os elemen-
consegue-se avaliar, com mais facilidade, o desempenho de uma unidade e/ou tos fundamentais deste modelo so as seguintes perguntas (FIGURA 8), que
organizao, no que respeita ao tpico em anlise (que podem ser problemas a devem ser adequadamente respondidas, por forma a identificar e contornar
evitar ou atacar) (FIGURA 7). a situao problemtica, da melhor maneira possvel: a) O qu? (What?); b)
Quando? (When?); c) Onde? (Where?); d) Quem? (Who?); e) Porqu? (Why?);
CONSTRUO DO DIAGRAMA DE ISHIKAWA
f) Como? (How?); g) Quanto custa? (How much?). Das iniciais que compem
as sete perguntas estratgicas do modelo surge a designao do prprio (Tague,
CAUSA 3 CAUSA 2 CAUSA 1 2005, p. 252-253).

EFEITO OU
PROBLEMA

CAUSA 4 CAUSA 5 CAUSA 6

Figura 8: Modelo matricial de anlise e


Figura 7: Representao do Diagrama de Ishikawa.
--- diagnstico 5W2H.
Fonte: Elaborao prpria, com base na consulta de Tague (2005, p. 247-248). ---
Fonte: Elaborao prpria, com base em Tague
(2005, p. 253).

1.2.2.5. SEGMENTAO DE CLIENTES

A segmentao utilizada para dividir os clientes, i.e., o mercado potencial


(no caso do desenvolvimento e da promoo de um produto ou de um servio)
em diferentes grupos ou fatias, pela observao das suas caractersticas e/ou in-
teresses comuns. Parte do princpio de que mais fcil e rentvel atingir peque-
nos grupos, identificando e satisfazendo as suas necessidades, do que dedicar-se,
indiferentemente, a todos, de uma nica vez, o que seria algo bem mais complexo
e, sobretudo, moroso e dispendioso (Rodrigues, 2005, p. 531). Nas instituies
de informao, a sua utilidade evidente, j que de todo relevante, e proceden-

260 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Gesto e Direco de Servios de Informao 261
1.3. O DESENVOLVIMENTO DAS COLECES E O Das definies anteriores, depreendemos que ambos os procedimentos devem
PROCESSO DE ACUMULAO DOS FUNDOS efectuar-se em conformidade com as necessidades e as convenincias dos ser-
vios e luz da legislao e da regulamentao vigente em cada caso. Ainda,
1.3.1. POLTICA DE SELECO, AQUISIO, ressaltamos que toda e qualquer transferncia e/ou incorporao deve fazer-se
TRANSFERNCIA E INCORPORAO acompanhar pela documentao apropriada para validar o procedimento (e.g.,
guias de remessa e guias de recolha, etc.).
1.3.1.1. POLTICA DE SELECO E AQUISIO

Numa poltica de seleco e de aquisio de documentos, prevalece como regra 1.3.2. AVALIAO E ELIMINAO
de ouro promover o crescimento e a dinamizao das coleces, com base em
slidos e justificados critrios. De entre os eventuais critrios que orientam as O acto de avaliar significa seleccionar para decidir o que se deve fazer, relativa-
tomadas de deciso neste mbito, destacamos os que se encontram mencionados mente ao objecto seleccionado. No mbito das bibliotecas e dos acervos arquivs-
com maior frequncia na literatura especfica, dada a sua relevncia: tico, trata-se de um procedimento metodolgico que, quando finalizado, implica
a. o conhecimento das necessidades informacionais dos utilizadores do servio. uma tomada de deciso que, por vezes, pode ser irreversvel.
b. o conhecimento das diversas coleces e dos fundos documentais existentes,
bem como do seu grau de utilizao. Deste modo, as coleces bibliogrficas e os fundos arquivsticos, regra geral,
c. o estabelecimento de uma classificao para as coleces e para os fundos so avaliados com vista ao cumprimento de um, de entre dois destinos possveis
documentais, em conformidade com a sua dotao (infra-dotada/o, bem- (FIGURA 9):
-dotada/o, supra-dotada/o). a. manuteno, i.e., preservao permanente, ou, em alternativa,
d. a actuao, de forma a equilibrar as coleces classificadas, para proporcionar b. eliminao permanente.
um atendimento adequado das necessidades de informao dos utilizadores.
e. a aquisio de itens em conformidade com polticas e com metas institucio- Dado o nvel de responsabilidade que implica, a avaliao deve ser levada a
nalmente traadas, agindo de forma racional, equilibrando pela qualidade e cabo, preferencialmente, por uma comisso multidisciplinar, capaz de avaliar
pela quantidade. os objectos em todas as suas dimenses (jurdicas, legais, artsticas, estticas,
f. a realizao de divulgao peridica das aquisies realizadas, de forma a evi- intelectuais, etc.). De igual modo, deve amparar-se em documentos consulti-
tar os pedidos e as aquisies em duplicado. vos e/ou deliberativos (legislao, manuais e normas de procedimento, etc.),
g. a realizao de avaliao peridica das coleces, de forma a obter um diag- produzindo documentao suficiente para o registo e a validao do respectivo
nstico preciso do seu estado e da sua dotao. acto (e.g., autos de eliminao).

CONSERVAO
POR TEMPO
1.3.1.2. POLTICA DE TRANSFERNCIA E INCORPORAO INDEFINIDO

De acordo com a NP 4041 (2005, p. 12), a transferncia a mudana de ar-


Figura 9: Representao visual do modelo
quivos, documentos ou acervos documentais de um depsito de arquivo para
ELIMINAO de avaliao documental.
outro, com ou sem alterao de custdia. J a incorporao definida, no DEFINITIVA
---
mesmo documento (NP 4041, 2005, p. 13), como a aquisio gratuita e a ttulo Fonte: Elaborao prpria.
definitivo de documentos de arquivo por um servio que sobre eles passa a ter
jurisdio plena.

262 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Gesto e Direco de Servios de Informao 263
1.4. INSTRUMENTOS DE PLANEAMENTO E funo instrutiva, tcnica e metodolgica. Os procedimentos, pelo seu alcance,
ORGANIZAO DOS SERVIOS DE INFORMAO desdobram-se em regulamentos (Teixeira, 1998, p. 38). Exemplos: manual de
procedimento na sala de leitura; manual de procedimento para a preservao
1.4.1. PLANOS documental; manual de procedimento para a gesto documental.

De acordo com a durao e o alcance e, dando seguimento aos nveis de plane- Os regulamentos so documentos que registam um conjunto de regras que
amento definidos pela organizao (Teixeira, 1998), os planos podem ser (FI- definem a organizao, o funcionamento e a utilizao e um determinado servio
GURA 10): ou unidade, de uma forma especfica e detalhada. Normalmente tm funo
a. Estratgicos: institucionais e de longa durao. Envolvem os dirigentes m- deliberativa e alcance local (Teixeira, 1998, p. 38). Exemplos: regulamento de
ximos institucionais e implicam o cumprimento de metas. arquivo e de biblioteca; regulamento do servio de microfilmagem e de digita-
b. Tcticos: sectoriais e de mdia ou curta durao. Envolvem os chefes de sec- lizao. Portanto, tanto os manuais como os regulamentos indicam o procedi-
tor e implicam o cumprimento de objectivos. mento necessrio para que uma unidade ou servio actue, de acordo com um
c. Operacionais: sectoriais, de mdia ou curta durao. Envolvem a operaciona- planeamento previamente estabelecido. Num tal sentido, podemos dizer que os
lizao dos planos tcticos, a cargo dos funcionrios de um sector ou diviso. mesmos enquadram-se na categoria de planos de gesto (Teixeira, 1998, p. 38).

