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Cmo crear
un ambiente de control en las organizaciones
Rubi Consuelo Meja Quijano

RESUMEN

REVISTA Universidad EAFIT No. 129 | enero.febrero.marzo | 2003


Fecha de aceptacin: 31 de enero de 2002

Implantar una cultura de Autocontrol en las organizaciones requiere del conocimiento del
tema y de entender cmo eliminar las barreras que impiden su establecimiento. En este
artculo se presentan algunas directrices que permiten crear un clima organizacional y unas
condiciones ideales para el autocontrol, tanto en el mbito organizacional como en el grupal
y personal.

ABSTRACT

Knowing the subject and understanding how to eliminate the barriers impeding its implantation,
are requirements for the implantation of a self-controlled culture in organizations. Some
guidelines that allow to create an organizational environment and some ideal conditions for
Fecha de recepcin: 4 de diciembre de 2001

self - control, not only at an organizational level but also at a group and personal level, are
presented in this article.
RUBI CONSUELO
MEJA QUIJANO
(Colombiana) Contadora
PALABRAS CLAVES
Pblica, especialista en
Auditora de Sistemas y en
Control / Autocontrol/ Motivacin/ Confianza/ Empoderamiento / Trabajo en equipo Gerencia de Proyectos.
Profesora del
Departamento de
KEY WORDS Contadura Pblica de la
Universidad EAFIT.
Control / Self-control / Motivation / Trust / Empowerment / Team work rmejia@eafit.edu.co
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INTRODUCCIN Mientras menos supervisin directa tenga el


empleado, ms autonoma poseer para realizar su
Mucho se ha hablado del control en las organizaciones, trabajo y al mismo tiempo estar ms motivado, y
pero muy poco se ha abordado uno de los elementos cuando una persona se encuentra motivada, realiza
bsicos del control como es el Autocontrol. Tratando mejor las actividades y siempre est buscando
de encontrar los elementos necesarios para crear un superarse.
ambiente propicio en las empresas que permita el
Implantar el Autocontrol no slo permite el logro de
desarrollo del autocontrol, encontramos que se hace
los objetivos organizacionales y el desarrollo general
necesario mirar el autocontrol bajo tres perspectivas:
de la empresa, sino tambin el crecimiento personal
la organizacin, los grupos de trabajo y la persona.
de los trabajadores, lo cual crea un mejor clima
Estas tres perspectivas tienen condiciones diferentes organizacional y un sentido de pertenencia a la
y a la vez se interrelacionan constantemente, por lo organizacin ms alto.
tanto, no puede lograrse un xito organizacional en
la creacin de un ambiente de Autocontrol si ellas no Esta motivacin est muy relacionada con la
satisfaccin de las necesidades de las personas, ya que
interactan coordinadamente.
a mayor satisfaccin, mayor motivacin y sta es la
Conocer qu motiva al empleado para auto- que permite una adecuada implantacin de la disciplina
controlarse, cmo se le ayuda a lograrlo a travs de de Autocontrol.
polticas y prcticas institucionales y cmo se propicia
que el trabajo de cada empleado contribuya al El Autocontrol nos permite estar
autocontrol de su compaero de trabajo, a travs de pendientes de nuestras propias acciones,
los grupos autodirigidos, es lo que se trata de explicar
actividades y decisiones; examinar
en el desarrollo del presente texto.
nuestro proceso y aplicar los correctivos
Antes de comenzar un programa de Autocontrol en a cualquier anomala presentada.
la organizacin, debemos preguntarnos si estamos
preparados para el cambio y si hay un verdadero Como lo expresa Joan Sanchis Palacio en su libro
apoyo de la Direccin, porque de lo contrario, Creacin y Direccin de Pymes , la teora de Mc
cualquier esfuerzo que emprendamos se ver Clelland se centra en el estudio de tres necesidades
frustrado en su implantacin por falta de bsicas: poder, afiliacin y realizacin (Sanchis,
compromiso. 1999, p.177).

