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Este Manual es una Obra Literaria protegida en favor de Computacin en Accin, S.A. de C.V.; Copyright 2005-2013
Derechos Reservados 2005-2013 Computacin en Accin, S.A. de C.V., Pablo Villaseor No. 435, Col. Ladrn de
Guevara, Guadalajara, Jalisco, Mxico. C.P. 44600. Los Derechos de este Manual se encuentran reconocidos por la Ley
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administrativa que estn sancionados conforme a los artculos 424 fraccin III, 424 bis fraccin I y 424 ter, del Cdigo
Penal Federal; as como los artculos 229 fracciones VII y XVI y 231 fracciones I, III, IV y X, de la Ley Federal del Derecho de
Autor y dems normas aplicables vigentes.
Las marcas COMPUTACIN EN ACCIN , EN ACCIN , PAQ y sus respectivos diseos; la marca y nombre comercial
COMPAC y su diseo; las marcas CONTPAQ , CONTPAQ i , CONTPAQ i TABLERO DE NEGOCIOS , CONTPAQ i
Comercial , ELECTRONICA , CBB MVIL , y ACCESO i , y en su caso, sus respectivos diseos; SOLUCIN
CONTABLE PAQ , SOAR. PODER. CRECER. ; los avisos comerciales Bien Pensado , Respuesta Oportuna ,
La Forma ms Amigable de Controlar tu Negocio , S Contador , Contpaq i Contigo , $0 Pesos Ilimitado ;
as como la Imagen del Foquito y del Diseo de la Portada, son signos distintivos registrados y protegidos
propiedad de Computacin en Accin, S.A. de C.V.
Microsoft , MS-D.O.S. , WINDOWS y Excel , son marcas y en su caso productos de Microsoft Corporation.
Cualquier otra marca que se mencione dentro de este manual que pertenezca a terceras partes tiene solamente
propsitos informativos y no constituye aprobacin y/o recomendacin. Computacin en Accin, no se responsabiliza
de la ejecucin o uso de estos productos.
11320150126
ndice
1. Para empezar ......................................................................................................... 1
Qu
es
..............................................................................................................................................................
1
Recomendaciones ........................................................................................................................................... 1
Inicio ................................................................................................................................................................ 2
2. Conociendo el ADD................................................................................................. 4
Administrador
de
Documentos
Digitales
.........................................................................................................
5
Cargar
Documentos
............................................................................................................................
5
Detalle .................................................................................................................................... 6
E-mail ..................................................................................................................................... 7
Pestaas ................................................................................................................................. 8
ndices ............................................................................................................................................... 17
Configuracin .................................................................................................................................... 18
Administracin
..............................................................................................................................................
21
Configuracin
....................................................................................................................................
21
Configurar
correo
.................................................................................................................
22
Qu pasa con el ADD que transfiri su informacin a otro ADD al combinar almacenes ............................... 35
Para empezar
Qu es
El Administrador de Documentos Digitales Qu sistemas utilizan el ADD
(ADD) es un mdulo que te permite
almacenar, buscar y administrar documentos El ADD se crea automticamente al
y comprobantes fiscales digitales (CFDI) que instalar los siguientes sistemas:
emitas y recibas en tu empresa.
CONTPAQi Nminas
Este mdulo se instala como un directorio CONTPAQi Contabilidad
en el sistema operativo y trabaja sobre una CONTPAQi Bancos
pgina de internet. CONTPAQi Comercial
Recomendaciones
Para asegurar el ptimo funcionamiento del ADD es recomendable trabajar con los
siguientes navegadores de internet, segn la forma en que se accede al ADD:
Si vas a trabajar con el ADD Es recomendable utilizar
accediendo desde
La aplicacin CONTPAQi Internet Explorer 10*
N m in as, C o n tab ilid ad , B an co s, C o m e rcial
Cmo ingreso
Puedes ingresar al ADD desde las siguientes opciones:
Acceso directo en el escritorio Desde el sistema
Usuario y contrasea
Para habilitar el ADD es necesario indicar un
usuario vlido. Podrs ingresar con el
usuario Supervisor y en el recuadro de la
contrasea dejar el campo en blanco.
