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Este Manual es una Obra Literaria protegida en favor de Computacin en Accin, S.A. de C.V.; Copyright 2005-
2006 Derechos Reservados 2005-2006 Computacin en Accin, S.A. de C.V., Pablo Villaseor No. 435, Col.
Ladrn de Guevara, Guadalajara, Jalisco, Mxico. C.P. 44600. Los Derechos de este Manual se encuentran
reconocidos por la Ley Federal del Derecho de Autor. Se prohbe su produccin, reproduccin, publicacin, edicin o
fijacin material en copias o ejemplares, por cualquier medio, importacin, almacenamiento, transporte, distribucin,
comercializacin, venta o arrendamiento, as como su comunicacin y transmisin pblica por cualquier medio, su
divulgacin en cualquier modalidad, su traduccin, adaptacin, parfrasis, arreglos, transformaciones u otras
similares, sin previa autorizacin por escrito de su titular. La violacin de esta prohibicin constituyen un delito y una
infraccin administrativa que estn sancionados conforme a los artculos 424 fraccin III, 424 bis fraccin I y 424 ter,
del Cdigo Penal Federal; as como los artculos 229 fracciones VII y XVI y 231 fracciones I, III, IV y X, de la Ley
Federal del Derecho de Autor y dems normas aplicables vigentes.
Las marcas COMPUTACIN EN ACCIN , EN ACCIN , PAQ y sus respectivos diseos; la marca y nombre
comercial COMPAC y su diseo; las marcas ES TIEMPO DE PODER , LA CONEXIN DE TU NEGOCIO , TU
NEGOCIO SIEMPRE EN MARCHA , SOAR. PODER. CRECER. ; los avisos comerciales Bien Pensado ,
Respuesta Oportuna , y La Forma ms Amigable de Controlar tu Negocio ; as como la Imagen del
Foquito y del Diseo de la Portada , son signos distintivos registrados y protegidos propiedad de
Computacin en Accin, S.A. de C.V.
Microsoft , MS-D.O.S. , WINDOWS y Excel , son marcas y en su caso productos de Microsoft Corporation.
Cualquier otra marca que se mencione dentro de este manual que pertenezca a terceras partes tiene solamente
propsitos informativos y no constituye aprobacin y/o recomendacin. Computacin en Accin, no se responsabiliza
de la ejecucin o uso de estos productos.
50020120109
Mdulo Configuracin y Mantenimiento
CONTPAQ i CONTABILIDAD
Contenido del manual
Objetivo del Este manual te guiar en el aprendizaje y conocimiento para realizar implementaciones
manual especializadas de CONTPAQ i CONTABILIDAD.
Estructura de El Mdulo Configuracin y Mantenimiento est compuesto por captulos que contienen
este manual informacin tcnica que ayudar a conocer a fondo esta aplicacin.
1 IMPORTACIN DE EMPRESAS
Tema Pgina
VISIN GENERAL 1-1
CMO IMPORTO UNA EMPRESA DE CONTPAQ W INDOWS 1-2
QU INFORMACIN ADICIONAL DEBO CONOCER AL IMPORTAR UNA EMPRESA 1-6
QU PASA SI 1-7
2 CONFIGURACIN DE USUARIOS
Tema Pgina
VISIN GENERAL 2-1
INFORMACIN GENERAL SOBRE CONFIGURACIN DE USUARIOS 2-2
CMO CREO PERFILES DE USUARIO 2-3
CMO REGISTRO UN USUARIO 2-5
QU OTRAS FUNCIONES PUEDO REALIZAR 2-10
3 INFORMACIN TCNICA
Tema Pgina
VISIN GENERAL 3-1
CMO SE MANEJAN LAS BASES DE DATOS 3-2
CMO UTILIZO EL SERVIDOR DE APLICACIONES CONTPAQ I 3-4
CMO UTILIZO LA CONFIGURACIN DE APLICACIONES CONTPAQ I 3-6
CULES SON LOS ARCHIVOS DEL SISTEMA 3-7
CMO MODIFICO UN ESQUEMA DE DATOS 3-9
QU ES LA BITCORA DE OPERACIONES 3-14
4 HOJA ELECTRNICA
Tema Pgina
VISIN GENERAL 4-1
CMO UTILIZO LA HOJA ELECTRNICA 4-2
CMO CREO UN MODELO ELECTRNICO 4-4
QU PASA SI 4-8
5 UTILERAS
Tema Pgina
VISIN GENERAL 5-1
QU DEBO CONSIDERAR ANTES DE EJECUTAR CADA UTILERA 5-5
Conoce el proceso para convertir la empresa proveniente de ContPAQ Windows para que
comiences a utilizarla en CONTPAQ i CONTABILIDAD.
Tema Pgina
Cmo importo una empresa de ContPAQ Windows 1-2
Qu informacin adicional debo conocer al importar una empresa 1-6
Qu pasa si 1-7
Cmo ingreso Para importar los datos de una empresa de ContPAQ Windows ingresa a CONTPAQ i
CONTABILIDAD, ve al men Empresa y selecciona la opcin Importar empresa de
ContPAQ 2005.
Una vez que hayas seleccionado los parmetros para la conversin, realiza cualquiera de las
siguientes acciones para iniciar el proceso:
Presiona la tecla de funcin <F8>.
Haz clic en el botn Procesar que se localiza en la barra de herramientas.