1. EL AUTOCONTROL Las necesidades de realizacin tienen que ver con


la satisfaccin de metas, de permitir crear, innovar,
Auto se refiere a propio, por uno mismo. participar y sobre todo de crecimiento.
Control se refiere a la accin y efecto de controlar, Las necesidades de afiliacin son aquellas en las
como lo define el diccionario Aristos (Aristos, 1974, cuales se pretende obtener relaciones afectivas
80,160). El Autocontrol nos permite estar pendientes satisfactorias, relaciones sociales y valoracin de los
de nuestras propias acciones, actividades y decisiones; dems sobre uno mismo.
examinar nuestro proceso y aplicar los correctivos a
cualquier anomala presentada. Las necesidades de poder, en ellas las personas
buscan obtener un dominio, un control y una
Para lograr aplicar el Autocontrol, es necesario que influencia sobre s mismas y sobre los dems.
las personas tengan una conciencia de mejoramiento
y cambio, una profunda motivacin y compromiso. El poder lo divide McLilland en dos:
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El poder exterior, donde se encuentra la asertividad, el cual comienza a tener un rol dentro de todo el
el dominio o la influencia hacia los dems. proceso, es decir, tener una gran responsabilidad
dentro de la toma de decisiones.
El poder interior, donde se encuentra el equilibrio
a situaciones adversas y el Autocontrol. Mientras que el cargo es claramente delimitado y
rgido, el rol es flexible y permite hacer las cosas de
Por esto con el Autocontrol se satisfacen las nece-
acuerdo con las capacidades de cada persona, por lo
sidades de las personas y al mismo tiempo se les
tanto el lmite es la persona y no el cargo o las
motiva y se contribuye a crear una disciplina en
funciones. En este enfoque de roles se dan relaciones
ellas.
interfuncionales ms que de autoridad; se pueden
La cultura del Autocontrol tiene una gran relacin con asumir diferentes roles y se puede aportar a diferentes
varias teoras administrativas que se aplican, es ms, procesos y no a una sola funcin como en el enfoque
muchas veces al existir otras teoras o metodologas tradicional de cargos.
implantadas en la organizacin se hace ms fcil la
introduccin y la aplicacin del Autocontrol. Implantar el Autocontrol no slo permite
Un caso es el del paso de la Administracin Funcional el logro de los objetivos organizacionales
a la Administracin por Procesos, el cual es un y el desarrollo general de la empresa, sino
enfoque ms ntegro, que permite a los empleados tambin el crecimiento personal de los
hacer parte ms directa del proceso organizacional y trabajadores, lo cual crea un mejor clima
donde pueden aplicar ms ampliamente el Auto- organizacional y un sentido de perte-
control debido a la autonoma que se les da. No