2. CONCEPO E IMPLEMENTAO DE SERVIOS


PLANO
2.1. DECISES SOBRE CENTRALIZAO E DESCENTRALIZAO
ESTRATGICO
DE SERVIOS

De um modo geral, descentralizar significa distribuir ou dividir competncias


na execuo de actividades e de tarefas. Trata-se, pois, de um ato de delegao
PLANO de responsabilidades e de competncias, para alm do reconhecimento de uma
PLANO TCTICO autonomia, parcial e/ou temporria, de uma unidade orgnica situada num nvel
OPERACIONAL
de posicionamento superior, numa linha hierrquica, perante outra, posicionada
num nvel imediatamente inferior primeira. O acto de centralizar, ao contr-
rio, significa concentrar a execuo de actividades e tarefas nas mos dos seus
responsveis legais, no delegando competncias ou responsabilidades, nem
to pouco reconhecendo a autonomia de unidades orgnicas situadas num nvel
Figura 10: Representao relacional dos tipos de planos
imediatamente inferior, numa linha hierrquica de posicionamento.
mencionados na literautra especfica.
---
Fonte: Elaborao prpria, com base na consulta de Teixeira (1998). No mbito das instituies de informao, tais actos dizem respeito s decises
que devem ser tomadas para definir a forma como os servios sero concebidos
e implementados, especialmente, no caso de instituies que actuam como sis-
1.4.2. REGULAMENTOS E MANUAIS DE PROCEDIMENTO temas e subsistemas de informao. Exemplos: Bibliotecas Universitrias (cen-
trais e perifricas); Arquivos Pblicos (Nacional, Distritais e Regionais).
Os manuais de procedimento so, regra geral, documentos que registam
um conjunto de operaes sequenciais que definem a organizao, o funciona- De notar que estas so decises de extrema relevncia, na actualidade, porque
mento e a utilizao de um determinado servio ou unidade. Normalmente tm com o aumento das possibilidades de oferta de servios, em diversos meios, e das

264 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Gesto e Direco de Servios de Informao 265
exigncias cada vez maiores dos utilizadores, torna-se evidente a necessidade de b. os participantes;
definir uma poltica clara de actuao, de forma a concretizar satisfatoriamente c. a forma de prestao do servio, incluindo horrios e condies de atendimen-
os objectivos propostos nos planeamentos globais institucionais. to (no caso dos servios presenciais);
d. a previso de custos e de recursos;
e. os benefcios e os valores que o servio eventualmente trar ou agregar;
2.2. TIPOLOGIA E FUNO DOS SERVIOS f. as caractersticas dos utilizadores finais do servio;
g. a qualidade e as perspectivas reais de satisfao dos utilizadores finais.
O desenvolvimento de servios faz parte das polticas de gesto das instituies
de informao, dado que por meio destes que conseguem cumprir a sua mis-
so e os seus propsitos estratgicos. De entre os inmeros servios que podem 2.4. DESENHO DE ESTUDOS DE UTILIZADORES
ser prestados pelas instituies de informao, no seu relacionamento com os
utilizadores, quer no ambiente convencional, quer no virtual, destacam-se, pela Entre os critrios indicados para a definio de actividades e de servios en-
relevncia, os seguintes (Figueiredo, 1996 apud Carvalho, 2005): contram-se o conhecimento das caractersticas e dos perfis dos utilizadores, de
a. servio de leitura; modo a cumprir a exigncia de satisfazer as suas necessidades de informao.
b. servio de emprstimo (interno e/ou externo); Neste mbito, tornam-se extremamente importantes os chamados estudos de
c. servio de reproduo; utilizador. Trata-se de meios de diagnstico que, se bem desenhados e condu-
d. servio educativo; zidos, podem influenciar nos rumos dos servios e dos produtos a desenvolver
e. Servio de alerta; pelas instituies de informao.
f. Servio de consulta bibliogrfica ou documental;
g. Servio de proviso de documentos; Os estudos de utilizadores/as ganharam corpo nos anos 80 do sculo XX e so
h. Servio de orientao ao utilizador; baseados no princpio de que o utilizador apresenta necessidades de informao
i. Servio de auxlio bibliogrfico; que se traduzem em lacunas de conhecimento que tm de ser colmatadas pelos
j. Servio de traduo e/ou transcrio. servios de informao.

Os estudos de utilizadores podem ser desenhados e orientados sob as seguintes


2.3. CRITRIOS RELEVANTES NA DEFINIO perspectivas:
DE ACTIVIDADES E DE SERVIOS a. quantitativa;
b. qualitativa;
As tomadas de deciso sobre a definio de servios e, consequentemente, so- c. mista ou combinada.
bre as actividades destinadas sua concretizao, implicam, de acordo com
Amaral (2007): Regra geral, os instrumentos utilizados para a recolha de dados, nos estudos de
a. definir os recursos humanos afectados pelos servios, i.e., definir os respon- utilizadores so, de forma individual ou combinada,
sveis pela sua implantao e pela continuidade, descrevendo claramente as a. guies de questionrios,
suas responsabilidades, de forma a exigir o seu cumprimento; b. guies de entrevistas,
b. determinar os recursos materiais afectados pelos servios, dando indicaes c. grelhas de observao.
claras da sua sustentabilidade, durante o tempo em que durar o servio a ser
desenvolvido.

Um bom guia para conceber e desenvolver servios deve apresentar (Amaral, 2007):
a. os objectivos, as polticas e os procedimentos fundamentais;

266 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Gesto e Direco de Servios de Informao 267
2.5. MARKETING, ASSESSORIA E RELAES 3. GESTO E AVALIAO DE UNIDADES DE INFORMAO
PBLICAS EM UNIDADES DE INFORMAO
3.1. GESTO E AVALIAO DE RECURSOS
A adopo do marketing implica assumir uma estratgia institucional que iden-
tifique os produtos e os servios oferecidos como negcios que se baseiam na 3.1.1. HUMANOS
lei da oferta e da procura, visando a sua sensibilizao para a aquisio, num
determinado segmento ou franja de mercado. Dizem respeito a todos os colaboradores institucionais, bem como ao seu correcto
posicionamento no desempenho de funes, actividades e tarefas. De referir que a
Para desenvolver estratgias de marketing em instituies com um carcter no gesto e a avaliao de pessoas, numa organizao, tarefa complexa e delicada, de-
lucrativo, tais como bibliotecas e arquivos, preciso conhecer os interesses e as vendo, pois, ser conduzida por gestores/as preparados/as para lidar com situaes
necessidades dos utilizadores finais, de forma a conceber e desenvolver produtos em que se destacam os perfis e as competncias de relacionamento interpessoal.
e servios de informao capazes de os satisfazer, num grau elevado. Este , pois,
um dos principais conceitos inerentes ao marketing no mbito das instituies
de informao. 3.1.2. FSICOS E MATERIAIS

De acordo com Amaral (2007), regra geral, as etapas de construo de um mo- Dizem respeito a todos os recursos materiais, entre consumveis, equipamentos
delo de marketing so: e instalaes, utilizados pela instituio, para responder com eficcia e eficincia
a. pesquisa e segmentao de mercado; s suas necessidades e s dos seus utilizadores. De notar que, dada a responsabi-
b. decises de marketing mix ou 4P e 4C (Produto/Cliente; Preo/Custo; Pra- lidade que implica a sua manuteno, os bens patrimoniais institucionais devem
a/Convenincia Promoo/Comunicao) (FIGURA 11); ser registados e inventariados em documento apropriado, devendo este ser man-
c. avaliao e controlo. tido no arquivo administrativo institucional, para fins de prova ou de instruo.

