El Enfoque de Sistemas y de Contingencias Aplicado Al Proceso Administrativo

17/8/2017 EL ENFOQUE DE SISTEMAS Y DE CONTINGENCIAS APLICADO AL PROCESO ADMINISTRATIVO
Estudios Gerenciales Services on Demand

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estud.gerenc. vol.16 no.77 Cali Oct./Dec. 2000
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EL ENFOQUE DE SISTEMAS Y DE CONTINGENCIAS Article references
APLICADO AL PROCESO ADMINISTRATIVO How to cite this article
FRANCISCO VELSQUEZ Automatic translation
Director del Programa de Administracin de Empresas Plan Diurno. Ingeniero Send this article by e-mail
Electricista de la Universidad del Valle. Magister en Administracin del Instituto
de Estudios Superiores de Monterrey. Campus Ciudad de Mxico. Indicators
Cited by SciELO
RESUMEN
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El presente artculo corresponde a una reflexin sobre el proceso administrativo
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de las organizaciones (las funciones de planeacin, organizacin, direccin o
influencia y control) desde la perspectiva del enfoque de sistemas y de Share
contingencias. Para ello se abordan los planteamientos ms representativos de
los distintos enfoques, desde el enfoque clsico, hasta los aportes ms More
contemporneos. El artculo finaliza con una descripcin del proceso
administrativo segn la tipologa de la organizacin (mecnico-estable y More
orgnica-adaptativa) y las implicaciones que tiene para la gerencia.
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El enfoque de sistemas para la administracin se fundamenta en la teora
general de sistemas. Ludwig von Bertalanffy, cientfico que trabaj
principalmente en las reas de la fisica y de la biologa, ha sido reconocido como el fundador de la teora general de
sistemas. Bertalanffy elabor una teora interdisciplinaria capaz de trascender los problemas exclusivos de cada ciencia
y de proporcionar principios (sean fsicos, biolgicos, psicolgicos, sociolgicos, qumicos, etc.) y modelos generales
para todas las ciencias involucradas, de forma tal que los descubrimientos efectuados por cada ciencia pudieran ser
utilizados por los dems.
La Teora General de la Administracin experiment una gradual y creciente ampliacin de enfoque, desde el enfoque
clsico, el enfoque de las relaciones humanas y el enfoque holstico. El enfoque clsico mediante la concepcin de la
organizacin formal y tcnica busc dar respuesta a los problemas de productividad y eficiencia organizacional. En este
enfoque es muy clara la contribucin de la ingeniera y el supuesto de que la nica motivacin de los individuos en las
organizaciones es la motivacin econmica.
El enfoque de las relaciones humanas trabaj sobre la organizacin informal y con "rostro humano" y tambin busc
dar respuestas a los problemas de productividad y eficiencia organizacional. En este enfoque es muy evidente la
contribucin de la psicologa y de la sociologa y el supuesto de que el hombre es un ser social y que su respuesta en
trminos organizacionales est ms en funcin del grupo que como ser individual.
El enfoque holstico mediante la concepcin de la organzacin como un sistema abierto, flexible, que depende de los
cambios del entorno y de la tecnologa, no solamente da respuesta a los problemas de productividad y eficiencia
organizacional, sino a los problemas de eficacia organizacional. En este enfoque es muy clara la contribucin de la
filosofa, la psicologa, la sociologa y sobre todo la generacin de conocimiento teniendo presente la
interdisciplinariedad. En este enfoque se percibe al hombre como un ser complejo, al que adems de satisfacerle las
necesidades fisiolgicas y sociales, se le deben satisfacer las necesidades psicolgicas y trascendentales.
http://www.scielo.org.co/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0123-59232000000400002 1/11
APORTES DE LA TEORIA GENERAL DE SISTEMAS A LA ADMINISTRACION