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nencia a la organizacin ms alto.
significa que sea necesario la existencia de esta
metodologa para lograr aplicar el Autocontrol, sino
que sera conveniente su existencia para un mayor El Autocontrol tambin est muy relacionado con el
desarrollo de la cultura de Autocontrol. Modelo de Competencias Personales, que consiste
en observar las caractersticas que diferencian el
En la Administracin Centrada en Procesos se ve a desempeo normal del desempeo excelente, por
las personas desde una perspectiva ms humana, en medio del cual las personas utilizan ms sus
ella se le brinda al empleado el conocimiento sobre conocimientos y habilidades, para lograr as obtener
el lugar que ocupa su trabajo dentro del proceso, se ms autonoma y ms confianza.
da un desarrollo permanente de la persona y del
proceso, el cual siempre es susceptible de mejora. Son muchas las teoras con las cuales est ligado el
Cuando existe algn error se pregunta qu permiti Autocontrol, pero el objetivo no es mostrar su gran
que ste se diera. relacin con ellas, sino mostrar que si bien, se puede
presentar aisladamente, cuando se presenta con otras
Por el contrario, la Administracin Centrada en filosofas de trabajo es ms efectivo, por esto es
Funciones toma a las personas como un factor necesario que exista una cultura de cambio en la
econmico, en ella se piensa que siempre se puede organizacin y que se tenga mente abierta.
encontrar un mejor trabajador, el empleado
solamente trata de comprender el trabajo y la Lo ms importante de la cultura de Autocontrol es
empresa de controlarlo a l. En caso de ocurrir algn que debe ser aplicada y visible tanto en la organizacin,
error, se pregunta quin cometi el error. como en los grupos de trabajo y en las personas para
que su funcionamiento sea efectivo.
Otra de las caractersticas importantes de la Admi-
nistracin por Procesos es que permite abandonar Antes de comenzar a implantar cualquier cambio en
el sistema clsico del cargo que tena el empleado, la organizacin, es necesario establecer algunas
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premisas que contribuyen a que el cambio se realice se le da al empleado, sta debe ser total para que l
y se disminuya en alto grado la resistencia hacia l, pueda encargarse de verificar si las metas que tena
estas premisas son: su actividad dentro del proceso organizacional se
cumplen a cabalidad y si no es as, l deber aplicar
Tener la necesidad de cambio y creer en l.
los correctivos necesarios para lograr alcanzar dicha
Tener una visin de futuro que sea comprendida meta.
por toda la organizacin.
Es importante resaltar que al darle confianza a los
Eliminar los obstculos y brindar los recursos empleados, se est creando un cambio de actitud en
necesarios. ellos, se crean lazos ms directos entre los intereses
de la organizacin y los intereses de los empleados,
Trabajar arduamente para lograr la visin. es decir, aumenta el sentido de pertenencia de los
Liderar con el ejemplo. empleados dentro de la organizacin, porque se
sienten parte del proceso y tienen el control total
Entrenar al personal en la nueva disciplina. sobre l.
Monitorear su desarrollo. La confianza en el empleado debe comenzar desde
Evaluar los resultados. el momento de su seleccin, por tanto, este proceso
juega un papel fundamental en la implantacin de esta
Lo ms importante de la cultura de cultura. La seleccin debe basarse en las competencias
Autocontrol es que debe ser aplicada y y valores de las personas, los cuales no pueden ir en
contrava con los valores organizacionales.
visible tanto en la organizacin, como en
los grupos de trabajo y en las personas La materializacin de la confianza se logra con el
para que su funcionamiento sea efectivo. Empoderamiento, esta disciplina se caracteriza por el
grado de autonoma y confianza que se le entrega al
2. APLICACIN DEL AUTOCONTROL EN empleado, en esta prctica se le da a la persona una
mayor informacin y confianza para la realizacin de
LA ORGANIZACIN
cada una de sus actividades y se responsabiliza de los
Segn el artculo de Mauricio Archila Galvis, resultados, este proceso de facultar a los empleados
Control o Autocontrol? (Archila, 1987, 27) existen lleva consigo un sentido bsico de ser dueos; lo cual
4 pasos para poder crear una cultura de Autocontrol permite la prctica del Autocontrol por parte del
dentro de las organizaciones, los cuales se analizarn empleado.
en detalle: Lo anterior se resume en la expresin de Ken
2.1 Confiar en la gente Blanchard y otros en el libro Empowerment Estar
facultado significa que uno tiene libertad de actuar;
La confianza se refiere a aquella esperanza firme tambin significa que uno es responsable por los
que se tiene de una persona y a la vez la que toda resultados (Blanchard, 1996, p. 94).
persona espera que le tengan, por ello su importancia,
ya que cuando las personas piensan que no confan Segn Charles Handy, existen siete reglas de la
en ellas, no se preocupan por trabajar en los intereses confianza (Handy,1995, pp.84-86):
comunes de la organizacin, sino que slo trabajan
por sus propios intereses. La confianza no es ciega: no es prudente confiar
en personas que no conocemos y en quienes no
La principal diferencia entre un sistema de supervisin estn comprometidas con las mismas metas de la
tradicional y el Autocontrol, radica en la confianza que organizacin.
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La confianza necesita lmites: la autonoma es La comunicacin organizacional y la informacin