Formas de La importacin de una empresa de ContPAQ Windows puede realizarse en dos formas:
importar
Creando una empresa nueva: Se crea una nueva base de datos para la empresa en
CONTPAQ i CONTABILIDAD.
Utilizando una empresa de CONTPAQ i BANCOS: Se importa la informacin de
ContPAQ a una empresa ya existente en el sistema bancario. Esta es la nica forma
que la empresa lleve informacin contable y bancaria en una misma empresa.
Qu necesito Para que puedas importar una empresa, debes indicar los siguientes datos:
para importar
Empresa de ContPAQ Windows.
Empresa de CONTPAQ i CONTABILIDAD y base de datos; o bien, seleccionar
una empresa Nueva para importar los datos.
Nueva forma de Algunos datos se manejan de diferente forma en ContPAQ Windows y CONTPAQ i
guardar datos CONTABILIDAD. Al importar la informacin en la nueva empresa se generan los catlogos:
Monedas
Tipo de plizas
Para verificar los resultados obtenidos consulta la bitcora del proceso que se almacena en la
ruta de la empresa en ContPAQ Windows. En ella podrs visualizar todos los mensajes
relacionados con la conversin.
Para qu sirve Al realizar la importacin de una empresa de ContPAQ Windows puedes comenzar a
trabajar de inmediato con tu informacin en CONTPAQ i CONTABILIDAD sin necesidad de
recapturar informacin.
Importar empresa
Realiza los siguientes pasos para importar la empresa con la que trabajars a lo largo de este
curso.
Ejercicio
Nota: Esta empresa no utiliza la causacin ni la devolucin de IVA.
Paso Ejercicio
1 Ingresa a CONTPAQ i CONTABILIDAD y del men Empresa selecciona la
opcin Importar Empresa de ContPAQ 2005.
Catlogo de cuentas.
Balanza de comprobacin.
Informacin Consulta la siguiente tabla para conocer informacin adicional respecto al proceso de
adicional conversin.
No. Descripcin
1 Cuando en tu equipo de cmputo tengas instalado Windows Vista o Windows 7 ser necesario
ejecutar el proceso Reconstruccin de ndices en ContPAQ, para evitar inconsistencias en la
informacin a convertir as como evitar que el proceso se quede colgado sin hacer nada.
3 La versin recomendada para realizar la importacin de las empresas es ContPAQ 2005, sin embargo es
posible convertir empresas a partir de la versin 2004.
4 Si la empresa donde se quiere importar la informacin de ContPAQ, por alguna razn, contiene
informacin de CONTPAQ i CONTABILIDAD (ya sea porque se haba abierto la empresa en CONTPAQ
i CONTABILIDAD o se crearon registros), dicha informacin ser borrada para asegurar la integridad de
los datos que sern trados de ContPAQ.
5 Recuerda que ContPAQ hace la afectacin del saldo en bancos con base en la fecha de aplicacin. Y
CONTPAQ i CONTABILIDAD realiza la afectacin en bancos cuando el documento se concilie.
6 El convertidor nunca realiza un rollback de la base datos en caso que ocurran inconsistencias durante el
proceso. (Regresar a la base de datos a algn estado previo).
Nota: Durante la conversin no se borra la base datos y en caso que la misma quede en un estado
inconsistente, es recomendable ejecutar el proceso Restaurar empresa.
8 Cuando una empresa contenga demasiados errores, al realizar la conversin se enviar el siguiente
mensaje: Out of memory exception.
Nota: Si ocurre la excepcin es necesario ejecutar nuevamente el proceso.
9 Despus de una conversin, automticamente, se reconstruyen los saldos. Este proceso genera una
bitcora que puede llegar a empalmarse con la bitcora del convertidor marcando un nmero de errores
considerable. Es importante que identifique que dichos errores no estn relacionados con la conversin,
sino con la reconstruccin de saldos.
Convierto una Cuando conviertes una empresa de ContPAQ Windows sobre una base de datos de
empresa de CONTPAQ i BANCOS automticamente antes de iniciar la conversin se crear un
ContPAQ respaldo de dicha empresa con el sufijo CONVERT.
Windows sobre
una de BANCOS Ejemplo: ctEl_Perla_Azul_CONVERT-20100512-1231.bak.
Si requieres utilizar esa misma empresa es necesario restaurar el respaldo que efectu el
sistema previo a la importacin.
Convierto una Al seleccionar una empresa nueva para importar los datos de ContPAQ Windows debes
empresa de especificar el nombre de la base de datos.
ContPAQ
Windows sobre Ejemplo: ctAzul.
una BDD nueva
Importante. No es posible utilizar el nombre de una base de datos ya existente.
Ante esta situacin, el sistema permite controlar el acceso a ste por medio del registro de
usuarios, donde podrs definir los privilegios de uso para cada persona en los mdulos de la
aplicacin.
Tema Pgina
Informacin general sobre configuracin de usuarios 2-2
Cmo creo perfiles de usuario 2-3
Cmo registro un usuario 2-5
Qu otras funciones puedo realizar 2-10
Al crear Toma en cuenta las siguientes recomendaciones para crear contraseas ms seguras:
contraseas
Utiliza combinaciones de maysculas, minsculas, nmeros y smbolos, pero de
forma que la combinacin te resulte familiar.
Conserva la confidencialidad de las contraseas. No proporciones la contrasea a
otras personas, ajenas o no, al uso de CONTPAQ i CONTABILIDAD, ni utilices el
mismo usuario y contrasea para varios empleados.