Sistema: Unidad completa y organizada, compuesta por dos o ms partes interdependientes, componentes o
subsistemas y delineada por lmites identificables de suprasistema ambiental.
Subsistemas o componentes: Por definicin un sistema est compuesto por partes o elementos interrelacionados.
Todo sistema tiene al menos dos elementos, y estos elementos estn interconectados.
Holismo, sinergismo, organicismo y gestalt: La unidad no es slo suma de las partes, el sistema slo se puede
explicar a s mismo como totalidad.
Sistema abierto: Sistema que intercambia informacin, energa o materiales con su entorno. Los sistemas en general
son relativamente abiertos o relativamente cerrados.
Entrada-Transformacin-Salida: El sistema, en su relacin dinmica con su entorno recibe insumos, los transforma
de alguna manera y genera salidas.
Lmites de sistema: El sistema posee lmites que lo separan de su entorno. El sistema relativamente cerrado posee
lmites rgidos e impenetrables. El sistema abierto posee lmites permeables entre l mismo y su suprasistema.
Entropa: Grado de desorden. El sistema abierto tiene la capacidad de disminuir esta entropa y equilibrarse, gracias a
su interrelacin con el entorno.
Homeostasis: El sistema abierto se mantiene en equilibrio dinmico con respecto a entradas y salidas de materiales,
energa e informacin.
Retroalimentacin: Es la informacin de entrada acerca de las propias salidas de la organizacin y le sirve para
corregir desviaciones o ajustarse a un nuevo estado.
Jerarqua: Jerarquizacin de los componentes de un sistema.
Elaboracin interna: El sistema abierto se mueve hacia una gran elaboracin y hacia altos niveles de organizacin.
Bsqueda de mltiples metas: El sistema, como una organizacin social, est compuesto de individuos y
subunidades con diferentes valores y objetivos.
Equifinidad: Alcanzar el mismo fin con diversas entradas y variando sus actividades.
Evolucin del sistema: La capacidad de evolucin de un sistema depende de la habilidad de moverse hacia formas
ms complejas de diferenciacin e integracin, mayor variedad en el sistema de facilitar una habilidad para tratar con
las contrariedades y oportunidades que caracterizan el entorno.
EL ENFOQUE DE SISTEMAS Y LA TEORIA DE LA ORGANIZACION

Chester Barnard fue uno de los primeros escritores que en la administracin utiliz el enfoque de sistemas. Hebert
Simon y sus colaboradores consideraban la organizacin como un sistema complejo de procesos de toma de
decisiones. Simon ha avanzado en la bsqueda de un nuevo conocimiento disciplinario. El enfoque de sistemas ha sido
promovido por muchos otros escritores en la ciencia de la administracin. Churchman figur entre los primeros en
destacar esta posicin. El enfoque de sistemas ha sido adoptado y utilizado ampliamente en la Administracin. Al
principio, los modelos que se empleaban eran cerrados. Ms recientemente, tcnicas como el anlisis de decisiones
han adoptado un enfoque de sistemas abiertos.
El socilogo George Homans utiliza los conceptos de sistemas como la base para su investigacin cientfica en grupos
sociales. Desde su punto de vista, una organizacin est formada por un sistema ambiental externo y un sistema
interno de relaciones que son interdependientes. Hay tres elementos en un sistema social: las actividades, son las
tareas que la gente desempea; las interacciones, ocurren entre las personas en el desempeo de dichas tareas, y
los sentimientos, que desarrollan entre las personas. Estos elementos se refuerzan mutuamente, es decir, las
actividades conjuntas conducen a interacciones y sentimientos.
MODELO GENERAL DE LA ORGANIZACION COMO SISTEMA

