MANUAL DEL CONTROL DE ASISTENCIA BIOMTRICO

OA 101

El sistema de control de asistencia con un clsico y elegante diseo,

muy fcil de operar, es la unidad mas optima para manejar las
entradas y salidas de su personal. Sistema Stand Alone con un
completo programa de mltiples funciones de anlisis y reportes de
asistencias. Pantalla de LCD azul. Chip industrial Phillips. Elaborado
en un material resistente. Comunicacin a travs del puerto USB
Mltiples modos de verificacin : cdigo de identificacin + clave ,
cdigo de identificacin + huella digital o solo huella digital Tamao
16 x 13 x 9 cm Capacidad de hasta 512 huellas digitales Velocidad de
lectura y verificacin de la huella 1 segundo Capacidad de
almacenamiento de 30.000 registros.

1
 ENTRADA SALIDA

FLECHA DE CAMBIO DE HUELLA MENU BORRAR OK

Gua Rpida para la Introduccin de Huellas Dactilares en el Equipo

OA 101

1. Presione men.
2. Introduzca la clave de manejo (9999) y luego OK.
3. Coloque los usuarios desde el 1 hasta el 512.

1
 4. Coloque el cdigo por ejemplo 1 y luego OK despus coloque
la huella al or el tono retire y coloque nuevamente el dedo
que esta registrando presione OK.
5. Presione la flecha que apunta hacia la derecha y aparecer
finger 2 repita el cdigo por ejemplo 1 y presione OK luego al
or el tono coloque la segunda huella y luego OK.
6. Luego presione Esc para salir.
7. Recuerde que la clave de manejo del equipo es (9999) y para
el software es (9999), tambin tenga en cuenta que al
momento de cambiar la clave debe documentarla.
8. El equipo se conecta al software solo al momento de descargar
los registros o actualizar algn usuario por ningn motivo se
debe de manipular la botonera si esta conectado en ese
momento al software, tampoco desconecte el cable USB si se
est conectado en ese momento.
9. Recomendamos cambiar fecha y hora por medio del software
en la parte de conexin al TA.
Luego de haber recolectado todas las huellas remtase al software
conctese al equipo y siga la siguiente secuencia: 1- Descargue los
Usuarios 2- Descargar Huellas Digitales 3- Actualizar los Usuarios
4- Actualizar Huellas Digitales.

NOTA: Si sigue estos concejos podrs instalar al 100% tu equipo

recuerda que debes leer la gua completa; esta es solo una primera
parte de introduccin bsica al equipo, es decir los primeros pasos
de la instalacin. Tambin es importante que el software que instale
sea el de sistema de manejo y control de huellas (Fingerprint

1
Attendance System) en el CD original que dice ANVIZ es el programa
estndar.

TRADUCCIN AL ESPAOL

Nosotros proveemos un parche que es la conversin al espaol del

software esta dentro de un CD copia el cual se entrega con el equipo;
la instalacin de dicho parche y del software se hace de la siguiente
forma: Inserte primero el CD Anviz para que su PC detecte los
DRIVER del equipo, luego introduzca el CD copia explrelo e instale

el SETUP , tambin all encontrara una carpeta que se llama

Traduccin Espaol dentro hay dos archivos que se llaman
MGCWORK y OA 180 cpielo y vaya al explorador de Windows (MI
PC) luego explorare el disco local c: abra la carpeta Att y pegue
estos 2 archivo MGCWork y OA 180 dentro de esta carpeta le va a
decir si desea reemplazar dgale que si, as podr disfrutar del
software traducido al espaol.

Nota Importante: Recuerde leer la gua completa ah vera como

manejar el software.

COMUNICACIN DEL RELOJ T & A Y LA PC

Para que obtenga comunicacin con el equipo lo debe conectar a una

PC, ya instalado el software en la computadora debe abrirlo vera la
siguiente pantalla:

1
Para entrar debe bajar la flecha y colocarlo en Admin y luego
presionar OK esto debido a que este software no tiene clave y el
usuario lo pueda personalizar a su gusto.

Seleccione en el men Externoy seleccione Conectar al

equipo T&A, la siguiente Ventana aparecer:

1
Click Agregarla siguiente Ventana aparecer:

Mach No. (Anotacin N): es el nmero usado para identificar la

terminal de la conexin es decir coloque el nmero de serial del
equipo el cual aparece en la parte de atrs del mismo.

Match. Name (Nombre de Anotacin): Un nombre para identificar la

Terminal, le puede colocar OA 101 o cualquiera de su preferencia.