Inicio
Desde aqu podrs accesar a la
configuracin del administrador o
directamente al almacn para buscar
almacenar y administrar tus documentos.
Si no has seleccionado una empresa hazlo en
este momento haciendo clic en el botn
Abrir Empresa.
Abrir empresa
Haz clic en la opcin Abrir Empresa para
seleccionar de la lista de empresas disponibles
aquella con la que desees trabajar.
Si ingresaste desde cualquier aplicacin de
CONTPAQi, el ADD ya tendr informacin de la
empresa con la que va a trabajar. Podrs visualizar todas las empresas que estn
instaladas en tu ADD.
Partes del ADD
Este es el men principal del ADD el cual contiene las siguientes partes:
Problemas para visualizar las opciones del ADD
Consulta la seccin Preguntas ms frecuentes
Conociendo el ADD
2
El Administrador de Documentos Digitales se compone de dos principales secciones:
Administrador de
Documentos Digitales Administracin*
ADD
A travs del Administrador podrs cargar y visualizar La Administracin te ayudar a realizar la
los documentos contenidos en l, cargar los configuracin tcnica del administrador; es
certificados pblicos y actualizar las listas del SAT as decir, especificar rutas y otros valores para
como configurar las validaciones para la recepcin y que el ADD funcione correctamente.
utilizar la utilera para reindexar la informacin o
documentos de tu almacn. *Para
uso
exclusivo
de
usuarios
tcnicos.
Consulta las siguientes pginas para conocer el detalle de la informacin de cada seccin.
Resultado de la carga
Una vez cargados los documentos, el ADD te proporciona informacin importante sobre cada
uno, como:
Detalle
Haz clic en el botn para conocer los detalles de
la carga realizada basada en las validaciones
configuradas. Los datos desplegados solo son
informativos pero si deseas modificar alguna
configuracin de las validaciones selecciona de la
barra de men la opcin Configuracin ADD.
E-mail
Haz clic en el botn para capturar todos los datos necesarios para enviar por correo
electrnico un mensaje con el resultado de la validacin e informar al usuario de cualquier
posible problema.
Entre los datos que debes especificar
est:
Visor de Documentos
Desde aqu podrs ver los documentos que se han cargado al ADD y realizar diferentes
tipos de bsquedas, capturar informacin adicional a los documentos, asociarlos con otros
y tener una vista previa de los documentos PDF y XML.
Partes del visor
Pestaas
Una vez cargados los documentos podrs identificarlos fcilmente ya que estn
organizados en tres pestaas: Facturas Recibidas, Facturas Emitidas, Retenciones
Recibidas, Retenciones Emitidas, y Otros Documentos. De esta forma ser mucho ms
fcil localizarlos e identificarlos.
Barra de herramientas
Utiliza la barra de herramientas para realizar diferentes acciones con los documentos
disponibles en el Visor de ADD. Para utilizarlas selecciona primero un documento y
enseguida haz clic en la opcin deseada:
Panel de Bsqueda
Dentro del Visor de documentos digitales podrs realizar diferentes tipos de bsquedas: por
rangos de fechas, sentencias, por partes de un contenido y aproximaciones lo que te permite
hacer ms eficiente tu trabajo dentro del ADD. Para comenzar, habilita los filtros haciendo clic
en el botn .
Al utilizar el panel se realiza la bsqueda por todos los campos, en todo el documento.
Bsqueda por columnas La bsqueda por columnas te ayuda a delimitar an ms los
documentos a desplegar.
Considera que:
Importes
Captura directamente el nmero y desplegar los documentos que inicien con el dato
indicado.
Qu acciones puedo realizar dentro del Visor de Documentos
Dentro del Visor puedes realizar diferentes acciones utilizando los botones de la barra de
herramientas; o bien, haciendo clic derecho con el ratn y seleccionando del men flotante
las opciones.
Paso 3
Guarda los cambios
haciendo clic en el botn Guardar.
Observaciones
Captura informacin adicional al documento Paso 4
para indicar datos ms especficos sobre la Acepta los cambios
factura o documento en cuestin. haciendo clic en el botn Aceptar.
Paso 5
Cierra la ventana.
