CARTERA POR

EDADES
Miguel Carrillo

ASOSICACION CLINICA
BAUTISTA

DEPARTAMENTO DE CARTERA
 COMO CREAR LA CARTERA POR EDADES

La cartera por edades es un informe que se realiza mensualmente inmediatamente despus de

cerrar el mes finalizado, para realizarlo se necesitan los siguientes archivos:

1- El reporte llamado Cartera Por Edades Por cuenta, Este archivo lo tenemos que trabajar
para dejarlo en la forma que es necesitado, este mismo documento es el reporte que se
guarda del estado de la cartera de mes cerrado, ser muy usado por lo que hay que
trabjalo con cuidado. Para obtenerlo lo podemos encontrar en la ruta GESTION
COMERCIAL ~ CA CARTERA ~ INFORMES ~ INFORMES QUE DEPENDEN DEL
CIERRE ~ Cartera Por Edades Por Cuenta

Se nos abrir una ventana en la cual se nos pide especificar una serie de criterios los cuales
dejaremos en blanco dado que para este reporte no queremos especificar en algo puntual,
si no que el objetivo es obtener toda la facturacin en cartera ya sea radicada, no radicada
o cualquier otro motivo de bsqueda; lo que si tenemos que tener en cuenta es la fecha,
dependiendo de la fecha en que realizamos cierre de cartera puede que pasaran das
despus de finalizar el mes, por lo tanto una vez generado el reporte eliminaremos todas
las facturas que sean posteriores al ltimo da de mes cerrado.
Para generar el reporte daremos clip en la lupa que aparece en la parte superior izquierda

Este archivo puede tardar algunos minutos pero al finalizar se nos abrir otra ventana con
la informacin de la cartera, posterior mente a esto exportaremos ese archivo a Excel para
poder trabajarlo.

Damos clip en el siguiente boto sealado

En la ventan que parece buscaremos el formato al que queremos exportarlo, este seria
libro de Excel solo datos y damos clip en Exportar
Abriremos el archivo de Excel y este se nos presentara de la siguiente forma

Hay muchos mtodos para depurarlo por lo que solo les mencionare como sugerencia mi
mtodo; en este archivo aparece una serie de filas de totales que no nos interesan por esa
razn lo primero sera eliminar esas filas, para este fin seleccionaremos la ltima columna
con datos en su totalidad, como se puede observar seria la columna Q, despus de
seleccinala presionamos en el teclado control + I se nos abrir la siguiente ventana

Damos clip en el botn Especial

En la ventana emergente seleccionamos la opcin de celdas en blanco y damos aceptar

Esto seleccionara solamente las celdas vacas en la columna y por coincidencia las celdas
en blanco estn columna son las fila en donde estn los totales solo resta eliminar estas
filas

Una vez eliminadas estas filas eliminaremos las columnas que van de la K a la Q
Dejando como resultado el siguiente archivo

A continuacin insertemos una fila en la parte superior, insertamos dos columnas a partir
de la columna C y tres columnas a partir de la H

Posteriormente nombraremos cada una de las columnas con los siguientes ttulos:

Cuenta cont. ~ Detalle cuent. ~ Observaciones De Cartera ~ Reclasificar ~ Nit ~

Empresa ~ No. Factura Sistema ~ Prefijo ~ No. Factura ~ Operacin ~
Fecha.Factura ~ Valor ~ F Vence ~ Dias Ven. ~ Saldo Neto ~ Por Vencer ~ D0_30
~ D31_60 ~ D61_90 ~ D91_120 ~ D121_150 ~ D151_180 ~ D181_360 ~ D 361
MAS
Nota: Descripcin y aplicacin de los ttulos

Cuenta cont.: Es la cuenta en la que se encuentra la factura, esta depende de la

razn social de la empresa a que le pertenece, estn la cuentas son 1301 que se
usan para identificar las facturas no radicadas, las 1302 para las radicadas, las 1303
para las glosas, las 1304 y 1305 en la que encontramos facturas en abogados y de
particulares.

Detalle cuent: Es la descripcin de la cuenta contable

Observaciones De Cartera: En esta columna colocaremos la observaciones que se

hagan con respecto a la cartera, por ejemplo a todas las facturas que estn en la
cuenta 1301 les colocaremos NO RADICADAS, a las 1302 RADICADAS y a las 1303
GLOSAS; pero dado que hay facturas que estn en cobro jurdico Y otras son glosas
que no se han montado en el sistema como tales si no que an estn en la cartera
como radicadas, es recomendable hacer un cruce con la cartera anterior para
traerse las observaciones correspondientes a ABOGADO, GLOSAS Y PRESTAMOS A
EMPLEADOS de esta forma se sabr cules son las que estn identificadas con
estos estados, el resto se les clasificara como previamente se ha mencionado; No
hay que olvida que en la columna detalle de cuent. hay unas que se llaman
PARTICULARES PERSONAS NATURALES estas llevan esa misma observacin de
cartera

Reclasificar: En esta columna van las facturas que estn en una cuenta contable
errnea, por ejemplo como antes mencionamos hay facturas que son glosas pero
estn en la cuenta contable 1302 hay que colocar en la columna de recalcificar que
es una glosa, si no hay que reclasificar se deja en blanco.

Nit: Es el nmero de identificacin de la entidad

Empresa: Razn social de la entidad

No. Factura Sistema: Este es el nmero de la factura en el sistema, hay facturas que
comienzan por 89 o 79 estas son facturas que se importaron del sistema anterior
por lo cual se les coloco estos nmero para identificarlas, el 79 se refiera a glosas y
el 89 a factura, tambin existen unas facturas con nmeros pequeos ejemplo 4327,
estas corresponde a glosas.