Comm: (Mtodos de conexin): Entre la terminal y su PC coloque

(COM).

1
 Com Port (Puerto Com): Seleccionar el Puerto serie a usar si es COM
1 ser 1 si es COM 2 ser 2 etc. Esto puede variar de acuerdo a su
computadora. Para saber en qu Com est instalado su equipo haga
lo siguiente: Inicio en Mi PC le da clic al lado derecho del mouse
entre a Propiedades, Hardware, Administrador de Dispositivos ah
encontrara el nmero de Puerto Com donde fue instalado el equipo.

Despus de entrar la informacin del terminal de comunicacin

seleccionar OKaparece la siguiente venta, sombrear la conexin
y presiona conectar coloca la clave 9999 OK.

Si realizo todos estos pasos de inmediato le aparecer toda la

informacin del equipo como lo es: Usuarios, Registros Huellas
Digitales, Capacidad etc., toda la informacin correspondiente al TA
es decir se rellenar los campos automticamente.

El siguiente paso es:

Descargar Usuarios (Bajar Usuarios)

Click Download Staffs in Operating Items y aparecer la

siguiente ventana:

ClickOK descargar la informacin de los empleados.

1
Descarga las Huellas Digitales

Click Download Fingerprint in Operating Items y aparecer

la siguiente ventana:

Click en el empleado o los empleados (con la tecla Ctrl selecciona

empleados individuales y con la tecla Shif seleccione a grupo de
empleados) si selecciona la casilla All seleccionar a todos los
empleados, entonces ClickOK descargar las huellas. Se mostrar
la siguiente ventana:

1
 Despus de descargar podremos ver cules de los empleados han
sido descargados y cules no, la operacin puede ser realizada de
acuerdo a las necesidades.

MANEJO DEL SOFTWARE

El software puede manejar a varios relojes, recolectar informacin

de cada uno, calcular el tiempo trabajado de acuerdos a las reglas
establecidas y generar reportes. El software tambin maneja la
informacin de los empleados los horarios etc.

Secuencia de operacin del software.

El software incluye cada uno de los mdulos sealados en el
esquema. Para usar el sistema correctamente slo basta entender el
funcionamiento de cada mdulo y conocer las conexiones entre
ellos para que un correcto reporte sea generado.

Esquema en bloque del flujo de informacin.

Recolectar los registros

1. Parmetros del Sistema desde el Reloj o desde
un fichero.

7. Manejo de Excepciones

Adicionar, eliminar y
2. Manejo Departamento modificar
departamentos

Chequear y arreglar
registros individuales o
Adicionar, eliminar o colectivos en caso de
modificar empleados, incidencias autorizadas
3. Manejo de Empleados transferir entre
departamentos o
importarlos de ficheros
externos Obtencin de los Reportes
Hacer corresponder un
de tiempo trabajado
horario a cada
Establecer
Establecer loslas reglas
horarios
que se utilizan en la de de
empleado o
estadsticas, grupo
nombre 1
5. Manejo de Horarios de empleados.
la compaa etc.
compaa 8. Reportes Estadsticos
Empleados
4. Manejo
6. Registros
de Horarios
 como trabajo fuera o
llegadas tardes o salidas
antes de hora

1 Cuando el software est ejecutndose por vez primera,

establezca los parmetros que incluyen nombre de la compaa,
horas trabajadas, las reglas de lo que se considera llegar temprano o
salir antes de tiempo, el tiempo extra trabajado etc. Cuando esto se
complete usualmente no es necesario modificarlo a menos que
cambie alguna regla en su compaa.

2Normalmente existen muchos departamentos en una compaa y

todos deben ser entrados manualmente a menos que usted importe
los empleados directamente. Este punto debe ser previo a la adicin
de empleados.

3 Cuando el software est ejecutndose por vez primera por favor

cree un fichero texto (txt) o un fichero MS Excel (xls) para los
empleados de la compaa respetando cierto formato. Para los
detalles del formato refirase a importar lista de empleados, de esta
manera todos los empleados pueden ser importados de una sla vez.
Los empleados pueden ser adicionados, eliminados, modificados y
transferidos de departamento en un futuro.

4 Primero adicione l o los horarios de trabajo de su compaa

(hora de entrada- hora de salida) y despus puede hacer divisiones
de ese horario.

5 Asigne a cada empleado un horario y note que tambin se

asigna un perodo de tiempo tipo fecha en que ese empleado tendr
ese horario. Esto puede modificarse.