Si conservas un archivo por escrito con las contraseas de los usuarios, asegrate
de guardarlo en un lugar seguro para que no se haga mal uso de l.
Ventajas de crear Entre las principales caractersticas del mdulo de usuarios se encuentra:
usuarios
Generar plantillas con accesos especficos que despus podrs asignar a los
usuarios.
Controlar el registro de informacin por medio de perfiles y contraseas asignados al
usuario.
Restringir el acceso a una sola empresa por medio de autorizaciones asignadas.
Permisos Entre las acciones que se podrn permitir o restringir a los usuarios est: Ejecutar, Crear,
Borrar, Cambiar y Ver las opciones del sistema.
Cuando la casilla est marcada significa que podr realizarse la accin. Cuando est
desmarcada estarn restringidos los derechos de uso para las distintas tareas dentro del
sistema.
Pgina
2-2
Captulo 2 Computacin en Accin, S.A. de C.V.
Configuracin de usuarios Derechos Reservados
Cmo creo perfiles de usuario
Qu es Un perfil funciona como una plantilla en la cual indicas los permisos que tendr un grupo de
usuarios para trabajar con CONTPAQ i CONTABILIDAD.
Perfil Supervisor El perfil Supervisor se incluye por omisin en CONTPAQ i CONTABILIDAD y no puede
modificarse, ya que es el perfil base del cual se desprenden los permisos para el resto de los
perfiles.
Tiene el cdigo 1002 y el nombre SUPERVISOR.
Cmo ingreso Para ingresar a la ventana Perfiles ve al men Empresa, submen Usuarios y selecciona la
opcin Perfiles.
Qu necesito Para crear estas plantillas asigna un cdigo y nombre al perfil. Adems, desmarca las casillas
para registrar en las cuales deseas restringir el uso dependiendo del trabajo que realice ese grupo de
personas.
Cmo guardar Una vez que hayas especificado los permisos para cada opcin realiza cualquiera de las
siguientes acciones:
Presiona la tecla <F8>.
Haz clic en el botn Guardar que se localiza en la barra de herramientas.
Para qu sirve Crear los perfiles permite agilizar la configuracin de permisos de nuevos usuarios que
utilizarn CONTPAQ i CONTABILIDAD.
Esta opcin resulta prctica cuando requieres asignar los mismos derechos a varios usuarios.
En estos casos, primero creas el perfil y despus lo asignas a cada uno de los usuarios.
Registro de perfiles
Paso Ejercicio
1 Ve al men Empresa, submen Usuarios y selecciona la opcin Perfiles.
Pgina
2-4
Captulo 2 Computacin en Accin, S.A. de C.V.
Configuracin de usuarios Derechos Reservados
Cmo registro un usuario
Cmo ingreso Para crear un nuevo usuario ve al men Empresa, submen Usuarios y selecciona la opcin
Catlogo.
Formas Para asignar los permisos a un usuario puedes utilizar alguna de las siguientes formas:
de asignar
permisos 1. Configuracin de permisos: Directamente en la ventana Usuarios desmarca de
cada pestaa las opciones que el usuario NO tendr permisos para trabajar.
Empresas Puedes indicar que un usuario tenga acceso slo a una o algunas empresas o bien a todas
permitidas las que estn disponibles.
Cmo ingreso
Para especificar a qu empresas tendr acceso realiza lo siguiente:
1. Desde la ventana Usuarios selecciona en el campo Empresas la opcin Algunas
empresas.
2. Presiona la tecla <Enter> para habilitar la ventana Empresas permitidas para el
usuario.
3. Selecciona las empresas deseadas.
Qu necesito
Utiliza el botn Agregar para desplazar las empresas disponibles al apartado de
empresas permitidas.
Asegrate de dejar
en el apartado
Empresas
permitidas slo
aquellas empresas
con las que podr
trabajar el usuario.
Cmo guardar Una vez que especificaste las empresas a las que tendr derechos para trabajar el usuario
realiza cualquiera de las siguientes acciones:
Presiona la tecla <F8>.
Haz clic en el botn Aceptar que se localiza en la barra de herramientas.
Guarda los cambios de la configuracin del usuario realizando las mismas acciones indicadas
para guardar la seleccin de empresas.
Guardar como Cuando realizas la configuracin de un nuevo usuario y especificas directamente los
perfil permisos en la ventana Usuarios puedes guardar esa configuracin como un perfil.
Cada vez que guardes un perfil desde esta ventana, asumir por omisin un cdigo
consecutivo que empieza a contar desde el cdigo 1002 que corresponde al usuario
Supervisor. Observa el grfico de la siguiente pgina:
Pgina
2-6
Captulo 2 Computacin en Accin, S.A. de C.V.
Configuracin de usuarios Derechos Reservados
Cmo registro un usuario, Continuacin
Guardar como perfil (contina)
Para qu sirve Al registrar los usuarios en CONTPAQ i CONTABILIDAD tendrs mayor control sobre la
informacin y las personas que trabajan con tu empresa evitando que alguna de ellas ingrese
a una opcin que no le corresponde.
Registro de usuarios
Registrar los usuarios es importante para que las personas que trabajarn con el sistema
tengan su clave individual para ingresar y puedan visualizar slo las opciones que les
corresponden.