Paso 2
Consulta la informacin
del documento y cierra la ventana al finalizar.
Responsable / Proceso Para capturar Responsable y Proceso asegrate
Utiliza estos campos para indicar en cada XML primero de seleccionar un documento y realiza
recibido, el rea de la empresa y el usuario el siguiente procedimiento:
responsable de dar seguimiento a este
documento, de tal forma que puedas filtrar por Paso 1
esos campos y facilitar la administracin de tus Haz clic en el botn
documentos, por ejemplo, para que de la opcin que deseas desplegar.
identifiques los XML correspondientes a una
comprobacin de gastos de viaje. Nota: puedes hacer clic derecho y seleccionar
Responsable o Proceso desde el men flotante.
Paso 4
Acepta los cambios
haciendo clic en el botn Aceptar.
Paso 5
Cierra la ventana.
Emininar Documento Para eliminar los documentos del ADD, podras
A partir de la versin 1.1.6 de Herramientas realizarlo de dos formas:
complementarias es posible eliminar documentos
Opcin 1
recbidos en el ADD
Paso 1
Selecciona el o los documento(s), haz clic
dercho y selecciona la opcin Eliminar.
Opcin 2
Paso 1
Selecciona el o los documentos(s) y haz
clic en el botn Eliminar que se ubica en
la barra superior.
Considera que:
nicamente podrn eliminarse documentos que se encuentren en las pestaas de
facturas recibidas y Otros documentos.
Solo podrn eliminarse documentos que no contengan asociaciones con otros
documentos
Si se intenta eliminar un comprobante XML que fue cargado junto con un pdf que
tiene el mismo nombre, se eliminaran los dos documentos, siempre y cuando no
tengan otra asociacin extra.
Si un documento no puede borrarse, se mostrar informacin del documento en un
mensaje al finalizar el proceso.
En caso de que no se puedan eliminar un conjunto de documentos se mostrar un
mensaje indicando los primeros 5 documentos detectados.
Asociar Documento
Al utilizar esta opcin puedes asociar al XML un documento con extensin: .PDF, .DOC o .XLS, de esta
forma puedes ir relacionando la informacin y llevar un mejor control.
Paso 6
Acepta el mensaje
informativo que indica que se guard correctamente y
cierra la ventana.
Preliminar
Haz clic en este botn para visualizar el contenido del documento seleccionado. En caso que se trate de un
XML vers la representacin impresa del mismo; en documentos PDF podrs consultarlos directamente en
el explorador de internet, mientras que archivos XLS y DOC tendrs opcin de abrirlos y guardarlos en
alguna ruta especfica.
Resultado Validacin
Consulta el detalle de la validacin que realiza el ADD al momento de realizar el cargado de documentos.
Recuerda que esta informacin es de solo consulta y te permite conocer la configuracin que realizaste en
las Validaciones de recepcin.
Ver XML
Para ver un archivo XML asegrate de seleccionar primero el documento a consultar y enseguida haz clic en
el botn Ver XML. Utiliza esta opcin como una forma de consultar o de revisar un CFDI..
Exportar Excel Columnas
Haz clic en este botn para que el documento Tambin podrs realizar bsquedas por
seleccionado sea exportado a Excel. Al columnas. Captura en los recuadros la
ejecutarse esta opcin podrs realizar dos informacin que quieras considerar en los
acciones: abrir directamente el documento en filtros.
dicha aplicacin; o bien, guardarlo en algn Para borrar los filtros indicados haz clic en el
directorio especfico de tu equipo. botn .
Utiliza el panel de bsqueda para filtrar los documentos segn el grupo o caracterstica que
deseas y enseguida exprtalos.
Paso 1
Certificados y folios Haz clic en el botn Seleccionar Archivo
para buscar la ruta donde se localizan los archivos CSD,
del SAT FoliosCFD.
En este mdulo podrs realizar la
carga de los certificados pblicos y Paso 2
actualizar las listas del SAT. Busca la ruta y selecciona
el archivo CSD para que se actualice su informacin
contra los registros del SAT.