6 Los records de tiempo son almacenados en el reloj de tiempo.

Debe descargar esos records desde el reloj previo al clculo de
tiempo trabajado. Adems la informacin de los empleados y las
huellas pueden ser descargadas y cargadas entre el reloj y la
computadora donde se ejecute el software. Para ms informacin
refirase al Captulo 4.

7 Siempre existe la posibilidad de que algn empleado est

trabajando fuera de la compaa o que se le haya olvidado marcar
este tipo de incidencia puede ser corregida con el software.

1
8 Despus que se hayan realizado todos los pasos anteriores el
clculo del reporte puede ser hecho. El reporte calcula el status de
todos los trabajadores o de los de un departamento en un perodo de
tiempo determinado.

En Reporte Excepcin de Asistencia , primero seleccione el

intervalo de fechas y el empleado o los empleados y seleccionar la
opcin Calcular, el sistema calcular automticamente y validar los
records. (Existen algunos records invlidos durante el uso del reloj)
por ejemplo si un empleado marc dos veces en un intervalo de
tiempo corto el segundo record ser considerado invlido. Cualquier
error podr ser corregido por el administrador del sistema.

Nota: las posibles causas de error del sistema son:

El horario del empleado es incorrecto.

Si el empleado est en una fecha determinada como excepcin
trabajando fuera y marc, esa marcacin ser validada como
incorrecta.

CONFIGURACIN DEL SISTEMA

1
Click Sistema en el men principal, se muestra la siguiente
ventana:

1
Configuracin de parmetros
Click Configuracin de Parmetros:

Parmetros Bsicos:

1
Nombre del Equipo: Debe poner el nombre de su compaa o
empresa que encabezar la estructura departamental de la misma.

Da de trabajo: La cantidad de minutos que representan un da de

trabajo. Por ejemplo un da de trabajo pueden ser 8 horas que
corresponden con 480 minutos.

Contar como Tarde: (Llegada tarde) la cantidad de minutos que

puede llegar tarde sin que se considere incidencia. Por ejemplo 5
minutos significa que despus de 5 minutos de su hora de entrada se
validar como tardanza y ese tiempo se le restar al tiempo
trabajado.

Contar como Temprano: (Salida antes de tiempo) la cantidad de

minutos mxima que se establecer como salida en tiempo. Si marca
su salida 6 minutos antes se le considerar como una salida antes de
tiempo y ese tiempo se le restar al tiempo trabajado.

Sobre tiempo: A partir de cuantos minutos se considera tiempo extra

trabajado.

Iniciar Reglas:

ClickStat. Rules, se muestra

1
Describe las reglas para las consideraciones de los Items: Normal,
Llegada Tarde, Salida antes de Tiempo, Trabajo fuera de la Empresa,
Ausencia, Horas Extras Trabajadas, etc.

Redondeo del tiempo de cada tem.

Acumulado por tiempo: Calcula la sumatoria de los tiempos.

Redondeo total: Calcula la sumatoria y redondea de acuerdo a la

unidad de tiempo correspondiente.

Redondeo por Defecto: Redondea por defecto a la unidad

correspondiente. Por ejemplo si el tem analizado es da de trabajo y
el acumulado total es 1.1 o 1.8 el resultado es 1 da de trabajo.

Redondeo por exceso: Adiciona una unidad sin considerar los

decimales. Por ejemplo si el tem de trabajo es un da de trabajo y el
acumulado total es 1.1 o 1.8 el resultado es 2 das de trabajo.

Redondeo Normal: Si el decimal es igual o mayor de 0.5 se adiciona

una unidad. Si es menor se resta una unidad.

1
Nota: La configuracin de estas reglas estadsticas afectan
directamente el resultado.

Dejar Clasificacin:

Adicionar una nueva clasificacin:

Click Anexar , entrar el nombre de la clase y el color y Click

Okpara finalizar.

Puede tambin modificar las clases existentes o eliminarlas.

Definicin de Archivo:

1
Esta pgina aade el valor correspondiente para l: Lenguaje .
Especialidad.Posicin.Educacin Estado Maritalen
el men Mantenimiento de empleados.

ADMINISTRADOR

ClickSystem-Administrador, parece la ventana:

1
Se puede anexar, borrar o modificar Apend new administrator:

Click Anexar entre el nombre del Nuevo administrador y

seleccione los derechos que se le otorgarn y seleccionar Salvar

El cdigo implcito del nuevo administrador ser 888888 para

cambiarlo deber ejecutar el programa nuevamente como ese
administrador y seleccionar en el men del sistema Sistema --
Password de administrador y poner el password que usted
desee.