CUSTO CONVENINCIA
3.1.3. FINANCEIROS

PRODUTO PREO
Dizem respeito a todos os recursos empregues na viabilizao e na promoo da
sustentabilidade de planos, projectos e programas institucionais. Devem base-
ar-se numa poltica institucional de identificao, gesto e avaliao de priori-
PROMOO PRAA
dades. Os recursos financeiros podem ser previstos (e.g., se decorrentes de um
oramento anual ou da aprovao de projectos) ou no previstos (se decorrentes
de gastos no previstos em projectos, oramentos e planos prvios). Apoiam-se
COMUNICAO CLIENTE
nos dados contabilsticos institucionais.

Figura 11: Representao matricial de um modelo 4P e 4 C.


---
Fonte: Elaborao prpria, com base na consulta de Amaral (2007).
3.2. GESTO E AVALIAO DE PROJECTOS

3.2.1. TIPOS DE PROJECTOS

De modo anlogo aos planos de gesto, os projectos podem ser classificados e suma-
riamente descritos, consoante a sua natureza, da seguinte maneira (Teixeira, 1998):

268 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Gesto e Direco de Servios de Informao 269
a. Estratgicos: institucionais e de longa durao. Envolvem os dirigentes m- Ainda, as fases genricas de avaliao da implementao de projectos
ximos institucionais e implicam o cumprimento de metas e objectivos gerais. apontadas, de modo coincidente, pela literatura dedicada Gesto, so (FIGURA
b. Tcticos: sectoriais e de mdia ou curta durao. Envolvem os chefes de sec- 12) (Blackman, 2003, p. 66):
tor e implicam o cumprimento de objectivos especficos. a. monitorizao: realizada de modo contnuo, rotineiro, para garantir que o
c. Operacionais: sectoriais, de mdia ou curta durao. Envolvem a operacio- projecto segue o percurso inicialmente planeado.
nalizao dos planos tcticos, a cargo dos funcionrios/as de um sector ou b. Reviso: realizada periodicamente, para verificar se os objectivos inicialmen-
diviso. te propostos precisam ser alterados, ou no, para dar sequncia ao prximo
objectivo, e assim sucessivamente. Estas revises auxiliam a identificar o grau
de viabilidade de um dado projecto, bem como a necessidade de mudana no
3.2.2. IMPLEMENTAO E AVALIAO DE PROJECTOS seu plano original.
c. Avaliao: realizada no final do projecto, ou no culminar de cada uma das
Ainda, de forma geral, verificamos que, no mbito da literatura dedicada ao tema suas etapas, de forma a recolher os elementos suficientes para efectuar um
da Gesto, as trs fases bsicas na execuo de projectos so: levantamento dos seus possveis impactos (positivos e negativos).
a. planeamento do projecto, em que se encontram envolvidos os seguintes ele-
mentos e/ou fases: anlise de situao, identificao de problemas, definio
dos objectivos, formulao de estratgias, elaborao de um plano de trabalho
e previso de oramento.
b. Implementao do projecto, em que se encontram envolvidos os seguintes
elementos e/ou fases: mobilizao de pessoal e de recursos, utilizao e con-
trolo de recursos e, finalmente, operacionalizao do projecto.
c. Avaliao e controlo do projecto, em que se encontram envolvidos os se-
guintes momentos e/ou fases, definidos em conformidade com as necessi-
dades institucionais, bem como as caractersticas e as exigncias do prprio
projecto implementado: avaliao contnua, avaliao peridica ou por eta-
pas, avaliao ocasional.

Para medir convenientemente o desempenho preciso recolher dados


relativos a certas variveis que influem decisivamente no processo, tais como Figura 12: Fases gerais de avaliao da implementao de projectos.
(Blackman, 2003, p. 66): ---
Fonte: Elaborao prpria, com base em Blackman (2003, p. 66).
a. relevncia: o projecto atende s necessidades do servio?
b. eficincia: os recursos disponveis esto a ser empregues de forma racional?
c. eficcia: os resultados desejados podem ser alcanados num curto prazo?
d. impacto: os resultados esperados correspondem, em que medida, aos resulta- 3.3. GESTO E AVALIAO DE SERVIOS
dos obtidos? A meta foi, de facto, alcanada? Que mudanas ocorreram? Elas
so significativas para o pblico do projecto? 3.3.1. ASPECTOS DA GESTO PELA QUALIDADE
e. sustentabilidade ou viabilidade: o projecto se sustenta com que meios? Por
quanto tempo? Com que impactos e resultados? Com que alteraes e/ou mu- A origem das teorias e mtodos de gesto pela qualidade encontra-se na primeira
danas significativas? dcada do sculo XX, nos escritos de Frederick Taylor, que estudou a qualidade e
a produtividade desde uma perspectiva da Administrao Cientfica, sendo esta
a base das Teorias Modernas de Administrao. A partir da dcada de 1930, o

270 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Gesto e Direco de Servios de Informao 271
chamado controlo da qualidade inicia uma fase cientfica com os estudos de
Walter Shewhart, pai do controlo estatstico do processo, tcnica ainda utiliza-
da nos dias actuais para a gesto da qualidade (Beluzzo & Macedo, 1993, p. 124).

As diferentes abordagens que surgiram no decorrer do sculo XX originaram trs


escolas de gesto da qualidade, diferenciadas pelo enfoque geral, a saber (Bellu-
zzo & Macedo, 1993, p. 124-125):
a. americana: baseia-se nos princpios de Joseph Juran (ou trilogia de Juran:
planeamento, controlo e qualidade), sofre influncias da escola taylorista;
b. japonesa: baseia-se fundamentalmente nos princpios de Edwards Deming
(ou da abordagem centrada na participao das pessoas), nos mtodos estats-
ticos e, sobretudo, no respeito e na valorizao dos recursos humanos;
c. europeia: baseia-se na padronizao estabelecida pela Norma ISO 9000, Figura 13: Representao de um modelo cclico PDCA.
editada em 1987, que se transformou em documento de referncia para a im- ---
Fonte: Elaborado a partir de Belluzzo & Macedo (1993).
plantao de sistemas de qualidade.

Os quatros passos para a implantao da gesto de qualidade, conjuntamente,


configuram o chamado Ciclo PDCA de Controlo, reconhecido como um dos No mbito das unidades e servios de informao, gerir pela qualidade significa,
instrumentos bsicos para a revoluo da qualidade ocorrida no Japo, aps o genericamente (Belluzzo & Macedo, 1993):
final da Segunda Grande Guerra (Belluzzo & Macedo, 1993). a. ter em ateno a instituio, os processos e os produtos desenvolvidos, dado
que qualquer destes elementos, partida, avalivel;
O Ciclo PDCA constitui, pois, um dos pilares para a implantao de um pro- b. implementar e manter, continuamente, os instrumentos de normalizao pela
grama de gesto pela qualidade, ao nvel institucional. Trata-se de um modelo qualidade;
de melhoria contnua de produtos, processos e servios, que, como tal, deve ser c. propor e implementar melhorias contnuas nos servios (existentes e novos);
repetido diversas vezes. Os seus elementos e/ou etapas bsicas so (FIGURA 13) d. promover um ciclo de inovao e de avaliao contnua de servios (existentes
(Belluzzo & Macedo, 1993): e novos);
a. Planear (Plan): implica reconhecer uma oportunidade e planear uma mu- e. identificar modelos, parmetros e indicadores fiveis de anlise e avaliao;
dana. f. conquistar o apoio e a confiana dos colaboradores, fazendo-os participar do
b. Desenvolver (Do): implica desenvolver, implementar a mudana planeada. ciclo de gesto, incorporando suas propostas e sugestes;
c. Confirmar (Check): implica confirmar os resultados da mudana implemen- g. zelar pela continuidade e pela manuteno dos padres de qualidade alcanados.
tada, testar, aprender lies.
d. Agir (Act): implica actuar, com base nos testes verificados e nas lies apren-
didas, implementar novas aces, novas mudanas. 3.3.2. CRITRIOS

No ano de 1996, a American Library Association (ALA) estabeleceu que a obten-


o de padres mnimos de qualidade dos servios oferecidos pelas bibliotecas
pblicas dependia directamente da adequao dos recursos humanos, do acervo
e das facilidades de acesso, dos recursos financeiros e dos equipamentos dispo-
nibilizados (Belluzzo & Macedo, 1993, p. 126).