Ejercicio 1
Realiza los siguientes pasos para registrar un usuario:
Paso Ejercicio
1 Ve al men Empresa, submen Usuarios y selecciona la opcin Catlogo.
Resultado: Aparecer la ventana Usuarios.
2 Captura la primera letra de tu nombre seguida del apellido en el campo
Cdigo y presiona la tecla <Enter>.
Ejemplo: ASANCHEZ.
3 Captura tu nombre en el campo que solicita este dato.
Ejemplo: ezCONTA09.
Ejercicio 1 (contina)
Paso Ejercicio
5
Haz clic en el botn del campo Perfil para desplegar el listado de perfiles
disponibles y agilizar la configuracin de los permisos que aplicarn al usuario.
Nota: Si requieres cambiar algn dato especifico para este usuario hazlo
directamente, las modificaciones se guardarn en la configuracin del usuario y
el perfil permanecer igual.
7 Guarda los cambios para que la nueva configuracin tenga efecto.
Presiona la tecla <F8>.
Realiza el mismo procedimiento del ejercicio 2 para crear otro usuario, toma como base los
datos de la siguiente tabla:
Importante:
Pgina
2-8
Captulo 2 Computacin en Accin, S.A. de C.V.
Configuracin de usuarios Derechos Reservados
Cmo registro un usuario, Continuacin
Ejercicio 2 (contina)
Realiza los siguientes pasos para registrar un perfil a partir de un usuario:
Paso Ejercicio
1 Ve al men Empresa, submen Usuarios y selecciona la opcin Catlogo.
Resultado: Aparecer la ventana Usuarios.
2 Haz clic en el botn F3 del campo Cdigo y selecciona la opcin OAGUILAR.
3 Haz clic en el botn Guardar como perfil.
Resultado: Se despliega la ventana Guardar como perfil y por omisin muestra
un nmero y nombre que identificar al nuevo perfil.
Ejemplo: Cdigo: 1004
Nombre: Perfil OAGUILAR
4 Haz clic en el bot Procesar para guardar la informacin del nuevo perfil.
5 Acepta el mensaje de informacin indicando que el perfil se guard
correctamente.
6 Cierra la ventana Usuarios presionando la tecla <Esc>.
Para verificar que los permisos otorgados a cada usuario son correctos utiliza la funcin
Cambiar de usuario para ingresar al sistema y visualizar nicamente los mdulo que debe
tener acceso dicho usuario.
Ejercicio 3
Realiza los siguientes pasos para cambiar la sesin del usuario:
Paso Ejercicio
1 Ve al men Empresa, submen Usuarios y selecciona la opcin Cambiar de
usuario.
Resultado: Aparecer la ventana Ingreso a CONTPAQ i CONTABILIDAD.
2 Captura el cdigo del usuario y su clave de acceso.
Ejemplo: Cdigo: OAGUILAR
Clave: arCONTA09
Resultado: Observa que el nombre del usuario se actualiz en la barra de ttulo
de la ventana principal.
3 Selecciona del men Catlogo la opcin Segmentos de negocio e intente
borrar alguno de los registros.
Resultado: Enviar el mensaje No tiene permiso para ver/ejecutar esta opcin.
4 Cierra la ventana presionando la tecla <Esc>.
Otras funciones Al trabajar con los usuarios puedes realizar actividades como:
Usuarios Cuando te encuentras trabajando con una versin en Red y deseas verificar qu usuarios se
conectados encuentran trabajando en el sistema en ese momento, consulta la opcin Usuarios
conectados; y si la versin que adquiriste es Monousuario, podrs ver el usuario con el que
se abri la sesin.
Para hacerlo del men Empresa, submen Usuarios selecciona la opcin Usuarios
conectados.
Cambiar de Al trabajar con CONTPAQ i CONTABILIDAD puedes cambiar el usuario que utilizaste para
usuario ingresar al sistema sin necesidad de cerrar la aplicacin. Esta opcin permitir a cada
persona que ingrese al sistema tenga acceso nicamente a las tareas que le fueron
asignadas.
Para ello, del men Empresa, submen Usuarios selecciona la opcin Cambiar de usuario.
Pgina
2-10
Captulo 2 Computacin en Accin, S.A. de C.V.
Configuracin de usuarios Derechos Reservados
50020111216
Captulo 3
Informacin tcnica
Visin general
Introduccin La informacin tcnica te va a permitir contar con la informacin necesaria para realizar
implementaciones especializadas del sistema CONTPAQ i CONTABILIDAD.
Tema Pgina
Cmo se manejan las bases de datos 3-2
Cmo utilizo el Servidor de Aplicaciones CONTPAQ i 3-4
Cmo utilizo la Configuracin de Aplicaciones CONTPAQ i 3-6
Cules son los archivos del sistema 3-7
Cmo modifico un esquema de datos 3-9
Qu es la bitcora de operaciones 3-14
El archivo con extensin .mdf es la base de datos primaria que contiene toda la informacin
de la empresa. El archivo con extensin .ldf (log) es el archivo de transaccin.
El archivo log se encarga de revisar que todas las transacciones se registren de forma
completa en la base de datos; si por alguna razn una transaccin no est completa, rechaza
la misma protegiendo la integridad de la base de datos.
Importante: Si el sistema est en red, las bases de datos se crearn en el disco duro del
Servidor.