(Nota: Cuando hay varios administradores operando en el software,

es necesario establecer el derecho de acceso para cada uno. Es decir,
cuando un administrador est dentro, las funciones que puede
realizar son limitadas).

Modificar un administrador:

1
Seleccionar el nombre del administrador, pulsar Modificar ,
introducir el nuevo nombre del administrador y sus derechos
correspondientes en Administrador y pulsar Guardar para
acabar.

Suprimir un Administrador:

Seleccionar el nombre del Administrador que se quiera suprimir y

pulsarSuprimirpara acabar.

CONFIGURACIN DE LA CLAVE ADMINISTRADOR

Introducir la clave de acceso original en Clave anterior ,

introducir la nueva clave de acceso en Clave nueva , introducirla
de nuevo enConfirmar clavey pulsarOKpara acabar.

MODIFICAR PARAMETROS DE REGISTROS

1
Seleccione el departamento, el usuario y el rango de fechas y
seleccione Buscar y se mostraran los records que coincidan con
la condicin seleccionada de la siguiente manera:

Nota: Esta funcin muestra todos los records modificados, tiene la

oportunidad de si alguno ha sido modificado de manera incorrecta
anteriormente restaurarlo con la opcin Reiniciar

ClickCerrar para salir.

MODIFICAR PARAMETROS DE REGISTROS

1
Esta funcin es para mostrar todas las operaciones de cada
administrador. SeleccionaAdministrador rango de fecha y hora
Buscary muestra las operaciones de cada administrador.

Seleccionar Administrador y el intervalo de tiempo y a

continuacin pulsarBuscarpara ver que operaciones ha hecho el
administrador dentro del intervalo de tiempo seleccionado, esto
hace posible que los multi-administradores puedan utilizar el
software a la vez.

CONECTANDO BASE DE DATO

1
Este sistema adopta una interface Microsoft ADO y utilice una base
de datos de Access2000. El nombre implcito es att2003.mdb y se
localiza en el directorio raz de Att. Usted puede conectarse a la base
de datos de acuerdo a sus condiciones. Por ejemplo. Puede
almacenar la base de datos en un servidor y hacer la conexin desde
la PC donde Ud. ejecuta el software del reloj.

Entre el nombre de la base de datos dar Click en el botn para

seleccionar el camino correcto. (Nota: Usted puede seleccionar
Probar conexinpara comprobar.)

Si le aparece el siguiente mensaje de error usted debera hacer una

conexin a su base nuevamente.

1
 DEPARTAMENTOS

Click Click Departamento en el men principal, aparece la

siguiente ventana:

Crear de Departamentos:

Click en Crear Departamento, aparece

1
Click Agregar , entre el Nuevo departamento y click
Salvar para adicionar un sub departamento seleccione el
departamento primeramente.

Tambin puede modificar y eliminar.

(Nota: no se permite repetir los nombres de los departamentos.

Cuando elimine un departamento que tena usuarios estos no sern
eliminados pasaran al departamento de mayor jerarqua.

MANTENIMIENTO DE LOS USUARIOS

1
Click en el men principal Manejo de HR y seleccione
Mantenimiento de usuariosaparece:

Adicionar empleados

Seleccione el departamento despus seleccione la opcin

Agregar , y entre la informacin solicitada de todos los
empleados como lo es: Nombre, Usuario N, etc. En Usuario N debe
colocar el mismo nmero que coloco en el equipo Ejemplo: si al
empleado Pedro Prez se le asigno en el equipo el nmero 1 en el
software se le asigna el mismo nmero 1 esto se realiza para que la
huella de la persona coincidan con los datos que se introduzcan en el
software, para terminar le da click Salvar.

(Nota: la seleccin de las casillas de Configuracin de Asistencia

estn relacionadas con los reportes. Por ejemplo si no est
seleccionada la casilla de Clculo de Asistencia no habr resultados

1
estadsticos de ese empleado en el reporte. Si la casilla de Clculo
de Sobretiempo no es marcada el resultado estadstico de ese
empleado ser cero. Si la casilla Descanso en Festivos no es
marcada los festivos no tendrn efecto sobre el horario de ese
empleado, si est marcado esos das no sern validados dentro del
horario del empleado y si en esos das tiene marcaciones se le
considerar como trabajo extra.

Modificacin de Empleados

Click Modificar y entrar la nueva informacin, Salvar para

salir.