272 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Gesto e Direco de Servios de Informao 273
Num outro documento, Judkins et al (1986 citado por Belluzzo & Macedo, 1993, 4. REDES, SISTEMAS E PARTILHA DE RECURSOS
p. 126), apresentam padres de qualidade para avaliao de servios de refern- E SERVIOS DE INFORMAO
cia e de sistemas de informao:
a. controlo da qualidade do produto (e.g., preciso, completude, relevncia e 4.1. O PAPEL DE ORGANIZAES NACIONAIS E INTERNACIONAIS
confiana);
b. convenincia do produto oferecido; De forma a potencializar as suas intervenes e, ao mesmo tempo, reduzir cus-
c. documentao apropriada relacionada ao produto (e.g., fontes consultadas, tos, a actuao isolada das instituies de informao, gradualmente, vem sendo
estratgia de busca, limitaes e identificao de todos os materiais ofereci- substituda pela necessidade de cooperao e do trabalho em redes, que tanto
dos, etc.); podem ser de servios quanto de processos, produtos e instituies.
d. tempo de resposta na entrega do produto;
e. acessibilidade e confidencialidade (na entrega do produto); O papel das redes amplo e variado, indo desde simples disponibilizao de
f. avaliao do produto, na ptica de distintos observadores/as. informao institucional entrega de servios, reais ou virtuais, a uma vasta co-
munidade de utilizadores finais.

3.3.3. SELECO DE PARMETROS E Todos os esforos envidados pelas redes de partilha e de cooperao vo no
CONSTRUO DE INDICADORES sentido de viabilizar o acesso informao e ao conhecimento.

Um parmetro de qualidade um elemento que serve como base de compa- A actuao em rede passou a existir, nos anos 90, nos pases da Amrica do Nor-
rao para a avaliao da qualidade de um produto, processo ou servio. O pa- te (Canad e Estados Unidos, sensivelmente), tendo sido estes os primeiros a
rmetro adoptado ou convencionado. Trata-se, pois, de uma norma, de um idealizar os consrcios de bibliotecas, ideia que mais tarde se expandiu para os
padro ou de uma varivel com capacidade de modificao, regulao ou ajuste. arquivos, museus e centros de documentao.
Os parmetros podem ser definidos como referncia (e.g., ponto de partida e de
chegada). So amplos e genricos. Como exemplo, temos: a formao especfica
dos recursos humanos de uma Unidade de Informao. 4.2. MODELOS NACIONAIS E INTERNACIONAIS

Um indicador de qualidade um elemento que serve como base para a aferi- De entre os vrios modelos existentes na actualidade, destacamos, pela relevn-
o da qualidade de um produto, processo ou servio. Trata-se, neste sentido, cia e pela proximidade, os seguintes exemplos concretos:
de instrumentos que servem para medir, objectivamente, a qualidade preten- a. Rede de Conhecimento das Bibliotecas Pblicas de Portugal (RCBP);
dida. Num tal sentido, servem de instrumento para aferir o nvel ou grau de b. Rede Nacional das Bibliotecas Pblicas de Portugal (RNBP);
operacionalizao ou aplicabilidade de um parmetro, sendo, pois, mais espe- c. Base Nacional de Dados Bibliogrficos (PORBASE);
cficos e precisos. Como exemplo, temos: as habilitaes literrias de todos os d. Portal Portugus de Arquivos e Rede Portuguesa de Arquivos;
colaboradores institucionais, traduzidas em nveis, nmeros absolutos e n- e. Repositrio Cientfico de Acesso Aberto de Portugal (RCAAP);
meros relativos. f. Red de Bibliotecas Universitarias Espaolas (REBIUN);
g. Europeana (Repositrio e rede de partilha de contedos digitais de Bibliote-
cas, Arquivos e Centros de Documentao da Europa);
h. APENET (Portal Europeu de Arquivos).

274 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO Gesto e Direco de Servios de Informao 275
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276 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO


Arquivo Deriva da palavra grega Archeion que significa edifcio governa-
mental. Na sua origem designava apenas os organismos pblicos, mas ao longo
dos tempos estendeu-se a outros domnios da via pblica e privada (arquivos
familiares, pessoais, de instituies religiosas, de associaes, sindicatos e em-
presas). O conceito de arquivo tem diversas acepes que devem ser tidas em
conta. No seu sentido documental o conjunto de documentos acumulados por
uma pessoa fsica ou instituio, no decorrer da sua atividade e que se conservam
de forma organizada com vista a servir de referncia, prova legal, testemunho ou
informao. Noutro sentido, a instituio, entidade ou servio responsvel pela
aquisio, organizao, preservao e difuso da informao (Arquivo de mbito
nacional, distrital ou municipal, pblico ou privado).

Podem-se distinguir ainda diferentes tipos de Arquivo (quanto sua permann-


cia), como o caso dos Arquivos Correntes que servem e asseguram a adminis-
trao de um determinado organismo, Arquivos Intermdios que ainda circulam
no seio das instituies mas cujo destino final poder ser a eliminao ou a pas-
sagem para o arquivo histrico e, por fim, os Arquivos Definitivos (Histricos),
cuja informao ser preservada para memria futura. Em relao sua tipo-
logia os arquivos podem ainda ser audiovisuais, fotogrficos, digitais, sonoros.

A sua configurao poder ainda ser a de uma estrutura do tipo unicelular (estru-
tura organizacional com apenas uma entidade produtora e sem divises sectoriais
ou pluricelular (inclui j subsistemas dotados de certa autonomia orgnico-fun-
cional), assumindo, ao nvel da funcionalidade, a forma de um sistema centrali-
zado (controlo da informao a partir de um nico centro), descentralizado ou
ainda especializado (nos casos em que no existe um regular funcionamento ou
actividade da entidade produtora).

Arquivo Digital Um arquivo digital uma estrutura que compreende tecno-


logia, recursos humanos para incorporar, gerir e disseminar, numa perspectiva
integral do objecto digital de natureza arquivstica. Este no pode ser encarado
meramente pela sua componente material, mas por tudo o que implica a sua
existncia.

Para a sua implementao fundamental a existncia de um conjunto de re-


quisitos: criao de um grupo de trabalho, definio de objectivos, anlise swot
(fundamental para o planeamento estratgico), desenho do workflow da docu-
mentao e identificao dos sectores intervenientes no processo.