Las organizaciones son sistemas abiertos que se necesita gestionar cuidadosamente, satisfacer y equilibrar sus
necesidades internas y adaptarse a las circunstancias cambiantes del entorno. El autor Samuel Certo, en su libro
Modern Management, presenta el modelo que se considera en el presente artculo.
Una organizacin recibe insumos de la sociedad como son: personas, materiales, dinero e informacin, sta los
transforma o procesa en salidas que son productos, servicios y recompensas para sus miembros, lo suficientemente
buenas para mantener sus participaciones en ella.
Un punto de vista integral de las organizaciones
Debido a los insumos, salidas y procesos que afectan o involucran a la organizacin como un sistema abierto; una
organizacin no es simplemente un sistema tcnico o social. Es la estructuracin e integracin de las actividades
humanas alrededor de varias tecnologas.
La tecnologa afecta a los tipos de insumos de la organizacin, la naturaleza de los procesos de transformacin, y las
salidas del sistema.
Sin embargo, el sistema social determina la eficacia y la eficiencia de la utilizacin de la tecnologa.
Parsons, Petit y Thompson: Conciben a la organizacin dividida en niveles. En cada uno de ellos la orientacin del
sistema general es diferente.
El subsistema operativo: Es el que tiene relacin directa con la racionalidad econmica tcnica.
El nivel estratgico: Se enfoca a aspectos con un alto grado de incertidumbre en trminos de entradas del entorno
sobre las cuales se tiene poco o ningn control. Por lo tanto, el gerente a este nivel debe tener un relativo punto de
vista de sistema abierto y concentrarse sobre estrategias adaptativas e innovadoras.
El nivel coordinativo: Opera entre el operativo y el estratgico y sirve para coordinar a los dos. Transforma lo
incierto del entorno en la necesaria racionalizacin econmica y tcnica de la entrada al subsistema operativo.
La tarea gerencial: Su papel es el de abarcar y ligar los subsistemas de una organizacin. El enfoque de sistemas
sugiere que el gerente se dedique a situaciones que son dinmicas, inciertas y frecuentemente ambiguas.
El gerente tiene un papel vital de percibir y determinar las relaciones ambientales y de disear los subsistemas
internos.
Una de sus funciones claves es la del desarrollo congruente entre la organizacin y su entorno y de disear
subsistemas internos que sean convenientes a los objetivos de eficiencia, eficacia y satisfaccin de los participantes. El
anexo muestra las dimensiones de la tarea gerencial segn el nivel jerrquico.
Enfoque de sistemas de proceso administrativo
Henry Fayol plantea que en una organizacin sea grande o pequea, simple o compleja se da un conjunto de
actividades, una de ellas, que es la ms importante, es la actividad administrativa y dentro de sta surge el proceso
administrativo caracterizado por las funciones de planeacin, organizacin, direccin o influencia y control. Las
actividades que menciona Fayol se describen as:
Actividades tcnicas: Relacionadas con la produccin, transformacin y fabricacin.
Actividades comerciales: Compra, venta e intercambio.
Actividades financieras: Captacin y administracin de capitales.
Actividades de seguridad: Proteccin de bienes y personas.
Actividades contables: Inventarios, balances, costos, estadsticas.
Actividades administrativas: Planeacin, organizacin, direccin y control.
Las funciones del proceso administrativo se describen a continuacin.
PLANEACION
La planeacin implica la eleccin de las tareas que deben ser ejecutadas para alcanzar las metas organizacionales,
esbozando la forma como dichas tareas deben ser realizadas, e indicando el momento en que se deben ejecutar. La
actividad de planeacin se concentra en el logro de metas. Los administradores, a travs de sus planes, describen en
forma exacta lo que las organizaciones deben hacer para tener xito. Lo que interesa a los administradores es el xito
organizacional en el futuro cercano o a corto plazo, as como el xito en el futuro ms distante o a largo plazo.
El sistema de planeacin considerara los siguientes elementos (insumo, proceso y producto) para el sistema general
de la organizacin.
Los responsables de la planeacin buscan responder a las siguientes preguntas trascendentales:
1. En qu direccin debe estar desplazndose la organizacin?
2. En qu direccin est desplazndose actualmente la organizacin?
3. Debera hacerse algo para cambiar esta direccin?
4. Contina la organizacin en la direccin apropiada?
ORGANIZACIN
La organizacin puede concebirse como la asignacin de las tareas desarrolladas durante la planeacin de diversos
individuos, grupos o de ambos dentro de la empresa. Esta funcin crea los mecanismos para poner los planes en
accin. Las personas que operan dentro de la organizacin reciben asignaciones de trabajo que contribuyen al logro de
las metas. Las tareas estn diseadas de tal forma que el rendimiento individual contribuya al xito de los
departamentos, el cual contribuira al xito de las divisiones, y ste a su vez al xito general de la organizacin.
El subsistema organizacin considerara los siguientes elementos (insumo, proceso y producto) para el sistema general
de la organizacin.
Los responsables de la organizacin buscan dar respuestas a consideraciones relacionadas con la estructura, la
amplitud de control, la divisin del trabajo y nivel jerrquico de la organizacin.
INFLUENCIA
La influencia es otra de las funciones bsicas dentro del proceso administrativo. Esa funcin tambin se conoce como
motivacin, liderazgo, direccin o desempeo, y se relaciona principalmente con las personas dentro de las
organizaciones. La influencia puede definirse como el proceso de guiar las actividades de los miembros de una
organizacin en direcciones apropiadas. La direccin apropiada, tal como se usa en esta definicin, es cualquier
direccin que ayude a la organizacin a desplazarse hacia el logro de metas. El propsito final de la influencia es
incrementar la productividad. Las situaciones de trabajo orientadas hacia el aspecto humano normalmente generan
niveles ms elevados de produccin en el largo plazo que las situaciones de trabajo que las personas encuentran
desagradables.
El subsistema influencia considerara los siguientes elementos (insumo, proceso y producto) para el sistema general de
la organizacin.
Los responsables de la influencia y el control buscan dar respuestas a consideraciones relacionadas con el ejercicio del
liderazgo, la motivacin, el manejo de grupos y los procesos de comunicacin.
CONTROL
El control es la funcin administrativa a travs de la cual los administradores: (a) renen informacin que mide el
desempeo reciente dentro de la organizacin; (b) comparan el desempeo actual con los estndares
preestablecidos de desempeo, y (c) a partir de esta comparacin, determinan si la organizacin debe ser
modificada para satisfacer los estndares preestablecidos. El control es un proceso continuo. Los administradores
renen constantemente informacin, hacen sus comparaciones, y tratan de encontrar nuevas formas de mejorar la
produccin a travs de modificaciones organizacionales.
El subsistema control considerara los siguientes elementos (insumo, proceso, producto) para el sistema general de la
organizacin.
Los pasos fundamentales de la funcin de control consisten en medir el rendimiento, comparar el rendimiento medido
con los estndares y tomar la medida correctiva.
EL ENFOQUE DE CONTINGENCIAS DE LAS ORGANIZACIONES