(Nota: El no. de usuario es un identificador nico y exclusive de

identificacin por lo cual no puede ser modificado, slo eliminado o
adicionado)

Tambin puede eliminarse un empleado o grupo de empleados

seleccionndolos previamente y

OKpara salir.

Sea cuidadoso con la opcin de eliminar a un empleado porque

automticamente se eliminaran todas las marcaciones y los horarios
del mismo.

Transferir Empleados:

Click Transferir , es para transferir empleados de un

departamento a otro:

Seleccione el empleado o los empleados y despus click

Transferir aparece:

1
Seleccione el departamento destino y click OKpara terminar.

Exportar lista de Empleados:

Seleccione el empleado o los empleados despus Botn derecho del

mouse y aparece la siguiente ventana:

1
Todos los campos de informacin de los empleados pueden ser
definidos a travs del submen Columna para ser mostrados. Esta
modificacin tomar unos minutos y ser salvada automticamente.

ClickMostrar todas las columnasmuestra todos los campos.

ClickExportar Datosy aparece:

Seleccione el directorio y el nombre del fichero a donde exportar la

informacin de los empleados. El formato puede ser txt o xls .Click
Salvar para completar la operacin.

Nota: Exportar a un archivo de excel puede ser usado como

informacin de backup.

1
 ASISTENCIA

ClickAsistenciaen el men principal, aparece,

Lista de Festivos:

Click Lista de festivosen el men de asistencia. Aparece:

Adicionar festivos

Click Anexar entre el nombre del festivo la fecha en que

comienza y la duracin en das. Click Salvarpara terminar.

Tambin puede modificar y eliminar

TABLA HORARIA

1
El establecimiento de los turnos debera realizarse en dos pasos:
Primero, establecer los horarios necesarios. Segundo, establecer los
turnos. Se pueden incluir dos horarios en un mismo turno.

El horario ser el periodo establecido entre las horas de entrada y la

de salida establecidas segn las reglas de la compaa. Por ejemplo,
si la normativa de la compaa requiere un horario de trabajo de
08:00-12:00 y de 13:00-17:00; entonces 08:00-12:00 y 13:00-17:00
se considerarn dos horarios. Si se necesita establecer dicho turno,
se establecern en primer lugar estos dos horarios. Se utilizar el
horario maana para indicar 08:00-12:00 y el horario tarde
para indicar 13:00-17:00; de forma que queden establecidos
ambos horarios.

Mantenimiento de la Tabla / Horario:

Anexar un Nuevo horario

1
ClickAnexary entre la correspondiente informacin:

Ejemplo para un horario de trabajo de 8:00 a 17:00 (se trabaja con

hora militar)

Nombre del horario : TURNO MATUTINO / MAANA / TARDE /

SABADO el que corresponda y usted desee.

ENTRADA: (08:00)

SALIDA: (17:00)

En Servicio Entrada]: (07:00) **

Fuera de Servicio Entrada: (10:30) **

** Este perodo es considerado desde y hasta cuando es vlido

considerar una entrada y el reloj automticamente lo valida como
entrada independientemente de cmo este el status In/Out del reloj.
Es decir En servicio y fuera de servicio entrada se debe colocar el
horario en el cual trabajara el reloj como tal, de un registro valido y
haga el clculo de la asistencia.

En Servicio Salida: (16:00) **

Fuera de Servicio Salida: (21:00) **

** Este periodo es lo mismo que el anterior pero en la salida realiza

los clculos correspondientes de la asistencia y sobretiempo, para
que el equipo haga el clculo del sobretiempo debe ir a: Sistema
Configuracin Parmetros Bsicos Marcar la 3era opcin ver
pgina 14, se coloca el tiempo de partida del marcaje en
sobretiempo.

1
 Tarde Permitido : Se consideran 5 minutos de tardanza sin
validarlo como incidencia

Salida antes de la Hora : En el ejemplo se coloco 0 para no

permitir salidas antes de la hora. El tiempo tarde y temprano se
coloca al criterio de la empresa.

Da de Trabajo: Se le coloca 1 da ya que el clculo corresponde a

un da de trabajo.

Minutos Trabajados : Se le coloca el tiempo total en minutos de

ese da de trabajo, cuando se coloca la hora de entrada y salida ella
automticamente hace el clculo, en la tabla de ejemplo aparece de
8:00 a 17:00 son 540 minutos pero se le resta los 60 minutos de
almuerzo si desea que en sus reportes especifique el total exacto de
horas trabajadas el cual corresponde 480 minutos diario
equivalente a 8 horas esto se coloca manual mente.