Dnde se Las bases de datos se crean al momento de instalar una empresa en CONTPAQ i
guardan CONTABILIDAD y se guardan en el directorio <C:\Archivos de programa\Microsoft SQL
Server\MSSQL.1\MSSQL\Data>.
Estas bases de datos se abren con el programa SQL Server Management Studio Express.
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=C243A5AE-4BD1-4E3D-
94B8-5A0F62BF7796&displaylang=es
Tablas que se CONTPAQ i CONTABILIDAD tiene tablas comunes con CONTPAQ i BANCOS y son:
comparten
Lista de empresas
Perfiles y permisos de Usuarios
Procesos
Las tablas que son de CONTPAQ i CONTABILIDAD y que usa CONTPAQ i BANCOS
son:
Causacin de IVA Plizas
Conceptos Preplizas
Control de IVA Proveedores
Monedas Tipos de cambio
Parmetros DevolucionesIVA
Cuentas contables
Diarios especiales
Segmentos de negocio
Tipos de pliza
Conceptos de IETU
Nota: El SDK maneja una configuracin independiente a la de los sistemas, por lo tanto, por
omisin toma la configuracin del ltimo sistema instalado.
Esta configuracin puedes editarla en la Configuracin de Aplicaciones CONTPAQ i que
se encuentra en el grupo de programas CONTPAQ i.
Consola En la opcin Consola podrs ver a qu puerto se conect el servidor, adems de revisar el
inicio y fin de sesin de cada usuario.
Para qu sirve A travs del Servidor de Aplicaciones podrs llevar un monitoreo de los procesos que estn
ejecutndose en CONTPAQ i CONTABILIDAD. Adems, puedes utilizarlo para conectarte
a las diferentes instancias de SQL, en caso de que requieras tener el sistema en varias
instancias.
Properties de Ruta
CONTPAQ i CONTABILIDAD <C:\Archivos de Programa\Compac\Contabilidad>
SDK <C:\Archivos de Programa\Compac\SDK>
Servidor <C:\Archivos de Programa\Compac\Servidor>
Para las opciones CONTPAQ i SDK y CONTPAQ i CONTABILIDAD puedes configurar el:
Para abrir esta configuracin ve al men Inicio, opcin Todos los programas, grupo de
programa CONTPAQ i, opcin Conexin Configuracin de BDD.
Qu es Los archivos del sistema son aquellos que se generan al instalar CONTPAQ i
CONTABILIDAD.
Estos archivos se utilizan para ejecutar la aplicacin, los diferentes mdulos, reportes y
realizar la importacin y exportacin de datos.
Cules son los Para que sea fcil de ubicar el archivo fuente de los reportes de CONTPAQ i
nombres de los CONTABILIDAD, el nombre del archivo fuente es el mismo que se muestra en el sistema.
reportes
Ejemplo: El reporte Anexos del Catlogo tiene el archivo fuente AnexosDelCatalogo.rpt, el
reporte Balanza de Comprobacin tiene el archivo fuente BalanzaDeComprobacion.rpt.
Los archivos fuente tienen la extensin .rpt. Si necesitas modificarlos utiliza el Editor de
reportes.
Importante: Si modificas un reporte, gurdalo con otro nombre, para que conserves el reporte
original como respaldo. Si no lo haces, al reinstalar el sistema, ste actualizar el reporte, por
lo que se eliminarn las modificaciones que realizaste.
Y los reportes que son creados por el usuario se guardan en la siguiente ruta:
<Compac\Empresas\Reportes\Contpaq\Mis Reportes>.
Hoja Electrnica La Hoja Electrnica se ejecuta con el archivo Hoja financiera NG.xls el cual se instala en la
ruta <\Compac\Empresas\Reportes\Contpaq\Mis Reportes>.
Nota: La Hoja Electrnica utiliza macros, por lo que debers asegurarte que la seguridad de
las macros en Excel sea Media o Baja.
Modelos La Hoja Electrnica cuenta con modelos instalados de forma automtica. Los archivos
electrnicos fuentes de estos modelos son:
RAZFINANC_NG.xls: Modelo de Razones Financieras.
AF_NG.xls: Cdula de Activos Fijos.
REPORTES FISCALES NG.xls: Mdulo Fiscal (Nuevo).
CWAFN12P_NG.xls: Estados financieros a 12 periodos.
CWAFN_NG.xls: Estados financieros bsicos.
Cmo ingreso Para ingresar a un esquema de datos basta con ubicarte en la ruta
<Compac\Empresas\Esquemas\Contpaq> y abrir cualquiera de los archivos en Excel.
Esquemas de Los esquemas de datos que bajan y cargan catlogos y documentos se utilizan para pasar la
datos para bajar informacin hacia CONTPAQ i CONTABILIDAD proveniente de un sistema externo y
y cargar viceversa.
informacin
Existen varios esquemas de datos para realizar este proceso; dependiendo de lo que quieras
exportar o importar, es el archivo que debers seleccionar.
Los archivos se pueden identificar fcilmente ya que el nombre es bastante descriptivo; sin
embargo, existen algunas excepciones las cuales se indican a continuacin:
En los campos de tipo Atributo, Entidad y Calculado es necesario que tenga un valor.
Si el campo es de:
Tipo Entonces, el valor debe ser
Atributo El nombre de un campo en la tabla que se est utilizando.
Calculado Uno de los campos calculados vlidos definidos por el proceso.
Separador Vaco, es decir, no debe existir valor.
La longitud determina el espacio que el campo ocupar en la lnea del archivo de texto.