Los conceptos de sistema nos proveen un modelo amplio para entender a todas las organizaciones. La contingencia
reconoce que el entorno y los subsistemas internos de cada organizacin son nicos y proveen las bases para disear
y administrar organizaciones especficas. Contingencia representa el punto de vista medio entre:
a. El concepto de que los principios de organizacin y de administracin son universales.
b. El concepto de que cada organizacin es nica y que cada situacin debe ser analizada separadamente.
Caractersticas de la organizacin mecnico-estable
1. El entorno es relativamente estable y predecible.
2. Las metas estn bien definidas.
3. La tecnologa es relativamente uniforme y estable.
4. Existen actividades rutinarias y la productividad es el mayor objetivo
5. La toma de decisiones es programable. La coordinacin y los procesos de control tienden a mantener una estructura
fija.
Caractersticas de la organizacin orgnico-adaptativa
1. El entorno es relativamente cierto y turbulento.
2. Las metas son diversas y cambiantes.

3. La tecnologa es compleja y dinmica.
4. Existen muchas actividades no rutinarias en las cuales creatividad e innovacin son importantes.
5. El proceso de toma de decisiones es heurstico. La coordinacin y el control ocurren a travs de juicios recprocos. El
sistema es menos jerarquizado y ms flexible.
La contingencia reconoce similitudes y diferencias entre organizaciones pero mantiene nfasis en que el papel primario
gerencial es el de buscar congruencia entre sus subsistemas.
Los conceptos de sistemas de contingencias no nos proveen principios generales para administrar a todas las
organizaciones, pero s pueden proveer importantes lineamientos para un diagnstico organizacional y acciones
generales en una situacin especfica.
EL ENFOQUE DE CONTINGENCIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