Check Entrada and Salida si es necesario que el status del

reloj est en IN para la entrada o en OUT para la salida. Para
finalizar le da click a Salvar.

De esta manera va agregando todos los usuarios que desee Maana /

Tarde / Sbado / Domingo / Horarios de Lunes a Viernes el que
usted necesite.

Los horarios pueden ser modificados o eliminados.

Mantenimientos de Cambio:

ClickTabla/Horarios aparece la siguiente ventana:

1
Adicionar una Tabla/Horario

Click Anexar y entrar la informacin que se solicita: Veremos un

ejemplo:

Nombre Tabla/Horario: Matutino

Ciclo: (1)

Unidad del Ciclo: Esto significa que esta Tabla/Horario tendr

un ciclo semanal, tambin pudiese haber sido mensual o diario. Es
decir usted asignar horarios a cada da de la semana.

Despus selecciona Agregar, y le aparece la siguiente ventana:

1
Como Ud. seleccion un ciclo semanal en esta ventana aparecen los
das de la semana a los cuales les debe hacer coincidir un horario. Si
hubiese escogido un ciclo mensual le aparecern todos los das del
mes.

Selecciona el horario y selecciona la casilla del da o los das que se

corresponder con ese horario. Click OK para regresar a la
ventana anterior si ya complet todos los das click Salvar. En el
ejemplo del grfico seleccionamos todos los das con el mismo
horario pero si usted necesita el lunes con un horario el martes con
otro diferente o similar seleccionando Agregar puede repetir el
proceso.

Los das que no sean seleccionados se consideran no laborables en

este ejemplo Sbado y Domingo. Recuerde click Salvar para
completar.

Tambin puede modificar y eliminar cualquier Tabla/Horario

HORARIO DEL USUARIO

1
Horarios Temporales:

En el caso anterior vimos los casos de asignar Tabla/Horario fijos un

perodo grande de tiempo por ejemplo un empleado que trabaja
todo el ao de 8 a 17. Pero cuando los horarios cambian por meses o
por semana o por trimestre o cada segundo da necesitamos una
herramienta que nos permita establecer estas irregularidades y
trabajar sin Tablas/Horarios sino con los horarios definidos
directamente.

Seleccione el empleado o grupo de empleados a los cuales les

asignara un horario temporal, especifique el rango de tiempo para
ese horario y clic Agregar Temporal como aparecer en la
siguiente ventana:

1
Al darle click en Agregar Temporal aparece la siguiente ventana:

Dar click Aceptar y luego Agregar

Aparecer la siguiente ventana en la cual debe seleccionar los das

en la cual trabajara ese turno, esto se realiza con todos los turnos de
la tabla horaria de la empresa uno por uno.

1
Seleccione el horario y sus correspondientes das click Ok y
Salvar si necesita agregar ms temporales en diferentes
intervalos de fechas repita los pasos desde el inicio del epgrafe.

Tambin puede Eliminar un temporal, o Limpiar elimina

todos los temporales.

REGISTROS DE ASISTENCIA

Click en el men de Asistencia seleccione Registro de

Asistenciay aparece el siguiente men

1
Para solicitar el registro de asistencia debe seleccionar un
departamento el empleado o los empleados el rango de fecha y click
en Bsqueda y le aparece la informacin solicitada.

Exportando los registros de asistencia.

Click Exportarlo puede exportar a un fichero txt o un fichero xls.

Click Modify Log para revisar y modificar el registro de

asistencia.

Para ver un reporte click Reporte.

Solicitar una forma de reporte:

Click en el men de Asistenciaseleccione Clculo de asistencia

y reporteaparece la siguiente ventana:

1
Seleccione el rango de fecha, el departamento el o los empleados y
click en Calcular y en dependencia de los Tablas que seleccione
ver diferente informacin:

Existen 4 Tablas que usted podr seleccionar:

Todos los Registros : Muestra todos los records de entrada y

salida. (Todas las marcaciones estn o no dentro del horario
asignado a ese empleado).

Registros dentro de Horario : Muestra slo los registros de

asistencia que corresponden con el horario de ese trabajador. Es
decir si el horario es de 8 a 5 slo mostrar los records dentro de
ese horario. Y si la persona por error marc la entrada dos veces el
programa slo analizar la entrada menor en tiempo y en el caso de
la salida la mayor en tiempo.

Otras Excepciones : Muestra los das que trabajaba fuera de la

oficina si existiesen o sobretiempo trabajado etc.