Dependiendo del tipo de campo que sea, es como deber indicarse la longitud.
Formato (contina)
Tipo Definicin del Formato
Decimal 0 Representa un espacio que se rellena con un cero cuando no hay un
nmero que mostrar.
# Representa un espacio que se rellena con un caracter espacio cuando
no hay un nmero que representar.
. (Punto) Representa un punto decimal que se debe mostrar.
| (Barra vertical o Pipe) Representa un punto decimal que NO se debe
mostrar en el archivo de texto resultante.
Este carcter no se considera parte de la longitud del formato por lo que,
al definir un formato de un campo decimal de, digamos longitud 12, si se
usa este carcter en realidad deben colocarse 12 caracteres de formato
(0s o #s) aparte de la barra horizontal.
Alineacin Esta columna indica hacia qu lado estar direccionados los campos.
Por omisin, la alineacin es hacia la izquierda, por lo tanto, si esta columna se deja vaca,
considerar esta alineacin.
Cualquier espacio faltante se rellena a la derecha con espacios.
Campos de IVA Este campo sirve para bajar, al archivo de texto, el IVA registrado en CONTPAQ i
CONTABILIDAD, dependiendo de qu IVA maneje (Devolucin de IVA o Causacin de IVA).
Si no se maneja IVA, se baja cero.
El campo iva.calculado desglosa el IVA, haciendo un clculo usando el importe del egreso y
desglosando el IVA utilizando la tasa asumida del proveedor.
Entidades Las entidades vlidas para los esquemas de bajado de transacciones electrnicas son las
vlidas siguientes:
EN (Encabezado):
Representa un registro de encabezado que se coloca antes del grupo de transacciones
que se bajan.
PE (Pie):
Representa un registro de pie que se coloca despus del grupo de transacciones que se
bajan.
Es necesario respetar las claves que estn definidas en la columna Formato para que el
proceso las identifique adecuadamente. La longitud cero impide que las cadenas EN y PE se
muestren en el archivo de bajado.
Despus de definir la fila de tipo E se puede definir cualquier cantidad de campos de tipo
A, S o C, con sus correspondientes longitudes y formatos, segn aplique.
El final de una entidad se determina por el inicio de otra, o bien porque se terminan los
campos definidos en el esquema.
Qu informacin Una vez que la bitcora ha sido configurada se registrarn en ella todas las operaciones
guarda la realizadas en el sistema, incluyendo:
bitcora
Altas, cambios y bajas en catlogos
Altas, bajas y cambios en documentos
Ejecuciones de reportes
Ejecuciones de procesos
Redefinir empresa
Respaldar empresa
Restaurar empresa
Imprimir documentos bancarios
Nota: En las operaciones que realices con los catlogos, adicionalmente se guarda el cdigo
y nombre del registro, siempre y cuando estos datos apliquen para el catlogo en cuestin.
As mismo se guardar informacin adicional lo que te ayudar a identificar el registro sobre
el que se realiz la operacin.
Mantenimiento a Con esta herramienta puedes borrar de la bitcora los datos de las operaciones realizadas,
la bitcora para lograrlo, especifica la fecha a partir de la cual deseas conservar los registros.
Reporte Bitcora Este reporte muestra la informacin guardada por la bitcora de operaciones y su objetivo
de operaciones consiste en responder las siguientes preguntas:
Cmo ejecuto el
reporte Para ejecutar este reporte haz clic en el botn de la barra de herramientas de
CONTPAQ i CONTABILIDAD.
Se desplegar la ventana para que indiques los filtros segn lo requieras.
Notars que cuenta con cuatro diferentes pestaas donde puedes especificar diferentes
datos.
Configuracin de la bitcora
Paso Ejercicio
1 Haz clic en el botn Inicio, opcin Todos los programas
2 Selecciona el grupo CONTPAQ i y haz clic en Conexin Configuracin de
BDD.
3 Asegrate que est activa la seccin Servidor CONTPAQ i.
4 Ve al apartado Bitcora de operaciones y en el campo Estado selecciona la
opcin Activar.
5 Guarda los cambios haciendo clic en el botn Guardar.
Alimentando la bitcora
Introduccin Para una empresa es importante obtener reportes que muestren la informacin requerida en
el momento ya que, con base en eso, se realiza la toma de decisiones de la empresa.
Con el mdulo Hoja Electrnica podrs obtener los reportes necesarios que cubran
totalmente las necesidades especficas de tu empresa.
Tema Pgina
Cmo utilizo la Hoja Electrnica 4-2
Cmo creo un modelo electrnico 4-4
Qu pasa si 4-8
Qu es Es un archivo con macros realizadas en Visual Basic que implementa funciones que
extraen informacin de la base de datos de CONTPAQ i CONTABILIDAD.
Mediante la Hoja Electrnica se pueden ejecutar varios modelos ya que estn predefinidos
por el sistema, pero tambin se pueden crear nuevos. Todos los modelos se guardan en un
directorio ya especificado, a menos que, manualmente, especifiques una ruta diferente.
Debido a que esta herramienta est hecha en Microsoft Excel es posible generar reportes
de acuerdo a las necesidades de informacin de tu empresa de manera fcil y rpida.
Cmo ingreso Para que ingreses a la Hoja Electrnica puedes realizar cualquiera de las siguientes
a la Hoja acciones:
Electrnica
En la ventana principal, haz clic en el botn .