Prefijo: Se usa para identificar la procedencia de las facturas, se recomienda cruzar

con la cartera del mes pasado dado que muchas facturas viejas tiene prefijos
distintos ejemplo: AD, LB, RX, CE.

No. Factura: Este es el nmero de la factura real, no el que est en el sistema por
ello hay identificar la factura, la gran mayora son las mismas pero hay que
identificar la factura de cada glosa y la factura de las que comienzan por 89 o 79,
las administrativas, entre otras, por ello recomiendo aplicar un cruce con la cartera
anterior, las que no crucen de glosas se buscan manual en el mdulo de notas dbito
y crdito o sacando un reporte de Hosvital de glosas.

Operacin: En esta se coloca si la factura es de la antigua operacin o la nueva

operacin, como as pues todos los procedimientos realizados de 01 de junio 2015
hacia atrs son antigua operacin y los procedimientos que son despus de esa
fecha son de la nueva operacin, se recomienda cruzar con la cartera anterior

Fecha.Factura: La fecha en la que fue facturado el procedimiento

Valor: El calor inicial de la factura

F Vence: Fecha en la que vence la factura

Das Ven: Das que han trascurrido desde el vencimiento de la factura. Para este
reporte borramos los valores que nos trae el sistema por defecto y usamos una
formula en la que restemos la fecha correspondiente al da final del mes cerrado
menos la fecha de vencimiento de la factura, Ejemplo si se saca la cartera de mayo
del 2017 y este mes tiene 31 la fecha seria 31/05/2017, a este valor le estamos la
fecha de vencimiento de la factura que se encuentra en la columna M esto nos dar
los das verdaderos, Para aplicarlo a todas las facturas de una forma rpida
procedemos de la siguiente forma:

En la columna Y colocamos en la fila 2 la fecha del fin de mes 31/05/2017

En la columna N donde estn los das vencidos colocamos la formula =$Y$2-M2,

de esta forma fijamos la celda donde est la fecha de fin de mes y dejamos libre
la celda de la fecha de vencimiento para cuando arrastremos la formula en toda
la columna se actualice la celda a la que contiene la fecha de vencimiento de esa
fila

Finalmente arrastramos la formula en toda la columna para que nos calcule los
das, para posterior mente copiar y pegar como texto para que se convierta en
el nmero y no en la frmula para de esta forma poder borrar el contenido de Y2
 Saldo Neto: El saldo de la factura descontando las legalizacin, notas o
aceptaciones de glosas aplicadas a ella.

Por Vencer ~ D0_30 ~ D31_60 ~ D61_90 ~ D91_120 ~ D121_150 ~ D151_180 ~

D181_360 ~ D 361 MAS: en estas se ubica el saldo de la factura dependiendo a los
das de vencimiento

Para calcular estos valores y ubcalos en la pocin correcta necesitamos primero

haber actualizado los das vencidos como ya se explic previamente, luego usamos
las siguientes formulas en las celdas P2, Q2, R2, S2, T2, U2, V2, W2, X2:

Por Vencer celda P2: =SI(O($N2<0;$N2=0);$O2;0)

D0_30 celda Q2 : =SI(Y(0<$N2;$N2<31);$O2;0)

D31_60 celda R2 : =SI(Y(30<$N2;$N2<61);$O2;0)

D61_90 celda S2 : =SI(Y(60<$N2;$N2<91);$O2;0)

D91_120 celda T2 : =SI(Y(90<$N2;$N2<121);$O2;0)

D121_150 celda U2 : =SI(Y(120<$N2;$N2<151);$O2;0)

D151_180 celda V2 : =SI(Y(150<$N2;$N2<181);$O2;0)

D181_360 celda W2 : =SI(Y(180<$N2;$N2<361);O2;0)

D 361 MAS celda X2 : =SI(O($N2>361;$N2=361);O2;0)

Estas frmulas tomaran el saldo de la factura y si concuerda con los das de

vencimiento lo colocaran en la celda correspondiente, si no concuerda colocara el
calor de cero
 Para finalizar solo tenemos que extender las formulas en sus columnas, copiamos y
pegamos como texto toda la hoja para remplazar las formulas por valores para
finalizar el archivo.

El resultado final sera la cartera a corte de mes cerrado:

2- En el archivo anterior necesitamos crear una nueva hoja en la que adjuntemos los pagos
pendientes por descargar, este archivo se actualiza mensualmente y es un histrico de los
pagos que estn pendientes mes a mes y se van borrando los que se van legalizando. Este
archivo lo encontramos en la siguiente ruta: PUBLICA ~ 01 INFORMES DE CARTER ~ 08
CONSIGNACIONES ~ 1- CONSIGNACIONES~ 2 - SALDOS PENDIENTES POR DESCARGAR.

Solo tenemos que crear una tabla dinmica con los totales de lo pendiente por descargar
de cada empresa y pgalo en el archivo creado anteriormente.
3- Creamos una hoja nueva si encontramos AJUSTES a realizar, como por ejemplo saldos
negativos, facturas a nombre de asociacin clnica bautista, ofas que viajaron por error,
entre otras, estas facturas las sacamos de la cartera y las llevamos a esta hoja para tener
presente que hay que ajustarlas y no afecten a la cartera

4- Finalmente despus de crear el archivo base en los 3 puntos anteriores procedemos a

crear una nueva hoja llamada CARTERA POR EDADES Y FECHA y realizamos lo siguiente.
a- De la cartera creada filtramos los solo lo radicado y nos lo llevamos a otra hoja

b-