Clculo de Items : Muestra el clculo de los Items Das de

Trabajo, Das Trabajados, llegada tarde, salida antes de hora,
Das ausentes, sobretiempo etc.

Excepciones de asistencia pueden ser trabajadas de forma manual:

Seleccione Todos los Registros y podr observar que existen

records invlidos para los casos:

1
Marcaciones dobles, error de status etc. Para cambiar esos estados
de error seleccione el record y click en Botn derecho del Mouse y
se presenta el siguiente Men:

Exportar Informacin: Exportar la informacin de la lista actual

a un fichero de formato txt o xls.

Crear Reporte: Genera un reporte con la informacin que podr

ser imprimido.

Cambiar Estado : Cambiar el estado del record seleccionado de

forma manual.

Eliminar Record: Eliminar el record.

Cancelar Operacin: Cancelar operacin de revisin.

Modificar y Salvar: Salvar los records que han sido modificados.

Para ver los cambios puede ir a men Asistencia Registro de
Asistenciay seleccionar Modificar Log;

Filtrar : Si existen demasiados records usted puede filtrarlos por

una condicin.

1
Columnas: Definir las columnas que usted quiere ver.

Mostrar todas las columnas : Muestra todas las columnas o

campos.

Nota: Como hemos visto los records pueden ser manualmente

modificados, si necesita restaurar el estado anterior lo puede hacer
en el men Asistencia Registro de Asistencia y seleccionar
Modificar Logy Reiniciar

Tambin en las opciones Excepciones de Cronograma , Otras

Excepciones ,Items Calculadoscon el botn derecho del Mouse se
muestra las operaciones que ya fueron explicadas anteriormente:

ClickReportey aparece el siguiente men:

Los reportes toman la informacin de la tabla seleccionada.

Reporte de Asistencia : Es un reporte de todas las marcaciones

del empleado o grupo de empleados.

Reporte Dario : Calcula segn el cronograma asignado la

asistencia.

Reporte General : Calcula los Items das trabajados, das

ausentes, tiempo de llegada tarde, salida antes de hora etc. Que
coincidan con el horario.

1
 Reporte de Excepciones : Excepciones definidas Trabajo fuera
etc.

Create a Report For Current Grid: Muestra la informacin en una

tabla.

Other Report:

1
Imprimir un Reporte:

La barra de herramientas es:

Ajusta el tamao
Abrir un reporte existente con formato frp
Salvar un reporte formato frp
Imprimir
Cerrar la ventana actual

Exportar Dato:

ClickExportar a un fichero (*.txt or *.xls).

Tratamiento de las Excepciones

ClickExcepcin y aparece:

Para informacin ms detallada por favor vea el siguiente epgrafe

ya que esta opcin tambin puede ser manejada desde el men
principal.

1
 EXCEPCIONES

Click Excepcin en el men principal:

En la empresa / salida:

Cuando el empleado deba trabajar fuera de la empresa no puede

marcar en el reloj, y para garantizar que esto no afecte el reporte
estadstico el administrador puede planificar esta situacin.

Click Salida de Empresa y aparece:

Click Anexar , y selecciona el departamento y el empleado, la

fecha en que comienza y termina. Save para salvar.

Tambin puede modificar o eliminar.

Anexo de Registros:

Si el empleado por alguna razn no marc la entrada o no marc la

salida por alguna causa justificada por la administracin se puede
manualmente corregir ese record para que en los reportes no salga
como un incidencia.

Click en el men principal Excepcin y seleccione Anexo de

Registroaparece:

1
Seleccione el empleado y el tipo de marcacin que usted quiera
adicionar (entrada o salida o sobretiempo etc.) seleccione la fecha y
la hora y seleccione Anexar para que se haga vlido ese nuevo
registro. Para salir Cerrar.

Anexo Registros Colectivos:

Usted tambin puede hacer lo anterior con varios o todos los

empleados para casos de incidencias colectivas por ejemplo una
fiesta de la empresa donde todos los trabajadores salgan antes de
tiempo o otro tipo de situacin.

Clic en el men principal Excepcin -- Anexos de registros

colectivosaparece:

Selecciona los trabajadores el estado (entrada, salida, sobretiempo)

la fecha y la hora y clickokpara terminar.

Trato Colectivo Tarde / Temprano:

1
En el epgrafe anterior tratamos los casos de que el empleado o los
empleados hubiesen olvidado marcar. Aqu estamos tratando el caso
de que marcaron pero las marcaciones deben ser ignoradas y
sustituidas por otras que se establecern en este epgrafe.