Ve al men Reportes, submen Hoja Electrnica.
Una vez ubicado en la ventana Hoja Electrnica, podrs ejecutar un modelo electrnico
utilizando cualquiera de las acciones:
Qu necesito Para ejecutar un modelo de la Hoja Electrnica, slo necesitas abrir una empresa en
para ejecutar un CONTPAQ i CONTABILIDAD, ya que esta opcin slo est disponible cuando ests dentro
modelo de una empresa.
Por omisin, la Empresa Activa es la que se abri para entrar a la Hoja Electrnica, sin
embargo, puede modificarse mediante el botn Insertar empresa.
Para qu sirve La Hoja Electrnica sirve para el diseo fcil de reportes personalizados.
Qu necesito Para que generes un nuevo modelo electrnico, haz clic en el botn y captura:
para registrar
El Nombre del modelo.
El nombre del Archivo del modelo.
Por omisin, todos los modelos y/o reportes nuevos se guardan en la ruta
<\Compac\Empresas\Contpaq\Mis Reportes\>.
Modelos La Hoja Electrnica cuenta con modelos predefinidos, los cuales son:
predeterminados
Modelo de Razones Financieras Muestra algunos indicadores de la situacin
financiera de la empresa los cuales pueden modificarse.
Cdula de Activos Fijos Genera el clculo del IMPAC. La diferencia de este
modelo sobre el Reporte IMPAC es que en la Cdula podrs ajustar el clculo de
acuerdo a las necesidades de la empresa.
Mdulo Fiscal (Nuevo) Calcula la base para la Declaracin Anual de Personas
Morales.
Estados financieros a 12 periodos Muestra un acumulado anual de los estados
financieros de la empresa y se puede analizar a detalle los movimientos por cada
cuenta.
Estados financieros bsicos Muestra los Estados financieros de la empresa y se
puede analizar a detalle los movimientos por cada cuenta.
Importante: Estos son modelos base para generar reportes especficos que estn adecuados
a las necesidades de la empresa, si vas a modificarlos, es recomendable que primero los
guardes con otro nombre, as, el modelo base no sufrir cambios y podr utilizarse para otra
empresa.
Hojas Todos los modelos electrnicos estn conformados por las siguientes hojas:
predefinidas
Hoja Descripcin
Aqu agregars las funciones necesarias para crear un modelo
Hojas 1 y 2
electrnico. Puedes insertar las hojas que necesites.
Aqu podrs crear plizas desde Excel y enviarlas a CONTPAQ i
Pliza
CONTABILIDAD.
Muestra la lista de empresas que tienes en CONTPAQ i BANCOS
Parmetros CONTABILIDAD. Aqu debers indicar cul(es) vas a utilizar en el
modelo electrnico y cules deseas quitar.
Contiene todas las funciones con las cuales puedes extraer la
Funciones
informacin de la empresa de CONTPAQ i CONTABILIDAD para
Contables
generar modelos electrnicos.
Contiene todas las funciones con las cuales puedes extraer la
Funciones
informacin de la empresa de CONTPAQ i BANCOS para generar
Bancarias
modelos electrnicos.
Estructura Para que conozcas y puedas utilizar correctamente la estructura de las funciones, necesitas
de la funcin saber cmo debe estar estructurada la funcin. Todas las funciones tienen una nomenclatura
Apyate en las columnas Descripcin y Nomenclatura que tiene la hoja Funciones para
que utilices la ms conveniente.
La Descripcin indica para qu sirve la funcin, la Nomenclatura indica los datos que
necesita la funcin.
Importante: Los datos deben estar en el orden que muestra la nomenclatura, si no lo haces,
los valores que captures no los reconocer como vlidos.
Para qu sirve Adems de que el modelo te permite extraer informacin bancaria de tus empresas en
CONTPAQ i CONTABILIDAD, podrs explotar las funcionalidades propias de Excel,
haciendo inclusive un reporte con grficas.
La creacin de modelos electrnicos te ser de mucha utilidad para que realices reportes a la
medida en un programa muy flexible y utilizado como es Excel.
Ejercicio 1
Paso Ejercicio
1 Abre la empresa La Casa Azul, S.A. de C.V.
2 Haz clic en el botn en la barra de herramientas de la pantalla principal.
Ejercicio 2
Paso Ejercicio
1 Captura los siguientes textos en la Hoja1 del modelo que acabas de abrir:
Celda Texto
B4 Ejercicio:
C4 Actual
B7 Enero
C7 Febrero
2 Selecciona la celda B7 y C7 y arrstralas hacia la derecha para que se inserten
los dems meses llegando a diciembre.
3 Inserta la funcin =NOMEMP(1) en la celda B2, para extraer el nombre de la
empresa y combina las celdas B2:M2.