Paso 3
Haz clic en el botn Importar
para que se guarde el archivo en el servidor y comience
Importacin de archivos del SAT el proceso de indexacin. El proceso puede tomar unos
Utiliza esta opcin para importar y minutos.
cargar los archivos que emite el SAT
(certificados y folios) as como el Paso 4
certificado pblico (*.cer) de algn Haz clic en el botn Descarga de archivos para
del SAT para verificar la fecha de ltima modificacin y
emisor.
vigencia de los Certificados y folios.
Problemas al cargar los certificados
Consulta la seccin Preguntas ms frecuentes
Certificados pblicos
En esta opcin puedes conocer la Paso 1
informacin de los certificados Marca la casilla
pblicos como: nmero, RFC, validez. del certificado deseado y enseguida haz clic en el
Paso 1
ndices Selecciona el ndice
En este mdulo podrs ejecutar una de la lista de ndices disponibles.
serie de utileras que te ayudarn a
dar mantenimiento a la base de Paso 2
datos. Haz clic en el texto Reindexar
del rengln que corresponda.
Listado de Criterios
para validacin de comprobantes recibidos y emitidos
Listado de Criterios
para validacin de comprobantes recibidos y emitidos
continuacin
Administracin
Esta informacin solo debe ser manipulada por usuarios tcnicos
Configuracin Paso 1
Identifica la opcin a configurar
Aqu podrs realizar la haciendo clic sobre el cuadro de edicin.
configuracin del Servidor y otros
componentes para que el ADD Paso 2
funcione de forma correcta. Modifica la informacin
segn lo requieras y guarda los cambios.
En esta configuracin estn
contenidas todas las opciones de Paso 3
facturacin electrnica como rutas, Repite estos pasos
hasta completar la configuracin deseada.
contraseas, envos de CFDI y
dems informacin tcnica que Paso 4
requiere el ADD. Ve al men CONTPAQi
para continuar trabajando con el ADD.
Es aqu donde se gestiona la
descarga automtica de los archivos
del SAT y el guardado de los
certificados pblicos descargados.
Configurar correo
Desde aqu, personal tcnico de tu empresa podr configurar la informacin de los
servidores para el envo de correo electrnico.
Selecciona la que
ms te convenga
o edtala si es
necesario.
Tambin puedes
agregar una
nueva
configuracin.
Importante:
El nombre del servicio no acepta espacios en blanco.
Tambin puedes configurar el correo y contrasea con el que se enviar el mensaje de
correo desde el sistema CONTPAQi
o Nminas: Desde la ventana Envo recibos electrnicos.
o Bancos: Desde los documentos bancarios.
Nota: Si solo se asigna el correo de envo pero no la contrasea, entonces se
tomar el correo y contrasea configurados desde el ADD.
1. ADD de forma independiente. Podrs ingresar directamente al ADD para ver los
documentos almacenados en l, realizar bsquedas o bien, capturar informacin
adicional que ayude a la administracin de los mismos.
2. Desde CONTPAQi Nminas.
3. Desde CONTPAQi Contabilidad-Bancos. Donde podrs generar el pago de un
CFD/CFDI, asociar el documento de pago al comprobante as como la pliza
correspondiente.
4. Desde CONTPAQi Comercial. Para asociar los comprobantes con los documentos
comerciales.
Nota: Las pestaas que se muestren dentro del visor de documentos pueden variar
dependiendo de la forma en que se ingresa al ADD.
CONTPAQi Contabilidad-Bancos y el ADD
Pagar CFD/CFDI
Puedes realizar el pago de los comprobantes desde los documentos bancarios Cheques y
Egresos. Habilita el botn Almacn digital, donde encontrars opciones relacionadas
con el pago de los comprobantes: Pagar CFD/CFDI, Ver CFD/CFDI pagados <Alt+F9> y
Deshacer el pago a CFD/CFDI.
Desde el ADD puedes verificar cules CFD/CFDI han sido pagados para que lleves un
mayor control de la informacin e identifiques rpidamente aquellos asociados con
CONTPAQ i Bancos.
Nota: Puedes pagar tambin desde el Calendario financiero y desde el proceso Pagar
CFD/CFDI. Desde CONTPAQi Contabilidad podrs visualizar en el ADD los documentos
emitidos y recibidos.