GLOSSRIO 279
Biblioteca Do termo grego que significa cofre de livros uma instituio Actualmente comea a verificar-se uma evoluo para um outro conceito de bi-
social com uma histria complexa. At ao advento da Imprensa (sculo XV) o seu blioteca que biblioteca virtual, caracterizada pela tridimensionalidade, onde
suporte era em placas de argila, papiro, pergaminho (Biblioteca de Alexandria), so criados ambientes interativos, aos quais o utilizador consegue aceder, es-
dando depois lugar ao papel. colher um livro abri-lo e voltar a coloc-lo na respetiva estante virtual, ou seja,
tenta reproduzir o espao fsico mas num ambiente totalmente virtual. Por outro
As bibliotecas so formadas essencialmente por documentos impressos, de tira- lado, a sua aco tambm comea a abarcar o universo da edio, permitindo
gem mltipla, ou seja, uma determinada obra pode estar presente em mais de uma uma maior dinmica na publicao, nomeadamente com a micro-edio e au-
biblioteca. Os livros so adquiridos por compra, permuta ou doao, formando to-edio. Colocando tambm novos desafios como o intercmbio com outras
coleces reunidas pelo assunto, com finalidade cultural, tcnica e cientfica. bibliotecas, mas tendo sempre presente a questo da sua preservao, manu-
teno, contnua avaliao das coleces e hipermdia (permite a ligao para
Normalmente, a definio do termo remete para o conceito de Biblioteca Munici- outras partes do documento ou fazer enlaces com outros a si relacionados).
pal, Pblica e Nacional, porm existem outros tipos de biblioteca com atividades
e objetivos especficos, tais como: bibliotecas privadas, escolares, universitrias, Exemplos: Biblioteca do Congresso dos E.U.A., The Digital Library Iniciative
bibliotecas de laboratrios cientficos, bibliotecas de associaes culturais, hu- (DLI), Project Gutenberg Electronic Public Library, etc.
manitrias, bibliotecas de instituies culturais e polticas.
Dados Sequncia de smbolos quantificados ou quantificveis. Representao
Para alm da sua componente patrimonial, conservao da memria colectiva, a de todo e qualquer elemento de contedo cognitivo, passvel de ser comunicado,
biblioteca tem a funo de servio, uso e pesquisa de informao. processado e interpretado de forma manual ou electrnica. Os dados emergem
da perceo inicial do observador sobre a natureza do objeto: so identificados
Biblioteca Digital O conceito de Biblioteca Digital est intimamente ligada por caractersticas visuais ou simblicas, mensurveis.
ao desenvolvimento da Internet. Pode-se entender como biblioteca digital como
o armazenamento, atravs de meios informticos, contedo e software espec- Documento Informao registada em qualquer suporte ou formato. a mais
ficos para reproduzir, emular e estender os servios prestados pelas bibliotecas nfima unidade arquivstica que pode ser constituda por um ou mais actos in-
convencionais. Biblioteca constituda por documentos primrios digitalizados, formacionais. Do ponto de vista arquivstico, pode assumir a forma de documen-
disponveis sob forma material (CD ROM) ou, o que o caso mais frequente, to simples, quando apenas contm uma unidade de informao ou a forma de
em linha. Os seus documentos so compostos por textos, por imagens, fixas ou documento composto, quando constituda por mais do que uma unidade de
animadas, e/ou por sons e constitudos, semelhana das coleces noutros informao, em suportes distintos. Sendo assim podemos ter documentos audio-
suportes, por textos cientficos, ensaios, relatrios, obras literrias, actas de visuais, bibliogrficos (em biblioteconomia podemos encontrar documentos de
congressos, etc. a coleco de servios, de objectos de informao com a sua diferentes tipologias como: Monografias obras com uma unidade de contedo,
organizao, estrutura e apresentao que suporta a relao entre os utilizadores com texto e, por vezes, ilustraes; Obras de referncia permitem ao utilizador
e a informao. Tem as seguintes caractersticas: o acesso remoto do utilizador, uma abordagem sobre qualquer tema e remetem para outras obras: biografias,
utilizao simultnea por um ou vrios utilizadores, incluso de produtos e ser- bibliografias, enciclopdias, dicionrios, atlas, etc; Publicaes Peridicas do-
vios de uma biblioteca, etc. cumentos impressos, publicados com periodicidade definida, em partes sucessi-
vas: jornais, revistas, boletins), documentos cartogrficos, digitais, electrnicos,
Em termos gerais, as suas funes baseiam-se na gesto e desenvolvimento das fotogrficos, iconogrficos e sonoros.
coleces, catalogao e anlise de contedo, criao de ndices e catlogos, ser-
vio de referncia e promoo do acesso informao. Uma biblioteca digital de Documento Digital - Um documento digital uma unidade de registo de in-
servio completo ter de alcanar todos os servios das bibliotecas tradicionais. formao codificada em dgitos binrios, acessvel por meio de sistemas com-
putacionais, como por exemplo: textos, imagens fixas, imagens em movimento,
pginas Web, bases de dados. No constituem uma entidade material, dependem

280 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO GLOSSRIO 281


de metadados (metadado um termo que remete para as tradicionais activida- A Cincia da Informao estuda a gnese, organizao e o comportamento do flu-
des de representao da informao. Da a definio de dados sobre dados. xo da informao. uma cincia que promove a interdisciplinaridade e a trans-
So imprescindveis para assegurar a autenticidade, compreenso e uso dos do- disciplinaridade entre vrias cincias, como a matemtica, a lgica, a psicologia,
cumentos digitais). a lingustica e a biblioteconomia.

Do ponto de vista tecnolgico, existe uma diferena entre documento electr- Cincia da Comunicao Considera-se que o nascimento dos estudos de
nico e documento digital. Um documento electrnico acessvel atravs de comunicao se situa aquando da criao em Leipzig, em 1916, pelo economista
equipamento como (fita magntica, cassetes adio e vdeo, filme) podendo ser poltico Karl Bcher (1847-1930), do primeiro Instituto para o Estudo dos Jor-
registado de forma analgica. Assim sendo, todo um documento digital electr- nais (Institut fr Zeitungskunde). Contudo, apesar destas origens europeias te-
nico, mas nem todos os documentos eletrnicos so digitais. mos nos E.U.A., a partir de 1910, os autores da chamada Escola de Chicago que
tiveram um papel crucial nas reas da sociologia, psicologia social e cincias da
Designao no confundvel com o termo documento eletrnico que um gnero comunicao.
documental integrado por documentos em meio eletrnico ou somente acess-
veis por equipamentos eletrnicos, como cartes perfurados e disquetes. Um elemento terico deveras importante na definio e consolidao desta rea
foi a Teoria Matemtica da Comunicao de Claude Shannon (1916-2001) e
Documento de Arquivo Documento de qualquer natureza produzido por Warren Weaver (1894-1978) que impulsionou os cientistas sociais a formularem
uma entidade, organismo ou pessoa no decorrer das suas funes, conservado as suas prprias teorias da comunicao. Existem elementos que fazem parte
organicamente. Podemos encontrar um documento simples (uma s folha) ou da comunicao: emissor, codificao em sinais ou smbolos, mensagem, canal,
um documento composto (conjunto documento que reflecte determinado pro- meio, receptor, relao, descodificao dos sinais ou smbolos, cdigo, referente,
cedimento administrativo). Tem valor probatrio/administrativo, legal/fiscal e efeitos, etc.
histrico, j que so formados a partir das actividades desempenhadas pelo seu
produtor, constituindo elemento de prova ou informao. No que concerne especificamente a Portugal, a investigao e o ensino universi-
trios na rea dos estudos de comunicao iniciaram-se com a criao da Licen-
Cincia da Informao Esta definio surgiu em 1962, nas conferncias ciatura em Comunicao Social, na Faculdade das Cincias Sociais e Humanas da
do Georgia Institute of Thecnology dos EUA, que investigou as propriedades Universidade Nova de Lisboa, em 1979, a que se seguiu, em 1980/81, a criao de
e comportamentos da informao e as foras que regem o fluxo informacional, um curso homnimo no Instituto Superior de Cincias Sociais e Polticas (ISCPS);
segundo a Teoria Geral dos Sistemas desenvolvida na dcada de 40, do sculo
XX, pelo bilogo Ludwig von Bertalanffy (1901-1972), ao procurar um modelo Englobando um conjunto de disciplinas cientficas que edificam o seu objecto,
cientfico explicativo do comportamento de um organismo vivo. Para se entender como a Psicologia, a Sociologia, a Semitica, a Inteligncia Artificial e Multim-
a CI deve-se explicar em que consiste um sistema: um sistema um conjunto dia e ainda, um conjunto de subdisciplinas como a Teoria da Informao, Co-
estruturado de elementos interdependentes, rodeado por um meio exterior (en- municao Intrapessoal, Comunicao Interpessoal, Marketing, Publicidade,
vironment); se o sistema interage com o meio exterior designado por sistema Relaes Pblicas e Jornalismo.
aberto; as relaes do sistema com o meio exterior processam-se atravs de tro-
cas de energia e/ou informao e designam-se por input ou output. Em termos Cincias Documentais O seu aparecimento acompanha o amadurecimento
de classificao podemos ter diversos tipos de sistemas, tais como: os sistemas da Arquivstica, aps a Revoluo Francesa e a emergncia do conceito de Esta-
naturais que no so devidos a actos conscientes do Homem; sistemas fsicos em do-Nao. Deste modo, surgem em Frana os Archives Nationales e da necessi-
que todas as relaes entre os elementos so mensurveis; sistemas abstratos dade de preparao de tcnicos surge a figura do arquivista-palegrafo, atravs
em que todas as relaes entre os elementos no so mensurveis e os sistemas da cole des Chartres, fundada em 1821, com uma teorizao assente no conceito
hbridos, onde se inserem os arquivos que so sistemas de informao social. de fundo sinnimo ento de arquivo e promovido por Natalis de Wally (1805-
1886), em 1841. Assim se desenvolveu esta disciplina, a par das Cincias Histri-