Solucin:
Las funciones que debieron capturarse son:
Celda Texto Celda Texto
B8 =SFP(A8,$C$4,1,1) H8 =SFP(A8,$C$4,7,1)
C8 =SFP(A8,$C$4,2,1) I8 =SFP(A8,$C$4,8,1)
D8 =SFP(A8,$C$4,3,1) J8 =SFP(A8,$C$4,9,1)
E8 =SFP(A8,$C$4,4,1) K8 =SFP(A8,$C$4,10,1)
F8 =SFP(A8,$C$4,5,1) L8 =SFP(A8,$C$4,11,1)
G8 =SFP(A8,$C$4,6,1) M8 =SFP(A8,$C$4,12,1)
B9 =SFP(A9,$C$4,1,1)
Tengo Office Cuando en la mquina con la que ests trabajando tiene instalado Office 2010 y quieres
2010 ejecutar los modelos de la Hoja Electrnica de CONTPAQ i CONTABLIDAD podrs hacer
que dichas hojas funcionen en Office 2010 a 64 bits. Para lograrlo, debes realizar lo siguiente
Paso Accin
1 Crea una nueva hoja electrnica desde CONTPAQ i CONTABILIDAD
2 Abre el modelo electrnico origen y haz clic derecho sobre la hoja deseada.
Resultado: Se desplegar el men flotante.
3 Selecciona la opcin Mover o copiar.
Resultado: Se desplegar la ventana con el mismo nombre.
Importante: Una vez que copies la informacin al nuevo libro y guardes los cambios el
modelo electrnico tambin funcionar a 32 bits.
Introduccin Las utileras son funciones especiales del sistema que deben ser utilizadas bajo condiciones
especiales y con todo el conocimiento de los resultados que se espera obtener al ejecutarlas,
ya que una vez que afectan la informacin de la empresa el proceso es irreversible.
Tema Pgina
Cundo ejecutar las utileras 5-2
Qu debo considerar antes de ejecutar cada utilera 5-5
Qu son Son funciones especiales del sistema que regeneran la consistencia de registros perdidos o
daados por factores externos, auxilian a localizar registros errneos o bien, permiten
cambiar parmetros de la empresa afectando a mltiples tablas relacionadas y de manera
simultnea.
Las utileras deben ser utilizadas bajo condiciones ya que el proceso que realizan es
irreversible.
Cmo ingreso Las utileras de CONTPAQ i CONTABILIDAD se encuentran en dos men diferentes.
Verifica el siguiente diagrama para que conozcas la forma de ingresar a la utilera que
necesites.
Empresa
Cierre
Utileras
Reconstruir
Verificar IVA
saldos
Borrar plizas
Mantenimiento
Saldo cero y saldos
base de datos
parcialmente
Qu utilera Apyate en la siguiente tabla para conocer la funcionalidad de las utileras que maneja el
ejecuto sistema y en qu momento utilizarlas.
Importante:
Se recomienda realizar un respaldo antes de ejecutar cualquier utilera.
Las utileras son procesos exclusivos, por lo tanto, es necesario verificar que ningn
usuario est dentro de la empresa, slo aquel que ejecute la utilera en cuestin.
Cmo ejecuto las Una vez que hayas especificado el nuevo dgito realiza cualquiera de las siguientes acciones:
utileras
Presiona la tecla <F8>.
Haz clic en el botn Procesar que se localiza en la barra de herramientas.
Para qu sirven Las utileras sirven para realizar correcciones a la empresa que pudieron ser ocasionadas por
situaciones como:
Corte en el suministro de energa elctrica.
Dao fsico del disco en donde se guarda la informacin.
Eliminacin involuntaria de datos de la empresa.
Sabotaje a la informacin por parte de alguien.
Introduccin Debido a que el manejo de las utileras es delicado, existen algunas consideraciones que
debes tomar en cuenta antes de ejecutarlas.
Verificar cuentas Debido a que estas utileras son reportes, se ejecutan especificando ciertos filtros requeridos.
e IVA
La ejecucin de estos reportes se realiza presionando la tecla <F10> o bien, haciendo clic en
el botn Ejecutar Reporte <F10>.
Verificar plizas Esta utilera tiene dos modalidades para la ejecucin del proceso y son:
La primer opcin slo mostrar un reporte con los problemas encontrados en las plizas, sin
embargo, no realizar modificacin alguna.
La segunda opcin realizar las correcciones que sean necesarias en la base de datos de la
empresa para solucionar los problemas encontrados.
Adems, existen algunas situaciones que esta utilera puede encontrar. A continuacin se te
indicarn estas situaciones y cmo solucionarlas.
Reconstruir Esta utilera tiene dos modalidades para la ejecucin del proceso y son:
saldos de
cuentas Reportar los problemas sin realizar ninguna accin.
Corregir los problemas susceptibles de correccin.
La primer opcin slo mostrar un reporte con los problemas encontrados en los saldos, sin
embargo, no realizar modificacin alguna.
La segunda opcin realizar las correcciones que sean necesarias en la base de datos de la
empresa para solucionar los problemas encontrados.
Borrar plizas Es recomendable bajar la informacin a partir del periodo en el que se aplicar la utilera a un
y saldos archivo de texto o de Excel antes de ejecutar esta utilera, as, una vez resuelto el
parcialmente problema, podrs cargar nuevamente la informacin sin tener que recapturarla.
Mantenimiento Esta utilera automticamente realizar un respaldo de la empresa antes de que inicie el
a la base de datos proceso de mantenimiento.
Generar pliza La utilera crear una pliza con la fecha de fin del periodo anterior al seleccionado.
de apertura Ejemplo: Si seleccionas febrero del 2009, la fecha de la pliza ser del 31 de enero del 2009.
de saldos iniciales
El proceso guardar la pliza en un archivo texto, dentro del directorio de la empresa origen,
con el nombre Pliza_de_apertura_de_saldos_iniciales.txt.
Este archivo deber cargarse en la empresa nueva mediante la opcin Cargar plizas.