Click en el men principal Excepciones y seleccione Trato

colectivo. aparece:

Siga los siguientes pasos:

1. Seleccione el rango de fecha y hora en que deben ser ignoradas las

marcaciones. (Que ya estn hechas o pudieran ser hechas).

2. Seleccione la fecha y la hora que sern las vlidas.

3. Seleccione la manera en que va a buscar los empleados por

departamento o por cronogramas.

4. Seleccione el o los trabajadores.

5. ClickOKpara confirmar.

MANTENIMIENTOS DE DATOS

Click en el men principal Mantenimiento de Datosaparece:

1
Listado de Importacin de Personal:

Click en el men principal Mantenimiento de Datos y

seleccionar Importar la lista de empleados. Aparece:

Click para seleccionar el fichero (puede ser formato txt o xls).

El formato txt slo puede importar ID, Nombre y Departamento;

El formato debe ser: ID empleado + Tab + Nombre + Tab +

Departamento;

Cada informacin de empleado debe tomar una lnea.

1
La definicin de un fichero MS Excel*.xls:

Este formato puede importar mayor cantidad de informacin

Userid, Name, DepId, IDCard Duty, etc. Haga una tabla en Excel
donde cada columna es un campo diferente y cada fila es la
informacin de un empleado. (El encabezamiento de la columna
debe ser exactamente el que est definido en la tabla).

Userid Name Deptid IDCard Duty

Userid Name Deptid IDCard Duty

Relaciones
21 Arelis Muoz Pblicas 8-710-649 Relacionista Pblica

107 Ana de Henrquez Administracin 2-89-799 Secretaria

1756 Ixora Reyes Consultorios 8-401-565 Fisiatra

2187 Gabriel Snchez REMES 4-179-202 Secretario

Registro de Importacin de Asistencia:

1
Click en el men principal Mantenimiento de Datos y
seleccionar Registro de importacin. aparece:

Click para seleccionar el fichero y clickok para comenzar.

Limpiar datos obsoletos

Click en el men principal Mantenimiento de Datos y

seleccionar Limpiar Datos.. y aparece:

Despus que su sistema es usado por un largo tiempo debe de tener

mucha informacin obsoleta en la base de datos que le ocupa
espacio en su disco y hace que su sistema sea ms lento. Para
eliminar esa informacin que no es necesario es esta funcin:

Seleccione Limpiary la fecha de la cual hacia atrs se eliminar

el dato click Ok. Para confirmar. (Usted slo podr eliminar los
datos a partir de un mes anterior a su fecha actual)

Comprimir Base de Datos:

Click en el men principal Mantenimiento de Datos y

seleccionar Comprimir Base de Datos . Esto repara su basa de
datos

Respaldar base de datos:

1
Para asegurar la seguridad de sus datos y recobrarla ante un fall
ousted debe hacer copias peridicamente.

Click en el men principal Mantenimiento de Datos y

seleccionar Respaldo de Base de datos. Selecciona un directorio
y un nombre.

Tambin puede hacerlo de manera manual fuera del programa :

copia la base Att2003.mdb del directorio donde se hizo la
instalacin a un nuevo directorio , si la base de datos del programa
falla slo tiene que copiarla de nuevo en el directorio de la
instalacin. Si la salvo con otro nombre a la hora de copiarla en el
directorio de la instalacin debe ser con el nombre original
Att2003.mdb

Inicializar el Sistema:

Click en el men principal Mantenimiento de Datos y

seleccionar Inicializar.

Nota: Despus de inicializar el sistema todos los datos sern

eliminados.

EXTERNO

Click en el men principal Externo y aparece:

Manejador Programa Externo:

Se puede adicionar programas que no sean del sistema como por

ejemplo la calculadora.

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Click en el men principal Externo seleccione Manejador de
Programa.aparece:

Click Anexar , por ejemplo Calculadora y en

c:\winnt\System32\calc.exe clickSalvar para finalizar.

Conectarse al reloj de control de tiempo y asistencia.

Click en el men principal Externo y seleccioneConectarse

al equipo T&A aparece la interface de comunicacin entre el
software y el reloj.

ILUSTRACIN DE CMO REGISTRAR UNA HUELLA

Correcto El centro de la huella sobre el

Centro del sensor

1
1. Registrar el dedo ndice y/o anular
2. Si el LCD est oscuro presionar cualquier tecla para activarlo
3. Evite la luz directa del sol, agua, golpes y medioambientes extremos.

Todas estas formas de colocar la huella son errneas