La funcin de planeacin
Organizacin mecnico-estable
En condiciones estables, hay mayor tendencia a confiar en reglas y polticas establecidas. Los planes son ms
detallados y para el pronstico se utilizan datos histricos.
En condiciones estables y previsibles tienden a ser vlidos los supuestos sobre el "hombre econmico" y se
pueden aplicar mtodos de toma de decisiones de rutina o "programadas". Entre estas se incluyen el uso del
hbito, la escritura de la organizacin y la "investigacin de operaciones".
Organizacin orgnico-adaptativa
Aqu se usan las reglas y polticas establecidas. Los planes son menos detallados y hacen hincapi en los hechos
principales. Para el pronstico se confa menos en datos histricos y ms en la intuicin y la creatividad.
En condiciones imprevisibles, son apropiados los mtodos de toma de decisiones no rutinarias o no programadas.
Entre estas se incluyen la heurstica y la creatividad.
La funcin de organizacin
En condiciones estables, los empleos son altamente especializados. Se insiste ms en organizar la compaa
por funciones de negocios (produccin, mercadeo, finanzas etc), ms bien que por lneas de producto.
Tambin hay ms personal de "estado mayor" o asesor, y departamentos.
En condiciones diversas y cambiantes, los empleos suelen ser de ms vasto alcance y los individuos realizan labores
diversas. Las compaas tienden a organizarse por productos y cada gerente de producto tiene su propia unidad de
produccin, mercadeo y compra a su disposicin. Se utiliza menos el Estado Mayor.
La funcin de influencia
Las condiciones estables y de rutina parecen asociarse generalmente con una supervisin autoritaria y
rigurosa. Las conclusiones de las investigaciones sugieren que un lder "orientado a la tarea" es ms
apropiado en tales condiciones, pero que debido a la naturaleza intrnseca de las labores de rutina, la
supervisin no debe ser demasiado "rigurosa".
El personal se motiva para realizar aquellas tareas en que se ve una posibilidad razonable de tener xito. Por
tanto, cuando la estructura, el liderazgo y el clima son apropiados, la motivacin es ms alta.
Los mismos que en el caso de las grandes organizaciones, la estructura y la administracin del grupo tienen
que ser adecuadas para la tarea. Por ejemplo, estructuras bien definidas, jerrquicas de grupo, parecen ser
ms apropiadas para problemas de rutina.
Las condiciones rpidamente cambiantes se han asociado con un lder ms participante. Los resultados de las
investigaciones sugieren que tal comportamiento "orientado a las personas" por parte del lder puede ser efectivo en
tales condiciones; sin embargo, si el oficio es demasiado ambiguo, el lder debe suministrar la necesaria estructura
inicial.
Aqu parecen ser ms importantes incentivos "de ms alto nivel", tales como un empleo ms interesante y la
posibilidad de "realizacin".
Estructuras orgnicas que fluyan libremente parecen ms apropiadas para problemas ambiguos. Adems, el liderazgo
participante parece mejor para resolver problemas complejos en grupos y comits.
La funcin de control Organizacin mecnico-estable
Cuando la tarea es de rutina, los criterios de desempeo son ms y exigen eficiencia. Hay ms puntos de control y la
administracin comprueba frecuentemente los resultados.
Los individuos tienen menos control o influencia sobre sus oficios.
BIBLIOGRAFIA
Fremont E. KAST and James E. ROSENZWEIG, Administracin en las organizaciones: Un enfoque de sistemas y de
contingencia. Mxico: McGraw Hill, 1998. [ Links ]
Gareth MORGAN, Imgenes de la organizacin. Ediciones Alfaomega, Mxico, 1998. [ Links ]
Gary DESSLER, Organizacin y Administracin. Mxico: Prentice Hall, 1979. [ Links ]
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Jerarqua: Jerarquizacin de los componentes de un sistema.

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Un punto de vista integral de las organizaciones

Sin embargo, el sistema social determina la eficacia y la eficiencia de la utilizacin de la tecnologa.

Enfoque de sistemas de proceso administrativo

Actividades tcnicas: Relacionadas con la produccin, transformacin y fabricacin.

Actividades comerciales: Compra, venta e intercambio.

Actividades financieras: Captacin y administracin de capitales.

Actividades de seguridad: Proteccin de bienes y personas.

Actividades contables: Inventarios, balances, costos, estadsticas.

Actividades administrativas: Planeacin, organizacin, direccin y control.

Las funciones del proceso administrativo se describen a continuacin.

Los responsables de la planeacin buscan responder a las siguientes preguntas trascendentales:

1. En qu direccin debe estar desplazndose la organizacin?

2. En qu direccin est desplazndose actualmente la organizacin?

3. Debera hacerse algo para cambiar esta direccin?

4. Contina la organizacin en la direccin apropiada?

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3. La tecnologa es relativamente uniforme y estable.

4. Existen actividades rutinarias y la productividad es el mayor objetivo

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1. El entorno es relativamente cierto y turbulento.

2. Las metas son diversas y cambiantes.

3. La tecnologa es compleja y dinmica.

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La funcin de control Organizacin mecnico-estable

Los individuos tienen menos control o influencia sobre sus oficios.

Gareth MORGAN, Imgenes de la organizacin. Ediciones Alfaomega, Mxico, 1998. [ Links ]

Gary DESSLER, Organizacin y Administracin. Mxico: Prentice Hall, 1979. [ Links ]

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