importante y demuestra el grado de confianza que cobran entonces una gran importancia y permiten
se nos otorga, pero es necesario determinar hasta divulgar hacia dnde se va y cmo se llegar. Esta
dnde se extiende la confianza, lo cual depende de informacin debe extenderse a todos los rincones de
la competencia de las personas y el grado de la organizacin, debe ser clara, oportuna y precisa.
compromiso de ellas con respecto a los objetivos
de la empresa. Para que el flujo de la informacin se presente en
todos los sentidos, se pueden utilizar canales de
La confianza requiere aprendizaje: es necesario comunicacin tanto formales como informales ya que
que exista capacidad para el cambio, los grupos cada uno tiene un impacto diferente y llegar a sitios
deben ser flexibles para cambiar cuando las diferentes; la comunicacin tambin acta como un
circunstancias lo requieran. Cada individuo debe ser factor de motivacin y movilizacin del recurso
capaz de autorrenovarse. A medida que se humano, al acercar a las personas ms entre s y
presentan los cambios, la confianza se va adaptando transmitirles el sentimiento de pertenencia a la
a stos. empresa, por esto la comunicacin es un factor
Confiar es difcil: cuando se cometen errores al fundamental a la hora de querer implantar la cultura
depositar la confianza, la confianza se pierde y es de Autocontrol.
muy difcil recuperarla.
2.3 Entrenar al personal
La confianza necesita vnculos: las metas de todas
las personas deben ser compatibles con las metas El empleado debe tener un total conocimiento
de la organizacin, estas metas son las que unen y del proceso organizacional, para lograr identificar en

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permiten crear un clima de confianza. qu parte del proceso est ubicado su trabajo, es este
conocimiento el que motiva al empleado a realizar
La confianza necesita contacto: generalmente el Autocontrol, ya no est realizando las cosas porque
confiamos en las personas que conocemos y no se lo ordenan y sin l saber por qu y para qu lo
confiamos fcilmente en las que no vemos. Para est realizando, sino que ya identifica por qu es
que la confianza sea real es necesario del contacto importante la actividad que est realizando, en qu
personal, por eso es importante generar espacios parte del proceso est ubicada y qu pasara si la
en las organizaciones para que las personas se realizara de manera inadecuada. Como existe la
conozcan y compartan no slo el tiempo, sino sus confianza total en l, no va a realizar de manera
pensamientos, expectativas, deseos, etc. inadecuada la actividad porque si la organizacin resulta
La confianza necesita lderes: se requiere que afectada, l tambin resultar afectado.
existan una o varias personas que generen la
Es importante un buen entrenamiento del empleado
confianza suficiente para lograr la unin y
en las actividades que va a desarrollar para lograr as
compromiso de todos en la consecucin de los
una adecuada gestin de las mismas y si se presenta
objetivos institucionales.
alguna desviacin, estar en capacidad de tomar los
2.2 Establecer reglas claras y difundirlas correctivos necesarios para que la actividad que realiza
ampliamente est en perfectas condiciones.
Al empleado se le debe informar qu se espera Tambin es importante adems que el empleado
de l para poder ejecutar adecuadamente sus tenga, aparte de un conocimiento de su puesto, el
actividades. Uno de los mayores problemas en las total conocimiento de la organizacin y de las
organizaciones es que esta informacin no se le da a tendencias del mercado con relacin a su labor, es
los empleados, por lo que muchas veces no se logran decir, de las mejores prcticas que se estn utilizando
las metas trazadas. en el medio, todo esto con el fin de que est
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mejorando cada vez ms su qu hacer y est rendimiento y estarn velando por cumplir con las
logrando un mayor crecimiento personal y por ende metas pactadas al planear las actividades y ellos
le est proporcionando un mayor crecimiento a la mismos sern quienes ejercern el control.
organizacin.
Segn Peter R. Scholtes consultor senior de Joiner
2.4 Permitir practicar el Autocontrol Associates Inc., en su libro El Manual del Equipo,
los grupos de trabajo deben ser autodirigidos y
Para que los empleados poco a poco adquieran
autocontrolados para que su funcionamiento sea lo
la responsabilidad total sobre sus actividades se les
ms efectivamente posible, es por esto, que se deben
debe permitir que tengan autonoma en su gestin,
tener en cuenta varias acciones:
poder de toma de decisiones y libertad para actuar,
manejar su tiempo y sus recursos. En esta etapa es "Establecer el grupo de trabajo: seleccionar
donde el empleado descubre su capacidad para adecuadamente las personas que van a ser parte
realizar las cosas y donde identifica lo importante de activa del grupo, los miembros del equipo deben
autocontrolarse. representar cada rea afectada.