282 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO GLOSSRIO 283


cas e do Positivismo. Em Portugal tiveram grande impulso, na dcada de oitenta fica, num dado perodo de tempo, estabelecendo as formulaes, os objetivos
do sculo XX, sob a hegemonia da Histria e suas cincias, ditas auxiliares (Epi- e interpretaes, desta forma quando um paradigma j no satisfizer pode ser
grafia, Numismtica, Sigilografia, Paleografia e Diplomtica). Nas Cincias Do- substitudo por outro.
cumentais valorizou-se a entidade documento como objeto de estudo, sendo o
tratamento da informao subordinado ao do documento. O que conferiu uma Ainda segundo Kuhn, os paradigmas implicam uma forma de ver o mundo com
forte carga patrimonialista envolta no paradigma histrico-tecnicista que atual- o seu sistema de crenas, valores e ideais.
mente j no se enquadra na nova Era da Sociedade da Informao, da agora se
falar em Cincias da Informao e no em Cincias Documentais. Paradigma custodial, historicista e patrimonialista Este paradigma
surgiu na sequncia revoluo francesa de 1789, com os novos valores da ideo-
Informao O conceito de informao, dada a sua complexidade, no se es- logia liberal, designadamente o conceito de Estado-Nao. Com a consequente
gota em apenas um significado. Atualmente, entendida como um fenmeno nacionalizao dos bens dos grupos dominantes do Antigo Regime e a grande
humano e social que d forma a ideias e/ou emoes, conjunto estruturado de massa documental ento acumulada, temos a gnese do paradigma custodial.
representaes mentais codificadas que podem ser registadas em qualquer su- Deste modo, passou a ser necessria a existncia de um organismo coordena-
porte material que constitui uma mensagem sobre determinada aco ou evento. dor da poltica arquivstica (Arquivo Nacional), que passou ento a coordenar,
Em termos de procedncia ela pode ser oficial, formal, informal, oral, escrita, difundir tcnicas e uniformizar procedimentos. Por razes poltico-ideolgicas
icnica ou cifrada, no entanto se atendermos ao seu objetivo, a informao pode da nova ordem liberal, deu-se incio a um processo de incorporaes em massa
ser quotidiana, didtica, tcnica, artstica, poltica, religiosa ou informao do- de documentos de arquivos privados e organismos extintos, como foi o caso das
cumental destinada a ser armazenada e preservada por uma instituio ou por Ordens Religiosas, que se acelerou ao longo do sculo XIX, no quadro do desen-
um indivduo. volvimento da Histria e do Positivismo.

A informao o resultado dos dados devidamente tratados, comparados, clas- Assenta na noo oitocentista de fundo, como objeto da disciplina arquivsti-
sificados e relacionveis, para uma melhor noo do objeto estudado. Utilizada ca, sendo muitas vezes entendido como sinnimo de arquivo. Este paradigma,
como um recurso suporte de determinada aco, necessria para a tomada de tambm denominado de fase sincrtica, baseia-se em princpios de evidncia e
decises e, por isso, possui valor estratgico. pragmatismo como o princpio de respeito pelos fundos ou princpio da pro-
venincia e o princpio da ordem original. Adoptou a teoria das trs idades
Mtodo Quadripolar Modelo topolgico proposto para as Cincias So- proposta para o ciclo vital do documento (Fase corrente, Fase intermdia, Fase
ciais, por Paul de Bruyne e outros investigadores, no ano de 1974. Este mtodo permanente) proposta por Theodore Schellenberg (1903-1970), baseada em pr-
afirma-se e tende a consolidar-se por uma dinmica de pesquisa quadripolar, ticas meramente operatrias e artificiais dos arquivos.
concebida para conhecer/interpretar, explicar/gerir informao, composta
pelos plos epistemolgico (definio do paradigma, a corrente de pensamento, Valoriza a componente tcnica de forma excessiva, tendendo a confundir a des-
o objeto cientfico), plo terico (lanam-se as hipteses, centra-se na racionali- crio arquivstica como mtodo da disciplina. Assume o documento como o
dade do sujeito que aborda o objeto), tcnico (colocar em prtica: classificao, elemento constitutivo do arquivo, patente em expresses como gesto docu-
ordenao, descrio, indexao) e morfolgico (formalizao dos resultados da mental ou cincias documentais com forte conotao patrimonialista e histo-
investigao), numa interao permanente, e na qual se conjugam abordagens ricista, no se ajustando aos novos desafios da Era da Sociedade da Informao.
quantitativas com abordagens qualitativas.
Paradigma cientfico-informacional A sua fundamentao terica surge
Paradigma, segundo a teoria de Thomas Khun (1922-1996) Um pa- em meados da dcada de 80 do sculo XX, aliada evoluo da disciplina ar-
radigma define um padro ou modelo de qualquer disciplina cientfica, sendo quivstica que comea a ser encarada como Cincia da Informao, no sentido
partilhado por uma determinada comunidade. Thomas Kuhn definiu que um de autonomizao e da apropriao da Informao Social, em qualquer suporte,
paradigma contm um conjunto de prticas de determinada disciplina cient- como seu objeto de estudo, ao contrrio do paradigma anterior em que o prima-