Asociar a Pliza
Puedes asociar a la pliza el CFD/CFDI y con base en esto desglosar la informacin para el
mdulo Comprobantes y generar los movimientos de la pliza. O bien, puedes generar el
Control de IVA a partir de los XML asociados.
Si in g resas al A D D d esd e u n a p liza o u n d o cu m en to b an cario , el sistem a so lo m o strar co m o o p cio n es d isp o n ib les: co n su ltar
y aso ciar co m p ro b an tes.
Combinar almacenes
Este proceso se realiza de forma interna y permite concentrar la informacin contenida
en dos almacenes diferentes y que ser administrada por uno solo.
Importante:
Cuando se realiza la combinacin de los almacenes, el ADD que rige es el de CONTPAQi
Contabilidad, es decir, que este agregar la informacin proveniente de Nminas,
Comercial o ambos -segn sea el caso.
Qu pasa con el ADD que transfiri su informacin a otro ADD al combinar almacenes
Consulta la seccin Preguntas ms frecuentes
Cmo trabajar con ms de un sistema CONTPAQi y el ADD
Consulta los siguientes escenarios para obtener ms informacin sobre cmo trabaja el
ADD dependiendo de las acciones que deseas realizar al tener conexin entre los
sistemas.
Escenario
1 Establecer conexin entre estos sistemas para enviar plizas a
CONTPAQi Contabilidad y realizar pagos de los documentos comerciales
desde CONTPAQi Bancos.
Qu debo configurar en CONTPAQi
Comercial
Paso 1
Indica en la ventana Redefinir empresa
que vas a establecer la conexin con la Empresa
contabilidad. Haz clic en el botn <F3> para Nota: Al guardar esta configuracin se muestra un
seleccionar la deseada mensaje indicando que se utilizar el ADD de
Ejemplo: ctContable CONTPAQi Contabilidad.
Escenario
2 Es necesario administrar en el ADD los comprobantes recibidos y enviar
plizas a CONTPAQi Contabilidad
Qu debo configurar en AdminPAQ
Paso 2
Guarda los cambios
Paso 1
Indica en la ventana Empresas en el campo
Ruta de Archivos de la Empresa ContPAQ (para
importar/Exportar informacin a ContPAQ el nombre
de la empresa de CONTPAQ i Contabilidad.
Escenario
3 Es necesario administrar en el ADD los comprobantes recibidos, enviar
plizas a CONTPAQi Contabilidad y realizar pago de documentos
comerciales desde CONTPAQi Bancos.
Qu debo configurar en AdminPAQ
Paso 2
Paso 1 Guarda los cambios
Indica en la ventana Empresas en el campo
Ruta de Archivos de la Empresa ContPAQ (para
importar/Exportar informacin a ContPAQ el nombre
de la empresa de CONTPAQ i Contabilidad.
Escenario
4 Establecer la conexin entre estos sistemas para enviar plizas desde
CONTPAQi Comercial a CONTPAQi Contabilidad; as como enviar pagos
de CONTPAQi Nminas a CONTPAQi Bancos.
Paso 1
Indica en la ventana Redefinir empresa
que vas a establecer la conexin con la Empresa Nota: Al guardar esta configuracin se muestra un
contabilidad. Haz clic en el botn <F3> para mensaje indicando que se utilizar el ADD de
seleccionar la deseada CONTPAQi Contabilidad.
Ejemplo: ctContable
Este proceso realiza la combinacin de almacenes. Si
llegara a presentarse algn error, se queda con la
Paso 2 configuracin anterior; es decir, no combina los ADD
Guarda los cambios ni guarda interfaz .
Qu debo configurar en CONTPAQi Paso 2
Nminas Ve a la pestaa Recibo Electrnico y en el
campo Utilizar el ADD marca la opcin
Que usa la empresa de CONTPAQi
Paso 1 Contabilidad.
Indica en la ventana Catlogo de
empresas, en la pestaa Contable que vas a Paso 3
establecer la conexin con CONTPAQi Contabilidad y Guarda los cambios
CONTPAQi Bancos.