Se hace necesario convertir el Autocontrol en un Estudiar el proyecto/proceso/actividad: definir el


estilo de vida. Ac juega un papel importante la proceso y la manera ms apropiada de realizarlo.
pedagoga constructivista, donde las personas Identificar las metas del proyecto/proceso/actividad:
generalmente aprenden haciendo. saber cul es el resultado que se espera, cundo se
espera, estos cambios no se expresan necesaria-
3. APLICACIN DEL AUTOCONTROL EN mente en trminos numricos, pueden describirse
LOS GRUPOS DE TRABAJO cualitativamente, pero deben ser medibles, por
ejemplo crecer, decrecer, etc.
Para que la cultura de Autocontrol funcione, se Determinar los recursos necesarios: identificar qu
necesita tambin un gran trabajo en equipo con el fin capacitacin se necesita, qu presupuesto, qu
de lograr una adecuada retroalimentacin, porque los especialistas, cunto tiempo debe ser asignado, cmo
empleados no trabajan solos, ellos son parte de un realizar el trabajo cotidiano, quin es el responsable,
proceso que involucra a ms personas dentro de la etc.
organizacin.
Descomponer las actividades en tareas individuales,
Cada empleado est recibiendo de otro los insumos es decir, clarificar funciones: identificar las respon-
que necesita para realizar su actividad (los cuales son sabilidades que cada miembro tendr, cmo se
los resultados de la otra persona), y si la persona que comunicarn y se coordinarn.
entrega estos insumos no identifica una anomala, Llevar el proyecto/proceso/actividad a un estado de
todo el proceso va a sufrir un trauma y no se control estadstico: se necesitan herramientas para
obtendr el resultado esperado. identificar las fuentes de variacin poco evidentes,
cuando un proceso est bajo control estadstico su
Si todas las personas conocen el proceso, trabajan en
actuacin es ms predecible y tienen un buen punto
equipo y saben qu se espera de ellas, podrn de partida para hacer mejoras ms importantes, los
identificar cualquier problema, no slo en su actividad grficos de control son la mejor manera de realizarlo.
sino tambin en la de los dems y siempre se estar
buscando un mejor desempeo. Establecer canales de comunicacin: debe existir una
adecuada comunicacin entre los miembros del
Para fomentar este trabajo en equipo se pueden equipo de todo lo que se est haciendo, as como
formar grupos primarios por proyectos o por proce- crear canales de comunicacin con el resto de la
sos, donde todos estarn buscando un mayor organizacin.
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Tomar las acciones apropiadas: se debe observar los Identificar la disponibilidad de recursos: determinar
procesos, tomar correctivos necesarios, redefinir si se cuenta con los recursos y las herramientas
procedimientos, corregir los problemas, etc. necesarias para realizar la actividad, tanto en calidad
como en cantidad.
Evaluacin: se debe evaluar los resultados y la
efectividad del equipo, recomendar acciones a seguir Definir los riesgos presentes en la actividad (realizar
y realizar una autocrtica y una crtica constructiva el anlisis de los riesgos que pueden impedir el
(retroalimentacin)" (Scholtes, 1991, pp.537-567). xito en la realizacin de la actividad).
Para que sea efectivo el trabajo en equipo debe existir Definir cmo se va a evaluar el desempeo.
un adecuado control por parte de cada una de las
Ejecutar la actividad
personas que forman parte de l, es decir, deben ser
personas totalmente autocontroladas ya que sus Monitorear constantemente el proceso de ejecu-
actividades y tareas estn entrelazadas con las de otras cin de la actividad: si los resultados obtenidos
personas para alcanzar unos objetivos o unas metas estn de acuerdo con lo planeado.
preestablecidas en los grupos de trabajo.
Implementar correctivos a posibles errores o
Como en los grupos de trabajo existe una divisin desviaciones.
de funciones/actividades, las personas deben estar
Los grupos de trabajo y las personas se controlan a
conscientes de la fecha en que se espera que estn
s mismas mediante la aplicacin del PHVA (Planear,
ejecutadas sus actividades para no retrasar todo el
Hacer, Verificar y Actuar), el cual permite estar
proceso y servir as como insumo para la ejecucin
revisando constantemente todo el ciclo del proceso