284 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO GLOSSRIO 285


do do objecto de estudo se centra nos arquivos. Os novos contextos em que se Principais referncias
gera e manipula socialmente a informao, no se coadunam com o paradigma
anterior. ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio brasileiro de Terminologia Arquivstica.
Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232 p.
Recorre Teoria Sistmica como ferramenta interpretativa do fenmeno in- COUTURE, Carol; ROUSSEAU, Jean-Yves. Os Fundamentos da Disciplina
formao social, assumindo o arquivo como um sistema semi-fechado que se Arquivstica. Lisboa: Dom Quixote, 1998. 360 p.
configura por trs fatores: a estrutura, a funo e a memria. Aplica um mtodo Dicionrio Eletrnico de Terminologia em Cincia da Informao. [em li-
de investigao marcado por uma dinmica quadripolar, onde h uma perma- nha]. Vitria, E.S.: Porto: DCI CCEJ da UFES, SAJCC da FLUP CETAC.
nente interao dos vrios plos. Define princpios tericos como o princpio da Media, 2007. [em linha] Disponvel em: <http://www.ccje.ufes.br/dci/deltci/
aco estruturante, princpio da integrao dinmica, princpio da pertinncia e def.asp?cod=10>. [consultado em: 15/01/2012]
o princpio da grandeza relativa. Neste paradigma o profissional da informao FREIRES, Thiago Gaudncio Siebert, Relaes entre a Cincia da Informa-
centra-se na informao social com matriz psicossocial que ultrapassa a tradicio- o e as Cincias da Comunicao: um estudo dos conceitos de representao
nal viso documentalista. documentria, mediao e comunicao cientfica, So Paulo: Universidade
de S. Paulo, 2007. 202 p. [em linha]. Disponvel em: <http://rabci.org/rabci/
Sistema de Informao - Expresso utilizada para descrever um sistema, seja sites/default/files/TCC-Freires.pdf>. [consultado em: 12/01/2012]
ele informatizado ou manual, que agrega pessoas, mecanismos, e/ou mtodos SILVA, Armando Malheiro da; RIBEIRO, Fernanda. Das Cincias documen-
organizados para coletar, processar, transmitir, emular e disseminar dados que tais cincia da informao. Porto: Edies Afrontamento, 2002. 176 p.
representam informao para o utilizador e/ou cliente. SILVA, Armando Malheiro da. A Informao: da compreenso do fenmeno
e construo do objeto cientfico. Porto: Edies Afrontamento, 2006. 178 p.
Comea a ser tambm comum denominar por sistema de informao ao conjun-
to de vrios sistemas de informao que agregam dados e informaes dispostos
em bancos de dados. Dentro de uma corporao, a finalidade de um sistema de
informao organizacional a disseminao de produtos e servios, pois ele es-
pelha a sua gesto e gera conhecimento, j que faz a transformao econmica
de dados.

Um arquivo pode ser encarado como o epicentro de um sistema de informao


integrado ideal, pois o seu potencial informativo nico e agrega valores in-
formao que no so possveis em sistemas que somente agregam contedos e
itens documentais descontextualizados. Por exemplo, j existem arquivos em-
presariais que funcionam como centros de informao integrados, em que os
prazos entre a produo do documento e o que seria a sua fase permanente so
cada vez mais curtos.

Numa era marcada pelo fenmeno da informao e da consequente necessida-


de de mudana de paradigma, em relao ao papel do arquivista, este dever
assumir cada vez mais um papel centrado na gesto da informao e num novo
conceito de documento, nomeadamente nos nado-digitais, sua tramitao e pre-
servao o que o encaminhar a desafios constantes e necessidade de actualiza-
o permanente.

286 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO GLOSSRIO 287


NOTAS BIOGRFICAS
DOS AUTORES
Alexandra Maria da Silva Vidal licenciada em Histria Ramo Educa-
cional, pela Faculdade de Letras da Universidade do Porto, ps-graduada em
Cincia da Informao e Documentao Universidade Fernando Pessoa e Mes-
tre na mesma rea pela mesma universidade. Entre 2000 e 2003 foi bolseira de
investigao histrica na Universidade Aberta, onde desenvolveu trabalhos no
mbito da leitura paleogrfica de documentos das pocas medieval e moderna e
da organizao de bases de dados. Entre 2003 e 2011 tem leccionado as discipli-
nas de Histria, Histria da Cultura e das Artes, Integrao e Cidadania e Mundo
actual em diversos estabelecimentos de ensino pblicos. Tem alguns trabalhos
publicados na rea da investigao histrica e Cincia da Informao, nomeada-
mente em conservao e preservao de documentos digitais. Desde 2010 tem
colaborado com o Arquivo Municipal do Porto Casa do Infante na rea da Des-
crio Arquivstica de diversos acervos documentais. Correio electrnico: vidal.
alexandra@gmail.com

Antnio Borges Regedor licenciado em Filosofia pela Faculdade de Letras


da Universidade do Porto, ps-graduado em Cincias Documentais pela mesma
instituio e possui o Diploma de Estudos Avanados (DEA) pela Universidade
de Salamanca (2003). Actualmente doutorando em Cincia da Informao
na Universidade Fernando Pessoa. Desenvolveu actividade na rea da leitura
pblica, participando no projecto e candidatura para a construo da Biblioteca
Municipal de Espinho. Como bibliotecrio participou no projecto pioneiro de
anlise e avaliao de bibliotecas desenvolvido pela Fundao Bertelsmann e
pela Fundao Calouste Gulbenkian em 2000-2002. Foi docente no IPP - Ins-
tituto Politcnico do Porto no curso de Gesto do Patrimnio e Assistente do
Primeiro trinio na Escola Superior de Estudos Industriais e de Gesto do IPP,
no curso de Cincias e Tecnologias da Documentao e Informao. Desde 2000
docente convidado da Universidade Fernando Pessoa onde lecciona vrias uni-
dades curriculares na rea da Cincias da Informao. Possui um livro publica-
do e autor de alguns trabalhos em actas na rea da Leitura Pblica, Anlise e
Avaliao de Bibliotecas e da Cincia da Informao. Tem colaboraes em co-
-autorias de trabalhos cientficos. Correio electrnico: aregedor@ufp.edu.pt

Daniela Teixeira Fernandes licenciada em Geografia e Planeamento


Regional Geografia Fsica pela FLUL, ps-graduada em Cincias Documentais
Arquivo pela FLUC e tem o Curso de Especializao em Construo de
Memrias Histricas do Mestrado em Estudos Locais e Regionais da FLUP. Entre
1999 e 2003 desenvolveu trabalhos no mbito da Cartografia Histrica para
Comisso Nacional para as Comemoraes dos Descobrimentos Portugueses,
para Biblioteca Pblica Municipal do Porto, etc. Entre 2004 e 2007 coordenou