Este proceso realiza la combinacin de almacenes. Si
llegara a presentarse algn error, se queda con la
configuracin anterior; es decir, no combina los ADD
ni guarda interfaz.
Preguntas ms frecuentes
4
Problemas al visualizar las opciones del ADD
Puede ocurrir que al ingresar al ADD no muestre la informacin del men, las diferentes
opciones del ADD ni el nombre de la empresa a travs de la cual se conect. Adems, al
ingresar a Configuracin de la seccin Administrador no se muestren las diferentes
opciones disponibles. Esto puede deberse a la configuracin de seguridad de Internet
Explorer en equipos que cuentan con sistemas operativos como Windows Server 2008,
con sistema operativo a 64 bits.
Problemas al cargar documentos
En ocasiones al trabajar con Internet Explorer versin 10 no es posible realizar el cargado
de documentos. Esto puede deberse a que la vista de compatibilidad est marcada y a
que exista un faltante dentro de dicha configuracin.
Problemas al cargar los certificados
Es posible que al intentar cargar los certificados y folios del SAT se presente el mensaje
"Es posible que el ndice est daado, favor de volver a cargar el archivo"
La razn es porque el servicio de FTP del SAT -de donde se obtienen los certificados y
folios- est saturado, provocando lentitud en el acceso y e indicando que el proceso no
puede realizar el cargado del archivo.
Esta situacin es ms comn cuando es la primera vez que se realiza el cargado de los
certificados y folios.
Una alternativa para realizar el cargado, es ingresando directamente al sitio FTP del SAT e
importar los archivos en la opcin Importacin de archivos del SAT.
ftp://ftp2.sat.gob.mx/agti_servicio_ftp/verifica_comprobante_ftp/
Qu pasa con el ADD que transfiri su informacin a otro ADD al combinar almacenes
Cuando se realiza el proceso Combinar almacenes, aquellos ADD de los sistemas que se
combinaron con CONTPAQi Contabilidad siguen existiendo, es decir, no se eliminan.
Por ello, si ingresas al ADD desde el acceso directo (fuera de la aplicacin CONTPAQi)
asegrate de seleccionar el ADD que corresponda con CONTPAQi Contabilidad, ya que
ste es el que concentra toda la informacin.
Ingreso
al
ADD
desde
el
acceso
directo
Limitaciones
Al seleccionar los archivos a cargar solo permite seleccionar uno a la vez. La carga es 1 a 1.
La funcionalidad (Drag&Drop) de arrastrar los archivos desde el Explorador de Windows al rea de
cargado NO est disponible. Al hacerlo se abre una pestaa con la estructura del XML.
Si trabajas con sistemas operativos Windows XP y Office 2003 , para ejecutar la opcin Exportar a
Excel desde el Visor del ADD es necesario contar con el complemento File Format Converters, de
lo contrario, la opcin no funcionar.
La opcin Resultado de Validaciones, ubicada en el Visor del ADD, no muestra informacin.
Paso 2
Selecciona la opcin Configuracin de Vista
de compatibilidad que se ubica en el mismo
men Herramientas.
Limitaciones
Al seleccionar los archivos a cargar solo permite seleccionar uno a la vez. La carga es 1 a 1.
La funcionalidad (Drag&Drop) de arrastrar los archivos desde el Explorador de Windows al rea de
cargado NO est disponible. Al hacerlo se abre una pestaa con la estructura del XML.
Firefox versin 26.0
Para utilizar el ADD con Firefox versin 26.0 es necesario:
Que el Plugin de Adobe Flash est actualizado.
Esto evitar que Firefox bloque la funcionalidad del Visor.
Si no se actualiza, el navegador mandar un mensaje para seguir visualizando el visor con el plugin
de adobe flash desactualizado.
Aadir el sitio del ADD a las excepciones del bloqueo de ventanas emergentes.
Para lograrlo realiza lo siguiente:
Paso 1 Paso 2
Selecciona del men Haz clic en el botn Excepciones y en el
Herramientas, submen campo Direccin del sitio web captura el
Opciones, la pestaa Contenido. sitio del ADD
Esto permite que las opciones de visualizacin y exportacin en el visor del ADD se
ejecuten sin ningn contratiempo.