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de otras actividades
que se est realizando y tomar as los correctivos
Cuando los empleados estn autocontrolando sus necesarios para que todo se desarrolle de manera
resultados, estn aportando al mismo tiempo a que adecuada, este ciclo es algo innato en nosotros
los grupos de trabajo estn funcionando de manera mismos y pocas veces nos damos cuenta que lo
efectiva, y a que la organizacin est siendo ms estamos aplicando constantemente.
productiva. Es importante que tanto la organizacin como los
grupos de trabajo y las personas, creen hbitos de
4. APLICACIN DEL AUTOCONTROL EN organizacin, orden y limpieza en el lugar de trabajo
LO PERSONAL siendo sta una forma de mejorar las condiciones de
trabajo, el clima laboral, la motivacin del personal y
Para controlar el trabajo personal se sugiere tener la eficiencia, aspectos todos ellos que influyen en la
en cuenta las siguientes recomendaciones: calidad, la productividad y la competitividad de la
organizacin. Estos hbitos se logran mediante la
Ubicar la actividad a realizar dentro del proceso al implantacin de la metodologa conocida como las
cual pertenece, definir su importancia. 5S (Corporacin calidad, 1998), la cual se cita a
continuacin:
Saber qu se espera, es decir, el resultado que se
desea obtener (la meta). Seiri (Organizacin): identificar y separar los
materiales necesarios y los innecesarios, despren-
Conocer cundo se espera. dindose de estos ltimos.
Identificar la disponibilidad de tiempo: ac se realiza Seiton (Orden): disponer sistemtica y coheren-
una planeacin del tiempo para las tareas a temente los materiales necesarios de forma que
ejecutar. se facilite su identificacin, utilizacin y reposicin.
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Seisou (Limpieza): identificar y eliminar la suciedad BIBLIOGRAFA


de manera que todos los medios y materiales estn
en perfecto estado de uso. Archila Galvis, Mauricio. (1987). Control o
Seiketsu (Control visual): mtodo eficaz para Autocontrol?. En: Sntesis Econmica. No. 565.
distinguir una situacin normal de otra que no lo pp. 27-28.
es y poder hacer las correcciones necesarias.
Aristos. (1974). Diccionario ilustrado de la lengua
Shitsuke (Disciplina y hbito): realizar el trabajo espaola. Barcelona: Ed.Ramn Sopena. 648 p.
conforme a unas normas establecidas.
Blanchard, Ken. y otros. (1996). Empowerment. Tres
CONCLUSIONES claves para el proceso de facultar a los empleados
funcione en su empresa. Bogot: Editorial Norma.
El Autocontrol permite a cada persona tener una
124 p.
mayor conciencia de su labor, desarrollar las
habilidades necesarias para determinar las desviaciones
de lo planeado con lo ejecutado, coordinar su trabajo Corporacin Calidad. (1998). 5 S el ambiente de
efectivamente con los dems empleados que la calidad. Medelln: Universidad EAFIT. 56p.
participan en los mismos procesos y sentir una gran
satisfaccin en el desempeo de sus funciones, lo cual Handy, Charles. (1995). La empresa virtual de hoy.
trae a las empresas grandes beneficios porque En: Clase Empresarial. No. 029. pp. 80-89.
incrementa la productividad, el sentido de pertenencia
y mejora el clima organizacional. Naranjo Juan Guillermo. (2000). Notas guas de
clase. Universidad EAFIT. 17p.
Crear una cultura de Autocontrol requiere de un alto
compromiso en toda la organizacin, requiere
liderazgo de la gerencia, tener la necesidad de Sanchis Palacio, Joan Ramn y Ribeiro Soriano.
cambiar, creer en el cambio, confiar en la gente, (1999). Creacin y direccin de pymes. Madrid :
capacitar a todo el personal no slo en esta nueva Ediciones Daz de Santos. 273 p.
disciplina, sino en el desempeo de sus funciones y
crear un ambiente propicio para practicarlo, porque Scholtes, Peter R. (1991) El Manual del Equipo: como
slo con la prctica se logra entender el verdadero usar equipos para mejorar la calidad. Ed.
sentido del Autocontrol. Wisconsin: Joiner. Pp. 537-567.