NOTAS BIOGRFICAS DOS AUTORES 291


os Servios Centrais de Arquivo e Secretaria dos SMAS-Porto. No final de 2007 pessoas e organizaes. Possui presena digital em http://about.me/lbgouveia.
passa a exercer funes na CMP, onde foi Chefe de Diviso de Arquivo Geral, Email: lmbg@ufp.edu.pt
sendo, actualmente, co-responsvel por alguns dos projectos mais inovadores
da autarquia nas reas da Desmaterializao de Processos, Criao do Arquivo Maria Cristina Vieira de Freitas doutora em Biblioteconomia e Documen-
Digital Certificvel, Normalizao de prticas nos Arquivos Administrativos, tao pela Universidade de Salamanca (Espanha, 2010); mestre em Cincia da
Descrio Arquivstica, etc. Desde de 2004 docente convidada da Universidade Informao pela Universidade Federal de Minas Gerais (Brasil, 2003); Especia-
Fernando Pessoa onde lecciona varias disciplinas na rea da Cincia da lista em Conservao de Obras sobre Papel pela Universidade Federal do Paran
Informao. autora de alguns artigos e publicaes no mbito da Arquivstica, (Brasil, 1999); Licenciada em Documentao e Arquivstica pela Universidade
da Cincia da Informao e da Cartografia Histrica. Correio electrnico: danie- de Aveiro (Portugal, 2008) e em Histria pela Faculdade de Filosofia, Cincias
la@ufp.edu.pt e Letras de Cataguases (Brasil, 1992). Actuou como funcionria (1989-1994) e
como docente de carreira (1994-2009) no Centro Federal de Educao Tecno-
Judite A. Gonalves de Freitas Professora Catedrtica da Faculdade de lgica de Minas Gerais (Brasil); como consultora tcnica na Fundao Cultural
Cincias Humanas e Sociais da Universidade Fernando Pessoa. Agregada Calmon Barreto de Arax (Brasil, 1996-2001), onde desempenhou actividades
(2007), doutorada (1999), mestre (1991) e licenciada (1987) em Histria pela relacionadas com as historiografias local e regional; a conservao e a preserva-
Faculdade de Letras da Universidade do Porto. Autora e co- responsvel pela o dos acervos bibliogrficos, museolgicos e arquivsticos; e a organizao e o
criao dos planos curriculares do 1 e 2 ciclo de Cincia da Informao e da tratamento da informao bibliogrfica e arquivstica. Actuou como consultora
Documentao na FCHS da Universidade Fernando Pessoa, desempenha as fun- em projecto de implantao do curso de tecnlogo em Arquivos, na Pontifcia
es de coordenadora cientfica e pedaggica desta rea disciplinar desde o ano Universidade Catlica de Minas Gerais (Brasil, 2004); como Tcnica Superior de
2000. docente responsvel pelas unidades curriculares de Teoria e prtica da Bibliotecas e Servios de Documentao e como docente convidada em diversos
Cincia da Informao, Diplomtica e Crtica Documental, Metodologia de Dis- cursos de licenciatura e de mestrado, na Universidade Portucalense (Portugal,
sertao de Mestrado, Cincia e Gesto da Informao. autora de publicaes 2009-2011). Actua (2010 - ) como docente na Universidade de Coimbra e na
no mbito da Biblioteconomia e das Bibliotecas Patrimoniais. Presentemente, Universidade Fernando Pessoa, onde lecciona disciplinas do currculo da licen-
orienta 2 dissertaes de Doutoramento (2010- ) e co-orienta 24 dissertaes de ciatura e do mestrado em Cincia da Informao. membro integrante do grupo
mestrado em Cincia da Informao (2009 -), 10 das quais j concludas; tendo CIDEHUS (Universidade de vora, 2011- ); do Conselho de Redaco do Boletim
participado em 87 jris de graus acadmicos e orientado 32 estgios curricula- do Arquivo da Universidade e do projecto ID@UC (Universidade de Coimbra,
res especializados. Participou em inmeros eventos cientficos com comunicao 2011- ). Foi formadora em aco de formao em conservao e preservao de
em Portugal e no estrangeiro (Espanha, Brasil, Frana, Itlia e Inglaterra), onde acervos arquivsticos, na Santa Casa de Misericrdia do Porto (2011). Frequentou
publicou 20 artigos com arbitragem cientfica e mais do dobro em revistas es- 4 estgios curriculares e/ou extracurriculares em instituies prestigiadas, no
pecializadas. Publicou 5 livros e 4 captulos de livros (1992-2012). O grosso dos Brasil e em Portugal, nos seguintes mbitos: Biblioteconomia e Documentao;
trabalhos publicados insere-se no mbito da Histria do Estado e da oficialidade Arquivstica; Conservao, Restauro e Microfilmagem para Preservao (1998-
rgia partindo da anlise, tratamento e classificao documental dos acervos das 2007). Desenvolveu cinco projectos nos mbitos da educao, histria local,
Chancelarias rgias quatrocentistas e da historiografia medieval portuguesa e arquivstica e preservao de acervos pblicos (1997-2001). Frequentou 21 cur-
europeia. Correio electrnico: jfreitas@ufp.edu.pt sos de formao e 29 eventos cientficos (1989 - ), apresentando comunicaes
(escritas e orais, ou em painis) em 9 oportunidades. Desenvolveu 7 produes
Lus Borges Gouveia Professor Associado com Agregao da Faculdade de acadmicas relevantes (1999-2009). Publicou 8 artigos em veculos cientficos
Cincias e Tecnologia na Universidade Fernando Pessoa. autor de dez livros (2001 - ) e 11 em veculos tcnicos ou de opinio (1996-1998). Participou em jri
publicados e cerca de trs centenas de trabalhos cientficos nas suas reas de examinador, em 4 concursos pblicos, no Brasil (1996-2004) e em 18 provas de
especialidade. Os seus interesses esto concentrados em como tirar partido do mestrado, em Portugal (2010 - ). Orienta 13 dissertaes de mestrado (2010- ),
digital, dos computadores e das redes para melhorar a qualidade de vida das trs das quais j defendidas e aprovadas. Orienta 8 estgios curriculares de es-

292 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO NOTAS BIOGRFICAS DOS AUTORES 293
pecializao (2010- ), 5 dos quais j concludos e aprovados. Correio electrnico:
mcf@ufp.edu.pt

Maria Joo Cruz, licenciada em Histria pela Faculdade de Letras da Uni-


versidade do Porto e ps graduada em Cincias Documentais Biblioteca pela
mesma instituio. Entre 1983 e 1988 desenvolveu a sua actividade como tcnica
na Biblioteca Central da Faculdade de Cincias da Universidade do Porto. Entre
1988 e 2010 foi a Tcnica Superior responsvel pela Biblioteca da Faculdade de
Belas-Artes da Universidade do Porto (FBAUP), onde desenvolveu funes de
coordenao dos servios de Biblioteca e de Arquivo da Faculdade. Colaborou,
desde a sua criao em 1989, no Projecto CLIP Compatibilizao de Lingua-
gens de Indexao em Portugus na qualidade de membro efectivo do grupo
sectorial de Belas-Artes. Participou em representao da Biblioteca da FBAUP
no projecto da Reitoria da Universidade do Porto relativo informatizao e
utilizao das novas tecnologias da informao nas bibliotecas das Escolas da
UF. Desde 2000 docente convidada da Universidade Fernando Pessoa onde
comeou por leccionar uma disciplina do curso de Ps-graduao em Cincia
da Informao e Documentao (2000-2010) e onde, actualmente, lecciona as
disciplinas de Organizao e Descrio da Informao I e II do 1 ciclo de estudos
em Cincia da Informao e da Documentao. Em 2010 foi formadora do Curso
de Catalogao do ES-CEFOC da Universidade Fernando Pessoa, no mbito da
formao contnua para professores. Correio electrnioco: mjcruz@ufp.edu.pt

Marta Isabel de Sousa Costa, licenciada em Cincia da Informao pela Fa-


culdade de Letras da Universidade do Porto, tem desenvolvido as suas activida-
des na rea da Gesto de Informao, nomeadamente em projetos de anlise do
fluxo informacional, gesto de contedos web, reengenharia de processos, des-
materializao e arquivo digital. desde 2009 docente convidada no primeiro
ciclo (licenciatura) em Cincia da Informao e Documentao da Universidade
Fernando Pessoa. Correio electrnico: martac@ufp.edu.pt

294 CINCIA DA INFORMAO: CONTRIBUTOS PARA O SEU ESTUDO